Manual de Usuario Final HCM-PA APDR

Titulo:
Proceso: Gestin de Personal

Transaccin: PA20 PA30 PA40

Nombre del archivo: Manual de Usuario Final HCM-PA APDR Aceras Paz Del Rio S.A.
Modificado: 01.11.2009 Pgina:1

MANUAL DE USUARIO FINAL
SAP Human Capital Management
PA - Personnel administration

Titulo:


Tabla de contenido
1. NOCIONES BASICAS SAP R/3 Modulo HR ........................................................................................... 3
1.1. Operacin del Sistema ......................................................................................................................... 3
1.2. Pantalla Principal ................................................................................................................................. 4
1.3. Iconos Principales de SAP ................................................................................................................... 6
1.4. Parmetros de usuario .......................................................................................................................... 6
1.5. Transacciones ....................................................................................................................................... 8
2. DATOS MAESTROS DE PERSONAL ...................................................................................................... 12
2.1. Estructura de Personal: Grupos y reas de Personal .......................................................................... 13
2.2. INFOTIPO 0000 Medidas de Personal ........................................................................................... 15
2.3. INFOTIPO 0001 Asignacin Organizacional ................................................................................. 15
2.4. INFOTIPO 0002 Datos Personales ................................................................................................. 16
2.5. INFOTIPO 0006 Direcciones ......................................................................................................... 17
2.6. INFOTIPO 0007 Horario de trabajo terico ................................................................................... 17
2.7. INFOTIPO 0009 Relacin Bancaria ............................................................................................... 17
2.8. INFOTIPO 0016 Elementos de contrato ......................................................................................... 18
2.9. INFOTIPO 0021 Familia ................................................................................................................ 18
2.10. INFOTIPO 0022 Formacin ........................................................................................................... 19
2.11. INFOTIPO 0023 Empresas anteriores ............................................................................................ 19
2.12. INFOTIPO 0028 Servicios mdicos ............................................................................................... 20
2.13. INFOTIPO 0032 Datos internos de la empresa .............................................................................. 21
2.14. INFOTIPO 0040 Cesiones ............................................................................................................... 21
2.15. INFOTIPO 0105 Comunicacin ..................................................................................................... 21
2.16. INFOTIPO 0465 Documentos ........................................................................................................ 22
3. Medidas de Personal (Transaccin PA40) ................................................................................................... 23
3.1. Medida de contratacin de personal ................................................................................................... 23
3.1.1. Creacin del INFOTIPO 0000-Medidas ........................................................................................ 25
3.1.2. Creacin del INFOTIPO 0001 - Asignacin organizativa ............................................................. 26
3.1.3. Creacin del INFOTIPO 0002 (Datos Personales) ....................................................................... 27
3.1.4. Creacin del Infotipo 0006 - Direcciones ...................................................................................... 28
3.1.5. Creacin del Infotipo 0007 Horario de trabajo Terico. ............................................................. 29
3.1.6. Creacin del Infotipo 0009 Relacin Bancaria ........................................................................... 30
3.1.7. Creacin del Infotipo 0016 Elementos de contrato ..................................................................... 31
3.1.8. Creacin del INFOTIPO 0021 (Familia) ....................................................................................... 31
3.1.9. Creacin del INFOTIPO 0022 (Formacin) .................................................................................. 32
3.1.10. Creacin del INFOTIPO 0023 - Otras Empresas. ..................................................................... 33
3.1.11. Creacin del INFOTIPO 0028 - Servicios mdicos .................................................................. 34
3.1.12. Creacin del INFOTIPO 0032 Datos internos de la empresa ................................................. 35
3.1.13. Creacin del INFOTIPO 0040 Cesiones ................................................................................ 35
3.1.14. Creacin del INFOTIPO 00105 Comunicacin ..................................................................... 36
3.1.15. Creacin del INFOTIPO 00465 Documentos ........................................................................ 36
3.2. Medida de Cambio organizativo ........................................................................................................ 38
3.3. Medida de baja. .................................................................................................................................. 46
3.4. Medida de Reingreso a la empresa..................................................................................................... 51
4. Visualizacin de datos maestros de personal (Transaccin PA20) .............................................................. 56
5. Actualizacin de datos maestros de personal (Transaccin PA30) ............................................................. 63
6. Reportes de datos maestros ......................................................................................................................... 64
6.1. Reportes estndar ............................................................................................................................... 64
6.2. Reportes Detallados - S_PH0_48000510 - Ad-hoc-Query ................................................................ 70

Titulo:


1. NOCIONES BASICAS SAP R/3 Modulo HR

1.1. Operacin del Sistema

Acceso al Sistema

Para acceder al sistema, hay que seleccionar el icono de SAP que se encuentra en el Escritorio de
Windows:

Y se abrir la siguiente pantalla:

En esta pantalla se debe seleccionar el sistema correspondiente y luego seleccionar el icono que
lleva a la siguiente pantalla:

Titulo:


Se debe escribir el Mandante del Servidor al que se desea acceder (150 para Productivo), el nombre
de usuario (que es asignado por el Administrador del Sistema) y la clave personal que debe ser de 3
a 8 dgitos y luego presionar (enter). Si por algn motivo se ingresa mal por tres (3) veces
consecutivas el usuario y contrasea esta se bloquear y no permitir el ingreso, debiendo solicitar
a Brasil el desbloqueo de la misma.

Si es la primera vez que se ingresa al sistema aparecer una pantalla donde pedir ingresar la Clave
acceso nueva y debajo de esta pide Repetir clave acceso. En la pantalla anterior se solicitara que
ingrese su clave nueva y luego que vuelva a repetir la clave para que el sistema verifique la misma.
Luego presionar la tecla enter o hacer click con el mouse en continuar

La clave que elegida (puede ser alfanumrica) debe ser de 3 dgitos como mnimo y 8 como mximo
pero sin que los tres primeros dgitos se repitan (por ejemplo 111).

Esta nueva clave se deber usar hasta que el sistema solicite cambiarla. (Peridicamente)

Recuerde que la clave debe mantenerse en total secreto.

