Organizacionymetodosunidad1 130214203531 Phpapp02

Mdulo Administrativo
Facultad de Ciencias Econmicas, Administrativas y Gerenciales

Unidad IV: Fundamentos de Organizacin
Tema 1: La Organizacin

1.1.- Organizacin como proceso administrativo - Definicin:

Se puede definir el trmino de: Organizar como el proceso de asignar
autoridad - responsabilidad y coordinar los esfuerzos del personal en la obtencin
de los objetivos de la organizacin. Este proceso presenta por tanto, dos facetas:
establecer la estructura y coordinar. Una vez identificados los objetivos y la
estructura durante la planificacin, la organizacin debe determinar quin va a ser
que cosa y cmo va a hacer lo coordinacin dentro y entre los departamentos de
la misma.
Veamos a continuacin las definiciones del proceso de organizar que
presentan algunos autores:
Organizacin es la estructura de las relaciones que debe existir entre las
funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos un
organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y
objetivos sealados" Agustn Reyes Ponce
"La organizacin es la coordinacin de las actividades de todos los
individuos que integran una empresa, con el propsito de obtener el mximo de
aprovechamiento posible de elementos materiales, tcnicos y humanos, en la
realizacin de los fines que la propia empresa persigue" Isaac Guzmn V.
"Organizar es agrupar las actividades para alcanzar ciertos objetivos,
asignar a cada grupo un administrador con autoridad necesaria para supervisarlo y
coordinar tanto en sentido vertical como horizontal toda la estructura de la
empresa" Koontz & ODonell
"Las organizaciones son unidades sociales o agrupamientos humanos
deliberadamente constituido para alcanzar fines especficos" Amitai Etzioni


1.2.- Importancia de la Organizacin
La organizacin como funcin administrativa posee un carcter continuo,
jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus
recursos estn sujetos a cambios constantes (Expansin, contraccin,
nuevos productos, entre otros).
Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades
eficientemente, con un mnimo de esfuerzo.
Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzo, al delimitar las funciones y
responsabilidades.
1.3.- Comportamientos Organizacionales:
Cuando interviene ms de un individuo se constituye una situacin social,
definida por sus usos y costumbres que dan lugar a normas de comportamiento y
adems se tiene en cuenta la identidad de los participantes, Estos dos factores
generan expectativas por parte de los individuos.
El comportamiento organizacional se caracteriza por ser un proceso de
interaccin regido por las expectativas de los individuos. Puede realizar en forma
de:
* Cooperacin: Actividad que se desarrolla con vistas a una finalidad
comn.
* Coordinacin: Actividad ordenada en base a informacin mutua de los
comportamientos proyectados.
1.4.- Elementos de Las Organizaciones
1.4.1.- Personas interrelacionadas: (personas, roles y status), es el
elemento esencial de toda organizacin. Las personas son a las organizaciones lo
que las clulas al cuerpo humano. El funcionamiento de la organizacin
depender en buena medida de cmo acten las personas que la integran, y por
lo tanto, una parte esencial de la comprensin de las organizaciones la constituye
la comprensin de los motivos del comportamiento humano, conocida como "
Motivacin".
1.4.2.- Grupos interrelacionados: Las propias organizaciones son, grupos
que a su vez estn constituidos por sub.-grupos. Estos sub.-grupos pueden ser
primarios es decir los espontneos y caracterizados por vnculos afectivos. Son


formados en base a impulsos naturales e inconscientes. Secundarios es decir
planificados y caracterizados por vnculos utilitarios. Resultan del pensamiento
consciente y racional. Al conjunto de roles y status establecidos en la definicin de
los subgrupos secundarios se les conoce como organizacin formal. Cuando una
persona pasa a pertenecer a un grupo, su conducta ya no depender nicamente
de su propia personalidad sino que estar fuertemente influenciada por las
normas de comportamiento y por los valores de ese grupo (los valores son los
que el grupo entiende que esta y bien y lo que entiende que esta mal).
1.4.3.- Finalidad: Es la misin. Toda organizacin orienta sus acciones a
satisfacer una necesidad o conjunto de necesidades de la sociedad lo cual
constituye lo que hemos llamado "Misin" de la organizacin-
1.4.4.- Eficiencia: es vital para que se intente llevar a su mximo la relacin
entre lo que se consume y lo que se produce en una organizacin. Lo contrario
implica despilfarro.
1.5.- Enfoque de Sistema de la Organizacin
Segn Stoner: El enfoque de sistema procura contemplar la organizacin
como un todo y como parte del ambiente externo. Considera que la actividad de
un segmento de la organizacin afecta a la actividad del resto de los segmentos
de la misma, hace que los gerentes no puedan funcionar solamente dentro de los
lmites del organigrama tradicional, sino que deben entremezclar su departamento
con toda la empresa.

Un gerente de produccin que aplica el enfoque de sistema decidira la
programacin tomando en cuentas las consecuencias de sus decisiones en otros
departamentos y para la organizacin entera.

1.5.1.- Principales Conceptos del Enfoque de Sistema:
1. Sub Sistema: Son las partes que constituye el sistema, lo cual implica que
cada sistema puede ser a su vez subsistema de otro sistema mayor.
2. Sinergia: Significa que los departamentos que interactan en forma
cooperativa, son mas productivos que si trabajaran en forma independiente
o aislada.
3. Sistema Abierto y Sistema Cerrado: Un sistema abierto es aqul que
interactan con su ambiente, en tanto el sistema cerrado no lo hace.
4. Lmite del Sistema: Es lo que separa a todo sistema de su ambiente. En un
sistema cerrado el limite es rgido, en tanto en un sistema abierto el limite
es ms flexible
5. Flujo: Un sistema toma elementos del ambiente externo, que constituye el
INPUT del sistema. Los input pasan por un PROCESO de transformacin,
que los transforman en bienes y servicios (OUTPUT), que se vuelcan al
medio externo.


