Cap6

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CAPITULO VI
6. DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA
EL CUMPLIMIENTO DE LAS EXIGENCIAS LEGALES Y TECNICAS
DEL SECTOR COMERCIO EN LA CIUDAD DE SAN MIGUEL.
CASO PRCTICO: COMERCIAL SANTIAGUITO

6.1. INTRODUCCIN A LA PROPUESTA
Disear un sistema de Control de Inventarios para el cumplimiento de las exigencias
legales y tcnicas del sector comercio en la Ciudad de San Miguel. Caso prctico:
Comercial Santiaguito, surge a raz de las necesidades observadas durante la investigacin
de campo en donde se logr establecer, que en gran parte de las empresas estudiadas
existen deficiencias en los sistemas de control de inventarios utilizados, y para solucionar
esas deficiencias se disea la presente propuesta de un sistema de control de inventarios el
cual se desarrollar en siete partes detalladas a continuacin:

En el numeral 6.2 se explica cual es la importancia del Diseo de un Sistema de Control
de inventario para el cumplimiento de las exigencias legales y tcnicas del sector Comercio
en la Ciudad de San Miguel, Caso prctico: Comercial Santiaguito.

En el numeral 6.3 se formulan los objetivos de la propuesta, formada por un objetivo
general y tres objetivos especficos.

El numeral 6.4 muestra un cuadro comparativo de las normativas legales y tcnicas
utilizadas para el desarrollo del Sistema de Control de Inventarios, en el cual se resume
cada artculo y se establece el nmero del PASO del diseo donde se presenta la aplicacin
y el cumplimiento.

En el numeral 6.5 se presenta el desarrollo del sistema de control de inventarios, iniciando
con un esquema del diseo dividido en tres etapas, la etapa nmero uno y dos muestra la
elaboracin de los registros de compra y de ventas, y luego se desarrolla cada una de forma

106

individual con sus respectivas polticas y procedimientos, y se presenta el proceso de
ejecucin del sistema.

En el numeral 6.6 se presentan diseados los distintos formatos propuestos para el control
de inventarios.

El numeral 6.7 se realiza un caso prctico paso a paso por procedimientos en donde se
utilizan los formularios diseados en el numeral 6.6 para el registro de las diferentes
transacciones que tienen relacin con el inventario. Tambin se anexan documentos legales
y de control interno a fin de conocer los formatos y requisitos generales.

En el numeral 6.8 se presentan algunas indicaciones a tomar en cuenta para la ejecucin
del sistema de control de Inventarios.

107

6.2. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA

Al analizar los resultados obtenidos en el captulo anterior (Captulo IV) se
determin que la mayora de las empresas dedicadas al comercio de granos
bsicos y azcar en la Ciudad de San Miguel tienen la necesidad de implementar
un sistema de control de inventarios que cumpla con las exigencias legales y
tcnicas vigentes; con la finalidad de obtener informacin mas eficiente y
confiable para la presentacin en los Estados Financieros y para la toma de
decisiones.

Tambin se estableci que los controles de los inventarios que los comerciantes
usan en sus negocios no cumplen con los requisitos legales mnimos, lo cual se
convierte en una de las razones ms importantes del presente captulo, puesto
que se presentar un diseo de un sistema de control de inventarios que cumple
con las exigencias legales y tcnicas.

El presente Sistema de Control de Inventarios se encuentra diseado tomando
como base las normativas legales y tcnicas establecidas en los cuerpos legales
tales como el Cdigo Tributario y su reglamento, la ley del Impuesto a la
Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestacin de Servicios y su respectivo
reglamento, las Normas Internacionales de Informacin Financiera para
Pequeas y Medianas Entidades en su seccin 13. (NIIF para PYMES), entre
otros.

108

6.3. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA.

OBJETIVO GENERAL

Disear un sistema de control de inventarios para el cumplimiento de las
exigencias legales y tcnicas en la Comercial Santiaguito.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Elaborar polticas internas de manejo de inventarios que permitan orientar y
guiar a las personas encargadas de controlar las entradas y salidas de
mercadera en la Comercial Santiaguito

Crear procedimientos internos de manejo de Control de inventarios para dar
cumplimiento a la normativa tcnica que permita la fiabilidad de los datos
contables de la Comercial Santiaguito.

Disear formularios a utilizar para los procedimientos de control de los
inventarios para dar cumplimiento a las normativas legales en la Comercial
Santiaguito.

109

6.4. NORMATIVAS LEGALES Y TECNICAS APLICADAS EN EL
PRESENTE DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE
INVENTARIOS CASO PRCTICO: COMERCIAL SANTIAGUITO

En el presente cuadro comparativo se presenta un resumen de cada uno de los artculos
utilizados para la elaboracin de un Diseo de Control de Inventarios para el cumplimiento
de las exigencias legales y tcnicas. Caso prctico Comercial Santiaguito, a la vez que se
enumera la ETAPA y el PASO de sta donde se cumple con la normativa en referencia.

Normativa Legales
CDIGO TRIBUTARIO Y SU REGLAMENTO
Artculos Resumen Etapa/Paso
Art. 126 Cdigo Tributario expresa la obligacin de los sujetos pasivos
de presentar a la administracin tributaria los inventarios fsicos
valuados y los registrados contablemente con los ajustes
correspondientes si los hubiera.
Caso prctico
Literal A),B)
y C). Paso 5 y
Paso 6
Art. 142
Cdigo Tributario hace referencia sobre la obligacin de los
contribuyentes de llevar los registros de control de inventario
que reflejen clara y verazmente sus movimientos, valuacin,
resultados de las operaciones, valor efectivo y actual, adems
descripcin detallada de las caractersticas de los mismos.
Adems las respectivas referencias del libro de retaceos,
compras locales de donde se toma el precio. Tambin establece
que los comerciantes que obtengas ingresos iguales o superiores
a 2753 salarios mnimos mensuales deben presentar formulario
especial.
Caso prctico
Literal A),B)
y C).
Paso 5

Caso prctico
Literal C).
Paso 6.
Form. F983
Art. 142 A
Cdigo Tributario establece los requisitos mnimos necesarios
para llevar el registro de inventarios a que hace referencia el
artculo anterior (Art. 142.CT.),

Caso prctico
Literal A),B)
y C). Paso 5

110

Art. 143
Cdigo Tributario expresa los diferentes mtodos de valuacin
autorizados para los contribuyentes, donde se puede elegir el
que mejor se adapte a las necesidades del negocio.
Etapa I
Procedimiento
No 2.4
Art. 147
Cdigo Tributario establece que los contribuyentes deben de
almacenar y resguardar la informacin en perfecto estado por un
perodo de diez aos contados a partir de su emisin o recibo,
entre estos documentos se pueden mencionar los documentos de
registros de control de inventarios.
Etapa III
Poltica No.
11
Art. 243
Cdigo Tributario este artculo establece los incumplimientos
relacionados a la obligacin de llevar control de inventarios y
mtodos de valuacin.
Caso prctico
Literal A),B)
y C). Paso 5 y
Paso 6
Art. 90
Transitorio
Cdigo Tributario este artculo expresa el plazo concedido a
los contribuyentes para adecuar sus sistemas de control de
inventarios a la normativa legal vigente a la fecha.
Etapa III
Procedimiento
No 3
Art. 81
Reglamento de Aplicacin del Cdigo Tributario expresa que
los contribuyentes obligados a llevar registro de control de
Inventario deben registrar toda mercanca o producto tanto para
enajenacin posterior como para su consumo. Y debe ser
llevado por casa matriz, sucursales o establecimientos, que
cumpla con los requisitos mnimos que establece el art. 142-A
del Cdigo Tributario.
Caso Prctico
Literal D)

111

Normativa Legales
LEY DE IMPUESTO A LA TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES Y A LA
PRESTACIN DE SERVICIOS Y SU REGLAMENTO
Art. 11
Ley de Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la
Prestacin de Servicios expresa que los bienes que se retiran
del activo realizable de la empresa, aun de su propia produccin
efectuados por el contribuyente con destino al uso propio, de los
socios, directivos o personal de la empresa, constituye hecho
generador del impuesto.
Caso
Prctico
Literal D)

Art. 4 y 10
Reglamento de Aplicacin de la Ley del Impuesto a la
Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestacin de
Servicios expresa que no estn afectos al impuesto el uso o
consumo de bienes muebles corporales del activo realizable,
necesarios para el giro o actividades normales del negocio a el
traslado de estos al activo fijo del mismo. As mismo tambin
menciona en el artculo 10 del reglamento que los
contribuyentes estn obligados a llevar los registros de sus
activos mediante un inventario valorado de bienes de acuerdo a
las disposiciones de la ley, mencionados en el cdigo tributario.
Caso
Prctico
Literal D)

112

Normativa Legales
LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA
Artculos Resumen PASO
Art. 1,2 Y
29
Ley de Impuesto Sobre la Renta expresa en el artculo 29 en el
numeral 11) que el costo de las mercaderas y de los productos
vendidos, se determinar de la siguiente manera:
Al importe de las existencias al principio del ejercicio o perodo
de imposicin de que se trate, se sumar el valor del costo de
produccin, fabricacin construccin, o manufactura, de bienes
terminados y el costo de las mercancas u otros bienes adquiridos
o extrados durante el ejercicio, y de esta suma se restar el
importe de las existencias al fin del mismo ejercicio.

