Instrucciones de ingreso de informacin para

Proyectos de Inversin


Versin: 01.00.00


Octubre 2013






Informacin del Documento
TTULO: Gobierno por Resultados GPR
SUBTTULO:
Instrucciones de ingreso de informacin para Proyectos de
Inversin
DEPARTAMENTO: Subsecretara de Calidad en la Gestin Pblica
AUTOR: Direccin de Control de Gestin
VERSIN: 01.00.00
FECHA CREACIN: 18/10/2013
FECHA ULTIMA MODIFICACIN: 18/10/2013
OBSERVACIONES: DOCUMENTO CONTROLADO














CONTENIDO

CONTENIDO ................................................................................................................................................................ 3
INTRODUCCIN .......................................................................................................................................................... 4
OBJETIVO DEL DOCUMENTO ................................................................................................................................... 4
ALCANCE DEL DOCUMENTO .................................................................................................................................... 4
GUA PRCTICA PARA LLENAR UNA FICHA DE PROYECTO EN GPR ............................................................................... 5
FCE 5 (INVERSIN) FICHA BSICA DEL PROYECTO ....................................................................................................... 5
FCE 8 GESTIN DE PROYECTOS ................................................................................................................................... 9
GESTION DE PROYECTOS FCE 8.............................................................................................................................. 11
AGREGAR ASUNTOS .............................................................................................................................................. 13
AGREGAR RIESGOS ................................................................................................................................................ 14
EDITAR LOCALIDADES ........................................................................................................................................... 15
AGREGAR Y/O ADMINISTRAR HITOS ...................................................................................................................... 16
EDITAR PRESUPUESTO Y PERFIL ECONMICO ....................................................................................................... 18
AGREGAR INDICADORES ....................................................................................................................................... 21
AGREGAR ARCHIVOS ANEXOS ............................................................................................................................... 28
ANEXO No. 1 Acta de Constitucin del Proyecto ..................................................................................................... 29











INTRODUCCIN

OBJETIVO DEL DOCUMENTO

Establecer un formato estandarizado que permita ingresar informacin adecuada en Gobierno por Resultados - GPR en relacin a
los proyectos de inversin de las instituciones de la administracin pblica central, institucional y dependiente de la Funcin
Ejecutiva.


ALCANCE DEL DOCUMENTO

o Determinar criterios unificados tanto de la parte conceptual como metodolgica para el ingreso de la informacin en GPR.
o Informacin relativa a los proyectos de inversin que estn en ejecucin y que han recibido dictamen de prioridad por
parte de SENPLADES para el ao 2014.















GUA PRCTICA PARA LLENAR UNA FICHA DE PROYECTO EN GPR
FCE 5 (INVERSIN) FICHA BSICA DEL PROYECTO
CAMPO DESCRIPCIN
Proyecto de Inversin Incluir al inicio las siglas de la Institucin, para proyectos de inversin debe constar el mismo nombre del PAI y en
Esigef.
Descripcin Proyectos de Inversin:
*DESCRIPCIN DEL PROYECTO: Considerar los puntos 2.5 proyecto SENPLADES, guiarse en la Matriz de Marco Lgico
(mximo 5 lneas a manera de resumen).
*PRODUCTO / SERVICIO: entregable del proyecto a la finalizacin del mismo. No confundir entre resultado (ser
ingresado en beneficios cualitativos) y producto nico del proyecto.
* LINEA BASE: Considerar el punto 2.3 del formato del proyecto SENPLADES
*OBJETIVO GENERAL O PROPSITO Y OBJETIVOS ESPECFICOS: Traslade el punto 3.1 del formato de proyecto
SENPLADES o de la Matriz de Marco Lgico, enumerar los objetivos.
Tipo de proyecto Seleccionar a qu tipo de proyecto al que ms se apega.
reas de Unidad Son las reas de la unidad operativa donde el proyecto es gestionado, o las reas con las que se vincula.
Fecha de inicio Es la fecha de inicio que consta en el Acta de Constitucin del Proyecto (Ver formato en Anexo 1).
Una vez emitido el Dictamen de Prioridad por SENPLADES y/o recursos en el PAI se deber crear de forma obligatoria la
ficha en GPR.
Metodolgicamente un proyecto inicia su ciclo de vida con el reconocimiento de una necesidad y la decisin de invertir
en atenderla (etapa de anteproyecto).
En la realidad nacional un proyecto no necesariamente cumple con las etapas iniciales, debido a factores como
emergencias o asignaciones presupuestarias tardas, etc. En este caso la fecha de inicio es cuando el proyecto recibe la
asignacin de recursos.
Fecha de fin Es la fecha de fin que consta en el Dictamen de Prioridad emitido por SENPLADES.
Es la fecha estimada en cual se terminan todas las actividades del proyecto y se han cerrado todos los hitos, por
ejemplo, actas de entrega-recepcin definitivas firmadas, planes de mantenimiento u operacin aprobados, planes de
medicin de resultados elaborados, entre otros.
Lder del proyecto Funcionario responsable de que el proyecto termine a tiempo, dentro del costo presupuestado y con la calidad
establecida. Recomendable que sea una persona de la unidad operativa diferente al titular. En algunas instituciones se
lo conoce como Gerente de Proyecto.
Patrocinador Ejecutivo Ejecutivo responsable de proveer el apoyo apropiado para el proyecto y asegurar la inversin requerida. Generalmente
recae en Subsecretarios o Coordinadores.
Beneficios cualitativos Deben redactarse de manera concisa en funcin de los objetivos establecidos para el proyecto.
Debe responder a qu busca el proyecto y en qu medida ayudar a resolver la problemtica para lo que fue creado.
Como su nombre lo indica, son beneficios relativos a la calidad no a la cantidad. Considerar enfoque al Beneficio Social
y el Objetivo del Fin del proyecto que consta en el Marco Lgico del Proyecto SENPLADES (Punto 3.3).
Tipo de beneficiario Se refiere al grupo focal tanto interno o externo al que impactar el proyecto, adems se puede incluir grupos
afectados indirectamente.
Guiarse del punto 2.5 Identificacin y caracterizacin de la poblacin objetivo (Beneficiarios) del proyecto aprobado
por SENPLADES.
CUP Cdigo nico del Proyecto. Es el cdigo que SENPLADES asigna a un proyecto cuando emite el dictamen de prioridad.
Viabilidad tcnica Las capacidades y competencias del lder del proyecto y el equipo para llevar a cabo el mismo, as como la factibilidad
de realizacin del proyecto por su ubicacin geogrfica, vas de acceso, disponibilidad de materiales y equipos.
Considerar el punto 4.1 Viabilidad Tcnica del proyecto aprobado por SENPLADES. Escoger la opcin ms adecuada.
Restricciones Se deben especificar en trminos de TIEMPO, COSTO, RECURSOS y ALCANCE, deben ser cuantificables y en caso de no
tenerlas se debe colocar N/A. stas se refieren a factores limitantes existentes en el presente, sujetos a certidumbre,
que restringen el campo de trabajo en los aspectos mencionados. Son limitaciones y son redactadas en positivo.
Generalmente se las identifica en la fase de planificacin.
Por ejemplo:
TIEMPO: El proyecto tendr una duracin de 2 aos.
COSTO: Consumo de recursos, presupuesto lmite y otros insumos requeridos (tcnicos de la unidad, no consultoras,
etc)
ALCANCE: Guiarse en el punto 4 del formato del proyecto SENPLADES (viabilidad y plan de sostenibilidad /
especificaciones tcnicas, geogrfico, especificaciones tcnicas de equipos o sistemas a implementar, cantidad de
personas a capacitarse, etc).
RECURSOS (humanos, materiales, equipos, etc.), o cualquier otro factor o factores que limiten las acciones para la
ejecucin del proyecto.
No. contrato principal Si existe el nmero de contrato principal. Si son varios contratos que considera el de mayor valor presupuestario.
Fecha firma del contrato Indicar fecha de firma del contrato, en caso de existir.



