1

Universidad Nacional Del Altiplano

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS
ESCUELA PROFESONAL DE CENCAS CONTABLES
NFORME PROFESONAL
TEMA
ANALISIS DE LOS PROCESOS TECNICOS DE ALMACENAMIENTO Y
DISTRIBUCION DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO EN EL HOSPITAL
REGIONAL MANUEL NUEZ BUTRON DE PUNO, PERIODO 2011- 2012
PRESENTADO POR:
Bach. Ua!"#$a D%&a Ra'%( Ma'a$#
PARA OPTAR EL TTULO PROFESONAL DE:
CONTADOR PBLCO
PROMOCN - 1991
PUNO PER
2014
2
UNVERSDAD NACONAL DEL ALTPLANO
FACULTAD DE CENCAS CONTABLES Y ADMNSTRATVAS
ESCUELA PROFESONAL DE CENCAS CONTABLES
IN)ORME PRO)ESIONAL
ANALISIS DE LOS PROCESOS TECNICOS DE ALMACENAMIENTO Y
DISTRIBUCION DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO EN EL HOSPITAL
REGIONAL MANUEL NUEZ BUTRON DE PUNO, PERIODO 2011- 2012
Ubaldina Dora Ramos Mamani
)*cha "* S+(,*$,ac#-$ 10 "* E$*&% 201.
TESS PARA OPTAR EL TTULO PROFESONAL DE:
CONTADOR PBLCO
APROBADO POR EL SIGUIENTE /URADO0
PRESIDENTE0 ....................
M.Sc. E"1a& D. Ca!!%h+a$ca A2a!%(
PRIMER MIEMBRO0 ....................
M.Sc. H*&'*$*1#!"% C%&,*3 S*1a!*(
SEGUNDO MIEMBRO0 ....................
D&. Ma&c% A. R+*!a( H+'4#&#
DIRECTOR0 ....................
D&. G*&'a$ A!*&,% M*"#$a C%!5+*
ASESOR .......................
CPC A'6&#c% R%7a( A4a3a
3
DEDICATORIA
Con gratitud eterna a mis
padres Andrs y Francisca
por su gran apoyo incondicional
en todos los momentos de mi vida.
A mis hijas Maribel, Lizbeth y Myriam, por su
constante apoyo moral y continuo aliento, mis
nietos Diego, Piero y Alessandro por ser la
razn de mi vida para mi constante superacin
profesional.
A mis hermanas Ana y Evangelina
por su apoyo moral
4
AGRADECIMIENTO
A la universidad Nacional del Altiplano y a la
Facultad de Ciencias Contables y Administrativas
y a todos los docentes que me impartieron todos sus
conocimiento y experiencias impartidas para mi
correcta formacin profesional.
Especial reconocimiento al Doctor German
Medina Colque, CPC Amrico Rojas Apaza
por sus orientaciones asesoramiento y apoyo
en la culminacin del presente trabajo.
As mismo mi reconocimiento a todo el personal
que labora en el Hospital Manuel Nez Butrn
de la Unidad de Abastecimiento por su apoyo
incondicional, orientacin, aliento y haberme dado la
informacin necesaria para realizar el presente trabajo.
5
INDICE
RESUMEN 8
INTRODUCCION 12
REPORTE DE LA ACTI9IDAD LABORAL 1:
CAPITULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA, ANTECEDENTES Y OB/ETI9OS DEL
IN)ORME 1;
2.1. Planteamiento del Problema 19
2.1. Definicin de la nvestigacin 22
2.3. Antecedentes de la nvestigacin 22
2.4. Objetivos del nforme 25
CAPITULO II
MARCO TEORICO, MARCO CONCEPTUAL DEL IN)ORME 28
3.1. Marco Terico 27
3.2. Marco Conceptual 64
CAPITULO III
METODOLOGIA DE LA IN9ESTIGACI<N 81
CAPITULO I9
AMBITO DE ESTUDIO 8:
CAPITULO 9
E=POSICION Y ANALISIS DE RESULTADOS ;1
5.1. Anlisis de los procesos tcnicos de almacenamiento 92
6
5.2. Anlisis de los procesos tcnicos de Distribucin 103
5.3. Propuestas Tcnicas en Relacin a los Procesos Tcnicos de
Almacenamiento y Distribucin 119
CONCLUSIONES 12>
RECOMENDACIONES 12?
BIBLIOGRA)IA 128
RESUMEN
7
El presente informe profesional titulado: ANALSS DE LOS PROCESOS
TECNCOS DE ALMACENAMENTO Y DSTRBUCON DEL SSTEMA DE
ABASTECMENTO EN EL HOSPTAL REGONAL MANUEL NUEZ BUTRON
DE PUNO, PERODO 2011, 2012 , se ha realizado en la unidad de
Abastecimiento del Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno, con el
propsito de analizar y as conocer la manera en que se desarrolla los procesos
tcnicos de almacenamiento y distribucin del sistema de abastecimiento, as
como evaluar la aplicacin de la normatividad en los mencionados procesos, y
su incidencia en la gestin administrativa del Hospital Regional Manuel Nez
Butrn de Puno, finalmente proponer la correcta aplicacin de las normas
vigentes del sistema de abastecimiento y en especial a los procesos tcnicos de
almacenamiento y distribucin.
El anlisis se logr con la aplicacin de la metodologa seguida en el presente
informe est dado por el mtodo inductivo, deductivo, descriptivo y analtico; las
tcnicas utilizadas son: observacin directa, aplicacin de encuestas y el
anlisis y revisin documental de la unidad de abastecimiento del Hospital
Regional Manuel Nez Butrn de Puno; me han permitido analizar y descubrir
dichos procesos tcnicos, adems se aplic la tcnica del anlisis documental
lo cual consisti en recoger datos bibliogrficos y documentacin fuentes de la
institucin objeto de estudio, obteniendo resultados pertinentes, completos y
8
objetivos y a la vez se logr revisar los documentos administrativos como: los
formularios y analizar su llenado y si cumplen con las normas establecidas para
dichos documentos, para la informacin basada en otras persona, se ha
formulado encuestas tcnicas que ha permitido obtener informacin y
sugerencias del personal que labora en el Hospital Regional Manuel Nez
Butrn de Puno de la unidad de Abastecimiento para determinar con mayor
certeza, de qu forma son aplicadas los procesos tcnicos de almacenamiento
y distribucin y si estos cumplen cada una de sus fases finalmente se lleg al
anlisis e interpretacin de los resultados mediante cuadros y anlisis criterio de
la validez y fiabilidad de los resultados.
Para llegar a las conclusiones se ha formulado una interrogante De qu
manera los procesos Tcnicos de Abastecimiento influyen en la gestin
administrativa del Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno periodo
2011- 2012?, y los objetivos planteados son: Analizar de qu manera el proceso
tcnico de almacenamiento incide en la gestin administrativa del Hospital
Regional Manuel Nez Butrn Puno, Analizar de qu manera el proceso tcnico
de distribucin incide en la gestin administrativa del Hospital Regional Manuel
Nez Butrn Puno, Proponer alternativas para optimizar la aplicacin de los
procesos tcnicos de almacenamiento y distribucin del sistema de
abastecimiento del Hospital Regional Manuel Nez Butrn Puno.
Una vez ejecutado el trabajo se arrib a las siguientes conclusiones: En el
9
Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno, durante el ejercicio 2011-2012,
la ejecucin de los Procesos Tcnicos de Almacenamiento y Distribucin del
Sistema de Abastecimiento confrontaron serios problemas de implementacin al
no cumplir con las Normas, dificultando el cumplimiento de las metas y objetivos
nstitucionales.
El Proceso Tcnico de Almacenamiento con relacin a los Recursos Humanos en
el rea de Almacn del Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno,
cuenta con personal insuficiente y falta de capacitacin y perfeccionamiento
permanente de la gestin de almacn para satisfactoriamente cumplir con
eficiencia y eficacia el desenvolvimiento de los procesos tcnicos de
almacenamiento y distribucin del sistema de abastecimiento, los bienes no son
controlados mediante tarjetas de control visible en su oportunidad lo cual no
permite conocer la existencia fsica del almacn de un determinado bien para su
atencin al usuario la distribucin de bienes de almacn es mediante pedido
comprobante de salida PECOSA muchas veces sin valorizar, lo que no permite
conocer el saldo real existente de stock en almacn y realizar un control cruzado
con las tarjetas valorizadas, esto tambin indica que los saldos de inventarios no
son reales(referencia cuadro N 11).
El Proceso Tcnico de Distribucin atraves principalmente problemas, en la
10
distribucin de bienes por la mala formulacin de requerimiento de bienes,
parte de la dependencias usuarias, es as que en la formulacin del pedido
comprobante de salida la PECOSA es elaborada a destiempo y sin considerar la
directa y oportuna satisfaccin de las necesidades y existencias no informadas
dentro ni fuera del Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno la
distribucin de bienes no se sujeta a las normas de sistema de abastecimiento.
El Sistema de Abastecimiento durante los dos periodos fue ms crtico en la
organizacin existiendo desconocimiento de la normatividad, falta de
implementacin del personal profesional y tcnico y la falta de informacin sobre
sus principios, deberes y derechos y responsabilidades como servidor pblico, A
ello se incrementa el desconocimiento de los instrumentos de gestin como el
reglamento de organizacin y funciones ROF, manual de organizacin y funciones
MOF, no cuenta con un organigrama aprobado desconocimiento del plan
operativo y falta de un manual de procedimientos de la unidad de abastecimiento
el cual perjudica enormemente a la gestin administrativa(referencia cuadro
N12).
Se concluye que, el Proceso Tcnico de Almacenamiento (referencia cuadro N
01, 02,03,04 y 05) y el Proceso Tcnico de Distribucin (referencia cuadro N
06,07,08,09 y 10) del Sistema de Abastecimiento del Hospital Regional Manuel
Nez Butrn de Puno es deficiente, adems no existe un plan operativo anual
11
por lo tanto la aplicacin correcta de la normatividad de los Procesos Tcnicos de
Almacenamiento y Distribucin incide directamente en la Gestin Administrativa
de la nstitucin.
Palabras claves: Almacenamiento, Distribucin, Abastecimiento.
INTRODUCCION
12
El presente nforme, trata de explicar y exponer el diagnstico de la
situacin actual en la Unidad de Abastecimiento del Hospital Regional Manuel
Nez Butrn de Puno, en si no tiene otra pretensin que el de hacer conocer el
anlisis de los Procesos Tcnicos de Almacenamiento y Distribucin del
Sistema de Abastecimiento.
El Sistema de Abastecimiento, en la Administracin Publica es el
conjunto de procesos tcnicos y conducentes a identificar las necesidades de
bienes a fin de determinar cules y cuantos se requieren, en qu periodo, a que
costo y valor que sistemas, empleo y conservacin de medios materiales; as
como aquellas acciones especializado, trabajo o resultado para asegurar la
continuidad de los procesos productivos.
No estn ajenos, de esta funcin los procesos tcnicos de
Almacenamiento y Distribucin, en tal sentido el Hospital Regional Manuel
Nez Butrn de Puno, deben dar estricto cumplimiento a las disposiciones
establecidas en las normas vigentes de Abastecimiento y a nivel nacional,
teniendo en cuenta prioritariamente Decreto Ley N 22056,Ley que instituyo el
Sistema de Abastecimiento, correspondindole asegurar la unidad,
racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos Tcnicos de Abastecimiento
13
de Bienes y Servicios.
En el Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno, existen
deficiencias en aplicar correctamente las Normas vigentes sobre los procesos
tcnicos de Almacenamiento y Distribucin de los bienes y servicios no
personales.
En los momentos actuales vivimos un proceso de cambio como sociales,
econmico, polticas, estructurales y por ende se dan, modificaciones
constantes en las normas legales, en este contexto, con el deseo de contribuir a
mejorar la gestin administrativa del Hospital Regional Manuel Nez Butrn de
Puno se muestra una realidad existente en el Sistema de Abastecimiento en
cuanto a la ejecucin de sus principales procesos tcnicos, tal es as; que en el
proceso de Almacenamiento encontramos una serie de deficiencias en el
cumplimiento de sus fases relacionados, con el internamiento de bienes y
custodia y proteccin al personal que labora en el rea de Almacn y adems
no hay una capacitacin y actualizacin permanente, para los trabajadores
responsables del Almacn, se seguir incurriendo en el descuido para la
aplicacin correcta de las normas vigentes.
En el primer captulo se refiere al Planteamiento del Problema, objeto de
14
estudio, en l se describe en que consta el presente informe.
El segundo captulo se refiere al marco terico y conceptual el en cual se
menciona algunos trabajos que tienen relacin y de alguna forma orientan el
presente trabajo, la base terica.
El tercer captulo trata sobre la metodologa de la investigacin en donde se
observa que tipos de mtodos y tcnicas se us para la recoleccin de datos.
El cuarto se refiere al mbito de estudio, en este captulo se considera el lugar
en donde se realiz el informe.
El quinto captulo Exposicin y anlisis de los resultados obtenidos en todo el
trabajo realizado, anlisis e interpretacin de los cuadros y grficos.
El informe de este trabajo culmina con las conclusiones y sugerencia,
bibliografa consultada, y anexos usados en este trabajo.
IN)ORME DE LA ACTI9IDAD Y E=PERIENCIA PRO)ESIONAL
15
ANTECEDENTES
EN RELACION A LA MISION UNI9ERSITARIA Y EL PER)IL PRO)ESIONAL
DEL CONTADOR PUBLICO.
El reporte de la actividad profesional en relacin a la misin universitaria y el
perfil profesional del Contador Pblico, se puede ubicar en dos niveles:
a) El primer nivel relacionado con la Misin Universitaria de conformidad
con el Artculo 1 del Estatuto de la Universidad Nacional del Altiplano,
cuyas proposiciones el cual enuncia:
- Contribuir al desarrollo integral de la Regin y del Pas.
- Forjar una conciencia profesional que sirva en el proceso de una
Autentica liberacin de nuestra patria.
- Cumpliendo con esta noble misin creemos que la Universidad
Nacional del Altiplano y la Facultad de Ciencias Contables y
Administrativas cumplan con sus objetivos y son:
La formacin y renovacin constante de cuadros
profesionales que integran a la sociedad contribuir en el
desarrollo integral de nuestra Regin y del Per.
16
La forja de una autentica conciencia para la liberacin de
nuestra patria, que se cumple cada vez que la Universidad
Nacional del Altiplano, mediante sus Carreras Profesionales
realiza tareas de investigacin, enseanza, proyeccin
social y prestacin de servicios hacia la comunidad.
b) En el segundo nivel con relacin al perfil profesional que la facultad
de Ciencias Contables y Administrativas, brinda a sus estudiantes de
esa manera asume este reto y compromiso cada vez perfil ha sido
diseado en los planes de estudios y curricula, que siendo egresado y
obteniendo mi Bachillerato vengo cumpliendo bsicamente en el
siguiente perfil.

R*4%&,* D*(c&#4,#2% "* !a Ac,#2#"a" P&%@*(#%$a!
La autora del presente trabajo de informe profesional ha egresado de la
Facultad de Ciencias Contables y Administrativas, de la Universidad
Nacional del Altiplano de Puno en el ao de 1991, habiendo concluido mis
estudios universitarios conociendo todo el sistema contable
desempendome como servidor administrativo del Hospital Regional
Manuel Nez Butrn de Puno.
17
- A partir del 01 de Abril 1,978 a trabajar como oficinista en el servicio
de Farmacia del Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno
segn Resolucin Directoral N 0102-79-SA-D-P.
- A partir del 01 de Enero de 1,992 trabaje en la Unidad de
Abastecimiento con el cargo de Asistente Administrativo en el
Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno segn Resolucin
Directoral N 138-92-D-AS-UTES-PUNO-UPER.
- A partir del 09 de octubre de 1,997 se me asigna la jefatura del rea
de almacn del Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno
segn Memorndum N286-97 trabaje durante dos aos.
- A partir del 18 de marzo de 1,999 se me asigna las funciones de Jefe
del rea de Tesorera en va de regularizacin de la Unidad de
Economa del Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno
segn Resolucin Directoral N 037-99-SA-D-UBASS-PUNO-UPER.
- A partir del 2003 donde se me asigna en va de regularizacin las
funciones de jefe del rea de Negociaciones y Adquisiciones de la
Unidad de Abastecimiento del Hospital Regional Manuel Nez
Butrn de Puno segn Resolucin Directoral N 105-03-SA-D-
REDESS-PUNO/UPER.
18
- A partir del 06 de febrero del 2004 de acuerdo a la rotacin de
personal en el rea de Negociaciones y Adquisiciones del Hospital
Regional Manuel Nez Butrn de Puno segn Resolucin Directoral
N047-04-SA-D-REDESS-PUNO/UPER.
