FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIN MAESTRA EN ADMINISTRACIN DE NEGOCIOS LIDERAZGO
MONOGRAFA HABILIDAD DE LIDERAZO: REALIZAR JUNTAS
Lilian Rebeca Carrera Lemus 1320-07-613
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INTRODUCCIN Cuando la estructura de las organizaciones era vertical, con organigramas jerrquicos, el trabajo en equipo era escaso y las reuniones de trabajo tambin, ya que las decisiones las tomaban los jefes, y el empleado se limitaba, en la mayora de las ocasiones, a cumplir y realizar lo que se le ordenaba. Por otro lado, la estructura organizacional por procesos, con equipos de trabajo exige la realizacin de reuniones, es por esta razn que se seleccion este tema para la presente monografa. Hoy en da las reuniones son una herramienta muy importante para los lderes, para disear planes, estrategias, realizar valoraciones y plasmar objetivos. Por lo tanto esta monografa tiene como propsito principal brindar un panorama general sobre el tema al lector, indicar que las reuniones ineficientes representan costos y prdida de tiempo a las organizaciones, pero tambin proporcionar informacin sobre cmo proceder para que stas sean eficaces. Dentro de las tantas acciones que realizan las personas sin una preparacin especfica, sin tener competencia, estn las reuniones, que sin estar bien planificadas y organizadas pueden transformarse en una prdida de energa, tiempo y dinero que desgasta a la organizacin. Cuando se rene un grupo de personas para discutir un tema, trabajar sobre un objetivo o tomar decisiones, ya sea en el mbito laboral, social o empresarial, sin un sistema concreto, el espectculo suele ser desmotivante y tedioso, sin mencionar que no se logran alcanzar los objetivos deseados, es decir, por los cuales se organiz dicha reunin. Debido a que las reuniones deben llevarse a cabo de forma eficiente y para una mejor comprensin del tema, el presente documento est dividido en tres partes, en la primera se describen los conceptos principales sobre las reuniones, en la segunda los motivos por los cuales pueden fracasar o ser ineficaces y en la parte final se proporcionan aspectos clave y mejores prcticas para realizar reuniones exitosas y que cumplan con los objetivos deseados. H A B I L I D A D D E L I D E R A Z G O : R E A L I Z A R J U N T A S | 2
I. DESARROLLO A. REUNIONES DE TRABAJO Segn Hofstadt Romn y Gmez Gras (2006), una reunin es la concurrencia de un nmero determinado de personas que comparten el deseo de conseguir un objetivo concreto. Este objetivo puede ser: informar, transmitir una orden, recoger opiniones, generar ideas, formar, tomar una decisin, etc. Por lo tanto, cada reunin tiene normalmente una funcin precisa y lleva un resultado (informaciones, ideas, etc.). Para AITECO consultores (2012), las reuniones de trabajo pueden definirse como grupo de personas convocadas para trabajar juntas, durante un tiempo determinado y con un objetivo especfico. Tomando en cuenta las definiciones proporcionadas por Hofstadt et al. (2006) y AITECO (2012), se puede concluir que las reuniones de trabajo forman parte de la vida de una empresa y de un lder, en las cuales un grupo de personas se renen para lograr un objetivo comn en un tiempo especfico. De acuerdo a lo anterior, los dos elementos principales que determinan la eficacia o ineficacia de una reunin de trabajo son: determinar un objetivo especfico y el tiempo de la misma. Segn Baguer Alcal (2012), las reuniones son una va muy extendida en las empresas para unificar criterios e integrar objetivos y en donde existe una comunicacin directa. Nadie duda que las reuniones en las empresas son necesarias puesto que: 1. Cada vez ms se hace necesario el trabajo en equipo y la toma de decisiones por consenso. 2. La comunicacin interpersonal favorece la integracin en los objetivos de la organizacin.
