Los Principios de la Administracin y su aplicacin en la Archivstica

Katia Castro Cruz

El papel de la Administracin en la Sociedad Moderna
La vida moderna gira alrededor de las organizaciones
1
. La mayora de las
actividades humanas requiere que las personas se asocien en grupos para
llevarlas a cabo. Es materialmente imposible pensar que una persona
individualmente se pueda proveer por s misma los bienes y servicios con los
que hoy contamos. Por ejemplo, la provisin de bienes de consumo requiere de
la eistencia de organizaciones que puedan o!recerlos, mientras que la provisin
de ciertos servicios como agua potable, electricidad y tele!ona requiere que
eistan organizaciones capaces de suministrarlos.
Estas organizaciones involucran la participacin de personas, recursos
materiales y procesos. "in embargo, la sola eistencia de personas o recursos
materiales no asegura que una organizacin pueda llevar a cabo el !in que se
propuso cumplir. La capacidad de dirigir a las personas hacia el cumplimiento
de los objetivos propuestos #personales e institucionales$, optimizar el empleo
de los recursos materiales y llevar a cabo los di!erentes procesos de una
organizacin son elementos esenciales para que esta se dirija hacia el %ito.
&nte este panorama las organizaciones han encontrado en la &dministracin un
conjunto de modelos y estrategias para la solucin de sus problemas. El papel
de la &dministracin 'es la conduccin racional de las actividades de una
organizacin, con o sin (nimo de lucro. Ella implica la planeacin, la
organizacin #estructura$, la direccin y el control de todas las actividades
di!erenciadas que la divisin del trabajo presente en una organizacin).
*
1
"e entender( una organizacin como el conjunto de personas que trabajan en com+n para la
consecucin de sus objetivos.
2
,hiavenato, -dalberto. -ntroduccin .eneral a la /eora .eneral de la &dministracin. 0c .ra1
2ill. ,uarta Edicin. ,olombia, 1334. P(g. 1.
1
Administracin y Archivstica
La &dministracin no es una pr(ctica reciente. "e tiene conocimiento de que
desde la antig5edad muchas sociedades recurrieron a esta disciplina para
organizarse. Ejemplo de ello son algunas re!erencias bblicas en las cuales
est(n presentes elementos administrativos tales como la delegacin de
autoridad y la toma de decisiones. 6tras evidencias de la aplicacin de la
&dministracin son los Papiros Egipcios, el ,digo de 2ammurabi, las Par(bolas
de ,on!ucio y el 7erecho 8omano.
El desarrollo de la &dministracin se ha visto in!luenciado por di!erentes
corrientes de pensamiento y eventos histricos. 9ilso!os como "ocr(tes y
Platn, la organizacin eclesi(stica de la -glesia ,atlica, la organizacin militar
y algunos economistas liberales como &dam "mith y 7avid 8icardo, han hecho
sus aportes a la teora administrativa.
:o obstante, la &dministracin como ciencia surge a principios del siglo ;;.
Pensadores como /aylor, quien ha sido reconocido como el Padre de la
&dministracin ,ient!ica, sentaron principios !undamentales que hoy
prevalecen.
<
"i nos detenemos a pensar =cmo es que en la actualidad podemos realizar
tales a!irmaciones sobre la evolucin de la teora administrativa>, podemos
concluir que mucha de la in!ormacin sobre del desarrollo de dicha teora se
encuentra en documentos. Los historiadores han sustentado muchas de sus
investigaciones en documentos y estos siguen siendo materia principal para la
investigacin histrica.
?
Esto conlleva a pensar que desde la antig5edad ha eistido preocupacin por
custodiar dicha evidencia. "on muchos los estudios que han permitido concluir
3
@oontz y Aeirich. &dministracin una perspectiva global. 0c.ra12ill, 0%ico, p(gs. 1B,13
4
Cillar LiD(n, 0ercedes. 'En instrumento para los historiadoresF visita al portal &E8F &rchivos
Estatales en 8ed). 8evista de &rte y Pensamiento. &gosto, *GG*. p(g. *. 9uenteF
httpFHH111.artegnos.comHago*GG*H,86:-,&".htm. 9echa de accesoF I de julio del *GG?