- A partir del 18 de octubre del 2005 se le asigna las funciones como
jefe del rea de nformacin y Programacin de la Unidad de
abastecimiento segn Memorndum N 789-05-REDESS-PUNO-D-
HRMNB DE PUNO.
- A partir del 24 de abril del 2006 asignar las funciones de jefe del rea
de Almacn de la Unidad de Logstica con el cargo de Asistente
Administrativo segn la Resolucin Directoral N 0127-06-SA-D-
REDESS-PUNO/UPER.
- A partir del 13 de abril del 2010 asignar las funciones de jefe del rea
de Adquisiciones de la Unidad de Abas del Hospital Regional Manuel
Nez Butrn de Puno segn Resolucin Directoral N175-10-SA-D-
REDESS-PUNO/U-RR-HH.
- A partir del 01 de enero del 2013 se me asigna funciones como jefe
del rea de Registro y Escalafn de la Unidad de Recursos Humanos
del Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno segn
Resolucin Directoral N062-2013-D-HRMNB-U-RR-HH.
19
CAPITULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA, OB/ETO DE ESTUDIO
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA0
El Sistema de Abastecimiento es el conjunto de principios y procesos
tcnicos cuyas funciones es de asegurar la unidad de racionalidad
20
eficiencia y eficacia de los procesos, por lo tanto el Hospital Regional
Manuel Nez Butrn de Puno est obligado a cumplir con estas normas
tcnicas, para una gestin eficiente y cumplimiento de los planes
establecidos.
El sistema logstico en los ltimos tiempos tiende a ser cada vez ms
importante, para una eficaz administracin y gestin de una institucin
pblica. El uso correcto, eficaz y oportuno de sus mtodos hace que
muestre su transparencia presupuestaria.
El Estado Peruano para el mejor manejo de sus recursos implementa
Sistemas Legales e nformticos alguno de ellos son: el Sistema de
Adquisicin y Contrataciones del Estado, el Sistema ntegrado de
Administracin Financiera (SAF), y actualmente el Sistema ntegrado de
Gestin Administrativa (SGA).
El control de producto de bienes, muebles e inmuebles es sumamente
laborioso pero eficaz, con ello verificamos que el bien se adquiera, llegue
a los almacenes y haya llegado oportunamente al consumidor final, en la
cantidad y calidad requerida y adecuada. mporta tambin en este control
que haya sido correctamente catalogado, de esa manera cuidar que
21
aparezcan un mismo producto con varios nombres.
En el Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno. Existen muchas
deficiencias, que no permiten trabajar en forma conveniente, al no aplicar
correctamente las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento y
los procesos tcnicos de Almacenamiento y Distribucin mesurado.

De la misma manera. El Reglamento de Organizacin y Funciones,
Manual. de Organizacin y Funciones, estn en parte desactualizados,
perjudicando el normal cumplimiento de las funciones que deben de
cumplir los funcionarios responsables de la Unidad de Abastecimientos,
incidiendo directamente en las adquisiciones de bienes y servicios que
no estn, listados a las Normas del Sistema de Abastecimiento, es ms,
otro de los problemas es el de no contar con profesionales con
experiencia y conocimiento del Sistema Administrativo de
Abastecimiento, dando inclusive al cumplimiento de las funciones
asignadas a esta unidad.
Si bien es cierto que el suministro oportuno en la distribucin de bienes,
permite cumplir con las metas trazadas pero, si no se formulan directivas
sobre el control de materiales en el almacn general o sub almacenes.
22
Teniendo en cuenta la magnitud de la obra y el volumen de materiales
para cada gasto programado, se interpone con las metas trazadas. La
salida de bienes del almacn si no se encuentra, sustentados con
documentos fehacientes se mal interpretar y asignar
responsabilidades.
Es terminante que toda informacin sobre bienes adquiridos y
distribuidos se tendr que repartir a la dependencia que realiza la
integracin contable gubernamental, se ha observado que, los informes
no son alcanzados en forma consistente y oportuna por parte de Unidad
de Abastecimiento sobre el movimiento de bienes a la Unidad de
Contabilidad de igual forma la rea de almacn no presenta el
"Movimiento Mensual de Almacn donde debe de informar el saldo
anterior entradas del mes, salidas del mes y el saldo actual por cada
bien.
1.2. DE)INICI<N DEL PROBLEMA0
PROBLEMA GENERAL0
De qu manera los Procesos Tcnicos de Almacenamiento y
Distribucin del Sistema de Abastecimiento influyen en la gestin
administrativa del Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno en
los aos 2011 - 2012?
23
PROBLEMAS ESPECA)ICOS0
- De qu manera el Proceso Tcnico de Almacenamiento influye en la
Gestin Administrativa de la Hospital Manuel Nez Butrn de Puno?
- Cmo influye el Proceso Tcnico de Distribucin en la Gestin
Administrativa del Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno?
1.>. ANTECEDENTES.
Existen gran cantidad de trabajos de investigacin sobre procesos tcnicos
del Sistema de Abastecimientos, de los cuales resaltamos los siguientes:

(Mamani, 1998)Entre otros concluye: El proceso tcnico de Adquisiciones
del Sistema de Abastecimiento en la Municipalidad Provincial de Chucuito
-Juli, en los periodos1997-1998 confrontaron los problemas de
desconocimiento autonoma, falta de implementacin y la aplicacin de la
normatividad, sealamos que en el proceso de adquisiciones no se ha
formulado el cuadro de necesidades, documento fundamental para la
formulacin del presupuesto y provisin oportuna de los bienes y servicios,
todas las adquisiciones se realizan mediante hoja de requerimiento o
informe de requerimiento de materiales, dificultando as el cumplimiento de
las metas y objetivos institucionales programados.
(Hinojosa, 1997)Concluye en su acpite V: En la Direccin Sub Regional
24
de Salud Puno durante los ejercicios 1995 y 1996, la ejecucin de los
procesos tcnicos de Programacin del Abastecimiento, Adquisicin,
Almacenamiento.

(Rios)Flores Ros, Rosala: Tesis titulada El Almacenamiento en la
Municipalidad Provincial de Puno manifiesta: En la realizacin del
nventario fsico generalmente la Unidad de Abastecimiento, no se ajustan
a dispositivos legales vigentes en la conformacin de equipos especiales
que deben intervenir en dicho inventario, presentndose irregularidades y
poca fe en el trabajo realizado, por la incidencia en el control de bienes que
implica la inexistencia de un mtodo de valuacin de bienes, no
cumpliendo de esta manera con uno de los principios de contabilidad que
es la consistencia.
(Candia): en su Tesis "Los Procesos Tcnicos de Programacin y
Adquisicin Del Sistema de Abastecimiento del Hospital Carlos Monge
Medrano de Juliaca .En el Captulo V Recomendaciones, indica: Se
recomienda la implementacin de la Unidad de Abastecimiento, con los
recursos necesarios (humanos y materiales) con nfasis del recurso
humano, donde este sea idneo y capacitado de tal manera que el
cumplimiento de las normas generales del Sistema de Abastecimiento
relacionadas especficamente a la especficamente a la aplicacin de los
25
Procesos Tcnicos de Programacin y Adquisiciones sean eficientes y
efectivas.
1... /USTI)ICACION
A la conclusin del presente trabajo, se lleg a analizar todas las
deficiencias de los procesos tcnicos de Almacenamiento y Distribucin;
y su incidencia en la Gestin Administrativa a la vez, el de proponer un
diseo y/o modelo que coadyuve a una eficiente gestin de la unidad de
abastecimiento del Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno.
El trabajo en mencin se caracteriza por establecer y analizar lo
procedimientos que nos permitan dar una opinin sobre normas y
procesos tcnicos del sistema de abastecimientos del Hospital Regional
Manuel Nez Butrn y servir de gua para posteriores investigaciones
al respecto.
1.:. OB/ETI9OS DEL ESTUDIO
OB/ETI9O GENERAL0
Analizar los Procesos Tcnicos de Almacenamiento y Distribucin del
sistema de Abastecimiento y su incidencia en la gestin administrativa de
abastecimientos del Hospital Regional Manuel Nez Butrn Puno periodo
26
2011- 2012.
OB/ETI9OS ESPECI)ICOS0
1.-Analizar de qu manera el Proceso Tcnico de Almacenamiento
incide en la gestin administrativa del Hospital Regional Manuel Nez
Butrn Puno.
2.-Analizar de qu manera el Proceso Tcnico de Distribucin incide en
la gestin administrativa del Hospital Regional Manuel Nez Butrn
Puno.
3.-Proponer alternativas para optimizar la aplicacin de los Procesos
tcnicos de Almacenamiento y Distribucin del sistema de
abastecimientos del Hospital Regional Manuel Nez Butrn Puno.
1.?. UTILIDAD DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO
El trabajo en mencin ser un documento fuente y una herramienta
fundamental para conocer con mayor exactitud las carencias, dificultades
y otros que se tenga en el unidad de abastecimiento con respecto a su
distribucin y de esa forma poder subsanar y mejorar la calidad del
servicio que se brinda en el Hospital Regional Manuel Nez Butrn de
Puno, a la vez servir para consultas y anlisis en trabajos de
investigacin similares, y podr ser aplicado en diferentes Hospitales
27
Regionales, para profundizar y ampliar en trabajos de investigacin.
CAPITULO II
MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL
2.1. MARCO TE<RICO0
2.1.1 LA ADMINISTRACI<N PBBLICA0
28
La administracin Pblica tiene sus orgenes en Egipto y Roma y se le
conceptuaba como un organismo de beneficios colectivo encargada de
recaudar impuestos y beneficios del estado. Esta concepcin en la
actualidad toma otro rumbo as podemos mencionar:
Es una organizacin social generada por la voluntad poltica
gubernamental para actuar a su servicio con el contexto de las relaciones
sociales, en orden de los poderes que define el estado.Constituye un
sistema global que integra a todos los dems sistemas, que cumplan la
funcin de gobierno y que es considerada como "el cerebro integrador de
toda la organizacin del estado.(Jose, 1995)
"Organismo a travs del cual ejerce la funcin del gobierno y se desarrolla
los procesos productivos de bienes y servicios que el gobierno decide
tomar o mantener a su cargo. Comprende los rganos correspondiente al
gobierno Nacional, los gobiernos locales, los organismos pblicos
descentralizados y los sistemas administrativos NAP
SISTEMA.- Es el conjunto de rganos, acciones o componentes de
principios o hechos que se interrelacionan entre s con el objeto de retro
alimentarse de la informacin que le compete a cada uno de ellos. Existe
una gran variedad de conceptos de sistema, los cuales estn de acuerdo
a los fines para los que han sido organizados cuando se habla de
29
Sistema, se est hablando de Metodologa. (Direccin Nacional de
Abastecimiento- Normas Tecnicas, 1980, pgs. 78,79)
CLASES DE SISTEMA0
SISTEMA ECONOMICO.- Es aquel que se caracteriza por el espritu, es
decir los mviles predominantes de la actividad econmica; la forma, es
el conjunto de elementos sociales, jurdicos o institucionales que definen
el marco de la actividad econmica y de las relaciones entre los sujetos
econmicos (rgimen de la propiedad, estatutos de trabajo, papel del
Estado, etc.) y, la sustancia que hace referencia de la tcnica y al
conjunto de procedimientos materiales por los que se obtiene y
transforman los Bienes . (Decreto Ley 22056 Ley que nstituye el Sistema
de Abastecimientos, pg. 47)
SISTEMA ADMINISTRATI9O.- Es el conjunto de sub sistemas
conformados por la nstitucin Pblica (regidas por un conjunto de
normas, tcnicas, procedimientos, etc.), con la finalidad de buscar mayor
eficiencia con el menor esfuerzo y tiempo posible teniendo como base
fundamental su interrelacin y su constante retro alimentacin.
ADMINISTRACION PUBLICA.- La Administracin Pblica, es una
organizacin a travs del cual se ejerce la accin del Gobierno de
30
acuerdo con la Ley El presupuesto, las normas y reglamentos, orientada
al establecimiento de metas y objetivos, a la ejecucin de actividades, al
control y evaluacin de la gestin del estado. Esta apreciacin general
permite precisar que la Administracin Pblica se caracteriza por que
bsicamente se ocupa de los fines que conciernen al Estado lo cual la
relaciona con toda su extensin con la sociedad y con la economa en su
conjunto. (Zavala, 1989, pgs. 28,29.)
La Administracin Pblica no es otra cosa que la aplicacin sistemtica
de las normas, principios y tcnicas de la ciencia administrativa a los
problemas y fenmenos del aparato pblico, con la finalidad de obtener
ciertos propsitos, por lo tanto la Administracin Pblica no es la
estructura normativa y generadora de bienes y servicios del estado ms
bien es un instrumento para la solucin de los problemas que se
presentan en la utilizacin de sus recursos, este el sentido preciso que
debe tener en su tratamiento; s la Administracin Pblica es el
instrumento del aparato pblico objeto aplicado para la obtencin de
ciertos resultado y fines. (Reglamento Unico de Adquisiciones, pg. 112)
El Estado institucin de instituciones representa el rgano poltico
jurdico llamado a regir los destinos de la humanidad y su evolucin,
desde, cualquier punto de vista de las diversas escuelas del pensamiento
que tratan de su estudio, ha ido en pareja con el desarrollo social,
31
poltico, cultural, educativo y econmico de la comunidad cuya
representacin se le ha confiado. (Mairena, Gestion de Abastecimiento
en la Administracion Publica, 1998)
2.1.2. ADMINISTRACION DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO- Se
define a los Hospitales como la organizacin de la colectividad que hace
posible Concretar tres aspectos fundamentales:
a) La descentralizacin poltico administrativa del Gobierno Nacional,
b) La promocin del desarrollo econmico social a nivel regional.
c) La participacin de la poblacin a nivel regional.
La descentralizacin que se expresa mediante la conformacin de esta
nueva concepcin de Gobierno regional posibilitar no solo al canal ms
adecuado y directo de la participacin de la poblacin organizada en su
Gobierno regional, y su intervencin directa y fluido en el ejercicio de la
decisin, si no que se establece como un medio eficaz de promocin del
desarrollo que permita optimizar los recursos existentes; as como
garantizar el aporte vigilancia y compromiso de la poblacin en tareas de
beneficio colectivo.
As concebido, el Gobierno Local se convierte en un medio que posibilita
la captacin de la sugerencia de la poblacin, as como la planificacin
32
de base a la que se enlazara en forma coordinada con otros niveles de
la Administracin (zona, regin ) dando como resultado la integracin de
los planes de desarrollo.
SISTEMA ADMINISTRATI9O DE ABASTECIMIENTO.- El Sistema de
Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de polticas, objetivos,
normas, atribuciones, procedimientos y procesos tcnicos orientados al
racional flujo, dotacin o suministros, empleo y conservacin de medios
materiales; as como aquellas acciones especializadas de trabajo o
resultado para asegurar la continuidad de los procesos productivos que
desarrollan las entidades integrantes de la Administracin Pblica.
(Marroquin, pg. 33)
NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO.- Las
Normas Generales del Sistema de Abastecimiento fue dictada por la
Resolucin Jefatural No 118-80-NAP/DNA de fecha 25 de Julio 1980 las
mismas que son: (Mairena, Administracin Gubernamental, 1993)
SA. O1.- APLICACI<N DE CRITERIOS DE E)ICIENCIA Y E)ICACIA.
CDEROGADAD
El Abastecimiento como actividad de apoyo al funcionamiento interno de
la organizacin debe contribuir al racional empleo y combinacin de
33
bienes y servicios (eficiencia), as como a conseguir los objetivos
propuestos (eficiencia) del mejor modo posible. (Villacorta, pg. 79)
Para que la contribucin sea real y efectiva es necesario orientarla
mediante criterios reglas, pautas o condiciones previamente
establecidas.
De entre muchos, el Sistema de Abastecimiento seleccion y prioriz en
orden de importancia, la concurrencia obligatoria de los elementos o
factores siguientes:
a.- CANTIDAD0 Magnitud todo aquello capaz de aumento o disminucin
y, por consiguiente, puede medirse o numerarse.
.- CALIDAD.- Conjunto de propiedades que definen el carcter ndole
importancia o valor de algo.
c.- OPORTUNIDAD0 Condicin, medida en trminos de tiempo, para que
los hechos ocurran en el momento ms conveniente o, sea puntual
".- LUGAR.-: Porcin de espacio o referencia espacial donde ocurre
algn evento sitio que ocupa una cosa.