1.2. Pantalla Principal

Una vez que ingresado al sistema, la pantalla que aparece es la principal (SAP Easy Access) y es
similar a la que aqu se muestra:

Titulo:


Esta pantalla posee en su parte superior un men de opciones e iconos colocados en las barras de
herramientas. Ms abajo y, sobre el lado izquierdo, hay un men con dos carpetas principales, una
denominada Favoritos y la otra denominada Men SAP.

Ambas carpetas se despliegan y contienen los diferentes accesos para ingresar a las aplicaciones de
acuerdo al perfil de usuario.

La carpeta Favoritos est vaca y se puede configurar segn las necesidades y gustos de los usuarios,
pudiendo agregar y/o quitar comandos o accesos a programas utilizados frecuentemente. Cabe
aclarar que esta configuracin personalizada es por usuario, no dependiendo de la PC por la que
accede al sistema.

Precauciones

En el caso de ingresar desde otra Terminal con un mismo usuario y clave mientras se est conectado
desde otra PC, se debe tener en cuenta el siguiente mensaje y marcar la opcin que corresponda:

Titulo:


1.3. Iconos Principales de SAP

En la barra de Herramientas principal de SAP se encuentran los siguientes Iconos que son de uso
frecuente.

Intro: Verifica las entradas antes de grabar

Campo de Comandos: Ventana donde se ingresa el nombre de la
transaccin para el acceso rpido a una aplicacin.

Grabar: Graba los datos cargados.

Atrs: Vuelve a la pantalla anterior sin grabar los cambios.

Finalizar: Finaliza la aplicacin actual y regresa al nivel anterior o al nivel inicial SAP.

Cancelar: Cancela la aplicacin actual.

Imprimir: imprime los datos visualizados en la imagen actual.

Buscar: permite buscar datos que necesite de la imagen actual.

Continuar con la bsqueda: Contina buscando segn los parmetros anteriores.

Principio de Pagina: accede al principio de la informacin o del documento.

Pgina Arriba: accede a la pgina anterior.

Pgina Abajo: accede a la pgina siguiente.

Fin de Pagina: accede al final de la informacin o del documento.

Crear nuevo Modo: Crea una nueva ventana con un nuevo modo.

1.4. Parmetros de usuario

Para poder visualizar correctamente las aplicaciones es necesario configurar ciertos parmetros en
el sistema.

Titulo:


Para ello se proceder de la siguiente manera: Seguir la siguiente ruta desde la pantalla inicial (SAP
Easy Access

Se abrir la siguiente pantalla, dnde escribiremos los parmetros MOL y UGR con valor 38
(Colombia).

Con estos parmetros se deber trabajar siempre.

Titulo:


1.5. Transacciones

El acceso a las diferentes pantallas y aplicaciones del sistema se hace a travs del men principal o
ingresando el cdigo de la transaccin a la que se desee ingresar. Una transaccin es un cdigo
breve por el cual se accede a alguna aplicacin.

En la parte inferior izquierda de la pantalla se encuentra la barra de Status donde se podr ver el
nmero del sistema en el que estamos trabajando y los mensajes.

Desplegando el icono se podr visualizar informacin sobre la transaccin que se est
utilizando.

Para tener en cuenta

El acceso a las diferentes pantallas de aplicaciones va a depender exclusivamente del perfil que
posee cada usuario.

Restricciones de Seguridad

Las pantallas, a las que se puede acceder y modificar, se han definido de acuerdo al perfil de cada
usuario y al departamento en donde se desarrollan sus tareas. Dichas pantallas son las que se
encuentran en el Men de Usuario de SAP.

Asimismo el sistema posee un registro interno de auditora de todas las modificaciones que se
hacen al sistema, indicando tambin el usuario y la fecha del evento.

Visualizar los nombres tcnicos de las transacciones

Desde el men principal de SAP ingresar por la siguiente ruta

Detalles
Opciones

Titulo:


Visualizar nombres tcnicos

De esta forma podremos visualizar los nombres tcnicos de las transacciones. Estos cdigos tcnicos
son los que debemos ingresar en el campo de comandos para llamar a la aplicacin que
necesitamos.

Marcar este flag.

Titulo:


Ejecutar transacciones

Favoritos

Se Puede insertar carpetas y transacciones en el men de favoritos con el objetivo de colocar all las
transacciones que se usan frecuentemente. Para ello acceder a travs de la barra del men por el
men Favoritos:

Escribir el cdigo de la
transaccin y dar Enter.
O dar doble click en la
transaccin

Titulo:


Y luego aadir carpetas o transacciones como muestra el ejemplo:

Quedando la transaccin PA20 para visualizar datos maestros (por ejemplo) en el men de favoritos
dentro de una carpeta creada a tales efectos.

Titulo:


2. DATOS MAESTROS DE PERSONAL

El mdulo de Datos Maestros de Personal es una base de datos estructurada que contiene toda la
informacin de los empleados de APDR, su objetivo es tener informacin clara, actualizada y
homognea de los empleados, disponible para los dems mdulos.

A continuacin se exponen conceptos bsicos para describir las estructuras, infotipos y medidas de
personal que sern utilizados.

La informacin que gestiona SAP se organiza en elementos denominados OBJETOS. Un OBJETO es
un agrupador de informacin de un elemento bsico de la Gestin de Capital Humano. En el modulo
PA (Personnel Administration) se usan los siguientes objetos:

Posicin S
Persona P
Centro de costo K
Funcin C
Unidad organizacional O

Dentro del OBJETO existe a su vez un agrupador de informacin de orden inferior, denominado
INFOTIPO, que describe propiedades y caractersticas del OBJETO, ms adelante se describe cada
uno de los infotipos utilizados en APDR.

Para integrar la informacin de SAP los diferentes OBJETOS se relacionan entre s formando
diferentes tipos de VNCULOS.

Cuando los OBJETOS se vinculan entre s generan, en algunos casos, ESTRUCTURAS.