Incluir al inicio las siglas de la Institucin, mismo nombre del PAI y en Esigef
*DESCRIPCIN DEL PROYECTO: (max 5 lneas, Qu?, Por qu?, Para qu? incluir
POBLACIN OBJETIVO (Tomarlo de los puntos 2.5 proyecto SENPLADES, guiarse en la
Matriz de Marco Lgico)
*PRODUCTO / SERVICIO: del proyecto previo a la finalizacin del mismo.
* LINEA BASE: Tomarla del punto 2.3 del formato del proyecto SENPLADES
*OBJETIVO GENERAL O PROPSITO Y OBJETIVOS ESPECFICOS: Tomarlo del punto 3.1
del formato de proyecto SENPLADES o de la Matriz de Marco Lgico.
Seleccionar a qu tipo de
proyecto es al que ms se
apega.
Son las reas de la unidad operativa donde
el proyecto es gestionado, o las reas con
las que se vincula.
Fecha de Inicio: Es la fecha de inicio que consta en el Acta de
Constitucin del Proyecto (Ver formato en Anexo 1).
Una vez emitido el Dictamen de Prioridad por SENPLADES y/o
recursos en el PAI se deber crear de forma obligatoria la ficha en
GPR.
Fecha de Fin: Es la fecha de fin que consta en el Dictamen de
Prioridad emitido por SENPLADES.
Es la fecha estimada en cual se terminan todas las actividades del
proyecto y se han cerrado todos los hitos.
LDER DEL PROYECTO: Funcionario responsable de que el proyecto termine a tiempo,
dentro del costo presupuestado y con la calidad establecida. Recomendable que sea una
persona de la unidad operativa diferente al titular de la unidad. En algunas instituciones
se lo conoce como Gerente de Proyecto.
PATROCINADOR EJECUTIVO: Generalmente recae en Subsecretarios o Coordinadores.

Deben redactarse de manera concisa en funcin de los objetivos
establecidos para el proyecto. Debe responder a qu busca el
proyecto y en qu medida ayudar a resolver la problemtica para
lo que fue creado. Considerar enfoque al Beneficio Social y el
Objetivo del Fin del proyecto que consta en el Marco Lgico del
Proyecto SENPLADES (Punto 3.3).

