CLASIFICACION DE LA COMUNICACIN

COMUNICACIN ADMINISTRATIVA EN FUNCION DE SU CONTENIDO

En una empresa coexisten diferentes niveles de comunicacin: la comunicacin vertical
(ascendente y descendente), entre diferentes niveles de jerarquas y, la comunicacin
horizontal, en el mismo nivel jerrquico, entre pares.
Y estos niveles se desarrollan a su vez siguiendo canales formales (los organigramas) a travs
de encuentros, reuniones, y entrevistas, e informales, a travs de encuentros casuales, o no
siguiendo las vas jerrquicas formales.
Cuando se desarrolla una adecuada poltica comunicacional, se propicia la integracin de los
distintos niveles de la organizacin a travs de construir un cdigo comn, y se optimiza la
participacin del personal a travs de una genuina motivacin, en todos sus niveles.
CLASIFICACION DE LA COMUNICACIN ADMINISTRATIVA EN FUNCION DE SU CONTENIDO



INFORMACION
Es un conjunto de datos que estn organizados y que tienen un significado, es un elemento
fundamental en el proceso de la comunicacin, ya que tiene un significado para quien la
recibe, que la va a comprender si entiende el mismo cdigo de quien la enva, tanto en el
mundo social como de la informtica.
Como casi todo, la informacin tiene una serie de caractersticas y procesos importantes que
deben seguirse correctamente para que sea completa y funcione perfectamente.
Si queremos que en nuestra empresa exista una informacin buena y fluida una de las
caractersticas importantes que ha de tener es la sinceridad, es decir, cuando se d una
informacin deber se verdadera, nada de utilizarla y trastocarla para conseguir un fin
determinado, sino que ser lo ms franca posible. Ni qu decir tiene que ser completa, ya que
es preferible no darla a ofrecer retazos de algo que puede llevar a confusin.
Por supuesto que a la hora de crear esta informacin que se va a dar deberemos tener en
cuenta a quin nos vamos a dirigir y adecuarla lo ms posible a las personas que queremos
informar, ya que si la informacin se transmite con un vocabulario poco adecuado al receptor,
lo nico que conseguiremos ser desinformar.
Siempre que hay comunicacin, hay informacin.
La comunicacin se ha entendido frecuentemente en la empresa como una mera "transmisin
de informacin" de los directivos a los trabajadores, o como un asunto personal motivado por
los estilos de relacin interpersonal entre los diversos niveles jerrquicos, o como una
herramienta de "quita y pon" que nicamente se utiliza cuando existe un conflicto.
Sin embargo, la comunicacin debe ser una labor engarzada en toda una poltica de empresa,
una labor que requiere una metodologa, una organizacin y una estrategia.
COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA
COMUNICACIN INTERNA.
La comunicacin interna es la comunicacin dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador.
Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compaas de motivar a su equipo
humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez ms
rpido.
Consiste en compartir con el personal el mximo de informacin posible sobre la vida interna
de la organizacin y sobre la relacin de la organizacin con su medio ambiente social.
Teniendo en cuenta est funcin principal, podramos afirmar que la comunicacin interna
permite:
Construir una identidad de la empresa en un clima de confianza y motivacin.
Profundizar en el conocimiento de la empresa como entidad.
Romper departamentos estancados respecto a actividades aparentemente independientes,
pero que hacen que se bloqueen entre s.
Informar individualmente a los empleados.
Hacer pblicos los logros conseguidos por la empresa.
Permitirle a cada uno expresarse ante la direccin general, y esto cualquiera que sea su
posicin en la escala jerrquica de la organizacin.
Promover una comunicacin a todas las escalas.
1. TIPOS DE COMUNICACIN INTERNA Y HERRAMIENTAS
Podemos dividir la comunicacin interna en dos tipos:
Comunicacin ascendente: es aquella que se realiza desde abajo hacia arriba en la jerarqua.
Comunicacin descendente: es aquella que se realiza desde arriba hacia abajo en la
jerarqua.
Cada tipo de comunicacin requiere de unas herramientas diferentes de comunicacin. Por
ejemplo, entre las herramientas de comunicacin descendente encontramos:
Tablones de anuncios.
Peridico interno.
Carta al personal.
Jornada de puertas abiertas.
Reuniones de informacin.
Entrevista individual.
Los diferentes estudios realizados respecto a la comunicacin interna coinciden en que la
mejor forma de comunicacin descendente es la relacin personal, seguida muy a la par de la
utilizacin de soportes digitales y escritos.
Por otra parte, entre las herramientas de comunicacin ascendente podemos encontrar:
Entrevista.
Programa de sugerencias.
Seccin en el peridico interno.
Por correo.
Buzn de sugerencias.
Intranet.
COMUNICACIN EXTERNA
La comunicacin externa es la trasmisin y recepcin de datos, pautas, imgenes, referidas a la
organizacin y a su contexto. Para la organizacin que tiene su atencin centrada en sus
clientes, es fundamental mantener un doble flujo de comunicacin:
Recibir informacin sobre las variaciones en la dinmica del contexto socio-poltico y
econmico en que desarrolla su labor, para poder definir su estrategia y sus polticas; y
proyectar sobre el mbito social una imgen de empresa fundada en informacin sobre su
dinmica interna y su accin objetiva sobre el medio social. Los interlocutores privilegiados de
esa comunicacin son los clientes, los proveedores, la opinin pblica y el gobierno.
Las organizaciones se estn comunicando continuamente con los clientes, los proveedores, los
propios empleados, los intermediarios, etc. De una organizacin se suele conocer: lo que ella
dice sobre s misma, sus productos o servicios, su eficacia, su forma de trabajar, la amabilidad
de sus vendedores, el edificio en el que est ubicada, etc. Relacionado con estos aspectos est
el concepto de imagen de empresa o de organizacin, entendida como la representacin
mental formada sobre la organizacin a partir de la interpretacin de la informacin conocida
sobre sta.

