MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin
que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin.
Otros Conceptos:
"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fcil de manejar (manuable) se concentran en
forma sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la
conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa". A. Reyes Ponce.
"El manual presenta sistemas y tcnicas especificas. Seala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo
de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades
especificas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un mtodo estndar para
ejecutar algn trabajo". Graham Kellog.
"Es un registro escrito de informacin e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados
para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa". Terry G. R.
"Una expresin formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un
determinado sector; es una gua que permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del
personal operativo". Continolo G.
El manual como medio de comunicacin:
La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una funcin de mantener informado al
personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la direccin superior, al delinear la estructura
organizacional y poner las polticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual
correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo.
En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicacin de las decisiones
administrativas, y por ello, que tiene como propsito sealar en forma sistemtica la informacin
administrativa.
Objetivos de los manuales:
De acuerdo con la clasificacin y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los
siguientes objetivos:
a) Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, polticas,
procedimientos, normas, etc.
b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar
duplicidad y detectar omisiones.
c) Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
d) Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporacin a las distintas funciones operacionales.
e) Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implementacin de reformas administrativas.
f) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin,
requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.
g) Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en
forma detallada las actividades de cada puesto.
h) Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.
i) Interviene en la consulta de todo el personal.
j) Que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de
autoridad, etc.
k) Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente.
l) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria.
ll) Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
m) Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su evaluacin.
n) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.
o) Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.
p) Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,
procedimientos y mtodos.
Ventajas y Desventajas de los manuales administrativos:
Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos.
Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia.
Ventajas:
Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:
1. Logra y mantiene un slido plan de organizacin.
2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan general y de sus propios
papeles y relaciones pertinentes.
3. Facilita el estudio de los problemas de organizacin.
4. Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin.
5. Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin del personal clave.
6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de la organizacin.
7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposicin de funciones.
8. Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos niveles.
9. La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluacin de puestos y como
medio de comprobacin del progreso de cada quien.
10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios ms antiguos.
11. Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos.
12. Es una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar.
13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las polticas, los procedimientos, las funciones,
las normas, etc.
14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a travs del tiempo.
16. Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal.
17. Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo.
18. Posibilitan una delegacin efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor
se puede circunscribir al control por excepcin.
Desventajas:
Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes:
1. Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual que describa
asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al
da.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.
4. Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.
5. El costo de produccin y actualizacin puede ser alto.
6. Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad.
7. Incluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los informales, cuya vigencia e
importancia es notorio para la misma.
8. Muy sinttica carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.
Clasificacin de los Manuales administrativos:
Entre los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin, destacan el relativo a los
manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organizacin, por una parte, y por la otra,
proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana en las unidades administrativas,
fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de informacin en las cuales se
trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realizacin de las tareas que se le
han encomendado.
Depende de la informacin de las necesidades de cada institucin o empresa privada, para saber con qu
tipo de manuales se debe contar. Se hace la aclaracin de que pueden abarcar dichos manuales a toda la
empresa: una direccin, un departamento, una oficina, seccin, una mesa, un puesto, etctera.
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que
pueden resumirse de la siguiente manera:
Los diferentes organismos (pblicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual
se determina dando respuesta al propsito que se han de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y
en otros, se logran varios objetivos.
POR SU CONTENIDO:
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los
siguientes:
Manual de Historia: Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre el organismo: sus comienzos,
crecimiento, logros, administracin y posicin actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de
la tradicin y filosofa del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensin y
motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organizacin.
Manual de organizacin: Su propsito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a
travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y
las relaciones.
Manual de polticas: Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a seguidos en la toma de
decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organizacin proporciona el marco principal
sobre el cual se basan todas las acciones.
Una adecuada definicin de polticas y su establecimiento por escrito, permite:
a) Agilizar el proceso de toma de decisiones
b) Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
c) Servir de base para una constante y efectiva revisin.
Puede elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales tales como: produccin, ventas,
finanzas, personal, compras, etc.
Manual de procedimientos: Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs de los
cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.
Este manual es una gua (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al
personal de nuevo ingreso. La implementacin de este manual sirve para aumentar la certeza de que el
personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.
