Charlas para la gestin del mantenimiento

Fernando Espinosa Fuentes

Es importante hacer claridad que la informacin oportuna no implica
tener la ltima reparacin efectuada o el ltimo repuesto registrado
en este sistema.
La informacin gerencial se produce con base en movimientos
histricos, tendencias, y anlisis sobre proyecciones.
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La informacin transaccional no es
suficiente. Se requieren
definiciones de indicadores que
normalmente tienen componentes
externos a la funcin, como la tasa
de produccin, o el nivel de
emisiones, e informacin que se
produce en otros sistemas, como
el presupuesto de operacin.
La definicin de un SIG se fundamenta en el establecimiento de
los indicadores de gestin, nmeros que permitan medir cmo
avanza la funcin hacia las metas establecidas.
Se espera que la informacin transaccional que se procesa en
los ERP (Enterprise Resource Planning) produzca la informacin
requerida de estas transacciones en el sistema de informacin
gerencial.
Una definicin equvoca de estas codificaciones, puede definir
la imposibilidad de establecer un SIG que realmente cumpla con
el objetivo de presentar la informacin requerida para tomar
decisiones.
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La definicin de los requisitos de informacin est estrechamente ligada
con la concepcin del mantenimiento que se ha definido para satisfacer
los objetivos fijados para la funcin mantenimiento.
La concepcin da las bases para:
jerarquizar los equipos,
calificar el tipo de recursos humanos que se necesitan,
establecer nexos y canales de comunicacin,
definir los factores crticos de xito y los indicadores de eficiencia que
entregaran la retroalimentacin,
el detalle de la informacin que se necesita,
el nivel de inversiones para atender los equipos, reemplazos y sus
actualizaciones,
conocimientos y tecnologa necesaria,
estructura administrativa, entre otros aspectos.
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Si el administrador conoce el
objetivo perseguido para la
funcin mantenimiento podr
dimensionar adecuadamente el
esfuerzo requerido de su parte y
de todo su equipo de
colaboradores para disear su
sistema y por consiguiente la
herramienta computacional que
se precisa.
Con el conocimiento acabado de
la concepcin y de la forma
como se gestionar la funcin
mantenimiento, se definen:
Las principales funciones globales
internas
Las funciones externas al
departamento de mantenimiento
Cmo ser el proceso de atencin
de los clientes del mantenimiento
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Funcin 1
Funcin 3
Funcin 2
Funcin 4
Funcin
relacionada
Funcin
relacionada
Proceso A Proceso B
Origen
Destino
Mat. Prima
Dinero, bienes
de capital,
personas
Productos y
bienes semi
elaborados
Productos finales
Entradas
Flujos de informacin
intermedios
Salidas
Funcin (sistema) global
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Desarrollo de
S.I.G
Def. y anlisis
del problema
Diseo e
implementacin
Operacin y
mantenimiento
Percepcin de
necesidades
Estudio de
factibilidad
Diseo lgico Diseo fsico Construccin
Prueba e
implementacin
Operacin Mantencin
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Diseo Lgico
Diseo Lgico
Global
Diseo Lgico
Detallado
Estudio
anlisis situac.
actual
Generacin de
alternativas
Anlisis
grados de
macanizacin
Evaluacin
Seleccin de
alternativa
Diseo de
procedimientos
Especificacin
de
requerimientos
Modelo de
datos
conceptual
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Diseo Fsico
Diseo Fsico
Global
Diseo Fsico
Detallado
Anl. situacin
actual
computacional
Def. funcin
objetivo del
diseo
Deter. estruct.
de proceso y
datos
Generacin
diseos
factibles
Evaluacin
seleccin
mejor diseo
Especificacin
diseo elegido
Especificacin
hardware y
hardsoftware
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Lo que se debe reflejar en el anlisis de las funciones y la
informacin que las soportar es pensar en el ideal que al
grupo de gestin le gustara tener. El ideal no es una gran
cantidad de informacin, que muchas veces no se usar, sino
todo lo contrario, es la cantidad precisa, relevante, en el
momento adecuado, validada y actualizada.
La primera representacin es la forma ms amplia de expresar
las funciones, lo cual an no el insumo adecuado para
identificar los grupos de informacin y su estructura.
Hay que desglosar ms cada funcin en sus componentes en
detalle, ya que as ser ms simple identificar los grupos de
datos que cada sub-funcin necesita o emite, y en una etapa
siguiente crear la malla de informacin y definir los grupos de
datos intercambiados entre las funciones.
Preparado por Fernando Espinosa
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Lo que se identifica en esta etapa son los flujos de
informacin y el detalle de estos debe ser especificado en un
documento complementario.
Formalizar el layout de la pantalla o del documento que
servir como portador de la informacin, lo cual tiene la
ventaja de reflejar el proceso de toma de decisiones ya que se
ordena de una forma coherente el conjunto de datos con los
pasos de anlisis de los datos o bien de ejecucin de la
decisin.
Un ejemplo que se muestra es la Orden de Trabajo que es
un documento que va desde Planificacin de las tareas de
mantenimiento al Proceso de Mantenimiento
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Es un anlisis importante en el diseo del
sistema de informacin de manera de fijar
responsabilidades por el manejo de la
informacin en cada etapa de su
procesamiento, adems de indicar cmo se
debe procesar en cada seccin del
departamento de mantenimiento.
El modelo recomendado es una tabla
grfico-narrativa en donde se especifica el
documento y las secciones que estn
involucradas directamente con el
procedimiento. La parte grfica es para
explicar cmo se traslada el documento y la
parte narrativa para dar mayores
antecedentes de cmo completar y tratarlo
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Ningn sistema soluciona problemas
en procesos de gestin mal
definidos.
Esta es tarea del grupo de trabajo
que estar a cabo de seleccionar el
software y ser su responsabilidad
asesorarse por personas idneas en
el rea de la gestin del
mantenimiento.
Es conveniente invitar personas
externas a la organizacin, ya que es
la mejor forma de detectar errores o
tener otros puntos de vista para
discutir y sacar nuevos aprendizajes.
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Los requerimientos de negocio deben ser establecidos antes
de partir. Si no se define la estrategia para atender la meta de
negocios de la empresa pronto se vern las consecuencias
negativas al no acompaar eficientemente el proceso
productivo.
Adems si no existe un lazo de retroalimentacin, con
indicadores adecuados, el sistema de gestin con seguridad
va a colapsar.
La alta gerencia y el resto de la organizacin deben estar
comprometidos con el proyecto, este no es un proyecto
restringido al rea informtica. El compromiso se debe
demostrar con actos y actitudes.
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