CURS 1.

NOIUNEA DE DOCUMENT. TIPOLOGIE. SENSURI

Pentru a circula , informaia are nevoie de un suport: documentul. Altfel spus, informaia
reprezint coninutul documentului, iar documn!u" este cel care vehiculeaz informaia.
tiina documentrii atribuie noiunii de document, definiia cu cel mai nalt rad de
eneralizare: oric #a$% d cunoa&!r fi'a!% ma!ria"( )nr*i+!ra!% +au +u+c,!i#i"%
d a fi u!i"i$a!% ,n!ru con+u"!ar +!udiu +au ,ro#%.-
1

a! "ntre cele dou posibiliti de informare, materializat #i nematerializat, e$ist diferene
de natur #i de valoare. %alitatea esenial a informaiei materializate este perenitatea.
&iind fi$at pe suport material, informaia poate fi transmis n spaiu, dar #i n timp.
'

b! (ub aspectul comunicrii, informaia transmis oral #i rapid este receptat cu un rad de
apro$imaie) informaia materializat presupune o rc,!ar mai m!odic% &i mai
!minic%, memoria vizual a fiinei umane fiind mai puternic pe tot parcursul vieii, deci
#i cea mai important.
Cri!rii d c"a+ificar:
*area varietate a tipurilor de documente s+a creat de+a lunul timpului n raport cu
descoperirile tehnico-tiinifice dar #i n funcie de criterii economice ,cantitate #i cost!, sau
cele impuse de asigurarea integritii documentului , rezistena fizic!
Pentru a clasifica documentele se folosesc diferite criterii care permit sistematizarea
acestora.
I. %lasarea dup combinaia +u,or! documn!ar . +mn . !/nica d
)nr*i+!rar0rdar, reprezint sistemul tipoloic eneral, cel mai riid:
-up +u,or!u" documn!ar ,denumit #i mediu suport, purttor de informaie sau mediu de
nreistrare! :
a) documente istorice . nreistrate pe suport istoric ,argila, piatra, papirus,
pergament, tblie de lemn, pnz etc.).
/
-01234156(%3, -imitrie, 7 p. 8) 06256A41, *ircea. (tudii7, p.'9:. -efiniia a fost acceptat dup primul rzboi
mondial de Institutul Internaional de Coopreare Intelectual, mpreun cu alte oranisme de documentare. 6timoloic,
termenul provine din latinescul doceo ! ,"nv pe cineva) #i ptrunde n limbile europene n prima ;umtate a secolului al
<=>>+lea . "n limba rom?n a ptruns ca neoloism, circul?nd cu sensul ;uridic modern, p?n n secolul al <><+lea, c?nd s+a fi$at
si impus terminoloia documentri)
' -in cele mai vechi timpuri, tezaurul de cuno#tine al omenirii s+a pstrat, mai ales, prin obiecte concrete, purttoare de informaii. -ictonul latin @ =erba volant (cripta manent A e$prim tocmai aceast con#tientizare a
societii umane, asupra necesitii nreistrrii informaiilor, pe suport material rezistent.
b! documente contemporane+nreistrate pe suport modern ,hrtie, carton, material
plastic etc.!
c! documente tehnice + nreistrate pe suport tehnic, care poate fi: suport optic
,pelicula fotorafic, pelicula de film!# suport magnetic ,benzile manetice, cartele
manetice, discurile compacte audio !) $ecesit utilizarea unui echipament
tehnic, pentru a fi consultate.
B. %up !/nica d )nr*i+!rar ,de fi$are pe suport!
a! documente clasice: manuscrise, dactilorafiate, tiprite, $erorafiate ,fotorafiere,
scriere uscat!, $ilorafiate ,te$te ravate n lemn!) documente litorafiate ,te$te
ravate in piatr!)
b! documente moderne, obinute prin&
- "nregistrare electromagnetic: documente audio ,discuri, benzile manetice etc.!
documente video ,filmate cu camera de luat vederi simple sau diitale, sau enerate
de calculator!)
+ "nregistrare electronic . documente electronice ,sunt cuprinse #i fiierele de date
#i soft'are+urile de aplicaie) ele pot fi nreistrate pe suport de h?rtie, magnetic,
optic sau orice alt suport conceput pentru a fi prelucrat pe calculator sau printr+un
procedeu similar!)
%. -up +mn" convenionale fo"o+i!:
a! documente scrise ,av?nd la baz litera, cifra!)
b! documente imagini ,in care predomin imainea!, care pot fi, la r?ndul lor.
schematice ,scheme, planuri,rafice, diarame, hari! sau imagini reale ,desene, picturi
, ilustraii , stampe etc.!.
c) documente multimedia
II. C"a+ara din ,unc! d 1dr a" comunic%rii
A. Du,% forma d !ran+mi!r2 documente vizuale 3!oa! !i,uri" d documentele
grafice( +cri+ &i ima*ini( fi"m( CD.ROM4 &i documn! sonore 3 #and%( di+c( ca+!%
audio45
6. Du,% forma d rc,!ar 1or fi( r+,c!i12 documn! . vizuale5 auditive5 audio-
vizuale 3 fi"m +onor( !"1i$iun45 tactile (a"fa#!u" 6rai"" ,n!ru n1%$%!ori4.
&iecare dintre cateoriile menionate poate fi subclasat, , la r?ndul ei, dup alte
criterii.
. -ocumentele scrise du,% forma d ,r$n!ar ,o! fi2 car!( #ro&ur%( cai!( fa+cicu"( foi
1o"an!( !im#r
DOCUMENTTELE AR7I8ISTICE. DE9INIRE
"n activitile #tiinifice #i practice, cu anumite cateorii de documente, au fost
atribuite sensuri mai restr?nse pentru termenul de document, n funcie de necesitile
speciale ale celor care opereaz cu ele.
Ponderea documentelor colec ionate de arhive o constituie documn!" :uridic
,actele i coresponden a oficial! . Ac!" sunt documente oficia" +au ,ar!icu"ar ,rin
car + ad1r&! +au + ,rconi$a$% un fa,!( + confr% un dr,! +au + rcunoa&! o
o#"i*ai ;.
Actele oficiale se distin de alte cateorii de documente, dup urmtoarele
par!icu"ari!%i2
a! dup creator + sunt documente create n urma activitii desf#urate de persoane
;uridice 3or*an" ,u!rii cn!ra" d +!a!( or*ani$aii" admini+!raii d +!a!(
or*ani$aii" conomico.+ocia"( cu"!ura"( mi"i!ar( :uridic( c"$ia+!ic4(
,rcum &i d c%!r ,r+oan fi$ic5
b! dup scop + iniial au scop practic ,;uridic! de a atesta un fapt, a recunoa#te un
drept, o obliaie, iar constituirea lor n colecii este ;ustificat de utilizarea lor.
"n momentul n care sunt predate la (rhivele $aionale ele au alt destinaie, aceea
de baz material pentru consultare, studiu, cercetare.
Pentru delimitarea lor, n sens arhivistic, se folosesc #i termenii @arhive viiA
,necesare pentru lucrri curente! #i @arhive moarteA, ,care numai ndeplinesc acest
oficiu, av?nd scop documentar!.
Cermenii de document) #i act), n practica creatorilor de documente, sunt utilizai
adesea incorect, n sinonimie.
5oiunea de ac!- ,acte! desemneaz /<r!ii" )nr*i+!ra! +au documn!"
oficia" car( *ru,a! "a un "oc( forma$% un dosar. -eci dup aspectul arhivrii - un act
nu poate constitui ntotdeauna o unitate arhivistic de sine stttoare.
"n activitatea profesional, c?nd se opereaz cu aceast cateorie de documente,
av?nd parial particulariti comune, este imperativ #i perceperea distinct a acestor termeni
dup urmtorul criteriu:
6ste corect s denumim cu termenul Ddocument+ un nscris care este redactat ntr+o
form clar #i care singur are "neles de sine stttor, fc?nd dovada unor drepturi ,e$. o
diplom, un certificat etc.! #i cu termenul Dacte + nscrisurile care nu pot determina o
problem, un fapt, dect dac le lum "mpreun., dnd titlul unui dosar.
-e e$emplu, E 6*punere de motive, un +eferat de verificare sau un +aport de
cercetare etc., numai mpreun dau na#tere unui document sau, mai corect spus, unei
documentaii.
,

5oiunea de act a nceput s circule n limba rom?n din secolul al <><.+lea, iar
precizarea, n acest sens, o sim n instruciunile lucrrilor de birou emise de *inisterul de
>nterne al 0om?niei, n /8FG.
F
G
%ocumentaie H documentele privind o problem sau totalitatea mi;loacelor de informare relative la o problem anumit sau la
un domeniu de activitate. "n limba;ul tehnicienilor nseamn document de baz pentru e$ecuie)
F
%f. -icionar al #tiinelor speciale ale istoriei, sv.
4ucrrile de referin din domeniul lingvistic
I
definesc actul ca documn! "i#ra!
d o au!ori!a! ,rin car + a!+!% un fa,!( o o#"i*ai( idn!i!a!a cui1a.
"n %icionarul de tiine speciale ale istoriei: act - !rmn *nra" car +
d% ,n!ru oric )n+cri+ )n!ocmi! d ,r+oan fi$ic +au :uridic( con+!a!<nd +i!uaii d
dr,! +au d fa,!.
-in punct de vedere arhivistic, e$ist opinii diferite #i n r?ndul speciali#tilor, privind
abordarea termenilor act #i document. Astfel, n opinia arhivistului Aurel (acerdoeanu
J
,
termenul document este caracteristic nscrisurilor medievale, iar actul celor contemporane.-
CURS =.

Co"cii" d documn!
I
%f. -icionar enciclopedic, vol./, s.v.
J
(A%60-EK6A53, Aurel, p. /'I)
5oiunea de document, din punct de vedere etimoloic, provine din latinescul
documentum+ ceea ce servete la a "nva, a se instrui. -efiniia eneral, pentru
termenul document . oric #a$% d cunoa&!r( fi'a!% , un +u,or! ma!ria" &i
+u+c,!i#i"% d a fi u!i"i$a!% ,n!ru 1idn%( +!udiu +au ,ro#%. =olumul #i varietatea #i
documentelor, n continu cre#tere, au determinat, pe o anumit treapt a evoluiei sociale,
constituirea unor instituii, uniti sau resorturi a cror principal funciune este adunara
&i con+r1ara( )n mod or*ani$a!( a documn!"or( )n +co,u" 1a"orific%rii "or )n +co,uri
informaiona"( cu"!ura"( duca!i1( &!iinific( !/nic !c. -enumirile acestor uniti
sunt variate, n funcie de enul de documente colecionate. %ele mai multe denumiri provin
din limba greac, din combinaia: en de documente L cuv?ntul recesc MNOP H depozit:
alotec Q al ,lat.! L MNOP H colecie de ale)
bibliotec Q RSRTUVW L MNOP H colecie de cri)
cinematec Q cinema ,fr.! L MNOP H colecie de filme)
discotec Q XUYOVZ L MNOP H colecie de discuri)
filmotec Q film ,enl.! L MNOP H colecie de filme)
liptotec Q [T\]^_Z L MNOP H colecie de pietre ravate)
iconotec Q `UOaW L MNOP H colecie de imaini)
micotec Q bcOPZ L MNOP H colecie de ciuperci)
pinacotec Q ]UOPd L MNOP H colecie de picturi.
Alte denumiri de colecii sunt formate din numele latin al documentelor ,de obicei
specimene naturale! #i sufi$ul, tot latin, arium:
acvarium Q aeua H colecie de vieuitoare de ap)
ierbar Q herba H colecie de plante)
insectar Q insectum H colecie de insecte)
planetarium Q planeta H colecie de machete ale corpurilor cere#ti.
'. NOIUNEA DE AR7I8>
Cermenul de arhiv deriv din cuv?ntul recesc archeion . care desemna curia, locul
naltului maistrat numit archon-te. unde se pstrau actele ,archeia! emise n timpul
activitii acestuia. Cermenul a fost preluat de romani sub forma: arcivum, archivium
archivum, de la care a fost preluat n alte limbi moderne: archives ,fr.), archivio ,italian!,
archiva ,sp.!, (rchiv /erman!, arhiv ,rus! etc. "n evul mediu, noiunea de A0f>=1
desemna locul de pstrare a documentelor, dar #i documentele aflate n acest loc.
(rhivele, ca #i #i bibliotecile alctuiesc principalele colecii de documente scrise pe hrtie.
Cipul de documente, ce constituie obiectul de activitate al acestor instituii este diferit:
+ arhivelor sunt constituite din documente nepublicate /manuscrise ,acte ), constituite
n uniti arhivistice de ctre cei care opereaz cu aceste documente) au circuit intern.
+ bibliotecile sunt colecii de documente publicate ,cri, ziare, reviste!, av?nd drept
scop colecionarea, conservarea, oranizarea #i comunicarea documentelor ,prin
consultare n sli de lectur sau prin mprumut!.
-up cel de+al doilea rzboi mondial au aprut #i alte medii de nreistrare a informaiilor,
dec?t h?rtia: benzi de manetofon, videocasete, dischete, microfilme, utilizate at?t n
biblioteci c?t #i n arhive. "n funcie de anumite preocupri sau cerine locale, unele
biblioteci sau arhive #i pot amplifica activitatea #i cu alte enuri de documente
iconorafice, auditive sau chiar piese muzeistice.
&uncia lor principal este de a spri;ini cercetarea #i creaia.

"n prezent, termenul de arhiv este acceptat cu urmatoarele sensuri:
1. An+am#"u" d documn!( constituite oranic ,elaborate sau primite! referitoare la
activitatea unei uniti, la istoria unui popor, la persoane particulare, destinate prin natura
lor, a fi conservate. Pentru denumirea asamblului de documente, speciali#tii utilizeaz
termenul d ar/i1a"ii.
=. Loc +,cia" amna:a! unde sunt str?nse documentele rezultate din activitatea unei
uniti, n vederea pstrrii #i cercetrii lor 3D,o$i! d ar/i1%4.
?. In+!i!ui +au +r1iciu n cadrul unei uniti, care prime#te #i pstreaz #i oranizeaz
documentele, pentru folosirea lor "n scopuri economice, politice, sociale, culturale,
#tiinifice,etc.
Arhivele rom?ne#ti sunt relementate n prezent prin L*a Ar/i1"or Naiona"(
nr. 1@( 1AA@.
%onform art. /. din aca+!% "* con+!i!ui i$1oar i+!oric &i a"c%!ui+c 9ondu" A.
N. a" Rom<nii documn!" cra! d.a "un*u" !im,u"ui d c%!r or*an" d +!a! (
or*ani$aii" ,u#"ic +au ,ri1a! conomic( +ocia"( cu"!ura"( mi"i!ar &i r"i*ioa+(
,rcum &i d c%!r ,r+oan" fi$ic.
0eproduc?nd te$tual din leislaia n vioare ,Art.'!, prin documente care fac parte din
&ondul arhivistic 5aional al 0om?niei, se nelee: ac! oficia" &i ,ar!icu"ar(
di,"oma!ic &i con+u"ar( mmorii( manu+cri+( ,roc"amaii( c/m%ri( afi&( ,"anuri(
+c/i( /%ri( ,"icu" cinma!o*rafic &i a"! a+mna m%r!urii( ma!ric +i*i"ar(
,rcum &i )nr*i+!r%ri fo!o( 1ido &i informa!ic( cu 1a"oar i+!oric%( ra"i$a! )n ar%
+au d c%!r cra!ori rom<ni )n +!r%in%!a!
?. CLASI9ICAREA AR7I8ELOR
%riteriile de clasificare pot fi abordate ns din diverse unhiuri, astfel:
1. Du,% !a," ,roc+u"ui d formar a arhivelor, n baza practicii #i a leislaiei
arhivistice s+au fi$at trei cateorii de arhive2
. ar/i1 curn! 3 d r*i+!ra!ur%4 5
. ar/i1 d d,o$i! 3con+!i!ui!45
. ar/i1 i+!oric 3,rmann!4
Arhivele curente #i de depozit sunt arhivele aflate n oranizaii. Privite din perspectiv
arhivele vii de azi, sunt arhivele istorice de m?ine, iar arhivele istorice de azi au fost
arhivele curente de ieri. A#a se e$plic loica unei oranizri dup norme impuse de
leislaie, ncep?nd din etapa de reistratur ,curent!. '. -up dinra a rhivelor :
+ arhive deinute de oranizaiile creatoare de arhiv )
+ arhive deinute de Arhivelor 5aionale )
+ arhive deinute de alte oranizaii ,biblioteci, muzee! #i persoane particulare.
G. -up cra!orii ar/i1"or
+ ar/i1 cn!ra" +au *u1rna!i1, create de instituiile de conducere din stat )
+ ar/i1 admini+!ra!i1, create de: prefecturi, primrii, consilii populare )
+ ar/i1 :udc%!or&!i sau ;udiciare, create de instituii ca: (fatul -omnesc, tribunale, curi
cu ;uri etc.)
+ ar/i1 ,o"iin&!i . provin de la instituiile din perioada modern care aveau n sarcin
meninerea ordinii #i care erau orane e$ecutive ale statului )
+ ar/i1 conomic, provenite de la instituii care au avut atribuii n diferite ramuri ale
economiei #i cele provenite de la *inisterul Ariculturii, al >ndustriei, al %omerului )
+ ar/i1 +!a!i+!ic . fac parte din arhivele economice) apar n secolul al <>< .lea, prin
nfiinarea oficiilor statistice ,/:I8! )
+ ar/i1 mi"i!ar . cuprind documente create de armat, *inisterul de 0zboi, *arele (tat
*a;or )
+ ar/i1 +ani!ar . aparin unor instituii create la sfr#itul secolului al <><+lea) amintesc
de leacuri pentru boli, msuri de prevenire, epidemii )
. ar/i1 +ocia" ale unor oranizaii pe ramuri de producie, constituite cu scopul de a+#i
pstra interesele lor, de a+i oraniza pentru obinerea de privileii ,bresle #i
corporaii,asociaii, sindicate! )
. ar/i1 cu"!ura" . create de instituii de cultur precum A(C0A, Ateneul 0om?n,
biblioteci, muzee )
+ ar/i1 d )n1%%m<n! se oranizeaz nvm?ntul, iar arhivele sunt create de #coli, licee,
universiti )
+ ar/i1 c"$ia+!ic, cele mai boate arhive din perioada feudal p?n astzi, cu
documentele cele mai vechi.
J
Coate aceste cateorii de documente formeaz 9ondu" Ar/i1i+!ic Naiona" a" Rom<nii.
Eranizarea

B. AR7I8A CURENT> DE REGISTRATUR> 3SAU ADMINISTRATI8>4
%onstituie obiectul cursului nostru.
Arhiva curent este aceea care +! )n cur+ d con+!i!uir, ce se bazeaz pe anumite
relementri. Arhiva este constituit din cor+,ondn a ,rimi!%( ',dia!% +au )n!ocmi!%
,n!ru u$ in!rn , rezultat din activitatea cotidian a oraniza iilor.
-ocumentele sunt pstrate la compartimente un timp limitat. 4imita ma$im p?n c?nd
documentele se pot considera ca fiind pri ale arhivei curente este de ' ani #i este ;ustificat
de utilizarea lor. -up ' ani, sunt constituite n dosare ,conform nomenclatorului! #i
urmeaz s fie depuse la arhiva unitii.
-up acest timp, arhivele #i pierd actualitatea #i trec la arhivele clasate, constituind arhive
de depozit. -up anumite termene, fi$ate prin leislaia arhivistic, materialele arhivistice
socotite cu caracter permanent se predau ctre Arhivele 5aionale, pe baz de inventare.
Aceste arhive vor fi deschise publicului spre consultare, devenind arhive istorice ,sau
enerale!.
Ti,o"o*ia documn!"or cra! n arhivele administrative poate fi abordat dup criterii
diferite.
A. -in punct de vedere al +u,or!u"ui informaiona" ,mediului de nreistrare! :
. "nscrisuri pe hrtii ,manuscrise, parial imprimate, dactilorafiate mecanic sau
electronic!, care constituie ponderea documentelor de birou )
+ documente pe suport tehnic care pot aprea incidental n birourile coleciilor
administrative, fie ca ane$e la un document scris pe h?rtie, fie ca documente distincte.
6$emple: documente audio+vizuale nreistrate tehnic pe supori manetici sau informatici)
documente scrise nreistrate electronic ,disgete, %-+uri! )
+ matrice siilare
B. -up forma d ,r$n!ar , documentele scrise pot fi :
+ foi volante + nscrisuri, planuri, plan#e, hri, stampe, afi#e
+ dosare ,d. constituite n uniti !
+ registre, condici, caiete ,preconstituite din formulare tip, parial imprimate, boniere,
chitaniere, facturier etc.!, cataloae )
c! -up modu" d crar.
+ -ocumente create pentru u$ in!rn . rapoarte, decizii, dri de seam de activitate,
reulamente de ordine interioar, cereri , borderouri, coresponden, etc.
+ %oresponden . documn! car in!r% &i i+ din uni!a!.
-! -up forma d ,%+!rar2
+ concept . nscris cuprinz?nd o prim redactare definitiv a unui act , care permite
eventualele corectri, completri n vederea asiurrii formei definitive a actului. (inonime:
ciorn, bruion, minut.
+ original . documentul care a fost conceput cel dint?i, fr a e$ista alt model sau fr a
imita, indiferent de tipul de document abordat.
"n cazul documentelor arhivistice, oriinalul reprezint forma cea mai complet a
documentului sau actului care are forme de validare ,isclituri!. "n consecin, ori*ina"u"
unui ac! ar 1a"oar ,ro#a!ori :uridic%. (inonimul ac! au!n!ifica! este folosit n zilele
noastre pentru ori*ina"" mu"!i,", fiecare dintre ele conin?nd elemente de autenticitate .
#tampile, isclituri.