Por consiguiente, estamos ante dos sistemas de comunicacin (interna y externa)
interdependientes y que es necesario gestionar de una manera coordinada. Entre ellas adems
debe existir una alta integracin.
Sin embargo, las estrategias de innovacin en las empresas suelen recaer preferentemente en
la comunicacin externa, antes que en la interna.
COMUNICACION FORMAL Y COMUNICACIN INFORMAL.
COMUNICACION FORMAL.
Comunicacin Formal Una comunicacin es formal cuando se relaciona con la organizacin.
Se han elaborado canales formales para que la organizacin este funcionando.
1. Comunicacin verbal (tramo corto) - Filtros formales Los filtros formales son por ejemplo
una secretaria, en el caso que un subordinado quiera hablar con su jefe.
2. Comunicacin escrita: Memorandums y cartas. Los memorandums se utilizan para
transmitir informacin breve y concisa. Se aclara quien es el receptor y el emisor. Son de
circulacin interna. Generalmente en una organizacin grande se utilizan para enviar mensajes
entre dos diferentes reas. Las cartas en cambio, se utilizan para la relacin entre la
organizacin y el medio ambiente. Es decir, su uso se extiende de la frontera de la misma.
3. Actas e informes. Formalidades. Los informes contienen informacin estandarizada y pre
establecida. Las actas se escriben en reuniones, entre directivos, en un consejo, etc. Se
transcribe el resultado de la reunin. Generalmente se firman por los participantes al finalizar
la misma.
4. Manuales. Estos establecen los procedimientos a llevar en la organizacin ante una
determinada situacin. Son muy tiles cuando ingresa personal nuevo a la organizacin.
5. Curso de documentos. Se lo conoce tambin como expediente. Es un documento que se le
va adicionando informacin acerca de un tema determinado, del cual se necesita el
consentimiento u opinin de todas las reas. Cada una de estas emite su informe para que
luego se pueda tomar una decisin final.
Informacin formal, es la informacin que est registrada en un soporte escrito o electrnico.
COMUNICACIN INFORMAL: EL RUMOR.
Las comunicaciones informales aportan incuestionables beneficios a las personas implicadas
en ellas, pero tambin pueden ser tiles a la organizacin.
Pensemos en las potencialidades de la comunicacin que se desarrolla en el contexto de
grupos informales en trminos de reforzamiento de la cohesin grupal, o para generar y
fortalecer la cultura de la organizacin, o como medio para aclarar comunicaciones formales
ambiguas o deficientes.
O en las comunicaciones con contenido formal que escapan a los canales y medios de
comunicacin establecidos, saltndose uno o varios niveles de la cadena comunicativa, como
estrategia para incrementar la rapidez y exactitud de los mensajes gracias a la reduccin del
nmero de personas que participan en la cadena comunicativa.
Como contrapartida estos tipos de comunicacin pueden originar ciertos inconvenientes:
En su forma de comunicaciones con contenido formal que, en una estrategia de puenteo,
prescinden de una o ms instancias intermedias de la jerarqua de autoridad; las disfunciones
surgen como consecuencia de haber sepultado la funcin y la autoridad de las instancias
intermedias a las que se ha ignorado.
En su forma de comunicaciones con contenido informal por canales informales, las
disfunciones se producen cuando la cohesin se desarrolla en torno a normas contrarias a las
pautas establecidas o cuando estas comunicaciones se traducen en rumorologa y dan lugar a
un conocimiento generalizado y errneo sobre temas que afectan a la organizacin o sobre
incidencias personales de sus miembros. Estos rumores se hacen especialmente peligrosos a
causa de:
1.- Los procesos de distorsin a que estn expuestos por la influencia de los valores, creencias
y necesidades psicolgicas de las personas en el procesamiento de la informacin [5]. En
efecto, como afirma L. Puchol (1997), el mejor rumor es peor que la ms cruda de las
realidades porque distorsionan y exageran la realidad.
2.- La extrema rapidez con que circulan y el gran tamao de la audiencia a la que llega
(pudiendo trascender los lmites de la organizacin) como consecuencia de los beneficios que
obtienen las personas que participan en su transmisin: les permite encontrar un significado a
los acontecimientos y eliminar las incertidumbres, adems pueden mejorar su auto imagen al
demostrase conocedores de informacin secreta.
3.- Su capacidad de convencimiento y credibilidad debido a que raras veces tratan de
verificarse porque generalmente son transmitidos por amigos de confianza a los que no se
suele cuestionar o porque ayudan a racionalizar o justificar las preocupaciones e inquietudes
ms bsicas de las personas y cuando intentan confirmarse resulta dificultad identificar su
procedencia.
