Módulo 1 Asistente Jurídico

MODULO 1: Funciones de Asistente Jurdico
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ASISTENTE JURDICO

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OBJETIVOS
MDULO 1: FUNCIONES DEL ASISTENTE JURDICO

Incorporar determinadas habilidades, comportamientos y conocimientos jurdicos,
que nos permitan realizar actividades y tareas en un estudio jurdico o en el mbito
judicial con total eficiencia.
Ser auxiliares de la Justicia conociendo el funcionamiento del Poder judicial y las
normas que se deben cumplir.
Mejorar la organizacin de sus tareas administrativas, planificando los recursos y
aplicando sus destrezas.
Incorporar elementos para establecer una comunicacin oral y escrita.
Establecer relaciones interpersonales.
Mejorar la comunicacin dentro del mbito laboral.
Generar acuerdos personales con los clientes.
Tener un buen manejo de agenda, calendario y correspondencia escrita (formal y
especfica).
Incentivar la creatividad para aplicarla en situaciones negociables, en planificaciones
y en la toma de decisiones.
Aplicar recursos informticos aplicados para integrarse al ambiente laboral con una
base de conocimientos superior al comn de la gente.

Al finalizar el curso podrs responder a las siguientes preguntas:
Conoces las herramientas necesarias para la redaccin de un escrito?

Es importante la imagen personal en un asistente?

Cules son los elementos necesarios para presentar una demanda?

Cmo se debe organizar el trabajo y el manejo de tiempo?

Cules son las distintas formas de correspondencia que se utiliza?


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INTRODUCCN

El objetivo de este mdulo es poder brindar al alumno/a, las herramientas para poder
desarrollar su actividad como asistente jurdico y as adquirir los conocimientos
necesarios para ser un eficaz y eficiente asistente.
En este mdulo vas a estudiar temas como la importancia del asistente jurdico y su
imagen personal, esto te ayudar en el mbito laboral y personal para poder
desempearte correctamente. Por otra parte analizars todo lo referente a los escritos
judiciales: sus elementos, cmo se deben redactar, los documentos que se pueden
adjuntar, y esto te servir para que cuando tengas que redactar un escrito sepas cmo
hacer y qu errores no debes cometer. A continuacin nos abocaremos a la importancia
de los archivos y cmo se deben conservar y registrar los documentos que se reciban.
Finalmente el manejo de la agenda del abogado, aqu aprenders a administrar y
organizar el tiempo del abogado, para que anotes las citas, eventos, etc.


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TEMA 1: FUNCIONES

Con los elementos que les brindaremos estarn en condiciones de:
Nuestra intencin es lograr que el secretario jurdico o auxiliar judicial consiga una
redaccin clara, concreta; que adquiera herramientas para poder expresarse con
claridad y concisin; que logre habilidades en el manejo fluido del texto para cambiar
un estilo muchas veces ampuloso, artificioso por otro; que logre volcar todas sus ideas al
papel. El objetivo es tambin que deje de copiar modelos ya existentes en el estudio y
que sea capaz de crear con libertad sus propios textos sin sentir la inseguridad que
genera apartarse de los modelos ya dados. Que logre, aduearse de su propia escritura.
Para ello se debe tener en cuenta: cmo se elabora un texto y se organizan las ideas, el
orden de las palabras en la oracin, uso de tiempos verbales, uso correcto del gerundio,
prrafo y oracin, la longitud de la frase, muletillas y locuciones incorrectas, errores
ms comunes, acentuacin, vicios del lenguaje legal, propuestas de estilo, etc.
Debern tener condiciones para confeccionar las piezas e instrumentos judiciales, las
cedulas, los oficios, entre otros escritos. Pero como esto no es suficiente, tendremos
una acabada nocin de todos los conceptos fundamentales que sean necesarios dentro
del campo judicial, encarados desde un punto de vista netamente practico, para que
puedan enfrentar con mayor autoridad y seguridad todas las tareas a realizar tanto como
secretarios o auxiliares en un estudio jurdico o como empleados en el poder judicial.

MDULO 1
Funciones
Imagen Personal
Redaccin de escritos judiciales
Interpretacin de escritos
La demanda
Organizacin del trabajo
Organizacin y manejo del tiempo
Correspondencia

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1. Caractersticas del
lenguaje jurdico
Concepto de tecnolecto.
Caractersticas de la comunicacin
jurdica.
Su objeto: la persuasin.
Emisor-mensaje-receptor
2. La arquitectura de la frase El orden de las palabras en la oracin.
Oracin y prrafo.
Subordinacin.
La longitud de la frase.
Uso de los marcadores textuales
(encabezamientos de la frase).
3. Algunos conceptos
gramaticales
Dudas ortogrficas.
Acentuacin.
Puntuacin.
Correlatividad de tiempos verbales.
Voz activa y voz pasiva.
4. Errores ms comunes Exceso de subordinacin.
Mal uso del gerundio (El dictamen
informando...).
Exceso de perfrasis verbales.
Muletillas (Ser justicia "a sus efectos").
Construcciones absolutas de pasado
(Trabado el embargo...).
Acumulacin de locuciones prepositivas
(En el supuesto que, en un todo de
acuerdo con...).
Hiprbaton (De la documentacin,
traslado).
Arcasmos (Fecho, vuelva).
5. Ejercicios de composicin Redactar escritos analizando la
composicin, redaccin, expresin, para
evitar las improvisaciones
6. Distintas formas de
generar un texto
Torbellino de ideas.
Mapas y redes.
Palabras clave.
7. Recursos retricos

Frases de inicio y cierre.
Juego de oposiciones y paralelismos.
Preguntas retricas.


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TEMA 2: IMAGEN PERSONAL

Imagen personal
Actualmente, por parte de las empresas, organismos e instituciones, existe una
gran preocupacin por transmitir una imagen adecuada. Todo empleado es poseedor de
una parte de la imagen de la empresa u organismo al que pertenece o
representa. Es una responsabilidad que no puede ni debe soslayarse.
La imagen personal y profesional que proyecta un asistente presenta un doble aspecto:
1) De la imagen con miras al interior de la empresa donde trabaja depender en gran
medida el xito de su carrera profesional a corto y mediano plazo, repercutiendo la
imagen en las relaciones puramente personales en el seno de la empresa.
2) Y considerando que parte de sus funciones tiene que ver con las relaciones entre
empresas u organismos, es evidente que la imagen del asistente cobra un papel
suficientemente importante como para determinar la calidad de las relaciones.-
Los elementos que contribuyen a formar la imagen que proyectamos son: Escrito, Oral,
y Corporal:
Escrito: su labor consiste en la preparacin de todo tipo de correspondencia o
informes que le dicta su jefe, teniendo en cuenta aspectos importantes como:
vocabulario utilizado en cada situacin, la extensin del escrito, sencillez y claridad en
la expresin.
MDULO 1
Funciones
Imagen Personal
La demanda
Correspondencia

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Oral: el trabajo del asistente requiere el uso constante de la comunicacin hablada, en
persona y a travs del telfono fundamentalmente. Una expresin correcta, fluida y
adecuada en cada ocasin es el fruto de la educacin y del nivel cultural que se posea.
No hay que olvidar que somos lo que decimos. Algunas pautas bsicas serian: La
claridad y concisin al hablar. La expresin debe ser firme a la vez pausada y tranquila,
se debe poner nfasis solo en determinadas palabras.- Hay que tener presente la
necesidad de los silencios cuando nos comunicamos, hay que saber hablar y dejar
hablar. Un asistente debe dejar hablar a su interlocutor y no tratar de imponer su
criterio subiendo en exceso el tono de su voz.
Corporal: en el contacto directo entre las personal, tanto en el mbito personal como
laboral, lo primero que se destaca es la propia presencia fsica la imagen corporal,
esta imagen es producto de sumar la expresin facial, la expresin corporal y el
atuendo, la cara es el espejo del alma. Cada uno tiene su personalidad propia y el
hecho de desempear un trabajo no significa que vayamos a dejar de ser quienes somos.
Pero el tener que interactuar constantemente con los dems, nos obliga a hacer un
esfuerzo por mejorar nuestra imagen personal y profesional. Un principio bsico seria: -
No mostrar abiertamente un estado de enfado (aunque tengamos motivos suficientes que
lo justifiquen), esto significa evitar gestos adustos y serios. -Nuestra expresin debe ser
amistosa y transmitir cordialidad. Evitar la monotona de nuestra expresin. No cubrir
la cara con las manos o con algn objeto cuando estamos hablando con otra persona.
hay que mirar de frente y a los ojos a nuestro interlocutor, con naturalidad y confianza.
En lo referente al atuendo debe ser concordante con la imagen a proyectar,
brindando una sensacin de eficiencia, seriedad, rigor, sobriedad, madurez y
sencillez.

IMAGEN PERSONAL
ESCRITO
Vocabulario
Sencillez y claridad
en la expresin
ORAL
Expresin correcta
y fluida
CORPORAL
Expresin facial,
corporal y el
atuendo

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TEMA 3: REDACCIN DE ESCRITOS JUDICIALES

Los escritos son: Presentaciones efectuadas en el expediente por las partes, por sus
auxiliares o por terceros mediante las cuales se formulan peticiones o meras
manifestaciones.
REQUISITOS PARA LA CONFECCION:
Organizacin de datos comn a todo escrito.
Copias.
Lugar de presentacin.
Recepcin de los escritos: Cargo.
Constancia para el presentante de la recepcin. Recibo.