CURS ?
SISTEME CI METODE DE P>STRARE A DOCUMENTELOR

1. Sisteme de pstrare la nivelul organizaiei
"n cadrul oranizaiilor se practic dou sisteme de pstrare a documentelor, n
funcie dimensiunile oranizaiei&
a! ,%+!rara cn!ra"i$a!% / "n cazul organizaiilor mici)&
- toate documentele sunt pstrate "ntr-o "ncpere#
- un funcionar specializat "n acest scop, se ocup de ele#
- sistemul de "ndosariere este unic, pentru toat organizaia .
(vanta0e & echipamente bine e*ploatate, posibilitatea gestionrii centralizate i
computerizate.
b! ,%+!rara d+cn!ra"i$a!%, "n cazul organizaiilor mi0locii i mari&
- fiecare compartiment "i pstreaz documentele emise i primite#
- sistemele de clasare sunt stabilite de fiecare compartiment, "n funcie de specificul
documentelor.
-
1.2. 3etode tradiionale de pstrare
4rin metode de pstrare a documentelor, se "nelege, de fapt, tipul recipientelor
folosite pentru arhivarea curent a documentelor "n birouri. (tta timp ct hrtia continu
s fie principalul mi0loc de transmitere a informaiilor, se vor folosi "n continuare tehnici
de "ndosariere clasice i depozitarea "n dulapuri.
5n principiu, avem urmtoarele posibiliti de pstrare a documentelor&
a#ezarea n vrafuri a dosarelor)
poziionarea n bibliorafturi, casete, supori verticali)
suspendarea pendular sau vertical)
6a alegerea celei mai bune metode de pstrare, factorii hotrtori sunt economia de
spaiu i economia de timp.
Tipuri de dosare
- dosarul simplu - o foaie de carton "ndoit "n care documentele nu sunt ataate cu nimic#
- dosarul plic sau mapa 7 cu trei clape de carton care "nchid documentele, fiind astfel
prote0ate de pierdere i de praf, putnd fi prevzute i cu dou benzi elastice pentru o mai
bun "nchidere#
- dosarul cu #in - cu sistemul de prindere cu lame metalice sau din plastic, impunnd
perforarea documentelor pe marginea stng#
- dosarul dublu - format dintr-un dosar cu in i unul plic#
- dosarul cu clem - o copert din carton sau plastic, care are "n partea superioar a
clem#
- mape transparente din material plastic subire, deschise "n partea superioar sau
lateral, prevzute cu o margine perforat care permite plasarea lor "ntr-un dosar cu in#
- dosare suspendate - prevzute cu un sistem de agrafe de raft# de aici documentele se pot
scoase fr a scoate dosarele din raft#
- dosare cu etichete 7 prevzute cu o margine, pe care se pot face notaii#
- dosare de ncopciat "n bibliorafturi.
Alte tipuri de recipiente&
+ Bibliorafturi cu diferite mecanisme de prindere#
+ 2eni cu fa de carton sau din material plastic, pentru arhivarea pe vertical i lateral#
+ %utii pentru fi#iere, confecionate din carton sau lemn de diferite dimensiuni#
+ %ontainere verticale#
- Casete pentru discuri magnetice#
+ %asete pentru pstrat dosare#
- Cutii pentru microfilme.
Cea mai rspndit tehnic de pstrare a documentaiei, "n birourile romneti, este
aceea a ordonrii "n dosare de ncopciat, care sunt prinse apoi n bibliorafturi "n funcie de
sistemul de clasare practicat "ntr-un birou. (cest sistem prezint avanta0ul ocuprii unui
spaiu mai mic, cu condiia de a fi pline. %ac conin mai puine documente, dect
dimensiunile standard, este de preferat pstrarea lor "n dosare, introduse "n containere
verticale sau casete.
(cest suport poate fi folosit i pentru prospecte, cataloage i alte documente cu formate
neuzuale. 8ederea de ansamblu este mult mai ameliorat, iar aspectul este mai ordonat.
*apele cu file nendosariate, de format (1,. sunt cele mai practice pentru pstrarea
actelor "n stadiu anterior arhivrii. (a s-a a0uns i la sistemul de mape suspendate, cu file
nendosariate, folosit "n unele birouri , mai ales pentru documente de care avem permanent
nevoie sau, care pot fi uor substructurate.
%ac prezentm comparativ, cele dou moduri de arhivare , raportndu-ne la
operaiunile de introducere a unui document, ne edificm asupra acestui lucru.
9*emplu&
operaiuni pentru biblioraft &
:.sortarea hrtiilor# 2.perforarea# ,.scoaterea biblioraftului din fiet# 1.deschiderea#
;.deschiderea dispozitivului de blocare# <. cutarea locului de aezare#=.repoziionarea
hrtiilor# >.deschiderea mecanismului# ?. introducerea hrtiei, :@. reaezarea hrtiilor# ::.
"nchiderea mecanismului de blocare# :,. "nchiderea biblioraftului# :1. aezarea
biblioraftului "n fiet.
operaiuni pentru map suspendat&
:. sortarea hrtiilor# 2. deschiderea fietului# ,. ridicarea mapei# 1. introducerea hrtiei# ;.
eliberarea mapei# <. "nchiderea fietului#
3apa nu trebuie s cuprind mai mult de <@ de file# dac depete acest numr,
atunci trebuie s se creeze o nou subdiviziune, cu mape intermediare, uurndu-se astfel
accesul direct spre piesa arhivat. Anele secretare consider c mapele suspendate trebuie
e$cluse n cazul #efilor haotici.
!"#$% "& A'&(A$& )* $A+T#$%
-up modul de a#ezare n rafturi e$ist dou sisteme: 1r!ica" ,i "a!ra".
Sistemul vertical
-in practica secretariatelor, se confirm c cea mai bun tehnic de pstrare a
documentelor este a#ezarea pe vertical ,arhivare suspendat una n spatele celeilalte n
containere cu #ine de prindere! n care documentele pot fi arhivate volant, n mape sau
dosare.
-ocumentele sunt a#ezate n dosare astfel, nc?t, pentru a le scoate, se face o mi#care
de ;os n sus. 5umele fiecrui dosar sau coninutul acestuia se trec pe muchia de sus a
dosarului sau pe o etichet ata#at acestei muchii.
Avanta;e:
- fiecare operaie ntr+o map separat)
- economie de spaiu prin adaptarea mapelor la coninutul lor)
- clasificare prin clrei)
- ordonare, resire #i prelucrare, simple.
6ste ideal s e$iste o list cu toate dosarele, la nceputul fiecrui raft sau indicatoare de raft.
. Si+!mu" "a!ra"
-osarele se a#eaz n raft, unul l?n altul, precum crile. (e eticheteaz pe
marinea din afar. Pentru a se face economie de spaiu, s+au realizat diferite stela;e sub
form circular, fi$ate pe un a$ rotativ n care, dosarele sunt a#ezate dup razele cercului.
(olicitantul nu trebuie s se deplaseze, ci doar rote#te a$ul p?n c?nd dosarul cutat a;une
n faa sa. Prezint avanta;ele arhivrii verticale, fr a avea ns sistemul de #ine
telescopice.
Pentru unitile n care se manipuleaz un numr mare de dosare, s+au conceput
sisteme automatizate, prin care, dosarele incluse n containere pot fi aduse la comand de la
un tablou centralizat
.
P%+!rara +c/i"or &i d+n"or
Planurile #i desenele pot fi depozitate orizontal, n sertare plane sau vertical, n
dulapuri care au compartimente cu perei despritori, ondulai, pentru a pstra desenele de
format mare, astfel nc?t, s stea pe poziie vertical fr a se ndoi. 3n dulap vertical, dotat
astfel, ocup mai puin spaiu dec?t unul orizontal cu aceea#i capacitate.
STOCAREA ELECTRONIC>
Pentru informaiile care nu necesit o stocare obliatorie pe h?rtie, folosirea
sistemelor computerizate ofer mai multe avanta;e,sub aspectul resirii rapide a
documentelor. (istemele de pstrare clasice pot fi nlocuite cu dischete, pe discuri
optice sau pe hard+disg .
Avanta;e:
- economia de spaiu)
- resirea mult mai rapid #i mai u#oar a informaiilor)
- transmiterea mai u#oar prin fa$, e+mail etc.
- securitatea pstrrii nreistrrilor, folosind parola )
-ezavanta;e:
- cost ridicat al echipamentelor)
- cheltuieli cu imprimarea)
SISTEME DE URM>RIRE A CIRCULAIEI DOCUMENTELOR
"n activitatea curent, e$ist situaii n care sunt solicitate anumite documente din
dosare sau chiar dosare, spre a fi consultate n alte birouri. Pentru aceste situaii s+au ?ndit
#i c?teva sisteme de urmrire.
a) 9i&a d )m,rumu! sau cartela pentru dosare absente . este formularul care se pune n
locul unui document sau dosar scos din raft. Aceast fi# cuprinde: numrul sau titlul
dosarului sau documentului, numele persoanei care a primit documentul ,mprumutat de 7
cu aprobarea! serviciul n care lucreaz, data comunicrii #i data returnrii. 6ste ideal, ca
aceast fi# s fie pus ntr+o map transparent, care va fi folosit #i ca suport pentru alte
documente, ce alimenteaz ntre timp dosarul respectiv, permi?nd totodat #i observarea
rapid a dosarelor absente.
b) 9i&a d rfrir "a a"! do+ar . se folose#te ori de c?te ori un dosar poate fi
cunoscut #i sub mai multe denumiri sau, se refer la mai multe probleme. -e e$emplu, n
cazul unei firme, care se reoranizeaz #i #i schimb numele, n dosar, sau n seciunea n
care ar putea fi noua denumire, se plaseaz o fi# de tipul: Pentru informaii despre7 vezi
dosarul .
c) (istemul de referire cu cod #ar% asiur un mi;loc de urmrire a dosarelor care
circul n interiorul oranizaiei)
Presupune :
- codificarea dosarelor)
- un scanner manual, tip bahet, care nreistreaz de pe zona codificat numele #i locul
fiecrui fi#ier, de fiecare dat c?nd acesta este mprumutat. >nformaiile nmaazinate se
scur printr+un terminal n calculator, de unde putem afla unde este un dosar.
-#$S .
-/ASA$&A "!-#&*T&/!$ "#01 *!&*-/AT!$ (T%T/#$%2
Eperaiunea fundamental #i cea mai comple$ a reistraturii o constituie repartizarea
#i clasarea actelor. Aceast operaiune presupune ordonarea tuturor documentelor ntr+un
sistem raional, n condiii de accesibilitate #i siuran, indiferent de natura lor, de forma #i
de frecvena utilizrii
"n eneral, secretareleh asistentele se ocup de clasarea documentelor
i
care circul
la nivelul conducerii. "n oranizaiile n care nu e$ist un serviciu de reistratur #i
secretariatul funcioneaz de obicei centralizat, acesta poate ocupa #i de oranizarea altor
documente, aparin?nd firmei respective.
A clasa documentele arhivistice n forma final nseamn a aplica urmtoarele etape
enerale de lucru:
I. A ana"i$a ac!" in!ra! &i i&i! &i a " r,ar!i$a )n!r.un do+ar du,% ri!riu d
coninu!( )n a&a f"( )nc<!( do+aru" +% ,oar! un titlu corespunztor( +!a#i"i! ,rin
*omenclatorul ( !a#"a d !i!"uri4 fic%ri or*ani$aii5
II. A c"a+a ac!" r,ar!i$a! )n ficar do+ar( du,% a"! cri!rii documn!ari+!ic(
3dc<! c" d coninu!4 )n funci d na!ura "or &i d crin" d u!i"i$ar +,cific
fic%rui +r1iciu5
1. NOMENCLATORUL DOCUMENTELOR
1.1. Nc+i!a!a a,"ic%rii Nomnc"a!oru"ui
*ulimea #i diversitatea documentelor care intr #i ies dintr+o unitate, necesit
respectarea cu riurozitate a circuitului lor, clasarea acestora pe baze #tiinifice care s
asiure resirea lor rapid.
$omenclatorul arhivistic sau nomenclatorul documentelor de arhiv este un
instrument principal de lucru al fiecrui creator de arhiv, const?nd dintr+un tabel sa u list
sistematic a tuturor categoriilor de documente, create n decursul unui an, grupate pe
compartimente, potrivit schemei de oranizare a unitii respective, iar n cadrul acestora pe
probleme #i termene de pstrare.
2ruparea documentelor pe baza nomenclatorului are mare nsemntate nu numai n
activitatea curent, ci #i pentru activitile ulterioare: constituirea unitilor arhivistice,
inventarierea #i selecionarea acestora, valorificarea informaiilor din documente etc.
i Erice clasare este o operaiune loic prin care, obiectele sunt rupate conform radelor de asemnare #i separate conform elementelor care le difereniaz.
&ormarea dosarelor pe baza nomenclatorului arhivistic este sistemul cel mai
economic #i operativ, clasarea documentelor put?nd fi efectuat chiar de speciali#tii care l+
au creat.
Practica a dovedit c persoanele care creeaz documentele, la compartimente, cunosc
cel mai bine unde este locul documentelor, conform nomenclatorului, care este valoarea
acestora #i implicit termenul de pstrare.
3n nomenclator bine ntocmit #i aplicat corect, de la nceputul fiecrui an, nseamn
un spri;in esenial fr de care nu se poate concepe constituirea corect a arhivei curente.
Cocmai de aceea, ntocmirea #i aplicarea sa este una din principalele obligaii ale
creatorilor i deintorilor de documente)
:
.
5entocmirea #i neaplicarea de ctre creatorii de documente, persoane ;uridice, a
nomenclatoarelor arhivistice pentru documentele proprii, constituie contravenie #i se
sancioneaz conform art. G9 din 4eea Arhivelor 5aionale nr./Jh/88J, modificat #i
completat prin 4eea nr. GI:hJ iunie '99'.
1.=. Procduri !/nic d )n!ocmir a nomnc"a!oru"ui
5omenclatorul se ntocme#te de ctre fiecare creator de arhiv, pentru documentele
proprii ,vezi model, ane$a G!
&iind un instrument de lucru de mare interes, de care depinde ntreaa oranizare a
documentelor, pentru ntocmirea nomenclatorului trebuie s se implice, n primul
r?nd, conducerea unitii, care, prin #eful compartimentului care rspunde de arhiv,
s trimit fiecrui compartiment o not intern, prin care s solicite propuneri n
vederea ntocmirii nomenclatorului ,vezi ane$a '!)
Aceste propuneri trebuie s cuprind, sub form de tabel absolut toate cateoriile de
documente ce urmeaz s se creeze la fiecare compartiment.
efii compartimentelor vor avea ri;, ca ruparea documentelor n dosare, s se fac
n funcie de problemele comune pe care le trateaz, de importana lor tiinific #i
practic #i implicit de termenele de pstrare.
4a stabilirea termenelor de pstrare trebuie avute n vedere #i prevederile Codului
civil, Codului penal, 6egii contenciosului administrativ, 6egii contabilitii nr.
>2B/88/ cu modificrile #i completrile ulterioare etc. ca #i nevoia practic de
documentare. Astfel, spre e$emplu, vor fi cuprinse ntre documentele permanente&
planurile anuale, rapoartele, drile de seam sau informrile, situaiile statistice
anuale etc., pentru cele decadale, lunare sau trimestriale stabilindu+se termene de
pstrare temporare de /,',G,I ani.
"n tabel, vor fi trecute mai nt?i dosarele, apoi documentele preconstituite ,reistre,
condici, cartoteci!. %uprinsul fiecrei uniti arhivistice va fi redat scurt, clar i
concis, fr prescurtri #i evit?nd formulrile enerale #i echivoce. Propunerile vor
trebui s cuprind #i informaiile secrete, ca #i lista cu bazele de date computerizate.
:
=ezi art.: din 4eea Arhivelor 5aionale nr./Jh/88J ) >nstruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii #i deintorii de
documente, art./9 . /I, n *60A, 4aureniu, p. ''F)
Erdinea dosarelor, n cadrul compartimentului, se stabile#te n funcie de importana
actelor ce le compun. Astfel, la nceputul tabelului sau listei, vor fiura:
/! dosarele ce cuprind actele normative, instruciuni, dispoziii, circulare, "ndrumri
din partea ministerelor sau unitilor tutelare, dac este cazul, apoi
'! dosarele cu documentaia principal a unitii.

