MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DE CALIDAD



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COMUNICACIN INTERNA


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REVISIN: 05






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Revisin
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REGISTRO DE CAMBIOS: FO-MPD01-08
MOTIVO DE LA REVISION:
Se realizan cambios en los formatos Circular, Oficio, memorndum y se agrega
formato FO-MPC03-05 Hoja membretada. Y se agreg el punto 6.19, acerca de
reuniones para monitorear y retroalimentar entre procesos
Revisin:
05
Fecha:
Nov-13
Elaboro:
AMF
Reviso:
DCC
Autoriz:
GEP
MOTIVO DE LA REVISION:
Se especifica en el punto 6.16 de acuerdo a los responsables el tipo de
informacin a comunicar.
Revisin:
04
Fecha:
Febrero/13
Elaboro:
AMF
Reviso:
DCC
Autoriz:
GEP
MOTIVO DE LA REVISION:
MEJORA CONTINUA POR ACCION PREVENTIVA.
Se agrega el punto 5.5 en Responsabilidades sobre el control de uso del
telfono y se agrega formato FO-MPC03-04
Revisin:
03
Fecha:
Diciembre/12
Elaboro:
A.M.F.
Reviso:
D.C.C.
Autoriz:
G.E.P.
MOTIVO DE LA REVISION:
MEJORA CONTINUA DERIVADA DE LA AUDITORIA EXTERNA DE
MANTENIMIENTO AUM-01 Y AUM-02
Revisin:
02
Fecha:
Marzo/11
Elaboro:
AMF
Reviso:
JMRH
Autoriz:
GEP.
MOTIVO DE LA REVISION:
Mejora continua derivada de la auditora interna AUI-07
Revisin:
01
Fecha:
Enero/11
Elaboro:
AMF
Reviso:
J.M.R.H
Autoriz:
G.E.P.













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AUTORIZACIONES


ELABOR REVIS AUTORIZ




Alejandro Molina Flix
Coordinador del SGI/
Control de Documentos y
Registros




Daniel Castillo Coutio
Representante de la
Direccin/ Responsable
de la Calidad.




Gustavo Estrada Ponce
Director General
RAMEXA, S.A. DE C.V.

















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INDICE
No. Descripcin Pag.
1 OBJETIVO 5
2 ALCANCE 5
3 DEFINICIONES 5
4 REQUISITOS 6
5 RESPONSABILIDADES 6
6 DESARROLLO 7
7 FLUJOGRAMA 11
8 FORMATOS Y ANEXOS 12
9 REFERENCIAS 12


















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1. OBJETIVO

Asegurar que toda informacin relacionada con la eficacia, conformidad y mejora continua
del SGI (SGC + SGEND) sea comunicada en calidad, cantidad y oportunidad.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todo lo relacionado con el SGI (SGC+SGEND) de RAMEXA,
S.A. DE C.V.

3. DEFINICIONES
Comunicacin interna: Forma de intercambiar mensajes escritos o verbales entre un
cliente interno y un proveedor interno para asegurar que el trabajo se haga adecuadamente.
Comunicacin externa: Forma de intercambiar mensajes escritos o verbales entre un
cliente un proveedor con el propsito de satisfacer sus requisitos, logrando con ello su
lealtad con repeticin de negocios.
Emisor: Quien enva un mensaje
Receptor: Quien recibe un mensaje.
Circular.- Cada una de las cartas o avisos iguales dirigidos a diversas personas para darles
conocimiento de algo.

Oficio.- Es un documento utilizado para redactar un mensaje en el cual se externa una
consulta, una orden, peticin de informe, gestiones, acuerdos, invitacin, etc. se realizan
con copias o duplicados, debido a que como son oficiales o de importante valor, deben
quedar archivados o como antecedente. Por lo cual guardan un orden, y debido a eso tienen
que estar enumerados.

Memorando Memorndum.- Un memorndum (memo como se le conoce en el ambiente
laboral) es un documento escrito que es menos formal y se utiliza para el intercambio de
informacin entre reas de una empresa con el objetivo de dar a conocer informacin
diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y ms.