REQUISITOS CONFECCIN ESCRITOS JUDICIALES
DOBLE FAZ (papel oficio o A4)
MARGENES SIMETRICOS: superior e izquierdo de 5 cm. Y derecho e inferior de 2,5 cm.
FUENTE: Tahoma, Arial o Times New Roman 12;
COLOR DE FUENTE: Negro
INTERLINEADO: 1,5
MDULO 1
Funciones
Imagen Personal
La demanda
Correspondencia

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ALINEACION: Justificado
IDIOMA: Nacional, o traducidos o por medio de interprete. Art. 115 CPC y CN.
LEGIBLE. Sin claros o espacios sin completar

Rigen las normas del Reglamento para La Justicia Nacional (RJN): Acordada del 17-12-
1952, artculos:
46: tinta negra; las firmas deben ser aclaradas; los abogados o procuradores
debern indicar el tomo y folio o N de matrcula de su inscripcin.
47: (en domicilio ver Arts. 40 y 41 CPC y CN)
48: agregacin de documentos: de forma tal que sean legibles en su totalidad.
45: Cargo: al pie de todos los escritos deber ponerse el cargo de presentacin
autorizado por el prosecretario administrativo, con indicacin del da y de la
hora.

ORGANIZACION COMUN A TODO ESCRITO:
1) ENCABEZAMIENTO
2) CUERPO PRINCIPAL
3) CIERRE
4) FIRMAS
(1) ENCABEZAMIENTO: DEBER INCLUIR (Art. 46 RJN):
A. SUMARIO: Ttulo. Resumen y anticipa el contenido del cuerpo principal del escrito. Se
coloca en el margen superior izquierdo en letras maysculas, subrayado y en negrita.
(Ej.: INICIA DEMANDA)
B. DESTINATARIO: A QUIN SE DIRIGE?: Seor Juez; Excelentsimo tribunal. Las
cmaras tendrn el tratamiento de Excelentsima Cmara (LEY 1.893)
C. PRESENTACION: Quien se presenta debe hacer saber una serie de circunstancias que
enmarcan el acto procesal intentado, a saber:
PRESENTANTE: Nombre y Apellido
DOMICILIO: Denuncia de domicilio real y constitucin de domicilio procesal legal,
indicando calle y nmero.
CARATULA. Enunciacin precisa de la cartula del expediente y nmero de
expediente asignado por la oficina judicial que corresponda. EI acto procesal
debe entenderse realizado en el expediente. Indicado en el escrito. Asignacin Al
escrito inicial deber agregarse con el carcter de declaracin jurada, la planilla
de incorporacin de datos que contendr las constancias de identidad en ella
indicadas y la manifestacin del profesional firmante acerca de si solicita
medidas precautorias, preliminares o de prueba anticipada. Cada juzgado ser
responsable de la impresin de la cartula de cada proceso, en la que se
incluirn la fecha de su asignacin, la categora, el cdigo, la clase de proceso, el
objeto y los nmeros de expediente, de Juzgado, de Fiscala, de Defensora
Pblica de Menores e Incapaces y de Defensora Pblica Oficial y los nombres de
sus titulares y de las partes, etc.

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ABOGADO. Indicacin del abogado patrocinante (nombre, Tomo y Folio
correspondiente a la matrcula del Colegio Pblico de Abogados, el nmero de
telfono de su estudio o lugar donde pudiese ser ubicado (suele indicarse a dems
la direccin de correo electrnico del abogado); patrocinio obligatorio (Art. 56
CPC y CN): si falta la firma del letrado, "se tendr por no presentado y se
devolver al firmante, sin ms ni recursos".
MODO DE DIRIGIRSE: a V. S. digo V. S. abreviatura de Vuestra Seora.

(2) CUERPO PRINCIPAL
Estilo forense. Manera de expresarse:
El abogado debe abstenerse de expresiones indebidas o injuriosas, as como evitar la
maledicencia del cliente hacia el adversario o su letrado, omitiendo verter
expresiones deshonrosas, hirientes, irrespetuosas o juicios de valor. El actuar del
abogado debe caracterizarse por la defensa de los intereses confiados, cuidando que
no slo el contenido sino tambin la forma se adecuen a la jerarqua profesional.
Facultad del juez de disponer testar frases injuriosas que contengan los escritos.
(Art. 35, inciso 1 CPC y CN).
Conforma el contenido esencial el que se encuentra conformado por tres tems
bsicos:
HECHOS.
DERECHO.
POSTULACION
(3) CIERRE
FORMULA: al finalizar en ubicacin centro - derecha del escrito y antes de las firmas se
coloca en negrita la siguiente frmula:
"Proveer de conformidad
SERA JUSTICIA
(4) FIRMAS
Son una condicin esencial para la validez del escrito (Art. 1012 CC). Segn que el
abogado acte como:
A. Patrocinante: firma los escritos conjuntamente con la parte, pero el que se
manifiesta es la parte. En los escritos de mero trmite (ej.: Autoriza) no se
requiere firma de parte.
B. Apoderado: firma solo l. Acta mediante representacin, con poder general o
especial que le otorga su mandante.
C. Ubicacin de las firmas: de tratarse de una presentacin por derecho propio, la
firma de la parte deber ubicarse a la derecha mientras que la del abogado se
ubicar a la izquierda. En el caso de presentarse mediante apoderado, la firma del
mismo se ubicar a la derecha.

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D. Las firmas: debern ser seguidas de sus correspondientes aclaraciones (nombre y
apellido del firmante, ms nmero de tomo y folio si se trata del abogado).

COPIAS:
Art. 120 CPC y CN: tantas copias como partes intervengan, salvo que se hayan
unificado la representacin. (Debera decir "tantas copias como sujetos procesales
existan litigando").
LUGAR DE PRESENTACION.
Pesa sobre el litigante interesado la carga de presentar los escritos en el juzgado y
secretara al cual estuvieran dirigidos. Los Juzgados disponen de una mesa de
entradas para la consulta del expediente y recepcin de escritos.

RECEPCION DE LOS ESCRITOS. CARGO.
Es la atestacin emanada del secretario del tribunal haciendo constar el ao, mes,
da y hora en que se present el escrito. Tiene por objeto dar fecha cierta a la
presentacin, en tanto el mismo puede estar sometido a condiciones de tiempo que
gravitan sabr su eficacia, art. 45 RJN. El cargo puesto al pie de los escritos ser
autorizado por el oficial o jefe de despacho. Si La Corte Suprema o las cmaras
hubieren dispuesto que la fecha y hora de presentacin de los escritos se registre con
fechador mecnico, el cargo quedar integrado con la firma del oficial primero o
jefe, a continuacin de la constancia del fechador.

CONSTANCIA DE LA PRESENTACION DE LOS ESCRITOS:
Recibos de escritos. A requerimiento verbal de las partes o sus letrados los tribunales
debern firmar, sellar y datar las copias de los escritos que le sean presentados.

Formas que deben observar los escritos y resoluciones judiciales.
La Suprema Corte de Justicia con asistencia de La Procuracin General considero que era
necesario:
Reiterar las exigencias del art.118 del CPC y Comercial respecto a los escritos
judiciales.
Actualizar las reglamentaciones sobre la forma que deben observar los escritos
judiciales, dictmenes periciales y las resoluciones judiciales.
Atender a la preservacin de los expedientes judiciales en los cuales hay
incumplimiento del deber de consignar en cada escrito el nombre y rol procesal de la
persona representada y la indicacin del domicilio constituido.
Adecuar las reglamentaciones vigentes al uso de computadoras personales para la
confeccin de escritos y resoluciones judiciales que han sido realizados sin doble
espacio y a veces anulando el reverso, lo que produce dificultad para la lectura y
aumento en el volumen de los expedientes.

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Documentos admitidos:
Ciudadanos nativos o naturalizados DNI/DNI-IF, LE; LC.
Extranjeros: DNI para extranjeros; CI (cdula de identidad); PASS (pasaporte)
En las causas que se acta como apoderado el nmero de documento puede
obtenerse de la fotocopia firmada del poder.
En las sucesiones se obtiene de La Partida de Defuncin, si se ha omitido se
incorpora el nmero de documento que reste en poder de los causahabientes.
Personas jurdicas fotocopia del comprobante expedido por La Administracin
Federal de Ingresos Pblicos en el que conste la razn social y el nmero de CUIT.
En presentaciones posteriores este requisito solo ser necesario si hay modificaciones de
datos sobre la identidad del representante o patrocinados.
El juzgado o tribunal agregar al expediente la copia del formulario y remitir dentro de
las 24 horas a la Receptora de Expedientes el original para la toma de conocimiento y
actualizacin de los registros que corresponda.
Los magistrados y funcionarios deben exigir el cumplimiento de lo dispuesto por el
art.118 del Cd. Proc. Civil y Comercial para lo cual deber instruirse al personal de
mesa de entrada para que verifiquen cada presentacin y en su caso solicitar que se
completen los datos faltantes.
Confeccin de los escritos o de los originales que deban agregarse al expediente:
Papel obra primera alisado de 70 gr como mnimo.
Medida 29,7 cm de largo y 21 cm de ancho (oficio o A4).
Espacio 1,5 con un mximo de 30 lneas por carilla.
Utilizar anverso y reverso de cada hoja.
Margen izquierdo de 5 cm.
Margen derecho de 2.5 cm.
Margen superior de 5 cm.
Margen inferior de 2,5 cm.
Podrn usarse hojas de arrastre continuo debiendo retirrseles las tiras laterales
perforadas.
Art.118 del Cd. Proc. Civil y Comercial - Redaccin de los escritos:
Confeccionarse con tinta negra o azul negra.
Manuscrito o a mquina en caracteres legibles y sin claros.
Encabezarse con la expresin de su objeto.
Nombre de quien lo presente.
Domicilio constituido.
Enunciacin precisa de la cartula del expediente.