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De acuerdo con Belanger (2005), pueden distinguirse diversas clases o tipos de reuniones, las cuales se muestran en la Tabla 1. Tabla 1: Tipos de Reuniones Tipo de Reunin Elementos importantes Reuniones de informacin Existen tres tipos: de Informacin Descendente de Informacin Ascendente y de doble sentido (ascendente y descendente a la vez) Las reuniones de tipo descendente son reuniones de tipo autoritario en las cuales, bsicamente un superior jerrquico convoca sus subordinados para transmitirles ordenes o instrucciones. Las reuniones ascendentes son reuniones de sondeo, dirigidas por un superior jerrquico que convoca a sus subordinados, pues precisa sus opiniones y sugerencias. Las reuniones de informacin de doble sentido son aquellas en las cuales el superior jerrquico no solo trasmite sus decisiones, sino tambin responde a cuantas preguntas le formulan los reunidos. Reuniones de Valoracin Grupos reducidos a los que generalmente se les denomina Comisiones, se encargan de valorar la informacin obtenida, examinan su validez y su importancia relativa. Reuniones para la resolucin de problemas En este tipo de reuniones se presenta al grupo de asistentes un problema concreto al que se dedica toda la sesin, de forma que, si no se haya una total solucin, al menos se avanza en una forma notoria quedando para posterior reunin su resolucin definitiva. En este tipo de reuniones la solucin a tomar no compete en realidad al grupo, si no a otro con superior autoridad. Reuniones decisorias En este tipo de reuniones participan miembros que ocupan puestos de importancia, ayudados frecuentemente por expertos estn facultados para tomar decisiones de mayor o menor importancia. Reuniones de formacin y perfeccionamiento Grupos pequeos que se renen durante algunos das, en sesiones nicas o sucesivas, son conducidas por un monitor que con frecuencia es un psiclogo especializado. Reuniones de exploracin
Son de tres clases: de creatividad, de interpretacin o representacin de papeles y de grupo de diagnosis. Las reuniones de creatividad tienen lugar cuando se trata de hallar nuevas ideas, soluciones originales, H A B I L I D A D D E L I D E R A Z G O : R E A L I Z A R J U N T A S | 4
distintas a las empleadas en reuniones precedentes. Reuniones teraputicas
Grupos numerosos de personas que sufren afecciones de tipo psicolgico, su inters se centra en los individuos y sus relaciones con el grupo, o, a la inversa, en la influencia del grupo sobre los individuos. El principal objetivo consiste en disminuir la sensacin de soledad que invade a cada persona, ayudarle a resolver sus problemas, mejorar su adaptacin al medio ambiente, acrecentar su propia estima. No son de tipo autoritario. Tabla 1: Tipos de Reuniones Fuente: Elaboracin propia con informacin de Belanger, J. (2005). Reuniones de trabajo ms eficaces: organizacin, direccin, participacin, evaluacin. Barcelona: Editores Tcnicos Asociados.
Otra forma ms simple y generalizada de clasificar las reuniones es la propuesta por AITECO consultores (2012), la cual consiste en clasificar las reuniones en tres tipos: 1. De informacin: normalmente, una reunin se lleva a cabo con el fin de facilitar o recoger informacin. 2. De accin: una reunin tambin puede realizarse con el objeto de actuar sobre la informacin. 3. Combinacin: tambin una reunin puede tener como fin compartir informacin y actuar sobre dicha informacin. Como se puede observar en la clasificacin propuesta por Belanger (2005), de la Tabla 1 y en la propuesta por AITECO consultores (2012), hay diferentes formas de clasificar los tipos de reuniones, ya sea de forma muy especfica o de forma muy general de acuerdo con los objetivos de cada una de ellas, esto es til para analizar el objeto de cada tipo de reunin y conocer sobre los mismos pero hay que sealar que todas tienen un elemento comn, la comunicacin por va oral, en todos los casos hay ocasin para contribuir a la formacin intelectual y humana de los participantes y en todos los casos tambin, existe el inters comn en la resolucin de los problemas planteados y lograr los objetivos establecidos. H A B I L I D A D D E L I D E R A Z G O : R E A L I Z A R J U N T A S | 5
Segn Hughes, Ginnett y Curphy (2007), las juntas son un hecho en la vida organizacin, y cuando estn bien planeadas y bien conducidas son un mecanismo valioso para lograr los distintos objetivos y son una manera importante para el intercambio de informacin y mantener las lneas de comunicacin abiertas entre los grupos de trabajo o las organizacin altruistas. Como lo sugiere Bass (1990) y Okeilly (1977) citados por Hughes et al. (2007), a pesar que las juntas tienen muchas ventajas, tambin representan costos en trminos de tiempo y de dinero. Incluso, las juntas innecesarias o ineficaces pueden resultar frustrantes y con frecuencia son una fuente de insatisfaccin para los participantes. Dada la inversin de tiempo y energa que las juntas requieren, los lderes tiene la responsabilidad de hacerlas productivas como sea posible.
