Contraloría General de Cuentas

CONTRALORA GENERAL DE CUENTAS
SISTEMA DE AUDITORA GUBERNAMENTAL

PROYECTO SIAF-SAG
MARCO CONCEPTUAL
CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL
Guatemala, junio de 2006
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PRESENTACION
De acuerdo con la normativa legal vigente, la mxima autoridad administrativa,
director, gerente, ejecutivo o titular de cada institucin del sector pblico, es
responsable de implantar y mantener vigente un ambiente y estructura de control
interno, acorde a las circunstancias y la evolucin de la tecnologa que promuevan
el logro de los objetivos institucionales y gubernamentales, para apoyar el proceso
integral de rendicin de cuentas en todos los niveles de la organizacin.
Los servidores pblicos tienen la responsabilidad legal de rendir cuentas claras y
oportunas de su gestin, basado en las atribuciones y funciones inherentes al
cargo desempeado, sin importar su naturaleza: administrativas, financieras,
tcnicas, etc.
La responsabilidad otorgada a los servidores pblicos al designarles sus
atribuciones y funciones especficas, requiere de mtodos y procedimientos de
supervisin y seguimiento de su gestin, para garantizar que se alcancen los
objetivos y metas planificados, la correcta ejecucin presupuestaria, y el uso de los
recursos, bajo parmetros de eficiencia especficos que permitan medir y
retroalimentar los sistemas como medio de actualizacin y modernizacin de la
administracin pblica.
La Contralora General de Cuentas en uso de sus facultades consagradas en la
Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala y su Ley Orgnica, as como
en la perspectiva dinmica de mejoramiento de la administracin pblica, ha
elaborado el Marco Conceptual del Control, que constituye la gua para la
elaboracin de las Normas Generales de Control Interno que deben observarse en
todos los entes pblicos.
El Marco Conceptual y las Normas Generales de Control Interno, son el marco de
referencia para organizar ese ambiente y estructura de control interno que cada
ente pblico requiere a la luz de sus necesidades, de la complejidad operacional y
de las circunstancias especficas de funcionamiento que exige el apego a las leyes
y polticas gubernamentales, institucionales, sectoriales y nacionales.
La comprensin del Marco Conceptual y la debida aplicacin de las Normas
Generales de Control Interno, permiten una eficiente gestin y adecuada ejecucin
presupuestaria, facilitando el ejercicio eficiente de la Auditora Interna y Externa
con evaluaciones imparciales, objetivas, confiables y sobretodo profesionales,
como el medio de retroalimentacin a las mximas autoridades para la conduccin
eficiente de sus instituciones.
La preparacin del Marco Conceptual del Control Interno, tom como base la
literatura disponible emanada de organismos internacionales que se pronuncian al
respecto, autores destacados, Universidades, e Institutos y Colegios Profesionales
de Auditora
Lic. Joaqun Flores Espaa
Subcontralor de Probidad
Encargado del Despacho
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I. GENERALIDADES
1. Definicin
Es un proceso efectuado por el cuerpo colegiado ms alto (Consejo de
administracin, Directorio, etctera), la gerencia y por el personal de una entidad,
diseado para dar una seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos
institucionales, comprendidos en uno o ms de los siguientes grupos: Efectividad y
eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la informacin financiera y
administrativa, observancia de las leyes y reglamentos aplicables.
El control interno incluye: El plan de organizacin y el conjunto de mtodos y
medidas que se adoptan para asegurar que se logren los objetivos, funciones y
tareas relacionadas con la previsin, seguimiento y control de las actividades
econmicas y administrativas, la proteccin y conservacin de los recursos
naturales y el medio ambiente en un ente pblico; medible tanto en lo relativo a los
hechos o acontecimientos propiamente dichos, como en los actos de los
funcionarios que intervienen en ellos.
2. Objetivos
Los objetivos del control interno se encaminan a controlar y mejorar las
operaciones en las distintas etapas de su proceso que se relacionan con:
a. La eficiencia de las operaciones en la captacin y uso de los recursos
pblicos.
b. La utilidad y conveniencia de los sistemas integrados de administracin y
finanzas, diseados para el control e informacin de los resultados de las
operaciones.
c. La utilidad, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad de la informacin que
se genere sobre el manejo, uso y control de los bienes y recursos del
Estado.
d. Los procedimientos para que toda autoridad, ejecutivo y funcionario, rindan
cuenta oportuna de los resultados de su gestin.
e. La capacidad administrativa para impedir, identificar y comprobar el manejo
inadecuado de los recursos del Estado.
3. Importancia
El control interno es de mucha importancia porque permite:
a. El uso eficiente de los recursos humanos, materiales y financieros,
asegurando su integridad, custodia y registro oportuno, con base en
sistemas integrados de administracin y finanzas.
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b. Contar con la informacin administrativa y financiera oportuna, correcta y
confiable para la toma de decisiones y la rendicin de cuentas de la gestin
de los funcionarios pblicos.
c. Detectar los riesgos de errores e irregularidades como base para identificar
sus causas y promover acciones para eliminar las debilidades de control
existentes.
d. Promover un grado razonable de efectividad, eficiencia y economa, en la
administracin y uso de los recursos pblicos.
e. Promover el cumplimiento de las polticas dictadas por la mxima autoridad,
as como las leyes y reglamentos aplicables, para alcanzar las metas y
objetivos programados.
4. Alcance
El control interno es institucional y diseado en forma especfica para cada mbito
de especializacin funcional. Por tanto, abarca toda la estructura organizacional,
los sistemas integrados generales y especficos, y todas las operaciones de los
entes que conforman el sector pblico, independientemente de dnde stas se
realicen y de quienes intervengan.
5. Funcionamiento
Para que el control interno funcione adecuadamente, es necesario que:
a. Se establezca en forma sistemtica en funcin de la prctica institucional.
b. Se le dote de la tecnologa y de los elementos, humanos, materiales y
financieros necesarios.
c. Se oriente a objetivos definidos de manera que los resultados, como efecto
de las acciones, puedan ser evaluados.
En el diseo e implantacin de controles, es necesario tener presente que el
exceso de controles no garantiza que los errores e irregularidades se eviten, por lo
que hay que definir el costo frente al beneficio de implantar los controles.
6. Caractersticas
Un ambiente y estructura de control interno slido y efectivo, debe incluir criterios
especficos que se relacionan con:
a. Controles de la legalidad, a travs de los cuales slo se autoricen e inicien
operaciones legtimas y apropiadas.
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b. Controles de la oportunidad, a travs de los cuales las transacciones
autorizadas se ejecuten y se registren oportunamente como fueron
autorizadas.
c. Controles preventivos, por medio de los cuales, se evite la colusin para
cometer delitos contra la administracin pblica.
d. Controles gerenciales, por medio de los cuales se evale y mida la
eficiencia, efectividad y economa de los indicadores de gestin en los
distintos niveles operacionales, as como el costo frente al beneficio de los
controles.
e. Controles detectivos, por medio de los cuales se detecten a tiempo los
riesgos de errores e irregularidades en la ejecucin o registro de las
operaciones, y sirvan como base de acciones correctivas para minimizar el
efecto de esos riesgos.
f. Controles prcticos, que slo se diseen e implanten medidas de control
que obedezcan a un anlisis del costo frente al beneficio institucional,
evitando la abundancia de controles pero sin disminuir la calidad de los
mismos.
g. Controles funcionales, que las medidas que se tomen no debiliten o
compliquen los procesos ya existentes, sino que ms bien, sean
complementarios y giles.
h. Controles generales, por medio de los cuales se estandaricen controles que
cubran todos los departamentos, funciones y personas que se quieren
controlar, de acuerdo a las necesidades.
i. Controles especficos, son aquellos diseados en el detalle necesario, para
cubrir todos los ngulos de la operacin que se quiere controlar.
7. Limitaciones
La falta de planificacin e integracin de esfuerzos en el diseo e implantacin de
controles internos, puede convertirse en un riesgo que genere costos adicionales y
disminuya la eficiencia y efectividad de las operaciones.
La abundancia de controles, al igual que la insuficiencia de los mismos, generan
serios indicios de ineficiencia operativa, con efectos perjudiciales para el usuario
de los servicios del Estado.
II. PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO
Los Principios de Control Interno son indicadores fundamentales que sirven de
base para el desarrollo de la estructura y procedimientos de control interno en
cada rea de funcionamiento institucional, divididos, por su aplicacin, en tres
grandes grupos:
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8. Aplicables a la estructura orgnica
La estructura orgnica necesita ser definida con bases firmes relacionadas con la
separacin de funciones y la asignacin de responsabilidad y autoridad, para lo
cual se aplicarn los siguientes Principios de Control Interno:
a. Responsabilidad delimitada
Permite fijar con claridad el campo de accin de cada funcionario y la autoridad
especfica para que pueda actuar dentro del mbito de su competencia.
b. Separacin de funciones de carcter incompatible
Asegura que un mismo servidor no realice todas las etapas de una operacin,
dentro de un mismo proceso, por lo que se debe separar la autorizacin, el registro
y la custodia dentro de las operaciones administrativas y financieras, segn sea el
caso.
c. Instrucciones por escrito
Las instrucciones por escrito garantizan que sean entendidas y cumplidas, por
todos los servidores gubernamentales, las rdenes y las polticas generales y
especficas, dictados por los distintos niveles jerrquicos, as como los
procedimientos para ponerlos en funcionamiento, conforme fueron diseados.
9. Aplicables a los sistemas contables integrados
Todos los sistemas integrados o no, deben ser diseados tomando en cuenta que
el control es para salvaguardar los recursos del ente pblico; por tanto, son
aplicables los siguientes Principios de Control Interno:
a. Aplicacin de pruebas continas de exactitud
La aplicacin de pruebas continas de exactitud, independientemente de que
estn incorporadas a los sistemas integrados o no, permiten que los errores
cometidos por otros funcionarios sean detectados oportunamente, y se tomen
medidas para corregirlos y evitarlos.
b. Uso de numeracin en los documentos
El uso de numeracin consecutiva, para cada uno de los distintos formatos
diseados para el control y registro de las operaciones, sea o no generados por el
propio sistema integrado de administracin financiera, permite el control suficiente
sobre la emisin y uso de los mismos; adems, sirven de respaldo de la operacin,
as como para el seguimiento de los resultados de las operaciones ejecutadas.
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c. Uso de dinero en efectivo
La alta tecnologa actual del mercado aplicable a los sistemas integrados, permite
que los pagos se realicen sin el uso de dinero en efectivo ni chequeras, utilizando
los servicios bancarios y las redes computacionales que ayudan a ordenar el pago
a travs de transferencias bancarias, directamente a las cuentas de los
beneficiarios, segn las necesidades y facilidades del ente pblico.
Los nicos pagos en efectivo, para aquellos conceptos considerados de urgencia,
se debern realizar a travs de un fondo de Caja Chica, reglamentando su uso y
reposicin.
d. Uso de cuentas de control
La apertura de los sistemas integrados de contabilidad, debe ser lo
suficientemente amplia para facilitar el control de los distintos momentos de las
operaciones, as como de aquellos datos que, por sus caractersticas, no formen
parte del sistema en s; por ejemplo: control de existencias, control de consumo de
gasolina, control de mantenimiento y otras operaciones; se deben disear los
registros auxiliares que sean necesarios para controlar e informar al nivel de
detalle que la operacin requiera.
e. Depsitos inmediatos e intactos
Segn la tecnologa utilizada, las recaudaciones pueden ser captadas por entes
ajenos al ente beneficiario, quienes informan de la gestin y de las transferencias
hacia la Cuenta nica.
Se debe crear mecanismo que permitan conocer, a la brevedad posible, el monto
de las recaudaciones efectuadas, para evitar que se queden valores en poder de
terceros, sin que se registren oportunamente en los sistemas integrados.
En los casos de recaudaciones directas de fondos privativos, esos valores deben
ser depositados en forma inmediata e intacta, para evitar que se utilice el efectivo
en operaciones ordinarias.
f. Uso mnimo de cuentas bancarias
La aplicacin del concepto de Cuenta nica dentro de los sistemas integrados de
administracin financiera, minimiza el uso de cuentas bancarias ya que, utilizando
la tecnologa disponible en el mercado, el pago se puede efectuar a travs de
transferencias bancarias, sin que se cuente con una chequera.
Sin embargo, en los casos necesarios, su uso debe ser limitado a las cuentas
exclusivamente necesarias, para facilitar el control del movimiento y disponibilidad
de fondos.
g. Uso de dispositivos de seguridad
En los entes pblicos que dispongan de equipos informticos, mecnicos o
electrnicos, formando parte de los sistemas integrados de administracin
financiera, deben crearse las medidas de seguridad que garanticen un control
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adecuado del uso de esos equipos en el proceso de las operaciones, as como
para que permitan la posibilidad de comprobacin de las operaciones ejecutadas.
h. Uso de indicadores de gestin
El uso de indicadores de gestin que permitan medir el grado de control integral de
las operaciones y su avance tanto fsico como financiero, debe formar parte de los
sistemas integrados, de tal manera que se puedan hacer anlisis de la gestin que
ayuden a reorientar las acciones, en los casos especficos.
10. Aplicables a la administracin de personal
La Administracin de Personal requiere de criterios bsicos para fijar tcnicamente
sus responsabilidades, para lo cual se aplicarn los siguientes Principios de
Control Interno:
a. Seleccin de personal capacitado
Permite que cada puesto de trabajo disponga del servidor idneo, seleccionado
bajo criterios tcnicos que se relacionen con su especializacin, el perfil del puesto
y su respectiva jerarqua, y dentro del marco legal correspondiente.
Las unidades administrativas encargadas de esta actividad, debern coordinar con