Se refiere al grupo focal tanto interno o externo al que impactar el proyecto,
adems se puede incluir grupos afectados indirectamente.
Guiarse del punto 2.5 Identificacin y caracterizacin de la poblacin objetivo
(Beneficiarios)
Cdigo nico del proyecto. Es el cdigo que SENPLADES
asigna a un proyecto cuando emite el dictamen de
prioridad.
Las capacidades y competencias del lder del proyecto y el equipo para llevar a cabo el
mismo, as como la factibilidad de realizacin del proyecto por su ubicacin geogrfica,
vas de acceso, disponibilidad de materiales y equipos, por ejemplo.
Se debe especificar el TIEMPO, COSTO, ALCANCE (geogrfico, especificaciones tcnicas de equipos
o sistemas a implementar, cantidad de personas a capacitarse, etc), RECURSOS (humanos,
materiales, equipos, etc.), o cualquier otro factor o factores que limiten las acciones para la
ejecucin del proyecto. Son limitaciones. stas se refieren a factores limitantes existentes en el
presente, sujetos a certidumbre, que restringen el campo de trabajo en los aspectos
mencionados.
Si existe el nmero de contrato
principal llenarlo al igual que la
fecha de la firma
Al dar pinchar en el botn Aceptar inmediatamente aparecer la pantalla de Programas a los
cuales obligatoriamente se debe vincular el proyecto a la o las provincias que corresponden y al
programa del Ministerio Coordinador (solo un sector) al que pertenece, previo a la
configuracin en el FCE 2
FCE 8 GESTIN DE PROYECTOS
CAMPO DESCRIPCIN
Control de cambios: Definir la fase del proyecto:
- Anteproyecto: Se desarrolla el entendimiento de la necesidad que da origen a un proyecto. Un anteproyecto
representa un proyecto potencial que an no est completamente definido.
- Definicin: Se encuentra en este estado una vez que se autoriza el inicio de la definicin del proyecto y hasta que se
recibe la asignacin de recursos y presupuesto para su ejecucin.
- Planificacin: Se encuentra en esta fase una vez que el documento del proyecto ha sido elaborado por el entidad
ejecutora y autorizado por SENPLADES mediante el Dictamen de Prioridad.
- Ejecucin: Se encuentra en este estado una vez que los planes detallados han sido aprobados y hasta que se
realizan todas las actividades programadas y se aceptan todos los productos del proyecto. Para pasar a la etapa de
ejecucin el Jefe de Seguimiento debe verificar que est vigente el nivel de ceremonia del proyecto mnimo nivel 1.
- Cierre: Se encuentra en este estado una vez realizadas todas las actividades de elaboracin de entregables y hasta
que se emiten las actas de entrega-recepcin final o definitiva y el reporte final del proyecto es aceptado.
- Completado: Se encuentra en este estado una vez que se haya cerrado satisfactoriamente el proyecto y se haya
completado toda la informacin de la ficha del proyecto. Anexar Informe de Cierre de Proyectos de Inversin Pblica
solicitado por SENPLADES.
- Congelado: Estado de los proyectos que han sido formalmente aplazados por cualquier motivo - y se espera que
se reanuden en un futuro. Debe obligatoriamente anexar el documento formal firmado por el Patrocinador Ejecutivo
justificando el cambio de fase.
- Cancelado: Estado de los proyectos que han sido cancelados permanentemente sin haber sido completados. Debe
obligatoriamente anexar el documento formal firmado por el Patrocinador Ejecutivo justificando el cambio de fase.
Resumen ejecutivo: Cada mes se debe crear un resumen ejecutivo para reportar lo relevante del mes anterior, debe ser claro,
conciso. Debe reportarse hasta el 5 del siguiente mes y se lo debe cerrar en el check box correspondiente.
Debe incluir:
Mes y ao
Enumerar actividades que se realizaron para cumplir o aportar con el cumplimiento del o los hitos (asociar al
hito o indicar si se cumpli el hito)
Respuesta a Supervisin Ejecutiva de proyectos por parte del Gobernador (si aplica)
Justificacin de cambio de fase a congelado o cancelado (incluir el archivo adjunto)
En caso de proyectos en fase de congelado se debe actualizar mes a mes el resumen ejecutivo con la gestin
que se realice.
En caso de transferencias de dinero a otras instituciones se deber registrar en el mes de reporteo la fecha,
el valor y la institucin a la que se realiz la transferencia.
Asuntos: Nombre del asunto: Indicar el asunto o problema encontrado
Descripcin: Detallar el asunto o problema indicando la situacin presentada, la gestin realizada en caso de existir
Fecha de identificacin: ingresar la fecha en formato dd/mm/aa
Responsable: Lder del proyecto
Calificar: urgencia /100, de igual manera proceder con el impacto /100
Costo del impacto: en caso de tener dicha informacin (incluir anexo con el clculo)
Fecha de impacto: fecha de ocurrencia del asunto
Hito asociado: asociar al hito al cual se genere mayor impacto el asunto
Estado: abierto / cerrado, permanece abierto mientras no haya solucin y se cierra una vez solventado
Fecha de cierre: cuando el asunto haya sido resuelto se debe incluir la fecha en formato dd/mm/aaaa
Accin: Indicar la accin llevada a cabo y su fecha comprometida. En caso de que la accin ya se haya ejecutado, se
debe incluir la fecha completada.
Riesgos: Todos los riesgos deben tener mnimo una accin.
Clasificacin: de acuerdo a la clasificacin internacional de riesgos, para proyectos utilizar la clasificacin 5
Riesgo: Sintaxis: evento + CAUSARA + impacto
Fecha de identificacin: ingresar la fecha en formato dd/mm/aa
Responsable: Lder del proyecto
Calificar: probabilidad de ocurrencia (porcentaje) /100%, de igual manera proceder con el grado de impacto /100
Costo del impacto: en caso de tener dicha informacin (incluir anexo con el clculo)
Fecha de impacto: fecha aproximada de impacto del riesgo
Hito asociado: asociar al hito al cual se genere mayor impacto el riesgo
Estado: abierto / cerrado, permanece abierto mientras no haya solucin y se cierra una vez solventado
Fecha de cierre: cuando el riesgo haya sido resuelto se debe incluir la fecha en formato dd/mm/aaaa
Accin: Indicar la accin llevada a cabo (evitar, prevenir/mitigar, transferir, contingencia, otro) y su fecha
comprometida. En caso de que la accin ya se haya ejecutado en el tiempo propuesto se debe incluir la fecha
completada.
En caso de que el riesgo ocurra, afecte negativamente al cumplimiento del hito y a pesar de haber llevado a
cabo todas las acciones previstas y el plan de contingencia, este deber cerrarse y gestionarse como asunto.
Localidades: Editar localidades: escoger las localidades beneficiarias del proyecto, referirse al punto 1.3 del documento de
SENPLADES de cobertura y localizacin. Funcin de opcin mltiple y nivel de desagregacin hasta cantones.
Hitos: Se debe incluir al inicio de la redaccin del hito en maysculas la Fase del proyecto a la que corresponde. La
redaccin debe ser como entregable y en pasado participio (finalizado en ado, ido).
De acuerdo a la norma tcnica se recomiendan incluir 2 hitos por mes.
Presupuesto y perfil econmico: Todos los campos son de obligatorio cumplimiento y se deben verificar en su actualizacin mensual.
Indicador: Iniciar con la unidad de medida
Jerarqua del indicador: se sugiere considerar el punto 3.2 a nivel de componente del documento del Proyecto
SENPLADES (si aplica). Generar siempre un indicador que mida el avance del producto o servicio final del proyecto.
Fuente: archivo o software de donde se obtiene la informacin de reporte
Umbrales: no cambiar la configuracin predeterminada
Frecuencia: puede ser mensual, bimensual y hasta trimestral
Verificar que las metas estn cerradas
Ajustar la vigencia del indicador acorde a la vida til que se establezca para el mismo y a la fecha de fin del proyecto
Archivo adjunto con resultados acumulados a manera de verificable
Archivo anexo: Todos los archivos deben ir enumerados y son obligatorios los siguientes:
1. Respaldos del cumplimiento de los hitos indicando al que pertenece
2. Documento del Proyecto presentado a SENPLADES
3. Documento de priorizacin emitido por SENPLADES
Liga: En caso de que el proyecto posea su propia web o informacin relacionada en internet, incluir el link


