Sunteți pe pagina 1din 29

1.1.DESCRIEREA ORGANIZATIEI S.C.

MELISSA PROD S.R.L. IASI


S.C. Melissa S.R.L. a fost infiintat in anul 2001 cu sediul in Bucuresti. Societatea constituit cu
capital privat romano-turc si-a deschis la Iasi un punct de lucru, cu sediul in bulevardul Socola nr.
51-53[1].
Activitatea desfsurat in prezent este de productie, distributie si comercializare a produselor de
panificatie. Produsele se distribuie atat in varianta neambalat cat si in varianta ambalat. Prevederile
Sistemului Calittii, asigur realizarea obiectivelor incepand cu identificarea nevoilor pietei inclusiv
vanzarea produselor, continuand cu urmrirea acestora la consumatori in scopul satisfacerii cerintelor
si asteptrilor clientilor.
1.1.1Obiect de activitate
Activitatea principal a societtii conform C.A.E.N este: Fabricarea painii; fabricarea produselor
proaspete de patiserie .
Activittile secundare ale societtii sunt: comert cu ridicata cu cafea, ceai, cacao si
condimente; comert cu amnuntul in magazine nespecializate, cu vanzarea predominant de produse
alimentare, buturi si tutun; comert cu amnuntul al painii, produselor de patiserie si produselor
zaharoase; comert cu amnuntul prin standuri si piete; comert cu amnuntul care nu se efectueaz
prin magazine.
Prin vointa asociatului unic, obiectul de activitate al societtii poate fi modificat prin
restrangerea sau extinderea sa, cu respectarea prevederilor legale.
Sediul social este in Com. Ciurea, Sat Lunca Cettuii. El va putea fi schimbat, prin hotrarea
asociatului unic, in alt loc, cu respectarea prevederilor legale privind inscrierea modificrilor la
Registrul Comertului. Societatea isi va putea infiinta puncte de lucru pe intreg teritoriul trii.
Capitalul social total subscris este in valoare de 1500 RON, in numerar, repartizat in 150 prti
sociale a cate 10 RON fiecare, eliberate si atribuite asociatului unic Zenovei Rodica. Capitalul social a
fost depus in banc in numele societtii in curs de constituire. Societatea nu a fost constituit prin
aport in natur[2].
1.1.2. Structura organizatoric
Organizarea si functionarea intreprinderii este orientat spre realizarea obiectivelor sale, in
sensul c fiecare component organizatoric sau actiune trebuie s corespund unor cerinte clar
definite, reiesite din obiectivele acesteia. Structura intreprinderii depinde de numerosi factori ca:
istoria si evolutia sa, talia, sectorul de activitate, tipul de management[3].
Organizarea formal a unei intreprinderi, bazat pe acte normative si dispozitii manageriale
interne, cuprinde:
-organizarea procesual, prin care se asigur delimitarea si dimensionarea functiunilor,
respectiv corelarea lor cu obiectivele asumate si componentele structural-organizatorice ale firmei;
-organizarea structural, prin care se asigur coroborarea diferitelor subdiviziuni
organizatorice (posturi de munc, compartimente de munc etc.) intr-o anumit configuratie, adecvat
realizrii obiectivelor firmei.
S.C. Melissa Prod S.R.L. este organizat conform organigramei din figura nr. 1.1[4].
Managerul general al SC Melissa Prod SRL acord o important cel putin egal politicii
domeniului calittii ca si celorlalte politici de dezvoltare a societtii. Aceast politic este orientat
catre satisfacerea deplin a cerintelor clientului si cresterea prestigiului firmei.
SC Melissa Prod SRL isi propune s implementeze si s mentin un sistem de
management al calittii in conformitate cu cerintele ISO 9001/2001.
Acest sistem imbuntteste performantele organizatiei si d incredere clientilor si prtilor
interesate in organizatia noastr.

