Efectivo

Se considera efectivo todos aquellos activos que generalmente son aceptados como
medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no est sometida a
ningn tipo de restriccin.
Cmo est compuesto el efectivo?
1) Efectivo en caja.

Monedas y billetes de otras naciones.

Cheques emitidos por terceras personas que estn pendiente de cobrar o
depositar.

Monedas y billetes emitidos por el banco central.

Cheque de gerencia pendiente de cobrar o depositar.

2) Efectivo en banco.

Sera considerado como efectivo en banco lo siguiente:

Cuentas bancarias de depsito a la vista o corrientes en bancos nacionales.

Cuentas en monedas extranjeras depositadas en banco del exterior, siempre que
en esos pases no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad o
controles de cambio que impidan su libre convertibilidad.

Cheque emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algn banco
pero que, para una determinada fecha, an no ha sido entregados a su
beneficiario.

Caja.
Es la cuenta a travs de la cual se controla el efectivo disponible que se encuentra en
poder de la empresa, dentro de las mismas instalaciones. Cualquier movimiento de
efectivo que sea recibido por la empresa debe registrado e esta cuenta.
Dada la naturaleza del bien que controla, la caja debe ser presentada en el balance
general encabezando el grupo de activo circulante.
Atendiendo el objetivo que se persigue con los fondos que se movilizan, la cuenta caja
puede ser:
Caja chica.
Caja principal.



Caja chica.
Una medida sana de control interno consiste en que todo pago se haga por medio de
cheque y nunca con el efectivo que se encuentra en caja sin embargo, se producen todas
las empresas una serie de erogaciones respectivas y de tan poco monto cada una de
ellas, que hara poco prctico y en algunos casos imposible, pagarlas con cheque. Nos
estamos refiriendo a desembolsos por concepto, por ejemplo, de compra de peridico,
caf, taxi, gasolina, pagar los vehculos etc.
En todos los casos, los directivos de la empresa, despus de estimar las erogaciones que
se harn por medio de esta caja durante un periodo determinado, establecern un monto
del fondo fijo con el que operara dicha caja, as como la cantidad mxima que se podr
erogar en cada caso.

Procedimientos a seguir para manejar la caja chica.
Para que los recursos asignados de la caja chica cumplan su funcin con idoneidad es
necesario que se establezcan el adecuado control interno. Para ello, es indispensable
poner en prctica las siguientes normas:
Se fijara el fondo fijo con que opera la caja chica.

Sera nombrada la persona que se responsabilizara del manejo idneo de ese
fondo. Este funcionario no deber tener acceso a los registros de la contabilidad.

El cheque que se emita para la creacin del fondo y los que posteriormente se
hagan para reponerlo o aumentarlo, deber ser hecho al nombre del custodio de
dicho fondo.

Se establecer la cantidad mxima que podr ser paga a travs de esta caja.

Todo pago que se haga por caja chica deber ser respaldado por su respectivo
comprobante, representados por recibos pre numerado donde constara la razn
del desembolso, cantidad, autorizacin y el nombre y firma de quien lo ha recibido.
Este recibo deber estar respaldado en los casos que proceda por la factura que
emita el beneficiario del pago.

Cuando se hace el reembolso de caja, los comprobantes de respaldo debern ser
utilizados mediante la estampacin de un sello que diga CANCELADO. As podr
evitarse que vuelvan a ser presentados para su reposicin y se produzca una
duplicidad de pago.

Los vales y el cambio de cheque por efectivo no deben ser permitidos. No
obstante, debe permitirse, debe ser previamente autorizado por el funcionario que
haya sido designado para ello. En este caso, los cheques deben ser emitidos a
nombre del custodio del fondo y cobrados en el banco inmediato.


El fondo de caja chica debe ser repuesto cuando el efectivo que vaya quedando
haya alcanzado un mnimo establecido. En este caso de cierre del ejercicio
contable, debe ser repuesto en esa fecha sea cual fuere la cantidad de efectivo
que exista, con el objetivo de que los gastos ya causados, sean registrados dentro
del ejercicio contable que est finalizando.

Se harn arqueos sorpresivos con la frecuencia que se requiera con el objeto de
constar la existencia fsica del efectivo o de los comprobantes que justifican su
ausencia.
Ejemplo de operacin de caja chica:
La empresa Rio Turbio C.A, decidi crear un fondo fijo de caja chica por Bs. 500,00 cuyo
manejo adems de cumplir con las normas generales de control interno, ser llevado de
acuerdo con lo siguiente:
a) Los pagos no podrn ser mayores de 50,00.
b) Cuando el efectivo disponible se reduzca a Bs. 200,00 o menos, se proceder
a la reposicin del fondo.