GESTION DE PROYECTOS FCE 8


Es un reporte ejecutivo que muestra el detalle de toda la
informacin ingresada relativa al proyecto en cuestin.
Avance del proyecto: El sistema calcula automticamente de acuerdo a los
hitos cumplidos sumando los pesos de cada uno de ellos.
Tiempo Programado: El sistema lo calcula automticamente en base al
tiempo transcurrido real, arranca en la fecha de inicio y completar el 100%
en la fecha de fin.
Presupuesto Devengado: El sistema lo calcula automticamente en base al
presupuesto que se ha devengado hasta la fecha (reconocimiento real de la
obligacin) con respecto al presupuesto programado total del ao en
cuestin.
% Costo Total Devengado: El sistema lo calcula automticamente en base
al dinero que se ha utilizado (devengado) hasta la fecha con respecto al
costo total del proyecto multianual.
Fases del proyecto
- Anteproyecto.- Se desarrolla el entendimiento de la necesidad que da
origen a un proyecto. Un anteproyecto representa un proyecto potencial que
an no est completamente definido.
- Definicin.- Se encuentra en este estado hasta que el proyecto ha sido
autorizado por las autoridades de la institucin para su formulacin. La gua
metodolgica siguiere un peso total en hitos del 10% para esta etapa.
- Planificacin.- Se encuentra en esta fase una vez que el documento del
proyecto ha sido elaborado por el entidad ejecutora y autorizado por
SENPLADES mediante el Dictamen de Prioridad. Adems, sta fase incluye la
asignacin de recursos por parte del MINFIN y la planificacin de las
contrataciones necesarias para iniciar la ejecucin del proyecto, as como la
aprobacin de los planes por parte de la autoridad correspondiente.
La gua metodolgica siguiere un peso total en hitos del 10% para esta etapa.
- Ejecucin.- Se encuentra en este estado una vez que los planes detallados
han sido aprobados y hasta que se realizan todas las actividades
programadas y se aceptan todos los productos del proyecto. Incluye la
realizacin de las contrataciones y se debe verificar que el nivel de ceremonia
sea diferente del nivel 0.
Se encuentra en sta fase mientras se estn ejecutando las actividades
establecidas en el documento del proyecto SENPLADES.
La gua metodolgica siguiere un peso total en hitos del 70% para esta etapa.
- Cierre.- Se encuentra en este estado una vez realizadas todas las
actividades de elaboracin de entregables y hasta que se emiten las actas de
entrega-recepcin final o definitiva y el reporte final del proyecto es
aceptado. La gua metodolgica siguiere un peso total en hitos del 10% para
esta etapa.
- Completado.- Se encuentra en este estado una vez que se haya cerrado
satisfactoriamente el proyecto y se haya completado toda la informacin de
la ficha del proyecto. Anexar Informe de Cierre de Proyectos de Inversin
Pblica solicitado por SENPLADES.
- Congelado.- Estado de los proyectos que han sido formalmente aplazados
por cualquier motivo - y se espera que se reanuden en un futuro. Debe
obligatoriamente anexar el documento formal firmado por el Patrocinador
Ejecutivo justificando el cambio de fase.
- Cancelado.- Estado de los proyectos que han sido cancelados
permanentemente sin haber sido completados. Debe obligatoriamente
anexar el documento formal firmado por el Patrocinador Ejecutivo
justificando el cambio de fase.







Metodolgicamente, se debe escribir el nombre del mes en maysculas seguido del ao y un espacio ms abajo se ingresa un
breve detalle de lo realizado en el mes en cuestin y se incluye la informacin del hito al que corresponde, de ser el caso, no
olvide cerrar el resumen hasta el 5 del mes subsiguiente. No siempre las actividades estarn asociadas a los hitos. Ejemplo:

OCTUBRE 2013:
1. Se elaboraron los pronsticos climatolgicos mediante el modelo climtico CPT. (Hito relacionado 68)
2. Se procedi con la elaboracin de los 8 reportes de alertas climatolgicas mediante el modelo climatolgico CPT.
(Hito cumplido 48)
3. Se elaboraron 2 mapas de isoyetas e isotermas anuales de temperaturas: media, mxima y mnima del Ecuador (Hito
cumplido 49).
4. Se llev a cabo la reunin de socializacin con los representantes parroquiales segn peticin de mxima autoridad.