6. Retroalimentacin: Constituye la parte del control de un sistema: los
resultados, es decir, los output regresan a quien proces los input,
permitiendo analizar y corregir los procesos.
Segn Donnelly: En el enfoque de sistema, la organizacin es percibida
como un grupo de partes interrelacionadas con un propsito nico, donde la
accin de una parte repercute en las dems. Agrega que resolver un problema con
enfoque de sistema, implica ver la organizacin como un todo dinmico y prever
impactos deseados y no deseados de las decisiones.
Segn Kast y Rosenzweig: Un sistema es todo conjunto organizado y
unitario, compuesto por dos o ms partes Inter-dependientes, delineado por lmites
identificados que lo separen del supra ambiente ambiental.

Estos autores consideran que las organizaciones son un sub - sistema de la
sociedad, que a su vez estn compuestos por distintos sub - sistemas: metas y
valores; tcnico; psico-social; estructural; administrativo.

1.6.- Organizacin Formal.
Las organizaciones formales, consisten en grupos de personas
conformados para obtener resultados utilitarios especficos. Como todo grupo,
tienen una estructura es decir, cada integrante ocupa una posicin (o status) que
conlleva derechos y obligaciones, y un rol que implica el ejercicio de esos
derechos y obligaciones. Pero en el caso de las organizaciones formales, esta
estructura est formalizada, existe con independencia de quien la ocupe.
1.6.1.- Principios de la Organizacin Formal.
Segn Benjamn Franklin (1998) los principios de la organizacin formal son
los siguientes:

1.6.1.- Autoridad:
Consiste en el derecho de mandar y en el poder de hacerse obedecer,
siendo el poder la habilidad de ejercer influencia, por lo tanto el poder refuerza la
autoridad.

1.6.2.- Delegacin:
Es el proceso por el cual un jefe de a un subordinado la autoridad necesaria
para realizar su tarea. Se lleva a cabo cuando las actividades crecen o aumentan
la complejidad de las mismas.


1.6.3.- Responsabilidad:
Es el deber que un subordinado tiene de cumplir con las tareas
encomendadas dependiendo su grado de responsabilidad de la funcin que
realiza y jerarqua que ocupa en la organizacin.

1.6.4.- Departamentalizacin:
Consiste en dividir y agrupar las actividades de la organizacin para que
contribuyan al logro de los objetivos, aumentando as la eficiencia de la
organizacin. De cada rea, departamento, divisin, y puesto de trabajo se exige
una definicin clara de la actividad, delegacin y relaciones de autoridad
establecida.

1.6.5.- Unidad de mando:
Para la ejecucin de un acto cualquiera una persona solo debe recibir
rdenes de un jefe, esa es la regla de la unidad de mando. Sin embargo, en la
actualidad este principio se est modificando por cuanto las nuevas estructuras
organizacionales estn apuntando hacia el trabajo por proyectos y estructuras en
redes, en los cuales las personas no estn bajo la direccin de un solo supervisor
sino de varios.

1.6.6.- Tramo de control o Amplitud administrativa:
Es el nmero de empleados que deben reportar a un gerente. Determina
cunto debe monitoriar estrechamente el gerente a sus subordinados.

1.6.7.- Unidad de objetivos:
Toda la organizacin debe estar encaminada hacia el logro de la misin,
objetivos y metas y la estructura debe ser una herramienta para alcanzar lo
planeado.

1.6.8.- Jerarquizacin:
J erarquizar es establecer lneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a
travs de los diversos niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado.


Tema 2: Organizacin y Mtodos

2.1.- Organizacin y Mtodos - Definicin
El avance incesante de la complejidad en la Administracin y todos los
evidentes defectos que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las
empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar,
controlar y dar mayor eficiencia a su administracin.
Es as como hoy en da, en la mayora de las empresas han sido creadas
unidades de Organizacin y Mtodos para dar eficiencia y simplicidad al
mecanismo administrativo; Organizacin y Mtodos es uno de los trminos que
integran la labor general de la racionalizacin.
Sobre la Teora de Organizacin y Mtodos se manifiesta que es "Una
forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las
actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar
trabajos administrativos mecnicos con la mayor economa de esfuerzo y con el
mximo de eficacia en los resultados" . Y por extensin, se llama unidad, equipo o
servicio de Organizacin y Mtodos al conjunto de funcionarios especializados en
la aplicacin de la tcnica del mencionado servicio.
Organizacin y Mtodos estudia los problemas de estructura y
funcionamiento de la Administracin, cumpliendo como funcin el aconsejar a los
funcionarios interesados en mejorar la organizacin y los mtodos empleados por
los servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organizacin y Mtodos es
asegurar el mximo de eficiencia en los procesos administrativos, y mediante la
aplicacin adecuada de mtodos cientficos de organizacin; conseguir economas
en el costo de la produccin y en la utilizacin de mano de obra.
Se suele preguntar Por qu es necesario emplear un servicio
especializado, si el deber de los gerentes es asegurar que las actividades sean
bien organizadas y se apliquen los mtodos adecuados? Y la respuesta a esta
interesante interrogante es que utilizando este servicio, los gerentes adquieren los
conocimientos necesarios de Organizacin y Mtodos, y sean capaces de dirigir
un departamento, hacindose totalmente responsable de sus actividades. Cada
administrador tiene una clara responsabilidad de asegurar que su sector en los
negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel directivo, debe
trazar la forma de la organizacin y crear los instrumentos apropiados o mtodos
para llevar a cabo la funcin.