Aprobat
Manager General


Fig. 1.1 Organigrama SC MELISSA PROD SRL valabil incepand cu
data de 1.08.2006


1.1.3. Functiile unitatii si compartimentele care le realizeaza
In cadrul S.C.Melissa Prod S.R.L. se regasesc urmatoarele functii: comerciala, financiar-
contabila, de personal.
Functia comerciala cuprinde activitatile de aprovizionare, de desfacere, de promovare,
de studiere a pietei de profil si a noilor posibilitati de dezvoltare a business-ului, stabilindu-se
astfel obiectivele strategice ale firmei. Functia comerciala este realizata in cadrul
Compartimentului Comercial ce are in subordine:
Birou Aprovizionare
Birou Desfacere
Birou Marketing
Birou Cercetare-Dezvoltare
Departament Educatie
Biroul marketing, care coordoneaza activitatea de studiere a evolutiei pietei produselor de
patiserie si de prospectare a segmentului de piata. Totodata, coordoneaza activitatea de distributie a
produselor de patiserie si activitatea de publicitate. Evidenta elaborarii contractelor de distributie, a
conventiilor si a reglementarilor cu alti producatorii de paine.
In cadrul biroului aprovizionare, gestionarul aprovizonare rspunde de coordonarea
procesului de aprovizionare:
intocmeste necesarul de materii prime, comenzile, contractele;
evaluarea furnizorilor si tinerea in evident a acestora;
solicit efectuarea inspectiei la primirea materiilor prime si a materialelor;
izoleaz si marcheaz produsele neconforme aprovizionate;
rspunde de manipularea, conservarea si pstrarea materiilor prime aprovizionate;
elibereaz produsele numai dup rezolvarea neconformittilor sau aprobarea
derogrilor.
Coordoneaz si rspunde de respectarea cerintelor sistemului de managemet al calittii in
activitatea de procurare de la furnizori a materialelor, produselor/serviciilor, etc.
Functia economica cuprinde activitati referitoare la modalitatile de finantare a activitatii
unitati, avand in vedere si rezultatele obtinute, asigura elaborarea bugetului de venituri si cheltuieli,
evidenta tranzactiilor economice, urmarirea modului de obtinere a rezultatelor financiare, stabilirea
preturilor in functie de costurile de productie, calculul indicatorilor economici, utilizarea fondurilor,
repartizarea profitului, urmarirea incasarii creantelor si a platilor datoriilor unitatii.
Functia se mai refera la pastrarea integritatii patrimoniului si la cunoasterea in orice moment
a modului in care sunt gospodarite fondurile banesti, dar si cele materiale ale unitatii.
In cadrul S.C. Melissa Prod S.R.L., activitatile specifice functiei financiar-contabile se
realizeaza de urmatoarele departamente: financiar; contabil; salarizare; casierie.
Compartimentul financiar-contabil, cu urmatoarele atributii principale:
organizeaza si controleaza platile, cu si fara numerar, privind datoriile si drepturile banesti
ale societati;
intocmeste si ordoneaza documentele de incasari si plati, in numerar si prin virament;
intocmeste bugetul de venituri si cheltuieli in corelatie cu strategia de dezvoltare a filialei;
urmareste realizarea executiei bugetare;
asigura si furnizeaza in timp optim informatiile financiare necesare fundamentarii
indicatorilor tehnico-economici intocmiti de celelalte servicii in masura in care documentele respective
angajeaza patrimoniul filialei;
initiaza masuri care sa previna si eventual sa elimine imobilizarile de fonduri financiare;
elaboreaza documentele financiare ale bilantului contabil;
raspunde de organizarea si functionarea in bune conditii a contabilitatii societatii privind
fondurile fixe, calculul mijloacelor circulante, cheltuieli de amortizare pentru valoarea ramasa,
cheltuieli de circulatie si calculul costurilor;
asigura efectuarea corecta si la timp a inregistrarilor contabile;
asigura respectarea cu strictete a prevederilor legale privind integritatea patrimoniului si
ia masuri legale pentru reintregirea acestuia in cazul in care a fost pagubit;
organizeaza invemtarierea periodica a patrimoniului si urmareste definitivarea potrivit
legii, a rezultatelor inventarierii;
intocmeste lunar balanta de verificare pentru conturile sintetice si cele analitice si
urmareste concordante dintre acestea;
intocmeste situatia principalilor indicatori economico-financiari lunari.
Compartimentul salarizare, care:
asigura si raspunde de efectuarea corecta si la timp a calculului privind drepturile
salariale ale personalului, avansul chenzinal, drepturi banesti lunare si alte drepturi banesti, intocmind
listele si statele de plata;
calculeaza, retine si varsa obligatiile financiare ale personalului si societatii, cu privire
la fondul de salarii (impozit pe salarii, CASS, ajutor de somaj).
Casieria. Atributii:
raspunde de gestionarea numerarului primit;
efectueaza incasarile si platile in numerar si tine corect si la zi registrul de casa;
ridica de la banca sumele pentru plata salariilor, acordarea si decontarea avansurilor,
depuneri si retrageri de garantii;
pastreaza in siguranta numerarul si celelalte documente de valoare pe care le
gestioneaza;
tine legatura cu unitatea bancara la care societatea are deschis contul curent.
Principalele obiective ale acestei functii sunt:
furnizarea de date utile necesare procesului decizional;
majorarea profitului unitatii;
simplificarea lucrarilor de evidenta contabila si prelucrare automata a datelor;
asigurarea capacitatii de plata a firmei.
Functia de personal integreaza toate activitatile desfasurate in vederea asigurarii si
dezvoltarii potentialului uman necesar.
Urmareste determinarea necesarului de forta de munca, precum si specializarea personalului,
intocmirea fiselor de post de munca (fisa postului). Tot in cadrul acestei functii vom regasi si
urmarirea personalului in procesul de productie, precum si stabilirea modului de salarizare
Aceasta functie este indeplinita de Compartimentul resurse umane, care realizeaza
urmatoarele activitati:
controlarea necesarului de forta de munca calificata;
angajari de personal;
stabilirea remuneratiilor conform fiecarui post;
asigurarea de conditii optime de munca;
intocmeste periodic situatiile statistice privind resursele umane si le inainteaza organelor
superioare;
verifica autenticitatea documentelor de personal prezentate;
gestioneaza evidenta concediilor de odihna, a concediilor medicale, absentelor
nemotivate;
efectueaza toate operatiile privind intocmirea, completarea, pastrarea si evidenta
carnetelor de munca, in conformitate cu reglementarile in vigoare;
intocmeste decizii de incadrare, promovare, miscarile de personal in interiorul societatii,
