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CURSO

TEORA DE LA
ORGANIZACIN
DOCUMENTAL







Prof. Dora A. Palomo Villanueva





Universidad Catlica Sedes Sapientiae
Lecturas Seleccionadas
Universidad Catlica Sedes Sapientiae
PRESENTACIN

El curso de Teora de la Organizacin Documental ofrece el
conocimiento terico para el desarrollo del proceso de
organizacin de documentos de archivo a partir del
principio de procedencia y orden original, para asegurar su
integridad, as como su control y accesibilidad.
La organizacin documental comprende varias etapas que se
realizan de manera secuencial: la identificacin, la
clasificacin, la ordenacin de los documentos y la signatura
de las unidades de instalacin para su ubicacin en el
Archivo. Una buena organizacin permitir un dinmico
flujo de informacin entre los diferentes niveles de la
institucin y un rpido acceso a los documentos requeridos
por los usuarios tanto internos como externos.
En ese sentido, se han seleccionado 5 textos bsicos que el
estudiante de la carrera de Archivstica y Gestin
Documental debe estudiar y analizar, para reforzar los
conocimientos adquiridos en clase.
De esta manera, el estudiante al finalizar el curso, estar en
la capacidad de identificar los diversos niveles de archivo,
definir las series documentales a partir del estudio de la
institucin como productora de documentos y elaborar el
cuadro de clasificacin del fondo, y por ltimo, ser capaz de
establecer el sistema adecuado de ordenacin e instalacin
en el Archivo para brindar un buen servicio.

Universidad Catlica Sedes Sapientiae
Archivos modernos. Principios y tcnicas
Por: Dr. T R. Schellenberg, Assistant Archivist of the United States National Archives,
Washington, D. C.
Traduccin y adiciones: Dr. Manuel Carrera Stampa, Catedrtico de Tcnica de la Investigacin
Histrica, Escuela Normal Superior de Mxico
Segunda edicin en espaol, corregida, 1987
Archivo General de la Nacin, Secretara de Gobernacin, Mxico.
p. 93-108

Captulo VII

Principios de clasificacin

Al mantener sus registros o documentos para el servicio corriente, lo que principalmente le
importa a cualquier dependencia del gobierno es su conservacin de manera que puedan
encontrarse rpidamente cuando se necesiten. Por lo tanto, el problema bsico en el manejo o
administracin de los documentos o registros es el de arreglarlos en una forma accesible y
ordenada. Dos cosas son necesarias para lograr esto: 1) los documentos o registros deben
estar clasificados propiamente; y 2) tambin deben estar correctamente archivados o
expedientados.

La clasificacin es fundamental para la administracin efectiva de los registros corrientes.
Todos los dems desarrollos en un programa destinado al control de los registros o
documentos dependen de la clasificacin, pues si estn bien clasificados servirn tambin para
las operaciones corrientes. Para servir a estas necesidades debern estar arreglados con
respecto a su uso dentro de las unidades administrativas en particular de una dependencia
oficial. Debern agruparse desde las cuestiones importantes hasta las operaciones de
rutina en relacin a su empleo. De esta manera reflejarn sus funciones en un amplio
sentido del trmino, y en un significado ms estrecho reflejarn las transacciones especficas
individuales que constituyen parte de las actividades de una dependencia.

Si se clasifican los registros o documentos para que reflejen la organizacin y funciones, deben
arreglarse en relacin a las mismas. Al valorizarlos, lo primero que debe considerarse es la
evidencia que contengan sobre organizacin y funciones. Ambos, los funcionarios de registros
y los archivistas se ocuparn de la apreciacin del valor evidente de los registros que
documentan la organizacin y funciones. Si los registros o documentos se clasifican para que
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reflejen organizacin, pueden ser cambiados para que tengan una disposicin apropiada
cuando se haya extinguido alguna unidad administrativa. Y an ms si son clasificados por
funciones, si las sustantivas se separan de las facultativas, los documentos de proyeccin o
poltica se separan de los de ejecucin, y, en general, los importantes de los que no lo son,
entonces el mtodo de clasificacin proporciona la base para preservar o destruir los
documentos o registros selectivamente, despus de que hayan servido para sus propsitos en
las operaciones Corrientes.

Relativamente se ha dado poca atencin a los principios que apoyan la clasificacin de los
registros o documentos pblicos. La clasificacin, tal como se aplica a stos, significa su arreglo
de acuerdo con un plan delineado para tenerlos disponibles en el uso corriente. Por supuesto,
los planes o sistemas de arreglo son muchos y variados; pero para poder discutirlos pueden
agruparse en dos clases: sistemas de oficinas registradoras y sistemas de expedientacin. Estos
comprenden tanto un arreglo fsico como la asignacin de smbolos que identifiquen las
unidades documentales y muestren sus relaciones entre s. Los principios de clasificacin van
hasta la raz en el problema del arreglo de los registros o documentos. Rigen su agrupacin en
pequeas unidades, y el agrupamiento de stas en unidades mayores.

Elementos de la clasificacin

Hay tres elementos principales que deben considerarse en la clasificacin de los registros o
documentos pblicos. Son las acciones a que estos se refieren, la estructura orgnica de la
dependencia que los produce y sus asuntos por materias.

De estos elementos, el primero que quiero considerar es el de la accin. La mayora de los
registros o documentos pblicos son subproductos de la accin y naturalmente caen en grupos
que se refieren a sta. La accin puede discutirse en trminos de funciones actividades y
transacciones. El trmino funcin se usa aqu para abarcar todas las responsabilidades
sealadas a una dependencia para que realice los amplios propsitos para los que fue
establecida. Usualmente dichas funciones estn definidas por la ley, el decreto o la circular que
establece la dependencia. Como ejemplo, pueden citarse las funciones de los National
Archives (Archivos Nacionales). Sus funciones pueden ser descritas como las relativas a: 1)
disposicin; 2) preservacin y arreglo; 3) descripcin y publicacin; y 4) servicio de referencia.
Cada funcin de una dependencia puede dividirse en cierto nmero de actividades, trmino
que usamos aqu en el sentido de una clase de acciones que se toman para realizar
determinada funcin. Por ejemplo, el personal de los National Archives (Archivos Nacionales),
mientras se dedique a la tarea de dar una disposicin propia a los registros o documentos del
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gobierno de los Estados Unidos, lleva a cabo actividades acrecentativas y dispositivas. O, al
desempear servicios de referencia en los registros, el personal se ocupa en actividades de
investigacin y prestacin. Las actividades, a su vez, pueden subdividirse en cierto nmero de
transacciones particulares. En los National Archives (Archivos Nacionales) las actividades
accesionales o acrecentativas, por ejemplo, comprenden muchas transacciones separadas para
la transferencia de cuerpos documentales especficos de diversas dependencias. Las
actividades de prestacin comprenden muchas transacciones separadas en el prstamo de
documentos especficos para las dependencias particulares.

Para que una dependencia oficial pueda cumplir con las funciones bsicas para las que haya
sido establecida, sta tiene que empearse en dos tipos principales de actividades, que
pueden caracterizarse como sustantivas y facilitativas. Las actividades sustantivas son las que
se refieren a las labores tcnicas y profesionales de la dependencia, trabajo que las distingue
de las dems agencias o dependencias. Las actividades facilitativas son las que se relacionan
con la administracin interna o local de una dependencia. Estas meramente son incidentales
para el desarrollo de las funciones bsicas.

Al llevar a cabo cualquier tipo de actividad particular, ya sea sustantiva o facilitativa, tienen
lugar dos tipos principales de transacciones, que son polticas y operativas. Las transacciones
polticas determinan los cursos de las acciones que deben seguirse en todos los trmites de
una sola especie. Cierta poltica o plan podr regir a todas las transacciones o trmites de
cualquier dependencia, o podr confinarse solamente a cierta parte de la misma. Podr
aplicarse tanto a las actividades sustantivas como facilitativas. Las transacciones operativas
son los trmites individuales que se toman en relacin con las decisiones polticas. La
distincin entre transacciones operativas y polticas, obviamente no es muy concisa, pues
generalmente se toman primero las decisiones polticas con respecto de algn asunto en
particular que tenga que ser atendido por un funcionario del gobierno.

Si se analizan las transacciones de un gobierno, se encontrar que la mayora se refiere a las
personas, puesto que las actividades regulares de la mayora de los gobiernos modernos
conciernen, hasta un grado sorprendente, con las vidas de los ciudadanos considerados
individualmente. Muchas otras transacciones se refieren a corporaciones, tales como las
unidades administrativas de un gobierno, las organizaciones privadas o las instituciones. Un
nmero considerable tambin se relaciona a lugares o reas geogrficas, pases, poblaciones,
estados, municipios y similares. Las reas geogrficas podrn estar representadas por
corporaciones. Las transacciones que no se relacionen con personas, corporaciones o lugares,
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se referirn a los tpicos o temas, es decir, a los hechos, eventos, ideas y cosas por el estilo
que conciernen al gobierno.

La subdivisin de las funciones en actividades y de stas en transacciones o trmites puede
ilustrarse grficamente como sigue:



El segundo elemento que debe considerarse para la clasificacin de los documentos es la
organizacin de la dependencia que los crea, pues los registros o documentos pueden estar, y
generalmente lo estn, agrupados para que reflejen la estructura de organizacin. Usualmente
el arreglo que se da a una dependencia puede determinarse por los fines o funciones para los
que est destinada. De esta manera, frecuentemente la organizacin corresponde a las
funciones.

La estructura de la organizacin de una dependencia puede subdividirse en oficinas directivas
y subalternas. A las oficinas directivas o principales generalmente le conciernen las amplias
cuestiones de los mtodos o planes, tales como la forma en que pueda organizarse ms
efectivamente la dependencia para que realice su trabajo, cmo deben planearse las labores y
qu medidas principales de accin debern seguirse. En estas oficinas se toman las decisiones
organizadoras, administrativas y de procedimientos por las que se rige la dependencia. En los
grandes departamentos gubernamentales pueden establecerse oficinas especiales que se
dediquen exclusivamente al trabajo de proyeccin o planeacin y a los procedimientos
formulativos. Generalmente estn incluidos en las oficinas superiores principales cierto
nmero que se dedica a las cuestiones legales, fiscales, de personal y otros asuntos
administrativos internos de la dependencia, o, en pocas palabras, con las actividades
facilitativas de la misma. Abajo de las oficinas directivas estn las subalternas, o sea aquellas
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que hacen el verdadero trabajo. En una dependencia oficial grande dichas oficinas estn
organizadas sobre una nmina de categoras; la principal se dedica a la supervisin y
administracin de las inferiores en la escala administrativa, que con frecuencia tienen
detalladas labores de rutina.

La nmina jerrquica de la organizacin est ilustrada en la carta organizativa del General
Services Administration (Administracin General de Servicios), de la cual forman parte los
National Archives (Archivos Nacionales). Se reproduce a continuacin para mostrar cmo estn
organizadas en su mayora las dependencias del gobierno federal de los Estados Unidos de
Norteamrica.


El tercer elemento que debe considerarse en la clasificacin de los registros o documentos
pblicos es el de los asuntos o materias. La discusin de dicho elemento se har despus,
cuando se trate la forma en que se considera para las labores de clasificacin.



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Prcticas de clasificacin

Permtasenos considerar ahora cmo entran en la clasificacin de los registros o documentos
pblicos los elementos de organizacin, funcin y materia o asunto. Con el fin de discutir los
mtodos de clasificacin pueden determinarse stos como funcionales, organizativos y por
asuntos.

Clasificacin funcional. Para considerar cmo pueden agruparse los registros o documentos
pblicos de acuerdo con las funciones, permtasenos proceder desde la agrupacin ms
pequea que ordinariamente se hace de los registros o documentos hasta la ms grande. El
grupo ms pequeo podr llamarse la unidad del expediente, la que, como se habr notado,
generalmente est representada por el folder o carpeta en los Estados Unidos, y por el
expediente en Australia.

Como regla, deben establecerse unidades de expedientes para todas las transacciones; aqu se
usa el trmino transaccin en el sentido que se le dio antes. Siempre y cuando una transaccin
se refiera a una persona, o a una corporacin, o lugares, los documentos que pertenezcan a
stos podrn juntarse muy fcilmente; y como la mayor parte del trabajo de un gobierno
concierne a entidades solas, la clasificacin de la mayor parte de los registros o documentos
pblicos resulta una cuestin muy simple.

Sin embargo, el agrupamiento de los registros o documentos por las transacciones, resulta ms
difcil cuando se refieren a varias personas, corporaciones, lugares o tpicos. Aqu la
clasificacin de las corporaciones o la de los tpicos y similares resulta ser la base para
establecer las unidades de los expedientes. Son ms difciles de distinguir los registros o
documentos que se relacionen con esos asuntos que los referentes a entidades solas. As es
que, si una transaccin se relaciona a cierta clase de personas, la clase ms bien que las
personas resulta ser la base de agrupacin (y para la clasificacin) de los documentos para las
unidades de expedientacin. O, si una transaccin se refiere a un tpico que concierna a
determinado nmero de personas, tal como una poltica o un evento, el tpico, ms que las
personas, resultar entonces ser la base del agrupamiento. Por ejemplo, los registros o
documentos que se refieran a un conflicto de trabajo se reunirn en relacin al suceso, es
decir, al conflicto, ms que en relacin con las personas interesadas. O si los documentos
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tratan de un asunto que afecte a varias personas se agruparn con relacin al asunto mejor
que en relacin a las personas afectadas.

Las unidades de expedientacin relativas a la poltica son particularmente difciles de
establecer, pues los administradores gubernamentales por lo general no conciben su poltica o
planes en torres de marfil, aunque se crea lo contrario; las desarrollan con respecto a las
transacciones especficas que surgen. Como resultado, los registros o documentos que reflejan
la poltica son aptos para agruparse con los que se refieren a transacciones especficas. A veces
los mtodos y planes surgen de muchas fuentes transactivas diferentes, y la agrupacin de
todos los registros o documentos importantes es muy difcil. Los registros o documentos sobre
procedimientos importantes, programas, organizaciones, o asuntos polticos quedan de este
modo sumergidos en unidades de expedientacin relacionadas principalmente con otros
asuntos de poca importancia. La mezcolanza de lo importante con lo que no lo es torna a los
registros o documentos menos tiles para el administrador oficial en sus labores corrientes y
complica mucho el trabajo del archivista en una etapa posterior cuando ste trata de preservar
la documentacin bsica de la organizacin y funciones. Por lo tanto, siempre que sea posible,
debern crearse unidades separadas de expedientacin para los registros o documentos que
se refieran a asuntos de importancia, opiniones, decisiones y asuntos por el estilo. En pocas
palabras, los tpicos polticos deben separarse de los operativos; lo general de lo especfico; lo
importante de lo rutinario. Si no se puede hacer esto, la existencia de los documentos
importantes que haya en unidades o expedientes particulares deber quedar anotada en una u
otra forma. Los ndices precedentes son muy tiles para este propsito.

Las unidades de expedientacin tambin se agruparn en unidades mayores. Como regla,
debern reunirse en relacin a la actividad. Las diferentes clases de actividades que son
necesarias para realizar las funciones principales de una dependencia proporcionan la base
para producir los ttulos por materia bajo los cuales puedan agruparse los expedientes. Los
registros o documentos sobre actividades facilitativas deben reunirse tambin bajo ttulos
separados por asuntos. Estos podrn ser de ndole personal, fiscal, de aprovisionamientos,
transportes, comunicaciones y cosas por el estilo.

Los documentos que hayan sido agrupados por actividades podrn todava reunirse mejor de
acuerdo con las funciones. Los grupos funcionales son las clases ms grandes que
normalmente deben ser establecidas para la clasificacin de los registros o documentos de una
dependencia. El Dr. Ernst Posner, conferenciante sobre administracin archivstica en la
American University (Universidad Americana) de Washington, D.C., hizo la siguiente
observacin respecto al sistema alemn de oficinas registradoras:
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Desde el siglo dieciocho ha existido un acuerdo comn de que la oficina registradora
correspondiente a una dependencia o a una divisin mayor de la misma debe arreglar sus
existencias o acervos conforme a las funciones principales de la unidad administrativa a que
sirva. La organizacin de la dependencia, la designacin de funciones a sus divisiones, y los
grupos principales de los documentos deben coincidir. La oficina registradora o el conjunto de
las mismas reflejan la dependencia en sus diversas actividades y forman la imagen duradera de
sus mltiples labores.
1


Entonces, en el desarrollo de un esquema de clasificacin para los documentos pblicos, las
funciones, en el sentido en que se ha definido este trmino, deben tomarse en cuenta en la
divisin sucesiva de los documentos en clases o subclases (o en clasificaciones o
subclasificaciones). Podrn establecerse las clases o clasificaciones principales o ms amplias
sobre la base de las funciones mayores de una dependencia, las secundarias sobre la base de
las actividades, y las clases ms detalladas debern comprender las unidades de
expedientacin individuales, o los anexos a los expedientes que se produzcan en relacin a las
transacciones pertenecientes a personas, corporaciones, lugares o tpicos. Si es necesario,
habr intermedias entre las clases secundarias y las unidades individuales de expedientacin,
terceras clases o clasificaciones, las que agruparn los expedientes en relacin a las reas,
calidad de las personas, etctera.

Clasificacin orgnica. La estructura orgnica proporciona la base para el ms grande o mayor
agrupamiento de los documentos. Estos grupos podrn reflejarse ya sea: 1) en la clasificacin
del mismo esquema; o 2) en la descentralizacin fsica de los registros o documentos.

Si la estructura orgnica se refleja en un esquema de clasificacin, las clases o clasificaciones
primarias representan usualmente los elementos primordiales de organizacin de la
dependencia. Tal divisin en clases organizadoras es posible y conveniente slo para los
gobiernos cuya estructura sea estable, y cuyas funciones y procedimientos administrativos
estn bien definidos.

Sin embargo, la forma principal en que se agrupan orgnicamente los registros o documentos
es por medio de la descentralizacin, la que en s es un acto de clasificacin mayor. En
Alemania e Inglaterra se descentralizan los registros por medio de las oficinas ramificadas que
hay dentro de su organizacin; usualmente existe una oficina registradora por separado en

1
Ernst Posner, The Role of Records in German Administration, The Role of Records in Administration
(National Archives, Staff Information Circular No. 11: Washington, July 1941), p. 5
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cada divisin de un departamento o ministerio. En el gobierno federal de los Estados Unidos,
casi hasta en ltimo grado, o por completo, han sido descentralizados los documentos o
registros. Dicho procedimiento de descentralizacin puede quedar ilustrado con la carta dc
organizacin del General Services Administration (Administracin de Servicios Generales),
reproducida antes. Las cuatro principales oficinas ramificadas de la Administracin segn se
recordara, son la de Emergency Procurement Service (Servicios de Aprovisionamiento de
Emergencia), la de Public Buildings Service (Servicios de Edificios Pblicos), la del Federal
Supply Service (Servicio de Abastos Federales) y la del National Archives and Records Service
(Servicio de Registros y Archivos Nacionales). Cada una de estas oficinas ramales mantiene sus
propios registros o documentos y los conserva muy propiamente puesto que sus funciones son
muy distintas. Los National Archives (Archivos Nacionales) y el Records Service (Servicio de
Registros), a su vez, se dividen en cuatro partes, cada una de las cuales lleva a cabo muy
distintas actividades y mantiene sus propios registros. En los National Archives (Archivos
Nacionales), que constituyen una de las divisiones, muchos de los documentos estn
descentralizados de los registros de las oficinas ramificadas (registros ramales).

Tambin pueden agruparse los registros o documentos tanto sobre una clase funcional, como
sobre una organizadora u orgnica por medio de su divisin en series. Una serie puede ser
definida como un grupo de documentos, folders o carpetas que se hayan reunido para una
actividad especfica. Podr estar arreglada de acuerdo con un sistema metdico de
clasificacin o segn la forma u origen de los registros o documentos; o podr acumularse
informalmente para que atienda a una necesidad administrativa especfica.

En los pases que emplean el sistema de oficinas registradoras, la correspondencia, que
normalmente comprende el cuerpo principal de los registros o documentos oficiales, se
subdivide en varios grupos, o series, segn se vuelvan ms complicadas las actividades del
gobierno. Cuando los expedientes relativos a personas, corporaciones o lugares resultan muy
grandes, podrn separarse en los expedientes registrados y retenerse en las oficinas en que se
usen ms. De este modo se produce una serie de expedientes para estos casos especiales, en
la cual todos los registros o documentos relativos a cierto asunto se colocan juntos, de modo
que se puede presentar la historia completa de una transaccin o un asunto desde su inicio
hasta su terminacin. Por ejemplo, en Inglaterra los registros o documentos llamados en
instancia particular, tales como los registros o documentos de servicios, de seguros,
manifestaciones de pasajeros, y los registros acerca de firmas de negocios, se pueden
identificar como series separadas. Aun en los gobiernos ms pequeos, los registros o
documentos pueden ser guardados fuera de la oficina registradora por razones de su
naturaleza confidencial, que hace conveniente conservarlos aparte de otros registros o
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documentos que sean manejados en la oficina registradora, o por razn de simple eficiencia
operatoria, puesto que los tipos especiales de los registros o documentos frecuentemente son
necesitados en las oficinas particulares.

En el gobierno federal de-los Estados Unidos, la mayora de las series de registros que se han
separado de los expedientes principales de correspondencia se refieren a clases especiales de
actividades o transacciones. De este modo, la mayor parte de los documentos relativos a las
actividades fiscales, personales, de abastecimiento y otras especies facilitativas, que
constituyen una gran proporcin de los que se producen en un gobierno moderno son
mantenidos separadamente. Igualmente ocurre con los registros o documentos relativos a las
actividades sustantivas altamente especializadas, y los registros o documentos de las oficinas
ramales referentes a actividades de planeacin e investigacin. De hecho, la mayora de las
oficinas tiene, adems de su correspondencia principal, series separadas de varias clases. Si
desarrollan el mismo tipo de transaccin con respecto a un gran nmero de personas,
corporaciones, o lugares, probablemente produzcan varias series de carpetas o expedientes,
para esos casos especiales.

Clasificacin por asuntos. Mientras los registros o documentos pblicos, como regla, deben
agruparse con relacin a sus orgenes funcionales y orgnicos, deben hacerse excepciones a
esta regla con respecto a cierta clase de registros o documentos. Este caso es cuando los
documentos no surgen o vinculan una accin oficial positiva. Incluidos entre tales registros
estn los expedientes para referencia e informacin. En los gobiernos modernos tales
expedientes son muy numerosos. Surgen siempre que las actividades del gobierno resultan
altamente especializadas en relacin a los asuntos particulares o siempre y cuando, como en
las prcticas de expedientacin del gobierno americano, los directores insisten en tener a
mano, o en oficinas externas, los gabinetes de los registros o documentos que no sirven para
otros propsitos que los de referencia.

Al clasificar tales documentos, los encabezados o ttulos de los asuntos se derivarn de un
anlisis del asunto. Si los documentos se refieren a un campo especial de investigacin, como
por ejemplo qumica agrcola, los encabezados o tpicos debern corresponder a las
subdivisiones lgicas de ese campo especial. En su libro sobre Subject Headings, Julia Pettee
ha sealado que ningn tpico es una entidad en s mismo. Est ntimamente relacionado y
forma parte ntegra de un total mayor.
2

2
Julia Pettee, Subject Headings: The History and Theory of the Alphabetical Subject Approach to Books
(New York, 1946), p. 57.
Los encabezados o ttulos de los expedientes que se
derivan puramente de un anlisis lgico de los tpicos que comprendan algn campo de los
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conocimientos humanos son comparables a aquellos bajo los cuales se clasifican los materiales
bibliogrficos.

El Dr. Martin P. Claussen of Washington D.C., que ha hecho un estudio especial sobre los
sistemas de clasificacin por asuntos tal como se aplican a los registros o documentos
pblicos, y est preparando un manual acerca de dichos sistemas, escribe que ha encontrado
ms de cien clasificaciones flexibles y sumamente tiles de los conocimientos comunes.
Estas, dice, son herramientas excelentes para la organizacin de los registros relativos a
tipos de industrias, de artculos y materiales, localidades y reas particulares, nomenclatura
orgnica y partes de organismos. etc., que pueden tener un verdadero valor para el archivo
particular de los expedientes en curso, pero solamente cuando sean confrontados con las
funciones especficas que correspondan a alguno de estos y a otros campos de conocimiento
de los sugeridos arriba.
3


En el desarrollo de los esquemas de clasificacin para los documentos o registros pblicos con
frecuencia se comete el error de aplicar un proyecto amplio o esquema general de ttulos para
los asuntos, cuando los documentos o registros podan ser arreglados ms efectivamente de
acuerdo con las funciones de la organizacin.

Posiblemente este sea el caso cuando se aplica en la clasificacin de los registros o
documentos pblicos, el sistema decimal Dewey, que fue inventado en 1873 por el
bibliotecario americano Melvil Dewey (1851-1931) para la clasificacin de libros. El sistema
Dewey divide los conocimientos humanos en diez clases principales, cada una de estas a su vez
se vierten en otros diez grupos y stos nuevamente se ramifican en otros diez. El sistema es
demasiado laborioso para su aplicacin con provecho en los documentos pblicos sobre
asuntos generales y tampoco es lo suficientemente exacto para su aplicacin a material
altamente especializado. La mayora de los registros o documentos pblicos debern ser
clasificados de acuerdo con su origen orgnico y funcional. Aquellos que piden su clasificacin
por asuntos o materias no deben ser forzados dentro de un esquema construido enteramente
sobre principios a priori, sino que deben agruparse en clases establecidas pragmticamente
sobre una base a posteriori. Estas clases se desarrollarn gradualmente segn la experiencia
pruebe su necesidad.



3
Martin P. Claussen, Comments on manuscript of this chapter, December 15, 1954 (MSS in possession
of author).
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Ahora ya se pueden hacer diversas observaciones generales respecto a la clasificacin de los
registros o documentos pblicos, a saber:

Primero, los documentos o registros pblicos deben clasificarse slo en casos excepcionales
con relacin a los asuntos derivados de un anlisis en cierto campo de materias. Estos casos
excepcionales se refieren a investigaciones, referencias y cosas similares.

Segundo, los registros o documentos pblicos podrn clasificarse con relacin a la
organizacin. Pueden mantenerse fsicamente en varias oficinas de una dependencia: en una
palabra, descentralizarse, y la descentralizacin, segn ya dijimos, es en s un acto mayor de
clasificacin. O si se mantienen fsicamente en un punto central debe disponerse su
agrupamiento separado por oficinas en el esquema o plan de clasificacin. Los documentos
deben descentralizarse fsicamente slo cuando las oficinas que los acumulen lleven a cabo
actividades al mismo tiempo distintas y separables. Si las actividades estn ntimamente
relacionadas, como generalmente lo estn en las dependencias pequeas o en las oficinas
directivas de las grandes dependencias, no deben descentralizarse los documentos que estn
relacionados con ellas. Y en todo caso, tiene que mantenerse un control central sobre los
documentos o registros que sean descentralizados. Si las actividades estn estrechamente
relacionadas entre s, como es habitual en las agencias pequeas o en las oficinas de personal
de las grandes agencias, los documentos relativos a las mismas no deben ser descentralizados.
En Inglaterra, el Interdepartmental Study Group (Grupo de Estudios Interdepartamentales), en
su informe sobre los Registries de octubre de 1945, no recomend ni la centralizacin o
concentracin, ni la descentralizacin como la poltica o plan comn a ser sino que seal que
siempre y cuando hubiera un grupo homogneo este debera tener su propia oficina
registradora, y estar sujeto a un control central unificado de sistemas y mtodos.
4


Generalmente es inconveniente la subdivisin en clases o clasificaciones orgnicas en un
esquema de clasificacin, pues la estructura orgnica de las dependencias gubernamentales
modernas es demasiado fluida para proporcionar una base segura en la clasificacin de sus
registros. An ms, las subdivisiones de los documentos o registros en cualquier esquema de
clasificacin pueden ajustarse tanto a las funciones como a las unidades orgnicas.
Tercero, como regla, los registros o documentos pblicos deben clasificarse en relacin a las
funciones. Estos son los resultados de las operaciones, se usan con relacin a ellas y, por lo
tanto, deben clasificarse de acuerdo a dichas funciones u operaciones. Al desarrollar un

4
Great Britain, Treasury, Organization and Methods Division, Registries: Report of Interdepartmental
Study Group (London, October 1945), p. 5
Principios de clasificacin
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esquema o plan de clasificacin que se base sobre un anlisis del funcionamiento, actividades
y transacciones, deben observarse los puntos siguientes:

Primer punto: Es esencial que se establezcan las clasificaciones sobre una base a posteriori y
no a priori. Las clasificaciones se crearn segn la experiencia pruebe su necesidad, es decir,
a medida que se produzcan los documentos durante el desarrollo de las funciones. De ninguna
manera deben arreglarse arbitrariamente sobre una base especulativa alrededor del asunto
que contengan los registros o documentos que vayan a producirse. Al principio de una
actividad, los documentos podrn ser agrupados bajo cierto nmero de clasificaciones
mayores coordinadas. Segn se extienda la actividad, las clasificaciones podrn dividirse en un
nmero de subclases. La complejidad y tamao de una dependencia normalmente
determinar cuntas clases debern establecerse en la clasificacin de los documentos o
registros. Podr hacerse una prueba prctica de la extensin de la divisin que sea necesaria
preguntando: Es necesario para encontrar los documentos hacer una subdivisin ms all de
una segunda subclasificacin? Si lo es, entonces ser necesario hacer una subdivisin de la
tercera subclase? Y as por el estilo. Los propsitos de la clasificacin son los de facilitar la
localizacin de los registros cuando se necesiten. No tiene caso hacer una subdivisin de clases
ms all de lo que se requiere para localizar los documentos en unidades razonablemente
pequeas. No debern clasificarse excesivamente los documentos, pues la tendencia general
al desarrollar un esquema de clasificacin es la de poner clasificaciones con exceso en lugar de
hacer lo contrario.

Segundo punto: Es muy importante que los niveles sucesivos de subdivisin en un sistema de
clasificacin sean consistentes. De este modo, si la divisin principal es por funciones, todos los
encabezados o ttulos en ese nivel debern ser por funciones; si la divisin secundaria es por
actividades, todos los encabezados en ese nivel sern por actividades. Todos los ttulos o
encabezados de los expediente deben ser escogidos muy cuidadosamente, pues tendrn que
reflejar las funciones, actividades o transacciones a que se refieran. Deben evitarse
encabezados tales como general o miscelnea, puesto que cubren una multitud de faltas
que generalmente resultan en su archivo o expedientacin. Si los encabezados no son
mutuamente exclusivos, o si su significado no est claro aparentemente, deber imprimirse un
instructivo de expedientacin que explique cules documentos tienen o no que incluirse bajo
ellos.

Tercer punto: Es conveniente establecer ttulos separados para las actividades facilitativas de
modo que se distingan de las actividades sustantivas.

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Cuarto punto: Es conveniente establecer ttulos separados para los documentos importantes
relativos a polticas o planeacin, procedimientos, programas y similares; y tambin subdividir
dichos ttulos en un detalle mayor que el usado para los registros o documentos operativos. Si
no se puede hacer esto, deben instituirse procedimientos por medio de los cuales se sealen
esos documentos o registros o se noten en alguna forma.

Quinto punto: Es conveniente conservar al corriente un esquema de clasificacin en el sentido
de que sus encabezados reflejen las funciones usuales de la dependencia. Peridicamente
tienen que ajustarse dichos esquemas de clasificacin a las necesidades corrientes.