Caso
prctico
Estados
Financieros

Normativa Tcnica
Normas Internacionales de Informacin Financiera para Pequeas y Medianas
Entidades (NIFF para PYMES)
Seccin Resumen PASO
Seccin
13
Seccin 13 INVENTARIOS el alcance de esta seccin establece los
principios para el reconocimiento y medicin de los inventarios
aplicada a todos los inventarios excepto las obras en proceso que
surgen de contratos de construccin.

Etapa III
Polticas
de
Ejecucin
Caso
Prctico.

113

6.5. ESQUEMA DEL DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE
INVENTARIOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS EXIGENCIAS
LEGALES Y TECNICAS DEL SECTOR COMERCIO EN LA CIUDAD DE
SAN MIGUEL. CASO PRCTICO: COMERCIAL SANTIAGUITO

El presente diseo del Sistema de Control de Inventarios se resume en el presente esquema
compuesto por tres etapas:

Etapa I: Se muestra el esquema con los respectivos procedimientos a realizar para la
adquisicin de mercadera.

Etapa II: Se muestra el esquema con los respectivos procedimientos para registrar las
ventas de mercadera.

Etapa III: Se muestra el esquema de los procedimientos a llevar a cabo para la
implementacin del diseo de control de inventarios.

En el desarrollo del diseo se muestra de forma individual cada etapa con sus respectivas
polticas y procedimientos.

6.5. ESQUEMA DEL SISTEMA DE CONTROL DE

ETAPA I
ELABORACIN DE
REGISTROS DE COMPRAS
DE MERCADERA.
1) Polticas de registros de
compras de mercadera.
2) Procedimientos a seguir
para registrar compras de
mercadera en el exterior o
interior del pas.
2.1) Requisicin de compra
de mercadera.
2.2) Autorizacin de compra
de mercadera.
2.3) Pedido de mercaderas.
2.4) Valuacin de la
mercadera.
2.5) Recepcin e Ingreso de
mercadera a bodega.
2.6) Registro contable de
compras.

ESQUEMA DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

ETAPA II
ELABORACIN DE
REGISTROS DE VENTAS
DE MERCADERA.
ETAPA I
EJECUCIN DEL SISTEMA
DE LOS INVENTARIOS
Ventas de mercadera.
2) Procedimientos para
registrar ventas de mercadera.

2.2) Envo de mercaderas de
bodega a sucursales.
2.1) Solicitud de mercadera
al encargado de bodega.
2.3) Emisin de factura o
comprobante de crdito
fiscal.
2.4) Despacho de mercadera
o envo de pedidos a clientes.
2.5) Registro de salidas en
kardex.
2.6) Registro de contable por
ventas.
1) Polticas para la ejecucin
del control.
2) Medicin del desempeo
del control de los inventarios.
3) Presentacin razonable de
los inventarios en los Estados
Financieros.
114

ETAPA III
DE LOS INVENTARIOS.
Polticas para la ejecucin

Financieros.

115

6.5.1. ESQUEMA DE LA ETAPA I

ETAPA I
ELABORACIN DE REGISTROS
DE COMPRAS DE MERCADERA.
1) Polticas de registros de compras
de mercadera.
2) Procedimientos a seguir para
registrar compras de mercadera en el
exterior o interior del pas.
2.1) Requisicin de compra de
mercadera.
2.2) Autorizacin de compra de
mercadera.
2.3) Pedido de mercaderas.
2.4) Valuacin de la mercadera.
2.5) Recepcin e ingreso de
mercadera a bodega.
2.6) Registro contable de compras.

116

DESARROLLO DE LA ETAPA I
ELABORACION DEL REGISTRO DE COMPRAS DE MERCADERAS.
(POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS)

En sta etapa se presentan las polticas y procedimientos a seguir para realizar las compras,
ya sea en el exterior como en el interior del pas, con el fin de mejorar el control de los
ingresos de los productos a la bodega de la empresa.

1- Polticas de Registro de Compras
1. Realizar compras, previa revisin de existencias en Bodega.
2. El responsable de compras deber solicitar al menos tres cotizaciones de
diferentes proveedores.
3. El encargado de compras deber elaborar la respectiva orden de compra y
solicitar la autorizacin al Propietario o Gerentes.
4. Toda compra deber estar respaldada por la documentacin requerida.
5. El encargado de compra deber analizar y seleccionar a los proveedores que
les den las mejores condiciones de pago y calidad en los productos.
6. Es responsabilidad del encargado del inventario de cada bodega verificar
que los productos ingresen en las condiciones solicitadas y de ser as firmara
conforme.
7. Elaborar programacin de adquisiciones, estableciendo mnimos y mximos
de existencias de productos.
8. El jefe inmediato del encargado de los inventarios (gerente o propietario) es
el responsable de verificar que se cumpla lo establecido en el procedimiento
de compras.

2- Procedimientos a seguir para registrar las compras de mercadera, en el exterior o
interior del pas.
Para que la compra de mercadera sea de manera gil y las existencias suplan las
necesidades en los momentos requeridos por el cliente, presentamos el proceso de

117

adquisicin de las mercaderas que debe de seguirse, mostrando as una serie de pasos y
requisitos que se necesitan para lograr el control sobre los movimientos de estos, y la
manera de registrar los inventarios. Dichos procedimientos se muestran en el diagrama
de flujo de actividades siguiente:

PROCEDIMIENTOS A SEGUIR PARA REGISTRAR LAS COMPRAS DE
MERCADERA

PASOS

Descripcin de Pasos
Responsables
Propietario
o Gerente
Encargado de
Inventarios
Encargado de
Compras

Contador

Revisin de existencia en bodegas

2.1
Tiene que existir una orden de
requerimiento de los productos
solicitados, esta va a servir para
saber qu y cunto comprar.
Ejemplo de una orden de
requisiciones. (Formulario 1)

2.2
El responsable de compras deber
efectuar varias cotizaciones de los
productos que se requieren, para
tener varias opciones de compras y
presentar a las personas que
autorizan las compras la mejor
opcin. (formulario2) Luego de
autorizada la cotizacin se proceder
a la emisin de orden de compra.
(Formulario 3).

2.3
Al ser autorizada la compra se
solicita los productos al proveedor
seleccionado.

2.4
Cuando el proveedor nos hace llegar
la mercadera, el encargado de los
inventarios antes de firmar y pasar el
documento de la compra para su

INICIO
REQUISICIN
DE COMPRA
COTIZACIN
ORDEN DE
COMPRA
AUTORIZACION
PEDIDO DE
MERCADERIA
RECEPCIN
DE PEDIDO

118

respectivo pago, ser de suma
importancia que la mercadera sea
revisada para tener la seguridad que
cumplen la calidad requerida.
Despus de haber analizado los
diferentes mtodos de valuacin
recomendamos utilizar el mtodo
Primeras Entradas Primeras Salidas
(PEPS), pues este mtodo est
contemplado dentro de Cdigo
Tributario, adems el costo unitario
es mas exacto por lo que la utilidad
tambin.
Para llevar el Control de inventarios
como lo exige el Cdigo Tributario
en su reglamento en el art. 81 se
utilizar la hoja de control de
inventarios (kardex) (Formulario 4)
Este formulario es utilizado por el
encargado de inventarios para
registrar las entradas y salidas de
mercadera, las cuales sern
registradas al costo de adquisicin.
2.5
El encargado de los inventarios da
ingreso a bodega la mercadera para
ubicarla, de una manera ordenada y
fcil de encontrar.

2.6
Despus de haber analizado los
sistemas de inventarios existentes se
recomienda utilizar el sistema de
registro perpetuo o continuo debido
a las siguientes ventajas:
- Permite conocer en
cualquier momento el
importe de inventario final
de mercadera.
- Permite conocer el costo de

VALUACIN
INGRESO
ABODEGA
REGISTRO
CONTABLE

119

ventas.
- La deteccin de extravos,
errores y malos manejos en
los inventarios.
- Un inventario fsico se
puede tomar en fechas
diferentes del fin de ao.
- Siempre muestran las
cantidades que deben estar
disponibles.
- Los Estados Financieros
mensualmente o
trimestralmente pueden
prepararse ms fcilmente
debido a la disponibilidad
de los valores del
inventario y del costo de las
mercaderas vendidas en el
registro contable.

Fin del proceso de compras.

IN

120

6.5.2. ESQUEMA DE LA ETAPA II

ETAPA II
ELABORACIN DE
REGISTROS DE VENTAS
DE MERCADERA.
ventas de mercadera.
2) Procedimientos para
registrar ventas de mercadera.