B. MOTIVOS POR LOS CUALES LAS REUNIONES FRACASAN O SON INEFICACES Existen muchos motivos y errores por los cuales una reunin puede fracasar o ser ineficiente, es decir que, no se logren alcanzar los objetivos principales de la reunin, lo cual representa prdida de tiempo y dinero para las organizaciones. Estos errores pueden darse, bien por desconocimiento o falta de experiencia. Algunos de estos errores se muestran en la siguiente tabla (Costumero Gil, 2007).
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Tabla 2: Errores que se pueden cometer en una reunin
Tabla 2: Errores que se pueden cometer en una reunin Fuente: Costumero Gil, I. (2007). Relaciones en el entorno de trabajo: Grado superior. Madrid: Thomson-Paraninfo.
En la Tabla 2, se ha recopilado una serie de posibles errores que se pueden cometer en la realizacin de reuniones de trabajo, las soluciones a dichos errores, as como los aspectos positivos que se pueden dar si las utilizamos convenientemente.
Otro de los aspectos muy importantes a tomar en cuenta en el momento de planificar una reunin es la necesidad de la misma, es decir, si es necesaria o no. Para Baguer Alcal (2009), la necesidad de realizar reuniones en las organizaciones, se da en ocasiones de forma incorrecta por varios motivos, algunos de los cuales se enumeran a continuacin:
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1. Se promueven ms de lo debido reuniones innecesarias. 2. Algunas tienen resultados positivos y otras no aportan nada. 3. Algunas reuniones son muy largas. La duracin ideal est como mximo entre media y una hora. 4. A veces las personas son obligadas a asistir sin ningn fundamento ni justificacin. 5. Hay reuniones que trascurren entre el aburrimiento y el bostezo. 6. Hay reuniones que no se planifican adecuadamente, se convierten en tiempo perdido para la organizacin y suponen un alto coste para la misma.
Tambin se debe tener en cuenta que toda reunin de trabajo supone para el individuo una sobrecarga mental y fsica que puede influir de forma negativa en la comprensin del mensaje que se transmite. Este esfuerzo se traduce en una sobrecarga de los mecanismos sensorial y motor que llegan incluso a anular funciones intelectuales al exceder los lmites tolerables del individuo (Estbanez Gastn, 2005). Figura 1: Factores que pueden obstaculizar una reunin
Figura 1: Factores que pueden obstaculizar una reunin Fuente: Estbanez Gastn, B. (2005). Protocolo social y empresarial. Madrid: Londres; Editores Asociados para la Divulgacin Literaria.
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Para evitar que las reuniones sean ineficaces y solo una prdida de tiempo, no solo es necesario tomar en cuenta los posibles errores que se pueden cometer durante las diferentes fases de la misma, tal como lo muestra Costumero Gil (2007), sino tambin antes de llevar a cabo o siquiera planificar la reunin es necesario analizar si realmente se justifica la realizacin de dicha reunin, tomando en cuenta aspectos como los que muestra Baguer Alcal (2009). Otro de los puntos que raramente se toma en cuenta y que puede ser un factor decisivo es comprender que todo trabajador est condicionado por las distintas circunstancias que le rodean, los cuales pueden ser motivo para obstaculizar una reunin, haciendo que la reunin sea poco productiva e ineficiente, tal como lo muestra Estbanez Gastn (2005). C. REUNIONES DE TRABAJO EFICACES En nuestra vida, de alguna manera y por diferentes motivos hemos conocido o tenido la experiencia de coordinar, preparar, asistir, conducir, hacer seguimiento o evaluar una reunin. Siempre tenemos la inquietud de cmo hacer para que las reuniones sean efectivas, porque muchas veces hay poca asistencia, se vuelven muy largas, aburridas, la gente se sale antes de terminar, se habla mucho y no se concluye, y queda la sensacin de que se perdido el tiempo y las ganas para regresar o volver a asistir a otra reunin similar. Por muchas de estar razones es necesario saber organizar y dirigir una reunin, de tal manera que se logren los objetivos por los cuales se llev a cabo dicha reunin. Como primer paso es necesario identificar si en justificable y necesario llevar a cabo una reunin. Para Cuadrado Esclapez (2007), algunos de los motivos que justifican las reuniones son: 1. Conocer, difundir y recabar informacin. 2. Intercambiar opiniones y debatir ideas. 3. Generarlas, es decir, lo que en el mundo anglosajn se llama Brainstorming o reuniones creativas. H A B I L I D A D D E L I D E R A Z G O : R E A L I Z A R J U N T A S | 9