las unidades solicitantes, para que el proceso de seleccin sea el ms adecuado a
los intereses del ente pblico.
b. Capacitacin contina
Todo ente pblico deber programar la capacitacin de su personal en los distintos
campos y sistemas integrados que funcionen en su interior, para fortalecer el
conocimiento y garantizar eficiencia en los servicios que brinda.
Los entes pblicos debern coordinar con los entes rectores del Sistema Integrado
de Administracin Financiera y Control (SIAF-SAG), Ministerio de Finanzas
Pblicas y la Contralora General de Cuentas, para la programacin de la
capacitacin de su personal, en forma permanente, as como el seguimiento de la
aplicacin de lo aprendido.
c. Vacaciones y rotacin de personal
Vacaciones y rotacin de personal, generan la especializacin de otros servidores
y motiva el descanso anual de aquellos que hacen uso de este derecho; adems
permite el descubrimiento de nuevas ideas de trabajo y eventuales malos manejos.
Todos los entes pblicos, a travs de las unidades administrativas respectivas,
deben planificar anualmente el uso de vacaciones de todos los servidores, as
como el reemplazo temporal de cada uno de ellos, para evitar el entorpecimiento
de las operaciones.
d. Cauciones (Plizas de seguro)
Cada ente pblico, especialmente en las reas que tienen que ver con el manejo y
custodia de valores y bienes del Estado, debe promover el uso de cauciones o
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plizas de seguro contra siniestros, de tal manera que se eviten prdidas
innecesarias, y se asegure la recuperacin del bien.
III. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
El Control Interno es global; sin embargo, sus elementos son identificables y se
relacionan con los siguientes aspectos.
11. El ambiente de control
El ambiente institucional es uno de los elementos del control interno que,
bsicamente, tiene que ver con la imagen institucional y abarca la estructura del
ente pblico, sus polticas, su planificacin estratgica, el conjunto de operaciones,
el personal, sus recursos y obligaciones, etctera; sus componentes son los
siguientes.
a. Filosofa de control interno
Se refiere al planteamiento concreto por parte de la administracin, de la filosofa
de control interno, los valores ticos de sus servidores, los valores corporativos, y
las polticas y estrategias para su desarrollo, implantacin y actualizacin
permanente.
b. Integridad y valores ticos
Se refiere a las polticas, criterios y mecanismos que marcan las pautas que
establecen los valores ticos institucionales que regulan la conducta de todo el
personal de la organizacin.
c. Competencia del personal
Se refiere a los perfiles y requerimientos acerca de los conocimientos y habilidades
que debe poseer el personal para cumplir adecuadamente sus tareas.
d. Filosofa administrativa y estilo de operacin
Se refiere a los criterios tcnicos y cientficos que regularn el proceso de las
operaciones, as como el estilo gerencial que debe imprimir el ejecutivo para
cumplir con el proceso administrativo, en el marco de una planificacin y control
operacional, que incluya planes de desarrollo y los mecanismos de control y
seguimiento, dentro del concepto de empresa en marcha
e. Estructura organizacional
La organizacin tiene que ver con una adecuada separacin de funciones de
carcter incompatible, tomando en cuenta los objetivos institucionales y de servicio
que sta brinda en el sector al que pertenece. La estructura organizacional debe
responder a las necesidades de poner en ejecucin las funciones del ente pblico,
as como de controlar las mismas.
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f. Funcionamiento de la alta direccin
Dependiendo del tipo de organizacin del ente, la definicin del rol del cuerpo
colegiado de ms alto nivel (Junta de Directores, Comit de Auditora, Comit de
Finanzas, etctera.), para que intervenga en las decisiones y conduccin de las
operaciones es fundamental, as como la creacin de Comits que ejecuten y
controlen reas especficas, dentro del proceso administrativo y operacional.
g. Mtodos para fijar funciones y autoridad
Las polticas y estrategias permitirn definir los mtodos que faciliten la asignacin
de responsabilidades especficas y el establecimiento de la autoridad requerida
para la ejecucin de las actividades de cada servidor.
Dichas polticas y procedimientos, deben formar parte de un manual de
organizacin y funciones.
h. Mtodos de control gerencial
Debe definirse la responsabilidad y la autoridad de las distintas herramientas
gerenciales para que realicen la supervisin de la ejecucin de las operaciones,
as como para la evaluacin del control interno, las operaciones y sus resultados.
La definicin, fijacin, respaldo y autoridad de las herramientas gerenciales, as
como los medios de informacin gerencial, deben quedar claramente establecidos
y conocidos por todos los niveles operacionales, de tal manera que se cumplan
oportunamente.
i. Polticas y prcticas de administracin de personal
Con base en las polticas y estrategias institucionales, la definicin de los criterios
tcnicos que permitan seleccionar, contratar, evaluar, promocionar y sancionar al
personal, es de fundamental importancia en el desarrollo de las operaciones y el
grado de eficiencia con que stas se ejecuten.
j. Influencias externas
Los mecanismos de informacin gerencial deben proveer de los datos necesarios
sobre eventos producidos por los cambios que se relacionan con la legislacin,
crecimiento institucional, leyes gubernamentales, normas internacionales, etctera,
que afecten las operaciones y la prctica del ente pblico, y que deben ser
incorporados a los sistemas integrados y procedimientos, para garantizar la
actualizacin permanente.
12. Evaluacin de riesgos
Este componente involucra la identificacin y anlisis de riesgos relevantes, como
base para determinar la forma cmo tales riesgos deben ser manejados.
La evaluacin de riesgos debe ser una responsabilidad ineludible para todos los
niveles que estn involucrados en el logro de objetivos y metas operacionales;
para tal efecto es necesario establecer los siguientes aspectos:
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a. Objetivos de control
Aparte de ser importante la fijacin de objetivos en cualquier actividad, los
objetivos de control interno, representan la orientacin bsica de todos los
recursos y esfuerzos, y proporcionan una base slida para un control interno
efectivo, que se encaminan bsicamente a los siguientes campos: Objetivos de
operacin, objetivos de informacin financiera, y objetivos de cumplimiento de la
legislacin.
b. Evaluacin de riesgos
El establecimiento de un proceso de evaluacin, mediante el cual se identifiquen,
analicen y se manejen los distintos tipos de riesgos, forma parte de un buen
ambiente y estructura de control interno.
Es necesario establecer un proceso suficientemente amplio que tome en cuenta
sus interacciones ms importantes entre todas las reas al interior y exterior del
ente pblico. El proceso debe incluir, sin importar la metodologa, la estimacin de
la magnitud o significancia de los riesgos, la evaluacin de la frecuencia en que
stos ocurren y el establecimiento de acciones peridicas.
c. Manejo de cambios
Esta actividad est enfocada a la identificacin de los cambios que pueden influir
en la efectividad de los controles internos, debido a que ciertos controles,
diseados bajo ciertas condiciones, pueden no funcionar favorablemente en otras.
Es de vital importancia la identificacin de las condiciones que pueden tener un
efecto desfavorable sobre los controles internos, as como la seguridad razonable
de que los objetivos sean logrados.
13. Los sistemas integrados contables y de informacin
La integracin de los sistemas tanto contables como de informacin es de mucha
importancia en el control interno, debido a que integran informacin de otros
subsistemas, y, a travs de stos, se pueden integrar, procesar, resumir,
consolidar e informar de las operaciones tanto financieras como patrimoniales, as
como para realizar evaluaciones especficas.
Los sistemas pueden estar integrados a la estructura organizacional, as como a
las operaciones; sus componentes son los siguientes:
a. Polticas Contables
La definicin de las polticas relacionadas con la contabilizacin de las operaciones
es muy importante, por lo que se debe fijar con claridad, cundo se reconocen y
registran los ingresos y egresos, as como los compromisos del ente pblico, con
relacin a los presupuestos asignados, tomando como base los criterios
desarrollados en el Sistema Integrado de Administracin Financiera.
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b. Aplicacin de principios contables
El proceso de las operaciones debe contemplar los principios, normas de
contabilidad, as como los procedimientos que los organismos rectores del SIAFSAG,
han desarrollado para el sector pblico, y aquellos de origen internacional
que sean aplicables a cada ente pblico, segn sus necesidades.
El Sistema Integrado de Administracin Financiera, incorpora sus propios criterios
tcnicos para la contabilizacin e informacin de las operaciones.
c. Adecuacin a las Leyes
El proceso de las operaciones debe estar enmarcado en la legislacin general para
el sector pblico y aquella que particularmente rige a la institucin, adems de
aquellas que norman el Sistema Integrado de Administracin Financiera.
d. Registros Contables
La existencia de registros contables para controlar e informar de la ejecucin y
resultado de las operaciones, debe responder a las necesidades de control e
informacin dentro del contexto institucional y los distintos niveles de consolidacin
sectorial y nacional, bajo los criterios tcnicos del Sistema Integrado de
Administracin Financiera.
e. Informacin peridica
La produccin de informacin interna y externa debe ser oportuna y guardar
relacin con las necesidades de los diferentes niveles ejecutivos, su campo de
accin y la autoridad asignada, as como para el control y agregacin, integracin y
consolidacin que realicen otros organismos, con base en la informacin que
produzcan los sistemas integrados de administracin y finanzas.
f. Comunicacin
La produccin de informacin no es suficiente si no se han diseado los canales
de comunicacin tanto internos como externos.
Estos canales deben informar de los aspectos relevantes a todos los niveles
necesarios para apoyar la toma de decisiones oportunas y confiables, y la
evaluacin de la gestin en todos los niveles institucionales, sectoriales y
nacionales; la comunicacin es de vital importancia para la toma de decisiones
oportunas y correctas.
g. Procedimientos de registro
Los pasos empleados para registrar y controlar las operaciones, en trminos de
salvaguarda fsica y uso adecuado de los recursos, deben constar por escrito en
un Manual General de Contabilidad, y en particular, para cada ente pblico o
actividad gubernamental.
El diseo del Sistema Integrado de Administracin Financiera, incluye los
procedimientos de registro de las operaciones en forma centralizada en la Base de
Datos Central (SIAF-CENTRAL), ubicada en el Ministerio de Finanzas Pblicas, la
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cual se alimenta desde las UDAFs de cada entidad, va Internet, por medio del
SICOIN WEB.
14. Las actividades de control
Es otro elemento del control interno, que garantiza que las operaciones se
controlen e informen con base en las necesidades generales y especficas que se
desprenden del contexto del ente pblico y sus sistemas integrados de
administracin y finanzas, se relacionan con los siguientes aspectos:
a. Necesidad de controlar
Los datos que se produzcan en las diferentes etapas del proceso, deben
documentar adecuadamente el ingreso o egreso de los recursos del Estado,
creando un marco ptimo para la seguridad e integracin de la informacin, a
travs de los sistemas integrados de administracin y finanzas.
La necesidad de controlar se basa, adems, en los objetivos institucionales y el
grado de autoridad que tiene cada ejecutivo en el proceso de toma de decisiones y
rendicin de cuentas.
b. Necesidad de informar
Basada en las necesidades de los distintos sectores y niveles jerrquicos, ya que
cada uno de ellos necesita informacin especfica para la toma de decisiones en
forma oportuna, por lo que los sistemas integrados de administracin y finanzas,
deben producir los informes necesarios para cumplir con una gestin
administrativa oportuna y eficaz.
Los sistemas contables, especialmente, producen informacin relativamente, til,
por lo que no se puede utilizar para todo; la informacin es incompleta y puede
conducir a juicios equivocados.
Especialmente la informacin financiera, puede decir lo que ocurri pero no dice lo
que va a ocurrir en el futuro, por lo que resulta insuficiente para conducir
adecuadamente a un ente pblico.
c. Sistemas integrados de informacin
Todos los sistemas que funcionan en un ente pblico, se encuentran integrados o
entrelazados con las operaciones o con la estructura organizacional, y la tendencia
es que, stos, deben apoyar la implantacin de estrategias y como medios
efectivos para la realizacin de las actividades de los entes pblicos.
La calidad e la informacin, est ligada directamente con la capacidad de la
gerencia, y constituye un verdadero activo institucional, para lo cual debe tener
ciertas caractersticas como: relevancia en el contenido, oportunidad,
actualizacin, accesibilidad; en la medida en que los sistemas de informacin
apoyen las operaciones, en esa misma medida, se convierten en medio til de
control.
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d. Necesidad de integrar, descentralizar o desconcentrar
La centralizacin normativa y descentralizacin operativa contemplada en el
Proyecto denominado Sistema Integrado de Administracin Financiera y Control
(SIAF-SAG), debe tomar en cuenta los elementos sustantivos para que el ente
pblico, adquiera la eficiencia operativa necesaria, fortaleciendo sus controles y
agilizando sus acciones.
Sin embargo, en la medida de las necesidades y realidades institucionales de cada
ente pblico, se debe procurar que:
- Se integren actividades, informacin, funciones, procesos, etc.;
- Se descentralicen procesos, funciones, controles, autoridad, etc.; y,
- Se desconcentren actividades, informes, supervisin, control,
especialmente la autoridad en las distintas actividades, para facilitar el flujo
continuo de las operaciones.
e. Fijacin de lmites d e actuacin
Como soporte de la ejecucin de las funciones y el ejercicio de la responsabilidad
y autoridad asignadas a un funcionario, los procedimientos deben establecer con
claridad cules son los lmites en su aplicacin, tanto al interior como al exterior del
ente pblico.
Las grandes actividades operativas dentro de una institucin, deben quedar bien
establecidas para que se pueda especificar los lmites de actuacin en lo que se
refiere a la autorizacin, al registro y a la custodia de los bienes.
f. Apoyo a la toma de decisiones
Todo esfuerzo de control e informacin, deben constituirse en un respaldo para el
ejecutivo en las decisiones que ste tome, y en el proceso de rendicin de cuentas
establecido para todos los niveles.
g. Generar historia operacional
