BIBLIOS Nmero 13 Julio-Setiembre 2002

Archivstica
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EL DESARROLLO DE PROYECTOS DE AUTOMATIZACIN DE
ARCHIVOS:
Cmo estructurarlos





Por : Carlos Alberto Zapata Crdenas
Correo electrnico: carlos_zapata@hotmail.com
Biblioteclogo y Archivsta ULS. Master en Docencia ULS. Colombia.
Lima, Setiembre de 2002.





Resumen

Los Archivistas se enfrentan a ciertas dificultades relacionadas con el manejo
de proyectos de tecnologa debido a su complejidad y diversidad de
aplicaciones. El desarrollo de un proyecto de automatizacin de archivos debe
partir de una concepcin holstica de la informacin empresarial. Para
afrontarlo mejor, en este artculo se plantean los elementos ms relevantes de
la gestin de un Proyecto de Automatizacin de Archivos.













Planeacin de proyectos informticos para archivos


Una de las dificultades que con mayor frecuencia suelen enfrentar los
archivistas es la relacionada con el manejo de proyectos de tecnologa y ms
especficamente con la seleccin, desarrollo e implementacin de sistemas de
automatizacin de archivos y documentos, lo cual se debe principalmente a la
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complejidad que caracteriza a este tipo de proyectos y a la diversidad de
aplicaciones que son necesarias 1.

El desarrollo de un proyecto de automatizacin de archivos debe partir de una
concepcin holstica de la informacin empresarial, que permita no solo el
acceso a los fondos, secciones, series, etc., que conforman el acervo
documental de la entidad, sino la integracin con otros sistemas o ncleos de
informacin hasta configurar un sistema Integral de informacin
2
que sirva de
apoyo a la organizacin.

De acuerdo con Puig
3
, el xito de un proceso de automatizacin comienza
cuando consideramos este proceso como un proyecto al que se asocian
tcnicas y procedimientos de diseo, planificacin y gestin del mismo.
Implcitamente esta concepcin supone la necesidad de definir un objetivo y
planificar y controlar el trabajo. La definicin del objetivo es tal vez el primer
obstculo serio del proyecto, ya que de su adecuada definicin depende en
buena parte el xito del proyecto. De otro lado, la gestin del proyecto es el
otro factor determinante, ya que una inadecuada administracin y control del
mismo puede generar no solo el incumplimiento del objetivo si no adems
prdida de recursos para la organizacin.
Finalmente, uno de los elementos crticos frente al proceso de automatizacin
se refiere a las limitaciones en cuando al mercado del software para archivos,
lo que impide contar con suficientes aplicaciones comerciales

De acuerdo con lo anterior, a continuacin se plantean los elementos ms
relevantes de la gestin de un Proyecto de Automatizacin de Archivos, que
comprenda:

Definicin del proyecto
Requerimientos funcionales generales
Definicin de los trminos de referencia
Aspectos de la Contratacin



I. Definicin del proyecto
Es muy frecuente que al emprender un proyecto de este tipo, no se tenga
suficiente claridad sobre las implicaciones del mismo frente a los diferentes

1
ZAPATA CARDENAS. Carlos Alberto. LA AUTOMATIZACION DE ARCHIVOS: Algunas
consideraciones para la estructuracin de proyectos informticos en archivos. Bogot: Universidad d la
Salle. 2001.
2
ZAPATA CARDENAS. Carlos Alberto. Sistemas de informacin: perspectivas e incongruencias desde
la gestin de informacin organizacional. Bogot: Universidad Javeriana, 2002. Documentos de Clase.
P. 2.
3
PUIG TORNE. Juan. Proyectos Informticos. Madrid: Paraninfo, 1994. p. 9
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procesos de la organizacin y en muchos casos se descuiden factores que
pueden ser determinantes al momentos de decidir cual sistema adquirir o las
caractersticas del mismo, si la organizacin tiene previsto contratar un
desarrollo a la medida.

La ausencia de criterios claros acerca de las necesidades de la organizacin y
el alcance del proyecto, se reflejan en una inadecuada definicin y por
consiguiente en el fracaso del mismo.

Para delimitar el alcance del proyecto es preciso determinar la definicin del
mismo, con el fin de asegurar su viabilidad. El planteamiento de los siguientes
interrogantes ayuda a definir la conveniencia, utilidad y viabilidad del proyecto:

Cmo contribuye el desarrollo del sistema de informacin a la misin, los
objetivos y las estrategias de la organizacin y el archivo?
Existe la tecnologa adecuada, las tcnicas, las metodologas y/ o el
conocimiento necesario para el desarrollo del proyecto?
Los productos y resultados que se espera obtener tiene realmente
posibilidades, uso y aceptacin en el archivo?
Cules son los costos y cules los beneficios estimados del proyecto? Es
factible econmicamente?