"n nomenclator, rupele de documente se repet de at?tea ori, de c?te ori se creeaz n
activitatea unitii de ctre diferitele sale compartimente.
0ezumatul unitilor arhivistice trebuie s reflecte e$act cuprinsul acestora, s fie
formulat clar #i precis, in?ndu+se seama #i de termenul de pstrare. -e e$emplu,
pentru acelea#i cateorii de documente create pentru perioade diferite #i termenele de
pstrare vor fi diferite: pentru planurile de activitate, drile de seam sau rapoartele
de activitate, situaiile statistice etc. trebuie ntocmite dosare separate pentru cele
anuale, care se pstreaz permanent, la fel pentru cele trimestriale ,I ani! ca #i pentru
cele lunare ,/ an!.
Propunerile compartimentelor se centralizeaz de ctre #eful compartimentului care
rspunde de arhiv ,secretariat, resurse umane, contabilitate etc.!, mpreun cu
arhivarul sau responsabilul cu arhiva. (e analizeaz, apoi, cu spri;inul consilierului
;uridic #i al comisiei de selecionare at?t sub aspectul definirii cuprinsului unitilor
arhivistice, evit?nd formulri enerale #i echivoce ca: %iverse, (cte, Coresponden
diferit, 6ucrri diverse, %ri de seam, fr a se specifica perioada pentru care au
fost ntocmite etc., c?t #i al stabilirii termenelor de pstrare.
5omenclatorul arhivistic se ntocme#te sub forma unui tabel, n care se nscriu, pe
compartimente, cateoriile de documente rupate pe probleme #i termene de pstrare.
"n tabel, compartimentele trebuie a#ezate conform organigramei unitii, fiecare
av?nd ca simbol o liter ma;uscul. "n cazul ministerelor care au n subordinea lor
departamente, nomenclatoarele vor fi ntocmite pe departamente sau pe direcii
enerale independente, iar n cazul unitilor centrale #i ale celorlalte uniti se
ntocme#te c?te un nomenclator unic, pe structura proprie a unitii.
"n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile e$acte ale departamentelor sau
direciilor, n ordinea n care fiureaz n schema de oranizare #i se numeroteaz cu
cifre romane ,>, >>, >>>.....!.
"n rubrica a doua, se trec compartimentele care compun departamentul sau direcia
respectiv ,serviciile #ihsau birourile! #i se noteaz cu litere ma;uscule ,A,B,%.....!.
"n rubrica a treia se consemneaz, n rezumat, scurt, clar #i concis, dar fr
prescurtri, cuprinsul documentelor ce constituie unitatea arhivistic ,dosar, reistru,
condic, cartotec!. 5umerotarea unitilor arhivistice se face cu cifre arabe,
ncep?nd cu nr. / la fiecare compartiment, tocmai pentru ca eventualele completri
sau omisiuni, fcute ulterior la un compartiment sau altul s se poat face u#or, fr
s afecteze ntreul nomenclator.
"n rubrica a patra se consemneaz termenul de pstrare pentru fiecare cateorie de
documente. (tabilirea lui se face av?nd n vedere leile n vioare, importana
#tiinific a informaiilor din documente ca #i importana practic pentru activitatea
creatorului de documente. "n dreptul rupelor de documente, care se pstreaz
permanent, se scrie litera ma;uscul 4 ,permanent!, iar pentru cele care se pstreaz
temporar se scrie cifra arab care reprezint numrul anilor c?t se pstreaz
,/,G,I,/9,I9 etc.!.
-ac termenul de pstrare al unor rupe de documente nu poate fi stabilit cu
certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac e$ist motive s se
presupun c, n anumite con;uncturi, informaiile documentelor pot avea importan
#tiinific, l?n termenul de pstrare temporar se menioneaz %( ,Comisia de
selecionare, de pild,. /9 %(!. 4a e$pirarea termenului de pstrare, aceste
documente vor fi analizate de Comisia de selecionare cu mai mare atenie #i, dup
caz, pot fi reinute permanent, poate fi prelunit termenul de pstrare sau pot fi
propuse pentru eliminare.
+ubrica a cincia este rezervat pentru observaii.
Cifra roman, litera ma0uscul i cifra arab formeaz indicativul unitii
ar3ivistice dup nomenclator ,-e pild, indicativul >A I, reprezint, -irecia
eneral, serviciul secretariat, dosarul I!. Atribuirea indicativului reprezint
operaiunea de codificare.
8

%?nd unitatea nu are n componena sa departamente sau direcii, ci doar servicii #i
birouri, se va renuna la prima rubric din modelul de nomenclator, cuprins n ane$a /
din 4eea /Jh/88J. -ac unitatea nu are nici compartimente, se va renuna #i la
rubrica a doua, trec?ndu+se n rubric doar numrul curent, cuprinsul cateoriilor de
documente, termenul de pstrare #i observaii. "n aceste cazuri indicativul unitii
arhivistice va fi format din litera ma;uscul #i cifra arab ,B8! sau numai din cifra
arab ,/, '9, etc.!. "n concluzie, indica!i1u" uni!%ii ar/i1i+!ic( du,% nomnc"a!or(
+! un "mn! car 1aria$% )n funci d +!ruc!ura uni!%ii.
4a nreistrarea documentelor, indicativul unitii arhivistice va fiura n reistrul de
intrare+ie#ire al corespondenei ,n rubrica rezervat acestuia! ca #i pe fiecare
document n parte, fc?ndu+se n acest fel, corelaia dintre reistru #i acte. -e
asemenea, indicativul dup nomenclator se va resi pe fiecare unitate arhivistic sau
biblioraft n care urmeaz a se repartiza documentele, pe coperta fiecrei uniti
arhivistice constituite definitiv ca #i n inventar ,coloana a doua!.
-up ntocmirea proiectului de nomenclator, el va fi verificat de ctre arhivistul de la
Arhivele 5aionale sau direciile ;udeene, care rspunde de unitate, completat sau
modificat cu suestiile acestuia #i apoi definitivat la calculator sau prin
dactilorafiere la un r?nd #i ;umtate.
5omenclatorul trebuie aprobat, prin decizie intern, de ctre conductorul unitii #i
apoi trimis cu adres ,vezi ane$a F!, n dou e$emplare, pentru confirmare.
5omenclatoarele ntocmite de creatori la nivel central se confirm de ctre Arhivele
5aionale, iar cele ale celorlali creatori, de ctre direciile ;udeene ale Arhivelor
5aionale.
8
"n instituiile colecionare de documente, resirea informaiilor se realizeaz prin operaia de codificare. Codificarea
reprezint procesul de atribuire a unor simboluri numerice sau alfa+numerice care poart diferite denumiri.
Propunerile compartimentelor pentru ntocmirea nomenclatorului arhivistic trebuie s
fie temeinic analizate, astfel nc?t )nici o categorie de documente s nu rmn pe
dinafar, "ntruct aceste omisiuni vor duce, ulterior, "n timpul clasrii documentelor, la
"ncercri de asimilare prin analogie care, "n final, duc la pierderea individualitii
documentelor, la imposibilitatea nominalizrii i regsirii lor).
/9
Alctuit, cum s+a amintit, pe baza propunerilor tuturor compartimentelor, av?nd ca
scop ruparea corect a documentelor n uniti arhivistice, nomnc"a!oru" ar/i1i+!ic
r%m<n )n 1i*oar a!<!a !im,( c<! )n 1iaa uni!%ii nu + ,roduc modific%ri +!ruc!ura"
im,or!an!. %?nd apar activiti noi, documentele respective vor fi introduse n
nomenclator la compartimentele corespunztoare, unitile arhivistice respective primind
numere noi, n continuarea celor e$istente. 5oile compartimente ,dac este cazul! vor fi
cuprinse n nomenclator, cu ntreaa lor problematic. %?nd au loc reoranizri,
restructurri de compartimente, schimbri de atribuii etc. atunci se ntocme#te un nou
nomenclator.
%?nd competena #i atribuiile unei uniti sunt acelea#i pentru ntreul sistem #i ca
urmare creeaz acelea#i cateorii de documente pe ntreaa ramur, se poate aplica acela#i
nomenclator pentru toate unitile ce creeaz acelea#i cateorii de documente ,;udectorii,
parchete, consilii locale, bnci, #coli etc.!.
-up confirmare, nomenclatorul arhivistic devine in+!rumn! oficia" d "ucru, cu
aplicare obliatorie. 3n e$emplar se d la reistratura eneral pentru a servi la repartizarea
documentelor la compartimente pentru rezolvare, precum #i pentru menionarea n reistrul
de intrare+ie#ire a indicativului dosarului unde s+a clasat actul. &iecare compartiment va
primi pentru aplicare, un e$emplar din nomenclator sau partea ce+i revine din acest
instrument de lucru.
Nomnc"a!oru" ar/i1i+!ic + a,"ic% d "a )nc,u!u" anu"ui )n cur+.
%30( IhJ
CLASAREA DOCUMENTELOR Dn DOSARE
Du,% ,rima !a,% d *ru,ar( du,% nomnc"a!or 3du,% ,ro#"m4( ,rin car do+ar"
,rim+c un !i!"u &i un indica!i1( )n cadru" do+ar"or documn!" af"a! +u# ac"a&i !i!"u
,o! fi ordona! du,% a"! cri!rii d c"a+ar. , n funcie de natura documentelor #i de
cerinele utilitii lor.
Astfel, n domeniul afacerilor, contractele pot fi clasate dup criteriul cronologic sau
numeric# firmele sau persoanele ,furnizori, membri ai personalului, clieni!, dup criteriul
alfabetic.
/9
%E*A5,=oica, p. F/I)
Criteriul geografic const n ruparea unor documente pe anumite arii eorafice,
provenite de la uniti sau persoane fizice care, prin natura activitii lor, creeaz astfel de
documente, cum sunt institutele de topometrie, geologie, cartografie etc.
5n unitile bancare, a cror activitate este str?ns leat de o serie de corespondeni, prin
operaiunile de creditare+debitare etc. se practic formarea dosarelor pe corespondeni,
ceea ce presupune ruparea ntr+un dosar a documentelor care se refer la unul #i acela#i
corespondent. Aceste dosare sunt ordonate, apoi, alfabetic, n rafturi.
%lasarea dup criteriul nominal const n ruparea actelor dup denumirea sau enul lor,
ceea ce nseamn c ntr+un dosar se concentreaz documente numai de un sinur en:
procese-verbale, ordine, circulare, rapoarte de activitate, situaii statistice, e*trase de
cont, balane de verificare etc. i n acest caz, ruparea documentelor n interiorul
dosarului trebuie s respecte ordinea nreistrrii lor, in?ndu+se seama #i de documentele
cone$ate sau ane$e.
-atorit acestui fapt, se d posibilitatea cunoa#terii mai bine a coninutului
documentelor rupate n dosare, identificrii lor, atunci c?nd necesitile o cer.

Anitatea de ordonare poate fi aleas dintre elementele informaionale comune tuturor
documentelor:
+ numele persoanei ;uridice emitente)
- nume de persoane #i funcii responsabile)
- data ,de emitere sau de primire! cu elementele: an, luna, zi)
- numr de nreistrare ,la emitent sau destinatar! )
- localitatea ,emitentului sau destinatarului! ,date eorafice!
- denumirea sau enul , chitan, proces . verbal, ordin, decizie, e$tras de cont
etc.! )
"n funcie de elementul pentru care se opteaz, uni!%i" d ordonar ,o! fi cuvinte
+au cifre( iar cri!rii" d c"a+ar +un!( du,% na!ura "or( alfabetice +au numerice.
-in aceste dou sisteme de clasare, principale, deriv #i altele: ordinea zecimal,
cronologic, alfanumeric.
Astfel, dac se opteaz pentru clasarea documentelor dup dat, unitatea de ordonare va
fi cifra, iar criteriul va fi cel natural, cronologic) dac se opteaz pentru numrul de
"nregistrare, clasarea va fi numeric) dac se opteaz pentru subiecte ,probleme!, enul
documentelor, nume de organizaii, persoane sau localiti, criteriul va fi alfabetic.
(ecretara h asistenta ana;at ntr+o firm cu activitate ndelunat va si sisteme de
stocare a documentelor de;a stabilite) rolul ei, n acest caz, este acela de a le aplica corect.
Dn a"*ra unui cri!riu c"a+ar !r#ui +% + in% con!( )n!o!dauna( d urm%!orii
fac!ori2 accesul operativ "a documn! &i costurile stocrii. Oda!% +!a#i"i!( +i+!mu" + 1a
a,"ica unitar &i continuu.
3n sistem de clasare nu se stabile#te dup bunul plac al personalului, ci dup criterii
de eficien, urmrind cerinele practice, specifice unui compartiment. -e e$emplu, pentru
un serviciu de resurse umane, cel mai eficient este criteriul de ordonare alfabetic ,dup
numele persoanelor ana;ate!) pentru un serviciu de e$port va fi util un criteriu alfabetic,
dar dup elementul eorafic.
%ostul se evalueaz n funcie de materialul #i timpul consumat cu clasarea #i
cutarea.
=. 1 C"a+ara crono"o*ic%
in acest caz, unitatea ordonatoare va fi data nreistrrii documentului la intrare sau
ieire. Pe msura ce intra n unitate, cele mai recente se vor plasa deasupra celor cu dat
mai veche, av?nd, ntotdeauna, deasupra teancului, documentul cu data cea mai recent.
(istemul este practicat, de obicei, n etapa de adunare a documentelor curente #i este util , n
special, pentru clasarea documentelor care constituie un tot omoen ,e$trase de cont,
rapoarte cu reim periodic, facturi, documente fiscale etc. ! sau pentru firmele mici, la care
numrul documentelor de clasat este restr?ns.
"n etapa de constituire a dosarului,se inverseaz n ordinea cronoloic a numerelor care
reprezint data.
(vanta0ele sistemului:
- resirea unui document se rezolv rapid, cu condiia ca solicitantul s cunoasc data
e$act la care documentul a fost nreistrat)
- &iind rupate n funcie de data la care s+a lucrat cu ele, putem avea la ndem?n #i
documentele asociate.
%ezavanta0e&
>n cazul operrii cu coresponden foarte diversificat, scrisorile primite #i
rspunsurile, viz?nd aceea#i problem, risc s fie desprite prin repartizarea cronoloic.
Pentru resirea informaiilor, #i dup aceast faet, va fi necesar ntocmirea unui inde*
tematic sau pe probleme.
=.=. C"a+ar numric%
"n clasarea numeric se respect ordinea natural a numrului de "nregistrare
atribuit fiecrui document intrat sau ie#it din oranizaie sau a numerelor prenreistrate, n
cazul facturilor, borderourilor, documentelor fiscale etc. 6ste utilizat, n mod special,
pentru clasarea corespondenei.
%lasarea dup numrul de nreistrare, se practic, n special, n cazul oranizaiilor
care funcioneaz n mai multe cldiri, prin repartizarea unor rupe de numere pe
compartimente, astfel, nc?t, s e$iste o corespondent ntre compartimente #i rupul de
numere care se atribuie.
6$emple:
+ de la nr. / la I99 . pentru (ecretariat )
+ de la nr. I9/ + /999 . pentru serviciul 0esurse 3mane )
+ de la /99/ . I999 + pentru serviciul Administrativ etc.
0epartiia se face n funcie de volumul de munc cu corespondena al fiecrui
compartiment sau sediu. "n etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate
serviciile, se adun #i se ordoneaz numeric.
(vanta0ele sistemului:
+ aran;area #i cutarea sunt rapide, e$tensia se poate face la infinit, documentul lips sau
mutat poate fi sit u#or)
+ se pot localiza documentele u#or, numai la vederea numrului de nreistrare, dosarele
fiind repartizate pe compartimente) pentru orientare rapid, se pot nota numerele atribuite
fiecrui compartiment #i se pot pstra la ndem?n, ntr+o cartotec sau sertar.
+ permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari .
%ezavanta0e&
+ este imposibil intercalarea unui dosar nou)
+ un repertoar alfabetic, este indispensabil )
+ documentele mai vechi, cu numr de nreistrare mai mici, dispar, cu timpul, din
circulaie. Pentru remedierea acestui nea;uns se practic redistribuirea anual a rupelor de
numere, pe compartimente.
=.?. C"a+ara a"fa#!ic%
Presupune clasarea corespondenei n ordinea alfabetic, de la A la j. (istemul este
cel folosit n cazul crilor de telefon sau al dicionarelor.
%lasarea alfabetic se practic, n mod special, n instituiile de administraie public
,primarii!, n firme de e$port, n oranizaii cu sucursale, filiale, uniti comerciale care au
relaii cu furnizori, clieni, n oranizaii de asisten social, instituii de nvm?nt,
medicale etc. sau, raport?ndu+ne la tipuri de documente, n cazul rapoartelor, proceselor
verbale, dosarelor de personal, etc.
"n aceste cazuri, unitatea ordonatoare poate fi :
- $ume de persoan 0uridic de la care provin sau, la care se refer documentele )
- nume de persoan fizic)
- subiectul principal al documentelor ,de pild oferte) !sau
- zon geografic.
-e obicei, + )n!ocm+c a!<!a do+ar( c<! "i!r a" a"fa#!u"ui +un! r,r$n!a!
d documn!.
"n cazul n care, numrul de documente, corespunztor dosarului unei litere, este prea
mare, dep#ind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate
submpri n mai multe subuniti, astfel : "osarul &a - an) Do+aru" Ao - as etc.
"n schimb, dac un dosar este prea voluminos, pentru documentele corespunztoare unei
litere, se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape
distincte, iar pe dosar se va indica coninutul, astfel 2 A4-, etc.
-esiur, ordonarea documentelor enerate de oranizaii, nu ridica probleme de
comple$itate, precum cele ale documentarii, pentru care e$ist standarde de ordonare.
//

//
CD(C ><,<B: 7 >?. +eguli de ordonare alfabetica in cataloage si bibliografii . 4rincipii si reguli generale.