Es un evento o una condicin de incertidumbre que si
ocurre tiene un efecto negativo en al menos uno de
los hitos o productos del proyecto. La Sintaxis correcta
es: evento + CAUSARA + impacto.
En este campo se ingresan los problemas, a manera de asunto, que han surgido y se registran las acciones para resolverlos. Son acciones
que el Lder del Proyecto no las puede gestionar y necesita escalar al Patrocinador Ejecutivo.
De este modo se crea una constancia de los sucesos ocurridos que hayan podido afectar de cualquier manera el proyecto y la gestin
para seguir el plan del mismo.
Un riesgo que no se puede resolver por las acciones planificadas, debe ser tratado como asunto para ser evidenciado.

AGREGAR ASUNTOS




Se ingresan a manera de asuntos los problemas que se van manifestando en la ejecucin del
proyecto.
Generalmente son acciones que el Lder del Proyecto no puede resolver y requiere la
intervencin del Patrocinador Ejecutivo para su solucin.
Pueden ser riesgos que no se pueden resolverse por las acciones planificadas y deben ser
tratados como asuntos para ser evidenciados.
Especificar o aclarar trminos tcnicos, causas del asunto y/o
razones que ameritan seguimiento y gestin dentro del proyecto.
ESCALAMIENTO: Autoridad o persona con la que se escal el
asunto.


Se le dar al asunto una calificacin en base a grado de urgencia y el grado de impacto
negativo de mantenerlo presente. Se debe definir una accin para prevenir o
minimizar el impacto.
El asunto debe ir asociado a un hito, cuando impacta a
ms de uno debe considerarse al primer hito impactado.
En la descripcin se debe mencionar los dems hitos
impactados.
Se deben ingresar las acciones que el
responsable del asunto debe llevar a cabo o dar
seguimiento para cerrar el asunto.

En la fecha comprometida se especifica la fecha de
compromiso de ejecucin de la(s) accin(es) y la fecha
completada es en la cual se realizaron.

Fecha en la que se present el asunto

Es el Lder del Proyecto


AGREGAR RIESGOS




Un riesgo es un evento o una condicin de incertidumbre que, si ocurre,
tiene un efecto negativo y amenaza el logro de un resultado.

En el GPR se administran los riesgos al cumplimiento de los objetivos en los
planes estratgicos /operativos y los riesgos al cumplimiento de los hitos de
un proyecto. Los riesgos deben ser especficos y estar vinculados
directamente al proyecto.

Descripcin del riesgo:
- Representan una amenaza para el cumplimiento de un plan
- Son posibles eventos en el futuro, con incertidumbre en ocurrencia.
- Pueden tener una o ms causas raz.
- Si ocurren, pueden tener uno o ms impactos negativos.

En descripcin se puede aclarar trminos tcnicos, dar una explicacin y/o
argumentar el por qu de haber considerado el evento identificado como un riesgo.
La sintaxis sugerida por la
metodologa
Evento + CAUSARA + Impacto

Se les dar al riesgo una calificacin en base a su probabilidad de ocurrencia (porcentaje) y el
grado de impacto negativo (nmero). Todo riesgo debe definir una accin para prevenir o
minimizar el impacto.
Se cierra el riesgo en las siguientes situaciones:
Ha pasado la fecha estimada de ocurrencia
El evento ocurri y se han realizado las acciones
planeadas
El riesgo no representa ya una amenaza para la
consecucin del plan

Escoger la clasificacin del riesgo segn el
Risk Breakdown Structure
Para riesgos de proyectos se debe escoger
la clasificacin 5.

Cada riesgo se asocia a un hito, siendo la fecha del hito, la
Fecha Estimada de Ocurrencia del riesgo.

Es el Lder del Proyecto











EDITAR LOCALIDADES


Se debe ingresar el plan de accin para mantener bajo
control el riesgo. Las acciones van encaminadas a evitar,
prevenir, transferir la amenaza y/o a tener un plan de
contingencia para el riesgo.

Tipo de accin Descripcin

Evitar Accin que evita el riesgo eliminando su
causa, o seleccionando acciones alternativas.
Prevenir Accin que disminuye la probabilidad de
ocurrencia del riesgo.
Transferir Accin que transfiere y/o comparte el riesgo
con un tercero.
Contingencia Accin que reduce el impacto en caso de que
ocurra el riesgo.

La Fecha comprometida es la fecha de compromiso de
ejecucin de la(s) accin(es) y la fecha completada es
cuando han sido ejecutadas.

En este campo se selecciona el rea o reas focales
a las cuales se espera impactar con el proyecto.
Escoger las localidades beneficiarias del proyecto,
referirse al punto 1.3 del documento de
SENPLADES de cobertura y localizacin.
El nivel de desagregacin permitido es el nivel
cantonal y permite opcin mltiple.
AGREGAR Y/O ADMINISTRAR HITOS

Los hitos son entregables fsicos verificables (productos de una actividad o varias actividades) que denotan el avance fsico del proyecto.
La tabla muestra la informacin ingresada de cada hito con su respectiva descripcin, fecha comprometida, fecha estimada, semforo y porcentaje
individual de avance. stos se ordenan de manera automtica segn la fecha comprometida, sin considerar el orden de ingreso.
En un principio la fecha comprometida y estimada deben ser las mismas. La fecha comprometida nunca cambia, sin embargo la fecha estimada debe ser
modificada segn la realidad y una vez que se cumpla el hito la fecha estimada se convertir en fecha real de manera automtica.
El comportamiento de los semforos est sujeto al cumplimiento o no de los hitos y si estn o no a tiempo. Entonces, se prender el color:
Verde: si el hito ha sido cumplido antes o en la fecha comprometida.
Amarillo: si la fecha estimada es posterior a la comprometida o si la fecha en tiempo real supera a la comprometida y en ambos casos el hito NO ha
sido cumplido.
Rojo: si el hito se cumpli despus de la fecha comprometida.
Los hitos deben estar directamente relacionados a las actividades del cronograma valorado del proyecto aprobado por SENPLADES en la fase de ejecucin.