II. Definicin de los trminos de referencia
La definicin de requerimientos tcnicos resulta uno de los aspectos de mayor
trascendencia en un proyecto de automatizacin de archivos. Una mala
definicin de los requerimientos tcnicos puede terminar en el fracaso de este o
de cualquier otro tipo de proyectos informticos.

Es aconsejable definir de la forma ms detallada posible los requerimientos
tcnicos con el fin de:

Minimizar los riesgos financieros/ tcnicos inherentes a proyectos
complejos, definiendo claramente los requerimientos.
Aclarar al contratista lo que la empresa quiere obtener
Extraer de las propuestas de los contratistas, toda la informacin tcnica
necesaria para hacer una evaluacin eficiente de las mismas.

Si el contratante no posee internamente los recursos para preparar un
documento de requerimientos tcnicos realista y detallado, se debe
contratar una persona o entidad externa que lo asesore.

El archivista debe tener en cuenta los siguientes factores al preparar los
trminos de referencia:

Mientras menos precisos sean los trminos de referencia mayor ser la
dispersin de precios en las ofertas y mayor la incertidumbre al contratar.
Mientras ms precisas sean las especificaciones funcionales de los
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trminos de referencia mayor sern las probabilidades de xito del
proyecto.
Todo sistema de informacin es por naturaleza evolutivo. Se debe buscar
una buena primera aproximacin a la solucin del problema, evitando la
tentacin de incorporar al sistema todas las posibles situaciones que
puedan presentarse.

En los trminos de referencia debe incluirse informacin referente al grado de
madurez y desarrollo de la empresa en el rea informtica. Para esto se
recomienda presentar una descripcin de los procesos sistematizados en
produccin y una visin de la organizacin administrativa del grupo de
informtica. Tambin es conveniente presentar una visin de las plataformas
de hardware y de software existentes, y si es el caso, de proyectos concretos
para migrar de estas plataformas tecnolgicas a otras.

Como mnimo los trminos de referencia debern incluir los siguientes
aspectos para cada aplicacin cuyo desarrollo se desee contratar.

Descripcin funcional de los procesos que se desea automatizar. Para esto
debe especificarse las variables de entrada y las variables de salida.
Interaccin de cada aplicacin con el entorno. Con cuales sistemas de
informacin o procesos manuales interacta la aplicacin; que otros
procesos alimenta, con cuales bases de datos tiene relacin para entrada y
salida.
Nmero de usuarios en contacto con cada aplicacin (inicial y estimado).
Localizacin y comunicacin de los usuarios entre s y con los sistemas de
informacin.
Volumen de transacciones tipo en cada aplicacin (inicial y proyectado)

Los trminos de referencia deben incluir la metodologa general de evaluacin
de ofertas (Tcnico, econmico y tiempo) de tal manera que el proceso de
contratacin sea lo mas transparente posible y se obtengan propuestas
orientadas a las prioridades de los archivos.

Es muy importante tener en cuenta la importancia de la utilizacin de los
estndares tecnolgicos como por ejemplo los sistemas abiertos, de tal
manera que el producto obtenido permita incorporar nuevas tecnologas y a su
vez facilite la integracin con los sistemas de informacin ya existentes en la
compaa.



III. El proceso de contratacin
El proceso de contratacin de un sistema informtico para archivos se divide en
las siguientes fases:

Investigacin de mercado de oferentes de los servicios.
Elaboracin de los trminos de referencia
Evaluacin de las propuestas
Seleccin del contratista.
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Las anteriores fases no tienen que ser necesariamente secunciales. Por
ejemplo para elaborar adecuadamente los trminos de referencia puede ser
conveniente revisar algunos aspectos del mercado de posibles oferentes.

Resulta indispensable antes de iniciar procesos de contratacin recurrir a
investigaciones de mercado, que permitan al contratante identificar posibles
proveedores y alternativas tecnolgicas, explorar nuevas opciones de solucin
al problema y dimensionar los aspectos econmicos, con el fin de definir mejor
el problema. Esta investigacin es particularmente til en procesos de alta
incertidumbre como el de automatizacin de archivos.

La indagacin sobre el mercado puede hacerse a travs de una solicitud de
requerimientos de informacin. Esta no constituye una obligacin para ninguna
de las partes involucradas, y no implica evaluacin ni cotizacin. Una buena
investigacin de mercados ahorra costosos desgastes en etapas posteriores
del proceso. Debe tenerse claro que esta revisin del mercado implica ciertos
costos para el archivo y para los posibles contratistas, razn por la cual debe
ser seria y breve.