Las personas que acten por terceros debern expresar en cada escrito:

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El nombre de sus representados, cuando fueren varios remitirse a los instrumentos
que acrediten la personera.
Estar firmados por los interesados.
Las copias para traslado con idntico contenido al del original pueden ser
confeccionadas a simple faz.
El cargo puesto a los escritos judiciales deber indicar el nmero de copias que se
acompaen, las cuales permanecern en secretara por un plazo mnimo de dos meses
quedando bajo la responsabilidad del titular del organismo la eleccin del sistema de
resguardo y conservacin de las copias, las cuales no pueden ser agregadas al
expediente.
Art.120 del Cd. Proc. Civil y Comercial. Copias. Todo escrito que deba darse vista, o
traslado, contestaciones, que ofrezcan prueba, promuevan incidentes, constitucin de
nuevo domicilio y cualquier documento agregado a ellos, deber ser acompaado por
tantas copias firmadas como partes intervengan.
Si no se cumple con el requisito o no se subsana la omisin dentro del da siguiente se
tendr como no presentado el escrito o documento hacindose devolucin de los mismos
al interesado y dejndose constancia en el expediente.
Art.124 del Cd. Proc. Civil y Comercial. Cargo. El cargo puesto al pie de los escritos
ser autorizado por el secretario o por el oficial o jefe de despacho.
Las cmaras podrn disponer que la fecha y hora de presentacin de escritos se registre
con fechador mecnico, con lo cual el cargo quedara integrado con la firma del
secretario o del oficial primero.
Si el escrito no se presenta dentro del horario judicial del da en que venciere el plazo
podr ser entregado en la secretaria correspondiente dentro de las dos primeras horas
del despacho el da hbil inmediato.
Las sentencias definitivas e interlocutorias, las regulaciones de honorarios se
confeccionaran:
A mquina manual elctrica o electrnica.
En papel membrete suministrado.
Con doble espacio.
Sin lneas en blanco
30 lneas por carilla como mximo
Margen izquierdo de 5 cm
Margen derecho de 1,5 cm.
La firma de los magistrados o funcionarios deber ser aclarada con sello de goma, a
mquina o en letra de imprenta.
Debern ser registradas todas las sentencias definitivas y autos interlocutorios con
fuerza de tales o que decidan artculos quedan comprendidos las declaratorias de
herederos y toda resolucin que termine procesos de jurisdiccin voluntaria. El segundo

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ejemplar de las resoluciones y sentencias que deban ser registradas podr ser una copia
carbnica, una fotocopia o un segundo original, que firmaran los jueces y secretarios
intervinientes.
Ejemplar no incorporado a la causa ser registrado cronolgicamente segn el nmero
de orden que le corresponda de manera ascendente observndose una numeracin
anual, con inicio en el primer da hbil y fin en el ltimo da hbil.
Si se dicta sentencia final en procesos de conocimiento o de ejecucin deber dejarse
constancia del domicilio en que se practico la intimacin al ejecutado o el traslado de la
demanda y la notificacin de la declaracin de rebelda al accionado.
Art.40. Domicilio. Toda persona que litigue por propio derecho o en representacin de
tercero debe constituir domicilio legal dentro del permetro de la ciudad que sea asiento
del juzgado o tribunal, pues se diligenciaran en ese domicilio todas las notificaciones
que no deban serlo en el real.
Art.41. La falta de constitucin y denuncia de domicilio hace que quede
automticamente constituido el domicilio legal en los estrados del juzgado o tribunal,
salvo el caso del segundo prrafo de art.59 (declaracin de rebelda: la cual se notificar
por cdula o por edictos durante dos das. Las sucesivas resoluciones se tendrn por
notificadas por ministerio de la ley).
Art.60. Efecto. La rebelda no alterara la secuela regular del proceso. La sentencia ser
pronunciada segn el mrito de la causa y lo establecido en el art. 354 inc.1.
La cmara de apelacin podr obviar la firma por separado de acuerdo y sentencia que
formen parte de un mismo acto, siendo suficiente la rbrica al final del fallo.
Todos los tribunales debern llevar:
Un registro para sus sentencias definitivas.
Un registro para las sentencias interlocutorias.
Un registro para la regulacin de honorarios.
Cada libro como mnimo deber llevar un ndice por actor, causante o procesado.
Los libros sern custodiados por los secretarios y sern conservados en la secretaria a la
que correspondan.
Los Juzgados de primera instancia; juzgados de paz letrada; tribunales de menores;
juzgado notarial dentro de los primeros 15 das hbiles siguientes a la finalizacin de
cada ao elevaran los libros de registro a La Cmara de Apelaciones para su rbrica.
Dictmenes de los peritos de lista deben seguir las reglas exigidas para los escritos
judiciales.
Dictmenes de peritos oficiales se aplican las reglas sealadas para las resoluciones
judiciales.
En los juzgados y tribunales los expedientes sern compaginados en cuerpos que no
excedan de doscientas fojas; salvo que los escritos y documentos formen una sola pieza.

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Los expedientes debern estar cocidos, sin broches metlicos, la costura ser nica, no
se puede agregar una pieza sin eliminarse la costura anterior.
Los magistrados y funcionarios podrn optar por el uso del sistema de carpetas plsticas
y broches pasantes para la compaginacin de expedientes hasta la finalizacin de su
trmite.
Los profesionales podrn al iniciar las causas acompaar carpetas con broches pasantes,
segn las especificaciones tcnicas de la Subsecretaria de Administracin y delegaciones
departamentales.
Si la causa es archivada o paralizada se retira la carpeta y se cose.
Los expedientes tendrn una cartula y contra caratula para resguardar a la ltima
actuacin agregada.
En la cartula se debe indicar el nombre de las partes y el objeto del juicio, el juzgado o
tribunal donde tramiten, la secretara actuara y el ao de iniciacin.
Si los litigantes fueran varios la cartula podr tener el nombre de uno de ellos con el
agregado de y otro o y otros.
El empleado administrativo de mayor jerarqua de la secretaria o tribunal ser
responsable de controlar la foliatura de las causas y deber verificar que cada escrito o
resolucin que se incorpore sea debidamente foliado.
Todo cambio o modificacin de la foliatura original del expediente deber ser dispuesta
expresamente por el titular del juzgado o tribunal, dejndose constancia en la primera
foja de dicha decisin.
La documentacin adjuntada con el escrito de la demanda, su contestacin,
reconvencin o cualquier otro escrito deber ser foliada.
Los cuadernos de prueba llevaran una cartula de distinto color a la del principal y
tendrn una foliatura independiente al pie de cada foja.
Si han de ser incorporados al principal se agregara primero el cuaderno de la parte
actora y luego el de la demandada y sern foliados segn el orden del principal.
Los documentos debern agregarse en forma que permita ntegramente su lectura, si no
tiene margen izquierdo sern agregados sobre una hoja separada que se unir a los
autos.
El secretario o empleado administrativo de mayor jerarqua de la secretara o del
tribunal dejar debida constancia en el lugar del desglose que se practique en el
expediente indicando la foja en que fue ordenado el mismo.
Cuando se reincorporen piezas desglosadas deber hacerse en el lugar en que
originariamente estaban.


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REDACCION DE
ESCRITOS JUDICIALES
REQUISTOS DE
CONFECCION
ORGANIZACIN
COMN
SUMARIO
DESTINATARIO
PRESENTACION
ENCABEZAMIENTO
CUERPO PINCIPAL
CIERRE
FIRMAS
PRESENTANTE

DOMICILIO

CARATULA

ABOGADO

MODO DE
DIRIGIRSE

Doble Fax.
Mrgenes Simtricos.
Fuente.
Color de Fuente.
Interlineado.
Alineacin.
Idioma.
Legible.

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TEMA 4: INTERPRETACIN DE ESCRITOS

1. Aclaraciones Preliminares

A) Frente a la necesidad de dar un mnimo de coherencia a los escritos presentados por
los distintos profesionales que litigan en casos judiciales en representacin, se han
desarrollado estas reglas mnimas de estilo para redactar escritos.
Este conjunto de reglas comprende determinadas pautas convencionales vinculadas al
estilo, por un lado, y diversas cuestiones referidas al uso correcto del idioma
castellano, por el otro.
Entre las pautas convencionales, debemos comenzar por el principio. En cuanto
abrimos un nuevo documento con el objeto de redactar un escrito, debemos llevar a
cabo los pasos siguientes:
Ttulo de los escritos en negrita, versales y justificados a la derecha.
Sr. Juez o Sra. Jueza, Sres. Jueces/Sras. Juezas/ Sras. Juezas y Sres. Jueces. No
usar V.S., V.E., Exma. Cmara ni otras frmulas similares.
Los apellidos en versales/versalitas, no maysculas.
A pesar de que no representamos a los clientes, es recomendable hacerles saber a
los jueces que el patrocinio lo hace un abogado de la institucin.
Secretara va con maysculas porque es nombre propio. El trmino tribunal,
en este contexto, no es nombre propio, pero s lo sera el trmino Juzgado.
MDULO 1
Funciones
Imagen Personal
La demanda
Correspondencia

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Identifiquen siempre el nmero de causa y el nombre, evitando el caratulada,
que es lenguaje periodstico.
Aun cuando no es necesario, es conveniente agregar en los escritos posteriores
manteniendo el domicilio procesal en para evitar confusiones si se ha
cambiado el domicilio en algn momento.
Para los nmeros cardinales utilizar el cerillo, y no abreviaturas tales como 1ro. o
similares. Cuando se trata de Salas de Cmara, si van nmeros romanos no se
debe utilizar el cerillo, pues los nmeros romanos son ordinales.
El me presento slo se usa la primera vez.
Evitar el respetuosamente digo. Uno es respetuoso por la forma en que dice las
cosas, no porque dice serlo.
Es incorrecto usar el presente escrito.
Fundar mnimamente la regla jurdica que invocamos para justificar nuestra
pretensin.
No nos auto titulemos Dr. /Dra., si no lo somos.
Jams comenzar un prrafo con el trmino Que... o con un gerundio. El uso
correcto del gerundio est sujeto a reglas que casi nadie.
Cuando hacemos mencin al idioma castellano no nos referimos al dialecto que se
utiliza en tribunales.
Cuando se trata de una enumeracin, es conveniente como en los prrafos anteriores
formularla como lista. Si el captulo del escrito no es lo suficientemente extenso para
justificar el uso de subttulos, se puede recurrir al uso de nmeros romanos al comienzo
de cada serie de prrafos.

