Expositor :CCARI GUERRA Julio Tipos de datos El tipo de datos determina aspectos muy importantes sobre los datos que se podrn introducir en ese campo y sobre el propio campo. En concreto: 1. La clase de datos que se podrn introducir en el campo. 2. El espacio que Access reservar para los datos que se introduzcan en el campo. 3. Las operaciones que se podrn efectuar con los datos de ese campo. 4. Si se podr utilizar ese campo como ndice o para ordenar la tabla. Tabla en vista diseo Tabla en blanco Observacin : El tipo Calculado solo existe en la versin de Access 2010 C C A R I
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Expositor :CCARI GUERRA Julio A continuacin los diferentes tipos de datos: Tipo de datos Descripcin Tamao Texto (Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y nmeros, as como nmeros que no requieran clculos, como los nmeros de telfono. Hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamao del campo (el menor de los dos valores). Microsoft Access no reserva espacio para la parte que no se utiliza de un campo de texto. Memo Texto extenso, o combinacin extensa de texto y nmeros. Hasta 63.999 caracteres. Si el campo se manipula a travs de DAO y slo se va a almacenar en l texto y nmeros [no datos binarios], el tamao est limitado por el de la base de datos. Nmero Datos numricos utilizados en clculos matemticos. Para obtener ms informacin sobre la forma de establecer un tipo numrico especfico, vea el tema de la propiedad Tamao del campo. 1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamao del campo es Id. de rplica). Fecha/Hora Valores de fecha y hora para los aos del 100 al 9999. 8 bytes. Moneda Valores de moneda y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo. 8 bytes. Autonumrico Nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar. Si desea ms informacin, vea el tema de la propiedad Nuevos valores. 4 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamao del campo es Id. la rplica). S/No Valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). 1 bit. C C A R I
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Expositor :CCARI GUERRA Julio Tipo de datos Descripcin Tamao Objeto OLE Objeto (como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, grficos, sonidos u otros datos binarios) vinculado o incrustado en una tabla de Microsoft Access. Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio disponible en disco) Hipervnculo Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes: texto: el texto que aparece en un campo o control. direccin: ruta de acceso a un archivo (ruta UNC) o pgina (direccin URL). subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina. informacin en pantalla: el texto que aparece como informacin sobre herramientas.
Cada una de las tres partes del tipo de datos hipervnculo puede contener hasta 2048 caracteres. Datos adjuntos Cualquiera de los tipos de archivos admitidos. Puede adjuntar imgenes, archivos de hoja de clculo, documentos, grficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrnico. Tambin puede ver y modificar los archivos adjuntos, dependiendo de cmo haya configurado el campo de datos adjuntos el diseador de bases de datos. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera ms eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo original. Asistente para bsquedas Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para bsquedas, que crea un campo de bsqueda. Al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basndose en los valores seleccionados en l. Tamao igual al del campo clave principal utilizado para realizar la bsqueda (habitualmente 4 bytes). Calculado Puede crear un campo que muestre un valor que se calcula a partir de otros datos de la misma tabla. Para crear el clculo se usa el Generador de expresiones, no se pueden usar datos de otras tablas como origen del dato calculado. C C A R I
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Expositor :CCARI GUERRA Julio Descripcin En esta tercera columna se puede introducir, si se desea, una descripcin ms amplia del contenido y la finalidad del campo de lo que permite la columna del nombre. Esta descripcin es til tanto para usted, que es el diseador de la tabla, como para un tercero que la vaya a utilizar ms tarde, ya que aparece en la barra de estado cuando se seleccione el campo en un formulario, suministrando as ms informacin al usuario. C C A R I
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Expositor :CCARI GUERRA Julio Propiedad tamao del campo C C A R I
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Expositor :CCARI GUERRA Julio Propiedad FORMATO Puede utilizar la propiedad Formato para personalizar la forma en que los nmeros, las fechas, las horas y el texto se muestran e imprimen. Puede utilizar uno de los formatos predefinidos o bien puede crear un formato personalizado mediante los smbolos de formato. Formato para el tipo de datos Fecha/Hora. Valor Descripcin Fecha general (Predeterminado) Si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga.Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Fecha larga Igual que el valor de Fecha larga del cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional del Panel de control de Windows.Ejemplo: Sbado, 3 de Abril de 1993. Fecha mediana Ejemplo: 3-Abr-93. Fecha corta Igual que el valor de Fecha corta del cuadro de dilogo Hora Larga Muestra la hora as : 05:34:25 p.m. Hora Mediana Muestra la hora as : 05:34 p.m. Hora Corta Muestra la hora as : 17:34 C C A R I