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EL RESPEro DE lOS EONOOS .EN AROilVISTICA:
PRINCIPIOS TEORICOS Y Pros rEMAS PRACTICX>S
El Respeto de los fondos ha sido tradicionalmente considerado,
desde la segunda mitad del Siglo XIX, COfiO el principio fundarrental de
la archi vstica. Justarrente , por su prctica el archivista se dife-
rencia netanente del bibliotecario, de una parte y del dOC'U!Tentalista,
por la otra.
Al igual que sucede ron muchos principios, es ms fcil enun-
ciarlo que definirlo y definirlo que aplicarlo. Si bien es verdad
que oo es dificil establecer sus bases oonceptuales , oo es rrenos
cierto que desde el rrorrento misno en que se busca profundizar en sus
aspectos tericos y derivar conclusiones , surgen enorrres dificultades
que generaciones enteras de archivistas han examinado sin lograr solu-
ciones claras de aceptacin universal.
El presente art!cu1o no pretende reconstruir por entero los
datos de una cuestin a la que nuchos teorizantes han aportado oon-
triruciones de muy alto nivel . Su ambicin es , a la vez , ms rrodes-
ta y ms concreta: intentar definir los elerrentos bsicos del pro-
blema (sefulando principal.nente las cHficultades que, en ste oono
en otros canpos , resultan a causa de un vocabulario nal traducido de
un idioma a otro, generando oonfusiones y an contrasentidos), y
sobre todo intentarnos buscar soluciones precisas para casos
sin dejarnos llevar a consideraciones que, ;:or demasiado tericas y
abstractas , enge.ndran rrenos luz que oscuridad.
I . DEFINICION HISTORICA DEL RESPETO DE lOS RJNOOS
El Respeto de los fondos, adoptando agur su definicin ms
simple , ;:oniendo de lado todos los problemas de interpretaci6n que
luego abordarerros , consiste en rrantener agrupados , sin rrezclarlos oon
otros ,
1
los dOC'U!Tentos ( dOC'\.liTentos de cualquier naturale za ) prove-
nientes de una administracin
1
de un establecimiento 1 o de una
persona natural o rroral determinadas. Esto es lo que se denomina
fondos de los archivos de esa admi nistracin 1 de
miento
1
o de esa persona.
-
1 Luego volveremos sobre las dificultades que suscita esta
nocin de
11
procedencia
11