Los procesos de control interno deben permitir crear la historia operacional, a ms
de que la informacin pueda ser controlada y conservada en los archivos en la
medida de las necesidades y con base en las leyes especficas.
Los criterios de conservacin de la documentacin, deben formar parte de las
medidas de control interno.
15. Supervisin y seguimiento del ambiente y estructura de control
La gerencia debe realizar la supervisin y evaluacin sistemtica de los
componentes y elementos que forman parte del ambiente y estructura de control
interno, la evaluacin debe conducir a la identificacin de los controles dbiles,
insuficientes o necesarios, para promover el apoyo de la gerencia para su
reforzamiento y actualizacin.
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Los siguientes son los elementos que forman parte de este segmento:
a. Actividades de supervisin
Las actividades cotidianas de supervisin permiten observar si, efectivamente, los
objetivos de control se estn cumpliendo y si los riesgos se estn controlando
adecuadamente, a travs de la comparacin de los resultados, informes
preparados al interior y exterior del ente pblico, registros contra existencias,
manejo de riesgos, etctera, lo cual permitir detectar indicios de errores, fraudes
o algn tipo de irregularidad.
b. Evaluaciones independientes
Los objetivos, extensin, enfoque y frecuencia de las evaluaciones, varan de un
ente a otro, dependiendo de las circunstancias especficas.
Las evaluaciones pueden ser efectuadas por personal interno, por personal o
instituciones externos, o por profesionales independientes especializados.
c. Informes de deficiencias
El proceso de informacin de las evaluaciones, debe ser dirigido a quienes
manejan y tienen autoridad sobre las operaciones, para que tomen decisiones para
mejorar las debilidades de control interno.
IV. RESPONSABLES POR EL CONTROL INTERNO
El control interno representa el contexto institucional. Por sto, dentro de cada
campo de accin, los distintos procedimientos involucran a los responsables de la
ejecucin de las funciones.
16. La Gerencia (Ministros, Directores, Rectores, etctera)
Por ser el principal responsable de la existencia y mantenimiento del control
interno al interior del ente pblico, la gerencia deber:
a. Disear la filosofa de control interno institucional, y una estrategia para su
desarrollo a corto, mediano y largo plazos.
b. Divulgar e instruir para que se apliquen las Normas Generales de Control
Interno emitidas por la Contralora General de Cuentas.
c. Disponer el diseo de los procedimientos y las medidas de control interno
complementarias, que permitan definir su propio ambiente y estructura de
control interno de acuerdo a las circunstancias especficas del ente pblico,
e informar a la Contralora General de Cuentas.
d. Solicitar peridicamente, la evaluacin de los logros alcanzados utilizando
todos los medios disponibles de control y seguimiento, que permitan
mejorar y actualizar el control interno.
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e. Tomar las medidas correctivas que le permitan anular cualquier posibilidad
de riesgos de errores o irregularidades o de uso indebido de los recursos
institucionales, y optimizar el control interno.
17. Ejecutivos financieros
A ms de sus funciones tpicas del rea, debern exigir la aplicacin de las normas
y procedimientos de control interno, para apoyar la prevencin y deteccin de
informes financieros fraudulentos.
18. Comit de Auditora
Este rgano tiene la facultad de cuestionar a la gerencia relacionado con el
cumplimiento de sus responsabilidades, adems de asegurar que se tomen las
medidas correctivas necesarias.
19. Comit de Finanzas
Contribuye a fortalecer el control interno a travs de evaluar la consistencia de los
presupuestos con los planes operativos.
20. rea jurdica
Contribuye con la revisin de los controles y otros instrumentos jurdicos, con el fin
de salvaguardar los recursos.
21. La Auditora Interna
La Unidad de Auditora Interna tiene la responsabilidad de evaluar
permanentemente toda la estructura de control interno, los sistemas operacionales
y los flujos de informacin, para evitar que surja o se incremente el nivel de riesgo
de errores e irregularidades, asegurando su solvencia actual y aquella impuesta
por la dinmica necesaria de una organizacin.
Debern informar oportunamente de cualquier anomala para que la administracin
tome acciones correctivas en forma oportuna, con el objeto de minimizar los
riesgos existentes.
22. Los funcionarios pblicos
Todo servidor pblico es responsable, en el campo de su competencia, por aplicar
las Normas Generales de Control Interno y buscar e informar de nuevos mtodos
de trabajo que aumenten la eficiencia operacional y los controles de su rea, as
como denunciar irregularidades que conozcan y descubran como producto de su
trabajo.
23. La Contralora General de Cuentas
Como rgano Rector del Control Gubernamental, es responsable por establecer
las Normas Generales de Control Interno (NGCI) que permitan:
17
a. A cada ente pblico, definir su propio ambiente y estructura de control
interno, basado en la complejidad, el mbito de las operaciones, y las
circunstancias presupuestarias propias de las mismas.
b. Asesorar en la implantacin de las Normas Generales de Control Interno,
as como en la aplicacin de las recomendaciones que emita la Unidad de
Auditora Interna y las firmas privadas que sean contratadas, para fortalecer
el control interno.
c. Evaluar peridicamente la existencia, implantacin y actualizacin de los
sistemas operacionales, y el control interno en todos los entes que
conforman el sector pblico.
24. Los Auditores independientes
Todo auditor independiente o firma privada de auditores que sea contratada, para
que realice trabajos de auditora en el sector pblico, es responsable por evaluar el
control interno para detectar los niveles de riesgo existentes en todos los
elementos del control interno, e informar el resultado de su trabajo, incluyendo las
recomendaciones respectivas para mejorar las deficiencias detectadas.
25. Autoridades (Ejecutivas, Legislativas)
Contribuyen mediante el establecimiento de requerimientos de control interno, a
travs del examen directo de las operaciones de la organizacin.
V. TIPOLOGIA DEL CONTROL INTERNO
Los diferentes tipos de control interno existentes dentro de la administracin
pblica, dependen de las reas y del momento de su aplicacin.
26. Control Interno Administrativo
Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a los procesos de
decisin que llevan a la autorizacin de transacciones o actividades por la
administracin, de manera que fomenta la eficiencia de las operaciones, la
observancia de la poltica prescrita y el cumplimiento de los objetivos y metas
programados.
Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de efectividad, eficiencia
y economa de los procesos de decisin.
27. Control Interno Financiero
Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a la salvaguarda
de los recursos y la verificacin de la exactitud, veracidad y confiabilidad de los
registros contables, y de los estados e informes financieros que se produzcan,
sobre el activo, pasivo y patrimonio institucional.
28. Control Interno Previo
Son los procedimientos que se aplican antes de la ejecucin de las operaciones o
de que sus actos causen efectos; verifica el cumplimiento de las normas que lo
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regulan y los hechos que las respaldan, y asegura su conveniencia y oportunidad
en funcin de los fines y programas de la institucin.
Es de suma importancia que se definan y se desarrollen los procedimientos de los
distintos momentos del control previo ya sea dentro de las operaciones o de la
informacin a producir.
Los distintos momentos que deben identificarse y desarrollar sus procedimientos,
en todos los niveles que sean necesarios, se refieren al: control previo, control
concomitante y control posterior interno.
29. Documentacin del Control Interno
El control interno se encuentra en todos los niveles y en todas las acciones y
funciones, por tanto, debe estar respaldado por toda la legislacin, sistemas,
documentacin de soporte, informacin y dems criterios utilizados en las
operaciones, creando los archivos que las necesidades ameriten.
VI. RECTORIA DEL CONTROL INTERNO
30. De la institucin
Como responsable primaria de la ejecucin y control de las operaciones, en el
marco institucional, deber aplicar las Normas Generales de Control Interno y las
medidas que deban incorporarse a los sistemas diseados, para asegurar el
cumplimiento de los requisitos mnimos operacionales tales como la aplicacin de
polticas, procedimientos, leyes, y reglamentos.
31. De la Contralora General de Cuentas
Como rgano Rector del Control Gubernamental, segn el mandato Constitucional
y Legal, ser quien emita las Normas Generales de Control Interno que
complementen los sistemas que se diseen e implanten en el sector pblico.
Promocionar los cambios que introduzcan reformas para darle mayor eficiencia y
garantizar que el proceso de rendicin de cuentas sea claro y oportuno.
VII. NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO
32. Definicin
Las Normas Generales de Control Interno, constituyen el elemento bsico para
desarrollar adecuadamente la organizacin, las polticas y los procedimientos que
sern incorporados a los sistemas integrados de administracin y finanzas, con el
objeto de controlar las operaciones institucionales. Asimismo, constituyen el marco
de referencia para evaluar la eficacia del control interno.
33. Objetivos
Las Normas de Control Interno tienen como objetivos los siguientes:
19
a. Dar las bases para estructurar el control interno en cada ente pblico.
b. Orientar y fortalecer el control interno en cada ente del sector pblico, en el
marco del concepto de Rendicin de Cuentas.
c. Permitir la evaluacin del control interno y definir el grado de
responsabilidad de los servidores en los diferentes niveles de la
organizacin.
d. Facilitar la evaluacin de la eficacia, eficiencia y economa de la
administracin pblica.
e. Permitir que los sistemas sean auditables para el desarrollo eficiente de la
Auditora interna y externa.
34. Importancia
Las Normas Generales de Control Interno se consideran importantes porque:
a. Sirven de gua en el desarrollo de procedimientos de control e informacin,
y como parmetros para medir su eficiencia.
b. Son uniformes y especficas para temas que son afines en todas las
instituciones.
c. Son indispensables para disponer de un buen ambiente de control interno
institucional.
d. Son obligatorias y su actualizacin y mantenimiento obedecen a la
evolucin institucional.
35. Fundamento de las normas
El diseo de las Normas Generales de Control Interno, debe considerar la literatura
tcnica disponible emitida por los organismos internacionales de control,
Universidades, autores destacados, auditores internos y externos, as como las
condiciones y costumbres nacionales.
36. mbito de aplicacin
Las Normas Generales de Control Interno son parte integrante del Control
Gubernamental que se aplicar en todo el sector pblico.
a. En los sistemas operacionales
Diseados para la administracin de los recursos pblicos que comprende el
funcionamiento de los sistemas de administrativos y el Sistema Integrado de
Administracin Financiera (SIAF), compuesto por los subsistemas de:
Presupuesto, Crdito Pblico, Tesorera, Administracin de Personal,
Administracin de Bienes y Servicios, Contabilidad Integrada y los medios
informticos como soporte del proceso de informacin.
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b. En el sector pblico guatemalteco
Se extiende a todas las personas que tengan a su cargo la custodia y manejo de
fondos pblicos u otros bienes del Estado, del Municipio, de la Universidad, de las
instituciones estatales autnomas, semiautnomas o descentralizadas, as como
sobre las dems entidades o personas que reciban fondos del Estado y las que
hagan colectas pblicas.
El control interno, Involucra a todos los entes pblicos que conforman los tres
Organismos del Estado (Ejecutivo, Legislativo y Judicial) y toda otra persona
jurdica donde el Estado forme parte del patrimonio.
37. Compatibilizacin
Todas las normas, disposiciones internas y procedimientos administrativos que se
dicten o establezcan en cada institucin, estarn en concordancia con las Normas
Generales de Control Interno dictadas por la Contralora General de Cuentas.
38. Obligatoriedad
Las Normas Generales de Control Interno constituyen la base terica para
desarrollar el ambiente y estructura de control interno, por lo que, obligatoriamente,
stas se incorporarn en las regulaciones especficas del Sistema Integrado de
Administracin Financiera (SIAF), y en cualquier otro sistema en funcionamiento
en cada institucin del sector pblico
39. Mantenimiento y actualizacin
Por ser de carcter tcnico, las Normas Generales de Control Interno emitidas por
la Contralora General de Cuentas, sern revisadas peridicamente, a fin de
garantizar su actualizacin, segn el desarrollo de los sistemas de administracin y
los avances tecnolgicos.
La mxima autoridad de cada institucin tiene la responsabilidad de promocionar el
mantenimiento y actualizacin de las Normas Generales de Control Interno, y
sugerir los cambios, de ser el caso, a la Contralora General Cuentas.
40. Emisin y divulgacin
La Contralora General de Cuentas, es la responsable por la emisin, publicacin y
divulgacin de las Normas Generales de Control Interno (NGCI), y de asesorar
para garantizar la implantacin de las mismas en forma eficiente y oportuna en
todos los entes del sector pblico.
41. Seguimiento
La aplicacin de las Normas Generales de Control Interno dictadas por la
Contralora General de Cuentas, ser evaluada en forma permanente por la
Unidad de Auditora Interna de la respectiva institucin y, en todos los casos, por el
ejercicio de la auditora externa gubernamental, a travs del Sistema de Auditora
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Gubernamental (SAG), de lo cual se desprendern acciones oportunas de
actualizacin y mejoramiento.
42. Estructura y contenido de las normas
Su estructura obedece al proceso administrativo y a los subsistemas que
componen el Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF), as como a
otras actividades que se desarrollan en el sector pblico.
43. Coordinacin con otros organismos
Tanto la Contralora General de Cuentas como la institucin, integrarn esfuerzos
orientados a incorporar los avances tcnicos a travs de la coordinacin con
organismos internos y externos que tengan que ver con la materia.
VIII. DISPOSICIONES TRANSITORIAS
44. nica.
Para hacer viable oficialmente la implantacin de las Normas Generales de Control
Interno que se diseen, y garantizar que exista coordinacin con todos los niveles
institucionales e interinstitucionales, la Contralora General de Cuentas y el
Ministerio de Finanzas Pblicas, formarn comisiones de trabajo al interior de cada
ente pblico, la misma que debe estar formada por todos los sistemas y
subsistemas que forman parte del Proyecto SIAF, y aquellos que sean
complementarios.

