MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE

ABASTECIMIENTO

Introduccin
Con el fin de entregar una herramienta de apoyo al departamento de abastecimiento de la
Divisin Pesca Norte de la Compaa pesquera Camanchaca S.A. se elabora este manual de
procedimientos. El uso que se pretende dar al presente documento es dar apoyo en la
induccin al personal del departamento, permitindoles ambientarse con mayor rapidez a
las actividades que deben desempear.
El Manual de Procedimientos para el departamento de abastecimiento tiene por objeto
establecer los lineamientos organizacionales, que controlen el desarrollo y cumplimiento de
las funciones que se llevan a cabo en este departamento. Para documentar el Manual, se
tomaron en cuenta aspectos como: Funciones del departamento de abastecimiento y
normativa legal. Finalmente, todas las observaciones y sugerencias orientadas al
mejoramiento del presente manual, sern atendidas por el rea de administracin trabajando
en conjunto con los distintos departamentos que lo componen.

Objetivos y alcance

Objetivo general
-Elaborar una herramienta de apoyo en la induccin al personal que se incorpora al
departamento de abastecimiento Divisin Pesca Norte.
Objetivo especfico
-Mejorar el desempeo de las funciones en el departamento de abastecimiento.
-
-

Alcance

Este manual est dirigido a todo el personal del departamento de abastecimiento y en
especial al personal que se incorpora para apoyar el proceso de induccin.
Normativa legal

1. Leyes que rigen a la compaa y departamento.
2. Normas y reglamentos.
3. Responsabilidad: Todas las adquisiciones, despachos y manejo de suministros sern
responsabilidad del rea de administracin y el departamento de abastecimiento. El
jefe del departamento de abastecimiento y los bodegueros de planta sern los
encargados del control de insumos, reparaciones, despachos y las distintas funciones
que se requieran.
4. Documentacin: Todo trmite en el rea de compras y suministros deber
acompaarse de la documentacin completa. Esta documentacin ser archivada de
acuerdo con las normas que rigen los procesos.
5. Verificacin de existencias: El jefe de abastecimiento, bajo la supervisin del rea
de administracin verificarn permanentemente las existencias, efectuando
inventarios fsicos una vez al mes y revisando mensualmente las existencias de por
lo menos el 10% de los productos o suministros en depsito, tems que sern
seleccionados al azar y en forma aleatoria por la Direccin Ejecutiva.
6. Informe: El jefe de abastecimiento enviar al rea de administracin informes
mensuales de existencias, y el departamento de contabilidad a su vez informar
mensualmente al jefe del rea de administracin sobre las existencias y sobre
aspectos excepcionales ocurridos en el rea de suministros, enviando copia de los
informes mensuales que recibe del jefe del departamento de abastecimiento.
7. Faltantes: Se considera una falta grave para los empleados responsables de la
gestin de compras los faltantes no justificados de cualquier tipo, la discrepancia
entre las existencias registradas contablemente y los inventarios fsicos, el
vencimiento o deterioro de los productos por negligencia de estos, el no disponer
oportunamente de suministros en depsito por no cumplir con las existencias
mnimas o por exceder las cantidades mximas establecidas o el no disponer de los
documentos que justifiquen la adquisicin o entrega de suministros.
8. Otras: La seccin de almacn es la responsable de recibir las solicitudes de
materiales, memorndum de reparaciones, recepcin de insumos, elaborar rdenes
de compra, generar guas de despacho, entre otras, as como el resguardo y la
distribucin de los mismos a las distintas unidades de la planta.
- Cualquier modificacin de documentos, de inventario, de cdigo o envo de
materiales, suministros o bienes, deber ser consultado y aprobado por el Jefe de
la Seccin de Almacn.
- La Seccin de Almacn deber mantener actualizado el Catlogo de materiales,
suministros o bienes.
- La Seccin de Almacn deber enviar a las unidades solicitantes el Catlogo de
materiales, suministros o bienes vigente.
- La Seccin de Almacn mantendr un Calendario de Pedidos de materiales,
suministros o bienes dependiendo de los recursos presupuestarios y financieros.