La ESTRUCTURA es un concepto diseado para gestionar grandes cantidades de informacin de
manera simultnea, por ejemplo:

Estructura de Jerrquica, para gestionar simultneamente reas organizativas
completas.
Estructura de Cualificaciones, para gestionar conjuntamente tipos o grupos de
cualificaciones.
Estructura de Personal, para gestionar de manera simultnea a Personas
pertenecientes a un mismo grupo o rea de personal (activos, jubilados,
directivos,)
Estructura Retributiva, para gestionar de manera simultnea a Personas
pertenecientes a una misma estructura tarifaria o salarial.

Los PROCESOS (Medidas) son secuencias de acciones predefinidas y estandarizadas que se realizan
para gestionar los OBJETOS, los VNCULOS y las ESTRUCTURAS.

Titulo:


2.1. Estructura de Personal: Grupos y reas de Personal

El grupo de personal define el status laboral del empleado dentro de la empresa. Las reas de
personal separan los Grupos de Personal segn el tipo de empleado del que se trate.

Las siguientes imgenes muestran la estructura de personal definida en SAP para APDR

Titulo:


Titulo:


2.2. INFOTIPO 0000 Medidas de Personal

Se utiliza para registrar las distintas medidas de personal de APDR

2.3. INFOTIPO 0001 Asignacin Organizacional

En este se consignan los datos de las Estructuras de la Empresa, del personal y de la Organizacin.

Ciertos datos son consignados en el Infotipo 0000 al momento de ejecutar la medida de
contratacin y por ese motivo se heredan algunos campos que son completados por default
(Sociedad, Centro de Costo SAP).

La posicin S del empleado debe ingresarse en forma manual en el momento del alta y por tanto
debe ser creada antes en el modulo OM (Organization Management). Los campos funcin, unidad
organizativa, centro de Costo, Divisin de Personal y Subdivisin de personal se completarn
automticamente ya que estn vinculados con la posicin.

Titulo:


2.4. INFOTIPO 0002 Datos Personales

En este Infotipo se registran los datos personales del empleado.

Titulo:


2.5. INFOTIPO 0006 Direcciones
Este Infotipo se usa para registrar la direccin de residencia del empleado y el nmero telefnico.

2.6. INFOTIPO 0007 Horario de trabajo terico

Este Infotipo se usa para registrar el horario de trabajo terico que rige para el trabajador, aunque
su uso aplica en el mdulos de gestin de tiempos (no incluido en el alcance de esta
implementacin). se requiere para el funcionamiento de SAP.

2.7. INFOTIPO 0009 Relacin Bancaria

Titulo:


En este Infotipo se registra la va de pago por la cual se paga el salario a la persona.

2.8. INFOTIPO 0016 Elementos de contrato

Este Infotipo se utiliza para registrar el tipo de contrato del empleado.

2.9. INFOTIPO 0021 Familia

En este Infotipo se registrarn los datos bsicos del ncleo familiar del empleado.

Titulo:


2.10. INFOTIPO 0022 Formacin

El Infotipo 0022 se usa para registrar los datos de formacin de los empleados. (Estudios).

2.11. INFOTIPO 0023 Empresas anteriores

En este Infotipo se registrara la experiencia laboral externa del empleado.

Titulo:


2.12. INFOTIPO 0028 Servicios mdicos

Se usa para registrar el grupo sanguneo y el factor RH de la persona

Titulo:


2.13. INFOTIPO 0032 Datos internos de la empresa

Se usa para guardar el nmero de Registro que poseen los empleados en el sistema Kactus.

2.14. INFOTIPO 0040 Cesiones

Se usa para registrar los elementos de dotacin entregados a la persona.

2.15. INFOTIPO 0105 Comunicacin

Se utiliza para registra el e-mail corporativo del empleado y el numero de celular.

Titulo:


2.16. INFOTIPO 0465 Documentos

Titulo:


3. Medidas de Personal (Transaccin PA40)

Las medidas son secuencias de acciones predefinidas y estandarizadas que se realizan para
gestionar objetos de SAP (en PA el principal objeto es P- Personas) y los vnculos entre ellos.

Las medidas de personal que se utilizarn son las siguientes:

Contratacin
Cambio organizativo
Baja
Reingreso a la empresa
Registro de 3eros

3.1. Medida de contratacin de personal

Nota: Antes de ejecutar esta medida debe estar creada la posicin S del nuevo empleado
previamente.

El motivo para la contratacin de personal ser el cubrimiento de vacante. En la siguiente tabla se
muestran los infotipos impactados con la medida de contratacin y la accin a desarrollar:

Medida de Contratacin de Personal
Infotipo Descripcin Accin
0000 Medidas Crear
0001 Asignacin Organizacional Crear
0002 Datos personales Crear
0006 Direcciones Crear
0007 Horario de Trabajo Terico Crear
0008 Emolumentos bsicos Crear
0009 Relacin Bancaria Crear
0016 Elementos de Contrato Crear
0021 Familia Crear
0022 Formacin Crear
0023 Empresas anteriores Crear
0028 Servicios Mdicos Crear
0032 Datos internos de empresa Crear
0040 Cesiones Crear
0105 Comunicacin Crear
0465 Documentos Crear

Para indicar la medida ejecutar la transaccin PA40 y aparece un pantallazo como el siguiente

Titulo:


Aparece la pantalla para creacin del Infotipo de medidas: Crear 0000-Medidas

1ro.: Dejar este campo en blanco
2do.: Ingresar la fecha de
Contratacin de la persona (la fecha
de creacin de la posicin debe ser
anterior a la fecha de contratacin
de la persona)
3ro.: Se deber marcar la
medida de contratacin y
dar click en ejecutar

Titulo:


3.1.1. Creacin del INFOTIPO 0000-Medidas

Hacer click en aparecer en la parte inferior el mensaje confirmando que
se pueden grabar los datos.

Note que el sistema genera el ID de la persona en este primer paso del proceso (medida) de
contratacin

Siempre va 01
Dejar en blanco
Escribir el nmero de la posicin
(Suministrado por responsable de OM)
Dejar en blanco, heredara la divisin de
personal de la posicin.
Escribir el Grupo de personal (ver
estructura de personal ms arriba)
Escribir el rea de personal. (Ver estructura de
personal ms arriba), dar Enter y aceptar el mensaje
que confirma la herencia de la divisin de personal
de la posicin.
Dejar en blanco

Titulo:


Hacer click en , con esto queda creado el Infotipo 0000-medidas.

