Sunteți pe pagina 1din 28

CURS MANAGER DE PROIECT

Obiectivele cursului
Furnizarea informatiilor de baza privind stabilirea
cerintelor de management a proiectului
Capacitateade a realize si organiza proiecte
Integrarea informatiilor dobandite in realizarea
proiectului
Cunoasterea pasilor in realizarea unui proiect
Stabilirea normelor si principiilor finantarii unui proiect
Functiile Managementului
Planificare
Control
Organizare
Implementare
Coordonare
Planificarea este procesul prin care se stabilesc:
Scopul
Obiectivele
Rezultatele asteptate
Activitatile
Resursele necesare
Desfasurarea activitatilor in timp
erificarea validitatii planului propus
alidarea planului impreuna cu beneficiarul!sponsorul
Organizarea " Definirea si alocarea resurselor proiectului# a activitatilor si sarcinilor conform planificarii$
divizarea activitatii in subactivitati
stabilirea structurii organizatorice a ec%ipei de
proiect
alocarea sarcinilor pe grupuri!ec%ipe
stabilirea standardelor de autoritate si
responsabilitate
conceperea mecanismului de
comunicare si coordonare
conceperea mecanismului de control
conceperea mecanismului de
evaluare
Implementarea " Punerea in practica a celor planificate$
Pregatirea si derularea activitatilor proiectului
Instruirea personalului
Armonizarea deciziilor si actiunilor individuale
Monitorizarea resurselor si a activitatilor
Controlul este procesul prin care conducatorul se asigura ca activitatile se realizeaza eficient$
Stabilirea criteriilor si indicatorilor de performanta
Planificarea revizuirii regulate a strategiei in functie de rezultate
Stabilirea unui traseu informational intre participantii la proiect$
1
Controlul reprezinta o functie care trebuie indeplinita pe toata durata derularii proiectului&
Conducerea:
Identificarea problemelor
'uarea deciziilor
Aplicarea deciziilor
Ciclul de iata al unui proiect
Concepere! Formularea ideii proiectului
Planificare! dezvoltarea ideii
Implementarea proiectului
(valuarea proiectului
Ciclul de viata al proiectului
Proiect ) ansamblu de activitati planificate ce se adresesaza unei probleme specifice# cu scop si obiective
bine definite in timp# ce beneficiaza de fonduri limitate$
Management de proiect ) (fortul de organizare# planificare# implementare si control asupra unui set de
activitati# cu scopul de a atinge obiective predefinite# incadrate in timp si spatiu$
Caracteri!ticile unui PROIECT
Porneste de la o idee (ste comple*
2
izeaza un anumit scop
(ste realist
(ste unic
(ste bine definit in timp si spatiu
Presupune manager si ec%ipa de proiect
Poate fi evaluat
+tilizeaza un set finit de resurse
+n proiect nu consta in:
Activitatea cotidiana a unei persoane fizice
sau organizatii,
Activitati anterioare ce sunt repetate in
acelasi fel in mod periodic,
Activitati ce pot fi transpuse sau repetate
oriunde# in orice moment,
Activitati curente organizationale -e*: sedinte
ale personalului organizatiei.,
Activitati fara scopuri bine definite sau cu
scopuri largi de durata# ce necesita
implementarea mai multor activitati$
Diferente PRO/RAM ) PROI(C0
Program " ciclu sau set de activitati# planificat si controlat# fara un termen de inc%eiere# cu aspect dinamic#
care constituie o abordare integrate pentru indeplinirea misiunii si obiectivelor organizatiei
Spre deosebire de proiect# un program:
vizeaza mai multe sc%imbari concomitante sau
succesive,
nu este in mod obligatoriu delimitat precis in
timp,
are o durata in general mai mare,
un program poate include unul sau mai
multe proiecte
Componentele unui proiect
0itlul proiectului
Rezumat
Descrierea problemei abordate si
1ustificarea proiectului
Descrierea beneficiarilor si a grupului
tinta
Scopul si obiectivele proiectului
Planul de activitati si metode de implementare
ale proiectului
Descrierea rezultatelor asteptate
Descrierea durabilitatii si a impactului proiectului
2ugetul detaliat al proiectului
Descrierea organizatiei implementatoare si a
ec%ipei de implementare a proiectului$
Ce facem inainte de a scrie un proiect3
Discutati cu beneficiarii anteriori si viitori
Consultati proiecte anterioare
Consultati rapoarte de evaluare a proiectelor anterioare
Consultati si verificati datele statistice
Consultati e*perti
3
(fectuati sonda1e# organizati intalniri si discutii cu membrii comunitatii$
0oate proiectele trebuie sa inceapa cu un proces de definire si planificare$
Planul proiectului descrie modul in care se va e*ecuta proiectul# a1uta la estimarea programului
general al activitatilor si termenele de e*ecutie ) drumul critic$ 0rebuie actualizat permanent$
Definiti si planificati proiectul c%iar daca lucrul la el trebuie sa inceapa imediat&
Pericolele fara planificare: omiterea unor activitati# rezultatele nu corespund cerintelor -asteptarilor.