2.2) Envo de mercaderas de
bodega a sucursales.
2.1) Solicitud de mercadera
al encargado de bodega.
2.3) Emisin de factura o
Comprobante de Crdito
Fiscal.
2.4) Despacho de mercadera
o envo de pedidos a clientes.
2.5) Registro de salidas en
kardex.
2.6) Registro de contable por
ventas.

121

DESARROLLO DE LA ETAPA II
ELABORACION DEL REGISTRO DE VENTAS DE MERCADERAS.
(POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS)

En esta etapa se muestran las polticas y procedimientos a seguir para realizar
operaciones de ventas, de manera que exista un control eficiente de las salidas de
inventario en las sucursales.

1. Polticas de Registro de Ventas de Productos.
1. Elaborar y actualizar las listas de precios de todos los productos para la
venta, debiendo estar accesible al cliente y a los vendedores.
2. Cada vendedor deber entregar al cliente el documento que ampare la venta
ya sea una factura o Comprobante de Crdito Fiscal antes que ste se retire
de la sucursal de ventas.
3. Por cualquier error en facturacin se har la respectiva correccin en los
prximos tres das siguientes.
4. El encargado de inventarios deber registrar la salida de los productos
diariamente para mantener actualizadas las existencias.
5. Solicitar la tarjeta de contribuyente al cliente con anticipacin si necesita
Comprobante de Crdito Fiscal.

122

2. Procedimientos a seguir para registrar ventas de mercadera.
Los procedimientos se presentan en el diagrama de flujo de actividades siguientes:
PROCEDIMIENTOS A SEGUIR PARA REGISTRAR LAS VENTAS DE MERCADERA.

Pasos

Descripcin de pasos

Cliente
Responsables

Vendedor
Encargado
de
Inventario

Cajero

Contador
2.1
En el momento en que el encargado de la
sucursal verifica que se estn agotando las
existencias de determinados producto este
elaborar una requisicin de pedido a bodega
para abastecer la sucursal. (Formulario 5)

2.2
El encargado de bodega entrega los productos
para ser enviados a la sucursal a travs de una
hoja de envo. (Formulario 6)

2.3
El encargado de sala verifica la recepcin del
producto enviado de la bodega y luego que el
cliente compra el producto, se elabora un
comprobante de crdito fiscal o una factura
consumidor final (Formulario 7 y 8)

2.4
Cuando el cliente cancela el producto es
entregado el documento correspondiente con
el sello de cancelado, o en caso que sea cliente
de ruta se entrega el documento y el producto
al motorista que lo llevar.

2.5
El encargado de los inventarios debe quedarse
con la copia del envo correspondiente para
luego hacer el registro correspondiente en las
tarjetas Kardex, al finalizar el da.

2.6
Al finalizar el da se enva toda la
documentacin de la Sucursal al contador para
que se realice el registro de las mismas.

Fin del proceso de venta.

INICIO
SOLICITUD
ABODEGA
ENV!O DE
PRODUCTO
EMISION
DE CC O
ACTURA
DESPAC"O
REGISTRO EN
#ARDE$
REGISTRO
CONTABLE
IN

123

6.5.3. ESQUEMA DE LA ETAPA III

ETAPA III
DE LOS INVENTARIOS.

1) Polticas para la ejecucin
del control.

Financieros.

124

En esta etapa se muestran los pasos a seguir para la ejecucin del sistema de control de
inventarios.

1. Polticas para la ejecucin del control.

1. La contabilidad de los inventarios se har tomando como base lo establecido
en la Normas Internacionales de Informacin Financiera para Pequeas y
Medianas Entidades en la seccin 13.
2. Asignar correctamente las funciones que debe cumplir el bodeguero,
referente a los controles que como encargado de bodega debe de realizar en
cuanto al almacenamiento, clasificacin y al control de entradas y salidas de
productos.
3. Verificar que se presente toda la documentacin requerida en el
departamento de contabilidad, en la fecha correspondiente para evitar atrasos
en los registros.
4. Verificar que los productos sean entregados, segn lo descrito en factura por
la cajera al momento de realizar el cobro.
5. Verificar que el conteo fsico de inventario se realice cada mes.
6. Revisar existencias de productos cada semana para abastecer la bodega.
7. Realizar los registros de control de inventarios segn el sistema perpetuo o
continuo.
8. El Costo a utilizar para la medicin de los inventarios ser el precio de
compra.
9. Determinar e informar los costos de mantenimiento y almacenamiento del
producto.
10. Determinar el costo de adquisicin de las importaciones, registrando los
costos de compra en el registro de retaceo.
11. Asignar un espacio fsico para resguardar y almacenar la documentacin
legal, donde se preserve por un perodo de diez aos.

125

Acciones a seguir para llevar a cabo el control de los inventarios.

A continuacin se presentan las acciones que se deben realizar y las responsabilidades
de llevar a cabo la implementacin.
Acciones a seguir para el control de inventarios Responsables
1. Designar un espacio de la empresa para utilizarlo como
bodega.
Propietario
2. Contratacin de una persona para el control de los Inventarios Propietario
3. Adecuar los sistemas de control de inventarios a las exigencias
legales y tcnicas antes del primero de enero de 2010. Segn
plazo establecido por el Cdigo Tributario.
Propietario
4. Restringir el acceso de personas no autorizadas a la bodega Encargado de inventarios
5. No se debe ingresar los productos a bodega sin antes haber
sido valuados por el encargado de inventarios.
Encargado de los inventarios
6. El encargado de inventario es el nico responsable de hacer
anotaciones en la tarjeta Kardex.
7. Al finalizar el da el encargado de inventarios deber
actualizar las tarjetas de kardex conforme a los movimientos
dados.
8. Cada ingreso por compra de productos deber estar respaldado
por documentacin respectiva.
Encargado de compras
9. El encargado de inventario debe hacer una revisin constante
de las existencias en la bodega para verificar los productos
para pedir en la prxima compra.
10. Revisar los inventarios constantemente para conocer cuales
tienen lentitud de movimientos para evitar la obsolescencia de
los productos.
11. Realizar conteo fsico del inventario cada tres meses por el
contador.
Contador
12. Las ventas de los productos deben de ser respaldadas por
documentos de factura o comprobantes de crditos fiscales
para hacer la contabilidad.
Vendedor
13. Para entregar el producto se debe verificar si cumple con los
requisitos que el cliente necesita.
Cajera

126

2. Medicin del desempeo del control de inventario.
La forma en que debemos medir los resultados despus de implementar el sistema de
control de inventarios, es a travs de la revisin constante del desempeo de las
personas responsables de que se cumplan los procedimientos a seguir sobre el control
de los inventarios, por lo que se mencionan a continuacin algunas acciones a seguir
para medir el desempeo:

El propietario de la empresa deber asignar a una persona que verifique que la
implementacin se lleve acabo conforme a los procedimientos dados en cada
una de las etapas del esquema.
Verificar si la persona que se contrat para ocupar el puesto de encargado de
inventarios es el idneo para realizar las actividades correspondientes.
Verificar que la documentacin utilizada en el proceso de compras se est
utilizando correctamente.
Verificar que se cumpla correctamente el proceso de ventas.

3. Presentacin de los Inventarios en los Estados Financieros.
Para que las empresas comercializadoras de granos bsicos logren la presentacin
razonable en los Estados Financieros ser necesario seguir los pasos siguientes:

3.1. Requerimientos para el Registro de las Operaciones.
1. Estructura de cuentas en base a Normas Internacionales de Informacin
Financiera para Pequeas y Medianas Entidades.
2. Seleccin de un mtodo de valuacin de inventarios idneo para el giro y
actividades que se dedica la empresa.
3. Utilizar el sistema peridico o perpetuo para el respectivo registro
contable de los inventarios.
4. Crear una base de datos computarizada o manual de controles de
inventarios para registrar los movimientos de los productos.

127

6.6 FORMATOS PROPUESTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS
A continuacin se presentan un conjunto de formularios propuestos, con el fin de
utilizarlos como base o modelos para realizar los registros de control de inventarios. Estos
formularios estn elaborados de acuerdo a las exigencias legales y tcnicas y cada uno
contiene una explicacin de las funciones que cumple.

6.6.1. FORMULARIO REQUISICIN DE COMPRAS

La funcin del presente formulario ser de controlar las necesidades de mercaderas
solicitadas por el encargado de inventarios al encargado de compras, para que ste realice
las gestiones necesarias para su posterior adquisicin. Tambin este formulario permitir
conocer los productos que tienen mayor demanda.

REQUISICION DE COMPRA
COMERCIAL SANTIAGUITO
Solicitante: __________________________________ Fecha: __________
CANTIDAD DESCRIPCION DEL PRODUCTO MEDIDA

______________________ _________________________
Encargado de Inventario Encargado de Compras

No.1
Formulario 1

128

6.6.2. FORMULARIO COTIZACION

La funcin del formulario de cotizacin como su nombre lo indica es de realizar las
gestiones de compra con diversas opciones que nos ofrecen los proveedores donde se
evala el precio, la calidad, medida o peso del producto.