*.- COSTO: Valor monetario que se asigna a un hecho como resultado
34
de sumar aritmtica o algebraicamente, el precio de cada componente
La aplicacin de tales criterios en todos los procesos tcnicos de
Abastecimiento, corresponde a todos los rganos de una entidad, en
especial los de lnea o ejecutivos El rgano de Abastecimiento los aplica
en ejercicios de sus funciones.
OB/ETI9OS O )INALIDAD0
1 Establecer mecanismos que garanticen la contribucin del
abastecimiento a la consecucin de resultados institucionales.
2 Rodear de garantas y pautas de medicin al ejercicio de la funcin de
Abastecimiento.
SA.O2.- INTEGRIDAD DE ADMINISTRACION DEL ABASTECIMIENTO.
CDEROGADAD
El Abastecimiento es una funcin de apoyo al funcionamiento interno de
una organizacin social. Se orienta a suministrar o proporcionar los
elementos (denominados bienes) y las actividades complementarias para
la operacin de dichos elementos en estado ptimo o garantizado
(denominado servicios). Ambos, bienes y servicios, se emplean para la
produccin gubernativa de servicios pblicos, o de bienes econmicos a
travs de las distintas entidades que constituyen la Administracin
35
Pblica. (nstituto Nacional de Administracion Publica, pg. 84)
Tales actividades se realizan en campos especializados denominados
procesos tcnicos relativamente autnomos e interdependientes. Son
proceso tcnicos de Abastecimiento: catalogacin, registro de
proveedores, programacin, registro y control, adquisicin, recuperacin
de bienes, almacenamiento, seguridad, distribucin y disposicin final.
Como cualquier actividad, es posible concebirlo y realizarla considerando
las fases del proceso administrativa.
En el Abastecimiento intervienen todas las unidades orgnicas que
contamina una entidad pblica, de uno u otro modo; por cuanto la
integridad de la funcin no significa necesariamente exclusividad de su
ejercicio por el rgano de Abastecimiento.
OB/ETI9OS O )INALIDAD:
1. mprimir unidad y racionalidad a la funcin de Abastecimiento.
SA.O>.- ACTUALIZACI<N Y UTILIZACI<N DE IN)ORMACI<N
PARA EL ABASTECIMIENTO CDEROGADAD
nformacin es todo dato o fenmeno que proporciona un nuevo
conocimiento o incremento actual. Sobre la realidad en que opera una
entidad.
36
El Abastecimiento se vale de la informacin para orientar organizar y
racionalizar el desarrollo de los procesos tcnicos para que sea confiable
la informacin debe ser actual. Es decir. Reflejar del mejor modo posible
los fenmenos que oculten en el momento presente.
Adems, es necesario que todos los rganos de una entidad utilicen
obligatoriamente la informacin de cada accin de Abastecimiento,
siguiendo las pautas y previsiones contenidas en las normas tcnicas del
Sistema. (Santos, pgs. 110,111; Mairena, Administracion
Gubernamental - RJ N -118-80, 1993)
OB/ETI9OS O )INALIDAD0
1. Permite que las decisiones en materia de Abastecimiento a cualquier
nivel, se sustenten el conocimiento previo de la realidad
administrativa.
2. Orientar el Abastecimiento de bienes y/o servicios en las entidades
pblicas.
SA.0..- UNIDAD DE ADEUISICIONES DE BIENES Y SER9ICIOS
CDEROGADAD
37
La adquisicin es un proceso tcnicos de Abastecimiento, de ah la
facultad exclusiva. Consiste en un conjunto de actividades TCNCO
ADMNSTRATVO FNANCERO JURDCAS Orientadas a lograr que
una entidad pblica en representacin del Estado, logre la propiedad,
disponibilidad o facultad de utilizacin de bienes y/o servicios en forma
permanente o temporal, derivndose o no una obligacin de pacto.
En cada entidad pblica opera un rgano especializado a cargo de la
Funcin del Abastecimiento. Segn las caractersticas de la entidad dicha
funcin se puede ejercer en forma centralizada o desconcentrada.
Es necesario garantizar el empleo de formas uniformes de adquisicin
para evitar la anarqua o desarticulacin, situaciones que dificultaran el
control.
OB/ETI9OS O )INALIDAD
1. Evitar la multiplicidad de enseanza para un mismo propsito.
2. Garantizar el desempeo tcnico y armnico de la actividad.
3. Facilitar el control.
SA.0: UNIDAD EN EL PROCESO )ASICO Y CUSTODIA TEMPORAL
DE BIENES C9IGENTED
El almacenamiento es un proceso tcnico de Abastecimiento orientado a
38
establecer y aplicar pautas para la ubicacin y custodia temporal de
bienes en cualquier rea fsica acondicionada con ese fin.
El ingreso fsico es un acto de incorporacin a la entidad, pasando desde
afuera de ella, hacia adentro a travs de un lugar previamente
establecido. El ingreso es un acto formal que origina acciones
administrativas para certificarlo, acreditar condiciones e incorpora los
bienes al conjunto de la entidad. Son bienes todos los elementos
materiales individualizables, intercambiables y tiles. (Romero, pgs.
28,29)
OB/ETI9OS O )INALIDAD
1. Establecer un solo tipo de va o canal para el ingreso fsico de bienes
adquiridos a la entidad.
2. Extender los principios generales del almacenamiento a todas las
reas que realizan custodia temporal de bienes.
3. Realizar mejor control de los bienes durante su periodo de custodia,
mientras son movilizados hasta el lugar de utilizacin directa.
SA. O?.- AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO C9IGENTED
En todo previsin. Solicitud. Obtencin. Suministro, utilizacin y/o
administracin de bienes y servicios, se aplicarn los criterios e
39
instrumentos pertinentes de la austeridad que establezca la entidad a
propuesta del rgano de Abastecimiento.
Se entiende por austeridad del Abastecimiento: la equilibrada estimacin
de bienes y servicios, al empleo mesurado de los limitados recursos
asignados a una entidad pblica y su adecuada combinacin para
obtener ms y mejores resultados (productos materiales y servicios
pblicos), en beneficio de la colectividad en general.
La austeridad es condicin bsica del Abastecimiento y su aplicacin
corresponde a todos los rganos de una entidad.
Corresponde al rgano de Abastecimiento en ejercicio de sus
atribuciones y funciones, estudiar , adecuar a la alta Direccin de la
entidad los criterios u orientaciones para aplicacin de medidas de
austeridad, referidas tanto a bienes como a servicios. Estos criterios
sern recogidos coordinados y proporcionados, principalmente a los
rganos de lnea de la entidad. (Guzman, ntroduccion a la
Administracion Publica, pg. 64)
OB/ETI9O Y )INALIDAD
1. Fijar criterios para ser ms racional el empleo de los medios
materiales de que dispone las entidades
40
2. Propiciar el empleo de criterios tcnicamente elaborados. (Guzman,
ntroduccion a la Administracion Publica, pg. 64)
SA. O8.- 9ERI)ICACION DEL ESTADO Y UTILIZACION DE BIENES Y
SER9ICIOS C9IGENTED
Las entidades pblicas formularn y aplicarn normas para verificar la
existencia. Estado y condiciones de utilizacin de los bienes y/o servicios
de que dispone la entidad.
La verificacin es un acto de constatacin fsica que realizan personas
en representacin de la entidad. Al Sistema de Abastecimiento le
corresponde la constatacin en referencia a las entidades fsicas,
aplicables tanto a los bienes como a los servicios.
La verificacin constituye requisito para realizar de manera racional y
sobre bases reales, las acciones de Abastecimiento que resulte
necesario. Bsicamente la verificacin se refiere a los aspectos
siguientes:
Existencia o presencia real del bien o servicio (visto como accin o
resultado); estado para apreciar el grado de conservacin o deterioro del
bien as como el resultado del servicio; y condiciones de utilizacin, para
constatar en que se emplea, lugar habilidades del responsable,
41
condiciones de seguridad, rendimiento y sobre todo el empleo en
beneficio de la organizacin en su conjunto (con fines oficiales).
OB/ETI9O O )INALIDAD
1. Realizar seguimiento a los bienes y servicios con que cuenta la
entidad.
2. Recabar informacin de las existencias, en bienes y servicios para
realizar. un Abastecimiento ms eficaz.
3. Evitar la acumulacin improductiva de bienes o servicios innecesarios
para la entidad.
2.1.>. LOS SUB-SISTEMAS Y LOS ONCE PROCESOS TECNICOS
DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO.
A. SUB SISTEMA DE IN)ORMACI<N
Es el conjunto de procesos tcnicos de Abastecimiento orientados a
recopilar en forma sistemtica, las informaciones requeridas al
conocimiento de la realidad administrativa en materia de recursos
materiales y servicios no personales, con la finalidad de organizar y
desarrollen convenientemente los procesos tcnicos que permiten
suministrar bienes y servicios en forma oportuna.
1. P&%c*(% T6c$#c% "* Ca,a!%1ac#-$
42
Etapa del proceso de Abastecimiento en la cual se recaba, describe,
ordena, depura y codifica la informacin a los bienes y servicios
requeridos por las dependencias de una entidad, a fin de, previa apertura
de la Ficha de Descripcin del Bien por cada uno de ellos. ncluirlos en el
correspondiente CATALOGO DE BENES y SERVCOS, que luego de la
aprobacin conforme a las normas establecidas. Constituir el
documento de uso obligatorio en la institucin. (Abastecimientos, pgs.
34-36)
Fases:
-Seleccin de los grupos genricos de bienes-
-Recopilacin de informacin bsica.
-Descripcin del tipo de bienes.
-Codificacin del bien o del servicio.
-Elaboracin del Catlogo.
-.Actualizacin del Catlogo.
-Aprobacin del Catlogo.
Documentos de gestin administrativa:
-Ficha de descripcin del bien.
-Descripcin del bien.
-Clasificacin del bien.
-Catalogacin del bien.

43
2. P&%c*(% T6c$#c% "* R*1#(,&% "* P&%2**"%&*(
Etapa del proceso de Abastecimiento en la cual se obtiene, procesa,
utiliza y evala la informacin de tipo comercial relacionado con los
proveedores (REGSTRO DE PROVEEDORES) constituidos de la
entidad, as como de los bienes y servicios que estos suministran, las
condiciones que ofrece, etc.
-Delimitacin del universo.
-nscripcin de proveedores.
-Calificacin de los proveedores
-Otorgamiento de credencial a los proveedores idneos.
-nformacin que proporcionar la oficina de Abastecimiento.
-Evaluacin del proveedor.
Documentos de gestin administrativa:
-Registro de proveedores de bienes y servicios.
-Listado de proveedores idneos.
>. P&%c*(% T6c$#c% "* P&%1&a'ac#-$
Es el conjunto de acciones orientadas a la previsin de bienes y servicios
en forma racional, sistemtica y continua con la finalidad de satisfacer los
requerimientos de la nstitucin para el cumplimiento de metas y
objetivos.
44
En el proceso de programacin intervienen directamente las Unidades
Orgnicas de la entidad, formulando sus necesidades en el documento
llamado, CUADRO DE NECESDADES; teniendo en consideracin el
presupuesto asignado. El rgano de Abastecimiento en base a los
requerimientos, procede a formular el PRESUPUESTO VALORADO o de
bienes y servicios consolidado as como el PLAN DE OBTENCON,
CUADRO DE ADQUSCON Y CUADRO DE SUMNSTRO.
Fases:
-Determinacin de necesidades.
-Formulacin del Presupuesto Valorado.
-Elaboracin del Cuadro de Obtencin.
-Elaboracin del Cuadro de Adquisiciones.
.. P&%c*(% T6c$#c% "* R*1#(,&% F C%$,&%!
Etapa del proceso de Abastecimiento referida a las acciones previo,
verificacin y conformidad de operaciones que debe efectuar la Oficina
de Abastecimiento en cualquiera de las fases o ejecucin de los
procesos tcnicos a fin de detectar desviaciones y adoptar
oportunamente las respectivas medidas correctivas. (Reglamento de la
ley contrataciones y adquisisiones del estado, pgs. 76,78 y 79)
45
Fases:
-Registro.
-Control.
Documentos de gestin administrativa:
-nformacin Estadstica de la Adquisicin.
-nformacin Estadstica de la Distribucin.
B. SUB SISTEMA DE OBTENCION
Es el conjunto de procesos tcnicos de Abastecimiento orientados a que
las entidades pblicas tomen posesin de los bienes y servicios
adquiridos a ttulo oneroso o gratuito; en cualquier caso es de aplicacin
obligatoria la normatividad vigente sobre la previsin de bienes y
servicios.
:.- P&%c*(% T6c$#c% "* A"5+#(#c#-$
Etapa en el cual la entidad pblica a travs de su oficina de
Abastecimiento se relaciona directamente con los proveedores locales o
extranjeros, a fin de proceder a la adquisicin ms conveniente para el
Estado, adecuada y oportuna, con sujecin a la normatividad legal
vigente, de los bienes y servicios requeridos por las dependencias para
46
el logro de sus objetivos y alcance de sus metas.
La adquisicin de bienes y servicios ser efectuada nicamente por la
unidad de Abastecimiento institucional, salvo disposicin superior
expresa, pero bajo la supervisin de la unidad de Abastecimiento.
Todo adquisicin de bienes y servicios, aplicando cualquiera de las
modalidades establecidas, es decir: adjudicacin directa, concurso
pblico o licitacin pblica; se har con sujecin a lo sealado en el
Reglamento nico de Adquisiciones.
A este proceso se le considera tambin, como, Proceso medular del
Abastecimiento a travs del cual se formaliza y consolida la tendencia y
disponibilidad de bienes y servicios, en base a las necesidades previstas
y guardando coherencia con la disponibilidad o infraestructura
administrativa y se basa fundamentalmente en dos dimensiones: una
Jurdica cuyas formas son excluyentes y la otra administrativa, cuyas
formas combinan (tcnicas, procedimientos, modalidades).
Finalidad.- Homogenizar los procesos jurdicos tcnicos administrativos
estableciendo responsabilidades y con una secuencia coherente y eficaz,
a efecto de evitar multiplicidad de acciones facilitando el control.
Acciones de Verificacin:
47
La obtencin de bienes y/o servicios deben realizarse por la
unidad de Abastecimiento.
La adquisicin es originada por las necesidades programadas.
Se propondr procedimientos simples, breves y giles en las
normas de adquisicin determinando responsabilidades.
En casos especiales de Alta Direccin autorizar que algunas
adquisiciones las realice un rgano diferente a la de
Abastecimiento previa opinin favorable de sta ltima.
Las dependencias que realicen adquisiciones se sujetarn a las
normas de Abastecimiento, responsabilizndose de las
actividades que efecte la informacin a la unidad de
Abastecimiento.
Documentos de gestin administrativa:
-Solicitud de Cotizacin.
-Cuadro Comparativo de Cotizaciones.
-Acta de Otorgamiento de Buena Pro.
-Orden de Compra- Gua de nternamiento.
-Nota de Entrada a Almacn.
?.- P&%c*(% T6c$#c% "* R*c+4*&ac#-$ "* B#*$*(.
Es el conjunto de acciones que se realiza con la finalidad de recuperar
48
bienes que no estn siendo convenientemente utilizados en algunas
Unidades Orgnicas de la entidad, con el objeto redistribuir a otras
dependencias donde sean requeridos. Asimismo incluye el internamiento
a almacn de bienes sobrantes, bienes producidos, etc. (MARENA)
Documentos de gestin contable:
-Nota de Entrada.
C. SUB SISTEMA DE UTILIZACION Y PRESER9ACION
Es el conjunto de procesos tcnicos de Abastecimiento orientados hacia
una adecuada custodia temporal, seguridad, mantenimiento, distribucin
y disposicin final de bienes; con la finalidad de asegurar una efectiva
provisin de recursos materiales a la entidad para el cumplimiento de sus
metas y Objetivos.
8. P&%c*(% T6c$#c% "* A!'ac*$a'#*$,%
Etapa del proceso de Abastecimiento a travs del cual una dependencia
especializada de la unidad de Abastecimiento de toda entidad pblica,
recepciona, registra, controla, conserva, despacha, etc., los bienes
materiales adquiridos por sta mediante las modalidades establecidas, a
fin de proporcionar adecuada y oportunamente a los usuarios
solicitantes.
49
Fases
-Recepcin y custodia.
-Distribucin.
-Control.
Documentos de gestin administrativa:
-Tarjetas de Control Visible de Almacn (Bin -Card).
