L A C L A V E /-

La Adminis l.
el Tiempo
lina L ovatn R oz as '
A dminis trar el tiempo no es s eguir
pautas difciles o correr de un lado
para otro en la ejecucin de un
conjunto de actividades . Todo lo
contrario!. C mo vivir, entonces ,
adminis trando eficientemente la
vida y los recurs os ?
E s telibro tiene el props ito de
proveer algunas herramientas que
ayuden a efectuar los cambios y
mejoras neces arias en la vida del
es tudiante, del profes ional, ama
de cas a, dirigente, empleado o
trabajador independiente, para
lograr eficiencia en el cumpli-
miento de s us metas .
Qu es A GE UP?
L a familia A GE UP (es tudiantes ,
profes ionales , pas tores y amigos )
es una comunidad de dis crpulos
de J es ucris to que. difunden el
evangelio dentro del mbito
es tudiantil en la pers pectiva de un
tes timonio cris tiano integral.
L a A GE UP es t cons tituida por los
grupos evanglicos , generalmente
c.onocidos como las C omunidades
Brblicas Univers itar.ias (C BUs ), y
es t afiliada a la C omunidad
Internacional de E s tudiantes
E vanglicos (C 1E E ), y al C oncilio
Nacional E vangelico del Per
(C ONE P).
:@:
AGEUP
E diciones A GE UP
J r. Pativilca 170Pueblo L ibre
Te!. 462 8714
L A C L A V E
,-
DE L TRIUNFO
.
La Administrauion del Tiempo
,-
C arolina lovatn R ozas
Prohibida lareproduccin total
oparcial sinlacorrespondiente
autorizacin escrita.
Esuna publicacin dela
Asociacin deGrupos
Evanglicos Universitarios
del Per
]r. Pativilca 170 Pueblo Libre
Lima-Per; Tel.(014)462-8714
Editado y compuesto en el Per
por Ediciones Puma del C entro
deInvestigaciones y
Publicaciones (C ENIP)
]r. Pachitea 266-4to. Piso Lima
TeljFax(014) 428-6354
Impreso enLima-Per
Printed inPeru
Este libro est dedicado a todas las familias
peruanas. Dedico tambiny de manera especial
a mi esposo,quien constantemente me ha animado
a escribir estas pginas.
CAPITULO I
El tiempo y su administracin
CAPITULO 11
Anlisis de la distribucin del tiempo
CAPITULO III
Laautoevaluacin marca ladiferencia
CAPITULO IV
Planifica tu tiempo
CAPITULO V
Uso eficaz del tiempo
CAPITULO VI
"Qu horas son?" controla tu tiempo
CAPITULO VII
Preprate para aplicar la clave "T" del triunfo
CON TE N ID O
P R E S E N T A C I O N
"... hganlo todo, decentemente ycon orden.
Aprovechando bien el tiempo ..." (1C o. 14.40; Ef. 5.16)
Seafirma, entre otras cosas,que laentereza, lainformaci6n adecuada,
etc. mejoran nuestra situaci6n personal y colectiva. Estoy de acuerdo con
esta afirmaci6n aunque, por lo general, seobvia laidea implcita que est
relacionada con el uso,oadministraci6n deloque sabemos ytenemos. Aqu
radica justamente el problema. No somos buenos administradores de lo
queposeemos sean conocimientos obienes materiales. Administrar supone
el mejor uso denuestros recursos, incluyendo losconocimientos ylosbienes
materiales de tal manera que nos permite ahorrar tiempo, pero cunto
tiempo perdemos por una mala administraci6n!
La administraci6n del tiempo es por eso un desafo a la creatividad
porque preguntamos qupodemos hacer con lo que somos y tenemos? es
una puerta abierta a la creatividad administrativa. En el presente libro
encontraremos precisamente eso, la creatividad en el ejercicio de la
administraci6n denuestro tiempo.
Laadministraci6n del tiempo estambin un desafo aun estilo devida.
Debido alas muchas actividades, no deseamos que latirana,de lo urgente,
ni laapata delo cotidiano marquen nuestro modo devivir. Seapuesta mas
bien por un estilo devida que sepa incluir en su agenda el bien del otro; el
cuidado de uno mismo responde el prop6sito de ser til a los dems. Es
decir, no hay aqu sino un profundo sentido degratitud yde pertenencia a
los dems en Dios nuestro Padre.
Estos temas y muchos ms, relacionados a la administraci6n del
tiempo son desarrollados con agilidad yprofundidad por C arolina Lovat6n
quien es Licenciada en Administracin de Empresa y en sus pocas
estudiantiles ejerci su liderazgo con eficiencia administrativa. Gran parte
de este libro refleja el inters de poner su "experiencia y conocimiento" al
servicio de todos; esque, al fin y al cabo, todos debemos ser "profesionales
en laadministracin del tiempo". Es probable que muchos objetivos no se
logran ni secumplen metas debido, en gran medida, auna mala adminis-
tracindel tiempo. As no damos "gloriayhonra anuestro Seor J esucristo".
I N T R O D U C C I O N
LaAsociacin deGrupos Evanglicos Universitarios del Per (AGEUP),
enestesentido, quiere aportar significativamente alaformacin decristianos
responsables con los recursos que Dios da a cada uno. El deber de las
instituciones cristianas hacia sus miembros, no puede ser cumplida sino,
humanamente hablando, con una buena mayordoma, con una buena
administracin de sus recursos.
Es muy probable que el lector alguna vez sehaya preguntado cmo
puedo triunfar en lavida? Q1lizs su respuesta haya sido, "cumpliendo la
Palabra de Dios", "estudiando y trabajando duro" o "cultivando muchas
cualidades". Pero estambin probable quesurespuesta no hayaconsiderado,
"administrando mejor el tiempo". Si steesusado con sabidura, setiene una
clave para el xito hoy y en el futuro.
Administrar el tiempo no esseguir pautas difciles o correr deun lado
para otro en laejecucin de un conjunto deacciones. Todo lo contrario!.
C mo vivir,entonces, administrando eficientemente lavidaylos recursos?
Este libro tiene el propsito de proveer algunas herramientas que
ayuden aefectuar los cambios y mejoras necesarias enlavida del estudiante,
del profesional, ama decasa,dirigente, empleado otrabajador independiente.
Lo importante es ser consciente de cmo vivir una vida a plenitud,
aprovechando el tiempo queel C reador nos haotorgado. Mi consejo al lector
es que antes de leedo, pida aDios que lehaga sensible asu voluntad.
Finalmente, hago mas laspalabras deMoiss con el anhelo sincero de
quelosconocimientos vertidos enestetrabajo, sean como lalluvia,oel roco
en las vidas resquebrajadas por la frustracin, o cmo llovizna sobre las
vidas que,cmo lahierba, crecen con laaspiracin desuperarse ms y ms
y como gotas de agua sobre el pasto, en personas que, pese a sus muchas
agitaciones, ambicionen administrar sutiempo enfuncin delasverdaderas
prioridades (Dt. 32.2).
Las C omunidades Bblicas Universitarias, necesitan alaluz delo que
seha afirmado, seguir forjando un movimiento con militantes-mayordomos,
que sepan reconocer laimportancia de laadministracin del tiempo para
el fortalecimiento y engrandecimiento de la misin en la Universidad
Peruana.
~edice ~oy que lapresent~ generacin "nace con el reloj en lamano" y
dalaImpreSlon deque no hay tIempo para nada. Todo estcronometrado.
J acques Ellul, dira que hemos adoptado el estilo devida tecnolgico. Esta
esotra razn ms para lapublicacin del presente libro que consideramos
serdemucha ayuda para aquellos que sienten quesutiempo sehareducido.
Q1leremos agradecer aC arolina por permitimos publicar sumanuscristo
yas compartir sus experiencias con el pblico lector, aEdiciones Puma por
lapaciencia en la edicin y publicacin.
Finalmente, nuestros agradecimientos a Tear Fund por su valioso
aporte, sin el cual, hubie~e sido imposible su publicacin.
Alejandro Silva Garca
Secretario General
AGE UP
C A P I T U L O I
EI t i em p o
y s u
ad m i n i s t r ac i o n
"Todo tiene sutiempo, ytodo 10que sequieredebajo del cielo tiene su
hora", (Ec. 3.1)
Ladefinici6n del tiempo es muy variada y compleja; para algunos el
tiempo eslavida misma del hombre. Cuando el soberano decidi6 crear al
hombre, Ieotorg6 el don del tiempo. Otros dicen queel tiempo esel elemento
mas valioso del que disponemos. En realidad, en un sentido, estodo 10que
tenemos. A cada uno senos ha dado solamente una vida para quelavivamos
enabundancia.
Tambien existe la opini6n de que el tiempo es una sucesi6n de
acontecimientos que hoy semiden con relojes electr6nicos adiferencia del
pasado enque el hombre media deacuerdo alaposici6n del solo delaluna.
Ademas, el tiempo esel testigo detodos los sucesos en el mundo, ytambien
denuestra propia actuaci6n.
Los fi16sofos hablan detiempos buenos, detiempos malos y deque el
tiempo esrelativo.
a. El tiempo no puede ser detenido. Muchos de nosotros quisie-
ramos hacer 10 que en algunos eventos deportivos se hace al
solicitar "itiempo!" para detener el juego y permitir descanso 0
algun cambio en los jugadores. Sin embargo en la vida real, no
podemos damos eselujo yes que el tiempo siempre esta corriendo
sea que 10 usemos provechosamente 0 no.
b. El tiempo no puede ser rescatado. Lavida mal empleada en un
determinado periodo sedesperdicia para siempre. El siguiente
ejemplo puede ilustramos mejor laidea: un viajero estaba sentado
alaorilla del mar con los ojos fijos en el horizonte, seencontraba
muy preocupado porquehabia perdido una joya. Un amigo suyo
queriendo ayudarle Iepregunto que caracteristicas tenia esajoya
tan valiosa; a 10 que el viajero respondi6: "era una perla con
veinticuatro rubies alrededor y con sesenta esmeraldas que ro-
deaban cada rubi".
Su amigo sefuepensativo, (que joya pod ria ser estaeimposible
de recuperarla? El viajero ha~ia perdido un dia en su travesia por
alta mar.
c. El tiempo es limitado y no puede ser acumulado. Existen vein-
ticuatro horas en un dia, ciento sesentiocho horas alasemana
yocho mil setecientos treintiseis horas enun ano. No mas ni menos.
Por consiguiente, no podemos comprar, alquilar 0almacenar el
tiempo para manana, porque manana sera otro dia.
El tiempo, como dijimos, esnuestro recurso mas valioso, por ello
limita 0controla el uso de los demas recursos. Ademas recor-
demos que Dios nos dice que lavida del hombre esbreve (Sal.
90.9-1O;J ob9.25-26).
d. Todos contamos con el mismo tiempo para hacer las cosas. Sea
que setrate deun vendedor ambulante 0un funcionario publico,
un estudiante 0ama de casa, todos contamos con el mismo nu-
mero de horas. (Por que entonces unas personas logran rendir
mucho mas que otros? Ladiferencia consiste en que ellas saben
administrar sutiempo.
e. El tiempo no puede ser estirado. No podemos crear dias de
veinticinco 0treinta horas. Esto hace mucho mas importante el
aprovechamiento del tiempo. Con frecuencia oimos decir "tengo
que ahorrar tiempo"; pero el tiempo no puede ser ahorrado, es
decir, no podemos guardar horas para manana.
El tiempo esta intimamente relacionado con el futuro. El uso
del tiempo futuro depende decomo seemplea el tiempo presente.
g. El tiempo es tal vez el unico talento del que todo ser humano es
igualmente responsable (Mt. 25). A cada uno senos pedira cuentas
de todo 10que hicimos 0dejamos dehacer en el tiempo que Dios
nos otorgo en latierra.
h. El tiempo tiene extranas cualidades. Parece ser larga en laprimera
semana devacaciones y corta en la ultima; pasa lento para el
paciente que para el dentista, para el alumno que para el maestro
o para lacongregacion que para el pastor. Asimismo, sepercibe
que el tiempo avanza rapido en las grandes ciudades y no asi en
laprovincia 0un pueblo del interior. Esto esdebido aque cuanto
mas contacto tengamos con lasociedad industrial, tenemos mas
necesidad desincronizar nuestro tiempo con lasdemas personas.
Sea como fuere, el tiempo es el recurso mas importante que todos
poseemos para cumplir el proposito de nuestra creacion en el mundo. Yo
diria que escomo una autopista que larecorremos todos los seres humanos
en nuestro constante esfuerzo por alcanzar muchos suenos e ideales.
Entonces, el triunfo 0lallegada alameta depende decomo latransitemos.
Por triunfo merefiero al exito en laconsecuci6n detodos los objetivos
y metas que Dios ha trazado para cada uno denosotros en suplan perfecto,
desde antes que nazcamos 0hayamos emprendido nuestro caminar por la
carretera delavida (Is. 44.2; 46.10).
El tiempo sedivide en tres periodos: el pasado, constituido por todo 10
que hicimos 0 dejamos de hacer, el mismo que nunca mas se repite. El
presente que esta formado por todo 10que ejecutemos hoy para corregir 0
superar el pasado. Yel futuro que nos estan incierto, quepuede quitarsenos
esta misma noche sin que tal vez seamos conscientes de ello.
Por tanto, es de suma importancia aprovechar al maximo el tiempo
presente y prevenir el futuro para afrontarlo con ilusion, optimismo y
confianza, teniendo en cuenta la experiencia del pasado. Es necesario,
igualmente, dar mas importancia alacalidad que a lacantidad del tiempo
quedisponemos.
Existen muchas caracteristicas que hacen del tiempo algo especial. Asi
tenemos:
En este contexte sepuede hablar de invertir e1tiempo.
Sin embargo, no esel tiempo e1que pasasino nosotros. El tiempo
essiempre ahora, e1{mico tiempo que disponemos esahora. Por
esodebemos aunarnos al ap6stol Pablo yafirmar: vivamos pues,
lavida con un sentido de responsabilidad, no como los que no
conocen el sentido y prop6sito delavida, sino como los que si 10
conocen. No obstante todas las dificultades de estos dias, uti-
licemos al maximo nuestro tiempo (Ef. 5.16)
Laadministraci6n del tiempo, eslaadministraci6n de uno mismo, y
esto requiere ciertas habilidades y procedimientos tales como planificar,
organizar, ejecutar, coordinar y controlar nuestras actividades.
Laadvertencia del ap6stol Pablo es, "sean prudentes enlamanera enque
viven entre losqueno son cristianos, usando bien el tiempo". (Col. 4.5) (Qye
quiere decirnos al sefialar "usando bien el tiempo"? (serefiere en realidad a
nuestro tiempo 0al deDios? (nos ha sido concedido el tiempo, junto con el
don de la vida, para que 10 dispongamos segun nuestros propios fines,
devolviendo aEl s6lo una po"rci6ndeesetiempo, segun ladeterminaci6n de
nuestra voluntad? 0, dado que Dios cre6 al mundo y todo 10que hay en el,
(no Iepertenece aEl todo el tiempo? Una vida real mente eficaz, no seobtiene
al tratar deconseguir que Diosnos ayude ennuestros trabajos yaspiraciones,
sino cuando Ie"consagramos aEl nuestra voluntad y procuramos serle de
ayuda en sus prop6sitos".
La administraci6n del tiempo para el creyente seconvierte asi en la
"administraci6n del tiempo deDios".
Frente auna aparente confusi6n, ala acumulaci6n detrabajo pendiente,
o cuando todo parece salir mal...(con que frecuencia nos detenemos para
preguntar aDios, si estamos haciendo 10que el quiere que hagamos? La
busqueda de soluci6n al problema del uso del tiempo, seconvierte en una
interrogante sencilla: (vivo deacuerdo alavoluntad deDios? (Mt. 6.33).
El SefiorJ esus nos daun buen ejemplo deadministraci6n desu tiempo
On. 9.4). Nadie reconoci6 mas e1valor deemplear e1tiempo con sabiduria
queJ esucristo. El sabiaque tenia s6lo tres afios paraadiestrar asus disci pulos
para extender suevangelic por el mundo entero.J esus nunca perdi6 devista
susmetas, trabaj6 con diligencia para asegurar e1mejor empleo desutiempo.
Por ello pudo decir con satisfacci6n a su Padre "yo te he enaltecido en el
mundo haciendo todas las cosas que me ordenaste" On. 17.4).