Decreto Nmero 57-2008
Hoja Nmero 1 de 20

DECRETO NMERO 57-2008
EL CONGRESO DE LA REPBLICA DE GUATEMALA

CONSIDERANDO:

Que la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, dentro de sus fines considera la
vida, la libertad y la seguridad de las personas como fines del Estado, teniendo a la persona
como sujeto y fin del orden social, organizndose para que sta logre su pleno desarrollo y se
consiga el bienestar de todos los ciudadanos.

CONSIDERANDO:

Que los funcionarios y empleados pblicos son simples depositarios del poder que emana del
pueblo; que el texto constitucional determina que la soberana radica en el pueblo el que la
delega para su ejercicio en los organismos del Estado y que ningn funcionario, empleado
pblico ni persona alguna es superior a la ley.

CONSIDERANDO:

Que la Carta Magna establece con absoluta determinacin la publicidad de los actos y la
informacin en poder de la administracin pblica, as como el libre acceso a todas las
instituciones, dependencias y archivos de la misma, sin ms excepciones que las previstas en
el citado texto constitucional.

CONSIDERANDO:

Que para armonizar el derecho de las personas a acceder a la informacin en poder de la
administracin pblica y a todos los actos, entes e instituciones que manejan recursos del
Estado bajo cualquier concepto, se hace necesario emitir las normas que desarrollen esos
principios constitucionales a efecto de contar con un marco jurdico regulatorio que garantice el
ejercicio de esos derechos y, que establezca las excepciones de la informacin confidencial y
reservada, para que sta no quede al arbitrio y discrecionalidad de persona alguna.

CONSIDERANDO:

Que en armona y consonancia con lo anteriormente considerado, con base en el texto
constitucional de Guatemala y los instrumentos internacionales sobre derechos humanos
suscritos y vigentes en el pas, se hace necesario emitir una ley que desarrollando esos
derechos defina los principios, objetivos, procedimientos y en general aquellos aspectos
necesarios para darle seguridad y certeza a todas las personas, consiguiendo hacer efectivo su
derecho al acceso a la informacin pblica y a su participacin dentro de la auditoria social y
fiscalizacin ciudadana hacia todos los funcionarios, empleados pblicos, organismos,
instituciones y en general hacia todo aquel que maneje, use, administre o disponga de recursos
del Estado de Guatemala.

POR TANTO:

En uso de las atribuciones que le otorga el artculo 171 literal a) de la Constitucin Poltica de la
Repblica de Guatemala,

Hoja Nmero 2 de 20

DECRETA:

La siguiente:

LEY DE ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA

TTULO PRIMERO
CAPTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES

Artculo 1. Objeto de la Ley. La presente ley tiene por objeto:

1. Garantizar a toda persona interesada, sin discriminacin alguna, el derecho a solicitar y a
tener acceso a la informacin pblica en posesin de las autoridades y sujetos obligados
por la presente ley;

2. Garantizar a toda persona individual el derecho a conocer y proteger los datos personales
de lo que de ella conste en archivos estatales, as como de las actualizaciones de los
mismos;

3. Garantizar la transparencia de la administracin pblica y de los sujetos obligados y el
derecho de toda persona a tener acceso libre a la informacin pblica;

4. Establecer como obligatorio el principio de mxima publicidad y transparencia en la
administracin pblica y para los sujetos obligados en la presente ley;

5. Establecer, a manera de excepcin y de manera limitativa, los supuestos en que se restrinja
el acceso a la informacin pblica;

6. Favorecer por el Estado la rendicin de cuentas a los gobernados, de manera que puedan
auditar el desempeo de la administracin pblica;

7. Garantizar que toda persona tenga acceso a los actos de la administracin pblica.

Artculo 2. Naturaleza. La presente ley es de orden pblico, de inters nacional y utilidad
social; establece las normas y los procedimientos para garantizar a toda persona, natural o
jurdica, el acceso a la informacin o actos de la administracin pblica que se encuentre en los
archivos, fichas, registros, base, banco o cualquier otra forma de almacenamiento de datos que
se encuentren en los organismos del Estado, municipalidades, instituciones autnomas y
descentralizadas y las entidades privadas que perciban, inviertan o administren fondos
pblicos, incluyendo fideicomisos constituidos con fondos pblicos, obras o servicios pblicos
sujetos a concesin o administracin.

Artculo 3. Principios. Esta ley se basa en los principios de:

1) Mxima publicidad;
2) Transparencia en el manejo y ejecucin de los recursos pblicos y actos de la
administracin pblica;
3) Gratuidad en el acceso a la informacin pblica;
4) Sencillez y celeridad de procedimiento.

Hoja Nmero 3 de 20

Artculo 4. mbito de aplicacin. Toda la informacin relacionada al derecho de acceso libre
a la informacin contenida en registros, archivos, fichas, bancos, o cualquier otra forma de
almacenamiento de informacin pblica, en custodia, depsito o administracin de los sujetos
obligados, se regir por lo que establece la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala
y la presente ley.

Artculo 5. Sujeto activo. Es toda persona individual o jurdica, pblica o privada, que tiene
derecho a solicitar, tener acceso y obtener la informacin pblica que hubiere solicitado
conforme lo establecido en esta ley.

