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CAPITULO VEINTICUATRO
CONFIGURACION Y ADMINISTRACION
Este captulo es para la administracin de un sistema OpenErp. Aprender cmo configurar
OpenErp para cumplir con todas las necesidades de su compaa y aquellas de cada usuario
individual del sistema.
OpenErp le da gran flexibilidad para configurarlo y usarlo, permitindole modificar su
apariencia, la forma general en que funciona y las diferentes !erramientas de anlisis
escogidas para cumplir con las necesidades de su compaa lo me"or posible. Estos
cambios de configuracin se efect#an a travs de la interfa$ de usuario.
%ada usuario puede arreglar su propia pgina de bienvenida y su propio men# y usted
tambin puede personali$ar OpenErp asignando a cada usuario su propio tablero en su
pgina de entrada para proporcionarles la informacin ms actuali$ada. Entonces ellos
podrn inmediatamente ver la informacin ms relevante en el momento que ingresan.
El men# de OpenErp puede reorgani$arse totalmente. El mane"o de derec!os de acceso le
permite asignar ciertas funciones a usuarios especficos del sistema. &sted tambin puede
asignar roles, que definen la parte que cada usuario del sistema "uega en el flu"o de traba"o
'(or)flo(* que mueve los documentos en el sistema de un estado a otro 'tales como la
!abilidad de aprobar los pedidos de gastos de empleado*.
+ara este captulo usted debera empe$ar con una base de datos fresca que incluya los
datos de demostracin con venta 'sale* y sus dependencias instaladas y sin una lista de
cuentas particular configurada.
,ota- %onfiguracin, +arametri$acin, Adaptacin, +ersonali$acin
.a palabra adaptacin a veces se usen este libro donde usted podra esperar encontrar
configuracin o personali$acin. +ersonali$acin generalmente se refiere algo que requiere
un poco de conocimiento tcnico 'tal como crear un cdigo especiali$ado de mdulo* y crea
un sistema no estndar. %onfiguracin es menos radical, es el proceso general de poner
todos los parmetros del programa de modo que se a"uste a las necesidades de su sistema
'frecuentemente llamado parametri$acin o setup*. %onfiguracin es tambin, por
convencin, el nombre de los sub/men#s deba"o de cada uno de los men#s superiores de
OpenErp que son accesibles slo a los usuarios administrativos para esa seccin. .a
adaptacin es una parte de la opciones de configuracin que moldea el sistema a una
operacin particular de acuerdo a los deseos de una persona o compaa.
&sando el mdulo 0iseador de 1eporte de OpenOffice.org usted puede cambiar cualquier
parte de cualquiera de los reportes producidos por el sistema. El administrador del sistema
puede configurar cada reporte para modificar su estructura y estilo o incluso los datos que se
proporciona all.
,ota- El Editor de 1eporte de OpenOffice
El plug/in de OpenOffice le permite no slo configurar los reportes de los productos bsicos
sino tambin crear totalmente nuevas plantillas de reporte. %uando el usuario usa la
interfase de cliente de OpenErp, OpenOffice puede crear una plantilla de reporte que tiene
acceso a todos los datos disponibles en cualquier tipo de documento de OpenErp.
&sted puede fcilmente crear documentos de fax, coti$aciones o cualquier otro documento
comercial. Esta funcionalidad le permite extender considerablemente la productividad de su
gente de ventas quienes tienen que enviar varias propuestas a sus clientes.
2inalmente ver como importar datos en OpenErp automticamente, para migrar todos sus
datos en un simple paso.
+ara este captulo debera empe$ar con una base de datos fresca que incluya los datos de
demostracin con 3entas'sale* y sus dependencias instaladas y sin una lista de cuentas
particular configurada.
24.1 Creando un Mdu!o de Con"#$ura%#n
Es muy #til poder !acer una copia de seguridad a sus configuraciones especficas en un
mdulo de OpenErp precisamente dedicado a eso, que le permita-
automticamente duplicar los parmetros de configuracin al instalar el mdulo en otra base
de datos,
reinstalar una base de datos limpia con su propia configuracin en caso de que tenga
problemas con la configuracin inicial,
publicar su configuracin especfica para beneficio de otras compaas en el mismo sector
industrial,
simplificar las migraciones si ya !a modificado algunos elementos de la configuracin
bsica, !ay un riesgo de regresarlos a su estado original despus de la migracin, a menos
que !aya guardado las modificaciones en un mdulo.
Empiece instalando el mdulo base4module4record en el modo usual. Entonces empiece a
grabar sus acciones usando el men# Administracin/56estin de 7dulos/56rabado de
7dulos/58nicia grabado. 7anualmente !aga todos sus cambios de configuracin A travs
de la interfase de usuario como lo !ara normalmente 'tales como mane"o de men#s,
asignacin de tableros, configuracin de pantalla, reportes nuevos y gestin de derec!os de
acceso, detalles de alguna de estas posibilidades se describen ms tarde en este captulo*.
&na ve$ que !aya !ec!o todo esto vaya al men# Administracin/56estin de 7dulos/
56rabado de 7dulos/56rabar el mdulo.
,ota- contribuyendo al desarrollo de OpenErp
&na ve$ que !aya guardado su configuracin personal en un mdulo, instale el mdulo
base4module4publis!. Esto le da una nueva accin posible- +ublicar 7dulo en el men#
Administracin/56estin de 7dulos/57dulos. &se esta funcin para publicar su mdulo
en el sitio oficial de OpenErp. Entonces podr ser re/usado por otras compaas que tienen
las mismas necesidades que usted y usted entonces podra beneficiarse de las me"oras
!ec!as por estas compaas en el futuro. ,o olvide crear antes una cuenta de usuario en
!ttp-//openerp.com.
OpenErp crea entonces un arc!ivo 98+ para usted que contiene todas las modificaciones que
!a !ec!o cuando efectuaba las configuraciones con que traba"a. &sted puede reinstalar este
mdulo en otras bases de datos y/o publicarlo en lnea para ayudar a otras compaas. Esto
puede ser muy #til si quiere instalar un servidor de pruebas para su compaa y dar la misma
configuracin en el servidor de produccin.
+ara instalar un mdulo nuevo grabado en forma de arc!ivo 98+, use el men#
Administracin/56estin de 7dulos/58mportar un 7dulo ,uevo.
24.2 Con"#$ura%#n de! &en'
.a organi$acin del men# no est su"eta a ninguna restriccin, as que puede modificar toda
la estructura, la terminologa y los derec!os de acceso seg#n cuadre a sus necesidades. :in
embargo, antes de que !aga todo eso y tal como !ara para cualquier programa
personali$able, debera ver los balances, beneficios y costos de tales cambios, tal como la
necesidad de entrenar usuarios, mantener nueva documentacin y continuar las alteraciones
a travs de sucesivas versiones del soft(are.
Esta seccin describe cmo proceder para cambiar la estructura del men# y de la pgina de
bienvenida, configurar la terminologa de los men#s y formularios en la interfa$ de usuario y
para mane"ar los derec!os de acceso de los usuarios a los men#s y a los muc!os ob"etos de
negocio subyacentes.
24.2.1 Ca&(#ando e! &en'
%omo administrador y usando el cliente (eb, seleccione un tem de men# 'pero no !aga clic
en l*, !aga clic en la lnea conteniendo Administracin/5;raducciones/58mportar<Exportar/
5Exportar un arc!ivo de traduccin 'pero no sobre Exportar un arc!ivo de traduccin mismo*
y a la clic en el botn %ambiar':(itc!* para ver el tem de men# como un formulario editable
'+uede !acer lo mismo usando el cliente 6;=, all usted selecciona la lnea y mas bien !ace
clic en el botn 3ista'3ie(**.