=.?.1 C"a+ara a"fa#!ic% a num"or d ,r+oan fi$ic
4rincipiul de baz: numele de familie constituie, ntotdeauna, cuv?ntul de ordine.
Aleerea subunitii de ordonare ,subunitii directoare! se face, in?nd cont de
fiecare liter din cuv?nt.
Ca$uri +,cia" &i r*u"i
Iniiale identice: se ordoneaz numele dup a doua liter) dac #i aceasta este identic, dup
a treia litera, #.a.m.d. 6$emple: 6 " i s e i, 6 n a c h e, 6 n c i c etc.
$ume identice& ordonarea se face in?nd cont de iniiala prenumelui: Popescu Andrei)
Popescu, Ion ) Popescu, Mihai.
$ume si prenume identice& se ale subuniti de ordonare, iniiala reprezent?nd numele
tatlui sau o funcie a persoanei. 9*emple :-umitra#cu C. 2heorhe. ) -umitra#cu N.
2heorhe sau -umitra#cu 2heorhe ,contabil!) -umitra#cu 2heorhe ,director economic4.
$ume compuse cu cratim& unitatea de ordonare este primul nume) reula se aplic #i n
cazul numelor compuse fr cratim ,cazul femeilor cstorite, care+#i pstreaz #i numele
anterior cstoriei, aduat, de obicei, dup numele de cstorie: 5icolae 6rad + 2eorescu
) Ion+cu.2alai) 4uii A",a*o+ 5ovello etc.
$ume de persoane care ncep cu o particula de noblee ,d( 1on!: aceasta nu se ia n
considerare, n ordonare.
$ume scoiene i irlandeze care ncep cu Mc sau Mk se consider la a#ezare ca ncep?nd cu
M, iar n aceea#i rup cu astfel de nume se consider ca ncep?nd cu Mac. 6$emplu: Lupu,
>on) Mc Callum) *ac Courdi) *c Donald) *ac Donnel) Popa7.#.a. m.d.
$ume i prenume confuze, precum G/or*/ Andrei sau P!r >on Andrei) atunci c?nd se
dactilorafiaz corespondena, se recomand evidenierea cu alte caractere a cuv?ntului de
ordonare ,bolduiri, italice, nume cu litere mari #i prenume cu litere mici, sublinieri!)
$ume strine scrise cu alt alfabet( dec?t cel latin ,slav, rec, ebraic, arab!: se practic
conversia n alfabet latin, conform normelor standardizate internaionale adoptate ca
standarde rom?ne.
/'

3etodele de conversie cele mai uzitate sunt :
- transcrierea - care const n a reprezenta elementele unei limbi, sunete sau semne, oricare
ar fi scrierea lor oriinal, prin orice sistem scris de litere sau semne fonetice)
- transliterarea + care const n a reprezenta caracterele sau semnele unui alfabet, prin acelea
ale unui alt alfabet, n eneral liter cu liter. Aceast metod de conversiune se aplic n
special reprezentrii alfabetelor n ntreime literare.
Pentru orientare rapid, se recomand sublinierea cuv?ntului de ordine, nainte de a ncepe
clasarea. "n cazul n care se aplic acest sistem pentru ordonarea dosarelor individuale,
cuv?ntul de ordonare ,numele persoanei! va fi subliniat pe coperta dosarului, mai ales, n
cazurile care fac e$cepie de la reula eneral.
/'
=ezi : (tas IG98+i: Dransliteraia "n alfabetul latin & Dransliteraia caracterelor greceti ) (0. >(E 8 : /88i . Dransliterarea
"n alfabetul latin a te*telor din limbile& slav, ebraic, arab# CD(C >2;1-=<. Inde*uri de publicaii. Conversia scrierilor
nelatine.
.
=.?.=. C"a+ara a"fa#!ic% a num"or d ,r+oan :uridic
"n clasarea alfabetic a persoanelor ;uridice emitente apar situaii speciale n aleerea
cuv?ntului de ordonare. -enumirile oranizaiilor #i, n special, cele ale aenilor
economici, sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte, indic?nd, pe l?n denumirea
propriu+zis, #i forma organizatoric ,societate comerciala, societate pe aciuni, asociaie,
universitate, fundaie, primrie etc.!) altele indic obiectul de activitate ,Camera de
Comer Industrie $avigaie i (gricultur). Alte firme au caractere de ordonare variate,
provenind din substantive comune sau proprii, combinaii de silabe, de litere iniiale
,acronime!, combinaii de cuvinte, alfanumerice sau numai cifre.
"n aceste condiii, trebuie cunoscute c?teva reuli, prevzute n standardele
internaionale, care privesc at?t aleerea unitii de ordonare , c?t #i clasarea acestora.
/G
$egula general pentru societile comerciale: cuv?ntul de ordine l va constitui numele
care o identific ntre forme oranizatorice de acela#i fel, iar prima liter va servi la clasare:
Cocietatea comercial ega Ctar C. (.# Cocietatea comercial icos C+6# Cocietatea
comercial obite5t C(. %uv?ntul director a fost cel subliniat) pentru subunitile
directoare, sunt valabile reulile prezentate n cazul numelor de persoane. 0eula este
valabil #i n cazul n care se ntocme#te un Inde* alfabetic, pentru descrierea unitilor de
intrare, proced?ndu+se astfel) M*a (tar, (.%., (.A. ) Mico+, (.%. (.0.4. #.a.m.d.
4ersoane 0uridice cu denumiri identice ,reprezent?nd sucursale, filiale sau uniti de stat, cu
acela#i obiect de activitate! se ordoneaz dup cuv?ntul care desemneaz
localitatea& :(E+F39C -ioc6rlia, (E+F39C "eleni, (E+F39C Tulcea.
4ersoane 0uridice care cuprind "n denumire obiectul de activitate : 4anca +omn de
%ezvoltare) -amera de Comer Industrie i $avigaie Constana# 'antierul de Construcii
$avale # unitatea directoare va fi primul cuv?nt, dac intercalarea se face printre alte tipuri
de oranizaii) dac se ordoneaz filiale, sucursale din diferite zone eorafice, cuv?ntul de
ordonare va fi localitatea.
"enumirea unei persoane 0uridice este compus din mai multe nume ,de pild A*A G
DF3), unitatea de ordonare va fi primul cuv?nt) dac sunt de clasat documente care au
acela#i cuv?nt director, se impune aran;area documentelor n ordinea celui de+al doilea
cuv?nt, subdirector)
Cuvntul subdirector, este o cifr, ruparea documentelor se face n ordinea natural a
numerelor: antierul 1, Hantierul 7 etc.
$umele este compus din iniiale, stabilite n mod subiectiv, fr a avea letur cu obiectul
de activitate, n ordonarea alfabetic se vor aplica urmtoarele reuli de plasare a
documentelor:
a! dac iniialele sunt desprite cu puncte sau spaii albe, astfel de documente sau dosare
vor fi plasate "naintea celor cu nume "ntregi, n ordinea primei litere, astfel: :(ocietatea
/G
0eulile sunt aplicate #i pentru proramele specifice de inde$are automat, deci ele trebuie respectate #i pentru a elimina
posibile neconcordane n sistemul informaional. >ntrrile alfabetice sunt relementate prin standarde internaionale. =ezi:
CD(C ><,<B: 7 >?. +eguli de ordonare alfabetica in cataloage si bibliografii . 4rincipii si reguli generale.

comercial 9. &. Eroup C+6# Cocietatea comercial 9 G $. Iacu # &5oterm C+6#
&lector - Canitas C+6 etc.
b) dac iniialele nu sunt desprite cu puncte sau spaii albe, sunt tratate ca ni#te cuvinte, #i
documentele vor fi plasate n poziia alfabetic, fireasc, a numelor ntrei: (ocietatea
comercial %S Ccor C.(.# Cocietatea comercial %nstant C.+.6.# Cocietatea comercial
%*T&$ C.+.6. etc.
$umele unei persoane 0uridice "ncepe cu o cifr& documentul va fi plasat naintea celor cu
ordine alfabetic.
Astfel, imain?nd o documentaie, n care vom avea situaiile menionate, ordinea
plasrii ar fi:
/. (ocietatea comercial 7 8 7 CF3.
2.Cocietatea comercial 9 3 C9+8IC
,. Cocietatea comercial :;: C+6#
F. (ocietatea comercial S.5.0.
;. Cocietatea comercial Argos
<. Cocietatea comercial ($4(
=. Cocietatea comercial :rafica

"n redactarea corespondenei, respectiv n antet, denumirea unei oranizaii nu se
scrie prin forma prescurtat, cu iniiale. 3n acronim care a intrat n uz, poate fi menionat n
paranteze, dup descrierea interal a denumirii oranizaiei.
=.B. C"a+ara $cima"a
%lasarea zecimal funcioneaz pe principiul codificrii. 6ste practicat n
biblioteci, n centrele de documentare.
/F
#i n activitatea editorial, pentru divizarea
/F
%unoscut cu denumirea de Clasificare Jecimal Aniversal ,cu forma prescurtata %.j.3.!, aceast metod de ordonare
este folosit, cu precdere, n biblioteci, pentru clasificarea documentelor n funcie de subiectele pe care le trateaz.
%uno#tinele umane sunt mprite n zece clase mari ,9+8!, care se submpart la r?ndul lor n alte zece subdiviziuni #.a.m.d.
6ste universal , at?t n privina coninutului ,cuprinde totalitatea cuno#tinelor omene#ti!, c?t #i n privina notaiei, compus
din cifre arabe #i semne matematice sau de punctuaie, a cror neleere #i semnificaie este internaional valabil, #i
independent fa de limba;. (hema claselor mari, reprezent?nd cuno#tinele omene#ti, se prezint astfel :
2eneraliti
9. &ilozofie
/. 0eliie
'. tiine sociale
G. &iloloie
F. tiinte naturale
I. Cehnic
J. Arte
i. 4iteratur
:. >storie
%riteriul de subdivizare reflect coninutul unui domeniu de la eneral la particular. %u c?t este mai detaliat domeniul, cu at?t
numrul care o reprezint este mai lun.
Astfel : Clasa 3 iine sociale, cuprinde subdiviziunile 2
GG/ *unc. 0elaii de munc
GG/. / Ceoria si oranizarea muncii
GG/. /9/ Ceoria muncii, tiina muncii
GG/./9/./ 6ronomie
lucrrilor #tiinifice n capitole, subcapitole #i paragrafe. Principiul const n tratarea
fiecrui numr, nu ca numr ntre, ci ca numr zecimal, deci ca #i c?nd ar fi precedat de 9,
,zero,virul!. "n practic s+a suprimat zero+ul iniial #i virula care preced fiecare numr.
Astfel s+a a;uns la o prezentare normal, pstr?nd n acela#i timp, n mod convenional
caracterul zecimal.
Dn ca$u" a,"ic%rii ac+!i m!od d c"a+ar do+ar" sunt <mprite pe teme sau
subiecte crora li se atribuie numere. +iecare subiect poate fi subdivizat, la r6ndul lui, <n
1= subteme sau subiecte numerotate care, ,i acestea la r6ndul lor pot fi subdivizate <n 1=.
Anitatea de ordonare va fi numrul atribuit.
)n clasarea documentelor administrative se practic acest sistem, <n special, <n
cazul organizaiilor <n care domeniile de activitate cunosc o diviziune pronunat.
6$emplu:
9tapa I: se atribuie c?te un cod numeric, fiecrui compartiment:
9. %onducereQ /. %ontabilitate '. AprovizionareG. 4aborator de producie cosmetice
F. Atelier de ambalat I. (erviciu desfacereJ (erviciu de ntreinere #i administraie
#.a. m.d.
9tapa a II-a2 &iecare dintre aceste compartimente, #i detaliaz problemele pentru care
primesc sau elaboreaz documente, atribuindu+le a doua zecimal care le difereniaz.
Astfel, pentru clasa ' aprovizionare, se pot constitui, alte subclase, astfel:
'./. Aprovizionare cu materii prime#
'.'. Aprovizionare cu ambala0e)
9tapa a III-a, "n cazul dosarului 2.:&
'././ + Aprovizionare cu materii prime pentru spunuri
'./.' + Aprovizionare cu materii prime pentru pigmeni)
'./.G + Aprovizionare cu materii prime din producie e*tern .a.m.d.
Erice clas, dintre cele enumerate, se preteaz la astfel de subdiviziuni. E diviziune
o dat stabilit, trebuie permanent respectat.
=. E. C"a+ara com#ina!% 3a"fanumric%4
Aceasta metod presupune combinarea a doua dintre sistemele prezentate. Astfel, dosarele
pot s conin mape pe probleme ordonate alfabetic. "n cadrul mapelor, materialele se
claseaz n ordinea natural a numerelor. Astfel: simbolul C @ poate nsemna do+aru" @ din
#i#"ioraf!u" C ,clieni!) P= + do+aru" = din #i#"ioraf!u" P ,publicitate! #.a. (e pot concepe,
n acest fel, multe alte variante de clasare. >mportant este, s e$iste consecven n folosirea
lor.
6i#"io*rafi: vezi la sf?ritul cap. << .

CURS F

CONSTITUIREA UNIT>ILOR AR7I8ISTICE

1. Do+aru" . uni!a! d #a$% a fondu"ui ar/i1i+!ic admini+!ra!i1
Cermenul dosar, cu sensul pe care+l folosim astzi, a nlocuit pe acela de acta)
:;
#i
acesta, la r?ndul lui, pe acela de dell)( n nelesul d runir "a un "oc a !u!uror ac!"or
,ri1ind o ,ro#"m% 3afacr( ,ricin%4.
Ebiceiul, de a aduna toate actele privitoare la o problem, l sim practicat nc de la
nceputul sec. al <><+lea, de instituiile care aveau competena de a face cercetri #i de a
;udeca faptele penale. Cermenul acta) ,acte, acturi! l sim ntrebuinat dup anul /:F8.
8asile (lecsandri, ca arhivist al statului, din /:I9, ntrebuina ntotdeauna acest termen.
Cermenului a fost impus oficial de 3ihail Koglniceanu, noul director al %epartamentului
%inluntru, n /:I', prin reforma canileriilor de pe la administraiile inutale.
:<
5u s+a putut fi$a o dat, c?nd termenul de acta a fost nlocuit cu acela de dosar. Ambii
termeni se resesc n documentele vremii ntrebuinai n acela#i timp, apoi, ncet, ncet, a
nvins dosarul, care s+a mpm?ntenit. "n 0eulamentul din /:J/ pentru funcionarea
cancelariilor se precizeaz c: hrtiile /actele), s se grupeze pe probleme /pricini) constituind
dosarul.
Cermenul de @ act A a rmas n continuare, denumind, n eneral h?rtiile nreistrate sau
corespondena,nscrisurile care olindesc relaiile dintre persoane fizice #i persoane ;uridice!.
%icionarului Htiinelor Cpeciale ale Istoriei define#te do+aru" ca uni!a!a ar/i1i+!ic% )n
car + *ru,a$% documn! rfri!oar "a aca&i ,ro#"m%( d aca&i 1a"oar 3cu
ac"a&i !rmn d ,%+!rar4 du,% un cri!riu +!a#i"i! 3!ma!ic( a"fa#!ic( crono"o*ic !c.).)
-osarele definitivate cuprind, n eneral, actele create "n decursul unui an, deoarece toate
documentele create n aceast perioad trebuie raportate, cercetate n anul respectiv.
(unt ns #i dosare care trec limita unuia sau mai multor ani, cum sunt cele de personal.
6lementul timp, nu este deci determinant n ceea ce prive#te constituirea unitilor arhivistice.
Atribuirea denumirii de unitate arhivistic unui dosar, este condiionat de ncheierea lui, ca
urmare a unei etape n munca oranizaiei,vezi >>,'.G!.
-eci:
3ni!%i" ar/i1i+!ic r,r$in!% o aciun )nc,u!%( )nc/ia!% &i !o!oda!%( car ocu,%
o ,o$ii indi1idua"% )n in1n!ar.
-e modul cum e constituit un dosar depinde oranizarea fondului arhivistic sau chiar a unei
arhive, calitatea evidenelor ce se ntocmesc, procesul folosirii sub toate aspectele . informare,
documentare, publicare etc.
Ro"u" ocu,a! d o,raiuni" d formar a do+ar"or #in +!a#i"i! ,rin "*i+"ai.
/i