Artculo 6. Sujetos obligados. Es toda persona individual o jurdica, pblica o privada,
nacional o internacional de cualquier naturaleza, institucin o entidad del Estado, organismo,
rgano, entidad, dependencia, institucin y cualquier otro que maneje, administre o ejecute
recursos pblicos, bienes del Estado, o actos de la administracin pblica en general, que est
obligado a proporcionar la informacin pblica que se le solicite, dentro de los que se incluye el
siguiente listado, que es enunciativo y no limitativo:

1. Organismo Ejecutivo, todas sus dependencias, entidades centralizadas, descentralizadas
y autnomas;

2. Organismo Legislativo y todas las dependencias que lo integran;

3. Organismo Judicial y todas las dependencias que lo integran;

4. Todas las entidades centralizadas, descentralizadas y autnomas;

5. Corte de Constitucionalidad;

6. Tribunal Supremo Electoral;

7. Contralora General de Cuentas;

8. Ministerio Pblico;

9. Procuradura General de la Nacin;

10. Procurador de los Derechos Humanos;

11. Instituto de la Defensa Pblica Penal;

12. Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala;

13. Registro Nacional de las Personas;

14. Instituto de Fomento Municipal;

15. Instituto Guatemalteco de Seguridad Social;

16. Instituto de Previsin Militar;

17. Gobernaciones Departamentales;

Hoja Nmero 4 de 20

18. Municipalidades;

19. Consejos de Desarrollo Urbano y Rural;

20. Banco de Guatemala;

21. Junta Monetaria;

22. Superintendencia de Bancos;

23. Confederacin Deportiva Autnoma de Guatemala, federaciones y asociaciones
deportivas nacionales y departamentales que la integran;

24. Comit Olmpico Guatemalteco;

25. Universidad de San Carlos de Guatemala;

26. Superintendencia de Administracin Tributaria;

27. Superintendencia de Telecomunicaciones;

28. Empresas del Estado y las entidades privadas que ejerzan funciones pblicas;

29. Organizaciones No Gubernamentales, fundaciones y asociaciones que reciban,
administren o ejecuten fondos pblicos;

30. Todas las entidades de cualquier naturaleza que tengan como fuente de ingresos, ya sea
total o parcialmente, recursos, subsidios o aportes del Estado;

31. Las empresas privadas a quienes se les haya otorgado mediante permiso, licencia,
concesin o cualquier otra forma contractual la explotacin de un bien del Estado;

32. Organismos y entidades pblicas o privadas internacionales que reciban, manejen o
administren fondos o recursos pblicos;

33. Los fideicomisarios y fideicomitentes de los fideicomisos que se constituyan o
administren con fondos pblicos o provenientes de prstamos, convenios o tratados
internacionales suscritos por la Repblica Guatemala;

34. Las personas individuales o jurdicas de cualquier naturaleza que reciban, manejen o
administren fondos o recursos pblicos por cualquier concepto, incluyendo los
denominados fondos privativos o similares;

35. Comits, patronatos, asociaciones autorizadas por la ley para la recaudacin y manejo
de fondos para fines pblicos y de beneficio social, que perciban aportes o donaciones
del Estado.

En los casos en que leyes especficas regulen o establezcan reservas o garantas de
confidencialidad debern observarse las mismas para la aplicacin de la presente ley.

Artculo 7. Actualizacin de Informacin. Los sujetos obligados debern actualizar su
informacin en un plazo no mayor de treinta das, despus de producirse un cambio.

Hoja Nmero 5 de 20

Artculo 8. Interpretacin. La interpretacin de la presente ley se har con estricto apego a lo
previsto en la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, la Ley del Organismo
Judicial, los tratados y convenios internacionales ratificados por el Estado de Guatemala,
prevaleciendo en todo momento el principio de mxima publicidad.

Las disposiciones de esta ley se interpretarn de manera de procurar la adecuada proteccin
de los derechos en ella reconocidos y el funcionamiento eficaz de sus garantas y defensas.

Artculo 9. Definiciones. Para los efectos de la presente ley, se entiende por:

1. Datos personales: Los relativos a cualquier informacin concerniente a personas naturales
identificadas o identificables.

2. Datos sensibles o datos personales sensibles: Aquellos datos personales que se
refieren a las caractersticas fsicas o morales de las personas o a hechos o circunstancias
de su vida privada o actividad, tales como los hbitos personales, de origen racial, el origen
tnico, las ideologas y opiniones polticas, las creencias o convicciones religiosas, los
estados de salud fsicos o psquicos, preferencia o vida sexual, situacin moral y familiar u
otras cuestiones ntimas de similar naturaleza.

3. Derecho de acceso a la informacin pblica: El derecho que tiene toda persona para
tener acceso a la informacin generada, administrada o en poder de los sujetos obligados
descritos en la presente ley, en los trminos y condiciones de la misma.

4. Habeas data: Es la garanta que tiene toda persona de ejercer el derecho para conocer lo
que de ella conste en archivos, fichas, registros o cualquier otra forma de registros pblicos,
y la finalidad a que se dedica esta informacin, as como a su proteccin, correccin,
rectificacin o actualizacin. Los datos impersonales no identificables, como aquellos de
carcter demogrfico recolectados para mantener estadsticas, no se sujetan al rgimen de
hbeas data o proteccin de datos personales de la presente ley.

5. Informacin confidencial: Es toda informacin en poder de los sujetos obligados que por
mandato constitucional, o disposicin expresa de una ley tenga acceso restringido, o haya
sido entregada por personas individuales o jurdicas bajo garanta de confidencialidad.

6. Informacin pblica: Es la informacin en poder de los sujetos obligados contenida en los
expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos,
directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos,
estadsticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o la
actividad de los sujetos obligados y sus servidores pblicos, sin importar su fuente o fecha
de elaboracin. Los documentos podrn estar en cualquier medio sea escrito, impreso,
sonoro, visual, electrnico, informtico u hologrfico y que no sea confidencial ni estar
clasificado como temporalmente reservado.

7. Informacin reservada: Es la informacin pblica cuyo acceso se encuentra
temporalmente restringido por disposicin expresa de una ley, o haya sido clasificada como
tal, siguiendo el procedimiento establecido en la presente ley.

8. Mxima publicidad: Es el principio de que toda informacin en posesin de cualquier
sujeto obligado, es pblica. No podr ser reservada ni limitada sino por disposicin
constitucional o legal.

Hoja Nmero 6 de 20

9. Seguridad nacional: Son todos aquellos asuntos que son parte de la poltica del Estado
para preservar la integridad fsica de la nacin y de su territorio a fin de proteger todos los
elementos que conforman el Estado de cualquier agresin producida por grupos extranjeros
o nacionales beligerantes, y aquellos que se refieren a la sobrevivencia del Estado-Nacin
frente a otros Estados.

CAPTULO SEGUNDO
OBLIGACIONES DE TRANSPARENCIA

Artculo 10. Informacin pblica de oficio. Los Sujetos Obligados debern mantener,
actualizada y disponible, en todo momento, de acuerdo con sus funciones y a disposicin de
cualquier interesado, como mnimo, la siguiente informacin, que podr ser consultada de
manera directa o a travs de los portales electrnicos de cada sujeto obligado:

1. Estructura orgnica y funciones de cada una de las dependencias y departamentos,
incluyendo su marco normativo;
2. Direccin y telfonos de la entidad y de todas las dependencias que la conforman;
3. Directorio de empleados y servidores pblicos, incluyendo nmeros de telfono y
direcciones de correo electrnico oficiales no privados; quedan exentos de esta obligacin
los sujetos obligados cuando se ponga en riesgo el sistema nacional de seguridad, la
investigacin criminal e inteligencia del Estado;
4. Nmero y nombre de funcionarios, servidores pblicos, empleados y asesores que laboran
en el sujeto obligado y todas sus dependencias, incluyendo salarios que corresponden a
cada cargo, honorarios, dietas, bonos, viticos o cualquier otra remuneracin econmica
que perciban por cualquier concepto. Quedan exentos de esta obligacin los sujetos
obligados cuando se ponga en riesgo el sistema nacional de seguridad, la investigacin
criminal e inteligencia del Estado;
5. La misin y objetivos de la institucin, su plan operativo anual y los resultados obtenidos
en el cumplimiento de los mismos;
6. Manuales de procedimientos, tanto administrativos como operativos;
7. La informacin sobre el presupuesto de ingresos y egresos asignado para cada ejercicio
fiscal; los programas cuya elaboracin y/o ejecucin se encuentren a su cargo y todas las
modificaciones que se realicen al mismo, incluyendo transferencias internas y externas;
8. Los informes mensuales de ejecucin presupuestaria de todos los renglones y de todas
las unidades, tanto operativas como administrativas de la entidad;
9. La informacin detallada sobre los depsitos constituidos con fondos pblicos
provenientes de ingresos ordinarios, extraordinarios, impuestos, fondos privativos,
emprstitos y donaciones;
10. La informacin relacionada con los procesos de cotizacin y licitacin para la adquisicin
de bienes que son utilizados para los programas de educacin, salud, seguridad,
desarrollo rural y todos aquellos que tienen dentro de sus caractersticas la entrega de
dichos bienes a beneficiarios directos o indirectos, indicando las cantidades, precios
unitarios, los montos, los renglones presupuestarios correspondientes, las caractersticas
de los proveedores, los detalles de los procesos de adjudicacin y el contenido de los
contratos;
11. La informacin sobre contrataciones de todos los bienes y servicios que son utilizados por
los sujetos obligados, identificando los montos, precios unitarios, costos, los renglones
presupuestarios correspondientes, las caractersticas de los proveedores, los detalles de
los procesos de adjudicacin y el contenido de los contratos;
12. Listado de viajes nacionales e internacionales autorizados por los sujetos obligados y que
son financiados con fondos pblicos, ya sea para funcionarios pblicos o para cualquier

Hoja Nmero 7 de 20

otra persona, incluyendo objetivos de los viajes, personal autorizado a viajar, destino y
costos, tanto de boletos areos como de viticos;
13. La informacin relacionada al inventario de bienes muebles e inmuebles con que cuenta
cada uno de los sujetos obligados por la presente ley para el cumplimiento de sus
atribuciones;
14. Informacin sobre los contratos de mantenimiento de equipo, vehculos, inmuebles,
plantas e instalaciones de todos los sujetos obligados, incluyendo monto y plazo del
contrato e informacin del proveedor;
15. Los montos asignados, los criterios de acceso y los padrones de beneficiarios de los
programas de subsidios, becas o transferencias otorgados con fondos pblicos;
16. La informacin relacionada a los contratos, licencias o concesiones para el usufructo o
explotacin de bienes del Estado;
17. Los listados de las empresas precalificadas para la ejecucin de obras pblicas, de venta
de bienes y de prestacin de servicios de cualquier naturaleza, incluyendo la informacin
relacionada a la razn social, capital autorizado y la informacin que corresponda al
rengln para el que fueron precalificadas;
18. El listado de las obras en ejecucin o ejecutadas total o parcialmente con fondos pblicos,
o con recursos provenientes de prstamos otorgados a cualquiera de las entidades del
Estado, indicando la ubicacin exacta, el costo total de la obra, la fuente de
financiamiento, el tiempo de ejecucin, beneficiarios, empresa o entidad ejecutora, nombre
del funcionario responsable de la obra, contenido y especificaciones del contrato
correspondiente;
19. Los contratos de arrendamiento de inmuebles, equipo, maquinaria o cualquier otro bien o
servicio, especificando las caractersticas de los mismos, motivos del arrendamiento, datos
generales del arrendatario, monto y plazo de los contratos;
20. Informacin sobre todas las contrataciones que se realicen a travs de los procesos de
cotizacin y licitacin y sus contratos respectivos, identificando el nmero de operacin
correspondiente a los sistemas electrnicos de registro de contrataciones de bienes o
servicios, fecha de adjudicacin, nombre del proveedor, monto adjudicado, plazo del
contrato y fecha de aprobacin del contrato respectivo;
21. Destino total del ejercicio de los recursos de los fideicomisos constituidos con fondos
pblicos, incluyendo la informacin relacionada a las cotizaciones o licitaciones realizadas
para la ejecucin de dichos recursos y gastos administrativos y operativos del fideicomiso;
22. El listado de las compras directas realizadas por las dependencias de los sujetos
obligados;
23. Los informes finales de las auditoras gubernamentales o privadas practicadas a los
sujetos obligados, conforme a los perodos de revisin correspondientes;
24. En caso de las entidades pblicas o privadas de carcter internacional, que manejen o
administren fondos pblicos debern hacer pblica la informacin obligatoria contenida en
los numerales anteriores, relacionada nicamente a las compras y contrataciones que
realicen con dichos fondos;
25. En caso de las entidades no gubernamentales o de carcter privado que manejen o
administren fondos pblicos deben hacer pblica la informacin obligatoria contenida en
los numerales anteriores, relacionada nicamente a las compras y contrataciones que
realicen con dichos fondos;
26. Los responsables de los archivos de cada uno de los sujetos obligados debern publicar,
por lo menos una vez al ao, y a travs del Diario de Centro Amrica, un informe sobre: el
funcionamiento y finalidad del archivo, sus sistemas de registro y categoras de
informacin, los procedimientos y facilidades de acceso al archivo;
27. El ndice de la informacin debidamente clasificada de acuerdo a esta ley;
28. Las entidades e instituciones del Estado debern mantener informe actualizado sobre los
datos relacionados con la pertenencia sociolingstica de los usuarios de sus servicios, a
efecto de adecuar la prestacin de los mismos;

Hoja Nmero 8 de 20

29. Cualquier otra informacin que sea de utilidad o relevancia para cumplir con los fines y
objetivos de la presente ley.