A!ora usted puede editar este formulario 'pero no lo !aga, lea el prximo prrafo primero*,
cambie su 7en# +adre lo que lo mueve de lugar a una parte diferente del sistema de men#s>
edite el nombre de 7en# para cambiar como aparece en el rbol de men#s o dele un nuevo
icono. O puede darle una nueva accin completamente 'pero esto perdera el punto de este
e"ercicio particular*.
En ve$ de editar este formulario que da la posicin original del men#, duplquelo. En el
cliente (eb primero debe !acer el formulario de slo lectura !aciendo clic en el botn
%ancelar, entonces !aga clic en el botn 0uplicar que aparece 'en el cliente 6;=, !aga clic
en formulario duplicar del men# superior*. El formulario que permanece es a!ora una
entrada duplicada, no el original.
+ara mover esta entrada duplicada, cambie el campo 7en# +adre borrando lo que est all y
reempla$ndolo con otro men# que todos puedan ver, tal como ?erramientas o 1ecursos
?umanos y aseg#rese que la entrada se mueve al fin de la lista de men# reempla$ando la
secuencia con @@. +uede experimentar con iconos si lo desea. 6uarde el formulario y !aga
clic en el 7en# +rincipal para ver los resultados.
%onse"o- 0uplicando el men#
:i planea modificar un men# debera duplicarlo primero, de esta manera siempre mantendr
un enlace al men# original que funcionar si lo necesita.
%uando ingresa a OpenErp por primera ve$, aparece una pgina de bienvenida. En un
sistema mnimo tal como el creado en la base de datos openerp4c!A antes de que se
expanda en el +aseo 6uiado y, en la base de datos openerp4c!B, slo ver el men#
principal, el mismo que recibe por defecto cuando !ace clic en el botn de 7en# +rincipal.
:eg#n aada funcionalidad a su base de datos obtiene ms opciones para la pgina de
bienvenida, con diferentes tableros asignados a varios roles de la compaa tales como los
que se crea en los datos de demostracin.
El administrador puede cambiar ambos, la pgina de bienvenida y la pgina de men#
principal individualmente para cada usuario del sistema y puede adaptar OpenErp a cada rol
en la compaa para a"ustarse me"or a las necesidades de cada uno.
+ara !acer modificaciones para un usuario particular, edite la configuracin de usuario a
travs de Administracin/5&suarios/5&suarios. Abra el formulario para un usuario particular
y seleccione diferentes entradas de men# para los dos campos Accin 8nicial'?ome Action* y
Accin de 7en#'7enu Action*.
2igura AC.D- :eleccionando una nueva pgina de bienvenida
.a Accion ?ome es el tem de men# que se abre automticamente cuando usted ingresa al
programa y que tambin recibe al !acer clic en el enlace ?ome en la parte superior derec!a
de la barra de !erramientas del cliente (eb. All puede elegir cualquier pgina a la que tiene
acceso a travs de cualquier men#, lo ms #til sera que fuera uno de los tableros. El 7en#
Accin es el que obtiene a travs del botn 7en# +rincipal en el cliente (eb 'el botn de
7en# en el cliente 6;=*. +uede elegir el men# principal y los tableros all.
%onse"o- Acciones en el men# del administrador
Es muy fcil cambiar la pgina de bienvenida y el men# de los diferentes usuarios. :in
embargo, no debera cambiar el men# del administrador principal porque podra !acer
algunos men#s totalmente inaccesibles por error.
24.2.) A*#$nando +a!ore* ,or de"e%-o a !o* %a&,o*
&sted puede fcilmente configurar el sistema para que ponga valores por defecto en varios
campos seg#n utilice nuevos formularios. Esto le permite pre/completar los campos con
datos por defecto para simplificar el traba"o de sus usuarios al ingresar nuevos documentos.
:i est usando el cliente (eb presione %trl y !aga clic derec!o a la ve$ 'esto es un clic
derec!o del ratn mientras que el puntero est en el campo se presiona la tecla de control en
el teclado*.
Esta usando el cliente 6;=, slo necesita !acer clic derec!o mientras el puntero est en el
campo.
&n administrador tienen la eleccin de !acer el traba"o por defecto slo para un usuario o
para todos los usuarios de la base de datos.
2igura AC.A- 8nsertando un nuevo valor por defecto
+ara revisar esta nueva configuracin, abra un nuevo formulario de empresa 'partner*- el
campo +as debera contener a!ora la entrada ,ueva 9elanda.
Esta es una caracterstica muy poderosaE. &n administrador puede usar esta funcionalidad
para redefinir el comportamiento de todo su sistema. +uede probarlo en la base de datos
openerp4c!DB abriendo un nuevo formulario de Orden de %ompra, !aciendo clic en la
segunda solapa Embarque de %ompra, seleccionando Al 1ecoger en el campo %ontrol de
2acturacin y !aciendo tal el por defecto.
0esde ese momento automticamente crear fracturas de compra borrador slo cuando se
!aya recibido las mercaderas, as fcilmente podra restringir a sus contadores de pagar
cualquier factura que apare$ca !asta que usted est totalmente seguro que !a recibido las
mercaderas. Esto no detendra a todos de seleccionar otro mtodo de control de factura,
pero empe$aran con esa definicin por defecto.
24.2.4 Ca&(#ando !a -er&#no!o$.a
+uede usar la funcionalidad de traduccin de lengua"e de OpenErp para sustituir la
terminologa estndar con la terminologa que su compaa entiende me"or. Es
perfectamente normal adaptar el soft(are con diferentes trminos que sean especficos a su
industria. Adems esto puede fortalecer la aceptacin de su nuevo sistema OpenErp, porque
todos podrn mantener su vocabulario actual.
+uede !acerlo de dos maneras-
tradu$ca en un arc!ivo %:3, el cual le dar una visin global de todos los trminos del
sistema de modo que puede buscar y rempla$ar ocurrencias especficas en cualquier lugar,
tradu$ca las frases directamente en el cliente, lo que significa que puede cambiarlas en su
contexto y eso puede ser muy #til cuando ste traduciendo.
El mismo acercamiento se usa para traducir trminos que a#n no !an sido creados. Esto
puede ser #til por e"emplo, con mdulos que a#n no !an sido traducidos al lengua"e que usa.
Tradu%%#n a -ra+/* de un ar%0#+o CSV
+ara traducir modificando todas las frases del sistema primero tiene que exportar un arc!ivo
de traduccin en el formato %:3. +ara !acerlo tiene que instalar un lengua"e en el OpenErp.
+ara cargar una traduccin que ya existe en OpenErp use Administracin/5;raducciones/
5%argar una ;raduccin Oficial, esco"a un idioma y !aga clic en 8niciar 8nstalacin.
Entonces exportara usando Administracin/5;raducciones/58mportar Exportar/5Exportar un
arc!ivo de ;raduccin. :eleccione el lengua"e y el formato de arc!ivo %:3, entonces uno o
ms 'o todos* mdulos. ?aga clic en 1ecibir Arc!ivo para iniciar el proceso de descarga,
luego !aga clic en el icono pequeo 6uardar para guardar el arc!ivo en otro lugar. &na
traduccin al francs podra llamarse por defecto fr421.csv, pero puede nombrarla como
usted lo desee.
,ota- 2ormato &;2/F
El arc!ivo %:3 est codificado en formato &;2/F. Aseg#rese que mantienen este formato
cuando !abr el el arc!ivo en un programa de !o"a de clculo porque si no lo mantiene se
arriesga a ver caracteres extraos en ve$ de caracteres acentuados.
2igura AC.B- 2ile de traduccin %:3 con la vista de una traduccin
El arc!ivo contiene seis columnas- module, type, name, res4id, src y value. 0ebe asegurarse
que la primera lnea que especifica los nombres de estas columnas permane$ca intacto.