COMUNICACIN ASCENDENTE
Es aquella comunicacin que se da cuando las personas de los niveles bajos emitan uno o ms
mensajes a los niveles superiores de la organizacin, a travs de los canales formales e
informales.
Va de abajo hacia arriba en la estructura jerrquica de la empresa.
CARACTERISTICAS
A. Debe ser detallada y especfica.
B. Debe condensarse, resumirse y presentar un panorama ms general de lo que est
sucediendo en la base.
C. Adopta muchas formas, pero puede reducirse a lo que la persona dice de:
s misma, su desempeo, sus problemas.
otras personas y sus problemas
los usos y prcticas de las polticas de la organizacin.
lo que es necesario hacer y cmo puede ser hecho.
IMPORTANCIA
Esta radica en que sin mensajes que provengan de la base, sin saber lo que opina y piensa el
personal, nuestra manera de administrarlo y de obtener ms y mejores resultados ser parcial
y adems limitada.
Permite a los trabajadores plantear sugerencias para la solucin de problemas o propuestas
de mejoras.
BENEFICIOS
Brinda a los niveles altos de la organizacin la retroalimentacin que proviene de niveles ms
bajos a cerca de la comunicacin descendente.
Mide el clima organizacional prevaleciente (quejas, baja productividad) antes de que se
convierta en un problema grave.
Permite la participacin de los empleados en la forma de decisiones, mediante la aportacin
de sus ideas basadas en el conocimiento de sus tareas.
Permite el diagnstico de las malas interpretaciones y la prevencin de nuevos problemas
cuando se presentan los primeros sntomas de dificultades ya que satisfacen necesidades
humanas bsicas, como el sentirse tomado en cuenta.
Puede incrementar la aceptacin de decisiones ejecutivas. Mayor acercamiento entre jefe y
subordinado, mejor aceptacin y comprensin en los ltimos de las decisiones ejecutivas.
Mejora el conocimiento de los subordinados. Se desarrollar la habilidad para influenciar y
motivar a los niveles inferiores con mejor fundamento y oportunidades al saber y comprender
la forma de pensar y de sentir del personal.
Va de los empleados o subordinados hacia la gerencia. Se utiliza para proporcionar
retroalimentacin a los de arriba, para informarse sobre los progresos, problemas, sobre el
sentir de los empleados, cmo se sienten los empleados en sus puestos, con sus compaeros
de trabajo y en la organizacin, para captar ideas sobre cmo mejorar cualquier situacin
interna en la organizacin.
Ejemplos Organizacionales de Comunicacin Ascendente
Informes de desempeos preparados por supervisores
Buzones de sugerencia
Encuesta de actitud de los empleados
Procedimientos para expresar quejas
Encuestas.
La comunicacin ascendente se da cuando las personas de los niveles bajos emiten uno o ms
mensajes a los niveles superiores en la estructura organizacional, a travs de canales formales
e informales. La comunicacin ascendente puede ayudar a dar un vistazo y prevenir cosas de
lo que sucede con la gente en mandos inferiores, ya que es una manera de estar en contacto
con las necesidades del empleado y una forma eficaz para la toma de decisiones adecuadas.
La prctica de la comunicacin ascendente radica en el hecho de que el personal se pueda
acercar a los niveles superiores para hablar directamente de todo aspecto que l o ella
consideren de inters o importancia.
COMUNICACIN DESCENDENTE
Es la comunicacin que influye de un nivel de grupo u organizacin a un nivel ms bajo.
Parte de arriba hacia abajo.
Es utilizado por los lderes de grupo y los gerentes para asignar metas, proporcionar
instrucciones, informar a los subordinados y sealar problemas que necesitan atencin, y
ofrecer retroalimentacin a rea del desempeo.
La comunicacin descendente no tiene necesariamente que ser oral o cara a cara.
Es el tipo de comunicacin que se da cuando los niveles superiores de la empresa transmiten
uno o ms mensajes a los niveles inferiores.
Es la comunicacin que fluye de un nivel del grupo u organizacin a un nivel ms bajo. Es el
utilizado por los lderes de grupos y gerentes para asignar tareas, metas, dar a conocer
problemas que necesitan atencin, proporcionar instrucciones.
La comunicacin descendente es la forma ms frecuente de la comunicacin del trabajo. Se
basa en las funciones instituidas de los directivos en el cumplimiento de los objetivos de la
organizacin.
Es la que se establece en una organizacin posibilitando transmitir informacin relacionada
con el trabajo desde los niveles altos hasta los niveles ms bajos en la jerarqua de la
estructura organizativa, con el fin de facilitar la coordinacin entre los distintos niveles
jerrquicos.
En la comunicacin descendente los directivos miran hacia abajo, a travs de los rganos de
lnea, y van desde rganos de direccin alto, medio, bajos hasta llegar al empleado o
trabajador de lnea.