COTIZACION
Empresa Distribuidora de azcar XYZ, SA de CV
Fecha: _________________________ Atencin: _______________
Empresa: Comercial Santiaguito
Cdigo Concepto Medida Precio
Unitario
Total

SUMAS
Son: IVA 13%
TOTAL
Nota:

F:____________________
Gerente de Ventas.

No. 1
Formulario 2

129

6.6.3. FORMULARIO DE SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA

La funcin de este formulario es la de solicitar la autorizacin de la compra de mercadera
requerida seleccionada por las cotizaciones realizadas.

SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA

Fecha de emisin:___________ Proveedor: Distribuidora de Azcar XYZ, SA de CV
Condiciones de pago: Contado Crdito
Cantidad Descripcin Medida
Precio
Unitario
Valor Neto IVA Total

TOTAL

Nota:

___________________ _______________________
Encargado de Compras Autorizacin Gerencia

ORDEN
No. 1

Formulario 3

130

6.6.4. FORMULARIO DE REGISTRO DE INVENTARIOS
La funcin de este formulario es la de realizar la valuacin de inventarios que registrar el encargado de inventarios para las
entradas y salidas de mercadera.

AL PRODUCTO:
NIT
NRC Unidad Medida: Cdigo:
CANTIDAD PRECIO U TOTAL CANTIDAD PRECIO U TOTAL CANTIDAD PRECIO U VALOR $
FIRMA FIRMA
REPRESENTANTE LEGAL CONTADOR
REGISTRO DE INVENTARIOS
PERIODO DEL
SALIDAS ENTRADAS
NACIONALIDAD PROVEEDOR No DOC FECHA No.
SALDO
REFERENCIA
Formulario 4

131

6.6.5. FORMATO DE LIBRO DE RETACEO
La funcin de este formato es el de conocer los costos unitarios de importacin de mercadera con el fin de asignarle el precio real de
venta.

No Folio retaceo: ___________ Mes: __________________ Proveedor: ___________________________________________

FECHA TIPO /No
DOCUMENTO
DESCRIPCION CARGO ABONO SALDO

CODIGO CANTIDAD DESCRIPCION FOB SEGURO Tramite
Aduanal
FLETE OTROS TOTAL COSTO U.

132

6.6.6. FORMULARIO DE REPORTE DE BASURA, MALA PESA Y OTROS

Este formulario permitir el registro de basura, mala pesa y otros en la mercadera, para el
conocer el nivel de perdidas en la compra de mercadera.

BODEGA COMERCIAL SANTIAGUITO
REPORTE DE BASURA, MALA PESA Y OTROS

FECHA: REPORTE No.
CODIGO DESCRIPCION DEL PRODUCTO VOLUMEN BASURA
MALA
PESA

OTROS

TOTAL

TOTALES.

F.__________________
Bodeguero.

ORMULARIO 5

133

6.6.7. FORMULARIO DE REQUISICION DE MERCADERIA

Este formulario permitir conocer los productos que necesitan las sucursales para el
respectivo abastecimiento.

Este formulario ser enviado por cada sucursal a la bodega para que el encargado de
bodega verifique la existencia de dicha mercadera solicitada para luego elaborar su
respectivo envo.

REQUISICION DE MERCADERA
SUCURSAL #1
Solicitante:______________________
Fecha: ______________
CODIGO MEDIDA DESCRIPCION DEL PRODUCTO CANTIDAD

F.______________________

No.1
Formulario 6

134

6.6.8 FORMULARIO NOTA DE ENVIO

Este formulario pretende tener un mejor control de las salidas de inventario de las bodegas
hacia las diferentes sucursales.

SUCURSAL #1
NOTA DE ENVO

Destino: _____________


Original

Formulario 7
D%&

M'( A)*

M*+*,-(+&.

/000000000000000
E1+,'2&3*

/00000000000000
R'4-5-3*
Nota de Envo
No. 00135

135

6.7 DESARROLLO DE UN CASO PRCTICO:
APLICACIN DE LOS FORMULARIOS PROPUESTOS PARA LA EJECUCIN
DEL CONTROL DE INVENTARIOS BASADOS EN LA NORMATIVA LEGAL Y
TCNICA VIGENTE.

6.7.1 OPERACIONES DE COMPRAS NACIONALES
A continuacin se presentar un ejemplo de la documentacin de acuerdo a la normativa
legal y tcnica vigente para el control y manejo de los inventarios, adecuado por pasos
segn el flujo de la mercadera en cada una de las etapas de compras y ventas.
Paso 1
El encargado de inventario revisa las existencias en bodega y elabora la requisicin de
compras de productos para abastecer el inventario, solicitando la compra de 600 quintales
de arroz pulido, 300 quintales de azcar empacada (100 de 1lb., 2 lb. y 5 lb.), 200 quintales
de cacao y 150 quintales de caf oro

Solicitante: Jos Alberto Jimnez Fecha : 10/10/ 2010

600 Arroz blanco pulido en agua a granel Quintal
100 Azcar empacada de 1 libra Quintal
100 Azcar empacada de 2 libra Quintal
100 Azcar empacada de 5 libras Quintal
200 Cacao revuelto Quintal
150 Caf oro Quintal

______________________ _________________________

No.1
Formulario 1

136

Paso 2.
El encargado de compra solicita las cotizaciones a los diferentes proveedores en el interior
del pas, las cuales son emitidas por el proveedor. A continuacin se presenta un ejemplo de
cmo podra ser una cotizacin recibida, en el supuesto que se cotizan los 300 quintales de
azcar empacada de 1, 2 y 5 libras.

COTIZACION
Empresa Distribuidora de azcar XYZ, SA de CV
Fecha: 10 / 10 /2010Atencin: Mara Esther Pea
Unitario
Total
100 Azcar empacada l lb. Quintal $30.28 $3,028.00
100 Azcar empacada 2 lb Quintal $30.15 $3,015.00
100 Azcar empacada 5 lb Quintal $29.93 $2,993.00

SUMAS $9,036.00
Son: diez mil doscientos diez 68/100 dlares IVA 13% $1,174.68
TOTAL $10,210.68
Nota: Cotizacin vlida por 10 das.

F:____________________
Gerente de Ventas.

No. 1
Formulario 2

137

Paso 3.
Despus de haber analizado las diferentes opciones, el encargado de compras elige la ms
conveniente para la empresa y procede a elaborar la orden de compra.
Al elaborar la orden de compra el encargado de compras, la pasa a gerencia o al propietario
para que autorice la compra anexando las cotizaciones requeridas.


Fecha de emisin:10/10/2010 Proveedor: Distribuidora de Azcar XYZ, SA de CV
Precio
Unitario
100 Azcar empacada l lb. QQ $30.28 $3,028.00 $393.64 $3,421.64
100 Azcar empacada 2 lb QQ $30.15 $3,015.00 $391.95 $3,406.95
100 Azcar empacada 5 lb QQ $29.93 $2,993.00 $389.09 $3,382.09

TOTAL
$10,210.68
Nota: Entregar pedido al seor Jos Francisco Campos. Pago con cheque del Banco
Agrcola No.x1264.

___________________ _______________________

ORDEN
No. 1

Formulario 3

138

Paso 4.
Una vez realizado el pedido, el proveedor lo enva o la empresa se encarga de transportarlos
hasta las bodegas. Los cuales son recibidos por el encargado de inventario quien es el
responsable de revisar y verificar que los productos estn de acuerdo a la orden de compra
contra el comprobante de crdito fiscal emitido por el proveedor. El ejemplo siguiente es
bajo el supuesto que se compran 300 quintales de azcar.
Empresa Distribuidora de Azcar XYZ, S.A DE C.V.
Venta de azcar al por mayor
4 avenida norte #16, San miguel.

Nombre: Comercial SantiaguitoFECHA:10/10/2010
Direccin: Calle Chaparrastique No 412, San Miguel, San Miguel.
NIT:1123-170149-001-4Registro: 21226-1
Giro: Venta de Granos Bsicos y Azcar.
Cantidad Descripcin
Precio
Unitario
Vtas. No
Sujetas
Ventas
Exentas
Ventas
Afectas
100 Azcar empacada l lb. QQ $30.28 $3,028.00
100 Azcar empacada 2 lb. QQ $30.15 $3,015.00
100 Azcar empacada 5 lb. QQ $29.93 $2,993.00

SON: Diez mil doscientos diez 68/100 dlares. Sumas $9,036.00
Iva $1,174.68
Sub Total
$10,210.68
(-)% retenido

Nombre:___________________________ Nombre:_______________________________
Dui o NIT:__________________________ Dui o NIT:______________________________
Firma Entregado Firma Recibido
V.No sujetas

V.Exentas

Imprenta Modelo,SA de CV, 37 Avenida Norte No.114, San Salvador PBX:2525-3500 FAX: 2260-6858 NRC:4040-
1 NIT: 0614-030289-102-6 Autorizacin: 0059 fecha 24/08/1992Tiraje:10NU002C1-10NU002C3000 Fecha:05/2010
Resolucin: 30225-RES-CR-18166-2010 del 20/04/2010.
V. Total
$10,210.68
Comprobante de Crdito Fiscal
No. 001
Registro.
NIT: 0614-121284-102-0

139

Paso5.