El campo src contiene el texto base en ingls y el campo value contiene una traduccin en
otro idioma convencional o en una frase tcnica especiali$ada. :i no !ay nada en absoluto
en el campo valor entonces la traduccin en ingls se usar automticamente en el
formulario.
%onse"o- G0onde debera modificar el textoH
.a mayor parte del tiempo encontrar el texto que quiere modificar en varias lneas del
arc!ivo %:3. GIu linea debera modificarH se refiere a las dos columnas type 'en columna
J* y name 'en columna %*. Algunas lneas tienen el nombre ir.ui.menu en la columna name
lo cual muestra que est es una entrada de men#> otras tienen :election en la columna type,
lo cual indica que usted no ver esta entrada en un men# contextual.
0ebera entonces cargar este nuevo arc!ivo en su sistema OpenErp usando el men#
Administracin/5;raducciones/58mportar Exportar/58mportar un arc!ivo de traduccin.
Entonces tiene dos caminos frente a usted-
+uede sobrescribir la traduccin previa usando el mismo nombre de antes 'as podra tener
una traduccin especial de Kfrancs estndarK re/usando el nombre 2rancais y cdigo fr421*,
+uede crear una nueva arc!ivo de traduccin que los usuarios pueden seleccionar en sus
preferencias.
:i no est conectado a el lengua"e traducido, !aga clic en +referencias, seleccione el
lengua"e en .engua"e y finalmente !aga clic en O= para cargar el nuevo lengua"e con su
nueva terminologa.
%onse"o- ;raducciones parciales
+uede cargar una seleccin de lneas en un arc!ivo de traduccin borrando la mayor parte
de las lneas en el arc!ivo y cargando solo las cambiadas. Entonces OpenErp cambia slo
las lneas cargadas y de"a las originales solas.
Ca&(#o* a -ra+/* de !a #n-er"a*e de %!#en-e
;ambin puede cambiar las etiquetas y otros y tem de pantalla en la pantalla del cliente de
(eb. +ara !acerlo, abra el formulario que desea traducir, !aga clic en ;raducir este 1ecurso
a travs del icono en la parte superior derec!a. Entonces tienen la opcin de traducir-
los datos en el sistema 'contenidos en los campos*,
los ttulos de campo 'las etiquetas*,
todos los botones de accin a la derec!a del formulario 'las opciones relacionadas*,
los trminos usados en el formulario ver.
+uede modificar cualquiera de estos.
El procedimiento es ligeramente diferente en el cliente 6;=. En este usted !ace clic derec!o
en la etiqueta o botn con el ratn. Entonces puede elegir traducir el tem o toda la vista.
Este mtodo es simple y rpido cuando slo tiene algunas entradas que modificar, pero se
puede volver tedioso y !acerle perder muc!o tiempo si tiene que cambiar muc!os trminos a
todo lo largo del sistema.
En tal caso sera me"or usar el mtodo de traduccin que emplea un arc!ivo %:3.
%onse"o- A tener en cuenta en las traducciones
En el cliente 6;= los trminos modificados no se actuali$an inmediatamente, para ver los
efectos de las modificaciones debe cerrar la ventana actual y reabrir el formulario
24.) In#%#o de *e*#n
%onse"o- 7ane"ando contraseas
:i permite que los usuarios cambien sus contraseas por s mismos no tendr control directo
sobre la contrasea que eli"an. 0ebera tener una poltica por escrito acerca de la fortale$a
de las contraseas para tratar de mantener un nivel de seguridad en su sistema.
%onse"o- mane"ando usuarios a travs de .0A+
%on el mdulo users4ldap, se pueden mane"ar las cuentas de usuarios a travs de un
directorio .0A+ que se puede !acer com#n a varios recursos diferentes de la compaa.
.os parmetros de conexin para el directorio .0A+ se registran entonces con la definicin
de compaa. &sted puede proporcionar all una plantilla de perfil de usuario de donde los
usuarios nuevos se crearn automticamente durante su primera conexin a OpenErp.
,ota- .0A+
El protocolo .0A+ 'protocolo de acceso de directorio liviano* le permite mane"ar directorios
comunes para varios recursos diferentes a travs de su red estndar ;%+ 8+.
Esto permite a los usuarios en la compaa tener el mismo usuario y contrasea para
acceder a todas sus aplicaciones 'tales como e/mail e intranet*.
24.4 Mane1ando !o* dere%0o* de a%%e*o
&na de las reas ms importantes en configurar OpenErp es como mane"ar los derec!os de
acceso a la informacin.
&sted est planeando poner todo lo que es significativo de su negocio en el sistema, pero la
mayor parte de su personal slo necesita parte de l y puede necesitar cambiar incluso
menos. GIuin debera tener derec!o a mane"ar que y como mane"a usted talH
El acercamiento de OpenErp al mane"o de derec!os es muy flexible. %ada usuario puede
pertenecer a uno ms grupos y el grupo's* al que pertenece determinar-
la visibilidad de cada tem de men# y
la accesibilidad de cada tabla en la base de datos.
+or e"emplo, el grupo :toc) puede tener slo acceso a algunos los men#s en 6estin de
:toc) y puede no tener acceso a ninguna de la informacin contable. %ada usuario del
sistema que traba"e en almacn se le !ace miembro del grupo en :toc) y si alguno de estos
usuarios traba"a en otra parte tambin se le da membresa de otros grupos.
.os usuarios de OpenErp tambin pueden pertenecer a varios roles. As como el grupo da a
un usuario derec!os de acceso, cada rol determina los deberes de usuario. Esto se mane"a
en el nivel de flu"os de traba"o '(or)flo(*, que forman el proceso de negocio de la compaa.
24.2 Gru,o* 3 u*uar#o*
+ara configurar los derec!os de acceso, usted empe$ar definiendo los grupos. Es
importante para los grupos ser representativos de las funciones de traba"o en su compaa
ms que de sus empleados individuales.
As, si su director de finan$as es tambin su director de ventas, usted debera crear ambos,
un grupo de 0irector de 2inan$a y un grupo de 0irector de 3entas, incluso cuando ambos
sean la misma persona y cuando ambos cargos fueran asignados a este usuario en la
prctica. Esto le da flexibilidad para el futuro.
;ambin debera crear grupos dentro de una rea departamental que tengan diferentes
niveles de acceso. +or e"emplo, si crea el grupo 0irector de 3entas y el grupo 3entas, evite
asignar exactamente los mismos derec!os a cada grupo. El primero podra ver todos los
reportes mientras que el segundo podra estar restringido a ver coti$aciones. +odra incluso
!acer al 0irector de 3entas miembro de ambos grupos y darle al grupo 0irector de 3entas un
n#mero limitado de derec!os extra o, para el grupo 0irector de 3entas todos los derec!os
que necesita el director de ventas slo a este grupo. 0ebe escoger el esquema que le d la
mayor flexibilidad y mantenerse en l para tener consistencia.
%onse"o- 2lexibilidad en el mane"o de accesos
+ara darse flexibilidad, puede asegurarse que un miembro de su personal de confian$a 'tal
ve$ un director o alguien en contabilidad o incluso el administrador del sistema* tenga
amplios derec!os de uso del sistema y est autori$ado a efectuar tareas especficas sobre el
personal.
24.2.1 Dere%0o* de a%%e*o ,or &en'*
+ara que vea bien el mane"o de derec!os en OpenErp crear un nuevo grupo :toc)D, con
acceso a los tem del men# de 7ane"o de 8nventario. %rear un usuario almacenero que ser
miembro del grupo de :toc)D.
+ara crear un nuevo grupo, use el men# Administracin/5&suarios/56rupos. 8ngrese el
nombre del grupo :toc)D.