Por consiguiente, cuando seasbuen mayordomo del tiempo que Dios
teha dado, podras mirar tu vida retrospectivamente y estaras satisfecho de
los logros alcanzados. Tambien telibraras delaexcesiva tensi6n decada dia
y seras mas productivo yeficiente. Encontraras mas horas disponibles para
la recreaci6n y el descanso, y para estar con tu familia.
Administrar el tiempo, no esponerse una" camisa defuerza" queobliga
acumplirun horario; ni es.rigidezcon uno mismoyconlosdemas, tampoco
setrata deimponerse miles de cosas cadadia, sino de realizar las cosas con
libertad, creatividad, responsabilidad y actitud de paz.
"iC6mo seme ha ido el tiempo!"
"E! tiempo esoro"
"E! tiempo vuela"
"E! tiempo 10resolved todo"
"iNo tengo tiempo!"
"iEl tiempo esun tirano!"
"AI que madruga, Dios Ieayuda"
C A P I T U L O I I
A n al i s i s d e l a
d i s t r i b u c i 6 n
d el t i em p o
"Enseflanos a contar nuestros dias de tal manera que traigamos al
coraz6n sabiduria" (Sa!. 90.12).
El primer paso para administrar efectivamente el tiempo esanalizar la
manera en que usamos este recurso. Es probable. que una persona este
satisfecha con laforma en que invierte suvida, pero tambien esprobable su
insatisfacci6n porque Ieparece que esta malgastando su tiempo en cositas
sin importancia. ~C6mo hallar entonces espacio para hacer todo 10quedebo
hacer? ~que dejar de lado? 0 ~c6mo establecer prioridades en el uso del
tiempo?
Existen tecnicas para analizar el uso del tiempo; una de ellas es la
bitacora, que consiste enhacer un inventario detodas lasactividades que se
realizan diariamente desde que uno selevanta delacama hasta el inicio del
descanso, incluyendo las actividades sencillas.
Sin un registro detallado de las actividades, no esposible saber en que
yc6mo seemplea el tiempo. Lasestimaciones quesuelen hacerse del tiempo
quelasactividades diarias demandan, por 10general, son sorprendentemente
inexactas: se sobrestiman el tiempo empleado en algunas actividades y
subestiman enotras. DealIi que sin un registro preciso, setiende ajustificar
la incapacidad de realizar las cosas.
La bitacora ayuda a identificar cuanto tiempo representan las
interrupciones 0los factores externos, ycuanto tiempo hasido desperdiciado
por la propia persona, digamos por indecisi6n, postergaci6n 0 por no
delegar funciones adecuadamente. Labitacora esun instrumento util para
planear lasactividades con eficacia ypara revalorar lasprioridades. Veamos
el siguiente caso que ilustra laconsecuencia delafalta deanalisis del uso del
tiempo.
Ines debia presentar, a las once de la manana del dia siguiente, un
informe estadistico completo del alumnado del colegio. Ella calculaba que
el informe estaria terminado si trabajaba hasta lamadrugada y si J enny, su
secretaria, hacia el mecanografiado entrenueveydiez ytreinta delamanana.
J enny efectivamente termin6 demecanografiar alahora prevista, pero enla
revisi6n seencontr6 con varios errores que obligaban lamodificaci6n del
documento.
Desesperada Ines llam6 ala Unidad Departamental deEducaci6n, para
solicitar postergaci6n del plazo depresentaci6n del informe. Lasituaci6n
provoc6 una nueva trasnochada deInes. Obviamente lasuposici6n deque
larevisi6n del informe tardaria "un minuto" no tenia fundamento.
La mayoria de las personas que no han calculado bien el tiempo
requerido para una tarea, ha tenido experiencia parecida con Iiconsi-
guiente modificaci6n de sus planes. Por ello, es muy util hacer uso
frecuente-recomiendo cadados 0tres meses:""delabitacora para una exitosa
administraci6n del tiempo. La bitacora es una herramienta que ayuda
analizar ladistribuci6n del tiempo.
Para elaborar una bitacora, sedebeescoger un dia dpico de actividades
corrientes, luego anotar todas lasactividades desde laprimera hora como se
ilustra en el Formato 1. En lacolumna delaizquierda seregistra lahora en
que la actividad es realizada, en la segunda la actividad especifica, en la
tercera columna las actividades son agrupadas por areas y en la cuarta se
registra la evaluaci6n de cada area incluyendo el calculo porcentual del
tiempo usado encadauna deellasrespecto alas 24horas queequivale all 00%
del tiempo diario. EI cuadro siguiente ilustra laagrupaci6n deactividades
segun categorias 0areas.
Comer
Dormir
Vestirse, asearse, arreglarse
Transport. al centro de trabajo 0estud.
Hogar/labores domesticas Cespecificar)
2. Centro de trabajo
o de estudios:
Tiempo que contra/a:
Proyectos importantes
Trabajos derutina
Descansos
Lectura, investigaci6n bibliografica
Descansos
Horas de trabajo 0 de clases. Pricticas
Tiempo que no contra/a:
Interrupciones telef6nicas
Visitasinesperadas
Sesiones
EI jefe
Lossubordinados
Monografias
Paralizaciones
Otros
Devocionales
Cultos
. Sesiones de equipo
CBU
Celula, etc.
Lecturas
Seminarios,
Conferencias, etc.
6. Recreaci6n
7. Tiempo libre
8.0tros
Esimportante ser absolutamente honesto enlabitacora. Por ejemplo,
si uno duerme seis 0 nueve horas diarias, debe registrarse exactamente el
tiempo empleado; si uno pasaveinticinco minutos diarios contemplando las
estrellas 0tres horas con laenamorada 0frente allY, debe registrarse asi.
Labitacora esuna herramienta deuso personal, denada serviria el registro
de10que debi6 hacerse envez de10que realmente sehizo. Lavalidez deesta
herramienta depende delacalidad de lainformaci6n registrada.
Para calcular las horas, los minutos deben ser divididos entre 60y el
resultado seraen horas deactividad. Una vez completada labitacora, el dia
corriente puede ser graficada en un torta de porcentajes. Para hallar los
porcentajes, las horas semultiplican por 100y luego sedividen entre 24.
Este esun ejercicio sorprendente, aunque un poco trabajoso.
Los resultados delabitacora aveces pueden provocar desmimo, pero
tambien pueden generar actitud reflexiva enrelaci6n al uso del tiempo: ~en
queactividades seemplean lamayor parte delahoras? ~aque areas pertenece?
~quecorresponde hacer para cambiar?
2.08
9.71
1.38
\
4.16
5.21
'\
1.04
4.20
'"
1.75
1.04
10.42
10.41
2.42
8.30
7.63
1.83
Distrib. detiempo Eval.
Hora Actividadesrealizadas diario segunbitacora en
enhoras/dias %
6:00 Melevante, baneyvesti COMER 2.50 10.41
6:30 Hice mi devocional
6:45 Comprepan parael desayuno DORMIR 6.84 28.50
7:00 Tome desayuno con lafamilia
7:15 Busqueellibroquemeprestaron VESTIRSE 0.58 2.42
7:30 Escribi lajustificaci6n deinasis- TRANSPORTARSE 1.83 1.83
tencia al colegio demi hijo
7:45 Sali al trabajo
8:00 Ingreseal centro detrabajo. PROYEC. IMPORT. 2.00
7.63
Atendi los mensajes
te1ef6nicos, imparti instruc-
ciones ami secretaria
9:15 Llamepor teIefono. TRAB. DE RUTINA 2.50
8.30
9:45 Examinelacorrespondencia INTERRUPCIONES 0.25 10.42
Y prepare respuesta
10:15 Tome cafeymeavisaron sobre VISITAS 0.42
1.04
10:30 Participe en lajunta de SESIONES 1.25
1.75
coordinaci6n
11:45 Mevino abuscar un vendedor
J EFE
0.50
5.21
delibros
12:00 Revisee1informe anual
Distrib. de tiempo Eva!.
Hora Actividades realizadas diario segun bitacora en
en Horas/dias %
1:00 Fui aalmorzar con mis DEVOCIONAL 0.33 2.08
companeros detrabajo
2:00 Llame ami esposa IGLESIA 1.00 1.38
2:15 Me llam6 mi jefepara conversar
2:45 Dicte ala secretaria los FAMILIA 2.33 4.20
,~
memos y cartas
3:15 Me hablaron por telefono LABOR. DOMEST. 0.25 9.71
3:30 Revise con el contador el AUTOREALIZACION 0.42 1.04
balance anual
4:30 Me visit6 un companero RECREACION 1.00 1.75
,
4:40 Ordene mi escritorio 4.16
4:55 Lei una revista
5:05 Son6 el telefono era mi hijo para
pedirme que Iecomprara unas cosas
5:10 Sali del trabajo
5:15 Estuve en el centro
6:15 Fui acasa en micro
7:15 Cene con la familia
8:15 Converse con mi esposa
8:30 Lei un cuento a Dan
9:30 Termine el borrador del informe
ala Iglesia
10:00 Vi TV.
11:00 Me lave los dientes
11:05 are
11:10 Dormi
Total
24.00 100.00%
Otra manera muy sencilla de analizar la distribuci6n del tiempo es
registrando las actividades de acuerdo alas diferentes areas de lavida, como
se ilustra en el formato siguiente:
Empleo del tiempo en una semana
Registra todas las ocurrencias de la semana (negocios, iglesia, vida espiritual,
deporte, familia, etc.)
Actividades/ Area Muy poco Suficiente Demasiado
Reuniones de negocios x
J untas de la iglesia x
Devocionales personales x
Tiempo con mi esposo(a) x
Interrupciones telef6nicas x
en el trabajo
".
Transporte x
Ver TV y videos x
Coser/tejer x
J ugar con los ninos x
CeIula de oraci6n x
Ayunos y oraciones x
personales
Superaci6n profesional x
Lectura de libros cristianos x
Dormir x
Comer x
Tiempo libre x
Planificar x
Evangelizar alos compa- x
neros detrabajo/ estudio
Visita a parientes yamigos x
Se llama 'ladr6n del tiempo' a cualquier actividad controlable, que
impida 0 retrase el esfuerzo para poder cumplir con latarea 0 trabajo.
Puede seruna actividad quedemande mucho tiempo 0reditue una labor
que se ejecuta por obligaci6n, pero que no contribuye al logro de los
objetivos. Las interrupciones reiteradas, las sesiones largas, las labores de
rutina que podrian ser delegadas; asimismo laimprovisaci6n ylatendencia
apostergar tareas hacen percler tiempo. Por esoesimportante examinar el uso
ydistribuci6n deesteeidentificar los ladrones que muchas veces seocultan
bajo el disfraz de actividades legitimas. Identificados estos ladrones, no
queda sino eliminarlos especialmente cuando se trata de actividades
controlables. Las que no pueden ser eliminadas, como las reuniones
convocadas deemergencia, forman parte del trabajo que realizamos aunque
nos desvian de nuestro programa deacci6n.
En relaci6n a los ladrones del tiempo, Myron Rush se refiere en los
terminos siguientes: "El tratar deeliminar alos ladrones del tiempo, puede
ser una experiencia frustrante. El perder el tiempo no esalgo que suceda por
que si, esalgo que nosotros permitimos que suceda. En la mayoria de los
casos esel resultado decultivar malos habitos desuempleo. El aspecto mas
dificil deemplear bien el tiempo esel deeliminar lasmalas costumbres. No
obstante con paciencia ydedicaci6n para aprovechar el tiempo al maximo,
Ud. puede volverse experto en el uso del tiempo".
El siguiente ejercicio permite identificar alos ladrones del tiempo. El
lector puede sefialar los que mas problemas Iecausan de acuerdo con su
bitacora y afiadir otros que no estan incluidos en Ialista.
Esun gran problema:
siempre a menudo raras veces
PLANEACION
( )
1.
Meolvido deplanificar pequefios detalles.
( ) ( )
2. No cuento con un horario diario.
( ) ( ) ( )
3. Tengo prioridades poco precisas 0
( ) ( ) ( )
cambiantes.
4. Tengo crisisdeadministraci6n personal.
( (
5. Poseorestricciones detiempo no
( (
autoimpuesto.
(
6. Tengo metas demasiadas ambiciosas y
estimaciones detiempo poco precisas.
)
7. No tengo objetivos ni metas para mi vida.
8. Mefaltamotivaci6n parautilizar mejor
( )
mi tiempo.
( ) ( )
9. No aprendo delosfracasosexperimentados.
ORGANIZACION
10. Dejo inconclusas lastareas.
11. Delego demanera poco efectiva.
12. Soydesorganizado yj 0desordenado.
13. Duplico esfuerzos enmi trabajo.
14. Asumo responsabilidad yautoridad,
no definidas con precisi6n.
15. Llevomuchas asignaturas 0me
reporto amuchos jefesenel trabajo.
16. Buscocosasextraviadas 0traspapeladas.
17. Deseohacerlo todo yomismo.
)
( )
( )
( )
( )
( ) )
( )
( )
( )
( )
( )
Administraci6n del tiempo
Distribuci6n del tiempo
Esun gran problema:
Esun gran problema:
EJ ECUCION
siempre a menudo raras veccs
TOMADE DECISIONES
siempre a menudo raras veces
18. Siento incapacidad pararesolver conflictos.
( ) ( )
( ) 37. Tornodecisionesapresuradas.
( ) ( ) ( )
19. Tengo dificultades paraadaptarme alos
( ) ( ) ( ) S8. Tengo indecision y postergo mucho.
( ) ( ) ( )
cambios.
39. Poseocarencia dedatos para mis
( ) ( ) ( )
20. Medejo envolver por losasuntos rutinarios.
( ( ) ( )
responsabilidades.
21.
Tengo mala memoria, y faltade (
( ) ( ) 40. Dependo dedecisiones colectivas.
( ) ( ( )
concentracion entareasdeterminadas.
41. Soyperfeccionista.
( ) ( ( )
22. Soy muy lento en laejecucion delas
( ) ( ) 42. Soy incapaz dedecir "NO" cuando me
( ) ( ( )
actividades rutinarias.
ofrecenresponsabilidades.
23. Emprendo actividades queno puedo ) ( )
( )
43. Poseoinformacion incompletacuando
( )
culminar.
debo tomar decisiones.
24. Hago latareaequivocada alahora
( ) ( ) ( )
equivocada.
25. Enfrento situaciones criticas por falta
( ) )
(
OTROS
deplaneacion.
44. Veo mucha TV.
26. Cometo frecuentes errores dedesempefio.
( ) ) (
45. No tengo energiasuficiente para
trabajar.
46. Siento amenudo depresion.
CONTROL
27. A menudo meinterrumpen telefonicamente.
( ) ( ( )
28. No sehasta donde hellegado en mi
( ) ( ) ( )
autorealizacion.
SOLO PARAAMAS DECASA
29. Mefaha autodisciplina enmis actividades. ( ) ( ) ( )
48. Planeo demanera deficiente lascompras )
30. Tengo demasiados intereses.
( ) ( )
( )
diarias ysemanales.
31.
Espero mucho tiempo alaspersonas
( )
( ) ( )
49. No planifico lascomidas.
( ( )
impuntuales.
50. Realizolaboresquelosdemasmiembros
( ( )
delafamilia podrian hacer.
51.
Asisto afrecuentes citasfamiliares (conla
( ) ( ) ( )
COMUNlCACION
familia 0eI medico).
32. Asisto amuchas sesionesdetrabajo.
( ) ( )
( )
52. Meinterrupen muchos losnifios.
( ) ( ) ( )
(iglesia, universidad, CBU, comite debarrio).
53. El transporte delosnifios medistrae
( ) ( ) ( )
33. Recibo comunicacion insuficiente 0confusa. ( ) ( ) ( )
mucho.
34. Tengo incapacidad para escuchar.
( ) ( ) ( )
54. Tengo incapacidad para decir "NO" alos
) )
35. Megustaconversar demasiado con las
( )
( ) ( )
ruegos insistentes.
personas.