Universidad Catlica Sedes Sapientiae
EN: La Administracin Moderna de Archivos y la Gestin de documentos: El Prontuario RAMP.
Recopilado por Peter Walne con asistencia del Consejo Internacional de Archivos.
Pars. UNESCO. Diciembre de 1985. p. 69-92
Las justificaciones del se nos hacen bien evidentes por
razn del hbito que tenerros de oonsiderar los docu.rrentos orro un
prc:xlucto natural de la actividad del organisro que los ha forrrado .
*
(Aqu tomarros el trmino organisrro, a falta de otro rrs
pre- ciso en f rancs , ooro trmino genrico para designar troo
"prc:xluctor " de d<:unentos. IDs italianos dicen ente, los
espaoles, entidad. El ingls agency podra servir para el
misro uso , as corro el alenan Provenienzstelle) .
Sin embargo, la evidencia del princ1p1o no sienpre se ha impues-
to, y solo tardatrente apareci en la historia de los archivos .
l:lasta oomienzos del Siglo XIX, ni los administradores, ni los archi-
vistas , en ningn p3is, tuvieron el nenor escrpulo en dividir y
dispersar documentos de un misro origen, ni en reagrupar y mezclar
docurrentos de diferentes procedencias , fX)r razones de ron:odidad ( prc-
tica o intelectual). Ta:ias las clasificaciones de archivo que nos han
llegado de entonces estn roncebidas fX)r "naterias", p:>r "tenas",
fr " lu;Jares ", etc. lo que s ignifica que, para su r eali zaci6n, se
r <Jll)i el orden en que los documentos fueren prooucidos.
El rral de tal procedimiento es relativarrente benigno cuando se
trata de clasificar los archivos de un solo organisnn, ( es decir, ron
un misno origen . ) Se oonvirti en un grave nal ruando, en los gran-
des "depsitos de archivo" , que se iniciaron en el siglo XVIII, se
encontraron reunidos archivos ron diversas procedencias. F\le lo que
aconteci, notablenente en Pars, donde la Revolucin Francesa
concentr en un solo dep6si to, bautizado oon el rxxnbre de Archives
Nationales documentos tan diversos corro el Trsor des Cha.rtes
Royal, los archivos del Parlenent de Par!s , los de las abadas y
conventos de la regin parisiense, los de los ministerios del gobier-
no real , los de los prncipes exiliados , etc. , a los que bien
pronto se sunaron los documentos provenientes de las lUlevas Asambleas
y administraciones creadas p:>r la Revolucin. ros dos primeros
directores de este gran dep6si to, Arnand Camus y Pi erre Daunou,
roncibieron el proyecto de tratar esta gran cantidad de archivos
coro un solo oonjunto documental, dividido en cinco "secciones"
cronol6gico - metlicas: seccin '' legislativa" para los docwrentos
de las Asambleas Revolucionarias ; seccin "administrativa" para
los documentos de los nuevos ministerios; seccin de "dcrninio
pblico" para los titules de propiedades del Estado; seccin
"jurdica" para los docwrentos de los trit:unales; y por dlti.rto
seccin "histrica". Esta dltima estaba formada por dOC\lllentos
oonsiderados (de manera arbitraria) oorro de especial i nters desde
el pmto de vista de la historia y de extractos de otras secciones .
1 Por cuidado de sirtl)lificacin y de claridad enplearerros, a lo
largo de este artculo los trminos "prc:xlucir", "producto" ,"produc-
tor" , p3ra referirnos a los archivos de un organisno. En realidad
saberros que en el ronjunto de archivos de una entidad no solamente se
encuentran documentos "producidos" por ella, sino tambin otros que
ha recibido. El trmino producido no es , p..es, en esticto sentido,
exacto y suficiente. Pero si intentrarros refinar denasiado en este
campo caer!arros en una conplicacin de vocab.llario y en una pesadez
qe redaccin no slo sino trumbin perjudiciales .
Nota del Traductor: Aunque en nuestro rredio , el trmino ge-
n&ico para referirse a un organisno es el de "entidad" , se oonserva
el designado en francs .
- 70 -
Universidad Catlica Sedes Sapientiae
Tcrlos estos documentos fueron "clasificados" (o supuestaJ'lente cla-
sificados> [X>r ltX]ares , [X>r fechas, rx:>r reinados, etc. de un nodo tal
que , en muchos casos, era imposible estableer su origen , rx:>r razn
de la mezcla y dispersin en que se hallaban .
Hay que reconocer que esta a::mce;:x:in "ideolgica" de clasifi-
cacin de archivos contaba entonces con aceptacin universal. Era
la poca de los grandes sistemas de clasificacin cientfica, corno
los de Cuv ier para la zoologa, de Lineo para la botnica, de Ber-
zelius p3ra la qumica. Eh la ptica de los historiadores de
entonces el documento de archivo era considerado interesante de FQr
s , independientenente de su contexto, del mismo nodo que en las
excavaciones arqueol:]icas - en Rxnpeya , rx:>r ejenplo, o en Egipto
con la experlici6n de Booaparte , los objetos de arte exhunados eran
mirados corro piezas de coleccin sin preocuparse de cnnservarlos en
el narco de su descubrimiento.
Tcrlo esto hace explicable que la teora "estructuralista" antes
que as se le denominara, formulada por el historiador francs
Natalis de Wailly en 1841 , haya narcado un hito esencial en la his -
toria de la archivstica. De Wailly, [X>r entonces jefe de la
Seccin Administrativa de los Archivos Departamentales en el Minis-
terio del Interior, fu el inspirador de una circular firrrada FQr el
Ministro Duchatel el 24 de abril de 1841, que p.1Erle ser considerada
COITO el acta de nacimiento de la nocin de fondos de archivo, en
los siguientes trminos:'' . . Reunir los documentos rx:>r fondos , es de-
cir, reunir tcdos los ttulos (tcdos los documentos) que provienen
de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo,
y arreglar estos fondos cnn sujecin a un arden determinado .. los
docurrentos que apenas se relacionan con un establecimiento, un cuer-
po , o una familia , no deben mezclarse con el fondo de ese estable-
cimiento, de ese cuerpo, de esa familia . . "
Algunos das rrs tarde , Natalis de Wailly, respondiendo a
crticas provocadas por esta nueva nocin, desarrollaba as! su
ooncepcin: "La clasificacin general por fondos es la ll.nica
verdaderamente apropiada para asa:JUrar el prooto cunplimiento de un
orden ra:JUlar y uniforme.. . Si en vez de este mtodo, del cual p..tErle
decirse que se funda en la naturaleza de las oosas se propone un orden
terico .. . los archivos caern en un desorden difcil de rerrediar .
En cualquier clasificacin distinta a se oorre el grave riesgo
de no saber dnde se encuentra un documento .
El evidente valor terico del principio , no menos que su
inters prctico para la clasificacin de los archivos, bien pronto
fueron reconocidos por los archivistas y los historiadores de la rrayor
parte de los paises europeos, y un tanto ms tarde , a principios del
s iglo XIX, ;:or los Estados Unidos de An'rica. Los archivos alenanes
lo a:loptaron bajo el noni:>re de Provenienzprinzip y ahondaron en su
anlisis . En Ing la terr.a , el valen te del " fonds d ' arc hives"
francs es el "archive group" . Italia y E9pana la ter-
minologa de Natalis de Wailly traducierrlo "fonds" ;:or fondo
1 Ver al respecto : G. DESJARO:rns , Le service des Archives
dpartamentales, Pars, 1890 , p. 33- 35 .
2 G. DESJARD:lliS, loe. cit . , p 30
3 Los an:ericanos prefieren el trmino "record group"
4 Los natices de sentido entre estos diferentes trminos sern
estudiados ms adelante .
- 71 -
Universidad Catlica Sedes Sapientiae
Hoy se p.100e afirwar que , guardados ciertos na tices , el principio
del respeto de los fondos , o principio de procedencia es admitido
universalmente como la base de la archiv!stica terica y prct1ca .
Ciertarrente, ha dado a algunas criticas ; pero generalmente re-
caen sobre tal o cual de sus aplicaciones , y no sobre el principio
mismo . Ccrl pleno derecho se :ue::le esperar que nunca rrs ser objeto
de discusin fundarrental, tx>rque constituye una adquisicin defini-
tiva de la archivstica .
II. JUSTIFICN:ION 'IOORICA E INTERES PRACI'ICO
DEL RF;SPEI'O DE IDS FONOOS
Las razones que justifican el principio de respeto de los fondos,
en el plano terico , son nurrerosas e irrefutables.
En efecto: los archivos son, por definicin misma , "el con junto
de documentos de cualquier naturaleza , que todo cuerpo administrativo,
toda persona fsica o moral reune de modo automtico y orgnico,
por
2
razn misma natural o jurdicade sus funciones o de su
dad ; agreguaros " . . . y que se conservan a ttulo de referencia" .
El documento de archivo, a diferencia del objeto de coleccin o
del legajo de documentacin constituido por piezas heterogneas
de diversas procedencias , no tiene , :ues, razn de ser, sino en la
rred ida en que pertenece a un CXlll junto.
El sitio de un docurrento de archivo est dentro del seno de un
proceso funcional, del cual es un elemento, por m!nimo que sea. Ja-
ms se le concibe , en un comienzo, corro un elernento aislado. Sienpre
posee un caracter utilitario que solo se hace claro cuando ha conser-
vado el :uesto que le corresponde dentro del conjunto de los de-
ms docurrentos que lo acoll1?afian .
1 Sin embargo, p::>r razones de fuerza rrayor se rlmi te una impug-
nacin que ciertos archivistas hacen al principio de respeto de los
fondos : es la concerniente a la transferencia de archivos Estado a
Estado, posesiones de territorio o por independencia de nuevos Esta-
dos . Invocan un " principio de territorialidad" que ligara la suerte
de los archivos a la de los territorios que les conciernen . En reali-
dad esto no es ms que un sinple aspecto de la nefasta y condenable
"clasificacin tx>r temas" , cuyos inconvenientes tericos y prcti-
cos hemos sefialado. Cuando se transfieren fondos enteros de archivos
de un Estado a otro no se viola el principio de respeto de los fondos;
pero no sucEde lo misrro cuando la transferencia opera solanente sobre
ciertos documentos, o sobre ciertas partes del fondo. Ciertarrente, en
la nayoria de las veces , los archivistas no :uerlen impa;Hr esos des-
lrelllbramientos que se deciden entre gobiernos por de tx>l!tica
internacional. Pero esto no irtplica que se tenga que inventar justi-
ficaciones contrarias a la sana doctrina archivstica . (Vase al
respecto, J. P,l\fRITZ, Neuzeitliche f.1etooen des Archivischen Orrlnung
(informe al VU Congreso Internacional de Archivos, Bruselas , 1964) .
Archivum, XIV , 1964, p. 32-34.
2 Manuel d 'Archi vis tique, Par is , Direction des Archives de
France, 1970 , p. 22.
3 Complemento de definicin bomado de Sir Hilary Jenkinson, A
Manual of Archive Adnnistratin, 1937 4
. u...a es, , p ..
- 72 -
Universidad Catlica Sedes Sapientiae
Theodore R. Schellenberg , en ejerrplo excelente, cita el caso de
un mapa
1
geogrfico que reposa en los archivos de una expedicin de
exploracin El hecho que all se encuentre constituye, de p:>r
s, un dato histrico importante sobre dicha expedicin. Salido
del conjunto de esos archivos, y colocado en una mapoteca cualquiera,
ese misrro mapa perdera gran p3rte de su inters . De igual rrodo
(eje!\l)lo citado p:>r Sir Hilary Jenkinson) un recorte de periHco
conservado en un legajo de los archivos del Ministerio de Asuntos Ex-
tranjeros adquiere una significacin histrica particular , segn la
naturaleza del legajo en que se encuentre.
R::lr consiguie nte, paxa la apreciacin de un docurrento cualquiera
es esencial saber exac1:al'rente quin lo prc:rlujo , en qu circunstan-
cias, dentro de qu marco de procedimiento, con qu fin, con desti-
nacin a q.uen, cundo y cro fue recibido por su destinatario, y
por qu vas lleg hasta oosotros. Bien : tal conocimiento no es
posible sino en la rredida en que el conjunto de docurrentos que lo
acoopaan se haya conservado intacto, bien individualizado y sin con-
fundirlo con docurrentos de distinta procedencia , as estos tengan re-
lacin con el misrro objetivo. En cuanto hace al inters prctico
del mtodo se puede af irnar , sin l1J3ar a duda, que ofrece al archi-
vis2a una base segura para su trabajo de clasificacin y de inventa-
rio . OJando se fX)Oe de lado el respeto de los fondos , todo trabajo
archivstico se torna arbitrario, subjetivo, carente de rigor ; ya que
por ejerrplo si en su lu;Jar se adopta el mtodo de clasificacin p:>r
ternas , la mayora de los docurrentos puErlen ser clasificados de dos o
tres maneras diferentes. Tanenos el caso del proyecto detallado de un
arquitecto para la construccin de un rronwrento en una cil.rlad : segn
el " tema relacionado" p:xir ser c l asificado bajo el nombre del arqui-
tecto o bajo el nombre del monumento . Esta disyuncin desaparece si
el documento ha sido conservado en el expediente admi nistrativo de la
construccin del rronwrento, y si este expediente, a su vez, ha sido
conservado en el fondo de archivos de la ciu:iad.
III. PROBI:EMAS 'IIDRI(l)S , DIFICULTADES PRACTICAS Y
DE RESPUESTAS
Aunque de ningn rrodo lleguenos a decir, lo del archivista
americano Mario D. Fenyo , que "nadie sabe bien lo que el trmi9o
"fondo" significa, ni siquiera los franceses que lo inventaron" ,
lo cual es manifiestarrente injusto y exagerado, tenerros que reconocer
que la definicin de f ondo, tal corro la expres Natalis de
Wailly , y tal corro hasta aqu la henos considerado, deja en pie un
buen nmero de incertidumbres y de dificultades tericas y prcti-
cas . Examinroslas, no sin antes rC"..nt'J ir homenaje a los numerosos
archivlogos que las han escrutado y estu:iiado durante medio si-
glo, sin que esto irrplique que sierrpre esterros conformes con s us
conclusiones .
1 T.R. Schellenberg , Arghival Principles of Arrangement , The
Ameri c an Archivist , vol . 24, n I, Jan. 1961, p . 11-24.
2 Aqu! toman'os "inventario" en un sentido arll'lio, corro se dice
en Ingls "description".
3 Mario D. FENYO, The Record Group Concept: a Critique , The
American Archivist, Vol. 29 No . 2, April 1966, p . 229-239.
- 73 -
Universidad Catlica Sedes Sapientiae
Estos problemas y dificul tades versan esencial.ll'ente sobre cinco
puntos: la definici6n de "fondo" con respecto a la jerarqua de los
organismos productores de archivos, las repercusiones que sobre la
composicin de los fondos ocasionan los cambios de conpetencia de
dichos organismos ; la definicin de la nocin de "procedencia"
de los fondos; la definici6n de las rxx;i6nes de "fondo cerrado" y
"fondo abierto", oon su oorolario: el problema que plantea la clasi-
fe acin de los fondos abiertos; y p::>r l tirro, la extensi6n
del rec;peto "externo" de los fondos (respeto a su integridad),
a su respeto "interno" (respeto a las clasificaciones dadas p:>r los
organisros productores y de las divisiones internas de los fondos> .
Para las cuestiones y problemas que cada uno de estos p.mtos suscitan
propondrerros r espuestas y soluciones.
l. Definicin de fondo con r especto a la jerarquia de los
organiSDDs productores de archivos.
La dificultad de definir el fondo con respecto a la jerarquia de
los organisros prcrluctores de archivos ha sido sentida desde el
origen y oonsiderada como fundamental.
'l'anellos un ejerrplo: Es fcil definir el fondo de archi vos de
una abada, de un h::>spital , de un trib.mal. Siguierrlo (los t r ~ o s
del Iexioon of Archive Terminology de ediciones Elsevier) se
dice que es "el oonjunto de docun:entos cuyo crecimiento se ha efectua-
do en el ejercicio de las actividades" de esa abada , de ese h::>spi-
tal, de e;;e tritunal . !lb hay ninguna dificultad de interpretacin
p.1esto que la abada, el h::>spital y el tritunal son organisrros bien
definidas que poseen una personalidad jurdica precisa y estable .
Pero al lado de casos simples oorro el anterior existen variedades
innunerables de casos en que la oonplejidad de la organizacin fun-
cional y de los vnculos de subordinacin entre los diversos "nive-
les" de los organisnns hacen difcil la definicin del fondo . Ve.-
ITOSlo:
- Todo ministerio, por ejenplo, todo gran cuerpo administrativo
o jtrlicia1 est dividido en grandes sectores de actividad que, a su
vez, se subdividen en sectores secundarios , cada uno oon sus propias
oonpetencias , a los cuales corresponden con juntos de docurrentos ms o
nenes individualizados. FOr ejenplo, un ministerio est dividido en
direcciones, y esta en secciones , etc. Pues bien: ::ua:le hablarse, en
este caso de "fondos de archivo del ministerio" o de
11
fondos de las
c.lirecciones", o de "fondos de las secciones"?
Las administraciones centrales o federales, en la rrayora de
los pa!ses , poseen organismos locales fuera de la capital del pa Is.
Debe esperarse que cada uno de esos rganos locales forne su propio
fondo de archivo, o que se oonsti tuya un fondo nico para el oon junto
de docurrentos creados por cada uno de esos rganos locales de una
misJM administracin? - 'I'omeltns otro ejerll)lo: los diferentes servi-
cios fiscales que dependen del Ministerio de Finanzas, a nivel provin-
cial, regional , distri tal, etc. , forrran un solo fondo oon el Ministe-
rio, o cada uno forma el suyo propio?
1 Amste rdarn-Londres-New
1
York,l964.
- 74 -
Universidad Catlica Sedes Sapientiae
los establecimie ntos u organisiTDS que dependen de una adminis-
t racin superior fornan fondos de archivos propios, o sus archivos
forman parte del fondo de la admdnistrac in superior? Por ejemplo:
los archivos de un instituto de investigacin dependiente de una
universidad, son una parte simple del fondo de la universidad, o se
],.es ha de ronsiderar rorro diferentes de aquellos?
- Las preguntas caben cuando se trata de archivos priva-
dos, rorro en el caso de establecimientos industriales o bancarios
ITltiples que pertenecen a una misna firma, o el de propiedades
races mltiples pertenecientes a un mismo propietario.
Los ejemplos podran multiplicarse; tanto ms si se tiene en
cuenta que en el conplejo dcminio de las jerarquas de funciones
ocurr en , con el correr del tiert{X>, numerosos y frecuentes cambios.
Frente a esta dificultad se p.1eden asumir dos posiciones intelec-
tuales diferentes, que denominarerros respectivamente "naximalista y
"minimalista".
La primera consiste en definir el fondo al nivel ms alto,
considerando que la verdadera unidad de funcin, a la que tan estre-
charrente est ligada la unidad del fondo, debe rolocarse por encima
de todo. Se admitir entoncec; que el ronjunto de los archivos prove-
nientes de todos l os servicios y establecimientos que dependen de un
mismo ministerio forma un fondo nico. Los pa ses socialistas de
Europa Oriental llevan hasta sus ltimas consecuencias esta concep-
cin "unicista'' de los archivos , p.1esto que estiman que todos los
documentos pertenecientes al Estado forman un solo y gigantesco "fondo
de los Archivos del Estado" , base de toda su organizacin archivis-
tica.
La segunda actitoo , rontraria a la anterior , ronsiste en reducit:
el f ondo al nivel de la ms pequea clula funci onal posible, en
consideracin a la variedad de ese "conjunto orgnico de archivos
resultado de esa pequea clula; es e11idente que este problena , con-
trariarrente a lo que pretenden hacer creer algunos estooios demasiado
abstr-"lctos y demasiado tericos que se le han ronsagrado, tiene in-
cidencias prcticas rruy directas e innediatas sobre el trabajo de los
archivistas . Porque una vez aceptado el principio de respeto de los
fondos
1
-del ll\3l1tenimiento de su integridad 1 -se hace esencial sa-
ber exactanente cules son los limites de lo que debe rmntenerse
intacto .
Pues bien : hay que admitir que nunca se ha dado una soloci6n
definitiva a la cuestin . Sir Hilary Jenkinson, <que la estudi
largarrente en su Manual of Archive Adminis tration, Erl. de 1937 1
p.lOO sg . ) estima que el "fondo" p.1Erle definirse a:>rro " el a:>njunto de
archivos resultante del trabajo de una adnnistraci6n, de cualquier
tamao
1
constituido a')rro un todo orgnico, completo [X>r si misnn,
con capacidad para tratar de rrodo independiente , sin la intervencin
de una autoridad superior o exterior, todos los aspectos de los
asuntos que son de su ronpetencia . "Esta fr1T1.1la1 elegante y serluc-
tora , de hecho es {XIOO lo que res u el ve , porque ninguna admi nistra-
ci6n posee, stricto sensu
1
p:xier absoluto para arreglar sus asun-
tos "sin la intervncin de una autoridad superior o extP.rior- " . En
cuanto a la capacidad de "tratar de nodo independie nte t.cxios los
aspectos de los asuntos que son de su conpetencia" , tambin hay
decir que ninguna administracin la posee, ya que justamente lo pro-
pio y caracterstico de todo procErlimiento adrnin istcativo r:s que pJe-
de tratarse sucesivamente en diversos niveles interdepP_ndientes.
- 75 -
Universidad Catlica Sedes Sapientiae
Cuando er los Estados Unidos se implant la clasificacin de
los National Archives :or "fondos " ( record groups > , la cues ti6n de
la definicin de los lmites del ngrupo de archivo" fue discutida
ampliarrente ::or el Finding Mediunr:; o:mnit!ee (1940-1941>, cuyos
trabajos nos ha hecho conocer Mario D. Fenyo . .
Coro remate de esa discusin Solon J. Buck logr imponer la
siguiente definicin pragmtica del reoord group: "unidad ar-
chiv!stica establecida de manera algo arbitraria (SOfleWhat
arbitrarily) en funcin de la procerlencia de los docurrentos y de la
neceSidad de obtener un oonjunto de tazraffo y naturaleza oonvenientes
para facilidad del trabajo de clasificacin y de inventario" . Prc-
ticarrente esto significa que el record group querlaba si turlo en el
nivel de clula rlrninistl;"ativa de base , aunque rlmitiendo que
varias rlrninistraciones idnticas pod!an ser reagrupadas , p::>r razo-
nes de oorrcx:lidad, en "oollective rerlor groups". Es que
una formulacin tan vaga haya suscitado criticas . En rea-
li.d.:ld, los archi vistas arrericanos no corretieron ns falta que la
r.:ttiEicar abiertarrente en la definicin de los fondos de archivo
una falla de rigor casi universal que p..S:iicamente se vellba en
otras partes .
El hecho innegable es que cuando se sita demasiado bajo el
nivel de oonpetencia f uncional corresp::>ndiente al fondo de archivo
<actitlrl que berros calificado de
11
minima1ista") se oorre el riesgo de
despojar a la nocin de "fondo" de toda verdadera significacin .
Ciertarrente, una oficina ministerial o dependiente de un institu-
to cualquiera prcrluce archivos que, en la etapa de prcrluccin ::or
otros despachos del rnismo rninisterio o del mismo instituto son dis-
tintos, pero interdepdntes de estos lti.nos , y ;:or ello, no
puerlen ser oonsiderados autnonos , corro t:anpoco es autnoma la en ti-
dad generadora en su funcionamiento . Las anteriores oonsideraciones
nos llevan a proponer que para definir el organismo productor
2
de fon-
dos de archivo, se tengan en cuenta los criterios siguientes :
a> Para prcrlucir un fondo de archivo, en el sentido que la
Rrchivstica da a este trmino (es decir , a:mjunto infrangible de
> un organismo pJblico o privado debe poseer un nombre y
una existencia jurdica propios por un acto de ley,
de- creto, ordenanza , etc , preciso y fechado
b) Debe poseer atrib.Iciones precisas estables , definidas por un
texto legal o reglamentario .
e) Su posicin dentro de la jerarqua administrativa debe
estar definida a::>n precisin por el acto que le di origen ; sobre
tcrlo, su subordinacin a otro organismo de nivel rrs elevdo
debe estar claramente establecida.
d) Debe tener un jefe oon p:der de decisin en su
nivel jerrquico. Dicho de otro nodo, debe p:der tratar los asuntos
de su competencia sin que, para decidirlos , tenga que someterse auto-
mticam:nte a una autorinad superior . <Es claro que esto no quie re
decir qu.e debe gozar de de decisin para tcrlos los asuntos ;
l Voir ci-dessus , p.l5, note I
2 Por ejenplo, las muy acerbas de Peter J. Soot t en The Anerican
Archivist, Vol.29 No
4, Oct . l966 , p .493- 504 .
3 La dat acin precisa es a veces imposible oomo en el caso de
m t i dades que se rerrnntan a la alta antiguerlad, pero esto no invalida
el oonjunto de la defin ici<Sn .
- 76 -
Universidad Catlica Sedes Sapientiae
muchos de ellos importantes, tendr que someterlos a decisin en es-
calas superiores de la j erarqua adrrnistrativa. Pero para
pra:lucir un fondo de archivo de su propiedad , el organisrro deber
gozar de {X)der de decisin, al eremos para ciertos asuntos) .
el En cuanto sea posible, la organizacin interna debe ser
conocida y sealada en un organigrarra.
La aplicacin de estos principios da lugar a las siguientes
consecuencias:
Las diyisiones o secciones internas de un organisrro no reunen
las condiciones requeridas para la produccin de un fondo de archivo;
en cambio , a.talquier organisrro que posea una existencia
juridi- ca y un nivel de competencia propio puede producir un
fondo de archivo, pese a que est subordinado a otro de nivel ms
alto.
los rganos locales dependientes de un organisrro central pro-
ducen fondos de archivo que les son propios;
final..m=nte, se hace inevitable introducir en archivistica una
nocin nueva: la de jerarquia de fondos, rorres.[X>ndiente a la
jerarqua de los organisJTOs productores, lo cual implica subordina-
cin de ciertos fondos con relacin a otros.
2 Las variaciones de cxmpetencia de los organiSJIDS prcductores de
arcbi vos y sus repercusiones sobre el plan archi vstico.
Estrechai'Iel1te ligados ron los problenas anteriores se encuentran
otros que plantean las variaciones de CX>fTl'tencia de l os organis-
JTOS productores de archivos.
Veamos los principales aspectos:
a) Caso de supresiones de competencias. En el curso de su exis-
tencia un organisrro prcductor de archivos puede perder alguna de
sus atrib.lciones por innecesaria; por ejerrplo, una que estuviese con
una legislacin que se ha derogado.
b) Caso de creacin de rompetencias. Inverso al caso anterior,
nuevas atrib.lciones se pueden otorgar a un organisiTO, en respuesta a
nuevas necesidades, o a nuevas legislaciones .
e) Caso mixto: transferencia de rorrpetencias. A rre!OUdo se
transfieren atribuciones de un organisrro a otro; lo que equivale a
supresin y creacin de competencias respectivamP_nte. La transfe-
rencia tambin puede ser interna; es decir, que la atribucin
translada de una divisin a otra dentro del rrsrro organisrro. Este es
un caso muy frecuente. Adems, por razn de estas transferencias
pueden ocurrir modificaciones en las rompetencias: aumentan o disminu-
yen.
d) Caso de compete ncias terrporales: por causa de necesidades
transitorias Ctierrpos de guerra, por ejerrplol ciertas atrib.lciones son
swradas a las que norna.lrtente posee un organisrro, y luego suprimidas
cuando la necesidad que las cre Estas diversas formas
de variaciones de rompetencia, que rlems pueden combinarse entre
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e llas dando hgar a un sinrufero de variantes , generan variadas nodi-
ficaciones de estructura en la organizacin de los servicios : crea-
cin o supresin de secciones o direcciones, creacin de nuevas en-
tidades anexas o subordinadas a las ya existentes; transferencias de
secciones de un organismo a otro, etc .
Corro consecuencia, y puesto que el fondo esta constituido {X)r el
conjunto de docurrentos prooucidos por el trabajo de una institucin
cualquiera, es oovio que ruando un fondo ha sufrido sucesivas acHcio-
nes, supresiones y transferencias de conpetencias, necesariamente su
contenido habr aurrentado con los documentos que r eflejan todas esas
va riaciones dificultando as , el trabajo de los investigadores p:tra
l a reconstruccin de la continuidad administrativa, o por lo nenas,
la simple sucesim cronolgica de los asuntos .
Ante esta dificultad, algunos teorizantes han propuesto como re-
medio sustituir 1a nocin' de fondo (o de reoocd groups > por la de
(recxml , que :x:xlramos traducir al francs por "suite
archivi::.tiques " ;ns bi en que {X)r "srie d ' archives ", {X)r cuanto
la palabra "sri e " tiene otro sentido muy diferente en el lengua-
je archivis tico francs . Estos record series serian ordena-
ciones por "sucesin de docwrentos , independientes del conte xto ad-
ministrativo"; o, dicho de otra rmnera , reagrupaciones de docwrentos
rucesi6n cronolgica y lgica , cualqui era que sea su proceden-
Cla
A decir verdad, detrs de este sisterta, aparenterrente seductor
es fcil descubrir el rostro apenas semivelado , del viej o sistema
anterior de Natalis de Wailly: el de clasificacin "por tenas"
<Perti nenzprinzip, cono dicen l os alenanes >. Sffill cuales fueren la
sincer idad y la buena fe de quienes pr oponen violar deliberadamente el
:respeto de los fondos , carecen de ra zoo y de justicia, y nosotros ro
cejaremos en la l ucha contra un error tan grave y de tan pesadas
consecuencias . Ccm:> rigurosamente lo expres Sir Hilary Jenkinson ,
"cualquier otra cosa :x:xlr!amos hacer , excepto rcrrper la unidad de los
fondos".
Canpartinos plenamente la opinin de Si r Hilary, porque o::mside -
ramos que es l a nica compatible con el principio de respeto de l os
fondos , y porque creerros que es de swra importancia nantener claro
si los fondos se definen de acuerdo con las reglas que he
rado , entonces poco las variaciones internas de su contenido,
ya que un fondo se corrpone de todos los dOC'llllentos producidos por un
organisiTO en el curso de su act ividad, cualquiera que sea su objeto.
Mi r ado desde el punto de vist a archi v!st i co, el problema de las
variac iones de corrpet e ncias , con su secuel a de variaciones en el con-
tenido de los fondos, es un falso problema . Porque cuando a un orga-
nismo se l e priva de una atribucin <sin que sea transferida a
otro> simplemente se suspende el del fondo al dejar de
recibir los correspondientes a la atrib..tci6n derogada, sin
que por ello se nodifique la na turaleza del fondo . :> misrro acante-
cuando se crea una nueva corrpetencia en un organismo.
1 Peter J. s:.urr , art. c.Lt. S63J1 este artculo, el sistema
de record s eries ha sido aplicado en el Commonwealth Archives Office
de Camberra , donde se le juzg "flexible y no r!gido". En efecto,
es lo nenos que s e pudiera decir. El Dr . Papritz en su al
Congreso Internacional de Archivos de Bruselas, en 1964 (Neuzeitliche
Methoden . .. , art. cit, p.l8) , altrle a una prctica del mismo gnero
C "cuando una sucesin de docurrentos se inicia en una administraci6n
y cxmt im.fa en otr a .. , la unidad tcnica de la sucesin
ro ofrece ninguna duda" >. Estamos de acuerdo sobre una "unidad
tcnica" , pero los docurrentos en cuestin no dejan de pertenecer a
dos fondos diferentes. - 78 -
Universidad Catlica Sedes Sapientiae
Sin embargo , existe una dificultad real cuando la transferencia
de coopetencias implica tambin transferencia de docu:aentos entre
organismos . En principio, los documentos pertenecientes a la competen-
cia transfe:-ida deberan pertenecer , hasta la fecha de la transferen-
cia , a los fondos del organisiiD que la ejerca , y a partir de la
fe cha de la transferencia, al fondo del organisiTO que la va a
ejercer en virtud de la transferencia. Desafortunadartente, las cosas
oo son tan cl aras en la prctica , p.1es, para ejercer la nueva
competencia que se otorga, el segundo organisno , est en la obliga-
cin de recoger al nenos una parte de los docunentos del pril'll2r or-
ganisrro, relacionada con la rompetencia transferida. Estos docu-
rrentos , que 16g icamente pertenecen al fondo del pr irrer organ is!ID,
de hecho qua]an incorporados al fondo del segundo, y con ellos
llegarn p:>ster iorrrente al depsito de los archivos histricos .
Nosotros proponerros las siguientes soluciones a este problena :
a) Por regla general, los dOCUil'eOtos que se transfieren de un
organis!ID vi vo a otro organisno vivo que los integra a su fondo
deben ser considerados cono pertenecientes al fondo del organisno
que los recx>j e . As , p:>r ejenplo, si en 1960 se transfiere a un
organisno B la ronpetencia de un organisno A, y lo que el organisno
B recibe en esa ocasin corresp:>nde a la rompetencia que ese orga-
nisiiD A ejerca en 1950 , los docwrentos son ronsiderados rorro parte
de los fondos del organis!ID B que los ha recogido. (No importa que
la transferencia hay! ocurrido 10 aos desp..ts de la fecha del do-
currento ms antiguo>
b) CUando un organismo en ejerc1c1o recibe l as competencias de
otro que se s uprime, los docu.nentos de este ltim:> deben ser
ronsiderados a:>m:> ronstituyentes de un fondo distinto al del fondo
del primero. As , supongam::>s que l a competencia que un organisiiD e
venia ejerciendo hasta 1965, es transferida al organismo D, por
razn de l a supresin de e. Pues bien, los docurrentos que pertene-
cieron a e , y que ahor a pasan a D siguen constituyendo un fondo dis-
tinto del fondo del organisno D, en tanto que los docunentos concer-
nientes a la rompetencia a partir de 1965 , evidentemente
hacen :arte del fondo del organsmo D.
e) Sin a:nbargo, dado el caso que los docurrentos provenientes del
organis!ID e hayan sido rrezclados de nanera total, inextrincabl e , y
sin rem;;rlio, ron los del organis!ID D, por fuer za de los hechos debe
renunciarse a considerar el fondo de e como un fondo di stinto. En este
caso deber anotarse , a la cabeza del lnstrunento de investigacin
del organismo D, que ron l esta incluido el fondo del organismo e.
Estas reglas se aplican, de modo general, a todos los casos en
que los archivos de un organismo qu.e se suprime son recogidos por
otro, as esto ocurra en el domi nio de archivos pdblicos o priva -
dos . suna: el fondo de un organismo que se supr i rre debe cons i -
derarse\ sienpre como distinto del fondo del organisll'O que lo recoge;
salvo que los dos fondos hayan sido rrezclados de tal que se haga
imposible la identificacin del uno con respecto del otro .
1 Al final de este articulo veremos c6mo en el instrumento de
investigacin de los forrlos se :ueden rem:diar ;:arcia ln'ente los in-
convenientes de tal transferencia .
2 Por consiguiente , solo con fuertes reservas aceptartos la fr-
mula quieta non uove.re, m:diante la cual algunos archivistas expr e-
san su preferencia por la conservocin de los fondos en el estado que
son ent regados a l depsito de archivo. (cf . J. PAPRITZ, Neuzeitliche
Mcthoden ... , art . cit. , p . 30-32> .
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3 . (;.U se entierde exact:alrent e lXli' el trmino "prOCEdencia de un
f orilo"?
Lo que acabamos de decir a propsito de l os a rc hivos de organis -
rros suprimidos, luego dependientes o integrados a los de otros orga-
nis mos , nos conduce a abordar otro problema ligado al principio
de "respeto de los fondos" . El de la nocin de prOCEdencia .
La mayora de las definiciones del respeto de los fondos acuden
a esta nocin de "procedencia" hasta el punto de hacerlas equivalen-
tes en los p;tses de lengua germnica y en muchos otros donde e l
" fondo" se define corro el 'conjunto de docwrentos que tienen la misma
procedencia. Pero el trmino se hace ambiguo tan pronto corro se
busca precisar su sentido. Veanos algunos ejenplos ;:ara ilustrar la
ambige1ad .
No existe ninguna dificultad de intepretacin cuando el fondo de
archivo producido FQr un organismo ha sido conservado p:>r el sin
aurrento o disminucin hasta el monento de su entrega a un depsito
de archivo, y cuando dicha entrega ha sido efecturla directamente FQr
el organismo productor .
Pero este proceso simple ro ocurre s ierrpre . En efecto: es bien
sabido que el fondo de archi vo de un organismo cualquiera p.rlo ser
transfer ido, FQr razooes de necesidad funcional , a otro organisrro, y
que all haya permanecido agrupado: P) 00110 un conjunto individua-
lizado; b ) o que , p:>r el contrari o , haya .sido desrrembrado, rrezclado
oon los archivos del organi s no receptor. En el prirrer o de estos ca-
sos la identificacin del fondo primitivo se hace relativamente f-
cil. Pero en el monento de su entrega a un depsito de archivo,
cul ser la prOC'eiencia de
1
ese fondo? Ser el organisno pro-
ductor o el que lo entrega?
La prirrera respuesta p;trece e.ridenterrente ms lx3ica (es la
frmula entidad productora del Dr . Aurelio 'Tanodi); en la prctica
p..tooe chocar con dificultades casi invencibles , como sucooera si ,
por mnsecuencia de viscisittrles histrico-administrativas , el
organisrro proouc tnr en c uestin ha cambiado de nombre, de estructura
y de corrpetenci;.t el curso de los ai'ios .
En cuanto a la otra respuesta , que liga la "procedencia" con e l
organsrro que hace la entrega, es ciertanente ms simple y suscita
mnos prcticos . Pero corre el riesgo de desembocar en
absurdos tericos , por cuanto fondos de or !genes muy di versos p.1ooe n
ser consitJvu1o.'3 (X>C un misiTD organismo; lo que p..tede dar lugar, si se
aplica al pie de lR el " principio de procedencia" a rrozcla de
fondos diferentes bajo el pretexto que por haber sido entregados
juntos tienen la misrra "procedencia".
1 Los fondos rlonde se encuentran reunidos docurrentos de origen
di Eerente , es deci e pro:lucidos por entidades diferentes , se l es deno-
nna en ternnolog !a a Mischfonds o Mischbest:Ande (fondos
mixtos>. Es un trmino crrodo, pero COITO se le usa en la prctica
francestl , no aqu!. Ver al respecto J. PAPRITZ,
Neuzeitliche Methoden , art. c i t. , p. 27-32 .
- 80 -
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Cono se ve , l os inconvenientes a que dan lugar estas dos frmu-
las son bien dife rentes , es fX>CO dudoso que los de la segunda
sean incomparablemente ms peligrosos que los de la primera.
Nosotros proponemos la solucin siguie nte , ligada con la que hemos
presentado para el problema de las variaciones de compete nc ias de los
organismos productores de archivos.
- Cuando un fondo ha conservado su identidad y su individualidad
debe ronsiderarse rorro proveniente del organismo que lo produjo, aun-
que se haya consignado en el depsito de archivo, ha sido recogido
por uno o varios organismos interna:Uarios. En este caso, la nocin
de procedencia se halla ligada a la de prc:d.uccin, y nc a la de
entrega.
Al contrario, cuando un fondo ha sido desllElllbrado en el rurso
de su historia, o integrado al fondo de un organismo distinto del que
lo prc:d.ujo, hasta el pmto de haber perdido su identidad y su indivi-
dualidad, entonces debe oom proveniente del or-
ganismo que lo integr a su propio fondo. En este caso la nocin de
procedencia se encuentra ligada a la de entrega y no n 1-\ pr.n:'lnt-:cic)1.
4.
Fondos
abiertos y fondos cerrados.
Cuando se suprilllP. lU1 )rganismo, el fondo de archivo que hubiese
creado querla Esto es evidente cuando se
trata de organismos de la e::lad Merlia, o de la poca anterior a las
revoluciones del siglo XIX; lo mismo en &!ropa ron l;:s instituciones
de la edad f e udal , o eo Amrica , con las de la era mlonial . Igual
sucede en el t:rl .-i0 Je instituciones que han cambiado de nombre y de
atri oociones
en una fecha precisa debido,
por ejenplo, a una reforrm
administrativa o judicial, las rosas se hacen rrenos claras cuando se
entra en el dominio fluctuante de la administracin noderna , donde es
dificil establecer con exactitud cundo una institucin ha dejado
de existir, o sinplenente cambi de nombre o de lugar en el sisterm
administrativo.
Por otra parte, es claro que un fondo no esta carpleto sino
cuando querla cerrado. Eh virtud de este hecho los italianos niega'1 el
nombre de archivos a los docurrentos de la noderna;
porque, segn ellos, dichos docurrentos carecen del carcter de
universitas rerum o dicho de otro nodo, porque no tienen el
carcter de cerrado" , que es l o propio y necesario de todo
fondo de archivo . A nuestro nodo de ver este rigor italiano es
completarrente injustificado, p1esto que todo docurrento creado y
conservado por su calidad pertenece, desde el morrento de su creacin,
al fondo de archivo de la institucin, lo que prueba que dicho fondo
existe desde entonces, as! no est comple to y cerrado. Adems,
esta es la raz6n por la que los archivistas franceses, lgicos
herederos en este punto , del pensamiento de Natalis de Wailly, se
niegan a separar, tanto en teora oomo en la prctica, los "archives
courantes ", <los reoords de la terminologa americana) de los
"archives his t ori ques" <los archives en l e nguaje arrericano >.
1 Vese , por e jenplo , el artculo de Elio WOOLINI,
Identificazione dell 'archivio Rassegna degli Archivi di Stato,
XVIII-3, Sett-Dic. 1950, p. 300-321 .
- 81 -
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Unos y otros pertenecen a los misros fondos, y r;or consiguiente ,
no p.1erlen ser disociados . En esto consiste la diferencia fundll'rental
entre el
1
record manageuent a la americana, y el "pr-archi vage'' a la
francesa .
Desde luego, debe reconocerse
2
que , desde el p.1nto de vista prc-
tico, el tratamiento archiv!stico de los fondos abiertos plantea
problenas, a veces difciles , si se desea preservar la integridad in-
dispensable de los fondos .
En relacin con la definicin de fondos cerrados y fondos
abiertos, cuando caben dudas sobre la continuidad o el cese de exis-
tencia de un organisro <es decir, cuando se Veila para decidir si un
organisro deja de existir o si persiste bajo otro nombre) proponemos
las siguientes soluciones:
- Si hay una evidente y total continuidad de COI'I'petencias entre
el organisro suprimido Corganisro A) y el nuevo organisro (organisro
B) que le sucede , p.1erle concluirse que en realidad solo se ha tra-
tado de un simple cambio de nombre y/o de una simple modificacin