-Tarjetas de Existencias Valoradas de almacn (Kr-dex)
G. P&%c*(% T6c$#c% "* Ma$,*$#'#*$,%
Es de naturaleza tcnico administrativa, es el conjunto de acciones
preventivas y concurrentes que se adoptan en la entidad, a iniciativa del
rgano de Abastecimiento y otras dependencias de la entidad que tiene
su responsabilidad bienes destinados a la produccin o prestacin de
servicios, con la finalidad de preservar bienes en ptimas condiciones de
funcionabilidad y conservacin de manera que los desperfectos o
inconvenientes no puedan interferir en el normal funcionamiento de la
entidad.
;. P&%c*(% T6c$#c% "* S*1+&#"a"
Es una actividad a travs de la cual se previene evita detecta o extingue
50
las situaciones que pueden causar dao o perdida a las personas,
informacin o medios materiales, a fin de no comprometer por
paralizaciones, los procesos productivos. Es de naturaleza integral y se
sustenta en la realidad, necesitando constante prctica y capacitacin.
10- P&%c*(% T6c$#c% "* D#(,&#+c#-$
Comprende las acciones que se realizan en almacn con el objeto de
distribuir bienes diferentes Unidades y Servicios de la entidad, de
acuerdo a los requerimientos formulados en el Cuadro de Necesidades,
priorizacin de actividades y disponibilidad presupuestal de las
dependencias. En la distribucin se utiliza el documento fuente llamado
PEDDO COMPROBANTE DE SALDA en la primera parte del formulario
"Pedido", la dependencia solicitante consigna la cantidad nombre de los
bienes requeridos y en la segunda parte "Comprobante de Salida", el
almacenero anota la cantidad precio unitario y total de bienes adquiridos.
Conjunto de actividades de naturaleza tcnico-administrativo, referida a
la directa satisfaccin de necesidades. Se sustentan de la coordinacin y
toma en cuenta las constantes variaciones de necesidades, existencias
no informadas, tanto dentro y fuera de la entidad, incluye las operaciones
de traslado interno referidas a los bienes y servicios. (Baily)
51
Finalidad: Es la satisfaccin directa y oportuna a las necesidades de
bienes y/o servicios requeridos.
Acciones de Verificacin:
-Verifica recepcin de bienes.
-Entrega o provee bienes (embalaje)
-Verifica cantidad u estado de funcionamiento u operacin.
-Verifica control de material.
11. P&%c*(% T6c$#c% "* D#(4%(#c#-$ )#$a!
Comprende el conjunto de acciones que se realiza en las diferentes
Unidades Orgnicas de la entidad, con la finalidad de utilizar
racionalmente los bienes obtenidos, de manera que sirva efectivamente
para el cumplimiento de metas y objetivos, Dichas acciones son
necesariamente evaluados con el objetivo de determinar las
desviaciones que permitan adoptar medidas correctivas.
2.1... PROCESO Y PROCEDIMENTOS DE ALMACEN0
2.1...1. P&%c*(% "* A!'ac*$a'#*$,%0
Conjunto de actividades Tcnico Administrativas referidas a la
ubicacin temporal de bienes, en un espacio fsico determinado
con fines de custodia, como va para trasladarlos fsicamente
(temporalmente o definitivo), a quienes lo necesiten.
52
El rea fsica tpica es el Almacn, pero existen otras reas donde
necesariamente se realizan las mismas actividades, aunque
tengan otra denominacin.
)#$a!#"a"0
Hacer del almacenamiento un ambiente fsico con caractersticas
propias, para la custodia temporal de los bienes.
Ba(* L*1a!0
D.L.22056- creacin del Sistema de Abastecimientos.
R*c*4c#-$0
El proveedor nos ha hecho llegar sus productos al Almacn y para
esto ha seleccionado el medio de transporte ms conveniente,
dando lugar a que se inicie la primera funcin del
Almacenamiento, es decir la recepcin.
)+$c#-$0
Comprende Recepcin, Custodia, Distribucin y Control.
A. R*c*4c#-$0
Se define con la secuencia de acciones que se desarrollan a
partir del momento en que los materiales han llegado a nuestro
local del almacn y termina con la ubicacin de estos
materiales en el lugar que previamente se les ha designado.
Las acciones a que nos referimos en el prrafo anterior nos
dar el procedimiento para recibir los materiales o equipos,
53
comparando sus cantidades y caractersticas con los
documentos: internos de nuestra organizacin los que enva el
proveedor, y con el material mismo que se est recibiendo.
Un tcnico y adecuado manejo en la RECEPCN permitir la
informacin precisa a la llegada de los materiales, el control y
los registros apropiados y el rpido ingreso al almacn
constituyen requisitos fundamentales de las operaciones del
almacn para poner oportunamente a disposicin de los
usuarios los materiales recibidos.
Las acciones que se realizan dentro de esta funcin, debern
ser ejecutadas en un lugar previamente determinado e
independiente del rea de almacenamiento propiamente dicho,
y cercana a la inspeccin.
En forma general describimos como sigue:
A. Descarga: Esta tarea est enmarcada dentro de las
siguientes operaciones:
a) Examinar, antes del desembarque, los registros
sellos, envolturas, embalajes, a fin de informar
cualquier anormalidad.
b) Desembarcar los artculos y materiales en la forma
ms rpida y segura.
54
c) Contar antes del desembarque y en momento del
desembalaje los paquetes y el equipo recepcionado
y asegurarse de que todas las discrepancias
encontradas sean anotadas en el documento de
recibido.
d) Pesar los bultos recibidos y verificar este peso con el
peso bruto, anotando en las guas o en el exterior del
mismo bulto.
e) Anotar en la documentacin de recibido:
Nombre de la persona al que hace la entrega.
Nombre de la persona que recibe la mercadera.
Nombre del vehculo utilizado en el transporte.
Fecha y hora de recepcin.
B. Desembalaje: Son las operaciones de retirar los
artculos de los embalajes en que han llegado,
consecuentemente se debe contar con un personal
especializado para evitar que se produzca prdida o
deterioro, especialmente cuando se trata de materiales o
artculos frgiles. Este requiere que el proceso de
desembalaje se realiza en una zona o espacio previsto
55
con anterioridad y que permita ir sacando artculo por
artculo, colocando sin que se mezcle unos con otros.
Muchas veces, la labor de verificacin se realiza
conforme se van desembalando y en este caso, se debe
evitar que los artculos ya verificados se mezclan con los
que estn por verificar. Esta labor debe realizase de tal
manera que facilite el siguiente paso.
B. 9*&#@#cac#-$ F C%$,&%! "* Ca!#"a"0
Las actividades que se realizan dentro de esta fase deben
ser ejecutadas en un lugar determinado independiente dela
zona de almacenaje, comprende las acciones siguientes:
a) Retirar los bienes de los embalajes.
b) Una vez abiertos los bultos se proceder a revisar y
verificar su contenido en forma cuantitativa y
cualitativa.
c) La verificacin cuantitativa se efectuar para
comprobar que las cantidades recibidas sean iguales
a las que se consignan la documentacin de recibo.
ncluye las comprobaciones dimensionales de
identificacin, como longitud, capacidad, volumen,
peso, gravedad, presin, temperatura, etc.
56
d) La verificacin cualitativa, denominada control de
calidad, se realizar para verificar que las
caractersticas y propiedades de los bienes
recepcionados estn de acuerdo con las
especificaciones tcnicas solicitadas.
e) La verificacin y control de calidad se efecta en
presencia de la persona que hace la entrega, cuando
la cantidad y las caractersticas de los bienes
permitan realizar la verificacin cuantitativa y
cualitativa en el momento de la recepcin.
f) Si por el nmero y caractersticas de los bienes
recepcionados fuera necesario mayor tiempo para
efectuar la verificacin y control de calidad, el Jefe de
Almacn suscribir la gua respectiva dando
conformidad solo por el nmero de bultos recibidos y
el peso bruto respectivo.
g) Tratndose de bienes que por sus caractersticas
ameritan ser sometidos a pruebas de conformidad,
las pruebas o exmenes sern encargadas por la
unidad de abastecimiento a especialistas o entes
especializados del mismo organismo u otros del
Sector Pblico.
57
h) La conformidad de la recepcin ser suscrita por el
responsable del almacn en el rubro respectivo de la
Orden de Compra o Gua respectiva. Se sustenta en
la verificacin que ste realice o con el informe
favorable de las pruebas de conformidad a que se
refiere el literal anterior.
C. I$,*&$a'#*$,%0
Comprende acciones para la ubicacin de los bienes en los
lugares previamente asignados. Se ejecutarn las labores
siguientes:
a) Agrupar los bienes segn su tipo, periodo de
vencimiento, dimensin, etc.
b) Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les
ha designado en la zona de almacenaje. Se har de
tal manera que su identificacin sea gil y oportuna.
c) Se evitara dividir un grupo de bienes del mismo tipo
en zonas de almacenaje distinto.
d) En casos que los espacios disponibles, resulten
reducidos, se proceder a internar el ntegro del
grupo en zonas previstas para las ampliaciones.
e) Si el almacn de abastecimiento no cuenta con los
equipos o ambientes especiales para la conservacin
58
de determinados bienes, estos se internarn a travs
de otros rganos u organismos que cuenten con
ellos. La responsabilidad de la custodia corresponde
a estos ltimos. El Jefe de Almacn efecta la
constatacin del ingreso y da conformidad al mismo.
D. R*1#(,&% F C%$,&%!0
a) Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje, se
proceder a registrar su ingreso en la Tarjeta de
Control Visible, la misma que ser colocada junto al
grupo de bienes registrados. Para aquellos bienes
que proceden de donaciones, transferencias u otros
conceptos distintos a la compra, se proceder
previamente a formular la correspondiente Nota de
Entrada a Almacn.
b) Copia del documento de ingreso (Orden de Compra-
Gua de nternamiento o Nota de Entrada a
Almacn), ser remitida al rea respectiva para
efecto del registro de ingreso en la Tarjeta de
Existencias Valoradas de Almacn.
c) Los bienes que se incorporan al Patrimonio
Mobiliario nstitucional se codifican conforme el
59
procedimiento establecido en el Manual de
Codificacin del Patrimonio Mobiliario del Sector
Publico, aprobado con Resolucin Jefatural N126-
89-NAP/DNA.
E. C+(,%"#a0
Conjunto de actividades que se realizan con la finalidad que
los bienes almacenados conserven las mismas
caractersticas fsicas y numricas en que fueron recibidas.
Las acciones concernientes a la custodia son las siguientes:
a) Proteccin a los materiales, est referida a los
tratamientos especficos que son necesarios a cada
artculo almacenado, a fin de protegerlos de
elementos naturales como la humedad, luz, lluvia,
temperatura, etc. Las tcnicas por aplicar sern las
estipuladas en normas tcnicas, manual del
fabricante u otros textos especializados.
b) Proteccin del local de almacn, a las reas fsicas
destinadas a servir de almacn se les debe rodear
de medios necesarios para proteger a las personas,
el material almacenado, mobiliario, equipos y las
instalaciones mismas, de riesgos internos y externos.
60
Para el efecto se tomarn medidas a fin de evitar:
Robos o sustracciones
Acciones de sabotaje
ncendios
nundaciones, etc.
c) Proteccin al personal del almacn se debe
contemplar todos los aspectos de proteccin al
personal por los daos que puedan causar a su
integridad fsica, con tal fin se le dotara de los
equipos e implementos necesarios para la adecuada
manipulacin de materiales. Asimismo, se disearan
planes de seguridad que contemplarn programas
de evacuacin para casos de siniestros (incendios,
terremotos, inundaciones) y de entrenamiento en el
manejo equipos de manipulacin de materiales de
seguridad.
..1...2. P&%c*(% "* D#(,&#+c#-$0
Proceso tcnico de Abastecimiento que consiste en un conjunto
de actividades de naturaleza tcnico-administrativa, referida a la
directa satisfaccin de necesidades. ncluye las operaciones de
61
traslado interno. Consta de las fases siguientes: formulacin de
pedido, autorizacin de despacho, acondicionamiento de
materiales, control de materiales y entrega al usuario.
A. )%&'+!ac#-$ "*! P*"#"%0
a) Se emplea (utiliza) el formulario Pedido
Comprobante de Salida.
b) Se formulan en base al respectivo Cuadro de
Necesidades debidamente conciliado con las
posibilidades financieras de la entidad y
disponibilidad de bienes en Almacn.
c) El rgano de Abastecimiento establecer un
calendario para la presentacin de pedidos de
aquellas dependencias cuyo consumo de bienes sea
constante.
d) Los pedidos de bienes que no son de consumo
regular, sern presentados de acuerdo al periodo
consignado en el correspondiente Cuadro de
Necesidades.
e) La formulacin del Pedido Comprobante de Salida
corresponde a la unidad usuaria, y a la autorizacin
para la atencin, al Jefe de la unidad de
Abastecimiento.
62
f) Cuando por razones de austeridad se tenga que
limitar la atencin de los pedidos un grupo de bienes,
la unidad de Abastecimiento puede asumir la
formulacin del Pedido Comprobante Salida.
g) Una vez suscritos por el Jefe de la dependencia
solicitante, el Pedidos-Comprobante de Salida sern
remitidos al Director o Jefe de Abastecimientos para
recabar la respectiva autorizacin de despacho.
B. A+,%&#3ac#-$ "*! D*(4ach%0
a) La autorizacin se otorga para aquellos bienes que
figuran en el respectivo Cuadro de Necesidades.
b) Se autorizar pedidos no programados slo en el
caso que se deriven de situaciones de emergencia
calificados por el Administrador o quien hace sus
veces en la entidad; y se atender con cargo a los
stocks de seguridad.
c) Esta fase comprende lo siguiente:
Numeracin y registro de Pedido Comprobante
de Salida.
Aprobacin del Administrador o Jefe de
Abastecimiento.
63
Valoracin del Pedido Comprobante de Salida.
Registro de las salidas autorizadas de bienes en
las Tarjetas de Existencias Valoradas de
Almacn.
C. Ac%$"#c#%$a'#*$,% "* Ma,*&#a!*(0
a) El responsable del Almacn dirigir los Pedidos
Comprobantes de Salida aprobados y dispondr el
acondicionamiento de los bienes para su entrega.
b) Retirar los bienes de su ubicacin y colocarlos en el
lugar destinado para el despacho.
c) El acondicionamiento o embalaje de los artculos por
distribuir debe realizarse en forma tal que se evite:
Desportillados, roturas o aplastamientos.
Daos por manchas con grasa u otro agente
nocivo.
Deterioro en el acabado.
Daos por causas climatolgicas.
Prdida total, parcial o extravo.
d) En el caso de bienes embalados se proceder al
marcado, sellado y numerado, adems de otras
seales indicadoras en los bultos.
64
D. C%$,&%! "* Ma,*&#a!*(0
a) En cada almacn se establecer un control de salida
de materiales, el que ser encargado al personal de
Seguridad o Vigilancia o a una persona que para tal
funcin se designe.
b) El encargado o transporte los bienes, presentar al
salir del Almacn, el Pedido-Comprobante de Salida
a la persona encargada del control de salida de
materiales, quien verificar si el contenido de los
bienes o bultos concuerda con el documento y
retendr una copia del mismo, la que ser entregada
al rea responsable del control de stock.
c) Cuando el material es remitido a lugares fuera de la
entidad utilizando medios de transporte, el
transportista presentar en los puestos de vigilancia
de la entidad, copia del Pedido-Comprobante de
Salida respectivo. El personal de vigilancia efectuar
las constataciones que en ejercicio de sus funciones
deba realizar.
65
E. E$,&*1a "* Ma,*&#a!*(0
a) En el momento de hacer la entrega de materiales, se
cuidar que la persona que realiza la recepcin lo
haga en forma serena y consciente.
b) Ser precaucin del responsable del Almacn que la
dependencia de destino devuelva el Pedido-
Comprobante de Salida con la conformidad
respectiva y en forma oportuna.
c) Es funcin inherente al Almacn que los bienes a
despachar fuera del permetro de la ciudad, estn
amparados por una cobertura de seguro.
2.2.- MARCO CONCEPTUAL0
ADMINISTRACION PUBLICA.- Es el instrumento de gobierno mediante
el cual se desarrolla actividades productivas de bienes y/o servicios
prioritarios y esenciales que tiene a su cargo el estado.
La Administracin Pblica est al servicio de la colectividad nacional y
asegura el cumplimiento de los objetivos y planes de gobierno.
CONTABILIDAD.- Ciencia de registrar, clasificar, resumir, verificar,
analizar e interpretarlos datos econmicos de una empresa.
66
ABASTECIMIENTO.- es una funcin de apoyo o de servicio destinado a
satisfacer las necesidades-
AREA DE BIENES.- El rea de bienes se encarga de realizar las
operaciones relativas a la adquisicin, obtencin, almacenamiento y
distribucin de los bienes corrientes que usan o consumen las entidades
que comprende al Gobierno.