2
que 'los archivos, la archivstica y los pro!esionales relacionados aparecen con
la escritura.)
J
Estudios arqueolgicos han demostrado que '... durante la era de
las tablillas de arcilla #<GGG &, a JGG &,$, los documentos eran conservados por
la o!icina que los haba creado y recibido.)
I

Es por eso que se puede a!irmar que la &rchivstica Ken un sentido menos
estricto que en su concepcin actualK es una pr(ctica muy antigua.
/radicionalmente, la &rchivstica !ue concebida con !ines histricos. ,omo
ciencia de los archivos surge a principios del siglo ;-;, cuando se empieza a
re!leionar sobre el conocimiento de los archivos, tratando de elaborar teoras y
estableciendo principios sobre los m%todos de clasi!icacin de los documentos.
B
Esta disciplina ha evolucionado con el tiempo y con este cambio se ha ampliado
su visin hasta ser considerada actualmente como una de las ciencias de la
in!ormacin, que se ocupa de los archivos en sus aspectos tericos y pr(cticos
con miras a gestionar y conservar la in!ormacin de los !ondos documentales
4
,
sin distincin entre la vocacin administrativa y la histrica.
&dem(s de eistir desde tiempos antiguos, tanto la &dministracin como la
&rchivstica comparten su preocupacin por gestionar recursos y conseguir
e!iciencia y economa. En el caso de la &dministracin, esta es utilizada por las
organizaciones '... para alcanzar sus objetivos con la mayor e!iciencia y
economa de accin y de recursos.)
3

Por su parte, concierne a la &rchivstica '... conseguir el m(imo uso de los
archivos y el acceso a la in!ormacin que contienen los !ondos documentales)
1G
.
La aplicacin de los principios archivsticos promueve la e!iciencia y la
5
&rchivsitca. httpFHH111.iespana.esHcastronautaHarchivistica.htm. 9echas de accesoF * de julio
del *GG?.
6
Llans, Loaquin. .estin de documentos y an(lisis de modelos. EusMal 2erriMo ElMarteMo.
EspaDa 133<. P(g. **.
7
9uster 8uiz, 9rancisco. '&rchivstica, archivo, documentos de archivoNnecesidad de clari!icar
los conceptos). &nales de la 7ocumentacin. * 1333. p(g. 11I
8
9uster 8uiz, 9rancisco. P(g. 11B
9
,hiavenato, -alberto. P(g. 4
10
9uster 8uiz, 9rancisco. &rchivstica, archivo, documento de archivo, necesidad de clari!icar los
conceptos, p(g. 1*G
3
economa, pues conlleva '... a$ bene!icios econmicos O!acilita la identi!icacin y
cuanti!icacin mediante los cuadros de retencin y disposicin de documentos a
lo largo del tiempo y la utilizacin al m(imo de los depsitos intermediosKP b$
economas en e!iciencia, mediante una gestin consistente del conjunto del
proceso de creacin de los documentos Ocontrol sobre el diseDo, la generacin y
la distribucin de !ormularios, in!ormes, directrices y correspondenciaK, en el
diseDo de los sistemas de archivo y recuperacin, gestin de los archivos
corrientes y gestin de las m(quinas copiadoras... '
11

Eiste otra relacin entre la &dministracin y la &rchivstica y tiene que ver con el
servicio que ambas prestan a las organizaciones, en donde se convierten en
importantes instrumentos para el logro de los objetivos propuestos por estas. La
&dministracin no es un !in en s misma, pero s un medio para lograr que las
cosas se realicen de la mejor manera posible, al menor costo y con la mayor
e!iciencia y e!icacia, como antes se indic. Por su parte, la !uncin archivstica
'... no tiene un car(cter !inalista, sino que est( !uertemente incardinada en la
administracin general con un car(cter trasversal con respecto al resto de los
servicios y departamentos de la organizacin a que pertenecen...).