Entonces para crear un nuevo usuario enla$ado a este, use Administracin/5&suarios/
5&suarios para ingresar lo siguiente-
,ombre- almacenero,
,ombre de &suario- almacn,
%ontrasea- almacn,
%ompaa- Lsu compaa5,
Accin- men#,
Accin de men#- men#.
En la segunda solapa del formulario de usuario, seguridad, adicione el grupo esto que acaba
de crear.
2igura AC.C- 6rupos que tienen acceso a el men# mane"o de inventario
6uarde el usuario, entonces vaya al men# Administracin/5:eguridad/5Otorgar accesos a
los 7en#s para tener una lista de men#s. 2iltre esta lista usando en el campo de b#squeda
7en# para tener todos los tem del men# 7ane"o de 8nventario. En el formulario
describiendo el men#, adicione :toc)D en el campo 6rupos. 7ientras est all adicione
tambin el grupo admin . 0e a!ora en adelante, slo los miembros del grupo :toc)D y del
grupo admin podrn ver este tem de men# en su lista principal de men#.
%onse"o- Merarqua de men#s
0ado que los men#s son "errquicos no !ay necesidad de ocultar el acceso a los men#s
inferiores- una ve$ que !a configurado el mane"o de inventario de este modo, todos los
men#s inferiores sern invisibles a los miembros de los otros grupos.
%onse"o- :eguridad
Este mtodo de mane"ar el acceso a los men#s no garanti$a que los usuarios no puedan
alcan$ar ob"etos ocultos del negocio en el sistema por otros medios. +or e"emplo, ocultando
el men# de facturas no puede prevenir que la gente alcance las facturas a travs de las
rdenes de compra y venta o adivinando el &1..
+ara una seguridad efectiva debe usar los mtodos para mane"ar los derec!os de acceso a
ob"etos que se presentan en la siguiente seccin.
,ota- %onfiguracin de acceso inicial
En la configuracin inicial, el usuario admin de OpenErp, miembro del grupo admin , tiene
acceso al men# de %onfiguracin en cada seccin del men# principal. Esta es una
convencin general. +or e"emplo, Empresas/5%onfiguracin, es visible en el men# del
administrador adems de los otros tem del men# Empresa, pero slo esas otras entradas
del men# son visibles a los otros usuarios. :imilarmente, la entrada del men# principal
Administracin, es por convencin, visible slo a los usuarios que son miembros del grupo
admin.
24.2.2.Dere%0o* de a%%e*o a o(1e-o*
El men# derec!os de acceso determina quin puede acceder a que men#, pero no define lo
que usted puede !acer una ve$ que est el men#.
El control de acceso a ob"etos le permite la posibilidad de definir aquello a lo que sus
usuarios tienen derec!o de !acer con sus datos cuando tienen acceso a ellos. El control de
acceso a ob"etos est estructurado de la misma manera que el acceso a men#s.
,ota- Ob"eto
&n ob"eto representa un documento en el sistema. .os ob"etos estn enla$ados a las tablas
de la base de datos y adems tienen conceptos adicionales, tales como las funciones de
campos, !erencia de otros ob"etos y mtodos de clase que les dan su comportamiento.
:i no se asigna un grupo a un ob"eto, todos los usuarios pueden acceder a l sin ninguna
restriccin. A la inversa, cuando se !a definido un control de acceso para un ob"eto, El
usuario debe ser miembro de un grupo que tiene los derec!os de acceso apropiados para
tener alguna forma de acceso a ese ob"eto.
:iempre debe asegurarse de no bloquear a el grupo admin uno de los ob"etos que controlan
la administracin y las opciones de configuracin, tales como el modelo ir.model.access.
+uede mane"ar cuatro modos de acceso a los ob"etos independientemente-
Acceso de .ectura- los miembros del grupo pueden leer los datos en el ob"eto,
Acceso de %reacin- los miembros del grupo pueden crear nuevos registros en el ob"eto,
Acceso de Escritura- los miembros del grupo pueden modificar los contenidos de los
registros en el ob"eto,
Acceso de Jorrado- los miembros del grupo pueden borrar registros del ob"eto.
2igura AC.N- %ontrol de acceso a las facturas para el grupo 2inan$a/Admin
+ara configurar los derec!os de acceso a ob"etos OpenErp, use el men# Administracin/
5:eguridad/5%ontrol de acceso/5.ista de controles de Acceso y !aga clic en ,uevo o
esco"a uno de all y !aga clic en Editar. 0e un ,ombre al control de acceso, seleccione un
grupo y el ob"eto 'modelo*, luego marque la casilla correspondiente a cada uno de los cuatro
modos de acceso.
:i no especifica ning#n grupo en las reglas de acceso, la regla se aplica a todos los grupos.
As que para quitar el acceso a un ob"eto para todos los usuarios puede crear una regla-
la cual se definida para un ob"eto especfico,
la cual no se enla$a a ning#n grupo,
por la cual ninguno de las cuatro opciones de acceso se revisa.
+uede crear reglas adicionales sobre el mismo ob"eto para dar derec!os especficos a ciertos
grupos.
7odificacin de ?istoria
2igura AC.O- 1egistro !istrico de empresa
%ada registro en una base de datos OpenErp lleva una nota de su !istoria. +uede encontrar
quien la cre, cuando ocurri y quin fue el #ltimo que la modific y cuando eso ocurri.
?aga clic en la bitcora vista '3ie( .og* en el icono superior derec!o de cualquier formulario
en el cliente (eb 'pero slo cuando sea de slo lectura no cuando sea editable* para mostrar
un cuadro de dilogo mostrando esta informacin, como se muestra en la figura flu"o de
;raba"o para la orden :OPPN. Esto le puede ayudar a identificar a quien contactar si !ay
alg#n problema de datos en los registros.
%onse"o- 1astreo de Auditora
OpenErp tiene un mdulo de auditora, audittrail, que se puede usar para rastrear alguno o
todos los cambios a uno o ms ob"etos. 0ebe usarse con cuidado, porque puede generar
enormes cantidades de datos en la base de datos actual, pero puede tambin ser una
!erramienta invaluable.
24.4 Con"#$urando "!u1o* de -ra(a1o 56or7"!o6*8 3 ,ro%e*o*
.os flu"os de traba"o representan los flu"os de los diferentes documentos de la compaa.
:on completamente configurables y definen el camino que cualquier ob"eto individual de
Openrp 'tal como una orden* debe seguir dependiendo de las condiciones 'por e"emplo una
orden sobre cierto valor debe ser aprobada por un director de ventas, de otro modo por
cualquier vendedor, antes que se expida la entrega*.
.a figura a continuacin muestra el flu"o de traba"o estndar para una orden. +uede verla en
el cliente 6;= empe$ando en 6estin de 3entas/5Ordenes de 3enta/5;odas las rdenes
de 3enta. :eleccione una orden, luego vaya al men# superior +lugins/5E"ecutar un +lugin/
58mprimir Qor)flo( para mostrar el men# de aba"o.
En el cliente (eb puede obtener el flu"o de traba"o del proceso asociado entre/compaas 'el
proceso mismo se alcan$a yendo al documento de venta y !aciendo clic en el botn +roceso
sobre l*, el captulo +rocesos provee toda la informacin necesaria para crear y modificar
grupos de traba"o y procesos entre/compaas.
2igura AC.R- 2lu"o de traba"o para la orden :OPPN
24.4.1 A*#$nando ro!e*
.os usuarios pueden enla$arse a diferentes roles especificando sus deberes en ciertas fases
de diferentes flu"os de traba"o que acompaan a los varios documentos. +or e"emplo, si un
usuario !a tomado el rol de 6erente de servicios, toma la tarea de aprobar los pedidos de
das libres de sus empleados, as, su rol se ver integrado en el flu"o de traba"o de peticin
de das libres.