Las operaciones realizadas fueron las siguientes:
Marzo 03: Se emiti el cheque 2222 del banco del caribe por Bs. 500,00 a nombre de
Juan Prez quien ser custodio del fondo fijo.
Marzo 04: Se pag Bs. 10,50.00 por suministros para la oficina.
Marzo 06: Fue cancelado el recibo del telfono del mes de febrero por Bs. 29,00.
Marzo 06: Se cancel factura de gasolina puesta al equipo de reparto por Bs. 24,00.
Marzo 08: Se hizo un adelanto a la cuenta de sueldo al trabajador Romn Garca por Bs.
30,00 el cual fue autorizado por el gerente.
Marzo 09: Se pag por fletes de venta Bs. 28,00 a transporte de Gurico.
Marzo 10: Se pag viticos al vendedor J. Lara por Bs. 39,00.
Marzo 15: Se cancel al Kiosko Alto Bs. 16,00 por concepto de suministros de peridicos
de la 1 quincena de marzo.
Marzo 17: Se pag a cafetera el Galen Bs. 29,50, por suministro de caf en la 1
quincena de marzo.
Marzo 20: Se cancel a la bomba el guila Bs. 27,00, por lavado y engrase del camin de
reparto.
Marzo 21: Fue pagado el recibo de luz de febrero por Bs. 50,00.
Marzo 22: Se pag por Bs. 25,00, a panadera Funchal por concepto de torta del
cumpleaos de la secretaria del gerente.

Marzo 22: Se hizo la reposicin del fondo mediante la emisin del cheque 2280 del banco
del caribe.
Se requiere: registrar las transacciones sealadas.

fecha Descripcin debe haber
marzo 03 _____ x ______
CAJA CHICA
BANCO
Para registrar la creacin
del fondo de caja chica.

500,00


500,OO

Creacin del fondo de caja chica.
CONCEPTOS

Suministro de oficina
Telfono
Gasolina
Ramn Garca
Fletes
Viticos
peridicos
caf
Lavado y engrase
Luz elctrica
Agasajos
TOTAL
GASTOS DE ADMON

10,50
29,00

30,00


16,00
29,50

50,00
25,00
190
GASTOS DE VENTAS



24,00

28,00
39,00


27,00


118

Clasificacin de desembolsos de caja chica.






fecha Descripcin debe haber
marzo 22 _____ x ______
GASTOS DE
ADMINISTRACION
GASTOS DE VENTAS
BANCO
Para registrar reposicin de
caja chica.

190,00
118,00



308,00

Registro de reposicin de caja chica.

Aumento del fondo fijo de caja chica.
En oportunidades, una vez creada la caja chica, y puesta en prctica el proceso de pagos,
puede suceder que el fondo fijo creado resulte insuficiente debido a que el volumen de
pagos es demasiado grande, lo cual requiere que se tenga que reponer con demasiada
frecuencia en estos casos, por lo general, se decide aumentar el fondo existente en una
cantidad que, previo anlisis, se considere razonable.
Ejemplo:
La empresa Rio Claro tiene constituido un fondo fijo de caja chica de Bs. 400 al 31-03-
2006 por considerarlo insuficiente el da 01 de abril se decide aumentar en Bs. 200 para lo
cual se emiten cheque nmero 3152 del banco de Venezuela.
Se requiere: registrar la operacin.
CAJA CHICA
fecha Descripcin debe haber saldo
marzo 31 Saldo a la fecha


400,00
Mayor de caja chica.
Una vez emitido y cobrado el cheque para el aumento del fondo fijo de caja chica, se har
el siguiente asiento del diario.
fecha Descripcin debe haber
abril 01 ____x_____
CAJA CHICA
BANCOS
Incremento de fondo de
caja chica.

200,00


200,OO
Registro del aumento de la caja chica.


Al procesar el asiento mayor este quedara como sigue:
CAJA CHICA
fecha Descripcin debe haber saldo
Marzo
Abril
31
01
Saldo a la fecha
Segn diario

200,00



400,00
600,00
Mayor de caja chica.
Como se puede observar, a partir de este momento el fondo fijo quedo en Bs. 600,00.
Disminucin del fondo dijo de caja chica.
Puede suceder que en un momento dado, se considere que el fondo fijo creado es
demasiado alto en relacin con las necesidades que tiene. Cuando este es el caso, se
procede a disminuir el fondo existente en la cantidad que se decida tal cantidad se
procede a depositarla en el banco.
Ejemplo:
La empre Rio Claro tiene creado un fondo fijo de 600,00 al 30-06-2006. El 01-07-2006, se
decide disminuir el fondo fijo en Bs. 100,00 para lo cual se procedio a depositar en el
banco de Venezuela la cantidad disminuida.
Se requiere: registrar la transaccin.
fecha Descripcin debe haber saldo
Marzo
Abril
31
01
Saldo a la fecha
Segn diario

200,00


400,00
600,00
Mayor de caja chica.