1*
La transparencia de la gestin, el libre acceso a la in!ormacin y la rendicin de
cuentas como requisitos para promover la democracia, se han convertido en una
preocupacin para las organizaciones. La aplicacin de los principios
administrativos y de los principios y procesos archivsticos son !undamentales
para la transparencia administrativa y para disponer y conservar la evidencia de
lo actuado por las organizaciones.
/al como se ha epuesto, ambas disciplinas comparten preocupaciones
similares, por lo que m(s adelante se intentar( plantear cmo pueden aplicarse
los Principios de la &dministracin a la &rchivstica.
11
Llans, Loaqum. P(g. <4
12
.uti%rrez &lonso, ,armen. ' Enas re!leiones en torno a la eternalizacin del servicio de archivo en la
administracin p+blica). P(g. *G4
9uenteF httpFHH111.errenteria.netHedicionesHbilduma1JHGIE;/E8:.P79. 9echa de accesoF *3 de
junio del *GG?
4
Tareas actuales de la Administracin
En una %poca de complejidades, cambios e incertidumbres como la que
atravesamos, la &dministracin se ha convertido en una de las m(s importantes
actividades del quehacer humano. ,omo antes se indic, la consecucin de los
objetivos que se plantean las organizaciones depende, en gran medida, de la
capacidad de quienes las administran.
El empleo de los recursos con que cuentan las organizaciones, considerados
estos como capital, mano de obra e in!ormacin, no dar( los !rutos esperados
sin una adecuada gestin. & ello deben aunarse los retos que plantean la
competencia global y el uso responsable de las tecnologas de in!ormacin y
comunicacin.
Es por ello que los administradores deben hacer uso de todos los instrumentos
que est%n a su alcance para conducir a las organizaciones hacia el logro de sus
objetivos. 7entro de dichos instrumentos est(n los principios administrativos
que han sido desarrollados por distintos autores y esencialmente se resumen en
planear, organizar, dirigir y controlar.
El proceso administrativo: su aplicacin archivstica
Planear, organizar, dirigir y controlar son las cuatro !unciones primordiales del
administrador que, juntas y vistas de manera cclica, constituyen el proceso o
ciclo administrativo.
Los archivistas, como administradores de in!ormacin, tienen la responsabilidad
de gestionar los recursos humanos y materiales de sus archivos y de aplicar los
principios y procesos archivsticos, con el !in de !acilitar a sus usuarios el acceso
a la in!ormacin. En estas labores, el proceso administrativo constituye una
herramienta +til.
5
Planeacin
,onsiste en especi!icar los objetivos que se deben seguir y decidir de manera
anticipada qu% acciones se deben ejecutar para ello. En &rchivstica la
planeacin es !undamental para de!inir adnde se pretende llegar, qu%
debe hacerse, cu(ndo, cmo y en qu% secuencia.
El punto de partida de la planeacin es el establecimiento de objetivos, vistos
estos como los resultados que se espera alcanzar. 7ebe haber una
jerarqua de objetivos, pues algunos son m(s importantes y predominan
sobre los dem(s.
Los objetivos que se proponga el &rchivo deben ser acordes con los objetivos de
la organizacin de la cual !orma parte. "in embargo, la asignacin de una mayor
prioridad a los objetivos atinentes a la gestin documental en la organizacin
depender( en buena medida de las capacidades pro!esionales y de las
habilidades personales del archivista para in!luenciar a sus superiores.
& partir de los objetivos propuestos surgen las polticas, directrices, metas,
programas, procedimientos, m%todos y normas, aspectos que son
!undamentales para llevar a cabo la gestin documental en las organizaciones,
pues de!inen todos los elementos necesarios para la adecuada consulta y
conservacin de los !ondos documentales.
"eg+n sea la cobertura de la planeacin, eisten tres nivelesF planeacin
estrat%gica, planeacin t(ctica y planeacin operacional. En el cuadro siguiente
se resumen las caractersticas de cada una de ellas.