3.1.2. Creacin del INFOTIPO 0001 - Asignacin organizativa

Luego de registrar la informacin dar Enter, Aparecer en la parte inferior el mensaje
confirmando que se pueden grabar los datos, dar Enter y click en ,
aparecer la pantalla para crear el Infotipo 0002- Datos personales.

Al ingresar la posicin en la pantalla anterior,
automticamente, aparecern los datos de la
Funcin y Unidad organizativa heredados de
la posicin.
No modificar,
Campos heredados
de la posicin

Escribir 7R
No modificar

Titulo:


3.1.3. Creacin del INFOTIPO 0002 (Datos Personales)

Despus de haber cargado todos los datos y de verificar que corresponden con los requeridos dar
Enter, Aparecer en la parte inferior el mensaje confirmando que se pueden
grabar los datos.

Hacer click en , aparecer la pantalla para crear el Infotipo 0006- Direcciones.

Seleccionar
Sr.: Seor
Sra.: Seora
Dato obligatorio
Digitar Fecha y lugar de nacimiento
Seleccionar de la
lista desplegable
Escribir CO para Colombia

Titulo:


3.1.4. Creacin del Infotipo 0006 - Direcciones

Una vez que diligenciados los campos dar Enter, aparecer el pantallazo para diligenciar segunda
residencia, esta se creara nicamente para los empleados externos, la diferencia con la primera
direccin es que en esta se registrara en el campo calle y numero el nombre de la unidad
organizacional (divisin o coordinacin)en la cual est prestando sus servicios el tercero. En caso
que aplique diligenciar y dar click en

Seleccionar y diligenciar la direccin de
residencia habitual

Diligenciar los
campos indicados

Titulo:


En caso que no aplique, dar click en . Esto har que se salte la opcin de grabar la segunda
direccin y aparecer el pantallazo para crear el Infotipo 0007 horario terico.

3.1.5. Creacin del Infotipo 0007 Horario de trabajo Terico.

Despus de haber cargado el horario y de verificar que corresponden con los requeridos dar Enter,
Aparecer en la parte inferior el mensaje confirmando que se pueden grabar
los datos.

ESCRIBIR:
VS_A260

Titulo:


Hacer click en , aparecer la pantalla para crear el Infotipo 0009- Relacin Bancaria

3.1.6. Creacin del Infotipo 0009 Relacin Bancaria

Despus de haber registrado la relacin bancaria y de verificar que corresponde con lo requerido
dar Enter, Aparecer en la parte inferior el mensaje confirmando que se
pueden grabar los datos.

Hacer click en , aparecer la pantalla para crear el Infotipo 0016- Elementos de contrato.

Seleccionar el tipo de
pago aplicable

Seleccionar el tipo de banco PE02

Titulo:


3.1.7. Creacin del Infotipo 0016 Elementos de contrato

Despus de haber registrado el tipo de contrato y verificar que corresponde con lo requerido dar
Enter, Aparecer en la parte inferior el mensaje confirmando que se pueden
grabar los datos.
Hacer click en , aparecer la pantalla para crear el Infotipo 0021- familia.

3.1.8. Creacin del INFOTIPO 0021 (Familia)

contrato aplicable, en caso
sea a termino fijo requerir
la fecha de terminacin del
contrato
Escribir el valor y unidad de
tiempo del periodo de
prueba.
Seleccionar el
parentesco
1 Cnyuge
2 Hijo
4 Conviviente
8 Padre
12 Madre
14 Hijo del conviviente
15 Hermano(a)
Diligenciar los campos
indicados con los del familiar
que se est registrando

Titulo:


Despus de haber creado las personas del ncleo familiar y de verificar que corresponde con lo
requerido dar Enter, Aparecer en la parte inferior el mensaje confirmando
que se pueden grabar los datos.

Hacer click en , aparecer la pantalla para crear el Infotipo 0022- Formacin.

3.1.9. Creacin del INFOTIPO 0022 (Formacin)

Despus de haber cargado los datos requeridos y verificar que corresponden dar Enter, Aparecer
en la parte inferior el mensaje confirmando que se pueden grabar los datos.

Hacer click en , aparecer la pantalla para crear el Infotipo 0023 Otras empresas.

De: Escribir la fecha de
ingreso del empleado.
A: 31.12.2009
Diligenciar
los campos
indicados
Escribir la fecha de terminacin
de la formacin

Titulo:


3.1.10. Creacin del INFOTIPO 0023 - Otras Empresas.


Hacer click en , aparecer la pantalla para crear el Infotipo 0028 Servicios mdicos.

Escribir la fecha de inicio
y fin de la experiencia
laboral a registrar
Dejar en blanco
Diligenciar
los campos
indicados

Titulo:


3.1.11. Creacin del INFOTIPO 0028 - Servicios mdicos

Hacer click en , aparecer la pantalla para crear el Infotipo 0032 Datos internos de la
empresa.

Seleccionar el valor
correspondiente al
Grupo sanguneo y
factor RH

Titulo:


3.1.12. Creacin del INFOTIPO 0032 Datos internos de la empresa

Despus de haber registrado el registro Kactus y verificar que corresponden dar Enter, aparecer en
la parte inferior el mensaje confirmando que se pueden grabar los datos.

Hacer click en , aparecer la pantalla para crear el Infotipo 0040 Cesiones.

3.1.13. Creacin del INFOTIPO 0040 Cesiones

Despus de haber registrado los elementos de dotacin entregados y verificar que corresponden a
lo entregado dar Enter, aparecer en la parte inferior el mensaje confirmando
que se pueden grabar los datos.
Hacer click en , aparecer la pantalla para crear el Infotipo 0105 Comunicacin.
Escribir el nmero de registro Kactus
elemento de dotacin
entregado, la cantidad y su
unidad de medicin

Titulo:


3.1.14. Creacin del INFOTIPO 00105 Comunicacin

Despus de haber cargado el e-mail y nmero de celular y verificar que corresponden dar Enter,
aparecer en la parte inferior el mensaje confirmando que se pueden grabar
los datos.