La comunicacin descendente tiene como objetivo fundamental:
- informar
- dirigir
- orientar la realizacin de tareas a los subordinados y colaboradores
- instruir
- controlar
- evaluar el desempeo
- motivar el comportamiento deseado
- canalizar las polticas y metas
- transmitir cultura organizacional, valores
- mantener informados a los miembros de una organizacin
- proporcionar a las personas la informacin sobre: lo qu deben hacer, el cmo hacerlo y lo
que se espera de ellas.
COMUNICACIN HORIZONTAL
Es el tipo de comunicacin que se desarrolla entre personas del mismo nivel jerrquico en
donde los individuos tiene la posibilidad de comunicarse directamente entre s y se relaciona
con la formacin de grupos dentro de la organizacin.
Es el trabajo en equipo de una empresa.
Este tipo de comunicacin se da entonces:
Entre miembros del mismo grupo
Entre miembros de distintos grupos
Entre miembros de distintos departamentos.
Entre la lnea y el staff.
PROPOSITO.
Proveer de un canal de coordinacin y solucin de problemas, adems de brindar la alternativa
de relacionarse con personas similares en la organizacin, lo que es muy importante para la
satisfaccin en el trabajo.


CARACTERISTICAS
La comunicacin horizontal son los intercambios de informacin que se utilizan entre
homlogos u otras personas que ocupan el mismo nivel jerrquico en la misma organizacin o
entorno.
La comunicacin interpersonal en este nivel permite buenas relaciones y un buen
entendimiento, lo que se traduce en un funcionamiento de los equipos de trabajo.
La comunicacin horizontal resulta el factor de estmulo para este nivel. La coordinacin de las
actividades y el conocimiento de las actividades que se desarrollan son las que favorecen el
estilo de direccin participativo. La informacin trasmitida horizontalmente est menos
filtrada porque no debe recorrer los diferentes niveles jerrquicos que la trasmitida
verticalmente.
Se debe fomentar la comunicacin horizontal cuando:
Es necesaria la coordinacin de un trabajo para el funcionamiento de la organizacin y/o
cumplimiento de las metas u objetivos propuestos.
Es necesario brindar el apoyo social y emocional a los empleados de la organizacin, por lo
general las presiones psicolgicas siempre llevan a la gente a comunicarse con sus colegas.
Es necesario un control real de poder de los altos lderes, ya que mientras ms autoritaria y
jerrquica sea la organizacin se considera a la informacin como un secreto de propiedad de
grupos o personas selectas.
LAS COMUNICACIONES ADMINISTRATIVAS

La administracin normal y funcionamiento eficiente de una empresa exigen que se produzca
continuamente un flujo de comunicacin entre los diversos miembros de ella. Las metas y
objetivos de una institucin, fbrica u oficina se logran gracias a la participacin de muchas
personas y de diversos servicios y dependencias. Esto hace necesario que muchos ejecutivos o
funcionarios de diferentes dependencias, secciones o servicios requieran conocer la
informacin que poseen otros ejecutivos de la misma empresa.
Este flujo de informacin se transmite generalmente por escrito, mediante los documentos: el
informe tcnico, la carta comercial, el memorndum, el oficio y la circular.

El Informe Tcnico
Derivado del verbo informar, es la descripcin oral o escrita, de las circunstancias de un
asunto. Su finalidad es exponer informacin objetiva de manera clara y ordenada. Destinado
para ser utilizado por ms de un lector, preparado por lo general a peticin, elaborado
conforme a un plan y permite la comprensin de situaciones complejas para la toma de
decisiones gerenciales.
El informe constituye una categora superior de comunicacin escrita dentro de la empresa.
Se desarrolla un anlisis que conduce a determinadas conclusiones. Responde a las preguntas
quin, dnde, qu cundo, cunto, por qu y para qu.

Mientras ms grande es una empresa, mayor es su necesidad de informes, pues se hace difcil
que todos los administradores y jefes estn enterados de lo que saben y hacen los dems
ejecutivos y funcionarios.
Aunque las razones por las que se redacta un informe son casi infinitas, los usos ms
frecuentes son los siguientes:
a. Mantener un flujo continuo y peridico de informacin (reportes financieros mensuales o
trimestrales, informes de produccin semanal o mensual).
b. Comunicar acerca de un hecho inusual, de un suceso imprevisto.
c. Hacer conocer los resultados de un trabajo especial (proceso piloto ensayado, conclusiones
de una auditoria, visita a una sucursal, informe de un viaje).
d. Alcanzar informacin que ayude a un superior a tomar decisiones
e. Proyecto tcnico para la preparacin de una propuesta, oferta, concurso o licitacin.