36. Participo enconversaciones difusas. ( )
( ) ( )
(continua)
24
25
EI cuadro precedente nos muestra quehay entonces factoresexternos (E)
y personales (P) que nos hacen perder el tiempo. Los primeros estin fuera
de uno, tales como las llamadas telef6nicas, visitas, ruidos, etc. y los
personales son losque estan enuno mismo, como lafalta deautodisciplina,
desorden enel escritorio 0enel dormitorio, lentitud, etc. Lamayoria delas
personas tienden aatribuir alos factores externos como causantes principales
de laperdida de tiempo. Sin embargo, si estas causas estan en uno mismo;
esdecir si uno mismo constituye el problema, entonces sepuede hacer mucho
por cambiar lasituaci6n. Si el anaIisis deladistribuci6n del tiempo muestra
que los problemas son personales, entonces lasoluci6n estaen manos dela
propla persona.
E! cuadro sirve tambien para identificar los ladrones del tiempo que
causan los mayores problemas y determinar lacantidad de horas perdidas
o la cantidad de horas que debe haber sededicado alas diferentes acti-
vidades.
Realizado el diagn6stico, esposible proponer soluciones al problema
con lamayor creatividad yrealismo. Luego, corresponde poner en practica
las soluciones en perspectiva de lograr eficiencia en el trabajo, como
profesional, estudiante, pastor, 0ama de casa.
Ladrones mas problematicos Horas Causas Soluciones
del tiempo robadas
1.
2.
3.
4.
.
5.
EI habito de postergar es muy diflcil de vencer, pero no imposible.
Veamos la historia de un campesino antes deabordar este tema.
"Mariano anunci6 a su esposa que al dia siguiente iba a arar. Muy
temprano empez6 dando decomer alos bueyes, pero descubri6 que uno de
ellos estaba enfermo; sedispuso entonces ir al pueblo acomprar medicinas.
En el camino sedio cuenta deque unos cerdos del vecino sehabian metido
al sembrado de papas, tuvo que detenerse para sacarlos.
Descubri6 que las papas ya estaban listas para la cosecha. De pronto
record6 quesuesposa necesitaba lenaydejando laspapas fueenbusca deesta.
Aillegar acasavio que lasgallinas habian salido del gallinero yfuetras ellas
hasta encerrarlas de nuevo. Cuando la ultima entr6 ya era de noche y
Mariano ni siquiera habia tocado el arado".
~Hasexperimentado un diaasi, detotal frustraci6n con postergaciones
sucesivas?
Lapostergaci6n no siempre sedebe alapereza, sino afactores diversos
como el temor. Laspersonas pueden hacer ciertascosassinesforzarsedemasiado
ycumplir con sus responsabilidades, pero tambien muchos encuentran muy
diflcil iniciar las actividades y terminarlas tal como sepropusieron.
Supongamos que ellector se ha fijado una meta, con fecha y hora:
empezar atrabajar enel proyecto "x" ellunes 15alas 8.45 delamanana. Llega
el momento, pero sesiente no estar preparado y dice: "creo que primero
tomare otra taza de cafe, eso me ayudara asentirme bien".
Transcurridos quince minutos, continua tomando cafe, contemplando
el espacio, sin sentirte dispuesto aempezar el trabajo. De pron.to recuerda
queIetoca dirigir el estudio biblico enlaiglesia. Para justificarse sedice: "no
estoyevitando una tarea desagradable, despues detodo, preparar un mensaje
no esdel todo faci!" El tiempo transcurre, ya son las 10.15 dela manana:
"creo que no podre empezar el proyecto yaquemi reuni6n empieza alas 11.
Seria mejor utilizar el tiempo que queda en ir allamar por telefono".
Sabe10que tiene quehacer, ysabedelaimportancia delaactividad para
la cual seha asignado tiempo suficiente para efectuarla. Sin embargo, no
consigue empezar. Deser esteel caso del lector, esta frente auno de105mas
diflciles problemas del tiempo: lapostergaci6n. Una manera deevaluar la
propensi6n apostergar las cosas esaplicando el formato siguiente:
Administraci6n del tiempo Distribuci6n del tiempo
Fo r m at o 5 Total de respuestas: x4 x3 x2 xl
Cociente depostergaci6n Calificaci6n total: + + +
Siempre Frecuente Devez Nunca
enenando
Si el cociente depostergacion es:
1.
Invento razones ybusco excusas
( ) ( ) ( ) ( )
Menos de20 : no existe el problema de lapostergacion solo se
parano atacar un problema diflcil.
presenta ocasionalmente.
2. Necesito quemepresionen para
( ) ( ) ( ) ( ) De 21 a 30 existe el problema de lapostergacion aunque no es
ponerme atrabajar enuna tareadificil. severo.
(
Mas de 30 el problema de lapostergacion es frecuente y severo.
3. Procuro evitar 0retrasar disimulada-
( ) ( ) ( ) )
mentelas tareasdesagradables.
Una manera de determinar que seposterga eshaciendo una lista que
4. Hay demasiadas interrupciones y
( ) ( ) ( ) ( )
luego debe ser analizada cuidadosamente. El ejercicio siguiente esuna ayuda
crisis quemeimpiden llevar acabo
para esteefecto:
mistrabajosimportantes.
( ) ( ) ( ) ( )
Tareas que habitualmente postergo:
5. Evito lasrespuestas directas cuando me
presionan paratomar una decisi6n
desagradable.
6. Descuido el avancedeplanes
( ) ( ) ( ) ( )
Otras tareas que recuerdo haber postergado:
importantes deacci6n.
7. Delegolastareasdesagradables,-en
( ) () ( ) ( )
lugar dehacerlas yo.
Compara ambas respuestas. Hienen alguna caracteristica en comun?
8. Programo lostrabajosimportantes
( ) ( ) ( ) ( )
~predominan ciertas actividades? mres propenso apostergar las cosas que
paralasultimas horas del dia0los tienen que ver con dIculos matematicos 0conflictos personales?
llevoacasaparalasnoches.
Lamayoria delaspersonas pospone lastareas queIeparecen demasiado
9. Heestado demasiado cansado, nervioso, (
) ( ) ( ) ( )
grandes, diflciles 0 simple mente desagradables. Sin embargo, aun los
molesto0indispuesto pararealizar las
proyectos mas complejos estan constituidos de tareas simples_ Por eso, es
tareas diflciles pendientes.
recomendable dividir el trabajo en tareas menores y empezar con las mas
faciles.
10. Antes deempezar un trabajo diflcil,
( ) ( ) ( ) ( )
Se puede comenzar dedicando a estas solo veinte minutosdiariol.
megustaqueestelimpio mi escritorio.
(continua)
transcurrido los cuales podrian ser abandonadas sin remordimiento.
28 29
Progresivamente debe incrementarse el tiempo asignado aesetrabajo. Esta
tecnica pudo haber ayudado aMariano quien quiso hacer todo en un solo
dia y termin6 postergando su prop6sito de arar latierra.
Larecomendaci6n deJ ack Ferner ensulibro tituladoAdministraci6n del
tiempo como recursa es: "Si un trabajo te parece demasiado dificil, puedes
atacarlo empezando por laparte mas faci!. Si triunfas enel primer paso, esto
tedara mas confianza para comenzar lassiguientes. A veceslastareas parecen
dificiles por ser poco comunes, si eseestu caso, no dudes en solicitar ayuda.
Leeeuanto puedas del tema, pide aalguien queteensene aoperar lamaquina
o averigua como han resuelto otros un problema similar.
Si estas posponiendo algo por ser desagradable (disculparse por un
error, pedir un prestamo, platicar con una persona que no esta cumpliendo
bien con sus funciones, orar por alguien con quien no te llevas bien, etc.)
piensa en las consecuencias que puede ocasionar postergarlo. El evitar las
actividades desagradables no haee que desaparezcan, tarde 0 temprano
tendras que afrontarlas; ademas tienden a volverse mas desagradables a
medida que transcurre el tiempo".
Serconsciente del precio delapostergaci6n puede ser un incentivo para
laacci6n. Por mas grande, dificil 0desagradable que sealatarea, podemos
ayudarnos psico16gicamente al pensar en cuan bien nos sentiremos al
concluirla.
iAnimo! pi ensaenlasatisfacci6n quesentiras euando hayas terminado
de pintar tu dormitorio, 0 euando te hayan curado toda tu dentadura 0
euando hayas concluido de escribir la carta y la hayas enviado a su
destinatario.
Heaqui algunas clavespara hacer frente alaamenaza delapostergaci6n:
Deddete aactuar enun tiempo limite, dejadepreocu parte por otras
cosas y practica la disciplina.
Comparte aalguna persona acerca del proyecto que emprenderas 0
de la tarea dificil que te has propuesto para este meso Es mas
complicado dar excusa alos demas que auno mismo.
Instalate enun lugar enel que puedas continuar avanzando una vez
que hayas decidido empezar, apartate de las distracciones 0 in-
terrupciones.
Pidea alguien que trabaje contigo; esto muchas veces facilita yhace
menos aburrido el trabajo.
Preparate para un trabajo dificil haciendo acopio deinformaci6n y
eligiendo el momenta en que tesientes mas descansado y con mas
energias.
Premiate a10largo del camino. Por ejemplo, si hoy trabajas hasta
lamedia noche podrias levantarte tarde manana, 0quizas ir aalg{ln
lugar especial si terminas laprimera etapa de tu proyecto.
Analiza yrecuerda: "Ladificil es10quepuede hacerseinmediatamente,
10imposible es10que toma un poquito mas tiempo" (Santoya).
El analisis del tiempo es un proceso continuo, puesto que en lavida
siempre enfrentamos nuevas situaciones. Esnecesario revisar lasactividades
e identificar a 10s ladrones que quitan mas tiempo 0 las actividades que
tendemos aposponer.
Sin embargo, antes de "hacer mas" 0de cambiar habitos enraizados,
debemos considerar laspresiones que seoponen aque seproduzcan cambios
efectivos.
C A PITU L O III
L a a u t o e v a l u a c i o n
m a r c a l a d i f e r e n c i a
"Es import ante que averigue como esUd., yque conozca sumanera de
ver lavida. Aceptese asi mismo y sus dotes. iDios 10hace!" (Dayton).
Todos somos personas completas, cada uno denosotros somos unicos,
tenemos una vida diferente, una historia diferenteyvivimos una situaci6n
diferente. A pesar de que todos hemos sido equipados con cualidades,
aptitudes yhabilidades ytenemos necesidades quesatisfacer: comida, ropa,
vivienda, descanso, seguridad, amar y ser amados, ser respetados,
autorealizaci6n. etc. Asimismo, cadauno asume responsabilidades y retos
en lavida.
Para autoadministrarse esnecesario conocerse auno mismo ysaber de
nuestras cualidades, debiIidades, temperamento, cankter, etc. Es decir, tu
debes conocerte afondo no s610por que no puedes sustituirte, ponerte de
lado 0no puedes escapar deti mismo, sino porque debes buscar ser eficiente.
Es necesario hacer un inventario de los lados fuertes y debiles. En el
siguiente formato hay treintiocho aciertos, deloseuales debes marcar losque
mas seaproximan atus caracteristicas personales; luego senala diez 0 mas
caracteristicas que mejor tedescriben yclasificalas enorden deimportancia.
Administraci6n del tiempo L a autoevaluaci6n marca la diferencia
Despues analiza otros cinco 0mas del gru po restante en los cuales consideras
Marca Asigna Seiiala
puedes mejorar.
Estas madurando yaceptas los
( ) ( ) ( )
Fo r m at o 6
"dolores de cabeza" y sinsabores inhe-
rentes al proceso dedesarrollo.
Autoevaluacion
Te agradan los retos, aim ariesgo ( ) ( ) ( )
defracasar.
Marca las caracteristicas que describen mejor atu persona . Estas bien calificado para
( ) ( ) ( )
Asigna una calificaci6n del 1al 10 segtin 10acentuado de la desempenar tu labor actual.
caracteristica. Tegusta trabajar con la gente.
( ) ( ) ( )
Senala cinco caracteristicas que sean posibles de mejorar. No quedas satisfecho hasta que
( ) ( ) ( )
realizas un buen trabajo.
Marca Asigna Seiiala
Buscas creativamente otras soluciones,
( ) ( ) ( )
Caracteristicas personales:
cuando un metodo no funciona.
Evaluas tus propias necesidades
( ) ( ) ( )
1.
Eres energico ytrabajador. ( ) ( ) ( )
y no eres victima de los demas.
2 . Aceptas el exito con ( ) ( ) ( )
No tienes inconvenientes en hacer con
( ) ( ) ( )
moderaci6n (eres humilde).
tus propias manos 10que necesitas.
3. Aceptas el fracaso con moderaci6n. ( ) ( ) ( )
Tegusta analizar y planear cuidadosa-
( ) ( ) ( )
4. Aceptas laresponsabilidad de
( ) ( ) ( )
mente Ias tareas que has de hacer.
tus errores y malos juicios.
Trabajas bien, pero bajo presion.
( ) ( ) ( )
5. Aceptas Iacritica constructiva.
( ) ( ) ( )
Teagrada trabajar con informes escritos,
( ) ( ) ( )
6. Eres un buen !iderj siervo.
( ) ( ) ( )
cifras, datos estadisticos.
7. Sabes juzgar el caracter de los demas.
( ) ( ) ( )
31.
Tegusta mucho las estructuras
( ) ( ) ( )
8. Eres un buen hijojpadre.
( ) ( ) ( )
organizativas.
9. Reconoces tus propios errores.
( ) ( ) ( )
32. Tienes cuidado acerca de 10que dices
( ) ( ) ( )
10. Eres confiable y honesto.
( ) ( ) ( )
de los demas.
11.
Te gusta trabajar en equipo.
( ) ( ) ( )
33. Tus antecedentes academicos son
( ) ( ) ( )
12. Prefieres trabajar solo.
( ) ( ) ( )
excelentes.
13. Tienes buen sentido de humor.
( ) ( ) ( )
34. Tienes una buena experiencia de
( ) ( ) ( )
14. Com partes exitos y logros de la familia,
( ) ( ) ( )
vida cristiana y sigues creciendo.
amigos y companeros 0 hermanos.
35. Eres cuidadoso con tu persona y tus
( ) ( ) ( )
15. Sabes controlar tu caracter.
( ) ( ) ( )
pertenencias.
16. Tienes motivaciones.
( ) ( ) ( )
36. Tienes una personalidad agradable.
( ) ( ) ( )
17. Te deprimes facilmente.
( ) ( ) ( )
37. Sabes que quieres y generalmente
( )
( ) ( )
18. No buscas salir siempre con la tuya.
( ) ( ) ( )
10consigues.
19. Puedes aceptar alos demas, incluyendo
( ) ( ) ( )
38. Buscas la voluntad de Dios y no tu
( ) ( ) ( )
alos ninos y aIas personas cuyos valores
pro pia voluntad.
son diferentes a los tuyos.
(continua)
34 35
Administracion del tiempo
L a autoevaluaci6n marca la diferencia
A continuaci6n, presento una delasmejores ayudas para auto-evaluarse, Bajo Medio Alto
tornado dellibro El Ejecutivo Eficaz deAuren Uris.
( ) ( )
Este formato sirve para evaluar las habilidades del Hder de cualquier 10. EI mantener buenas relaciones con susupe-
( )
organizaci6n. Divide las actitudes ejecutivas en tres categorias basicas:
rior: comportarse enforma amistosayen
actitudes referidas alas relaciones humanas (trabajar con subordinados y
manera practica ensutrabajo con sussuperiores.
( ) ( ) ( )
mantener buenas relaciones con los superiores); actitudes relacionadas con
11. Emplear el tiempo con eficacia: poder
lahabilidad administrativa (control del papeleo ycontrol eficaz del tiempo);
aprovechar lossesentaminutos detrabajo
cadahora.
yactitudes relacionadas conhabilidades personales (memoria, concentraci6n).
12. Laadopci6n dedecisiones: arribar auna
( ) ( ) ( )
Formato 7
decisi6n 16gicay adherirse aella.
( ) ( ) ( )
13. Planeamiento: desarrollar unprograma de
acci6n para cumplir una metadefinida.
( ) ( ) ( ) Grafico delaevaluacion de habilidades
14. Control del paralelo: mantener la
circulaci6n decomunicaciones entre
Bajo Medio Alto oficinas, informes ypartes semejantes,
desdesu escritorio yviceversa.
( ) ( ) ( ) 1.
Empleo del experto: obtener informaci6n,
( ) ( ) ( )
15. Tener informaci6n: descubrir informacion
opiniones eideas depersonas bien informa- necesariaparaprogresar enel trabajo.