Hacer click en , aparecer la pantalla para crear el Infotipo 0465 Documentos.

3.1.15. Creacin del INFOTIPO 00465 Documentos

Escribir el nmero correo interno de
la persona
Seleccionar el tipo de documento.
Escribir el nmero del documento

Titulo:


Despus de haber cargado los datos requeridos y verificar que corresponden dar Enter, aparecer

Hacer click en para finalizar la medida de contratacin.

Aparecer la pantalla siguiente pantalla mostrando en el Campo N personal el nmero de registro
de registro SAP creado (ID SAP) para la persona:

Una vez iniciada la medida de contratacin esta debe continuarse hasta terminarse para garantizar
que no falte ninguno de los datos requeridos para los dems procesos de gestin de personas.

En caso que se est ejecutando la medida de contratacin y por algn motivo se salte la creacin de
un Infotipo, se registren datos equivocados o se salga de la ejecucin de la medida, deber ejecutar
inmediatamente la Transaccin PA30 para crear o modificar manualmente los datos faltantes o
errados. Ms adelante en este manual encontrara las instrucciones para el uso de la transaccin
PA30.

En caso que deba crear otros empleados se debe ejecutar nuevamente la Transaccin PA40

Respecto a la creacin del Infotipo 0040 Cesiones, esto deber hacerse manualmente (Transaccin
PA30) e inmediatamente se termine de ejecutar la media de contratacin.

Para visualizar la informacin consignada en los infotipos creados ejecutar la transaccin PA20, ms
adelante se encuentran instrucciones acerca del uso de esta transaccin.

Resultado Esperado
Empleado creado en el sistema, contratado, infotipos cargados con la informacin
requerida por el sistema para la contratacin.

Titulo:


3.2. Medida de Cambio organizativo

La medida de cambio organizativo debe ejecutarse cuando requiera efectuar cambios
organizacionales a las personas, los motivos para estos cambios configurados en el sistema son
segn el tipo de cambio como se muestra a continuacin:

Cambio de posicin:

Ascensos
Traslado
Restructuracin

Cambio de tipo de contrato:

Cambio de rgimen
Cambio de etapa lectiva a productiva
Contrato Fijo a Indefinido
Convencional a especial
Bsico a Integral
Paso a Ley 50
Paso de Ley 50 a Integral

Acciones de desarrollo de personal:

Plan de carrera
Plan de desarrollo

La medida de cambio organizacional afecta uno o varios de los siguientes infotipos:

Cambio Organizativo
0000 Medidas Crear
0008 Emolumentos bsicos Visualizar/Copiar
0016 Elementos de Contrato Copiar

Para realizar modificaciones al Infotipo 0001 deber tenerse en cuenta las estructuras de SAP PA (de
empresa o de personas) mostradas a continuacin:

Estructura de empresa:

Titulo:


Sociedad
Divisin de
Personal
Descripcin (30
posiciones)
Subdivisin de
Personal
Descripcin (30
posiciones)
(Cdigo) (Cdigo)
APDR (7011)
7100 Belencito
7100 Edificio Adtivo
7101 Planta Industrial
7101 Bogot
7104 Ofic. Calle 100
7105 Bodega Cll 80
7108 Paz de Ro
7108 Planta Lavadora
7109 Mina el Uvo
7110 Mina la Chapa
7113 Ubal 7113 Ubal
7116 Samac 7116 Samac
7119 Costa Norte 7119 Costa Norte
7122 Sur Occidente 7122 Sur Occidente
7125 Nor Occidente 7125 Nor Occidente
7128 Santanderes 7128 Santanderes
7131
Andina/Llanos
Orientales
7131 Andina/Llanos Orientales

Sociedad
Divisin de
Personal
Descripcin (30
posiciones)
Subdivisin de
Personal
Descripcin (30
posiciones)
(Cdigo) (Cdigo)
MPDR (7033)
7134 Belencito 7134 Edificio Adtivo
7137 Bogot
7137 Ofic. Calle 100
7138 Bodega Cll 80
7141 Paz de Ro
7141 Planta Lavadora
7142 Mina el Uvo
7143 Mina la Chapa
7146 Ubal 7146 Mina el Santuario
7149 Samac 7149 Samac
7152 Mina Caliza 7152 Edificio Minas

Estructura de Personal

Titulo:


Cdigo Grupo de Personal Cdigo rea de Personal
1 Activos
25 Especial Administrativos
26 Especial Ventas
27 Especial Mantenimiento
28 Especial Apoyo
29 Especial Operativos
30 Convencional Bsico Adtivo
34 Convencional Bsico Operativos
32 Convencional Bsico Mantenimiento
33 Convencional Bsico Apoyo
35 Convencional Destajo Operativos
36 Directivos Administrativos
31 Convencional Bsico Ventas
37 Aprendiz Universitario Adtivo
38 Aprendiz Universitario Ventas
39 Aprendiz Universitario Mantenimiento
40 Aprendiz Universitario Apoyo
41 Aprendiz Universitario Operativos
42 Aprendiz Etapa Productiva Adtivo.
43 Aprendiz Etapa Productiva Oper
44 Aprendiz Etapa Productiva Ventas
45 Aprendiz Etapa Productiva Mantenimiento
46 Aprendiz Etapa Productiva Apoyo
47 Aprendiz Etapa Lectiva Adtivo.
48 Aprendiz Etapa Lectiva Ventas
49 Aprendiz Etapa Lectiva Mantenimiento
50 Aprendiz Etapa Lectiva Apoyo

Titulo:


51 Aprendiz Etapa Lectiva Oper.
5 Retirados 58 Retirados
9 Externos
56 Externos Empresas Temporales
57 Externos Empresas Servicios
2 Pensionados
15 Pensionados
16 Jubilados
17 Sustitutiva
18 Compartida

Divisin de costos para el centro de costo

DIVISIN CENTRO DE COSTO
CDIGO NOMBRE
7036 MINAS
7037 SIDERURGIA
7038 CORPORATIVO
7039 MAQUILAS Y ALMACENADORAS

Para ejecutar la medida de cambio organizativo ejecutar la transaccin PA40 y aparecer el
siguiente pantallazo:

1. Escribir el ID SAP
de la persona
2. Escribir la fecha a partir de
la cual debe hacerse efectivo
el cambio organizacional, dar
enter
3. Seleccionar la medida
de cambio organizativo,
dar Enter, verificar
mensajes de aviso o
advertencia y clickear en
ejecutar

Titulo:


Luego de dar5 click en ejecutar aparecer la siguiente pantalla:

Realizar los cambios requeridos segn el tipo de cambio organizacional a realizar y continuar
modificando lo siguiente:

Seleccionar el motivo
del cambio
organizacional, al
hacer click en el
selector del campo,
aparecern los
siguientes motivos

Titulo:


Luego de grabar los cambios en el Infotipo 0000, aparecer el siguiente pantallazo para modificar el
Infotipo 0001 de la persona: realizar los cambios requeridos y verificar tanto los cambios realizados
como los campos que no se cambiaran para analizar su coherencia con el tipo de cambio aplicado.

En caso de generarse mensajes de error verificar que el grupo y rea de personal asignados
correspondan a las indicadas en las estructuras de SAP-PA, mostradas ms arriba en este
documento, realizar los cambios pertinentes y grabar los cambios dando click en , aparecer el
Infotipo 0001 para su modificacin
Realizar los cambios requeridos
en cualquiera de estos campos
Luego de realizar los cambios
requeridos y dar enter, aparecer
un mensaje de aviso informando
que se limitara la validez del
anterior dato. Esto indica que se
guardara el histrico del anterior
dato y su validez queda limitada a
la fecha en la que inicia el cambio
organizacional que se est
ejecutando con la medida, dar click
en guardar , aparecer la
pantalla del siguiente Infotipo a
modificar.

Titulo:


En caso de generarse mensajes de error verificar que la subdivisin de personal o la divisin de
costos asignada correspondan a las indicadas en las estructuras de SAP-PA, mostradas ms arriba en
este documento. Realizar los cambios pertinentes y grabar los cambios dando click en ,

Aparecer un mensaje de aviso informando que se limitara la validez del anterior dato. Esto indica
que se guardara el histrico del anterior dato y su validez queda limitada a la fecha en la que inicia
Si la persona cambiara su
ubicacin geogrfica
debido al cambio org.
aplicado, entonces
modificarlo aqu:
Si la nueva posicin
asignada tiene vinculado
un centro de costo de
otra divisin de costos y
no se actualiza
automticamente,
deber cambiarse en
este campo
El sistema siguiere un cambio
para el rea de nomina, pero debe
omitirse el mensaje y grabar el
cambio en el Infotipo haciendo
click en

Titulo:


el cambio organizacional que se est ejecutando con la medida, dar click en guardar , aparecer
la pantalla del siguiente Infotipo a modificar, IT 0016 Elementos contrato.

En caso que el cambio organizacional requiera cambio en el tipo de contrato, seleccionar el nuevo
tipo de contrato y grabar haciendo click en guardar .

Los tipos de contratos configurados en el sistema para APDR son los que se muestran en la siguiente
imagen:

Luego de grabar el Infotipo 16, elementos de contrato aparecer el pantallazo inicial de la
transaccin PA40 indicando que el registro del cambio organizacional fue creado.

Para visualizar la informacin consignada en los infotipos creados ejecutar la transaccin PA20, ms

Para modificar la informacin consignada en los infotipos creados ejecutar la transaccin PA30, ms

Resultado Esperado
Cambio organizacional aplicado a la persona en el sistema.

Titulo:


3.3. Medida de baja.

La medida de baja se ejecuta cuando una persona sale de la compaa, los motivos de esta situacin
configurados en el sistema son.

Renuncia
Termin. Cto. con justa Causa
Termin. Cto. sin justa causa
Terminacin de Cto.
Termino de obra o labor Contratada.
Abandono Puesto de trabajo
Fallecimiento
Pensin
Terminacin del contrato en perodo de prueba
Detencin Preventiva

La medida de baja afecta uno o varios de los siguientes infotipos:

Medida de Baja de Personal
0000 Medidas Crear

Nota: En la medida de baja, la fecha que debe ingresarse es la del ltimo da trabajado del
empleado. El sistema automticamente coloca en los dems infotipos la fecha del primer da de
inactividad de la persona.

Para correr la medida de baja se ejecuta la TRX: PA40 y aparecer el siguiente pantallazo:

Titulo:


y aparece la pantalla siguiente mostrado el Infotipo 0000 - medidas

Automticamente el sistema
coloca la fecha del da
siguiente
Seleccionar del listado el
motivo de la baja de esta
persona
de la persona a dar de
Baja
2. Escribir la fecha de ltimo
da de trabajo de la persona
ya que la medida tomar
vigencia al da siguiente.

de baja y dar Enter,
verificar mensajes de aviso
o advertencia y luego dar
click en ejecutar.

Titulo:


Ahora realizar los cambios mostrados en la posicin, grupo y reas de personal:

Luego de dar guardar, aparecer la pantalla para modificar el Infotipo 0001 - asignacin
organizacional, en esta pantalla se debe verificar que los datos de la posicin, grupo y rea de
personal correspondan a los que debe tener una persona con baja.
Realizar los cambios requeridos
en cualquiera de estos campos
requeridos y dar Enter aparecer un
mensaje de aviso informando que
se limitara la validez del anterior
dato. Esto indica que se guardara el
histrico del anterior dato y su
validez queda limitada a la fecha
en la que inicia la baja, dar click en
guardar , aparecer la pantalla
del siguiente Infotipo a modificar.

Titulo:


Luego de esto aparecera el pantallazo para limitar el infotipo 0016 Elementos de contrato.

Luego de verificar, que los datos corresponden y
dar click en guardar, aparecer un mensaje de
advertencia indicando que se borrara un registro,
dar nuevamente click en guardar.

Titulo:


Luego de esto dar click en guardar, as termina la medida de baja. Aparecer la pantalla inicial de la
TRX PA40 indicando el nuevo grupo y rea de personal del dado de baja.