Manual de contenido mltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la
estructura organizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin de distintos manuales, puede ser
conveniente la confeccin de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "polticas y
procedimientos", el de "historia y organizacin", en si consiste en combinar dos o mas categoras que se
interrelacionan en la prctica administrativa. En organismos pequeos, un manual de este tipo puede
combinar dos o ms conceptos, debindose separar en secciones.
POR SU FUNCIN ESPECFICA:
Esta clasificacin se refiere a una funcin operacional especfica a tratar. Dentro de este apartado puede
haber los siguientes manuales:
Manual de produccin: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los
problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solucin.
La necesidad de coordinar el proceso de fabricacin (fabricacin, inspeccin, ingeniera industrial, control
de produccin), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricacin, los manuales se aceptan y usan
ampliamente.
Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de
compras, definir la funcin de comprar, los mtodos a utilizar que afectan sus actividades.
Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de informacin
comprendidas en el trabajo de ventas (polticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de
ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.
Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles
de la administracin, contiene numerosas instrucciones especficas a quienes en la organizacin estn
involucrados con el manejo de dinero, proteccin de bienes y suministro de informacin financiera.
Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y tcnicas de la contabilidad. Se elabora como
fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener
aspectos tales como: estructura orgnica del departamento, descripcin del sistema contable, operaciones
internas del personal, manejo de registros, control de la elaboracin de informacin financiera.
Manual de crdito y cobranzas: Se refiere a la determinacin por escrito de procedimientos y normas de
esta actividad. Entre los aspectos mas importantes que puede contener este tipo de manual estn los
siguientes: operaciones de crdito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.
Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y
polticas de la direccin superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrn contener
aspectos como: reclutamiento y seleccin, administracin de personal, lineamientos para el manejo de
conflictos personales, polticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitacin, entre otros.
Manual tcnico: Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin operacional determinada. Se
elabora como fuente bsica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como
informacin general para el personal interesado en esa funcin. Ejemplos de este tipo de "Manual tcnico
de auditora administrativa", y el Manual tcnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente
de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesora.
Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de
un puesto en particular, son comnmente ms detallados que un manual de procedimientos.
El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de
los temas cubiertos. Por ejemplo, un manual de adiestramiento "explica cmo debe ejecutarse el
encendido de la terminal de la computadora y emitir su seal", mientras que un manual de procedimientos
omitir esta instruccin y comenzara con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento
tambin utiliza tcnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluacin para comprobar el
nivel de comprensin del contenido por el usuario.
Otra clasificacin aceptada de los manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las
oficinas y de acuerdo a su mbito de aplicacin; pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o
menor.
GENERAL:
Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales:
Manuales generales de organizacin: Este es producto de la planeacin organizacional y abarca todo el
organismo, indicando la organizacin formal y definiendo su estructura funcional.
Manual general de procedimientos: Este es tambin resultado de la planeacin, contiene los
procedimientos de todas las unidades orgnicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar
la forma de operar.
Manual general de polticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la direccin superior;
para toda la empresa, estas polticas generales establecen lneas de gua, un marco dentro del cual todo el
personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.
ESPECIFICO:
Manual especifico de reclutamiento y seleccin: Se refiere a una parte de un rea especfica (personal). Y
contiene la definicin uniforme respecto al reclutamiento y seleccin personal en una organizacin.
Manual especifico de auditora interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicacin
especifica a determinados tipos de actividad, aqu se refiere a la auditora interna en forma particular.
Manual especifico de polticas de personal: Este se enfoca a definir "polticas", pero de una rea especfica
de la organizacin, sealando las guas u orientacin respecto a cuestiones de personal, tales como:
contratacin, permisos, promociones, prestaciones, etc.
Manual especfico de procedimientos de tesorera: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de
importancia de un rea especfica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en
el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc.

La informacin histrica por lo comn se incluye como la parte de presentacin a un manual de polticas o
de organizacin, o de un manual de personal.
Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y sealan los puestos y la relacin que
existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarqua, los grados de autoridad y
responsabilidad; las funciones y actividades de los rganos de la empresa.
Generalmente contienen grficas de organizacin, descripciones de trabajo, cartas de lmite de autoridad,
etctera.
C.L. Littlefield declara al respecto: "Los manuales de organizacin se usan donde se desea una descripcin
detallada de las relaciones de organizacin.