El encargado de Inventario despus de revisar los productos, realiza la valuacin por el mtodo del Primeras Entradas Primeras Salidas
y hace su respectivo registro de acuerdo al art.142 A del Cdigo Tributario. Siguiendo el ejemplo de los 300 quintales de azcar.

01/10/2010 AL 31/10/2010 PRODUCTO: azcar empacada 1 lb.
NIT 1123-170149-001-4
NRC 21226-1 Unidad Medida: Quintales Cdigo: 14
1 10/10/2010 CCF. No1 Dist. Azcar XYZ Salvadorea 48 LC. 100 $30.28 $3,028.00 100 $30.28 $3,028.00
FIRMA FIRMA
REGISTRO DE INVENTARIOS
PERIODO DEL
SALIDAS ENTRADAS
SALDO
REFERENCIA
Formulario 4

140

NIT 1123-170149-001-4
1 10/10/2010 CCF. No1 Dist. Azcar XYZ Salvadorea 48 L.C. 100 $30.15 $3,015.00 100 $30.15 $3,015.00
FIRMA FIRMA
REGISTRO DEINVENTARIOS
PERIODO DEL
SALIDAS ENTRADAS
SALDO
REFERENCIA
Formulario 4
NIT 1123-170149-001-4
1 10/10/2010 CCF. No1 Dist. Azcar XYZ Salvadorea 48 L.C. 100 $29.93 $2,993.00 100 $29.93 $2,993.00
FIRMA FIRMA
PERIODO DEL
SALIDAS ENTRADAS
SALDO
REFERENCIA
Formulario 4

141

Paso 6.
Se recibe en el departamento de contabilidad la documentacin respectiva de las compras
realizadas durante el da para luego realizar el respectivo registro contable. Retomando el
caso de los 300 quintales de azcar comprados a Distribuidora de Azcar XYZ, S.A de CV

COMERCIAL SANTIGUITO
FECHAS: 10/10/2010 PARTIDA No. X1
CODIGO CONCEPTO DEBE HABER
11206 IVA Crditos Fiscales $1,174.68
11401 Inventarios $9,036.00
11101 Efectivo y equivalentes $10,210.68
Registro de compras de mercadera de contado a la empresa Distribuidora de azcar XYZ.

6.7.2. OPERACIONES DE COMPRAS REALIZADAS A PROVEEDORES DE
FUERA DEL PAIS (INTERNACIONES)
En caso de realizar compras a proveedores que son de exterior del pas se realizan los
procedimientos siguientes;
(Del paso 1 al paso 3 el procedimiento es similar al de compras en el interior del pas y los
formatos utilizados son similares.)

En este caso se realizar una compra de frijol rojo de 525 quintales a la Comercial
Martnez en la Repblica de Nicaragua, lo primero que se realiza es la solicitud del
permiso fitosanitario en el Ministerio de Agricultura y Ganadera, para solicitar los
servicios del agente de aduana que se encargar de realizar los respectivos trmites.

142

Paso 1
El encargado de inventario revisa las existencias en bodega y elabora la requisicin de
compras de productos para abastecer el inventario, en este caso se solicitan 525 quintales de
frijol rojo.

Solicitante: Jos Alberto Jimnez
Fecha: 30/09/ 2010
525 Frijol rojo Quintal

______________________ _________________________

No.2
Formulario 1

143

Paso 2.
El encargado de compra solicita las cotizaciones a los diferentes proveedores en el exterior
del pas, las cuales son emitidas por el proveedor. A continuacin se presenta un ejemplo
de cmo podra ser una cotizacin recibida.

COTIZACION
COMERCIAL MARTNEZ
Fecha: 30 / 09 /2010 Atencin: Mara Esther Pea
Unitario
Total
525 Frijol rojo comunes Quintal $55.00 $28,875.00

SUMAS

$28,875.00
Son: Veintiocho mil ochocientos setenta y
cinco 00/100 dlares.

Nota: Cotizacin vlida por 7 das. F:____________________
Dagoberto Cruz Martnez

No. 10
Formulario 2

144

Paso 3.
Despus de haber analizado las diferentes opciones, el encargado de compras elige la ms
conveniente para la empresa y procede a elaborar la orden de compra.
Al elaborar la orden de compra el encargado de compras, la pasa a gerencia o al propietario
para que autorice la compra anexando las cotizaciones requeridas.


Fecha de emisin:30/09/2010 Proveedor: Comercial Martnez
Precio
Unitario
525 Frijol rojo Comunes Quintal
$55.00 $-------- $-------- $28.875.00

TOTAL
$28,875.00
Nota: Entregar pedido al seor Rudy Ernesto Bonilla. Pago con depsito del Banco
Amrica Central No.x10220.

___________________ _______________________

ORDEN
No. 2

Formulario 3

145

Paso 4.
Una vez realizado el pedido, se solicita la autorizacin fitosanitaria de importacin que se
tramita en el Ministerio de Agricultura y Ganadera.
Luego la empresa se encarga de transportar el producto desde el pas de procedencia entre
ellos Honduras y Nicaragua, donde el proveedor emite una factura.

FACTURA EMITADA POR EL PROVEEDOR DEL EXTERIOR
Comercial Martnez
Dagoberto Cruz Martnez
Telfonos: (504) 223-1191 Telefax: 223-1192
Barrio Francisco Reyes, Somotiyo, Chinandega Nicaragua
Compra Venta de Granos Bsicos al por mayor y menor.
RTN:06111178010211 FECHA: 30/09/2010
SEOR: Comercial Santiaguito
DIRECCIN: Calle Chaparrastique No 412, San Miguel, San Miguel, El Salvador

CANT. DESCRIPCIN P/UNITARI
O
TOTAL
525 FRIJOLES ROJOS COMUNES $ 55. 00 $28,875. 00

LA FACTURA BENEFICIA A TODOS
914

______________________________
SUB
TOTAL
$28,875.
$28,875.
00
00
IMPT:S/V
TOTAL $28,875. 00
FIRMA

146

En aduana un tramitador se encarga de elaborar la declaracin de mercancas, de los
impuestos a pagar y de presentar la documentacin necesaria para que la mercadera entre
al pas con su respectivo Formulario Aduanero Centroamericano y sus anexos.

EL TRAMITADOR EMITE UN COMPROBANTE DE CREDITO FISCAL POR
LOS TRAMITES REALIZADOS.

TRAMITADORA FUENTES
Tramites Aduanales
5 Calle poniente #20, San Salvador.

Nombre: Comercial SantiaguitoFECHA:30/09/2010
Direccin: Calle Chaparrastique No 412, San Miguel, San Miguel.
NIT:1123-170149-001-4Registro: 21226-1
Giro: Venta de Granos Bsicos y Azcar.
Cantidad Descripcin
Precio
Unitario
Vtas. No
Sujetas
Ventas
Exentas
Ventas
Afectas
1 Servicios tramites aduanales

$150.00

SON: Ciento sesenta y nueve 50/100 dlares. Sumas $150.00
Iva $ 19.50
Sub Total
$169.50
(-)% retenido

Nombre:___________________________ Nombre:_______________________________
Dui o NIT:__________________________ Dui o NIT:______________________________
V.No sujetas

V.Exentas

V. Total
$169.50
No. 0010
Registro.12101-1
NIT: 0614-120212-101-2

147

El pedido es recibido por el encargado de inventario quien es el responsable de revisar y
verificar que los productos estn de acuerdo a la orden de compra contra el Formulario
Aduanero nico Centroamericano y sus anexos.
FORMULARIO ADUANERO UNICO CENTROAMERICANO (FRENTE)

148

FORMULARIO ADUANERO UNICO CENTROAMERICANO (REVERSO)

149

Paso 5.
El encargado de Inventario despus de revisar los productos, realiza la valuacin por el mtodo del Primeras Entradas Primeras Salidas
y hace su respectivo registro de acuerdo al art.142 A del Cdigo Tributario.