A)ECTACION.- Accin de distribuir entre varias cuentas los elementos
de un documento o de un hecho contable. (Reglamento de la ley
contrataciones y adquisisiones del estado, pg. 76.78.79)
ADEUISICION U OBTENCION.- Comprende los procedimientos que se
van a utilizar para la adquisicin de artculos en la entidad necesaria y en
el momento oportuno.
MODALIDAD DE ADEUISICI<N.- Cada una de las formas en que
pueden realizarse adquisiciones por compra -venta, alquiler o locacin a
cargo de organismos del sector pblico se determinan a partir del monto
mnimo de recursos pblicos que se estima utilizar cada caso.
PRO9EEDOR.- Cualquier persona natural o jurdica acreditada como tal
67
y que conforme a Ley que ha operado en el Pas o en el extranjero se
encarga de la comercializacin en el territorio nacional, de los bienes o
los servicios susceptibles de ser necesarios.
BIENES- Son aquellos que estn constituidos por elementos materiales
individualizables, mesurables, intercambiables y tiles o necesarios para
el desarrollo de los procesos productivos.
SER9ICIOS.- Son aquellos que estn constituidos por el trabajo, accin
o efecto realizado por personas naturales o jurdicas mediante la
combinacin adecuada de medios materiales, econmicos y potencial
humano, para satisfacer las necesidades de una organizacin social,
conservar sus recursos o mantener las condiciones de operacin, cuando
los servicios son externos a la entidad respectiva se denomina no
personales.
PROCESO.- Es el conjunto de fases sucesivas para lograr un cambio de
un estado a otro. Tambin es definido como el conjunto de acciones
relacionadas entre s que conllevan a lograr un cambio de estado,
utilizando Tcnicas e nstrumentos enmarcados dentro de un lineamiento
determinado.
68
PROCEDIMIENTO.- En la Administracin Pblica se le define como la y
el modo cmo se realizan un conjunto de operaciones para el
cumplimiento de funciones que tienden a alcanzar objetivos dentro de
una o varias estructuras.
THCNICA.- Es el conjunto de modalidades operativas con el objeto de
obtener un mejor resultado con el mnimo de esfuerzo y al menor costo.
Tambin se define como "el conjunto de procedimientos, recursos y la
habilidad o pericia de utilizar estas tcnicas para la solucin de
problemas concretos" es la aplicacin de ciencia misma.
OB/ETI9O- Es un enunciado que se pretende alcanzar. Es una
aspiracin que orienta la accin ordenada y ms viable para su
consecucin y es por lo general de naturaleza cualitativa, se encuentra
condicionado por el fin(es) previamente determinado.
E)ICIENCIA.- Capacidad de reducir al mnimo los resultados usados
para alcanzar los objetivos de la Organizacin: hacer las cosas bien
E)ICACIA.- Capacidad para determinar los objetivos apropiados.
CLASI)ICADOR POR OB/ETO DEL GASTO DE PRESUPUESTO.- Es
69
el ordenamiento de los gastos pblicos de acuerdo a su aplicacin
inmediata en trminos de bienes y servicios por comprar.
REGLAMENTO UNICO DE ADEUISICIONES.- El Reglamento nico de
Adquisiciones, para el suministro de bienes y prestacin de servicios no
personales, establece las disposiciones que deben cumplir los
organismos del sector pblico, al efectuar la compra venta,
arrendamiento y/o locacin de servicio, con cualquier fuente de
financiamiento. (Sintesis Historica y Reforma de la Administracion
Publica, pgs. 112,113,114).
GESTION ADMINISTRATI9A.- Conjunto de acciones mediante la cual
se da cumplimiento a las fases del proceso administrativo: planear,
organizar, dirigir, coordinar y controlar.
ADMINISTRACION.- Administrar es conducir el esfuerzo humano hacia
el logro de objetivos, compatibles con los fines de la organizacin, los
intereses y necesidades de la poblacin a quien se sirve y de sus
trabajadores. Para lo cual se asigna oportunamente los recursos
econmicos, financieros, materiales, tiempo, equipo y potencial humano
calificado.
GRADO DE CUMPLIMIENTO.- Es el conjunto de parmetros (muy
70
bueno, bueno, regular, deficiente) que mide el cumplimiento de acciones
de verificacin contemplados en cada proceso tcnico del Sistema de
Abastecimiento.
E9ALUACION ADMINISTRATI9A.- Observacin y estudio de la realidad
del Sistema de Abastecimiento del Hospital Regional Manuel Nez
Butrn de Puno en funcin de su cumplimiento.
ACCIONES DE 9ERI)ICACION.- Son las actividades que se desarrollan
dentro de un proceso tcnico secuencial.
ORGANIZACI<N.- Es la estructura tcnica de las relaciones que debe
darse las jerarquas, funciones individuales necesarias en un organismo
social para la mejor eficiencia.
ORGANIGRAMA.- Es la representacin grfica mediante smbolos
convencionales de la estructura orgnica de una entidad o institucin.
ESTRUCTURA ORGANICA.- Es un conjunto de rganos ordenados e
interrelacionados racionalmente entre s, para cumplir funciones
preestablecidas que permiten el logro de la misin asignada
determinando y adjudicando grados de autoridad y responsabilidad.
71
72
CAPITULO III
METODOLOGIA DE LA IN9ESTIGACION
>.1. METODOLOGAA DE LA IN9ESTIGACI<N
Por ser una investigacin descriptiva y cuantitativa, los mtodos a utilizar
son los siguientes:
METODO ANALITICO DESCRIPTI9O.
Este mtodo nos ha permitido analizar y describir los Procesos Tcnicos
de Almacenamiento y Distribucin del Sistema de Abastecimiento, que se
aplica en el Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno en los aos
2011-2012, adems podemos describir la ejecucin presupuestaria de
bienes y servicios para determinar el anlisis del cumplimiento de metas
y objetivos de la nstitucin.
METODO DEDUCTI9O0
Parte de lo general a lo particular puede afirmarse que va de arriba
hacia abajo. En el quehacer cientfico de las acciones, principios y
postulados se obtiene derivaciones de aplicacin prctica. Este mtodo
nos ha permitido examinar las Normas Generales vigentes del Sistema
de Abastecimiento, para luego analizar los Procesos Tcnicos de
73
Almacenamiento y Distribucin.
>.1. SEGBN EL NI9EL DE IN9ESTIGACION0
DESCRIPTI9A
Llamada tambin investigacin bsica o diagnstico, son investigaciones
elementales en donde se pretende indagar solamente sobre las
caractersticas de un fenmeno.
E=PLICATI9A
Llamada tambin investigacin intermedia, pretende encontrar las
causas o consecuencias de un fenmeno.
>.2. TECNICAS DE RECOLECCION DE DATOS
ANALISIS DOCUMENTAL
Esta tcnica nos ha permitido conocer los datos bibliogrficos y fuentes
de informacin documental y si se aplica o no lo que dicta las normas
vigentes de Abastecimiento y los procesos tcnicos de almacenamiento y
distribucin en la unidad de Abastecimiento del Hospital Regional Manuel
Nez Butrn de Puno en los aos 2011-2012. Esta informacin nos ha
permitido obtener resultados completos pertinentes a objetivos.
OBSER9ACION DIRECTA
Se ha podido observar de manera real la Organizacin y Funcin
74
administrativa de la unidad de Abastecimiento y de igual manera, lograr
un mayor acercamiento con el personal del rea de Almacn a fin de
poder obtener informacin concreta sobre las funciones que cumple cada
una de ellas, observar directamente los documentos fuentes, el
cumplimiento de las normas generales vigentes y en forma global su
gestin administrativa dentro de cada una de las entidades en estudio,
las modalidades que se aplica en el Hospital Regional Manuel Nez
Butrn de Puno, el suministro de bienes y servicios y cul es la forma a
que costo, calidad y cantidad son distribuidos los materiales adquiridos.
Esta tcnica nos permiti conocer todas las apreciaciones aprendidas en
las labores realizadas en la Unidad de Abastecimiento del Hospital
Regional Manuel Nez Butrn de Puno en los aos 2011-2012.
ENCUESTAS
Esta tcnica nos ha permitido recopilar la informacin basada en
versiones de otras personas, por lo que se formulara encuestas para la
obtencin de informacin y sugerencias del personal que labora en la
Unidad de Abastecimiento del Hospital Regional Manuel Nez Butrn
de Puno en los aos 2011-2012.
ENTRE9ISTAS
75
Para conocer la situacin real y actual se formul entrevistas al personal,
para determinar cules y cuantos procesos tcnicos son aplicados dentro
del sistema de Abastecimiento, mediante cuestionarios formuladas por el
responsable.
ANALISIS E INTERPRETACION DE LA IN)ORMACI<N
Este mtodo nos ha permitido recopilar la informacin, para luego ser
clasificada y analizada, que refleja en cuadros analizados e
interpretados, as alcanzar los objetivos planteados.
76
CAPITULO I9
AMBITO DEL ESTUDIO
..1. UBICACI<N
El Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno se encuentra
ubicado en la Ciudad de Puno Provincia de Puno departamento de Puno.
Ubicado dentro de la meseta del altiplano, est a 1612'45" de latitud
Sur. y a 6927'31 "de latitud oeste del meridiano de Greenwich; a una
altura de 3,835 m.s.n.m., con una poblacin de 280,473 habitantes,
hablantes de idiomas castellano, Quechua y Aymar.
La Unidad Ejecutora 411 Hospital Regional Manuel Nez Puno, ubicado
en la Provincia de Puno, es una Unidad productora de Servicios de
Salud, cuya responsabilidad es brindar una Atencin ntegral de Salud a
toda la poblacin de la zona sur de Regin de Salud Puno; para esto se
cuenta con el Hospital Regional "Manuel Nez Butrn", como Hospital
Piloto, atendiendo a una poblacin de 213,814 habitantes, con ms de 48
aos de servicios a la comunidad en general, conformada por tres pisos
ecolgicos: circulante, intermedio y zona rural.
La Unidad Ejecutora 411 Hospital Regional Manuel Nez Butrn Puno,
fue creada en el perodo del Presidente de la Repblica. Arquitecto
Fernando Belaunde Terry, y siendo Ministro de Salud el Dr. Javier Arias
77
Stella en Setiembre de 1964.siendo su funciones de atencin de salud
humana hacia la poblacin de Puno y del Departamento. As como un
contexto socioeconmico de pobreza y falta de equipos de acuerdo al
avance tecnolgico, que hacen las limitaciones de la nstitucin no poder
brindar una atencin de salud con calidad y eficiencia.
9ISION Y MISION DE LA INSTITUCION
9ISION.
La Visin es forjar una nueva Unidad Ejecutora 411 Hospital Regional
"MNB de Puno en la que sus trabajadores laboren dentro de la
identificacin de los grupos de alto riesgo en base a las necesidades y
perspectivas del usuario.
MISION.
La Misin de la Unidad Ejecutora 411 Hospital Regional "MNB de
Puno es promover la salud pblica e individual a travs de una
administracin gerencial, garantizando la Atencin ntegral con calidad
y eficiencia oportuna dentro del mbito de Hospital Regional Manuel
Nez Butrn Puno, segn sus necesidades y exigencias de la
poblacin.
..2. NATURALEZA Y )INALIDAD
78
El Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno es el rgano de
Gobierno dependiente de la Regin Puno Tiene personera Jurdica de
derecho pblico, con autonoma poltica, econmica y administrativa en
los asuntos de su competencia.
..>.- OB/ETI9OS
Son objetivos del Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno
.... )UNCIONES
Corresponde a del Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno
..:. ESTRUCTURA ORGANICA
Para el cumplimiento de sus funciones, del Hospital Regional Manuel
Nez Butrn de Puno cuenta con la estructura Orgnica siguiente:
1. <&1a$% "* D#&*cc#-$
1.1 Direccin Ejecutiva
2. <&1a$% "* C%$,&%! I$(,#,+c#%$a!
02.1 rgano de Control nstitucional
>. <&1a$% "* A(*(%&a'#*$,%
3.1 Oficina de Planeamiento Estratgico
3.2 Oficina de Epidemiologa y Gestin de Riesgos
79
.. <&1a$%( "* A4%F%
04.1 Oficina de Administracin
4.1.1 Unidad de Personal
4.1.2 Unidad de Economa
4.1.3 Unidad de Logstica
4.1.4 Unidad de Servicios Generales y Mantenimiento
4.1.5 Unidad de Estadstica e nformtica
4.1.6 Unidad de Apoyo a la nvestigacin y Docencia
4.1.7 Unidad de Seguros
:. <&1a$%( "* LI$*a
05.1 Departamento de Medicina
05.1.1 Servicio de Medicina nterna
05.1.2 Servicio de Medicina Especialidades
05.1.3 Servicio de Salud Mental
05.1.4 Servicio de Referencia de Control de Enfermedades
Transmisibles
05.1.5 Servicio de Medicina Tradicional, Alternativa
Complementaria
05.2 Departamento de Ciruga
05.2.1 Servicio de Ciruga General
05.2.2 Servicio de Ciruga Especialidades
05.3 Departamento de Pediatra
80
05.3.1 Servicio de Pediatra
05.3.2 Servicio de Neonatologa
05.3.3 Servicio diferenciado de Atencin al Adolescente
05.4 Departamento de Gineco- Obstetricia
05.4.1 Servicio de Ginecologa
05.4.2 Servicio de Obstetricia
05.5 Departamento de Patologa Clnica y Anatoma Patolgica
05.5.1 Servicio de Patologa Clnica
05.5.2 Servicio de Anatoma Patolgica
05.5.3 Servicio de Banco de Sangre y Hemoterapia
05.6 Departamento de Emergencia y Cuidados Crticos
05.6.1 Servicio de Emergencia
05.6.2 Servicio de Cuidados ntensivos
05.7 Departamento de Enfermera
05.7.1 Servicio de Enfermera de Emergencia y Cuidados
Crticos
05.7.2 Servicio de Enfermera en Hospitalizacin Cirugas
05.7.3 Servicio de Enfermera en Hospitalizacin Medicinas
05.7.4 Servicio de Enfermera en Gineco-Obstetricia
05.7.5 Servicio de Enfermera en Centro Quirrgico y Central de
Esterilizacin
05.7.6 Servicio de Enfermera en Pediatra, Neonatologa y
81
Alojamiento Conjunto
05.7.7 Servicio de Enfermera en Consultorios Externos
05.8 Departamento de Oncologa
05.9 Departamento de Anestesiologa y Centro Quirrgico
05.10 Departamento de Diagnstico por mgenes
05.11 Departamento de Odontoestomatologa
05.12 Departamento de Nutricin y Diettica
05.13 Departamento de Servicio Social
05.14 Departamento de Farmacia
05.15 Departamento de Medicina Fsica y Rehabilitacin
82
DIRECCIN REGIONAL DE SALUD
PUNO
DIRECCION EJECUTIVA DEL HOSPITAL REGIONAL MANUEL
NUE !UTRON
O"ICINA DE PLANEAMIENTO
ESTRATEGICO
O"ICINA DE EPIDEMIOLOG#A $
GESTIN DE RIESGOS
UNIDAD DE GESTIN DE LA CALIDAD
ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
UNIDAD DE LOGISTICA
UNIDAD DE ECONOM#A
UNIDAD DE PERSONAL
O"ICINA DE ADMINISTRACIN
UNIDAD DE SERVICIOS
GENERALES
OFICINA DE PLANEAMIENTO
ESTRATEGICO
UNIDAD DE APO$O A LA
INVESTIGACIN $ DOCENCIA
UNIDAD DE ESTADISTICA E
IN"ORMATICA
DEPARTAMENTO
DE MEDICINA
DEPARTAMENTO
DE CIRUGIA
DEPARTAMENTO
DE GINECO
0BSTETRICIA
DEPARTAMENTO
DE PEDIATRIA
DEPARTAMENTO
DE EN"ERMERIA
DEPART. DE
EMERGENCIA Y
CUIDADOS
CRITICOS
DEPARTAME. DE
PATOLOGIA CLI.
ANAT. PA
DEPARTAMENTO
DE ONCOLOGIA
SERVICIO DE
MEDICINA
INTERNA
SERVICIO DE
MEDICINA
ESPECIALIDADES
SERVICIO DE
REHA!ILITACION $
CONTROL DE
EN"ERMEDADES
TRANSMISI!LES
SERVICIO DE
SALUD MENTAL
SERVICIO DE
CIRUGIA
GENERAL
SERVICIO DE
MEDICINA
TRADICIONAL Y
ALTERNATIVA
COMP.