Resultado Esperado
Persona dada de baja del sistema

Hacer click en limitar. Con esto se
limita el contrato hasta ltimo da de
trabajo

Titulo:


3.4. Medida de Reingreso a la empresa

La medida de reingreso se usa cuando una persona que ya haba trabajado en la empresa y fue
creada en el sistema, fue dada de baja y debe reingresar a la compaa.

Como la informacin de las personas que salen de la compaa queda guardada en el sistema, esta
misma informacin se puede usar en caso que la persona vuelva a ser contratada, as solamente se
debe modificar los infotipos cuya informacin ha cambiado.

Los motivos para estos cambios configurados en el sistema son segn el tipo de cambio como se
muestra a continuacin:

Orden Judicial
Cubrimiento de vacante

Los infotipos que son afectados por la medida de Reingreso de personal son uno o varios de los
siguientes:

Medida de Reingreso de Personal
0000 Medidas Crear
0001 Asignacin organizacional Crear
0002 Datos personales Visualizar/Copiar
0032 Datos internos de empresa Visualizar/Copiar
0008 Emolumentos bsicos Copiar
0022 Formacin Crear
0006 Direcciones Visualizar/Copiar
0016 Elementos de contrato Crear

Para correr la medida de Reingreso se debe ejecutar la TRX PA40, aparecer la siguiente pantalla

Titulo:


Despus de esto aparece la pantalla con los ltimos datos del Infotipo 0000 medidas al momento de
la baja.

de la persona a
Reingresar
2. Poner la fecha real de
reingreso.

de Reingreso y dar Enter,
verificar mensajes de aviso
o advertencia y luego dar
click en ejecutar.

Titulo:


Despus de esto aparece la pantalla con los datos del Infotipo 0001 Asignacin organizativa,
verificar que los datos corresponden a la nueva realidad del empleado y cambiar si se requiere.

Escribir los nuevos
valores para estos
campos.
requeridos y dar Enter aparecer un
mensaje de aviso informando que
se limitara la validez del anterior
dato. Esto indica que se guardara el
histrico del anterior dato y su
validez queda limitada a la fecha
en la que aplica el reingreso, dar
click en guardar , aparecer la
pantalla del siguiente Infotipo a
modificar.
Seleccionar el motivo del
reingreso

Titulo:


Dar click en grabar, aparecer el mensaje que indica que se limitara el registro de baja. Dar
nuevamente click en guardar.

Para los siguientes infotipos que trae la medida verificar si se requiere hacer cambios a los datos, en
caso se requiera se debe modificar y guardar dichos cambios, en caso no se requiera usar los
botones de navegacin de infotipos para saltar dichos infotipos.

Titulo:


Luego de haber modificado/saltado los infotipos requeridos terminara la medida de reingreso y se
mostrara la pantalla inicial de la TRX PA40 indicando el nuevo grupo y rea de personal as como la
fecha de reingreso.

Resultado Esperado
Persona reingresada al sistema

Titulo:


4. Visualizacin de datos maestros de personal (Transaccin
PA20)

La Transaccin PA20 permite visualizar cada uno de los infotipos que contienen la informacin con
los datos maestros de la persona, mas no permite modificarlos.

Ejecutar la TRX PA20, se mostrara un pantallazo como el siguiente

La Herramienta de bsqueda permite buscar por nombre o apellido, en caso de no recordar
exactamente los nombres o apellidos de la persona se puede usar una bsqueda con los mnimos
elementos disponibles y agregar *.

Escribir aqu el ID SAP
de la persona cuyos datos
queremos visualizar

En caso de no tener
disponible el ID SAP, buscar
el empleado con el
Matchcode, esto mostrara la
herramienta de bsqueda
Luego de poner los
criterios de bsqueda,
hacer click aqu

Titulo:


Esto resultara en una pantalla como la siguiente.

En esta se debe hacer doble click sobre el empleado buscado y el sistema traer automticamente
el ID de la persona a la pantalla inicial de la TRX PA20. Luego de esto dar Enter y se cargara al
empleado para la visualizacin de sus datos.

Ahora seleccionar el Infotipo a visualizar

El sistema trae el nmero
de personal y al dar enter
carga a la persona
buscada

Titulo:


Esto mostrara la pantalla siguiente con el resumen de los registros de ese Infotipo.

Seleccionar el Infotipo
del cual se desea
visualizar los datos o
escribir directamente el
nmero del Infotipo y dar
enter.
Luego dar click en
Resumen .

Seleccionar el registro
que se desea visualizar

Luego dar click en
visualizar y se
mostrara la siguiente
pantalla con el detalle del
registro.

Seleccionar el
periodo de tiempo
en el cual se desea
visualizar los datos.

Titulo:


Hay otra opcin para navegar por los diferentes registros directamente:

As se accede directamente a la opcin de ver el detalle de los registros del Infotipo.

Seleccionar el Infotipo
del cual se desena
visualizar los datos o
escribir directamente el
nmero del Infotipo y dar
enter.
Luego dar click en
visualizar .

Seleccionar el
periodo de tiempo
en el cual se desea
visualizar los datos.

Titulo:


Utilizar los botones de
navegacin para
desplazarse por los
registros del Infotipo.

navegacin para
desplazarse por los

Titulo:


navegacin para
desplazarse por los

navegacin para
desplazarse por los

Titulo:


Al llegar al ltimo registro se generara en la parte inferior izquierda de la pantalla un mensaje como
el siguiente, indicando que no hay ms registros.

Otras opciones de bsqueda

Si se requiere limitar la bsqueda a personas que cumplan ciertos requisitos en la herramienta de
bsqueda se puede usar la segunda pestaa asignacin organizativa que nos muestra varias
opciones para limitar aun ms la bsqueda, como se muestra a continuacin.