clientului# incertitudini privind riscurile
Partea de management necesara pentru un proiect este in general de 456 din timp$
Identificarea !i analiza neoilor" Ce e!te o pro#lema$neoie%
Situatie sau comple* de situatii care afecteaza anumiti oameni# anumite grupuri sau intreaga societate la un
moment dat si intr7un anumit loc$
Criterii:
/rupul tinta
8evoile reale ale comunitatii
Dorinta comunitatii de a participa
Solutiile comunitatii
Oportunitatile proiectului
Sc%imbarea pe care o va aduce proiectul
Intrebari folosite in identificarea si analizarea problemei
Cine3 Cand3 +nde3 De ce3
Care este impactul problemei asupra
beneficiarilor3
Cand se manifesta efectele negative ale
acesteia3
(ste urgent rezolvarea ei side ce3
(ste problema rezolvabila cu resursele
disponibile3
In ce stadiu se va afla problema dupa
terminarea proiectului3
Recomandari utile
8u umpleti componenta problemei cu presupuneri sau declaratii nedocumentate prezentate ca
realitate$
8u folositi date statistice neclare sau care va contrazic argumentele$
8u faceti ca problema sa apara
prea globala
Folositi statistica si cercetarea
comparativa# cand este posibil$
Arborele problemei
4
(*emplu analiza problema
5
S&OT ' analiza competentei organizatiei de a rezola pro#lema identificata
S9O0 este un instrument de analiza strategic fle*ibil si usor de aplicat pe care o organizatie sau o ec%ipa
de proiect il foloseste pentru a identifica cele mai potrivite directii de actiune$
Scopul este de a realize un plan strategic sau de a gasi solutii la o problema luand in considerare factori
interni si e*terni ai unei ec%ipe sau a unei organizatii$
Avanta1 7 consensul intre membrii ec%ipei in identificarea solutiilor adecvate$
Factori interni: Propria noastra organizatie
Avem noi oare capacitatea si disponibilitatea3
Resursele umane# financiare# te%nice,
'uarea deciziilor -cine si ce.,
Cultura organizationala,
Alte proiecte,
Strategie# compatibilitate cu misiunea org$
Factori e*terni:
Micro(mediul ) este :vecinatatea; noastra pregatita pentru a fi implicata3 -Surse 7 posibili finantatori
sau clienti, contacte, mediul socio7cultural, informatia$.
Macro(mediul 7 care ar fi consideratiile de ordin general3 -social# politic# economic# 1uridic.
Premisele strategiei:
Folosirea punctelor tari Reducerea punctelor slabe
Fructificarea oportunitatilor Reducerea amenintarilor
Analiza P(S0
Analiza mediului politic: legislatia# reglementarile# interventia statului
Analiza mediului economic: situatia generala a economiei# cresterea economica# nivelul dobanzilor#
rata soma1ului# rata inflatiei# rata de sc%imb a monedei nationale
Analiza mediului !ocial: nivelul de educatie a populatiei# dinamica populatiei# nivelul consumului#
atitudinea clientilor# intensitatea muncii# numarul de zile libere pe an
Analiza mediului te%nologic: te%nologia informatiei
6
Pasi de urmat in planificarea proiectului
Definirea scopului
Definirea obiectivelor
Matricea de responsabilitati
'ista activitatilor
(stimarea activitatilor
Determinarea relatiilor intre activitati
Stabilirea calendarului proiectului
Determinarea drumului critic
0rasarea graficului de desfasurare a
proiectului
Analiza de resurse
2ugetul revizuit
SCOP ( UNDE )REM SA A*UNGEM%
Scopul proiectului este ceea ce dorim sa realizam# adica starea la care vrem sa a1ungem$ (ste !olutia
pentru problema identificata$
Scopul trebuie sa contina:
(nunt clar si
concis
+n ideal
+n rezultat urmarit pe termen lung
+n verb la con1uctiv: sa realizeze< sau un subs$ verbal: realizarea<
Scopul nu trebuie sa contina:
con1unctia :si; ) desparte doua scopuri
elemente masurabile
cuvantul :prin; ) descrie metoda
Metoda prin care enuntam scopul
Cea mai simpla metoda de a scrie un scop este pozitivarea problemei# adica vom reformula problema intr7
un mod pozitiv
Problema: : nivel scazut de absortie a fondurilor europene in Pitesti in domeniul =;
Scop: : Cresterea nivelului de absortie a fondurilor europene in Pitesti in domeniul =;
O#iectie
Obiectivul trebuie sa fie in mod logic legat de problema si scop$ Daca scopul este destinatia la care dorim
sa a1ungem# obiectivele sunt pasii necesari pentru atigerea scopului$
Obiectiv general " Directie de dezvoltare la realizarea careia proiectul contribuie si care ii 1ustifica e*istenta
Sa fie o directive de dezvoltare reala#
eventual prioritara
Sa 1ustifice e*istent proiectului
7
Sa fie atractiv pentru sta>e%older7ii ma1ori
Sa poata fi influentat direct s isemnificativ
de realizarea obiectivului specific
Sa fie e*primat ca stare# nu ca proces!mi1loc
Sa nu contina mai multe obiective legate
cauzal
Sa fie verificabil!masurabil prin indicatori
Obiectiv specific " (fectul pozitiv asupra grupului sau zonei# tinta la care proiectul trebuie sa contribuie
%otarator
+n obiectiv specific corect formulat trebuie sa fie SMAR0 -specific# masurabil# de atins!abordabil# relevant#
incadrat in timp.
Arborele Obiectivelor ) sc%ema de baza
Recomandari utile
8u va fi*ate mai mult de 5 obiective$ Rezervati mai mult timp, lucrurile cer mai mult
8
8u e*puneti obiectivele fara un enunt
clar al problemei$
Includeti toate segmentele relevante ale
populatiei vizate$
timp decat indica planul$
Obiectivele nu descriu metodele -activitatile.
Obiectivele sa fie masurabile pentru a determina
sc%imbarile din timpul derularii proiectului$
Alegerea unei strategii
2eneficiarii proiectului 7 /rupul tinta ) persoane fizice sau 1uridice
+eneficiarii directi sunt cei care sunt
implicate in mod direct in proiect si
care beneficiaza de rezultatele
proiectului$
+eneficiarii indirecti nu participa efectiv la proiect
si nici nu beneficiaza in mod direct de rezultatele
acestuia$ (i vor aprecia rezultatele pe termen lung$
Actiitatile " Actiuni intreprinse de organizatia proiectului pentru obtinerea de rezultate$
8ecesita accesul la mi1loace umane si fizice -care sa fie cuantificate# calificate si bugetate.$
Caracteristicile activitatilor:
Au rol bine determinat
8ecesita resurse fizice si umane in timp bine
determinat
Simultaneitate
Moment de inceput si de inc%eiere
Planificarea activitatilor
4$ Obiectiv ) strategia optima si activitatile pe care le ?$ Stabilirea termenelor pentru fiecare sarcina
9
implica
@$ 'ista tuturor activitatilor proiectului
A$ Impartirea activitatilor in sub7activitati si sarcini
realizabile
B$ (stimarea duratei si resurselor necesare pt fiecare activ$
5$ Clarificarea secventei si a dependentei
C$ (valuati dependent activitatilor de resurse
D$ Alcatuirea agendei cu activitatile principale
E$ +tilizarea 1aloanelor ) arata progresul
4F$ Stabilirea :drumului critic;
44$ Definirea e*pertizei in cadrul ec%ipei
4@$ Alocarea sarcinilor fiecarui membru al
ec%ipei de proiect
Diagrama Gantt 7 Instrument ce permite urmarirea interelationarii activitatilor proiectului
Cu a1utorul diagramei /antt putem observa:
Incadrarea in timp a planului de lucru
Datele desfasurarilor activitatilor
izibilitatea planului de lucru
/raficul P(R0 -Program (valuation and RevieG 0e%niHue.:
Arata dependentele dintre activitati# fiind folosit in faza de evaluare si monitorizare
+til in cadrul proiectelor comple*e
Calculeaza timpul asteptat!previzionat pentru realizarea activitatilor
+tilizeaza trei categorii de timp -optimist# pessimist si ealist.
