LE CONTRLE INTERNE :

GUIDE DE PROCDURES
LE CONTRLE I NTERNE
GUI DE DE PROCDURES
Direction du dveloppement des entreprises
Prpar par J acques Villeneuve, c.a.
Conseiller en gestion
Publi par la Direction des communications : janvier 1995
Rdit par la Direction des communications et des services la clientle : avril 2003
Rvis : juillet 2004
Actualis : juillet 2004
Rimprim : mai 2001
Numro de document : 1345
Toute reproduction de ce document est autorise avec la mention de la source
Lemploi du genre masculin pour dsigner des personnes, des titres et des fonctions se fait sans
discrimination et na pour but que de faciliter la lecture du texte.
AVANT-PROPOS
La gestion des ressources et des oprations est une tche complexe. L'entreprise doit
constamment ajuster ses mthodes de fonctionnement pour rpondre aux besoins
d'informations rapides, l'informatisation et la rotation du personnel.
Devant une concurrence de plus en plus efficace, l'apparition des nouvelles mthodes
diagnostiques, comme la ringnierie des processus et le benchmarking, favorise le
questionnement : comment faire plus, mieux et moins cher.
Dans cet environnement en constante volution, l'entreprise ne doit pas perdre de vue
l'importance et la fiabilit de l'information financire pour l'aider dans la prise de dcisions.
cette fin, le contrle interne joue un rle primordial : il contribue amliorer l'efficacit et
l'conomie lies certains processus dcisionnels et permet de minimiser les risques de
non-contrle et d'inexactitude sur les donnes financires.
Ce document s'adresse particulirement au chef d'entreprise et son quipe de direction
pour les sensibiliser l'importance du contrle interne comme outil de gestion. Il vise
galement leur fournir des exemples de procdures suivre pour atteindre les objectifs.
TABLE DES MATI RES
1. GNRALITS ....................................................................................................................... 5
1.1 DFINITION.........................................................................................................................5
1.2 OBJ ECTIFS..........................................................................................................................5
1.3 RESPONSABILIT ................................................................................................................5
1.4 INTERPRTATION ................................................................................................................6
1.5 COMPTABILIT INFORMATISE .............................................................................................6
1.6 RAPPEL AU LECTEUR...........................................................................................................7
1.7 MTHODOLOGIE..................................................................................................................7
2. VENTES................................................................................................................................... 8
2.1 VENTES ..............................................................................................................................8
2.2 RECETTES ..........................................................................................................................8
2.3 ESCOMPTES ET CRDITS.....................................................................................................8
2.4 CONCILIATION COMPTABLE..................................................................................................8
3. ACHATS.................................................................................................................................. 9
3.1 ACHATS..............................................................................................................................9
3.2 DBOURSS .......................................................................................................................9
3.3 ESCOMPTES ET CRDITS.....................................................................................................9
3.4 CONCILIATION COMPTABLE..................................................................................................9
4. SALAIRES............................................................................................................................. 10
4.1 SALAIRES .........................................................................................................................10
4.2 CONCILIATION COMPTABLE................................................................................................10
5. STOCKS................................................................................................................................ 11
5.1 STOCKS............................................................................................................................11
5.2 CONCILIATION COMPTABLE................................................................................................11
6. AUTRES ................................................................................................................................ 12
6.1 GRAND-LIVRE ...................................................................................................................12
6.2 PLACEMENTS....................................................................................................................12
6.3 IMMOBILISATIONS..............................................................................................................12
6.4 ACTIONNAIRES - PROPRITAIRES ......................................................................................12
7. ANNEXES.............................................................................................................................. 13
7.1 AUTRES PROCDURES DE CONTRLE INTERNE ..................................................................14
7.2 VENTES ............................................................................................................................15
7.3 ACHATS............................................................................................................................16
7.4 SALAIRES .........................................................................................................................17
7.5 STOCKS............................................................................................................................18
7.6 AUTRES............................................................................................................................19
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1. GNRALITS
1.1 Dfinition
Le systme de contrle interne est l'ensemble des lignes directrices, mcanismes
de contrle et structure administrative mis en place par la direction, en vue
d'assurer la conduite ordonne et efficace des affaires de l'entreprise.