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SGI.- Sistema de Gestin Integral
SGC.- Sistema de Gestin de la Calidad
SGEND.- Sistema de Gestin de Ensayos No Destructivos

4. REQUISITOS
Que el proceso de comunicacin interna (3.6.2 del Manual de calidad) sea eficaz.
Que el proceso de comunicacin interna (3.6.2 del Manual de calidad) cumpla con lo
especificado en el punto 3.6. (Del manual de calidad) Secuencia e interaccin de los
procesos, de una manera eficaz.
Es requisito que la comunicacin interna se d en todo el ORGANIGRAMA de RAMEXA,
S.A. DE C.V. Es decir de arriba hacia abajo, es al puesto inmediato inferior.

Es requisito que la comunicacin interna de abajo hacia arriba se realice al puesto inmediato
superior.

Es requisito que la comunicacin hacia puestos y funciones laterales se realice informando
al inmediato superior


5. RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad del Director General aprobar y autorizar este procedimiento.

Es responsabilidad de la Gerencia Tcnica (para el SGEND y Representante de la Direccin
para el SGC) revisar, analizar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.

Es responsabilidad de los gerentes, responsable de la calidad y jefes de procesos elaborar,
implementar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.

En la organizacin la comunicacin eficaz es una responsabilidad compartida y todos
tenemos la obligacin de asegurar que sea fluida, oportuna, escrita cuando se requiera,
clara, firmada, destinada y que cumpla con el objetivo para la cual se transmite.

Es responsabilidad de los jefes de proceso y/o personal que tenga asignado lneas
telefnica vigilar el llenado de Bitcora de Llamadas Telefnicas FO-MPC03-04 y una vez
llenado en su totalidad finalizado el periodo (mensual) turnarlo a Administracin y finanzas
para el anlisis de la informacin.










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6. DESARROLLO
6.1. La comunicacin interna se establece en el siguiente proceso:

6.2. La comunicacin de arriba hacia abajo se realiza al puesto inmediato inferior.
6.3. La comunicacin de abajo hacia arriba se realiza al puesto inmediato superior.
6.4. La comunicacin hacia puestos y funciones laterales se realiza informando al inmediato
superior.
6.5. La comunicacin no excluye resolver de inmediato o cuando el trabajo lo requiera,
cualquier actividad ya sea de rutina, accin preventiva o correctiva.

ENTRADAS ACTIVIDADES DE
TRANSFORMACIN
ELEMENTOS DE SALIDA

INFORMACION A COMUNICAR RELATIVO A LOS SISTEMAS
DEL SGC Y SGEND:

RESULTADO DE AUDITORIAS INTERNAS Y
EXTERNAS
RETROALIMENTACION DE CLIENTE INTERNO Y
EXTERNO
DESEMPEO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD
DEL PRODUCTO
AVANCE Y ESTADO DE LAS ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
CAMBIOS QUE PUDIERAN AFECTAR AL SISTEMA DE
GESTIN DE CALIDAD
RECOMENDACIONES DE MEJORA CONTINUA
AVANCE DEL CUMPLIMIENTO DEL PLAN MAESTRO
DE CAPACITACION
REVISION Y ACTUALIZACION DE LA POLITICA Y
OBJETIVOS DE CALIDAD
CAMBIOS RELEVANTES EN LA DOCUMENTACION
DEL S.G.C. Y SGEND

RECURSOS:
CORREO ELECTRONICO
ESCRITOS INTERNOS
PINTARRON, PARED DE CALIDAD
RADIO CELULAR

OBJETIVO:
CUMPLIR EN UN 95%.CON LAS
COMUNICACIONES INTERNAS
REQUISITOS:
CLIENTE:
INFORMACION COMPLETA, CLARA Y SIMPLE.
PERSONAL COMPROMETIDO E INVOLUCRADO


ORGANIZACIN:
FECHA ADECUADA
LUGAR ADECUADO


REGULATORIOS:
CUMPLIR CON EL 5.5.3 DE LA NORMA ISO
9001:2008
CUMPLIR CON EL 4.1.6 DE LA NORMA ISO/IEC-
17025:2005








PREPARACION DE LA
INFORMACION PARA
COMUNICACIN INTERNA



REALIZACION DE LA
COMUNICACIN INTERNA




VERIFICAR LA EFECTIVIDAD
DE LA COMUNICACION





SEGUIMIENTO DE LA
COMUNICACIN






FIN



















PERSONAL
COMUNICADO ACERCA
DEL S.G.I (SGC +
SGEND).