=. Dfini!i1ara do+ar"or. O,raiuni
/I
"n latin, Dacta, orum ! + fapte de vite;ie. 4a Cicero termenul este utilizat n sens concret de @ fapt A. "n sens lar, se nelee
orice nscris din care rezult voina unei persoane de a da na#tere, de a modifica sau de a stine anumite raporturi sociale h
;uridice. (ct administrativ . manifestare unilateral de voin a unei autoriti a administraiei publice cu scopul de a na#te, a
modifica sau stine raporturi ;uridice. =ezi #i : (C6&, &elicia, sv.) PA04A2>, Anton, sv. )
/J
B60%>3+-012f>%6(%3, Adina. Arhivistica, p.Ii)
/i
4eea Arhivelor 5aionale, nr. /Jh/88J7)
Frdonarea documentelor. %?nd la formarea dosarului se folose#te ordinea
cronologic, documentele se inverseaz, astfel nc?t, primul document, cu data cea mai
veche de nreistrare, s fie deasupra, adic la nceputul dosarului, urmat de celelalte, n
ordinea cresctoare a numerelor de nreistrare. E atenie deosebit se acord
rspunsurilor la actele de baz #i ane$elor, pentru a se asiura ruparea lor la
documentele de care aparin #i prin aceasta unitatea cuprinsului dosarului. Practica a
demonstrat c ordinea numerelor de nreistrare este cea mai indicat, deoarece
corespunde nsu#i mersului aciunii)
-osarul nu trebuie s conin mai mult de 'I9 . G99 de file. -ac se adun mai mult
de G99 de file pentru actele care se rupeaz sub acela#i indicative din nomenclator,
se constituie mai multe volume.
Dria0ul actelor i verificarea lor. Edat cu operaiunea de inversare se trece #i la
tria;ul actelor #i la verificarea lor. (e verific:
- dac fiecare act are indicativul de dosar corect)
- dac anumite acte nu au fost repartizate re#it, n cursul anului sau nu au fost puse la
locul lor, n urma consultrii) acestea se intercaleaz la locul lor natural.
- (e elimin numai h?rtiile care nu poart nici un numr de nreistrare sau de
cone$are #i, nu au nici semntura de autenticitate. f?rtia care rezult din tria;ul
actelor este adevrat maculatur #i se trateaz ca atare.
$umerotarea . operaiune care are drept scop s determine locul documentului n
dosar #i s asiure astfel interitatea lui. 6a const n numerotarea filelor scrise n
colul de sus din dreapta cu creion neru) n cazul documentelor compuse din mai
multe volume filele se numeroteaz, ncep?nd cu numrul 1( pentru fiecare dosar.
-eci, numerotarea se face continuu, indiferent dac sunt acte de baz, ane*e.
5ndeprtarea pieselor de metal . ace, arafe de birou)
8erificarea condiiei de conservare:
- foilor ndoite sau mototolite se ndreapt)
- h?rtiilor care ies n afara dosarului se ndoaie pentru a nu se deteriora)
- h?rtiile deteriorate se lipesc #i se ntresc pe alt h?rtie) la fel procedm #i cu actele
scrise pe foile care se deterioreaz u#or)
- dac nu s+a respectat reula, de a se lsa un spaiu la marinea din st?na pentru a fi
prinse la dosar, atunci pe fiecare foaie se mai lipe#te o foaie de h?rtie astfel nc?t,
prins la dosar, h?rtia s poat fi consultat)
6egarea dosarului. -ocumentele din fiecare dosar se lea n coperte de carton n a#a
fel, nc?t, s se asiure citirea comple$ a te$tului, datelor #i rezoluiilor)
"ntr+un dosar intr de obicei o rup de documente. (unt cazuri c?nd, ntr+o rup de
dosare prevzut n nomenclator, nu se formeaz dec?t dou sau cel mult trei acte.
Pentru a nu irosi materialul de protecie #i a se economisi spaiul de depozitare se pot
concentra mai multe rupe de documente ntr+un dosar, desprite printr+o foaie alb,
av?nd n vedere ca ele s aib acelea#i termene de pstrare.
-ocumentele de format mare ,desene tehnice, schie, etc.! nu se cos n dosare, ci se
pstreaz separat n rulouri, n cutii speciale sau simple, ndoite. 4a locul lor, n
dosare, se a#eaz o not de trimitere n care se indic locul unde se pstreaz aceste
documente.
%ocumentele deosebit de valoroase nu sunt cusute n dosare, ci se pun n coperi
speciale de h?rtie, apoi se a#eaz n mape.
-ac n dosare se afl obiecte mici ,mostre, fotorafii, desene tehnice! se pun n plic
#i se cos mpreun cu celelalte documente.
Com,"!ara da!"or , co,r!a din faa do+ar"or ,vezi #i ane$a I! + ra"i$a$%
conform leislaiei n vioare cu elementele:
- denumirea instituiei #i compartimentul de unde provine)
- numrul din inventar #i indicativul dosarului dup nomenclator)
- coninutul sau titlul dosarului ,se enun sub form de rezultat cu problemele la
care se refer documentele cuprinse n dosar!)
- data "nceperii, numrul filelor, numrul volumului n cazul dosarelor cu mai multe
volume)
- termenul de pstrare ,permanent, /9 ani, etc.!.
Coate datele care se trec pe coperta unitii arhivistice vor fi scrise cu cerneal sau pi$
#i foarte cite.
Co,r!" r*i+!r"or &i condici"or vor fi completate cu acelea#i date ca #i ale
dosarelor.
Cr!ificara do+aru"ui. Pe o foaie nescris, aduat la sf?r#itul dosarului, nainte de a
fi cusut, sau pe interiorul copertei din spate . n cazul dosarelor + sau pe prima pain
nescris n cazul reistrelor #i condicilor, de ctre personalul de la compartimentul care
le+a creat. &ormula utilizat:
L 4rezentul dosar /registru, condic, cartotec) conineM/nr.) file.
-ata7, semntura7, funcia semnatarului7, #tampila.
5umrul filelor se trece, n cifrei #i, ntre paranteze, n litere.
4a sf?r#itul acestor notie de certificare se trec data, semntura #i funcia celui care
efectueaz aceast lucrare, iar #tampila se aplic n a#a fel nc?t o parte s rm?n pe paina
dosarului #i o parte pe foia ata#at.
Aceste elemente stau la baza evidenei administrative #i constituie factori de asiurare
a interitii fondului.
-e#i formarea dosarelor pare o operaiune simpl, tehnic, care se preteaz prea puin
la teoretizare, ea are un rol foarte important, n cadrul activitii arhivistice. E formare
defectuoas a dosarului creeaz reale dificulti n procesul de inventariere, asiurarea
interitii, a selecionrii #i folosirii documentelor. %?nd ntr+un dosar documentele nu sunt
ordonate corect, cusute, numerotate #i certificate corespunztor, ele pot fi u#or rtcite, dac
se dau n cercetare.
Pe msur ce h?rtiile au fost cusute la dosar se opereaz n registrul de intrare-ieire,
n dreptul fiecrei corespondene, la rubrica m-, se trece numrul dosarului #i paina la
care se afl corespondena. ,6$emplu: "n 0eistrul de intrare+ie#ire, n dreptul
numrului. I9, de nreistrare, la rubrica mse va scrie ihF9, ceea ce nseamn:
Corespondena cu nr. ;@, a fost cusut la %osar nr.=, pag.19. Acest sistem u#ureaz
controlul n ceea ce prive#te e$ecutarea, precum #i sirea cu u#urin a scrisorii.
=.?. P%+!rara documn!"or ,rimi! ,rin fa'
Pentru documentele primite prin fa$, toi creatorii #i deintorii vor trebui s respecte
prevederile Instruciunii tehnice nr. ;@1@?= din :@ iulie :??> privind reimul de pstrare
#i conservare a acestor cateorii de documente, emis de Arhivele 5aionale #i ane$at
prezentei teme ,ane$a J!.
%ele mai serioase reuti se nt?mpin ns atunci c?nd trebuie s se aprecieze
valoarea dosarelor ce cuprind documente cu diferite termene de pstrare, inclusiv cu
caracter permanent, formate n acest fel ca urmare a neaplicrii sau neaplicrii corecte a
nomenclatorului.
-#$S >
9. A/T& !0&$A %#*% A$?%@%ST%-& A "#01 "&+%*%T%@A$&A
"!SA$&/!$
G./. >5=65CA0>606A A0f>=6> 4A %E*PA0C>*65C6
Edat constituite unitile arhivistice, se trece la inventarierea lor. Printre obligaiile
creatorilor #i deintorilor de documente, art. 8 din lee prevede c: %ocumentele se
depun la depozitul arhivei creatorilor de documente "n al doilea an de la constituire, pe
baz de inventar i proces-verbal de predare-primire, "ntocmite potrivit ane*elor 2 i ,) .
:>
4eislaia arhivistic stabile#te o metod unic de inventariere, pentru toi creatorii de
documente din ar, at?t ca formular, c?t #i ca mod de "nregistrare.
Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii #i deintorii de documente,
ntr+un capitol aparte ,art. /:+'G!,
/8
aduc detalii n letur cu inventarierea documentelor la
compartimente #i apoi preluarea acestora la arhiva unitii.
>nventarul este un instrument de eviden cu dubl funcionalitate:
a! una practic, pentru c + este un instrument de eviden n sens administrativ estionar
pe baza cruia se efectueaz predarea 7 primirea documentelor n estiunea arhivarului
sau responsabilului cu arhiva din cadrul unei oranizaii)
b! una documentar - tiinific, pentru c + insereaz sub form de rezumat, n mod concis
#i concludent, informaiile cuprinse n documentele constituite n unitile arhivistice,
folosind, ulterior, ca instrument de baz n resirea acestora pentru cercetare)
Procesul de inventariere a arhivelor de ctre creatorii de documente se desf#oar ca un
proces de lucru diri;at sub controlul Arhivelor 5aionale.
,.2. P06-A06A -E%3*65C64E0 4A A0f>=A E02A5>jAK>6>
'9
-ocumentele se depun la depozitul oranizaiei, n al doilea an de la constituire, pe
baza unui 0roces B verbal de predare - primire, potrivit ane*ei ,, din art. ? al 6egii
(rhivelor $aionale&
%enumirea organizaieiM.
CompartimentulM
/:
4eea nr. /J h /88J, p. ':
/8
5orme tehnice, p. 8i)
'9
"ncep?nd cu aceast etap, toate operaiunile arhivistice pe care le vom prezenta, sunt atribuii ale arhivarului oranizaiei.
Kin?nd cont de faptul c n oranizaiile mici, astfel de responsabiliti i pot reveni secretariatului, vom prezenta c?teva repere
orientative, n acest sens, fc?nd trimiterile necesare spre lucrrile de specialitate care trateaz amnunit aceste operaiuni.
P0E%6(+=60BA4
de predare+primire a documentelor
Astzi,+++++++++++++ subsemnaii
++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++deleai ai compartimentului
+++++++++++ #i arhivarul unitii ,responsabilul cu arhiva! ++++++++++++++ am procedat primul
la primirea #i al doilea la preluarea documentelor create n perioada+++++++++++++++++++++ de
ctre compartimentul menionat, n cantitate de +++++++++++ dosare, reistre, condici etc.
Predarea + primirea s+a fcut pe baza inventarelor ane$ate, cuprinz?nd +++++++ paini
dactilorafiate, conform dispoziiilor leale.
Am predat, Am preluat,
&i. 'F.
3n e$emplar din 4rocesul-verbal rm?ne la compartimentul creator, ntr+un dosar
special, iar cellalt, mpreun cu inventarele aferente, vor fi predate n estiunea
arhivarului.
%in obligaiile arhivarului
Arhivarul sau responsabilului cu arhiva de depozit, verific, concordana dintre
coninutul acestora #i cele nscrise n inventar)
Predarea se face conform unei proramri prealabile, stabilit de comun acord ntre
cele dou pri)
"n cazul constatrii unor neconcordane,ele se aduc la cuno#tin compartimentului
creator, care efectueaz corecturile ce se impun)
Coate inventarele se pstreaz ntr+un fi#et metalic, sub cheie.
G.G. (646%K>E5A06A -E%3*65C64E0 4A %06ACE0>>
> -6K>51CE0>> -6 A0f>=6
1. %adrul ;uridic al selecionrii
Prin operaiunea de selecionare se hotr#te soarta documentelor, adic, pstrarea sau
eliminarea lor definitiv. S"cionara +! o,raiuna ar/i1i+!ic% d +!a#i"ir a
1a"orii documn!ar.i+!oric +au ,rac!ic a uni!%i"or ar/i1i+!ic din!r.un fond +au
co"ci( )n 1dra ,%+!r%rii ,rmann! a c"or car fac ,ar! din 9ondu" Ar/i1i+!ic
Naiona" &i "iminara c"or "i,+i! d im,or!an%.-
=1

(elecionarea este considerat de speciali#ti, una dintre operaiunile de baz ale
activitii arhivistice, piatra de ncercare a competenei personalului care o efectueaz.
''
%adrul ;uridic leal de efectuare a acestei operaiuni este asiurat de 6egea (rhivelor
$aionale nr. /J h /88J ,art. /9+//! #i Instruciunile privind activitatea de arhiv la
creatorii i deintorii de documente ,art. '8+GJ!.
(elecionarea documentelor este necesar s se fac anual sau o dat la doi ani c?nd
#eful de arhiv scoate din arhiv dosarele al cror termen de pstrare este e$pirat, n
vederea analizrii lor de ctre comisia de selecie convocat de conducerea unitii la
cererea acesteia.
%onform leii, n cadrul fiecrei uniti creatoare #i deintoare de documente
funcioneaz c?te o comisie de selecionare, numit prin decizie sau prin ordinul
conductorului.
%omisia se ntrune#te anual, ori de c?te ori este nevoie, pentru a analiza fiecare unitate
arhivistic n parte.
"n instituiile unde nu se pot nfiina comisii de selecionare, din lips de personal,
selecia va fi efectuat de responsabilul arhivei #i aprobat de conducerea instituiilor
respective.
.
4a stabilirea termenelor de pstrare se ia n calcul anul urmtor constituirii
documentelor. -e e$emplu, dac documentele au fost create n anul /88/, #i au termen
de pstrare /9 ani, vor putea fi selecionate n anul '99'.
Atribuiile comisiei sunt urmtoarele:
- analizeaz importana documentelor)
- elimin documentele care nu au importan documentar+istoric)
- elaboreaz indicatoare de termene de pstrare.
-up obinerea unei confirmri scrise din partea Arhivelor 5aionale,
documentele respective vor fi scoase din eviden #i predare ca maculatur.
(coaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea
conducerii oranizaiei #i cu avizul Arhivelor 5aionale, n urmtoarele cazuri:
- transferul n alt depozit de arhiv)
- distrueri provocate de calamiti naturale sau evenimente imprevizibile)
- dep#irii termenelor leale de pstrare.
Oric 1indr +au di+!ru*r a documn!"or cra!( f%r% confirmara Ar/i1"or
Naiona"( a!ra* du,% +in r%+,undri ,na"
'/
5orme tehnice7, p. :)
''
*60A, 4aureniu, p. //: )
-#$S C
"!-#&*T&/& T&?*%-& S% "& %*$&:%ST$A$& T&?*%-A
Pe l?n documentele ;uridice clasice ,corespondenta!, unele oranizatii, n care
fiuncioneaz servicii tehnice specializate, enereaz #i documente. tehnice #i de
nreistrare tehnic
Dfinira noiuni"or
>n spiritul 6egii (rhivelor $aionale prin documente tehnice #i de inreistrare tehnica se
inelee: !o!a"i!a!a ac!"or ,ur!%!oar d informai !/nic% sau produse ale aciunii de
)nr*i+!rar !/nic% , +u,ori ma*n!ici ( fo!o+n+i#i"i( +au /<r!i !ra!a!% +,cia".
/. "n cadrul ar/i1"or !/nic se distin dou cateorii:
+ arhive tiinifice
+ arhive inginereti ,e$. cercetare #i dezvoltare!, indiferent de domeniul de cercetare #i
aplicaie.
Documn!" !/nic se prezint sub form de proiecte, plane, schie, planuri, hri i
msurtori de laborator, #i alte imaini schematice. 2ama acestor documente variaz de la
o instituie la alta n funcie de coninut #i forma.
*a;oritatea sunt create de:
+ institute de cercetare #i proiectare cu profil de ramur, specializate pe enuri de
lucrri eneretice , ci ferate, telecomunicaii, miniere, industrie chimic, cu caracter
aricol etc.
+ ateliere, sectoare,servicii sau birouri de cercetare #i proiectare din cadrul
ministerelor, unitilor industriale, administrative etc.
+ centrele #i oficiile de calcul
%ateoria de documente tehnice, cea mai frecvent nt?lnit, o constituie ,roic!"+ lucrri
tehnice ntocmite pe baza unei teme date #i care cuprind un comple$ de documente.
=. Ar/i1" d )nr*i+!rar !/nic% sunt formate din:
=.1. -ocumn! mcano*rafic ,nreistrri mecanice a fenomenelor fizice, chimice,
biorafice!. (e realizeaz n eneral pe h?rtie special preconstituit ,e$. h?rtie
milimetric!. &ormeaz arhivele de laborator. Erdonarea lor se poate face cronoloic,
alfabetic, pe subieci ,posturi, staii, subieci n urmrire! Avem astfel, arhive seismorafice,
realizate pe seismorafe, eoloice, cartorafice etc.
=.=. -ocumn! audio-video l , nreistrri manetice sonore #i vizuale ale unor
fenomene #tiinifice sau sociale. -up scop pot fi:
a! )nr*i+!r%ri ,ro1oca! pentru documentare istoric, produse memoriale, realizate pe
baza unui plan tematic de in!r1iu ,arhive orale, cu interviuri, recitaluri: e$.fonotec de
aur sau filmoteca de aur a 0adio . Celeviziunii!. 3nitatea arhivistic este ro"a sau
ca+!a.
b! documente audio+video de producie curent mass+media.: documente muzicale,
documente vorbite , documente muzicale #i scenice de fond.S or*ani$a$% du,% ca!*orii
d +u,ori( )n2 fi"mo!c%( #ando!c%( 1ido!c%( di+co!c%( !c.
=.?. Documn! fo!o.cinma!o*rafic G inreistrri vizuale pe supori fotosensibili ale
unor fenomene fizice, chimice, bioloice sau sociale diverse. 6le pot aprea sub form de 2
fo!o*rafii( microfi"m( microfi&( fi"m !c.
=.B. Documn! informa!ic . pot fi constituite din date numerice, te$te rafice, imaini
statice sau animate, nreistrri sonore, n enere orice alctuire sau reproducere prin
mi;loace automate a unor date, fapte, lucruri, e$presii, situaii etc. materializate sub form
electronic, pentru a permite citirea #i prelucrarea automat de ctre ci interesai.indiferent
de domeniul de aplicaie)
Ordonara( in1n!arira documn!"or !/nic &i d inr*i+!rar !/nic%
A! -ocumentele tehnice #i de nreistrare tehnic pot aparrea incidental n interiorul unui
fond clasic: e$. ilustraii cuprinse n te$t, ane$e la un te$t. "n acest caz se vor ordona #i
inventaria impreuna cu unitatea arhivistic "n care se incorporeaz)
B! -. tehnice #i de de nreistrare tehnic formeaz uniti izolate, ele se vor constitui n
parte separat la ordonare #i inventariere #i vor fi plasate #i pstrate separat, la sf?r#itul
fondului de documente clasice.6$. fondurile si coleciile cartografice, geografice,
geodezice, "mbuntiri funciare etc.
Erdonarea se face, n prima etap , n funcie de natura suportului, apoi dup alte criterii
,cronoloic, eorafic, alfabetic, tematic sau dup format etc. ! n funcie de reimul de
consultare #i valorificare.
>nventarierea se face pe formulare speciale pentru fiecare cateorie de documente.

"!-#&*T&/& S&-$&T&
(ecretarah asistenta , desf#ur?ndu+#i ntotdeauna activitatea pe l?n structurile conducerii,
va avea acces la toate cateoriile de documente ce se redacteaz #i circul n aceast sfer.
Astfel, confidenialitatea asupra informaiilor constituie cerina deontologic istoric #i
fundamental a acestei profesiuni #i, nu se limiteaz numai la informaiile clasificate,
conform leislaiei.
/. 462>(4AK>A P0>=>5- -E%3*65C646 (6%06C6. C60*>5E4E2>6
%onform 6egii privind protecia informaiilor clasificate), nr./:' din /' aprilie
'99',
'G
noiunea informaie capt un sens specific: prin informaie neleem orice
documente, date, obiecte sau activiti, indiferent de suport, form, mod de e*primare sau
punere "n circulaie.
Informaiile clasificate sunt informaiile, datele, documentele de interes pentru
securitatea naional care datorit nivelului de importan #i consecinelor care s+ar produce
ca urmare a dezvluirii sau diseminrii neautorizate, trebuie s fie prote;ate.
4rotecia 0uridic este ansamblul normelor constituionale #i a celorlalte dispoziii
leale n vioare, care relementeaz prote;area informaiilor clasificate.
4rotecia pentru msuri procedurale reprezint ansamblul relementrilor prin
care emitenii #i deintorii de informaii clasificate stabilesc msurile interne de lucru #i de
ordine interioar destinate realizrii proteciei informaiilor.
Prin autoritate sau instituie public se nelee orice autoritate sau instituie
public precum #i orice reie autonom care utilizeaz resurse financiare publice #i care
desf#oar activitatea pe teritoriul 0om?niei, potrivit %onstituiei.
Prin informaie de interes public se nelee orice informaie care prive#te
activitile sau rezult din activitile unei autoriti publice, indiferent de suportul
informaional, de forma #i modul de e$primare a informaiei.
Prin informaii cu privire la datele personale se nelee orice informaie privind o
persoan fizic identificat sau identificabil.
'F

1.1. C"a+" d +cr!i$ar
A! Informaiile secrete de stat sunt informaii care privesc securitatea naional, prin a
cror divulare se pot pre;udicia siurana naional #i aprarea rii.
B! Informaiile secrete de serviciu sunt informaii a cror divulare este de natur s
determine pre;udicii unei persoane ;uridice de drept public au privat.
1.=. Ni1"uri" d +cr!i$ar se atribuie informaiilor clasificate din clasa secrete de
stat #i sunt:
a! strict secrete de importan deosebit ,divularea neautorizat este de natur s
produc daune de o ravitate e$cepional securitii naionale!)
b! strict secrete ,divularea neautorizat este de natur s produc daune rave
securitii naionale! #i
c! secrete ,divularea neautorizat este de natur s produc daune securitii
naionale!.
=. IN9ORMAII SECRETE DE STAT. CATEGORII
'G
=ezi: 3onitorul Fficial, partea >, an. <>=, nr. 'F: ,/' apr '99'!, p '+G)
'F
4eea privind liberul acces la informaiile de interes public, nr IFF, din /' octombrie '99/ n & 3onitorul Fficial al +omniei,
partea >, nr. JJG ,'G oct '99/!, p. I)
"n cateoria informaiilor secrete de stat sunt cuprinse informaiile care reprezint sau
care se refer la:
sistemul de aprare a rii #i elementele de baz ale acestuia , operaiuni militare,
tehnoloii de fabricaie, planuri #i dispozitive militare!)
cifrul de stat #i alte elemente criptoloice stabilite de autoritile publice competente)
oranizarea sistemelor de protecie #i aprare a obiectivelor, sectoarelor, a reelelor de
calculatoare speciale, a datelor , schemelor #i proramelor referitoare la sistemele de
comunicaii, inclusiv la mecanismele de securitate a acestora)
activitatea de informaii desf#urat de autoritile publice, stabilit prin lee, pentru
aprarea rii #i siuran naional, inclusiv mi;loacele, metodele, tehnica #i echipamentul
de lucru, precum #i sursele de informaii specifice, utilizate de acestea)
hrile, planurile topografice i "nregistrrile aeriene de orice tip, considerate secrete de
stat)
studii, prospecii geologice prin care se evalueaz rezervele naionale de metale #i minereuri
rare, preioase, disperse #i radioactive, precum #i alte rezerve materiale , care sunt n
competena Administraiei 5aionale a 0ezervelor de (tat)
sistemele #i planurile de alimentare cu energie electric, energie termic, energie nuclear
#i ali aeni necesari funcionrii obiectivelor clasificate secrete de stat)
activitile tiinifice, tehnologice sau economice #i investiiile care au letur cu siurana
naional sau prezint importan deosebit pentru interesele economice #i tehnico +
#tiinifice ale 0om?niei)
cercetrile tiinifice n domeniul tehnoloiei nucleare precum #i proramele pentru
protecia #i securitatea materialelor #i instalaiilor nucleare)
emiterea , imprimarea bancnotelor #i baterea monedelor metalice, machetele emisiunilor
monetare ale Bncii 5aionale a 0om?niei, precum #i imprimarea h?rtiilor de valoare de
natura titlurilor de stat, a bonurilor de tezaur #i a obliaiunilor de stat)
0rotecia informaiilor secrete de stat reprezint o obliaie ce revine tuturor
persoanelor autorizate care le emit, le estioneaz sau care intr n posesia lor.
Persoanele ;uridice de drept privat, deintoare de informaii secrete de stat, au obliaia
s respecte #i s aplice relementrile n vioare stabilite pentru autoritile #i instituiile
publice, n domeniul lor de activitate.
O#"i*aii" &i r%+,undri" c r1in a*ni"or conomici #i altor persoane ;uridice
pentru protecia informaiilor secrete de stat sunt prevzute n ?otr6rea pentru aprobarea
Standardelor naionale de protecie a informaiilor clasificate <n $om6nia, nr. D>D din
7==7( ca,. III.
=E