Caractersticas durante la planificacin del Informe
* Quin o quienes lo leern; su nivel jerrquico y sus conocimientos.
* Finalidad del informe: para qu se usar.
* Antecedentes que necesitan conocer los lectores.
* Cantidad de detalles que ser necesario incluir.
* Tablas de cifras y grficos realmente necesarios.
* Extensin aproximada del texto.
* Plazo para su presentacin.

Redaccin de Informes
En su redaccin deberan tomarse en cuenta las siguientes recomendaciones:
1. Deben permitir tomar una decisin o realizar una accin. Deben ser tiles a alguien para
determinado trabajo.
2. Deben tener un propsito especfico, no pueden tratar generalidades.
3. Incluir slo los datos o cifras importantes. El exceso de detalles distrae e impide apreciar lo
realmente importante.
4. Usar un vocabulario dinmico y evitar trminos generales, abstractos o vagos.
5. Estar al nivel del lector en cuanto a la informacin previa que este tenga.
6. Resaltar lo ms importante.
7. Presentar las series o enumeraciones en forma tabulada.
8. Deben tener una introduccin, conclusiones y/o recomendaciones.
9. Presentarse en formato estndar.
10. Prepararse a tiempo.

Partes del Informe:
Segn su extensin, el informe debera contener las siguientes partes. Estas recomendaciones
son una simple gua y deben adecuarse a los usos de la empresa.

Informe breve, (2 a 5 pginas). 1. Portada 2. Introduccin 3. Cuerpo o Desarrollo 4.
Conclusiones y /o Recomendaciones | Informe mediano,(6 a 20 pginas). 1. Cubierta 2.
Portada 3. Carta de Envo 4. ndice o Contenido 5. Introduccin 6. Cuerpo o Desarrollo 7.
Conclusiones 8. Recomendaciones 9. Apndices | Informe extenso, (ms de 20 pginas). 1.
Cubierta 2. Portada 3. Carta de Envo 4. Prefacio 5. ndice o Contenido 6. Lista de Tablas o
Grficos 7. Sinopsis o Resumen 8. Introduccin 9. Cuerpo o Desarrollo 10. Conclusiones 11.
Recomendaciones 12. Apndices 13. Glosario 14. Bibliografa. |

Estilos de Informes Tcnicos.

1. Dictmenes y peritaciones
En ellos se vierten las valoraciones, consideraciones, juicios, ideas, circunstancias y
conclusiones del tcnico utilizando y aplicando sus conocimientos. Su destino ms frecuente
son los tribunales de justicia en donde se solicitan las opiniones y juicios de expertos en
determinada materia para facilitar la toma de decisiones en el mbito judicial.
2. Inspecciones o Reconocimientos
El tcnico habr de describir las circunstancias apreciadas en el objeto de la inspeccin o
reconocimiento.
3. Arbitrajes
Se trata de la emisin de una opinin debidamente razonada en relacin a una cuestin en la
que no existe acuerdo siendo de gran utilidad para tomar una decisin final.
4. Expedientes:
Se generan en el mbito administrativo con el fin de obtener algn permiso, autorizacin o
ayuda econmica.
5. Ensayos y Anlisis
Se practican en el mbito de anlisis de suelos, geolgicos, de materiales,

La Carta Comercial
Es una comunicacin escrita entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un
particular, o viceversa. Son comerciales, ya que a travs de ellas se compra, vende, reclama,
cobra, se hacen relaciones pblicas. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.
Debe usarse una letra sencilla, sin abreviaturas, con doble interlineado entre prrafos, para
facilitar la lectura. No debe ser demasiado corta pero tampoco muy extensa. En el primer caso,
porque parece de poca importancia y en el segundo pues se puede perder el ncleo del
contenido.
Estructura de la Carta Comercial
1. El encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene:
a. Membrete: se coloca ya sea en el ngulo superior izquierdo o en el centro del papel, su
finalidad es identificar quien remite la carta e identificar quien remite la carta e indicar su
direccin, telfono, ciudad y pas.
b. Fecha: Comprende la localidad, da, mes y ao en que se escribe la carta. La fecha no debe
abreviarse.
c. Direccin: Se refiere a los datos de identificacin del destinatario, comprende:
d. Tratamiento y titulo: Son expresiones de respeto e indicacin del grado de instruccin del
destinatario. Ejemplo: Seor, Ciudadano, Seorita, Dr., Profesor, Licenciado, Ingeniero, entre
otros.
e. Nombre y apellido del destinatario: Comprende lo detallado a continuacin.
* Seas: Indicaciones que facilitan la localizacin del destinatario. Ejemplo: Dpto. de Crdito.
* Asunto o Referencia: Sntesis abreviada de lo que se trata la carta (No es indispensable) para
que el destinatario sepa de qu se trata.
* Lnea de Atencin: Se utiliza para indicar el nombre de la persona que se desea lea la carta
(no indispensable).
* Saludo: Frases o Palabras de cortesa que se expresan antes de iniciar la conversacin
escrita. Ejemplo: Distinguido(a) Seor(a). Otra forma un poco ms personal es Estimado(a)
seor(a) y las variedades correspondientes.