2.2. Ventajas de las Unidades de Organizacin y Mtodos
La ventaja principal que Organizacin y Mtodos tiene sobre un gerente es,
que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede
tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar
otras responsabilidades, haciendo stas en base de reunir datos y obtiene la
mayora de su informacin a travs de personas encargadas de la actividad que
se analiza .
Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Crticas, es decir,
pensar en trminos de propsitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se
hace y el por qu de ello.
Un buen servicio del departamento de Organizacin y Mtodos se
caracteriza por:
Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin
ninguna presin.
Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser
capacitado para hacer apreciaciones objetivas.
Adiestramiento en tcnicas especializadas que son complementadas
con la experiencia de sus funcionarios.
Liberacin de estrecheses departamentales y enfocar los problemas
desde el punto de vista de las necesidades de la empresa.

De esta manera, el trmino de Organizacin y Mtodos consiste, por una
parte, en conceptuar la organizacin como la funcin que se sustenta en
buscar los medios prcticos para distribuir las funciones en las distintas
unidades orgnicas del servicio administrativo respectivo: determinar su
grado de eficiencia, su rentabilidad, as como su facultad de adaptarse a los
cambios del medio, y por otra parte, en conceptuar al mtodo como el
proceso de reflexin abstracta que permite enfocar y abordar el problema
de la organizacin.

El trmino de Organizacin y Mtodos se
utiliza para designar el conjunto de tcnicas
administrativas y de investigacin destinados a
mejorar el funcionamiento de la administracin



La esencia de la relacin entre Organizacin y Mtodos es
que los mtodos deben ser acordes con la organizacin y sta
con los mtodos aplicados. Una variacin en la organizacin
ocasiona una variacin en los mtodos y, a la inversa, un cambio
en los mtodos provoca cambios en la estructura orgnica. El
mtodo permite descubrir cules son las estructuras y
procedimientos ideales que deben aplicarse a la organizacin
para hacerla eficiente y eficaz.
Esta herramienta administrativa, tuvo sus inicios en la administracin
pblica. La introduccin de esta concepcin al sector pblico se ha realizado
conforme han surgido los problemas en la prestacin de los servicios pblicos. Se
inici la aplicacin de este concepto en las empresas pblicas para las cuales el
criterio de rentabilidad y productividad es importante, a pesar de que el lucro no es
su finalidad.

2.3. Objetivos
Las unidades de organizacin y mtodos obedecen a dos objetivos
fundamentales:
1. Servir de vinculacin entre el rgano central de modernizacin
administrativa y las dependencias en la ejecucin de las prioridades del
mejoramiento administrativo.
2. Analizar los problemas originados en la estructura de la organizacin y los
problemas derivados del flujo o proceso administrativo; as como los
problemas del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la
modernizacin administrativa.

2.4 Origen de Organizacin y Mtodos
La creacin de las unidades de Organizacin y Mtodos se vincula, por una
parte, a los esfuerzos de reorganizacin administrativa tendientes a racionalizar y
hacer ms eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la
aparicin del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al
establecimiento del proceso de modernizacin administrativa que se inicia en
1965.

La evolucin que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes:
una referente a su origen y formacin y otra referente a su consolidacin.

Esta primera fase abarca el perodo de 1917 a 1964, que se inicia con la
creacin de los departamentos administrativos y termina con la instalacin de las


unidades de Organizacin y Mtodos en toda la administracin. Este perodo se
caracteriza por la confusin y el parcialismo, porque se lig la funcin de
Organizacin y Mtodos a las funciones de contabilidad y auditoria con funciones
de mejoramiento administrativo, ya que stas se encargan de racionalizar el
aprovechamiento de los recursos.

La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la
administracin e introducen las tcnicas administrativas experimentadas en el
sector privado y consolidan su accin de revisin permanente tanto de la
estructura como del funcionamiento.

Las unidades de Organizacin y Mtodos se legalizan en 1971 por medio
de varios acuerdos:

1. "Acuerdo por el que se establecen las bases para la promocin y
coordinacin de las reformas administrativas"
2. "Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento
deben procurar dar la atencin que requiere el programa de reforma
administrativa de su dependencia"
3. "Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la
Presidencia llevar a cabo visitas peridicas de evaluacin en materia de
reforma administrativa y los diagnsticos necesarios"

2.5.- Funciones.
El funcionamiento del sistema de Organizacin y Mtodos vara de acuerdo
con el desarrollo de la organizacin dentro de la que se ubica y con las tcnicas a
las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de anlisis y
diagnstico administrativo y diseo organizacional.