01/09/2010 AL 30/09/2010 PRODUCTO: Frijol rojo comunes
NIT 1123-170149-001-4
NRC 21226-1 Unidad de Medida: Quintales Cdigo: 33
CANTIDAD PRECIO U TOTAL CANTIDAD PRECIO U TOTAL CANTIDAD PRECIO U TOTAL
1 29 265024 Comercial Martnez Nicaragua 45 Rtceo. 525 $57.01 $29,927.68 525 $57.01 $29,927.68
FIRMA FIRMA
PERIODO DEL
SALIDAS ENTRADAS
SALDO
REFERENCIA
Formulario 4

150

LIBRO DE RETACEOS POR INTERNACIONES

No Folio retaceo: ____45 Mes: __Septiembre____ Proveedor: __Dagoberto Cruz Martnez_________________

FECHA
TIPO /No
DOCUMENTO
DESCRIPCION CARGO ABONO SALDO
9/09/10 FACTURA /1413 FRIJOLES ROJOS $28,875.00 $28,875.00
9/09/10 FAUCA /265024 IMPUESTO IVA 13% $ 3,871.10 $3,871.10 $ 0.00
TRAMITE ADUANAL $ 150.00
FLETE MERCADERAS $ 541.76
SEGUROS $ 360.94
TOTAL $29,927.70

CODIGO CANTIDAD DESCRIPCION FOB SEGURO
Tramite
Aduanal
FLETE OTROS TOTAL COSTO U.
33 525qq Frijol Rojo comunes $28,875.00 $360.94 $150.00 $541.76 $29,927.70 $57.0051

151

Paso 6
Al finalizar el da se entrega la documentacin al contador para que realice los registros
contables. En el departamento de contabilidad se recibe la documentacin de las
internaciones realizadas durante el da para luego realizar el respectivo registro contable.
Retomando el caso de los 525 quintales frijoles rojos comunes comprados a la Comercial
Martnez.

FECHAS: 30/09/2010 PARTIDA No. X1
11206 IVA Crditos Fiscales $ 3,871.10
11401 Inventarios $ 29,777.70
11101 Efectivo y equivalentes $33,648.80
Registro de compras de mercadera de contado a la Comercial Martnez procedente de
Nicaragua.

Tambin se registra la cancelacin de los servicios proporcionados por el agente de aduana.
FECHA: PARTIDA No.
11206 IVA Crditos Fiscales $ 19.50
11401 Inventarios $ 150.00
11101 Efectivo y Equivalentes $ 154.50
21402 Retenciones $ 15.00
2140204 Impuestos Sobre la Renta Retenido

$ 169.50 $ 169.50
Asiento realizado por la cancelacin de los servicios proporcionados por el Tramitador de
Aduana.

152

Luego de realizada la limpieza de los productos se presenta al contador un reporte que
elabora el bodeguero por basura, mala pesa y otros. Que se compara entre el resultado de
restar el inventario fsico contra los registros de los libros. Los productos que entran al
reporte en su mayora son aquellos que se someten a limpieza como lo son los frijoles,
maz, maicillo, cacao entre otros.
Continuando con el caso de la compra de los 525 quintales de frijol rojo comunes el
bodeguero una vez finalizada la limpieza del producto elabora el respectivo reporte.

BODEGA COMERCIAL SANTIAGUITO
REPORTE DE BASURA, MALA PESA Y OTROS

FECHA: REPORTE:
CODIGO DESCRIPCION DEL PRODUCTO VOLUMEN BASURA
MALA
PESA

OTROS

TOTAL
33 FRIJOL ROJO COMUNES QQ 525
2.25 1.83 0.15 4.23

TOTALES. 525
2.25 1.83 0.15 4.23

F.__________________
Bodeguero.

El Contador recibe el reporte y realiza los registros contables correspondientes. Se realiza el
clculo de la disminucin de los inventarios tomando como base el valor en los registros de
inventario.

Clculo: 4.23 QQ X $57.0051 = $241.13

FECHA:05/10/2010 PARTIDA No. X40
41601 Gastos de Venta $241.13

4160140 Basura, mala pesa y otros.

11401 Inventarios

$241.13

$241.13 $241.13
Asiento realizado para registrar la disminucin del inventario por basura, mala pesa y otros, de
los 525 quintales que entraron a bodega segn FAUCA G265024.
ORMULARIO 5

153

6.7.3. OPERACIONES DE VENTAS
Paso 1
El encargado de la sucursal # 1 elabora una requisicin para la bodega donde solicita se le
enve 50 quintales de frijol rojo, 25 quintal de frijol blanco nuevo, 10 quintales de cacao, 5
quintales de ajonjol y 10 quintales de man.

REQUISICION DE MERCADERA
SUCURSAL #1
Solicitante: Blanca Lidia Amaya
Fecha: 10/10/ 2010
33 Quintal Frijol rojo comn 50
31 Quintal Frijol blanco nuevo 25
26 Quintal Cacao 10
05 Quintal Ajonjol 5
49 Quintal Man 10

F.______________________
Blanca Lidia Amaya

No.1
Formulario 6

154

Paso 2
El encargado de bodega recibe la requisicin y prepara el pedido para ser enviado a la
sucursal con una nota de envo.
SUCURSAL #1
NOTA DE ENVO

Destino: Sucursal #1

33 Quintal Frijol rojo comn 50
31 Quintal Frijol blanco nuevo 25
26 Quintal Cacao 10
05 Quintal Ajonjol 5
49 Quintal Man 10

Original

Formulario 7
D%&
10
M'(
O4+65,'
A)*
2010
M*+*,-(+&. 7*(8 P8,'9

/000000000000000
E1+,'2&3*

/00000000000000
R'4-5-3*
Nota de Envo
No. 00135

155

Paso 3
Se realiza la venta de mercadera a un cliente que es contribuyente y se elabora un
Comprobante de Crdito Fiscal, por 10 quintales de maz blanco, 10 quintales de maicillo,
1 quintal de pimienta gorda, 25 libras de canela, 10 quintales de arroz pre cocido a granel, 1
quintal de achiote molido.
Leonor Romero de Rivera
Venta de granos bsicos y azcar
Calle Chaparrastique No 412, San Miguel
Comercial Santiaguito No.2Comercial Santiaguito No.3
Calle Chaparrastique No.4015. Calle Poniente No.309

Nombre: Jos Luis Flores
Direccin: 2 Avenida Norte No.24, San miguel, San miguel
NIT:1217-170148-103-2Registro: 2448-1
Giro: Venta de productos de primera necesidad.
Cantidad Descripcin
Precio
Unitario
Vtas. No
Sujetas
Ventas
Exentas
Ventas
Afectas
10 QQ de maz blanco $ 14.00 $140.00
10 QQ de maicillo $ 13.00 $130.00
1 QQ de pimienta gorda $140.00 $140.00
25 Libras de canela $ 5.00 $125.00
10 QQ de arroz pre cocido a granel $ 44.00 $440.00
1 QQ de achiote molido $ 60.00 $ 60.00
SON: Un mil ciento cincuenta y nueve 20/100 dlares. Sumas $1,035.00
Iva $ 134.55
Sub Total
$1,169.55
(-)% retenido
$ 10.35
Nombre:___________________________ Nombre:_______________________________
Dui o NIT:__________________________ Dui o NIT:______________________________
V.No sujetas

V.Exentas

1 NIT: 0614-030289-102-6 Autorizacin: 0059 fecha 24/08/1992Tiraje:10NU002C1-10NU002C3000
Fecha:05/2010 Resolucin: 30225-RES-CR-18166-2010 del 20/04/2010.
V. Total
$1,159.20

No. A-1222
Registro.21226-1
NIT: 1123-17014-001-4
FECHA: 10/10/2010

156

Se vende mercadera al seor Juan Prez al contado y se elabora una factura de consumidor
final por la venta de los productos siguientes: 1 quintal de azcar empacada de 1 lb, 10
libras de linaza, 25 libras de chan y 25 libras de morro y 5 libras de almidn.

Nombre: Mara Josefina LpezFecha:10/10/2010
Direccin: 5 Calle poniente No.102, San miguel, San miguel
Cantidad Descripcin
Precio
Unitario
Vtas. No
Sujetas
Ventas
Exentas
Ventas
Afectas
1 Quintal de azcar empacada 1 lb. $35.00 $35.00
10 Libras de linaza $ 0.70 $ 7.00
25 Libras de Chan $ 1.90 $47.50
25 Libras de Morro $ 1.00 $25.00
5 Libras de almidn $ 0.75 $ 3.75

SON: Ciento dieciocho 25/100 dlares. Sumas $118.25

$118.25
Nombre:___________________________ Nombre:_______________________________
Dui o NIT:__________________________ Dui o NIT:______________________________
V.No sujetas
V.Exentas
V. Total

Paso 4
Se realiza el cobro en caja y se verifica que los productos sean entregados de acuerdo a lo
solicitado por el cliente.

FACTURA
No. A-1015
Registro.21226-1
NIT: 1123-17014-001-4

157

Paso 5
El encargado del inventario es responsable de registrar la salida de mercadera con los documentos utilizados para la venta ya sea la
copia del Comprobante de Crdito Fiscal o la original de la factura Consumidor Final. En este caso retomaremos el producto azcar
empacada de 1 lb.

NIT 1123-170149-001-4
1 10/10/2010 CCF. No1 Dist. Azcar XYZ Salvadorea 48 LC. 100 $30.28 $3,028.00 100 $30.28 $3,028.00
2 10/10/2010 FC No.1222 1 30.97 $ 30.97 $ 99 $30.28 $2,997.72
FIRMA FIRMA
PERIODO DEL
SALIDAS ENTRADAS
SALDO
REFERENCIA
FORMULARIO 4

158

Paso 6
a) Se recopila la documentacin para ser llevada al departamento de contabilidad para que
el contador realice los registros contables.