de sanctionare, de desfacere a contractului individual de munca si tine evidenta acestora;
rspunde de evidenta personalului pe competente si calificare; rspunde de arhiva de
personal.
Ca obiective ale functiei de personal se pot enumera urmatoarele:
imbunatatirea pregatirii profesionale a angajatilor prin cursuri de specializare;
imbunatatirea conditiilor de munca ale salariatilor;
stimularea salariatilor in ceea ce priveste realizarea unor planuri de
imbunatatire a performantelor.
Functia de productie asigur conditiile materiale, tehnice si organizatorice pentru
desfsurarea proceselor tehnice si a procedurilor aferente.
Aceasta functie este indeplinita de directorul tehnic, care realizeaza urmatoarele activitati:
Analizeaz si aprob procedurile si instructiunile de lucru elaborate de compartimentele
din subordine si urmreste respectarea acestora;
Coordoneaz activitatea de productie si planific procesul de productie;
Rspunde de realizarea controlului prealabil al comenzilor ferme si al contractelor, precum
si de realizarea lor in conformitate cu reglementrile tehnice in vigoare in scopul satisfacerii cerintelor
si asteptrilor clentilor in conditii de eficient.
Lansarea efectiva in productie a produselor si controlarea acestei activitati;
Intretinerea si repararea echipamentelor de productie;
Aplicarea normelor de protectia muncii;
Alimentarea cu combustibili si energie a echipamentelor;
Obtinerea de produse finite de calitate spre a satisface exigentele clientilor;
In cadru productiei se grupeaza toate actiunile ce au loc din momentul intrarii unei comenzi in
circuitul informational al firmei, moment in care incepe productia, si pana in momentul in care
produsul finit este stocat in magazia unitatii, de unde va fi ridicat de catre client.
Coordoneaz procesul de aprovizionare, intocmeste necesarul de materii prime, coenzile,
contractele, evaluarea furnizorilor si tinerea in evident a acestora. Directorul tehnic intocmeste
necesarul de materii prime, intocmeste comenzile, contractele de aprovizionare, evalueaz furnizorii,
tine evidenta furnizorilor, gestioneaz documentele si inregistrrile de aprovizionare.
Asigur ridicarea nivelului de pregtire si instruire a personalului din subordinea sa.
Coordoneaz procesul relatia cu clientii.
Directorul tehnic are in subordine cele trei sectii de productie: sectie de framantare, modelare
si cea de coacere. Acesta are in subordine un numr de 18 angajati imprtiti in trei echipe de lucru:
trei frmanttori, sapte modelatoare, patru coctori, un sef sectie productie, trei gestionari produs
finit.
1.2. Descrierea principalelor aplicatii
informatice economice existente in firma
analizata
1.2.1. Tipul aplicatiilor
Resurse software : - de baza, sistem de operare: Windows XP, Office 2000.
-aplicaii economice: se utilizeaza un program financiar-contabil,
folosit pentru desfasurarea activitatii financiar contabile.(Mentor)
Resursele hardware
Unitatea dispune de 3 calculatoare pe care le intrebuinteaza astfel: 2 dintre ele pentru
activitati ce tin de stocarea preralucarea si distribuirea informatiilor financiar contabile iar 1
pentru supravegherea activitatii personalului si miscarilor din cadrul firmei fiind conectat la un
sistem de monitorizare format din 16 camere video. Pe langa aceste calculatoare pe birou mai
sunt 2 imprimante 1 scaner si un fax.
Calculatoarele sunt legate in retea la internet, iar doua sunt legate printr-un modul
Satelit atasat executabilului Mentor.exe. Fiecare statie de lucru poate functiona individual si
poate comunica si cu celelalte statii.
Informatiile cu privire la configuratia de baza, localizarea si arhitectura statiilor de lucru
din unitate este prezentata in tebelul urmator:
Nr.
crt.
Departament Arhitectura calculator Sistem operare Aplicatii software
1. Contabil sef PC PENTIUM 800 MHZ;128 MB
RAM;MONITOR DTK 15;HDD 20
GB;PLACAVIDEO S3 SAVAGE 4-
32BIT;PLACA DE RETEA PCI FAST
ETHERNET NIC,PLACA SUNET
ONBORD;UPS;IMPRIMANTA LEXMARK
OPTRA 312.
Windows 2000 Office 2000
WinMentor
2. Compartiment
comercial
PC PII 400 MHZ;64 MB RAM;FDD 1,44
MB;P.V. ATI RAGE 128 VR
AGP(ONBOARD);PLACA DE RETEA
REALTEK RTL 8029; PLACA DE SUNET
YAMAHA DS-XG;UPS;HDD 600GB;CDROM
SONY; CD-RW SONY;IMPRIMANTA EPSON
LX300;SCANNER HP SCANJET 4C.
Windows 2000 Office 2000
3. Compartiment
contabilitate - salarii
PC HP BRIO CELERON 633 MHZ;RAM 64
MB;HDD 10GB;PLACA VIDEO S3 PRO
SAVAGE;PLACA SUNET CRYSTAL;MONITOR
HP; PLACA RETEA HP 100MB;UPS.
Windows 98 Office 98
WinMentor
4. Compartiment
contabilitate
aprovizionare, stocuri
PC HP BRIO CELERON 633 MHZ;RAM 64
MB;HDD 10GB;PLACA VIDEO S3 PRO
SAVAGE;PLACA SUNET CRYSTAL;MONITOR
HP; PLACA RETEA HP 100MB;UPS.
Windows 98 Office 98
WinMentor
Managerii Melissa Prod au ales programul WinMentor, destinat rezolvrii cerintelor, atat la
nivelul sistemului informational contabil, cat si financiar. Produsul informatic ales este un program de
gestiune si contabilitate de tip ERP ce asigur un set de functii generale in care sunt incluse operatiile
de:
1. Introducere date. Prin optiunile specifice operatiilor de introducere date se permite
incrcarea cu date zilnice a bazei de date specifice aplicatiei, spre exemplu pentru modulul
salarii introducerea zilnic a pontajelor.
2. Actualizare, care se refer la adugarea de inregistrri, la modificarea unei inregistrri si la
stergerea unei inregistrri.
3. Consultare. In aceast categorie intr operatiile de listare (pe ecran, la imprimant sau
intr-un fisier) a unor situatii centralizatoare, a unor fise, a unor liste particularizate si operatiile de
interogare a bazelor de date din compunerea aplicatiei.
4. Controlul aplicatiei. Intr in aceast categorie operatii cum sunt: initializarea datelor de
lucru din perioada de gestiune (luna de lucru curent, curtare tabele de lucru), parametrizarea
aplicatiei, operatii de salvare, operatii de securizare a accesului la date.
1.2.2. Principalele functionalitati economice pe care le
acopera aplicatia
Cerintele functionale la care rspunde produsul informatic ales, in ordinea fireasc a circuitelor
contabile, sunt:
A. Contabilitate intrri cuprinde urmtoarele functii:
o receptii stocuri;
o receptii servicii;
o creare jurnal de cumprri;
o creare registru jurnal;
o rapoarte pe tipuri de stocuri.
Facilittile informatice oferite:
diferentiere intre Furnizori si Furnizori de imobilizri;
posibilitatea realizrii de receptii si pentru aporturi in natur, pentru donatiile primite,
pentru intrri de la creditori diversi si de la terti;
lucrul cu analitice la conturi de stocuri si parteneri;
vizualizri de liste pe ecran.