Permite identificarea activitatilor critice si estimarea probabilistica de realizare a termenelor
9or> 2rea>doGn Structure " impartirea proiectului in pasi cat mai mici# in subproiecte# apoi faze# activitati#
subactivitati si ulterior sarcini -se cunosc persoana si resursele necesare.
Reprezinta:
Munca ce trebuie depusa sub forma de
activitati
+tilizare:
Instrument procesualde gandire)creatie si
planificare
10
Aran1are intr7o structura ierar%ica
/rupare de elemente orientate catre
rezultate
Instrument ar%itectural)arata sc%eletul#
structura
Instrument pentru raportarea stadiului
proiectului
Rezultatele proiectului reprezinta ceea ce obtinem in urma derularii unui proiect# fiind direct legate de
obiective$
(*: O ) Informarea a @FF de familii nevoiase cu privire la serviciile centrului social timp de o luna$
R ) @FF de familii nevoiase informate cu privirela serviciile centrului social timp de o luna$
Indicatorii de erificare sau de performanta reprezinta instrumentele de masura care fac posibila
cunatificarea nivelului de realizare atins de obiectivele propuse# activitatile realizate si rezultatele obtinute$
(*: O ) Imbunatatirea accesului locuitorilor din localitatea = catre centrul administrativ$
R )0impul mediu de calatorie pana in centrul administrative pentru locuitorii din localiatea = se reduce cu
BF6 comparative cu situatia initiala$
Matricea cadru logic " instumentul de planificare si management# solicitata de finantator# component a
cererii de finantare prin intermediul careia un solicitant aplica pentru obtinerea unor fonduri$ Se poate citi
prin:
4$ 'ogica vertical ) identifica intentiile proiectului# clarifica relatiile cauzale de tip mi1loc7scop si specifica
ipotezele care pot infulenta -:daca7atunci;.
@$ 'ogica orizontala ) asigura cadrul pentru monitorizare si evaluare# defineste modul in care vor fi
e*aminate obiectivele din descrierea indicatorilor si mi1loacelor
Structura Matricei 'ogice
Arborele obiectivelor 'ogica interventiei
11
,ogica erticala
Pentru fiecare nivel al logicii interventiei# daca
rezutatele sunt produse si supozitiile!pre7conditiile
sunt adevarate# atunci$$$I
,ogica orizontala
+uget $ categorii de c-eltuieli
Cuantifica activitati
Directioneaza si identifica ce resurse sunt necesare si cand sunt solicitate
Permite evaluarea obiectivelor si a activitatilor unui proiect din punctual de vedere al costului lor
actual
+n buget realist si actualizat permite evaluarea financiara a proiectului
Costuri de personal# de transport# ec%ipamente ) bunuri# administratie# promovare# cazare# masa# prestari
servicii$
0ipuri de buget
J pe categorii de c%eltuieli ) stabilirea c%eltuielilor pe diverse categorii
J pe activitati si c%eltuieli ) realizeaza planul financiar coreland categoriile de c%eltuieli cu fiecare
activitate stabilita
J pe sursele de venit ) grupeaza c%eltuielile pe categorii si pe surse de finantare
(tape in realizarea bugetului
4$ Planifica activitatile proiectului
@$ (stimeaza c%eltuielile pentru fiecare
activitate
A$ (stimeaza posibilele surse de venit
B$ Reconciliaza eventualele diferente dintre
c%eluieli si venituri
5$ Realizeaza o planificare in timp a c%eluielilor si veniturilor
C$ /aseste solutii pentru eventualele crize de lic%iditati )
reconsiderarea bugetului
?$ Supune bugetul spre aprobare
D$ Stabileste procedure de supraveg%ere permanenta in
timpul implementarii
12
Asigurati o suma aparte pentru :c%eltuieli neprevazute;
'uati in calcul plata impozitelor# 0A7ul# ta*e etc$
Controlul proiectului
+rmareste observarea oricaror abateri de la planificare# investig%eaza cauzele# apreciaza consecintele si
introduce corectarile necesare$
Riscul nesrespectarii planificarii se reduce prin planuri alternative# monitorizarea activitatii si asigurarea unui
bun sistem de comunicare
Controlul timpului
Controlul resurselorumane
Controlul costurilor
Controlul calitatii
Monitorizare " Colectare asistematica a informatiilor cu privire la activitatea proiectului
A1uta la urmarirea si intelegerea progresului facut in vederea realizarii obiectivelor proiectului
Se concentreaza asupra analizei performantelor pe termen scurt comparate cu ceea ce s7a
planificat
Monitorizam: resursele investite# activitatile# procesele de luare a deciziilor$
Recomandari monitorizare eficienta
Kaloanele -milestones. sunt introduce pentru a indica terminarea uneia ctivitati# faze# arata ca s7a atins un
anumit prag$
Cum !e realizeaza% Prin ce metode%
Indicatori cantitativi -nr de beneficiari.
Indicatori calitativi -grad de satisfactie.
Indicatori financiari -costuri directe! indirecte.
Indicatori de impact
Metode de colectare.