( ) ( ) ( )
das dentro delacompania y fueradeella. 16. Delegacion: responsabilizar asus
2. Reputacion: hacerseconocer, crear un
( ) ( ) ( )
subordinados por algunas desus
nombre favorableparausted mismo yla actividades, aunque reteniendo el control
compania. delasituaci6n.
3. Motivacion: procurar quesupersonal
( ) ( ) ( )
17. Soluci6n deproblemas: resolverlas
( ) ( ) ( )
entienda sus instrucciones ylassiga. situaciones diflciles queafectan laeficacia
4. EI impartir informacion: hacerseentender
( ) ( ) ( )
del trabajo.
por subordinados ysuperiores. 18. Graduar el consumo deenergias
( ) ( ) ( )
5. Evaluacion delagente: evaluar al individuo
( ) ( ) ( )
personales: trabajar aun ritmo envirtud del
afindepoder establecer buenas relaciones cual pueda terminar el dia sin fatiga.
( ) ( ) ( )
ymejorar eI trabajo. 19. Concentracion: estar capacitado para
6. EI trabajar consubordinados: establecer
( ) ( ) ( )
concentrarse enuna tareadada.
relaciones cordialesyeficacesconaquellos 20. Memoria: recordar acontecimientos,
( ) ( ) ( )
quetrabajan parausted.
( ) ( ) ( )
incidentes, ideas, planes 0promesas.
( ) ( ) ( )
7. Entrevista: hablar con lagentecaraacara. 21. Fijacion dehorarios personales: cumplir las
8. Escuchar: saber por laconversacion deotros
( ) ( ) ( )
metas que sehabia trazado ensutrabajo
como piensan y sesienten.
( ) ( ) ( )
mediante el uso eficaz desutiempo.
9. EI obtener colaboracion: motivar alagente
para quesepliegue austed afin dealcan-
zar metasdepartamentales.
(continua)
36
37
Otro metodo paradescubrir nuestras potencialidades espregunt':mdonos
"~quien menecesita ypor que?" EI siguiente ejercicio teayudara enestatarea.
Primero, escribe los nombres de las personas que te necesitan (padres,
esposa( 0), hijos, hermanos, amigos, etc.) Despues escribe 10queesaspersonas
necesitan de ti, piensa en rasgos especificos y capacidades tuyas.
Mi equipo de eBU a algiin equipo
de trabaja de iglesia a ministeria:
Otras (club, amigas,parientes,
vecinas, etc.):
Anota diez delascosasquetehacen especialmente infeliz, queno tegusten
oqueconstituyen severaslimitaciones en tuvida:
Mehacen infeliz: Estas
!as
puedo Estas no
!as
puedo
cambiar cambiar
1.
- - - - - - - - - - - - -
2 .
- - - - - - - - - - -
3.
- - - - - - - - - - - - -
4.
- - - - - - - - - - - - - -
5 .
- - - - - - - - - - - - -
6.
-----------
7.
- - - - - - - - - - - -
8.
- - - - - - - - - - - -
9.
- - - - - - - - - - - - - -
10.
-------------
Suponiendo que moriras dentro de seis meses, tu salud, tu situacion
economica y tus dotes permaneceran como hasta hoy ~que harias en esos
meses?
Leecon cuidado 10que escribiste. ~Cambiaras por completo tu vida 0
continuara como esta?{setome repentinamente urgente 0importante 10que
no has logrado realizar? Este cuadro tambien mostrara 10 que es mal
importante 0prioritario para ti.
Esimportante para todos saber cuales son nuestras cualidades ycomo
usarlas efectivamente. Al mismo tiempo, necesitamos enfrentarnos con el
hecho de que hay cualidades que no tenemos, sin que esto nos haga sentir
inferiores. EI Senor estuvo tan satisfecho con el siervo que tenia dos talentos,
como con el que tenia cinco (Mt. 25.23).
Describe en pocas palabras, tus caracteristicas personales, evitando
sobreestimarte 0subestimarte. EI proposito deesteformato no esimpresionar
anadie.
b. Caracteristicasemocionales(estabilidademocional, ansiedad, miedo, depresi6n,
optimismo, seguridad, sobriedad, etc.)
c. Caracteristicas intelectuales (rigidez0flexibilidad demente, rapidez, lentitud
mental, lectura, einvestigaci6n, facilidad para, etc.)
d. Caracteristicas academicas(responsabilidad, disciplina, puntualidad, h:ibito
delectura einvestigaci6n, facilidad para escribir, etc)
e. Caracteristicas laborales (capacitaci6n parael trabajo, cargo 0 nivel enla
organizaci6n, evaluaci6n detu trabajo, seguridad laboral, satisfacci6n enlos
logros, superaci6n personal u ocupacional).
f. Caracteristicas sociales (aceptaci6n a los demas, confianza en otros, saber
escuchar ycomunicar, amabilidad, timidez seguridad, facilidad paraganar
amigos, etc.)
g. Caracteristicas espiritualeseticas (honestidad, integridad depalabra y hecho,
comprensi6n, generosidad, mentira, egoismo, envidia, orgullo, etc.)
Otra manera deevaluarse esidentificando como nos perciben losdemas.
Pideatrespersonas quellenen el formato queaparecemas abajo. Laspersonas
que realizan esta practica a menudo se sorprenden por las diferencias que
descubren entrela ideaquetienen desi misma ylaquetienen losdemas. Aveces
estas diferencias resultan molestosas, pero si los demas acman en forma
constructiva, pueden ayudarte atener una imagen realista deti mismo.
Quienme Caracteristicas que mejor Caracteristicas que debo
describe me describen mejorar
PAREJ A
J EFE
AMIGO
C A P I T U L O I V
P l an i f i c a t u
t i em p o
"AI hombre Ie toca hacer los planes, y al Senor dirigir sus pasos"
(Pr.16.9)
Al hablar deplanes, tenemos quepartir delapremisa segun lacual Dios
tiene un plan perfecto para cada uno de nosotros (J er. 29.11).
Podriamos entenderlo mejor si imaginamos que opinaria Dios al
comparar nuestra vida actual con su plan. Entonces, la clave es ajustar
nuestra vida para estar en concordancia con sus planes y con seguridad
alcanzaremos el triunfo en todo 10que emprendamos.
J ohn W. Alexander en su obraAdministrando nuestro trabajo enfatiza
que: "Dios esel planificador por excelencia. Suplan fuedisenado desdeantes
del inicio del tiempo (lP. 1.20; Ef. 1.9-12). EI Espiritu Santo planea tanto a
largo como a corto plazo.
Lo limitamos cuando asumimos que opera unicamente por capricho
impulsivo. E1tiene un plan para cadavida. Nuestro privilegio espedir suguia
al fijar objetivos, metas y patrones en armonia con su plan. Iniciar el ano,
semana 0 dia sin esforzase en planear como EI nos dirige, es una pobre
mayordomia del tiempo y energia.
Una vez que se formula el plan espedfico, 10 ejecutamps siempre
conscientes que si EI escoge denegarlo, somos subditos sumisos ante su
prerrogativa divina".
Nadie pensaria en edificar una casa sin pIanos. EI plano esuna especie
de representacian de como sera la casa cuando este terminada. Planear
significa prepararse para actuar.
En lugar de dejarnos llevar por las circunstancias, debemos planear a
fin de que ocurra aquello que queremos que ocurra. En otras palabras, es
decidir acerca del futuro y no permitir que el futuro nos controle. Cuando
uno planifica su tiempo, puede extender sus manos para dar labienvenida
al futuro y decir que ilo mejor esta aim por lIegar!
En el capitulo II, sehamencionado que el primer paso para administrar
bien el tiempo esevaluar como seutiliza actualmente. EI segundo paso es
planificarlo fijandose objetivos y metas. Es importante considerar que
algunos objetivos tienen quever con 10que queremos ser, en tanto queotros
con 10 que queremos hacer.
Tu sentido personal devalores.
Losdeberes y compromisos para con tu familia, trabajo, amigos y
hermanos de la iglesia.
Tu constitucian fisica yemotiva.
Tus cualidades naturales y espirituales.
EI ambiente que terodea.
Los requisitos de tu profesian u ocupacian.
Al fijar metas tenemos queser conscientes quelascircunstancias pueden
cambiar, y las metas tend ran que adaptarse; por ello debemos ser flexibles.
{Q!leesun objetivo? Esun fin hacia el cual sedirigen las actividades.
Esuna situacian deseable, 0un resultado general quesemide por sucali dad.
{Q!leesmeta? Esun resultado especifico que semide por sucantidad,
enun tiempo determinado. Indica especificamente cuando, cuanto, dande
y por quien seraejecutado.
Necesariamente los objetivos y las metas van unidos en vista de que
cuando sepropone un objetivo, sedebe tambien formular cuando ydande
sequiere realizar.
Debemos evitar simples generalizaciones como: "Ser una buena madre",
ilIaalegria de ser cristiano", "seguridad economica", etc. Todo esto sedebe
precisar enlasmetas y formularlo adecuadamente enlosobjetivos para luego
deejecutarlos responder alas preguntas: {podre decir quehealcanzado 10que
queria?, {como sabresi cumpli mi deseo? {fueron satisfechos mis necesidades
o solucione mis problemas?
Algo muy importante para el exito del plan esel realismo. A veces se
piensa que fijarse objetivos en el tiempo es hacer una "lista de suenos".
Debemos tener encuenta hasta dande podemos actuar, trabajar 0conseguir
10que deseamos con los recursos que tenemos; por tal motivo esindispen-
sableuna exhaustiva evaluacian previa, tanto delapersona, del ambiente de
trabajo 0estudio, situacian familiar, etc. segun el ambito del plan.
A continuacion sepresenta un procedimiento para fijar objetivos y
metas:
a. Hacer, previa oracion al Senor, una lista de las necesidades que se
desea suplir 0dificultades que sequiere solucionar (He. 12.1b).
b. Formular objetivo(s) en respuesta a lanecesidad 0problema.
c. Hacer una lista de las actividades que se deben realizar para
conseguir los objetivos propuesto.
d. Describir los resultados 0consecuencias palpables decada una de
las actividades.
e. Comparar losobjetivos con los resultados esperados, ypreguntarse
{estoy seguro que con todo esto lograre 10que me he propuesto?
f. Enumerar lasmetas. Esdecir, poner fechas yordenar lasactividades
enunciadas en el paso "c" en la secuencia en que serealizaran.
g. Determinar que recursos (gente, dinero, materiales, etc.) son
necesarios para ejecutar las metas, las mismas que conduciran al
logro de los objetivos.
Necesidad:
hablar y escribir ingles para trabajar mejor.
Objetivo:
optimizar mi trabajo en laUniversidad San Martin, manejando e1ingles
norteamericano.
Actividad:
contactarme con un profesor particulary averiguar sobre lasc1asesdeingles.
Resultados:
matricularme durante 10meses, iniciar las c1asesy estudiar ingles.
Objetivo-resultado:
e1resultado final coincide con e1objetivo
Enumerar metas:
asistir ac1aseslos dias lunes, martes ymiercoles decada semana, durante 10
meses apartir de11-4-95.
- Comprar libros y cassettes de acuerdo al pedido del profesor con
$100.00.
- Practicar e1ingles con un amigo dos horas cada fin de semana.
Recursos:
profesor David $200.00, libros, cassettes, revistas, amigo, utiles deescritorio.
En linea con e1ejemplo, formula en hoja aparte objetivos y metas para
mejorar lasituaci6n deJ uan.
J uan esun estudiante universitario que Iegusta dormir de 8a9horas
diarias; pero muchas vecestiene dificultades con sus examenes ycasi siempre
desaprueba cursos. No s6lo duerme bastante sino tambien pasa mucho
tiempo frente alaTV y posterga e1estudio desus cursos para e1final, detal
manera que toda la carga academica seacumula para una sola epoca.
Enumerar en e1siguiente formato, una lista completa de objetivos y
metas para tu vida para el plazo deun aiio en base atu analisis de "yo soy,
puedo ynecesito".
En relaci6n a la planificaci6n, Ted Engstrom, ha seiialado: "AI
planificar tengamos cuidado deno tropezar con laprimera valla: lavoluntad
deDios. Hemos observado yaquenuestro problema mas basico relacionado
con lafalta detiempo, quizas sedebe aque hayamos desalojado a Dios del
centro denuestra vida. Ahora sin embargo, nos encontramos enlaetapa en
donde Dios, apesar de nuestras debilidades, ha escogido trabajar. Nos ha
otorgado ciertos talentos ycapacidades ycadauno deellos originales, yluego
nos ha dado el derecho aescoger nuestro propio sendero".
"Loprimero es10primero". Esteesun dicho que significa queenlavida
debemos decidir prioridades. Sinembargo, no siempre esfkil. El establecer
el orden depreferencia exigequeprimero tengamos objetivos ymetas claros,
ysegundo, que los mantengamos en el orden debido. Los objetivos y metas
no priorizados son inlitiles ysiempre seestaran estorbando entre sl porque
esimposible trabajar simultaneamente enfunci6n delas muchas cosas que
quisieramos lograr en lavida, sabiendo ademas, que vivimos en un mundo
cambiante.
Hay maneras practicas de decidir las prioridades, 0 de disponer los
detalles denuestro sistema devalores. Para cada objetivo debemos hacer las
siguientes preguntas: "~Q!Ieimportancia tiene? ~con que frecuencia debe
hacerse? ~puedeotra persona hacerlo con mas eficacia queyo? ~esparte deuna
tarea mas grande, con laque estoy comprometido? ~queocurriria si esto no
sehace? ~eseste el mejor camino?".
Una manera sencilla yeficaz declasificar lasactividades desde un punto
devista de las prioridades, esaplicando la"tecnica del ABC". En base atu
planificaci6n anterior revisa cadalista cuidadosamente y en forma critica
clasifica los objetivos en prioridades:
a. Debe hacerse: demucho valor
b. Deberia hacerse: demedia no valor
c. Puede hacerse: de poco valor
Si encontramos dos 0 mas objetivos similares debemos unirlos. Los
objetivos quehan deser importantes enel futuro, pueden ser postergado por
ahora. En cambio, sl debemos considerar los objetivos que en verdad nos
interesan ysi contamos con los medios ylacapacidad para alcanzarlos desde
ahora.
Luego clasificamos las metas, empezando por los de prioridad "A",
considerando su urgencia eimportancia. ~Con cfral debemos empezar? ~en
que queremos concentrar nuestros esfuerzos? Asi las metas prioritarias y
demayor urgencia pueden sersubclasificadas como A-I, A-2,A-3, etc. ~C6mo
evaluar los objetivos y metas? Aplicando preguntas como las siguientes:
~Sonvagos 0confusos?, ~son alcanzables?, ~sesabe en que momenta
seran al canzados? etc. No debemos olvidar la importancia de indicar
detalles en las metas para hacer de ellas mas especificas y mas claras.
Consideraciones para Priorizar
1.Importancia intrinseca
Muy importante Importante No tan importante Sin importancia
Absoluta Debe hacerse Q!tizas no seanece- Puede eliminarse
necesidad sario pero tal vez uti! por completo
Analisis deActividades
2. Urgencia
Muyurgente Urgente No urgente EI tiempo no es factor
Debehacerse Debe hacerse Plazo largo.
ahora mismo. pronto. Plazocorto.
"No hacer planes, eshacer planes para fracasar" afirma cierto autor. Es
importante queluego deplanificar logremos plasmar nuestras decisiones en
un documento claro, conciso y ordenado de tal manera que podamos
comprobar los avances y nos sirva como guia de acci6n efectiva.
El formato siguiente contiene un ejemplo deplan deacci6n basico. Si
esnecesario puede afiadirse una columna para fijar costos delaactividad que
nos proponemos llevar acabo.
Limitede
Objetivos y Metas
Recursosnecesarios tiempo
OB]ETIVO:
Organizarmi bibliotecay
archivopersonal.
METAS:
1. Conseguirunlugarymueble
Mueble antiguo 20, 21, 22
apropiadoparaguardarlos
Pintura de
librosy documentosy pre-
Papeles para decorar agosto
pararlosadecuadamenteen
Chinches
enel transcursode3dias.