B) Cuando se utilizan subttulos, se debe incluir todos los caracteres que sirven para
identificarlo, para evitar confusiones.


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TEMA 1: LA DEMANDA

Demanda

I. Cuando se trata de hacer una cita textual, no se debe usar bastardilla, pues la
cita textual debe respetar exactamente el contenido y el estilo del texto que citamos.
As, por ejemplo, podemos citar:
El Relator Especial para La Libertad de Expresin reconoce que la libertad de
expresin contempla una amplia gama de actividades que afectan a todos los
individuos. En el presente informe se hace mencin slo a algunos de la amplia
variedad de temas que afectan a la libertad de expresin. Oportunamente, La
Relatora continuar emitiendo informes que cubran otras reas relacionadas con este
derecho fundamental y que no son cubiertas en este informe
(COMISIN INTERAMERICANA DE DERECHOS HUMANOS, Informe Anual vol. III, p. 1,
destacado agregado)
Si la enumeracin alcanzar al menos 10 puntos, agregar un cero antes de los
nueve primeros, para que la alineacin resulte pareja.
La carpeta del caso slo debe llevar el nombre que identifica al caso (que puede
ser el nombre del acusador, del imputado, o whatever). Para evitar repetir el
nombre del caso en todos los documentos, se crea la carpeta del caso y despus
se numeran los documentos a medida en que se van produciendo (por ej.: 01.
Designa defensores; 02. Solicita fotocopias; 03. Memo defendido; y as).
MDULO 1
Funciones
Imagen Personal
La demanda
Correspondencia

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El primer subttulo debe ir a continuacin del ttulo del captulo.
No conviene agregar ms divisiones que estas dos, pues nos quedamos sin
smbolos que distingan claramente el rango del ttulo. Esos escritos que recurren
a designaciones tales como II. A. 1. 1. 1; II. A. 1. 1. 2, terminan por confundir
hasta a quien los redacta.
Si deseamos destacar una o ms palabras, se debe usar bastardilla. Cuando la
bastardilla aparece en una cita textual se debe destacar si fue agregada
(destacado agregado) o era del texto original (destacado en el original). Jams
se destaca en el texto con negrita o subrayado.
La referencia de la cita se hace en el cuerpo del escrito. En principio, no se
deben insertar notas al pie.
Cuando agregamos alguna palabra en una cita textual, se debe utilizar corchetes, de
otro modo [si no usamos los corchetes] no quedara claro si el agregado pertenece o
no21 al texto original.
Si deseamos obviar alguna parte del texto citado, se debe reemplazar por tres puntos
suspensivos, sin parntesis y pegados a la izquierda. Esta manera de citar indica que se
trata del mismo prrafo.
Si queremos citar de dos prrafos diferentes y seguidos:
deberamos hacer lo siguiente
Sin embargo, esto no es todo.
De esta manera, queda claro que se trata de dos prrafos diferentes. Si citramos de dos
prrafos que no son consecutivos, debemos citar del siguiente modo:
Considerando que las normas que rigen el ejercicio de los cargos judiciales deben tener
por objeto que los jueces puedan actuar de conformidad con esos principios,
Considerando que los jueces son los encargados de adoptar la decisin definitiva con
respecto a la vida, la libertad, los derechos, los deberes y los bienes de los
ciudadanos,Considerando que, por consiguiente, es pertinente que se examine en
primer lugar la funcin de los jueces en relacin con el sistema de justicia y la
importancia de su seleccin, capacitacin y conducta,
Los siguientes principios bsicos, formulados para ayudar a los Estados Miembros en su
tarea de garantizar y promover la independencia de la judicatura, deben ser tenidos en
cuenta y respetados por los gobiernos en el marco de la legislacin y la prctica
nacionales y ser puestos en conocimiento de los jueces, los abogados, los miembros de
los poderes ejecutivo y legislativo y el pblico en general. Estos principios se han
elaborado teniendo presentes principalmente a los jueces profesionales, pero se aplican
igualmente, cuando sea procedente, a los jueces legos donde stos existan.
II. Algunos errores comunes que hay que evitar:
La palabra rol, en castellano, es un papel que se llena para dar salida de un puerto
a una embarcacin, se debe usar papel o posicin.
Injerencia se escribe con j.
Eviten el uso de la expresin el mismo. Siempre puede ser reemplazada por
ste, aqul o similar.
Eviten el uso de gerundios, pocas personas conocen las reglas de su uso correcto.
De acuerdo a y en base a son incorrectos. Se dice de acuerdo con y sobre la
base de o con base en.

20

Cuando se encierra una o ms palabras entre guiones, se usan los guiones largos, el
primero pegado a la primera palabra y el que cierra pegado a la ltima palabra. El
guin corto cumple otra funcin (separa en slabas y separa palabras compuestas); el
guin largo es para aclaraciones u oraciones subordinadas.
A veces es mejor usar smbolos como los circulitos o guiones cortos, porque el Word
puede reenumerar dos listas diferentes con varios prrafos entre s de manera
correlativa, de manera tal que el primer punto de la segunda lista v. gr., sea el
siguiente al ltimo punto de la primera lista v. gr., Cuando se explican
circunstancias confusas, es aconsejable utilizar ejemplos.
Las abreviaturas de cuerpos normativos van sin los puntos: Constitucin Nacional,
CN; Cdigo Procesal Penal de La Nacin, CPP Nacin; Convencin Americana sobre23
Derechos Humanos, CADH.
Si van a usar abreviaturas, la primera mencin debe ser completa: Segn el art. 8.1
de La Convencin Americana sobre Derechos Humanos24 en adelante, La Convencin
Americana, La Convencin, o La CADH.
Evitar los latinazos innecesarios, tales como ut supra.
Hacer correcto uso de las maysculas. Las palabras juez, tribunal, derecho,
poder judicial, fiscal, querellante, etc., no llevan maysculas.
No utilizar el trmino apelar como sinnimo de recurrir o impugnar.
Presentar un caso ante La Comisin Interamericana es presentar una peticin, no
denunciar ni recurrir.
III Si se trata de un escrito complejo, es aconsejable que agreguen uno o ms apartados
con conclusiones, donde sinteticen las ideas, circunstancias o argumentos centrales.
Las oraciones y los prrafos breves tornan ms comprensible y ms soportable la lectura
de un escrito. Cada vez que noten que la idea que pretenden transmitir no vara si se
elimina una o ms palabras, o una o ms oraciones, significa que sobran.
IV Utilicen la fuerza emotiva del lenguaje. Si defienden, el imputado es el Sr. Ral
FRNNDEZ, el Prof. FERNNDEZ o el Dr. FERNNDEZ. El fiscal es el acusador
estatal, el querellante es el acusador privado o el perseguidor particular.
No abusen de los destacados, porque pierden fuerza. Si leen el texto de algunos autores
vern que un 70 % del texto est en bastardillas. Este abuso de la bastardilla hace que
se desperdicie el efecto buscado. Tampoco cometan el error de poner signos de
preguntas (?) o de admiracin por todos lados (!). Todos los (sic) estn de sobra cuando
estn citando textualmente.
Claramente, estos ltimos prrafos no son conclusiones. Son una serie desordenada de
consejos de quien tiene vicios de corrector. Y aqu van ms:
Cuantas ms personas intervengan en la discusin, correccin y anlisis del
escrito, mejor. Eso no significa que deban andar persiguiendo colegas para que
lean todo lo que escriben. En este aspecto, es ms fructfero saber elegir qu
escrito debe ser revisado por otra persona y quin es el mejor candidato para
hacerlo. Al contrario de lo que indicara el sentido comn, optar por un abogado
en la medida en que sea inteligente, como todos los abogados de nuestra
institucin que no es experto en la materia puede resultar sumamente
enriquecedor
Es sobre y no de.

21

No usen la terminologa que utiliza la Corte cuando no sabe muy bien de qu est
hablando. No argumenten con conceptos grandilocuentes pero vacos de sentido
tales como debido proceso, derecho de defensa.