del organisro A, y p:>r consiguiente, el fondo de archivo del or-
ganisro A no esta cerr ado; simplenente cambi de nombre . Sin embar-
g:>, la decisin de nantener abierto un fondo, es decir, la determi-
nacin de considerar los documentos de un organismo suprimido y
los de un organismo nuevo cono integrantes de un lfuico fondo, no
debe torrarse sino se tiene certeza que las dos no coexisten. Si a
pesar de todo subsiste incertidwrbre sobre la cportunidad de tal de-
cisin , el asunto deber resolverse x>r la negativa. Es de-
cir que el fondo del organismo suprimido debe considerarse "cerrado"
y se abrir uno nuevo en el organisno creado.
- si el organisno suprimido <organismo C> transfiere sus conpe-
tencias a otro ya existente (organisno 0) , el fondo de aquel (C) que:ia
cerrado, y el de ste (O) as11lle su continuacin, pero distinto de
aqul .
- Si se crea un organisno nuevo <organisno E> para que ejerza
las corrpetencias de varios organisnos que se surpimen, (organismos F,
G,H>, los fondos de estos querlan cerrados y l os fondos del organisrro E
los sucerle , pero distinto de ellos.
Para el caso de f ondos de instituciones suprimidas que han
sido integrados y nezclados con los fondos de los organisnos que los
suceden, trese en cuenta lo que antes di jirros a prop6si to de la
nocin de "procooencia" de fondos. Evidentenente son fondos cerrados
que tan perdido su individualidad a causa de su integracin a fondos
abiertos, ya no :ue:ien ser tratados , desde el p.1nto de vista archi-
vstico, corro fondos aut6nonos. El problema es , ms terico que
prctico, deberros insistir en que un fondo pernanece abierto mientras
viva el organisno que lo produjo; esto :uerle ocurrir durante los si-
glos , cono ha sucedido con los fondos del Parlanento Britnico o oon
los de las grandes Congregaciones Raranas .
1 Ver al r especto G. 00'805CQ y A. W. Mak:bs, du
prarchivage (Paris, 1974, 78 p.) y M. OOOIEIN, Le Prar-
chivage: quelques clarifications necessaries . Gazette des Archives,
n 71, 4 trimestre 1971, p. 226-230.
2 En lenguaje archiv!stico francs " traiter" un fondo signi-
fica, a la vez , seleccionarl o y clasificarlo, acotarlo e inventariar-
lo: es decir, el oonjunto de cperaciones rrediante las cuales el
Givista hace accesible el fondo a la investigacin histri ca.
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Adems es claro que los archivistas no p.erlen esperar a que
estos fondos sean cerrados :ara entonces tratarlos, sino que su obli-
gacin es aplicarles un tratamiento dinmico que preserve la
nocin de unidad del fondo, y que a la vez, permita fraccionarlos de
nanera que se haga p:>sible su explotacin. En un pr6xino prrafo
vererros el rrodo conveniente de procerler sobre este p.nto.
5 . El respeto de los fondos iuplica el respeto de s u clasificacin
interna de origen?
Ccrl esta pregunta tocanos quiz el p.nto ms uelicado de las
dificultades ligadas con el principio del respeto de los fondos .
Recordenos que el principio se define en la forma ms simple,
cono la no separacin de los docurrentos provenientes de un organis-
no , y cx:mo la no mezcla de docwrentos procerlentes de arganisrros dife-
rentes Pero nada nos dice, al nenes en su versin pr imi ti va , de la
clasificacin interna de los docunentos dentro del fondo .
De hecho, la l3ica del principio enunciado p:>r Natalis de
Wailly implicaba, que tarde o tenprano , se llegase a respetar oo
solanente la integridad externa del fondo, sino tambin , al rrenos en
teoria , su integridad interna. a; lo que la archiv!stica alemana ha
bautizado con el nombre de Strukturprinzip, conplerrento del
Provenienzprinzip 1 que enunciado en el clebre Manuel pour le
classE!Ili!Dt et la description des archives de S. Muller , J.A. Feith y
Fruin, en 1898
1
se ha oonvertido ooy en :arte integrante del principio
de respeto de los fondos .
La formulacin de Muller, Feith y Fruin es oono sigue: " El sis-
tema de clasificaci n debe basarse en la organizacin primitiva del
fondo de archivo que en sus grandes lneas concuerda con la organiza-
cin de la administracin de la cual proviene dicho fondo" . caro
con b.lenas razooes esta declaracin pcxla ser teinada rorro demasiado
optimista, autores oolandeses aiiadieroo: "Para cnrrenzar, cnnviene
restablecer, en la rre:lida de lo p:>sible, el arden primitivo. Solo ms
tarde se pcxlrf juzgar si es deseable , y hasta p.nto, apartarse
de ese orden" .
Esta ltima frase extiende el principio de respeto de la estruc-
tura de los fondos hasta la reconstruccin de dicha estructura cuando
ya no existe. Esto se asemeja un poco a la prctica de los arquitec-
tos del tierrpo de Viollet- le-Duc, quienes tambin "restablecan en
la rre:lida de lo p:>sible" (y a veces ms alla de lo p:>sible> el
estado primitivo de los nonwrentos que deban r estaurar , y equivale a
abrir , de par en par , las p..ertas al atuso de la arbitrariooad, pese a
las b.lenas intenciones con que se hace . Ni el historiador ni el
arquelogo, ni el arquitecto tienen que "restablecer" lo que el
tienpo ha destruido, salvo en los casos raros en que es p::>sible 1 con
pruebas de apoyo. Por lo tanto, este ntodo de "restaura-
cin" (Restauratiebeginsel) que cnnstituye una extensin i n justi-
ficada del respeto de los fondos . Pero, no p::>r ello deja de subsistir
el valor terico y prctico del respeto de la estructura de los
fondos (para sinq:>lificar llamrroslo "principio de estructura" >.
1 S . MUILER, J. A, FEITH 1 R. FRUIN , Manuel pour le classement
et la description des archives, trad1 franc. La Haya, 1910, p. 32.
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Universidad Catlica Sedes Sapientiae
Se concibe fcilmente que la aplicacin de este princ1p1o est
sembrado de dificultades . Unas derivan, directa o indirecta.rtente, de
lo que atrs dijimos a propsi to de las variaciones de competencia .
Dificultades , an lfus frecuentes, provienen de que , nuchas veces ,
las entidades productr-ras oo tienen ningn respeto al "principio de
estructura" cuando clasifi can sus archivos corrientes .
No negarros que , en general, los arc hivos de las grandes divisio-
nes internas de los organisnos se conservan nas o rrenos individualiza-
dos e independientes , asi sea solarrente por razones de corrodidad fun-
cional, aunque el argwrento dej a de tener valor cuando esas
grandes divisiones internas cambian de estructura y/o de competencia .
De todos nodos , el heCho real es que, al interior de una misrre di vi-
sin , los archivos corrientes se conservan de rre.nera diferente
segn los casos. Unas veces , segn un esquema denominado "tabla" o
"plan de clasifi cacin" , puramente organi zacional , es decir , calcado
sobre la organizacin de la di visin ; otras , de nodo pura.rtente ne-
tclico , es decir, por categoras de asuntos tratados (en casos corro
este el esquena de clasificacin es frecuentenente de tipo decimal ) .
otras veces se combinan los anteriores proca:Hmientos , dando h.IJar a
tipos mixtos : semi-organizacional
1
semi-rretooico . Pero lo que con
mis frecuenci a ocurre, aunque oo se crea , es que oo exista ningn
esquena de clasificacin de archivos corrientes y que el organisrro
conserve sus docurrentos en desorden; que cada empleado o jefe de
despacho tenga su propio ll'todo de arreglo, generalnente indescifra-
ble para cualquier otr a persona. De otra parte, todos estos sistemas
pua:len coexist ir , 0 suca:lerse unos a otros, al interior de un misro or-
ganisro , con la secuencia de desrdenes que es fcil de supone r.
Pqreguerros "l rodas stas la dificultad que implica el aporte de
archivos de diver&dS proca:lencias, ocasionado por supresiones y rls-
cripci ones de compete ncias , ya clasificados de nodo ms o nenas efec-
tivo, adems de rrezclados e integrados, por su transferencia, a los
archivos de la entidad receptora . As tendrenos una idea surraria de
l os desrdenes de toda naturaleza que present an los fondos en el ro-
nento de su entrega a los depsitos de archivo, encargados de clasi-
ficarlos y oonservarlos . Final.rrente
1
por si lo dicho fuese poro
1
y
par a eoliTO de los desrdenes 1 agrguese la rrenipulacin brutal a
que se l es sonete frecuentem:mte en la operacin de entrega.
En estas oondiciones , qu nos queda del principio de "respeto de
la estructura interna" de los fondos?
Frente a esta situacin tan oompleja nos asalta la tentacin de
declararla inextrincable y de renunciar a oonsiderar "el principio de
estructura" oono una regla de la archiv!stica , al igual que al prin-
cipi o de procErlencia" . Pero se hara nal , si as se procediera,
porque en realidad estos dos principios s e derivan ambos de la concep-
cin "orgnica" de los archivos , que segn vinos, es fundamental .
Se hallan ligados uno a otro, y en l::uena lgica oo se l es p..1ede
disociar.
Antes de proseguir precisenos un punto nuy importante. En los
pases de tradicin administrativa germnica , y en rrenor m:dida en
los paises de tradicin anglo c;ajona l existe un rgano especial
llamado Regi.stratur <en i n g l ~ Regi stry) , encargado de registrar
y clasificar todos los uOCWTentos recibidos o producidos fX>r ese
organisro .
- 84 -
Universidad Catlica Sedes Sapientiae
Dicho de otro nodo, su funcin mnsiste en proporcionarles
m:rlios de r eferencia (letras, nJTEros, etc.) mrrespondientes a un
curlro o esquema preestablecido. Tiene, p.1es, una verdadera funcin
de pre-clasificacin de los archivos adnUnistrativos corrientes y
as se explica :xx qu los archivistas ger11\311os concerlen y reclaman
el. respeto de la clasificacin r:or la Registratur: Es la forna a la
vez mis simple y la mis evidente del "principio de estructura".
Desafortunadamente, en los pases de tradicin administrativa
latina (espaola, francesa, italiana) no existe nada p:trecido a la
Registratur. La clasificacin de los archivos administr.ativos
mrrientes , cuando ella existe, la llevan a cabo los misrros servicios
adnUnistrativos. As, muchas teoras formuladas p::>r los archivistas
de tradicin germana sobre el principio de estructura son inaplica-
bles a los archivos de los pases de tradicin latina o, ms exac-
tamente, no corresponden aqu a realidad ninguna. Precisamente esta
es una de las razones principales p::>r las que la archivistica de los
:Bses de Europa Central no p.1erle transladarse, tal cual, a los
:Bis es de cultura latina, y visceversa.
En el desarrollo de nuestra exposicin adoptarerros el punto de
vista de los archivistas de los pases latinos, es decir de los
pases sin Registratur .
Para determinar las posibilidades de aplicar el principio de res-
peto de estructura interna a la clasificacin de los fondos es nece-
sario distinguir casos diferentes que demandan soluciones diferentes.
a) casos de los arganiSllDS de estructura sinple. Entenderros
por entidades de estructura simple aquellas de escasa bnportancia en
cuanto hace al nJTEro de sus errpleados y cuyas tareas no estn re-
partidas funcional.rrente entre varias divisiones y secciones, cada una
ron atriruciones precisas y estables.
En estos casos, si el organisno practica una clasificacin cual-
quiera de sus archivos mrrientes (alfabtico, rretdico, etc.) al
archivista le conviene respetarla , rrejorndola cuando lo estilre
necesario. Pero tal respeto ro constituye una obligacin si la cla-
sificacin usada por el organisno es demasiado defectuosa o inc6-
rroda para la investigacin .
Ceo nayor razn, si el organisno no practica ninguna clasifica-
sisterrtica de sus archivos corrientes , el archivista quedar
en libertad para clasificar el fondo del rrodo que rrejor le ;:arezca.
En este caso no habr lugar ;:ara el "respeto de la estructura" de
los fondos .
b) Caso de los arganisnos de est:Luctura ooopleja. Las en ti-
dades que p::>seen un personal nurreroso y atriruciones rrltiples gene-
ralrrente se hallan divididas en sectores (divisiones, direccio-
nes, subdireccin, secciones , etc. > cada una con atriruciones defi-
nidas.
Es claro que los docurrentos producidos por estas divisiones Cpor
com::xiidad llamrroslas a todas asl si bien es cierto que ro consti-
tuyen fondos distintos de archivo, no p::>r ello dejan de forrrar conjun-
tos que, en obediencia al principio de respeto de la es-
tructura, deben mantenerse agrupados . Ccoveniente temar esas divisio-
nes como base de la clasifi cacin interna del fondo del organismo , de
modo que cada una de las divisiones primarias del fondo corresponda a
una de l as divisiones estructurales del organismo.
- 85 -
Universidad Catlica Sedes Sapientiae
Desafortunadamente estas divisiones estructurales no son esta-
bles . Frecuenterrente se las rrodifica, y sus atrib.lciones cambian a un
ritno creciente en el mundo rroderno . Frente a esta dificultad dos so-
luciones son posibles :
Si se desea conservar las di visiones funcionales de la en ti-
dad oorro base de la clasificaciin de fondo, entonces se divide este
en trozos cronolgicos, o en per !odas delimitados por los cambios de
estructura de las divisiones , y se clasifican los docwrentos oorres-
pondientes a cada uno de los perodos oorro forl1\311do un todo. Esta
soluciin es aceptable, y an recorrendable , si los cambios en cues-
tin no son derrasiado frecuentes, y si oorro a:msecuencia, los pero-
dos delimitados por los cambios son suficientemente largos (al menos
diez ai'ios), junto oon una gran estabilidad de atrib.lciones al inte-
rior de los perodos.
Por el oontrario, si los cambios de .estructura y de atrib.lcio-
nes de las divisiones internas del organisrro son demasiado frecuentes ,
entonces habr que renunciar a tomar esas divisiones oono base de la
clasificaciin del fondo y oonsiderarlo, desde el pmto de vista de su
tratamiento vistico, oo1r0 un fondo de organisno simple sin di-
visiin interna .
e> Es necesario respetar la clasificacin que las entidades
prcxiuctoras han dado a sus faxios? A pesar que los archivistas se
sienten naturalmente tentados a oonservar sin modificacin las clasi-
ficaciones dadas a los documentos por el organisno productor del fon-
do, esta tendencia suscita numerosas dificultades que no p.1Erlen ser
subestimadas.
Una de estas dificultades es fundamental , y consiste en que la
clasificaciin que los organismos productores dan a los documentos
nunca es ooncebida de rrodo que rubra un largo perodo de tierrpo.
Su utilidad es esencialmente funcional, pragmitica, y no histrica.
No oorresponde a los Irtodos de clasificacin archiv!stica
que, por lo general, contenplan trozos cronolgicos bastante largos.
Sin E!llbargo, si elu:liendo la dificultad se adpta una clasifica-
ciin por trozos croool6gicos oortos , o si la clasificaciin dada por
el organisrro prcx:iuctor perrranece estable por un largo per !odo, adn
as subsist.en otras dificultades . De una parte, suceder que la
clasificacin dada por el organismo productor no cubra sino algunos
sectores o fracciones de los documentos. De otra parte, la clasi-
ficacin p.ldo haberse efectudo segn principios extrai'ios al Irto-
do archivistico, mis cercano a los usados en la clasificacin de
bibliotecas o centros de documentacin (clasificacin decimal, p:>r
tenas , etc . > , y en ceas iones
1
hasta por mtodos oontrar ios al pr inci -
pio de respeto de los fondos Csi hay mezcla de documentos de diversas
procedencias). Agreguemos que estas clasificacines son aplicadas por
los organismos productores oon I'TaS o menos rigor y oontinuidad, y que
a menudo la adopcin de un nuevo sistema se acorrpai'la de un total
desnantelamiento de la clasificacin anterior, oon efectos retroacti-
vos hasta a varios ai'los .
1 Cf Th. 1 Archivos Modernos
1
trad. esp. , la
Havane 1 1958 , p. 93 : "Generalmente es inconveniente la sul:xHvisin
en clases o clasificaciones orgnicas en un esquema de clasificacin
pues la estructura orgnica de las dependencias gubernamentales
mxlernas es demasiado fluida para proporcionar una base segura en la
clasificacin de sus archivos".
- 86 -
Universidad Catlica Sedes Sapientiae
En estas condiciones sera iluso y peligroso tomar sisterntica-
nente la clasificacin dada p::>r los organisnos productoras corro base
de la clasificacin archivstica. Antes de adoptar esta solucin
el archivista debe estar seguro de: a) q.Je la clasificacin dada (X)r
el organisrro productor ha sido efectivamente realizada, continuada
y rrantenida; que ro ha sido rrera intencin o veleidad; b) que se
ha cunplido durante un lapso suficienterrente prolongado; e) que en-
globa todos los documentos del fondo, o de la divisin del fondo que
se va a tratar .
Si ro se cunplen todas estas condiciones , creerros que se debe
renunciar a seguir la clasificacin dada por el organismo productora ,
y que ms vale procerler cono si el fondo no hubiera reibido nin-
guna clasificacin antes de llegar a rranos del archivista
En resll.llen, la cuestio del "respeto de la estructura interna"
de los fondos llama las siguientes respuestas:
- cuando un fondo presenta divisiones que corresponden a divi-
siones funcionales del organisno productor, esas di visiones deben
tomarse , en cuanto sea (X)Sible , como base de la clasificacin archi-
vstica. Pero habr que renunciar a hacerlo si las divisiones fun-
cionales del organisno han cambiado de estructura y de atribuciones
con demasiada frecuencia.
- cuando un fondo, o una divisio de fondo, p::>see una clasifi-
cacin que le fue dada (X)r el misrro organisno que lo entrega, p.Jede
conservarse com:> base de la clasificacio archiv!stica, bajo la con-
dicin que sea estable, que cubra un perodo bastante prolongado,
que sea corcpatible con el principio de respeto de los fondos, y que
haya sido correctamente elaborada. En caso oontrario, el archivista
p.1ede orientarse (X)r ella en su trabajo, aunque sin seguirla ciega-
rrcnte.
- en todos los otros casos el archivista ;:uede, legtitnarTente ,
clasificar el fondo , o la divisin del fondo, segn lo juzgue rrejor
basndose, en cuanto le sea (X)Sible , en la estructura interna del
organisno productor,pero sin preocuparse mayormente que su clasifica-
cin refleje los detalles y variaciones de dicha estructura .
d) La clasificacin de l os fondos por f ragmentos crcnolgicos
En el curso de este artculo, y en repetidas ocasiones , henos allrlido
a la clasificacin de fondos p:>r fragnentos cronolgicos, o
perodos .
La primera cuestin que al respecto surje es la de si tal rrto-
do es legtim:> y CQlll)atible con el respeto de la unidad interna de
los fondos . El asunto es discutible en el plano terico; y en la
prctica, ciertamente es preferible evitar su errpleo cuando es (X)Si-
ble; es decir, cuando se trata de un fondo cerrado proveniente de un
organisno que ro ha sufrido cambios profundos de estructura interna y
de atrib.lciones en el curso de su historia.
1 Como se ve , esta opinin difiere de la de la mayora de los
archivlogos alemanes, pero recordemos que ellos se apoyan en el sis-
tema de la Registratur que nosotros henos ::uesto de
lado en este artculo. Nuestra cpinin se funda en las experiencias
de las clasificaciones , o seu::lo-clasificaciones , "realizadas", <o pre-
tendidanente realizadas> (X)r los organismos administrativos franceses,
con resultados que en un 60% no rrerecen atencin, y en un 30% son
catastrficas desde el punto de vista archivstico .
- 87 -
Universidad Catlica Sedes Sapientiae
Para los fondos abiertos (OJyo tratamiento archivstico es , por
fuerza de las rosas, fraccionado) , as! c:x:mo para los fondos cerrados
cuya romposici6n refleja los cambios de estructura y de atribuciones
sufridas por el organisrro prcrluctor , la clasificacin por fragrrentos
cronolgicos cnnstituye una necesidad prctica tan evidente que se
impone a t.cx:los los archivistas , a pesar de las reticencias de los
teorizantes .
No obstante, deben guardarse tres reglas , para evitar que el
rrtcrlo termine en una verdadera desrrernbraci6n de los fondos:
Por una parte los fragrrentos cronolgicos seleccionados rorro
base para la clasificacin deben ser lo suficientem=nte largos , de
m::xio que cada uno ronstituya un ronjunto roherente (diez aos oorro
nnirro).
- Por otra parte , los fragrrentos deben corresponder a perodos
bien definidos de la vida del organismo prcrluctor del fondo , dicho de
otro nodo, sus limites no p1Erlen escogerse arbitrar iarrente .
Final.rrente, {Alra que un fragrrento cronol6gico p.terla ser tra-
tado ron rigor archhfstico es necesario que incluya todos los
docurrentos rorrespondientes a dicho perodo de nodo que se haga ::c-
sible el tratamiento simultneo de la totalidad.
Reunidas estas tres rondiciones p.tErle procErlerse al tratamiento
de cada fragrrento cronolgico rorro si se tratara de un fondo cerra-
do. Sin embargo, si en realidad solo se trata de un fragrrento del
fondo, es necesario, que en la rredida de lo ::csible , cada fragrrento se
trate ron mximo paralelismo y similitud respecto a los fragmentos
que le precErlen , para facilitar el trabajo de investigacin ulterior.
De todo lo anterior se desprende que el tratamiento ::cr fragrren-
tos cronol6gicos no contradice, en forJIB alguna , el respeto de la es-
tructura interna de los fondos ; porque este respeto se a.mple al in-
terior de cada uno de los fragmentos, y ron mayor facilidad OJando han
sido delimitados de nodo que oorrespondan a los grandes cambios de es-
tructura y de competencias del organismo productor .
Entindase bien , y sobre ello querem::>s insistir, que aqu nos
estarros refiriendo al tratamiento "archivstico" de los fragmentos
cronol6gicos . Esto implica que tal tratamiento no p.1Erle emprenderse
sino largo tiempo despus que el fragmento cronolgico haya sido
cerrado, para tener certeza que ningn docurrento correspondiente al
fragmento repose an en el organisno de origen. (En Francia, p::>r
ejenplo, el tratamiento archiv!stico definitivo se aplica solamente a
documentos anteriores al 10 de junio de 1940, fecha que marca el final
de la Tercera Repdblica. Todos los docwrentos ::csteriores a esta
fecha reciben un tratamiento meramente provisional) . Como regla gene-
ral se p1erle admitir que un fragmento cronolgico permite ser tratado
archiv!sticamente cuando todos los docunentos que lo cnmponen son ya
del dominio pfulico y cuando ya no son suceptibles de aurrento ni ob-
j eto de seleccin ni de eliminacin.
e) Nota sobre la terminologa de clasificacin y la ex>taci6n
de los fondos. Nos parece que es til hacer aqu algunas precisio -
nes de vocabulario sobre los trminos usados en archiv!stlca
para ~ s diferentes nociones relacionadas con la clasificacin y la
acotac16n de los fondos , porque frecuenterrente tienen un valor
distinto en los diferentes pases, dando ll.gar a contrasentidos, a
veces graves, cuando son mal entendidos p::>r los traductores .
- 88 -
Universidad Catlica Sedes Sapientiae
En francs la palabra <en espaol clasifica-
cin) se aplica a toda cperacin de ordenamiento de elerrentos
segn un esquerra, segn un plan o un curlro previa1re11te estableci-
dos . Eil el canpo de los archivos la clasificacin se aplica en
vari os niveles sucesivos :
- clasificacin de los fondos al interior de un depsito de
archivo;
- clasifi cacin de las piezas (legajos , expeji entes , volwrenes ,
etc. > al interior de un fondo .
- clasificacin de los documentos individuales (folletos o
grupos de folletos) al interior de una pieza .
Al interior de l os fondos , s us divi s iones se denominan por l o
general series , en i ngls , <a veces se las lla.rra tambien subgrupos,
l o cual es rrs claro). Est e trmino ingls series se prest a a
confusin en las traduce iones , pues en arch i v!stica f rancesa la pa-
l a bra srie posee un sentido compl etarrente diferent e , ya que
all designa las grandes divisiones alfabticas en que se colocan
los fondos al interior de un depsito de archivo <por ejenplo, la
serie U de los archivos departalreOtales franceses recibe todos los
fondos procedentes de los tribJ.nales j u:Hcial es , y la serie T re-
cibe todos los fondos procedentes de instituciones de ensef'lanza y
educacin , etc. ) . Las divisiones primarias de las series son lla-
madas sub-series, cada una corresponde generalnente a un fondo;
aunque en ciert os casos , cuando l a serie se corrpone de un solo
fondo , las "sous-sri es " corresponden entonces a divisiones de
ese fondo , corro s ucede con las series o los subgrupos ing !eses .
Por regla general , todo trabajo de clasificacin conduce a una
i dentificacin de l os documentos clasificados. Esta i dentifi cacin
(llamada a veces errneament e numera cin , (en ingls nuxrt>ering >
en francs se designa con el trmino ootation; la aootaci6n se
compone de un conjunto de letras y de nmeros segn
ci erto orden .
Una vez que los docurrentos han recibido su acotac in, el archi -
vista procede a la redaccin del auxiliar de bsqueda (en i ngls ,
finding aid) correspondiente al fondo o a la divi sin del fondo
tratado. Sa;n la for ma mis o menos detallado con que se les r edac-
te, se les llama , en francs , guide, tat sarmai.re , rpertoire o
rpertoire rn.Dirique, inventaire scmnaire , inventaire analytique.
Estos trminos son todos dif cilmente traducibles a otras l enguas:
as, un inventaire ingls nada tiene que ver con un inventai.re
francs ; y el equivalen te i ngls de inventaire analytique ser !a
aproximadairente calendar; En otras partes se errpl ea catlogo
corro equivalente del trmino francs rpert.oire , cuando en Fran-
cia la p3labra cataloque se reserva , en principio, p:u-a los docu-
mentos que no forrran fondos , sino colecciones hetercqneas. El con-
junto de operaciones de redaccin de l os instrumentos de i nvest iga-
cin se denomina en ingls descript ion: trmino cm:>do que no
tiene equivalente exacto en francs .
1 Sobre esta cuestin de la acotacin y de las dificultades a
que da l UJar vese J . PAPRITZ, Neuzeitliche Methoden . .. , art. cit
p. 17- 18 . Nosotros oos limitarros a una breve alusin porque solo
marginallrente toca con el tena de nuestro estu:Ho.
- 89 -
Universidad Catlica Sedes Sapientiae
Los anteriores ejerrplos denuestran la necesidad de disponer de
definiciones bien precisas de los trminos archiv!sticos en las
diferentes lenguas. Es una necesidad prinordial si se quiere evitar
malentendidos y errores de interpretacin cargados de malas conse-
cuencias. Justanente, una b.Iena parte de las discusiones y di vergen-
cias internacionales sobre el respeto de los fondos tienen su fuente
en nalentendidos.
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Universidad Catlica Sedes Sapientiae
EL INSTRUMEN'I'O DE lNVESTIGK::ION ARQUVISTICA
cr.MJ MEDIO PARA REMEDIAR lAS DIFICULTADES DEL
RESPEro DE IOS fONDOS
Por todo lo que hasta aqu se ha visto se hace evidente que la
mayor parte de las dificultades que plantea el pri ncipio de respeto de
los fondos surge de la contradiccin que existe entre la naturaleza
del fondo , que es un prcducto orgnico de la actividad del organis-
rro que lo ha creado, y las necesidades de investigacin , que es
uetiica y sistemtica.
Realmente existe una solucin global a estas dificultades ,
aunque solo en raras ocasiones se ;x>ne en evidencia ;x>r los teorizan-
tes del respeto de los fondos . La solucin consiste en reconstruir ,
mediante los instruuentos de investigacin , la continuidad de la
secuencia "suites" de los doa.urentos que se ha roto en la clasifica-
cin de los fondos, ;x>r causa de las variaciones de estructura y de
corrpetencia de los organisrros.
ESta reconstruccin de la quebrada continuidad puEde hacerse de
varias maneras, segn los casos:
- Si solarrente se desea que el investigador vea clara la suce-
sin de los organisrros que en el curso de los afies han ejercido una
atril::ucioo dada, entonces se conforna un cua:iro que precise el nombre
del organisrro que ejerci tal atrioocin en cada percdo, con indi-
cacin de las acotaciones de los doa.urentos correspondientes al fondo
de dicho organisrro. se trata en cierto rrodo, de una gua que orienta
al investigador hacia el fondo que le interesa.
- Si ;x>r el contrario, lo que se desea es :oner a disposicin
inm:diata del investigador , la totalidad de los docurrentos correspon-
dientes a una atrioocin dada, se elabora entonces un catlogo o
inventario " interfondos", lo cual equ.ivale ms o rrenos, a reconstruir
sol.anente en el instrumento de investigac in, las "records series"
prq:>Uestas por Peter J. Scot Ccf . atrs) , guardando sierrpre perfecto
respeto de la integridad de los fondos.
- Tambien el instrwrento de investigacin de un fondo o de un
fragnento cronolgico de un fondo p..1Erle limitarse a sei'ialar , m:rlian-
te notas a pi de pgina, en qu fondos se encuentran los docu-
mentos que preceden o que siguen en el tienpo a los descritos en el
instrumento de investigacin .
- En fin , rrediante ndices alfabti cos o rret6dicos
(por temas) pua:3en reagrupars7, sin tocar su clasificacin, los
documentos dispersos en var1os fondos o en varias divisiones de un
fondo, relativos a un misno personaje, a un misno lugar, etc .
As misrro el instrum:mto de investigacin p.1erle reagrupar
varios fondos enparentados C;x>r ejenplo, un "fondo principal" p.1erle
reagruparse con sus "fondos subordinados"; o tambin p.1erle hacerse
con los fondos de pequenas entidades de competencia vecina o similar,
etc. > As! se hace posible ;x>ner en claro el parallelis:nus
membrorum existente entre varios organismos de competencia veci-
na, si n tocar la integridad de los fondos .
- 91 -
Universidad Catlica Sedes Sapientiae
De todos IIOdos , el anlisis de las atrirucia1es de los organis-
rros prcrluctores de fondos de archivo y de sus variaciones constituye
una parte esencial y fundanental del trabajo archiv!stico. No
puede concebirse ningn tratarrento vlido de fondos sin este previo
anlisis .
Un instruJTento de investigacin de archivo no puede limitarse a
describir secamente los docwrentos que corrponen un fondo . Tcrlo cat-
logo o inventario de fondos debe estar prece:lido de una introduccin
sobre el organisrro del cual prOV'ienen, sobre su historia, sobre sus
atribuciones y variaciones, como tambin sobre la historia del fondo
mismo, sobre su forrracin y clasificacin. Si se realiza correcta-
rrente este estt..rlio, entonces todas las dificultades conexas con la
aplicacin del respeto de los fondos que:lan prcticamente resueltas .
En este deber encaminarselas a futuras investigaciones y trabajos de
los Tal es nuestra cpinin .
MICHEL OOrnEIN
Conservador en Jefe
en la Direccin de los Archivos de Francia.
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Universidad Catlica Sedes Sapientiae
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CAPTULO 9
ORGANIZACIN 1: CLASIFICACIN DE FONDOS
La organizacin en los archivos.
Clasificacin y ordenacin: ambigedad de significados.
Diversidad de teoras.
Anterioridad de la clasificacin a la ordenacin.
Diferencias entre ambas operaciones.
Clasificacin a priori y a posteriori.
Clasificacin de un fondo de archivo.
Materializacin de la clasificacin en cuadros.
Elementos de clasificacin.
9.1. Acciones.
9.2. Estructura orgnica.
9.3. Asuntos.
Sistemas de clasificacin.
Eleccin de la clasificacin.
Principios de clasificacin.
Archivstica General. Teora y Prctica 5a. edicin. Sevilla. 1991
Universidad Catlica Sedes Sapientiae
Antonia Heredia Herrera
1. La organizacin en los archivos.
El respeto al origen y al orden natural nos da la clave de lo que es
organizacin en cualquier archivo, o mejor en cualquier fondo o
equivalente.
Recientemente Pedro Lpez la ha definido como la operacin
intelectual y mecnica por la que las diferentes agrupaciones docu-
mentales se relacionan de forma jerrquica con criterios orgnicos o
funcionales para revelar su contenido e informacin I.
Reconoce dos dimensiones, un antes y un despus, que al adjeti-
varlas (intelectual y mecnica) dificilmente pueden identificarse.
A la dimensin intelectual de dicha operacin corresponde,
como vamos a ver, la clasificacin, a la dimensin mecnica, la or-
denacin. Cuando hablamos de operacin estamos contando ya con
la participacin y presencia del archivero, ahora bien no olvidemos
que natural y tericamente tanto el lugar de produccin de los docu-
mentos y su secuencia son algo en lo que no interviene aqul, que
habr de limitarse a respetarlos. Pero a la hora de la prctica, como
tambin veremos, sern operaciones necesarias para rehacer aquella
situacin deshecha. Hay una clasificacin natural y otra aplicada: los
documentos de archivo nacen clasificados, al quedar vinculados en
primer lugar a una institucin y en segundo,lugar al quedar adscritos
a una dependencia o divisin de la misma, testimoniando sus activi-
dades. La aplicada es la que ha de practicar el archivero observando
dicha situacin.
1. LPEZ GOMEz, Pedro; GALLEGO DOM~NGUEZ, oiga: Archivos y documenta-
ci n, Actas de las 111 Jornadas de documentacin automatizada, Palma de Mallorca,
1990, pgs. 85 y ss.
Archivstica General. Teora y Prctica 5a. edicin. Sevilla. 1991
Universidad Catlica Sedes Sapientiae
254 ANTONIA HEREDIA HERRERA
2. Clasificacin y ordenacin: ambigedad de significados.
Teniendo en cuenta que la principal funcin del archivero es fa-
vorecer el acceso a los documentos y que ste ha de lograrse a travs
de los instrumentos de descripcin que exigen con anterioridad la
clasificacin y la ordenacin, es obvia la importancia fundamental
de las operaciones o actividades que nos ocupan.
Por otra parte no hay duda que un archivo desorganizado (sin
clasificar, ni ordenar) no favorece la perduracin de los documentos.
La organizacin, por el contrario, disminuye los problemas de con-
servacin y hace ms fcil el control para el archivero.
Existen, pues, dos trminos: clasificar y ordenar, referidos a la do-
cumentacin de archivos que continuamente se utilizan pero con
cierta indistincin, incluso por parte de los profesionales, hasta el
punto de definir que ordenar es clasificar el material)) o a la inversa,
como tambin se ha escrito, que clasificar es la accin de ordenar o
disponer por clases*. Todava en el Elseviers Lexicon of Archive
ferminolugy de 1964 aparecan en el glosario espaol las voces clasi-
ficacin y ordenacin como sinnimas.
El profesor Tanodi al tratar de distinguirlas dice que la ordena-
cin es la actividad de poner en orden los documentos y aade: el
mtodo principal, fundamental, de ordenar los documentos es su
buena clasificacin. Y algo despus expone que (clasificar significa
ordenar por cl ases~~.
En otra ocasin he visto impreso: clasificacin en Archivologa
puede significar el sistema razonado conforme al cual se han de or-
denar los fondos de un archivo para que rindan la mxima eficien-
cia. En la misma obra, ms adelante, se afirmaba que para la clasi-
ficacin de los fondos de un archivo podemos tener en cuenta varios
mtodos: cronolgico, alfabtico y de materias)), confundiendo total-
mente la clasificacin con la ordenacin. En otra obra se estimaba4
2. PIAZALLI. Luis: Manual prctico sobre tcnicas archivisticas, escrito en Ar-
3. TANODI. Aurelio: Introduccin a la ordenacin y clasificacin, Archivistica
4. NCEZ CEPEDA. Marcelo: Manual terico-prctico del archivero. Pamplona,
gentina e impresin hecha en Madrid, p83.
PNUD Capacitacin a distancia, Santiago de Chile, 1981-1982, pg. 8.
1947.
Archivstica General. Teora y Prctica 5a. edicin. Sevilla. 1991
Universidad Catlica Sedes Sapientiae
ORGANIZACIN 1: CLASIFICACI6N DE FONDOS 255
que: las dos operaciones fundamentales que se Peben practicar en
los archivos para que sus fondos estn bien ordenados son la clasifi-
cacin y la catalogacin. No habla de la ordenacin como actividad
indistinta, con caractersticas y mtodo propios, sino que se refiere a
ella como una consecuencia de la clasificacin.
Tambin se ha dicho que los ms importantes criterios o sistemas
de clasificacin son el alfabtico, numrico, cronolgico, geogrfico,
ideolgico o por materias y dentro de ste la clasificacin por la
CDU.
Otras veces a la hora de decir: se clasifica por materias se iden-
tifica con la accin de ordenar por materias, y es claro que no se or-
dena por asuntos, sino alfabticamente por materias y los mtodos
en un caso y en otro son diferentes. Tampoco los documentos se cla-
sifican cronolgicamente, s se ordenan teniendo como punto de re-
ferencia la fecha. Lo que puede ocurrir, lgicamente, es que al es-
tructurar un fondo para hacer su clasificacin sta refleje una siste-
matizacin cronolgica que parta de un antes a un despus al ser tes-
, timonio de la evolucin histrica de la institucin.
Todos estos testimonios variados evidencian que la mayora de
los autores identifican ambas operaciones o los que las admiten
como distintas no han delimitado los campos de una y otra, ni han
fijado sus conceptos.
El confusionismo ha llegado hasta hoy. Hay razones que lo expli-
can aunque no lo justifican. La falta de claridad quiz venga dada,
bien por el hecho de la simultaneidad de ambas operaciones en la
produccin documental de archivos administrativos -como vere-
mos-, bien por el empeo de los archiveros de huir de la similitud
con la terminologa bibliotecaria: eluden el trmino clasificacin sus-
tituyndolo, hasta recientemente, por la palabra ordenacin. Ha ha-
bido un sector de la profesin que, distinguiendo claramente una y
otra, ha hecho la sustitucin de clasificacin por organizacin para
poder contraponerla a ordenacin. Yo misma lo hice en un princi-
pioh, aunque he evolucionado hasta mantener los dos trminos: cla-
5. LLISET BORRELL. Francisco: El archivo municipal, Madrid, 1969.
6. HEREDIA HERRERA, Antonia: ClasiJicacin y Ordenacin, Archivstica,
Diputacin Provincial de Sevilla, 2.8 edicin, 1983.
Archivstica General. Teora y Prctica 5a. edicin. Sevilla. 1991
Universidad Catlica Sedes Sapientiae
256 ANTONlA HEREDIA HERRERA
sificacin y ordenacin con total distincin, postura que tratar de
justificar y defender.
Hay que partir de un planteamiento que ha contribuido a la con-
fusi h y esto ocurre cuando hablamos de una manera genrica y am-
plia de orden natural de los documentos y luego tratamos de con-
cretarlo slo a esa operacin fisica, ms mecnica que intelectual
como es la ordenacin, y que sin embargo es slo un aspecto dentro
de ese ((orden natural.
Veamos. Cuando nos referimos al ((orden natural, complemen-
tario y sucesivo al principio de procedencia, estamos diciendo que
los documentos se han producido como resultado de las funciones
que ejerce una institucin en seguimiento de un fin, respuesta o solu-
cin y que van reproduciendo las etapas de ese proceso. Lo que ocu-
rre, con excesiva frecuencia, es que tales documentos al no existir ar-
chivero, y pasar de la oficina productora (tambin cancillera o regis-
tro) al depsito del archivo pierden la huella del origen y el orden
natural y llega un da en que el profesional ha de rehacerlo, sin
construir -evi,dentemente- un estatus nuevo, sino respetando aqul
que tuvo. Para tal fin el archivero ha de llevar a cabo esas dos activi-
dades, especficas y distintas, aunque complementarias y consecuti-
vas: la clasificacin y la ordenacin cuya suma constituye lo que no-
sotros cdnsideramos la organizacin documental.
Por lo tanto, el empleo amplio del concepto orden no debemos
confundirlo con esa operacin especfica que es la ordenacin y. que
como tal tiene unas normas propias y definidas. Y tampoco pode-
mos identificarlo con esa otra operacin anterior que es la clasifica-
cin, con una normativa y planteamientos diferentes de la ordena-
cin. Lo que no hay duda es Que ambas van encaminadas a respetar
la situacin en que se producen los-documentos o a restablecerla, si
aqulla se ha deshecho, aunque ni mucho menos a pretender mejo-
rarla o reconstruirla arbitrariamente.
Resulta un tanto extraa la persistencia en la confusin de ambos
conceptos, cuando de hecho en cualquier mbito, clasificacin y or-
denacin no admiten igualdad de significados. La clasificacin siem-
pre supone establecimiento de clases, de familias, agrupadas estruc-
tural o jerrquicamente dentro de un c&jfnto. La ordenacin es
simplemente alineamiento dentro de cadasubconjunto. Son concep-
tos que revisten dichas notas tanto si lo aplicamos a cualquier mani-
Archivstica General. Teora y Prctica 5a. edicin. Sevilla. 1991
Universidad Catlica Sedes Sapientiae
ORGANIZACIN 1: CLASIFICACIN DE FONDOS 257
festacin social o material, a las bibliotecas o a los archivos. En un
ejrcito, se agrupa por divisiones, compaas o centurias y se ordena
a los componentes de cada una de ellas por estatura o por nmero;
en una bliblioteca y en un centro de Documentacin, la informacin
se agrupa por familias terminolgicas unidas por nexos de sintaxis,
mientras que en un archivo las clases o grupos estn determinados
en razn de la procedencia, de la jurisdiccin de la institucin que
produce los documentos, mientras que la ordenacin se establece,
dentro de cada grupo, cronolgicamente (documento tras documen-
to) o alfabticamente a partir de trminos expresivos de la informa-
cin que transmiten. La clasificacin se hace siempre de la misma
forma, slo resultar diferente en razn de los objetos o sujetos que
se clasifican. La ordenacin tambin responde siempre al mismo
planteamiento y su diversidad depender de la unidad de orden