COMUNICACIN EFICAZ
Y CONFORME CON EL
REQUISITO 5.5.3 DE LA
NORMA ISO 9001:2008
PARA EL SGC Y 4.1.6 DE
LA NORMA ISO/IEC-
17025:2005







CUMPLIR CON EL
OBJETIVO
PROGRAMADO

Comunicaciones contestadas/
Comunicaciones recibidas que
requieren contestacin






ESTATUS DEL
S.G.I






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6.6. La comunicacin dentro de los procesos o al trmino o comienzo de un proceso, se
asegura por escrito que los requisitos del cliente (incluyendo los cambios y
modificaciones) se transmiten con precisin y oportunidad.
6.7. Las rdenes de servicio escritas son comunicadas con claridad y veracidad, de forma
que el trabajo y materiales no sufren merma por errores o indicaciones defectuosas.
6.8 Toda comunicacin de contingencia pone en alerta a todo el personal involucrado del
proceso afectado y sta indica los cambios, ajustes o re trabajos que el mando autorizado
indica, procurando no cruzar informacin y/o re checar la orden para evitar confusin o
errores.

6.9 Toda actividad importante es comunicada por escrito, al jefe superior con copia a
interesados. Se utiliza preferentemente el correo electrnico interno en estos 17 puntos,
donde procede.

6.10 La Direccin de la empresa comunica informacin relevante verbal y por escrito en
circular o personalizada al personal, reas o clientes, con copia a quien corresponde o a
quien el considera pertinente.

6.11 Toda comunicacin escrita (incluyendo email) recibida o enviada, se firma y fecha con
acuse de recibo de parte del destinatario o remitente.

6.12 Documentos legales regulatorios, deben ser atendidos con alta prioridad, turnndose
a quien corresponda.

6.13 Facturas, recibos y pagos son comunicados, recibidos o turnados con rapidez,
seguridad y proteccin, a quien corresponde
6.14 Toda informacin requerida por nuestros clientes Internos o Externos es manejada con
prioridad hacia el cliente o hacia el proceso rea involucrada. Ejemplos Informes de
ensayo, Certificados de calibracin de equipos, Auditorias (2 parte), Procedimientos, etc)

6.15 Toda comunicacin con los clientes externos hacia o desde la organizacin, se puede
marcar copia a la Direccin General y a los interesados.








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6.16 La informacin de inters general relevante y concerniente al Sistema de Gestin
Integral (SGC + SGEND) Responsabilidad de la Direccin; Gestin de Recursos;
Realizacin del Producto o Servicio; Medicin, Anlisis de Datos y Mejora, es comunicada:
Responsable Tipo de Informacin
herramienta de
comunicacin
Frecuencia Destino
Alta Direccin
Resultados de las Auditorias y
revisin por la Direccin.
Oficios, Comunicados
Trpticos Presentaciones al
personal
Reuniones con el personal
Minutas de reunin
Pizarrn de avisos
Correos electrnicos,
Posters,Cuadros,
Una semana despus de
cada evento
Dueos de Proceso
1.-Poltica de la Calidad,
2.-Objetivos de Calidad
Todo el Personal 1.-Dos veces al ao
2.-Mensual
Representante de la
direccin

Actividades del SGC
Difusin del SGC y
Comunicacin con la Alta
Direccin
Concientizacin del personal
Cambios en el Sistema de
Gestin de la Calidad.
Oficios, Comunicados
Reuniones con el personal
Minutas de Juntas de
Implementacin
Encuesta de comunicacin
interna.
Cada que se presenten o
cuando haya cambios al
sistema documental