SERVICIO DE
CIRUGIA
ESPECIAL%
SERVICIO DE
DI"ERENCIADO DE
ATENCION AL
ADOLECSENTE
SERVICICO DE
NEONATOLOG#A
SERVICIO DE
PEDIATRIA
SERVICIO DE
O!STETRICIA
SERVICIO DE
GINECOLOGIA
SERVICIO DE
!ANCO DE SANGRE
SERVICIO DE
ANATOMIA
PATOLOG.
SERVICIO DE
PATOLOGA
CLINICA
SERVICIO DE
CUIDADOS
INTENSIVOS
SERVICIO DE
EMERGENCIA
SERV. ENF.
PEDIATRIA,
NEONATOLOGIA Y
SERV. ENFER.
CENT. QUIRUR. Y
ESTERILIZ.
SERV. ENFER.
GINECO
OBSTETRICIA
SERV% DE EN"ER%
EN MEDICINAS
SERV.
ENFERMERIA EN
CIRUGIAS
SERV. DE ENFER.
EMER. CUIDA. CRIT
SERV. ENFER.
CONSULTORIOS
EXTER
DEPARTAMEN.
MEDICINA FISICA Y
REHABILITACION
DEPARTAMENTO DE
"ARMACIA
DEPARTA%
SERVICIO SOCIAL
DEPARTAMENTO
NUTRICION Y
DIETETI%
DEPARTAM.
ODONTOESTOMAL
OGIAAA
DEPARTAMENTO
DIAGNOS. IMAGEN.
DEPART.
ANESTESIO. CENT.
QUIR.
83
MANUAL DE ORGANZACON Y FUNCONES DEL HOSPTAL REGONAL
"MANUEL NUEZ BUTRON" DE PUNO, podemos encontrar lo siguiente:
A. O)ICINA DE ADMINISTRACION.
Esta oficina de Administracin est dividido en las siguientes unidades:
Unidad de Personal, Unidad de Economa, Unidad de Abastecimiento,
Unidad de Servicios Generales, Unidad de Estadstica y Unidad de
Capacitacin, como se observa a continuacin el presente organigrama:
ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
B. UNIDAD DE ABASTECIMIENTO.
Esta unidad es responsable de supervisar el cumplimiento de las
funciones de todas sus reas (Ver Organigrama de la Unidad de
Abastecimiento). Entre las principales funciones se tiene:
OFICINA DE
ADMINISTRACION
UNIDAD
DE ABASTECIMIENTO
AREA DE
PROGRAMACION E
INFORMATICA
AREA DE
ADQUISICIONES
AREA DE CONTROL
PATRIMONIAL E
INVENTARIOS
AREA DE
ALMACEN
84
Proporcionar apoyo y asesoramiento en la ejecucin de los
planes operativos.
Coordinar y disponer la ejecucin de actividades tcnico-
administrativas relacionadas con el Abastecimiento.
Establecer coordinaciones con los organismos correspondientes
sobre actividades relacionadas con su rea.
Supervisar y efectuar inspecciones en el desarrollo de
programas de trabajo en logstica, evaluando el cumplimiento de
las metas previstas.
Elaborar informes tcnicos sobre las actividades de su rea.
C. AREA DE ADEUISICIONES.
Esta rea est compuesta por los siguientes cargos:
- Un Asistente Administrativo .
- Dos Tcnicos Administrativo .
Estos cargos tienen funciones especficas, entre ellos mencionaremos
algunos de ellos:
Organizar, dirigir, coordinar, controlar y supervisar el
funcionamiento del rea de su cargo.
Programar, dirigir y controlar la correcta y oportuna
administracin de los recursos financieros de toda ndole
destinado al cumplimiento de las funciones y atencin del
85
Hospital Regional "MNB" de Puno.
Cumplir y hacer cumplir con los objetivos y funciones del
rea a su cargo.
Cumplir y hacer cumplir la Nueva Ley de Contrataciones y
Adquisiciones, la Ley Anual de Presupuesto y otros
dispositivos legales vigentes, de acuerdo a las
modalidades de adjudicacin.
Realizar, procesar, verificar, la documentacin del proceso
de obtencin de la prestacin de bienes y servicios.
Controlar las adquisiciones de bienes y servicios que
requieren las Unidades Orgnicas del Hospital Regional
"MNB" de Puno en base a los cuadros de adquisiciones.
Formular las solicitudes de cotizaciones, cuadros
comparativos de cotizaciones, rdenes de compra,
rdenes de servicios, contratacin de Servicios y otros
inherentes de la fuente de Recursos Ordinarios,
Recursos Directamente Recaudados y Programas y
otros que le compete al rea.
Llevar un registro de la documentacin de adquisiciones
por programas, fuente de financiamiento y partidas
especficas.
Y otros funciones afines al rea de Adquisiciones.
86
D. UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
La Unidad de Abastecimiento es el encargado de ejecutar los
procedimientos administrativos orientados al racional y oportuno flujo de
bienes y servicios y del adecuado uso y mantenimiento del conjunto de
maquinarias y equipos; adecuados a las necesidades del Hospital
Regional Manuel Nez Butrn de Puno as como a las acciones
consideradas en el Plan Operativo. Est a cargo de un Jefe de Unidad
quien depende del Director de Administracin.
)UNCIONES DE LA UNIDAD DE ABASTECIMIENTO0
1. Proponer a la Direccin del Hospital Regional Manuel Nez
Butrn de Puno, las acciones a seguir en materia de normas y
medidas administrativas que permitan al sistema de
funcionamiento del Sistema de Abastecimiento.
2. Organizar de manera sistemtica el catlogo de bienes, registro
de proveedores; asimismo, programar, coordinar, ejecutar y
controlar las actividades del sistema de abastecimiento.
3. Adquirir, almacenar, mantener, custodiar y distribuir los recursos
materiales y servicios que requieren los rganos de la
87
dependencia del Hospital Regional Manuel Nez Butrn de
Puno.
4. Ejecutar el control de los activos fijos y de las adquisiciones
realizadas por el Hospital Regional Manuel Nez Butrn de
Puno.
5. Organizar, actualizar, valorar y controlar el inventario de bienes
muebles del Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno.
6. Obtener los bienes y servicios que requieran los rganos del
Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno, de acuerdo al
Reglamento nico de Adquisiciones.
7. Participar en la formulacin del presupuesto de abastecimiento y
de compra.
8. Revisar las solicitudes de cotizaciones, cuadro comparativo,
presupuesto valorado, plan de obtencin, orden de compra y
pliza de entrada.
9. Ejecutar la toma de inventarios fsicos y existencias del Hospital
Regional Manuel Nez Butrn de Puno
10. Verificar la custodia de almacenamiento de bienes en todas sus
formas.
11. Proponer y formular el cuadro de necesidades, el calendario de
gasto y el cuadro de obtencin de bienes y servicios.
88
12. Suministrar en forma racional, sistemtica y oportuna los bienes y
servicios que requieren los diferentes rganos del Hospital
Regional Manuel Nez Butrn de Puno.
13. Registrar y controlar los bienes que conforman el patrimonio del
Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno.
14. Formular los criterios de austeridad y prioridad para el ptimo
aprovechamiento de los recursos inmersos en la programacin del
abastecimiento para cada uno de los rganos del Hospital
Regional Manuel Nez Butrn de Puno.
15. Establecer normas y procedimientos internos de seguridad para
los locales, elementos materiales y personal del Hospital Regional
Manuel Nez Butrn de Puno.
16. Precisar los alcances del proceso tcnico de catalogacin y
establecer procedimientos y criterios para formular, aprobar,
utilizar y actualizar el catlogo de bienes.
17. Otras funciones afines que se le asigne.
)UNCIONES DEL /E)E DE LA UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
1. Proponer normas y directivas para el mejor funcionamiento de la
Unidad.
2. Conducir el desarrollo del proceso tcnico de programacin,
adquisicin,
89
3. Almacenamiento y distribucin oportuna de los bienes materiales.
4. Coordina, supervisar y dirigir las acciones dentro de la unidad.
5. Convocar y participar como secretario de las reuniones del comit
de adquisiciones.
6. Coordinar con los ejecutores de obra y personal del Hospital
Regional Manuel Nez Butrn de Puno, sobre el requerimiento
de materiales para facilitar las adquisiciones.
7. Organizar de manera sistemtica el catlogo de bienes y registro
de proveedores.
8. Organizar, actualizar, valorar y controlar el inventario de bienes
muebles del Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno.
9. Proponer y formular el cuadro de necesidades, el calendario de
gastos y el cuadro de obtencin de bienes y servicios.
10. Adquirir los recursos materiales y de servicios que requieran los
rganos del Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno,
cumpliendo con las disposiciones y requisitos establecidos.
11. Efectuar el control de los activos fijos y de las adquisiciones
realizadas por el Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno.
12. Brindar el apoyo adecuado y oportuno a las diferentes
dependencias en materia de su competencia.
13. Formular los criterios de austeridad y prioridad, para el ptimo
aprovechamiento de los recursos inmersos en la programacin del
90
abastecimiento para cada uno de los rganos del Hospital
Regional Manuel Nez Butrn de Puno.
14. Autorizar y controlar el consumo de combustible.
15. Otras que le asigne el Director de Administracin y las que le
corresponda por disposiciones vigentes.
)UNCIONES DEL ALMACENERO
1. Ejercer inversiones inherentes al Sistema de Almacn y bienes
patrimoniales, en el marco de las funciones elevadas por. la
Unidad de Abastecimiento.
2. Recepcionar los bienes, previa conformidad de las caractersticas
y especificaciones tcnicas, as como de su calidad y cantidad,
para su internamiento y/ o distribucin.
3. Recepcionar, ingresar, registrar, ubicar, custodiar, distribuir e
informar los movimientos mensuales de bienes, mediante el parte
diario de almacenes, sustentado con la correspondiente fuente,
pecosas y notas de entrada de los bienes.
4. Velar por el mantenimiento, conservacin y seguridad de los
bienes.
5. Registrar los ingresos y salidas de bienes del Almacn, en tarjetas
de control visible BNCARD Y KARDEX de existencias valoradas
de Almacn.
91
6. Formular el inventario fsico de bienes en forma trimestral,
informando a las dependencias correspondientes.
7. Otras que le asigne el Jefe de la Unidad de Abastecimiento, y las
que le corresponda por disposiciones vigentes.
92
CAPITULO 9
E=POSICION Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS
De conformidad a la informacin obtenida mediante el anlisis del acervo
documentario, as como, la aplicacin de cuestionarios previamente elaborados
para la realizacin de encuestas y entrevistas al personal de la unidad de
Abastecimiento:
Se ha obtenido un conjunto de datos e informaciones que han sido procesados en
relacin a los objetivos establecidos.
En la entidad motivo del presente bajo criterios y tcnicas adecuadas, destinadas
a la custodia y conservacin de los bienes que van a emplearse para la
produccin de bienes o servicios, las actividades que en l se realizan
esencialmente son las que corresponden a los procesos tcnicos del sistema de
abastecimientos denominados ALMACENAMENTO Y DSTRBUCN, para los
motivos de estudio.
93
:.1. ANALISIS DE LOS PROCESOS TECNICOS DE ALMACENAMIENTO
:.1.1. P&%c*(% T6c$#c% "* A!'ac*$a'#*$,%0
El Almacenamiento es un proceso tcnico del sistema de abastecimiento estn
referidas a la ubicacin temporal de los bienes, su traslado y su posterior entrega
a las dependencias solicitantes en condicin optima de acuerdo a los
requerimientos y conforme a lo que establece la normatividad vigente del sistema
de abastecimiento.
El proceso de almacenamiento consta de las siguientes fases: Recepcin,
Verificacin y control de calidad, internamiento, registro, control y custodia segn
la Resolucin Jefatural N 335-90 NAP- PDNA manual de administracin de
almacenes para el sector pblico nacional.
94
NJ K NJ % TOTALK
4 10 6 15 10 25
3 7.5 7 17.5 10 25
6 15 4 10 10 25
2 5 8 20 10 25
TOTALES 1: >8.: 2: ?2.: .0 100
Fuente: Resultado de encuesta aplicada.
Elaborado: Ejecutora.
ANALISIS DEL PROCESO TECNICO DE ALMACENAMIENTO )ASE RECEPCI<N DEL
HOSPITAL REGIONAL LM.N.B. PERIODO 2011 M 2012
CUADRO NN01
NO SI
RESULTADOS
4. La recepcin de los bienes es por el almacenero
)ASES DE CONTROL
A. R*c*4c#-$0
1. El ingreso de los bienes adquiridos es de acuerdo a
la orden de compra gua de internamiento
2. Al momento de la ejecucin los bienes son
examinados, contados, pesados y anotado
3. El ingreso de los bienes adquiridos es de acuerdo a
las caractersticas
A. RECEPCION0
En el cuadro N 01 se tiene el Anlisis de Proceso Tcnico de
almacenamiento Fase recepcin del Hospital Regional "M.N.B. periodo
2011-2012. En el cual se puede apreciar que el 37.5% cumple con el
proceso y el 62.5% no cumple siendo este un porcentaje muy alto.
Logrando una calificacin Cualitativa porcentual de Regular. Tal como se
aprecia en el Grfico N01.
La recepcin de bienes en el Hospital del Regional Manuel Nez Butrn
de Puno se realiza a base a la orden de compra gua de internamiento
luego de examinar en presencia de la persona que entrega puede ser el
personal de adquisiciones o en proveedor, si son bienes enviados por el
nivel central por el proveedor se revisa los registros, sellos, envolturas,
95
embalajes, dentro de todo esto se omite se otros procedimientos como
es el pesado de bultos, anotar el nmero de placa de vehculo utilizado
por el transportista, en cuanto a la verificacin de los bienes de acuerdo
a las especificaciones tcnicas no siempre es tomado en cuenta por el
almacenero, generando problemas posteriores, recepcionando bienes
que no corresponde a las caractersticas solicitado en la orden de
compra- gua de internamiento esto se presenta frecuentemente con los
materiales recepcionados.
96
NJ K NJ % TOTAL K
3 6 7 14 10 20
6 12 4 8 10 20
5 10 5 10 10 20
6 12 4 8 10 20
4 8 6 12 10 20
TOTALES 2. .G 2? :2 :0 100
Fuente: Resultado de encuesta aplicada.
Elaborado: Ejecutora.
:. Se cumple con la verificacin los bienes
recibidos.
)ASES DE CONTROL
B. 9*&#@#cac#-$ F C%$,&%! "* Ca!#"a"
RESULTADOS
SI NO
1. Los bienes son revisados y verificados en su
contenido cualitativo y cuantitativo de acuerdo a las
especificaciones de la Orden de Compra-Gua
nternamiento
2. Cundo por el nmero y caractersticas de los
bienes recepcionados fuere necesario mayor
tiempo para efectuar la verificacin y control de
calidad, se suscribe la gua dando solo conformidad
por el nmero de bultos recibidos
3. Se cumple con la verificacin de control de
calidad de los bienes
4. El jefe de almacn suscribir la gua dando
conformidad a la recepcin
CUADRO NN02
ANALISIS DEL PROCESO TECNICO DE ALMACENAMIENTO )ASE DE 9ERI)ICACION Y
CONTROL DEL HOSPITAL REGIONAL LM.N.B. PERIODO 2011 M 2012
B. 9ERI)ICACION Y CONTROL DE CALIDAD0
En el cuadro N 02 se tiene el Anlisis de Proceso Tcnico de
almacenamiento Fase Verificacin y control de la Calidad del Hospital
Regional "M.N.B. periodo 2011-2012. En el cual se puede apreciar que el
48% cumple con el proceso y el 52% no cumple siendo este un porcentaje
considerable, Logrando una calificacin Cualitativa porcentual de Regular
Tal como se aprecia en el Grfico N 02.
Las actividades que se realiza en esta fase son parcialmente cumplidas a
97
causa del desconocimiento de las normas vigentes y sobre todo por la falta
de personal idneo, capacitado y responsable que realice la verificacin
cualitativa y cuantitativa de los bienes que ingresan al Hospital del Regional
Manuel Nez Butrn de Puno
98
NJ K NJ % TOTAL K
4 8 6 12 10 20
5 10 5 10 10 20
6 12 4 8 10 20
5 10 5 10 10 20
2 4 8 16 10 20
TOTALES 22 .. 2G :? :0 100
Fuente: Resultado de encuesta aplicada.
Elaborado: Ejecutora.