1urnale
observatii
interviu
c%estionare
Sur!e de colectare.
beneficiari
Parteneri
ec%ipa
Ealuare ) A fost sau nu un succes3
unealta de apreciere
Masoara in mod global rezultatele# obiectivele si impactul proiectului
Asigura date pentru proiecte similare in viitor
Se poate face la finalul proiectului sau se pot face si evaluari intermediare
(valuarea proiectului " (miterea de 1udecati privind progresul inregistrat pe calea atingerii obiectivelor$
13
Ce evaluam:
In ce masura proiectul si7a atins obiectivele$
Daca nu# de ce3
In ce masura munca a fost bine facuta3
In ce masura resursele au fost utilizate in mod
eficient3
Care a fost impactul proiectului3
Ce ati invatat pe parcursul proiectului3
Cum veti utilize e*perienta dobandita pe
parcursul proiectului pentru viitoarele
proiecte3
Cand se vor face evaluarile3
Ati inclus banii pentru evaluare in proiect3
Raportul de evaluare contine rezultatele obtinute in urma aplicarii planului de evaluare care se pot insera in
raportul catre finantator$ Raportul trebuie sa contina:
Obiectivele avute in vedere,
O scurta informare cu privire la necesitatea
atingerii obiectivelor,
Cum si ce informatii au fost colectate# cum au
fost colectate si analizate,
Ce demonstreaza informatiile colectate,
Cum a fost facuta evaluarea si de catre cine,
Au fost atinse obiectivele propuse
initial3
Ce alte rezultate au fost atinse,
Ce noi necesitati au aparut pe parcursul
programului,
Ce recomandari se fac pentru viitor$
Recomandari
4$ 8u sariti de la faza de conceptie -idee. direct la faza de e*ecutie -au mai fost derulate asemenea
proiecte sau acesta este complet diferit.&
@$ 8u sariti peste faza de conceptie# indifferent de e*perienta&
A$ 8u sariti peste faza de evaluare si corectarea planului propus initial&
B$ 8u treceti brusc de la un proiect la altul&
Managementul calitatii " evaluarea si demonstrarea ca toate activitatile planificate si realizate satisfac
standardle si reglementarile de calitate ale proiectului$
Asigurarea interna a calitatii este facuta de ec%ipa de proiect
Asigurarea e*terna a calitatii este realizata de client sau colaboratorii neimplicati in proiect$
Controlul calitatii se realizeaza pe tot parcursul desfasurarii proiectului$ (c%ipa de proiect trebuie sa detina
cunostinte de control statistice# sa utilizeze notiuni ca:
Prevenire si inspectie
Caracteristici de referinta sau variabile de
referinta
(venimente aleatorii si previzionate
0olerante
Managementul calitatii cuprinde
14
I$ Activitati:
formarea personalului
liste de control pentru produse
respectarea standardelor
utilizarea componentelor prefabricate
II$ Identificarea erorilor
inspectii
predarile de faza
trecerea in revista a produsului
Respectati anga1amentele asumate fata de client!sponsor# nu realizati mai mult decat vi s7a cerut&
Calitatea trebuie sa fie o stare de spirit si un proces continuu$
Managementul re!ur!elor umane
Managerul de proiect:
Indica directia# perspectiva# orientarea strategica#
armonizarea obiectivelor proiectului cu obiectivele
organizatiei
Realizeaza ec%ilibrul intre buget ) timp ) calitate )
beneficiari 7 sponsori
Se confrunta cu provocari: autoritate
limitata# responsabilitati mari
Delegarea sarcinilor si evitarea
supraalocarii resurselor umane
Stiluri de management
a. Orientat pe sarcini !responsabilitati b. Orientat pe relatii
Cele B subtipuri de manageri
Directi ) accent pe sarcini! relatiile sunt
secundare
De !pri/in ) accent pe sarcini si pe relatii
De facilitare ) sarcinile secundare! accent pe
relatii
De delegare ) accent scazut pe sarcini si pe relatii
15
Stiluri de management
Daca ceva nu merge# de ce nu merge3
Delegare vs control
'ipsa cunostinte!abilitati
'ipsa regulamente!proceduri!fise de post
'ipsa resurse
'ipsa motivare
Comunicare deficitara
Mediu nefavorabil!nemotivant
Structura inadecvata!politici inadecvate -sau
lipsa.
'ipsa termene clare&
0eam 'eader! Manager de proiect
Rol inter(per!onal
reprezinta si conduce ec%ipa
asigura legatura !coeziunea
Rol informational
monitorizeaza mediul intern !e*tern
disemineaza informatii
vorbeste in numele ec%ipei !purtator de cuvant
Rol decizional
aloca resurse# perfectioneaza# inoveaza
rezolva conflicte !negociaza
Comunicare
Interna
(*terna
Comunicare interna 7 informare# cooperare#
coordonare
stabilirea de reguli de lucru
stabilirea de intalniri
metode de lucru
Comunicare e*terna
identificarea potentialilor factori interesati
te%nici de identificare -diagrame (88.
comunicarea cu media -metode# strategii.
Mi1loace specific comunicare e*terna:
Conferinta de pre!a: durata mare#
intrebari si raspunsuri
+riefing: informare scurta# cadru
restrans# atmosfera destinsa
Telefoane de pre!a: informare
rapida# mesa1 clar# semi7protocolar -de
pastrat evidenta telefoanelor si
mesa1elor.
Materiale pentru pre!a: informatii de
anvergura!publicitate
Comunicate de pre!a: material standard -cine#
unde# cand# ce# de ce si cum.!preferabil sa nu aiba
mai mult de o pagina.