4. Establecer contacto interpersonal 5. Llegar a acuerdos, es decir, negociar. Debido a que cada vez hay ms reuniones y la mayora de ellas, al no estar bien dirigidas y planificadas, slo dan resultados mediocres o nulos. Lejos de ser instrumentos de trabajo; productivos y tiles para la decisin, las reuniones se transforman muy frecuentemente en palabrera, ajuste de cuentas y confusin. Por esta razn es necesario optimizar las reuniones de trabajo, para esto, a continuacin se proporcionaron siete recomendaciones tiles para conducir juntas (Hughes et al. 2007), los cuales se muestran en la tabla 3. Tabla 3: Recomendaciones tiles para conducir juntas 1. Determine si es necesaria Quiz el paso ms importante al conducir una junta consiste en tomarse el tiempo en determinar si es necesaria o no. Realice una junta solamente si los beneficios potenciales de las mismas superan a los costos. Como parte de este proceso, obtenga con anticipacin las opiniones de los participantes, si es que fuera posible. 2. Realice un listado de los objetivos Una vez que se ha decidido que la junta es necesaria, deber listar sus objetivos y desarrollar un plan para cumplirlos de manera ordenada. Establezca prioridades acerca de lo que desea lograr en la junta. Con frecuencia resulta de utilidad indicar cuanto tiempo ser invertido en cada apartado de la agenda. 3. Apguese a la agenda: Una vez que la junta inicia, es necesario que los lderes se apeguen a la agenda, ya que es fcil para los grupos desviarse del tema, ya sea por cuestiones que se salen del tema central o la narracin de historias agradables. A pesar que usted debe intentar que permanezca un ambiente agradable y de comparacin es mejorar caer en el error de ser organizado y demasiado enfocado en el negocio que ser relajado y liberal. Cada tema se debe tratar de discutir en el tiempo establecido. 4. Proporcione con anticipacin Una junta ser ms eficaz si los lderes proporcionan con anticipacin la materia de apoyo o los informes pertinentes a los dems participantes. Al hacer esto, la mayor parte de H A B I L I D A D D E L I D E R A Z G O : R E A L I Z A R J U N T A S | 10
el material pertinente las personas vendrn preparadas, al haber ledo el material con anticipacin y no se perder tiempo valioso al esperar a que lo lean durante la junta de igual forma prepare con antelacin cualquier presentacin que usted haga y asegrese que la informacin que trasmite es precisa. 5. Procure que sea conveniente Es necesario seleccionar un tiempo y lugar que sean convenientes y posibles para todos los participantes, as adems de tener mayor asistencia, esto permitir que los participantes claves se distraigan con pensamientos de otras cuestiones que les infunden presin. Elija un lugar que sea conveniente para los participantes y adecuado para la naturaleza de la junta, asegrese que el lugar cuente con las instalaciones, instrumentes y material necesario para llevar a cabo una junta exitosa. Empiece a tiempo, plane y anuncie con anticipacin el tiempo lmite considerado para la junta y apguese a l. 6. Fomente la participacin Los lderes tienen la responsabilidad de fomentar la participacin de todos los participantes en las juntas, ya que todos deberan de tener la oportunidad para ser escuchados y tener un sentido de pertenencia sobre el resultado de la junta. Por este motivo usted puede solicitar la participacin de aquellas personas que son ms calladas en la junta. Tambin puede ayudar a fomentar la participacin relevante al proporcionar resmenes internos de los comentarios del grupo. 7. Conserve un Registro Se debe tomar algunos minutos para tomar nota de manera que usted y los dems puedan reconstruir lo que los participantes estaban pensado y porqu opto en aceptar o rechazar una accin, registrando las decisiones y acciones que se han tomado, incluso quien es el responsable por hacer qu y cundo se supone que se abra de concluir. Estos registros tambin son muy tiles, ya que basndonos en estos se puede preparar las agendas de futuras reuniones. Tabla 3: Recomendaciones tiles para conducir juntas Fuente: Elaboracin propia con informacin de Hughes, R. L., Ginnett, R. C. & Curphy, G. J. (2007). Liderazgo: cmo aprovechar las lecciones de la experiencia. Mxico: McGraw-Hill. H A B I L I D A D D E L I D E R A Z G O : R E A L I Z A R J U N T A S | 11