CUADRO NN 0>
ANALISIS DEL PROCESO TECNICO DE ALMACENAMIENTO )ASE INTERNAMIENTO
DEL HOSPITAL REGIONAL LM.N.B. PERIODO 2011 M 2012
2. Los bienes adquiridos son puestos en almacn
por el proveedor
3. Los bienes en custodia son identificados y
registrados
4. Los bienes en custodia son agrupados segn
tipo, periodo, vencimiento
5. El almacenero cuenta con ambientes y equipos
necesarios para la conservacin de bienes
NO )ASES DE CONTROL
C. I$,*&$a'#*$,%0
1. Los bienes son ubicados en lugares previamente
designados
RESULTADOS
SI
C. INTERNAMIENTO0
En el cuadro N 03 se tiene el Anlisis de Proceso Tcnico de
almacenamiento Fase nternamiento del Hospital Regional "M.N.B. periodo
2011-2012. En el cual se puede apreciar que el 44% cumple con el proceso
y el 56% no cumple siendo este un porcentaje considerable. Logrando una
calificacin Cualitativa porcentual de Regular. Tal como se aprecia en el
Grfico N 03.
Fase que comprende las acciones para la ubicacin de los bienes en
lugares previamente asignados con ambientes y equipos especiales, esto no
es cumplido en forma aceptable, por no contar con ambientes especiales
para la conservacin de determinados bienes y por no tener espacio
99
suficiente para los almacenes, por lo tanto los bienes no son ubicados ni
clasificados adecuadamente y no se cuenta con un fcil acceso a ellos.
100
NJ K NJ % TOTAL K
4 8 6 12 10 20
3 6 7 14 10 20
2 4 8 16 10 20
7 14 3 6 10 20
4 8 6 12 10 20
TOTALES 20 .0 >0 ?0 :0 100
Fuente: Resultado de encuesta aplicada.
Elaborado: Ejecutora.
4. Los documentos de ingreso pre numeradas
correlativos
:. El control de los bienes se realiza a travs de
registros, verificacin e inventarios
D. R*1#(,&% F C%$,&%!0
1. El ingreso de bienes son registrados en las
tarjetas de control visible
2. Se efecta la nota de entrada a almacn para
bienes que proceden de conceptos distintos a la
orden de compra - gua de internamiento
3. Se cumple con la codificacin de bienes
patrimoniales
RESULTADOS
SI NO
)ASES DE CONTROL
CUADRO NN0.
ANALISIS DEL PROCESO TECNICO DE ALMACENAMIENTO )ASE REGISTRO Y CONTROL DEL
HOSPITAL REGIONAL LM.N.B. PERIODO 2011 M 2012
D. REGISTRO Y CONTROL0
En el cuadro N 04 se tiene el Anlisis de Proceso Tcnico de
almacenamiento Fase Registro y Control del Hospital Regional "M.N.B.
periodo 2011-2012. En el cual se puede apreciar que el 40% cumple con
el proceso y el 60% no cumple siendo este un porcentaje regular de
incumplimiento. Logrando una calificacin Cualitativa porcentual de
Regular. Tal como se aprecia en el Grfico N 04.
Lo cual nos muestra que no est cumpliendo con el ingreso a la tarjeta
de control visible VNCARD, tarjeta de existencia valoradas de almacn
KARDEX el ingreso se realiza con la copia de orden de compra gua de
internamiento y/o notas de entrada del almacn, los bienes que se
101
incorporan al patrimonio mobiliario institucional de codifican conforme al
procedimiento establecido en el "manual de codificacin del mobiliario del
sector pblico, en este caso los registros no se realizan en su
oportunidad es decir los controles espordicamente.
102
NJ K NJ % TOTAL K
7 14 3 6 10 20
5 10 5 10 10 20
4 8 6 12 10 20
4 8 6 12 10 20
5 10 5 10 10 20
TOTALES 2: 50 2: 50 50 100
Fuente: Resultado de encuesta aplicada.
Elaborado: Ejecutora.
:. Para la proteccin de la integridad fsica del
personal de almacn se les dota de implementos
para la manipulacin de materiales como: guantes,
mamelucos, cascos, etc.
RESULTADOS
SI NO
E. C+(,%"#a0
)ASES DE CONTROL
CUADRO NN0:
ANALISIS DEL PROCESO TECNICO DE ALMACENAMIENTO )ASE CUSTODIA DEL
HOSPITAL REGIONAL LM.N.B. PERIODO 2011 M 2012
1. Se protege los materiales de efectos naturales,
lluvia, humedad, luz, temperatura
2. Se cumple con la verificacin cuantitativa y
cualitativa de los bienes
3. Son adecuadas las instalaciones para la
conservacin y mantenimiento de los bienes en
4. Los almaceneros cuentan con proteccin para
robos, incendios, etc.
E. CUSTODIA0
En el cuadro N 05 se tiene el Anlisis de Proceso Tcnico de
almacenamiento Fase Custodia del Hospital Regional "M.N.B. periodo
2011-2012. En el cual se puede apreciar que el 50% cumple con el
proceso y el 50% no cumple siendo este un porcentaje regular. Logrando
una calificacin Cualitativa porcentual de Buena. Tal como se aprecia en
el Grfico N 05.
103
Actividades realizadas con la finalidad de los bienes almacenado
conserven las mismas caractersticas fsicas y numricas en que fueron
recibidos.
La proteccin de los almacenes est referida al tratamiento de cada
artculo almacenado a fin de protegerlos de la humedad, luz, lluvia,
temperatura, etc. En cuanto a las tcnicas estipuladas en el manual de
administracin de almacenes, no son aplicadas en forma adecuada ya
que los bienes son almacenados en conjunto y no por categora por falta
de almacenes adecuados y como consecuencia de estos los bienes se
ven afectados y deteriorados.
El local que sirve de almacn no cuenta con los medios adecuados para
la proteccin de las personas, mobiliario, equipos de las instalaciones
internos y externos, por cuanto no se toman las medidas a fin de evitar:
- Robos , sustracciones
- Acciones de sabotaje
- ncendios
- nundaciones
No se da la proteccin al personal de almacn por cuanto no dotan de
implementos necesarios para la manipulacin de materiales as mismo
no se tiene planes de seguridad, programas de evacuacin para los
casos de emergencia:
104
- ncendios
- nundaciones
- Terremotos
:.1.2. ANALISIS DE LOS PROCESOS TECNICOS DE DISTRIBUCION
Es otro de los procesos tcnicos del sistema de abastecimiento ms
utilizados por los almacenes referida a la directa satisfaccin de las
necesidades del usuario del Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno,
incluye las operaciones de traslado interno, la misma que consta de las
siguientes fases.
El proceso tcnico de distribucin tiene la finalidad de satisfaccin directa
y oportuna de necesidades de bienes y servicios a los usuarios.
105
Atencin a la unidades o servicios usuarias del Hospital Regional Manuel
Nez Butrn de Puno, en atenciones no es forma satisfactoria.
Atencin en los almacenes no tiene un horario especifico, se atiende
dando prioridad a los usuarios de hospitalizacin.
NJ K NJ
% TOTAL
K
6 12 4 8 10 20
3 6 7 14 10 20
6 12 4 8 10 20
6 12 4 8 10 20
4 8 6 12 10 20
TOTALES
2: :0 2: :0 :0 100
Fuente: Resultado de encuesta aplicada.
Elaborado: Ejecutora.
A. )%&'+!ac#-$ "*! P*"#"%0
1. En la distribucin de bienes se emplea el
formulario pedido comprobante salida,
2. La distribucin de bienes a las unidades
usuarias es oportuna
3. Dnde se realiza la distribucin de bienes
en el almacn central
4. Son limitadas los pedidos por razones de
austeridad
5. Existe un calendario para la presentacin de
pedidos de dependencias cuyo consumo es
constante
RESULTADOS
SI NO
)ASES DE CONTROL
CUADRO NN0?
ANALISIS DEL PROCESO TECNICO DE DISTRIBUCI<N )ASE )ORMULACION DEL
PEDIDO DEL HOSPITAL REGIONAL LM.N.B. PERIODO 2011 M 2012
A. )ORMULACI<N DEL PEDIDO0
En el cuadro N 06 se tiene el Anlisis de Proceso Tcnico de
Distribucin Fase Formulacin de Pedido del Hospital Regional "M.N.B.
periodo 2011-2012. En el cual se puede apreciar que el 50% cumple con
el proceso y el 50% no cumple siendo este un porcentaje regular.
Logrando una calificacin Cualitativa porcentual de Buena. Tal como se
106
aprecia en el Grfico N 06.
Todos los bienes salen del almacn en el formulario en pedido
comprobante de salida PECOSA en base a los respectivos
requerimientos y cuadro de necesidades debidamente conciliados y de
acuerdo a posibilidades financieras de la entidad y disponibilidad de
bienes en almacn, actividades que no se cumplen formalmente ya que
el pedido comprobante de salida no es elaborado en su oportunidad.
Por lo que las dependencias usuarias desconocen las normas vigentes
del sistema de abastecimiento, por tanto el rgano de abastecimientos
no establece el calendario para la prestacin de pedidos por falta de una
poltica de distribucin enmarcado dentro del sistema de abastecimiento.
107
NJ K NJ % TOTAL K
6 12 4 8 10 20
4 8 6 12 10 20
8 16 2 4 10 20
6 12 4 8 10 20
6 12 4 8 10 20
TOTALES >0 ?0 20 .0 :0 100
Fuente: Resultado de encuesta aplicada.
Elaborado: Ejecutora.
B. A+,%&#3ac#-$ "* D*(4ach%0
1. Los bienes son ubicados en lugares
acondicionados para la entrega
2. El requerimiento es segn el Cuadro de
Necesidades
3. El despacho es autorizado por jefe de
abastecimiento
4. La distribucin de bienes se realiza con
los pedidos de comprobante de salidas
valorizadas
5. Son registradas las salidas autorizadas de
bienes en tarjeta de control visible
RESULTADOS
SI NO
)ASES DE CONTROL
CUADRO NN08
ANALISIS DEL PROCESO TECNICO DE DISTRIBUCI<N )ASE AUTORIZACI<N DE
DESPACHO DEL HOSPITAL REGIONAL LM.N.B. PERIODO 2011 M 2012
B. A+,%&#3ac#-$ "* D*(4ach%0
En el cuadro N 07 se tiene el Anlisis de Proceso Tcnico de
Distribucin Fase Autorizacin de despacho del Hospital Regional
"M.N.B. periodo 2011-2012. En el cual se puede apreciar que el 60%
cumple con el proceso y 40% no cumple siendo este un porcentaje
aceptable de incumplimiento. Logrando una calificacin Cualitativa
porcentual de Buena. Tal como se aprecia en el Grfico N 07.
La autorizacin la otorga el jefe de abastecimiento del Hospital Regional
Manuel Butrn de Puno para aquellos bienes que figuran en el respectivo
cuadro de necesidades y para aquellos que no estn programados se
108
atiende sin tener cuadro de necesidades los que necesita el usuario las
cuales afecta enormemente a los stock que tiene el almacn, la
autorizacin de despacho comprende:
- Numeracin y registro comprobante salida
- Aprobacin del jefe de abastecimiento
- Valorizacin del comprobante salida
- Registro de las salidas autorizadas de bienes en las tarjetas de
existencias valoradas de almacn.
109
NJ K NJ
% TOTAL
K
2 5 8 20 10 25
5 12.5 5 12.5 10 25
2 5 8 20 10 25
3 7.5 7 17.5 10 25
TOTALES 12 >0 2G 80 .0 100
Fuente: Resultado de encuesta aplicada.
Elaborado: Ejecutora.
4. La copia de pedido de comprobante de
salida se presentar en la puerta de salida
C. Ac%$"#c#%$a'#*$,% "* Ma,*&#a!*(0
1. Se aplica las directivas de distribucin
ptima de bienes
RESULTADOS
SI NO
)ASES DE CONTROL
CUADRO NN0G
ANALISIS DEL PROCESO TECNICO DE DISTRIBUCI<N )ASE ACONDICIONAMIENTO DE
MATERIALES DEL HOSPITAL REGIONAL LM.N.B. PERIODO 2011 M 2012
2. Acondicionamiento de materiales para el
despacho o entrega
3. Sellado y marcado los bienes embalados
C. Ac%$"#c#%$a'#*$,% "* Ma,*&#a!*(0
En el cuadro N 08 se tiene el Anlisis de Proceso Tcnico de
Distribucin Fase condicionamiento de Materiales del Hospital Regional
"M.N.B. periodo 2011-2012. En el cual se puede apreciar que el 30%
cumple con el proceso y el 70% no cumple siendo este un porcentaje
moderado de incumplimiento. Logrando una calificacin Cualitativa
porcentual de Regular. Tal como se aprecia en el Grfico N 08.
El responsable del almacn no realiza esta accin por desconocimiento
de normas vigentes de abastecimientos nos demuestra que solamente
se ha realizado algunas acciones de esta fase, dirige los pedidos
110
comprobante de salida y dispone el acondicionamiento de bienes para su
entrega al usuario.
Las distribuciones deben realizarse siempre desde el almacn, mas no
de otro lugar, esto significa no siempre se atiende desde el almacn,
porque no se cuenta con una infraestructura propia y adecuada.
111
NJ K NJ
% TOTAL
K
8 20 2 5 10 25
7 17.5 3 7.5 10 25
5 12.5 5 12.5 10 25
4 10 6 15 10 25
TOTALES 2. ?0 1? .0 .0 100
Fuente: Resultado de encuesta aplicada.
Elaborado: Ejecutora.
4. Se registran diariamente la salida de bienes
D. C%$,&%! "* Ma,*&#a!*(0
1. Al ser transportados los bienes, el encargado
del acarreo de bienes presenta al salir del
almacn el Pedido Comprobante de salida
RESULTADOS
SI NO
)ASES DE CONTROL
CUADRO NN0;
ANALISIS DEL PROCESO TECNICO DE DISTRIBUCI<N )ASE CONTROL DE MATERIALES
DEL HOSPITAL REGIONAL LM.N.B. PERIODO 2011 M 2012
2. El documento cumple con registrar fecha,
nombre de la entidad, cantidad, unidad de
medida, codificacin
3. Son registrados las salidas autorizadas de los
bienes en tarjeta de control visible
D. CONTROL DE MATERIALES0
En el cuadro N 09 se tiene el Anlisis de Proceso Tcnico de
Distribucin Fase Control de materiales del Hospital Regional "M.N.B.
periodo 2011-2012. En el cual se puede apreciar que el 60% cumple con
el proceso y el 40% no cumple siendo este un porcentaje moderado de
incumplimiento. Logrando una calificacin Cualitativa porcentual de
Buena. Tal como se aprecia en el Grfico N 09.
Dentro de esta fase del proceso tcnico de distribucin el control
materiales se efecta el control de materiales, por cuanto el usuario al
salir de la portera debe mostrar su pedido comprobante de salida y el
112
control de bienes o materiales, quien debe verificar si el contenido
concuerda con el documento y dejando una copia en la portera para ser
entregado al rea responsable de control de stock.
Este control se debe realizar con la finalidad de verificar, para no
ocasionar sanciones administrativa o responsabilidad solidaria del rea
de almacn y el jefe de abastecimiento.
113
NJ K NJ
% TOTAL
K
4 10 6 15 10 25
3 7.5 7 17.5 10 25
6 15 4 10 10 25
4 10 6 15 10 25
TOTALES 18 .2.: 2> :8.: .0 100
Fuente: Resultado de encuesta aplicada.
Elaborado: Ejecutora.
)ASES DE CONTROL
2. Se cumple con la satisfaccin directa y
oportuna de las necesidades de bienes y
servicios adquiridos
3. Se entrega o suministra bienes en
perfectas condiciones en uso
4. La PECOSA son debidamente firmadas,
son devueltas por el usuario oportunamente
E. E$,&*1a "* Ma,*&#a!*(0
1. Son devueltos al responsable del almacn
el pedido comprobante de salida en forma
oportuna
CUADRO NN 10
ANALISIS DEL PROCESO TECNICO DE DISTRIBUCI<N )ASE ENTREGA DE MATERIALES
PROCESO DEL HOSPITAL REGIONAL LM.N.B. PERIODO 2011 M 2012
RESULTADOS
SI NO
E. ENTREGA DE MATERIALES0
En el cuadro N 10 se tiene el Anlisis de Proceso Tcnico de
Distribucin Fase Entrega de Materiales del Hospital Regional "M.N.B.
periodo 2011-2012. En el cual se puede apreciar que el 42.5% cumple
con el proceso y el 54.5% no cumple siendo este un porcentaje mayor de
incumplimiento. Logrando una calificacin Cualitativa porcentual de
Regular. Tal como se aprecia en el Grfico N 10.
Se puede deducir que no ha cumplido con las metas y objetivos trazados
como es la entrega de materiales.