Interiuri: bine pregatit in functie de teme#
audienta# participare# transmisie directa!
inregistrata etc$
Ec-ipa de proiect
Succesul muncii in ec%ipa de proiect este asigurat de coeziunea ec%ipei si satisfactia membrilor ei$
Obstacole:
alorile culturale 'ipsa directiilor strategice
16
Abordarile individuale
Stiluri diferite
Politici
'ipsa unor obiective clare pentru performanta
'ipsa trainingului
Acestea pot fi estompate printr7o comunicare eficienta intre manager si membrii ec%ipei# ceea ce
presupune:
Formularea concisa si precisa a mesa1ului
0ransmiterea rapida si nedeformata a
mesa1ului
Asigurarea fluentei si reversabilitatii
comunicarii
+tilizarea unui limba1 comun de catre emitator
si receptor
Simplificarea si descongestionarea canalelor
de comunicare
Asigurarea fle*ibilitatii si a adaptabilitatii
sistemului de comunicare
Crearea echipei pasi
Motivare ) de ce3
Misiune ) pentru ce3
iziune ) catre ce3! incotro3
Sarcini ) ce trebuie facut3
Echipa eficienta
Responsibilitati !roluri -liderul.
Atitudini
Competente
Comunicare
Coordonare
Fle*ibilitate etc$
(CLIPA (FICI(80A
Membrii ec%ipei lucreaza pentru indeplinirea
unor obiective comune# cunoscute# intelese
si acceptate de toti# care slu1esc ec%ipa# dar
si interesul individual
Rolurile si responsabilitatile sunt clare si
bine cunoscute de toti membrii ec%ipei
Atmosfera de lucru este informala#
confortabila# dinamica
(c%ipaare un inalt statut moral
Productivitatea este ridicata: membrii
ec%ipei muncesc mult# utilizand7si optim
abilitatile$
'iderul este mandru de ec%ipa sa# este
interesat de realizarile fiecarui membru
Fiecare membru este mandru de realizarile
sale si accepta feedbac>7ul colegilor
Membrii ec%ipei au incredere si se bazeaza
unii pe ceilalti
(c%ipa nu se simte amenintata de
sc%imbare# fiecare fiind interesat sa incerce
abordari creative
Canalele de comunicare sunt desc%ise
pentru idei# sentimente si ascultare activa
O ec%ipa de proiect trebuie sa beneficieze de:
oameni potriviti
autonomie -in cadrul organizatiei.
loc potrivit de lucru -amplasare.
17
spri1in logistic -din partea organizatiei.
separare a sarcinilor si timpului alocat -proiect! treburi curente.
statut clar al fisei de post
0i!a Po!tului
Special realizata pentru proiect# cuprinde:
0itlul
Relatiile de lucru: cine raporteaza cui etc$
Cine coordoneaza un set de activitati# e*:
responsabilul cu comunicarea coordoneaza
campania de promovare a proiectului
Responsabilitatile
Conditii de munca# e*: laptop# telefon# birou
Fiecare membru trebuie sa isi cunoasca sarcinile si
atributiile# ce# cand si cum trebuie sa faca# fata de
cine raporteaza# cine il poate inlocui$
Managementul Ri!cului
Riscul este nesiguranta# posibilitatea ca anumite lucruri sa nu mearga conform planului# avand impact
negativ asupra bugetului# timpului alocat sau c%iar asupra calitatii proiectului$ Riscul nu poate fi eliminat# ci#
cu a1utorul managementului poate fi controlat$ ('IMI8AR(A COMP'(0A A +8+I RISC (S0( O +0OPI(&
Riscuri e*terne
Retragerea unei finantari
Calamitati naturale
Sc%imbarea legislatiei
Crize economice
18
0e%nici utilizate pentru identificarea riscurilor
Reuniuni de brainstorming
C%estionare si interviuri
Analiza unor rapoarte de finalizare a altor
proiecte$
Metoda scenariilor
Analiza de sistem
Cunostintele si e*perienta personala
Identificarea riscurilor se bazeaza pe raspunsurile la urmatoarele intrebari c%eie:
4$ In ce consta riscul si care sunt caracteristicile sale3
@$ Cat de serios trebuie tratat riscul identificat3
A$ Ce trebuie facut pentru a micsora impactul riscului asupra rezultatelor proiectului3
Probabilitatea de a se produce riscul identificat se poate face prin acordarea unei note in intervalul 47E -4
avand semnificatia unei probabilitati foarte mici de aparitie# iar E semnificand o probabilitate de aparitie
foarte mare.# pe baza e*perientei persoanelor consultate in privinta riscurilor$
Impactul -consecintele. riscului asupra proiectului se poate evalua prin A calificative# astfel:
4$ Mare
Se pot produce evenimente
semnificative# c%iar grave asupra
termenelor si costurilor
proiectului$
@$ Mediu
(fectele produse sunt mai putin
grave asupra termenelor# dar sunt
considerabile asupra costurilor$
A$ Mic
(fectele sunt mici atat asupra
termenelor# cat si asupra
costurilor proiectului
Probabilitate ?7
E
Mediu Mare Inacceptabil
Probabilitate B7
C
Mic Mare Inacceptabil
Probabilitate 47
A
Mic Mediu Mare
Impact mic Impact mediu Impact mare
/radul de risc se interpreteaza in felul urmator:
Grad mare$inaccepta#il
pot e*ista consecinte ma1ore
asupra proiectului si de aceea
necesita monitorizarea si
reevaluarea continua a riscului
deoarece va afecta cu certitudine
punctele de verificare ale
proiectului$
Grad mediu
pot e*ista consecinte
semnificative asupra proiectului#
fapt pentru care riscul trebuie
revazut si recuantificat periodic#
desi nu va afecta punctele de
verificare ale proiectului$
Grad mic
nu sunt asteptate consecinte
deosebite asupra proiectului# dar
riscul respectiv trebuie revazut si
reanalizat cu regularitate pentru
eventuale recuantificari$
Managementul timpului
Pentru:
A depasi obstacolele care ne impiedica sa facem ceea ce ne dorim
A invata sa programam si sa actionam in functie de prioritati
A indeplini sarcinile cu succes si la timp
A scapade stres
8e a1uta sa:
Stabilim corect
prioritatile