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Expositor :CCARI GUERRA Julio Formatos personalizados para Fecha y hora Puede crear formatos de fecha y hora personalizados mediante los smbolos siguientes. Smbolo Descripcin : (dos puntos) Separador de hora. Los separadores se establecen en el cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional del Panel de control de Windows. / Separador de fecha. c Igual que el formato predefinido Fecha general. d Da del mes en uno o dos dgitos numricos, segn sea necesario (1 a 31). dd Da del mes en dos dgitos numricos (01 a 31). ddd Tres primeras letras del da de la semana (Lun a Dom) dddd Nombre completo del da de la semana (Lunes a Dom). ddddd Igual que el formato predefinido Hora corta. dddddd Igual que el formato predefinido Fecha larga. s Da de la semana (1 a 7). ss Semana del ao (1 a 53). m Mes del ao en uno o dos dgitos numricos, segn sea necesario (1 a 12). mm Mes del ao en dos dgitos numricos (01 a 12). mmm Tres primeras letras del mes (Ene a Dic). mmmm Nombre completo del mes (Enero a Diciembre). t Fecha mostrada como trimestre del ao (1 a 4). a Nmero de da del ao (1 a 366). C C A R I
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Expositor :CCARI GUERRA Julio Smbolo Descripcin aa Dos ltimos dgitos del ao (01 a 99). aaaa Ao completo (0100 a 9999). h Hora en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 23). hh Hora en dos dgitos (00 a 23). n Minuto en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 59). nn Minuto en dos dgitos (00 a 59). s Segundo en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 59). ss Segundo en dos dgitos (00 a 59). ttttt Igual que el formato predefinido Hora larga. AM/PM Reloj de 12 horas con las letras maysculas "AM" o "PM", segn sea apropiado. am/pm Reloj de doce horas con las letras minsculas "am" o "pm", segn sea apropiado. A/P Reloj de doce horas con la letra mayscula "A" o "P", segn sea apropiado. a/p Reloj de doce horas con la letra minscula "a" o "p", segn sea apropiado. AM PM Reloj de doce horas con el designador de maana/tarde apropiado establecido en el cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional del Panel de control de Windows. C C A R I
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Expositor :CCARI GUERRA Julio Formatos personalizados para nmero y moneda Los formatos para nmeros y moneda personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signos de punto y coma (;) como separador de lista. Cada seccin contiene la especificacin de formato para un tipo de nmero diferente. Seccin Descripcin Primera El formato para los nmeros positivos. Segunda El formato para los nmeros negativos. Tercera El formato para los valores cero. Cuarta El formato para los valores Null. Por ejemplo, puede utilizar el siguiente formato Moneda personalizado: "S/ "#,##0.00[Azul];"S/- "#,##0.00[Rojo];0.00[Verde];"NULO" Nmeros positivos en color azul con el smbolo S/ ,2 decimales y separador de miles, Ejemplo : Nmeros negativos en color rojo con el smbolo S/- ,2 decimales y separador de miles , Ejemplo : Nmeros 0 con 2 decimales color verde , Ejemplo : En vez de mostrar un espacio en blanco muestra la palabra NULO C C A R I
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Expositor :CCARI GUERRA Julio Formatos personalizados para TEXTO y MEMO Smbolo Descripcin @ Se necesita un carcter de texto (ya sea un carcter o un espacio). & No se necesita un carcter de texto. < Convertir todos los caracteres a minsculas. > Convertir todos los caracteres a maysculas. Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener hasta dos secciones. Cada seccin contiene la especificacin de formato para diferentes datos de un campo. Seccin Descripcin Primera Formato para los campos con texto. Segunda Formato para los campos con cadenas de longitud cero y valores Nulos. Por ejemplo, si tiene un campo texto en el que desea que aparezca la palabra "Ninguno" cuando no exista ninguna dato en el campo, puede introducir el formato personalizado @;"Ninguno" como el valor de la propiedad Formato. El smbolo @ hace que se muestre el texto del campo; la segunda seccin hace que aparezca la palabra "Ninguno" cuando haya una cadena de longitud cero o un valor Nulo en el campo. C C A R I
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Expositor :CCARI GUERRA Julio Smbolo Significado (espacio) Muestra espacios como caracteres literales. "ABC" Muestra todo el contenido de las comillas tipogrficas como caracteres literales. ! Realiza la alineacin a la izquierda en lugar de la alineacin a la derecha. * Rellena el espacio disponible con el siguiente carcter. \ Muestra el siguiente carcter como un carcter literal. Tambin puede mostrar caracteres literales incluyndolos entre comillas tipogrficas. [color] Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores disponibles: Negro, Azul, Verde, Aguamarina, Rojo, Fucsia, Amarillo, Blanco. Puede utilizar los siguientes smbolos en formatos personalizados para cualquier tipo de datos. No puede mezclar los smbolos de formato personalizados para los tipos de datos Numrico y Moneda con los smbolos de formato de los campos Fecha/Hora, S/No, o Texto y Memo. C C A R I