A continuacin se presenta una lista de los temas bsicos que podran incluirse
como trminos de referencia para el desarrollo de un software para archivo:


Razones que originan el proyecto y factibilidad del mismo: permite ubicar a
los posibles proveedores sobre el alcance y riesgos del proyecto.
Objeto de la contratacin.
Alcance del servicio a contratar: funciones que debe tener el sistema
teniendo en cuenta qu datos, para producir qu resultado, en qu lugar,
para quin y que aspectos no se van a incluir en el sistema.
Productos y resultados esperados: prototipos, diseos, software,
documentacin capacitacin, etc.
Organizacin del proyecto: esquema organizativo con el cual el archivo
piensa supervisar, controlar, participar activamente en las labores del
contrato y coordinar las relaciones entre las partes. Se debe mostrar cual
sera el esquema de toma de decisiones durante la ejecucin del servicio.
Plazo estimado del servicio
Obligaciones del contratista
Obligaciones del archivo (contratante)
Recursos que aporta el archivo en mano de obra o en especie, diferentes
del precio del servicio, tales como instalaciones, personal, equipo, etc.
Presupuesto estimado


Los criterios para evaluar las diferentes propuestas se agrupan en jurdicos,
tcnicos, econmicos y de la organizacin del proponente. Aunque la
evaluacin de las propuestas desde el punto de vista jurdico no determina que
una oferta sea mejor que otra, es til para establecer si el proponente puede
participar o no (inhabilidades, incompatibilidades, etc.)

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En cuanto a los criterios tcnicos se pueden evaluar varios aspectos, a saber:

Metodologa del trabajo propuesta
Metodologa de administracin y control del proyecto
Metodologa de control de estndares y aseguramiento de calidad
Facilidades de capacitacin y asistencia tcnica

Los criterios econmicos hacen referencia a alas formas de pago y las
condiciones adicionales. Puede ser til hacer un estimativo de los costos
implcitos derivados de la propuesta tales como la infraestructura para
implementar la solucin, etc.

Entre los criterios sobre la organizacin del proponente se evalan la
experiencia del proponente, la calidad del grupo humano y el respaldo tcnico
disponible.

La evaluacin debe llevarse a cabo mediante un proceso en el que se deben
incluir los siguientes pasos:

Definicin de criterios y su peso o importancia
Definicin de parmetros con base en los cuales cada uno de los
criterios anteriores se va a evaluar.
Calificacin de las propuestas con base en los criterios y parmetros
establecidos

En la seleccin de la propuesta debe primar el concepto de mejor valor, es
decir aquel que en conjunto le aporte ms como solucin al archivo. Este
criterio pondera cosas como el respaldo, la experiencia, el valor agregado de la
solucin y la calidad reconocida en el medio. Es fundamental tratar de escoger
aquel con la experiencia suficiente para acometer con mayor probabilidad de
xito el servicio.

En el anexo # 1, se sealan algunos de los principales requerimientos
funcionales que son recomendables para sistema de informacin y
automatizacin de archivos.



IV. Recomendaciones finales
Como un componente paralelo a las fases anteriormente enunciadas, es
necesario planificar tanto los recursos humanos como los recursos econmicos
indispensables dentro del proyecto. De igual forma se debe plantear una
estructura que permita gestionar el proyecto, la cual se resumen en:
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Creacin de la estructura organizativa consistente en la designacin de in
lder un comit de seguimiento, el equipo humanos responsable de la
implementacin y la contratacin de una consultora cuando sea necesario.

Implementacin, que consisten en el conjunto de operacin que es
necesario realizar para poner en funcionamiento el sistema adquirido,
estableciendo cuidadosamente la gestin de los cambios que se realicen
sobre la marcha del proyecto. El orden del proceso de implementacin es:

Instalacin del sistema informtico
Instalacin de los programas y aplicaciones
Puesta a punto
Migracin de datos

Mantenimiento y evaluacin. Esta fase se realiza una vez implementado el
sistema y su objetivo es verificar la eficacia del proyecto y resolver los
inconvenientes que se presenten.

Difusin del proyecto en toda la organizacin a travs de:

Circulares
Cursos de capacitacin
Otros medios internos


























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ANEXO: Requerimientos Funcionales Generales





REQUERIMIENTOS FUNCIONALES GENERALES

Integracin, eficiencia y agilidad en
los procesos automatizados inherentes a
la gestin de documentos en el archivo.