B. Contabilitate iesiri cuprinde urmtoarele functii:
o consumuri de stocuri;
o transferuri de stocuri;
o vanzri de stocuri;
o prestri/facturri de servicii;
o creare jurnal de vanzri;
o creare registru jurnal.
Facilitti informatice existente:
diferentiere intre cheltuieli si venituri;
diferentiere intre consumuri, transferuri si vanzri;
lucrul cu analitice la conturi de stocuri si parteneri;
vizualizri de liste pe ecran.
C. Contabilitate incasri-plti:
o incasri;
o plti;
o justificri avansuri;
o creare jurnal de banc si registru de cas;
o creare registru jurnal;
o diverse rapoarte.
Facilitti informatice oferite:
diferentiere intre bnci si conturi;
diferentiere intre plti si incasri;
lucrul cu analitice la conturi de parteneri;
vizualizri de liste pe ecran.
D. Contabilitate operatii diverse:
o salarii;
o imobilizri;
o operatii de inchidere perioad de gestiune;
o creare registru jurnal;
o creare fise de cont;
o creare balant de verificare;
o diverse alte rapoarte.
Facilitti informatice oferite:
diferentiere intre tipuri de operatii;
lucrul cu analitice;
vizualizri de liste pe ecran.
Forma de contabilitate informatic reprezint rezultatul procesului de adaptare a formelor de
contabilitate pe jurnale, maestru-sah, Jurnal Cartea-mare la nevoile de obtinere a informatiei contabile
in timp real.
1.1.3. Proiecte informatice
In cadrul firmei Melissa Prod planul de dezvoltare a sistemului informatic sunt cuprinse
urmatoarele proiecte:
- Proiecte in curs de finalizare :
realizarea unei aplicatii care sa acopere intregul domeniu vanzari, prin introducerea uni
program informatizat de facturare .
sisteme informationale de analiza si proiectare a posturilor
sisteme informationale de selectie a candidatilor
- Proiecte propuse si acceptate:
Sisteme informationale de evidenta a personalului
Sisteme informationale de evidenta a locurilor de munca
Sisteme informationale de managementul performantei
Sisteme informationale de evidenta a timpului de munca
Sisteme informationale de calcul al retributiilor
CAPITOLUL 2. IDENTIFICAREA SI
SELECTIA PROIECTULUI CE VA
FACE OBIECTUL ANALIZEI
2.1. Sisteme informationale functionale din
cadrul SC Melissa Prod SRL
Principalele sisteme informationale utilizate in cadrul firmei firmei sunt:
1. Sistemul informational financair contabil
A) intrari in sistem:
de la conducerea societatii
o ordine sau cerinte de a lista sau prezenta anumite situatii si rapoarte.
o hotarii si decizii.
de la sectia productie
o bonul de consum materii prime,
o fisele de productie,
o Bonuri de miscare a mijloacelor fixe;
o Note de predare produse finite.
de la compartimentul aprovizionare
o Informatii privind caracteristicile materialelor aprovizionate.
o Facturi fiscale pentru produsele achizitionate.
o Note de intrare-receptie si constatare de diferente,.
o Aviz de insotire a marfii.
o Facturi pentru produsele livrate, dispozitie de livrare, aviz de expeditie.
de la casierie
o documnete de incasari si plati prin viramnet si in numerar;
o extrasele de cont si depunerile.
de la compartimentul marketing-vanzari
o facturile fiscale pentru produsele vandute;
o contractele cu noii clienti.
b) iesiri din sistem
spre conducerea societati
o Bilantul semestrial si anual;
o Situatia stocului de materiale si produse finite,primind de la aceasta hotarari, decizii,
indicatii specifice acestei activitati.
o Balanta lunara de verificare pentru conturile sintetice si cele analitice si situatia
principalilor indicatori economico-financiari lunari.
o Bugetul de venituri si cheltuieli in corelatie cu strategia de dezvoltare a filialei;
spre sectia productie
o Lista consumurilor pe conturi, comenzi;
o Lista de inventar a mijloacelor fixe;
o Situatia stocurilor de materiale;
o Decizii de inventariere.
spre compartimentul aprovizionare
o Lista stocuri pe gestiuni;
o Situatia stocurilor de produse finite.
o Fise analitice parteneri.
o Rapoarte privind datoriile banesti ale societati catre furnizori.
spre compartimentul financiar
o Situatia stocurilor;
o Balanta analitica, balanta de verificare;
o Informatii referitoare la activele corporale;
2. Sistemul informatinal de gestiune a resurselor umane acoper, ca
arie, salarizarea si politica de personal a firmei Melissa Prod. Evidenta operatiunilor legate de
resursele umane dintr-o firm este deosebit de complex.
a) intrari in sistem:
contractul individual de munca - este incheiat intre viitorul angajat si unitateai
angajatoare la Departamentul Juridic;
documnete de incadrarea, transferarea, detasarea, suspendarea si desfacerea contractului
individual de munca pentru personalul societati;
liste cu necesarul de personal din toate departamentele;
pontajele primite de la fiecare compartiment, care contin urmatoarele date: luna, anul,
numele si prenumele salariatului, functia, ore lucrate, ore concediu de odihna;
certificatele medicale primite de la salariatii aflati in concediul medical (cuprinde: numarul
certificatului, numele si prenumele angajatului aflat in concediu medical, data intocmirii certificatului,
perioada acordarii concediului, felul bolii) sau in concediul de maternitate;
procese verbale de retineri si imputatii pentru personalul firmei primita de la seful de
sectie;
statul de functii;
sanctiunile, liste imputare ce vin de la comisia de inventariere.
b) iesiri din sistem:
rapoartele statistice specifice activitatii de personal.
o situatia nominala a statului de functii;
o fluctuatia de personal, situatia lunara a concediilor de odihna,
o situatia realizarii concediilor de odihna pe sectii de productie sau pe echipe de
lucru, situatia lunara a folosirii timpului de lucru;
evidenta personalului sanctionat - este trimisa la Departamentul Financiar-Contabil.
statele de salarii - sunt utilizate pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor si a
contributiei privind asigurarea sociala si a altor datorii;
Se intocmesc in doua exemplare, lunar, pe sectii, pe baza documentelor de evidenta a muncii
si a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale, pe baza fiselor de
evidenta a salariilor, a evidentei si documentelor privind retinerile legale a listelor de avans chenzinal,
concediilor de odihna, certificatelor medicale. Acestea sunt semnate de catre seful agentiei si
contabilul sef, sunt trimise catre caserie pentru efectuarea platilor cu salarii.
lista de avans chenzinal este folosita pentru calculul drepturilor banesti cuvenite
salariatilor ca avansuri chenzinale si pentru retinerea prin statele de salarii a avansurilor chenzinale
platite.