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Expositor :CCARI GUERRA Julio Propiedad Mscara de entrada Puede utilizar la propiedad Mscara de Entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir en un campo texto. La propiedad Mscara de Entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma (;). Seccin Descripcin Primera Especifica la mscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, !(999) 999-9999. Para ver una lista de los caracteres que puede utilizar para definir la mscara de entrada, vea la tabla siguiente. Segunda Especifica si Microsoft Access almacena los caracteres de visualizacin literales en la tabla al introducir datos. Si utiliza 0 para esta seccin, todos los caracteres de visualizacin literales (por ejemplo, el parntesis de una mscara de entrada de un nmero de telfono) se almacenan con el valor; si introduce 1 o deja esta seccin en blanco, slo se almacenan los caracteres introducidos en el control. Tercera Especifica el carcter que Access muestra para el espacio en el que el usuario debe escribir un carcter en la mscara de entrada. Para esta seccin puede utilizar cualquier carcter; para mostrar una cadena en blanco, utilice un espacio entre comillas (" "). C C A R I
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Expositor :CCARI GUERRA Julio Carcter Descripcin 0 Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [] no permitidos). 9 Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos). # Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edicin, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos ms y menos permitidos). L Letra (A a Z, entrada obligatoria). ? Letra (A a Z, entrada opcional). A Letra o dgito (entrada obligatoria). a Letra o dgito (entrada opcional). & Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria). C Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional). . , : ; - / Marcador de posicin decimal y separadores de miles, hora y fecha (el carcter depende del valor del cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional en el Panel de control de Windows). < Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas. > Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas. ! Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la mscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de exclamacin en cualquier lugar de la mscara de entrada. \ Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \A se muestra slo como A). Puede definir una mscara de entrada mediante los siguientes caracteres. C C A R I
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Expositor :CCARI GUERRA Julio Propiedad TTULO Sirve como encabezados de columna para los campos en la vista Hoja de datos de una tabla o consulta. Propiedad VALOR PREDETERMINADO Puede utilizar la propiedad Valor Predeterminado para especificar un valor que se introduce automticamente en un campo cuando se crea un nuevo registro. Por ejemplo, en la tabla Direcciones puede establecer el valor predeterminado del campo Ciudad a Nueva York. Cuando los usuarios agregan un registro a la tabla, pueden aceptar este valor o introducir el nombre de una ciudad diferente. Propiedad REGLA DE VALIDACIN Y TEXTO DE VALIDACIN Puede utilizar la propiedad Regla de validacin con el fin de especificar requisitos para los datos introducidos en un registro, un campo o un control. Cuando se introducen datos que infringen el valor de la propiedad Regla de validacin, puede utilizar la propiedad Texto de validacin para especificar el mensaje que se mostrar al usuario. C C A R I
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Expositor :CCARI GUERRA Julio Valor de Regla de validacin Valor de Texto de validacin <>0 Introduzca un valor distinto de cero. 0 O >100 El valor debe ser 0 o mayor que 100. Como "K???" El valor debe constar de cuatro caracteres y comenzar por la letra K. <#1/1/96# La fecha debe ser anterior a 1996. >=#1/1/97# Y <#1/1/98# La fecha debe pertenecer al ao 1997. Ejemplos de reglas de validacin para campos: Propiedad REQUERIDO Puede usar la propiedad Requerido para especificar si es necesario que exista un valor en un campo. Si el valor de esta propiedad es S, al introducir datos en un registro deber especificar un valor en el campo en cualquier control dependiente del mismo, y adems el valor no podr ser Nulo. Propiedad PERMITIR LONGITUD CERO Puede usar la propiedad Permitir longitud cero para especificar si una cadena de longitud cero (" ") es una entrada vlida para un campo de una tabla. C C A R I