Lo cual arroja el siguiente resultado:

Resultado Esperado
Datos maestros de personal visualizados

Titulo:


5. Actualizacin de datos maestros de personal (Transaccin
PA30)

El mtodo para la seleccin de la persona y del Infotipo a modificar es el mismo que el usado en la
TRX PA20. La diferencia fundamental de esta transaccin con la PA20 es que adicionalmente a los
botones de visualizacin aparecern los siguientes:

Su funcionalidad se describe en la siguiente tabla:

Si se desea... Entonces...
Visualizar un Infotipo Seleccionar el Infotipo a visualizar, y hacer click en el botn

Modificar un Infotipo Seleccionar el Infotipo a modificar, y haga click en el botn

Crear un Infotipo
Seleccionar el Infotipo a crear, y haga click en el botn
Visualizar la Informacin histrica
de un Infotipo
Seleccione el Infotipo a visualizar y haga click en el botn

Volver a la pantalla Inicial
Haga click en el botn para regresar a la pantalla
anterior.
Copiar Informacin del Infotipo
Haga click en el botn para copiar el Infotipo.
Limitar la informacin del Infotipo Seleccione el Infotipo a limitar por fecha y haga click en el
botn
Borrar el contenido de un Infotipo
Seleccione el Infotipo a borrar y haga click en el botn

Luego de ingresar el ID SAP de la persona y presionar enter para cargarla, seleccionar el Infotipo a
actualizar y presionar el botn que corresponde a la accin que se desea ejecutar.

Realizar los cambios en los campos requeridos y dar click en guardar. Aparecer un mensaje
confirmando que un nuevo registro con los cambios hechos fue creado

Resultado Esperado
Datos maestros de personal actualizados

Titulo:


6. Reportes de datos maestros

6.1. Reportes estndar

El modulo PA trae reportes prediseados que son tradicionalmente requeridos por las reas de
Gestin de Capital Humano, para acceder a ellos debemos seguir la siguiente ruta en el men
estndar de SAP o digitar directamente el nombre del reporte en el campo de comandos.

Titulo:


Los reportes tienen varios bloques de campos segn los datos que se requieran para su ejecucin,
en la siguiente imagen se describen algunos de los ms usuales.

El Botn de seleccin mltiple permite filtrar por valores puntuales en la pestaa Valores
individuales o intervalos de valores en la pestaa intervalos

En el Bloque periodo se define el
criterio de fecha o periodo de
tiempo en el cual se desea extraer
los datos de los objetos ya que estos
conservan su historial.

En el Bloque seleccin se define el
criterio de caractersticas de los
datos deseados, adems se puede
filtrar ciertos valores puntales o
intervalos de estos, con el botn de
seleccin mltiple

En el Bloque selecciones
especficas se definen criterios aun
ms especficos para el reporte,

Titulo:


Luego de definir los criterios de bsqueda de la informacin para el reporte dar click en ejecutar
con esto se ejecutara el reporte y mostrara los resultados en un pantallazo similar al siguiente:

En la parte superior del reporte aparecen varias herramientas tiles para el manejo de la
informacin del reporte 2 de los ms usados son:

El botn Modificar disposicin permite quitar/agregar campos al reporte como se
muestra en la imagen

Titulo:


Quedando en este caso el reporte como sigue:

El botn Fichero local (disponible para algunos tipos de reportes) permite exportar el
reporte generado a un archivo externo en cualquiera de los formatos que muestra la
siguiente imagen:

Luego de seleccionar el formato deseado aparece una ventana en la que se debe especificar el
destino y nombre deseado para el reporte.

Titulo:


Escribir los datos solicitados, luego presionar el botn crear, aparecer en la parte inferior izquierda
de la pantalla el mensaje de confirmacin de la creacin del archivo externo y su tamao.

Criterios adicionales de seleccin

Algunos reportes permiten adicionar criterios de seleccin diferentes a los mostrados por defecto
en el bloque Seleccin usando el botn

El botn Otras selecciones abre una ventana que muestra los campos adicionales disponibles para
la bsqueda, con esta se pueden agregar/quitar campos para refinar la bsqueda como se muestra
a continuacin:

Titulo:


Luego de agregar para el ejemplo, el campo sociedad y centro de costo el bloque se seleccin queda
como lo muestra la imagen:

El botn , permite navegar por la estructura organizacional para especificar
la/las unidades organizacionales cuyos datos del personal deseamos visualizar en el reporte.

Resultado Esperado
Reporte estndar de SAP-HCM generado.

Titulo:


6.2. Reportes Detallados - S_PH0_48000510 - Ad-hoc-Query

El Ad-hoc-Query es una herramienta de gestin de informes que permite generar informes de
HCM de forma fcil y rpida utilizando campos de otros mdulos de HCM, permitiendo adems
usar cada uno de ellos como criterio de bsqueda.

Permite definir y ejecutar informes muy especficos y complejos que no se necesitan con demasiada
frecuencia. Por otro lado, permite definir y grabar informes complejos para volver a utilizarlos.

Para ejecutar el Ad-hoc-Query siga la ruta del men estndar de SAP mostrada en la imagen o
escriba directamente el nombre de la transaccin en el campo de comandos.

Aparecer un pantallazo como se muestra a continuacin

Titulo:


Aparecer la pantalla principal del ad_hoc_query como en la imagen mostrada a continuacin:

Seleccionar el rea de
trabajo, grupo de usuarios
e infoset Mostrados.
Lugo hacer click en

Titulo:


La salida del ad_hoc_query es como muestra la siguiente imagen, tiene disponibles las mismas
herramientas de los dems reportes para modificar la disposicin de las columnas y exportar el
reporte a un archivo externo.

Resultado Esperado
Reporte detallado con datos de varios mdulos de SAP-HCM

1. En esta rea se define
que campos visualizar y
segn la columna
marcada, si solo deber
mostrarse o ser criterio
de seleccin, en tal caso
aparecer un campo
para ingresar el valor de
seleccin deseado.
2. Seleccionar la fecha
o periodo de tiempo en
el que se desea
visualizar los datos
3. Pre visualizacin:
Visualizar/cambiar el orden de
las columnas y en caso de
necesitarse marcar la opcin de
mostrar el cdigo del elemento
a mostrar con click der. sobre
el encabezado de la columna.
4. Hacer click sobre el botn salida
para iniciar la generacin del reporte

Manual de Usuario Final HCM-PA APDR

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Proceso: Gestin de Personal

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