2. El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte ms importante. Se compone de:
a. Introduccin: Ideas preliminares que se exponen antes de entrar en materia.
b. Ncleo: Se desarrolla la idea principal de la carta, o ideas centrales; en forma simple,
explicando con detalle el objetivo. Este puede ser una oferta de compra, un reclamo, una
invitacin, promocionar un producto, entre otros.
Preferiblemente se ha de tratar un solo asunto, sin embargo, existen casos donde es posible
relacionar varios asuntos; se recomienda colocarlos en orden de importancia y en prrafos
separados. El autor se dirige al destinatario siempre con usted(es). Es importante redactar el
ncleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamacin.

3. La conclusin o cierre
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma,
nombre y cargo.
a. Despedida: Son expresiones de cortesa, con las que se concluye la carta. Ejemplo: En
espera de su respuesta, me despido de usted.
b. Antefirma: Se utiliza cuando la persona que enva la carta lo hace a nombre y en
representacin de otra, ya sea una entidad jurdica o persona natural.
c. Firma: Se refiere a la persona que se responsabilizar por lo expresado en la carta. Consta
de:
* Firma autgrafa
* Reproduccin del nombre y apellido del firmante
* Cargo o posicin que ste ocupa dentro de la empresa.

4. Otros Elementos
a. Inciales: Son las inciales de las personas que han intervenido en la redaccin, escritura o
firma de la carta. Se colocan en maysculas las del redactor o firmante, y en minsculas las del
secretario. Ejemplo: AA/mr.
b. Anexo: Se coloca despus de las inciales, en caso de incluirse algn documento junto con la
carta. Para indicar si se envan fotocopias a otras personas se usa la expresin C.c. seguido
por el nombre del otro destinatario.
c. Posdata: Para indicar un detalle que se olvid incluir algo en el cuerpo de la carta. No es
recomendable utilizarlo, ya que indica signo de descuido.
Caractersticas de la Carta Comercial
* Es un medio econmico y rpido para establecer relaciones comerciales.
* Deja constancia escrita del tema.
* Su relacin es formal, est sujeta a reglas y nunca se escriben a mano.
* Su expresin es clara, natural, concisa, original y corts.
* Son escritas en computadoras o a mquinas.
* Por lo general el papel que se utiliza es blanco y la tinta negra.

Estilos de Presentacin de la Carta Comercial
Se refiere a las diversas formas en las que se presentan las partes de las cartas comerciales. Los
ms utilizados son:
1. Bloque extremo: Sus lneas comienzan a partir del margen izquierdo.
2. Bloque: La fecha, la despedida, antefirma, y firma se describen en el centro del papel hacia
la derecha, mientras que las dems partes de la carta se distribuyen a partir del marguen
izquierdo.
3. Semibloque: La ms usual. Las lneas de la fecha, despedida, antefirma y firmas; a partir del
centro hacia la derecha y la primera lnea de cada prrafo va sangrado con 5 espacios a partir
del margen izquierdo.
4. Sangrado: Lleva cada una de las lneas de la direccin en forma escalonada: cada lnea
comienza de 3 a 5 espacios ms adelante que la anterior a excepcin de la primera que
comienza en el margen izquierdo.

Redaccin de las Cartas

1. Revisar la informacin que se tratar en la carta con la finalidad de preparar un borrador del
mensaje a enviar.
2. Se debe tratar un solo asunto en cada carta, preferiblemente.
3. La redaccin debe ser comprensible, evitando palabras de significado confuso.
4. Una vez que se concibe el mensaje a transmitir, se debe expresaran las ideas en un orden
lgico y de importancia.
5. Es necesario demostrar cierto sello personal en la forma de expresar las ideas.
6. Debe ser representacin escrita de una personalidad distinguida y agradable. Esto se logra a
travs del trato cortes y discreto.

Clasificacin de las Cartas Comerciales

1. Cartas de Trmite
Son aquellas que tienen por finalidad trasmitir informaciones o cumplir con algn requisito
para gestionar la realizacin de un negocio. Tales como:
a. Solicitar Crditos: En la carta de solicitud se debe especificar el monto del crdito, el plan de
inversin, informacin sobre las caractersticas y solvencia de la empresa, solicitante,
referencias de operaciones anteriores, entre otros.
b. Otorgar Crditos: Se determina sobre qu bases y sujeto a que consideraciones y
cumplimientos se otorga. Se resalta la importancia de los pagos en la fecha prevista. Todo esto
utilizando un tono cordial.
c. Solicitar Mercanca: Se requiere de mayor precisin y claridad. Se debe especificar todas las
caractersticas y detalles del producto solicitado, modelo referencia, la cantidad, empaque,
precio unitario y total, forma de pago, direccin, forma de envo y fecha en que se espera
recibir la mercanca.
d. Comunicar Envos de Mercancas: Se especifican lo que se est enviando, la cantidad y la
forma de transporte.
e. Hacer Participaciones: Informaciones de tipo general, como las relacionadas con las
negociaciones normales de la empresa.
f. Relaciones Pblicas: Se envan con motivo de alguna ocasin especial, como: felicitaciones,
agradecimientos, psames, invitaciones, entre otros.

