PROCEDIMIENTO : CIERRE DE VENTAS Y ENTREGA DE

VALORES EN OFICINA DE VENTAS

Direccin: Comercial
rea: Ventas
Clave: COM VEN P-04

Aprob:
Direccin Comercial
Autoriz:
Direccin General
Fecha de ltima actualizacin:
1 de Julio 2006
Versin:
1.0
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1. Objetivo Establecer las acciones a seguir para realizar el cierre de ventas en
oficinas de Ventas y el depsito de la venta a la empresa encargada del
Traslado de valores, por periodo.


2. Campo de aplicacin
/ Alcance
Este procedimiento aplica para las oficinas de ventas de interjet ubicadas
en las ciudades y Aeropuertos

Inicia con la solicitud del supervisor de ventas a los ejecutivos de ventas de
la oficina de entregar el efectivo y documentos de ventas del perodo a
cerrar y finaliza con la entrega de los reportes de ventas y documentacin
de soporte al rea de contabilidad


3. Referencias Formato externo:
Comprobante de Servicio de Traslado y Proceso de Valores
Archivo de Excel Formato desglose deposito
Gua de consulta rpida de la Terminal de pago bancaria


4. Definiciones

Trmino Definicin
Carta
Asignacin de
Boletos de
Cortesa:

Documento que otorga un pase de abordar y boleto
sin costo a un beneficiario
Carta de
Asignacin de
Comisin de
Servicio (COSE):

Documento que se le otorga a un empleado que
requiere un boleto de viaje para realizar un servicio
para interjet.

Carta de
Contrato
Intercambio:
Documento que avala la modalidad comercial en la
que Interjet intercambia servicios (boletos) con otras
empresas a travs de un contrato en donde se
establecen las condiciones para cada intercambio.

Carta de
Contrato
Intercambio:
Documento que avala la modalidad comercial en la
que Interjet intercambia servicios (boletos) con otras
empresas a travs de un contrato en donde se
establecen las condiciones para cada intercambio.

Carta
Diplomtica:



Documento oficial expedido por el Gobierno de
Mxico, en donde se expresa que el portador viaja en
Comisin de Servicio y por lo tanto no debe pagar
TUA.

Catalogo de
Firmas:
Libro que contiene las fotografas y firmas de los
custodios de seguridad, encargados de brindar el
servicio de recoleccin de valores en las oficinas de
ventas.
PROCEDIMIENTO : CIERRE DE VENTAS Y ENTREGA DE
VALORES EN OFICINA DE VENTAS
Direccin: Comercial
rea: Ventas
Clave: COM VEN P-04

Aprob:
Direccin Comercial
Autoriz:
Direccin General
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4. Definiciones

Trmino Definicin

Comprobante de
Servicio de
Traslado y
Proceso de
Valores:

Comprobante que avala la entrega del efectivo y
cheques certificados de la venta de un periodo de las
oficinas a la empresa encargada de transportar los
valores.
Custodios de
Seguridad:
Personal que enva la empresa Trasladadora de
valores para la recoleccin de efectivo y cheques
certificados

Documentos de
Soporte:
Documentos comprobatorios de las cifras presentadas
en los reportes de ventas como:
Vouchers. Comprobante de entrega de valores, etc.

Formato de
Reembolso:

Formato que se utiliza para realizar reembolsos a los
clientes de Interjet, cuando aplique

Formato
Desglose
Deposito:
Archivo de Excel proporcionado por la empresa
encargada del Traslado de Valores que consta de 4
hojas para realizar el desglose del deposito de valores
de acuerdo a:
Moneda nacional
Cheques Banorte
Cheques de otros bancos
Efectivo Dlares

Payment
Receipts:
Reporte generado a travs del sistema Sky Report que
presenta los montos totales de las ventas de un
ejecutivo clasificadas en: efectivo, cheques y por tipos
de tarjeta de crdito, de un periodo y oficina
determinada

Payment
Summary:
Reporte generado a travs del sistema Sky Report que
presenta los montos totales del efectivo, cheques y
pagos por tipo de tarjeta de crdito, de las ventas de
un periodo y oficina determinado

Refounds:
(Reporte)
Reporte generado a travs del sistema navitaire,
mdulo SkyReport, que presenta el monto de
reembolsos en efectivo y Tarjeta de crdito

Segurisello Bolsa de plstico con banda adherible especial para
guardar y entregar valores.