1.2 Objectifs
Toute entreprise, peu importe sa taille, devrait mettre en place les mcanismes lui
assurant :
le maintien de systmes de contrle fiables : pour que l'information financire
soit utile la prise de dcisions, le systme comptable doit produire des
donnes et des tats financiers fiables;
la prservation du patrimoine : un bon contrle prvoit divers mcanismes dont
notamment des validations systmatiques et des biens comptabiliss avec les
biens physiques, afin de prvenir les erreurs, la perte et le vol;
loptimisation des ressources : la comptence du personnel et la rpartition
adquate des tches augmentent l'efficacit et la qualit de l'information;
la prvention et dtection des erreurs et fraudes : l'application de procdures de
contrle adquates permet de rduire les risques au minimum.
1.3 Responsabilit
La direction a la responsabilit de sensibiliser les cadres l'importance d'une saine
gestion des affaires et des biens de l'entreprise.
La rpartition des tches est d'une importance capitale pour le contrle interne :
plus l'entreprise grossit, plus les responsabilits et les autorisations seront
attribues des personnes diffrentes pour viter les influences et les fonctions
incompatibles.
Lorsqu'une personne occupe une nouvelle fonction, la direction doit s'assurer de lui
communiquer les mthodes de travail inhrentes cette fonction : une bonne
comprhension assurera l'efficacit du processus, la fiabilit de l'information et la
valorisation de la tche.
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GNRALITS
1.4 Interprtation
Contrairement au systme comptable qui saisit, enregistre et regroupe les
oprations pour en prsenter les rsultats dans les tats financiers, le systme de
contrle interne comprend les mthodes et procds que l'entreprise ajoute au
systme comptable pour acqurir un degr raisonnable de certitude. Les registres
et donnes comptables sont fiables et les actifs, protgs.
Un systme de contrle interne adquat permettra par ailleurs lentreprise de
prvenir les risques suivants :
des sanctions lgales, et non-respect des lois, rglements et normes
gouvernementales;
des cots excessifs;
linterruption des oprations ou dune activit importante pour lentreprise ;
des pertes de revenus;
la destruction ou la perte dactif;
linsatisfaction des clients;
la fraude, la malversation ou les conflits dintrts;
les mauvaises dcisions de gestion.
1.5 Comptabilit informatise
L'utilisation des systmes informatiques pour le traitement de l'information
comptable ne change en rien la ncessit d'avoir un bon systme de contrle
interne pour rencontrer les objectifs de l'entreprise. Certaines mthodes devront
toutefois tre adaptes et des tches, redistribues.
La responsabilit de la fiabilit des systmes et des informations demeure toujours
celle de la direction. Cependant, si les dirigeants ont des connaissances assez
limites en ce domaine, ils devront compenser par l'tablissement de procdures de
contrle interne additionnelles et plus adquates. Exemples de procdures de
contrle interne dans un environnement informatis :
production et analyse de rapports d'exception (carts);
accs au systme informatique limit quelques personnes autorises;
examen des diagrammes pour s'assurer de la logique du cheminement de
l'information;
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GNRALITS
autorisation des modifications aux logiciels;
excution de tests sur l'entre, le traitement et la sortie de l'information
comptable;
adoption d'un plan de rechange en cas dinterruption des activits;
conservation de copies de scurit des informations importantes et
permanentes ainsi que de certaines donnes oprationnelles lextrieur de
lentreprise;
approbation par le vrificateur du choix du logiciel comptable.
1.6 Rappel au lecteur
La liste des noncs qui figurent dans les pages suivantes n'est pas complte. Ils
ne sont pas non plus inscrits par ordre d'importance. Cette liste est fournie
simplement titre indicatif du type de procdures de contrle interne utiles pour
augmenter la fiabilit de l'information. Le choix et le nombre de procdures ainsi
que la rpartition des tches dpendent de la direction, et doivent tre dtermins
en fonction de l'importance relative de chacune des oprations.
1.7 Mthodologie
Lire chaque nonc et en valuer l'importance pour lentreprise : OUI ou NON;
si la rponse est OUI , dterminer si la procdure est applique : FAIT ou
FAIRE;
si la rponse est FAIRE , complter une feuille semblable celle que l'on
retrouve l'annexe 7.
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2. VENTES
IMPORTANCE
Oui
fait
Oui
faire
Non
2.1 Ventes
Chaque commande est autorise avant sa production;
la commande du client est vrifie : bon de commande, prix,
donnes techniques, dlai de livraison, comparaison avec la
soumission fournie;
l'autorisation de crdit est obtenue avant la production;
les bons de livraison sont prnumrots, la squence
contrle et la comparaison avec les factures de vente est
effectue;
les factures de vente sont prnumrotes et la squence
contrle;
une vente hors de l'ordinaire (rebut, immobilisation) est
autorise et suit le mme cheminement qu'une vente
rgulire;
le dossier d'une mauvaise crance est analys par une
personne responsable;
un contrle sur l'autorisation des taux de vente et des prix des
produits est exerc.