?. IN9ORMAII SECRETE DE SER8ICIU
Informaii" secrete de serviciu + +!a#i"+c d c%!r conduc%!oru" or*ani$aii( ,
#a$a norm"or ,r1%$u! ,rin /o!%r<r a Gu1rnu"ui: %onductorii autoritilor #i
'I
=ezi: 3onitorul Fficial al +omniei, partea >, nr. F:I, ,I iul '99'!, p. /'+'G!)
instituiilor publice, ai aenilor economici cu capital interal de stat #i ai altor persoane
;uridice de drept public ori privat sunt obliai s stabileasc msuri privitoare la pstrarea
secretului de serviciu, potrivit competenelor, n conformitate cu normele stabilite prin
hotr?re a 2uvernului. 6ste interzis clasificare ca secrete de serviciu a informaiilor care,
prin natura sau coninutul lor, sunt destinate s asiure informarea cetenilor asupra unor
probleme de interes public sau personal, pentru favorizarea sau acoperirea eludrii leii sau
obstrucionarea ;ustiiei
'J

B. M>SURI SPECIALE PRI8IND DOCUMENTELE
-e#i 6egea (rhivelor $aionale, aflat n vioare, nu cuprinde prevederi e$prese n
letur cu informaiile clasificate, Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii
i deintorii de documente rezerv subcapitolul 6 ,art. Gi+G8!, problemelor privind
ordonarea, inventarierea i selecionarea acestor documente.
-ispoziiile leale, privind ansamblul msurilor referitoare la evidena, circulaia,
pstrarea sau reproducerea documentelor considerate secrete, difer dup specificul
oranizaiei.
Astfel, leea prevede:
crearea de compartimente speciale pentru evidena #i pstrarea documentelor secrete, mai
ales n sectoarele n care se concentreaz un numr mai mare de date #i informaii,
documente secrete)
leea interzice scoaterea documentelor secrete din instituii #i transportul lor n alte locuri,
care nu asiur suficiente condiii pentru pstrarea secretului.
norme precise privind: interdicia multiplicrii unor date #i materiale nedestinate
publicitii #i care constituie secret de serviciu)
precizeaz reuli privind accesul "n cadrul unitilor a personalului ana;at precum #i a
personalului din e$terior. 6videna autorizaiilor de acces la informaiile secrete de serviciu
se ine centralizat de funcionarul de securitate, n +egistrul pentru evidena autorizaiilor
de acces la informaii secrete de serviciu). "n +egistrele pentru evidena informaiilor
clasificate vor fi menionate numele #i prenumele persoanei care a primit documentul, iar
aceasta va semna de primire n condic.
transmiterea sau divulgarea secretelor de stat, pierderea, distrugerea, alterarea ori
sustragerea documentelor cu caracter secret, negli0ena care d posibilitatea altei persoane
s intre n posesia secretelor de stat, de natur s pun n pericol interesele economice,
tehnico+#tiinifice, militare ale statului, precum #i orice "nclcri ale normelor privind
aprarea secretului de stat constituie fapte deosebit de rave #i sunt pedepsite.
B.1 M%+uri +,cia" ,ri1ind ,r+oan" :uridic
(unt considerate secrete de serviciu #i informaiile, datele i documentele care se
refer la activitatea unei oranizaii #i care, fr a constitui, n nelesul leii, secrete de stat,
'J
4eea nr. /:', din '99', p. I)
nu trebuie cunoscute dec?t de persoanele crora le sunt necesare, pentru ndeplinirea
atribuiilor de serviciu. -ivularea acestora poate pre;udicia un interes eneral sau
personal.
>n eneral, n orice oranizaie, pstrarea secretului profesional #i se#te o serie de
e$plicaii precum:
- necesitatea prevenirii, pe c?t posibil, a concurenei neloiale cu alte firme similare)
- din considerente de siuran naional sau, n unele cazuri, pentru aprarea dreptului de
autor, instituit prin lee, asupra unor invenii, proiecte, scrieri etc.
6$ist oranizaii n care sunt oranizate birouri speciale, pentru pstrarea
documentelor cu caracter secret ,B.(.-.!

B. =. M%+uri" d +curi!a! . )n a!nia +cr!aria!u"ui
-ocumentele vor purta, pe fiecare pain, meniunea personal , c?nd sunt destinate strict,
unor persoane anume determinate.
Pentru identificarea documentelor cu caracter de secret de serviciu, numrul de "nregistrare
al acestora va fi precedat de litera S-( iar pe fiecare pain se va nscrie +cr! d
+r1iciu.
-ocumentele constituite n dosare, precum #i cele leate n volume distincte se marc/a$%
, co,r!% #i , ,a*ina d !i!"u, cu litera S-5
Evidena documentelor secrete de serviciu se ine separat de cea a documentelor secrete de
stat #i a celor nesecrete, n r*i+!ru +,cia" destinat acestui scop)
Este interzis scoaterea din incinta unitii deintoare a documentelor secrete de serviciu,
fr aprobarea conductorului acestuia.
'i
Dn cazul dactilorafierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite c?nd intra
o alt persoan n birou)
%onvorbirile telefonice secrete vor fi prote;ate)
%iornele si materialele dactilorafiate sau alte materiale secrete, se vor ncuia ntr+un fi#et,
atunci c?nd se prse#te locul de munc, chiar pentru o perioada scurt) msura este valabil
#i n cazul calculatorului, documentul n lucru este salvat #i scos de pe ecran)
Coate documentele se ncuie, la sf?r#itul zilei de munc, n dulapuri+fi#et, care se siileaz)
%utiile cu microfilme, atunci c?nd este cazul, vor fi ncuiate n dulapuri speciale)
-up dactilorafierea unei lucrri, este obliatorie distruerea ciornelor, a copiilor, a
indioului si suativei, dac e cazul)
6ste interzis inerea la vedere, pe birou, a #tampilelor, parafelor de orice fel) acestea se vor
pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci c?nd este necesar utilizarea lor)
=or fi prote;ate, prin ncuiere, #i caietele, reistrele listele sau aendele cu numere de telefon
#i adrese, chiar ale propriilor salariai)
"n cazul unor nt?lniri de rup ,#edine, conferine!, materialele destinate participanilor, vor
fi nm?nate numai acestora)
'i
fotr?rea privind protecia informaiilor secrete de serviciu nr. i: din '99', n 3onitorul Fficial al +omniei, partea >, an
<>=, nr. IiI , au '99'!, p. /9)
-up ncheierea #edinelor, este interzis transmiterea de informaii, asupra celor discutate)
stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu sau, atunci c?nd e cazul,
de secrete de stat)
(unt considerate a fi secrete #i numele persoanelor care solicit audien, precum #i obiectul
audienei )
%oninutul documentelor elaborate pentru D uz intern nu va fi comunicat persoanelor din
afara oranizaiei )
4a sf?r#itul proramului, documentele considerate secrete ,acte, dosare , mape, indio+uri,
#tampile, casete etc. ! vor fi ncuiate n fi#ete sau dulapuri #i acestea se vor siila)
53 se va lsa pe birou, nici o h?rtie cu antetul oranizaiei )
Accesul la orice document, n afara orelor de proram, este permis numai secretarei si
directorului.
Eestiunea informaiilor secrete #i aprarea patrimoniului economico+financiar, in cazul
utilizrii computerului, constituie o problem ma;or a oranizaiilor. -eosebit de actual,
este acest aspect, n cazul companiilor din rile dezvoltate. -e fapt, aici a aprut #i o nou
DprofesiuneD, ileal, cea de Descroc de informaii, raportat la nreistrrile electronice.

%30( /9
MATRICELE SIGILARE CI IMPORTANA LOR DOCUMENTAR>
tampilaA CigiliulBpecetea reprezint amprenta rmas pe suportul documentului ,n
cear, h?rtie, soluie de aur, tu# sau fum! n urma aplicrii matricei siilare ce poart o
emblem #i un te$t menit a individualiza posesorul.
':
6steprincipalul mi;loc utilizat p?n n
prezent care aranteaz i asiur autenticitatea unui act.
*atricele .siilare. sunt instrumente de lucru destinate validrii actelor , conferinduhle
calitatea de acte oficiale. "n vorbirea curent se folose te impropriu , termenul tampil i
pentru matrice.,instrument!.
*.s este alctuit din mner i emblem
*odul de realizare a emblemei #i tehnica de confecionare e$prim caracteristica unei
anumite etape istorice, at?t prin simbolurile nfi#ate c?t #i prin arta ravrii.
*atricea siilar s+a confecionat n timp din bronz, alam, oel, fier #i, n alte cazuri,
din arint. "n practica contemporan a multor instituii, oranizaii de diferite cateorii,
e$ist tipare siilare realizate din cauciuc ,pentru partea realizat de obicei din metal!,
rondela sau suprafaa imprimat la acestea fiind fabricat dintr+o folie de cauciuc cu
nsemne proprii care se lipe#te de m?nerul de lemn av?nd e$tremitatea rotund.
'8
':
%icionar al tiinelor speciale ale istoriei, p. '//)
'8
-aniel &laut, Introducere "n tiinele au*iliare ale istoriei: 5ote de curs, 3niversitatea Evidius, '99/, p. /I8)
3atrice sigilar rotund /=,2 cm) folosit "n cancelaria lui (le*andru %. Ehica,
voievodul Nrii +omneti /:>,1-:>12).
Diparele sigilare au forme variate: rotunde, oval+orizontale, oval+verticale, rombice,
octaonale, ptrate, he$aonale, dreptunhiulare #i triunhiulare.
%el mai mare numr de tipare siilare istorice, se ncadreaz n forma rotund #i au
un diametru care variaz ntre urmtoarele dimensiuni: I/ mm . cel mai mare ,al ora#ului
%lu;! #i /F mm ,al ora#ului 2orova!.
G9
-in punct de vedere al tehnicii gravrii, tiparele siilare pot fi e$ecutate n incizie sau
e*cizie. (unt confecionate prin incizie ,spare!, tiparele siilare destinate a fi folosite la
siilarea cu cear, n timp ce matricele e$ecutate prin e$cizie folosesc la siilarea cu diferite
soluii: tu#uri de diferite culori, iar din punct de vedere istoric, cu ginovar ,rom obi#nuit din
plante!, soluii din aur sau fum.
"n privina confecionrii, n secolul nostru se practic confecionarea de siilii prin
firme industriale. Prima fabric de #tampile s+a numit Oc!a1ian L. H+!man #i apoi
fabrica 6a"Iir+ cu sediul n Bistria.
G/
G9
6mil =?rtosu, Introducere la documente privind istoria +omniei, Bucure#ti, /8IJ, p. 'I)
G/
>dem, ibid, p. 'J)
6egende i devize gravate "n tipare sigilare
>mainea ravat n c?mpul matricei siilare este nsoit, obicei, de un te$t preciz?nd
numele, calitatea, titlul posesorului #i locul unde acesta a activat sau a avut sediul.
%oninutul leendei, ca #i forma rafiei, difer de la o epoc la alta #i de la o
localitate la alta. >nstituii de diferite cateorii au nscris n tiparele siilare pe care le+au
utilizat, date precum numele rii, denumirea instituiei, localitatea.
-efinirea emitentului de acte prin leend a determinat includerea unor norme
leislative cu privire la termenii care trebuie folosii.
/egenda (sau c6mpul! matricelor curente este dispus de obicei la marinea
spaiului siilar, ntre unul sau dou cercuri continue, i cuprinde:, localitatea, tipul de
organiza ie ,(.%. , Biblioteca ;ude ean, etc!, numele rii .) n centru denumirea
organiza iei
"ntotdeauna, leendele sunt dispuse de la st?na la dreapta #i separate printr+un punct sau
rozete. "n hetaldica #i siilorafia rom?neasc s+au folosit devize at?t de ctre localiti, c?t
#i de instituii #i persoane particulare. 6$emple: 4atria i libertatea) 4atria i dreptul meu)
5nva i vei ti) Ctrnge i vei avea) 8oiete i vei putea) Fnoare i probitate.
G'
"n privina confecionrii, pstrrii #i folosirii tiparelor siilare precum #i a
abuzurilor #i falsurilor a e$istat ntotdeauna o leislaie. Aceste msuri au fost impuse
desiur de importana pe care o are siiliul n asiurarea autenticitii actelor.
=. M%+uri "*i+"a!i1 ,ri1ind u!i"i$ara +i*i"ii"or. R,r i+!oric
(iiliul a reprezentat de+a lunul secolelor at?t arania cea mai siur a autenticitii
#i interitii actelor, c?t #i mi;locul de a asiura secretul corespondenei. 6$presie #i dovad
a aprobrii sau consimirii la emiterea actului a celui a crui emblem #i nume l poart,
siiliul reprezint un izvor istoric de necontestat.
Pe teritoriul patriei noastre siiliile au aprut odat cu emiterea primelor documente
scrise, ns datorit vicisitudinilor vremurilor, din secolele <>>>+<>= s+a pstrat un numr
mic de documente, iar numrul acelora care au a;uns p?n la noi, cu siiliul care le+a
autentificat, este #i mai redus.
G'
Adina Berciu+-rhicescu, Htiine au*iliare ale istoriei: -ocumentaristic #i Arhivistic, Bucure#ti, 6ditura 3niversitii
Bucure#ti, /88F, p. /Ji)

Cigiliu rotund al voievodului Nrii +omneti, Cigiliu rotund al trgului Drotu,
imprimat "n fum
Htefan Cantacuzino, confecionat din cear roie. pe un document din :<22
martie 2:.
"n vederea cofecionrii tiparelor siilare pentru instituii, *inisterul de >nterne din
Kara 0om?neasc a oranizat prima licitaie cunoscut p?n atunci, n /:IF unde amatorii
pretii de raii valabile au putut s concureze. 3rmeaz apoi alte contracte prin care se
e$prim ri;a oranelor de stat pentru prevenirea unor abuzuri n aceast privin. "n cadrul
contractelor se fceau precizri e$prese asupra modului n care urma s fie ravat matricea
siilar #i a m?nerului ,lemn de ste;ar . pentru peceile utilizate de autoritile ;udeene,
lemn de frasin . pentru primriile comunale!.
Cot prin contract + in!r$ica an!r,rnoru"ui +% fa#ric 1run +i*i"iu a" 1runi
canc"arii ,n!ru o crr ,ar!icu"ar%( f%r% au!ori$ai &i "i+!% ,rimi!% d "a Mini+!ru"
d In!rn. Mini+!ru" d In!rn ,r1da c/iar o#"i*a!i1i!a!a ,n!ru an!r,rnor d
a anuna ur*n! au!ori!%i" )n ca$u" )n car un ,ar!icu"ar i.ar fi +o"ici!a! +%,ara unui
!i,ar +i*i"ar d in+!i!ui.
6$emplu2 Dn 1AE?( printr+un decret al *inisterului Aprrii 5aionale al 0epublicii
Populare 0om?nia, se relementa confecionarea matricelor av?nd ravat n c?mp +!ma
d +!a!. "n urma acestui act leislativ, *onetria (tatului era sinura ntreprindere n drept
care era obliat s in un reistru de comenzi n care trebuiau nreistrate toate solicitrile
de tipare siilare av?nd stema de stat. (iiliile scoase din uz erau depuse tot la *onetria
(tatului pentru a fi distruse.
-in anu" 1AEB a fost emis #i 7o!%r<ra Con+i"iu"ui d Mini&!ri ,ri1ind
r*"mn!ara funcion%rii a!"ir"or d confciona! &!am,i" &i +i*i"ii f%r% +!ma
Rom<nii precum #i a e$ecutrii lucrrilor respective. &uncionarea acestor ateliere era
permis numai pe baza unor autorizaii obinute de la *inisterul Afacerilor >nterne.
Atelierele care se ocup cu confecionarea unor astfel de matrice siilare sunt obliate
s ntocmeasc un reistru de comenzi pe care l vireaz oranelor de control. Pentru a
confeciona o #tampil se depune la atelier modelul, schia sau descrierea lucrrii respective.
4eislaia n domeniul siiliilor prevede din anu" 1A@J ca ac+!a +% fi d,u+ "a
Ar/i1" S!a!u"ui.
%onform L*ii Ar/i1"or Naiona"( cu nr. 1@ din anu" 1AA@( +i*i"ii" &i &!am,i""
din m!a" car au im,rima!% +!ma %rii &i dnumira com,"!% a or*ani$aii au
1a"oar documn!ar.i+!oric%( urm<nd ca "a +coa!ra i din u$ +% + ,rda )n!r.un
+in*ur 'm,"ar "a Ar/i1" Naiona" +au "a fi"ia"" ac+!ora.
C""a"! 'm,"ar +coa+ din u$( + d,un "a Mon!%ria S!a!u"ui ,n!ru
:u+!ificar &i di+!ru*r. Si*i"ii"( &!am,i"" &i ,araf"( confciona! din cauciuc(
+coa+ din u$( + di+!ru* d c%!r in+!i!uii" cn!ra" , #a$a unui ,roc+.1r#a" d
+"cionar )n!ocmi! d Comi+ia d S"cionar &i a,ro#a! d conducra in+!i!uii
r+,c!i1.
?. 8a"oara +i*i"ii"or ca i$1or i+!oric
(tudierea siiliilor are o importan deosebit determinat de faptul c siiliul
reprezint un izvor istoric demn de luat n seam #i n acela#i timp o manifestare de art
feudal care prin e$presivitatea #i puterea de suestie transmite cuno#tine #i determin
convineri. =aloarea siiliilor ca izvor istoric este str?ns n letur cu rolul ;uridic pe care
l+a avut siiliul n decursul epocilor.
"n ara noastr siiliile se numr printre cele mai importante izvoare care au
conservat #i transmis eneraiilor mai noi simbolurile folosite de nainta#i. Cigilografia este
#tiina special, au$iliar istoriei, care studiaz principalul mi;loc de validare a
documentelor . sigiliul.
"n fondurile #i coleciile arhivelor e$istente n depozitele de arhiv #i biblioteci din
ar sau de peste hotare s+au pstrat siilii de diferite tipuri provenind din cancelariile
voievozilor rom?ni sau din alte cancelarii care ilustreaz momente istorice semnificative.
"n marea lor ma;oritare aceste siilii constituie unicate, care, ca urmare a valorii lor
documentare #i istorice sunt supuse unor condiii speciale de protecie, retrase de la
cercetare, sau cu reim restrictiv impus n slile de studiu, n scopul evitrii unor solicitri la
care ar fi supuse n timpul manipulrilor sau schimbrii mediului de comservare.
GG