SkyReport Mdulo del sistema Navitaire que genera reportes con
los datos registrados en el sistema

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VALORES EN OFICINA DE VENTAS
Direccin: Comercial
rea: Ventas
Clave: COM VEN P-04

Aprob:
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Autoriz:
Direccin General
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4. Definiciones

Trmino Definicin
Terminal Vx610
Retail:
Aparato electrnico proporcionado por el banco
contratado, para realizar operaciones con tarjetas de
debito de diferentes bancos

Traslado de
Valores:
Servicio contratado por la empresa para la recoleccin
de dinero y cheques certificados, resultado de la venta
de boletos en las oficinas de ventas.

Voucher: Documento generado a travs del sistema SkySpeed
como comprobante de pago con tarjeta de crdito o
comprobante expedido por la Terminal de pago
bancaria en caso de que la operacin se realice con
tarjeta de debito


5. Polticas



1. Se deber realizar un cierre de ventas cada vez que:
a. Finalice un turno
b. Finalice un da de trabajo.

2. Contar el efectivo despus de que se cierre la oficina de ventas o
fuera de la vista de los clientes.

3. Las oficinas de ventas en el rea metropolitana, debern entregar
los reportes de ventas al personal que se les indique y los das que
se les asignen.

4. Las oficinas de ventas fuera del rea metropolitana, debern
entregar los reportes de ventas de acuerdo al procedimiento de
correspondencia interna.

5. Todas las oficinas de ventas de Interjet debern contar con el
servicio de transporte de valores y un cofre de seguridad.

6. Los faltantes de los cierres de ventas deben ser pagados por el
ejecutivo de ventas responsable del faltante. Si el responsable del
faltante no cubre el monto del faltante en ese momento , el
supervisor de ventas deber elaborar una Nota de Cargo
correspondiente al monto faltante y enviarlo adjunto al reporte de
ventas del da

7. El supervisor de ventas debe depositar los sobrantes junto con las
ventas del da elaborando un nuevo Comprobante de Servicio de
Traslado de Valores por el monto correspondiente.




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VALORES EN OFICINA DE VENTAS
Direccin: Comercial
rea: Ventas
Clave: COM VEN P-04

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Autoriz:
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6. Responsabilidades
Supervisor de Ventas

Solicitar a los ejecutivos bajo su supervisin las ventas del
perodo a cerrar, documentacin soporte y asignar el orden en
que deben de entregar.
Imprimir los reportes: Payment Receipts por ejecutivo,
Payment Summary y Refounds
Obtener el Reporte de Totalizacin y Cierre de Lote de los
pagos realizados con tarjeta de debito y compararlo contra el
pago de debito en el reporte Payment Summary
Revisar y comparar junto con los ejecutivos Vs. Reporte
Payment Receipts
Identificar el origen de las diferencias entre los reportes con el
Ejecutivo de Ventas y determinar solucin:
o Si existiera un sobrante, se debe elaborar un comprobante
de servicio de traslado de valores y depositarlo al
Traslado de valores
o Si existiera un faltante, se debe acordar con el ejecutivo de
ventas cuando y como se debe pagar la cantidad. Elaborar
una Nota de Cargo por el monto del faltante e informarlo a
la Gerencia de Ventas y el rea de Finanzas
Contar y registrar el efectivo en Formato desglose depsitos
Verificar totales del Formato desglose depsitos con el reporte
Payment Summary
Identificar el origen de las diferencias entre el Formato
desglose depsitos y el reporte Payment Summary
Imprimir el Formato desglose depsitos
Preparar la entrega al Traslado de valores
Prepara la entrega a Contabilidad
Guarda los reportes de ventas y documentacin soporte hasta
que el servicio de mensajeria interna se presente a recogerlos.
Anexar el Comprobante de Servicio de Traslado de Valores al
reporte de ventas.
Entregar el reporte de ventas a mensajera interna.
Reportar cualquier anomala en el cierre de ventas a
Contabilidad y Gerencia de Ventas o Gerente de Estacin