La metodologa sugiere que se ingrese dos hitos por mes, por lo que la cantidad de hitos variar segn la duracin del proyecto. El hito denota el fin de una actividad, o el
cumplimiento de la misma, con un entregable fsico que lo evidencie.
Se debe escribir el hito colocando al inicio en maysculas la fase a la que pertenece, seguido del nombre redactado en pasado participio finalizado en ado, ido. (ej. PLA -
Planos arquitectnicos realizados).
Existe un campo donde se escoge la categora del hito, se selecciona la que ms se asemeje al hito.
Respecto a la columna de fecha comprometida y fecha estimada, en un principio ambas deben contener la misma informacin y se refiere al da de cumplimiento del
entregable. La fecha comprometida no se modificar pero la estimada est sujeta a cambios segn los tiempos reales. Una vez que el hito se cumpla, la fecha estimada se
convertir en la fecha real de manera automtica. La edicin de las mismas depender de los niveles de ceremonia establecidos. Una vez que el proyecto cambie a su
fase de Ejecucin, se debe definir el nivel de ceremonia previo aprobacin del Ministerio Coordinador o Rector segn corresponda.
Se debe asignar un peso a cada hito segn su importancia y la fase a la que pertenezca (ver gua metodolgica), de manera que sumados todos los pesos lleguen a 100.
Este peso se ver reflejado como porcentaje de avance fsico del proyecto a medida que se van cumpliendo los hitos. Para el caso de proyectos plurianuales se debern
considerar hitos globales con un peso referencial para aos posteriores que tomen en cuenta toda la lnea de vida del proyecto.
Requisitos para ingresar o modificar hitos:
La fecha comprometida /estimada debe estar dentro de la fecha de inicio y fecha de fin del proyecto.
El avance fsico debe siempre sumar 100 para poder aceptar y guardar las modificaciones.


EDITAR PRESUPUESTO Y PERFIL ECONMICO



Es el resumen presupuesto del
proyecto cargado en GPR.

Presupuesto Programado MENSUAL: Es el monto de programacin mensual que se estima gastar en base al presupuesto codificado. Cuando
cambie el monto codificado se debe realizar una reprogramacin de los meses posteriores. La fecha de corte del presupuesto codificado es el
ltimo da del mes.
Presupuesto Devengado Mensual:
Proyectos conectados con el E-SIGEF: Se actualizar la informacin desde E-SIGEF una vez que est cerrado el Ppto. Programado.
Proyectos NO conectados con el E-SIGEF: El Ppto. Devengado se habilitar para modificarlo SLO cuando se haya cerrado el presupuesto
programado). No se recibirn datos de E-SIGEF se debe cargar la informacin de forma manual.
Programado Acumulado: Es la sumatoria acumulada del Ppto Programado durante el periodo definido.
Devengado Acumulado: Es la sumatoria acumulada del Ppto Devengado hasta el ltimo mes actualizado.
Avance Acumulado: Refleja el porcentaje del Devengado Acumulado en relacin al Programado Acumulado.
Estado: Los semforos son un resultado del Avance Acumulado, si ste tiene una desviacin igual o menor al +/- 10% ser verde, si es menor
al +/- 15% ser amarillo y finalmente si es igual o mayor al +/- 15% ser rojo.
Avance Anual: Refleja el porcentaje del Devengado Acumulado en relacin al Total delPresupuesto Programado (Anual).
Habilitado para cambios
hasta cerrarlo, en ese caso
slo el administrador
tendr posibilidad de
modificarlo.
Este campo se captura
manualmente tanto en los
proyectos conectados con
el E-SIGEF como los que no
estn conectados.






En la Razn de cambio se especifica el
origen del presupuesto externo o por qu
ha surgido un determinado cambio.
El Ppto. Planeado es el valor que se establece
como necesario para llevar a cabo el proyecto en el
AO FISCAL. Es decir, es el valor planeado y
solicitado en el ao correspondiente y que consta
en el proyecto SENPLADES y fue aprobado (punto 5)

Si existe presupuesto externo se
ingresa el valor (punto 5 del proyecto
SENPLADES) y se especifica de dnde
proviene dicho presupuesto.
Ppto Aprobado Inicial: Monto aprobado oficial al inicio de cada ao por la Asamblea Nacional y se
publica en el Plan Anual de Inversiones - PAI
Ppto. Codificado: Es el presupuesto inicial, el cual ha sido modificado a una fecha de corte, este
dato debe ser igual al que se registra en el e-Sigef. (Los datos ingresados no deben incluir la fuente
998, Anticipo de Ejercicios Anteriores). Este valor es anual y puede cambiar en el tiempo segn
reformas al presupuesto por parte de la institucin o el Ministerio de Finanzas.
Estimado a fin de ao: Es el Pronstico del Lder del Proyecto de cul sera el monto final
devengado a fines del ao en curso y debe tener coherencia con el presupuesto codificado.