9. De la solicitud de materiales

- Toda Solicitud de materiales, suministros o bienes, deber tramitarse,
nicamente, con el formulario digitalizado Forma de solicitud.
- La Seccin de Almacn no despachar materiales, suministros o bienes, si no se
ha recibido la correspondiente Solicitud.
- No se aceptarn Solicitudes de materiales, suministros o bienes, manuscritas o
en mquina de escribir.
- Toda Solicitud de materiales, suministros o bienes, deber contener:
o Nombre de la Unidad Consumidora.
o Nombre de la Unidad Solicitante.
o Cdigo de la Unidad y del material solicitado.
o Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Consumidora.
o Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Solicitante.
o Sello oficial vigente de la Unidad Consumidora y Solicitante.
o Ubicacin fsica de la Unidad Consumidora.
o Nombre de la persona que recibir el material.



- Toda solicitud que no cumpla con los requisitos exigidos ser devuelta a la unidad
consumidora utilizando el formulario Nota de Devolucin del Almacn a las
Unidades Consumidoras (Forma de Devolucin), con las observaciones
pertinentes.
- Toda solicitud proveniente de las autoridades del Centro que presente problemas
para su proceso, deber ser notificada a la Direccin.
- Si la unidad consumidora no posee su propio cdigo asignado por la Oficina de
Presupuesto, sta deber solicitar la aprobacin de la unidad solicitante.
- Si existe la disponibilidad presupuestaria y financiera, las unidades solicitantes
debern enviar sus solicitudes por trimestre, de acuerdo a la fecha prevista en el
calendario establecido por la Seccin de Almacn, o la modalidad que establezcan
el Departamento de Compras y la Direccin.
- Las unidades debern realizar la Solicitud de materiales, suministros o bienes, de
forma razonable, para evitar devoluciones al Almacn, tiempo despus de su
recepcin.

10. Del despacho
- La Seccin de Almacn llevar el registro histrico de cada uno de los artculos,
sealando la descripcin del artculo y su cdigo respectivo.
- Todo despacho de materiales, suministros o bienes, se registrar en el libro de
despacho.
- El libro de despacho deber estar debidamente foliado y contendr:
- Nmero de la solicitud.
- Nombre de la unidad consumidora.
- Fecha de despacho.
- Firma del despachador.
- Nmero de la factura.
- Todo ingreso y salida de materiales, suministros o bienes, sern registrados en el
sistema de inventario vigente.
- Las Solicitudes de materiales, suministros o bienes, sern despachadas en el
orden de llegada y en un lapso no mayor de tres das hbiles.
- Los materiales, suministros o bienes, slo sern autorizados y entregados por el
personal asignado para tal fin, bajo la supervisin del Jefe del Almacn.
- La Seccin de Almacn deber colocar a todos los materiales, suministros o
bienes despachados la etiqueta o, en su defecto, un sello del Centro, que permita la
identificacin de los mismos como materiales, suministros o bienes, del mismo.
- Los materiales, suministros o bienes, slo sern despachados por el personal
asignado para tal fin.
11. De las compras.
El trmite para la compra contempla las siguientes etapas o pasos:
a. Solicitud formulada por el Encargado de Compras cuando el nivel de existencias es
inferior al mnimo establecido para el producto, o cuando hay una solicitud de
productos nuevos que se considera sern de uso habitual.
b. Identificacin de materiales.
c. Determinacin de niveles mximos y mnimos, proveedores y precios.
d. Elaboracin de la solicitud de compra o requisicin de materiales.
e. Aprobacin de la solicitud.
f. Obtencin de las cotizaciones.
g. Preparacin de la documentacin correspondiente.
h. Elaboracin de la orden de compra.
i. Recibo de la mercanca en el almacn.
j. Entrega o despacho de la mercanca al solicitante.
k. Pago de la factura.