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Direccin: Comercial
rea: Ventas
Clave: COM VEN P-04

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Autoriz:
Direccin General
Fecha de ltima actualizacin:
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6. Responsabilidades
Ejecutivo de Ventas
Entregar al supervisor de ventas el efectivo y documentos
soporte de las ventas en el orden indicado por el Supervisor de
Ventas y bajo las condiciones requeridas:

o El dinero en efectivo contado y separado:
Por moneda nacional y extranjera
Por denominacin (cada tipo de moneda) de menor
a mayor valor.
o Los Vouchers sumados y separados por tipo de tarjeta de
crdito y debito.
o Formatos de reembolso firmados por el pasajero

Identificar junto con el Supervisor de ventas el origen de las
diferencias entre el reporte Payment Receipts y lo entregado
por el ejecutivo de ventas para determinar la solucin
respectiva



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VALORES EN OFICINA DE VENTAS
Direccin: Comercial
rea: Ventas
Clave: COM VEN P-04

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Autoriz:
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7. Procedimiento

7.1 Diagrama

INICIO
1
S.V.
Solicita preparar efectivo y
documentos soporte de venta
2
S.V.
Imprime reportes:
Payment Receipts, Payment
Summary y Refunds
3
S.V.
Cierra la Terminal de pago
Bancaria
6
S.V./ E.V.
Identifican origen de las
diferencias y determinan
solucin
7
S.V.
Cuenta y registra efectivo y
cheques en Formato
desglose depositos
8
S.V.
Verifica totales
11
S.V.
Imprime Formato desglose
depositos y Prepara entrega
de valores
COM VEN I- 04-1
Entrega de Valores
12
S.V.
Prepara y guarda documentos
soporte de ventas hasta la
entrega a Contabilidad
14
S.V.
Anexa comprobante de
servicio de Traslado de
Valores al reporte de ventas
13
Se entreg a Traslado
de Valores?
15
S.V.
Entrega reportes de ventas a
mensajeria interna
4
S.V.
Revisa y compara venta del
ejecutivo Vs. reporte Payment
receipts
FIN
Si
No
5
El reporte es igual
a la venta?
10
S.V.
Identifica origen de las
diferencias y corrige
9
Son iguales?
Si
COM VEN P-05
Asignacin de Boletos
de Cortesa
COM VEN P- 03
Reembolsos por
Cancelacin de Vuelos por
Causas Imputables a Interjet
COM VEN P- 01
Ventas Directas
COM VEN P- 02
Atencin a Solicitud de
Cambios de
Reservacion
COM VEN P- 06
Asignacin de Boletos
Comisin de Servicio
COM VEN P- 07
Asignacin de Boletos
Contrato de Intercambio de
Servicios
No
Si
No
S.V. = Supervisor de Ventas
COM VEN P- 09
Ventas Grupos
Pagos y
Documentos
Soporte

PROCEDIMIENTO : CIERRE DE VENTAS Y ENTREGA DE
VALORES EN OFICINA DE VENTAS
Direccin: Comercial
rea: Ventas
Clave: COM VEN P-04

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7.2 Descripcin

No Responsable Descripcin de Actividades
1. Supervisor de
Ventas

Solicita Preparar Efectivo y Documentos Soporte de Venta

Solicita a los ejecutivos preparar efectivo y documentos soporte de ventas de
la siguiente manera:
Los billetes acomodados de menor a mayor denominacin.
Separado por Tipo de moneda
Los documentos de soporte deben separarse por:

Vouchers por tipo de tarjeta de crdito
o Visa
o Master Card
o American Express

Vouchers por tipo de tarjeta de debito
Cheques certificados por banco de procedencia.
Originales de las Cartas Cortesa.
Copia de Carta Diplomtica de personal diplomtico o de alto rango de
gobierno exentos de pago de TUA expedida por su dependencia
gubernamental o en su defecto copia de credencial que lo acredite
Formatos de reembolso.

Asigna el orden para que los Ejecutivos de ventas entreguen efectivo y
documentos.

2. Supervisor de
Ventas

Imprime Reportes: Payment Receipts, Payment Summary y Refunds

Imprime de acuerdo al manual del sistema Navitaire los siguientes reportes:
Payment Receipts por cada ejecutivo
Payment Summary del da
Refunds

3. Supervisor de
Ventas

Cierra la Terminal de Pago Bancaria

De acuerdo al anexo: Gua de consulta rpida de Terminal Vx610 Retail,
genera:
Reporte de Totalizacin (Ver Ejemplo)
Comprobante de cierre de Lote (Ver Ejemplo)
Y compara las cifras contra el pago de debito en el reporte Payment Sumary


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VALORES EN OFICINA DE VENTAS
Direccin: Comercial
rea: Ventas
Clave: COM VEN P-04

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No Responsable Descripcin de Actividades
4. Supervisor de
Ventas

Revisa y Compara Venta del Ejecutivo Vs. Reporte Payment Receipts

Recibe del ejecutivo efectivo y documentos soporte.

Revisa y compara en presencia del ejecutivo, que coincida el reporte
Payment Receipts con los montos de:

Efectivo
Vouchers de crdito y debito
Reembolsos
Cartas expedidas por dependencias gubernamentales (pago exento de
TUA)
Cartas de cortesa

5. El reporte es Igual a la Venta?

Si: Contina con el punto No. 7
No: Contina con el punto No. 6

6. Supervisor de
Ventas /
Ejecutivo de
Ventas

Identifican Origen de las Diferencias y Determinan Solucin

Identifican el origen de las diferencias y si es:
Faltante: Determinan cuando y como se va a pagar y elabora Nota
de Cargo
Sobrante, el supervisor debe elaborar un Comprobante de servicio
de traslado y proceso de valores por el monto del sobrante y debe
ser depositado junto con la venta del da al Servicio de Traslado de
Valores.

7. Supervisor de
Ventas

Cuenta y Registra Efectivo y Cheques en Formato Desglose Depsitos

Junta el efectivo entregado por los ejecutivos y lo ordena por:

Moneda nacional
Moneda extranjera
Denominacin de menor a mayor
Cheques por Institucin bancaria.

Cuenta el efectivo y lo registra en el archivo de Excel llamado, formato de
desglose depsitos se debe de identificar la hoja del archivo segn
corresponda:

Moneda nacional
Cheques Banorte
Cheques de otros bancos
Efectivo Dlares

PROCEDIMIENTO : CIERRE DE VENTAS Y ENTREGA DE
VALORES EN OFICINA DE VENTAS
Direccin: Comercial
rea: Ventas
Clave: COM VEN P-04

Aprob:
Direccin Comercial
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No Responsable Descripcin de Actividades
8. Supervisor de
Ventas

Verifica Totales

Verifica que los totales de:
Payment Summary coincidan con:
Cantidad de efectivo y cheques del formato desglose depsito.
Total general del Reporte de totalizacin expedido por la
Terminal.
Suma de vouchers de tarjetas de crdito: Visa, Master Card y
American Express
Suma de los vouchers de tarjetas de debito.
Refund, coincida con el total de formatos de reembolsos

9. Son Iguales?

Si: Contina con el punto No. 11
No: Contina con el punto No. 10

10. Supervisor de
Ventas

Identifica Origen de las Diferencias y Corrige

Identifica cul es el origen de las diferencias a travs de verificar cantidades en
reportes, documentos soporte, y corrige las diferencias.