Una vez hecho en el banco, por Bs. 100,00, se realizara el siguiente asiento:

fecha Descripcin debe haber
Julio 01 _____ x ______
BANCOS
CAJA CHICA

100,00


100,00
Registro de disminucin de caja chica.



Al pasar al asiento mayor este quedara como sigue:
CAJA CHICA
fecha Descripcin debe haber saldo
Marzo
Abril
Julio
31
01
01
Saldo a la fecha
Segn diario
Segn diario

200,00


100,00
400,00
600,00
500,00
Mayor de caja chica.
A partir de este momento el fondo fijo de caja chica quedo en 500,00.

Arqueo de caja.
Las medidas que se adopten para que el control interno sea til, deben ser reforzadas
con arqueos de caja.
Consiste en hacer un conteo fsico del efectivo, cheques, valores y cualquier otro
elemento que se encuentre en el poder del cajero, as, de cualquier otro elemento que se
encuentre en el poder del cajero, as como de cualesquiera documento que respalden
justificadamente la ausencia de l, tales como factura de gastos, vales, etc.,
especialmente en los casos de caja chica.
Para que los arqueos tengan resultados positivos deben ser sorpresivos y en su
ejecucin es recomendable tener en cuenta los siguientes aspectos:
1) Valores que estn sujetos al arqueo: deber ser contado absolutamente todo lo
que se encuentre en poder del cajero en el momento de hacer el arqueo.

2) Arqueo de fondo de caja chica: tratndose del fondo fijo deber contarse adems
del efectivo, cualquier documento que respalde la utilizacin del efectivo faltante.

3) Arqueo en caja general: en trminos generales, la existencia que pusiese haber en
esta caja a la fecha del arqueo, se refiere al ingreso que estn pendientes por
depositar.

4) Simultaneidad en los arqueos: cuando en la empresa existan varias cajas, los
arqueos deben ser hechos en forma simultnea en la misma fecha y hora. De esa
forma, se evita la posibilidad de realizar traslados de fondo de una caja a la otra
con el objeto de cubrir faltantes en caso de haberlos.

5) Presencia del custodio en el arqueo: es indispensable que mientras que dure el
conteo, el custodio o cajero permanezca presente en el lugar y que por ninguna
circunstancia se permita que se ausente.





6) Evidencia del arqueo realizado: el funcionario que hace el arqueo debe ser
evidencia detallada de los valores encontrados, mediante la elaboracin de un
formulario que est diseado para relacionar el dinero, cheque, factura de gastos y
cualquier otro tipo de valor que se encuentre en el conteo.

7) Ingresos por depositar incluidos en el arqueo: con el fin de cerciorarse de que los
fondos por depositar encontrados en la caja general son legtimos deben exigirse
que tales fondos sean depositados integralmente en el banco, a ms tardar el da
hbil siguiente al arqueo.

8) Comprobantes de egreso en el arqueo de caja chica: en caso de que el arqueo de
caja chica hayan sido encontrados comprobantes de egreso, y cuando el arqueo
corresponda a la fecha de cierre del ejercicio contable debe ser ordenada la
reposicin con el objeto de lograr que tales egresos sean registrados dentro del
ejercicio que est finalizado y cumplir as con el principio de contabilidad del
periodo contable.


Diferencias encontradas de los arqueos.

Una vez hecho el conteo, el siguiente paso ser comparar el total obtenido en el
arqueo con saldo que tenga la cuenta caja para ese momento en el libro mayor no
debe haber ocurrido ningn tipo de anormalidad, debe cuadrar.

Sin embargo, puede suceder que no cuadra y, en tal caso, aparecera lo que en
contabilidad se le denomina diferencia en caja.

El tratamiento que en estas diferencias en caja reciben en contabilidad, dependen
del tipo de error que ocasiona tal diferencia.

Bsicamente, los errores pueden ser voluntarios e involuntarios por el momento
nos ocuparemos solo de los errores involuntarios desde el punto de vista de quien
los comete, los errores pueden ser:

a) Errores cometidos por el cajero.

b) Errores cometidos por la contabilidad.