.a definicin de roles se !ace en Administracin/5&suarios/5Estructura de 1oles/51oles,
del mismo modo que usted define grupos, excepto que los roles pueden ser "errquicos- un
rol padre puede tener la misma influencia que todos sus roles !i"os 'por e"emplo, el director
de ventas podra !acer todas las cosas que !an sido definidas para el vendedor, lo mismo
que cualquier cosa definida especficamente para el grupo director de ventas, si el director de
ventas se !a convertido en padre del grupo de ventas*.
&na ve$ que los roles !an sido definidos, puede adicionarlos a las transiciones del flu"o de
traba"o usando el campo 1ol. Esto significa que los usuarios que !an pedido un rol pueden
!acer las transiciones en el flu"o de traba"o, lo que les permite pasar de una actividad a otra
'por e"emplo confirmar una orden factura*.
24.9 Con"#$urando re,or-e*
OpenErp ;iene dos distintos tipos de reporte-
1eportes Estadsticos stos son datos calculados, frecuentemente representados en forma
de listas o grficos. Estos reportes son dinmicos y puede navegar a travs de los datos o
cifras mediante la interfase de cliente.
0ocumentos de 1eporte- se usan para imprimir documentos del sistema. El resultado
generalmente es un +02 generado por una seleccin !ec!a en la pantalla, adems, le
permite abrir estos reportes en OpenOffice.org para editar en ellos cualquier cambio antes de
enviarlo al cliente.
0ebido al poder del motor de OpenErp, estos dos tipos de reporte pueden ser creados o
modificados sin necesidad de desarrollo y esto se puede !acer directamente en la interfase
de cliente de OpenErp u OpenOffice.org.
24.9.1 Mane1ando re,or-e* e*-ad#*-#%o*
7uc!os reportes estadsticos estn configurados por adelantado en OpenErp. +uede
encontrarlos en los submenus de 8nformes ba"o cada entrada principal del men#.
;ambin puede instalar muc!os reportes nuevos usando varios mdulos diferentes cuyos
nombres usualmente empie$an con report4.
Mode!ando un re,or-e nue+o
OpenErp le da la posibilidad de desarrollar sus propios anlisis para las especificaciones que
necesita. +ara definir un nuevo anlisis de los datos debera instalar el mdulo
base4report4 creator. Esto le permite crear comple"as peticiones a la base de datos de una
manera simple y visual.
&na ve$ que el mdulo est instalado, cree un nuevo reporte usando el men# ;ableros/
5%onfiguracin/51eportes personali$ados.
0 un nuevo ,ombre de 1eporte a su nuevo reporte y seleccione los ob"etos que va a
anali$ar, por e"emplo, seleccione los tres ob"etos siguientes- Empresa, Orden de 3enta, .nea
de orden de venta.
Entonces pase a la segunda solapa +armetros de 3ista para seleccionar las vistas que
quiere en su reporte. :eleccione rbol 'tree* en la +rimera 3ista y grfico 'grap!* en la
:egunda 3ista. +uede elegir el tipo de grfico mostrado usando los campos 3ista grfico.
;ambin puede seleccionar calendario como una vista si va a adicionar el campo fec!a en su
reporte.
%onse"o- el plug/in de 7: Excel
El plug/in de Excel de 7icrosoft le permite conectarse a OpenErp y automticamente extraer
los datos seleccionados. +uede entonces aplicar las frmulas y grficos para !acer su
propio tablero de medidas directamente en Excel. El arc!ivo .xls puede ser salvado y cuando
se reabra ser conectar a OpenErp para actuali$ar las diferentes listas y grficos con datos
actuales.
2igura AC.F- %ampos seleccionados para el anlisis de ventas por cliente y por producto
'plugins4excel.png*
En la tercera solapa %ampos a 7ostrar puede adicionar filtros sobre todos los campos de los
ob"etos seleccionados '2iltros sobre %ampos*. +ara !acerlo, use el botn Adicionar 2iltro en
la parte superior del formulario. +or el momento no adicione un filtro.
En la cuarta solapa debe indicar cul de los campos la lista quiere mostrar en su
reporte'%ampos a 7ostrar*. %omplete la pantalla siguiendo las lneas de la figura inferior-
D.El campo :ecuencia da el orden de los campos mostrados.
A.7todo de Agrupado en la tercera columna le permite determinar la operacin de agrupado
que se aplicar a este campo-
%ampo Agrupado- le permite agrupar las entradas de documentos con el mismo valor,
:uma- da la suma de los valores en este campo,
7nimo- da el mnimo de todos los valores que aparecen en este campo,
7ximo da el mximo de todos los valores que aparecen en este campo,
promedio- da el promedio aritmtico de todos los valores en este campo,
C.7odo 6rfico de la cuarta columna, determina si el campo aparecer en est grfica y de
ser as en que e"e 'S o T*.
N.7odo %alendario de la quinta columna, le permite especificar si el campo puede ser la base
de una vista de calendario.
A!ora puede guardar el reporte que !a definido. ?aga clic en el botn de Open 1eport a la
derec!a del formulario para obtener el anlisis pedido.
2igura AC.@- Anali$ando ventas por empresa y por producto en vista de lista
2igura AC.DP- Anali$ando ventas por empresa y por producto en vista grafica
Con"#$urando !o* -a(!ero*
&n tablero es una seleccin de reportes previamente definidos en OpenErp. +uede elegir de
centenas de reportes pre/definidos y para cada reporte indicar su posicin en el tablero.
;al como campos en los reportes, el campo secuencia determina el orden en el que las vistas
aparecern en el tablero.
2igura AC.DD- 0efinicin de un tablero nuevo
&na ve$ que !a sido definido el tablero a travs de tableros configuracin definicin de
tablero, puede usar el botn %rear 7en# para crear una entrada de men# para su tablero en
cualquier lugar del sistema de men#s.
24.9.2 Mane1ando ,!an-#!!a* de do%u&en-o* %on O,enO""#%e.or$
+ara configurar sus documentos imprimibles en OpenErp, use el mdulo base4report4
designer.
%onse"o- El plug/in de Qritter de OpenOffice.org
+uede crear sus propios reportes en slo unos minutos usando el plug/in de Qritter de
OpenOffice.org. Esta !erramienta le puede dar a su equipo una gran me"ora de
productividad> usndolo puede crear plantillas para todos los documentos de su compaa
reduciendo el traba"o de creacin, estructura de datos y de documentos de cliente.
El sistema es tanto simple como poderoso, porque le da a los beneficios de todas las
facilidades de estructura ofrecidas por Qritter de OpenOffice as como de todos los datos y
clculos provistos por OpenErp. usted puede crear o modificar reportes directamente de
OpenOffice y luego usarlos en OpenErp.
,ota- 8ndependencia de OpenOffice.org
OpenOffice.org slo se usa para generar nuevas plantillas de documentos. El administrador
del sistema es la #nica persona que puede instalarlo. &na ve$ que las plantillas de
documentos !ayan sido definidas los usuarios no lo necesitan para !acer su traba"o normal,
pueden usar 7icrosoft Office o OpenOffice seg#n les pare$ca.
El plug/in de OpenOffice le permite buscar campos en OpenErp e integrarlos en sus plantillas
de documentos. +uede usar loops en sus tablas o secciones, permitindole adicionar varias
lneas a una orden por e"emplo.
&na ve$ que los reportes !ayan sido definidos aparecen directamente en el cliente de
OpenErp para los usuarios del sistema. ?ay dos maneras de usar reportes-
?aga que el reporte produ$ca un documento +02 con datos que refle"en los registros
seleccionados 'por e"emplo una factura*,
?aga que el reporte !abr un documento para modificacin en OpenOffice con datos que
refle"en el registro seleccionado. Esto le permite modificar el documento en OpenOffice
antes de enviarlo al cliente 'tal como en una coti$acin*.