11. Supervisor de
Ventas

Imprime Formato Desglose Deposito y Prepara Entrega de Valores

Imprimir el Formato desglose depsito de Excel.

Prepara la entrega de valores de acuerdo al Instructivo de trabajo COM VEN I-
04-1 Entrega de Valores

12. Supervisor de
Ventas

Prepara y Guarda Documentos Soporte de Ventas Hasta la Entrega a
Contabilidad

Prepara la documentacin de soporte de las ventas para ser entregada a
contabilidad:
Anexar al reporte Payment Receipts de cada agente:
Vouchers por tipo de tarjeta.
Cartas expedidas por dependencias gubernamentales (pago exento de
TUA)
Cartas de cortesa.
Formato de reembolso

Anexar al Payment summary:
Tickets emitidos por la terminal de pago bancaria: Reporte de totalizacin
y Comprobante de cierre completo.
Comprobante de servicio de Traslado de Valores en caso de existir una
entrega previa de valores.

Guardar la documentacin soporte en un cajn seguro hasta que se presente
en la Oficina de Ventas la persona encargada de recoger esta informacin y a
su vez la entrega a Contabilidad.
PROCEDIMIENTO : CIERRE DE VENTAS Y ENTREGA DE
VALORES EN OFICINA DE VENTAS
Direccin: Comercial
rea: Ventas
Clave: COM VEN P-04

Aprob:
Direccin Comercial
Autoriz:
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1.0
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No Responsable Descripcin de Actividades

13. Se entreg a Traslado de Valores?

Si: Contina con el punto No. 14
No: Contina con el punto No. 15

14. Supervisor de
Ventas

Anexa Comprobante de Servicio de Traslado de Valores al Reporte de
Ventas

Incluye en el reporte de ventas del da el comprobante de servicio de Traslado
de Valores
Archiva una de las copias que entrega el custodio de seguridad en la Oficina
de ventas.

15. Supervisor de
Ventas

Entrega Reportes de Ventas a Mensajera Interna

En Oficinas de Venta en la Zona Metropolitana: Se entregara va mensajera
interna los das establecidos.

Para Oficinas de Ventas fuera del rea Metropolitana: Enviar por
correspondencia interna el Reporte de Ventas dirigido a Contabilidad de
acuerdo al procedimiento COM AER P-06 Envo y Recepcin de
Correspondencia Interna



8. Entradas y Salidas

Entradas Condiciones de Aceptacin
Cartas de:
Asignacin de boletos cortesa
Asignacin de boletos por Comisin de Servicio
Contrato Intercambio de Servicios.

Requisitadas y con las firmas correspondientes.
Cheques certificados Recibidos del cliente a mas tardar 72 horas antes
de la salida del vuelo a nombre de ABC Aerolneas
SA de CV y registrados en el sistema SkySpeed.

Dinero en Efectivo en moneda nacional o
extranjera, resultante de las ventas.
Recibidos del cliente, verificada su autenticidad y
registrado en el sistema SkySpeed

Tarjetas de crdito y debito Autorizadas por el banco que las expidi.


Salidas Condiciones de Aceptacin
Formatos de Reembolso Autorizados por el supervisor de ventas y firmados
por el cliente.

Reporte Payment Summary Generado a travs del sistema Navitaire por el
perodo a considerar para el cierre con:
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VALORES EN OFICINA DE VENTAS
Direccin: Comercial
rea: Ventas
Clave: COM VEN P-04

Aprob:
Direccin Comercial
Autoriz:
Direccin General
Fecha de ltima actualizacin:
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Versin:
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Salidas Condiciones de Aceptacin
o Reportes de Payment Receipts por ejecutivo
y documentos de soporte
o Comprobantes Originales de entrega de
valores
o Formatos de reembolsos
o Ticket de Cierre completo de la venta
o Ticket de Totalizacin.