Tratamiento contable en los errores cometidos.
Los errores involuntarios cometidos pueden ser de naturaleza muy variada.



Ejemplo de arqueo del fondo de caja chica:
Empresa ABC, C
Arqueo de Caja
Al 30-04-20X0


Contado por: Juana M
Presenciado por: Lis lvarez

Monedas. 6.000,00
Billetes... 100.000,00

Total efectivo... ...............106.000,00

Cheques de clientes:
Fecha. Nmero Monto
01-04. 124578.. 10.000,00
02-04. 145785.. 15.000,00
03-04. 887545 12.000,00

Sub-total............................. 37.000,00

Recibos de caja:
Fecha. Nmero. Monto
01-04. 714...... 2.000,00
02-04. 715.. 6.000,00
03-04. 716 7.000,00

Sub-total............................. 15.000,00

Listado de cobros recibidos
Fecha. Nmero Monto
01-04. 150.... 7.000,00

Sub-total............................. 7.000,00

Reporte de cobradores:

Fecha. Nmero Monto
01-04. 310.... 15.000,00
02-04. 311.... 18.000,00
03-04. 312. 14.000,00

Su-total.............................. 47.000,00

Total comprobantes de ingreso.. - 106.000,00

Total........ ..................... 0,00



Declaro que me ha sido devuelto intacto el fondo arriba mencionado
Y declaro no tener otro fondo bajo mi custodia excepto por:

Fondo de caja chica

Lis lvarez (firma)
Fecha: 04-04-20X0
Hora: 09:20 am
Banco.
Se utiliza esta cuenta para controlar y registrar transacciones que afectan el efectivo disponible
propiedad de la empresa que se encuentra en poder de instituciones bancarias.
Conciliacin bancaria.
Es una de las actividades que ms fortalece el control interno de la empresa. De acuerdo con la ley
de bancos y el art. 523 del cdigo de comercio, estos estn obligados a enviar a sus clientes cada
fin de mes un estado en el que se detalle en movimiento que ha tenido cada cuenta en el
transcurso de dicho mes, indicando por supuesto el saldo efectivo disponible para la fecha en que
tal estado de cuenta ha sido cortado en condiciones normales, el saldo que seala el banco en su
estado de cuenta, debera coincidir con el saldo que arroje la cuenta del banco correspondiente
segn la contabilidad de la empresa. Sin embargo, rara vez sucede eso. Es decir que,
prcticamente nunca coinciden.
Por supuesto, existe una gran cantidad de razones por las cuales el saldo segn el banco no
coincide con el saldo de la empresa.
Pues bien, el trabajo ms importante que se desarrolla en el proceso de hacer la conciliacin
bancaria, es aquel dirigido a determinar las razones por los cuales estos saldos no cuadran. A esas
partidas se le conocen como partidas de conciliacin.
Tipos de conciliacin bancaria.
Se destacan las siguientes:

De extracto a libros.

De libros a extracto.

Simultnea o real.













BANCO REGIONAL Cta. N 0020-4085612345678901
FECHA DESCRIPCION DEBE HABER SALDO
Abril

01
01
01
03
04
05
06
07
08
09
10
12
12
15
16
18
18
20
22
25
26
27
28
29
29
29
30
30
30
30
Saldo
Deposito 3045
Cheque 12406 pituitaria C.A.
Cheque 12407 La Renta
S.A.
Deposito 3090
Deposito 3095
Cheque 12408 Indulsa C.A
Cheque 12409 Flecha C.A
Cheque 12410 Fresnoca
Nota de crdito 104 tranf.
Deposito 4232
Cheque 12411 anulado
Cheque 12412 La Iracunda
S.A
Cheque 12413 Partisano S.A
Deposito 4193
Cheque 12414 La Libertad
Nota de dbito 216 intereses
Cheque 12415 Prisma C.A
Cheque 12416 Tierriero S.A
Deposito 3280
Deposito 3570
Cheque 12417 La Favorita
Cheque 12418 Enteve C.A
Cheque 12419 Indulara S.A
Cheque 12420 A. Prez
Deposito 2935
Deposito 1430
Cheque 12421 Pegamosa
Cheque 12422 Las Sensata
C.A
Cheque 12423 Caracol S.A

5600,00


2960,00
8.490,00



2.160,00
7.270,00



4.790,00




8.070,00
4.390,00




4.820,00
7.610,00


1.000,00
4.180,00


2.140,00
1.280,00
2.040,00



3.290,00
1.260,00

2.830,00
1.490,00
640,00
960,00


2.860,00
3.410,00
1.630,00
1.940,00


4.130,00
1.390,00
2.420,00
25,460,00
31.060,00
31.060,00
25.880,00
28.840,00
37.330,00
35.190,00
33.910,00
31,870,00
34.030,00
41.300,00