.os reportes personali$ados se guardan en la base de datos de OpenErp y son accesibles a
todos los que tengan derec!o a usar su base de datos sin necesidad de instalacin del
OpenOffice en sus computadoras. .as modificaciones del documento se aplican a una
simple base de datos.
In*-a!ando e! &du!o O,enO""#%e
0ebe instalar dos componentes antes de usar el editor de reporte-
+rimero el mdulo base4report4designer en su instalacin OpenErp si no estuviera ya a! y
luego en su base de datos OpenErp si quiere usarla,
El OpenOffice 1eport 0esigner en la instalacin de OpenOffice en la computadora de su
administrador del sistema.
Empiece instalando el mdulo base4reporte4designer tal como cualquier otro mdulo
OpenErp.
+ara instalar la extensin OpenOffice, busque el arc!ivo openreport.$ip proporcionado con la
distribucin 1eport 0esigner. 1evise que el OpenOffice est instalado adecuadamente en su
computadora y que tiene derec!os de administracin para instalacin.
2igura AC.DA- 7en# de reporte OpenErp en el Qritter de OpenOffice.org
inicie el Qritter de OpenOffice, seleccione ?erramientas/57ane"o de +aquetes para abrir la
ca"a de dilogo mane"o de paquetes y busqu el arc!ivo openreport.$ip para instalarlo.
Entonces cierre la aplicacin y reinicie Qritter- aparece un nuevo men# en la barra de men#
superior, ;iny 1eport o OpenErp 1eport.
Cone%-ando O,enO""#%e a a O,enEr,
:eleccione OpenErp 1eport/5+armetros de servidor en el men# superior del Qritter de
OpenOffice. Entonces puede ingresar los parmetros de conexin al servidor OpenErp.
0ebe seleccionar una base de datos, como demo4min, en aquella que tenga instalado el
mdulo venta 'sale*. Aparece un mensa"e si !a tenido una conexin exitosa.
Mod#"#%ando un re,or-e
El editor de reporte le permite-
7odifique los reportes existentes los que reempla$arn a los originales en sus bases de
datos OpenErp,
cree nuevos reportes para el ob"eto seleccionado.
+ara modificar un recorte existente seleccione 1eporte OpenErp/57odificar 1eporte
Existente. Esco"a al reporte- +eticin para coti$acin en la ca"a de dilogo 7odificar 1eporte
Existente y luego !aga clic en 6uardar en el 0irectorio ;emporal.
2igura AC.DB- 7odificando una plantilla de documento
Office abre entonces el reporte en el modo editar para usted. +uede modificarlo usando los
procesos estndar de editor de textos de Qritter de OpenOffice.
El documento es modificado en su versin en ingls. :er traducido como siempre por el
sistema traductor de OpenErp, cuando lo use a travs de la interfase de cliente si !a
configurado su propia instalacin para traducirlo a otro lengua"e. As que slo necesita
modificar la plantilla una ve$, incluso si el sistema usa otros lengua"es, pero necesitar
adicionar traducciones tal como se describi antes en este captulo si adiciona campos o
cambia los contenidos de los existentes.
%onse"o- 1eportes antiguos
.os reportes antiguos pueden no !aber sido totalmente convertidos al nuevo formato que
soporta OpenErp. las expresiones de datos en el formato antiguo se muestran entre
corc!etes dobles y no en campos OpenOffice.
+uede transformar un reporte antiguo a el nuevo formato desde el men# OpenOffice
OpenErp 1eport/5%onvertir corc!ete/campos.
0esde la barra de !erramientas de OpenOffice para OpenErp tambin es posible-
conectarse al servidor OpenErp proporcionando los parmetros de conexin,
adicionar una rutina 'loop*- seleccione un campo entre los campos disponibles del ob"eto
propuesto, por e"emplo, .neas de orden. %uando se imprima esta rutina se e"ecutar para
cada lnea de la orden. .a rutina se puede poner en una tabla 'las lneas entonces se
repetirn* o en una seccin de OpenOffice,
adicionar un campo- puede recorrer toda la base de datos OpenErp desde el ob"eto
seleccionado por un campo particular.
adicionar una expresin- ingrese una expresin en lengua"e +yt!on para calcular los valores
de cualquier campo en el ob"eto seleccionado.
%onse"o- Expresiones +yt!on
usando el botn expresin puede ingresar expresiones en el lengua"e +yt!on. Estas
expresiones pueden usar todos los campos de ob"eto en sus clculos. +or e"emplo si !ace
un reporte de una orden puede usar la siguiente expresin- KU.AfK U'amount4total * 0.9*.
En este e"emplo el monto total, amount4total es un campo del ob"eto orden, el resultado ser
el @PU del total de la orden formateado para tener dos n#meros decimales.
+uede revisar los resultados en OpenErp usando el men# 6estin de 3entas/5Vrdenes de
3enta/5;odas las rdenes.
Creando un re,or-e nue+o
.a plantilla general est !ec!a de rutinas 'tales como la lista de rdenes seleccionadas* y
campos del ob"eto, los que sern listados por la rutina. 0e el formato seg#n sus
requerimientos y luego guarde la plantilla.
.as plantillas existentes de reporte son una fuente muy buena de e"emplos. +uede empe$ar
adicionando rutinas y varios campos para crear una plantilla mnima.
%uando un reporte !a sido creado, envelo a el servidor !aciendo clic en OpenEpr 1eport/5
Enviar al servidor, lo que le traer la ca"a de dilogo Enviar al :ervidor. 8ngrese el ,ombre
;cnico de sale.order, para que apare$ca al lado de los otros reportes de rdenes de venta.
1enombre la plantilla como ,ueva Orden de 3enta en ,ombre de 1eporte, marque la casilla
encabe$ado corporativo y finalmente !aga clic en Enviar el 1eporte al :ervidor.
+ara enviarlo al servidor, puede especificar si prefiere que OpenErp produ$ca un +02
cuando el usuario imprima el documento o si OpenErp debe abrir el documento para editarse
en el Qritter de OpenOffice antes de imprimirse. +ara eso esco"a +02 o :SQ'uno de los
formatos de los documentos Office* en el campo :eleccionar ;ipo de 1eporte.
24.9.) Creando en%a(e:ado* %o&une* ,ara !o* re,or-e*
%uando grabe nuevos reportes y reportes que !aya modificado, se le da la opcin de
seleccionar un encabe$ado. Este encabe$ado es una plantilla que crea un encabe$ado
estndar de pgina y de pie de pgina conteniendo datos que estn definidos en cada base
de datos.
El encabe$ado est disponible para todos los usuarios del servidor OpenErp. su plantilla
puede ser encontrada en el sistema de arc!ivos del servidor en el directorio addons/custom
y es com#n a todos los usuarios del servidor. Aunque los reportes ad"untan informacin
acerca de la compaa que los imprime puede reempla$ar varios nombres en la plantilla con
valores de la base de datos pero la estructura de la pgina permanecer com#n a todas las
bases de datos en el servidor.
:i su compaa tiene su propio servidor o que est !ospedado en uno que usted accede,
puede personali$ar esta plantilla. +ara adicionar el logo de la compaa debe ingresar al
programa como un usuario al que se permite editar arc!ivos del servidor, luego vaya al
directorio addons/custom, copie all su logo 'en un formato de arc!ivo grfico estndar*,
luego edite el arc!ivo corporate4rml4!eader.rml con un editor de texto. El texto en la forma
Limage fileWXcorporate4logo/pngX xWXD cmX yWXAR cmX (idt!WXO cmX/> debe ser puesto
despus de la lnea LE/logo/5 para que se pueda coger y mostrar su logo en cada pgina que
usa el encabe$ado de corporacin.