Este totodata un document justifiactiv de inregistrare in contabilitate, care se intocmeste lunar
pe baza documentelor de evidenta a muncii, a timpului lucrat efectiv, a certificatelor medicale
prezentate.
lista de indemnizatii pentru concediul de odihna se utilizeaza ca document pentru
stabilirea drepturilor privind indemnizatiile cuvenite salariatiilor pe timpul efectuarii concediului de
odihna, si se intocmeste in doua exemplare pe baza datelor din fisa de evidenta a salariilor fiind
trimisa apoi, pentru semnare si aprobare la seful agentiei si la casierie pentru efectuarea platii, fiind
inregistrata in contabilitate de catre Departamentul Financiar-Contabil.
situatia datoriilor personalului si a unitatii catre stat se da departamentului financiar-
contabil in vederea intocmirii ordinelor de plata si trimiterii acestora la banca.
Adeverinte de salariat;
Fluturasi salarii;
Note contabile.
3.Sistemul de gestiune a Mijloacelor Fixe
a) intrari in sistem
Sistemul contabilitate generala furnizeaza listele de amortizare intr-un singur
exemplar;
Sistemul furnizori, pe baza facturilor intocmite in 3 exemplare, ne ofera informatii
cu privire la achizitionarea de mijloace fixe;
Sistemul de incasari si plati ofera informatii cu privire la achitarea valorii
mijloacelor fixe achizitionate pe baza chitantelor intocmite in 2 exemplare si a ordinelor de plata
intocmite in 2 sau 3 exemplare;
Sistemul dezvoltare aplicatii ne ofera informatii privind necesarul de mijloace fixe
pe baza rapoartelor;
b) iesiri din sistem
Sistemului contabilitate generala ii trimite informatii cu privire la receptia
mijloacelor fixe pe baza facturilor
Sistemului vanzari ii trimite o lista cu mijloacele fixe scoase din uz;
Sistemului de analiza financiara ii trimite rapoarte si liste de amortizare pentru
calculul indicatorilor de analiza financiara;
Sistemului furnizori ii sunt trimise comenzi cu referire la necesarul de mijloace
fixe.
4. Sistemul informational de gestiune a aprovizionari
a) intrari in sistem:
comenzi privind necesarul de materii prime;
raport de necesitate emis de departamentul care este abilitat cu acele probleme;
analiza de oferte;
comanda catre furnizori;
factura de la furnizor;
avizul de insotire a marfii;
nota de receptie si constatare de diferente - se intocmeste in doua exemplare (la
locul de depozitare) sau in trei exemplare (de catre comisia de receptie legal constituita, cand la
receptie se constata diferente);
ordinul d eplata
In cazul in care bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste un formular pentru
fiecare transa, care se anexeaza la factura sau la avizul de insotire a marfii.
b) iesiri din sitem
note contabile;
lista furnizorilor - este o lista care este destinata conducerii;
rapoarte prinvind furnizori;
jurnalul de cumparari ;
situatii privind termenle de plata a furnizorilor;
balanta lunara pe stocuri pentru fiecare produs in parte;
5. Sistemul informational de gestiune a productie
a) intrari in sistem
comenzi de productie pe sortimente de produs;
bonurile de predare primire de materii prime;
fisele de post a angajatilor;
b) iesiri din sitem
bon de consum se intocmeste in doua exemplare si este utilizat pentru:
o consum a unui singur material sau a mai multor materiale (document de eliberare
din magazine);
o scadere din gestiune;
o inregistrarea in evidenta magaziei si in contabilitate (document justificativ);
bon de transfer intre doua gestiuni se intocmeste in doua exemplare, pe masura ce
se efectueaza transferul intre gestiuni.
fisele de productie care cuprin cantitatile de produse fabricate si care merg catre
biroul contabilitate.
6.Sistemul informational de gestiune a incasarilor/platilor
a) intrari in sistem:
ordine de plata pentru plata angajatilor (reprezinta o alta forma de plata a
furnizorilor, in cazul in care angajatii au platit furnizorii din banii lui);
foaie de varsamant - se intocmeste pentru depunerea tuturor banilor incasati
de la clienti la banca;
chitanta;
b) iesiri din sistem:
registrul de casa - se intocmeste zilnic in doua exemplare de casier (pe baza
documentelor justificative de incasari si plati), se semneaza de catre acesta si de
catre persoana din Departamentul Financiar-Contabil desemnata pentru primirea
exemplarului doi si a documentelor justificative anexate si este utilizat pentru:
o inregistrarea operatiilor de incasari si plati in numerar efectuate prin
caseria unitatii pe baza documentelor justficative;
o stabilirea la sfarsitul fiecarei zile a soldului de casa;
o inregistrarea zilnica in contabilitate a operatiilor de casa.
lista clientilor rau platnici;
cec-ul, bilet la ordin.
7.Sistemul informational de gestiune a vanzarilor
Intrari:
Sistemul incasari si plati ii trimite o situatie a incasarilor;
Conducerea trimite contractele aprobate;
Sistemul dezvoltare aplicatii trimite o lista cu produsele si serviciile supuse comercializarii;
Sistemul mijloace fixe ii trimite o situatie a utilajelor scoase din uz;
Iesiri:
Sistemului contabilitate generala ii trimite informatii cu privire la conturi;
Clintului ii trimite factura pentru produsele achizitionate, precum si certificatele de garantie;
Conducerii ii trimite rapoarte privind situatia vanzarilor;
Sistemului dezvoltare aplicatii ii trimite o lista cu necesarul de produse;
Sistemului incasari si plati ii trimite o situatie a vanzarilor.
2.2. Definirea ariei de intindere a sistemului
informational al evidentei resurselor umane
2.2.1.Componentele organizatorice care au responsabilitati
in cadrul sistemului informational de gestiune a resurselor
uamne
DEPARTAMENTUL JURIDIC
o avizeaza contractele individuale de munca;
o avizarea deciziilor de imputare, documnete de incadrarea, transferarea,
detasarea, suspendarea si desfacerea contractului individual de munca,
o rezolvarea litigiilor pentru nerespectarea drepturilor si obligatiilor
contractuale.
DEPARTAMENTUL FINANCIAR - CONTABIL
o inregistreaza lunar fluturase si state de salarii;
o urmareste incasarea drepturilor salariale;
SECTIA DE PRODUCTIE
o Trimite situatii cu necesarul de personal;
o Fise pontaj.
TREZORERIE
Inregistreaza salariile platite catre angajati si drepurile salariale ne ridicat einca.
COMISIA DE INVENTARIERE emite listele de imputare conform proceselor verbale
de invenariere.
CONDUCERE
o inregistreaza si analizeaza cererile de angajare , cererile de concedii si
avizeaza statele de plata;
o comunica deciziile de aprobare a cererilor, statelor de plata, decizii de
angajare.
SI
Compartiment
Sistemul
financiar-
contabil
Sistemul
resurse
umane
Sistemul
mijloace fixe