Artculo 11. Informacin pblica de oficio del Organismo Ejecutivo. El Organismo
Ejecutivo, adems de la informacin pblica de oficio contenida en la presente ley, debe hacer
pblica como mnimo la siguiente:
1. El ejercicio de su presupuesto asignado por ministerio, viceministerio, direcciones
generales e instituciones descentralizadas;
2. El listado de asesores, con sus respectivas remuneraciones de cada una de las
instituciones mencionadas en el numeral anterior;
3. El informe de los gastos y viticos de las delegaciones de cada institucin al exterior del
pas, as como el destino, objetivos y logros alcanzados.

Artculo 12. Informacin pblica de oficio del Organismo Judicial. El Organismo Judicial,
adems de la informacin pblica de oficio contenida en la presente ley, debe hacer pblica
como mnimo la siguiente:

1. Las sentencias condenatorias dictadas con autoridad de cosa juzgada por delitos de
derechos humanos y lesa humanidad;
2. Las sentencias condenatorias con autoridad de cosa juzgada, por delitos en caso de
manejo de fondos pblicos;
3. Las sentencias condenatorias con autoridad de cosa juzgada por delitos cometidos por
funcionarios y empleados pblicos;
4. El ejercicio de su presupuesto asignado a la Corte Suprema de Justicia, Salas de
Apelaciones, Tribunales de Primera Instancia de Ejecucin y Sentencia, y Juzgados de Paz
de todo el pas;
5. El listado de asesores con sus respectivas remuneraciones de cada uno de los tribunales
mencionados en el numeral anterior;
6. El informe de los gastos y viticos de las delegaciones de cada institucin al exterior del
pas, as como el destino, objetivos y logros alcanzados.

Artculo 13. Informacin pblica de oficio del Organismo Legislativo. El Congreso de la
Repblica de Guatemala, adems de la informacin pblica de oficio contenida en la presente
ley, debe hacer pblica como mnima la siguiente:

1. El ejercicio de su presupuesto asignado por bloque legislativo y comisin;
2. El listado de asesores y asistentes de Junta Directiva, bloques legislativos, bancadas,
comisiones y diputados con sus respectivas remuneraciones;
3. El proyecto del orden del da de las sesiones ordinarias y extraordinarias en el pleno y
comisiones, con veinticuatro horas de anticipacin;
4. Las iniciativas de ley;
5. Los dictmenes emitidos por cada una de las comisiones sobre las iniciativas de ley;
6. Los decretos;
7. Los acuerdos;
8. Los puntos resolutivos;
9. Las resoluciones;
10. Actas de las sesiones de las comisiones de trabajo; y
11. Diario de las Sesiones Plenarias.

Artculo 14. Recursos pblicos. Las organizaciones no gubernamentales, fundaciones,
asociaciones y otras entidades de carcter privado que administren o ejecuten recursos
pblicos, o que realicen colectas pblicas, adems de la informacin pblica de oficio contenida
en la presente ley, debe hacer pblica la siguiente:

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1. Datos generales de la organizacin;
2. Acuerdo o resolucin de la autoridad que las autoriza;
3. Integrantes de la junta directiva;
4. Estatutos;
5. Objetivos; y
6. Misin y visin;

Artculo 15. Uso y difusin de la informacin. Los interesados tendrn responsabilidad,
penal y civil por el uso, manejo o difusin de la informacin pblica a la que tengan acceso, de
conformidad con esta ley y dems leyes aplicables.

CAPTULO TERCERO
ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA

Artculo 16. Procedimiento de acceso a la informacin. Toda persona tiene derecho a tener
acceso a la informacin pblica en posesin de los sujetos obligados, cuando lo solicite de
conformidad con lo previsto en esta ley.

Artculo 17. Consulta personal. Los sujetos deben tomar todas las medidas de seguridad,
cuidado y conservacin de los documentos, elementos o expedientes de cualquier naturaleza,
propiedad del sujeto obligado que le fueren mostrados o puestos a disposicin en consulta
personal; as como hacer del conocimiento de la autoridad competente toda destruccin,
menoscabo o uso indebido de los mismos, por cualquier persona.

Artculo 18. Gratuidad. El acceso a la informacin pblica ser gratuito, para efectos de
anlisis y consulta en las oficinas del sujeto obligado. Si el interesado solicita la obtencin de
copias, reproducciones escritas o por medios electrnicos, se har de conformidad con lo
establecido en la presente ley.

La consulta de la informacin pblica se regir por el principio de sencillez y gratuidad. Slo se
cobrarn los gastos de reproduccin de la informacin. La reproduccin de la informacin
habilitar al Estado a realizar el cobro por un monto que en ningn caso ser superior a los
costos del mercado y que no podrn exceder de los costos necesarios para la reproduccin de
la informacin.

Los sujetos obligados debern esforzarse por reducir al mximo, los costos de la entrega de
informacin, permitiendo la consulta directa de la misma o que el particular entregue los
materiales para su reproduccin; cuando no se aporten dichos materiales se cobrara el valor de
los mismos.

Lo relativo a certificaciones y copias secretariales, se regular conforme a la Ley del Organismo
Judicial.

CAPTULO CUARTO
UNIDADES DE INFORMACIN PBLICA

Artculo 19. Unidades de Informacin Pblica. El titular de cada sujeto obligado debe
designar al servidor pblico, empleado u rgano interno que fungir como Unidad de
Informacin, debiendo tener un enlace en todas las oficinas o dependencias que el sujeto
obligado tenga ubicadas a nivel nacional.

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Artculo 20. Obligaciones de las Unidades de Informacin Pblica. Las Unidades de
Informacin tendrn a su cargo:

1. Recibir y tramitar las solicitudes de acceso a la informacin pblica;
2. Orientar a los interesados en la formulacin de solicitudes de informacin pblica;
3. Proporcionar para su consulta la informacin pblica solicitada por los interesados o
notificar la negativa de acceso a la misma, razonando dicha negativa;
4. Expedir copia simple o certificada de la informacin pblica solicitada, siempre que se
encuentre en los archivos del sujeto obligado;
5. Coordinar, organizar, administrar, custodiar y sistematizar los archivos que contengan la
informacin pblica a su cargo, respetando en todo momento la legislacin en la materia; y
6. Las dems obligaciones que seale esta ley.

CAPTULO QUINTO
INFORMACIN CONFIDENCIAL Y RESERVADA

Artculo 21. Lmites del derecho de acceso a la informacin. El acceso a la informacin
pblica ser limitado de acuerdo a lo establecido en la Constitucin Poltica de la Repblica de
Guatemala, la que por disposicin expresa de una ley sea considerada confidencial, la
informacin clasificada como reservada de conformidad con la presente ley y las que de
acuerdo a tratados o convenios internacionales ratificados por el Estado de Guatemala tengan
clusula de reserva.

Artculo 22. Informacin confidencial. Para los efectos de esta ley se considera informacin
confidencial la siguiente:

1. La expresamente definida en el artculo veinticuatro de la Constitucin Poltica de la
Repblica de Guatemala;
2. La expresamente definida como confidencial en la Ley de Bancos y Grupos Financieros;
3. La informacin calificada como secreto profesional;
4. La que por disposicin expresa de una ley sea considerada como confidencial;
5. Los datos sensibles o personales sensibles, que solo podrn ser conocidos por el titular del
derecho;
6. La informacin de particulares recibida por el sujeto obligado bajo garanta de confidencia.

El fundamento de la clasificacin de confidencial se har del conocimiento del particular al
resolver, en sentido negativo o acceso parcial, alguna solicitud de informacin, permitiendo el
acceso a las partes de la informacin que no fueren consideradas como confidencial.

Artculo 23. Informacin reservada. Para los efectos de esta ley se considera informacin
reservada la siguiente:

1. La informacin relacionada con asuntos militares clasificados como de seguridad
nacional;
2. La informacin relacionada a asuntos diplomticos, clasificados como de seguridad
nacional;
3. La informacin relacionada con la propiedad intelectual, propiedad industrial, patentes o
marcas en poder de las autoridades; se estar a lo dispuesto por los convenios o
tratados internacionales ratificados por la Repblica de Guatemala y dems leyes de la
materia;

Hoja Nmero 11 de 20

4. Cuando la informacin que se difunda pueda causar un serio perjuicio o dao a las
actividades de investigacin, prevencin o persecucin de los delitos, la relacionada a
los procesos de inteligencia del Estado o a la imparticin de justicia;
5. los expedientes judiciales en tanto no hayan causado ejecutoria, de conformidad con las
leyes especiales;
6. la informacin cuya difusin antes de adoptarse la medida, decisin o resolucin de que
se trate pueda daar la estabilidad econmica, financiera o monetaria del pas, as
como aquella que guarde relacin con aspectos de vigilancia e inspeccin por parte de
la Superintendencia de Bancos;
7. La informacin definida como reservada en la Ley de Proteccin Integral de la Niez y la
Adolescencia;
8. Los anlisis proporcionados al Presidente de la Repblica orientados a proveer la
defensa y la seguridad de la nacin as como la conservacin del orden pblico. El
derecho a acceder a la informacin pblica en que se hubiese basado el anlisis podr
ejercerse ante los rganos o entidades que la tengan en su poder;
9. La que sea determinada como reservada por efecto de otra ley.

Artculo 24. Informacin en derechos humanos. En ningn caso podr clasificarse como
confidencial o reservada la informacin relativa a investigaciones de violaciones a los derechos
humanos fundamentales o a delitos de lesa humanidad.

Artculo 25. Clasificacin de la informacin. La clasificacin de informacin reservada se
har mediante resolucin de la mxima autoridad del sujeto obligado la que debe ser publicada
en el Diario Oficial y debe indicar lo siguiente:

1. La fuente de la informacin;
2. El fundamento por el cual se clasifica;
3. Las partes de los documentos que se reservan;
4. El plazo de reserva que no ser mayor de siete aos; y,
5. El nombre de la autoridad responsable de su conservacin.

Son nulas aquellas resoluciones que clasifiquen la informacin como confidencial o reservada
si estas no llenan los requisitos establecidos en la presente ley. Ser procedente el recurso de
revisin.

Artculo 26. Prueba de dao. En caso que la autoridad fundamente la clasificacin de
reservada o confidencial, la informacin deber demostrar cabalmente el cumplimiento de los
siguientes tres requisitos:

1. Que la informacin encuadre legtimamente en alguno de los casos de excepcin previstas
en esta ley;
2. Que la liberacin de la informacin de referencia pueda amenazar efectivamente el inters
protegido por la ley; y,
3. Que el perjuicio o dao que pueda producirse con la liberacin de la informacin es mayor
que el inters pblico de conocer la informacin de referencia.

