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Fernando Gama
A Contabilidade das Duplicatas
28/04/2013
Duplicatas e mais duplicatas.
Um dos maiores problemas em candidatos a concurso pblico contabilidade. E um dos maiores problemas em
contabilidade justamente a dificuldade de contabilizao de duplicatas. Esse artigo tenta desmistificar esse problema
chamado duplicatas.
Duplicatas so ttulos de crdito representativos de uma operao comercial, em geral, de compra e venda de mercadorias
ou de prestao de servios. Elas podem ser classificadas tanto no ativo ou no passivo, conforme sejam, respectivamente,
um direito a receber (duplicatas a receber) ou uma obrigao pendente de liquidao (duplicatas a pagar). De acordo com o
prazo estipulado para recebimento, as duplicatas a receber podem ser classificadas no ativo circulante (prazo de liquidao
inferior a 12 meses da data do balano) ou no ativo realizvel a longo prazo (prazo de liquidao maior do que 12 meses da
data do balano). De igual modo, as duplicatas a pagar tambm pode ser classificadas no passivo circulante ou no passivo
realizvel a longo prazo, em razo do prazo para o seu pagamento ser inferior ou superior a 12 meses.
Se a questo de concurso no falar expressamente de que se trata de duplicatas classificveis no ativo realizvel a longo
prazo ou no passivo exigvel a longo prazo, classificamos as duplicatas a receber ou a pagar, respectivamente, no ativo ou
no passivo circulante. O nosso maior problema encontra-se justamente nas duplicatas a receber, uma vez que sobre elas
que a empresa pode dispor para adequar os fluxos de caixa s suas necessidades de pagamento.
Duplicatas a Receber
Quando uma empresa vende uma mercadoria ou presta um servio ela pode emitir contra o adquirente uma duplicata. Para
a empresa emitente, a duplicata ser classificada como duplicata a receber, no ativo circulante, em regra (veja sobre a
classificao em circulante ou realizvel a longo prazo acima). Para a empresa que recebe a duplicada e faz o aceite, ela
contabilizada no passivo.
Contabilizao das duplicatas a receber
Mas e a contabilizao, como eu fao?
Se no houvesse a emisso da duplicata, a mercadoria teria que ser paga vista, certo? Como fazemos isso?
D - Caixa
C - Vendas
Ou seja, todo o valor correspondente s vendas iria entrar na conta caixa. Com duplicatas, a questo igualzinha!
D - Duplicatas a Receber
C - Vendas
E no recebimento, como fao?
Quando o devedor paga as duplicatas em favor do emitente, a empresa tem que baixar o direito em favor da conta Caixa,
deste modo:
D - Caixa/Banco
C - Duplicatas a Receber
Pode ter alguns casos em que o duplicata paga com desconto ou com juros. Se houver cobrana de juros, por que o valor
a ser pago maior do que o valor nominal da duplicata. Uma duplicata de R$ 10.000, paga com juros de 10%, vai gerar um
acrscimo no Caixa de entidade de R$ 11.000,00. Nesse caso, temos que contabilizar esses juros recebidos como uma conta
de resulta, de receita.
D - Caixa/Banco
C - Duplicatas a Receber
C - Juros
Outra situao que pode ocorrer o desconto sobre o valor nominal. Muitas vezes, para receber um valor, a empresa acaba
dando um desconto para evitar um calote total. Nesse caso, o desconto tem que ser encarado como uma conta de resultado,
despesa. Um duplicata de R$ 10.000, paga com desconto de 10%, vai gerar um acrscimo no Caixa da entidade de apenas
R$ 9.000,00. Contabilizamos, portanto, desta forma:
D - Caixa/Banco
D - Descontos concedidos
C - Duplicatas a Receber
Proviso para perdas em crditos de liquidao duvidosa.
A proviso para perdas em crditos de liquidao duvidosa uma exigncia do princpio da prudncia. Como voc, empresa
credora, possui risco de no receber a totalidade dos valores contabilizados em duplicadas, essa possibilidade deve estar
devidamente contabilizada (princpio da oportunidade). Como fazer isso? Constituindo uma proviso para crditos de
liquidao duvidosa. A conta "Proviso para crditos de liquidao duvidosa" uma conta retificadora do ativo. O que isso?
As contas do ativo tem natureza devedora, pois representam dvidas da entidade perante os seus scios (segundo a teoria
personalista). J as contas do passivo so contas de natureza credora. Portanto, uma conta credora, em regra, deveria ser
classificada no passivo. Entretanto, embora algumas provises sejam objeto de contabilizao realmente no passivo, a conta
"Proviso para crditos de liquidao duvidosa", embora credora, contabilizada no ativo. Por ter natureza de saldo
diferente do saldo normalmente encontrado nas contas do ativo considerada conta retificadora, e fica com o seu saldo
negativo (invertido). Deste modo:
Duplicatas a Receber...100
(-) Proviso para crditos de liquidao duvidosa (5)
Saldo 95
Assim, a constituio de proviso no altera o saldo da conta duplicatas a receber, mas impacta negativamente o Ativo,
reduzindo, em atendimento ao princpio da prudncia. Mas como fazemos a contabilizao deste acontecimento. Simples!
Usando a conta de despesa (sim, no falei agora que reduz o ativo?) chamada "Despesas com Proviso para crditos de
liquidao duvidosa".