2. Obtenery estudiarelManual
Biblioteca CBU 23- 30
deMendel Deweydurante
de
unasemana.
agosto
3. Depurar, clasificaryordenar
Folders, papeles, 31 agosto
ladocumentaci6nexistente
plumones, etiquetas, 1,2,3 de
durante4dias.
resaltadores. setiembre
4. Forrar,codificaryclasificar,
Vinifan, etiquetas, 5- 19
loslibrosymanuales,durante
dnta adhesiva, lapiz, de
2semanas.
pluman punta fina. setiembre
5. Prepararlaslistasdelibros,
Papel bond, papel 20-21
manualesydocumentos,
copia y carbon, de
durante2dias.
maquina de escribir, setiembre
corrector, f6lder.
META PRIORIDAD "A"
A-I Conseguirunlugarymuebleapropiado
Tiempo
parabiblioteca.
total
A-2 Clasificarycodificarloslibrosymanuales.
31dias
A-3 Clasificarydepurarladocumentaci6n.
Al planificar eslogico que seformulen primero planes alargo alcance,
luego a mediano y corto plazo. Generalmente los de largo plazo abarcan
cuatro alios 0mas, los de mediano dos atres alios y los de corto un alio 0
menos.
En relacion aun plan alargo plazo, Edward Dayton y Ted Engstrom
recomiendan: "Reserve un tiempo, por 10menos una hora, enfechaproxima,
un tiempo en que puede estar solo y libre de cualquier interrupcion.
Escoja un lugar queIeseacomodo, un lugar que seasociecon lalibertad
y con el pensamiento agradables. Lleveconsigo una libreta y un I.ipiz para
que pueda anotar algunos desus pensamientos.
Ahora mientras ora, eche avolar su imaginacion. Imaginese 10que en
realidad Ie gustaria hacer de aqui a 5 0 10 alios. Suba a un helicoptero
imaginario ysobrevuele el mundo desus suelios. Mire hacia abajo ~queesta
haciendo? ~donde vive? (quienes son sus amigos? (esta casado? (tiene hijos?
(cual essu ocupacion? (que pasa en suvida diaria? (que actividad realiza en
la iglesia? (cuales son sus aficiones? (que cosas Ieproducen satisfaccion?
Qiizas siempre deseo aprender amanejar carro (hubo un libro que quiso
escribir? (queria ser en realidad pastor 0un padre efectivo? (tal vez cumplir
mejor supapel dehijo? (que suelios tiene acerca desuesposa( 0) 0hijos? (que
hacen en esta escena que Ud. contempla desde su helicoptero?
Tome apunte detoda suvision yescriba los objetivos, lasmetas. Vuelva
aleer sus notas, tal vez tenga que perfeccionar sus enunciados".
Con esta guia puedes formular planes para tu vida alargo y mediano
plazo. Intenta hacerlo en las areas descritas, y no olvides considerar los
resultados detus autoevaluaciones.
EI programa es un plan amplio que induye los objetivos, metas,
estrategias y tambien costos afin deconseguir el exito en alguna mision 0
trabajo.
EI programa semanal deactividades es, entonces, un plan deactividades
personales que contiene, entre otros, los siguientes elementos:
Actividades daves.
Proyectos daves.
Personas daves.
Lagran ventaja del programa semanal, esque permite cambiar en el
papel todas lasactividades deseadas yrequeridas para lograr el exito, porque
estos son denaturaleza flexible, seadaptan alas diferentes necesidades dela
gente. Ademas existen guias deprogramacion semanal simples 0dediselios
especiales para necesidades especificas como, por ejemplo, para organizar un
VlaJ e.
Para confeccionar un programa semanal deactividades debemos:
a. Hacer una lista de todas las actividades que pensamos llevar a
cabo durante laproxima semana.
b. Colocar las actividades en un cuadro de distribucion de tiempo
c. Indicar si la actividad sehad la semana que sigue 0 en alguna
otra en el futuro para tener mas seguridad de realizacion.
Laplaneacion diaria esesencial para llevar acabo las actividades que
nos permitiran cumplir con nuestras obligaciones de trabajo, familia,
estudios, iglesia y con nosotros mismos.
Debemos aprovechar cada dia como una gracia que Dios nos otorga
quizas por ultima vez. Alguien dijo: "Soy realmente afortunado, mehasido
dada la riqueza de un dia mas de vida."
Abordar lasactividades diarias sin ningun plan, generalmente origina
demasiado enfasis en las rutinarias y postergacion de las acciones que
permitan lograr proyectos alargo 0mediano plaza.
Mi sugerencia es confeccionar una lista de todo 10que debes hacer y
priorizar tus actividades de lasiguiente manera:
"A". Actividades muy importantes: son lasrelacionadas con Dios; si
HORAS LUN. MAR. MIER.
J UV.
VIER. SAB. DOM.
6- 7
7- 8
8 - 9
9 - 1 0
1 0 - 1 1
1 1 - 1 2
1 2 - 1
1 - 2
2 - 3
3- 4
4 - 5
5 - 6
6- 7
7- 8
8 - 9
9 - 1 0
Metas para cumplir desde................hasta..............
Estrategias para lagrar metas:
tienes cargos en la iglesia 0 alg{J .nministerio, debes senalar aqui las
actividades a ejecutar. No te olvides que Ios deberes eclesiales son mas
importantes que Iosterrenales.
"B". Actividades medianamente importantes: son Ias actividades
exclusivamente personales, Ias cuales las realizaras tambien en tu tiempo
discrecional.
"X". Actividades urgentes: son las actividades que no pueden ser
postergadas; setienen que hacer hoy.
"C". Actividades de poco valor: son amenu do actividades derutina.
Para llevar acabo las actividades de tipo "X" simplemente senecesita
suficiente tiempo flexible.
Elabora un programa para un dia cualquiera.Aparta tiempo suficiente
para actividades de tipo "A" y "X" (reuniones de trabajo 0estudio, cHula,
etc.). No exageres las actividades de esedia, de 10contrario puedes sentir
frustraci6n al no ejecutarlas. Ademas, al preparar un programa diario,
aparta siempre un tiempo flexible para los imprevistos.
Trata deplanificar antes deemprender un diadetrabajo, 0enla primera
hora de laactividad diaria.
El prop6sito de la planeaci6n diaria es mantener en orden tanto las
cosas (documentos, papeles, libros, utensilios decocina, herramientas, etc;)
como la mente. Recordamos de las actividades esenciales sin olvidar las
menores que tambien son importantes.
"La planeaci6n diaria esuno de tus mejores aliados para controlar el
tiempo, yaque evita que Iosincidentes, lagentey lascrisis tecontrolen ati."
Las barreras que dificultan el planeamiento son numerosas. Asi por
ejemplo, el enfasis en las operaciones diarias casi siempre desplaza el
planeamiento. Lanecesidad deresolver hoy lastareas deemergencia posterga
el planeamiento, anadiendo, ir6nicamente, mas emergencias para manana.
En nuestra sociedad modema, enque todos somos interdependientes,
la {mica manera efectiva de vivir es hacer planes con sabiduria para que
podamos actuar de modo conjunto. A menos que seamos bendecidos con
una memoria extraordinaria, la {mica forma de no perder de vista las
Dia Aquien ver Proposito Informacion necesaria Gastos
Viaje
Alojamiento
Comida
Otros
Viaje
Alojamiento
Comida
Otros
Viaje
Alojamiento
Comida
Otros
Viaje
Alojamiento
Comida
Otros
Viaje
Alojamiento
Comida
Otros
Observaciones:
obligaciones que tenemos para con los demas (iycon nosotros!) enel futuro
esanotarlas. Por eso laagenda 0calendario esen verdad una herramienta
muyutil.
Hay divers os tipos deagendas diarias: en forma decuadro, semanales
y mensuales. Existen desde las mas pequenas hasta las mas grandes, en las
cuales seindica el calendario anual, mensual y un croquis en cada pagina.
Mi consejo esqueadquieras una, laquemejor seadecue alas necesidades
detu modo devivir. Enumera las tareas que debes realizar cada dia 0cada
semana en una hoja aparte, luego prioriza de acuerdo ala urgencia y/a
importancia y asignalas un numero 0 una letra. Transcribe la lista a tu
agenda diaria 0 semanal segun sea el caso. No olvides los compromisos
previos que no pueden ser modificados.
Edward Dayton serefiere alaagenda en los terminos siguientes:
"U na agenda repleta puede ser una bendici6n 0una maldici6n, si esta
llenadetodas lascosas queotros quieren quetu hagas, puede ser parati como
una soga alrededor del cuello.
Si por otra parte estallena delascasas que reflejan tus metas enlavida,
pueden ser una defensa insuperable contra todo 10que interfiere en 10que
quisieramos ser y hacer".
Recuerda que laagenda debe reflejar:
Si establecemos 0camprobamos nuestros objetivos y metas.
Si hacemos planes para realizar nuestros objetivos.
Si fijamos lahora decitas futuras quecreemos nos ayudaran allevar
acabo nuestras metas.
EI reconocido consultor Ivy Lee, en una oportunidad dio el siguiente
ymuyvalioso cansejo aun presidente deuna empresa: "Escriba enuna hoja
depapello que tiene que hacer manana.
Ahora enumere esosasuntos enorden deimportancia, manana cuando
llegue alaoficina, comience atrabajar enel asunto No.1 yprosiga hasta que
10complete. Luego tome el No.2 yno hagaotra cosahasta quetermine. Luego
proceda con el No.3 y as! sucesivamente. Si no puede terminar todo segun
el horario, no se preocupe. Por 10 menos habra hecho las cosas mas
importantes sin distraerse en asuntos de menor importancia. EI secreto
consiste en hacer todo esto diariamente; evalue laimportancia relativa de
aquello que tiene que hacer ... establezca prioridades ...escriba su plan de
accion y adhierase ael".
Una manera efectiva de poner en orden las cosas que tenemos para
realizar durante el dia, lasemana, el mes, esanotandolas continuamente en
una lista de quehaceres. Por ejemplo, si tienes una en laque semuestre el
calendario delasemana con un determinado espacio, puedes organizar tu
actividad semanal con items como estos:
Cosas por hacer
- Llevarzapatos ala
renovadora.
Lugares donde ir
- Hospital
Articulos por comprar
-10 focos
Escribir cartas a:
- Mi tio Tom
L1amar por Td. a:
- Sr. Dario Gonzales
Urgencias:
- Informe alaIglesia.
No olvidar que:
- Debo hacer giro amama
a. Nos muestra 10que tenemos que hacer en el futuro.
b. Nos ayuda apriorizar lasactividades, nos dapauta para postergar
aquellas que no son prioritarias.
c. Nos ayuda a relacionar las diferentes actividades. Hay ocasiones
en que podemos hacer dos 0 mas cosas alavez. Por ejemplo
aprovechar la salida de compras, para ir al dentista.
d. Nos alivia las preocupaciones conscientes 0 subconscientes que
aparecen cuando tratamos de recordar algun compromiso, 0
cuando no recordamos todas las cosas que debemos hacer.
e. Al chequear lasactividades ejecutadas, tenemos el sentimiento del
deber cumplido.
Tambien existe lalista decomprobacion, donde seanota todo 10que
setiene que hacer, no importando el orden ni laprioridad. Espues un modo
decomprobar las actividades pendientes. Por ejemplo, sepuede hacer listas
de comprobacion antes de salir de viaje, incluyendo todas las cosas que
necesitamos llevar, de modo que al momenta de empacar simplemente
recurrimos a la lista. Igual utilidad tiene cuando vamos de compras al
supermercado 0 las tiendas 0 cuando alistamos una cita 0 sesion.
1. Analizar los siguientes versiculos biblicos acerca delaplaneacion:
1Co. 9.26; 5a1.37.23; Pr.21.31;J er. 29.11; Pr.16.1,3,9; 5tg.4.13-16; Lc.14.28-
32;5a1.107.1O-12.
2. En lasiguiente lista, reconoce cuales son objetivos y cuales metas:
1. Comermas seguido con mi familia ( ) ( )
2. Leerun libro por semana ( ) ( )
3. Trabajar enmenos comites ( ) ( )
4. Orar diariamente 15minutos ( ) ( )
5. LeerlaBibliamucho mas ( ) ( )
6. Asistir todos losdomingos alaEscuelaDominical () ( )
7. Leermassobremi carrera ( ) ( )
8. Aprender amanejar un carro ( ) ( )
9. Llegaraserel mejor futbolista ( ) ( )
10. Viajar aEEUU enverano ( ) ( )
11. Seruna persona mascomprensiva ( ) ( )
12. Ganar diez mil d6lares anuales ( ) ( )
13. Aportar aAGEUP el 6%demi sueldo ( ) ( )
14. Vivir en Argentina ( ) ( )
15. Trasladarme aTingo Mariaenmayo '95 ( ) ( )
C A P I T U L O V
U s o e f i c a z
d e l t i e m p o
"El hombre moderno piensa que pierde algo (el tiempo) cuando no hace
las cosas aprisa; pero no sabequ hacer con el tiempo que gana ano ser que
matado" (E. Fromm).
Cada da parece estar repleto de decisiones que demandan tiempo.
Cuando nos enfrentamos con demasiadas decisiones, lamayora retrocede
areas donde hay menos decisiones o donde parecen ser menos peligrosas.
Para tomar buenas decisiones debemos:
a. Identificar el problema y tratar de descubrir las causas.
b. Determinar las alternativas y escoger lams apropiada, incluso la
de no hacer nada.
c. Comparar todas las alternativas y elejir la ms apropiada.
Es importante comprender la situacin o problema para tomar
decisiones, as aprovecharemos mejor el tiempo y evitaremos cometer
eqUlvocaCIOnes.
Las buenas decisiones no solamente exigen mucha experiencia, sino
tambin suficientes datos para identificar el problema. Muchas personas
creen queesmejor tomar decisiones rpidas. Normalmente no esas, aunque
amenudo setiene un tiempo determinado para decidir.
Cabe ubicar adems, cuanto ms importante esla decisin, hay ms
razones para demorada. Asegrate de que tomas la decisin, tmala en el
momento oportuno.
Otra forma de asegurarse de una buena y definitiva decisin es
comparando las ventajas y desventajas de lasupuesta decisin.
Dios tiene un plan maestro para cada uno denosotros. Es decir, El ya
lo tiene todo cronogramado.
Dios esel Seor de los grandes y pequeos detalles. Cuando sus hijos
nos resistimos al cumplimiento de supropsito como en el caso deJ ons,
Dios utiliza diversas circunstancias para hacemos cumplir las metas. Por
ejemplo, una gripe puede significar, enalgn caso, lanica manera dehacerte
descansar; o como en el caso del apstol Pablo su encarcelamiento por un
perodo largo, lepermiti escribir lascartas quehoy forman parte del Nuevo
Testamento.
Por ello, es importante actuar de manera correcta en el momento
oportuno. Recordemos las palabras deSalomn: "asutiempo juzgar Dios
cuanto hace el hombre: lo bueno y lo malo" (Ec. 3.17)
J ess fueconsciente delaimportancia dehacer lascosas deacuerdo con
el tiempo establecido por Dios. El decidi yactu conforme al tiempo divino
(Lc. 9.51;J n. 2.4) Al final de su ministerio, El dijo asus discpulos: "vayan
acasa de quien yasaben en laciudad, y dganle que mi tiempo est cerca y
que deseo celebrar la pascua con mis discpulos" (Mt. 26.18). El empleo
eficaz del tiempo consiste enhacer loque Dios quiere enel momento que El
quiere que sehaga.
Debemos ser sensibles aladireccin divina, puesto que "en estemundo
todo tiene su hora, hay un tiempo para todo lo que ocurre:
Un momento para nacer y un momento para morir.
Un momento para plantar y un momento para arrancar lo
plantado.
Un momento para matar y un momento para curar.
Un momento para destruir y un momento para construir.
Un momento para llorar y un momento para rer.
Unmomento para estar delutoyun momento para estar defiesta.
Unmomento para esparcir piedras yun momento para recogerlas.
Un momento para abrazarse y un momento para separarse.
Un momento para intentar y un momento para desistir.
Un momento para guardar y un momento para tirar.
Un momento para rasgar Y un momento para coser.
Un momento para callar y un momento para hablar.
Un momento para el amor y un momento para el odio.
Un momento para laguerra y un momento para la paz.
(Ec.3.1-8)
3. NO pierdas de vista tu programa de accin
Myron Rush en su libro Un enfoque bblico de la Administracin hace
tres recomendaciones para ejecutar un programa de accin:
a. Fijar las prioridades y asegurarse que han sido comunicadas.
b. Aprender arechazar lo que no contribuye al adelanto de las
prioridades. . . .
Obligarse adedicar mucha atencin al manejO efectIVOdel tIempo.