Personal Involucrado
Coordinacin del
Sistema de Gestin
de Calidad
Informacin relacionada a.
Difusin de conceptos del SGC
Manejo de capacitacin sobre
normatividad y documentacin
Implementacin de actividades
Trpticos
Comunicacin directa con
interesados
Oficios y comunicados
Reuniones de capacitacin o
implementacin
Minutas de reuniones
Cada vez que haya
cambios, ajustes al
sistema o lo requiera
alguno de los dueos de
procesos o el
Representante de la
Direccin
Personal Involucrado
Representante de la
Direccin
Auditor Lder
Planeacin de auditoras
(programa, agenda, listas de
verificacin)
Resultados de auditoras
internas
Oficios, Comunicados
Reuniones con el personal
Minutas de reunin
De acuerdo al programa
de auditoras internas
Dueos y Lderes de
Proceso
Dueos y Lderes
de Proceso
Resultados de la efectividad de
los procesos,
objetivos de calidad,
indicadores y mejoras a los
Reportes de resultados
Oficios
Reuniones con el personal
Minutas de reuniones con el
personal
De acuerdo al plan de
indicadores
Representante de la
Direccin y Personal
Involucrado
Dueos y lderes de
proceso
Sugerencias de Mejoras,
Acciones preventivas,
Acciones Correctivas.
Reportes de Sugerencias de
mejora
Oficios, Comunicados
Trpticos
Minutas de reuniones
Cuando se presente Personal Involucrado
Resultados de la
satisfaccin del
Cliente
Resultados de Encuesta
Informe de Resultados
En tableros informativos
Trimestral Todo el personal
Quejas de los
Clientes.
Registro de quejas Informe de Resultados en
Tableros Informativos.
Mensual Todo el Personal






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6.17 Toda comunicacin interna o externa debe ser clara, veraz, oportuna, honesta,
destinada, escrita y firmada (cuando procede), as como apropiadamente distribuida.
(Formas de comunicacin escrita interna como circulares, oficios, memorndums, son
realizados de acuerdo a formatos: FO MPC 01, 02, y 03)

6.18 El personal en comisin externa comunica a su jefe inmediato compaero lo ms
relevante de su gestin cuando menos una vez por da desde su rea de trabajo o destino;
esta comunicacin es por telfono, radio-celular, fax o e-mail.
6.19 Como parte del fortalecimiento de la comunicacin interna, se realizan reuniones cada
15 das o antes si es necesario para monitorear el estado de cada proceso incluyendo
retroalimentacin para hacer mejoras mediante anlisis de los casos.





















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7.0 FLUJOGRAMA DE COMUNICACIN ESCRITA


DEFINIR QUE QUIERO
COMUNICAR
REDACTE UN PRIMER
BORRADOR, INCLUYA
DATOS COMPLETOS
REVISELO
EST BIEN?
CORRIJA CONTINUA EL
PROCESO
PREGUNTE AL RECEPTOR SI
LO RECIBI Y ENTENDI BIEN
EST BIEN?
SE PROCESA
FIRMA DE ACUSE
DE RECIBO
SI
NO
NO SI
FIN
DE RECIBO






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8. FORMATOS Y ANEXOS
8.1 Formato de oficio FO-MPC03- 01
8.2 Formato de circular FO-MPC03- 02
8.3 Formato de memorndum FO-MPC03-03
8.4 Bitcora de Llamadas Telefnicas FO-MPC03-04
8.5 Hoja Membretada FO-MPC03-05

9. REFERENCIAS
9.1. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD MPC - 01 (Elaboracin de
Documentos) DE RAMEXA, S.A. DE C. V.
9.2. MANUAL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL MC-01
9.3. ISO 9000: 2005 COPANT/ ISO 9000-2005 NMX-CC-9000-IMNC-2005 Fundamentos y
vocabulrio.
9.4. ISO 9001: 2008 COPANT/ ISO 9001-2008 NMX-CC-9001-IMNC-2008 Requisitos Del
S.G.C. / Clusula 5.5.3.
9.5. ISO/IEC-17025:2005/NMX-EC-17025-IMNC-2006
9.6. ISO 9004: 2000 COPANT/ ISO 9004-2000 NMX-CC-9004-IMNC-2000
Recomendaciones para la mejora continua.
9.7. Orden de produccin y documentos internos de trabajo y los propios procedimientos y
formatos del SGC ISO 9001:2008.