elegida que determinar los distintos tipos de ordenacin.
3. Diversidad de teoras.
Hay algunos profesionales que en lugar de entender la organiza-
cin como suma de dos operaciones diferenciadas y correlativas,
aunque bastante interrelacionadas (clasificacin y ordenacin), con-
sideran una sola tarea que las engloba y que se inicia con un proceso
de Clasificacin para terminar en el de la ordenacin. A esa tarea
nica y total la denominan ordenacin (ordinamento, los italia-
nos). Uno de estos profesionales es el profesor Aurelio Tanodi, que
identifica a la ordenacin con la totalidad del proceso documental y
de acuerdo con este criterio concibe a la clasificacin como una par-
te de la ordenacin
As las cosas, sera slo cuestin de terminologa, siempre que las
operaciones estuvieran claras y supisemos qu reglas diferentes he-
mos de aplicar en un primer y segundo momentos. Sin embargo, la
confusin surge cuando en la prctica se identifica a la clasificacin
con la ordenacin, cuando analiza la clasificacin numrica, alfab-
tica y cronolgica'.
7. TANODI, Aurelio: ob. cit. cap." 111, pa g 16 y ss.
Archivstica General. Teora y Prctica 5a. edicin. Sevilla. 1991
Universidad Catlica Sedes Sapientiae
258 ANTONIA HEREDIA HERRERA
Antonio Matilla Tascn8 considera a la clasificacin como una
tarea con diferentes etapas: desbroce, seleccin (libros y papeles),
reorganizacin por dependencias, ordenacin (segn diversos mto-
dos: numrico, cronolgico, geogrfico, alfabtico, orgnico -segn
subdivisiones del organismo-, cientfico (C.D.U.). As, pues, la orde-
nacin sera la ltima etapa de esa operacin denominada clasifica-
cin, sin embargo la introduccin de esa ordenacin orgnica), que
para nosotros no es otra cosa que clasificacin, plantea de nuevo la
confusin entre clasificacin y ordenacin.
Los franceses tambin hablan de una sola tarea denominada
classement y la identifican con la aplicacin de un orden met-
dico(?) o de un orden cronolgico)) o de un orden geogrfico)).
Con ese nico trmino designan a la vez el proceso y el resultado de
una operacin que consiste en organizar los archivos de acuerdo al
principio de procedencia, estableciendo diferentes niveles: de depsi-
to, de fondo, de seccin, de expediente. En esa tarea incluyen tam-
bin el acondicionamiento material o instalacin.
Para los italianos, dos de cuyas figuras ms seeras son Elio Lo-
doniliO y Giorgio Cencetti I I , no hay distincin entre clasificacin y
los diferentes tipos de ordenacin. Ambas no se delimitan como
operaciones diferentes. El primero slo considera el ordinamento
rechazando totalmente el trmino clasificacin. Habla globalmente
de aordinamento)) del archivo y ms concretamente de ordenacin
geogrfica, ordenacin cronolgica, ordenacin alfabtica por nom-
bres de personas y ordenacin por materias. Por ltimo, defiende
como nico mtodo de ordenacin correcta aqul que respeta el or-
den original que denomina mtodo histrico)) y que identifica con
el mantenimiento de ese princrpio de procedenciai2. Cencetti lo de-
nomina mtodo archivstico)). Este mtodo es el que segn mi crite-
8. MATILLA TASCN, Antonio: Cartilla de organizacin de archivos, separata del
n.O55 del Boletn de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas, Madrid, 1960.
9. En el Diccionario de Terminologa Archivistica del CIA (1984) classement
se identifica con el ((arrangemenb) de los ingleses y lo traducen en espaiiol por la suma
de clasificacin y ordiacin y es lo que yo denomino organizacin.
10. ~ D O L I N I . Elio: Archivistica. Principi eproblemi, Miln, 1984, pgs. 97 y ss.
1 1 . CENCETTI, Giorgio: Ilfondamento teorico della dottrina archivistica, Archi-
12. LODOLI NI .EI ~O: ob. cit. pgs. 127 y ss.
vi, s. 11, a. VI, 1939, pgs. 7-13.
Archivstica General. Teora y Prctica 5a. edicin. Sevilla. 1991
Universidad Catlica Sedes Sapientiae
ORGANIZACIN 1: CLASIFICACI6N DE FONDOS 259
ri o defiendo como clasificacin del fondo de archivo y que contra-
pongo, o mejor distingo, respecto de la ordenacin en sus diferentes
tipos (cronolgica y alfabtica de lugares, personas y materias) para
los documentos dentro de la serie.
Aade Lodolini otra clasificacin la decimal -no para admitir-
la, sino para hacer constar su existencia y rechazarla- que sigue el
mtodo bibliotecario que no conviene, en todo caso, ms que a las
colecciones documentales.
No estamos excesivamente seguros de que en el caso de los italia-
nos la palabra ordinamento equivalga a ordenacin en castella-
no. Lo que nos confunde es el trato en un mismo plano del aordina-
mento cronolgico y alfabtico de nombres junto al denominado
ordinamento histrico.
Algo s parece claro: cuando se habla por los italianos del mto-
do storico o mtodo archivsticow; por los alemanes del prove-
nienz prinzip; por los franceses del arespect des fonds o por los es-
paoles del respeto al origen y al orden natural de los documentos
estamos refirindonos a algo semejante.
Cuando Paola Carucci habla de organizacin la centra en un fon-
do y plantea para el mismo la organizacin y la inventariacin utili-
zando este ltimo trmino en un sentido muy amplio equivalente a
descripcin 1 3 .
La negativa de algunos a hablar abiertamente de clasificacin o
reclasificacin creo entender que parte del rechazo al trmino -por
entenderlo especfico de los bibliotecarios, cosa que no es as como
hemos visto-, ya que no a la operacin en s misma por cuanto de
ser as habra que pensar que hacen un planteamiento teoricista que
no puede sernos vlido a la hora de la realidad y de la prctica.
Curiosamente los miedosos, en cambio, no tienen inconveniente
en admitir el resultado y la materiali~acin de dicha operacin en un
cuadro de clasificacin.
Un archivero se encuentra, con frecuencia, con fondos totalmente
desorganizados en los que el origen y el orden no se vislumbran y ha
deplantearse la clasificacin de aqullos aunque siempre tratando de
acercarse a ese orden que tuvieron y tambin, no pocas veces, ha
13. CARUCCI, Paola: Le f ont i archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma,
1990, pg. 131.
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260 ANTONIA HEREDlA HERRERA
de hacer frente a esa otra realidad resultado de una alteracin del
orden natural llevada a cabo incluso por archiveros en aras de una
mejora equivocada, que ha de restablecer a su primitiva situacin: y
esto no es otra cosa que reclasificar.
Mi experiencia en fondos totalmente desorganizados, como el del
Consulado de cargadores a Indias, los de los Hospitales sevillanos o
los de los Municipios de la provincia de Sevilla me hacen defender a
todas luces una realidad y los trminos que la identifican: clasifica-
cin y reclasificacin.
La edicin del Diccionario de Terminologa Archivstica viene a
demostrar que a niveles internacionales se va produciendo una re-
conciliacin con el trmino clasificacin (classement (Francia),
arrangement (Inglaterra), clasificacin y ordenacin (Espaa) l 4 que
tan postergado estaba por algunos ltimamente. En esta lnea, es cu-
rioso que en dicha obra y en el glosario espaol desaparece el trmi-
no ordenacin como operacin especfica y diferenciada, no figuran-
do con individualidad sino unido a clasificacin, cuando hasta ahora
haba existido una tendencia a la inversa de englobar dentro del tr-
mino ordenacin a la clasificacin.
Mantenemos que la identificacin de cada una de estas activida-
des u operaciones y su diferencia, est adems reforzada en las rela-
ciones que mantienen con las otras actividades desglosadas de la des-
cripcin, que son la inventariacin y la catalogacin: la inventaria-
cin, que es bien diferente de la Catalogacin, exige previamente la
clasificacin y la segunda necesita la ordenacin. No podr hacerse
un inventario de un fondo sin clasificar, ni un catalogo de series de-
sordenadas.
En definitiva, la organizacin en un archivo es reflejo de un siste-
ma planificado de informacin. Los documentos y con ellos la infor-
macin siguen los flujos derivados del procedimiento administrativo
y su traduccin nos ha de ofrecer la organizacin plasmada a travs
de un esquema de clasificacin y mediante los diferentes tipos de or-
denacin en las distintas series documentales.
Quiz nos facilite la clarificacin el hecho de pensar que la clasi-
ficacin en los archivos se aplica a los documentos de archivo, frente
14. N.O 35, pgs. 26-27 de dicha obra.
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ORGANIZACIN 1. CLASIFICACIN DE FONDOS 26 1
a las bibliotecas y a los centros de documentacin donde se aplica a
la informacin, y la ordenacin se hace a partir de la informacin
contenida en los documentos (ya sea un dato cronolgico o temti-
co).
La organizacin en un archivo no es otra cosa que traducir a un
fondo documental el estado primigenio de su produccin, evolucin
y crecimiento. Afecta tanto a los documentos en s mismos (clasifica-
cin) como a la informacin que contienen (ordenacin). La primera
establece la relacin entre los documentos y la segunda favorece su
localizacin.
Ha sido el norteamericano Theodore Schellenberg quien ha deli-
mitado perfectamente una y otra, sealando sus principios en dos ca-
ptulos de su obra: Archivos modernos y aunque el ttulo ya establece
el campo a que est ceida su obra, consideramos que los principios
y tcnicas de ambas actividades son vlidas para cualquier archivo.
Clasificar y Ordenar son dos operaciones dentro de una ms am-
plia que podemos llamar Organizacin, perfectamente diferenciadas
y esenciales, en aras a la conservacin de los documentos, de una
parte, e indispensables para inventariar y catalogar, de otra. Recor-
demos el esquema de programacin orgnico-descriptivo, vlido
para cualquier centro, que ofrecimos en el captulo 7.
4. Anterioridad de la clasificacin a la ordenacin.
Aunque en algunos casos la clasificacin y la ordenacin se si-
multanean, sobre todo en la etapa prearchivstica, es decir de pro-
duccin documental, siempre hay un antes y un despus. Cualquier
expediente siempre mantiene la relacin con su origen que determi-
nar la clase y se coloca por su orden dentro de ella. El origen es an-
tes que el orden.
Como operaciones llevadas a cabo por el archivero, tambin la
clasificacin es anterior a la ordenacin. Pensemos en el edesaguisa-
do que podramos ocasionar empezando, en un fondo desorganiza-
do por la ordenacin. Si as lo hiciramos, desharamos totalmente la
sistematizacin de dicho fondo. En apoyo de tal idea creo que es cla-
ro que un fondo de. archivo no puede concebirse sin clasificar, pero
s estar en vas de ordenacin, o no estar totalmente ordenadas todas
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262 ANTONIA HEREDIA HERRERA
sus series y tambin es evidente que puede existir un fondo bien cla-
sificado y mal ordenado, desde el planteamiento que propugnamos.
Veamos cmo se produce tal anterioridad en el caso de los Archi-
vos Administrativos y en el de los Archivos Histricos.
En el caso de Archivos Administrativos, la clasificacin viene
dada, encauzada por la misma produccin del documento: es un
proceso natural. Al formarse los expedientes dentro de la entidad
productora nacen orgnicamente cumpliendo sus funciones adminis-
trativas. Tericamente el archivero integrar los documentos dentro
de las clases o grupos que ya estn determinados por la misma activi-
dad del organismo de donde proceden.
En los segundos pueden, a su vez, presentarse dos casos: que la
documentacin est organizada de antiguo, bien, mal o regular, y el
archivero por lo que respecta a la clasificacin slo ha de llevar a
cabo una crtica seria y constructiva reclasificando desde fuera sin al-
terar lo establecido, mediante cuadros auxiliares, o que la documen-
tacin est totalmente desorganizada y entonces tras el estudio de los
organismos que reflejan la documentacin, sus atribuciones, funcio-
nes y actividades, reconstruir y plasmar la sistematizacin y clasifi-
cacin del fondo.
En ambos casos la ordenacin seguir a la clasificacin.
Hay una tendencia, sin embargo, al hablar de ambas actividades a
enumerarlas en el orden contrario: ordenacin y clasificacin. En
muchas de las convocatorias de pruebas para optar a una plaza de
archivo, uno de los temas exigidos en el cuestionario se titula: Or-
denacin y clasificacin de documentos. Incluso alguna bibliografa
reciente mantiene ese orden de enumeracini5. Aparte del orden in-
verso en que vienen enunciados, habra de puntualizarse -como ve-
remos ms adelante-: clasificacin de fondo y ordenacin de se-
ries o de documentos.
____-
i 5. De poco ms de unos aos a esta parte parece que se inicia una enumeracin
correcta.
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ORGANIZAC16N 1: CLASIFICACIN DE FONDOS
263
5. Diferencias entre ambas operaciones.
La documentacin se produce o se ha gestado en el curso de un
procedimiento administrativo, vigente o desaparecido, pero en todo .
caso, a la institucin que da o dio lugar a la misma le interesa con-
servarla de tal manera que le sea fcil localizar un determinado do-
cumento o expediente y para ello ha de estar debidamente clasifca-
da y dentro de su clase convenientemente ordenada, en el caso de do-
cumentacin actual para localizar antecedentes o datos que faciliten
la gestin administrativa y en el caso de documentacin histrica
para investigar o estudiar un determinado aspecto o institucin.
Quiz para alcanzar la imagen diferenciada entre una y otra acti-
vidad, podemos acudir a dos verbos que nos den una impronta clara.
Inicialmente la clasificacin va unida a la idea de separar, la ordena-
cin a la de unir.
Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estable-
ciendo clases o grupos; ordenar es unir todos los elementos de cada
grupo siguiendo una unidad-orden, que puede ser la data, el alfabeto,
el tamao o el nmero.
Una consideracin ms puede ayudamos a marcar las diferencias:
la clasificacin es aplicable a la totalidad de un fondo o a las ((seccio-
nes de fondo, pero la ordenacin ha de realizarse sobre los docu-
mentos de cada serie. No tendra razn de ser el ordenar cronolgi-
camente todos los documentos de un fondo documental o de un ar-
chivo que tuviera varios fondos. As, en el Archivo General de In-
dias, cada fondo documental ha exigido una clasificacin diferente:
Casa de la Contratacin, Consulado, Consejo de Indias. En cambio
las series han exigido una ordenacin cronolgica, la mayora.
Frente a la clasificacin, actividad profunda e intelectual, la orde-
nacin responde a unas reglas ms mecnicas, exige menos prepara-
cin en el que la hace y, an con toda su problemtica en tomo, ele-
gido el tipo de ordenacin para una serie (alfabtico, numrico, cro-
nolgico) -impuesto a su vez por la tipologa documental y por el
contenido de la documentacin-, aqulla puede ser dirigida en su
realizacin.
Jos M." Arag afirmaba que es en la clasificacin donde el ar-
chivero pone a prueba y demuestra su capacidad profesional, sus do-
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264 ANTONIA HEREDlA HERRERA
tes estratgicas para obtener el mejor resultado con la mayor econo-
ma de tiempo, su mentalidad lgica y consecuente y su sensibilidad
para elegir el mtodo ms adecuado segn la estructura del fondo y
el inters histrico de la documentacin 16.
6. Clasificacin a priori y a posteriori)).
De los dos sistemas generales de clasificacin, el primero, a
priorb, realizado de antemano, sin profundizar en el contenido del
fondo, siti tener en cuenta la institucin que lo cre, artificialmente,
con cuadros y criterios subjetivos y personales, puede convenirle a la
coleccin documental y a determinadas series facticias, pero es el se-
gundo, el realizado a posteriori, tras el anlisis y conocimiento
profundo del fondo y que nos viene dado por el cumplimiento de las
funciones propias del organismo en cuestin, el que ha de aplicarse
para la clasificacin de cualquier fondo.
La preocupacin por la clasificacin de fondos no se inicia hasta
el XVIII y XIX aplicndose hasta entonces los principios de las bi-
bliotecas y otras veces los puntos de vista de los historiadores (tem-
tico). En la segunda mitad del siglo XIX se impone, como vimos, la
teora del respeto al origen, pero no siempre acompaada de la prc-
tica.
A principios de este siglo muchos archiveros se inclinaron por el
primer sistema, rechazado totalmente por los principios actuales de
la Archivstica.
En 1923, la ((Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos recoga
numerosos artculos sobre clasificacin de archivos. Parece que el
sentir era unnime acerca del reproche por las clasificaciones aprio-
rsticas que deshicieron la organizacin antigua de algunos fondos.
Se citaba como caso concreto el archivo de la Casa de Priego adqui-
rido por el Archivo Histrico Nacional que fue dividido en docu-
mentos reales, eclesisticos y particulares. Sin embargo, se considera-
.-
16. ARAGO CABANAS, Antonio M.": Notas sobre el concepto de clasificacin ar-
chivistica, Boletn de Archivos, Ministerio de Cultura, n.OS 4-6, enero-diciembre
1979, pgs. 5 1-54.
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ORGANIZACIN 1: CLASIFICACIN DE FONDOS 265
ban como actividades distintas la clasificacin y la organizacin, que
alguno identificaba con la ordenacin numrica de legajos; en otros
casos confundan la clasificacin con la ordenacin por materias y
fechas.
Es lgico que la clasificacin actual de cualquier fondo ha de
ofrecerse en un cuadro estructurado que refleje los organismos y acti-
vidades de la institucin de donde proceda. La clasificacin, pues, no
la crea el archivero, le viene impuesta por la propia documentacin,
a l solo le toca respetarla, reconstruirla o rehacerla.
Esta clasificacin a posteriori no hace ms que mantener el
principio de procedencia y las agrupaciones documentales que de l
se derivan. Ahora bien, lo que puede ocurrir es que tengamos ya
unos esquemas elaborados a posteriori y que nos sirvan de orienta-
cin .y punto de partida para la clasificacin de archivos semejantes.
Este es el caso de los Archivos Histricos Provinciales17.
Hemos defendido la clasificacin a posteriori, en ese intento de
respetar o restablecer el origen y orden natural, pero esto no quiere
decir que los resultados de esa clasificacin puedan ajustarse estricta-
mente a la realidad de la documentacin en el pasado y en cierta me-
dida el cuadro de clasificacin ser artificialI8, aunque necesario. En
ms de una ocasin, cuando hemos intentado hacer historia de archi-
vos rernoto~'~ hemos comprobado que las prcticas de archivacin,
de conservacin, de ordenacin y de descripcin no respondan a las
directrices que, hoy entendemos como vlidas. As, pues, no existan
ms rasgos de organizacin que una agrupacin de series y una orde-
nacin cronolgica, a la vez que existan series, como las contables y
puramente administrativas que frecuentemente quedaban al margen
de la descripcin.
A veces, al no existir una estructura orgnica en la institucin,
sta no poda reflejarse en la sistemqtizacin documental. S, en
cambio, estaban delimitadas las funciones y actividades, pero stas
no incidan en la organizacin del fondo documental. Cmo plan-
17. GALLEGO DOMfNCUEZ, Oiga; LPEZ GMEZ, Pedro: Ciasificacin de fondos de
18. Cfr. cap." 1. fol. 7.
19. HEREDIA HERRERA, Antonia: Historia de un depsito documental, 11 Jornadas
los archivos Histricos Provinciales, Minist.erio de Cultura, Madrid, 1980.
de Andaluca y Amrica, 1984, pgs. 485-499.
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266 ANTONlA HEREDIA HERRERA
tearse la clasificacin en estos casos?, respetando la situacin que
tuvieron en su da? No creo que esto sea algo tan simple, por lo in-
conveniente que resultara y sobre todo por la falta de utilidad para
los que les interesa la informacin y la orientacin. Insistiremos ms
adelante con ejemplos concretos.
Hay algo claro: habr que mantener y respetar la unidad y la con-
tinuidad de las series y, delimitadas, integrarlas en un esquema de
clasificacin que refleje aquellas funciones o los rganos, si existie-
ron, o las materias expresivas de aquellas funciones o actividades.
7. Clasificacin de un fondo de archivo.
Hemos visto que clasificar es dividir o separar un conjunto de
elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que di-
chos grupos queden integrados formando parte de la estructura de un
todo. Cada grupo o clase es nico y distinto de los dems, con sus ca-
ractersticas propias que lo diferencian de los otros, pero insisto, for-
mando parte de una estructura jerrquica; cada grupo a su vez es
susceptible de subdivisiones.
Segn Schellenberg la clasificacin significa el arreglo de los do-
cumentos de acuerdo a un plan ideado para tenerlos disponibles al
uso corriente. Segn esta definicin que es vlida en su segunda
parte (el fin) no lo es tanto en la primera en cuanto pudiera parecer
que ese arreglo de los documentos pdiera hacerse de acuerdo a unos
criterios diferentes a los que rigen la produccin del fondo. Schellen-
berg, sin embargo, se refiere siempre a entidades vivas en la actuali-
dad, pero en lneas generales esa clasificacin ha de mantenerse o
restaurarse en el caso de entidades desaparecidas pero cuya docu-
mentacin se nos conserva, y al reproducir la clasificacin que tuvo
cuando tal organismo estuvo vigente, actualizamos su vida.
Rechazamos, pues, para los fondos la clasificacin a priorstica,
convencional y arbitraria, como ya hemos dicho, sujeta a criterios
subjetivos. Hemos de mantener la sistematizacin dada por el orga-
nismo productor tanto erija documentacin antigua, como en la mo-
derna: una clasificacin estructurada de acuerdo a grupos derivados
de las actividades o atribuciones de la institucin de la cual proceda
la documentacin. As, pues, el punto de vista archivstico actual es
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ORCiANILAC16N 1: CLASIFlCAC16N DE FONDOS 267
considerar a los archivos como unidades orgnicas, clasificadas de
acuerdo a la estructura de las entidades productoras y con miras a la
utilizacin administrativa, jurdica y cientfica.
Una clasificacin podr reflejar, bien los rganos de la entidad o
bien las funciones desarrolladas por la institucin. En el primer caso,
una Audiencia o Chancillera, la de Granada, por ejemplo, puede
clasificar su documentacin como procedente de la Sala Civil, de la
Sala Criminal o de la Sala de Hijosdalgo. En el segundo caso, la Casa
de la Contratacin, por poner un ejemplo, puede ofrecernos agrupa-
das sus series teniendo en cuenta sus funciones de control y monopo-
lio mercantil (registros de naos, licencias de pasajeros, etc.), sus fun-
ciones cientficas (exmenes de pilotos, cartografia), sus funciones de
justicia (autos, pleitos vistos ante el Tribunal de dicha Casa), etc.
La Clasificacin orgnica determinar las secciones documentales
orgnicas y la clasificacin funcional las secciones documentales
funcionales.
8. Materializacin de la clasificacin en cuadros.
La clasificacin siguiendo el principio de procedencia precisa de
su plasmacin material en un esquema o cuadro que no es otra cosa
que el andamio para sistematizar cada fondo en sus secciones y se-
ries.
Cualquier clasificacin que empiece teniendo en cuenta los so-
portes materiales (libros, legajos, pergaminos) hay que descartarla.
Si nos detenemos podemos observar que clasificar en un archivo
y para cada uno de los fondos no es otra cosa que agrupar jerrquica-
mente las series documentales en torno a los rganos o funciones de-
sarrolladas por una institucin a lo largo de su gestin.
El desarrollo de un cuadro para un fondo de archivo no puede ser
algo arbitrario que en nada tenga en cuenta el principio de proceden-
cia. Las divisiones que se establezcan habrn de identificarse con c-
lulas de produccin, ya sean rganos o funciones (secciones) y nego-
ciados o actividades (subsecciones) y quedar integradas en una es-
tructura orgnica y jerrquica.
La divisin de una seccin en subsecciones no puede establecerse
de antemano y sern tantas cuantas la institucin determine de
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268 ANTONlA HEREDIA HERRERA
acuerdo a su mayor o menor complejidad orgnica y funcional. Las
series por su parte integradas en esas divisiones no podrn ser una
simple enumeracin de nombres sin previo anlisis y estudio de las
mismas, en aras de una homologacin de nombres (actas capitulares
/ actas plenarias / acuerdos de pleno / acuerdos municipales).
As, en cualquier cuadro, habremos de distinguir siempre dos ni-
veles o estadios: el primero se identifica con la estructura o funciona-
miento de la institucin (por ejemplo, su organigrama: rganos o
funciones) y corresponde a las secciones y subsecciones ; el segundo
nivel equivale a las series documentales, es decir a los testimonios de
actividades derivadas de aquella estructura. El smil del rbol puede
sernos vlido: el tronco y las ramas equivalen al primer estadio, las
hojas al segundo (Vid cuadro pg. 27 1).
Delimitadas las series hay que saber qu lugar han ocupado y
ocupan dentro de la formacin, evolucin y gestin de cada institu-
cin. En ningn caso las series que sean testimonio de etapas de esa
formacin o evolucin (Actas, Ordenanzas) podrn ocupar un segun-
do puesto en la estructura detrs de series que sean reflejo de funcio-
nes o actividades ejecutivas de sus propios objetivos (proyectos de
obras, cuentas, etc.).
La elaboracin de un cuadro de clasificacin no es una accin
aislada e independiente. Es algo que obliga a ms. Es slo un eslabn
ms dentro del engranaje de una programacin archivstica. Su plas-
macin lleva como consecuencia la inventariacin. Hay quienes in-
troducen un cuadro de clasificacin, incluso aceptable, pero al hacer
el inventario no guarda relacin con aqul.
Ahora bien, la elaboracin de estos cuadros, guiados siempre por
ese respeto al origen y al orden natural, plantear actitudes y proble-
mas segn los diferentes fondos y la situacin de stos.
En el caso de instituciones desaparecidas cuya documentacin
nos ha llegado sin sistematizacin alguna, pero cuya organizacin
hemos podido reconstruir histricamente y cuya forma de gestar,
conservar y guardar los documentos hemos podido saber gracias a los
inventanos e ndices que se nos han conservado (Valga el ejem-
plo del Archivo del Consulado de cargadores a Indias)20, nos pueden
20. Ob. cit.
Archivstica General. Teora y Prctica 5a. edicin. Sevilla. 1991
Universidad Catlica Sedes Sapientiae
ORGANIZACIN 1: CLASIFICACIN DE FONDOS 269
llevar a situaciones no convenientes hoy, por su falta de utilidad, si
tratamos de respetar dicha forma y prctica. En el caso concreto a
que me refiero los documentos se conservaban por orden cronolgi-
co, no agrupados por series, e incluso muchos de ellos, aunque se
guardaban, no eran considerados dignos de inventariar. Restablecer
esa situacin en ninguna manera puede ser aconsejable, por cuanto
como archiveros hemos de facilitar el acceso a la informacin y difi-
cilmente podramos conseguirlo de esa manera. Hay, pues, que par-
tir de la delimitacin de las series, hacer un esquema o cuadro que
sea reflejo de la organizacin y funcionamiento de la institucin.
El respeto al origen no conlleva el respeto a una mala organiza-
cin documental.
Hay otros problemas en el caso de instituciones de larga vida
cuya evolucin y cambio dificultan la elaboracin de un cuadro esta-
ble que responde a situaciones u organigramas de ayer y hoy. Un
ejemplo puede ser el de los fondos municipales de los Ayuntamien-
tos, cuya larga historia en vas de continuacin ofrece circunstancias
diferentes para aos que se remontan a la Edad Media y para la po-
ca actual. No voy a entrar en el anlisis de este caso concreto, pero s
apuntar la bibliografa y plantear que pueden existir situaciones se-
mejantes que darn lugar a soluciones diferentes, segn los criterios
adoptados, manifestadas en variantes no substanciales, en los cua-
dros de clasificacin*'. Hay algo que s debe prevalecer, aun en el
caso de estas alternativas, la identidad y delimitacin unvoca de las
series y sobre todo la bsqueda de modelos nicos, vlidos para esos
fondos similares.
Como regla general y como elemento auxiliar en la elaboracin
de un cuadro de clasificacin pueden emplearse los dgitos, pero s-
21. ALBERCH FIUCJERAS, Ramn y otros: Els Arxius historia municipals normes
basiques de clasificaci, Barcelona. 1982.
HEREDIA HERRERA. Antonia: Archivos municipales: teora y prctica, Boletn de
ANABAD, n.O 3, Madrid, 1983.
HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivos municipales: balance y reflexin sobre un
programa archivistico. Introduccin al n.o .3 de Archivos Municipales Sevillanos,
Sevilla, 1985, pgs. 11-26. Grupo de Trabajo de Archiveros Municipales de Madrid:
Cuadro de organizacin de fondos de Archivos Municipales, Comunidad de Madrid,
1984, 107 pgs.
Archivstica General. Teora y Prctica 5a. edicin. Sevilla. 1991
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270 ANTONIA HEREDIA HERRERA
tos deben emplearse slo para el primer nivel (secciones, subseccio-
nes, es decir, organigrama); debe huirse de ellos en el segundo nivel,
es decir, el correspondiente a las series, por la mayor variabilidad de
stas en fondos similares.
En el caso de un cuadro de clasificacin adoptado para fondos se-
mejantes su aplicacin debe ser tal que cuando en uno de los fondos
no exista una seccin prevista en el cuadro, deben mantenerse los d-
gitos. indicando la ausencia de documentos para dicha seccin, sin
correr de esta manera dichos dgitos que permanecern en favor de
una futura mecanizacin.
Cada fondo ha de tener su cuadro de clasificacin. Distinta es la
clasificacin relativa a un archivo con diferentes fondos y secciones
que habrn de ofrecerse panormica y sistemticamente y ser suma
de los diferentes cuadros de los diferentes fondos (Vid. cuadro de cla-
sificacin de un fondo o archivo municipal y de un archivo general,
reproducidos al final de este captulo).
A veces, en los archivos histricos, existen secciones facticias ori-
ginadas generalmente por exigencias de conservacin que han de
quedar integradas en los cuadros de clasificacin. Son, por ejemplo,
las secciones de mapas, planos, grabados o estampas, que no llegan a
constituir un fondo documental y se acercan bastante al tratamiento
de las colecciones. Vid. captulos 11 y 14.
A pesar de lo que venimos exponiendo y de la distincin entre
fondo y seccin, que ya explicamos, hay que decir que la clasifica-
cin de muchos archivos, sobre todo de los generales, no suelen ofre-
cer un cuadro que refleje sus fondos indiferenciados y unas secciones
que marquen su relacin con stos. Basta una ligera ojeada a los cua-
dros de clasificacin de dichos archivos para testimoniar lo que digo.
9. Elementos de clasificacin.
Siguiendo a Schellenberg, en la clasificacin de fondos se puede
partir de tres elementos: las acciones, la estructura orgnica y los
asuntos, y segn elijamos uno u otro tendremos una clasificacin
funcional, orgnica o por materias.
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ORGANIZACIbN 1: CLASILlCACIbN DE FONWS 27 1
Esquema de un cuadro de clasificacin
1. o nivel o estructura 2. O nivel o testimonios docum.
(un dgito) rganos funciones
(dos dgitos) oficina / actividad
(tres dgitos) negociado / actividad
series documentales
D.esarrollo de un cuadro de clasificacin de un fondo
1. rgano funcin
1.1. oficina actividad
1.1.1. negociado actividad
serie documental
serie documental
1.2. oficina actividad
serie documental
serie documental
t
......................
2. rgano funcin
2.1. oficina / actividad
2.1.1. ....................
serie documental
serie documental
....................
3. rgano funcin
3.1. oficina actividad
serie documental
serie documental
4. .......................
5 . .......................
}Seccin documental
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272 ANTONIA HEREDIA HERRERA
a) Las acciones a las que los documentos se refieren en su con-
tenido, segn las atribuciones del organismo (por ejemplo, la funcin
de control que como hemos visto ejerca la Casa de la Contratacin
sevillana).
b) Estructura orgnica de la institucin, subdividida en depen-
dencias que producen los documentos (las diferentes dependencias
en que est organizada una Diputacin o un Ayuntamiento).
c) Los asuntos concretos o materias que testimonian los docu-
mentos (por ejemplo, una sublevacin a que se refiere el contenido
de una carta).
Analicemos cada uno de estos tres elementos:
9.1. Acciones:
Las acciones pueden manifestarse de tres maneras: las funciones,
que son las atribuciones encomendadas o sefaladas a una institucin
para que realice y cumpla los fines para los que sta fue creada. Pue-
de considerarse funciones, la judicial atribuida al Consejo de Indias,
como Supremo Tribunal de J usticia.
Las funciones originan un conjunto de actividades cuya puesta en
marcha da lugar a la realizacin de unos servicios para el logro de
aqullas. La funcin judicial del Consejo de Indias se vea cumplida
a travs de los pleitos, las visitas y las residencias.
A su vez estas actividades se plasman en un conjunto de trmites
o negociaciones relativas a poner en marcha esa actividad y que
constituyen lo que nosotros llamamos series documentales: por
ejemplo, los expedientes de una visita que son los testimonios escri-
tos y concretos que reflejan aquella actividad.
9.2. Estructura orgnica:
En cuanto a la estructura orgnica, los documentos se producen y
generalmente se agrupan de tal manera que reflejan el entramado de
la organizacin. Normalmente las instituciones estn divididas en
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ORGANIZACIN 1: CLASIFICACIN DE FONDOS 273
dependencias (secciones administrativas, negociados, oficinas) a cada
una de las cuales les corresponde una actividad para el cumplimien-
to de la funcin.
9. 3. Asuntos:
En cuanto a los asuntos es obvio que, como hemos dicho, se re-
fieren a las materias de las que tratan los documentos. Hacienda,
guerra, gobierno, iglesia sern las materias, reflejadas en la corres-
pondencia de un virrey indiano con la metrpoli.
Muchos son los que conciben la clasificacin por materias como
grupos temticos ordenados alfabticamente. Un ejemplo puede ser
la clasificacin que, a fines del XIX, Jos M." de Rivas hizo en Cdiz
con los Papeles del Consulado de cargadores a Indias, de tal forma
que el ramo (equivalente a apartado o grupo) relativo a Almace-
nado (un impuesto cobrado y administrado en el XVIII por el Con-
sulado) apareca en primer lugar, figurando despus otro ramo:
avera consulam que se vena cobrando con bastante anterioridad.
Esto no es una clasificacin por materias, ya que sta supone la sepa-
racin en grupos, dndoles nombres de materias pero ofrecindolos
jerrquicamente y no alfabticamente. As en ese grupo de impuestos
-sigo refirindome al Consulado- stos figuraran no alfabticamente
sino de acuerdo a su fecha de creacin o establecimiento.
10. Sistemas de clasificacin.
En relacin con estos tres elementos y segn optamos por uno o
por otro tendremos los tres sistemas de clasificacin apuntados: fun-
cional, orgnico y por materias.
Es muy frecuente, sobre todo en archivos administrativos, que el
organismo, la institucin, se corresponda con una funcin o varias
funciones y que a las dependencias en que aqulla est dividida le
correspondan una o varias actividades. La clasificacin ser mixta:
orgnico-funcional. Es el caso,de la clasificacin adoptada en la or-
ganizacin del archivo administfativo de la Diputacin Provincial de
Sevilla:
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214 ANTONIA HEREDIA HERRERA
O. Servicios generales dependencia-funcin.
0.3.1. Seguridad Social negociado-actividad.
0.3. Personal.
0.3. I .2.
0.3.1.3. Relaciones de bajas
series documentales
j
Expedientes de indemnizacin por enfermedad
1 1. Eleccin de la clasificacin.
Por lo que respecta a los archivos histricos, generalmente existe
ya una clasificacin. Cuando no sea correcta, en cuanto que clara-
mente no responda al principio de procedencia de los documentos,
lo que se nos plantea es una reclasificacin que tambin podr ser
funcional u orgnica y puede depender bien del criterio del archive-
ro, bien de que el fondo est mas o menos completo. Mi experiencia
me lleva a la consideracin que, de tratarse de fondos referidos a un
perodo cronolgico muy amplio, es preferible optar por las funcio-
nes mejor que por los rganos. Es comn que las funciones perma-
nezcan, pero su adscripcin a un organismo o negociado puede va-
riar.
No pueden, sin embargo, antes de analizar la documentacin y
conocerla a fondo, darse reglas sobre la adopcin de un sistema u
otro de clasificacin. Es la documentacin la que ha de determinar la
eleccin.
En los archivos administrativos de instituciones vigentes suele
prevalecer la clasificacin orgnica en cuanto nos viene dada por el
organigrama de aqullas.
Lo que s puede decirse es que de los tres sistemas de clasifica-
cin, los dos primeros han de preferirse al tercero. Cuando los docu-
mentos hayan de clasificarse por materias, lo que no deben es ser for-
zados dentro de un esquema construido sobre principios a priori,
como puede ser el caso de la clasificacin decimal de las bibliotecas,
sino que deben agruparse en clases establecidas sobre una base a pos-
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ORGANIZACIN 1: CLASIFICACI6N DE FONOS 275
teriori. Estas clases o grupos se desarrollarn gradualmente segn la
experiencia pruebe su necesidad.
La'clasificacin temtica, que recurre al contenido de los docu-
mentos y de la que los historiadores son bastante partidarios, choca
frecuentemente con los criterios de los archiveros. Aqulla, sin duda,
puede deshacer el orden originario de los documentos. Veamos al-
gn ejemplo. De ninguna manera podemos llegar a intentar reunir
por materias los documentos de un fondo sin deshacerlo. As, el in-
tento de concentrar en un grupo toda la documentacin referente a
un centro benfico dependiente de una corporacin local, sera an-
tiarchivstico porque deshara las series. Los datos sobre dicho centro
podremos encontrarlos en la serie de expedientes personales si se re-
fieren a la provisin de sus funcionarios; en la serie de proyectos de
obras o de reformas de dicho centro; en la serie de expedientes de
compras de material sanitario, etc., y estarn localizados respectiva-
mente en la Seccin de Personal, de Obras o de Contratacin.
La clasificacin por materias podr aplicarse con frecuencia en
los archivos particulares que se acercan bastante a las colecciones, y
a las Colecciones Documentales, donde los rganos o 'las funciones
son casi inexistentes.
12. Principios de clasificacin.
Siguiendo a Schellenberg tenemos:
1. La clasificacin es anterior a la ordenacin.
11. Una clasificacin debe ser consistente: es muy importante
que los niveles sucesivos sean consistentes, es decir, que en un mis-
mo nivel se han de incluir slo funciones o actividades o materias.
As si en un nivel se recogen series documentales, no se pueden mez-
clar con funciones o actividades o con rganos que corresponderan
a las secciones y subsecciones.
111. En un cuadro de clasificacin debe huirse de encabezados
como: miscelneo o varios.
IV. Los cuadros que reflejen una clasificacin no deben ser ex-
cesivamente desarrollados con innecesarias subdivisiones.
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276 ANTONIA HEREDIA HERRERA
V. Los documentos se pueden clasificar por funciones:
a) En los archivos administrativos tal clasificacin ser estable-
cida a posteriori y no a priori, es decir, la funcin determinar la cla-
se y no a la inversa. Las clases se crearn segn la experiencia pruebe
su necesidad, o sea, a medida que se produzcan los documentos en el
desarrollo de las funciones. A medida que la funcin se despliegue
en actividades, la clasificacin se dividir en igual nmero de subcla-
ses (secciones y subsecciones funcionales).
b) En los archivos histricos la clasificacin suele venirnos
dada, pero puede rehacerse si existen defectos, despus de un estudio
concienzudo de las funciones de la entidad. Pero la reclasificacin se
adoptar en un cuadro aparte, sin alterar la ordenacin numrica
que de antiguo tengan las unidades de instalacin22.
VI. Los documentos tambin pueden clasificarse con relacin a
los rganos de una entidad (organigrama), (secciones y subsecciones
orgnicas).
VII. Los documentos deben clasificarse slo en casos excepcio-
nales por materias o asuntos.
22. Quiero dejar aclarado este punto porque pudiera pensarse que estamos ha-
blando de una clasificacin anterior que viene de la propia institucin y que nosotros
pretendemos cambiar. En absoluto. Nos referimos a clasificaciones incorrectas por ha-
berse hecho a posteriori, por archiveros en desacuerdo con el principio de respeto al
orden natural de la institucin productora. Hemos de intentar restablecer y acercarnos
al orden originario. Nos remitimos a los problemas a que da ocasin tal situacin y
que sern tratados en el captulo 7.
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1
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES. MODELOS DE ANLISIS