Anticipo Total Entregado: Se refiere al valor o valores que en los posibles contratos de proyectos se han entregado
por concepto de anticipo, corresponde a la vida total del Proyecto cuyos valores se irn acumulando y deber ser
actualizado siempre que exista un nuevo anticipo.
Costo Total: Es el costo total del proyecto de principio a fin, considerando todos los aos en los que se lleve a cabo el
mismo. Lo que solicita SENPLADES para la vida total del proyecto. Este valor se debe tomar del Dictamen de
Prioridad emitido por SENPLADES.
Retorno Econmico: Es el retorno en relacin a lo invertido. Se encuentra en el punto 4.2.4 del proyecto SENPLADES.
TIR: Tasa interna de retorno. Es la tasa necesaria mnima para alcanzar un valor actual neto de cero, o en otras
palabras, la tasa necesaria mnima para recuperar la inversin. (La misma que se encuentra en el punto 4.2.4 del
proyecto de SENPLADES).
VAN: Valor Actual Neto. Es la sumatoria de los valores presentes de los flujos econmicos para determinar la
rentabilidad del proyecto. (La misma que se encuentra en el punto 4.2.4 del proyecto de SENPLADES).
AGREGAR INDICADORES
















Cada Indicador tiene asociados umbrales que
determinan el estado a mostrar (Verde, Amarillo, Rojo)
con respecto a un conjunto de metas definidas durante
su vigencia.
Las metas deben ser agresivas pero alcanzables. Se ingresan metas
por cada perodo determinado segn sea conveniente (se acepta
mximo trimestralmente). As mismo se registrarn los resultados
reales del perodo que en base a los umbrales establecidos se vern
reflejados con los diferentes colores del semforo.
Es un instrumento para
monitorear, predecir y administrar
el desempeo necesario para
alcanzar una meta determinada.
Al contrario que los indicadores de los objetivos, los de proyectos miden de
preferencia actividades. Si bien es cierto que son los hitos los que muestran el
avance fsico, los indicadores en este caso pueden ayudar a monitorear factores
especficos del proyecto. El indicador se manifiesta como una unidad que se puede
calcular. Ej. Porcentaje, nmero, volumen, ndice, entre otros.




Nombre del Indicador. Debe reflejar una unidad de
medida.

Ser continuo cuando lo que se va logrando perodo a perodo se
sume para llegar a una meta final. Ser discreto cuando se
busque los resultados por perodo. Incremento cuando los
valores sean ascendentes o reduccin cuando los valores sean
descendentes. Banda de tolerancia se usa en casos especficos.

Informacin historial de resultados y tendencias. Este
dato establece la referencia de las metas. No hace
falta ingresarlo si no se tiene la informacin.
Este campo debe especificar la frmula exacta para
obtener el resultado.

Se debe especificar la fuente exacta que proveer
la informacin, el software, el reporte. (Debe
incluir el rea o institucin de donde proviene la
informacin).
Siempre se debe escoger Asistida. Se debe detallar si el
indicador sigue un patrn de incremento o de reduccin. En
cualquier caso, puede tener un comportamiento continuo-
acumulado o discreto.
La descripcin da lugar para detallar cualquier informacin
necesaria que ampli la medicin y ayude a precisar mejor
el indicador como por ejemplo el alcance, la temporalidad.
Los indicadores de proyectos de
preferencia son de actividad.
Es el Lder del Proyecto
Adjuntar el archivo que contenga informacin
de los resultados acumulados correspondientes
al indicador.






Frecuencia de Actualizacin: la frecuencia tiene opciones de
medicin mensual, bimensual, trimestral, cuatrimestral,
semestral o anual. Se recomienda sin embargo que sea de la
mayor frecuencia posible, mensual a mximo trimestral.
Comportamiento: Continuo o Discreto
Continuo, para indicadores en los que se requiera comparar
datos acumulados de metas.
Discreto, para indicadores que interesa comparar el resultado vs
la meta por periodo o respecto del periodo anterior.
Captura Metas y Avance: Por Periodo o Acumulado
Ambas opciones se habilitan para indicadores con comportamiento Continuo. Para indicadores
discretos, el sistema selecciona automticamente Por periodo.
Por periodo, cuando el usuario desee ingresar metas y resultados del periodo. Con esta opcin en
indicadores con comportamiento continuo, el sistema calcular automticamente los valores
acumulados.
Acumulado, cuando el usuario desee ingresar el valor acumulado de metas y resultados. En este
caso, el sistema calcular los valores por periodo
.
Umbrales: son datos estndares y no se los debe cambiar.
Vienen dados segn haya sido configurado el indicador:


Fecha inicio: Fecha desde la cual se empieza a registrar metas
y resultados del indicador. Depender desde cundo se
tengan los instrumentos, herramientas de medicin y
disponibilidad de informacin. Considerar que la fecha de
inicio del proyecto debe tener concordancia con la del
indicador.










Indicador fraccional: Seleccionar S para ingresar los
resultados del indicador a manera de fraccin: numerador y
denominador. Recomendable para indicadores cuya forma de
clculo es mediante divisin, p. e. porcentajes, promedios,
ratios, etc.
Responsable: Indica el responsable del indicador seleccionado
en la primera pestaa de definicin del indicador
Banda de tolerancia: Se usa para ciertos indicadores y su
aprobacin ser emitida por la SNAP. Debe Seleccionar S si
en la primera pestaa de definicin se configur como Banda
de Tolerancia al indicador. Caso contrario, seleccionar No.
Metas / Simulador: permite al usuario simular la informacin
de metas y resultados del indicador para confirmar si la
configuracin es la adecuada, as como para establecer metas.
Simular: Se realizan los clculos segn la informacin
ingresada en metas y resultados a manera de simulacin.





Grabar metas: De estar de acuerdo con la configuracin y
metas del indicador, se presiona en Grabar Metas para pasar a
la siguiente pestaa.