6
Tipo de
Planeacin
Contenido
Extensin de
Tiempo
Amplitud/responsale
de su elaoracin
Estrat%gica
.en%rico, sint%tico y
abarcador
Largo plazo
Es de!inida con la
participacin de toda la
organizacin, pues la
abarca totalmente
/(ctica
0enos gen%rico y
m(s detallado
0ediano plazo
&borda cada unidad de
la organizacin por
separado y es de!inida
por cada departamento
6peracional
7etallado, espec!ico
y analtico
,orto plazo
Es de!inido para cada
actividad o tarea
,omo resultado de cualquiera de los procesos antes descritos se obtendr( un
plan. Los planes son un curso predeterminado de accin sobre un perodo
espec!ico que representa una respuesta y una anticipacin al tiempo, con el !in
de alcanzar un objetivo !ormulado. Los planes abarcan procedimientos,
presupuestos, cronogramas y normas o reglamentos. Por lo general, si se
aplican con %ito deber(n conducir al objetivo propuesto.
La participacin del archivista Kcomo eperto en in!ormacinK es !undamental en
los procesos de planeacin para guiar a la organizacin en el uso de este
importante recurso, que a su vez est( presente y nutre todas las etapas del
proceso administrativo.
&l e!ectuar un proceso de planeacin, el archivista deber( tener presentes e
hilvanados las !ases del tratamiento archivstico #clasi!icacin, ordenacin,
descripcin y la valoracin de documentos en las distintas etapas previstas$,
con el !in de considerar su impacto en los planes propuestos. Por ejemplo, si
dentro del planeamiento se ha previsto como objetivo espec!ico del perodo la
evaluacin de los servicios de in!ormacin que brinda el archivo con miras a
e!ectuar mejoras, se deber( contrastar este proyecto etraordinario con las
7
labores rutinarias del archivo que involucran tareas relacionadas con los
procesos archivsticos.
"i por el contrario, se trata de una organizacin en donde el planeamiento en
materia de gestin documental debe llevarse a cabo de manera total, es decir,
no eiste una unidad responsable, ni se aplican principios y procesos para la
gestin documental, la planeacin ser( muy +til para de!inir las etapas en que se
abordar( el proyecto, la asignacin de recursos y la !orma en que se insertar(
el archivo dentro de la organizacin.
En cualquier caso, se debe hacer un es!uerzo por ser realistas con los recursos
disponibles o asignables al proyecto y evitar propuestas muy ambiciosas que no
respondan a la realidad, pues no cumplir con lo previsto podra a!ectar la
credibilidad del servicio que se brinda. En una situacin de este tipo, lo
conveniente sera hacer planteamientos por etapas, recordemos que '8oma no
se construy en un solo da).
!r"anizacin
,onsiste en ensamblar y coordinar los recursos humanos, !inancieros, !sicos, de
in!ormacin y otros, que son necesarios para lograr las metas propuestas. Es
determinar las actividades espec!icas necesarias para alcanzar los objetivos
planeados, agrupar las actividades en una estructura lgica como pueden ser los
departamentos de una organizacin y asignar las actividades a posiciones y
personas #cargos y tareas$.
Esta !uncin tiene que ver con la de!inicin del organigrama de la institucin en
general y de los departamentos en particular y dentro de estos, el archivo.
En el cuadro siguiente se describen tres tipos de organizacin seg+n la
cobertura que implicanF
En esta !uncin administrativa el archivista debe tener presentes los conceptos
de divisin del trabajo, especializacin y delegacin, pues en buena medida
8
tienen implicaciones sobre la !orma de organizacin propuesta para alcanzar
objetivos.
,omo gestores de in!ormacin y seg+n sea el plan dibujado para la organizacin
y para el departamento mismo, los archivistas deber(n de!inir la integracin y
coordinacin requerida con otras (reas de la organizacin, temas !undamentales
por el servicio que brindan los archivos a las instituciones.