por Mariano Garca Ruiprez



En LEGAJOS. CUADERNOS DE INVESTIGACIN ARCHIVSTICA Y GESTIN
DOCUMENTAL. N 10. 2007. Publicacin del Archivo Municipal de Priego de
Crdoba, pp. 9 26.



RESUMEN:
En este estudio se aborda el uso contradictorio que se est realizando en la
Archivstica espaola de conceptos tan fundamentales como "tipologa documental"
y "series documentales", bsicos para entender los procesos de clasificacin,
descripcin y valoracin. La normalizacin terminolgica no es un tema resuelto. Las
divergencias conceptuales se han visto agravadas en los ltimos aos. La Norma
ISAD (G) y la Norma ISO 15489 han complicado an ms esta situacin. Tambin se
analizan los modelos publicados de anlisis de series documentales y las
caractersticas de las unidades documentales compuestas (expedientes y registros).

PALABRAS CLAVE:
Archivstica, Normalizacin, Terminologa, Tipologa documental, Series
documentales, Unidades documentales compuestas, Expedientes, Registros

1. TIPOLOGA Y SERIES DOCUMENTALES. DEFINICIN

La identificacin de series es fundamental para clasificar, describir,
seleccionar, acceder y difundir la documentacin. Pero, qu se entiende por serie
documental, y qu relacin tiene este concepto con el de tipologa. La consolidacin
de la Archivstica como ciencia depende en gran medida de la normalizacin de los
procesos archivsticos y de la consecucin de una terminologa propia y
consensuada. Y aunque en los ltimos aos se estn dando avances significativos
no cabe duda de que queda an mucho por hacer. Las diferencias surgen ya en el
mismo concepto de documento, que es muy polivalente, y su significado es por lo
tanto muy distinto si quien lo utiliza es un historiador, un documentalista, un
diplomatista, un administrativista o un archivero
1
. Ni siquiera en la acepcin que ms
nos interesa, la de documento de archivo, hay uniformidad de pareceres.

* El texto que presentamos, con ligeras modificaciones, ha sido publicado dentro del libro titulado
Tipologa. Series documentales. Cuadros de clasificacin. Cuestiones metodolgicas y prcticas, Las
Palmas de Gran Canaria: Anroart Ediciones, 2007. Fue presentado como material del curso organizado
por la Asociacin de Archiveros Canarios (Asarca), entre los das 23 y 24 de febrero de 2007, en Las
Palmas de Gran Canaria.
1
Antes de nada basta comentar que en un estudio de F. Sagredo y J . M Izquierdo sobre el trmino
"Documentacin" aparecido en 1982 se recogan no menos de 120 definiciones sobre este vocablo, que
se habrn incrementado en los ltimos aos. Vase SAGREDO, F., IZQUIERDO, J . M: "Anlisis formal
de las definiciones de documentacin", Boletn Millares Carlo, III:6 (1982) pp. 239-287.
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2
En un trabajo reciente
2
hemos afirmado, tras estudiar los conceptos recogidos
en la legislacin archivstica, que a nuestro entender el documento de archivo podra
ser definido como el "testimonio de funciones y actividades humanas, recogido en un
soporte perdurable, expresado en lenguaje natural o codificado y que por su
finalidad no forma parte del patrimonio bibliogrfico o artstico", tomando como punto
de partida la recogida en el artculo 76 de la Ley 8/1995, de 30 de octubre, del
Patrimonio Cultural de Galicia, que a su vez muestra claras influencias de la
definicin clsica dada por T. Schellenberg.
El documento de archivo ha sido definido ampliamente tanto en la normativa
espaola como en las aportaciones tericas realizadas por los profesionales en las
ltimas dcadas. No podemos afirmar lo mismo en cuanto al concepto de "tipologa
documental".
Para poder distinguir el concepto de tipologa documental hay que tener clara la
divisin entre caracteres externos e internos de los documentos. Otros autores se han
referido a ellos como elementos.
En todo documento existe una estructura constituida por el soporte material
(piedra, papel...); el medio elegido para fijar la informacin en la materia soporte
(escritura, pintura...); y la informacin o contenido. As lo seal L. Nez Contreras
3
.
Para F. Gonzlez Navarro, y otros administrativistas, en los documentos
administrativos es necesario distinguir los elementos subjetivos (autores,
autenticadores y otros sujetos); los elementos objetivos (soporte, medio empleado
para fijar la informacin); los elementos formales autenticadores (firmas, sellos,
compulsas); y los elementos formales no autenticadores (mrgenes, espacios e
interlneas, fotografas de identidad y distintivos)
4
. Con anterioridad J . Morn del
Casero se haba referido a los elementos materiales como la base o soporte y los
signos (lpiz, pluma, bolgrafo, mecanografa, imprenta, fotografa y xerocopia, y
estampacin); a los elementos subjetivos (autores, refrendadores y otros
intervinientes); y a los elementos formales (el sello o cuo, el papel especial, la
legalizacin, la traduccin y la ejecucin de la escritura)
5
.
Para C. Gutirrez Muoz
6
el documento est formado, en el lenguaje de la
ciencia diplomtica, por dos elementos fundamentales: la "actio" jurdica y la
"conscriptio". El primero se refiere a la preparacin del hecho, asunto o negocio
documentado, y corresponde exclusivamente al autor y al destinatario; por su parte, el
segundo indica la puesta por escrito de aqul y su validacin, siendo ms propio del
rogatorio. Si falta uno de ellos no existe tal documento. Todos los documentos tienen

2
GARCA RUIPREZ, M.: "La legislacin espaola y el concepto de documento de archivo", Revista
del Archivo General de la Nacin (Per), 25 (2005) pp. 241-256. Vase tambin el artculo, elaborado
conjuntamente con J uan Carlos Galende Daz, "El concepto de documento desde una perspectiva
interdisciplinar: de la Diplomtica a la Archivstica", Revista General de Informacin y Documentacin,
13 (2003) pp. 7-35.
3
NEZ CONTRERAS, L.: Concepto de documento", en Archivstica. Estudios bsicos, Sevilla:
Diputacin Provincial, 1981, p. 32.
4
GONZLEZ PREZ, J ., GONZLEZ NAVARRO, F.: Comentarios a la Ley de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y Procedimiento Administrativo Comn, pp. 837-853. Vase tambin el texto
de F. Gonzlez Navarro, "Introduccin al estudio de los documentos administrativos", en Estudios en
Homenaje al Profesor Lpez Rod, Volumen I, Madrid: Universidad Complutense, 1972, pp. 538-554.
5
MORAN DEL CASERO, J .: "Documentos y expedientes administrativos (1)", Documentacin
Administrativa, 122 (1968) pp. 92-103.
6
GUTIRREZ MUOZ, C.: "El documento archivstico", en Descripcin de Documentos Archivsticos
(Materiales de trabajo), Lima: Instituto Riva-Agero, Pontificia Universidad Catlica del Per, 1982, p.
20.
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3
un fondo y una forma, aunque a veces se perciba nicamente uno de los dos. Y el
tenor documental referido al fondo se distribuye en protocolo, texto y escatocolo.
Los archiveros hispanoamericanos y espaoles han preferido la denominacin
de atributos o caracteres de los documentos en vez de elementos, aunque no faltan
propuestas que identifican unos y otros. Es el caso de H. Liberalli Bellotto
7
. Para ella
los elementos (o caracteres) constitutivos de los documentos son: fsicos
(Schellenberg) o externos (V. Corts); sustantivos (Schellenberg) o internos (V.
Corts); y elementos de utilidad, segn el uso que se les d.
Sin duda fue el archivero norteamericano el que ms tempranamente
contribuy a difundir los caracteres distintivos de los documentos, si bien en relacin
con su descripcin. Esos caracteres se referan tanto a su estructura fsica como a su
contenido. Los primeros eran los externos (clase y tipo, formato, cantidad y forma);
mientras que para l los atributos internos eran la entidad productora, los orgenes
funcionales, la fecha y lugar de produccin y el contenido sustantivo
8
.
La distincin entre atributos internos y externos (intrnsecos y extrnsecos) de
los documentos se debe a Tassin y Toustain, que ya la realizaban en el siglo XVIII en
su Nouveau Trait de Diplomatique (Tomo I, p. 442). Los atributos externos, segn O.
Gallego, estn unidos a la gnesis y a la factura material, cuerpo o envoltura del
documento. Y como tales menciona la clase, el tipo, el formato, la forma y cantidad o
volumen. Los atributos internos o intrnsecos se refieren al alma del documento, a su
esencia o contenido, a las ideas recogidas y expresadas a travs de un texto,
reflejadas en la entidad productora o autor, su origen funcional, su destinatario, su
data y su contenido o asunto
9
.
Una postura que intenta conciliar el parecer de archiveros y diplomatistas es la
mantenida por A. Heredia Herrera. Para ella los caracteres externos responden a la
materialidad del documento. Como tales distingue el soporte o materia escriptoria
(pergamino, papel, cinta, disquete, etc.), el medio elegido para fijar el contenido del
documento (tipo de escritura, dibujos, colores), el formato (tamao) y los signos
especiales y visibles (sellos, crismn, ruedas, letras iniciales). Los caracteres internos
seran la lengua empleada, el autor, el destinatario, el formulario y clusulas, y el
contenido o mensaje
10
. Lo mismo expres hace aos L. Nez Contreras, catedrtico
de Paleografa y Diplomtica, con la salvedad de incluir nicamente, como caracteres

7
LIBERALLI BELLOTTO, H.: "Tipologa documental em arquivos: novas abordagens", Arquivo Ro
Claro, 9:1 (1990) pp. 10-11.
8
Vase el captulo "Los caracteres internos y externos de los documentos", aparecido en su obra
Tcnicas descriptivas de archivos, Crdoba: Universidad Nacional, 1961, pp. 17-39. Este texto ha
sido reproducido ntegramente en el libro ya citado editado por C. Gutirrez Muoz, Descripcin de
Documentos Archivsticos, pp. 25-45. Esta clasificacin de T. Schellenberg fue difundida en Espaa
por V. Corts Alonso, y seguida con posterioridad, sin ninguna variacin, por muchos archiveros,
entre ellos J . R. Cruz Mundet. Vase su Manual de Archivstica, 5 edicin, Madrid: Fundacin
Germn Snchez Ruiprez, 2003, pp. 100-102.
9
GALLEGO DOMNGUEZ, O.: El documento de archivo, pp. 6-11. Hemos utilizado el texto
mecanografiado redactado hace aos por la autora pero que ser publicado muy prximamente.
Agradecemos a Olga Gallego la posibilidad de utilizar este excelente trabajo cientfico que tanto
deseamos ver impreso. En el libro Introduccin a la Archivstica, (Vitoria: Servicio Central de
Publicaciones del Gobierno Vasco, 1989, pp. 28-30), realizado conjuntamente con Pedro Lpez
Gmez, sustituyen "formato" por "soporte", y no incluyen entre los internos al "destinatario".
10
HEREDIA HERRERA, A.: Archivstica General. Teora y prctica, 5 ed., Sevilla: Diputacin
Provincial, 1991, pp. 134-135. Evidentemente sigue en parte a T. Schellenberg en los caracteres
internos.
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4
internos, la lengua empleada y el tenor del escrito o modo de articulacin del discurso
documental segn frmulas determinadas
11
.

1.1. Concepto de tipologa documental

El estudio de los caracteres internos y externos de los documentos condiciona
toda la labor archivstica. Para los archiveros el anlisis de esos atributos no tiene por
qu coincidir con los criterios de los diplomatistas, puesto que los enfoques son
distintos.
Los caracteres externos que hacen referencia a la estructura fsica del
documento son: clase y tipo documental, formato, forma y cantidad.
Entre los caracteres externos de los documentos adquiere una gran importancia
el tipo. Aunque hay autores que lo consideran un carcter mixto (externo e interno). La
bibliografa en lengua espaola lo utiliza asiduamente aunque muy pocos archiveros se
han atrevido a definirlo. Una vez ms debemos volver a la obra de T. Schellenberg,
Tcnicas descriptivas de Archivos (Crdoba, 1961), en la que se refiere ampliamente al
tipo como el primer "carcter fsico que debe tenerse en cuenta en la descripcin de
documentos". Sorprende que asuma este concepto cuando en una obra suya anterior,
Archivos modernos. Principios y tcnicas (La Habana, 1958) nicamente aparece el
trmino "tipo fsico" de forma espordica.
En Espaa fue Vicenta Corts la primera en utilizar el trmino, pues no en vano
redact el prlogo de la edicin castellana del libro de Schellenberg publicado en 1961.
Y a ella le siguieron A. Tanodi, A. Heredia, O. Gallego y otros prestigiosos archiveros
de habla hispana. Sin embargo, el concepto de "tipo documental" vena siendo utilizado
con anterioridad por los diplomatistas espaoles. No en vano aparece con cierta
frecuencia en la tesis doctoral de M. Soterraa Martn Postigo leda a finales de 1957
12
.
El estudio de los tipos documentales de nuestros das es la prosecucin de los
estudios diplomticos hechos para los documentos antiguos y medievales. As lo
seal ya Schellenberg, que adems aadi que el tipo revela tanto el contenido como
la estructura fsica del documento
13
. De ah esa condicin de carcter mixto, externo e
interno.
La doctora Vicenta Corts defini el tipo documental como "el nmero y
disposicin de los elementos de la informacin que corresponden a la actividad que lo
ha producido"
14
. Incluso su nombre, para ella, se deriva de esa actividad, como por
ejemplo "informe" procede de la accin de "informar". Los tipos por eso pueden ser
infinitos, como lo son las actividades humanas. Y varan en el tiempo y en el espacio.
Los tipos documentales tienen determinados sus caracteres externos e internos por la
propia norma administrativa que establece la clase, el formato, el autor, el trmite, la
data y el contenido.
El archivero argentino Manuel Vzquez ha sealado que aunque es un trmino
utilizado por los archiveros norteamericanos y de habla hispana, no ocurre as con los
franceses, ingleses, italianos o canadienses que se sirven de otros conceptos no
siempre uniformes
15
. Para l fue adoptado por Schellenberg ante la necesidad de

11
NEZ CONTRERAS, L.: "Concepto de documento", pp. 39-42.
12
MARTN POSTIGO, M S.: La Cancillera castellana de los Reyes Catlicos, Valladolid: Universidad,
1959, 379 p. En el ndice del captulo VI se refiere expresamente al "Estudio diplomtico de cada uno de
estos tipos documentales".
13
SCHELLENBERG, T.: Tcnicas descriptivas de archivos, Crdoba: Universidad, 1961, p. 26
14
CORTES ALONSO, V.: Manual de archivos municipales, 2 ed., Madrid: ANABAD, 1989, p. 61.
15
Esto explicara que el concepto de "tipo documental" no aparezca recogido en el Dictionary of
Archival Terminology, ni tampoco en la obra Pratique Archivistique Franaise, como muy bien
Universidad Catlica Sedes Sapientiae


5
clasificar los archivos privados, tomndolo tal vez de un artculo de N. Harlow
aparecido en 1955
16
.
Antonia Heredia ha expuesto que la tipologa documental es la suma de
tipologa diplomtica y tipologa jurdico-administrativa (un ejemplo sera "carta de
donacin"). La delimitacin de los tipos, su fijacin e identificacin vendrn
determinados por el anlisis de los caracteres externos e internos de los documentos y
de su mensaje o informacin
17
.
Los archiveros municipales madrileos definen "tipo documental" como la
"expresin de las diferentes actuaciones de la Administracin reflejadas en un
determinado soporte y con unos mismos caracteres internos especficos para cada
uno, que determinan su contenido"
18
. En el Diccionario de Terminologa Archivstica
aparece recogido como la "unidad documental producida por un organismo en el
desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y
cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogneos"
19
. Con estas dos
acepciones las diferencias entre tipo y documento se diluyen.
La Mesa de Trabajo de Archivos Municipales defini "tipo documental" como
el "trmino o expresin que condensa las caractersticas tanto de origen como
formales e informativas de una unidad documental distinta de otra"
20
. Y en la Norma
ISAD (G) figura como "clase de documentos que se distingue por la semejanza de
sus caractersticas fsicas (por ejemplo, acuarelas, dibujos) y/o intelectuales (por
ejemplo, diarios, dietarios, libros de actas)"
21
.
Las aportaciones recogidas, interesantes pero contradictorias, constituyen un
pobre bagaje para normalizar el uso de un concepto que nos parece clave. Volviendo
a T. Schellenberg el tipo documental no se puede identificar con el documento. Es un
atributo de ste, un carcter que tiene la consideracin de mixto, es decir tanto interno
como externo. Forma parte del documento, y su identificacin permite constituir las
series y realizar una adecuada descripcin
22
.

1.2. Concepto de serie documental

comenta Eduardo Nez Fernndez en su Organizacin y gestin de archivos , Gijn: Ediciones
Trea, 1999, p. 101.
16
VZQUEZ, M.: "Reflexiones sobre el trmino <tipo documental>", en De Archivos y de Archivistas.
Homenaje a Aurelio Tanodi, Washington: OEA, 1987, pp. 177-185. Este autor en su reciente
Administracin de documentos y archivos. Planteos para el siglo XXI, (2 edicin, Buenos Aires:
Alfagrama, 2006, p. 31) identifica "tipo documental" con "el carcter o atributo (de un documento de
archivo), que: se origina en la funcin y actividad administrativa para la que naci el documento; se
manifiesta en una diagramacin, formato y contenido distintivos; sirve para ordenarlo, describirlo y, en
general, procesarlo".
17
HEREDIA HERRERA, A.: Archivstica General. Teora y prctica, 5 ed., Sevilla, 1991, p. 135.
18
GRUPO DE TRABAJ O DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID, Manual de Tipologa
Documental de los Municipios, Madrid, Comunidad de Madrid, 1988, p. 179. Con esta definicin no
queda nada clara la diferencia entre un documento y un tipo documental, dada la similitud de la definicin
que aportan con la dada de documento en la Ley 16/1985 de Patrimonio Histrico Espaol.
19
Diccionario de Terminologa Archivstica, Madrid: Ministerio de Cultura, 1993, p. 52.
20
Archivos Municipales: Propuesta de Cuadro de Clasificacin de Fondos de Ayuntamientos / Mesa
de Trabajo sobre Organizacin de Archivos Municipales, Madrid: ANABAD [etc.], 1996, p. 15.
21
ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica... / Versin espaola de
Asuncin de Navascus Benlloch..., 2 ed., Madrid: Subdireccin de los Archivos Estatales, 2000, p.
18.
22
Viene a ser algo as como el nombre comn o genrico con el que podemos denominar, y por
ende clasificar, determinados documentos que renen caractersticas homogneas. Pero para poder
identificar claramente un tipo documental concreto, y diferenciarlo de lo dems, se ha debido estudiar
en profundidad.
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6

Este concepto ha sido ms estudiado que el de "tipo documental", pero las
definiciones no siempre son homogneas. Antonia Heredia define "serie" como "el
testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrollados por un
rgano o en virtud de una funcin". Para J os Ramn Cruz Mundet es un "conjunto
de documentos producidos de manera continuada como resultado de una misma
actividad"
23
. Manuel Romero Tallafigo lo considera como "una divisin archivstica
dentro de cada seccin, que tiene por seas de identidad unas formas
documentales, un origen funcional y competencial comunes"
24
. Por su parte Olga
Gallego y Pedro Lpez definen "serie" como un "conjunto de documentos que tienen
el mismo origen orgnico, responden a la misma funcin administrativa, estn
sujetos al mismo trmite o uso administrativo y tienen caractersticas similares en
cuanto al contenido y, a menudo, en cuanto al aspecto externo"
25
.
En el Diccionario de Terminologa Archivstica aparece recogido como "un
conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma
actividad administrativa y regulado por la misma norma jurdica y/o de
procedimiento"
26
.
En la Norma ISAD (G) se define la serie como "Documentos organizados de
acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una unidad como
resultado de una misma acumulacin, del mismo proceso archivstico, o de la misma
actividad; que tienen una forma particular; o como consecuencia de cualquier otra
relacin derivada de su produccin, recepcin o utilizacin"
27
. Con esta acepcin
cualquier agrupacin documental puede ser considerada una serie.
La Mesa de Trabajo de Organizacin de Archivos Municipales aport que
"serie" era para sus integrantes "el conjunto de unidades documentales que
testimonian una actividad desarrollada por una persona o institucin en el ejercicio
de una determinada funcin y regulada por una misma norma de procedimiento"
28
.
Tras las definiciones expuestas
29
no queda clara la diferencia entre serie y
tipo documental. Ambos trminos se utilizan indistintamente por muchos autores.

23
CRUZ MUNDET, J . R.: Manual de Archivstica, 5 edicin, p. 244.
24
ROMERO TALLAFIGO, M.: Archivstica y Archivos: soportes, edificio y organizacin, 3 edicin,
Carmona: S&C ediciones, 1997, p. 412.
25
GALLEGO DOMNGUEZ, O. Y LPEZ GMEZ, P.: "La descripcin documental en fondos de
archivos o series cerradas", IRARGI. Revista de Archivstica, IV (1991) pp. 244 y 246. En la definicin
incluida en su Introduccin a la Archivstica, aparecida en 1989 (nota 8 de la p. 112) no incluan
ninguna referencia al trmite. En concreto definan "serie" como "conjunto de documentos que tienen
un mismo origen orgnico, responden a una misma funcin administrativa y presentan unas
caractersticas idnticas en cuanto al aspecto externo y/o el contenido".
26
Diccionario de Terminologa Archivstica, p. 49. Vanse estas de definiciones en la nota 105 del
artculo de L. Martnez Garca, Los principios de la descripcin archivstica, Boletn de la ANABAD,
XLIX: 1 (1999) p. 90.
27
ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica..., p. 17. Una definicin muy
similar, al basarse en ella, es la recogida en el Manual de Descripcin Multinivel. Propuesta de
adaptacin de las normas internacionales de descripcin archivstica, Salamanca: J unta de Castilla y
Len, 2000, p. 174.
28
Archivos Municipales: Propuesta de Cuadro de Clasificacin..., p. 15. En la Propuesta de
Identificacin y Valoracin para la seleccin de documentos en los archivos de la Administracin
Local (Logroo: Ayuntamiento, 2001, p. 39) se define "serie" como el "conjunto de unidades
documentales generadas por un rgano en el desarrollo de una misma actividad administrativa y
regulado por una misma norma de procedimiento".
29
El concepto de serie ha sido analizado en publicaciones ms recientes que optan bien por copiar lo
indicado por otros autores o bien por aportar nuevas definiciones no ms clarificadoras. Un ejemplo
sera la recogida en la obra Buenas prcticas en gestin de documentos y archivos. Manual de
Universidad Catlica Sedes Sapientiae


7
Los manuales de tipologa del Grupo de Madrid son un ejemplo de esta situacin.
Sus estudios analizan tipos documentales o series documentales?
30
.
Tampoco este concepto utilizado en la Archivstica espaola goza de
aceptacin en otros pases. Y cuando se usa tiene un significado distinto.
La serie constituye, o al menos ha constituido hasta hace poco, el nivel
inferior de cualquier cuadro de clasificacin de un fondo. En Espaa se utiliza esta
agrupacin desde al menos el siglo XIX aunque con un significado que no siempre
se acerca al actual
31
. As ha habido agrupaciones con esa denominacin
relacionadas con soportes ("Serie de Pergaminos") o con materias "Serie de
documentos eclesisticos" o con organismos
32
.
Segn Luis Martnez Garca
33
, el concepto actual de "serie" en la archivstica
espaola surge en los aos setenta del siglo pasado y de la mano de Schellenberg,
como ocurra con "tipo documental". El archivero norteamericano defina "serie"
como "un grupo de documentos, expedientes o dossier que han sido reunidos juntos
por una actividad especfica".
No obstante, la diferencia ms aceptada entre tipo y serie nos la aporta J os
Luis de la Torre y Mercedes Martn-Palomino al recoger como definicin de la
segunda lo siguiente: "conjunto de documentos producidos por un mismo sujeto
productor, en el desarrollo de una misma funcin, y cuya actuacin administrativa ha
sido plasmada en un mismo tipo documental"
34
. O lo que es lo mismo "Serie =Sujeto
productor +Funcin +Tipo documental"
35
.

normas y procedimientos archivsticos de la Universidad Pblica de Navarra (Pamplona: Universidad
Pblica de Navarra, 2006). En ella (p. 250) se define "serie" como la "suma de expedientes de la
misma naturaleza, que tiene su plasmacin como categora fsica singular, y como tal aparece
recogida en el cuadro de clasificacin de los documentos". En una lnea muy similar, excesivamente
generalista, hay que recoger la definicin aportada en el libro El sistema general de gesti de la
documentaci administrativa de la Generalitat de Catalunya (Barcelona: Generalitat de Catalunya,
1999, p. 70), en el que serie documental son los principals grups que componen un sistema de
classificaci de la documentaci. Aquests grups es poden determinar dacord amb la funci per la
qual shan creat els documents, la seva forma fsica, perqu documenten un fet especfic o gesti o
per alguna altra interrelaci vinculada amb la seva creaci, recepci o s.
30
El confusionismo es evidente. As lo manifiestan J os Luis de la Torre Merino y Mercedes Martn
Palomino al indicar que el tipo documental "llega a confundirse con el concepto de serie, aunque en
realidad slo es un elemento ms de la misma". Vase la pgina 21 de su Metodologa para la
identificacin y valoracin de fondos documentales, redactado conjuntamente con Mercedes Martn-
Palomino, y publicada en Madrid, por el Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte, en el ao 2000.
Luis Martnez Garca afirma que bastantes autores identifican tipo y serie, de tal forma que "tipo" es
una unidad, frente a "serie" que sera el "conjunto de todas esas unidades". Un ejemplo en esta lnea,
a nuestro entender lo representa M Luisa Conde Villaverde, y las definiciones que aporta en su
Manual de tratamiento de archivos administrativos, Madrid: Direccin de Archivos Estatales, 1992, pp.
78 y 79. Para ella el tipo es la "unidad documental..." y la serie el "conjunto de documentos..."
31
Ejemplos pueden verse en nuestro trabajo La clasificacin en los archivos municipales espaoles:
evolucin histrica y situacin actual, IRARGI. Revista de Archivstica, II (1989) p. 150.
32
Un ejemplo en este sentido lo representa la definicin de "serie" aportada por Pedro Rubio Merino
en su Archivstica eclesistica. Nociones bsicas, Sevilla: El autor, 1999, p. 21. En concreto para l
"serie" es "la subdivisin de la Seccin. Rene los distintos grupos documentales producidos por cada
uno de los organismos pertenecientes a la entidad mayor, o superior y de la que forma parte dentro
del organigrama de la institucin". Es decir no est vinculada a la tipologa.
33
MARTNEZ GARCA, L.: Los principios de la descripcin archivstica, Boletn de la ANABAD,
XLIX: 1 (1999) pp. 90-91.
34
TORRE MERINO, J . L., MARTN-PALOMINO, M.: Metodologa para la identificacin y valoracin...,
p. 22.
35
Para J uana Molina Nortes y Victoria Leyva Palma, en sus Tcnicas de Archivo y Tratamiento de la
Documentacin Administrativa (Guadalajara: ANABAD Castilla-La Mancha, 1996, p. 31), los
elementos que definen una serie son el sujeto productor y el tipo documental.
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8
Hace unos aos definamos la serie aplicada a los archivos municipales
como el conjunto de documentos producidos y recibidos por los ayuntamientos en el
ejercicio de una determinada actividad, en un perodo de tiempo y con
caractersticas tipolgicas propias y distintivas
36
.
Es decir para nosotros la tipologa est ntimamente vinculada a la serie,
forma su esencia, y por lo tanto debe incluirse en su definicin. Un tipo documental
concreto redactado por un rgano en el ejercicio de una funcin especfica que se
repita en el tiempo forma la serie. Mejor lo expres Vicenta Corts Alonso al escribir
que "los tipos documentales distinguen las series".
La Mesa de Trabajo de archivos de la Administracin Local ha venido a
amparar esta posicin al indicar que en la definicin de "serie" se "deba incluir tanto
la tipologa como la funcin y la finalidad para la que haba sido creada".
37

El tipo documental no deja de ser un modelo terico que al vincularlo a un
productor y a una funcin concreta, y repetirse en el tiempo, formara la serie,
susceptible de ser identificada, clasificada, valorada y descrita. Un "informe" es el
resultado documental de la actividad de "informar". Tericamente tiene una
estructura lgica y fsica determinada (caracteres externos y externos distintivos)
pero slo puede constituir una serie si va unido a un rgano (Informes de los
Servicios de Arquitectura) o a una funcin (Informes de calidad de las aguas). Los
expedientes de concesin de ttulos, si aceptamos la existencia de "tipologas"
formadas por la agrupacin de varios documentos, pueden dar lugar a series
diferenciadas segn la finalidad o actividad (Expedientes de concesin del ttulo de
licenciado), o segn el productor (Expedientes de concesin de ttulos universitarios
por la Facultad de Geografa e Historia).
A nuestro entender cuando se realizan estudios que vinculan tipos con
rganos y funciones concretas, es decir con documentacin real, se estn
analizando series documentales. Y si el trabajo es terico, como hacen los
diplomatistas, estamos ante un estudio de tipologa documental. Pero este
comentario requiere ms puntualizaciones que ahora no podemos abordar.
38

Otro elemento de discusin lo plantean J os Luis de la Torre y Mercedes
Martn-Palomino cuando afirman que al cambiar alguno de esos tres elementos
(rgano o Productor, Funcin o Actividad, y Tipo documental) cambia la serie, por lo
que stas pueden ser infinitas. Tambin sealan que la denominacin de las series
"como regla general coincide con el nombre del tipo documental, y ste con el de la
actividad que se realiza".
39

Teniendo en cuenta los numerosos cambios que se producen en la estructura
organizativa de las administraciones pblicas podemos corroborar la existencia de

36
Vase el artculo de M Carmen Fernndez Hidalgo y Mariano Garca Ruiprez, La clasificacin en
los archivos municipales espaoles: evolucin histrica y situacin actual, IRARGI. Revista de
Archivstica, II (1989) p. 152.
37
Propuesta de Identificacin y Valoracin para la seleccin de documentos en los archivos de la
Administracin Local, p. 28.
38
Para complicar ms la cuestin podemos recordar ahora que haces aos M. Vzquez escriba que
as como no existen "hombres" en abstracto, sino varones y mujeres, no haba "documentos" en
abstracto sino tipos documentales. Vanse sus "Reflexiones sobre el trmino <tipo documental>", pp.
181-182.
39
Lo mismo parece indicar Isabel Seco al afirmar que "cada vez que se marca un procedimiento
nuevo, aunque sea para realizar la misma funcin, si tiene nombre distinto y genera documentos
distintos, se est creando una serie nueva". Pero, y si el nombre es el mismo?. Vase SECO
CAMPOS, I.: "Metodologa para el estudio de los tipos documentales contemporneos", en Homenaje
a Antonio Matilla Tascn, Zamora: Instituto de Estudios Zamoranos, 2002, p. 627.
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9
series con denominaciones diferentes pero con un contenido informativo similar que
pueden complicar sobremanera cualquier cuadro de clasificacin.
Lo mismo ocurre si se producen cambios, aunque sean menores, en el
ejercicio de una determinada actividad, o en el procedimiento a seguir. Esos
cambios no siempre pueden justificar la aparicin de nuevas series con variaciones
mnimas con respecto a sus antecesoras. Dnde est el lmite?
Sin duda existe cierta arbitrariedad en su eleccin, de tal forma que, si se es
estricto, son tan numerosas las series documentales que forman cada fondo que
resultara imposible estudiarlas y valorarlas todas. Son criterios subjetivos los que
determinan en muchos casos sus diferenciaciones, y lo que lleva a entender que las
series documentales pueden resultar "infinitas"
40
. El director del Archivo de Castilla-
La Mancha recoge el ejemplo de los expedientes de seleccin de personal. Esta
serie, en algunas administraciones pblicas, puede convertirse en tres. A saber,
expedientes de seleccin de personal funcionario, expedientes de seleccin de
personal laboral y expedientes de seleccin de personal contratado. El
procedimiento seguido en su tramitacin tiene sus diferencias y por ello hay
variaciones en los documentos que los constituyen. Pero incluso entre los
expedientes de seleccin de personal funcionario habr cambios si los que se
seleccionan son bomberos o son auxiliares administrativos tanto en el tipo de
pruebas, como en la documentacin aportada por los candidatos o en los informes
exigidos. Es conveniente diferenciarlos? El sentido comn nos indica que no. Pero
nuestro "sentido comn" puede no serlo tanto. El tamao de la organizacin y el
volumen documental generado por cada serie parece ser un argumento a la hora de
diferenciarlas, lo que no deja de ser una arbitrariedad.
En Catalua se han hecho estudios de valoracin de series que incluyen,
entre otras, y dentro de la documentacin municipal, los "expedientes de solicitud de
vallas"
41
, los "expedientes de daos al mobiliario urbano municipal", los "expedientes
de contratacin administrativa de semforos", o los "expediente de autorizacin de
prcticas de conduccin de vehculos". Incluso entre los expedientes de adquisicin
de bienes inmuebles han distinguido hasta once series diferentes empezando por los
"expedientes de adquisicin de bienes inmuebles por sucesin intestada", y
siguiendo por los de cesin obligatoria, a ttulo lucrativo, por sucesin testada, por
cesin interadministrativa, por expropiacin forzosa, por recuperacin de oficio de
bienes, por desahucio administrativo, por compraventa, por sucesin administrativa,
etc.
Las series mencionadas, que sin duda existen, slo sern cuantitativamente
importantes en las grandes poblaciones (Barcelona y pocas ms). En otras muchas
esa documentacin formar parte de otras "series" ms genricas del tipo de
"expedientes de daos en bienes patrimoniales" (los de daos al mobiliario urbano),
"expedientes de contratacin del mantenimiento de instalaciones pblicas" (los de
semforos), etc.