Las funciones consisten en una orientacin general en el conjunto de la
administracin y se pueden destacar de la siguiente manera:

1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento
de la dependencia. Esta primera funcin implica que efecten varias
actividades como la realizacin de un diagnstico general de la estructura y
procedimientos de la organizacin, la proposicin de modificaciones para la
adaptacin de sistemas y procedimientos, su diseo y la formulacin de
manuales administrativos.
2. Adecuar la organizacin y las funciones en la dependencia a las que se
trabaja. Segn esto, deben desarrollarse actividades de investigacin y
clasificacin de acuerdo a las bases jurdicas que le otorgan legitimidad a la
administracin de la dependencia.
3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo
solicitan en la interpretacin y aplicacin de tcnicas administrativas;


coordinndose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores
sistemas de trabajo y capacitacin del personal.
4. Hacer actividades de promocin, investigacin y divulgacin. Para
promover la coordinacin de los recursos e investigar las nuevas tcnicas
de administracin que se puedan aplicar, de este modo comunicar o
divulgar dichas tcnicas para que sean aplicadas.
5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organizacin, donde se
verifiquen todas las actividades realizadas como un anlisis integral de
finalidad, de organizacin, sistemas y procedimientos, a fin de considerar
posibles mejoramientos en los mtodos.
6. Dictamen, asesoramiento e informacin de los trabajos que deba realizar la
organizacin en cada una de sus divisiones.
7. Conocimiento de las tcnicas concernientes al mejoramiento de mtodos y
a los principios generales para la resolucin de problemas que se plantean
en la organizacin de la cual dependen.
8. Estudio, bibliografa y documentacin sobre temas de organizacin y
mtodos.
9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan
desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los
funcionarios y empleados.

Respecto con las funciones que deben desempear los sistemas de
Organizacin y Mtodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo
administrativo:

1 Fase de desarrollo
(inicial)
(intermedia)
(consolidacin)
Anlisis de estructuras y
funciones
Teora de sistemas Teora cuantitativa
Cuadros de distribucin
del trabajo
Desarrollo
Organizacional
Ingeniera de sistemas
Elaboracin de
organigramas
Administracin por
proyectos
Informtica
Elaboracin de
diagramas de flujo
Administracin
estratgica
Modelos de simulacin
Anlisis y descripcin
de puestos

Fuente: Gustavo Quiroga Leos (1992)
Se dividen en estas fases ya que va desarrollndose mediante la
dependencia, el mejoramiento, el comportamiento del personal y los sistemas de
la organizacin


a. Fase de Desarrollo (Inicio):
Pueden utilizarse criterios y tcnicas administrativas aportadas por la teora
de la organizacin clsica, para el estudio de la estructura y los procesos de
trabajo de la empresa; elaborando organigramas como cuadros de
distribucin del trabajo, departamentalizacin y delegacin de tareas.
b. Fase de Desarrollo (Intermedia):
En este nivel de actividad recurren las tcnicas ms avanzadas y
complicadas para el desarrollo del comportamiento y la teora moderna de
la organizacin, as como los sistemas y los proyectos.
c. Fase de Desarrollo (Consolidacin):
Es la fase donde se hace ms avanzado el desarrollo, recurriendo a teoras
cuantitativas con la utilizacin de recursos matemticos, operaciones,
simulacros y procedimientos electrnicos de datos.
2.6.- Caractersticas de los anlisis de Organizacin y Mtodos
La informacin sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad
orgnica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual
se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de
mejoramiento administrativo ms viables de acuerdo con la estimacin de costos y
presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder
realizar dichos anlisis se deben seguir diversos pasos:
1. Conocer el hecho o la situacin que se analiza.
2. Describir tal hecho o situacin.
3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
4. Examinarlo crticamente y comprender cada elemento o componente del
hecho especfico en estudio.
5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido,
haciendo comparaciones y buscando analogas.
6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta
los fenmenos administrativos y el departamento donde se trabaja.
7. Clasificar la informacin por reas: objetivos, estructura, normas y polticas
administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.
Es importante saber las caractersticas que distinguen a los anlisis de un
sistema de Organizacin y mtodos, las cuales se denotan as:
a. Eliminacin: Es la supresin de un sistema de trabajo, la eliminacin de
procedimientos o de pasos dentro de un proceso.


b. Adicin: Introducir nuevos sistemas o programas.
c. Combinacin: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento
que considere los factores.
d. Modificacin: Cambios en los procedimientos o las operaciones,
modificadores en las formas, registros e informes.
e. Simplificacin: Introduccin de mejoras en los mtodos de trabajo
mediante el anlisis de las operaciones de un procedimiento.
f. Series de Tiempo: Interpretacin de las variaciones en los volmenes de
hechos, costos, produccin, etc., en perodos iguales y subdivididos en
unidades homogneas de tiempo.
g. Correlacin: Determinar el grado de influencia entre dos o ms variables.
Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.
h. Muestreo: A travs del uso de varios diseos, el muestreo hace posible las
inferencias acerca de las caractersticas del personal.
i. PERT (Tcnica para la Revisin y Evaluacin de Programas): La
planeacin y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y
relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignacin de
recursos, etc.
j. Programacin lineal: Para asignar los recursos incluyendo una funcin
objetiva, a travs de la eleccin entre varias alternativas y sistemas cuyos
elementos tienen valores para adquisicin, durabilidad, utilizacin en
diversas etapas.
k. Simulacin: Usada para imitar una operacin antes de su ejecucin real,
para as proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones,
haciendo grupos complejos de variables.
l. Teoras: Existen, en los anlisis de Organizacin y Mtodos, diversas
teoras que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que est
desarrollndose, stas se dividen as:
Lnea de espera: Es para determinar el nmero ptimo de
estaciones de servicio, y la mayora de los modelos suponen una
distribucin especfica de las llegadas y el tiempo.
Decisiones: Seleccionar el mejor curso de accin cuando la
informacin se da en forma probable para el desarrollo sistemtico
del anlisis.
J uegos: Es para determinar la estrategia ptima en una situacin de
competencia, y aplicar en problemas de productividad hacindose
responsables pero conociendo las reglas.
2.7.- Ubicacin dentro de la empresa:
Ya est definido que la funcin nica de Organizacin y Mtodos
corresponde a aconsejar, aunque a veces resulte inefectiva o que goce de un
fuerte respaldo y tenga acceso a muchas fuentes de autoridad, dando como