Se elaboran ordinariamente con base en los cuadros de organizacin, los cuales se acompaan de las
descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro. Comnmente se hace la divisin de los
encabezados de estos manuales en atencin a la funcin general, a las obligaciones y autoridad y al
conjunto de relaciones con los dems".
El manual de procedimientos presenta sistemas tcnicas especficas seala el procedimiento preciso a
seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que
desempea responsabilidades especficas. Es un procedimiento por escrito.
Los manuales de procedimiento, por sus caractersticas diversas, pueden clasificarse en manuales de
procedimiento de oficina y de fbrica.
Tambin puede referirse en:
1.A tareas y trabajo individuales, por ejemplo, cmo operar una mquina di contabilidad.
2.A prcticas departamentales en que se indican los procedimientos de operacin de todo un
departamento.
3.A prcticas generales en un rea determinada de actividad, como manuales procedimiento comerciales,
de produccin, financieras, etctera.
Los manuales de procedimientos generalmente contienen un texto que seala las polticas y
procedimientos a seguir en la ejecucin de un trabajo, con ilustraciones a base de diagramas, cuadros y
dibujos para aclarar los datos.
En los de procedimientos de oficina es costumbre incluir o reproducir las formas que Se emplean en el
procedimiento de que se trate, bien sea llenada con un ejemplo o con instrucciones para su llenado.
De poco serviran las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempo la organizacin y las
normas bsicas no son, cuando menos, medianamente firmes y comprensibles.
Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace que los tipos
mencionados no resulten siempre bien definidos.
Una inmensa mayora de los manuales de oficina parecen estar diseados intencionalmente para varios
fines.
El manual de procedimientos deber contener:
Cartula. Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, el logotipo, el nombre del
manual y la organizacin responsable.
Portada. sta contina despus de la cartula, lleva el nombre del manual, de la organizacin responsable
de su aplicacin y el lugar y la fecha de edicin.
ndice general. Es la presentacin resumida y ordenada de los elementos constitutivos del documento.
Presentacin. Es la explicacin clara y concisa de los objetivos del manual y la exposicin de la estructura
del documento; incluye un mensaje y la autorizacin del titular.
Cada uno de los procedimientos del manual contendr:
Objetivos de procedimiento. Se plantear el propsito que se pretende lograr con la ejecucin del
procedimiento.
Base jurdica. Enumeracin de los ordenamientos o normas jurdico administrativas que rigen la operacin
de la unidad, especficamente capitulo, artculo y fraccin que fundamentan el procedimiento.
rganos que intervienen. Enumeracin de las unidades, sub-unidades o puestos que intervienen en el
procedimiento de que se trate.
Polticas y normas de operacin. Exposicin de criterios y normas que orienten la realizacin de las
actividades sin tener que consultar los niveles jerrquicos superiores. Descripcin de las operaciones:
Presentacin secuencial de los pasos que se deben realizar dentro de un procedimiento, al precisar los
puestos o unidades responsables de su ejecucin.
Diagrama de flujo. Representacin del flujo de operaciones para mostrar las unidades que participan, las
operaciones que realizan y la secuencia de las mismas, mediante el uso de la simbologa definida en la
seccin "Metodologa para la integracin y aplicacin del diagnstico en los procedimientos"
Formas e instrucciones. Deber presentarse un ejemplar de cada uno de los formularios que se utilicen en
las distintas operaciones del procedimiento. Se anexaran, adems, las instrucciones con las indicaciones
especificas a las que debe sujetarse el llenado de los formatos.
Glosarios. Como parte final, se incluir un compendio alfabtico que contenga los conceptos referidos a
acciones o mecanismos administrativos que se contemplan en el cuerpo del manual.
Por ltimo, es conveniente, incluir la informacin referente a la duracin aproximada y a la frecuencia del
procedimiento, as como los mecanismos que se utilizan para la revisin y actualizacin del manual.
Es necesario sealar que cuando un documento incluya un solo procedimiento deber contener
instrucciones, representacin grfica y descripcin narrativa del conjunto de instrucciones especficas para
realizar una gama de operaciones. Al igual que en el manual de procedimientos, tambin se debern
especificar objetivos, polticas de operacin, mbito de aplicacin, descripcin de operaciones y diagramas.