FECHA: 10/10/2010 PARTIDA No.
11201 Cuentas por cobrar clientes $1,159.20

1120126 Jos Luis Flores

11205 IVA-retenido $ 10.35

21601 IVA Dbitos fiscales

$ 134.55
51101 Ventas de Productos

$1,035.00

$1,169.55 $1,169.55
Asiento realizado para registrar la venta al crdito del cliente Jos Luis Flores para 15 das.

FECHA: 10/10/2010 PARTIDA No.
61101 Costo de lo vendido $998.00

11401 Inventarios

$998.00

$998.00 $998.00
Asiento realizado registrar el costo de la mercadera vendida al Sr. Jos Luis Flores.

159

FECHA:10/10/2010 PARTIDA No.
11101 Efectivo y Equivalente $118.25


$ 13.60

$104.65

$118.25 $118.25
Asiento realizado para registrar la venta al contado del cliente Mara Josefina Lpez.


11401 Inventarios

$102.00

$102.00 102.00
Asiento realizado para registrar la venta al contado del cliente Mara Josefina Lpez.

b) Adems para dar cumplimiento a las obligaciones legales el contador elabora un
formulario emitido por el Ministerio de Hacienda, para presentarse el segundo mes de cada
ao, en el cual se ingresan los datos del acta de inventario al cierre del ejercicio finalizado.
El siguiente formulario es elaborado en base al acta del inventario levantado al 31 de
diciembre de 2009, en el supuesto que se present en 2010 el inventario final del ejercicio
anterior.

160

161

162

6.7.4 OPERACIONES DE AUTOCONSUMO DE BIENES

Durante este mismo da la propietaria de la empresa decide llevar la provisin para su hogar
es decir para su consumo y toma de la tienda los siguientes productos:
25 libras de frijol rojo, 10 libras de arroz pre cocido, 2 libras de caf tostado y molido, 5
libras de frijol blanco, 10 libras de man y 5 libras de ajonjol. Se elabora una factura
Consumidor Final, se realiza el respectivo registro en el kardex y se elabora el registro
contable.

FACTURA CONSUMIDOR FINAL POR AUTOCONSUMO


Nombre: Leonor Romero de Rivera Fecha:10/10/2010
Direccin: Colonia Kury, San miguel, San miguel
Cantidad Descripcin
Precio
Unitario
Vtas. No
Sujetas
Ventas
Exentas
Ventas
Afectas
25 Libras de Frijol Rojo $0.64 $16.00
10 Libras de arroz pre cocido $0.50 $ 5.00
2 Libras de caf tostado y molido $1.90 $ 3.80
5 Libras de Frijol Blanco $0.90 $ 4.50
10 Libras de Man $0.85 $ 8.50
5 Libras de Ajonjol $1.00 $ 5.00
SON: Cuarenta y dos 80/100 dlares. Sumas $42.80

$42.80
Nombre:___________________________ Nombre:_______________________________
Dui o NIT:__________________________ Dui o NIT:______________________________
V.No sujetas
V.Exentas
V. Total

FACTURA
No. A-1021
Registro.21226-1
NIT: 1123-17014-001-4

163

REGISTRO EN EL KARDEX DE AUTOCONSUMO

01/09/2010 AL 30/09/2010 PRODUCTO: Frijol rojo comunes
NIT 1123-170149-001-4
NRC 21226-1 Unidad de Medida: Quintales Cdigo: 33
CANTIDAD PRECIO U TOTAL CANTIDAD PRECIO U TOTAL CANTIDAD PRECIO U TOTAL
1 30/09/2010 FA.265024 Comercial Martnez Nicaragua 45 Rtceo. 525 $57.01 $29,927.68 525 $57.01 $29,927.68
2 10/10/2010 CF.1021 0.25 57.01 $ 14.25 $ 524.75 $57.01 $29,913.43
FIRMA FIRMA
PERIODO DEL
SALIDAS ENTRADAS
SALDO
REFERENCIA

164

PARTIDA CONTABLE POR AUTOCONSUMO

11204 Cuentas Personal $42.80

1120401 Leonor Romero de Rivera


$ 4.92

$ 37.88

$42.80 $42.80
Asiento realizado para registrar los productos que la propietaria llev para la provisin de su
hogar.


11401 Inventarios

$36.74

$36.74 $36.74
Asiento realizado para registrar el costo de venta de los productos llevados para el consumo de la
propietaria.

Una vez finalizado el ejercicio contable, el contador elabora los Estados Financieros donde
los inventarios son uno de los elementos mas importantes, puesto que permiten la
determinacin de los resultados finales, y para observar su presentacin en los Estados
Financieros se presentan a continuacin un ejemplo de cada uno de ellos, en el supuesto
que se cierra el ejercicio contable 2009.

165

6.7.5 PRESENTACIN DE LOS INVENTARIOS EN LOS ESTADOS
FINANCIEROS.

"Comercial Santiaguito"
Calle Chaparrastique # 412, San Miguel
Estado de Resultado del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2009
(Expresado en dlares de Estados Unidos de Amrica)

Ventas $ 5,337,854.99
Ventas Totales
$5,337,854.99
(-)Costo de Ventas
$ 5,056,001.32
Costo de lo vendido
(=) Utilidad Bruta

$ 281,853.67
(-)Gastos de Operacin $ 215,297.58
Gastos de Administracin $44,892.04
Gastos de Venta
$160,005.00
Gastos Financieros
$ 10,400.54
(=)Utilidad Antes de Impuesto Sobre la Renta
$ 66,556.09
Impuesto Sobre la Renta
$ 16,572.54
Utilidad Neta
$ 49,983.55

______________________ ______________________________
Leonor Romero de Rivera Estela Marisol Ayala de Benavides
Propietaria Contador

______________________
Lic. Mario Arnoldo Portillo
Auditor
Los Estados Financieros estn conforme a los Libros Legales de la Empresa y han sido
preparados para propsitos legales.

166

Comercial Santiaguito
Calle Chaparrastique No. 412, San Miguel
Balance de Situacin General Al 31 de Diciembre de 2009

ACTIVO

Corriente $408,019.44
Efectivo y equivalente $23,934.65
Cuentas por Cobrar $24,887.32
Inventario $359,197.47
Activo no Corriente $ 43,595.62
Propiedad Planta y equipo $43,595.62
Propiedad Planta y equipo al Costo $51,615.90
Depreciacin Acumulada $( 8,020.28)
Total Activo $451,615.06
PASIVO Y PATRIMONIO

Pasivo Corriente $ 57,862.04
Cuentas por pagar $55,349.27
Provisiones y Retenciones $ 2,075.00
Impuestos sobre la renta por pagar $ 437.77
Patrimonio $393,753.02
Capital Lquido $343,769.47
Utilidad del Ejercicio $ 49,983.55
Total Pasivo y Patrimonio $451,615.06

______________________ _____________________________

______________________
Auditor

Los Estados Financieros estn conforme a los Libros Legales de la Empresa y han sido preparados
para propsitos legales.

167

Estado de Flujos de Efectivo Al 31 de Diciembre de 2009

Flujos de Efectivo de Operacin
Utilidad Neta del Ejercicio $49,983.55
Partidas Aplicadas a los Resultados que no afectaron recursos
Depreciaciones y Amortizaciones $8,020.28
TOTAL $58003.83

Aumentos o Disminucin en cuentas de activo circulante
Cuentas por cobrar - $24,887.32
Inventarios - $334,197.47
Aumento o Disminucin en cuentas de pasivo
Proveedores y otros pasivos + $57,862.04
Recursos Generados Por las Operaciones $(243,218.92)

Flujo de Efectivo de Financiamientos
Aporte de Capital $321,573.68
Retiro de Capital $ 7,804.21
Recursos Generados por el Financiamiento $313,769.47

Flujos de Efectivo de Inversin
Adquisicin de Activo Fijo $51,615.90
Recursos Generados por la Inversin $(51,615.90)

AUMENTO O DISMINUCIN DE EFECTIVO $18,934.65
Al principio del Perodo $5,000.00
Al final del perodo $23,934.65

______________________ _____________________________

______________________
Auditor
Los Estados Financieros estn conforme a los Libros Legales de la Empresa y han sido
preparados para propsitos legales.

168

Estado de Variaciones en el Capital Contable Al 31 De Diciembre De 2009
(Expresado en dlares de los Estados Unidos de Amrica)
CONCEPTO CAPITAL
LIQUIDO
UTILIDAD
NETA DEL
EJERCICIO
UTILIDADES
RETENIDAS O
ACUMULADAS
TOTAL

Por los Ejercicios
Terminados al 31 de
diciembre de 2008 y 2009

Saldos al 31 de Diciembre
de 2008
$30,000.00 $30,000.00
Aumento o Disminucin
del Capital liquido
$313,769.47 $313,769.47
Utilidad o Prdida del
Ejercicio 2009
$49,983.55 $49,983.55
Saldos al 31 de diciembre
de 2009
$343,769.47 $49,983.55 $393,753.02

______________________ _____________________________

______________________
Auditor

Los Estados Financieros estn conforme a los Libros Legales de la Empresa y han sido preparados
para propsitos legales.