22

TEMA 6: ORGANIZACIN DEL TRABAJO

Cada uno de los elementos y conceptos tericos dispuestos pretenden orientarlo a usted
como responsable del archivo de su dependencia sobre la manera como debe administrar
y disponer su documentacin al servicio, desarrollo y crecimiento de su rea.
Los objetivos que se pretenden alcanzar son:
Que todo el personal interno conozca los fundamentos terico-prcticos, sobre la
organizacin del Archivo de oficina, teniendo en cuenta la importancia del
Sistema de Archivos.
Fijar las pautas para el proceso de administracin, organizacin, conservacin y
consulta de la informacin.
ARCHIVO
Se entiende por Archivo como el sistema de conservacin de la documentacin recibida y
producida en cada dependencia, la cual se encuentra en trmite y sujeta a constante
utilizacin y consulta. En el proceso de recepcin, produccin, distribucin,
identificacin, clasificacin y almacenamiento por los funcionarios responsables de su
custodia.
La estructura final de la clasificacin y la organizacin del archivo de cada dependencia
es una responsabilidad compartida entre el o los responsables del archivo y el jefe de la
dependencia.
Organizacin Documental
MDULO 1
Funciones
Imagen Personal
La demanda
Correspondencia

23

El archivo de oficina est compuesto por los documentos que se producen como
resultado de la ejecucin de las funciones propias de la dependencia. La organizacin
documental de Archivos consiste en agruparlos de acuerdo con la serie y sub-serie
documental a la que pertenece la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificacin
Documental. Dentro de cada serie, los expedientes que la forman debern ser
individualizados, manteniendo agrupados todos los documentos que los integran en el
orden en que se han producido.
Clasificacin Documental
Actividad intelectual que consiste en dividir o separar conjuntos de elementos,
estableciendo clases o grupos. Los archivos como unidades organizadas, se clasifican de
acuerdo con la estructura y funciones de las entidades productoras y con miras a la
utilizacin administrativa, jurdica y cientfica. Para clasificar los documentos se debe
recurrir al Cuadro de Clasificacin Documental, herramienta que permite codificar e
identificar cada una de las series, sub-series y tipologas documentales, en cada
dependencia.
Serie Documental: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido
homogneos producidos por cada dependencia en el cumplimiento de sus funciones.
Ejemplo: ACTAS, CONTRATOS, CONVENIOS.
Sub-serie Documental: Divisin de las series documentales de acuerdo con asuntos
especficos. Ejemplo: Actas de Compras.
Tipologa Documental: Especie documental que revela el contenido y la estructura fsica
del documento. Ejemplo: Facturas, Solicitudes de Cheque, Plizas.
Documentos Facilitativos
Aquellos que soportan trmites comunes en todas las entidades, tales como: circulares,
nmina, solicitud de elementos, entre otros.
Documentos Especficos o Sustantivos
Aquellos generados o recibidos como producto de las actividades especificas de cada
dependencia o del estudio jurdico; tales como notas, programas, etc.
Elementos del Archivo
Los siguientes son los elementos requeridos para la organizacin del Archivo.
Carpetas Tamao oficio.
Gua Afuera tamao oficio.
Rtulos autoadhesivos para la marcacin de las carpetas.
Sistema de Archivo rodante o archivadores verticales.
Cada sistema de archivo debe disponer de llave para seguridad de la
documentacin.
Ordenacin de Documentos.
Ordenacin Cronolgica
Ubicacin de los documentos en el tiempo y con relacin a este, en forma ascendente
por ao, mes y da.
Ordenacin Numrica
Algunos documentos deben ordenarse en forma numrica ascendente, en la que el
primer nmero corresponde al primer documento almacenado en la unidad de
conservacin.

24

Dentro de las carpetas los documentos se ordenarn en forma numrica y cronolgica
ascendente, evitando guardar duplicados.
Descripcin de pasos para la organizacin del Archivo.
Recepcin por parte del personal responsable del trmite de la documentacin para su
almacenamiento y conservacin en el Archivo.
Verificacin del cumplimiento total o parcial del trmite respectivo.
Organizacin de la documentacin recibida de acuerdo con la serie / sub-serie
documental administrada por la dependencia verificando su clasificacin de acuerdo con
el cuadro de clasificacin documental
Verificacin de la ordenacin de la documentacin y almacenamiento en la unidad de
conservacin o soporte respectivo.
Las carpetas se abrirn y organizaran de acuerdo con las series documentales
establecidas en el cuadro de clasificacin documental.
No se deben abrir carpetas con el ttulo varios, o generalidades. Si se requiere
incluir una nueva serie o tipo documental se debe solicitar el cdigo al responsable del
Sistema de Archivo.
Almacenamiento
Las carpetas en el archivador o sistema de conservacin estarn organizadas de
izquierda a derecha, de arriba hacia abajo.
Los Archivadores son sistemas de almacenamiento que permiten la conservacin,
seguridad y buen manejo de los documentos, por lo tanto no deben guardarse en ellos
elementos que no cumplan esta funcin, tales como papelera, implementos de oficina,
equipos, impresoras, etc.
Prstamo
El prstamo de la documentacin se tramitar por intermedio de la persona responsable
de la administracin del Archivo ya sea para personal de la misma o de otras
dependencias.
La persona que retire del archivo una carpeta se har responsable por la integridad de la
misma en cuanto a los documentos que la conforman.
Para el retiro de una carpeta de archivo el solicitante diligenciarla los datos requeridos
en el formato de prstamo denominado Afuera.
La persona responsable de Archivo colocar el formato de prstamo Afuera en
reemplazo de la carpeta en el archivador hasta que se efecte la devolucin de la
documentacin.
Archivo Central o Archivo Intermedio
En l se agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos, de acuerdo con los
tiempos dados en aos segn la Tabla de Retencin Documental, cuya consulta no es tan
frecuente, pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias
oficinas.
Tabla de Retencin Documental
Es un listado de series y tipos documentales por dependencia donde se asignan los aos
que determinan el tiempo de permanencia en cada una de las etapas de su ciclo vital,
as como su disposicin final una vez terminada la vigencia administrativa, legal o fiscal.

Archivo Histrico

25

Es aquel al que se transfieren desde el Archivo Central los documentos de conservacin
permanente.

Recomendaciones
No son material de archivo: monografas, libros, revistas, recortes de prensa, peridicos
y en general cualquier tipo de material bibliogrfico, el cual debe ser transferido a la
biblioteca.
Nunca almacene en las carpetas elementos como: borradores de trabajos que fueron
presentados; manuscritos no oficiales; recortes de prensa; formatos y formas obsoletas,
sobres de correo cuando no constituyan piezas probatorias, libros, revistas materiales
impresos, en general y documentos duplicados.

Por otra parte, es necesario:
No dejar acumular la documentacin para archivar.
Tener claro qu documentos debe conservar cada cual en su archivo.
Evitar la duplicidad de un mismo documento.
Retirar los ganchos y clips a los documentos.
No alterar el documento: no doblar, no escribir en los documentos a lpiz.
Evitar el uso de A-Z.
No exceder el volumen documental de las carpetas.
Doblar el lomo de las carpetas.
Normalizar tamaos de material de conservacin adecuado con los muebles de
archivo.
Organizar cronolgicamente la documentacin.
Fechar y firma cada uno de los documentos.
Foliar los documentos una vez concluida la vigencia.
No archivar borradores.
Inventario actualizado y especfico de cada archivo.
En los archivos grandes donde se concentra gran volumen de informacin
documental se debe destinar dos personas responsables del proceso de archivo y
prstamo en caso de consulta.
En los archivadores donde guardan el archivo, deben evitar guardar elementos y
dems materiales que no pertenezcan al archivo.
Aplicar las indicaciones del cuadro de clasificacin para la organizacin fsica de
la documentacin.

Las Tcnicas de Clasificacin, Archivo y Procesamiento de La Informacin: son
procedimientos que nos orientan y proporcionan la informacin necesaria para poder
desenvolvernos ante el exigente mundo laboral en el que estamos trabajando. La
aplicacin de las mismas nos permitir el manejo de las tcnicas de secretariado para
una adecuada orientacin laboral y asistencia a nuestros superiores.
Nos orienta a adquirir los conocimientos necesarios para una correcta organizacin,
utilizacin y mantenimiento de los sistemas de archivos documental adecuado a las
necesidades de la organizacin

26

ARCHIVOS
Organizacin
Documental

Clasificacin
Documental

Documentos
Facilitativos

Serie Documental
Sub-serie Documental
Tipologa Documental
Documentos Especficos
o Sustantivos

Tcnicas de Clasificacin, Archivo
y Procesamiento de La Informacin
Elementos del Archivo

Archivo Central o Archivo
Intermedio

Prstamo

Ordenacin de Documentos
Recomendaciones

Archivo Histrico

Tabla de Retencin
Documental

Almacenamiento

Ordenacin Cronolgica

Ordenacin Numrica

No son material de archivo:
monografas, libros, revistas,

27

TEMA 7: ORGANIZACIN Y MANEJO DEL TIEMPO

Para muchas personas la organizacin es un desafo, pero sobre todo para los que tienen
la responsabilidad de mantener y administrar tareas ajenas.
Muchas veces la variedad de tareas en una oficina o en un estudio puede provocar la
apariencia de un falta de atencin y distraccin - y esto dificultan la organizacin y
administracin del tiempo y de las tareas, por lo que es necesario que el individuo
implemente varias estructuras y procesos as como el uso de herramientas tales como
agendas y recordatorios para su funcionamiento en la vida diaria.
Las agendas y las listas de tareas son tiles para estar al tanto de los trabajos
programados regularmente, los proyectos y sus fechas lmite, as como de las
citas.
Los temporizadores y las alarmas -- ya sea a travs de un reloj de pared, reloj de
pulsera, asistente personal digital o computadora -ayudan que el individuo
mantenga su rutina y sea puntual.
A prestar atencin al archivo de documentos, al procesamiento diario de la
correspondencia, al pago de facturas y a la realizacin de otras tareas triviales
diariamente.
MDULO 1
Funciones
Imagen Personal
La demanda
Correspondencia