2.2 Recettes
Tous les chques du courrier sont dposs intgralement
tous les jours;
tous les chques sont endosss pour dpt seulement ;
la conciliation dtaille des comptes clients majeurs est
effectue.
2.3 Escomptes et crdits
Tout escompte ou crdit est autoris avant d'tre accord;
toute radiation de solde de compte est autorise;
toute demande d'ajustement de compte reu du client est
autorise;
2.4 Conciliation comptable
La conciliation de l'auxiliaire des comptes clients avec le
grand-livre est faite;
la conciliation bancaire est effectue par une personne
indpendante.
N.B. : Rpartition des tches
Dans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes diffrentes :
autorisation de transaction, comptabilisation, livraison de marchandise, vrification de facture, envoi
d'tats de comptes, garde de l'argent, encaissement de dpts.
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3. ACHATS
IMPORTANCE
Oui
fait
Oui
faire
Non
3.1 Achats
La conciliation du bon de commande, du bon de rception de
marchandise et de la facture du fournisseur est faite;
pour toute facture reue, il y a un bon de commande autoris;
tous les achats, pour fins de production ou autre, sont
pralablement autoriss;
les bons de commande sont prnumrots et la squence
contrle;
les bons de rception sont dats et signs par un prpos
dment qualifi;
la conciliation des factures avec l'tat de compte du
fournisseur est effectue;
les achats de production sont tous distribus dans les
produits ou commande et inscrits l'inventaire;
un budget d'exploitation est approuv et toute dpense non
budgte requiert une autorisation avant d'y donner suite.
3.2 Dbourss
Tout paiement est appuy d'une facture originale et des
autres pices justificatives;
une personne responsable fait le suivi des ententes
particulires avec des fournisseurs : date de paiement,
escompte de volume, mode de paiement;
tout paiement est pralablement autoris et le chque sign
par une personne responsable;
les chques sont prnumrots et la squence contrle.
3.3 Escomptes et crdits
Une marchandise retourne est contrle jusqu' la rception
d'une note de crdit du fournisseur;
les conditions et les inscriptions des escomptes sur achats
sont vrifies.
3.4 Conciliation comptable
La conciliation des tats de compte des fournisseurs avec le
grand-livre auxiliaire est ralise;
la conciliation de l'auxiliaire des comptes fournisseurs avec le
grand-livre est faite;
la conciliation bancaire est effectue par une personne
indpendante.
N.B. : Rpartition des tches
Dans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes diffrentes :
autorisation des achats, rception de marchandise, conciliation de facture, paiement, comptabilisation.
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4. SALAIRES
IMPORTANCE
Oui
fait
Oui
faire
Non
4.1 Salaires
Toute modification sur les donnes de base des employs
est autorise;
tout changement de salaire brut ou taux horaire est autoris;
la conciliation des heures travailles et payes est faite;
les dossiers du personnel sont jour;
la corroboration entre les chques de paye, les dossiers du
personnel et les endossements des chques est ralise;
il existe un compte de banque distinct pour les salaires de
tous les employs;
la distribution des chques de paye est assure par une
personne responsable et un contrle particulier est exerc
pour les chques des employs absents;
le dossier et les conditions d'emploi d'un nouvel employ sont
autoriss avant d'tre intgrs au systme;
les heures supplmentaires et autres rglements spciaux
sont autoriss avant d'tre pays;
il y a conformit entre la paye nette et le total des chques
individuels;
les chques sont prnumrots et la squence contrle;
les dductions la source sont en conformit avec les
rgimes gouvernementaux et les avantages sociaux de
l'entreprise;
les autres formes de rmunration (commissions, bonis) sont
contrles en fonction des politiques internes autorises;
si la paye est produite l'extrieur, un contrle rigoureux des
communications ainsi qu'une conciliation des rsultats sont
raliss sous la surveillance d'une personne responsable.
4.2 Conciliation comptable
La conciliation du compte de banque-salaires est faite;
la conciliation des records de gains individuels avec postes
de salaires au grand-livre est excute.
N.B. : Rpartition des tches
Dans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes diffrentes :
calcul du temps, calcul de la paye brute, autorisation de payer, autorisation des heures
supplmentaires, comptabilisation, distribution des chques de salaires.