resultado que la unidad de Organizacin y Mtodos pueda situarse en diferentes
lugares en la estructura administrativa de una empresa.
Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, de
personal o de secretara. Lo que se deriva por establecer estos programas en
oficinas o departamentos claves en el corazn de la administracin como un
instrumento efectivo para su mejoramiento.
La ubicacin de Organizacin y Mtodos en los organismos de la
administracin es muy variada y depende del tipo de relaciones y las funciones
que se le asignen y del tipo de organismo implicado. Los documentos oficiales
recomiendan que el sistema de organizacin y mtodos dependan de la misma
autoridad del organismo al cual sirven. Sin embargo, las podemos localizar de
diferentes formas, es decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la empresa
u organismo.
2.7.1.- Ubicacin segn la funcin de asesora:
Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el mximo nivel
jerrquico o mximo nivel de decisin, pero pueden situarse en otro nivel
jerrquico. Existen dos casos
En una secretara, donde dependa directamente del secretario, del
subsecretario y de un gerente.
En una administracin descentralizada, donde puede depender
directamente del director o gerente general y del subdirector o
subgerente general.
La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge, cuando un
directivo reconoce que la estructura administrativa que dirige no responde en un
momento determinado al desarrollo y evolucin de las actividades administrativas.
Al no poder detectar personalmente las causas de dicho desfase, decide aumentar
su capacidad directiva y crea una unidad orgnica asesora.
Realizndose mediante la recoleccin de una serie de datos que le
permiten conocer la situacin como una fase de diagnstico y considerar los
cambios para una mejora del sistema de actuacin administrativa como una fase
de diseo.
2.7.2.- Ubicacin segn la funcin de apoyo administrativo:
Es aquella que permite a los rganos administrativos cumplir con sus
acciones sustantivas y que agrupa las tareas de programacin, presupuestos,
informacin, administracin de recursos humanos y materiales y control.


Se puede ubicar el sistema de Organizacin y Mtodos a nivel lineal,
dependiendo de un rgano de lnea pero con autoridad funcional sobre las
unidades orgnicas de la dependencia para el caso especfico y especial del
apoyo administrativo en Organizacin y Mtodos.
Puedes ser una direccin general, departamento y oficina, con funciones de
apoyo administrativo, auxiliadas por pequeas unidades de diagnstico y
proyectos ubicadas en las reas que dada su importancia o dimensin las
requiera.
2.7.3.- Ubicacin segn la funcin de los proyectos:
La organizacin por programas o proyectos es la ms resultante del
desarrollo de las relaciones horizontales dentro las organizaciones.
La organizacin por proyectos se caracteriza porque constituye una
organizacin orgnico ajustable y flexible, identificndose como una estructura
horizontal diagonal. Es una combinacin de la relacin de coordinacin y del
mando especializado, pero tambin puede considerarse como una vinculacin
entre la estructura programtica, cuando se aplica el presupuesto por programas,
cuya base son los proyectos y la organizacin.
Existen dos enfoques para administrar los proyectos de Organizacin y
Mtodos:
a.- El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor
directo, lo que ubica al ms alto nivel con una relacin de asesora en el
organigrama.
b.- El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente
autoridad sobre todas las actividades del proyecto hasta su trmino y los
funcionarios de lnea conserven su autoridad lineal original.
En l coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad que
emana de los distintos administradores funcionales y el flujo horizontal de la
autoridad al proyecto"
2.8.- Personal de Organizacin y Mtodos
El personal que labora en Organizacin y Mtodos se conoce como
analistas. ste se encarga de recopilar y analizar informacin con el fin de
presentar soluciones alternativas a problemas, as como asesorar en la
implantacin de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un tcnico
o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:


Conocimientos Tericos: Como conocimientos de teora de la
administracin y de la organizacin, de sistemas y metodologa de la
investigacin.
Conocimientos Tcnicos: Principalmente que le permitan realizar
diagnsticos administrativos y el diseo organizacional, anlisis y
elaboracin de organigramas, diagramas de flujo y distribucin de
espacio.
El analista debe tener la capacidad de anlisis, expresarse con claridad,
saber redactar y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.
2.9.- Obstculos y limitaciones de Organizacin y Mtodos
Los obstculos y limitaciones de un sistema de Organizacin y Mtodos se
resumen en tres aspectos:
a. La carencia de un programa general de Organizacin y Mtodos en
las dependencias pblicas.
b. La escasez de personal calificado.
c. La resistencia al cambio.
Podemos decir que un sistema de Organizacin y Mtodos es vital para
cualquier empresa ya que en la ubicacin donde se presente o
departamento en el que se localice, ayudar de manera directa en el
mejoramiento y en la innovacin de los procesos que se planifiquen y se
lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la
organizacin.
Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura
organizativa de las empresas donde se encuentre y las ideas de los
proyectos para trabajar de una manera ms rpida, eficaz y consolidadora;
trabajando directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los
directivos o el mximo nivel jerrquico de la empresa.