Procedimiento: Solicitud de materiales
Responsable Accin
rea solicitante 1.Llena el formato de solicitud de
materiales, memorndum de reparaciones,
.. y lo
hace llegar a bodega.
Departamento de abastecimiento
(Recepcin)
2. Recibe la solicitud y verifica todos los
datos registrados en la misma. En caso de
estar incorrectos o necesitar mayor detalle
de la solicitud se devuelve a la unidad
solicitante con nota de devolucin del
almacn a las unidades.
3. Si est correcta la informacin se enva a
la gerencia para dar el visto bueno al
documental.
Departamento de abastecimiento
(Bodeguero)
4. Si la respuesta de gerencia es positiva, se
registra la solicitud de material en M3
asignndole un nmero de acuerdo al orden
de llegada.
5. Verificar en el sistema la existencia de
los materiales, suministros o bienes
solicitados. Marca en la forma de Solicitud
el o los materiales, suministros o bienes
faltantes y rebaja del inventario los
existentes (Ver paso 6). En caso de no
existir ninguno de los insumos solicitados
se genera una orden de compra.
6. En caso de haber existencia se rebaja el
artculo del registro existente en M3, luego
genera una salida de bodega y las remite
con la forma de solicitud al Jefe del
departamento para su despacho a la unidad.

Procedimiento: Solicitud de compra.
Responsable Accin
Departamento de abastecimiento
(Bodeguero)
1. Si no hay disponibilidad en el almacn,
se entrega la solicitud de material al
encargado de compras.
Departamento de abastecimiento
(Jefe de abastecimiento)
2. Se procede a la cotizacin con los
proveedores.
3. Recibe las ofertas (de 1 a 3 ofertas) para
verificar monto.
4. Realiza el anlisis de lista de materiales
y suministros ofertas. El acta original se
queda en la unidad de compra y la copia se
entrega en la unidad que solicita el
producto.
5. Enva copia de orden de compra a jefe
administrativo para dar visto bueno a
travs de M3.
6. Imprime y enva a gerencia la orden de
compra para el visto bueno y firma del
documental.
Gerencia Divisin Pesca Norte 7. Firma la orden de compra para su
autorizacin y lo enva al encargado de
Compras para la ejecucin de la compra.
Departamento de abastecimiento
(Jefe de abastecimiento
9. De haber presupuesto y conformidad, se
emite la orden de compra o servicios, con
la firma de jefe de abastecimiento y la del
administrador.
10. Enviar fotocopia de la orden de compra
a unidad solicitante.
11. Enva fotocopia de la orden de compra
al proveedor.
Departamento de abastecimiento
(Almacn)
12. Recibe mercanca y elabora acta de
recepcin o aceptacin de servicio.
13. Se procede a codificacin e ingresar los
artculos a M3.
15. Elabora gua de despacho a nombre de
la unidad solicitante.
16. Entrega de Material requerido a la
unidad solicitante.


Procedimiento: Recepcin de materiales.
Responsable Accin
Departamento de abastecimiento
(Bodeguero)
1. Recepciona y compara la factura
(artculos) con la orden de compra enviada
al proveedor.
2. Se crea una gua de despacho o copia de
factura y se enva con artculos al rea
solicitante.
3. Si recibe conforme el jefe de rea se
procede a codificar insumos e ingresar a
M3.
4. Si no existe conformidad se genera una
orden de devolucin a proveedor.
5. Se enva gua de despacho con nmero
de la orden de entrada a M3 al
departamento de contabilidad.
Departamento de contabilidad
(Secretaria administrativa)
6. Recepcin de documento.
Departamento de contabilidad () 7. Timbrado y firma de documentos y
posterior envo a gerente.
Gerencia Divisin Pesca Norte
(Gerente)
8. Da visto bueno a documental, en caso
contrario se rechaza documento.
Departamento de contabilidad
(Jefe de contabilidad)
9. En caso de aceptacin de documentos se
procede a firmar y codificar documentos.
Departamento de contabilidad
(Administrativo contable)
10. Ingreso contable a MOVEX.
11. Confeccin e impresin de cheques.
12. Envo de copia de memorndum de
asiento contable y cheques a departamento
de contabilidad de Santiago para
verificacin de estos.











Flujo-grama solicitud de compra

Flujo-grama recepcin de materiales
Flujo-grama salida de bodega