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Expositor :CCARI GUERRA Julio Una clave principal es un campo o un conjunto de campos de la tabla que proporciona un identificador nico para cada registro. En una base de datos, la informacin se divide en tablas distintas en funcin del tema. A continuacin, se usan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cmo debe volver a reunir la informacin. Access usa campos de clave principal para asociar rpidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa. Clave principal Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Clientes tambin podra aparecer en la tabla Pedidos. En la tabla Clientes, sta es la clave principal. En la tabla Pedidos se denomina clave externa. Una clave externa es la clave principal de otra tabla Si va a mover los datos existentes a una base de datos, debe tener un campo que pueda usar como clave principal. A menudo, se suele usar un nmero de identificacin nico, como un nmero de identificador, un nmero de serie o un cdigo, como clave principal para una tabla. Por ejemplo, es posible que tenga una tabla Clientes en la que cada cliente tenga un nmero de identificador nico de cliente. El campo de identificador de cliente es la clave principal. C C A R I
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Expositor :CCARI GUERRA Julio En qu consiste una clave principal correcta? Una clave principal correcta debe tener varias caractersticas: Identifica inequvocamente cada fila. Nunca debe estar vaca ni ser nula (siempre debe contener un valor). Los valores que contiene no suelen cambiar (lo ideal es que no cambien). Ejemplos de claves incorrectas Cualquier campo al que le falten una o ms de caractersticas para ser considerado una clave clave correcta es una eleccin poco adecuada para la clave principal. A continuacin se incluyen ejemplos junto con los motivos por los que las claves son incorrectas. Nombre no es una opcin adecuada, ya que no suele ser nico y puede cambiar. Nmero de telfono no es una opcin adecuada porque es probable que cambie. Direccin de correo electrnico no es una opcin adecuada porque es probable que cambie. Combinaciones de palabras y nmeros no es una opcin adecuada si la parte de palabras est sujeta a cambios. Adems, puede ser difcil de mantener y podra causar confusin si se repite la parte de las palabras como un campo independiente. Por ejemplo, un identificador de cuenta que incluye la ciudad y un nmero incrementado (por ejemplo, NEWYORK0579) sera una opcin incorrecta si la ciudad tambin se almacena como un campo. C C A R I
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Expositor :CCARI GUERRA Julio Qu tablas necesitan una clave principal? Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automticamente un ndice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba tambin que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que ste es siempre distinto. Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente una clave principal y le asigna el nombre de campo "Id." y el tipo de datos Autonumeracin. El campo est oculto de forma predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseo. Sugerencia Si una tabla no tiene una clave correcta, contemple la posibilidad de agregar un campo que contenga el tipo de datos Autonumeracin y usar ese campo como clave principal. En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o ms campos juntos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artculos de lnea de pedidos tendra dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal est formada por ms de una columna se denomina clave compuesta. C C A R I
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Expositor :CCARI GUERRA Julio Agregar una clave principal autonumrica Nota Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente una clave principal y le asigna el tipo de datos Autonumeracin. 1. Abra la base de datos que desea modificar. 2. En el panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en la tabla a la que desee agregar la clave principal y, a continuacin, en el men contextual, haga clic en Vista Diseo. Sugerencia Si no ve el panel de navegacin, presione F11. 3. Busque la primera fila vaca disponible en la cuadrcula de diseo de la tabla. 4. En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente. 5. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumeracin. 6. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores numricos incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar nmeros aleatorios. Definir la clave principal Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de Id. o un nmero de serie o cdigo, ese campo podra convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequvocamente cada fila, no debe contener un valor vaco o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. C C A R I
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Expositor :CCARI GUERRA Julio 1. Abra la base de datos que desea modificar. 2. En el panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principal y, en el men contextual, haga clic en Vista Diseo. Sugerencia Si no ve el panel de navegacin, presione F11. 3. Seleccione el campo o los campos que desea usar como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee. 4. Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo. 5. En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Clave principal. Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.