CURS 11
@. 9OLOSIREA DOCUMENTELOR DE AR7I8>
GG
5atalia -rhici, *aria -oaru, 3ula0e sigilare realizate de (rhivele Ctatului "n spri0inul activitilor cultural-educative, n
0evista arhivelor, nr. G ,/8:i!, p. GG9.
LA CREATORI CI DEIN>TORI
Coi creatorii #i deintorii de arhive pot folosi, n diverse scopuri, documentele pe care le
au n estiune, cu respectarea prevederilor leislaiei arhivistice n vioare, indiferent dac
acestea fac parte din &ondul Arhivistic 5aional ,#i se pstreaz permanent! sau nu fac parte
din &ondul Arhivistic 5aional ,#i se pstreaz temporar . e$. statele de plat etc.!.
4eea Arhivelor 5aionale nr. /Jh/88J trateaz problematica folosirii ,valorificrii!
documentelor ntr+un capitol aparte ,>=, art. '9+''! intitulat Oolosirea documentelor care
fac parte din Oondul (rhivistic $aional al +omniei, preciz?nd c: Documn!" car fac
,ar! din 9ondu" Ar/i1i+!ic Naiona" a" Rom<nii ,o! fi fo"o+i! ,n!ru2 crc!ar
&!iinific%( r$o"1ara unor "ucr%ri admini+!ra!i1( inform%ri( aciuni duca!i1(
"a#orara d ,u#"icaii &i "i#rara d co,ii( '!ra+ &i cr!ifica!.
-ocumentele care fac parte din &ondul Arhivistic 5aional al 0om?niei pot fi
consultate, la cerere, de ctre cetenii rom?ni #i strini, dup G9 de ani de la crearea
lor. Pentru documentele la care nu s+a mplinit acest termen, cercetarea se poate face
numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare.
-ocumentele de valoare deosebit nu se e$pun public, n oriinal, ci sub form de
reproduceri.
%reatorii #i deintorii de documente sunt obliai s elibereze, la cererea persoanelor
fizice #i a persoanelor ;uridice, certificate, copii #i e$trase de pe documentele pe care
le creeaz #i le dein, inclusiv de pe cele pentru care nu s+a mplinit termenul prevzut
de art./G ,G9 de ani!,dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe solicitant.
(erviciile prestate de ctre Arhivele 5aionale pentru rezolvarea solicitrilor
persoanelor fizice #i ale persoanelor ;uridice se efectueaz, contra cost, n condiiile
prevzute de lee.
-ocumentele a cror cercetare poate afecta interesele naionale, drepturile #i
libertile cetenilor, privind datele #i informaiile pe care le conin, sau cele a cror
interitate fizic este n pericol nu se dau n cercetare.
&ac parte din aceast cateorie documentele care:
a! privesc siurana, interitatea teritorial #i independena statului rom?n, potrivit
prevederilor constituionale #i ale leislaiei n vioare)
b! pot leza drepturile #i libertile individuale ale ceteanului)
c! sunt ntr+o stare necorespunztoare de conservare, situaie stabilit de comisia de
specialitate #i consemnat ntr+un proces+verbal)
d! nu sunt prelucrate arhivistic.
GF
Pn!ru ac+! ca!*orii d documn! ,rocdura +! +imi"ar% oriund )n "um.
1. Li+!a !rmn"or d ,%+!rar
GF Acte normative, , p. J+i.
(tabilirea documentelor respective se face de ctre deintorul leal al acestora,
potrivit, 6istei termenelor dup care pot fi date "n cercetare documentele privind interesele
naionale, drepturile i libertile cetenilor ,art. nr. '' + ane$a. J din lee!, astfel:
- -ocumentele medicale, dup /99 de ani de la crearea lor)
- 0eistrele de stare civil, dup /99 de ani de la crearea lor)
- -osarele personale, dup iI de ani de la crearea lor)
- -ocumentele privind viaa privat a unei persoane, dup F9 de ani de la moartea
acesteia)
- -ocumentele referitoare la siurana #i interitatea naional, dup /99 de ani de
la crearea lor)
- -ocumentele privind afacerile criminale, dup 89 de ani de la crearea lor)
- -ocumentele privind politica e$tern, dup I9 de ani de la crearea lor)
- -ocumentele ale societilor comerciale cu capital privat, dup I9 de ani de la
crearea lor)
- -ocumentele fiscale, dup I9 de ani de la crearea lor)
- -ocumentele notariale #i ;udiciare, dup 89 de ani de la crearea lor.
Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de
documente, din /88J, aduc unele detalii n letur cu folosirea documentelor, astfel:
%reatorii #i deintorii de documente sunt obliai s elibereze, potrivit leii, la cererea
persoanelor fizice sau ;uridice, certificate, copii #i e$trase dup documentele pe care le
creeaz #i le dein, chiar dac nu au ndeplinit termenul de G9 de ani, dac acestea se refer
la drepturile care l privesc pe solicitant, cum sunt: vechimea n munc, studii, drepturi
patrimoniale.
9ORME DE 9OLOSIRE A DOCUMENTELOR LA CREATORII CI
DEIN>TORII DE DOCUMENTE