La entrega de materiales se efecta previa presentacin del
114
comprobante de salida con la conformidad respectiva y en forma
oportuna debidamente firmado, la entrega de materiales debe ser en
perfectas condiciones de uso en el momento de hacerse la entrega la
persona que realiza la recepcin debe estar serena y consiente.
Es de provenir del responsable del almacn que los usuarios devuelvan
el pedido comprobante de salida en forma oportuna lo cual no sucede.
El almacenero no elabora del pedido comprobante de salida solo se
entrega materiales con una hoja de requerimiento para posteriormente
ser regularizado en pedido comprobante de salida.
Finalmente por todas estas irregularidades no se cumple con la
satisfaccin directa y oportuna de las necesidades de bienes y servicios
requeridas.
115
:.>. ORGANIZACI<N Y )UNCIONABILIDAD DEL SISTEMA DE
ABASTECIMIENTO
ASPECTO DEL PERSONAL EN LA UNDAD DE ABASTECMENTO
CUADRO NN11
ORGANIZACI<N Y )UNCIONABILIDAD DEL SISTEMA DE
ABASTECIMIENTO DEL HOSPITAL REGIONAL LM.N.B. PERIODO 2011 M
2012
PREGUNTAS
RESULTADOS
SI NO
NJ K NJ %
TOT
AL
K
1. Usted ingreso por concurso pblico.
9 15.0 1 1. 10 1!.
2. Cuenta con personal suficiente para
las labores que se realizan
2 "." 8 1"." 10 1!.
3. Se evala el comportamiento laboral
8 1"." 2 "." 10 1!.
4. Se estimula con capacitaciones
especializadas al personal
0 0.0 10 1!. 10 1!.
5. Existe rotacin o cambio de
personal
5 #." 5 #." 10 1!.
6. Tiene usted experiencia de trabajo
en el rea de almacn
4 !. 6 10.0 10 1!.
TOTALES 2G $!. >2 5"." ?0 100
Fuente: Resultado de encuesta aplicada.
Elaborado: Ejecutora.
En el cuadro N 11 se tiene el Anlisis de Proceso de organizacin del sistema
de abastecimiento del Hospital Regional "M.N.B. periodo 2011-2012. En el cual
se puede apreciar que el 46.7.5% cumple con el proceso y el 53.3% no cumple
116
siendo este un porcentaje moderado de incumplimiento. Logrando una
calificacin Cualitativa porcentual de Regular. Tal como se aprecia en el Grfico
N 11.
En cuanto al ingreso del personal debe realizarse mediante concurso pblico de
tal manera que se asegure la seleccin de personal idneo, suficiente para el
desempeo de sus funciones y no as efectuados de manera directa, dentro de
la labores adecuados no se realiza de una manera eficiente y eficaz debido a
que dentro del sistema de abastecimiento no hay una buena comunicacin
entre las reas de adquisiciones, almacn y patrimonio la cual tiene
consecuencias en la oportuna presentacin de informacin al rea de
contabilidad segn las normas del sistema de personal dems jefaturas o
cargos similares solo pueden darse por un ao, desempeo de funciones sean
con mayor responsabilidad de igual manera las jefaturas deben ser ocupadas
por personal profesional .
117
118
CUADRO NN12
ORGANIZACI<N Y USO DE DOCUMENTOS DE GESTION
ADMINISTRATI9A DE LA UNIDAD DE ABASTECIMIENTO DEL HOSPITAL
REGIONAL LM.N.B. PERIODO 2011 M 2012
PREGUNTAS
RESULTADOS
SI NO

NJ K NJ
%
TOTA
L
K
1. Cuenta con un manual de
organizacin y funciones MOF
3 5.0 7 11. 10
1!.
2. Cuenta con reglamento de
organizacin y funciones ROF
4 !. 6 10.0 10
1!.
3. Cuenta con organigrama
aprobado
3 5.0 7 11. 10
1!.
4. Conoce el plan operativo
institucional
2 "." 8 1"." 10
1!.
5. Se formula el cuadro de
asignacin de personal CAP
5 #." 5 #." 10
1!.
6. Se formula el presupuesto
analtico del personal PAP
4 !. 6 10.0 10
1!.
TOTALES NUMERAL
21 >: >; ?: ?0 100
Fuente: Resultado de encuesta aplicada.
Elaborado: Ejecutora.
En el cuadro N 12 se tiene el La Organizacin y uso de Documentos de gestin
Administrativa de la Unidad de del Hospital Regional "M.N.B. periodo 2011-
2012. En el cual se puede apreciar que el 35% cumple con el proceso y el 65%
no cumple siendo este un porcentaje elevado de incumplimiento. Logrando una
calificacin Cualitativa porcentual de Regular. Tal como se aprecia en el Grfico
N 12.
En relacin al manual de organizacin y funciones no cuenta con la debida
actualizacin y no est de acorde con el nmero del personal existente situacin
119
que no se cubre a la real distribucin de funciones por no contar con la debida
actualizacin y no estar acorde al nmero existente situacin que no cubre la real
distribucin de funciones especialmente en el rea de abastecimiento, el plan
operativo institucional corresponde al nivel deficiente, considerando como
documento indispensable para el desarrollo de las actividades programadas a
nivel de estructura funcional y orgnica de la institucin considerado el
presupuesto disponible para la ejecucin de dicho plan operativo.
120
:.1.> PROPUESTAS TECNICAS EN RELACION A LOS PROCESOS
TECNICOS DE ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION.
Con el fin de dar cumplimiento al objetivo especfico es necesario alcanzar
propuestas tcnicas a los responsables de la conduccin del Sistema de
Abastecimiento, as de esta manera coadyuvar a que la funcin administrativa en
su conjunto sea eficiente, como resultado de la mejor aplicacin y funcionamiento
del Sistema de Abastecimiento, el que a su vez est acorde con los ltimos
avances y mejoras relacionadas a trmites administrativos para lo cual
presentamos estas propuestas.
A. PROCESO DE ALMACENAMIENTO.
Referida a la ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado
con fines de custodia que tendr que contar con las siguientes fases:
- RECEPCI<N.- Consiste en que el personal debe verificar y examinar la
autenticidad de los bienes que se adquiere. La recepcin se efecta
teniendo a la vista los documentos de Orden de Compra o Gua de
nternamiento.
- 9ERI)ICACION Y CONTROL DE CALIDAD.- Los bienes que ingresan
sern minuciosamente verificados, segn las normas del Sistema de
Abastecimiento.
121
- INTERNAMIENTO.- El personal de almacn efectuara la constatacin,
ubicacin y codificacin del ingreso y dar conformidad al mismo.
- REGISTRO Y CONTROL.- Relacionada a las operaciones de control
de ingresos y salidas de los bienes debidamente justificadas y
programadas y segn las necesidades de cada unidad usuaria, las que
se efecta en forma permanente y oportunamente. Ubicados los bienes
en las zonas de almacenaje se proceder a registrar su ingreso en la
tarjeta de control visible, la misma que ser colocada junto al grupo de
bienes registrado.
- CUSTODIA.- Relacionada estrictamente a la proteccin de los
materiales, la proteccin de los locales de almacn y proteccin del
personal de almacn en forma adecuada y de acuerdo a las
caractersticas mencionadas en la Orden de Compra.
B. PROCESO DE DISTRIBUCION.
Conjunto de actividades de naturaleza Tcnico Administrativa, referida a la
directa satisfaccin de necesidades. ncluye las operaciones de traslado
interno que consta de las siguientes fases:
aD )ORMULACION DEL PEDIDO.-
- La solicitud de bienes deber iniciarse con el requerimiento
y/o pedido escrito por la jefatura de la dependencia
solicitante, dirigida a la Unidad de Abastecimiento del
122
Hospital Regional Manuel Nez Butrn quien lo derivar al
Jefe de Almacn.
- Una vez suscrita la PECOSA por el Jefe de Almacn y por el
jefe de la dependencia solicitante, ser remitido al Jefe de la
Unidad de Abastecimientos para la respectiva autorizacin de
despacho.
- La PECOSA se deber formula en base a los respectivos
cuadros de necesidades debidamente conciliados con las
posibilidades financieras de la entidad y disponibilidad de
bienes en almacn.
- La unidad de Abastecimiento debe establecer un calendario
para la presentacin de pedidos de aquellas dependencias
cuyo consumo de bienes sea constante.
b) AUTORIZACI<N DE DESPACHO0 Debera cumplir con los
siguientes procedimientos:
- Una vez autorizado el despacho de los bienes se proceder a
hacer entrega de los mismos a la dependencia solicitante,
debiendo el jefe o la persona designada por ste, firmar la
PECOSA de recepcin y conformidad.
- Se autorizar pedidos programados slo en los casos
derivados de situaciones de emergencia, los que debern ser
calificados por la Administracin, siendo atendidos con cargo
123
a los stocks de seguridad.
- Est prohibido que el almacenero haga entrega de bienes del
Hospital Manuel Nez Butrn sin contar con el respectivo
Pedido Comprobante de Salida (PECOSA).
c) ACONDICIONAMIENTO DE MATERIALES0 El almacenero deber
disponer el acondicionamiento de los bienes para su entrega y para
la distribucin.
d) CONTROL DE MATERIALES0 En los almacenes de la entidad
deber establecerse un control de salida de materiales, el que ser
encargado al personal de seguridad o vigilancia, para los cuales las
salidas de los almacenes deber de ser con el Pedido Comprobante
de Salida.
e) ENTREGA DE MATERIALES0 Las entregas no debern de
efectuarse sin el documento de pedido Comprobante de Salida
debidamente formulado y autorizado de acuerdo a las necesidades
reales de las oficinas y concordantes con los cuadros de
necesidades.
124
CONCLUSIONES
1.- En el Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno, durante el ejercicio
2011-2012,la ejecucin de los Procesos Tcnicos de Almacenamiento y
Distribucin del Sistema de Abastecimiento confrontaron serios problemas de
implementacin al no cumplir con las Normas, dificultando el cumplimiento de las
metas y objetivos nstitucionales.
2.- El Proceso Tcnico de Almacenamiento con relacin a los Recursos Humanos
en el rea de Almacn del Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno,
cuenta con personal insuficiente y falta de capacitacin y perfeccionamiento
permanente de la gestin de almacn para satisfactoriamente cumplir con
eficiencia y eficacia el desenvolvimiento de los procesos tcnicos de
almacenamiento y distribucin del sistema de abastecimiento, los bienes no son
controlados mediante tarjetas de control visible en su oportunidad lo cual no
permite conocer la existencia fsica del almacn de un determinado bien para su
atencin al usuario la distribucin de bienes de almacn es mediante pedido
comprobante de salida PECOSA muchas veces sin valorizar, lo que no permite
conocer el saldo real existente de stock en almacn y realizar un control cruzado
con las tarjetas valorizadas, esto tambin indica que los saldos de inventarios no
son reales(referencia cuadro N 11).
125
3.- El Proceso Tcnico de Distribucin atraves principalmente problemas, en la
distribucin de bienes por la mala formulacin de requerimiento de bienes, parte
de la dependencias usuarias, es as que en la formulacin del pedido
comprobante de salida la PECOSA es elaborada a destiempo y sin considerar la
directa y oportuna satisfaccin de las necesidades y existencias no informadas
dentro ni fuera del Hospital Regional Manuel Nez Butrn de Puno la distribucin
de bienes no se sujeta a las normas de sistema de abastecimiento.
4.- El Sistema de Abastecimiento durante los dos periodos fue ms crtico en la
organizacin existiendo desconocimiento de la normatividad, falta de
implementacin del personal profesional y tcnico y la falta de informacin sobre
sus principios, deberes y derechos y responsabilidades como servidor pblico, A
ello se incrementa el desconocimiento de los instrumentos de gestin como el
reglamento de organizacin y funciones ROF, manual de organizacin y funciones
MOF, no cuenta con un organigrama aprobado desconocimiento del plan
operativo y falta de un manual de procedimientos de la unidad de abastecimiento
el cual perjudica enormemente a la gestin administrativa(referencia cuadro
N12).
5.- Se concluye que, el Proceso Tcnico de Almacenamiento (referencia cuadro
N 01, 02, 03,04 y 05) y el Proceso Tcnico de Distribucin(referencia cuadro N
06,07,08,09 y 10) del Sistema de Abastecimiento del Hospital Regional Manuel
126
Nez Butrn de Puno es deficiente, adems no existe un plan operativo anual
por lo tanto la aplicacin correcta de la normatividad de los Procesos Tcnicos de
Almacenamiento y Distribucin incide directamente en la Gestin Administrativa
de la nstitucin.
127
RECOMENDACIONES
1.- Se debe organizar e implementar con criterio profesional, el proceso Tcnico
de Almacenamiento y Distribucin del Sistema de Abastecimiento del Hospital
Regional Manuel Nez Butrn de Puno, aplicando en toda su magnitud las
normas vigentes del Sistema de Abastecimiento, con diseos, mtodos y
sistemas de trabajo, especialmente procesales, que ayuden, agilizar, simplificar la
directa y oportuna previsin y satisfaccin de necesidades de las dependencias
usuarias utilizando todos los documentos administrativos de gestin para una
administracin eficiente del Sistema de Abastecimiento y cumplimiento de sus
metas y objetivos de la gestin institucional.
2.- Es necesario que el personal reciba capacitacin especializada en las labores
propias del rea con cursos, seminarios, motivando la superacin del personal
para que pueda contribuir a un mejor desempeo con la finalidad de cumplir con
los procesos tcnicos del sistema de Abastecimiento.
3.- Modernizar la gestin Administrativa del Abastecimiento con personal idneo,
tcnico profesional para as mantener actualizada la informacin de la gestin a
nivel interno y externo, consolidando el manejo eficiente de la normatividad y dar
un imagen a la institucin.
128
4.- El personal del Almacn debe hacer posible, que los bienes ingresen a
Almacn sean verificados por el almacenero en forma minuciosa las
caractersticas y propiedades de los bienes contenidos en la Orden de Compra-
de tarjetas visibles a cada bien e implementar con ms personal al rea de
almacn.
5.- La Distribucin de bienes y servicios se debe realizar priorizando el
requerimiento y segn el cuadro de necesidades de las diferentes unidades y
servicios, se debe realizar inventarios permanentes, es decir en forma mensual,
semestral y anualmente de los bienes para el uso racional y adecuada.
129
BIBLIOGRA)IA Y OTRAS )UENTES DE IN)ORMACION
Direccin Nacional de Abastecimientos- Normas Tecnicas. (1980).
Abastecimientos, D. N. (s.f.). Normas Tcnicas del Sistema de Abastecimiento.
Baily, P. (s.f.). Administracin de Compras y Abastecimientos.
Candia, A. M. (s.f.). Los Procesos Tecnicos de Programaciob y Adquisisiones
dek Sistema de Abastecimiento. Puno.
(s.f.). Decreto Ley 22056 Ley que nsituye el Sistema de Abastecimientos. Lima
-Per.
Guzman, R. A. (s.f.). ntroduccion a la Administracion Publica.
Guzman, R. A. (s.f.). ntroduccion a la Administracion Publica.
Hinojosa, L. (1997). Analisis de los procesos tecnicos de programacion,
adquisicion, almacenamiento y distribucion del sistema de
abastecimiento de la Direccion SUb regional de Salud Puno. Puno:
Universidad Nacional del Altiplano.
nstituto Nacional de Administracion Publica. (s.f.).
Jose, A. M. (1995). Contabilidad Gubernamental. Lima.
Mairena, J. A. (1993). Administracion Gubernamental - RJ N -118-80. Lima:
CAT.
Mairena, J. A. (1998). Gestion de Abastecimiento en la Administracion Publica.
Lima: CAT S.R.L.
Mamani, N. N. (1998). Analisis de los procesos tecnicos de adquisiciones y
130
distribuciones del sistema de abastecimiento en la Municipalidad de
Chucuito-periodo 1997,1998. Puno: Universidad Nacional del Altiplano.
Marroquin, E. P. (s.f.). Contabilidad General para Cuentas de la Republica.
MARENA, J. A. (s.f.). Contabilidad Gubernamental.
Reglamento de la ley contrataciones y adquisisiones del estado. (s.f.).
(s.f.). Reglamento Unico de Adquisiciones.
Rios, R. F. (s.f.). El Almacenamiento en la Municipalidad Provincial de Puno.
Puno.
Romero, L. F. (s.f.). Analisis de los Procesos Tecnicos.
Santos, V. C. (s.f.). Abastecimiento general de Bienes y Servicios.
(s.f.). Sintesis Historica y Reforma de la Administracion Publica.
Villacorta, C. P. (s.f.). Contabilidad Gubernamental.
Zavala, P. A. (1989). Contabilidad Gubernemental. Lima: Distribuciones Palma.