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LA ORGANIZACIN DE EVENTOS
Consideraciones generales
Toda persona o grupo de personas que asumen la responsabilidad de realizar una
reunin, al iniciar sus funciones deben estar conscientes, de forma directa o indirecta y en
cierto grado de una o varias de las acciones que integran el proceso administrativo
necesario para el desarrollo de un evento.
Dentro de las cualidades personales recomendables que debe poseer el organizador
profesional de reuniones se encuentran: su conocimiento de las caractersticas
sobresalientes de reuniones empresariales y de asociaciones, el profundo y amplio
conocimiento interno de la asociacin o persona moral de que se trate, su organizacin, el
Planteamiento de sus ob!etivos, su constitucin, etc. Todos estos son elementos
fundamentales cuya influencia se manifestar en el logro de los ob!etivos del evento.
Papel que desepe!a un organi"ador pro#esional de reuniones $OPR%
"a importancia de la inversin de recursos econmicos y #umanos y los resultados
que !ustificadamente se esperan de la realizacin de toda reunin en los niveles
profesional, comercial, industrial, gubernamental o de cualquier otro tipo que se celebran
#oy en da, requiere el mas alto profesionalismo de las personas que asumen ba!o su
responsabilidad la e!ecucin de esos eventos.
$n $uropa, donde a nivel continental es donde se realiza el mayor n%mero de
reuniones, #a surgido en las %ltimas d&cadas un nuevo profesional: el organizador
profesional de reuniones 'profesional congress organizer, P()*, con lo que se #a creado
la prestigiosa +nternational ,sociation of Professional (ongress )rganizers '+,P()*.
Dic#o profesional, con su e-periencia, sus conocimientos de la actividad empresarial,
su capacitacin continua y superacin personal, presta sus servicios profesionales a
empresas y asociaciones, parcial o totalmente, en el proceso administrativo que demanda
una reunin.
$l papel de este profesional puede ser tan amplio o tan limitado como la empresa o la
asociacin lo estime conveniente. Tal e!ecutivo pude integrarse totalmente desde el inicio
de la reunin o asumir funciones de asesora e-terna o responsabilidades e!ecutivas en
ciertas tareas de la reunin.
Cualidades Personales de un OPR
$l )P., seg%n su responsabilidad de e!ercer acciones que el proceso administrativo
de una reunin requiere, a menudo deber tratar asuntos con personas y situaciones de
diversas caractersticas y niveles.

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"as multifac&ticas acciones y detalles que se deben interrelacionar durante el proceso
administrativo de la reunin e-igen ciertas cualidades recomendables para quien realiza la
reunin.
$n seguida se describen algunas de las mas sobresalientes, las cuales, ba!o ning%n
concepto, son limitativas o e-cluyentes:
a* Tener #abilidad para percibir con detalle todos los elementos
econmicos, polticos , sociales y de otra ndole, que intervengan en la
realizacin de la reunin.
b* $star consciente de la significativa inversin de tiempo, dinero y
recursos #umanos que representa la realizacin de un evento para la
asociacin o empresa, as como para los delegados asistentes a la
reunin.
c* Tener siempre una actitud positiva, o sea, afrontar las situaciones que
se presenten y tomar las acciones correctivas necesarias sin refugiarse
en la irresponsabilidad, fallas y deficiencias de terceros.
d* 0anarse el respeto de superiores y subalternos con base en los
conocimientos profesionales propios de la aplicacin de estos. $star
dispuesto a defender los principios de sus conocimientos y
profesionalismo cuando estos se vean amenazados o violados.
e* 1unca dar nada por #ec#o. 2antener una supervisin estricta sobre las
responsabilidades y acciones delegadas a terceros y verificar su
e!ecucin.
f* Tener el nimo de aprender a%n en aquellas reas que no sean de su
responsabilidad directa. $star siempre dispuesto a compartir las ideas
que sur!an para el enriquecimiento de la reunin.
g* 3aber traba!ar en grupo e individualmente4 practicar el arte de un
comunicador eficaz, y manifestar las instrucciones con claridad y
precisin para no generar malas interpretaciones.
#* 3eleccionar a los colaboradores y ayudantes de acuerdo con sus
capacidades y conocimientos, mas no por recomendaciones o
compromisos.
i* 1unca perder de vista los detalles peque5os, sin importar que tan
insignificantes parezcan.
!* 3aber conciliar los intereses de la asociacin o empresa con los de los
delegados asistentes a la reunin y tener presentes sus diferencias.