(vitam capcana timpului
Anticipam oportunitatile
Avem mai multa
libertate si control
(vitam conflictele de timp
(vitam vina si scuzele
pentru esecul anumitor
actiuni
(valuam progresul mai usor
edem :imaginea de
ansamblu;
/estionam correct cariera
Avem relatii e*celente in
familie si in societate
'ipsa de gestionare a timpului si comportamente umane determinate de aceasta
Cautatorii de laude Intotdeauna spun ce munca grea fac in loc sa o faca
Cei care se plang Se plang de ce nu pot sa faca o munca grea in loc sa o faca
Refractarii Isi petrec timpul povestind despre sentimentele negative pe care le nutresc
Spontanii Incep prea multe lucruri si nu se gandesc niciodata la consecinte
An*iosii ad riscuri si dificultati pretutindeni
Indiferentii Sunt plictisiti tot timpul
Cei obsedati de timp Mai mult verifica timpul decat sa lucreze
Activistii Actioneaza fara sa aiba o directive anume si nu economisesc timp
Super7organizatii Isi petrec timpul mai mult planificand decat lucrand
Problemele de timp pot fi:
nerespectarea termenelor pentru actiuni
prea multe sarcini :aproape gata;
prea multe :actiuni prioritare; pe lista
prea multe intalniri
neprevazutul
Pot fi reduse! rezolvate prin:
monitorizare minutioasa si evaluare#
actionand la timpul potrivit
acordarea de suficienta libertate de actiune
managerului de proiect
Instrumente ! 0e%nici
Matricea Ei!en-o1er
:Ceea ce e important e rar urgent# iar ceea ce e urgent e rar important&:
+n proiect de succes:
Se desfasoara in timpul %otarat,
Se realizeaza la costurile propuse,
(ste realizat la standard inalte,
Face ca toti cei implicati sa fie mandri de realizari$
44 reguli pentru succesul proiectului
4$ Obtineti consensul asupra rezultatelor asteptate ale proiectului
@$ Obtineti spri1inul si acordul continuu si formal al persoanelor si institutiilor implicate in proiect
A$ Construiti cea mai buna ec%ipa
B$ Realizati un plan de actiuni cuprinzator# viabil si mereu actualizat
5$ Determinati si atrageti resurselede care aveti nevoie
C$ Faceti o planificare in timp realista a activitatilor
?$ Faceti atat cat puteti
D$ Fiti fle*ibili
E$ 0rebuie sa informati intotdeauna pe cei implicati asupra ceea ce ati facut si ceea ce urmeaza
4F$ Fiti buni lideri
44$ Amintiti7va ca ceea ce conteaza sunt oamenii$
Criterii de selectie a proiectelor
Relevanta
Fata de obiectivele programului de finantare
Adecvarea activitatilor la nevoile grupurilor tinta
Contributia proiectului la indeplinirea scopului programului de finantare
Metodologie
Coerenta proiectului
Planificare coerenta a activitatilor
(*istenta partenerilor si gradul lor de implicare in proiect
Rezultate cuantificabile
Strategie de publicitate si promovare corespunzatoare
(*istenta indicatorilor
Sustenabilitate
Strategii de integrare si valorificare a rezultatelor proiectului
Diseminarea rezultatelor la diverse niveluri: national# regional# local$
Cost7eficienta
Kustificarea c%eltuielilor propuse in relatie cu rezultatele asteptate
8ivel realist al costurilor
Strategie eficienta de utilizarea banilor
Ac-izitii pu#lice
Suma tuturor proceselor de planificare# stabilirea prioritatilor# organizare# publicitate si procedure in vederea
realizarii de cumparari de catre organizatie# finantate de bugetul public$ Cadrul european legislativ se
g%ideaza dupa ? principii:
4$ 8ediscriminarea
@$ 0ratament egal
A$ Recunoasterea reciproca
B$ 0ransparenta
5$ Proportionalitatea
C$ (ficienta folosirii fondurilor publice
?$ Asumarea raspunderii
'egea ac%izitiilor publice din Romania -O/AB!@FFC. directioneaza catre comportament etic in cadrul
procesului de ac%izitii publice# impartialitate si confidentialitate$
Modalitati de atribuire:
a$ 'icitatia desc%isa
b$ 'icitatia restransa
c$ Dialogul competitiv
d$ 8egocierea cu publicarea prealabila a unui anunt de participare
e$ 8egocierea fara publicarea unui anunt de participare
f$ Cererea de oferte
Finantare europeana
Fondul (uropean de Dezvoltare
Regionala
7spri1in pentru IMM7uri# infrastructura de
transport# mediu# energie# educatie#
sanatate# turism# cercetare7dezvoltare#
0IC# cooperare teritoriala europeana
Fondul Social (uropean
7educatie si formare profesionala#
adaptabilitatea fortei de munca si a
intreprinderilor# incluziunea sociala#
cresterea eficientei administrative
Fondul de Coeziune
7infrastructura mare de
transport si mediu
Structura programului
Obiective Strategice !A*e Strategice
Programe
Sub7programe
Masuri
Proiecte!Actiuni
Finantare europeana ) Programe operationale: POS DR+# PO DCA# POR# POS CCR# POS M(DI+# POS
0RA8SPOR0# P8DR# POP# POS A0
Documente7cadru de implementare
Documente elaborate de Autoritatile de Management pentru detalierea implementarii programelor
operationale respective, nu se negociaza cu Comisia (uropeana
Pentru fiecare program operational va e*ista cate un Document7Cadrude Implementare
Pe baza DCI se dezvolta /%idurile pentru Solicitanti
/%idul Solicitantului " Documentul care va a1uta potentialii beneficiari in procesul de redactare si depunere
a cererilor de finantare ) proiectelor$
Cuprinde informatii utile privind:
Cererea de propuneri de proiecte: tipuri de
proiecte eligibile# alocarea financiara
orientativa# contributia solicitantului
Cadrul strategic
PO: obiectivele AP!DMI# Activitati eligibile#
(valuarea si selectia -ane*a puncta1ul
acordat criteriilor de evaluare si selectie.