Tema 3: Metodologa de los procesos de mejoramiento administrativo

3.1.- Metodologa de los procesos de mejoramiento administrativo -
Definicin
Para lograr el propsito de mejorar los sistemas administrativos, se
requiere de un marco general de referencia metodolgico que permita identificar
claramente los factores bajo estudio y analizar en forma ordenada y sistemtica
sus componentes del modo ms racional posible utilizando las tcnicas ms
adecuadas.
Tomando como base las investigaciones realizadas por Enrique Benjamn
Franklin, se presenta un mtodo de trabajo para normar y auxiliar las tareas de
estudio, anlisis, diagnstico y mejoramiento organizacional:

Fuente: Enrique Benjamn Franklin (1998)
3.1.1.- Visin del Estudio
Constituye la etapa inicial de un estudio organizacional, a partir de la cual
se puede lograr una aproximacin de la situacin real, las competencias y
aplicaciones esenciales para dimensionar la naturaleza y propsito del estudio.

Etapas de la metodologa para el desarrollo de
los procesos de mejoramiento administrativo
Visin del
Estudio
Planeacin del
Estudio
Recopilacin
Formulacin de
recomendaciones
Anlisis de
los datos
Implantacin Evaluacin
1 2 3 4
5 6 7
1


En este paso se realizar una captacin, anlisis y seleccin de las ideas
que permitirn sentar las bases para definir la naturaleza, alcance, requerimientos
y expectativas que se pretenden alcanzar con su puesta en prctica.

Adems se realizar un examen preliminar de la situacin, es decir, una
revisin e identificacin de los puntos claves que servirn como marco referencial
para el estudio.
3.1.2.- Planeacin del estudio:
El segundo paso para realizar un estudio organizacional es el de precisar su
naturaleza y alcance, es decir, establecer los trminos de referencia para
orientar su ejecucin.
3.1.2.a.- Determinacin del factor de estudio: Identificacin del elemento o
variables que deben ser estudiados para que la organizacin pueda cumplir con su
cometido. Este procedimiento fija las bases para determinar el objetivo del estudio
y llevar a cabo una exploracin o investigacin preliminar que proporcione la
informacin fundamental para integrar un proyecto de estudio slido y completo.
3.1.2.b.- Fuentes de estudio
a.- Fuentes internas: Nivel institucional, Nivel intermedio, rea afectada,
otras unidades administrativas, Unidades de mejoramiento administrativo,
recursos de informacin.
b.- Fuentes externas: Normativas, Organizaciones anlogas,
Organizaciones lderes en el campo de trabajo, proveedores, clientes o usuarios.
3.1.2.c.- Definicin del objetivo de estudio: Una vez se ha detectado los
factores que requieren atencin, es necesario determinar con claridad el objetivo
del estudio, el cual debe ser muy especfico en cuanto a las condiciones que la
organizacin espera como resultado de sus acciones internas e interaccin con el
medio ambiente.
3.1.2.d.- Investigacin preliminar: Definida la orientacin y los factores de
calidad esperados del estudio, se requiere de una investigacin preliminar o
reconocimiento para determinar la situacin administrativa de la organizacin. Esto
implica tanto la revisin de la literatura tcnica y legal, como el primer contacto
con la realidad que se va a estudiar.
2


3.1.2.e.- Preparacin del proyecto de estudio: Recabados los elementos
preliminares para llevar a cabo el estudio se debe preparar el documento de
partida para instrumentarlo, el cual debe quedar integrado por:
A.- Propuesta Tcnica, que a su vez debe contener:
a.- Antecedentes
b.- Naturaleza
c.- J ustificacin
d.- Objetivos
e.- Acciones
f.- Resultados
g.- Alcance
h.- Recursos
i.- Costos
j.- Estrategias
k.- Informacin Complementaria

B.- Programa de Trabajo, el cual incluye:
a.- Identificacin
b.- Responsables
c.- rea
d.- Clave
e.- Actividades
f.- Fases
g.- Calendario


h.- Representacin Grfica
i.- Formato
j.- Reportes de avance
k.- Periodicidad
3.1.2.f.- Autorizacin para realizar el estudio.
3.1.2.g.- Integracin del grupo de trabajo: integrado por un coordinador
auxiliado por un equipo tcnico.
3.1.2.h.- Capacitacin del grupo: Dicha capacitacin se refiere, no slo a lo
que respecta al manejo de medios de investigacin que se emplearn para el
levantamiento de informacin, sino de todo el procese que se seguir para
preparar el estudio.

3.1.3.- Recopilacin de Datos: Concluida la parte preparatoria del estudio
se inicia la fase de recopilacin de datos, la cual debe dirigirse hacia aquellos
hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la
organizacin.
3.1.3.1.- Tcnicas de recopilacin de datos: La eleccin de tcnicas e
instrumentos para la recopilacin de los datos debe estar en funcin de las
caractersticas del estudio que se pretenda realizar. A continuacin se mencionan
algunas tcnicas que sern de gran utilidad:
a.- Investigacin documental
b.- Consulta a sistemas de informacin
c.- Entrevistas
d.- Cuestionarios
e.- Observacin Directa

3.1.4.- Anlisis de los Datos: Una vez realizados la recopilacin y registro
de datos, stos deben someterse a un proceso de anlisis o examen crtico que
3
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permita precisar las causas que llevaron a tomar la decisin de emprender el
estudio y ponderar las posibles alternativas de accin para su efectiva atencin.

3.1.4.a.- Procedimiento de anlisis: El anlisis provee de una clasificacin e
interpretacin de hechos, diagnstico de problemas y empleo de la informacin
para que la organizacin pueda evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.
Dentro de ese proceso se puede distinguir la siguiente secuencia de pasos:
a) Conocer el hecho o situacin que se analiza.
b) Describir ese hecho o situacin.
c) Descomponerlo para percibir todos sus detalles y componentes.
d) Examinarlo crticamente para comprender mejor cada elemento.
e) Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificacin
seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogas o
diferencias.
f) Definir las relaciones que operan entre los elementos,
considerndolos individualmente y en conjunto, sin olvidar que los
fenmenos administrativos no se comportan en forma aislada, sino
que son tambin producto del medio ambiente que los rodea.
g) Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las
causas que lo originaron y el camino para su atencin.