Lasprioridades no definidas son causa delamayor prdida del tiempo
ydeinterrupciones deprogramas. Al no tener priorid~des, lasperson~s caen
con facilidad enlatrampa del excesodeactividad, dedICando todo sutIempo
aactividades que no siempre contribuyen al logro de los objetivos.
J ess fue requerido adesarrollar muchas actividades. Sin e~bar~o, su
prioridad fuecumplir lasrdenes desuPadre. Por estaraZn s: VIOob~~gado
a rechazar o a postergar algunas acciones. Veamos, como IlustraclOn, el
siguiente relato: "Al atardecer el patio de la casa sellen de enfermo~, de
endemoniados que lagente llev para que J ess los sanara ... A la manana
siguiente J ess selevant y sefue asolas aorar. Los discpulos lo buscaron
yledijeron: 'Lagente teanda buscando' J ess respondi: S, pero tengo que
visitar otras aldeas para predicar el mensaje. Para eso vine." (Mr. 1.32-38).
J ess jams descuid sus prioridades. Cuando las presiones sobre su
tiempo amenazaban interferir con la voluntad de su Padre, no tard en
negarse asus demandas. Sinduda haba muchas necesidades insatisfechas en
la ciudad. Sin embargo, J ess saba que si ceda a todas las solicitudes le
hubiera sido imposible visitar otras comunidades quenecesitaban desuobra.
En el caso delos ministerios, hay muy buenas actividades que merecen
ser atendidas, pero los lderes cristianos deben recordar que no siempre
pueden atender todas las necesidades, de toda lagente, todo el tiempo. Es
importante fijar prioridades con el fin de hacer las cosas que Dios nos ha
encomendado.
Oblgate amantener un alto nivel de dedicacin en el uso efectivo de
tu tiempo. Naturalmente esto requiere un arduo esfuerzo. Implica, por regla
general, apartarse de los malos hbitos y sustituidos por buenos.
Esprobable que lamayora delos dirigentes hacen un programa diario
o semanal, pero cumplen slo aquellos que seesfuerzan en mantener su
programa. Recordemos quetener un programa deaccin no es"ponerse una
camisa defuerza"; laobligacin no escon el programa sino con los objetivos,
el programa esun medio para alcanzar un fin.
Un recurso decisivo en el uso del tiempo eslaoracin, tal como 10 ha
sealado Edward Dayton:
"Estoy convencido verdaderamente que una manera de descubrir el
propsito decada cristiano esentender laestrategia deDios eidentificamos
con ella. Un paso decisivo hacia esta comprensin esORAR".
Esimportante queoremos antes, durante ydespus delaplanificacin,
en vista de que la ejecucin de nuestros planes dependen de la soberana
voluntad de Dios. No podemos actuar desconectados de su propsito.
Mediante laoracin podemos buscar que Dios apruebe nuestro programa;
es ms, antes de toda decisin debemos consultar seriamente y preguntar
acerca de sus designios para nuestra vida en general y particular. Yo creo
firmemente que cada detalle que ocurre ennuestra existencia essupervisado
por el Seory quede El dependen todas lascosas. Esbueno entonces encomen-
damos diariamente asugracia, evitar el caer en preocupaciones excesivaspor
el futuro y orar por los grandes logros en el uso adecuado del tiempo.
por consiguiente recomiendo: . .
Orar diariamente por laagenda o lista de act1Vldades.
Esperar, durante laoracin, nuevas ideas o que nos demos cuenta
de nuestros errores no percibimos.
Orar peridicamente, con la familia o colaboradores, por los
objetivos comunes y/o propios.
Finalmente, en la planificacin y ejecucin de nu~stras actti~~des
debemos tener presente que esimportante orar para plamficar y p am lcar
para orar.
5. Aprendebuenoshbitos
. Es algo que hemos hecho
Un hbito es algo que hacemos slll pensar.
tantas veces que ya esparte de nosotros mismos. .
Loshbitos expresan el modo devivir delaspersonas ~conJ un~a~en~~
con las costumbres forman lo que sedenomina "inco~sclente.co ectlvo .
Los buenos hbitos elementos bsicos del uso colectl~o del tlemp~;:or
e'em 10 la planeacin diaria puede y debe convertIrSe en un. alto
~om~ar~ble al cepillarse los dientes. Pero cmo podemos sacu,dlr~OSde
los malos hbitos y cmo adquirir los buenos? He aqUl a gunas
recomendaciones:
Administracin del tiempo
a. Establece o elige antes que nada un modo o sistema de vida
c~m~ara c~n tu forma devivir actual eidentifica lo que quiere;
elImmar o mcorporar atu sistema devida.
b. Identi~~a lasfuerzas quefavorecen (fortalezas) loshbitos positivos
y tambIen las fuerzas que seoponen (debilidades).
c. Elimina las debilidades einsiste en las fortalezas que apoyarn tu
nuevo sistema devida.
d. Busca todo aquel10 que incentiva los hbitos positivos.
Por eje~pl~, ~i.deseas~dquirir el hbito decomunicarte con tus padres,
tal vez podnas mICIar hacIendo el esfuerzo diario de ir asaludarlos en su
dormitorio todas las maanas y conversar con ellos cinco minutos.
Este mtodo, esconocido como el "disparador" porque est dirigido
atodo lo que ayuda aformar un hbito.
Esfurzate yorapor queDios teayude amantener los hbitos positivos
todos los das, ya no abandonarlos ni en las vacaciones.
. Los siguientes son algunos ejemplos de hbitos para el buen uso del
tIempo, quiZs leinteresa al lector adquirirlos:
Dividir las actividades en perodos: un da, un mes, un ao.
Sistematizar el modo deenfocar los problemas o dificultades.
Escribir listas de actividades y de comprobacin.
Decir "no" con ms frecuencia cuando otros planes no coinciden
con los tuyos.
Renovar los proyectos.
Escribir las cosa.sque tienes pensadas.
Escuchar
No regatear tiempo para las prioridades y para ti mismo.
Los siguientes son ejemplos dehbitos negativos:
Acumular papeles sobre tu escritorio.
Postergar las actividades.
Decir "s" aotros planes sin que sean tus prioridades.
Distraerse por lasinterrupciones.
No dormir lo suficiente o dormir demasiado.
Hablar demasiado.
Trabajar hasta descuidar la salud.
Ser perfeccionista.
Ser desordenado eimpuntual.
Nuestros problemas de tiempo seven afectados grandemente por las
personas quenos rodean, especialmente cuando setrabaja enequipo, debido,
entre otros factores, alos malos hbitos deadministracin de! tiempo. Por
ejemplo, si estamos trabajando y uno de nuestros compaeros es muy
sociable, interrumpir a los dems con su continua charla acer~a de
deportes, problemas familiares odelos programas de1V. Ocurre lo m1Sl~o
cuando el coordinador deuna seccin, permite que lagente sedesve haCIa
asuntos sin importancia.
En realidad, cualquiera sea la actividad, no todo el tiempo nos
pertenece; esdecir, no todo e!tiempo puede ser realmente controlado. Hay
por 10 menos tres formas en que seconsume e! tiempo:
Tiempo para el superior: comisiones queteindique e!jefe, pastor,
catedrtico, lder, padres, etc.
Tiempo para las dems personas: ejercicio de un cargo, cum-
plimiento con las responsabilidades de tu puesto, o grupo de
trabajo en la iglesia, lacomunidad, la familia, o centro laboral.
Tiempo para ti mismo: actividades que ayudarn a logra~ tus
objetivos personales tales como investigacin, lectura de lIbros
cristianos, proyectos, etc.
El tiempo discrecional esel tiempo reservado para uno mismo, esuna
"hora tranquila" para uti1izarla en funcin de objetivos muy personales.
Q!.izsteseadificil modificar lacantidad dehoras del~bor en t~cent.r0 de
trabajo, estudio, odeservicio, pero puedes separar un tIempo dIscreCIOnal
en el da o la semana, en e! cual dejes de atender a visitas o llamadas
telefnicas y sino que lo usas en actividades importantes que te permitan
avanzar hacia tus metas ms importantes.
Laorganizacin personal esmuy importante para lograr un sabio uso
del tiempo. Esta sebasa en dos principios: el orden y ladistribucin.
Esnecesario acostumbramos aser ordenados con nuestras pertenencias.
Hay un dicho quereza as: "una cosa en su1ugar, yun lugar para cada cosa".
Esto significa que si mantenemos ordenado nuestro lugar de trabajo,
instrumentos, dormitorio, hogar, etc. lograremos tambin administrar
mejor losrecursos materiales yaprovechar bien el tiempo. No setrata detener
mucho espacio o comodidades, sino de dis.tribuir nuestras cosas con un
poco de visin, preguntndonos para qu utilizar este objeto? con qu
frecuencia? cmo serelaciona con los dems objetos dealrededor? As, con
una adecuada distribucin delascosas podemos acostumbramos atenerlas
en orden. Debemos ser creativos para desarrollar un sistema de uso de las
cosas que nos facilite el trabajo yel buen aprovechamiento del tiempo.
Por otro lado, debemos sealar tambin quealgunas personas funcionan
demanera eficiente en medio del caos. An cuando el lugar donde trabajan
parezca a"zona de desastre", saben donde seencuentra cada cosa.
En el otro extremo estn las personas exageradamente ordenadas que
gastan enormes cantidades detiempo, elaborando mtodos declasificacin
por color, tamao, forma, oalfabetizando yarchivando todo 10 quereciben.
Si trabajamos condocumentos ylospapelesdetrabajo estndesordenados,
diticilmente localizables, entonces el problema no esde habilidad sino de
hbitos. En casos como ste tenemos que aprender aprocesar los papeles o
documentos detal manera que sean fciles deubicar cuando selos necesite.
Otro mtodo que ayuda, estener sitios especiales para cosas especiales.
Por ejemplo, documentos, boletines deiglesia, etc. Sepuede guardar en un
cajn aparte y demanera ordenada envez de tenerlas "todo por aqu y por
all".
En la organizacin personal, es tambin til el apoyo de personas
puesto queellasnos ayudarn aemplear mejor nuestro tiempo. Por ejemplo,
si enfrentamos una crisis deactividad, como veremos ms adelante, esmuy
reconfortante que alguien nos ayude ahacer cosas que enesemomento nos
demandan excesivaatencin.
8. Cmo usar el tiempo libre?
"N otodo enlavida estrabajo" deca mi padre. El ti~mp~sedivide entre
1trabajo yel ocio segn Pablo Toumier. Realmente S1rev1samo~nuestra
~itcora, nos daremos cuenta de la cantidad de tiempo que ded1ca:nos a
descansar; algunos seasombraran de las bitcoras de.los pastor~s o 1.1deres
quecasi no tienen tiempo libreodeotras personas q~et~:nen exces1vot1emd~
libre. Sin embargo, serarecomendable que todos s1gUleramOslaspau,tas e
rey Salomn, quien aconseja que tambin debemos tomar un t1empo
adecuado para descansar. d' ti '1
"El correcto uso de los ratos de ocio, esun pr?bl:~a ms 1le1, que
el correcto uso de las horas de trabajo. El alma esta te~1da del color de :os
pensamientos delas horas deocio. Como el hombre pIensa en su corazon,
as es l." 1 l' 1
Los autores del libro Personalidady relaciones humanas a re aClOnar e
ejercicio profesional con laaficin, sealan: " .
"Laprofesin estoda actividad q~e esp~rma~ente, que esta al serv1clO
delos dems yque esun medio desubsIstenc1a, esteo no respaldada por un
ttulo acadmico y aficin es toda actividad que no posee todas llas
caractersticas citadas pero que ayuda a tener una sana Y comp eta
personalidad." " d
Algunos estudiantes alegan que, enocasiones, lasta;eas les ocupa~o o
el da". El ajetreado hombre deempresa dice que despues deun duro ~1ade
trabajo en laoficina, est demasiado cansado para hacer otra cosa ~,as que
descansar. No cabe duda de que lacargada ocupaci~,n debe ser e~Ulhbrada
con actividades recreativas. Los que a continuaclOn se menClOnan son
algunos consejos aeste respecto:
Realiza actividades que aumenten o refuercen t~.capacidad. El
desarrollo de aptitudes oactitudes ayudan aadqumr confianza en
uno mismo. d fi' .
Llevaacabo algunas actividades quetehagan superar tus e IC1enc1a~.
Por ejemplo, la lectura de buenos libros ayuda atener una V1-
sin ms amplia de la cultura. . . .
Procura elegir una distraccin duradera. Esdeclf, S1acaso empIezas
ajugar tenis, no lo abandones ante los primeros obstculos.
Emplea tu tiempo en forma variada. Recuerda que las aficiones
sirven para recobrar y emplear las energas.
Asegrate de que tus actividades recreativas te ayuden en los
momentos de soledad y de que puedas disfrutar de ellas social-
mente. Esrecomendable, por ejemplo, tocar algn instrumento
musical en los momentos de depresin.
No teimpongas lmites. Buscaactividades quepermitan desarrollarte
espiritual, intelectual, emocional, fsica y socialmente.
Evita aficiones que pueden resultar peligrosas para ti y los dems.
Hay personas que malgastan el tiempo porque aparentemente, tienen
"demasiado". Malgastar es en realidad perder el tiempo o dejar pasado
ociosamente al punto deconvertirse en hbito; pero, por qu ocurre esto?
A nuestro juicio, debido alas siguientes causas:
Lafalta de objetivos claros y concretos nos inmoviliza.
Lafalta de informacin adecuada sobre el trabajo, o sobre la
duracin del mismo.
No planear adecuadamente.
No calcular bien el tiempo necesario para hacer una labor.
Lamala organizacin en el centro de trabajo y en el hogar.
No delegar odelegar equivocadamente.
No entrenar alaspersonas para hacer el trabajo opara desempear
un cargo.
El exceso depersonal destinado aun trabajo.
Recordemos, adems, que "quien mata el tiempo no esasesino, esun
suicida" (Millor).
10. Usa bien el tiempo en el centro de trabajo
Toda organizacin marcha hacia la consecucin de altos objetivos.
Cuando trabajamos enuna entidad, participamos deesosobjetivos. Entonces
el tiempo se convierte en algo que debe ser bien aprovechado.
Trminos como productividad, excelencia, competitividad, reduccin
de mrgenes de error, calidad, eficiencia, eficacia entre otros, estn en la
actualidad pasando a formar parte de los objetivos de las empresas. Por
consiguiente, esmenester aprender, volver aaprender odesaprender hbi tos,
que nos lleven al mximo aprovechamiento delas ocho o ms horas que
permanecemos en el centro de trabajo. Adems, hay aqu una cuestin de
tica cristiana enel desempeo deun cargo odeuna funcin seacual fuese
el lugar u organizacin donde trabajamos. El desafo que tenemos esque
seamos eficientes y eficaces. Parte de la eficacia es usar fructferamente el
tiempo del cual depende tambin nuestra autorealizacin oxito personal.
A veces, especialmente cuando el problema sederiva del mtodo de
trabajo, es conveniente sugerir al superior inmediato la revisin de los
mtodos einstrumentos deaccin. A esterespecto, Agustn Reyesrecomienda:
a. Analiza el mtodo actual: observa el trabajo, toma datos, anota
peligros, dificultades, tiempos y distancias para cada actividad.
b. Critica cada actividad: determina las operaciones bsicas,
luego las operaciones de supervisin. Lasiguiente tabla puede
ser muy til en esteprocedimiento:
Comprende Critica Mejora
Cmo selogra? ms necesario? Q!1otra cosapodra
Por qu? lograrse?Mejor?mistinta?
Dnde sehace? Por qu all? mnde sedebera hacer?
Cundo sehace? Por qu entonces? Cundo debera hacerse?
Cmo sehace? Por qu de esa Cmo podra hacerse
manera? mejor?
Q!1inlo hace? Por qu esa Q!1inesel ms indicado?
persona?
La propuesta de cmo podra hacerse mejor? debe considerar los
aspectos relacionados acostos, calidad, seguridad, recursos, equipo, etc.
c. Desarrolla el nuevo mtodo: revisar, eliminar, combinar, simplificar
las ideas.
el. Demustralo en la prctica: considera si secuenta con el equipo
y recursos materiales necesarios para el nuevo mtodo. Adiestrar
al personal yhacer ajustes deoperacin. Comprobar los resultados.