Contractare!raportare!valoarea adaugata a
proiectului!sustenabilitatea
proiectului!informare si publicitate!teme si
grupuri tinta eligibile
(ligibilitatea solicitantilor si a partenerilor
(ligibilitatea si selectia proiectelor : criterii
de eligibilitate si de selectie
Cum se completeaza ! unde se depune
cererea de finantare
obiective orizontale
(ligibilitatea c%eltuielilor
2ugetul cererii de finantare
Flu*ul financiar )instructiuni privind
rambursarea!prefinantarea!plata 0A$
Pa!i pentru acce!area finantarii
4$ 2eneficiarii eligibili completeaza cererea de finantare si ane*ele -e*ista un model unic de cerere de
finantare cu ane*e diferentiate pe fiecare Fond.,
@$ Cererea de finantare este transmisa Organismului Intermediar! Autoritatii de Management,
A$ erificarea conformitatii administrative a cererii -conform procedurilor interne ale fiecarei AM.,
In general# aceasta vizeaza:
a$ depunerea in termen,
b$ completarea corecta,
c$ avize# studii de fezabilitate# documente de confirmare a cofinantarii
B$ erificarea eligibilitatii proiectului ) cerinte minime:
tipul de interventie si legatura cu obiectivele PO
natura beneficiarului
valoarea asistentei solicitate
nivelul de cofinantare
durata proiectului
5$ (valuarea te%nica si financiara a proiectului:
obiectiv
rezultate
activitati si resurse
necesitate
capacitate de management
C$ Selectarea proiectului# conform criteriilor aprobate de Comitetul de Monitorizare si prezentate in
Documentul7Cadru de Implementare -:Programul Complement;.,
?$ Aprobarea proiectului si semnarea contractului de finantare$
Documente ane*e cererii de finantare -e*emple.
Statut sau documente de asociere,
2ilanturile oficiale pe ultimii trei ani,
Adeverinta ca solicitantul nu are datorii la
bugetul de stat,
Cazierul fiscal al reprezentantului legal al
Autorizatia de constructie,
Documente de confirmare a contributiei
solicitantului,
Plan de afaceri# studiu de fezabilitate# analiza
cost )beneficiu,
solicitantului si al reprezentantului te%nic,
Aviz de mediu# analiza impactului de
mediu,
Proiectul te%nic,
C7urile persoanelor implicate in
managementul implementarii proiectului etc$
Cerinte de baza pentru implementarea corecta
Respectarea activitatilor prevazute in proiectul aprobat si a calendarului de implementare
Respectarea legislatiei in domeniul:
ac%izitiilor publice#
protectiei mediului#
a1utorului de stat$
Pastrarea unei contabilitati separate pentru proiect,
Asigurarea unei piste de audit corespunzatoare,
Informarea publicului cu privire la proiect si finantarea obtinuta
Cofinantare
'a nivel national# e compusa din
cofinantarea de la bugetul de stat plus alte
cofinantari publice si cofinantarea privata,
De principiu# pentru autoritatile publice si
O8/7uri# nivelul cofinantarii proprii a fost
stabilit la @756 din valoarea eligibila a
proiectului,
Pentru cofinantarea privata# nivelul poate fi
intre @F si 5F6 -nivelurile sunt dictate de
regulile a1utorului de stat.,
Cofinantarea proprie a beneficiarului poate
fi asigurata din surse proprii sau atrase
-imprumuturi# emisiune de obligatiuni#
diverse alte surse.$
Pre(finantare
Sumele transferate de la buget catre un
beneficiar -cu e*ceptia celor din sectorul
privat. sau catre un O8/# pentru lic%idarea
anga1amentelor de plata fata de un
contractor# in stadiul initial de implementare a
proiectelor,
Se acorda in baza unui contract de finantare
semnat intre beneficiar si AM! OI,
Conditia este ca beneficiarul sa aiba de1a un
contract semnat cu un contractor$
O c%eltuiala este ('I/I2I'A daca indeplineste simultan urmatoarele conditii:
A fost platita efectiv de beneficiar intre 4
ianuarie @FF? si A4 decembrie @F45
-daca Autoritatea de Management nu
decide altfel.,
(ste insotita de facturi sau documente
contabile cu valoare ec%ivalenta,
Poate fi auditata si identificata,
(ste conforma cu prevederile contractului de
finantare,
Respecta prevederile in vigoare ale legislatiei
nationale si comunitare,
8u a beneficiat anterior de finantare din
asistenta financiara comunitara
nerambursabila$
Programul Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor +mane)POSDR+
Obiectivul general al POS DRU este dezvoltarea capitalului uman si cresterea competitivitatii prin
corelarea educatiei si invatarii pe tot parcursul vietii cu piata muncii si asigurarea de oportunitati
sporite pentru participarea viitoare pe o piata a muncii moderna# fle*ibila si incluziva a 4$C5F$FFF de
persoane$
Obiectivele specifice:
Promovarea calitatii sistemului de educatie si formare profesionala initiala si continua# inclusiv a
invatamantului superior si a cercetarii,
Promovarea culturii antreprenoriale si imbunatatirea calitatii si productivitatii muncii,
Facilitarea insertiei tinerilor si a somerilor de lunga durata pe piata muncii,
Dezvoltarea unei piete a muncii moderne# fle*ibile si incluzive,
Promovarea -re.insertiei pe piata muncii a persoanelor inactive# inclusiv in zonele rurale,
Imbunatatirea serviciilor publice de ocupare,
Facilitarea accesului la educatie si pe piata muncii a grupurilor vulnerabile$
Obiectivul general al PO DCA este acela de a contribui la crearea unei administratii publice mai eficiente si
mai eficace in beneficiul socio7economic al societatii romanesti$
Obiective specifice: Obtinerea unor imbunatatiri structural si de proces ale managementului ciclului de
politici publice$ Imbunatatirea calitatii si eficientei furnizarii serviciilor publice# cu accentual pus pe procesul
de descentralizare$
Obiectivul general al PO Regional consta in spri1inirea unei dezvoltari economice# sociale# ec%ilibrate
teritorial si durabile a Regiunilor Romaniei# corespunzator nevoilor lor si resurselor specifice# prin
concentrarea asupra polilor urbani de crestere# prin imbunatatirea conditiilor infrastructurale si ale mediului
de afaceri pentru a face din regiunile Romaniei# in special cele ramase in urma# locuri mai atractive pentru a