3.1.5.- Formulacin de recomendaciones: Como resultado del anlisis
de los datos y de la formulacin del anlisis de los datos y de la formulacin de un
diagnstico de la situacin que origin el estudio, se abre la posibilidad de
preparar propuestas concretas de accin, evaluando sus ventajas y desventajas,
presentndolas a manera de propuestas o recomendaciones. Las
recomendaciones pueden ser de los siguientes tipos:
Otra tcnica muy eficaz en el momento del anlisis de los datos consiste en adoptar una actitud
interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionamientos fundamentales:

Qu trabajo se hace? Cmo se hace?

Para qu se hace? Con qu se hace?
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a) De mantenimiento: Conservacin general del ambiente de trabajo sin
modificaciones o, en su caso, que los cambios no impliquen ms que
reformas elementales.
b) De eliminacin: Supresin de un sistema de trabajo, reemplazo de
formas, registros e informes, eliminacin de procedimientos, bajas de
personal, desaparicin de reas o unidades administrativas, entre
otras.
c) De adicin: Introduccin de un nuevo sistema, incremento del
nmero de operaciones en un procedimiento, incorporacin de
nuevas unidades administrativas, aumento del personal, programas,
formas, entre otras.
d) De combinacin: Intercalar el orden de aplicacin de programas de
trabajo, alternar el orden de las operaciones de un procedimiento o
aplicacin de sistemas, compaginar la utilizacin de formas de uso
generalizado con nuevas formas, entre otras.
e) De fusin: Redistribucin de funciones mediante la unificacin de
reas y/o unidades administrativas, agrupacin de personas de
diferentes reas bajo un mismo mando, unificacin de formas,
registros e informes, entre otros.
f) De modificacin: Cambios en los procedimientos o las operaciones,
reubicacin fsica de personal, equipo o instalaciones, redistribucin
de cargas de trabajo, modificacin de formas, registros, y programas.
g) De simplificacin: Reduccin de pasos de un procedimiento,
introduccin de mejoras en los mtodos de trabajo, agilizacin de
sistemas de trabajo, disminucin de formas, reportes, entre otros.
3.1.6.- Implantacin: La implantacin de las recomendaciones constituye
el paso clave para incidir en forma efectiva en la organizacin, ya que constituye
el momento de transformar los planteamientos y medidas de mejoramiento
administrativo en acciones especficas para cumplir con el objetivo del estudio.

La implantacin est conformada pro las fases siguientes:
a) Preparacin del programa
b) Integracin de recursos.
c) Ejecucin del programa.

3.1.7. Evaluacin: Una vez que se implantado el estudio, es indispensable
comprobar el efecto de las innovaciones, por lo que es conveniente efectuar la
identificacin, calificacin y cuantificacin de las realizaciones, as como los
cambios operativos que de stas se desprendan.
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EVALUACIN UNIDAD IV
I PARTE. DESARROLLO
A continuacin se formulan una serie de interrogante, se pide que las
responda de forma analtica:
1.- Explique qu conocimientos requiere el analista de Organizacin y
Mtodos?
2.- Explique cules objetivos se persiguen con la creacin de las unidades
de Organizacin y Mtodos.
3.- Cules son las tcnicas de organizacin que utilizan las unidades de
Organizacin y Mtodos en su fase de desarrollo mximo?
4.- Explique las diferencias que existen entre ubicar las unidades de
Organizacin y Mtodos segn la funcin de asesora y segn la funcin de
apoyo.
5.- Explique cules son las funciones de las unidades de Organizacin y
Mtodos.
II PARTE: RESOLUCIN DE CASOS PRCTICOS

A continuacin se presenta un caso de estudio, lalo detenidamente y
conteste las preguntas que al finalizar el caso se plantean.


CASO DE ESTUDIO N 1:

La funcin de Organizacin y Mtodos.
Metodologa de los procesos de mejoramiento administrativo.

GRAFICOLOR S.A.

1. GRAFICOLOR S.A. acta en el medio desde el ao 1987, realizando
actividades grficas. La empresa comenz su accionar en forma muy reducida
pero, con el pasaje del tiempo, debido a la calidad de sus trabajos, a la correcta
atencin de sus clientes y al estricto cumplimiento en los compromisos
asumidos, fue creciendo en forma importante, transformndose en una de las
ms reconocidas empresas del ramo.

Su crecimiento comercial no fue acompaado de la adaptacin
administrativa necesaria, por lo que desde hace aproximadamente 5 aos
enfrenta serios problemas de organizacin y administracin. El Directorio ha
insistido frente a Gonzalo Pereira, Gerente General de GRAFICOLOR S.A.,
para que ponga en prctica acciones que otorguen a la empresa el prestigio
que obtuvo en sus primeros aos de vida.

En realidad, las unidades organizativas existentes en la empresa no tienen
claramente determinadas sus actividades, por lo que Gonzalo Pereira consider
conveniente desarrollar dos acciones simultneas: en primer lugar crear una
unidad interna de Organizacin y Mtodos y en segundo lugar listar las
principales actividades que se cumplen actualmente ms las que debera
cumplir, a su criterio, la unidad de Organizacin y Mtodos.