24.; I&,or-ando 3 e<,or-ando da-o*
%ada formulario en OpenErp tiene un mecanismo estndar para importar datos de un arc!ivo
%:3 a travs de la interfase de usuario de cliente, del mismo formato que se usa en las
traducciones de lengua"e.
,ota- 2ormularios y listas
El formato de arc!ivo %:3 es un formato de texto compatible con la mayor parte de !o"as de
clculo 'tales como %alc de OpenOffice, Excel de 7:* es fcilmente editable como !o"a de
clculo. .a primera lnea contiene el nombre del campo en el formato, todas las lneas
subsecuentes son datos alineados en sus respectivas columnas.
24.;.1 E<,or-ando da-o* de O,enEr, a CSV
8nicie explorando el uso de OpenErp del formato para exportar %:3, exportando un "uego de
datos de comple"idad modesta, las empresas y direcciones de empresa en los datos de
demostracin.
3aya a Empresas/5Empresas por la lista de empresas y navegue !asta el fondo de la lista
para ser clic) en el enlace Exportar, esto !ace aparecer la ca"a de dilogo Exportar 0atos,
seleccionen los siguientes campos-
,ombre,
,ombre de %ontacto ba"o el men# contactos,
%iudad ba"o el men# %ontactos.
+uedes seleccionarlos y aadirlos a la ve$ o !acer %trl/clic sobre ellos y adicionar la
seleccin m#ltiple, el orden en que lo selecciona es el orden en que sern mostrados.
.uego !aga clic en exportar y guarde los datos resultantes en el arc!ivo data.csv, puede abrir
ese arc!ivo en una !o"a de clculo o un editor de texto.
3er que tiene una lista de empresas, con el nombre y ciudad de cada contacto de empresa
al lado. En el par de casos donde !ay ms de una direccin, no se pone el nombre de
empresa, es importante notar que el orden de las entradas es crtico as que no ordene la
lista.
%onse"os- .mites de lista
?ay un lmite al n#mero de tem que puede exportar en el cliente, es el n#mero que puede
ver actualmente y que est limitado a un mximo de DPP en el cliente (eb pero, es arbitrario
en el cliente 6;=.
As que si desea exportar todo, use el cliente 6;=, ponga el lmite de exportacin a una cifra
arbitraria muy grande 'usando el botn + para mostrar los +armetros y campos de .mite*,
luego !aga clic en 2orm/5Exportar datos, indique los campos a exportar y espere.
24.;.2 I&,or-ando da-o* CSV en O,enEr,
&se este arc!ivo de exportacin como una plantilla para un arc!ivo de importacin borrando
todos los datos y usando nuevos datos 'aqu importar nuevos datos "unto con los datos de
demostracin pero el principio es el mismo para una base de datos en blanco*.
+or e"emplo, para importar empresas con varios contactos para los que especifica un nombre
y una ciudad, creara el siguiente arc!ivo del arc!ivo de exportacin-
;abla AC.D- E"emplo de importacin de campos de las direcciones de empresa
,ombre %ontactos/,ombre de %ontacto %ontactos/%iudad
Q!ole 6lobe ;ec! 6ra!am 6lobal Atenas
Qanda Qorld 1oma
Emerson Eart! ,ueva Tor)
7iles A 7inute
En la lista de empresas !aga clic en el botn 8mportar y luego en la ventana 8mportar 0atos,
!aga clic en abrir para buscar e importar el nuevo arc!ivo data.csv. El cliente (eb
automticamente reconoce los nombres de columna pero el cliente 6;= requiere que !aga
clic en el botn Auto deteccin.
Entonces obtendr una ca"a de dilogo mostrndole que !a importado dos ob"etos y puede
ver las nuevas empresas y direcciones de empresa cuando actualice la lista en pantalla.
24.;.) E! "or&a-o CSV ,ara e*-ru%-ura* %o&,!e1a* de (a*e de da-o*
%uando importa datos tiene que superar el problema de representar la estructura de base de
datos en arc!ivos planos .csv, para !acer esto !ay dos soluciones posibles en OpenErp-
importar un arc!ivo que !aya sido estructurado en una manera particular para permitirle
cargar varias tablas diferentes de la base de datos de un arc!ivo simple 'tales como
empresas y contactos de empresa en un arc!ivo %:3, tal como el que acaba de !acer
arriba*,
importar varios arc!ivos %:3, cada uno correspondiente a una tabla especfica de la base
de datos que tiene enlaces explcitos entre las tablas.
,ota- 8mportacin de lado el servidor
;ambin puede importar datos %:3 a travs de la interfase del servidor. El formato de
arc!ivo es el mismo, pero los encabe$ados de columna se diferencian levemente, cuando se
importa a travs de la interfase de usuario se revisa que los encabe$ados de columna sean
iguales que los nombres que se ven en los formularios en la misma interfase de usuario. En
contraste, cuando se importa a travs del servidor los nombres de encabe$ado de las
columnas deben ser iguales a los nombres internos de los campos.
Empiece elaborando el encabe$ado del arc!ivo %:3. Abra la !erramienta de importacin en
el ob"eto en que est interesado y seleccione los campos que desea importar en su base de
datos OpenErp. debe incluir cada campo que est coloreado en a$ul porque se requieren
esos campos 'a menos que sepa que se llenarn por defecto con un valor apropiado*,
tambin cualquier otro campo que sea importante para usted.
2igura AC.DC- :eleccionando campos para importacin usando un arc!ivo %:3
&se los nombres de campo como los nombres de columna en la primera lnea de su arc!ivo
%:3 adicionando un campo por columna, si su arc!ivo %:3 tiene estos nombres en la
primera lnea cuando importe este arc!ivo %:3, OpenErp automticamente reconocer el
nombre de columna y lo tomar como nombre de campo de la tabla. %uando !aya creado su
arc!ivo %:3 !aga clic en el botn ,ada para quitar los %ampos a 8mportar, luego seleccione
su arc!ivo navegando buscando un Arc!ivo a 8mportar y !aga clic en el botn Auto 0etectar.
+ara importar datos que tienen la estructura de su base de datos usted debera distinguir
entre los siguientes tipos de campo en la interfase OpenErp- campos many/to/many 'entre
m#ltiples orgenes y destinos*, campos many/to/one 'de m#ltiples orgenes a un solo destino*
y campos one/to/many 'de un simple origen a m#ltiples destinos*.
,ota- ;abla principal
%ada uno de estos tipos se describe en relacin a una tabla principal, la tabla cuyo formulario
de entrada usted est viendo y cuyas entradas seran actuali$adas por un arc!ivo %:3
simple.
:lo porque uno de estos campos de relacin aparecen en la tabla principal no significa que
!ay un campo inverso en la tabla relacionada, pero puede !aber.
As que no !ay un campo one/to/many en el formulario de usuario para refle"ar el campo,
many/to/one user4id, de vendedor en el formulario de empresa, pero si !ay un campo de
empresa many/to/one partner4id en el formulario de contacto de empresa que refle"a el one/
to/many c!ild4ids, esto es campo de contactos de empresa en el formulario empresa.
3ea en las siguientes figuras aba"o y note la diferencia.
2igura AC.DN- %ampo many/to/one- un vendedor enla$ado a una empresa
2igura AC.DO- %ampo many/to/many- categoras de empresa
2igura AC.DR- %ampo one/to/many- contactos de empresa
Ca&,o* &an3=-o=one
.os campos many/to/one representan una relacin entre la tabla principal y otra tabla en la
base de datos donde la tabla principal tiene un asiento simple para la otra tabla. OpenErp
trata de enla$ar el nuevo registro en tabla principal con el campo en la otra tabla igualando
sus valores de campo.