locui# a le vizita# a investi si a munci$
Obiective specifice:
Cresterea rolului economic si social al centrelor urbane# prin adoptarea unei abordari policentrice# in
vederea stimularii unei dezvoltari mai ec%ilibrate a Regiunilor
Imbunatatirea accesibilitatii Regiunilor si in particular a accesibilitatii centrelor urbane si a legaturilor
cu zonele incon1uratoare
Cresterea calitatii infrastructurii sociale a Regiunilor
Cresterea competitivitatii Regiunilor ca locatii pentru afaceri
Cresterea contributiei turismului la dezvoltarea Regiunilor
Obiectivul general al POS(Cre!terea Competitiitatii Economice il constituie cresterea productivitatii
intreprinderilor romanesti pentru reducerea decala1elor fata de productivitatea medie la nivelul +niunii$
Masurile intreprinse vor genera pana in @F45 o crestere medie a productivitatii de cca$ 5#56 annual si vor
permite Romaniei sa atinga un nivel de apro*imativ 556 din media +($
Obiective specifice:
Consolidarea si dezvoltarea durabila a sectorului productiv,
Crearea unui mediu favorabil dezvoltarii durabile a intreprinderilor,
Cresterea capacitatii de cercetare dezvoltare -CMD.# stimularea cooperarii intre institutii de
cercetare# dezvoltare si inovare -CDI. si intreprinderi# precum si cresterea accesului intreprinderilor
la CDI,
alorificarea potentialului te%nologiei informatiei si comunicatiilor si aplicarea acestuia in sectorul
public -administratie. si cel privat -intreprinderi# cetateni.,
Cresterea eficientei energetic si dezvoltarea durabila a sistemului energetic prin promovarea
surselor regenerabile de energie
Obiectivul general al POS Mediu consta in reducerea decala1ului e*istent intre +niunea (uropeana si
Romania cu privire la infrastructura de mediu atat din punct de vedere cantitativ# cat si calitativ$ Aceasta ar
trebui sa se concretizeze in servicii publice eficiente# cu luarea in considerare a principiului dezvoltarii
durabile si a principiului Npoluatorul plateste;$
Obiective specifice:
Imbunatarirea calitatii si a accesului la infrastructura de apa si apa uzata# prin asigurarea serviciilor
de alimentare cu apa si canalizare in ma1oritatea zonelor urbane pana in @F45$
Dezvoltarea sistemelor durabile de management al deseurilor# prin imbunatatirea managementului
deseurilor si reducerea numarului de zone poluate istoric in minimum AF de 1udete pana in @F45$
Reducerea impactului negative cauzat de sistemele de incalzire urbana in cele mai poluate localitati
pana in @F45$
Protectia si imbunatatirea biodiversitatii si a patrimoniului natural prin spri1inirea managementului
ariilor prote1ate# inclusive prin implementarea retelei 8atura @FFF$
Reducerea riscului de producer a dezastrelor natural cu efect asupra populatiei# prin implementarea
masurilor preventive in cele mai vulnerabile zone pana in @F45$
Obiectivul general al POS Tran!port consta in promovarea# in Romania# a unui sistem de transport durabil#
care sa permita deplasarea rapida# eficienta si in conditii de siguranta a persoanelor si bunurilor# la servicii
de un nivel corespunzator standardelor europene# la nivel national# in cadrul (uropei# intre si in cadrul
regiunilor Romaniei$
Obiective specifice:
Modernizarea si dezvoltarea a*elor prioritare0(870# cu aplicarea masurilor necesare pentru
protectia mediului incon1urator
Modernizarea si dezvoltarea retelelor nationale de transport# in conformitate cu principiile dezvoltarii
durabile
Promovarea transportului feroviar# naval si intermodal
Spri1inirea dezvoltarii transportului durabil# prin minimizarea efectelor adverse ale transportului
asupra mediului si imbunatatirea sigurantei traficului si a sanatatii umane$
Programul 8ational pentru Dezvoltare Rurala ) PNDR
Fondul (uropean pentru Agricultura si Dezvoltare Rurala -F(ADR. este un instrument de finantare
creat de +niunea (uropeana pentru a spri1ini tarile member in implementarea Politicii Agricole
Comune$
Politica Agricola Comuna este un set de reguli si mecanisme care reglementeaza producerea#
procesarea si comercializarea produselor agricole in +niunea (uropeana si care acorda o mare
atentie dezvoltarii rurale$
F(ADR reprezinta o oportunitate de finantare pentru spatiul rural romanesc# in valoare de
apro*imativ ?#5 miliarde de euro# incepand cu @FF? si pana in @F4A$ F(ADR se bazeaza pe
principiul cofinantarii proiectelor de investitii private$
Fondurile europene pentru agricultura pot fi accesate in baza documentului7c%eie Programul
8ational pentru Dezvoltare Rurala -P8DR.$
Programul Operational pentru Pescuit al Romaniei -POP. contribuie la realizarea viziunii strategice
e*primate in Planul 8ational Strategic pentru Pescuit si anume: N+n sector piscicol competitiv# modern si
dinamic# bazat pe activitati durabile de pescuit si acvacultura care ia in considerare aspectele legate de
protectia mediului# dezvoltarea sociala si bunastarea economicaO$
Dezvoltarea competitivitatii si a durabilitatii sectorului piscicol primar,
Dezvoltarea pietei pentru produsele sectorului piscicol,
Sustinerea dezvoltarii durabile a zonelor pescaresti si imbunatatirea calitatii vietii in aceste zone,
Sustinerea unei implementari adecvate a PO in cadrul Politicii Comune pentru Pescuit$
PO AT Programul Operational de Asistenta 0e%nica:
Obiectivul Programului Operational pentru Asistenta 0e%nica -PO A0. la nivel national consta in asigurarea
spri1inului pentru coordonarea si implementarea fondurilor regionale in Romania# garantarea unui sistem
fiabil de management si de monitorizare si asigurare a unei transmiteri coordonate de mesa1e generale
referitoarela instrumentele structurale$
A*e prioritare
A4: Spri1in pentru implementarea instrumentelor structurale si coordonarea programelor
A@: Dezvoltari viitoare si spri1in pentru functionarea Sistemului Informatic +nic de Management -SMIS.
AA: Diseminarea informatiei si promovarea instrumentelor structurale