Adems de seguir y tomar en cuenta las siete recomendaciones para conducir reuniones eficaces; propuestas por Hughes et al. (2007), cuando se realiza la planificacin de una reunin es necesario tomar en cuenta cuatro criterios que no se deberan perder de vista (Alzola, 2011): 1. Optimizar el nmero de reuniones: una reunin tiene un elevadsimo coste para la organizacin ya que hay que multiplicarlo por el nmero de asistentes. Optimizar el tiempo invertido en reuniones es un elemento de ahorro y de aumento de la productividad y, en consecuencia, de aumento del beneficio empresarial. 2. Optimizar el tiempo: reuniones que superen los noventa minutos se han demostrado altamente inefectivas ya que la atencin de los asistentes decae hasta un lmite que convierte la reunin en improductiva. Si la reunin va a superar los noventa minutos de duracin, es necesario planear descansos de diez minutos. 3. Optimizar el nmero de asistentes a la reunin: como lder es necesario preguntarse a quin se va a convocar y el motivo. Un asistente a una reunin que no debera estar en la misma es un peligro para el desarrollo de sta ya que podra intentar justificar su presencia con intervenciones que dinamitarn la misma. 4. Documentar las conclusiones y fijar las acciones a llevar a cabo: La redaccin del acta de reunin es fundamental, y debe recopilar dos cosas: los acuerdos y las acciones pendientes. Un acta debe ser, ante todo, una herramienta y no una obligacin que se convierta en papel mojado. En conclusin podemos observar que Cuadrado Esclapez (2007), nos dice que cada reunin de trabajo que llevemos a cabo debe ser justificable, as mismo Hughes et al. (2007), proporciona a su vez una serie de claves para conducir reuniones de trabajo, las cuales se pueden complementar con los criterios para planificar reuniones citados por Alzola (2011). Sin embargo se debe tener en cuenta que, en una reunin de trabajo, un lder tiene que ser capaz de hacer H A B I L I D A D D E L I D E R A Z G O : R E A L I Z A R J U N T A S | 12
hablar a los participantes (o hacerles callar) y, en todo caso, de conducirles hacia la resolucin en comn de un problema bien planteado, para de ah, extraer propuestas de accin concretas. Adems, para conferir dinamismo y eficacia a una reunin de trabajo es necesario aplicar una serie de buenas prcticas como las descritas anteriormente, sin perder de vista que, animar correctamente una reunin es mucho menos una cuestin de tcnicas que de capacidad para escuchar a los participantes, darles confianza, fijarles objetivos, proponerles mtodos, eliminar sus tensiones, motivarlos, guiarlos, etc. Para as convertir las reuniones en instrumentos de trabajo realmente eficaces.
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II. CONCLUSIONES El trabajo en equipo exige reuniones de trabajo, pero nicamente deben realizarse las necesarias y adems tienen que estar muy bien planificadas y dirigidas para que sean operativas y eficaces, evitando de esta forma el costo que representan para las organizaciones (Baguer Alcal, 2009). Adems las reuniones no planificadas en donde no se alcancen los objetivos establecidos, suponen la desorganizacin del tiempo de trabajo y del trabajador. Pero, por otro lado, si las reuniones funcionan bien son una fuente de energa, motivacin y realizacin tanto para el grupo como para las personas Para que una reunin sea eficiente y exitosa, es necesario tomar en cuenta una serie de buenas prcticas, las cuales inician estableciendo si la reunin es necesaria o no. Ya justificada una reunin se debe elegir el lugar adecuado e invitar a los participantes, para los cuales sea estrictamente necesaria su participacin y aportes a la misma, as mismo es necesario planificar la reunin, estableciendo el tiempo y los objetivos de la misma (por qu es necesario realizarla). El lder debe tomar en cuenta que se debe llevar un control estricto del tiempo, apegndose en todo momento a la agenda y buscando siempre los objetivos establecidos para no desviarse del tema central. Adems es necesario proporcionar de manera anticipada el material necesario a los participantes con el objeto de optimizar el tiempo. Al finalizar la reunin se deber redactar un documento en donde se establezcan los acuerdos y conclusiones alcanzados, para que as, se pueda llevar a cabo un seguimiento de los acuerdos alcanzados.
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BIBLIOGRAFA
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