Pe baza documentelor aflate n depozitele lor, creatorii #i deintorii de documente
elibereaz, la cerere, persoanelor ;uridice #i fizice, cr!ifica!( co,ii &i '!ra+ dup
documente ce se refer la drepturile petenilor privind vechimea "n munc, patrimoniu,
colaritate, atestarea unor date personale i de stare civil, susinerea unor cauze "n faa
instanelor de 0udecat etc.
Pentru ca actele eliberate de pe documentele din depozitele de arhiv s poat fi
folosite scopurilor solicitate este necesar ca ele s rspund #i s clarifice datele cerute, s
reflecte temeiul documentar #i s poarte elementele de ntrire prevzute de leislaia n
vioare.
"ntocmirea certificatelor #i e$traselor prin natura #i importana lor pentru diferite
domenii de activitate, implic o mare rspundere din partea celui care le ntocme#te, ntruc?t
cea mai mic re#eal n coninutul lor atrae pre;udicii materiale #i de alt natur, at?t
pentru instituia carele+a eliberat c?t #i pentru beneficiar. -e aceea, la rezolvarea cererilor,
se pretinde o cunoa#tere temeinic a leislaiei aferente, a surselor documentare, un nalt
spirit de responsabilitate pentru a evita interpretrile re#ite #i, mai cu seam, pentru a se
nltura neconcordana ntre datele actelor eliberate #i baza lor documentar.
1. Cr!ifica!u" . este un document oficial ce include ntr+o form determinat un
ansamblu de elemente, prin care se atest solicitantului o situaie sau se confer anumite
drepturi.
=. Co,ia - este o reproducere autentic de pe un document aflat n arhiv. -e reul,
unitile elibereaz copii dup documentele de "mproprietrire, sentine 0udectoreti,
foile matricole colare sau ale militarilor "n termen etc. 4a eliberarea acestora se ine
seama de anumite reuli, datorit faptului c scrisul unor documente poate fi dintr-o
perioad mai veche, deci cu ortorafia vremii respective sau c lipsesc cuvinte, sau nu
apare cu claritate scrisul.
Dehnica "ntocmirii
- copiile de pe documente se transcriu cu ortografia actual#
- c?nd dintr+un document lipsesc cuvinte sau sunt indescifrabile, iar din te$t nu
rezult nelesul lor, n copie cuvintele respective sunt nlocuite cu puncte de
suspensie)
- n situaia c?nd documentele supuse copierii nu poart anul ntocmirii lor, data
este dedus din conte$tul celorlalte documente, dac el face parte dintr+un rup
de alte documente leate oranic #i a cror dat este cunoscut cu certitudine.
-ac nu se poate stabili data documentelor, aceasta se nlocuie#te cu puncte de
suspensie, iar dup ele, n parantez, meniunea Qfr datl)
- pentru a se e$clude eventualele aduiri, la copiile care cuprind numai o parte
dintr+o pain, se bareaz partea nescris cu o diagonal, de la ultimul cuv?nt
sau cifr la colul opus al painii, iar la copiile care se e$tind pe mai multe
paini, la fiecare sf?r#it de pain se aplic semnul continurii.
?. E'!ra+u" + este reproducerea autentificat a unei pri dintr+un document,
respectiv partea care intereseaz sau prive#te pe solicitant. "n mod frecvent asemenea
acte se elibereaz de pe sentinele 0udectoreti, monitoarele oficiale, documente
patrimoniale etc.
F.B R*u"i *nra"
-opiile ,i e5trasele se certific +au (du,% ca$( + "*a"i$a$% d uni!a!a car "
"i#ra$%( cu,rin$<nd2 denumirea unitii car ".a "i#ra!( documentul
dup care s-a <ntocmit, numrul ,i data <nregistrrii cererii, semntura
conduc%!oru"ui uni!%ii( )n+oi! d &!am,i"%.
"n te$tul certificatului, copiei sau e$trasului nu sunt admise #tersturi sau
completri printre r?nduri.
%ertificatele, copiile #i e$trasele se elibereaz personal solicitantului ori
mputernicitului su leal sau se e$pediaz prin po#t, nsoite de o adres n care
se vor trece perioadele pentru care lipsesc documentele sau n care nu se se#te
nscris numele solicitantului. 0spunsul se d n ma$imum G9 de zile.
Coate documentele care privesc drepturile de vechime n munc ca #i cele
patrimoniale rm?n n pstrarea creatorului #i dup e$pirarea termenului de G9 de
ani, tocmai pentru a se veni n nt?mpinarea solicitanilor.
-iplomele, certificatele de studiu, crile de munc, actele de stare civil sau alte
acte oriinale personale aflate n dosar se restituie titularului, sub semntur,
rein?ndu+se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei.
Cererile petenilor din strintate pentru obinerea de certificate, copii sau
e$trase, trimise direct sau prin intermediul instituiilor din ara noastr, se rezolv
de ctre deintorii documentelor.
6videna cererilor se ine pe baz de fi#e ntocmite pentru fiecare solicitant n
parte. &i#a va cuprinde: numele i prenumele solicitantului, numrul i data de
"nregistrare a cererii.
&i#ele se ordoneaz alfabetic. "n cazul n care dotarea permite, s se creeze un
subsistem arhivistic computerizat de eviden #i resire a cererilor #i actelor
eliberate.
%ererile solicitanilor, n oriinal sau n copie, dup caz, mpreun cu e$emplarul
al doilea al certificatului eliberat #i al adresei de rspuns se vor pstra la
compartimentul care elibereaz aceste documente, n dosare, conform
nomenclatorului arhivistic al unitii.
Ca$area certificatelor, copiilor #i e$traselor se face conform leislaiei.
3odul cum sunt satisfcute aceste cereri mrete consideraia de care se bucur
arhivele "n ochii tuturor cetenilor, mai ales atunci c?nd e$ist solicitudine, competen #i
con#tiin profesional din partea personalului nsrcinat s rezolve cererile.
S con+idr% rfu$ n:u+!ifica!( d r$o"1ar a crrii rfri!oar "a un dr,!
rcuno+cu! d "* &i fa,!u" d a nu + r%+,und )n !rmn d ?J d $i" d "a
)nr*i+!rara crrii r+,c!i1( dac% ,rin "* nu + ,r1d a"! !rmn.
?E
GI
4eea Arhivelor 5ainale nr. /J h/88J)
CURS 1=
9ONDUL AR7I8ISTIC NA IONAL AL ROMKNIEI 39AN4.
ORGANILARE
4a sf?r itul anului /88I, &A5 era reprezentat de apo$. 'J9 999 metri lineari de
arhiv, structurat n G8 '99 de fonduri i colec ii arhivistice. -ocumentele shau
transmis deha lunul timpului sub form de oriinal, concept sau copii..
in?nd cont de natura documentelor, &A5 este alctuit din urmtoarele orane:
>. ->06% >A 26560A41 A A0f>=64E0 5A >E5A46 . %A06
%E5(60=1 documentele scrise macte!dar i cele ob inute prin alte
tehnici de imprimare ,afi e, proclama ii, manifeste, diplome, hr i etc.!,
fotografii, documente tehnice i matrice sigilare . relizate n ar i de
creatori rom?ni n strintate ,ambasade, consulate, institu ii !).
>>. A0f>=A 5A >E5A41 -6 &>4*6 .conserv documentele
cinematografice
>>>. A0f>=A 0A->EC646=>j>35>> 0E*n56 .conserv documentele
fonice i video
>=. A0f>=646 -6 4>C60AC301
I.1. Atribuiile "ireciei :enerale a Ar3ivelor *aionale <n administrarea ,i protecia
special a +ondului Ar3ivistic *aional al $om6niei
Arhivele 5aionale acord asisten de specialitate #i asiur desf#urarea unitar a
operaiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor #i deintorilor de documente,
ndeplinind urmtoarele atribuii: ,Art. I!.
GJ
a! elaboreaz, n conformitate cu prevederile prezentei lei, norme #i metodoloii de lucru
pentru oranizarea #i desf#urarea ntreii activiti arhivistice, inclusiv pentru
GJ
4eea Arhivelor 5aionale, op. cit.)
clasificarea #i includerea n fondul Arhivistic 5aional al 0om?niei a documentelor
prevzute la art.', care se dau publicitii, dup caz)
b! controleaz aplicarea prevederilor leislaiei n vioare pe linia muncii de arhiv #i
stabile#te msurile ce se impun potrivit leii)
c! preia de la creatorii #i deintorii de arhiv documentele care fac parte din &ondul
Arhivistic 5aional al 0om?niei, n condiiile #i la termenele prevzute n prezenta
lee)
d! asiur evidena, inventarierea, selectarea, pstrarea #i folosirea documentelor pe care le
deine)
e! asiur documentele pe baz de microfilme #i alte forme de reproducere adecvate)
f! constituie #i dezvolt banca de date a Arhivelor 5aionale #i reeaua automatizat de
informare #i documentare arhivistic, stabile#te msuri pentru corectarea tehnic #i
metodoloic #i pentru colaborarea serviciilor de informare #i documentare arhivistic
#i a compartimentelor similare din cadrul (istemului naional de informare #i
documentare)
! elaboreaz #i editeaz 0evista Arhivelor #i alte publicaii de specialitate, destinate
informrii #i spri;inirii cercetrii #tiinifice, precum #i punerii n valoare a documentelor
care fac parte din &ondul Arhivistic 5aional al 0om?niei)
h! asiur, prin &acultatea de Arhivistic #i coala 5aional de Perfecionare Arhivistic
pretirea #i specializarea personalului necesar desf#urrii activitilor arhivistice)
i! la cerere sau din oficiu atest dac un document face sau nu face parte din &ondul
Arhivistic 5aional al 0om?niei)
;! autorizeaz scoaterea temporar peste rani a documentelor care fac parte din &ondul
Arhivistic 5aional al 0om?niei, n scopul e$punerii sau documentrii cu ocazia unor
manifestri #tiinifice sau culturale internaionale)
g! ntreine #i dezvolt relaii cu oranele #i instituiile similare din strintate, n vederea
informrii reciproce n domeniul arhivistic #i al schimbului de documente #i de
reproduceri de pe acestea) asiur aplicarea conveniilor #i acordurilor internaionale
privind domeniul arhivistic #i particip la conrese, conferine, reuniuni #i consftuiri
arhivistice internaionale)
l! asiur aplicarea prevederilor leislaiei n vioare n realizarea proteciei documentelor
care fac parte din &ondul Arhivistic 5aional al 0om?niei, respectiv n aprarea
secretului de stat, paza #i conservarea acestor documente, at?t n timp de pace, c?t #i la
mobilizare sau rzboi.
"n cadrul Arhivelor 5aionale funcioneaz un consiliu #tiinific, format din speciali#ti
ai Arhivelor 5aionale, cercettori, cadre didactice universitare #i speciali#ti din ministerele
interesate, care analizeaz, dezbate #i face propuneri n probleme privind normele #i
metodoloiile specifice de lucru, publicaiile de specialitate, precum #i dezvoltarea ntreii
activiti arhivistice.
*odul de oranizare #i funcionare, precum #i componenta consiliului #tiinific se
stabilesc prin reulament de oranizare #i funcionare, aprobat de directorul eneral al
Arhivelor 5aionale.
II. Ar/i1a Naiona"% d 9i"m
Cinedocumentul este un document fiurativ din cateoria documentelor audio+
vizuale, care fi$eaz cu a;utorul tehnicii cinematorafice o serie de obiecte, evenimente,
fenomene etc. sub forma unor succesiuni de imaini.
Gi
Cinemateca poate fi: o colecie de documente cinematorafice ,filme!, sau un loc
special amena;at pentru pstrarea unei astfel de colecii.
Oilmoteca, de asemenea, are dou semnificaii: /. %olecie de documente
cinematorafice #i de televiziune clasate ntr+o ordine sistematic) '. 4oc special amena;at
pentru depozitarea filmelor cinematorafice #i de televiziune. &ilmele sunt pstrate n cutii
metalice a#ezate vertical n dulapuri speciale #i evideniate pentru resire n repertorii sau
fi#iere. Aceste forme de eviden se numesc Cartoteci: cartoteca filmelor de lung metra0)
cartoteca filmelor sonore de scurt metra0) cartoteca de benzi desenate.
Gi
%icionar al tiinelor speciale ale istoriei, op. cit., p. J8)
Printre creatorii de filme #i benzi de importan naional menionm, n primul r?nd,
Celeviziunea 0om?n, nfiinat n ianuarie /8Ii) are depozite n cldirea Celeviziunii
0om?ne #i la oilava. -ispune de circa II9 999 de titluri de filme #i emisiuni finite.
G:
(rhiva $aional de Oilme, neleas ca o instituie cultural de arhivistic #i
muzeistic cinematorafic, de istorie #i de propaand a filmului, de filmorafie #i
filmoloie, are ca funcii depistarea, str?nerea, pstrarea, conservarea operelor
cinematorafice din producia naional, constituirea #i conservarea fondului naional de
filme care reprezint valori estetice, istorice, politice, socioloice, #tiinifice.
G8
Toa!
+!udiouri" cinma!o*rafic +un! o#"i*a! +% ,rda "a Ar/i1a Naiona"% d 9i"m
ma!ria"" audio.1i$ua"( ,rcum &i documn!" )n+oi!oar 3+cnarii" "i!rar +au
r*i$ora"4. Trmnu" d ,rdar +! d =J d ani d "a da!a cr%rii.
Arhiva s+a nfiinat n anul /8Ii, n vremea trecerii filmului rom?nesc din etapa
artizanal la cea industrial, ndeplinind iniial funcii de salvare, ocrotire a bunurilor
cinematorafice, de adpostirea lor #i realiz?nd activiti de identificare #i inventariere. (e
practic acum, pentru prima oar n 0om?nia, activitatea de conservare #i restaurare
cinematorafic, se ntreprind aciuni preventive #i terapeutice pentru a opri deradrile
fizice #i chimice ale peliculei, se asiur condiii de prelunire a e$istenei filmelor cre?ndu+
se o nou disciplin #tiinific . ramura arhivisticii cinematorafice.
F9
6voluia arhivisticii cinematorafice a determinat transformarea arhivei de filme ntr+
un centru de studii #i de cercetri prin ns#i elaborarea criteriilor #i principiilor de clasare #i
sistematizare, prin metodica fi#rii, prin prelucrarea produciei curente, prin depistarea unor
opere cu valoare istorico+cultural, prin activitatea istoriorafic etc. Arhiva funcioneaz n
subordinea Centralei +omnia Oilm de sub ndrumarea #i conducerea %onsiliului %ulturii #i
6ducaiei. 4eea nr. /Jh/88J confer arhivei atribuii speciale cu privire la documentele
cinematorafice deinute.
G:
*aria Pariza, Cursuri universitare de (rhivistic ,manuscris!)
G8
&loarea >on, 2abriela >onescu, (rhiva $aional de Oilme, pstrtoare a Oondului $aional de Oilme documentare, n 0evista
Arhivelor, An Ii, nr. G+F ,/8:9!, p. '8I) =ezi #i %icionar al tiinelor speciale ale istoriei, op. cit., p. G/)
F9
&loarea >on, 2abriela >onescu, op. cit., p. '8I)
(e contureaz conceptul de arhiv cinematorafic, oranism prin care o
cinematorafie cu toate zonele sale . de ficiune #i nonficiune . devine con#tient de
sine, de trecutul #i de potenele prezentului su, de apartenena la o spiritualitate.
Prin valorile sale obiective #i virtuale, filmul documentar, modalitate inevitabil de
comunicare #i cunoa#tere, implicat multiform n toate sferele e$perienei umane se
constituie ca un fond autonom al tezaurului imaistic naional.
%inematoraful este menit s aduc mare folos omenirii, poate tot at?t de folositor
ca alfabetul cu care n fond are at?ta analoie. 6l completeaz seria descoperirilor ce vor
permite eneraiilor viitoare s reconstituie istoria trecutului.
Acest te$t sesizat de istoriorafii arhivei noastre a fost scris n anul /:8J de
publicistul *i#u =crescu. %u aceste aprecieri unul dintre primii cronicari
cinematorafici rom?ni comenteaz primele reprezentaii cinematorafice din Bucure#ti,
care creeaz iluzia mrea a realitii. >ar data de > iunie :?2= se nscrie ca data naterii
cinematografului romnesc, ziua c?nd are loc prezentarea n premier a primului subiect
de actualiti, realizat n 0om?nia de ctre bucure#teanul Paul *enu) n aceea#i lun el
prezint un proram de /J actualiti =ederi rom?ne#ti din Bucure#ti #i 2alai) C?rul
*o#ilor, Cerasa cafenelei %ap#a, Plimbri la #osea, =asele flotilei dunrene.
F/
(eria primelor actualiti rom?ne#ti de la nceputul secolului, ca orice document
cinematorafic din perioada nceputurilor, ne introduce n sfera celei mai dense sensibiliti
umane, cea a reaciilor n faa curerii timpului.
Oilmele de cercetare sociologic, etnografic, realizate n cadrul campaniei de
cercetare, multidisciplinare a mediilor rurale ntreprins de echipele conduse de
socioloul -imitrie 2usti acum ;umtate de veac, se afl printre primele pelicule cu
asemenea structur din istoria filmului european.
&ilmele -ru#. -in viaa unui sat rom?nesc . primul din seria realizat n /8'8 .
alturi de peliculele dedicate satelor an ,/8GJ! #i %ornova ,/8G/! erau concepute ca parte
a unei unice opere documentaristice, a unei socioloii rom?ne#ti #i a unei monorafii
ste#ti n imaini. -in proiect se realizeaz deplin doar documentarul -ru#. -in viaa
F/
>dem, ibid, p. '8:)
unui sat rom?nesc, realizatori -imitrie 2usti, Paul (terian, 5icolae Arintescu+Amza,
5icolae Barbelian, %onstantin Briloiu, farrp Brauner. L%rguul) rmne primul act
spectaculos de integrare a artei documentaristice "n tradiia culturii naionale de multipl
afirmare a imaginii-document "n spiritualitatea romneasc, iar proiectul seminarului
socioloic al 3niversitii din Bucure#ti, o tentativ unic de a crea filme antropoloice cu
deschidere enciclopedic.
%oleciile cinematorafice fac parte din cateoria de documente audio+vizuale.
>nventarul filmului dateaz din /:8I, anul n care n diferite ora#e ale lumii s+au proiectat
filme pentru prima oar
F'
. &ormele sub care se prezint sunt: filmul sonor, filmul mut,
emisiunile televizate #i videocasete.
FG
Oonoteca #i Oilmoteca au fost oranizate pe sectoare distincte
FF
#i anume:
a. Oilmoteca i fonoteca documentelor politice i de protocol . cuprinde nreistrrile
pe band de manetofon sau de manetoscop #i peliculele cu valoare deosebit, conin?nd
cele mai de seam momente din istoria contemporan a 0om?niei.
b. Oilmoteca i fonoteca de aur . conine vocile marilor personaliti din viaa noastr
social+cultural #i artistic, nreistrri teatrale #i muzicale de valoare special.
c. Oilmoteca i fonoteca letopise . n care fiureaz secvene semnificative din viaa
de ieri #i de azi a patriei noastre, a localitilor urbane #i rurale, monumente ale civilizaiei
milenare pe aceste meleauri, muzee, monumente ale naturii, precum #i aspecte din natur
etc.
d. Oilmoteca i fonoteca cotidian . cuprinde totalitatea nreistrrilor #i peliculelor
care pot fi reproramate #i care au #ansa de a deveni letopise sau fonotec #i filmotec de
aur.
e. Oilmoteca i fonoteca uzual . conine nreistrrile #i filmele n curs de
proramare sau pe baza crora se pot realiza noi emisiuni. E seciune important o ocup
fonoteca muzical uzual care are o mare circulaie, difuz?ndu+se de numeroase ori, uneori
chiar zilnic, aceea#i melodie.
F'
Aparatul de proiectat a fost inventat n Anlia, pionerii fiind fraii *anachea)
FG
*aria Pariza, op. cit.)
FF
=iriliu j. Ceodorescu, op. cit., p. F''
%%%. Ar3iva $adioteleviziunii $om6ne
Oonodocumentul este un tip de documente care conine informaie acustic fi$at prin
metode mecanice, manetice, optice etc. de nreistrare a sunetelor.
FI
Astzi e$ist n ara noastr boate arhive sonore la instituiile specializate n
str?nerea #i studierea folclorului, la institutele de linvistic #i muzee, dar cea mai boat
arhiv, de acest fel, este cea a +adioteleviziunii +omne.
(rhiva +adioteleviziunii +omne este o arhiv constituit, ncep?nd cu anul /8'I, din
totalitatea benzilor de manetofon, a discurilor, filmelor de televiziune, a te$telor scrise,
precum #i a fotorafiilor #i diapozitivelor referitoare la viaa politico+social #i literar
artistic.
E astfel de arhiv prezint urmtoarea structur: o fonotec, o filmotec, o discotec
#i o fototec. -ecretul nr. Fi'h/8i/ privind &ondul Arhivistic 5aional confer
0adioteleviziunii atribuii speciale cu privire la documentele fonice #i video aflate n
pstrarea #i folosirea ei.
Alturi de o serie de volume n care este inclus o parte din lucrrile inedite citite la
radio, nreistrrile din fonoteca acestei instituii sunt o dovad ritoare a ceea ce au
nsemnat #i nseamn tehnicile moderne de e$presie, pe planul vieii spirituale. Oonoteca
+adioteleviziunii ilustreaz ipostaza de pstrtor #i tezaurizator de cultur, activitate care i
confer atributele unei biblioteci de un fel aparte, ale unei arhive sonore de o valoare
deosebit.
FJ
Oonoteca are dou nelesuri: /. %olecie de documente fonice nreistrate pe discuri,
benzi de manetofon etc., folosite n scopuri #tiinifice ,dialectoloice, folclorice etc.! #i la
realizarea emisiunilor de radio, la sonorizarea unor producii artistice din cinematorafie #i
televiziune etc.) '. 4oc special amena;at n care este depozitat o astfel de colecie.
Fi
0adioteleviziunea numr printre miile de colaboratori, tot ce are mai valoros
cultura contemporan rom?neasc. Cezaurizarea pentru posteritate, a tot ceea ce constituie
FI
%icionar al tiinelor speciale ale istoriei, op. cit., p. /'')
FJ
6lisabeta (asu, Dezaurul documentar al radioteleviziunii, n 0evista Arhivelor, An Ii, nr. G+F ,/8:9!, p. '8/)
Fi
%icionar al tiinelor speciale ale istoriei, op. cit., p. /'')
manifestare politic, social #i spiritual, este misiunea Oonotecii de aur , parte de pre a
&onotecii 0adioteleviziunii.
F:
E valoare inestimabil, documente vii ale istoriei noastre contemporane n aciune, o
au nreistrrile . fonice #i video.
Audierea unor nreistrri din Oonoteca de aur a 0adioteleviziunii, constituie
prile;uri unice de readucere n prezent a unor evenimente petrecute cu ani n urm, de
reascultare a opiniilor unor mari personaliti n propria lor e$primare. 6ste ceea ce e$plic
interesul cu care, de la an la an, tot mai muli iubitori de frumos doresc s+i asculte, ori s+i
reasculte pe Cudor Arhezi, 5icolae >ora, 2eore Bacovia, 2eore %linescu,
Perpessicius, Cudor =ianu, *ihail 0alea, %amil Petrescu, >on *inulescu, =ictor 6ftimiu,
4ucian Blaa, Ectavian 2oa, Petre %omarnescu, 6mil Botta #i pe muli ali poei,
prozatori, dramaturi, critici #i istorici literari.
F8
( amintim #i nreistrrile din arhiva sonor a 0adioteleviziunii cu lasurile
istoricilor: %. -aicoviciu, %. %. 2iurescu, ale matematicienilor: 2riore *oisil #i *iron
5icolescu, ale unor oameni de art: 2. Eprescu, 2h. Anhel, %. *edrea, 0. 4adea, -.
2hia #i ale altor nume prestiioase: >on A?rbiceanu, 6mil >sac, 6ueniu (perania, >uliu
faieanu.
5umeroase nreistrri radiofonice . numrul lor este de ordinul miilor . sunt
datorate mae#trilor scenei din ultimele decenii: *aria &illoti, 2eore =raca, >on *anolescu,
tefan %iubotra#u, 6mil Botta, 4ucia (turza Bulandra, 5ic. Blteanu, 2h. (torin,
=ladimir *a$imilian, (onia %luceru, 2. Cimic, %. 0amadan, *ihai Popescu, 5igi
Atanasiu, Ale$andru %ritico, >on Calianu, 2r. =asiliu+Birlic, *ilu 2heorhiu, Aepsina
*acri+6ftimiu, 2h. %iprian, *arcel Anhelescu. -e numele multor mae#tri al scenei sunt
leate memorabilele spectacole+nreistrri ale Ceatrului radiofonic, o adevrat #coal de
miestrie de care nici un cercettor al istoriei teatrului rom?nesc nu va putea s nu in
seama.
Peste J9q din prorame sunt emisiuni muzicale cu un repertoriu foarte boat #i din
toate enurile muzicii. 6$ist n &onoteca 0adioteleviziunii zeci de mii de nreistrri ale
F:
6lisabeta (asu, op. cit., p. '8/)
F8
>dem, ibid, p. '8')
unor piese valoroase din domeniul muzicii populare, u#oare, simfonice, de oper, operet, n
diverse interpretri. %a #i n cazul Oonotecii vorbite, nreistrrile muzicale cu cei mai buni
interprei sunt pstrate n &onoteca de aur. 0adioul a constituit, nc din primul deceniu de
activitate un teren fertil de afirmare a numero#i creatori #i a unor personaliti muzicale de
frunte, nu numai ca interprei, ci #i ca teoreticieni. 2eore 6nescu, %onst. (ilvestri, Ch.
0oalsgi, 6. %iomac, Alfred Alessandrescu, *aria Cnase, *aria 4treu, &nic 4uca,
2riora# -inicu sunt doar c?teva nume din r?ndul celor a cror prezen n proramele
muzicale de radio #i televiziune este atestat de documente fonice #i scrise din &ondul
arhivistic al 0adioteleviziunii.
%a un boat coninut documentar ,fotorafii, diapozitive, dianeative!, n cadrul
0adioteleviziunii se prezint #i Oototeca, pstrtoare a imainilor prile;uite de emisiunile de
seam #i de evenimentele proprii instituiei.
&ondul arhivistic al 0adioteleviziunii, conine #i o alt cateorie de documente cu
specific deosebit, discurile, care fac obiectul activitii %iscotecii.
Aspecte ale vieii #tiinifice, cultural+artistice constituie subiectul multor filme din
Oilmoteca 0adioteleviziunii, pelicula pstr?nd imaini cu: 2eore =raca, %. *edrea, 0.
4adea, 2eore 6nescu, *aria Cnase, fenri %oand, >onel Perlea, Cudor Arhezi etc.
I9
Oondul arhivistic al +adioteleviziunii conine documente de dat relativ recent, doar
din /8'I, dar, dat fiind valoarea pe care aceste documente o au, nu numai pentru instituie,
prin -ecretul Fi'h/8i/ leiuitorul ntre#te 0adioteleviziunii atribuii speciale cu privire la
documentele fonice #i video din Oondul arhivistic naional aflate n pstrarea #i folosirea sa.
SU6IECTE EMAMEN
I9
>dem, ibid, p. '8F)
/. -efiniia eneral a documentelor. %riterii de clasificare. %aracterizai diferite tipuri
de documente ,e$. ziar, %-, carte! dup criteriile prezentate
'. %lasificarea eneral a documentelor dup suportul documentar.
G. Prin ce se deosebesc documentele arhivistice de alte cateorii de documenter
F. 5oiunea de arhiv. 6timoloia termenului. (ensuri.
I. -in ce este alctuit &ondul Arhivistic 5aional . conf. 4eii nr. /Jh/88J ,art./!. %e
tipuri de doc. &ac parte din acest fondr ,artic. ' 4ee!
J. %lasificarea arhivelor dup creatori i procesul de formare.
i. Arhiva curent sau de reistratur. %aracterizare. Cipoloia documentelor create
:. 5omenclatorul arhivistic .principalul instrument de oranizare a arhivelor
8. %lasarea documentelor n dosare. %riterii de clasare.
/9. 5o iunea de unitate arhivistic. -efinitivarea dosarului.
//. -ocumentele secrete de serviciu. *suri speciale n aten ia secretariatului
/'. *articele siilare. >mportan a tampilei. =aloarea documentar a matricelor
siilare.
/G. &orme de folosire a documentelor la creatori i deintori de arhive /institu ii)
:1.Oondul (rhivistic $a ional al +omniei. 9numera i organele componente i
categoriile de documente colec ionate.
:;.(tribu iile generale ale %E($.
6i#"io*rafi
PARILA MARIA. Cur+ d +cr!aria! &i a+i+!n% mana*ria"%. 6ucur&!i( =JJN.
3Cu,rind &i a"! rcomand%ri #i#"io*rafic ,n!ru ficar !m%4 &i a"! +ur+ on"in
O O P (cte normative privind arhivele. %lu;+5apoca : Asociaia Arhivi#tilor %avid 4r odan,
/88J)
B60%>3+-012f>%6(%3, Adina. (rhivistica & Curs general. Bucure#ti : 6ditura
3niversitii din Bucure#ti, /88i)
m m m %icionarul e*plicativ al limbii romne. Bucure#ti : 6ditura 3nivers 6nciclopedic,
'99')
m m m %icionarul Htiinelor Cpeciale ale Istoriei. Bucure#ti, 6ditura tiinific #i
6nciclopedic, /8:')
m m m anual de secretariat ,i asisten managerial 0coord. Adina 6rciu Dr%*/ic+cu.
6ucur&!i : 6ditura 3niversitii din Bucure#ti, '99G),online!
MERA( Laurniu. )ndreptar ar3ivistic 2 ,n!ru ,r+ona"u" car cra$%( ,%+!ra$% &i
fo"o+&! documn!. C"u: Na,oca 2 Aronda( =JJB5
m m P $orme tehnice privind desfurarea activitilor "n (rhivele $aionale. Bucure#ti :
-.2.A.5., /88J)
m m m Frganizarea i funcionarea bibliotecilor tehnico-tiinifice specializate din unitile
economice : material metodoloic. Bucure#ti : >nstitutul 5aional de >nformare #i
-ocumentare, /8:J ,multiplicat!)
PA0>jA, *aria. &unciile secretariatului modern n 3anual de secretariat i asisten
managerialBcoord. Adina Berciu -rhicescu. Bucure#ti : 6ditura 3niversitii din
Bucure#ti, '99G)
(A%60-EK6A53, Aurelian. (rhivistica. Bucure#ti : 6ditura -idactic #i Pedaoic,
/8i/)
(E%EB6A53, >ordana. 3anual de secretariat. Bucure#ti : 6ficient, '99')
(C6&, &elicia. %icionar de e*presii 0uridice latine. Bucure#ti : Escar Print, /88I)
>>. Articole n publicaii seriale:
BE60A, &lorea. %onsideraii cu privire la noiunea de fond arhivistic. "n +evista
(rhivelor. - nr. /+' ,/8iF!, p. 'J8+'iF )
%f>P30>%>, 5icolae. Probleme de delimitare a documentelor contemporane pe fonduri
arhivistice. "n: +evista (rhivelor.- nr. ' ,/8:J!, p. '/'+''9)
-012f>%>, 5atalia. Activitatea de standardizare . parte interant a informrii #i
documentrii #tiinifice #i tehnice. "n +evista (rhivelor. + nr. F ,/8:F!, p. Fi:)
&4E06(%3, >on. %onsideraii privind constituirea fondului de asiurare. "n: +evista
(rhivelor. + nr. G ,/8i:!, p.G9/
m m m 4eea Arhivelor 5aionale nr. /Jh/88J. "n 3onitorul Fficial al +omniei .Partea >. +
An. :, nr. i/,apr /88J!)
*A0%3, >on. (ensul arhivistic al unitii de pstrare #i necesitatea definirii acestuia
pentru activitatea de prelucrare a materialelor documentare. "n: +evista (rhivelor - nr. '
,/8J:!, p. ':i)
5>%34A, =asile. -osarul . unitate de baz n constituirea arhivei curente. "n : +evista
(rhivelor. + nr. F ,/8iG!, p. JG/+JGJ)
352306A53, 2heorhe. Probleme de terminoloie arhivistic. "n: +evista (rhivelor. -
nr. / ,/8JI!, p. G+'')
352306A53, 2heorhe. %uvinte #i e$presii vechi. %ontribuia la cunoa#terea
terminoloiei vechilor materiale documentare. "n : +evista (rhivelor. - nr. ' ,/8J8!, p.':/+
':F)
p. F/I. =E>%A, %oman. *etodoloia de elaborare a nomenclatorului dosarelor. "n : +evista
(rhivelor. + nr. F ,/8:F!,