Sistemul
productie
Sistemul
aprovi-
zionare
Sistemul
vanzari
Sistemul
Gest.
trezorerie
Birou
aprovizionare
X

X X X X
Birou vanzari X

X X

X
Sectii
productie
X X X X X X

Caserie X X X

X

X
Conducere

X X X X

X
Birou juridic

X X

X

X
Birou PM si PSI

X X X

X

Resurse umane X X

X

X
Birou tehnic

X X

X

2.2.2. Operatiunile economice reflectate in gestiunea
resurselor umane
planificarea necesarului de personal;
asigurarea cu personalul prin procesul de recrutare;
incadrarea personalului si integrarea celor noi;
mentinerea si dezvoltarea personalului;
evaluarea performantelor profesionale;
evaluarea posturilor;
remunerearea personalului.

Capitolul. 3Analiza sistemului de
gestiune a resurselor umane
3.1 Descrierea iesirilor (se vor ordona in
functie de procesul din care rezulta)
Denumire
iesire
Proces/subproces de
prelucrare din care se
obtine
1

Tipul iesirii si
momentul
obtinerii
Destinatia iesirii, nr.
exemplare
Structura iesirii
2
Documentul/ documentele pe
baza caruia se obtine
3

Loc stocare (tabele
ale bd, fisiere sau
dosare) de unde se
obtin datele
4

Observatii
5

Cereri de angajare
Angajare personal Neprogramata 2 exemplare:
- 1 ramane al
solicitant,
-1 la unitate
Continut (caracter 1000) Date de identificare solicitant Dosar cerei angajare
Modificari date
angajati
Actualizare date
anagajati
Neprogramata 1 exemplar Continut (caracter 1000) Date privind modificarile
survenite in datele de
identificare a angajatilor, a
contractelor de munca.
In locul de sticare
a documentelor care
sufera modificari

Cereri de concediu
Verificare situatie
personal
Programate in
momentul cand
angajatul are
dreptul la
concediu, sau
cand solicita
concediu
1 exemplar care
ramame la unitate
Continut (caracter 1000) Contrac de munca,
Documente de evidenta a
angajatilor
Tabela cereri
concediu, dosar
cereri.