La aplicacin debe integrar toda la informacin
que maneja actualmente el Archivo de tal
forma que sea posible el acceso rpido a los
documentos fsicos conservados en este
centro de informacin as como la
recuperacin de la informacin microfilmada y
el control sobre el proceso de cada rollo, sin
necesidad de recurrir a bases de datos
independientes. Como requisito, la migracin
debe ser posible en forma automtica
Mayor flujo de informacin:

El sistema debe permitir el acceso a diferentes
niveles de informacin, dependiendo de las
necesidades del archivo y de los mismos
usuarios. Para cada nuevo nivel se abrir una
ventana con los datos o campos pertinentes,
permitiendo que el usuario navegue dentro de
la aplicacin segn sus requerimientos.
Mejorar el tiempo de respuesta en la
localizacin y suministro de informacin.

El sistema de bsqueda debe ser flexible y de
ser posible, las combinaciones de bsqueda
deben ser diseadas directamente por los
usuarios. La velocidad de acceso a la
informacin, tambin debe ser un requisito en
la aplicacin
Lograr una conectividad satisfactoria
con otros sistemas de Informacin de la
entidad. (contabilidad, compras, recursos
humanos, correo electrnico, etc.)

La relacin entre las diferentes aplicaciones
corporativas y los sistemas de informacin
generan documentos o reciben informacin de
documentos fuente externos, es necesario
que la aplicacin del archivo se puedan
conectar con stas para facilitar los procesos
de bsqueda y recuperacin de informacin.
Integracin en una sola base de datos
de las diferentes aplicaciones que
manejan informacin del Archivo.

El sistema puede estar compuesto por varias
bases de datos, cada una con informacin
adicional y complementaria, sin que se
requiera duplicar datos a la entrada, lo cual
significa que con el diligenciamiento de un
campo, esta informacin se actualice en los
diferentes mdulos del sistema
automticamente y en forma simultnea.

Flexibilidad la aplicacin debe ser abierta y flexible, es
decir que las rutinas de bsqueda,
actualizacin, etc., sean fciles de operar y
trabajar, de tal forma que no tenga que abrir
varias bases de datos sino que estos
procesos se realicen bajo un mismo ambiente
de trabajo

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BIBLIOGRAFA



CANGAH, G. Contribucin a una metodologa de la documentacin automtica.
En: Revista ADPA. Espaa; Direccin de Archivos Estatales, 1976. Pp 7-12
COOK. Michael. Automatizacin experimental del control de transferencia de
documentos en un pequeo archivo. En: Revista ADPA. Espaa; Direccin de
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DOLLAR, Charles. Tendencias en nuevas tecnologas informticas. En:
Revistas ADPA. Espaa. Direccin de Archivos Estatales, 1986. Pp 23-31
FISHBEIN, Meyer. La automatizacin de archivos: historia sumaria. En:
Revista ADPA. Espaa; Subdireccin General de Archivos, 1981. Pp 9-15
KESNER. Richard. Sistemas de microordenadores para su aplicacin en los
archivos y Gestin de Documentos.
PUIG TORNE. Juan. Proyectos Informticos. Madrid: Editorial Paraninfo, 1994.
UNIVERSIDAD JAVERIANA. Seminario de Tecnologas para Archivo.
Santiago de Cali (noviembre 24 al 29) 1997.
ZAPATA CARDENAS. Carlos Alberto. LA AUTOMATIZACION DE
ARCHIVOS: Algunas consideraciones para la estructuracin de proyectos
informticos en archivos. Bogot: Universidad d la Salle. 2001.




SOBRE EL AUTOR



Carlos Alberto Zapata Crdenas. Biblioteclogo y Archivista egresado de la
Universidad de la Salle. Especialista en Gestin Gerencial de la Universidad
Central. Master en Docencia Universitaria de la Universidad de La Salle. Master
en Documentacin Digital de la Universidad Pompeu Fabra (Barcelona,
Espaa) Profesor universitario en el campo de la bibliotecologa y la archivstica
en las Universidades de la Salle, Javeriana y del Quindo, tanto en pregrado
como en postgrado. Ha participado como ponente en congresos y seminarios
de la especialidad en Colombia, Estados Unidos y Cuba y publicado varios
artculos sobre temas relacionados con la archivstica y la educacin. Miembro
de la Junta Directiva de la Asociacin Colombiana de Biblioteclogos y
Documentalistas ASCOLBI. Presidente de la Sociedad Colombiana de
Archivistas y miembro del Comit de Gestin de Documentos del Archivo
General de la Nacin.