2. Cartas de Argumento o Esfuerzo Argumentativo
Logran en el destinatario una determinacin a favor del remitente. Se utilizan:
a. Ventas u Ofertas: Despertar inters, busca convencer al lector y estimularlo para que acte.
Hay que tener presente que se pretende vender, quienes son los posibles interesados y como
se fomentar el inters por lo que se ofrece. Se describe la apariencia fsica, tamao, color y
textura del objeto ofrecido.
b. Cobros: Para cobrar una cuenta vencida, manteniendo simpata, amistad y buena voluntad
del deudor, pero contundente a que se cancele la deuda.
c. Reclamos: Mantener armona tomando en cuenta diplomacia. Ser especficos sobre la
situacin que origino el reclamo y sugerencias que conduzcan el arreglo de la situacin, de
modo que el cliente se tranquilice. Se originan por: Demora o mala atencin de un servicio,
defectos o baja calidad del producto.
d. Solicitar Empleo: Se limita al llenado de una formato de solicitud, que lo emiten las
empresas. Y en caso de que proceda a travs de cartas, es necesario lograr interesar a las
empresas, teniendo presente inters en la vacante, descripcin de estudios cursados,
experiencia en cargos anteriores, referencias personales y sugerencia respetuosa para acordar
una entrevista.
e. Recomendaciones: Ofrecen referencias acerca de las cualidades y condiciones personales, y
se utilizan con fines comerciales, sociales o particulares.
Posee un conocimiento cabal de la persona que se recomienda, debe prevalecer la verdad, se
debe evitar las exageraciones, se entregan abiertas para que el recomendado se entere de lo
que en ella se dice.

3. Cartas de Inspiracin
Tienen como finalidad incentivar la creatividad de los empleados de una empresa o estimular a
los clientes.

Memorndum
Es una palabra latina que significa cosa que debe recordarse. Es un informe donde se expone
algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o accin. Aunque la palabra
correcta es memorndum, en la actualidad suele cambiarse por memorando, una derivacin
del plural del vocablo original (memoranda).
Por otra parte, el trmino memorndum es usado muchas veces como sinnimo de oficio. Se
trata de un documento o comunicacin escrita de carcter oficial o protocolario que utilizan
las autoridades. Su funcin es relacionar a los rganos administrativos de mayor jerarqua. Un
oficio de este tipo se utiliza para comunicar disposiciones, consultas, rdenes e informes.
Tambin cumple funciones de invitacin, de felicitacin, de colaboracin y de agradecimiento,
entre otras. Cuenta con varias partes ya estipuladas, como el membrete, la numeracin, el
asunto, la referencia y el cuerpo.

Las empresas tienen generalmente un formulario especial que incluye los espacios necesarios
para escribir:
* Quin o qu dependencia lo enva,
* A quin va dirigido
* Asunto de que trata
* Fecha
* Cuerpo del mensaje

Este formulario sirve para ahorrar tiempo. El memorando no debe malgastar el tiempo del
redactor ni del lector, debe destacar lo esencial. No se necesita frmulas de cortesa, ni saludo
ni despedida.

La Circular

Es un documento interno que usa una autoridad o jefe para dirigirse a todos o a una parte de
sus subalternos simultneamente para darles a conocer disposiciones o asuntos internos. Los
temas a tratar en una circular pueden ser generalmente los siguientes:

* Movimiento interno de los jefes de la institucin
* Acuerdos o decisiones de la alta jerarqua
* Ascensos del personal que labore en la empresa

El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es el siguiente:
1. Membrete: arriba del documento, donde se menciona el nombre de la empresa o
institucin.
2. Circular N: se coloca debajo del membrete, indica el nmero asignado administrativamente
a esa circular en particular.
3. Materia/Asunto: debajo de "Circular N", es una breve referencia sobre lo que trata la
circular.
4. Lugar, fecha de emisin.
5. De: Indicacin de quien enva la circular
6. A: Indicacin de a quien se enva.
7. Cuerpo: El contenido de la misma
8. Frase de despedida
9. Nombre, apellido y cargo

El Oficio

Es un documento o comunicacin escrita de carcter netamente oficial, protocolario, utilizado
por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias pblicas o privadas.

rea de Difusin
El oficio define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institucin; y Nivel Interno,
dentro de ella.

Facultad para Firmar Oficios
Los oficios de circulacin externa, son firmados solamente por la mxima autoridad de la
institucin o por quien hace sus redes.