Entregados o enviados al rea de Contabilidad.

Reporte de Payment Receipts por ejecutivo

Generados a travs del sistema Navitaire por el
perodo a considerar para el cierre

Entregado al supervisor junto con la
documentacin soporte:

o Vouchers de tarjetas de crdito y debido
separados por tipo de tarjeta
o Formatos de reembolso
o Cartas cortesa
o Cartas de comisin de servicio
o Cartas expedidas por el gobierno a su
personal.
Debidamente registrados y firmados.

Con cifras conciliadas entre el reporte, efectivo y
documentacin de soporte.

Reporte Refund Generado a travs del sistema Navitaire por el
periodo a considerar para el cierre
Con formatos de reembolso adjuntos firmados
por los clientes

Vouchers de pagos con tarjeta de debito Expedidos por la Terminal de pago bancaria y
firmado por el cliente

Vouchers de pagos con Tarjetas de crdito (Visa,
Master Card o American Express)
Generados a travs del sistema Sky Speed
Autorizados por el Banco correspondiente y
firmados por el cliente


PROCEDIMIENTO : CIERRE DE VENTAS Y ENTREGA DE
VALORES EN OFICINA DE VENTAS
Direccin: Comercial
rea: Ventas
Clave: COM VEN P-04

Aprob:
Direccin Comercial
Autoriz:
Direccin General
Fecha de ltima actualizacin:
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9. Registros
Registro de ventas en Navitaire

Este registro es un sistema que contiene el registro de todas las ventas de
la empresa
Se resguarda de acuerdo a las polticas de respaldo del rea de Tecnologa
de Informacin



10. Formatos
COM VEN F-03-1 Formato de Reembolso

Formatos Externos:
Formato de Desglose Depsitos



11. Procedimientos
COM VEN P-01 Ventas Directas
COM VEN P-02 Atencin a Solicitud de Cambios de Reservacin
COM VEN P-03 Reembolsos por Cancelacin de vuelo por causas
imputables a Interjet
COM VEN P-05 Asignacin de boletos de cortesa.
COM VEN P-06 Asignacin de boletos comisin de servicio.
COM VEN P-07 Asignacin de boletos Contrato de intercambio de
servicios
COM VEN P-09 Ventas Grupos

De otras reas:
COM AER P-06 Envo y Recepcin de Correspondencia Interna.



12. Instrucciones de Trabajo
COM VEN I- 04-1 Entrega de Valores



13. Anexos
Ninguno


PROCEDIMIENTO : CIERRE DE VENTAS Y ENTREGA DE
VALORES EN OFICINA DE VENTAS
Direccin: Comercial
rea: Ventas
Clave: COM VEN P-04

Aprob:
Direccin Comercial
Autoriz:
Direccin General
Fecha de ltima actualizacin:
1 de Julio 2006
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114. Ejemplos
Reporte Payment Summary





Reporte Payment Receipts




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Versin:
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114. Ejemplos
Vouchers



Ticket de Cierre Completo



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Autoriz:
Direccin General
Fecha de ltima actualizacin:
1 de Julio 2006
Versin:
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114. Ejemplos
Ticket de Totalizacin



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rea: Ventas
Clave: COM VEN P-04

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Fecha de ltima actualizacin:
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Versin:
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114. Ejemplos
Gua de Consulta Rpida de la Terminal de Pago Bancaria




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rea: Ventas
Clave: COM VEN P-04

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Direccin General
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114. Ejemplos



PROCEDIMIENTO : CIERRE DE VENTAS Y ENTREGA DE
VALORES EN OFICINA DE VENTAS
Direccin: Comercial
rea: Ventas
Clave: COM VEN P-04

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114. Ejemplos
Formato de Comprobante de Servicio de Traslado y Proceso de Valores