38.010,00
36.750,00
41.540,00
38.710,00
37.220,00
36.580,00
35.620,00
43.690,00
48.080,00
45.220,00
41.810,00
40.180,00
38.240,00
43.060,00
50.670,00
46.540,00
45.150,00
42.730,00
Estados de cuentas recibidos por el banco

















B A N C O R E G I O N A L
Capital: 200.000.000,00
La Empresa C.A
Av. Lara N 84-32
Barquisimeto Edo Lara
Periodo:

Abril 2010
Cuenta N

0020-4085612345678901
FECHA DESCRIPCION DEBE HABER SALDO
Abril 01
01
01
02
04
04
05
09
10
10
10
14
14
16
17
17
17
21
22
25
25
26
26
27
29
29
30
30
30
30
30
Saldo
DP 3040
DP 3045
NC 104 transferencia
CH 12406
DP 3090
DP 3095
CH 12410
CH 12407
ND 216 intereses
DP 4232
CH 12404
ND 231 intereses
DP 4193
CH 12408
CH 1321946
Correccin CH. 1321946
CH 12413
CH 12416
ND 313 CH. Devuelto
DP 3280
CH 2435602
DP 3570
CH 12414
CH 12419
NC 119 transferencia
CH 12421
CH 12420
NC 192 transferencia
CH 12415
DP 2935






1.00,00


2.040,00
4.180,00
1.490,00

5.380,00
400,00

2.140,00
1.500,00

1.620,00
960,00
2.060,00

4.380,00

2.830,00
1.630,00

4.130,00
1.940,00

640,00




30.010,00
5.600,00
2.160,00

2.960,00
8.490,00



7.270,00


4.790,00


1.500,00



8.070,00

4.930,00


3.380,00


2.600,00

4.820,00



30.290,00
33.300,00
38.900,00
41.060,00
40.060,00
43.020,00
51.510,00
49.470,00
45.290,00
43.800,00
51.070,00
45.690,00
45.290,00
50.080,00
47.940,00
46.440,00
47.940,00
46.320,00
45.360,00
43.300,00
51.370,00
46.990,00
51.920,00
49.090,00
47.460,00
50.840,00
46.710,00
44.770,00
47.370,00
46.730,00
51.550,00
Conciliacin bancaria de marzo 2010













Con
cilia
cin
de
sald
os
ajus
tad
os






No
tas
de
d
bit
os.

Es
un
com
pro
ban
te
que
una
em
pre
sa
env
a a
su
clie
nte,
en
la
que
se
le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto
que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la
cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier otra
circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

Notas de crdito.

LA EMPRES C.A
Conciliacin bancaria
Banco: banco regional
Cuenta: 0020-408561345678901

Descripcin Segn libros Segn bancos


Saldos al 30-04-2010
Partida no registradas en el banco
Cheques en trnsito (no cobrados)
Nro. Beneficiario fecha
12401 la grua C.A 29-03-10
12409 Flecha C.A 07-04-10
12412 la iracunda 12-04-10
12417 la favorita 27-0410
12418 enteve 28-04-10
12422 la sensata 30-04-10
12423 caracol 30-04-10
Depsitos en trnsito (no abonados)
Nro. Fecha
1430 30-04-10
Partida no registradas en los libros
Notas de dbitos:
Nro. Fecha concepto
231 14-04-10 intereses
313 25-04-10 cheques
devuelto
Notas de crdito
Nro. Fecha concepto
119 14-04-10 transferencia
192 30-04-10 transferencia
Errores
De li bros:
Cheques mal registrados:
Nro. Fecha correto
12413 1.260,00 1.620
Depsitos mal registrado
Nro. Fecha correcto
3570 4.390,00 4.930,00
De bancos:
Cheques no pertenecientes a la
empresa
Nro. Fecha
243502 26-04-10
debe haber debe haber
42.730,oo























3.380,00
2.600,00








540,00
































360,00





2.460,00
1.280,00
3.290,00
2.860,00
3.410,oo
1.390,00
2.420,00








400,00
2.060,00
51.550,00













7610,00




















4.380,00
Total
Saldos ajustados al 30-04-10
Total
49.250,00 2.820,00 17.110,00 63.540,00
46.460,00 46.430,00
49.250,00 49.250,00 63.540,00 63.540,00

Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la
acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.
Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser por: avera de productos vendidos,
rebajas o disminucin de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por
exceso en la facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.