Estructura del Oficio
1. Lugar y fecha: Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se enva, el da, el
mes y el ao en curso.
2. Numeracin: En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorndum; la palabra
OFICIO con mayscula, seguida del nmero de expedicin; separada por una lnea oblicua, a
continuacin las siglas de la oficina de procedencia con letras maysculas, separada par una
lnea oblicua y el ao en curso.
3. Destinatario: Es la parte que abarca cuatro lneas o ms de acuerdo a lo requerido, aqu se
escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.
4. Asunto: Es la cuarta parte y se escribe con mayscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos
puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sera explicado en el
cuerpo.
5. Referencia: Es la quinta parte que se usa, slo cuando s necesita mencionar la numeracin
del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta.
6. Cuerpo o texto: Es la parte ms importante, aqu se dar a conocer el mensaje de la
comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente.
7. Despedida: En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa. Existen, tambin,
expresiones conocidas
8. Firma y pos-firma.
* Firma: Se escribe la rbrica a mano.
* Pos-firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el
cargo que le distingue, ms el sello respectivo.
9. Inciales: Al igual que en el memorndum, la inciales del remitente con letras maysculas y
las del mecangrafo con minsculas.
10. Anexo: Se indica la documentacin que se adjunta al oficio, como catlogos, revistas,
tarjetas, programas, etc.
11. Distribucin.
Utilidad y Fines: Tiene la funcin de relacionar a los rganos administrativos de la ms alta
jerarqua y por consiguiente debe ir firmado por el mximo representante legal de la
Institucin que lo emita.

Tipos de Oficio
1. Oficio Simple o Directo: Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va
dirigido a una sola persona.
2. Oficio Mltiple: Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a
distintos y varios destinatarios y por esta razn las instituciones tiene hasta el nmero de
oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo de destinatario
Transcripcin del Oficio

Es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original,
ntegramente y sin ninguna alteracin. Todo el fragmento o prrafo transcrito debe ir entre
comillas y fiel al original. Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares,
directivas o en otros casos del mismo oficio.

Curriculum Vitae
El trmino latino Curriculum vitae, que significa en espaol Currculo de vida, por analoga y
contraposicin a cursus honorum, la carrera profesional de los magistrados romanos. Por
simplificacin se usa el trmino currculum, mientras que en ocasiones se puede encontrar
Curriculum vitae et studiorum (carrera de vida y estudios). Con todos ellos nos referimos al
conjunto de experiencias (educacionales, laborales, vivenciales) de una persona. Se aplica
comnmente en la bsqueda de empleo, siendo requisito indispensable su presentacin para
solicitar empleo en la mayora de los puestos.
El plural de currculum se mantiene invariable. Cuando se hace referencia al conjunto de
asignaturas o materias que comprenden una carrera o estudio se prefiere la forma currculo.
En otros idiomas, como el ingls o el francs, el trmino Currculum vtae se puede abreviar
simplemente como C.V. o sustituirlo por Resum o su equivalente en cada idioma.
Tipos de Currculum Vtae
Adems de los diversos formatos que cada persona pueda dar a su propio currculum existen
diversos currculum normalizados establecidos por las instituciones oficiales. Dependiendo del
modo de organizacin de la informacin, el currculum vtae puede ser de tres tipos:
1. Cronolgico: Consiste en ordenar el currculum vtae del ms antiguo al ms reciente. No es
recomendable cuando se ha cambiado de trabajo con frecuencia.
2. Inverso: Permite destacar la experiencia laboral reciente. Recomendable si sta tiene
relacin con el puesto de trabajo al que aspiramos.
3. Temtico o Funcional: Consiste en ordenar el currculum vtae por bloques temticos.
Recomendable cuando la experiencia es muy dispersa o cuando hay grandes espacios de
tiempo en los que no se ha trabajado.

CONCLUSIN

A partir de lo planteado podemos deducir que las comunicaciones administrativas, son
esenciales para un funcionamiento eficiente de una empresa. Ya que en la actualidad con
cambios tan sbitos y con el avance de la tecnologa, exigen que se produzca continuamente
un flujo de comunicacin entre los diversos miembros de ella. Y para lograr el cumplimiento de
metas y objetivos dentro una institucin, se lograr a travs de ellas.

El informe tcnico constituye una categora superior de comunicacin escrita dentro de la
empresa. Ya que a travs del mismo se desarrolla un anlisis que conduce a determinadas
conclusiones. Por otra parte, la carta comercial permite interactuar entre dos empresas
comerciales, ofrecer servicios o solicitar los mismos, referir a personas, cobrar deudas, solicitar
u otorgar crditos, entre otros.

A travs del oficio, de manera oficial, le permite a la mxima autoridad de una empresa,
establecer comunicaciones entre las autoridades o funcionarios ya sean pblicos o privados.
Mientras que la circular la utiliza el jefe para dirigirse a todos o a una parte de sus subalternos
simultneamente para darles a conocer disposiciones o asuntos internos.

Finalmente, se tiene el Curriculum vitae, se utiliza para solicitar empleo, mediante el cual se
puede obtener informacin de una persona ajena a la institucin, sobre su carrera,
experiencias vividas y referencias.