169

Notas a los Estados Financieros
Al 31 de Diciembre de 2009
(Expresado en dlares de los Estados Unidos de Amrica)

1. ENTIDAD QUE REPORTA
Para los propsitos de la administracin la empresa est actualmente organizada en dos
divisiones operativas: a) Venta de Granos Bsicos, B) Otros. Para realizar su actividad
econmica cuenta con una matriz y dos sucursales, ubicadas en la ciudad de San Miguel,
departamento de San Miguel.

2. PRINCIPALES POLITICAS CONTABLES

Unidad Monetaria
La moneda utilizada para reflejar las cifras de los Estados Financieros, y la que utiliza la
empresa para registrar sus operaciones contables es el dlar estadounidense.

Valuacin de Inventarios.
Los inventarios de mercadera, las cifras histricas se determinan bajo el sistema de costo
de adquisicin valundose los artculos mediante la utilizacin del mtodo de costos
Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS).

Depreciacin
Los bienes que integran el activo fijo se registran a su costo de adquisicin, y la
depreciacin se calcula por el mtodo de lnea recta registrando en los resultados el monto
anual determinado.

Resultado Integral de Financiamiento
El resultado integral de financiamiento se determina agrupando en el Estado de Resultados,
los gastos y productos financieros.
Impuesto Sobre la Renta
La empresa sigue la poltica de registrar el impuesto sobre la renta en el ejercicio en que se
causa en virtud de que no existen partidas significativas cuyo reconocimiento fiscal y
contable ocurran en pocas diferentes. En los trminos establecidos por los principios de
contabilidad.

170

Indemnizaciones al Personal
Se tiene implantada la poltica de cargar a los resultados del ejercicio en que se efectan,
las erogaciones por concepto de indemnizaciones al personal.

3. EFECTICO Y EQUIVALENTES

Las partidas de efectivo y equivalentes de efectivo lquidos se componen de efectivo. El
anlisis de los saldos inicial y final que figuran en el Estado de Flujos de Efectivo es como
sigue:

Efectivo Inicial $ 5,000.00

Final $ 23,934.65

4. INVENTARIOS
El saldo de este rengln se integra:

Mercadera Granos Bsicos y Otros. Inicial $ 25,000.00

Final $359,197.47

171

5. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Mobiliario
y equipo
vehculos TOTAL
Valor en libros al 01 de enero de 2009

Adiciones $2,395.69 $49,220.21 $51,615.90

Valor en libros al 31 de diciembre de 2009 $2,395.69 $49,220.21 $51,615.90

Composicin al Costo $2395.69 $49,220.21 $51,615.90

Depreciacin Acumulada al 01 de enero de 2009

Cargos o gastos por depreciacin del ao ($ 464.77) ($7,555.51) ($8,020.28)

Al 31 de diciembre de 2009 ($464.77) ($7,555.51) ($8,020.28)

Valor Neto en Libros
Al 31 de diciembre de 2009 $1,930.92 $41,664.70 $43,595.62

6. IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES POR PAGAR
La composicin del saldo de impuestos y contribuciones por pagar, al 31 de diciembre de
2009, es el siguiente:

2007
Impuesto sobre la renta por pagar $ 437.77
Retencin impuesto sobre la renta por pagar $ 115.10
Anticipo a cuenta Impuesto sobre la renta por pagar $ 1,321.52
Otros impuestos y contribuciones $ 638.38
TOTAL $ 2,512.77

172

6.8 PLAN IMPLEMENTACIN DEL DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL
DE INVENTARIOS.
Con el fin de facilitar la implementacin del diseo de un sistema de control de
inventarios, se proporcionar un detalle de sugerencias que permitirn tener una mejor
apreciacin del control y registro de los inventarios, para que esta propuesta sea
ejecutada de tal forma que genere informacin razonable sobre los inventarios a los
Estados Financieros.

a) Indicaciones a los propietarios y gerentes.

Se presentar el contenido del diseo de un sistema de control de inventarios a los
propietarios y gerentes para que por medio de ste se pueda dar cumplimiento a las
exigencias legales y tcnicas para las empresas del sector comercio de la Ciudad de San
Miguel, cuya actividad econmica sea la venta de granos bsicos y azcar.
El sistema de control de inventarios propuesto constituye para la empresa una inversin
porque facilita los procesos de registros de entradas y salidas de productos, tambin genera
beneficios financieros puesto que minimiza las prdidas al conocer las existencias reales y
as proporciona una informacin confiable para la toma de decisiones, a la vez que
proporciona informacin razonable en los Estados Financieros.

b) Indicaciones para solucionar situaciones que pueden perjudicar la correcta
aplicacin del sistema de inventarios propuesto.

Seleccionar de forma adecuada el recurso humano necesario para la implementacin
del sistema.
Supervisar constantemente los movimientos de inventarios en las bodegas con el fin
de descartar cualquier situacin anmala en cuanto al manejo de los inventarios.
Revisar que los movimientos de inventarios sean registrados en la fecha
cronolgica correcta.

173

Realizar inventarios fsicos en las fechas establecidas, para evitar la acumulacin de
productos daados y para verificar faltantes.
Verificar en los controles de inventarios los productos de lento movimiento, y
clasificarlos en las bodegas para asignarle un espacio adecuado con el fin de evitar
que se daen.

c) Pasos a seguir para la ejecucin del sistema de control de inventarios.

Comunicacin del sistema al personal: El propietario o gerente comunicar la
decisin de implementar el sistema al personal de la empresa.

Seleccin de Personal: para implementar de forma adecuada el sistema de control
de inventarios ser necesario contratar personal idneo con conocimientos en el
manejo de los inventarios o capacitar el personal existente, para que realicen los
procedimientos correctamente.

Seleccin de Recursos materiales: para un optimo manejo de los inventarios es
necesario la seleccin de los recursos materiales que necesitar el personal
encargado del control y registro de los inventarios, entre ellos se pueden
mencionar los recursos de mobiliario y equipo de oficina, papelera y tiles, entre
otros.

Seleccin de Recursos Tecnolgicos: con el fin de hacer mas eficiente el manejo
de los inventarios dentro de la empresa ser necesario que el propietario o
gerente tome a bien la implementacin de este sistema de control de inventarios
implementado en un software que cumpla con los requisitos presentados en el
sistema propuesto. Esta inversin queda a juicio de cada empresa y de los
recursos financieros con los que cuenta.

174

d) Responsable de la ejecucin del sistema de control de inventarios.

El responsable de verificar que el sistema se desarrolle de forma correcta ser un experto
que tenga conocimientos del manejo de los inventarios. Este puede ser parte del grupo de
investigacin u otro experto en el rea que designe el propietario o gerente.

La ejecucin del sistema de control de inventarios debe ser revisado peridicamente con el
fin de observar si hay fallos para corregirlos y retroalimentar las reas que se estn
desarrollando de forma equivocada.

e) Evaluacin de la ejecucin del sistema de control de inventarios.

El Propietario o gerente de la empresa debe realizar una evaluacin una vez finalizada la
implementacin del Sistema de control de inventarios, para determinar los resultados
obtenidos en la administracin de los inventarios, verificando que los resultados sean o no
favorables, y calcular si para la empresa han generado beneficios en el manejo de los
inventarios as como se esperaban. Para ello se presenta un cuestionario con preguntas
sobre los resultados obtenidos, en la medida que las respuestas sean ms SI eso representar
que la ejecucin a generado resultados positivos.

175

PREGUNTAS
RESPUESTAS
SI NO
1. Se contrat personal idneo para el manejo de los inventarios o se
capacit el personal existente?

2. Se asign material y recursos necesarios para el control y manejo de
los inventarios?

3. Se estn realizando las anotaciones de forma correcta y en orden
cronolgico en los registros de inventarios?

4. Realizan el encargado de bodegas supervisin peridica de los
productos en existencias?

5. Realizan inventarios fsicos en las fechas establecidas?
6. Se clasifican los inventarios de lento movimiento en las bodegas para
evitar que se daen?

7. Se reportan en la fecha indicada los productos daados u obsoletos?
8. Ha disminuido los faltantes de productos con la implementacin de
este sistema de control de inventarios?

f) Seguimiento de la implementacin del sistema de control de inventarios.

Una vez finalizada la ejecucin del sistema de control de inventarios el propietario, gerente
o encargado de la ejecucin del mismo se encargar de incentivar a los empleados para que
estos realicen un desarrollo eficiente de las actividades designadas. De manera que el
control de los inventarios sea realizado de la forma correcta para darle cumplimiento a las
exigencias legales y tcnicas.
Adems el encargado de verificar su cumplimiento verificar los beneficios obtenidos con
la implementacin del sistema propuesto, entre ellos podemos mencionar el aumento de las
utilidades, la disminucin de faltantes de productos, la disminucin de productos obsoletos
o daados, la obtencin de informacin eficiente y confiable para la toma de decisiones, y
la obtencin de informacin razonable para la elaboracin de los Estados Financieros.

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