Tambin se deber verificar si existen procedimientos de enlace con el nivel central, ya que es importante
analizar cmo se enlazan los procedimientos desconcentrados con los centrales, pues en este punto es
donde pueden existir mayor nmero de anomalas que obviamente se van a convertir en fallas de control,
de coordinacin, de fluidez y agilidad del procedimiento.
Adems, se deber analizar el flujo del procedimiento en las unidades administrativas centrales para que
las actividades se realicen con la eficacia y eficiencia que exige proceso de desconcentracin.
Este anlisis abarcar todo el proceso hasta la consecucin del producto final.
En este tipo de procedimiento es importante verificar los tiempos de ejecucin desde el inicio hasta el fin,
con el objeto de captar los puntos y las unidades en donde se presentan con mayor incidencia las demoras
o problemas que obstaculizan el proceso en su conjunto.
Por otra parte, resulta importante analizar los volmenes de trabajo y la frecuencia con que se realizan los
procedimientos para determinar la importancia de los mismos y sugerir medidas que hagan eficiente su
operatividad.
Finalmente, se deber verificar que el procedimiento se ajuste a las guas de desconcentracin establecidas
y que respete normas emitidas por el nivel central, as como que se encuentren instrumentados los
controles internos necesarios de acuerdo con la materia especfica de que se trata.
Los procedimientos especficos se realizan en una sola unidad administrativa; su anlisis debe contemplar
los siguientes aspectos:
Anlisis del objetivo de la unidad en relacin con el del procedimiento. Se analizar la congruencia entre
ambos para verificar si el procedimiento coadyuva a la consecucin del objetivo de unidad y si existe
conveniencia entre ambos.
1.- Se deber relacionar el procedimiento con la o las atribucin y funciones a la que sirve como
instrumento de ejecucin.
2.- Si el anlisis se refiere a un manual de procedimientos, estos interrelacionarn con las funciones y
atribuciones asignadas a la unidad administrativa para verificar silos procedimientos que se realizan se
encuentran interrelacionados con la totalidad de las funciones y/o atribuciones.
Tambin se debe comprobar si existen algunas funciones cuya ejecucin an no se ha instrumentado o bien
no existen instrucciones por escrito aun cuando los procedimientos que se efecten.
Anlisis de procedimiento con las normas jurdico - administrativas. En este aspecto es importante verificar
la concordancia del procedimiento con el marco existente y comprobar que no contradiga ninguna de las
disposiciones vigentes.
Es necesario destacar la importancia que tienen el diagnstico en los procedimientos administrativos y los
manuales de procedimientos, as como las tcnicas de investigacin documental y de campo.
Es menester que en todo diagnstico de procedimiento y en los documentos normativos de los
procedimientos, lleve un inventario inicial con el fin de detectar con claridad la existencia de los mismos y a
su vez observar su aplicacin y los elementos que participan en ellos al integrar el factor tiempo que se
vincula en el procedimiento.
8 CONTENIDO DE MANUALES:
Manual de organizacin:
1.- Identificacin.
2.- ndice
3.- Introduccin
3.1.- Objetivo del manual.
3.2.- mbito de aplicacin.
3.3.- Autoridad
3.4.- Como usar el manual.
4.- Directorio.
5.- Antecedentes Histricos.
6.- Base legal (en caso de organismo pblico).
7.- Organigrama.
8.- Estructura funcional.
9.- Objetivos de cada unidad orgnica.

Manual de procedimientos:
1.- ndice.
2.- Introduccin
2.1.- Objetivos del manual.
2.2.- Alcance.
2.3.- Como usar el manual.
2.4.- Revisiones y Recomendaciones.
3.- Organigrama.
3.1.- Interpretacin de la estructura orgnica.
-Sistemas de organizacin (lnea, funcional, etc.)
-Tipo de departamentalizacin (geogrfica, por producto, etc.).
-Amplitud de la descentralizacin y centralizacin.
-Relacin entre el personal con autoridad de lnea y asesora.
4.- Grficas.
4.1.- Diagramas de flujo.
5.- Estructura procedimental.
5.1.- Descripcin narrativa de los procedimientos.
6.- Formas.
6.2.- Empleadas (por lo general planeadas y rediseadas).
6.3.- Instructivos de las formas empleadas.