Como estudiante, esmejor pensar yactuar como queel futuro depende
directamente de cmo se aprovecha este "corto" tiempo presente. Para
triunfar, hayqueserun excelenteestudiante yesoselograusando efectivamente
el tiempo. Cuando estamos en el centro de trabajo o deestudio, debemos
tener en mente la leccin del reloj de arena: al que mira la silenciosa y
continua cada de las partculas en el reloj de arena, le puede surgir un
pensamientoobsesionante. Esossegundos quetranscurren inexorablemente
nu~ca volvern atrs! Q!rin puede hacer quevuelva asubir laarena? <Yqu
deCIr ahora delos cronmetro selectrnicos que miden al centsimo y an
el milsimo de segundo? Cuando los nmeros desfilen en una zarabanda
vertiginosa sobre el cuadrante digital, setoma brutalmente conciencia dela
huida del tiempo. Este espues laleccin del reloj dearena.
11. El lder ylaadministracin'de sutiempo
El lder de cualquier organizacin esel que ms lucha contra el mal
uso del tiempo, busca con avidez el adecuado balance de sus mltiples
actividades organizacionales, con sus deberes familiares, y sus necesidades
personales. Si el lder no tiene sus prioridades bien definidas, sino mas bien
lleva un ritmo recargado de tareas fuera de casa, por lo general su familia
sufre las consecuencias y l mismo expone su salud, al estrs o a alguna
dolencia gastrointestinal.
El lder debeesforzarse por emplear sushoras yminutos con propsitos
definidos y disminuir al mnimo cualquier desperdicio de su tiempo. Es
esencial que reconozca laimportancia decontrolar el uso del tiempo para
evitar prdida deste.
Si ereslder, piensa en cmo gastas tu tiempo. Lamayora delos lderes
no lo saben, por lo menos en un grado preciso.
Una buena manera deaveriguar esmanteniendo una agenda diaria con
separaciones dequince minutos, para controlar cada actividad ydeterminar
si sta es bsicamente administrativa o de otro tipo. El perodo evaluado
puede ser una jornada laboral o todo el da, pero relacionad? con tus
actividades de liderazgo. El formato siguiente ilustra lo que deCImos:
Tipo de actividad
Horas Actividad Admt. No Admt, Comentarios
8.30 Reunin c/Personal x
8.45
Tomar caf x
9.00
"
"
"
4.00
Total
T
% % Conclusin
Cmo emplear esteformato?
Primero, anota enlacolumna apropiada, laactividad ejecutada; luego
marca si esuna actividad administrativa en caso que est relacionado con
tus objetivos o funciones de liderazgo, y si no es as, marca en la otra
columna. Agrega comentarios al final de lajornada o del da.
Finalmente, suma lacantidad deactividades administrativas y las no
administrativas yenbaseal nmero total deactividades calcula el porcentaje
para tener un dato ms preciso de como empleas el tiempo.
Sugiero que uses hojas de agenda, similares al formato, para cada ~a
laborable por un perodo dedocesemanas paratener un cuadro representatIvo
de las diversas actividades que ejecutas.
Analiza despus estos datos y busca mejoras para lograr una sabia
administracin del tiempo como lder. Elimina lasactividades que teroban
tiempo como las interrupciones, las actividades triviales o no esenciales.
Administracin del tiempo
El lder debe saber decir "no" con ms frecuencia alas actividades no
esenciales. Debe tratar de ejecutar actividades prioritarias o esenciales en
funcin deobjetivos razonables.
Habiendo decidido quhacer, el siguiente paso importante esprogramar
las actividades asignando el tiempo requerido.
Es conveniente que el lder considere que ladelegacin es un recurso
muy importante, siempre ycuando sepa delegar alapersona adecuada y en
el momento oportuno. Para ello podra preparar una gua con actividades
como lasiguiente:
Debohacerlo
Puedeser
Puedeser
Puedeser
Puedeser
yo mismo
delegado delegado
delegado delegado
Soy lanica
A (A)
A (B)
A (C)
A (D)
persona que
puede hacerla.
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Sedebe considerar adems las actividades imprevistas, y no permitir
que queden fuera decontrol. Un lder que conoce el momento en trabajar
mejor; esdecir, al principio o al final del da, el primer da de lasemana o
cualquier otro, avanzar mucho ms porque conoce sus fortalezas y
debilidades. De todos modos es recomendable que dedique los ltimos
quince minutos decada da para planificar.
El uso del tiempo es una marca distintiva del lder competente. El
control del tiempo estan importante entodos los rdenes delavidaymucho
ms en elliderazgo o administracin de las organizaciones.
A todos los lderes, que en algn momento sehan sentido abrumados
con tantas actividades ofrustrados por los resultados detenidos ypor tanto
tentados a"tirar latoalla", debemos decirles que hay mucho por recorrer y
mucho por hacer en el desafiante camino de laadministracin (Fil. 4.13).
Elformato 16 puede ser usado en la planeacin de actividades del
liderazgo.
Uso eficaz del tiempo
lista de actividades indicar prioridades
Personas Proyectos Actividades Escritos J untas Llamadas
claves claves de prioridad Telef.
"A"
J efe No. 1
Secreto No. 2
Otros:
Un equipo de trabajo es un grupo cuyos miembros coordinan y
sincronizan sus actividades para lograr efectivamente sus objetivos, metas e
ideales, de tal manera que ahorran esfuerzo, tiempo, dinero y otros
recursos.
. Parte de la rutina de un equipo son las juntas, las cuales son muy
Importantes para el buen funcionamiento del equipo. Sinembargo, abundan
lassesiones que mas bien ocasionan desperdicio del tiempo, convirtindose
en uno de los mayores ladrones de ste y en uno de los principales
impedimentos para alcanzar los propsitos deseados.
Los individuos en las organizaciones pueden hacer mucho para
ayudarse entre ellos. Losresultados son mayores si secomprende afondo los
problemas del equipo y sehace un esfuerzo conjunto por mejorar con el
objetivo de incrementar laeficacia y efectividad del equipo de trabajo.
Por consiguiente, no sedebe temer alos fracasos iniciales; loimportante
esaprender deellos y tratar deno cometer lamisma equivocacin. Esto tal
vez puede expresarse en el dicho: "nada hace fracasar tanto como el xito".
Esdecir, amuchos equipos el xito los ciegaeimpide ver errores. Otros, para
evitar errores delos que podran aprender, dejan deconseguir xito.
Nuevamente mi recomendacin esque realices una bitcora deun da
tpico en el que tereunes con tu equipo de trabajo; anota en hoja aparte las
cosas que hacen perder tiempo atu equipo:
Uno de los mejores administradores del tiempo, es el "ama de casal
mam". Para confirmar esta hiptesis, observemos durante un da todo lo
que hace tu mam o esposa.
La mam - ama de casa es una incesante trabajadora, y como dice la
propaganda "para ser ama de casa hay que tener pasta". Ella realiza en el
hogar un trabajo muyvariado, cumpliendo papeles deesposa, madre, amiga,
maestra, enfermera, decoradora, dietista, modista, agente de compras,
consejera, consultora, fotgrafa, administradora, etc. Qy mayor reto puede
tener una ama decasa, que administrar sabiamente su tiempo?
He aqu algunos alcances decmo 10grarIo: Dios nos ha prometido su
ayuda para que usemos el tiempo prudentemente, siempre que confiemos en
El (Pr. 10.27-9). Si no estamos organizados y no tenemos nuestras vidas en
orden, no damos honra aCristo (1Co. 14.33-40). Por tanto, debemos analizar
nuestras actividades actuales y las que deseamos para el futuro (revisa los
captulos II y I1I).
msts satisfecha como esposa y madre en tu vida familiar? tienes
confianza deque marchas en ladireccin correcta? estscreciendo hacia la
perfeccin?
Despus deanalizarte organiza un plan que tepermita cumplir con tus
responsabilidades. J ideayuda aDios para cumplir dicho plan (Pr. 16.9).
No pierdas de vista tus prioridades. Encuentro mucha ayuda en el
esquema que propone Ingrid Trobisch:
1. Relacin personal con el Seor (estudiar su Palabra, orar, etc.)
2. Esposo
3. Hijos
4. Cuidado personal
5. Obligacin en la casa
6. Ministerio fuera decasa
7. Diversiones, actividades individuales.
Mi equipo de trabajo
Cmo desperdician
Cmo desperdician
su tiempo
mi tiempo
Luego discute los resultados con tu equipo, tratando de encontrar
solucin juntos.
Empieza elaborando una gua deplaneacin semanal. En vista de que
tienes bastante flexibilidad entu horario, evitapasar impulsivamente deuna
actividad a otra, especialmente bajo la presin de una crisis. Las crisis
familiares son inevitables, pero si seplanea en la forma debida se puede
obtener beneficios reales. El formato 17esuna herramienta para esto.
Anota todo lo que se planea realizar en los diferentes Items de
actividades, durante lasemana.
Encontrars tambin una agenda donde anotar los compromisos o
cualquier accin que debes realizar enuna hora ydadeterminados. Esbueno
realizar todas las maanas una lista de quehaceres y pasar lainformacin
a esta gua.
Evita mirar mucha televisin, algunas salidas innecesarias alatienda
y algunas conversaciones largas por telfono.
Aprende adecir "no" aalgunas actividades aunque agradables pero no
esenciales. Si sabes cules son tus prioridades no sacrifiques lo mejor.
Es importante tambin tener la habilidad de hacer dos cosas alavez,
como alguna labor manual mientras seescucha radio, o escribir mientras
seespera en laantesala del mdico etc.
Evita subidas innecesarias al segundo piso de la casa, ubicando las
cosas donde las necesitas.
Puedes hacer algunas tareas mientras escuchas cassettes con reflexiones
bblicas que teayudarn acrecer espiritualmente.
Ensea alos nios aarreglar sushabitaciones, ropa, juguetes, libros, etc.
Haciendo esto ahorrars tiempo y ests ayudando a su formacin.
Debes prevenir, actividades "inesperadas", y no postergar las tareas,
porque finalmente tendrs que hacerlas en ms volumen. Sfuerte y
valiente para levantarte temprano, orapara que Dios teayude (Pr. 16.1-3).No
olvides asimismo que debes descansar adecuadamente.
Seacomo fuere lahora en que duermes, procura relajarte y no sentirte
culpable por hacerlo. J ess le dijo a sus discpulos que era mejor que se
apartaran para descansar (Mr. 6.31).
Qizs por primera vez eres mam, entonces necesitas tiempo para
cuidar bien de ti misma y de tu beb. Igualmente tu esquema de adminis-
tracin del tiempo habr cambiado notablemente. Debes reordenar tus
prioridades en funcin de tu nueva situacin. La gua siguiente puede
ayudarte aelegir, acertadamente tus nuevas prioridades. Marca con una "X"
segn como califica acada actividad y reflexiona; luego pon en prctica los
cambios. Recuerda que lo que ms necesitas es tiempo para relajarte y
descansar.
GUlA DE PlANEACION PARA AMA DE CASA HORARIO
Esposo! Para Quehaceres Compras Otra Fecha Maana Tarde Noche
hijos m domsticos activo
sola
Lunes
7 1 7
3 8 2 8
9 3 9
10 4 10
11 5 11
12 6
Martes
4
Mir-
coles
5
J ueves
6
Yte:tnes
7
Sbado
8
funin..
go
9
1.
Cocinar lo bsico para Ud. ( ) ( ) ( )
y esposo.
2. Cocinar comida especial. ( ) ( ) ( )
3. Lavar todos los das laropa de ( ) ( ) ( )
lafamilia.
4. Lavar cortinas, manteles, etc..
( ) ( ) ( )
5. Trabajos de casa: arreglos ( ) ( ) ( )
bsicos limpiar segundo piso,
colgar ropa, etc..
6. Trabajos de casa: desempolvar,
( ) ( ) ( )
pulir, lavar ventanas.
7. Coser vestidos, tejer. ( ) ( ) ( )
8. Escribir cartas.
( ) ( ) ( )
9. Mirar telenovelas, pelculas.
( ) ( ) ( )
10. Ir de compras.
( ) ( ) ( )
11. Comprar adornos, etc ..
( ) ( ) ( )
12. Tomar t y charlar.
( ) ( ) ( )
13. Llevar a pasear al perro
( ) ( ) ( )
14. Reposar o dormir una hora.
( ) ( ) ( )
15. Visitar aamigos cercanos.
( ) ( ) ( )
Si.como ama de casa tienes un cargo en alguna organizacin o eres
profeslOna1, entonces debes ajustar ms an tus prioridades, teniendo
presente ante tO?O que fuiste c:eada para ser ayuda idnea de tu esposo.
Recordemos aDe~ora, enel ~ntlguo Testamento, quien fueprofetisa, poeta,
cantante, esposa, J uez, patnota, experta militar y aun perfecta artfice del
hogar, que con razn selaconsidera "la mujer adecuada para todo" (J ue. 4
y S).
. . ~itla1~ente, esrecomendable disponer deun tiempo para expresar tu
l~dlvlduahdad: crear menes, decorar la casa, cultivar el jardn, escribir,
pmtar, cantar, etc. en concordancia atus objetivos.
C A P I T U L O V I
" Q u h o r a s s o n ? "
c o n t r o l a t u t i e m p o
"Qy horas ...son? Centinela, Qy horas delanoche son? El centinela
responde: "yaviene lamaana, pero tambin lanoche" (Is. 21.11-12).
Para administrar correctamente nuestro tiempo debemos contro1arlo
con frecuencia.
William T. McConnell haescrito un artculo interesante para larevista
Comunidad delaComunidad Internacional deEstudiantes Evanglicos, en
el cual aconseja alos lderes de los movimientos estudiantiles cristianos a
autoexaminarse para saber como gastan su tiempo.
Sabes en qu sevatu tiempo? evisas en tu agenda las horas que has
dedicado a estudios bblicos, planificacin de reuniones, preparacin de
sermones, sesiones de consejera, redaccin de cartas ...?apartas das para
viajes y cursos de capacitacin, vacaciones y aniversarios?
Todos los das, todas las horas estn ocupadas aparentemente con
actividades que valen la pena. Sin embargo, es ms difcil y a lavez muy
necesario observar las maneras en que hacemos uso del tiempo y las
decisiones que ladeterminan. "Laciencia del prudente est en entender su
camino ...El avisado mira bien sus pasos" (Pr. 14.8a,15b).
" Existen muc~as. maneras de chequear nuestro tiempo, una de ellas es
vahendose de laslgule.nte gua de evaluacin del tiempo sugerida por J ack
Ferner en su famoso hbro La Administracin del tiempo como recurso.
Anlisis del uso del tiempo: resumen semanal
Hice la planificacin
Prioridades "A"
Planeacin y
regularmente?
Nmero logrado ___ Probl:
Prioridades
Fij prioridades?
Cierto progreso
Respet las prioridades?
Ninguna accin
Soluc:
%eficacia
Prdida de
CIl
3
Por qu?
,~
"O
tiempo #1
Por quin?
';:
2
~
Causas: Cunto? o
::c
1
Soluciones:
4
3 2 1
Semanas
Esta
anteriores
semana
Tiempo
Cundo ocurri?
Qu hice?
discrecional:
Tiempo ms
productivo:
Me reserv una
hora tranquila?
J untas:
% eficacia % eficiencia
Problemas Soluciones
Las que yo dirig
Las que dirigieron
otros
Postergacin.
En qu?
Por qu?
Posibles soluciones
Interrupciones Quin, Qu? Propsito? Cunto Mtodos para
tiempo? reducirlas o
eliminarlas
Delegacin Qu delegu? Con cunta Qu ms puedo
eficacia? delegar?
Papeleo de Cuntos papeles Mtodos para mejorar
rutina o trabajo o trabajo dejo sin
de rutina. resolver?
Equipo de Cmo desperdici Cmo desperdi- Posible
trabajo su tiempo? ciaron ellos mi Solucin
tiempo?
Las interrupciones seclasifican como oportunas o inoportunas. A la
mayora nos molestan stas ltimas.
Sin embargo, nos damos cuenta de que muchas interrupciones son
causadas por nosotros mismos y no por otros: "estamos haciendo algo y lo
tenemos medio acabado, cuando derrepente tenemos 'una idea luminosa' y
dejamos nuestra tarea para hacer 'un poquito delootro' ycuando queremos
continuar laactividad inicial, esimposible concluirla como pensbamos y
la tarea inicial sepuede dar por perdida"
ES,lecesario reducir al mnimo las interrupciones, pero antes sedebe
analizar sus causas principales; para ello esbueno realizar devez en cuando
labitcora. Una delasprincipales interrupciones sucede por telfono. Para
evitarlos, serecomienda:
Agrupar todas las llamadas y hacerlas todas deuna vez. Reunir todos
los datos necesarios a fin de facilitar la rapidez de laconversacin.