El archivista debe ejercer su autoridad y velar, con !irmeza, porque los objetivos
propuestos se cumplan a cabalidad. "i debe asumir el rol del lder de un equipo
de trabajo, deber( velar por la calidad de trabajo de sus colaboradores y ejecutar
las acciones que correspondan.
En esta !ase del proceso administrativo podra considerarse, seg+n los recursos
disponibles y el tipo de archivo eistente, la contratacin eterna, tercerizacin o
outsourcing para lo cual se deber(n e!ectuar una serie de consideraciones
cualitativas y cuantitativas orientadas a conocer el costo O bene!icio de tal
opcin.
1<
#ireccin
Ena vez de!inida la planeacin y establecida la organizacin, el paso siguiente
es hacer que las cosas marchen y acontezcan. Est( directamente relacionada
con la actuacin sobre los recursos humanos de la organizacin y aplica a todo
nivel como se detalla a continuacin
1?
F
$iveles de la
or"anizacin
$iveles de
direccin
Car"os implicados Coertura
Estrat%gico 7ireccin 7irectores y altos La organizacin
13
.uti%rrez &lonso, ,armen. P(g. *1<
14
,hiavenato, -dalberto. P(g. *J3
9
ejecutivos
/(ctico .erencia .erentes y personal
intermedio
,ada
departamento o
unidad
6peracional "upervisin "upervisores y
encargados
,ada grupo de
personas o
tareas
La persona responsable del proceso administrativo del archivo debe ser
consciente del papel que asume de dirigir, comunicar y motivar a sus
colaboradores en la consecucin de los objetivos propuestos.
"e ha demostrado que el uso de la in!ormacin genera cambios importan
tantees en las organizaciones para dar paso a una nueva cultura de in!ormacin.
7epender(, en gran medida de la capacidad del archivista, convencer a los
usuarios de los bene!icios que tiene para ellos atender las normas y
procedimientos que en materia de gestin documental se dicten en la
organizacin. Para ello, deber( desarrollar al m(imo sus habilidades t%cnicas y
sus capacidades de negociador.
Control
Es la !uncin administrativa responsable de monitorear los planes y de velar por
su cumplimiento. Es un proceso cclico compuesto de cuatro !asesF
establecimiento de est(ndares, observacin del desempeDo, comparacin del
desempeDo con los est(ndares establecidos y acciones correctivas. La
cobertura del control puede ser global, departamental y operacional dentro de
los planes estrat%gico, t(ctico y operacional.
Por su parte, el archivista deber( ejercer controles en varias direccionesF
en relacin con el cumplimiento de las normas que regulen a la
organizacin y al archivo en particular
10
en materia de los objetivos propuestos para la organizacin y los que son
espec!icos para el archivo
como seguimiento a proyectos espec!icos que se propongan para un
perodo
en relacin con el cumplimiento de las normas que se dicten en la
organizacin y que ataDen a los usuarios en el uso de la in!ormacin
sobre las !ases del tratamiento archivstico que debe darse a los
documentos
En su rol de responsables de la gestin de in!ormacin de las organizaciones, el
control es un instrumento !undamental para los archivistas, con el !in de velar por
el cumplimiento de los est(ndares establecidos. En ese sentido, eiste una serie
de herramientas de control archivstico que deben ser debidamente plani!icados.
El registro de documentos es uno de los primeros instrumentos de control que
ha eistido a lo largo de la historia de la &rchivstica.
1J
Eisten otros controles que se emplean en las di!erentes !ases del tratamiento
archivstico como sonF los cuadros de clasi!icacin, los manuales de normas, los
instrumentos descriptivos, los ndices e inventarios, las listas de remisin, los
cuales deben ser diseDados a la medida de la organizacin y en apego a los
principios y procesos archivsticos.