%onse"o- 8dentificadores de campo
:i est traba"ando en el lado servidor puede usar identificadores en ve$ de nombres de
recursos para enla$ar tablas. +ara !acerlo debe importar el primer arc!ivo 'por e"emplo,
+roductos*, con una columna llamada id en su arc!ivo %:3 que contiene un identificador
#nico por cada producto, ste puede ser un n#mero que se incrementa.
%uando importa otros arc!ivos que se enla$an a la primera tabla, puede usar el identificador
en preferencia a los nombres 'por e"emplo, cuando est guardando el inventario puede usar
producto-id en ve$ del nombre de producto*. Entonces no necesita ninguna conversin
comple"a para crear enlaces entre las dos tablas.
Esto simplifica considerablemente de importacin de otra base de datos en OpenErp, usted
slo crea una columna de enlace id por cada tabla que est importando y que contiene el
identificador usado en la primera tabla.
Ca&,o* &an3=-o=&an3
.os campos many/to/many se mane"an igual que los campos many/to/one al tratar de
recrear la relacin entre tablas- de ambos modos buscando por nombres o usando
identificadores.
?ay varios valores posibles en un campo simple many/to/many, por tanto una empresa
puede tener varias categoras asociadas. 0ebe separar los diferentes valores con una coma.
Ca&,o* one=-o=&an3
.os campos one/to/many son un poco diferentes. +or e"emplo el campo %ontactos de
Empresa en el formulario de Empresa, que contiene todos los contactos.
+ara importar tal campo no tiene que enla$ar un registro en otra tabla, pero puede ms bien
crear y enla$ar varios contactos de empresa usando el mismo arc!ivo. Entonces puede
especificar varios valores para diferentes campos enla$ados a ese ob"eto por el campo one/
to/many. %ada campo debe ser puesto en una columna de la tabla y el ttulo de esta
columna debe expresarse en la forma field_one-to- many/field_linked-object. .os datos
de empresa que import !ace poco tom esa forma.
,ota- :imetra en los campos de relacin
0ependiendo de la estructura de sus datos puede ser ms fcil usar la forma one/to/many o
la forma many/to/one al relacionar dos tablas, siempre que los campos relevantes existan en
ambos lados de la relacin. +or e"emplo, usted puede-
importar una empresa con diferentes contactos en un arc!ivo simple 'one/to/many*,
importar las empresas primero y luego los contactos con el campo que enla$a a la empresa
'en la forma many/to/one*.
24.;.4 O-ro e1e&,!o de ar%0#+o de #&,or-a%#n CSV
+ara ilustrar la importacin de datos, puede ver otro e"emplo aba"o. +rimero se importa las
categoras de empresa y luego se importa algunas empresas y sus contactos "unto con el
enlace a las categoras que acaba de crear. Aunque usted puede crear nuevos contactos a
la ve$ que crea empresas 'porque puede !acer esto para relaciones one/to/many*, no puede
crear nuevas categoras de esta manera 'porque ellas usan las relaciones many/to/many*.
0ebe crear nuevas categoras en un paso separado.
Ca-e$or.a* de e&,re*a
Empiece creando categoras de empresa en un arc!ivo %:3-
D.%ree la siguiente tabla en su !o"a de clculo-
;abla AC.A- Arc!ivo de categoras de empresa
%olumna A %olumna J
.inea D ,ombre de %ategora %ategoria +adre
.inea A %alidad
.inea B Oro %alidad
.inea C +lata %alidad
.inea N Jronce %alidad
En la primera linea, ,ombre de categora y %ategora de +adre estn los ttulos de columna
que corresponden a los nombres de campos en el formulario %ategora de Empresa. .a
columna A es para diferentes categoras de empresa y la columna J indica si esta categora
tiene una categora padre, si la columna J sta en blanco entonces la categora se encuentra
en el nivel superior.
A.6uarde el arc!ivo de !o"a de clculo en formato %:3, separado por comas y nombre el
arc!ivo como categories.csv.
B.En OpenErp seleccione Empresas/5%onfiguracin/5%ategoras/5Edita %ategoras
C.?aga clic en importar 'en la parte inferior i$quierda de de la lista* para que apare$ca la ca"a
de dilogo 8mportar 0atos en la que encontrara la lista de campos que pueden importarse.
N.?aga clic en Jro(se en el campo Arc!ivo a 8mportar y seleccione el arc!ivo %:3 que
acaba de crear, categories.csv, luego !aga clic en Auto 0etectar para adicionar los nombres
de columnas en el arc!ivo %:3 con los nombres de campos ingls en %ategoras de
Empresa.
O.?aga clic en 8mportar en el fondo de derec!o de la ca"a de dilogo para cargar su datos.
0ebera recibir el mensa"e C ob"etos importados en la ca"a de dilogo nueva. %ierre ambas
esta y la ca"a de dilogo 8mportar 0atos para retornar a la pgina original.
R.?aga clic en Empresas/5Empresas por categora para ver el rbol de categoras,
incluyendo la nueva rama calidad que !a cargado.
E&,re*a* nue+a*
Aqu se muestra como crear nuevas empresas con ms de un contacto, como !i$o antes y
como enla$arlas a estas nuevas categoras-
D. ingrese la tabla de aba"o de clculo
;abla AC.B- arc!ivo de datos de empresa partners.csv
%olumna A %olumna J %olumna % %olumna 0
.inea D ,ame %ategories %ontacts%ontact ,ame 3endedor dedicado
.inea A Jlac) Advertising +lata, Oro 6eorge Jlac) Administrador
.inea B Mean 6reen
.inea C ;iny sprl 2abien +inc)aers Administrador
A..a segunda linea corresponde a la creacin de una nueva empresa, con dos categoras
existentes, que tiene dos contactos y est enla$ada a un vendedor.
B.6uarde el arc!ivo usando el nombre partners.csv
C.En OpenErp, seleccione Empresas/5Empresas y luego importe el arc!ivo que acaba de
guardar. 1ecibir un mensa"e confirmando que !a importado y guardado sus datos.
N.3erifique que !a importado los datos. 0ebera aparecer una nueva empresa 'Jlac)
Advertising*, con un vendedor 'Administrador*, dos contactos 'Morge Jlac) y Mean 6reen* y
dos categoras '+lata y Oro*.
24.;.2 E<,or-ando da-o* en o-ra* "or&a*
El mecanismo genrico de exportacin de OpenErp le permite fcilmente exportar
cualesquiera datos a cualquier ubicacin en su sistema. ,o est restringido a lo que puede
exportar, aunque usted puede restringir quin puede exportar estos datos usando las
funciones de mane"o de derec!os que se discuti arriba.
+uede usar esto para exportar sus datos !acia !o"as de clculo u otros sistemas tales como
paquetes especiales de contabilidad. El formato de exportacin es usualmente el formato
%:3 pero tambin puede usar el mecanismo %O7 de 7icrosoft para conectarse
directamente al Excel de 7icrosoft.
%onse"o- Acceso a la base de datos
.os desarrolladores tambin pueden usar otras tcnicas para acceder automticamente a la
base de datos de OpenErp. los ms #tiles son-
usando el servicio (eb S7./1+%,
Accediendo a la base de datos +ostgre:I. directamente.
%onse"o- 6rabador de mdulo
:i desea ingresar datos en OpenErp manualmente, debera usar el 6rabador de mdulo
descrito en la primera seccin de este captulo. 0e esa manera generara un mdulo que
puede fcil mente se reusado en diferentes bases de datos. Entonces s !ay problemas con
una base de datos podr reinstalar el mdulo de datos que gener con todas sus registros y
modificaciones !ec!os para su sistema.