Assim temos que:
"Proviso para crditos de liquidao duvidosa" - conta retificadora do ativo (retificadora de duplicatas a receber)
"Despesa com Proviso para crditos de liquidao duvidosa" - conta de resultado - despesa.
Assim para contabilizar precisamos lanar a despesa contra a conta retificadora:
D - Despesas com Proviso para crditos de liquidao duvidosa (pela ocorrncia da despesa, fato modificativo diminutivo)
C - Proviso para crditos de liquidao duvidosa (pelo aumento do saldo de uma conta de natureza credora de proviso
retificadora do ativo)
Pronto. Simples assim!
Saldo da proviso
Um problema surge quando a empresa, ao longo do exerccio vende a prazo, mas ainda no contabilizou sua "Proviso para
crditos de liquidao duvidosa". Para fazer isso, muito simples. Geralmente estipula-se um percentual do saldo das
duplicatas a receber para esse fim, por exemplo, 3% do saldo. Assim, se temos duplicatas de no valor de R$ 100.000,00 e
usamos o critrio de considerar que 3% deste valor deve constituir "Proviso para crditos de liquidao duvidosa",
precisamos fazer o lanamento:
Lanamento
D - Despesas com Proviso para crditos de liquidao duvidosa
C - Proviso para crditos de liquidao duvidosa.......................................R$ 3.000,00
A posio patrimonial vai ficar assim denotada:
Duplicatas a Receber...R$ 100.000,00
(-) PCLD......................(R$ 3.000,00)
====================
(R$ 97.000,00)
Completando o saldo
Primeiro exemplo
Acontece que durante o ano, a empresa pode ter recebido parte dos valores que julgava que no ia receber ou, ao contrrio,
pode ter aumentado sua exposio ao risco, quando vendeu mais a prazo. No exemplo acima, se verificado ao final do ano
que o novo saldo de duplicatas a receber de R$ 270.000,00, a empresa deve fazer a complementao para o valor chegar
a 3% desse valor. Assim, temos que 3% de R$ 270.000 R$ 8.100,00. Como nosso saldo de apenas R$ 3.000,00, faltaria
complementar o saldo com R$ 5.100,00, fazendo o seguinte lanamento:
D - Despesas com Proviso para crditos de liquidao duvidosa
C - Proviso para crditos de liquidao duvidosa.......................................R$ 5.100,00
Segundo exemplo
Mas, e se ns recebermos a duplicatas que julgamos que amos perder (e que fundamentou a constituio da proviso)? O
que fazemos? Bem, nesse caso, o fundamento da proviso no existe mais e devemos reverter a proviso como receita (sim,
conta de resultado, para aumentar o patrimnio lquido). Supomos que no exemplo acima, o saldo das duplicatas a receber
tenha cado para R$ 30.000,00. Como usamos como critrio para a proviso 3% do saldo das duplicatas a receber, no
podemos mais manter o saldo de R$ 8.100,00. Precisamos reverter as provises como reserva, usando a conta "Reverso da
Proviso para crditos de liquidao duvidosa" que uma conta de natureza credora, de resultado e de receita. Sendo o
novo saldo de R$ 30.000,00, nossa reserva s precisa ser de R$ 900,00. Assim, necessrio desfazer a proviso desta
forma:
D - Proviso para crditos de liquidao duvidosa
C - Reverso da Proviso para crditos de liquidao duvidosa...................R$ 7.200,00
Neste caso, a posio patrimonial fica deste jeito:
Duplicatas a Receber...R$ 30.000,00
(-) PCLD......................(R$ 900,00)
====================
(R$ 29.100,00)
Interessante notar que algumas bancas entendem que ao invs de completar o saldo (ou revert-lo) parcialmente no final do
exerccio, a empresa deveria reverter totalmente o saldo provisionado e constituir a proviso pelo saldo necessrio. Assim,
no primeiro exemplo, deveramos fazer dois lanamentos:
Primeiro exemplo:
a) Reverso total do saldo em Proviso para crditos de liquidao duvidosa no valor de R$ 3.000,00
D - Proviso para crditos de liquidao duvidosa
C - Reverso da Proviso para crditos de liquidao duvidosa...................R$ 3.000,00
b) Constituio da proviso pelo saldo correto, de R$ 8.100,00
D - Despesas com Proviso para crditos de liquidao duvidosa
C - Proviso para crditos de liquidao duvidosa.......................................R$ 8.100,00
Segundo exemplo:
No segundo exemplo, ao invs de reverter parcialmente o saldo da proviso, reverte-se todo o saldo e faz-se a proviso pelo
valor necessrio (3% de 30.000 = 900,00).
a) Reverso total do saldo em Proviso para crditos de liquidao duvidosa no valor de R$ 8.100,00
D - Proviso para crditos de liquidao duvidosa
C - Reverso da Proviso para crditos de liquidao duvidosa...................R$ 8.100,00
b) Constituio da proviso pelo saldo correto, de R$ 900,00
D - Despesas com Proviso para crditos de liquidao duvidosa
C - Proviso para crditos de liquidao duvidosa.......................................R$ 900,00
No prximo artigo sobre contabilidade geral faleremos sobre duplicatas descontadas para finalizar esse assunto.
Grande abrao a todos,
Fernando
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