28

Se deber conservar las carpetas clasificadoras codificadas por colores o algn
otro criterio fcil de identificar, las carpetas para archivo, entre otros, resultan
tiles para mantener ordenados los documentos.
Es importante destinar reas especficas para objetos como llaves, facturas y
otros artculos que puedan perderse con facilidad.
Hay que dividir los proyectos grandes y abrumadores en tareas ms pequeas y
manejables.
EL MANEJO DE AGENDA
El buen manejo de agenda es una habilidad muy valorada. Es un elemento clave en la
organizacin y la productividad de su oficina. Hay muchos aspectos del buen manejo de
agenda que todas las asistentes deberan conocer.
Adems, de la agenda, el secretario exitoso se basa en su conocimiento de los
entretelones de su puesto para marcar las reuniones de su jefe.
Imagnese que su jefe regresa de un viaje de negocios de cinco das y necesitar de un
tiempo adicional para ponerse al da con sus asuntos en la oficina y ser su asistente el
que tendr esto en cuenta al programar sus citas. Probablemente, dejar libre ese da
en la agenda de su jefe para que pueda ponerse al tanto con sus cuestiones. Recuerde
que no todos los espacios en blanco de la agenda de su jefe, significan que est libre
para una reunin.
Hay que comprender la importancia de esta distincin ya que, de lo contrario, el
secretario encarar el tema de la agenda como una tarea de administracin de tiempo y
pierde una buena oportunidad para destacarse.
Cuando su jefe tiene una reunin que sabe ser complicada, conviene protegerlo
llamados y visitas que lo distraigan de los temas importantes a ser tratados. De esta
manera, el jefe ser ms productivo y el secretario ser directamente responsable de
ese resultado.
Los equipos ideales de jefe/secretario o asistente son aquellos en los que la asistente es
responsable, junto con su jefe, de coordinar las citas. Cuando esto sucede, seguramente
estar utilizando una agenda o un calendario que han acordado mutuamente. En el
supuesto de que tanto el jefe como el secretario anoten en la agenda por separado,
cada uno debe tener su propia agenda. Adems, tal vez estn utilizando agendas
diferentes, tales como agendas de bolsillo, calendarios de escritorio, tacos calendario,
de pared, etc. Con todas estas agendas circulando qu puede hacer el secretario para
no olvidar las citas y mantenerlas a todas actualizadas? No se necesita ser un genio para
darse cuenta de que es indispensable que el secretario y el jefe o jefes miren siempre la
misma informacin.
Coordinacin de agendas
Cuando hay ms de una agenda en uso, toma la iniciativa. Debe pedirle a su jefe que le
permita consultarla regularmente.
Frecuencia Objetivo
Todas las maanas
Conversa con su jefe sobre los asuntos del da. Realiza los cambios
necesarios (agregar, eliminar, etc.). Contacta a las personas
afectadas por los cambios realizados en la agenda.
Semanalmente Repase con su jefe los eventos de las prximas semanas. Esto

29

permitir tanto al secretario como al jefe tiempo para conversar
sobre el tema y realizar los cambios necesarios sin dejarlo para
ltimo momento.
Mensualmente
Compara los prximos tres meses de su agenda con su jefe. Esto les
dar tiempo suficiente para discutir, coordinar y preparar los
eventos futuros. Sugiere dejar en blanco algunas horas de esos das,
semanas o meses para que su jefe tenga tiempo de preparacin. La
coordinacin de las agendas permite al secretario conocer los
eventos futuros y estar enterado de lo que est por suceder en el
estudio o su lugar de trabajo.

Ocasionalmente, conversar con su jefe sobre el avance de los temas para poder
identificar los ajustes a realizar puede aumentar la productividad y reducir el estrs.
Sin duda, se puede agregar a los siguientes recordatorios. Por favor, no dejes de
hacerlo:
Adelntese a las necesidades del jefe. Esto reduce los apuros de ltimo momento
y la posibilidad de contar con todos los elementos y materiales necesarios para la
reunin en el debido momento.
Preprese para las urgencias crticas. Habr situaciones extraordinarias debido a
sucesos predecibles por los que se tendrn que hacer arreglos excepcionales?, Se
necesitar contratar personal eventual? Necesitar ayuda de colegas? Podra
ser tan bsico como pedir a un colega que atienda las llamadas entrantes. Tiene
que poder devolver el conflicto cuando tenga un apuro
Si llegan correos a ltimo momento y la reunin ya ha comenzado, no deje de
hacrselo saber a su jefe.

Despus de la reunin
La reunin consta de tres partes: la pre-reunin, la reunin y la post-reunin. Esta
ltima es la que muchas veces se deja de lado. Alguien debe hacer el seguimiento de
los temas acordados en la reunin. Puede ayudar, preguntndole a su jefe cuando l
regresa de la reunin. Necesita algo para cumplir alguno de los temas acordados en la
reunin? Tambin puede preguntarle si hay plazos estipulados y qu debe detectar en
los correos entrantes.

Reuniones:
rea de reuniones, que le permite programar y organizar reuniones para las que puede
almacenar y distribuir el orden del da, imgenes, vnculos de documentos, listas de
asistentes y otra documentacin en una ubicacin a la que todos tienen acceso. El rea
de reuniones puede crearse automticamente cuando enva las invitaciones a la reunin
desde Outlook.

CLAVES RPIDAS PARA MANEJO DE AGENDA
Conocer las preferencias de manejo de agenda del jefe.

30

Dejar en blanco algunos espacios entre las citas anotadas para que su jefe
pueda devolver los llamados y atender algunos temas urgentes.
Evitar anotar reuniones justo despus del almuerzo
Evitar anotar citas los lunes a primer hora y los viernes a ltima hora
Calcular los tiempos de viaje cuando las reuniones se realicen fuera de la
oficina
Dejar en blanco algunos horarios por la maana para que el jefe se organice
Dejar en blanco los horarios del fin de da para que el jefe pueda terminar sus
asuntos y prepararse para el da siguiente

Antes: No exista la tecnologa. Se anotaban las citas en agendas de papel.
Ahora: Los jefes y los secretarios conocen la tecnologa y muchos utilizan Blackberry,
Palm u otras herramientas electrnicas. Un buen asistente debe coordinar todas las citas
para que se cumplan, para que no se vea afectada la productividad y para evitar
inconvenientes, (Ej. Lo lamento, no puedo reunirme con usted el martes porque se
superpuso otra cita.) Realiza ms anlisis de informacin que su antecesora. Utiliza su
cerebro para ver el escenario completo. Qu significara esto para mi jefe? Tendr
tiempo para contestar los llamados? Qu tiene en su agenda de aqu a dos o tres
semanas? Agendar otra reunin para mi jefe despus de dos reuniones complicadas?,
Qu ser lo mejor para mi jefe?
Es importante contar con un calendario o almanaque para saber tambin las fechas
patrias, los das de los santos, cuando comienza y terminan cada semana, en que da es
navidad, noche buena, fin de ao, cuando no es laborable, y muchas cosas personales
que el calendario nos ayudar a recordar.
Es una herramienta muy importante el calendario tanto para la persona en forma
individual, como para el que trabaja en relacin de dependencia y el empleador. Todos
siempre necesitan tener a mano un almanaque, con las fechas importantes de la
semana, o los horarios del da con las reuniones, tareas, eventos que debe cumplir.
Tambin el uso del almanaque o calendario es ideal para los asistentes. Para los grandes
empresarios, y sus empleados, es bueno contar con la agenda o calendario, porque de
ella depender el 80% de una buena organizacin. Tambin se utilizar para eventos,
meetings, charlas, reuniones, cumpleaos, cuestiones personales, saber de fechas
importantes, los feriados, tener en mente algunas efemrides, y trabajar siempre a la
par de un almanaque es lo ms aconsejable. Las estadsticas apuntan a que cualquier
trabajo bien organizado, y disciplinado, es debido al buen manejo de un almanaque,
organizador, agenda, o calendario.


31

ORGANIZACIN Y MANEJO DEL TIEMPO

AGENDA

MANEJO DE AGENDA

Coordinacin de
agendas

Frecuencia
Todas las
maanas
Semanalment
e

Mensualment
e
CLAVES RPIDAS PARA
MANEJO DE AGENDA

Conocer las preferencias
del jefe.
Dejar en blanco algunos
espacios entre las citas.
Evitar anotar reuniones
justo despus del
almuerzo
Evitar anotar citas los
lunes a primer hora y los
viernes a ltima hora
Calcular los tiempos de
viaje
Dejar en blanco algunos
horarios por la maana
Dejar en blanco los
horarios del fin de da.

Antes: Se anotaban las
citas en agendas de
papel.
Ahora: utilizan Blackberry,
Palm u otras herramientas
electrnicas.


32

TEMA 8: CORRESPONDENCIA

Se debe llevar un registro con descripcin de la recepcin, registro y distribucin de la
correspondencia de entrada, y la confeccin y envo de la correspondencia de salida y
otras comunicaciones internas que pudiera ser til para una buena interpretacin de la
situacin.

Recepcin, registro y distribucin de correspondencia:
Correspondencia de entrada
Recepcin y clasificacin.
Apertura y comprobacin.
Numeracin y registro.
Distribucin.
Correspondencia de salida.
Confeccin de la correspondencia
Firmas.
Numeracin y registro.
Envo del correo.
Registro del fax.
La Carta es la base por lo menos el noventa por ciento de todas las correspondencias.
Es obvio, entonces, que la habilidad para escribir una buena carta sea requisito
indispensable y valioso para el secretario o auxiliar judicial

MDULO 1
Funciones
Imagen Personal
La demanda
Correspondencia

33

1) Importancia de la correspondencia
Es un medio de comunicacin utilizado por el hombre desde hace muchos aos para
comunicarse con personas o individuos que estn a larga distancia o cerca con un motivo
muy variado. A lo largo del tiempo se han ido perfeccionando sus normas y sus estilos
hasta llegar a nuestros das que existe el e-mail que es la forma ms rpida de enviar y
asegurarse que la informacin llegue al destinatario.

2) Define correspondencia
Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas,
tarjetas, telegramas, catlogos, folletos, etc.

Estilos de las cartas
A) Estilo Bloque Extremo: es el estilo ms fcil y cmodo por cuanto todas las lneas se
escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se
escribe a espacio sencillo; entre cada prrafo se dejan dos espacios verticales.
B) Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste
en que la lnea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se
escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.
C) Estilo Semibloque: es el estilo ms elegante y uno de los ms usados en el Comercio.
Este estilo mantiene las mismas caractersticas del estilo bloque y se distingue
porque cada prrafo comienza dejando una sangra de cinco a diez espacios.
D) Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del Semibloque en los siguientes
aspectos: cada una de las lneas de la direccin, excepto la primera, lleva una
sangra de cinco espacios en relacin con la anterior. De la misma manera se hace
con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.