Carac&er's&icas so(resalien&es de las reuniones de asociaciones ) epresas
(omo en muc#as partes del mundo las reuniones se dividen en dos tipos:
a% de asociaciones
m&dicas, cientficas, comerciales, industriales, de
servicio, profesionales, etc.

(% epresariales
de alta gerencia, ventas, accionistas, produccin,
distribuidores, etc.
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Por supuesto e-iste otro tipo de reuniones, como las de organismos oficiales,
polticos, etc., cuya organizacin se puede incluir entre los esquemas de organizacin de
las mencionadas anteriormente.
, su vez las reuniones se manifiestan en el plano local, estatal, regional, nacional,
continental e internacional.
$l proceso administrativo, tanto para las reuniones de asociaciones como para las
empresariales, es de fundamental importancia. "a aplicacin, e-tensin, profundidad y
tiempo dedicado a las acciones que el proceso administrativo e-ige estarn
condicionadas por tipo de reunin.
3e debern efectuar adaptaciones y cambios seg%n las particularidades y situaciones
especiales que presente cada tipo de reunin.
, continuacin se mencionan las caractersticas mas importantes que se manifiestan
en las reuniones de asociaciones y empresariales, cuyas diferencias e!ercen una
influencia significativa en las acciones del proceso administrativo. Dic#as caractersticas
no son limitativas o e-clusivas.
Carac&er's&icas de Reuniones de Asociaciones
"a asistencia de sus delegados es voluntaria en la mayora de los casos.
1um&ricamente, la asistencia a esas reuniones es mayor que a las de carcter
empresarial, pero sin ninguna garanta.
3e financian mediante cuotas de registro, subsidios de diversas fuentes,
contribuciones y, en ocasiones, por pr&stamos. "os recursos econmicos iniciales
son escasos.
$n la mayora de los casos, dic#as reuniones se celebran una vez al a5o.
Carac&er's&icas de las reuniones epresariales
"a asistencia de sus delegados, en la mayora de los casos es obligatoria.
1ormalmente, la asistencia a esas reuniones es poca, pero organizada.
"a reunin se financia mediante recursos econmicos presupuestados por la
empresa. 1o e-isten problemas de recursos econmicos para iniciar las acciones.
$n el transcurso del a5o, las empresas suelen celebrar varias reuniones a diversos
niveles e!ecutivos.
$stas caractersticas y diferencias entre las reuniones de asociaciones y empresas
conllevan importantes consideraciones para el )P.. (abe mencionar que todas ellas
estn su!etas a las polticas internas d cada asociacin o compa5a y no son e-clusivas ni
limitativas. De estas caractersticas se desprenden las siguientes cuestiones.
Reuniones de asociaciones
Por tratarse de una asistencia voluntaria a este tipo de reuniones, se requiere un
cuidadoso estudio de los ob!etivos del programa, de la promocin, de los costos
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De inscripcin, etc.
"a incertidumbre de la concurrencia final obstaculiza negociaciones con los
#oteles, transportistas, etc,, que !ustificadamente desean depsitos en garanta,
conocimientos de volumen, etc.
"a elaboracin del presupuesto requerir la m-ima atencin, investigacin y
proteccin, de acuerdo con las e-periencias pasadas y con anticipacin de los
resultados.
3u!etos a la e-tensin del evento 'local, nacional, etc.* los recursos #umanos
deben ser tenidos en cuenta.
Reuniones Epresarias
"a obligacin de asistencia al evento facilita las negociaciones con #oteles,
transportistas, restaurante, etc.
"a asistencia limitada que muestra este tipo de evento facilita las diversas
acciones del proceso administrativo.
Desde su inicio se cuenta con los recursos econmicos que e-ige la organizacin
del evento.
Por sus caractersticas, el tiempo de organizacin suele ser relativamente corto,
as como los recursos #umanos son escasos.
Conociien&os de la Asociaci*n o Epresa+
9n requisito fundamental de todo )P., contratado en forma permanente o temporal,
es el completo y profundo conocimiento de la organizacin para la que realizar la
reunin, lo cual le proporcionar las bases sobre las cuales podr e!ercer con ob!etividad
sus deberes en funcin del desarrollo cronolgico de la reunin.
"os conocimientos bsicos estructurales de la asociacin o empresa determinarn
previamente ciertas cualidades y caractersticas del tipo de reunin que se realizar. De
la misma manera, fi!ar los ob!etivos y logros que se persigan.