Stat de plata Calcul salarii
Programat, la
sfarsitul fiecarei
luni
1 Exemplare la
contabilitate
1 Exemplat la
conducere
Nr.crt.- (N,3)
Nume si prenume (afb, 30);
Salar tarifar-(N, 6);
Ore lucrate (din care de zi sau
noapte) (N 5);
Zile intreruperi (N, 8);
Salariu de baza pentru ore lucrate
(N, 7);
Spor (zi , noapte) (N, 4);
Spor vechime (N, 4);
Total salariu = Salar baza ore lucrate
+ Sporuri (N, 7);
Venit brut = Total salariu (N, 7);
Somaj = 0,5%*Venit brut (N, 4);
CAS= 10,5%*Venit brut ( N, 4);
Sanatate=5,5%*Venit brut (N,4);
Venit net = Venit brut Contributii
(N, 5);
Deduceri de baza (N, 4);
Venit baza de calcul impozit = Venit
net Deduceri (N, 5);
Impozit = 16% *Venit baza de calcul
(N, 4);
Salariu net= Venit net - Impozit (N,
4);
Sume in avans (N, 5);
Rest plata (N, 4).
- Documente de evidenta a
muncii si a timpului lucrat
efectiv;
- Documentele de centralizare
a salariilor individuale;
- Fiselor de evidenta a
salariilor,
- Documentele privind
retinerile legale a listelor de
avans chenzinal, concediilor
de odihna, certificatelor
medicale
Registru salarii,
Nomenclator salarii
Trebuie
completate
manual, nu se
preiau datele
audomat de pe
fisele de
pontaje.
Fluturas salarii
Plata salarii
Generare raport
Programat in
momentul plati
salariului, sau la
cererea
angajatului.
Catre angajat un
exemplar,
Si un exemplar
ramane la unitate
dup ace a fost
semnat de angajat.
Den compartiment (afb. 20);
Luna de plata (afb. 20);
Nume salariat (afb,30);
Marca (N, 3)
Salar tarifar -(N, 6);
Salar realizat (N, 6);
Salar orar (N, 2);
Spor Noapte (N, 3);
Alte sporuri ocazionale (N,3);
Sporuri permanente (N,4);
Premii/ Regularizari (N, 3);
Penalizari/ Regularizari (N, 3);
Adaos depasire sarcini (N, 4);
Concediu odihna (N, 2);
Zile invoire (N,2);
Venit brut = salar tarifar + sporuri+
premii + adaos (N, 4);
Fond somaj angajat (N,3);
Fond sanatate asigurat (N, 3);
CAS angajat (N,3);
Venit Net= Venit Brut- contributii
(N,4);
Deducere de baza (N,3);
Venit baza de calcul= Venit Net -
Deduceri (N,3);
Impozit = Venit baza de calcul *
16%(N,3);
Salar net (N,3);
Avans decontare restant (N,3);
Total retineri (N,3);
Statul de salatii
Documentele de evidenta a
muncii si a timpului lucrat
efectiv.
Nomenclator salarii,
Registru de casa
Pot fi generate
doar pe baza
statului de
salarii si doar
cand acestea
sunt calculate
Fluctuatia de
personal
Verificare situatie
personal
Neprogramata 1 exemplar Personal existent la inceputul
perioadei (N, 3);
Personal angajat intre timp (N,3);
Personal plecat (N, 3)
Personal concediat (N, 3);
Personal actual (N, 3)
Documnete de evidenta a
angajatiilor : - contracte de
munca, decizii de incetare a
contractului de munca, decizii
de concediere.
Dosar personal
Situatia lunara
a concediilor
medicale si de
odihna
Generarea raport
Programat, la
sfarsitul fiecarei
luni.
Catre
compartimentul
financiar contabil-
un exemplar, catre
conducere- un
exemplar
Nr.crt. (N, 3);
Denumire concediu (afb, 30),
Durata concediu (N, 2),
Denumire beneficiar (afb, 25),
Functie (afb, 15),
Marca (N, 3)
Observatii (afb, 40)
Certificate medicale
Contract de munca
Fisier personal
Indosariere;

Fise fiscale Generare raport
Programat lunar ,
anual, sau la
cerere
3 exemplare:
Fisei fiscale 1 cu
specificatia 'original
pentru angajator';
- exemplarul Fisei
fiscale 1 cu
specificatia 'copie
pentru unitatea
fiscala';
- exemplarul Fisei
fiscale 1 cu
specificatia 'copie
pentru angajat'.
Denumire doc. (afb, 30);
Anul (N,4);
Date de identificare angajator (afb 40
si N, 5);
Date de indentificare angajat (afb 40
si N, 5);
Date privind indeplinirea conditiilor
pentru
calculul impozitului anual si pentru
regularizarea acestuia (N,10);
Deduceri personale (N,50);
Calculul impozitului pe veniturile din
salarii (N, 30);
Date referitoare la regularizarea
impozitului (N,30);
Calculul impozitului pe veniturile din
salarii cu impunere finala (N,20);
Venit net din salarii scutit de
impozitul pe venit (N,20)
Statut societate, acte de
infiintare;
Documnete de evidenta a
angajatiilor;
Stat de salarii,
Declaratii privind
contributiile.
Indosariere Se inscriu
sumele cuprinse
in statele de
salarii aferente
perioadei
impozabile si
platite
salariatilor pana
la data limita de
depunere a
fiselor fiscale.
Cereri aprobate Solicitare informatii
La cerere 1 exemplar Continut (caracter 1000) Documnete de evidenta a
angajatiilor
Tabele cereri
Proces verval de
imputare
Sanctiune personal
Neprogramat 2 exemplare
- 1 la SGRU
- 1 la persoana
sanctionata
Continut (caracter 1000) Listele de inventariere
Liste de imputare
Dosara inventariere
Adeverinte aprobate Solicitare informatii
La cerere 1 exemplar Continut (caracter 1000) Contract de munca, stat
salarii.
Fisier adeverinte ,
table adeverinte
date.

3.2.Descrierea intrarilor (se vor ordona in functie de procesul in care intra
spre prelucrare)
Denumire intrare Proces/ subproces/
procedura
Emitent
1
Sursa de intrare
in sistem
2

Nr. exemplare
3
Structura
4
Date preluate
5
Loc stocare in care
se pastreaza datele
6

Observatii
7

Date angajati Actualizare date angajati
Angajat Anagajati 1 exemplar Continut (caracter 1000) Informatiile
solicitate sau care
necesita
modificari.
In documentele si in
fisierele in care se
proceseaza
modificarile

Necesarul de
personal
Generare raport
Compartimentele
care au nevoie
de personal
Compartimentul
care solicita
1 exemplar Forma tabelara
- denumirea
compartimentului care
solicita personal;
- funtiile disponibile,
- nr. de personal necesar.
Datele necesare
analizei si
aprobarii solicitari
Intr-un fitier sau
indosariate

Decizii de angajare
Angajare Conducere Conducere 1 exemplar Continut (caracter 500) Toate datele
necesare angajarii
de personal nou
Intr-un fitier sau
indosariate

Contract individual
de munca
Angajare Compartimentul
juridic
Compartimentul
juridic
3 exemplare
- 1 angajat
- 1 angajator
-1 ITM
Continut (caracter 1000)
Nr de inregistrare si data.
Date privind identificarea
angajatorului si
angajatului, conditiile de
desfasurare a munci,
obligatii si raspunderi
angajat si angajator.
Semnaturi
Datele de
identificare a
angajatului,
Numarul
contractului,
Functia,
Salariul de baza.
Dosar contracte
personal