Normas de puntuacin de la carta
Adems de los estilos de presentacin, tambin se han acordado varias normas de
puntuacin que complementan el atractivo de una carta.

3) Estructura de la carta
A) Membrete: Es el nombre, direccin y dems seas de identificacin de una empresa
o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea
para la correspondencia.
B) Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas
as como el da mes y ao.
C) Destinatario: son los datos de identificacin de la persona al cual va a ser enviada la
carta
D) Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser ms extenso de una lnea
y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.
E) Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesa que se incluye antes de escribir
el texto de la carta.
F) Texto: es el conjunto de prrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue
escrita la carta, se recomienda que los prrafos sean cortos escritos con lenguaje
claro, preciso, natural y espontneo.

34

G) Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresin del
mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesa, tanto de saludo
inicial y la relacin entre el emisor y receptor.
H) Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace
en nombre y representacin de otra.
I) Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo
expresado en la carta.
J) Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido
en el dictado y mecanografiado de la carta.
K) Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaa uno o varios documentos
adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.

4) Estilo
De Ventas. Ameritan cartas que se escriben en cualquiera de las etapas de un
proceso de compra-venta. Entre ellas, podemos mencionar los pedidos, de
cobranza, de reclamacin, de remesas, etc.
Relaciones Pblicas. Necesita de cartas que se escriben para crear, mejorar o
recuperar las relaciones. Entre ellas las invitaciones, las felicitaciones, los
agradecimientos, los nombramientos, etc.
Varios. En este tipo estn las cartas de recomendacin, informes, memorandos,
cartas de seguimiento, de publicidad y otras.

5) Estilo de presentacin
A) Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc.
y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales. Esta
correspondencia se subdivide en dos clases:
Las Ordinarias o Normales: son las que se efectan por medio de cartas,
memorando y tarjetas postales.
Las Urgentes o Rpidas: Son las que se efectan por medio de telegramas,
Cablegramas, Radiogramas y telefonemas
B) Familiar y Amistosa: La finalidad de esta correspondencia es muy variada,
cualquier asunto particular entra en ella.
C) Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y
oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.
D) Respuesta a un Anuncio: Una vez analizados los anuncios pertinentes, hay que
aplicarse a contestarlos con las mayores garantas de xito. Raramente los
anuncios piden una respuesta telefnica, pero, si es as, llame y realice todas las
preguntas posibles sobre el puesto. Sin embargo, lo ms habitual es que el
anuncio solicite una respuesta por escrito adjuntando a la carta un Curriculum
vitae. Cada anuncio requerir la confeccin de una carta especficamente
redactada y diseada para las caractersticas de la oferta de empleo. No vale
tener una carta tipo de presentacin preparada y utilizarla indiscriminadamente.
Cada anuncio es distinto, cada uno exige requisitos diferentes y usted deber
reflexionar sobre los aspectos concretos que se le piden.

35

E) Autocandidatura: Si enviamos una carta a una empresa, no porque tengamos
constancia de que en ese momento necesitan a una persona de nuestras
caractersticas, sino por si en el futuro la necesitaran, es incluso ms necesario el
realizarlo con mayor cuidado, ya que debemos hacer que se nos recuerde cuando
precisen a una persona de nuestras caractersticas.
F) Agradecimiento: Es la carta que se enva tras una entrevista de trabajo. No
existe demasiado acuerdo entre los profesionales del sector en si es necesario
enviar la carta de agradecimiento o no. Dejando este punto abierto.

6) La carta oficial
Son todas aquellas que estn relacionadas con trmites ante instituciones
gubernamentales y dependencias pblicas. Algunos tipos sern los siguientes: de
solicitud de certificado de servicio, aumento de sueldo, solicitud de revocatoria de una
multa.
Todos los tipos de cartas hasta aqu mencionados, debe ser redactados con un lenguaje
formal; las ideas deben ser presentadas de manera clara, breve, precisa y directa. El
tratamiento dado al destinatario debe de ser de cortesa, respeto y consideracin.

7) El papel: tipos de papel, textura y tamao.
Comenzaremos con la papelera porque con la papelera es lo primero que comienza a
presentar la "imagen" de la carta.
Los principales factores en la seleccin de la papelera son la calidad y la sencillez. Es
una economa mal entendida utilizar papel y sobres de baja calidad, ya que el costo del
papel es solamente una pequea fraccin del costo total de la carta
El papel blanco es de uso universal para cartas hoy da; es lo suficientemente liviano
para poder hacer un nmero razonable de copias y se puede doblar ntidamente sin
requerir mucho espacio.

8) Sobres
Para el tamao carta normal de 21, 5x 28 cm. Se requiere el sobre nmero 6
3/4
. Los
sobres, como las segundas hojas, deben ser de la misma calidad del papel del
membrete. Generalmente estn impresos con la misma informacin que aparece en el
membrete. El tamao de los sobres varan de acuerdo al tamao del papel sin embargo
los ms usados para cartas de negocios son: el sobre comercial grande (10x24 cm.) y el
sobre comercial pequeo (9x16 cm.) Estos dos sobres son especialmente apropiados para
papel de 21.5x28 Cm. Los sobres son realizados en formas, tamaos y gramajes
especiales. Existen sobres tamao oficio, sobres tamao carta, sobres manila o bolsa y
sobres de enrutamiento de correspondencia. Es conveniente que los sobres bolsa y de
enrutamiento de correspondencia, se realicen en un gramaje de 110 a 120 gramos para
permitir el manipuleo continuo y transportacin del contenido sin riesgos.

9) Estructura del sobre
Entre otras caractersticas, la forma y tamao de las solapas diferencian a los distintos
sobres:

36

Solapa de cierre recta o de pico, prolongacin de solapas de cierre o fondo para ciertos
fines o configuraciones especiales de solapas para apertura fcil, para ensobrado
mecanizado, etc.

TIPOS DE SOBRES
Sobre-bolsa.

Sobre "Retorno alemn"

Sobre de solapas rectas especiales para ensobradora.

Sobre rombo

Sobres especiales para ensobradora.


37

BOLSAS

La carta comercial, como tambin otros tipos de cartas, es de gran importancia ya que
esta es un medio de comunicacin escrito, que puede informar a cualquier tipo de
persona, un hecho o simplemente para darle cuenta de algo. Se puede decir que la carta
es una herramienta principal en el campo de trabajo, lo puede ser una empresa,
compaa, es sus oficinas, como tambin de uso domstico, que las personas envan a
sus familiares, amigos, etc.
La carta es una papel escrito, en hojas de color claro, como blanco, beige..., en decir
de tonalidades claras, generalmente lleva sobres, y para su legalidad debe de llevar
estampillas. La carta est constituida por diversas partes, que son el saludo, contenido,
firma, fecha, entre otras. La carta es una tcnica por lo tanto tiene sus normas que son
de limpieza, formalidad informalidad, la ortografa , en ella estn incluidos los signos
de puntuacin, la redaccin, etc.
Por eso que la carta tiene un papel importante, en la vida diaria, laboral; es decir, es
universal, ya que se emplea en todo organismo social, con la finalidad de comunicar.

Correo electrnico
En la actualidad le dedicamos tiempo a nuestro correo electrnico ya que le
encontramos varias cualidades, es rpido, barato. Sin embargo las personas que usan
este medio no deberan de impresionarse tan fcilmente ya que tales como el telfono
y el fax y el correo electrnico es otra forma de comunicacin. En la mejor de las
situaciones el correo electrnico es rpido y conveniente y es excelente para responder
con rapidez a preguntas simples. Es fantstico para hacer circular documentos, y mucha
ms informacin relevante. Cuando es necesario informar a alguien algo urgente con el
e-mail llega inmediatamente. Al igual que cualquier comunicado por escrito, el correo
electrnico provee un filtro natural y tiempo para reflexionar antes de contestar.
Estos mensajes pueden ser de cualquier tipo ya sea a nivel personal, acadmico,
empresarial y su contenido es de tipo texto, una de las evoluciones del correo
electrnico es la posibilidad de anexar archivos a los mensajes, es decir, al enviar un
correo podemos anexar un escrito hecho en Word, lo que recibe el nombre de
Attachments.
El sistema de Correo Electrnico, utiliza un protocolo SMPT (Simple Mail Tranfer
Protocolo) o protocolo de transferencia simple de correo, que hace parte de protocolo
de TCP/IP. Cuando un usuario abre o contrata su cuenta con un proveedor de Internet

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(ISP), este le asigna un nombre o direccin personal, nica en el correo electrnico con
validez mundial.
Esta direccin tiene la forma nombre @ nombre servidor, en donde el nombre est
relacionado con el nombre propio de la persona, empresa u organizacin y el nombre
servidor es el nombre nico que se le asigna a las computadoras que trabajan como
servidores. A este nombre tambin se le llama dominio. Para comentarios y dudas, por
favor enviar un e-mail a gsoto@microasist.com.mx

El correo electrnico en la oficina
Cuando hablamos del "secreto del correo electrnico en la empresa" no nos referimos a
una actividad nica. Algo tan sencillo como mandar un email tiene una complejidad
interna que creo que es merecedora de explicacin, para luego introducirnos en las
posibles responsabilidades jurdicas. No puede ser lo mismo mandar un correo
electrnico con un dominio propio de la empresa en la que el trabajador presta sus
servicios, que hacer esto mismo desde uno de los numerossimos servicios gratuitos de
correo que pueblan la red de redes. En el primer supuesto, el trabajador est
comprometiendo el nombre y prestigio de la entidad que defiende, en el segundo solo se
compromete l mismo.