Artculo 27. Perodo de reserva. La informacin pblica clasificada como reservada, de
acuerdo con esta ley, dejar de tener dicho carcter cuando ocurriere alguna de estas
situaciones:

1. Que hubieren transcurrido el plazo de su reserva, que no ser mayor de siete aos
contados a partir de la fecha de su clasificacin;

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2. Dejaren de existir las razones que fundamentaron su clasificacin como informacin pblica
reservada; o
3. Por resolucin del rgano jurisdiccional o autoridad judicial competente.

Artculo 28. Ampliacin del perodo de reserva. Cuando persistan las causas que hubieren
dado origen a la clasificacin de informacin reservada, de conformidad con esta ley, los
sujetos obligados podrn hacer la declaracin de la ampliacin del plazo de reserva hasta por
cinco aos ms sin que pueda exceder de doce aos el tiempo total de clasificacin.

En estos casos ser procedente el recurso de revisin.
Artculo 29. Orden judicial. La informacin clasificada como reservada o confidencial debe ser
puesta a disposicin de las autoridades encargadas de la procuracin y administracin de
justicia cuando as lo solicitaren, mediante orden judicial, siempre que sta sea indispensable y
necesaria en un proceso judicial.
CAPTULO SEXTO
HABEAS DATA

Artculo 30. Hbeas data. Los sujetos obligados sern responsables de los datos personales
y, en relacin con stos, debern:

1. Adoptar los procedimientos adecuados para recibir y responder las solicitudes de acceso y
correccin de datos que sean presentados por los titulares de los mismos o sus
representantes legales, as como capacitar a los servidores pblicos y dar a conocer
informacin sobre sus polticas en relacin con la proteccin de tales datos;
2. Administrar datos personales slo cuando stos sean adecuados, pertinentes y no
excesivos, en relacin con los propsitos para los cuales se hayan obtenido;
3. Poner a disposicin de la persona individual, a partir del momento en el cual se recaben
datos personales, el documento en el que se establezcan los propsitos para su
tratamiento;
4. Procurar que los datos personales sean exactos y actualizados;
5. Adoptar las medidas necesarias que garanticen la seguridad, y en su caso confidencia o
reserva de los datos personales y eviten su alteracin, prdida, transmisin y acceso no
autorizado.

Los sujetos activos no podrn usar la informacin obtenida para fines comerciales, salvo
autorizacin expresa del titular de la informacin.

Artculo 31. Consentimiento expreso. Los sujetos obligados no podrn difundir, distribuir o
comercializar los datos personales contenidos en los sistemas de informacin desarrollados en
el ejercicio de sus funciones, salvo que hubiere mediado el consentimiento expreso por escrito
de los individuos a que hiciere referencia la informacin. El Estado vigilar que en caso de que
se otorgue el consentimiento expreso, no se incurra en ningn momento en vicio de la voluntad
en perjuicio del gobernado, explicndole claramente las consecuencias de sus actos.

Queda expresamente prohibida la comercializacin por cualquier medio de datos sensibles o
datos personales sensibles.

Artculo 32. Excepcin del consentimiento. No se requerir el consentimiento del titular de la
informacin para proporcionar los datos personales en los siguientes casos:

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1. Los necesarios por razones estadsticas, cientficas o de inters general previstas en
ley, previo procedimiento por el cual no puedan asociarse los datos personales con el
individuo a quien se refieran;
2. Cuando se transmitan entre sujetos obligados o entre dependencias y entidades del
Estado, siempre y cuando los datos se utilicen para el ejercicio de facultades propias de
los mismos;
3. Cuando exista una orden judicial;
4. Los establecidos en esta ley;
5. Los contenidos en los registros pblicos;
6. En los dems casos que establezcan las leyes.

En ningn caso se podrn crear bancos de datos o archivos con datos sensibles o datos
personales sensibles, salvo que sean utilizados para el servicio y atencin propia de la
institucin.

Artculo 33. Acceso a los datos personales. Sin perjuicio de lo que dispongan otras leyes,
slo los titulares de la informacin o sus representantes legales podrn solicitarla, previa
acreditacin, que se les proporcione los datos personales que estn contenidos en sus archivos
o sistema de informacin. sta Informacin debe ser entregada por el sujeto obligado, dentro
de los diez das hbiles siguientes contados a partir de la presentacin de la solicitud, en
formato comprensible para el solicitante, o bien de la misma forma debe comunicarle por
escrito que el sistema de datos personales no contiene los referidos al solicitante.

Artculo 34. Tratamiento de los datos personales. Los titulares o sus representantes legales
podrn solicitar, previa acreditacin, que modifiquen sus datos personales contenidos en
cualquier sistema de informacin. Con tal propsito, el interesado debe entregar una solicitud
de modificaciones, en la que seale el sistema de datos personales, indique las modificaciones
que desea realizar y aporte la documentacin que motive su peticin. El sujeto obligado debe
entregar al solicitante, en un plazo no mayor de treinta das hbiles desde la presentacin de la
solicitud, una resolucin que haga constar las modificaciones o bien, le informe de manera
fundamentada, las razones por las cuales no procedieron las mismas.

Artculo 35. Denegacin expresa. Contra la negativa de entregar o corregir datos personales,
proceder la interposicin del recurso de revisin previsto en esta ley.

CAPTULO SPTIMO
ARCHIVOS PBLICOS

Artculo 36. Salvaguarda de documentos. La informacin pblica localizada y localizable en
los archivos administrativos no podr destruirse, alterarse, modificarse, mutilarse u ocultarse
por determinacin de los servidores pblicos que la produzcan, procesen, administren, archiven
y resguarden, salvo que los actos en ese sentido formaren parte del ejercicio de la funcin
pblica y estuvieren jurdicamente justificados.

El incumplimiento de esta norma ser sancionado de conformidad con la esta ley y dems
leyes aplicables.

Artculo 37. Archivos administrativos. Con relacin a la informacin, documentos y
expedientes que formen parte de los archivos administrativos no podrn en ningn caso ser
destruidos, alterados o modificados sin justificacin. Los servidores pblicos que incumplan el
presente y el anterior artculo de esta ley podrn ser destituidos de su cargo y sujetos a lo
previsto por los artculos 418 Abuso de Autoridad y 419 Incumplimiento de Deberes del Cdigo

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Penal vigente. Si se trata de particulares quienes coadyuven, provoquen o inciten, directa o
indirectamente a la destruccin, alteracin o modificacin de archivos histricos, aplicar el
delito de depredacin del patrimonio nacional, regulado en el Cdigo Penal.

TTULO SEGUNDO
PROCEDIMIENTO DE ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA

CAPTULO NICO

Artculo 38. Procedimiento de acceso a la informacin pblica. El procedimiento para el
acceso a la informacin pblica se inicia mediante solicitud verbal, escrita o va electrnica que
deber formular el interesado al sujeto obligado, a travs de la Unidad de Informacin. El
modelo de solicitud de informacin tendr el propsito de facilitar el acceso a la informacin
pblica, pero no constituir un requisito de procedencia para ejercer el derecho de acceso a la
informacin pblica.

La persona de la Unidad de Informacin que reciba la solicitud no podr alegar incompetencia o
falta de autorizacin para recibirla, debiendo obligadamente, bajo su responsabilidad, remitirla
inmediatamente a quien corresponda.

El procedimiento de acceso a la informacin no perjudicar, limitar o sustituir el derecho a
presenciar u observar los actos de los sujetos obligados, ni limitar el derecho a solicitar
informacin a los sujetos obligados en la forma contemplada en otras leyes, ni la realizacin de
solicitudes de informacin que pudieran hacerse ante entes cuya naturaleza es de publicidad
frente a terceros en donde por principio de especialidad se deber acudir a travs de los
trmites correspondientes.

Artculo 39. Sistemas de informacin electrnicos. Los sujetos obligados establecern
como va de acceso a la informacin pblica, entre otros, sistemas de informacin electrnicos.

Bajo responsabilidad de la autoridad mxima garantizar que la informacin publicada sea
fidedigna y legtima.

La informacin publicada en los sistemas de informacin electrnicos, entre otros, deber
coincidir exactamente con los sistemas de administracin financiera, contable y de auditora y
esta deber ser actualizada en los plazos establecidos en esta ley.

Artculo 40. Respuesta en sistemas de informacin electrnicos. Los sujetos obligados
adoptarn las medidas de seguridad que permitan dotar de certeza a los informes enviados por
mensajes de datos. En cualquier caso conservarn constancia de las resoluciones originales.

Artculo 41. Solicitud de informacin. Todo acceso a la informacin pblica se realizar a
peticin del interesado, en la que se consignarn los siguientes datos:

1. Identificacin del sujeto obligado a quien se dirija;
2. Identificacin del solicitante; y,
3. Identificacin clara y precisa de la informacin que se solicita.

La solicitud de informacin no estar sujeta a ninguna otra formalidad, ni podr exigirse la
manifestacin de una razn o inters especfico como requisito de la misma.

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Artculo 42. Tiempo de respuesta. Presentada y admitida la solicitud, la Unidad de
Informacin donde se present, debe emitir resolucin dentro de los diez das siguientes en
alguno de los sentidos que a continuacin se expresan:

1. Entregando la informacin solicitada;
2. Notificando la negativa de la informacin cuando el interesado, dentro del plazo concedido,
no haya hecho las aclaraciones solicitadas o subsanado las omisiones a que se refiere el
artculo anterior;
3. Notificando la negativa de la informacin total o parcialmente, cuando se tratar de la
considerada como reservada o confidencial; o,
4. Expresando la inexistencia.

Artculo 43. Prrroga del tiempo de respuesta. Cuando el volumen y extensin de la
respuesta as lo justifique, el plazo de respuesta a que se refiere la presente ley se podr
ampliar hasta por diez das ms, debiendo poner en conocimiento del interesado dentro de los
dos das anteriores a la conclusin del plazo sealado en esta ley.

Artculo 44. Afirmativa ficta. Cuando el sujeto obligado no diere respuesta alguna en el plazo
y forma que est obligado, ste quedar obligado a otorgarla al interesado en un perodo no
mayor de diez das posteriores al vencimiento del plazo para la respuesta, sin costo alguno y
sin que medie solicitud de parte interesada.

El incumplimiento de lo previsto en este artculo ser causal de responsabilidad penal.

Artculo 45. Certeza de entrega de informacin. A toda solicitud de informacin pblica
deber recaer una resolucin por escrito. En caso de ampliacin del trmino de respuesta
establecido en la presente ley, o de negativa de la informacin, sta deber encontrarse
debidamente fundada y motivada.

Quienes solicitaren informacin pblica tendrn derecho a que sta les sea proporcionada por
escrito o a recibirla a su eleccin por cualquier otro medio de reproduccin.

La informacin se proporcionar en el estado en que se encuentre en posesin de los sujetos
obligados. La obligacin no comprender el procesamiento de la misma, ni el presentarla
conforme al inters del solicitante.

TTULO TERCERO
INTERVENCIN DEL PROCURADOR DE LOS DERECHOS HUMANOS

CAPTULO PRIMERO
ATRIBUCIONES

Artculo 46. Autoridad reguladora. El acceso a la informacin pblica como derecho humano
fundamental previsto en la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala y los tratados o
convenios internacionales en esta materia ratificados por el Estado de Guatemala, estar
protegido por el Procurador de los Derechos Humanos en los trminos de la Ley de la Comisin
de los Derechos Humanos del Congreso de la Repblica y del Procurador de los Derechos
Humanos, Decreto Nmero 54-86 del Congreso de la Repblica.

Artculo 47. Facultades de la autoridad reguladora. El Procurador de los Derechos Humanos
tiene las atribuciones en materia de derecho de acceso a la informacin pblica previstas en los
artculos 13, 14 y dems artculos aplicables de la Ley de la Comisin de los Derechos

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Humanos del Congreso de la Repblica y del Procurador de los Derechos Humanos, Decreto
Nmero 54-86 del Congreso de la Repblica.