La evaluacin peridica de nuestro trabajo nos permite responder r(pidamente
con medidas correctivas cuando sean requeridas y, si es del caso, hacer un
replanteamiento de los objetivos propuestos. 7ebemos !omentar la cultura de
evaluar nuestros servicios, si queremos que estos verdaderamente respondan a
las necesidades de nuestros usuarios.

$uevos en%o&ues
15
0olina y Leyva. /%cnicas de &rchivo y /ratamiento de la 7ocumentacin &dministrativa.
&nabad ,astilla O La 0ancha. .uadalajara, 133I. P(g. I<.
11
&dem(s de emplear el proceso administrativo en la gestin de recursos de
in!ormacin, los archivistas pueden echar mano a los nuevos en!oques
gerenciales modernos. Estos han surgido durante las +ltimas d%cadas como un
instrumento al servicio de la administracin, para dar respuesta a los cambios
presentes en el entorno.
&lgunos de estos en!oques cuya aplicacin cobra gran valor en la &rchivstica
sonF QenchmarMing, 8eingeniera de procesos, Empo1erment y ,alidad /otal,
entre otros.
En el primer caso el QenchmarMing Kque consiste en e!ectuar un an(lisis de las
mejores pr(cticas eistentes y adaptar esas eperiencias a nuestra
organizacinK provee una serie de bene!icios para el mejoramiento de los
procesos y pr(cticas archivsticas que no pueden negarse. El hecho de que haya
alguien que posea eperiencia en un proyecto similar al que se proponga
nuestro archivo podra !acilitar nuestro recorrido por ese mismo camino.
8ecoger la eperiencia de los mejores o de los lderes en nuestro campo
permitir( dar mayor valor agregado a nuestros procesos y desarrollar servicios
de in!ormacin de clase mundial.
Por su parte, la reingeniera de procesos y la calidad total como elementos
renovadores del quehacer de las organizaciones, con una alta orientacin hacia
el cliente, brindan a los archivos la oportunidad de trans!ormarse en busca de la
ecelencia. Para ello, se debe e!ectuar una revisin pro!unda de lo que hacemos
y de los procesos que ejecutamos, con %n!asis en los aspectos crticos.

9inalmente, el Empo1erment como promotor de !uertes cambios a trav%s de la
renovacin del pensamiento directivo y la creacin de un clima de alto
compromiso de los empleados, puede contribuir a desarrollar las capacidades y
habilidades de los archivistas, para que puedan en!rentar y responder las
demandas de una sociedad cada vez m(s cambiante.
12
Pero quiz(s a+n todas estas herramientas requieran de un elemento adicional
que es nuestra disposicin para aprender. La leccin m(s importante que todos
los seres humanos tenemos por delante es aprender y seguir aprendiendo. :o
debemos olvidar que brindamos servicios a organizaciones que se desempeDan
en muchos camposF la salud, la economa, la educacin, etc. Estar abiertos a
recibir aportes de otros pro!esionales como los in!orm(ticos, los administradores,
los comunicadores, nos preparar( para en!rentar cada da los nuevos retos que
se nos plantean, con el !in o!recer mejores servicios.
'ilio"ra%a consultada
Qateman y "nell. &dministracin una ventaja competitiva. 0c .ra1 2illF ,uarta
edicin. 0%ico, *GG1.
.itman y 0c 7aniel. El 9uturo de los :egocios. Edicin del 0ilenio. /hompson
Learning. 0%ico, *GG1.
8ivas 9ern(ndez, Los% Qernal. 'La .erencia de -n!ormacinF El caso de los
&rchivos). 8evista Qiblos. :o. 1I. LulioK7iciembre *GG<, p(ginas 1 y I.
Rapata ,(rdenas, ,arlos &lberto. '&lgunos apuntes de QenchmarMing y su
aplicacin en la pr(ctica archivstica). 8evista 0emoria. ,olombia, 1333.
Rapata ,(rdenas, ,arlos &lberto. 'La 8eingeniera en los &rchivos 0odernosF
Ena perspectiva gerencial al servicio de la administracin de archivos). 8evista
0emoria. ,olombia, 133I.
13