Acte aditionale la
contractul de munca
Actualizare date angajati Compartimentul
juridic
Conducere 3 exemplare, la fel ca
la contract
Continut (caracter 1000) Datele care contin
modificari ale
contractului
Dosar contracte
personal

Cereri aprobate
Solicitare informatii Conducere Conducere 2 exemplare
- 1 exemplar ramane
la unitate
-1 exemplar la
solicitant
Continut (caracter 1000) Date privind cine a
solititat cererea si
cine a aprobat-o.
Dosar cereri aprobate
Documnete de
transferare ,
suspendare
Verificare situatie
personal
Conducerea
unitati
Conducerea
unitati
1 exemplar Continut (caracter 1000) Datele privind
motivul
transferului,
suspendari, precul
si locul trasferului
Dosar documente
personal

Fisa Pontaje
Calcul salarii Compartimentul
unde isi
dasfasoara
activitatea
angajatul
Compartimentul
unde isi
dasfasoara
activitatea
angajatul
1 exemplar Luna pentru care se face
pontajul (afb 20),
Nr.crt (N,3);
Nume si prenume angajat
(afb. 25);
Marca (N ,5);
Zilele luni impartite de la
1-15 si de 16 -31 (N, 2);
Ore lucrate din care de zi
sau de noapte(N,4);
Zile intr. din care : Co,
Bo, Bp, M, I , N (N 8)
Zile lucrare,
numarul de ore,
zilele nelucrare,
Fisier calcul salarii,
Dosar pontaje

Liste imputare
Sanctionare personal Comisia de
inventar
Comisia de
inventar
1 exempar Continut (caracter 1000) Denumirea
sanctiunii si
masurile
corectoare
Dosar sanctiuni
Reclamatii
Inregistrare reclamatii Salariat Salariat 1 exemplar Continut (caracter 1000) Vor fi preluate
datele care contin
reclamatii
pertinente
In tabela reclamatii
Situatia salariilor
incasate si
neincasate
Plata salarii Compartimentul
finanaciar
contabil
Compartimentul
finanaciar
contabil
1 exemplar Nr.crt (N,3);
Nume si prenume angajat
(afb. 25);
Salariu incasat (N,5);
Salariu neincasat (N,5);
Rest de plata (N,4)
Vor fi preluate
datele care ajuta la
tinerea evidentei
salariilor
In tabela clienti din
baza de date

3.3 Descrierea proceselor de prelucrare
Proces/
Subproces
Descrierea succinta a operatiunilor de prelucrare
1
Iesiri din proces
2
Intrari in proces
3
Locuri de stocare
4

Formulele sau relatiile
de calcul
5

Observatii
6

Actualizare date
angajati
Se primesc datele de la angajati se nalizeaza si se
inregistreaza daca is date pe care unitatea nu le avea,
sau se modifica daca is date care sau modificat.
Modificari date angajati Date angajati In locul in care se
stocheaza datele care
au suferit modificari

Angajare
personal
Se face selectia cererilor de angajare sau a CV-urilor in
functie de nevoile unititi
Cereri de angajare Cereri aprobate ,
decizii de angajare,
contract individual de
munca.
Dosar necesar
personal

Actualiazare
contracte
Evidentiaza contractelor dupa modificarile ulterioare
aparute
Modificari date angajati Contractul de munca Intr-un fisier si
tabela contracte din
baza de date

Calcul salarii Se calculeaza orele lucrare de fiecare angajat, si
pornind de la salariul de baza se calculeaza drepturile
cuvenite fiecarui angajat
Stat salarii Fise pontaj Fisier salarii Venit brut = salariu
tarifar + sporuri +
premii +adaosuri
penalizari
Venit net =venit brut
contributii sociale;
Venit baza de calcul =
venit net deduceri
Salar net = venit baza
de calcul - Impozit

Plata salarii Dupa ce au fost calculate salariile se plateste fiecarui
angajat salariul net calculat, cuvenit
Fluturas salariu, salarii
de platit
Situatia salariilor
neincasate
Fisier salarii
Dosar salarii

Verificare
situatie personal
Se verifica necesarul de personal, situatia concediilor Lliste cu necesarul de
personal,
reclamatii
Cereri de concediu,
fluctuatie personal
Documnete de
transferare ,
suspendare.

Generare
rapoarte
Obtinerea in format electronic sau pe hartie a
rapoartelor privind personalul
Situatia lunara a
concediilor
medicale si de
odihna,
Fise fiscale
Necesarul de personal, Fisiere , dosare
Solicitate
informatii
Se inregistreaza cererea anagajatului prinvind
eliberarea adeverintei de salariat si motivul pentru care
ii trebuie
Cereri aprobate
Adeverinte aprobate
Cereri aprobate
Adeverinte aprobate
Tabel privind
adeverintele
eleiberate

Inregistrare
reclamatii
Se inregistreaza nemultumirile salariatilor si motivele
lor
Reclamatii Solutionari ale
reclamatiilor

Sanctionare
personal
Se nalizeza procesele de inventariere si listele de
imputare, se verifica a cui este responsabilitatea si se
fac procesel de imputare
Procese cerbale de
imputare
Liste de imputare Dosar sanctiuni




[1] Manualul calittii al Societtii Comerciale cu Rspundere Limitat Melissa Prod, 2006.
[2] Act Aditional la statutul societtii Melissa Prod SRL, 2006.
[3] Brbulescu, C., Gavril, T., Lefter, V., Parvu, F., Badea, F., Fransua, E., Economia si gestiunea
intreprinderii, editia a doua, Ed. Economic, Bucuresti, 1999, p.61-64.
[4] Manualul calittii al Societtii Comerciale cu Rspundere Limitat Melissa Prod, 2006.