Debes recordar que toda llamada que haces, larealizas en el momento
que t mismo escoges. Lasllamadas queotros tehacen, son hechas alahora
que ellos escogen. As, cuando pides aotra persona que tellame "cuando
est listo" ests invitando a que te interrumpan; pero si t lo haces en un
tiempo determinado para tratar el mismo asunto, entonces prevees la
interrupcin y controlas mejor el tiempo.
Lasvisitas inesperadas tambin nos interrumpen aunque en ocasiones
esmuy placentero recibir apersonas queno lasesperbamos. Q.!podemos
hacer cuando tenemos una visita inesperada, seaenpersona opor telfono?
Loprimero esque comuniques atu interlocutor lasituacin en laque
teencuentras. Si tienes slo cinco minutos, comuncaselo, pero indicndole
cundo tendrs ms tiempo.
Trata deabordar rpidamente sobre el fondo del asunto con el fin de
determinar si necesitas otra cita. De ser as, fijala inmediatamente en la
agenda. Recuerda, sin embargo, que si lapersona necesita ayuda inmediata,
como cristiana no puedes negrsela enesemomento. Al trmino del tiempo
establecido, trata deresumir yconcluir laconversacin. Si ests entu tiempo
discrecional, tienes libertad de cerrar tu oficina o dormitorio como
indicacin deque no ests disponible por el momento.
Si las interrupciones provienen de personas aburridas y ociosas que
conoces, debescomprender que quizs t mismo has contribudo aello. De
ser steel caso, esaspersonas deben saber, por ti mismo, que tu tiempo tiene
valor.
No olvidemos que la meta no es eliminar las interrupciones sino
controlarlas. Si en un principio no puedes controlar las interrupciones no
tedespor vencido. Procura mas bien descubrir lascausas, ytener una actitud
positiva.
Por otro lado, muchos lderes cristianos yno cristianos trabajan desde
el amanecer hasta el anochecer, pero sin concretar resultados importantes.
Esto significa que muchas veces caemos en lo que Myron Rush denomina
"La trampa de la actividad" o la trampa del activismo.
El relato deLucas 10.38-43nos muestra principios importantes referidos
al empleo del tiempo. En lanarracin, Martha trabaja duro. Est ocupada
en servir aJ ess y alos dems huspedes.
Sin embargo, suhermana Mara reconociendo lagran oportunidad de
aprovechar las enseanzas deJ ess, abandonando sus trabajos domsticos,
seuni alos que escuchaban sus palabras. Martha seenoj con Mara y se
quej aJ ess: "Seor, no creesqueesinjusto quemi hermana estall sentada,
mientras yo me mato trabajando? Dile que venga aayudar me" .
El Seor lerespondi: "Martha tepreocu pas demasiado por estascosas.
Slo existe una cosa digna depr~ocupacin y Mara laha descubierto. No
seryo el que selo quite".
Martha haba cado en latrampa de laactividad. Sesenta enloquecer
por todos los preparativos quehaba quehacer (v.40). Esto loreconoci J ess
cuando lehabl (vv. 41-42). Q.!principios sobre el uso del tiempo son
aparentes enestepasaje?Martha sehallaba tan ocupada que pas por alto las
cosas importantes como laocasin de aprender de los labios deJ ess.
Como Martha las personas que sedejan arrastrar por sus quehaceres,
caen en la trampa del exceso de actividad, pierden de vista las cosas
importantes yselanzan al torbellino delaaccin ydel movimiento pensando
que hacen una labor muy importante.
En segundo lugar, Martha perdi devistasus metas; pues sedistrajo "por
todos lospreparativos". Esteconstituye un patrn frecuente para losquecaen
enla trampa delaactividad; una vezperdido devistalameta, nuestros esfuerzos
.... van dirigidos alaactividad misma que laconvertimos en meta.
En tercer lugar, Martha critic laactitud desu hermana Mara por no
estar tan ocupada como ella. Laspersonas que sesienten presas deeseexceso
deactividad, seengaan con frecuencia pensando queestn produciendo ms
que los otros por estar muy ocupados. Sequejan tambin delainercia delos
dems.
En cuarto lugar, J ess observ que el ritmo furioso de trabajo de
Martha, eracausa detensin interior. Esto constituye laltima etapa dela
"trampa de actividad". El exceso deactividad produce tensin que alavez
El trabajo derutina estodo aquello que hacemos para lograr las metas
diarias. Por ejemplo, pasar lainformacin aotra persona, entrevistarse con
algn colaborador, limpiar lacocina, hacer una llamada telefnica, etc. El
inconveniente del trabajo de rutina esque ste puede generar en nosotros
sentimientos de frustracin y por tanto, insatisfaccin con el trabajo que
desarrollamos. Algo queayuda enesto esno conceder ms tiempo queel que
las actividades rutinarias requieran y evitar distraerse sus detalles
insignificantes.
estimula mayor actividad. Cmo hacer frente entonces al activismo o la
"trampa deactividad"?
a. Evitar dedicarse avarios proyectos alavez.
b. Terminar un proyecto antes de iniciar otro.
c. Colocar los proyectos y trabajos en orden de importancia y
comenzar por los ms prioritarios.
d. Fijar fechas lmites para todos los proyectos y esforzarse por
cumplidas.
e. Concentrar laatencin en lograr resultados.
4. Como manejar las crisis del tiempo
Las crisis del tiempo al igual que las
interru pciones no sepueden eliminar totalmente,
pero pueden ser controladas.
.Las crisis vienen, por decir de alguna manera, en
todos lostamaos, grandes, pequeas omedianas.
Algunas personas trabajan mejor en medio delas
crisis, porque les sirven para demostrar su
capacidad, otras quedan paralizadas osimplemente
las aceptan como parte de una rutina de trabajo.
Cuando aparece una crisis de trabajo, serecomienda enfrentada del
modo siguiente:
Reflexiona acerca delacrisis ytrata decalificada. Parecen girar
en torno auna ovarias personas? tiene que ver con una actividad especial?
estrelacionado con tu mtodo de trabajo? sedebe alas fallas del equipo
de trabajo? o simplemente esel tiempo el villano de laprisin?
Planifica las soluciones con calma. Despus de identificar el
problema podrs eliminar o anticiparte a mayores fracasos o fallas. Ten
presente: "un problema bien formulado est casi resuelto"
Transforma un fracaso potencial en xito. Muchas veces
cometemos errores que luego seconvierten encrisis; De all laimportancia
de no cometer la misma equivocacin.
Es saludable reconocer nuestras equivocaciones, tanto delante de
nuestros superiores como de los subordinados y animados a ellos a que
hagan lo mismo.
"Lanorma deDios 'sed perfecto como yo soyperfecto', esuna medida
con lacual deberamos medir contnuamente el progreso que alcanzamos.
Pero al mismo tiempo que nos esforzamos por emplear mejor el tiempo, no
deberamos desalentamos al ver que muchas vecesno alcanzamos loquenos
trazamos.
Mas bien tendramos queanalizar lasrazones por lascuales fracasamos,
hacer nuevas metas y proseguir adelante".
Usar las crisis, en vez de permitir que las crisis hagan uso de ti.
No permitas la aparicin de lacrisis para recin poner enfuncionamiento
tu creatividad, tu disciplina, o tus prioridades.
Puedes vencer las crisis, no teabrumes con las actividades,
aparta un poco de tiempo para enfrentar las presiones inevitables .
Busca vlvulas de escape. Por ejemplo si tienes que trabajar todos
los das hasta lamedia noche, tmate un tiempo prudencial dedescanso, o
si tu trabajo sealarga amuchas semanas, un paseo con lafamilia ser muy
refrescante.
Mantener el trabajo adelantado tambin esunabuena estrategiaparaevitar
las crisis. El estudiante que posterga todas sus monograflas y sus repasos para
fin de mes, es lgico que tendr crisis de tiempo los ltimos das, por la
acumulacin detrabajo.
Subdivide los procedimientos largos o difciles en partes ms
pequeas ymanejables. Puedes dividir lastareas entiempo, metas, reas, etc.
A veces el hacer las cosas difciles primero, especialmente cuando exige
esfuerzo emotivo, te librar de la tensin interna que agobia cuando nos
enfrentamos asituaciones difciles. En algunos casos sepuede empezar con
las tareas fciles.
El saber identificar y comentar con alguien las causas de la tensin,
como lafalta desueo, trabajo recargado o lo que sea, teayudar aevitar el
nerviosismo ylaaparicin decambios deestado denimo inesperados, que
muchas veces son coadyuvantes de las crisis.
Lareflexin objetiva acerca de las cosas que todava no puedes hacer,
ayuda aenfrentar con xito las crisis. Detodos modos, cualesquiera sean las
circunstancias, organzate mejor para prevenir las presiones externas y
desarrolla planes para las contingencias. Yasabes que algunos problemas se
convierten encrisis debido aque sevapostergando susolucin. Esdecir "las
zorras pequeas echan aperder las vias".
C A P I T U L O V I I
P r e p r a t e p a r a a p l i c a r l a
c l a v e I I T
I I
d e l t r i u n f o
Toma tiempo para trabajar, es el precio del
xito.
Toma tiempo para pensar, es la fuente de
poder.
Toma tiempo para jugar, es el secreto de la
eterna juventud.
Toma tiempo para leer, es una fuente de la
sabidura.
Toma tiempo para adorar, es el camino hacia
la reverencia.
Toma tiempo para ser amable, es un camino
hacia lafelicidad.
Toma tiempo para rer, es la msica del alma.
Toma tiempo para amar y ser amado, es el
privilegio de un pueblo redimido.
Toma tiempo para mirar en tu derredor, es un
da demasiado corto para ser egosta.
Toma tiempo para planear es el secreto de
como encontrar tiempo para hacerlo todo.
Toma tiempo para soar, ests enganchando
tu vagn hacia una estrella.
Toma tiempo para vivir.
A manera de conclusin debemos sealar, un conjunto de criterios y
recomendaciones queesperamos sean tiles enlaaplicacin delaclaveT del
triunfo:
Anota lasideas que tienes donde teencuentres, aunque seteocurra
en medio de laoracin personal. Q!1izs es Dios quien te las est
dando. Utiliza la agenda o tarjetas pequeas que llevas siempre
contigo.
Aprende a leer ms rpido. Esuna gran ayuda para administrar
el tiempo. Igualmente selecciona tus lecturas.
Establece un sistema para atender tu correspondencia. Si tienes
secretaria instryela para que subraye, clarifique o conteste lo
necesario, odelegaaotra persona lanaturaleza delacorrespondencia.
"Unaimagen valems que mil palabras". Losdiagrama stienen un
carcter bidimensional que no puede ser obtenido con palabras.
Tienen tambin lacapacidad de mostrar relaciones entre cosas o
ideas diferentes. Para comunicarte con las personas exprsate
tambin con dibujos o diagramas.
Realiza dos o ms actividades al mismo tiempo. Por ejemplo si
tetransportas en un bus, puedes ir planificando lasactividades de
eseda, o si vas en tu auto escucha cintas grabadas con msica o
mensajes. Si vascaminando puedes memorizar versculos bblicos
o recordar lo estudiado. ...
Cuando esperes enalguna oficina, al dentista oal mdico revisa tu
agenda, o leealgo.
Puedes escuchar las noticias o cintas grabadas, mientras tealistas
para salir alacalle. Si ves'TV realiza alguna labor con tus manos.
Aprende adecir "no" cuando tepiden algo que no encaje con tus
objetivos. A primera vistapuedes parecer egosta, pero as mantienes
tus prioridades enel debido orden. Aprende anegar con diplomacia
pero con firmeza.
Evita reuniones inesperadas ysugiere alaspersonas que hagan cita
con anticipacin. Asegrate de que puedes responder asus nece-
sidades oportunamente.
Utiliza al mximo tu agenda incluso cuando oresy ests asolas con
Dios paraevaluar tus objetivos. Antalos como una citacon tuPadre.
Ejecuta tus trabajos, orientndolos hacia laoportunidad ms que
al problema. Evita refinar las soluciones de ayer alos problemas
del ao pasado, alcanzar hoy resultados que se esperaban ayer, o
emprender hoy la accin para conseguir maana resultados que
fueron planeados ayer.
Delega lecturas, yaque otros sebeneficiarn adems deti mismo.
Usa al mximo el tacho o basurero de papeles.
Lleva una bitcora u otro registro, que te proporcione datos
precisos respecto acunto tiempo utilizas, con quin, cundo,
etc. Analiza los datos eidentifica las actividades que tehacen
perder el tiempo. Repite el anlisis cada uno o dos meses para
verificar tus progresos.
Aprende a establecer prioridades respecto atemas de sesiones,
interrupciones, crisis y tambin cosas generales. No teolvides de
las tres prioridades del cristiano:
El compromiso con Cristo.
- El compromiso con laiglesia de Cristo.
El compromiso con laobra de Cristo.
Lucha contra lapostergacin. Ten siempre presente: "No dejespara
maana lo que puedes hacer hoy" (Pr. 3.28).
Establece una "hora tranquila" para avanzar hacia tus metas, an
cuando requiera fuerza devoluntad y en ocasiones no funcione.
Bscate un "refugio": biblioteca, dormitorio de huspedes,
terraza, etc.
Disminuye al mnimo lasactividades deescaso valor. No concedas
demasiada atencin alaspropagandas deradio-TV. Delega odifiere
indefinidamente lasactividades deprioridad "C".
Evita el perfeccionismo.
No te comprometas con demasiadas actividades, s realista
respecto alo que puedes hacer con tu tiempo disponible. Piensa:
"quien mucho abarca, poco aprieta".
Noprogrames todo tu tiempo. Aparta algo detiempo flexible para
enfrentar las crisis y las interrupciones.
En cada actividad arealizar, pregntate ati mismo: para qu he
de hacer esto? meacerca amis objetivos y metas?
Acostmbrate atomar decisiones dentro deun lmite detiempo
previamente establecido por ti. No seas esttico, no evadas inne-
cesariamente y no trates de estudiar de nuevo situaciones que
atodas luces requieren una decisin hoy.
Elimina procedimientos imprcticos y fuera deuso. Ladiferencia
entre el xito yel fracaso muchas veces depender de nuestro
sistema detrabajo. "Lasolucin no estrabajar duro, sino trabajar
con inteligencia".
Consulta aotras personas que tengan responsabilidades similares
alas tuyas para obtener ideas de como aprovechar el tiempo.
Busca maneras de instruirte para mejorar tu trabajo.
Planifica en las noches. Laspersonas ms eficaces son las que han
sido entrenadas para planificar antes de actuar.
Publica tu plan semanal en un lugar visible en tu dormitorio,
cocina, escritorio, etc. donde lo puedes ver todos los das, y
recordar tus metas.
Vence lapereza, disponiendo un pequeo tiempo en hacer algo
que teinterese mucho luego vuelve alameta (Pr. 6.6-11).
Selecciona con cuidado tus actividades aejecutar, habrn algunas
que son realmente importantes yotras genuinamente urgentes.
Ubica la"vil decena" decosas que tehacen perder el tiempo ytrata
de desecharlas de tu vida.
Esrecomendable que hagas tu devocional enlasprimeras horas de
la maana, entrgale aDios toda tu voluntad para que El tegue
entodo.
Tambin debes considerar el tiempo la reflexin yel pensamiento
creativo. Casi siempre las personas estn tan ocupadas que no
tienen tiempo para pensar o quieren "poner manos alaobra" de
inmediato, sin tener que pagar el precio de considerar cul es la
mejor metodologa para alcanzarlo. Bien dice el dicho "No por
mucho madrugar, amanece ms temprano".
Debemos estar prestos a ayudar a otras personas en casos de
emergencia; naturalmente a prestar atencin alos hijos.
Pero no nos detengamos en asuntos sin importancia.
Si las cosas no salen como planificaste, no te desanimes, ni
abandones el plan. Estudia el plan, ajusta detalles, cambia metas
y/o vuelve aplanificar, sabiendo que Dios dispone todo para bien
de aquellos que lo aman.