Artculo 48. Informe de los sujetos obligados. Los sujetos obligados debern presentar al
Procurador de los Derechos Humanos, un informe por escrito correspondiente al ao anterior, a
ms tardar antes de que finalice el ltimo da hbil del mes de enero siguiente. El informe
deber contener:

1. El nmero de solicitudes formuladas al sujeto obligado de que se trate y el tipo de
informacin requerida;
2. El resultado de cada una de las solicitudes de informacin;
3. Sus tiempos de respuesta;
4. La cantidad de solicitudes pendientes;
5. La cantidad de solicitudes con ampliacin de plazos;
6. El nmero de solicitudes desechadas;
7. La cantidad de solicitudes no satisfechas por ser informacin reservada o confidencial; y
8. El nmero de impugnaciones.

El Procurador de los Derechos Humanos podr solicitar, en los casos de los numerales 4, 5, 6 y
7, los motivos y el fundamento que originaron esa resolucin. Lo anterior con fundamento en lo
previsto por el artculo 14, literal i) de la Ley de la Comisin de los Derechos Humanos del
Congreso de la Repblica y del Procurador de los Derechos Humanos, Decreto Nmero 54-86
del Congreso de la Repblica.

Artculo 49. Informe anual de la autoridad reguladora. El Procurador de los Derechos
Humanos dentro de su informe anual ante el pleno del Congreso de la Repblica de
Guatemala, podr informar sobre:

1. El nmero de solicitudes de acceso a la informacin presentadas ante cada sujeto obligado
y su resultado;
2. El tiempo de respuesta;
3. El estado que guardan las impugnaciones presentadas y las dificultades observadas en el
cumplimiento de esta ley;
4. Un diagnstico y recomendaciones; y,
5. Su programa de capacitacin, implementacin y resultado para los sujetos obligados.

CAPTULO SEGUNDO
CULTURA DE LA TRANSPARENCIA

Artculo 50. Cultura de la transparencia. Las autoridades educativas competentes incluirn el
tema del derecho de acceso a la informacin pblica en la currcula de estudios de los niveles
primario, medio y superior.

Artculo 51. Capacitacin. Los sujetos obligados debern establecer programas de
actualizacin permanente a sus servidores pblicos en materia del derecho de acceso a la
informacin pblica y sobre el derecho a la proteccin de los datos personales de los
particulares, mediante cursos, talleres, seminarios y toda estrategia pedaggica que se
considere pertinente.

Igual obligacin corresponde a los sujetos obligados que no formen parte de la administracin
pblica ni de la organizacin del Estado.

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TTULO CUARTO
RECURSO DE REVISIN

CAPTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES

Artculo 52. Recurso de revisin. El recurso de revisin regulado en esta ley es un medio de
defensa jurdica que tiene por objeto garantizar que en los actos y resoluciones de los sujetos
obligados se respeten las garantas de legalidad y seguridad jurdica.

Artculo 53. Autoridad competente. La mxima autoridad de cada sujeto obligado ser la
competente para resolver los recursos de revisin interpuestos contra actos o resoluciones de
los sujetos obligados referidas en esta ley, en materia de acceso a la informacin pblica y
hbeas data.

CAPTULO SEGUNDO
PROCEDIMIENTO DE REVISIN

Artculo 54. Recurso de revisin en materia de acceso a la informacin. El solicitante a
quin se le hubiere negado la informacin o invocado la inexistencia de documentos
solicitados, podr interponer, por s mismo o a travs de su representante legal, el recurso de
revisin ante el mxima autoridad dentro de los quince das siguientes a la fecha de la
notificacin.

Artculo 55. Procedencia del recurso de revisin. El recurso de revisin tambin proceder
en los mismos trminos y plazos cuando:

1. El sujeto obligado no entregue al solicitante los datos personales solicitados, o lo haga en
un formato incomprensible;
2. El sujeto obligado se niegue a efectuar modificaciones, correcciones o supresiones a los
datos personales;
3. El solicitante considere que la informacin entregada es incompleta o no corresponda a la
informacin requerida en la solicitud;
4. En caso de falta de respuesta en los trminos de la presente ley;
5. Por vencimiento del plazo establecido para la entrega de la informacin solicitada;
6. En los casos especficamente estipulados en esta ley.

Artculo 56. Sencillez del procedimiento. La mxima autoridad subsanar inmediatamente
las deficiencias de los recursos interpuestos.

Artculo 57. Requisitos del recurso de revisin. La solicitud por la que se interpone el
recurso de revisin deber contener:

1. La dependencia o entidad ante la cual se present la solicitud;
2. El nombre del recurrente y del tercero interesado si lo hay, as como el domicilio, lugar o
medio que seale para recibir notificaciones;
3. La fecha en que se le notific o tuvo conocimiento del acto reclamado;
4. El acto que se recurre y los puntos petitorios;
5. Los dems elementos que considere procedentes someter a juicio de la mxima autoridad.

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Artculo 58. Procedimiento del recurso de revisin. La mxima autoridad sustanciar el
recurso de revisin conforme a los lineamientos siguientes:

1. Interpuesto el recurso de revisin, la mxima autoridad resolver en definitiva dentro de los
cinco das siguientes;
2. Las resoluciones de la mxima autoridad sern pblicas.

Artculo 59. Sentido de la resolucin de la mxima autoridad. Las resoluciones de la
mxima autoridad podrn:

1. Confirmar la decisin de la Unidad de Informacin;
2. Revocar o modificar las decisiones de la Unidad de Informacin y ordenar a la dependencia
o entidad que permita al particular el acceso a la informacin solicitada, la entrega de la
misma o las modificaciones, correcciones o supresiones a los datos personales sensibles
solicitados.

Las resoluciones, deben constar por escrito y establecer el plazo para su cumplimiento y los
procedimientos para asegurar la ejecucin.

Artculo 60. Resolucin del recurso de revisin. Emitida la resolucin de la mxima
autoridad, declarando la procedencia o improcedencia de las pretensiones del recurrente,
conminar en su caso al obligado para que d exacto cumplimiento a lo resuelto dentro del
plazo de cinco das, bajo apercibimiento, en caso de incumplimiento, de certificar lo conducente
ante el rgano jurisdiccional competente, y sin perjuicio de dictarse todas aquellas medidas de
carcter administrativo y las que conduzcan a la inmediata ejecucin de lo resuelto.

Agotado el procedimiento de revisin se tendr por concluida la fase administrativa pudiendo el
interesado interponer la accin de amparo respectiva a efecto hacer prevalecer su derecho
constitucional, sin perjuicio de las acciones legales de otra ndole.

TTULO QUINTO
CAPTULO UNICO

RESPONSABILIDADES Y SANCIONES

Artculo 61. Sistema de sanciones. Todo funcionario pblico, servidor pblico o cualquier
persona que infrinja las disposiciones de la presente ley, estarn sujetos a la aplicacin de
sanciones administrativas o penales de conformidad con las disposiciones previstas en la
presente ley y dems leyes aplicables.

Artculo 62. Aplicacin de sanciones. Las faltas administrativas cometidas por los
responsables en el cumplimiento de la presente ley sern sancionadas de acuerdo a la
gravedad de las mismas, sin perjuicio de las responsabilidades civiles o penales que
correspondan.

Artculo 63. Procedimiento sancionatorio administrativo. En la sustanciacin y decisin del
procedimiento sancionatorio administrativo, se aplicarn las normas en la materia.

Artculo 64. Comercializacin de datos personales. Quien comercialice o distribuya por
cualquier medio, archivos de informacin de datos personales, datos sensibles o personales
sensibles, protegidos por la presente ley sin contar con la autorizacin expresa por escrito del
titular de los mismos y que no provengan de registros pblicos, ser sancionado con prisin de

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cinco a ocho aos y multa de cincuenta mil a cien mil Quetzales y el comiso de los objetos
instrumentos del delito.

La sancin penal se aplicar sin perjuicio de las responsabilidades civiles correspondientes y
los daos y perjuicios que se pudieran generar por la comercializacin o distribucin de datos
personales, datos sensibles o personales sensibles.

Artculo 65. Alteracin o destruccin de informacin en archivos. Quien sin autorizacin,
altere o destruya informacin de datos personales, datos sensibles o personales sensibles de
una persona, que se encuentren en archivos, ficheros, soportes informticos o electrnicos de
instituciones pblicas, ser sancionado con prisin de cinco a ocho aos y multa de cincuenta
mil a cien mil Quetzales.

los daos y perjuicios que se pudieran generar por la alteracin o destruccin de informacin
en archivos.

Artculo 66. Retencin de informacin. Incurre en el delito de retencin de informacin el
funcionario, servidor pblico o cualquier persona responsable de cumplir la presente ley, que en
forma arbitraria o injustificada obstruya el acceso del solicitante a la informacin requerida.
Ser sancionado con prisin de uno a tres aos, con inhabilitacin especial por el doble de la
pena impuesta, y multa de diez mil a cincuenta mil Quetzales.

los daos y perjuicios que se pudieran generar por la retencin de la informacin.

Artculo 67. Revelacin de informacin confidencial o reservada. El servidor, funcionario o
empleado pblico que revelare o facilitare la revelacin de informacin de la que tenga
conocimiento por razn del cargo y que por disposicin de ley o de la Constitucin Poltica de la
Repblica de Guatemala sea confidencial o reservada, ser sancionado con prisin de cinco a
ocho aos e inhabilitacin especial por el doble de la pena impuesta y multa de cincuenta mil a
cien mil Quetzales.

La persona nacional o extranjera que teniendo la obligacin de mantener en reserva o
confidencialidad datos que por disposicin de ley o de la Constitucin Poltica de la Repblica
de Guatemala incurra en los hechos del prrafo anterior ser sancionado de la misma forma.

los daos y perjuicios que se pudieran generar por la revelacin de la informacin confidencial
o reservada.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES

Artculo 68. Conformacin de Unidades de Informacin. Los sujetos obligados, en el mbito
de sus respectivas competencias conformaran e implementarn las Unidades de Informacin y
actualizarn sus obligaciones de oficio dentro de los ciento ochenta das contados a partir de la
vigencia de la presente ley.

Artculo 69. Presupuesto. En el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado se
incluir una partida especfica adicional para que el Procurador de los Derechos Humanos
pueda cumplir con las atribuciones establecidas en esta ley.

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Artculo 70. Creacin de Unidades. La creacin de las unidades de informacin de los sujetos
obligados no supondr erogaciones adicionales en el Presupuesto General de Ingresos y
Egresos del Estado, sino que debern integrarse con los funcionarios pblicos existentes,
salvo casos debidamente justificados, a solicitud del sujeto obligado que forme parte del Estado
dentro de la administracin pblica.

Artculo 71. Derogatoria. Se derogan todas aquellas disposiciones legales en lo que se
opongan a lo dispuesto en la presente ley.

Artculo 72. Vigencia. La presente ley entrar en vigencia ciento ochenta das despus de su
publicacin en el Diario Oficial. Se exceptan de la fecha de entrada en vigencia el presente
artculo y los artculos 6 y 68, los cuales entrarn en vigor el da de su publicacin en el Diario
Oficial.

REMTASE AL ORGANISMO EJECUTIVO PARA SU SANCIN, PROMULGACIN Y
PUBLICACIN.

EMITIDO EN EL PALACIO DEL ORGANISMO LEGISLATIVO, EN LA CIUDAD DE
GUATEMALA, EL VEINTITRS DE SEPTIEMBRE DE DOS MIL OCHO.

ARSTIDES BALDOMERO CRESPO VILLEGAS
PRESIDENTE

JOS ROBERTO ALEJOS CMBARA
SECRETARIO

ROSA ELVIRA ZAPETA OSORIO
SECRETARIA

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