Seguridad en el correo electrnico
El correo electrnico tiene una imagen sumamente moderna, pero ya cumpli 30 aos.
En efecto, este sistema de comunicacin naci all por 1971.
Los programas que gestionan el correo se suelen llamar "clientes" porque interactan
directamente con el usuario, permitiendo mandar correo electrnico, pero tambin
leerlo, crearlo, imprimirlo y mucho ms, a travs de su interfaz grfico. Los mejores
tienen un equilibrio entre potencia y facilidad de uso.
-Las partes de un mensaje
Un correo electrnico se compone principalmente de la direccin del remitente, un
asunto o "subject" y el cuerpo del mismo. Este mensaje discurre desde el ordenador
cliente hasta su destinatario usando distintos protocolos de comunicacin, y "saltando"
de mquina en mquina. Jurdicamente, no es lo mismo entrar en el contenido del
mensaje que quedarnos en la simple presentacin, que realizan los programas clientes (o
los correos de tipo webmail) sobre el envo, o recepcin (o "cola de envo") de los
mensajes. Consecuentemente, para comprobar si un mensaje es idneo dentro del fin
social del empresario, bastara, en la mayora de las ocasiones, con mirar el destinatario
o el asunto del correo. Obviamente, la entrada en el cuerpo del mensaje es alcanzar un
lmite que quizs no se debera sobrepasar, si ya se tienen pruebas suficientes sobre el
destino del correo en cuestin.
En el seno de una empresa, puede estar asentado perfectamente el uso de esta
tecnologa. Sin embargo, en el mbito que nos interesa ahora mismo, debemos
contemplarlo como un elemento de prueba a la hora de identificar al emisor de
mensajes. Los programas-cliente de correo actuales, o las cuentas web-mail ya
proporcionan suficiente informacin al respecto para averiguar el destino, uso, fecha, y
muchos ms detalles como para razonar el debido o indebido uso de una persona de los
medios informticos de una empresa,

39

Las empresas son conscientes de que la utilizacin del e-mail y de Internet, trae consigo
grandes beneficios, que repercuten en un aumento de la productividad, pero que
utilizados de forma descontrolada o indebida producen un efecto contrario, no deseado.
Una vez ms se manifiesta el choque entre los intereses de las empresas y el derecho a
la intimidad en sus comunicaciones de los empleados a su cargo.
De igual forma, hay que sealar que en una red privada -configuracin usual en el seno
de una empresa de tamao medio- la privacidad tambin se ve atenuada por la propia
estructura de la red. En ella, la figura del administrador de la red, puede poseer
facultades exorbitantes e incluso desconocidas para los trabajadores. Entre ellas, puede
estar el acceso a los cuerpos de los mensajes del correo electrnico, si no estn
protegidos con contraseas o por cualquier otro mecanismo.
Actualmente hay muchas mejoras que facilitan y aceleran el manejo de los correos
electrnicos:
Filtros personalizables de correo electrnico no deseado que permiten a los
usuarios determinar el nivel de bloqueo. Adems, Microsoft proporciona
actualizaciones constantes para estos filtros.
Business Contact Manager para Outlook vincula automticamente correos
electrnicos, notas, citas y tareas por hacer a contactos de negocios, cuentas y
oportunidades de ventas, adems de adjuntar documentos de Microsoft Office,
faxes y material escaneado. Le permite tambin ver con un solo clic historiales
de actividades de clientes y los elementos asociados.
La funcin de bsqueda en carpetas permite a los usuarios organizar fcilmente
los correos, agrupndolos por remitente o por fecha. Los mensajes no se mueven
literalmente de sus ubicaciones originales, sino que esta funcin permite a los
usuarios agrupar, localizar y acceder rpidamente a ellos.
Panel de navegacin ms funcional El panel de navegacin es el lugar donde se
encuentran los botones de Correo, Calendario, Contactos y Tareas.
Un rea de lectura ms grande permite a los usuarios leer ms rpido su
correspondencia al minimizar el uso de las barras de desplazamiento
Mensajes de grupo y respuestas en temas de conversacin
La funcin de marcas rpidas permite a los usuarios marcar mensajes para
referencia futura
Los nuevos avisos en el escritorio notifican a los usuarios que tienen un correo
nuevo. En el resumen del mensaje nuevo se incluye el nombre del remitente, el
asunto y una muestra del texto
Basta con sealar un mensaje para ver el resumen, que incluye el nombre del
remitente, la fecha y hora de recepcin y el tamao del archivo. sta ltima
caracterstica puede ahorrarle tiempo si tiene prisa y necesita organizar sus
mensajes por orden de importancia
Mensajes abiertos en el escritorio. No es necesario abrir la interfaz de Outlook
para ver sus mensajes

Seguramente todo aquel que posea, dirija o trabaje en una pequea empresa, o en un
estudio jurdico, estar de acuerdo en que entre menos tiempo se dedique a los equipos
informticos y ms tiempo se destine a la atencin de los clientes, mayores son las

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posibilidades de xito de las tareas a realizar. La gestin organizada y eficiente de su
buzn de correo electrnico puede ayudarle a lograr este objetivo.
Alguna vez ha tardado ms tiempo en programar una reunin que en llevarla a cabo Las
reuniones pueden ser parte de la rutina cotidiana en la mayora de los lugares de
trabajo, pero programarlas puede representar un gran freno a la productividad.
El ultimtum. Si es el jefe el que organiza la reunin, simplemente la anuncia y
especifica una hora en la que todos tienen que estar presentes. Tal vez esto funcione,
pero provoca que los asistentes pierdan tiempo reorganizando su programa de trabajo
para poder asistir a la reunin.
El recorrido por la oficina. La persona que quiere organizar la reunin recorre los
escritorios preguntando a los empleados cundo tienen tiempo. Una vez que llegan a un
acuerdo sobre un momento que sea conveniente para todos, se da el aviso de la reunin.
Para entonces, alguien ya tiene algo ms que hacer a esa hora y es necesario comenzar
todo el proceso de nuevo.
El correo electrnico. El organizador de la reunin enva un correo en el que
proporciona un par de opciones sobre la fecha y hora en la que podra llevarse a cabo, y
al mismo tiempo pregunta a todos cul es la que ms les conviene. Si todos responden a
tiempo y una de las opciones es adecuada para la mayora, entonces este procedimiento
puede ser relativamente eficaz.
El problema es que, a menos que su empresa tenga un servidor o algn sistema
automtico de programacin en tiempo real, organizar una reunin puede implicar una
gran prdida de tiempo que podra, sin duda, emplearse de formas ms productivas.
Qu hacer? La mayor parte de las empresas de hoy confa en Office de Microsoft para
elaborar documentos, enviar y recibir correo electrnico y crear presentaciones, hojas
de clculo y materiales de publicidad. Muchas no van ms all de estos trabajos bsicos
ni aprovechan las ventajas de funciones menos conocidas pero sumamente tiles.
Concentrmonos en algunas que pueden ayudarle a reducir el tiempo que dedica a las
tareas rutinarias de administracin.
Ver varios calendarios. Con Outlook, usted puede ver otros calendarios adems del suyo.
Cuando desee programar una reunin, puede consultar los calendarios de las personas de
su equipo que asistirn. Los calendarios tienen cdigos de color y etiquetas que le
ayudan a comparar los planes de trabajo de cada uno, para poder programar la reunin,
eventos especiales o vacaciones. Una vez que abre el calendario de otra persona, puede
fcilmente mostrarlo u ocultarlo.

Comprobar disponibilidad en lnea
Es posible programar reuniones. sta es una forma de manejar la programacin con
personas o empleados que trabajan en otras oficinas o empresas, con los que tenga que
reunirse de manera
Las reuniones son una parte vital de la mayora de las operaciones de negocios. Para
asegurarse de que sean lo ms productivas posible, una programacin eficaz es el primer
paso en la direccin correcta.


41

IMPORTANCIA
DEFINICION Etilos de cartas
Estilo Bloque Extremo
Estilo Bloque
Estilo Semibloque
Estilo Sangrado
ESTRUCTURA DE
LA CARTA
Membrete
Localidad y
Fecha
Destinatario.
Asunto.
Saludo.
Texto.
Despedida.
Antefirma.
Firma.
Iniciales.
Anexos.
CORRESPONDENCIA
ESTILO
De Ventas
Relaciones Pblicas
ESTILO DE
PRESENATACIN
Comercial.
Familiar y Amistosa
Oficial.
Respuesta a un Anuncio
Autocandidatura.
Agradecimiento.

CARTA OFICIAL
PAPEL Tipos de papel, Textura y Tamaos
SOBRES
EXTRUCTURA
DEL SOBRE
Tipos de
Sobres
Sobres
Bolsas

42

CORREO
ELECTRONICO
Correo Electrnico
en la Oficina

Seguridad en el Correo
Electrnico

Facilidad y Manejo

Filtros de Correos no
deseados

Business Contact
Manager para Outlook
Bsqueda de
Carpetas

Panel de Navegacin

Mejor Lectura

Mensajes de Grupo

Funcin de marcas

Avisos en el
Escritorio

Sealar Mensajes

Mensajes en el
Escritorio


43

Para finalizar
Se ha finalizado con el Mdulo N1 habiendo estudiado distintos aspectos a tener en
cuenta para ser un buen asistente jurdico.
En los siguientes mdulos iremos ampliando y profundizando muchos conceptos, es por
ello que los invito a seguir estudiando.
Adems, en este momento ya ests en condiciones de realizar las actividades prcticas
que se encuentran en el aula. Accede a las mismos desde la ficha Prcticas y Evaluacin.
Recuerda que los ejercicios constituyen el 20% de la nota final del mdulo

Tambin es importante la lectura del material Anexo, que se encuentra en la ficha de
Material de Estudio, el cul adems de los glosarios tcnicos que te sern de mucha
utilidad hay una carpeta con modelos de escritos judiciales para que puedas ir armando
tu propio archivo.

Módulo 1 Asistente Jurídico

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