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5. STOCKS
IMPORTANCE
Oui
fait
Oui
faire
Non
5.1 Stocks
Les marchandises sont remises dans des endroits
convenables, scuritaires et contrles;
la couverture d'assurances feu et vol est suffisante;
des marchandises en consignation chez un tiers, ou
appartenant un tiers, sont contrles sparment;
le dcompte physique se fait priodiquement, mais au moins
annuellement;
une comparaison entre l'inventaire physique et le registre
permanent est faite;
les ajustements provenant d'carts sont accepts par une
personne responsable, avant d'tre inscrits;
un inventaire physique est tabli par une personne diffrente
du magasinier;
les entres de stocks suivies d'un bon de rception et les
sorties de stocks suivies d'un bon de rquisition identifiant la
date, la commande, le lot, le projet sont faites;
il y a conformit (type, quantit, dimension, tat matriel)
entre la rception de la marchandise et son inscription au
registre;
les marchandises et produits majeurs sont concilis souvent
entre l'inventaire physique et le registre permanent;
la fiabilit du systme d'imputation de la main-d'oeuvre
directe aux produits en cours est dmontre;
une comparaison de la main-d'oeuvre directe estime ou
standard avec la main-d'oeuvre directe relle est tablie;
un rapport sur les rebuts est rdig avant l'autorisation
d'alination;
la pertinence des principes comptables utiliss pour
l'valuation des stocks est constate.
5.2 Conciliation comptable
L'inventaire physique est dment compil, valu et
enregistr au grand-livre;
la conciliation de l'inventaire physique avec le registre
auxiliaire des stocks et la rpartition entre matire premire,
produits en cours, produits finis est effectue.
N.B. : Rpartition des tches
Dans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes diffrentes :
prise dinventaire physique, volution des stocks, entreposage, comptabilisation, ajustements dcarts,
politique dvaluation, entre et sortie des stocks.
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6. AUTRES
IMPORTANCE
Oui
fait
Oui
faire
Non
6.1 Grand-livre
Le grand-livre est balanc mensuellement et rconcili avec
les registres auxiliaires;
les critures de journal sont autorises;
une charte de compte est approuve et toute modification doit
tre justifie;
les tats financiers internes et externes sont concilis
chaque parution.
6.2 Placements
Le contrleur a la garde de ces actifs ainsi que les pices
justificatives;
une conciliation permanente est tablie avec le grand-livre;
une autorisation de la direction est requise pour ces
transactions.
6.3 Immobilisations
Le grand-livre doit tre concili avec l'auxiliaire des
immobilisations : dtail pour chaque actif avec preuves de la
transaction et pices justificatives;
une autorisation de la direction est requise pour ces
transactions;
les assurances feu et vol sur les immobilisations sont
adquates.
6.4 Actionnaires - Propritaires
Il existe un registre sur les actionnaires et la conciliation de la
part de chacun;
les procs-verbaux sont mis jour rgulirement;
il y a un contrat rcent de convention entre actionnaires ou
socitaires;
il existe une assurance de cautionnement adquate pour les
principaux dirigeants.
7. ANNEXES
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7.1 Autres procdures de contrle interne
Chaque entreprise a ses particularits de fonctionnement. Le dirigeant doit
dterminer le degr de contrle et de fiabilit qu'il dsire, mais l'ensemble du
systme de contrle interne dpendra toutefois du nombre et des comptences des
personnes-ressources sa disposition.
La lecture des pages prcdentes a sans doute soulev plusieurs interrogations sur
des procdures additionnelles qui pourraient tre pertinentes. Les feuilles de travail
suivantes permettent d'en faire une numration par fonction ou activit, d'identifier
la personne responsable et galement de se donner un chancier de ralisation
en fonction de l'importance des procdures.
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7.2 Ventes
DESCRIPTION DES PROCDURES RESPONSABILIT
CHANCE
1 MOIS 6 MOIS 12 MOIS
- 16 -
7.3 Achats
DESCRIPTION DES PROCDURES RESPONSABILIT
CHANCE
1 MOIS 6 MOIS 12 MOIS
- 17 -
7.4 Salaires
DESCRIPTION DES PROCDURES RESPONSABILIT
CHANCE
1 MOIS 6 MOIS 12 MOIS
- 18 -
7.5 Stocks
DESCRIPTION DES PROCDURES RESPONSABILIT
CHANCE
1 MOIS 6 MOIS 12 MOIS
- 19 -
7.6 Autres
DESCRIPTION DES PROCDURES RESPONSABILIT
CHANCE
1 MOIS 6 MOIS 12 MOIS