Cerrar metas: Las metas pueden ser cambiadas hasta acordar
las metas definitivas. Una vez se tengan estas metas como
compromiso, se deben Cerrar, dando un click en el check box
y en el botn Aceptar. A partir de este momento el campo se
bloquea para su edicin. De acuerdo a la Norma Tcnica GPR
las metas deben estar cerradas hasta el 15 de enero de cada
ao previo a la firma del PAC.








Comentario: Ingresar informacin de las razones por las
cuales se alcanzaron o no las metas establecidas, digitando
primero el periodo de reporte en maysculas seguido del ao.
Cerrar perodo: Los resultados se deben registrar al 5to da del
mes posterior al periodo de medicin. Una vez registrado el
valor del resultado se debe cerrar el perodo, dando un click
en el check box y en el botn Aceptar.

AGREGAR ARCHIVOS ANEXOS










El nombre del archivo debe colocarse como se
muestra, empieza con la letra A seguido del
nmero correspondiente.

En la descripcin del archivo se debe colocar el
hito con el cual se asocia el anexo y el nombre
del archivo.

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO
hoja 29 de 32

ANEXO No. 1 Acta de Constitucin del Proyecto

Logo Institucin

[NOMBRE INSTITUCIN]

[NOMBRE PROYECTO]



Asunto: Acta de Constitucin
Fecha: dd/mm/aaaa


Historial de Revisiones
Fecha Versin Descripcin Autor
dd/mm/yyyy 01 Versin inicial [Nombre Autor]





ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO
hoja 30 de 32

CONTENIDO

Contenido ................................................................................................................... 2
1.INTRODUCCIN ..................................................................................................... 2
2.PROPSITO, JUSTIFICACIN Y OBJETIVOS DEL PROYECTO ........................ 2
3.BENEFICIO ESPERADO DEL PROYECTO ............................................................ 2
4.DESCRIPCIN DE ALTO NIVEL ............................................................................ 2
5.EQUIPO DE TRABAJO INICIAL ........................................................................... 2
6.REQUISITOS DE APROBACIN DEL PROYECTO .............................................. 3
7.REQUISITOS DE ALTO NIVEL DEL PROYECTO ................................................ 3
8.FASES, HITOS Y ENTREGABLES .......................................................................... 3
9.PRESUPUESTO INICIAL ........................................................................................ 4
10.FACTORES CRTICOS DE XITO ........................................................................ 4
11.SUPUESTOS Y RESTRICCIONES ......................................................................... 4
12.REFERENCIAS ...................................................................................................... 4

1. INTRODUCCIN
El objetivo principal de este documento es reconocer formalmente la existencia del proyecto e identificar al
Director del mismo. La responsabilidad sobre su contenido es de quien acta como Patrocinador.
Su elaboracin es una instancia formal de transferencia de conocimiento entre ambos. Es un documento
sinttico.
2. PROPSITO, JUSTIFICACIN Y OBJETIVOS DEL PROYECTO
Cul es la razn por la cual se realiza el proyecto. Este elemento evolucionar hacia la descripcin de
objetivos
3. BENEFICIO ESPERADO DEL PROYECTO
Cul es la vinculacin del proyecto a los lineamientos estratgicos de la organizacin y la descripcin, en
trminos cuantitativos, del beneficio esperado de su ejecucin.
4. DESCRIPCIN DE ALTO NIVEL
Se describe brevemente el producto o servicio a desarrollar. En caso de ser necesario extenderse, se
elaborarn documentos anexos o de referencia.
ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO
hoja 31 de 32

5. EQUIPO DE TRABAJO INICIAL
Nombre y nivel de autoridad del patrocinador ejecutivo, director de proyecto y otros miembros identificados a
la fecha.

Nombre Rol Organizacin / rea e-mail
Patrocinador
Director

Detallar, a continuacin de la tabla:
La participacin esperada del Patrocinador en el proyecto
Las atribuciones dadas al Director y, si corresponde, los recursos asignados al proyecto

6. REQUISITOS DE APROBACIN DEL PROYECTO
Se describe el nombre de requisitos y descripcin del mismo para aprobar la terminacin del proyecto, con la
informacin que est disponible al inicio del proyecto.

REQUISITO DESCRIPCIN ENTEGABLES PRINCIPALES



7. REQUISITOS DE ALTO NIVEL DEL PROYECTO
Se describe el nombre de requisitos y descripcin del mismo del proyecto, con la informacin que est
disponible al inicio del proyecto.

REQUISITO DESCRIPCIN ENTEGABLES PRINCIPALES


8. FASES, HITOS Y ENTREGABLES
Se describe el nombre de las fases, los hitos y principales entregables, en el caso de que dicha informacin
est disponible al inicio del proyecto.
ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO
hoja 32 de 32


FASES HITOS ENTEGABLES PRINCIPALES



9. PRESUPUESTO INICIAL
Presupuesto asignado inicialmente.
10. FACTORES CRTICOS DE XITO
Descripcin de elementos crticos para el xito del proyecto.
11. SUPUESTOS Y RESTRICCIONES
Los supuestos refieren a factores que a los efectos de la planificacin se consideran ciertos sin tener una
prueba de ello.
Las restricciones identifican limitaciones al proyecto que deben ser tenidas en cuenta para su desarrollo.
12. REFERENCIAS
Se identifican en el cuadro que sigue los documentos ya elaborados que forman parte de los antecedentes.
Ejemplos usuales son los pliegos licitatorios, los contratos y/o los casos de negocio elaborados para la
seleccin del proyecto.

Documento Descripcin Ubicacin del documento





Firma de responsabilidad




LIDER DEL PROYECTO PATROCINADOR EJECUTIVO