40
El tema no es balad. Luis Martnez Garca, en su artculo "Los principios de la descripcin
archivstica" (p. 96) pregunta: "tenemos millones de series y funciones en la Administracin o
bastantes menos de las que pensamos? El futuro de la identificacin, de la valoracin y de la
descripcin se halla en su respuesta".
41
Normes i Procediments de Valoraci Documental per a Arxius Pblics. Taules d'avaluaci
documental. Codis 1 a 154, Barcelona: Generalitat de Catalunya, Departament de Cultura, 1997, p.
155. La serie es denominada, obviamente en cataln, como "Expedient de sollicitud de tanques o
fitons". Las dems series mencionadas en este texto estn sacadas de esta misma publicacin.
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10
Est claro que cuando una norma concreta, del rango jerrquico que sea
(estatal, autonmico o local), determina las caractersticas y denominacin de una
serie el archivero lo tiene ms fcil a la hora de analizarla.
Cuando el legislador ha dejado claro cmo se denomina una serie, qu
documentos integran las unidades compuestas que la forman (en el caso de
expedientes), el procedimiento seguido en su tramitacin, etc., el archivero slo ha
tenido que aplicar la metodologa existente a la hora de realizar esos estudios. Pero
no siempre se cumplen estas premisas por lo que idnticas series pueden recibir
distintas denominaciones
42
.
Adems existe mucha documentacin privada en archivos personales que
carece de regulacin, por lo que la denominacin de sus series obedece
generalmente a criterios de consenso profesional. El caso del Archivo Municipal de
Toledo, en donde se conservan dos "libros registro diario de rezos", puede llamar la
atencin. Un particular, posiblemente un funcionario municipal, fue asentando en un
libro las oraciones que realizaba cada da y las misas a las que acuda. No se fiaba
de San Pedro. As lo hizo durante ms de una dcada utilizando para ello varios
libros. Obviamente estamos ante una "serie", pero tan peculiar y nica como lo era
su productor. La denominacin dada (subjetiva) se basa en su contenido.
Desde principios de la dcada de 1990, y muy vinculadas a los formularios de
identificacin y valoracin de series, surgieron en Espaa las series "con adjetivos".
Es decir se empezaron a utilizar conceptos novedosos que implicaban una
clasificacin parcial de las series.
Una de las primeras aportaciones bibliogrficas en las que se refleja su
existencia es el Manual de tratamiento de archivos administrativos de M Luisa
Conde Villaverde, aparecida en 1992. En esta obrita se inclua una "Ficha de tipos
documentales" elaborada por los Grupos de Valoracin de la Direccin de Archivos
Estatales que recoga apartados relativos a "Otros tipos documentales en los que se
recogen datos anlogos", "Antecedentes de la serie" y "Continuacin de la serie"
43
.
Adems en las "Primeras J ornadas sobre Metodologa para la Identificacin y
Valoracin de Fondos Documentales de las Administraciones Pblicas", celebradas
en Madrid, en marzo de 1991, se present el "Impreso de valoracin de series
documentales" de la Comunidad de Madrid que dedicaba un campo a "N de
ejemplares y lugares donde se conservan" destinado a indicar la oficina u oficinas en
donde se encontrara el mismo tipo documental"
44
. Lo mismo suceda en el "Estudio
del tipo documental" presentado por Elena Rivas, tambin en esas mismas
J ornadas
45
.
Tambin por entonces, en concreto en diciembre de 1992, el Ayuntamiento de
Barcelona aprob el Manual de Procedimiento para la tramitacin de las propuestas
de evaluacin y tra de la documentacin municipal. En su ficha descriptiva titulada

42
En la publicacin Archivos Municipales: Propuesta de Cuadro de Clasificacin... (p. 23) se incida
en que en muchos ayuntamientos se llamaban de distinta forma series muy bien reguladas. La falta
de normalizacin provocaba que hubiera inventarios con entradas del tipo "expedientes de industrias",
"expedientes de establecimientos", "expedientes de aperturas"... (denominaciones distintas para una
misma serie).
43
CONDE VILLAVERDE, M L.: Manual de tratamiento de archivos administrativos, p. 87.
44
HEREDERO BERZOSA, M.: "Aplicacin del proyecto piloto de implantacin del plan Sectorial para los
archivos de gobierno y administracin autonmicos...", en Actas de las Primeras Jornadas sobre
Metodologa para la Identificacin y Valoracin de Fondos Documentales de las Administraciones
Pblicas, Madrid: Ministerio de Cultura, 1992, p. 471.
45
RIVAS PAL, E.: "La Comisin Calificadora de Documentos Administrativos del Ayuntamiento de
Zaragoza", en Actas de las Primeras Jornadas sobre Metodologa..., p. 520.
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11
"Estudio y caractersticas de la documentacin" incluan campos para las "Series
antecedentes o relacionadas", para los "Documentos recapitulativos" y para los
"Documentos duplicados"
46
.
Poco despus, el Diccionario de Terminologa Archivstica del Ministerio de
Cultura, editado en 1993, recoga conceptos como el de "serie cerrada", "serie
abierta", "serie complementaria" y "serie paralela". En concreto estas series eran
definidas
47
de la siguiente manera:
Serie abierta: Aquella que es generada por un sujeto productor que contina
en el ejercicio de sus actividades administrativas.
Serie cerrada: Aquella que ha dejado de producirse por desaparicin del
sujeto productor o de la actividad administrativa regulada por la norma de
procedimiento.
Series complementarias: Son aquellas que, respondiendo a trmites
administrativos diferentes, contribuyen todas a la realizacin de un mismo objetivo,
resultando as una informacin complementaria.
Series paralelas: Son aquellas que materializan actividades dentro de las
funciones administrativas comunes (gestin econmica, gestin de personal) y que,
en consecuencia, son producidas por las distintas oficinas que en cada organismo
tienen este cometido.
O sea que en el periodo comprendido entre la celebracin de las J ornadas de
Metodologa, antes mencionadas, marzo de 1991, y la fecha de publicacin del
Diccionario de Terminologa Archivstica (1993) ingresaron en el vocabulario
archivstico espaol conceptos como "series duplicadas", "series antecedentes",
"series relacionadas", "series abiertas", etc.
Los integrantes de la Mesa de Archivos introdujeron en 1996 dos nuevos
conceptos mucho ms interesantes. Nos referimos a "series genricas" y a "series
especficas", explicando que una serie de carcter general o genrica puede ser
desarrollada en otras ms especficas, dependiendo de la mayor o menor
complejidad de los Ayuntamientos. Sera el caso de los expedientes de seleccin de
personal, ya comentado.
Con posterioridad se han ido afianzando otras denominaciones, tales como
series antecedentes, series relacionadas, series precedentes, series
descendentes y documentos recopilatorios
48
, que constituyen un desarrollo lgico
de los modelos publicados entre los aos 1991 y 1993.
Una de las ltimas propuestas consensuadas, realizada por la Mesa de
Trabajo de archivos de la Administracin Local, en el ao 2001
49
, inclua en su
formulario campos denominados como series precedentes, series descendentes,
series relacionadas y documentos recopilatorios. Por stos ltimos entienden sus
integrantes el nombre de las series documentales y documentos que supongan una
recopilacin de la informacin bsica contenida en la serie objeto de identificacin.

46
Normes i Reglaments de l'Arxiu Municipal de Barcelona. Barcelona: Ajuntament, 1994, p. 67.
47
Diccionario de Terminologa Archivstica, pp. 49-50. Tambin recoge "serie facticia" que define bajo
la voz de "coleccin documental" como el "conjunto de documentos reunidos de forma facticia por
motivos de conservacin o por su especial inters". En esta obrita no figura el concepto de "subserie".
48
En el modelo de Propuesta de Evaluacin y Tra de Documentacin de Catalua, incluido en el libro
El sistema general de gesti de la documentaci administrativa de la Generalitat de Catalunya, p. 42,
se introducen apartados para cumplimentar de series antecedentes, series relacionadas y
documentos recapitulativos, tan cercanos al modelo del ayuntamiento de Barcelona de 1992..
49
Propuesta de Identificacin y Valoracin para la seleccin de documentos en los archivos..., p. 44.
La influencia de los modelos de Catalua y Barcelona es evidente, como lo es tambin la del modelo
del Grupo de Valoracin, publicado por M Luisa Conde en 1992.
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12
La casi totalidad de los modelos de estudio de series para su identificacin y
valoracin, utilizados en la actualidad, contemplan apartados con denominaciones
parecidas a las ya mencionadas. De todas formas esta evolucin puede seguirse
con algn ejemplo. En Andaluca, en la "Ficha de identificacin" publicada en 1998,
se incluyen campos para las "series duplicadas" y para las "fracciones de serie"
50
. Y
en el modelo oficial publicado por el Archivo General de Andaluca en el ao 2003
51

aparece un apartado, el 6, dedicado a las "series relacionadas" dividido en "series
duplicadas", "series subordinadas" y "series que contengan informacin
complementaria o recopilatoria". La serie subordinada es definida en l como el
"testimonio de una parte del procedimiento administrativo que identifica a la serie en
cuestin, que en la unidad administrativa que genera dicha parte se estima como
serie propia"
52
.

1.3. Concepto de subserie y de fraccin de serie

Llegados a este punto cabe ahora referirnos al concepto de "subserie". La
Norma ISAD (G) ha sido la que lo ha introducido en la archivstica espaola, no sin
contradicciones. En su versin espaola del ao 2000, y en el modelo de los niveles
de organizacin de un fondo incluye una estructura jerrquica que estara formada
por subfondos, series, subseries, unidades documentales compuestas y unidades
documentales simples
53
. Pero el trmino "subserie" no est recogido dentro del
"Glosario de trminos asociados a las reglas generales", y fue incorporado
tardamente a esta Norma, ya que en la versin editada por el Ministerio de Cultura
en 1995 se deca expresamente que "se rechazan denominaciones como subfondo y
subserie que son ajenas a la tradicin archivstica espaola"
54
.
O sea que entre los aos 1995 y 2000 fueron aceptados conceptos tan
extraos a los archiveros espaoles como "subfondo" o "subserie". Se pas del
rechazo a la aprobacin sin argumentaciones. Bien es cierto que Pedro Lpez y
Olga Gallego haban usado el trmino "subserie tipolgica" en un artculo publicado
en 1991
55
, y que otros tratadistas espaoles, especialmente en el siglo XIX, haban
distinguido agrupaciones documentales con otras denominaciones. Adems ese
concepto s era utilizado en otros pases europeos.
Pero, qu es una subserie. Para L. Martnez Garca vendra a identificar
"dentro de las series, agrupaciones que son consecuencia de prcticas de
ordenacin y clasificacin de la documentacin realizada por la propia institucin o

50
HEREDIA HERRERA, A. [etc.]: "La identificacin y la valoracin de series documentales en el
prtico de la gestin documental : Expedientes de sesiones de rganos colegiados", Boletn del
Instituto Andaluz del Patrimonio Histrico, 23 (jun. 1998) p. 127. Sin embargo en el modelo publicado
por J . Ramos J imnez en el ao 2003, utilizado en el Archivo Central del Servicio Andaluz de Salud,
no se incluyen ni las series duplicadas ni las fracciones de series. Vase el artculo de J . Ramos
J imnez, titulado "Algunas cuestiones metodolgicas sobre la identificacin", Revista TRA, 10-11
(2003-2004) p. 212.
51
Boletn Oficial de la Junta de Andaluca, nm. 8 (14 de enero de 2003).
52
El ejemplo de "serie subordinada" recogida en este modelo es el de "Informes jurdicos, que son
parte preceptiva en muchos expedientes y serie propia en los servicios jurdicos".
53
ISAD (G): Norma Internacional General..., pp. 51-52.
54
ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica..., Madrid: Ministerio de Cultura,
1995, nota 13 de la p. [47].
55
En realidad ya lo recogen, sin definir, en su Introduccin a la Archivstica, (Vitoria: Servicio Central
de Publicaciones del Gobierno Vasco, 1989, p. 94), y es posible que ya se mencionara en la primera
edicin de este libro aparecida en gallego en 1985. No nos extraara que hubiera sido empleado por
otros archiveros espaoles con anterioridad.
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13
por variaciones y peculiaridades del procedimiento"
56
. O sea que si las series son
infinitas, qu podemos decir de las subseries que responden a agrupaciones
documentales realizadas por el productor arbitrariamente. Es decir no estamos ante
series dependientes como ocurra con las especficas de las genricas, en la
aportacin de la Mesa de Trabajo de Archivos Municipales. Estamos ante series
incompletas que "tienen mucho que ver con las prcticas de los funcionarios y con el
devenir de las unidades administrativas".
Para J . R. Cruz Mundet, las subseries son simplemente "documentos
agrupados, que responden a determinadas fases de un procedimiento o pasos de un
proceso, y que se establecen, por lo general, debido a necesidades prcticas de
agrupacin e individualizacin, de ah el nombre de facticios"
57
. Mientras que Antonia
Heredia considera que la subserie es un "conjunto de unidades documentales dentro
de una serie, agrupadas en razn de modalidades de la actividad que testimonia la
serie, en razn de destinatarios o de beneficiarios de dicha actividad"
58
. Las tres
definiciones, a nuestro entender
59
, implican la consideracin de las subseries como
agrupaciones documentales facticias, realizadas arbitrariamente por el productor o
receptor de la documentacin, por cuestiones prcticas o de otra ndole. La
aprobacin de este concepto, y su uso, viene a "normalizar" situaciones y actitudes
hasta ahora cuanto menos cuestionables. Algunos consideramos que su inclusin es
un paso atrs en el desarrollo de nuestra disciplina. Pero lo que est claro es que
agrupaciones facticias, sean colecciones, subseries... existen en nuestro archivos
60
.
Un ejemplo puede ayudarnos a comprender el concepto de subserie. En una
oficina encargada del Patrimonio y Contratacin pueden separar, de los
correspondientes expedientes, los "contratos", los "convenios", y las "escrituras",
formando con ellos agrupaciones (subseries?), que ms tarde o ms temprano
tendrn que enviar al Archivo
61
. Algo similar se produce cuando se remiten al

56
MARTNEZ GARCA, L.: Los principios de la descripcin archivstica, p. 95. Segn este autor el
defensor de este concepto fue Michael Cook, en su manual publicado en 1989.
57
Vase su obra La gestin de documentos en las organizaciones, Madrid: Ediciones Pirmide, 2006,
p. 198.
58
Vase su texto, accesible en la web del Archivo General de Andaluca, "Los niveles de descripcin:
Un debate necesario en la antesala de las Normas", y publicado en el Boletn de ANABAD, LI: 4
(2001) pp. 41-68. La cita est sacada de la p. 60. El Grupo de Trabajo de las Comunidades
Autnomas de estudio y desarrollo de la Norma ISAD (G) defini "subserie" como el "conjunto de
documentos, dentro de una serie, que se agrupan por modalidades de actividad o por trmites del
procedimiento que afecta a dicha actividad". Vase HEREDIA HERRERA, A.: "La norma espaola de
descripcin archivstica (NEDA): reflexiones", Boletn de ANABAD, LVI (2006) p. 24.
59
En la NEDA se seala que la subserie, entendida como una divisin de serie, es un "conjunto de
documentos que pueden tener una similitud formal, temporal o de contenido o cualquier otra relacin
derivada de la produccin, recepcin o utilizacin". Aclara, adems, que no puede utilizarse este nivel
si no se ha usado el de serie. Para Antonia Heredia Herrera la subserie, tal y como es definida en la
NEDA, puede confundirse con la fraccin de serie. Y, aadimos, que si se suprime lo de "divisin de
serie" se confunde claramente con el propio concepto de serie.
60
La Norma de Descripcin Archivstica de Catalua (NODAC) (pp. 27-28), de julio de 2006, se
distinguen dos tipos de series. Las que podemos vincular con la tipologa documental, propias de las
administraciones pblicas, y las que se producen fundamentalmente en el mbito privado. Estas
ltimas son definidas como el "conjunto de unidades documentales homogneas formado en el curso
del proceso de su clasificacin, conservacin o uso. Esta homogeneidad puede radicar en el soporte
o la configuracin material de los documentos, en criterios prcticos derivados de un uso concreto -
administrativo o cultural- o bien en criterios de clasificacin fundamentados en sus caractersticas
internas y/o externas".
61
La serie de "Bandos" existente en los Archivos Municipales sera otro ejemplo de "subserie", o
ms bien de "coleccin"? No cabe duda de que el bando forma parte de un expediente, no es una
serie en s.
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14
Archivo expedientes incompletos, como consecuencia de la utilizacin de las nuevas
tecnologas en su tramitacin
62
. Al tramitar parte de la documentacin en papel y
parte en soportes digitales es muy posible que lo que llegue al Archivo sean esas
"subseries".
An ms reciente es el concepto de fraccin de serie que Ana Dupl del
Moral define como "cada una de las divisiones cronolgicas de unidades
documentales pertenecientes a una serie, que resultan del establecimiento de plazos
concretos sealados por las transferencias y/o de los sucesivos expurgos"
63
.
El concepto de "fraccin de serie" lo utiliza A. Heredia Herrera ya en 1998 en
su "Ficha de identificacin y valoracin de series documentales"
64
. Para ella una
"fraccin de serie" es "el segmento de una serie, formado por una o varias y
sucesivas unidades documentales, que para su localizacin o para su transferencia
estn en una unidad de instalacin"
65
. En esa misma lnea aparece recogido en la
NEDA cuando afirma que fraccin de serie es un "segmento de la serie que consiste
en un grupo de unidades documentales simples o compuestas que componen una
fraccin cronolgica, numrica o alfabtica de la misma y que pueden corresponder
o no con una unidad de instalacin"
66
.
Es decir, las fracciones de series estn vinculadas a los procesos de
transferencias y seleccin. Delimitan la parte de la serie que ha sido identificada,
transferida, valorada o seleccionada.
A la vista de todo lo expuesto cabe afirmar que la confusin de conceptos
bsicos no ayuda a normalizar la ciencia Archivstica. El de "serie" es fundamental
tanto para la clasificacin, como para la valoracin y la descripcin
67
. La Norma ISO
15489 no ha venido en nuestra ayuda. J avier Barbadillo, que la ha analizado con
rigor, advierte que el concepto de serie documental no aparece contemplado. En ella
se recoge la posibilidad de tratar los documentos por grupos, pero sin mencionar el
trmino "serie". Por eso llama la atencin en el hecho de que aunque los archiveros
australianos sean los promotores de esta Norma ISO, y ellos utilizan el concepto de
serie, no hayan credo oportuno su inclusin. Y si la serie no es esencial, la pregunta
es cmo ha de hacerse la identificacin y la valoracin.

62
De los expedientes de providencias de apremio, generados por la Oficina de Recaudacin del
Ayuntamiento de Toledo, slo se plasman en papel los acuses de recibo. El resto de documentacin
est en soporte digital. Y al Archivo lo nico que nos ha llegado han sido esos acuses de recibo. Es
una subserie? O es una prctica administrativa desacertada?
63
Lo hace en su "Glosario de Terminologa Archivstica" publicado en la Revista del Archivo General
de la Nacin de Per, 25 (2005) p. 41.
64
HEREDIA HERRERA, A. [etc.]: "La identificacin y la valoracin de series documentales en el
prtico de la gestin documental : Expedientes de sesiones de rganos colegiado", p. 127.
65
Vase su texto, accesible en la web del Archivo General de Andaluca, "Los niveles de descripcin:
Un debate necesario en la antesala de las Normas", y publicado en el Boletn de ANABAD, LI: 4
(2001) pp. 41-68.
66
La Norma de Descripcin Archivstica de Catalua (NODAC) no recoge, entre los niveles de
descripcin, ninguno de estos conceptos, ya que por debajo del "subfondo" sita, en el nivel 3, el
"grupo de series", en el nivel 4 la "serie" y ya en los niveles 5 y 6 las unidades documentales, bien
compuestas o simples. Un "grupo de series" es definido en ella como el "conjunto de documentos
formado por la agrupacin de dos o ms series. El grupo de series se encuentra situado entre el
fondo o el subfondo y la serie, y las series que forman parte de este grupo deben ser claramente
identificadas e individualizadas las unas respecto de las otras. El grupo de series puede contener, a
su vez, otros grupos de series subordinados". Ejemplos de grupos de series recogidos en esta Norma
seran el de "Hacienda" dentro de un fondo municipal, y el de "registros sacramentales" dentro de un
fondo parroquial. ste ltimo nos acerca al concepto de series genricas defendido por la Mesa de
Trabajo de Archivos.
67
No hemos querido abordar el problema de las "series facticias" contempladas en las
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15
Tampoco la NEDA viene en nuestro apoyo. Entre los niveles de descripcin
recoge tambin la "serie facticia" indicando que as deben ser denominadas las
"colecciones que se describen al nivel de "serie". Por debajo de ella estaran las
subseries, y por debajo de stas las fracciones de series y de subseries. La NODAC
no comparte esta estructura. Habr que esperar a que aparezcan nuevas
propuestas de otros grupos de trabajo para que se avance en la normalizacin o en
la disparidad?

2. MODELOS DE ANLISIS DE SERIES DOCUMENTALES

Al principio de esta exposicin indicbamos que los estudios de identificacin de
series son fundamentales para clasificar, describir, seleccionar, acceder y difundir la
documentacin. Sin embargo los modelos que se han elaborado no siempre
pretenden responder a estas cinco cuestiones.
Hoy por hoy existen distintos modelos de anlisis de la tipologa documental
aunque tal vez el ms difundido sea el del Grupo de Madrid, que parte de un trabajo
previo de Vicenta Corts
68
. Estos modelos, con diferentes estructuras, pueden ser
denominados indistintamente como de anlisis de tipologa o de series.
El modelo del Grupo de Madrid se estructura en diez epgrafes: Tipo
documental, Oficina Productora, Destinatario, Legislacin, Trmite, Documentos
bsicos que componen el Expediente, Ordenacin de la Serie, Contenido, Vigencia
Administrativa, y Expurgo. Dentro del Tipo documental se refieren a su denominacin,
definicin, cdigo del cuadro de clasificacin y caracteres externos. En cuanto a la
Oficina Productora recogen la unidad administrativa que centraliza la gestin del tipo
documental, la responsable principal del trmite. Y en el Destinatario la persona fsica
o jurdica, pblica o privada, a la que va dirigido ese tipo documental. En la Legislacin
se incluye la normativa que lo regula. En el Trmite se describe el proceso generador
del tipo documental. Para las unidades archivsticas compuestas (libros y expedientes)
sealan la descripcin de su configuracin o los documentos que lo constituyen.
Aaden a su anlisis los criterios de Ordenacin ms apropiados para las series que
puedan constituir cada tipo documental, y en el Contenido se especifican los ndices
auxiliares ms tiles para la recuperacin del tipo estudiado (personas, lugares,
asuntos, etc.). El noveno epgrafe, que llaman Vigencia Administrativa pretende ayudar
a fijar el valor administrativo de cada tipo con el fin de establecer el calendario de
transferencias. Con el Expurgo quieren dar cuenta de la custodia, temporal o
permanente, de cada tipo. Por ltimo, en su Tipologa Documental Municipal.2
69

aadieron un nuevo epgrafe, el undcimo, dedicado al Acceso, libre o restringido,
conforme a los requisitos que la ley establece para documentos de valor
administrativo.
El modelo de anlisis de tipo documental utilizado hace aos por la
Administracin Autonmica catalana y que denominaban "Identificacin de tipos de
documentos" se estructuraba en siete epgrafes. A saber: Descripcin, Documentos
bsicos que forman el expediente, Trmino de permanencia, Nmero de ejemplares y
lugares en donde se conservan, Valor del documento, Acceso a la documentacin y
Observaciones
70
. En la Descripcin incluyen subepgrafes referentes a Organismo

68
CORTS ALONSO, V.: "Nuestro modelo de anlisis documental", Boletn de ANABAD, XXXVI: (1986)
pp. 419-434.
69
GRUPO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID, Tipologa Documental Municipal. 2, Madrid:
Ayuntamiento de Arganda, 1992, pp. 7-10.
70
BALADA Y BOSCH, F. [etc]: "El sistema de gestin de la documentacin administrativa de la
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16
productor, Tipo de documento, Cdigo, Clase, Formato, Soporte, Original o Copia,
Marco legal, Trmite, y Funcin u objetivos. En el Trmino de permanencia se haban
de anotar los aos que deban permanecer en el Archivo de gestin y en el Archivo
Central.
71

Pocas variaciones ofreca el modelo de "Impreso de valoracin de series
documentales" utilizado por la Administracin Autonmica madrilea en el que se
incluan los siguientes campos: Tipo Documental, Organismo productor, Origen,
Trmite, Funcin, Valoracin, Utilizacin, Numero de ejemplares y lugares donde se
conservan, Publicaciones que recogen el documento ntegra o parcialmente, Acceso,
Crecimiento anual en metros lineales, y Observaciones
72
. En 1997, Ana Dupl
publicara el "Impreso de anlisis, identificacin y valoracin de las series
documentales" que deba actuar como la "ficha de identidad de cada serie
documental", estructurado en veintids campos, algunos tan llamativos como la
"Frecuencia de uso de la serie documental", "Tiempo de permanencia de la serie
documental" en cada clase de archivo, "Efecto o repercusin social de los expedientes
integrantes de la serie", etc
73
.
En una lnea muy distinta hay que considerar el modelo de anlisis de tipo
documental ofrecido hace aos por J . M. Roldn Gual
74
.
Para intentar normalizar los modelos de anlisis de series documentales, los
integrantes de la Mesa de Archivos de la Administracin Local tras varios aos de
estudio publicaron, en el ao 2001, el denominado como "Formulario de identificacin
y valoracin para la seleccin"
75
. Su objetivo ltimo no es propiamente la identificacin
en s, pero no cabe duda de que, para valorar, primero hay que identificar. Su
propuesta parte de distinguir cuatro reas (1. Identificacin; 2. Valoracin; 3.
Seleccin; y 4. Notas). El rea de Identificacin est formado por catorce epgrafes, a
saber: 1. Cdigo de Referencia, 2. Denominacin de la Serie, 3. Definicin de la Serie,
4. Productor, 5. Fechas, 6. Legislacin, 7. Procedimiento, 8. Documentos que forman
la unidad documental, 9. Ordenacin de la Serie, 10. Series precedentes, 11. Series
descendentes, 12. Series relacionadas, 13. Documentos recopilatorios, y 14.
Descripcin fsica. Muy posiblemente sean los epgrafes 10 al 13 los que ms inters y
novedad ofrezcan con respecto a otras propuestas
76
. No obstante, un ao antes J os

Generalitat de Catalunya. Los instrumentos bsicos de descripcin", IRARGI. Revista de Archivstica, IV
(1991) pp. 410-411.
71
La "Ficha descriptiva de la Comisin de Tra y Eliminacin", es decir el modelo de estudio de series
utilizado en la actualidad por esa comisin catalana ha sido recogido, entre otros, por R. Alberch y
Fugueras en su libro Los archivos, entre la memoria histrica y la sociedad del conocimiento,
Barcelona: UOC, 2003, pp. 118-120. Incluye diecinueve campos que debe cumplimentar la unidad
productora. Entre ellos se encuentran el relativo a "series antecedentes o relacionadas" (el 7), a
"documentos recapitulativos (8), y a "documentos duplicados" (9).
72
HEREDERO BERZOSA, M.: "Aplicacin del proyecto piloto de implantacin del plan Sectorial para los
archivos de gobierno y administracin autonmicos...", p. 471.
73
DUPL DEL MORAL, A.: Manual de archivos de oficina para gestores, Madrid: Marcial Pons,
1997, pp. 179-204.
74
ROLDAN GUAL, J . M.: "Archivo Administrativo de la Diputacin Foral de Guipzcoa. Estudios de
Tipologa Documental, 1", BILDUMA, 3 (1989) p. 63.
75
Propuesta de Identificacin y Valoracin para la seleccin de documentos en los archivos de la
Administracin Local, pp. 26-27.
76
La influencia madrilea en todos los modelos propuestos es evidente. Al amparo de su estructura
han surgido otros muchos que han intentado mejorarlo o ampliarlo. Un ejemplo ms lo representa
Eduardo Nez Fernndez que en su Organizacin y gestin de archivos... (pp. 128-129) incluye su
propio modelo de "Anlisis Tipolgico Documental" con doce epgrafes (1. Denominacin, 2.
Definicin, 3. Caracteres externos (Soportes, Clases, Formatos, Formas), 4. Caracteres internos
(Gestor productor, Destinatario, Estructura documental, Normativa, Tramitacin), 5. Ordenacin en
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17
Luis de la Torre y Mercedes Martn-Palomino haban recogido en una publicacin lo
que denominan como "ficha de series", estructurada en los siguientes apartados: Tipo
documental, Organismo productor, Funcin, Fechas extremas, Legislacin que afecta
al trmite de la serie, Documentos bsicos que componen el expediente, Ordenacin
de la serie, Antecedentes de la serie, Continuacin de la serie, Signaturas del
archivo.
77