2. El listado de actividades confeccionado por el Gerente General es el siguiente:
1. Disear la estructura organizativa de la empresa.


2. Confeccionar un registro de proveedores.
3. Asesorar tcnicamente en la compra de nuevos computadores para la
administracin.
4. Analizar y disear los procedimientos administrativos de la empresa.
5. Determinar la dotacin de personal necesaria para las distintas unidades
integrantes de la estructura organizativa de la empresa.
6. Registrar la asistencia del personal.
7. Planificar las ventas.
8. Supervisar las tareas diarias realizadas por los vendedores.
9. Presupuestar los trabajos grficos encomendados por los clientes.
10. Facturar los trabajos realizados.
11. Cobrar las facturas y pagar a los proveedores.
12. Confeccionar un presupuesto financiero semestral.
13. Redactar un proyecto de reglamento interno de personal.
14. Coordinar las actividades entre las reas de Produccin, Ventas y Finanzas.
15. Analizar y sugerir cambios en la disposicin fsica actual.

3. Otra de las inquietudes de Gonzalo Pereira es el continuo retraso que se
produce en la ejecucin de las tareas administrativas. Las investigaciones por l
realizadas le permitieron establecer que las causas de dichos retrasos
radicaban en la superposicin o duplicacin de actividades en algunas unidades
organizativas y en la falta de claridad en las relaciones entre las mismas. Lleg
al convencimiento tambin, que la indefinicin del rol de cada empleado y el
desconocimiento de las tareas especficas que deben cumplir, obstaculizaba el
funcionamiento administrativo y colaboraba en los retrasos enunciados.

4. Si bien Gonzalo Pereira adopt la decisin de crear la unidad interna de
Organizacin y Mtodos, tena algunas dudas respecto a los resultados a
esperar de la misma. Dichas dudas provenan de la conversacin que haba


mantenido con su amigo J orge Ramrez, que era Gerente de Administracin de
una empresa exportadora. Ramrez le coment la experiencia que vivi su
empresa, hace 3 aos, cuando recurri al asesoramiento de un inexperto
Analista de Organizacin y Mtodos para la solucin de problemas
organizativos y debi rechazar el informe final presentado por el mismo con las
siguientes observaciones:
la propuesta realizada contemplaba la incorporacin de tecnologa y recursos
humanos que excedan las posibilidades financieras de la empresa;
uno de los problemas planteados -atrasos en la facturacin- no haba sido
resuelto;
la propuesta recomendaba una nueva estructura orgnica para la empresa
pero no defina la distribucin del trabajo dentro de cada unidad;
las funciones que se asignaban a la Gerencia General violaban los estatutos
de la sociedad annima;
el informe fue entregado 90 das despus de la fecha prevista;



SE SOLICITA:

1) IDENTIFICAR, en la lista de actividades, las correspondientes a la
funcin de Organizacin y Mtodos.

2) IDENTIFICAR a qu otros rganos de la empresa asignara las
actividades que no corresponden a la funcin de Organizacin y Mtodos.

3) EXPRESAR qu informacin buscara para realizar un correcto
diagnstico de la situacin planteada en el punto 3 del caso de estudio y
DETERMINAR qu mtodo utilizara para obtener esa informacin.

4) IDENTIFICAR qu etapa o etapas de la metodologa de
mejoramiento administrativo no ha cumplido correctamente el Analista de
Organizacin y Mtodos, de acuerdo a lo planteado en el punto 4 del caso
de estudio, y EXPLICAR los posibles motivos del incorrecto cumplimiento.


CASO DE ESTUDIO N 2 :

J avier Lezama es estudiante de la Facultad de Ciencias Econmicas,
Administrativas y Gerenciales de la Universidad Valle del Momboy. Sus padres
son propietarios de una ferretera, donde trabajan un Encargado y tres empleados
que dependen de l. Organizacin y Mtodos es la materia favorita de J avier y la
aprob con muy buenas calificaciones. J avier le plante a sus padres que
mediante la aplicacin de las tcnicas de racionalizacin administrativa aprendidas
podra incrementar las ganancias de la ferretera. Sus padres permitieron que
realizara un estudio del procedimiento de compras y recepcin de la mercanca.
Por ser su primer trabajo como Analista, J avier, que tiene buena capacidad de
anlisis y propuesta, emprendi la tarea con gran entusiasmo e ideas creativas.

1.1. EXPRESAR qu requisitos valorara Ud. para seleccionar a un Analista de
Organizacin y Mtodos. FUNDAMENTAR su respuesta.

1.2. EXPRESAR qu informacin debe obtener J avier para llegar a un correcto
diagnstico del procedimiento.

1.3. EXPLICAR Y FUNDAMENTAR que mtodo o mtodos utilizara usted para
esta actividad de mejoramiento administrativo.


RECURSOS PARA AMPLIAR UNIDAD IV
FRANKLIN F., Enrique. Organizacin de Empresas. McGraw Hill
Interamericana Editores S.A., Mexico , 1998.
GMEZ C., Guillermo. Planificacin y Organizacin de Empresas. Octava
Edicin. McGraw
Hill Interamericana Editores S.A., Mxico, 1994.
INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACIN PBLICA:
Organizacin y Mtodos, un
instrumento de la Reforma administrativa. San J os de Costa Rica. Mayo de
1969. Pgs. 90
QUIROGA, Gustavo, Organizacin y Mtodos en la Administracin Pblica.
Editorial Trillas. Mxico
1992. Pgs. 405.
MELINKOFF, Ramn V. Los Procesos Administrativos. Editorial Panapo C.A
Caracas, Venezuela 1990.

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