Los modelos antes recogidos realizados por archiveros contrastan con los
utilizados por los diplomatistas en sus anlisis de los tipos documentales que se
detienen fundamentalmente en el estudio de las frmulas diplomticas que aparecen
en los caracteres internos de los documentos
78
. El propio F. Pino Rebolledo distingui
como partes de cada tipo documental sus clusulas diplomticas. Por ejemplo en el
anlisis de la "carta de trminos" se detiene en: Protocolo (Notificacin, Direccin,
Intitulacin); Texto (Exposicin, Dispositivo, Sancin, Corroboracin); y Escatocolo
(Data, Suscripcin)
79
. Tambin los documentalistas utilizan el trmino "tipo" y "tipologa
documental", aunque con un significado distinto del que le dan archiveros y
diplomatistas
80
.
De todas formas es evidente que en los ltimos aos los archiveros han
asumido la realizacin de estudios sobre las series documentales producidas,
siendo modlicos los trabajos de los archiveros municipales madrileos antes
citados
81
, y los que se vienen realizando en otras Comunidades Autnomas,
especialmente en Catalua y Andaluca
82
.
La publicacin actual de nuevas propuestas de modelos implica que no es un
tema cerrado. Podemos incluso encontrar aportaciones eclcticas en las que junto al
anlisis archivstico se recoge tambin diferenciado el anlisis diplomtico. El caso
ms llamativo lo representa un estudio de M. Garca Ruiprez y J . C. Galende sobre

serie, 6. Contenidos informativos, 7. Vigencia administrativa, 8. Valor de conservacin, 9.
Accesibilidad (legal, fsica, y tcnica), 10. Cuantificacin de la serie, 11. Cdigo de clasificacin, y 12.
Evolucin histrica) cuyo contenido explica de las pginas 104 a 128.
77
TORRE MERINO, J . L., MARTN-PALOMINO, M.: Metodologa para la identificacin y valoracin...,
p. 22. En su texto remiten adems a dos anexos, el V y VI, referidos a una ficha sin cumplimentar y a
otra ya hecha. Sin embargo esos anexos, incluidos en las pp. 86-88, tienen apartados diferentes. O
sea tres modelos distintos en una sola publicacin.
78
Vase por ejemplo el captulo IV de la obra de J os J oaqun Real Daz, Estudio diplomtico del
documento indiano, 1 reimp., Madrid: Ministerio de Cultura, 1992, pp. 184-234, que lleva por ttulo "Tipos
diplomticos indianos, emanados de la autoridad soberana".
79
PINO REBOLLEDO, F.: Tipologa de los Documentos Municipales (Siglos XII-XVII), Valladolid:
Universidad / Asociacin para la Defensa y Conservacin de los Archivos, 1991, p. 34. Otro ejemplo de
"Ficha diplomtica" con distincin de las partes que formaran el protocolo, texto y escatocolo es
publicado por A. Tamayo en su Archivstica, Diplomtica y Sigilografa, Madrid: Ediciones Ctedra, 1996,
p. 287.
80
SAGREDO FERNANDEZ, F., IZQUIERDO ARROYO, J . M.: "Reflexiones sobre <documento>...", pp.
194-195.
81
Una visin comparativa de estos modelos puede verse en el artculo de I. Seco Campos,
"Metodologa para el estudio de los tipos documentales contemporneos", pp. 628-630.
82
HEREDIA HERRERA, A. [etc.]: "La identificacin y la valoracin de series documentales en el
prtico de la gestin documental..., pp. 122-134. Tambin las universidades han participado en ese
proceso. El modelo utilizado por la Universidad Carlos III de Madrid fue publicado por J . R. Cruz
Mundet y F. Mikelarena Pea en su Informacin y Documentacin Administrativa, Madrid: Tecnos,
1998, pp. 246-249; y el de la Universidad de Navarra se recoge en el libro Buenas prcticas en
gestin de documentos y archivos. Manual de normas y procedimientos archivsticos de la
Universidad Pblica de Navarra, pp. 215-216. Vase sobre todo la obra Tipologa documental de
universidades, propuesta de identificacin y valoracin, redactada por el Grupo de trabajo de
identificacin y valoracin de series administrativas de archivos de Universidades (Cuenca:
Universidad de Castilla-La Mancha, 2002).
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18
los pasaportes decimonnicos aparecido en el ao 2004
83
. En la "Ficha resumen" del
estudio se incluyen los siguientes campos: Denominacin, Definicin, Caracteres
externos, Productor, Destinatario, Legislacin aplicable ms relevante, Modelos o
formularios impresos oficiales, Trmite para su expedicin y vigencia, Vigencia
administrativa del documento, Vigencia cronolgica de la serie documental,
Contenido, Ordenacin de la serie, Series relacionadas, y Comentario Archivstico. Y
a continuacin se realiza el "Anlisis diplomtico" con el estudio del Protocolo,
Cuerpo o Texto, y Escatocolo, junto con un Comentario diplomtico.
Como podemos ver, el estudio archivstico sigue el ejemplo del Grupo de
Madrid
84
al que se le han aadido los campos de "Modelos o formularios oficiales",
"Vigencia cronolgica de la serie", las "Series relacionadas" y un "Comentario
Archivstico". Y, como es obvio, no contempla apartados relativos al "Acceso" o al
"Expurgo" al tratarse de documentacin decimonnica. J unto con su eclecticismo, al
ser un trabajo realizado por un archivero y un diplomatista, destaca por la inclusin
de la "Vigencia cronolgica de la serie", es decir se analiza la serie en toda su
amplitud cronolgica, desde que "nace" hasta que "muere", recogiendo tambin si
hay modelos oficiales publicados que determinen claramente su estructura
tipolgica. Adems la existencia de un apartado dedicado a "Comentarios" facilita la
introduccin de otros contenidos informativos que pueden ser muy tiles en la
identificacin de la serie. Pero no deja de ser otra propuesta ms.
Las principales diferencias de unos modelos y otros radican en su finalidad
ltima, en la que no siempre estn presentes las cinco funciones ya comentadas
(clasificar, describir, seleccionar, acceder y difundir), y en la complejidad de la
estructura organizativa del productor. De ah la presencia en algunos estudios sobre
series generadas por la administracin central o autonmica de campos
denominados "Nmero de ejemplares", o "Lugares en donde se conservan".

3. UNIDADES DOCUMENTALES COMPUESTAS. EXPEDIENTES Y REGISTROS

Muy pocas de las series producidas en la actualidad por la administracin
pblica estn formadas por documentos simples. En su casi totalidad estn
constituidas por documentos compuestos, bien expedientes o registros. De todas
formas, en una reciente publicacin del Ministerio de Educacin y Cultura, con carcter
divulgativo, pero realizada por archiveros, se indica que en una oficina puede haber:
Expedientes sometidos a procedimiento, Expedientes no reglados, Correspondencia,
Registros y Documentacin de apoyo informativo
85
.
Tanto Olga Gallego como Vicenta Corts distinguen los documentos simples y
compuestos (piezas documentales y unidades archivsticas) al analizar los tipos
documentales, mientras que para A. Heredia esta divisin no sera sino una

83
GALENDE DAZ, J . C., GARCA RUIPREZ, M.: "Los pasaportes, pases y otros documentos de
control e identidad personal en Espaa durante la primera mitad del siglo XIX. Estudio archivstico y
diplomtico", Hidalgua. La Revista de Genealoga, Nobleza y Armas, LI (2004) pp. 113-144 y 169-
208.
84
Una de las principales debilidades de la propuesta realizada por el Grupo de Madrid radica en la
inexistencia de un apartado dedicado a "Evolucin histrica de la serie". Isabel Seco ha argumentado
que "siempre se han opuesto intensidad y extensin", y aunque en un principio pensaron en su
inclusin, "se decidi abandonar la idea, porque dispersara necesariamente las energas". Vase su
"Metodologa para el estudio de los tipos documentales...", p. 626. La ausencia de esa evolucin
impide comprobar alteraciones en el trmite y procedimiento.
85
Archivo de Oficina. Subdireccin general de los Archivos Estatales, Madrid: Ministerio de
Educacin, Cultura, y Deporte, 2003, p. 16.
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19
clasificacin de los documentos, y no una diferenciacin tipolgica. Los simples son el
resultado de un solo acto, como es el caso de una provisin, de una orden, etc.,
mientras que los compuestos surgen de un proceso complejo formado por distintos
actos encaminados a la resolucin de un asunto. Los productores de documentos
compuestos son sobre todo la Administracin (expedientes), el Poder J udicial
(procesos y causas), y el Poder Legislativo (normas). Los documentos compuestos se
hayan constituidos de diferentes documentos simples.
Para A. Arag y M. J . Lozano los documentos simples son aquellos en los que
coinciden una "actio" y una "conscriptio", y presentan, por tanto, unidad de accin, de
lugar y de tiempo. Los documentos complejos se desarrollan internamente,
incorporando varios documentos simples; al multiplicarse las "actiones" se pierden, por
ende, las tres unidades sobredichas. Dentro de los documentos simples puede darse
tambin una especie de secuencia jurdico-administrativa. Es decir, que un documento
determinado puede provocar, por razones de causalidad legal, una sucesin
documental, en forma encadenada.
Las manifestaciones de los documentos compuestos son para Antonia
Heredia
86
:
- Expedientes que responden al testimonio de un procedimiento administrativo. El
expediente ha sido definido como el conjunto ordenado de documentos que sirven de
antecedente a la hora de adoptar una resolucin administrativa, y las diligencias
encaminadas a ejecutarla. Los documentos que lo forman suelen estar cosidos o
reunidos dentro de carpetas.
- Registros que son una yuxtaposicin de documentos que no tienen nada que ver
uno con otro, reunidos con finalidad de control. Suelen tener formato de libro.
- "Dossier" o conjunto de documentos agrupados en razn de su afinidad temtica
sin que respondan a una tramitacin preestablecida.
- Documento principal con anejos, que no suelen tener la entidad de expediente por
no haberse llevado a efecto una tramitacin administrativa completa.
Para O. Gallego slo se puede considerar a los expedientes y a los registros
como documentos compuestos, y no a los "dossier", ni a los documentos con anejos.
Es ms a estos ltimos los considera dentro de los documentos simples; y seala que
a veces son denominados como "documentos que acompaan o corren unidos, segn
los una el autor como justificante o informacin, o sean incorporados por el destinatario
al documento principal"
87
.
Sin embargo hay autores que consideran al expediente como "nica
manifestacin de la unidad documental compuesta". Por el contrario A. Heredia sigue
defendiendo en la actualidad y con rigor la inclusin como tales no slo de los
registros, sino tambin del documento principal con anejos y de los dossier
88
. Un
documento principal (caso de una peticin acompaada de justificantes, una escritura
pblica con el acta de posesin, etc.) son para ella una unidad documental compuesta.
Los dossier
89
, trmino reciente y de origen francs, se corresponden con agrupaciones
temticas descritas antiguamente como "documentos sobre...".

86
HEREDIA HERRERA, A.: Archivstica General..,, 5 ed., pp. 137-138.
87
GALLEGO, O.: El Documento de Archivo. Texto mecanografiado citado.
88
HEREDIA HERRERA, A.: "La unidad documental a la hora de la aplicacin de la norma ISAD (G)",
Olga Gallego, arquiveira: unha homenaxe, Santiago: Xunta de Galicia, 2005, p. 70. La autora incluye
motivadamente, como unidades documentales compuestas, a las confirmaciones y sobrecartas (p.
73)
89
Los dossier aparecen definidos en la Propuesta de cuadro de clasificacin... (p. 14) como
"conjunto de documentos acumulados en razn de una afinidad temtica sin que respondan a una
norma de procedimiento".
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3.1. El expediente

Cada una de las series est constituida por la agrupacin de documentos
simples o compuestos. Estos ltimos han sido denominados por A. Heredia como
unidades archivsticas, reservando el concepto de pieza documental para el
documento simple. Aunque en los ltimos aos se ha generalizado el uso de los
trminos "unidad documental simple" y "unidad documental compuesta", reservando
esta ltima denominacin para el "expediente"
90
. La unidad archivstica ms tpica y
clara es el expediente que adquiere una primera regulacin general con la aprobacin
de la Ley de procedimiento administrativo de 19 de octubre de 1889.
La palabra "expediente" procede del latn "expedire", que significa apartar los
obstculos de un camino; y metafricamente el trmite administrativo se propone
apartar los obstculos para alcanzar determinado objeto. El reflejo documental de este
trmite administrativo forma "el conjunto de todos los papeles correspondientes a un
asunto o negocio", tal y como lo define la Real Academia Espaola de la Lengua
91
.
En Derecho Administrativo ha sido definido el expediente de distintas maneras.
Entre las recogidas por O. Gallego podemos mencionar la de "conjunto de
procedimientos administrativos indispensables para preparar una resolucin"
(Sentencia del Tribunal Supremo de 4-XI-1904), o la dada por H. Bellotto como
"conjunto de documentos de tipologas diferentes cuya reunin es obligatoria para que
se llegue a la consecucin de un acto administrativo".
Siguiendo a la archivera gallega, los expedientes son un conjunto de
documentos diferentes, pero secuencialmente reunidos para que se complete un acto
administrativo. Para A. M. Arag y M. J . Lozano un documento complejo (sea un
expediente administrativo o judicial) constituye, en realidad, un instrumento cuyo cierre
se ha suspendido temporalmente, amplindose considerablemente la parte expositiva,
mediante la inclusin de documentos secundarios, que vienen a ser las premisas de
una conclusin lgica
92
.
El expediente es expresin de un trmite administrativo que puede empezar y
concluir en la misma oficina o pasar a varias oficinas de un mismo lugar, o de lugares
distintos. El trmite puede estar concluido o no cuando un expediente se archiva. Es
decir que podemos archivar expedientes en los que no exista resolucin,
generalmente por desistimiento, renuncia o caducidad de las actuaciones.
La aparicin del expediente es consecuencia de la formacin del Estado
Moderno y de los rganos de gestin encargados de la tramitacin de los negocios.
Los particulares acudieron cada vez con ms asiduidad a resolver sus problemas ante
la Administracin a la vez que aumentaban las competencias de sta. Era necesario
establecer un cauce normalizado para tratar de la misma manera peticiones idnticas
con arreglo a los derechos y deberes de los sbditos, y despus de los ciudadanos.
Aunque esto fue consecuencia de un proceso lento, y con carcter general slo en el

90
En el Diccionario de Terminologa Archivstica (Madrid, 1993) no se define "pieza", aunque s se
recoja, pero remitiendo a los vocablos "documento" y "unidad documental". Por "unidad documental
se entiende (p. 54) el "elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por
un solo documento o por varios que formen un expediente". Es en esta diccionario, segn A. Heredia,
cuando se da entrada oficial en Espaa al trmino "Unidad documental".
91
SIERRA VALENTI, E.: "El Expediente Administrativo. Esbozo de Tipologa Documental", Boletn de
ANABAD, XXIX:2 (1979) p. 247. Este trabajo, que aqu utilizamos, constituye ya un estudio clsico,
valorado muy positivamente por todos los archiveros.
92
ARAGO CABAAS, A. M., LOZANO RINCN, M. J .: "Unidad Documental y Unidad Archivstica
(Consecuencias Metodolgicas)", Boletn de ANABA, 55 (1969) p. 116.
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siglo XIX se estableci una norma que regulara el procedimiento administrativo. Este
ha sido definido como el conjunto de trmites y formalidades a los que debe someterse
la actuacin administrativa para que sus resoluciones tengan validez jurdica.
Con escasos antecedentes en la documentacin medieval, y seguramente con
una mayor tradicin en la Administracin de J usticia (causas civiles y procesos
criminales), poco a poco, sobre todo a partir del reinado de los Reyes Catlicos, se
empezaron a reunir las distintas actuaciones, concretadas en documentos de diferente
tipologa, relacionadas con un determinado asunto, consulta o peticin, cosidos
formando cuadernos o cuadernillos. Aunque se aprobaron disposiciones, de distinto
mbito de aplicacin, que en cierta medida regulaban esos trmites pero con carcter
particular, es decir para un determinado tipo de expedientes, fue, tal vez, la prctica
administrativa la que hizo desarrollar el propio procedimiento. Los expedientes ya
finalizados servan de antecedente para los que an estaban pendientes de
resolucin. El expediente como unidad archivstica fue ganando terreno frente al
documento como pieza aislada.
Todo el procedimiento judicial, tanto en materia civil y penal como en otras
especiales (inquisitorial, mercantil, etc.) tuvo muy pronto una regulacin especfica,
sobre todo tras la creacin de los Consejos Reales y de las Chancilleras y Audiencias
a finales de la Edad Media
93
. El derecho romano influy notablemente en ese
procedimiento, y es muy posible que esto se dejara notar en la tramitacin de los
expedientes administrativos. Y aunque es evidente que no exista divisin de poderes,
y las mismas personas u rganos podan desarrollar funciones judiciales y
gubernativas, el procedimiento para adoptar una resolucin administrativa o judicial
era distinto.
Ese procedimiento aparece por primera vez regulado con carcter general en el
Real Decreto de 14 de septiembre de 1872 por el que se dispona la elaboracin de
reglamentos internos para el despacho de negocios encomendados a la
Administracin. A esta disposicin le siguieron otras de rango similar hasta la
aprobacin de la Ley de Bases de 19 de octubre de 1889 que exigi a cada Ministerio
la redaccin de reglamentos de procedimiento administrativo para todas sus
dependencias, fueran centrales, provinciales o locales. En su aplicacin se redactaron,
segn Agustn Torreblanca y Concepcin Mendo
94
, veintids reglamentos en los aos
y dcadas siguientes. Esa Ley estableci el marco general para la tramitacin de todo
tipo de expedientes, pero sin interferir en las peculiaridades de cada departamento, de
ah que para homogeneizar procedimientos fuera necesaria la aprobacin en 1958 de
la Ley de Procedimiento Administrativo, vigente hasta el ao 1992.
En el excelente estudio ya citado de O. Gallego se expresa que los expedientes
pueden clasificarse segn distintos criterios, bien tomando como base la diversidad de
organismos encargados de su tramitacin (legislativos, judiciales, militares,
administrativos, gubernativos), o los diversos procedimientos (generales o

93
Sobre esta temtica es esclarecedor el trabajo de J os Luis Rodrguez de Diego, "Evolucin
histrica del expediente", publicado en el Anuario de Historia del Derecho Espaol, 68 (1998) pp. 475-
490.
94
TORREBLANCA LPEZ, A., MENDO CARMONA, C.: "Estructura del expediente administrativo
segn las fuentes legales", en Documento y archivo de gestin: diplomtica de ahora mismo,
Carmona, S&C Ediciones, 1994, pp. 110-111. Vase tambin el libro de Antonio Garca Rodrguez,
Diplomtica del documento administrativo actual. Tradicin e innovacin, Carmona: S&C Ediciones,
2001, pp. 169-174.
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22
especficos)
95
. Algunos textos legales establecen una interesante clasificacin de los
expedientes con arreglo a su procedimiento
96
:

a) Expedientes de conocimiento que son aquellos que no exigen un trmite
especial y han de surtir efecto en las respectivas dependencias con fines estadsticos,
de constancia o archivo (por ejemplo, los expedientes de investigadores de un
archivo).
b) Expedientes de informacin o consultivos que tienen por objeto
suministrar o solicitar estudios y propuestas referentes a la materia de que se trate,
iniciados por encargo de la superioridad o a iniciativa de la propia oficina. Estos
expedientes forman parte de unos trmites superiores que suelen terminar en una
resolucin.
c) Expedientes de resolucin. Son aquellos que por disposiciones legales
reguladoras del procedimiento, deben dar lugar a la adopcin de un acuerdo o
decisin fundamentada. Entre esos expedientes, los de carcter judicial son los que
tienen un procedimiento ms riguroso. El desarrollo de una accin procesal suele
dividirse en tres perodos distintos: discusin, prueba, y decisin o fallo. La necesidad
de que todas las decisiones procesales tengan plena garanta jurdica multiplica
extraordinariamente los trmites intermedios (citaciones, notificaciones,
comparecencias, providencias, diligencias, pruebas, exhortos, etc.). Esto contrasta con
la simplicidad del procedimiento judicial en sus orgenes, ya que prevalecan los juicios
verbales sin que quedara ms constancia documental que aquel en el que se
asentaba el fallo o la sentencia, o el acuerdo entre las partes.
Como partes del expediente se distinguen: la carpetilla o guarda exterior en la
que se identifica a la oficina productora y se describe su contenido; el extracto o
resumen del contenido que aparece generalmente en el reverso de la portadilla y que
numera los documentos que integran el expediente, los data y extracta su contenido;
la documentacin original, la no original (borradores, minutas y copias) y la
documentacin marginal.
En los expedientes no todos los documentos son originales, ya que abundan
tambin las minutas o copias. Los primeros son generalmente los recibidos por el
rgano ante el que se tramita, bien de los interesados o de otros rganos que
intervienen en el procedimiento. Las minutas o copias corresponden al rgano
encargado de la resolucin del expediente. Los documentos originales suelen ser
todos aquellos en cuya tramitacin la oficina de que se trate ha actuado como
receptora; y quedan incorporadas al expediente sin sufrir ninguna modificacin salvo
alguna nota marginal, o los datos necesarios aportados en el registro de entrada del
organismo (nmero, fecha, oficina ante la que debe tramitarse). Entre los documentos
no originales cabra distinguir los borradores, las minutas y las copias. La minuta como
redaccin definitiva que sirve para elaborar el original ha sido sustituida en el
expediente por la copia mecanografiada (extendida a veces sobre papel de peor
calidad como el conocido como papel cebolla), o la fotocopia del original antes de ser

95
En la publicacin Archivo de Oficina. Subdireccin..., p. 17, se distingue entre los expedientes
sometidos a procedimiento, y los expedientes no reglados. Los no reglados son "aquellos que
materializan cualquier actividad de una oficina, sin que pretendan la resolucin administrativa de un
asunto". Se hallan en ellas "a efectos de estadstica, constancia o informacin".
96
La archivera gallega se refiere concretamente al Reglamento de Procedimiento del Instituto Nacional
de la Vivienda de 29 de enero de 1941, y al Reglamento de Procedimiento Administrativo del Ministerio
de Trabajo de 2 de abril de 1954.
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firmado. Dentro de las copias no obtenidas por medios mecnicos cabra referirnos a
las copias simples, traslados y certificados.
Los actuales medios informticos estn motivando que las antiguas minutas
sean sustituidas por otros originales que se diferencian a veces del documento emitido
por el uso de media firma, por no ir sellados, por no utilizar membrete, por usar otro
tipo de papel, etc. El uso de las modernas impresoras hace que en muchas ocasiones
el documento que queda en el expediente sea idntico en todo al enviado (originales
mltiples).
Los documentos bsicos que componen los expedientes, segn I. Seco, son las
instancias, los informes, las actas y los oficios. A ellos aade los proyectos, los
croquis, las fotografas y los planos propios de los expedientes de disciplina
urbanstica
97
.
Los documentos que pueden formar un expediente responden a una tipologa
ms amplia y variada, aunque los que indican I. Seco sean los ms habituales
98
. As
entre los oficios distingua F. Gonzlez Navarro las comunicaciones, las notificaciones,
los requerimientos, los emplazamientos y las citaciones.
Los decretos marginales, que pueden examinarse en muchos expedientes hasta
fechas muy recientes, responden por lo general a cuestiones de impulso del trmite, e
incluso en ocasiones de resolucin. Llevan media firma, la fecha, y la orden concreta.
Los acuerdos, dictados previo informe o propuesta, resuelven cuestiones planteadas
en el expediente, sin que signifiquen el fin de su tramitacin. sta se produce con la
resolucin, con la que se pone fin a la va administrativa.
No es el momento de hacer un anlisis de los tipos documentales concretos que
pueden encontrarse formando parte de un expediente. Los actuales han sido
bsicamente analizados, incluyendo su estructura, en el Manual de Documentos
Administrativos, ya citado, pero no siempre es fcil su clara identificacin dado que la
prctica administrativa introduce elementos de confusin, y no slo por cambios en las
denominaciones. As con las palabras "splica", "pedimento", "peticin", "instancia", o
"solicitud" es posible que nos estemos refiriendo al mismo tipo documental.

3.2. El registro

Los registros han sido definidos como documentos compuestos, en forma de
libro o de cuaderno, en donde se asientan, uno detrs de otro, los documentos
otorgados o recibidos por una persona o entidad con fines jurdico-administrativos o
fiscales.
En el Diccionario de Terminologa Archivstica se recogen cuatro acepciones de
este concepto, aunque la que nos afecta es la que indica que registro es el
"instrumento resultante de una accin administrativa en el que se materializa el acto de

97
SECO CAMPOS, I.: "Tipologa documental administrativa en el municipio contemporneo", en Los
archivos de la Administracin Local, Toledo: ANABAD Castilla-La Mancha, 1994, p. 127.
98
Para el estudio de los documentos administrativos son interesantes las siguientes aportaciones:
FERNNDEZ BAJ N, M T., "Documentacin administrativa: una revisin de las tipologas
documentales administrativas comunes", Revista general de Informacin y Documentacin, 6:2
(1996) pp. 67-90; GONZLEZ NAVARRO, F.: "Introduccin al estudio de los documentos
administrativos", pp. 523-554; Manual de Documentos Administrativos, 2 ed., Madrid: Tecnos, 2003;
PREZ HERRERO, E.: "Diplomtica del documento administrativo contemporneo a travs de los
cuerpos legales vigentes: el caso de Canarias", Boletn Millares Carlo, 13 (1994) pp. 297-326;
SNCHEZ PRIETO, A. B.: "Documentos administrativos: Un ensayo de diplomtica contempornea",
Documentacin de las Ciencias de la Informacin, 18 (1995) pp. 193-210. A ellas hay que unir otras
muchas elaboradas por administrativistas.
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registrar, normalmente en forma de volumen, y que contiene la inscripcin,
generalmente numerada en orden cronolgico, de informaciones consideradas de
suficiente inters como para ser exacta y formalmente asentadas".
99

La Mesa de Trabajo de Archivos Municipales no incluy el concepto de
"registro" en su glosario, pero s lo recogi en la introduccin que acompaa a su
propuesta de cuadro de clasificacin. Los registros son identificados como "conjunto
de documentos, referidos a asuntos diversos, ordenados cronolgicamente y
dispuestos en forma de libro, por ejemplo, libros de actas, libros de caja...)"
100
. Los
autores de esta propuesta recogen, como registros, los libros de rdenes, los libros de
privilegios, los registros de decretos, los de multas, los libros de firmas, etc. y tambin
los inventarios, las nminas, los partes de cotizacin a la Seguridad Social, los
callejeros, los censos de viviendas, los aranceles, las tarjetas de racionamiento, los
padrones de habitantes, los censos electorales, los repartimientos fiscales, etc. Es
decir, tambin son registros todos aquellos documentos que contienen informacin
repetitiva que afecte a muchas personas o bienes, vaya o no encuadernada, como
hojas sueltas (nminas) o fichas (tarjetas de racionamiento), aunque su ordenacin no
tiene por qu ser exclusivamente cronolgica.
La existencia de registros en nuestro pas se remonta a la Edad Media, aunque
podemos decir que son tan antiguos como los propios archivos. Los registros reales
castellanos debieron existir ya en tiempos de Alfonso VI. A lo largo del siglo XIX se
crean en Espaa el Registro Civil, el Registro de la Propiedad, el Registro de
Hipotecas, y el Registro de Penados, entre otros.
En 1871, en el Ministerio de Fomento, y un ao despus en los dems
ministerios, y en virtud de la aplicacin, respectivamente, del Reglamento de 12 de
mayo de 1871 y del Real Decreto de 14 de septiembre de 1872, surgen con fuerza, y
por influencia europea, los registros que recogan toda la documentacin que entraba
y sala de una institucin u organismo, que van a extenderse de manera definitiva en
todas las administraciones a partir de la regulacin del procedimiento administrativo,
ya a finales del siglo XIX
101
. Aunque registros de correspondencia parciales existan
con anterioridad. No son, en palabras de Manuel Romero Tallafigo, registros de
"memoria" como eran los registros cedularios o el propio registro general del Sello,
sino registros de "funcin"
102
. En ellos no se copian a texto completo cartas y cdulas
expedidas sino que se reflejan las labores burocrticas de inicio, tramitacin,
instruccin, resolucin y comunicacin de expedientes, encargndose de esta tarea
una oficina concreta. Los documentos registrados recibieron a partir de entonces una
marca o sello que identificaba al organismo, la fecha y el nmero de orden.

99
Diccionario de Terminologa Archivstica, p. 46.
100
Archivos Municipales: Propuesta de Cuadro de Clasificacin..., p. 23.
101
La normativa general espaola sobre "procedimiento administrativo", desde la Ley de 31 de
diciembre de 1881, que aprueba las bases para el procedimiento en las reclamaciones econmico-
administrativas, a los distintos reglamentos con esta misma funcin aprobados por varios ministerios
en 1890, pueden examinarse en la obra Legislacin administrativa espaola del siglo XIX, Madrid:
Instituto de Estudios Administrativos, 1977, pp. 3-97. Tambin se reproducen en el libro de Enrique
Mhartin y Guix, Procedimientos administrativos. Rgimen de las oficinas pblicas en materia de
instruccin, tramitacin y resolucin de expedientes, Madrid: Casa Editorial Bailly-Bailliere, 1904, pp.
259-358.
102
ROMERO TALLAFIGO, M.: "Archivstica espaola y registratur germnico: Archivos de gestin y
registro general de entrada y salida de documentos", Revista del Archivo General de la Nacin de
Per, 25 (2005) p. 130. De este autor, y para el tema que nos ocupa, es tambin de utilidad la lectura
de su "Diplomtica del documento contemporneo: sus aportaciones para la valoracin y seleccin en
los archivos", publicada en Actas de las Primeras Jornadas sobre Metodologa..., pp. 51-59.
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25
Para O. Gallego, a quien seguimos en buena medida en este apartado, tambin
tendran la consideracin de registros las matrculas fiscales (registros de bienes para
el pago de impuestos) y los censos (padrn o lista de personas o cosas, confeccionado
para satisfacer necesidades o servicios pblicos, que pueden ser demogrficos y
econmicos). En general se usan los registros en cualquier actividad que requiere la
anotacin sistemtica con numeracin progresiva o en orden alfabtico de personas
que dependen de una institucin o que se relacionan con ella (registros de soldados,
de detenidos, etc.), o de la documentacin enviada o recibida.
Los registros se pueden clasificar segn distintos criterios. Pueden ser
voluntarios u obligatorios. Segn su naturaleza cabe mencionar a los registros
administrativos o copiadores (en los que se asientan los documentos expedidos o
recibidos por una institucin o persona, de forma ms o menos abreviada); y los
registros jurdico-administrativos o registros-acta (en los que se registran actos
realizados de hechos voluntarios (casamientos, contratos, poderes, etc.) o actos
registrados de hechos naturales (nacimientos, defunciones, etc.).
Todo registro (entendiendo por tal la anotacin o asiento registral) constituye un
acto
103
distinto, por ello en el mismo registro podemos encontrar actas de diversa
naturaleza.
Pero parece claro que no todos los registros son unidades documentales
compuestas. Un inventario, incluso con formato librario, puede reflejar un nico acto
realizado en una fecha concreta y plasmado por escrito en un da determinado (una
actio y una conscriptio). No hay acumulacin de documentos que reflejen otros tantos
actos, ni cambios en el trmite. A nuestro de modo de ver estamos ante una unidad
documental simple, que por su funcin podemos identificar con un registro. Lo mismo
podemos decir de un alistamiento de mozos para el cumplimiento del servicio militar,
por poner otro ejemplo. Sin embargo, un libro registro de entrada y salida de
correspondencia s es una unidad documental compuesta, ya que en l cada asiento,
cada inscripcin, refleja una actio y una conscriptio que se suceden en el tiempo,
aunque esos asientos, de forma individualizada no estn fechados ni autenticados. Lo
mismo podemos decir de los registros de actas, aunque en este caso si estn datados
y signados
104
.


103
Zanobini define el acto administrativo como toda declaracin de voluntad, deseo, conocimiento o de
juicio, realizado por un sujeto de la Administracin pblica en el ejercicio de una potestad administrativa.
104
Antonia Heredia es la que ms ha estudiado esta problemtica, nada sencilla. En el texto citado,
incluido en el Homenaje a Olga Gallego, manifiesta (p. 81) que hay dos posiciones bsicas: a) el libro-
registro es una unidad documental compuesta y la serie sera la sucesin de libros-registro; y b) el
libro-registro es un contenedor o unidad de localizacin que contiene una fraccin de serie, y la serie
documental estara constituida por la sucesin de documentos registrados
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