Metodologa de Hall.

Para Hall, la Ingeniera de Sistemas es una tecnologa por la

que el conocimiento de investigacin se traslada a las aplicaciones
que satisfacen necesidades humanas mediante una secuencia de planes,
proyectos y programas de proyectos. Hall definira asimismo un marco
para las tareas de esta nueva tecnologa, una matriz tridimensional
de actividades en la que los ejes representaban respectivamente como
se muestra en la figura 4.2.1.
La dimensin temporal: son las fases caractersticas del trabajo de
sistemas, desde la idea inicial hasta la retirada del sistema.
La dimensin lgica: son los pasos que se llevan a cabo en cada una
de las fases anteriores, desde la definicin del problema hasta la
planificacin de acciones.
La dimensin del conocimiento: se refiere al conocimiento
especializado de las diversas profesiones y disciplinas. (Esta dimensin, ortogonal a las
anteriores, no ha sido incluida en la
tabla a efectos de una mayor claridad.)
siguiente:
1.- Estudio de Sistemas (planeacin de programa I)
2.- Planeacin exploratoria (planeacin de proyecto I)
3.- Definicin del problema
4.- Seleccin de objetivos.
5.- Sntesis de sistemas.
6.- Anlisis de sistemas.
7.- Seleccin de la mejor alternativa del sistema.
8.- Comunicacin de resultados
9.- Planeacin del desarrollo del sistema (Planeacin de proyecto
II).
10.- Ingeniera (fase II).
11.-Estudios durante el desarrollo (fase de accin
1.- Estudio de sistemas.
Durante esta fase se investiga con todos los proyectos
presentes y los futuros posibles que se tengan en mente, la
existencia de un amplio margen de factores integrantes. Se persiguen
dos objetivos.
El primer objetivo es el de ayudar a la gerencia para lograr armona
en el programa total de trabajo, consistente en los diversos
proyectos, que la organizacin desea investigar. Los recursos totales
de la ingeniera de sistemas y los elementos de desarrollo de la
organizacin, se distribuyen entre estos proyectos. La solucin de
este problema de distribucin, comprende ensayos peridicos de todos
los proyectos especficos que se presentarn en las fases
subsecuentes.
Se pueden tomar decisiones para efectuar un cambio del esfuerzo que
se est aplicando a un proyecto dado. Los estudios de los sistemas
tambin pueden comprender negociaciones con los compradores o
clientes para los posibles servicios de organizacin en los nuevos
proyectos.
El segundo objetivo consistir en crear un extenso acopio de
informacin que posteriormente sirva de base para la planeacin de
proyectos especficos, de tal manera que se pueda iniciar
posteriormente un ataque con la amplitud y extensin apropiada.
2.- Planeacin exploratoria (planeacin de proyecto I)
Esta fase se distingue de la anterior, porque el inters est
enfocado hacia un proyecto en particular, a un problema o a un rea
de demandas. Los proyectos en esta fase pueden ser una consecuencia
de los estudios de los sistemas, o bien se pueden iniciar con esta
fase si es que la demanda ha sido claramente comprendida. Existen
seis funciones correlacionadas con esta fase, las cuales no presentan
necesariamente una secuencia en tiempo, y que corresponden
aproximadamente a problemas generales que tienen solucin en
cualquier campo.
3.- Definicin del problema.
La definicin del problema es un punto crucial dentro
de cualquier estudio. De hecho, todos los dems pasos de la
metodologa dependen de como haya sido concebido y definido
el problema. Si nuestra definicin del problema es distinta a
lo que realmente es, lo ms probable es que todo lo que se
derive del estudio vaya a tener un impacto muy pobre en
solucionar la verdadera situacin problemtica.
Es importante hacer notar que la definicin del problema
demanda tanta creatividad como el proponer soluciones. En
este aspecto, el nmero de posibles soluciones aumenta conforme
el problema es definido en trminos ms amplios, y
disminuyen al aumentar el nmero de palabras que denotan
restricciones dentro de la definicin.
Por ejemplo considrese las siguientes definiciones:
1.- Construir una mejor ratonera.
2.- Matar ratones.
3.- Deshacernos de los ratones.
Si una persona tiene demasiados ratones en su casa y toma
como su problema la segunda definicin, el nmero posibles
soluciones que tienen es mayor que la primera puesto que los
ratones pueden ser eliminados: ahogndolos, envenenndolos,
muertos por gato, electrocutndolos, etc. As tambin, el nmero de
posibles soluciones de la tercera definicin es mayor que la
segunda, en este caso se puede pensar en cmo influirlos para
que cometan suicidio colectivo, que emigren, que no se reproduzcan
etc.
Bsicamente existen dos formas en cmo nacen los problemas que son
resueltos con sistemas tcnicos.
La bsqueda en el medio ambiente de nuevas ideas, teoras, mtodos
y materiales, para luego buscar formas de utilizarlos dentro de la
organizacin.
Estudiar la organizacin actual y sus operaciones para detectar y
definir necesidades.
Estas dos actividades se llevan a cabo mediante la investigacin del
medio ambiente y de necesidades, respectivamente. Lejos de ser
independientes, estas dos actividades estn estrechamente
relacionadas y se complementan una a otra.
a.- Investigacin de necesidades.
Las necesidades caen dentro de tres categoras:
b.- Incrementar la funcin del sistema. Hacer que un sistema realice
ms funciones de las actuales.
c.- Incrementar el nivel de desempeo. Hacer que un sistema sea
ms confiable, ms fcil de operar y mantener, capaz de adaptarse
al a niveles de estndares ms alto.
d.- Disminuir costos, hacer que un sistema sea ms eficiente.
Investigacin del medio ambiente.
En este punto se trata de entender y describir el
medio ambiente en donde se encuentra la organizacin, entre
otras cosas, se realiza un peinado del medio ambiente en
bsqueda de nuevas ideas, mtodos, materiales y tecnologas
que pueden ser utilizados en la satisfaccin de necesidades.
De este ltimo se desprende el criterio para decidir si algo que
existe en el medio ambiente es til para la organizacin y est
en funcin de las necesidades de esta ltima.
4.- Seleccin de objetivos.
Este es uno de los puntos ms importantes de la
metodologa, pues aqu se establece tanto lo que esperamos del
sistema como los criterios bajo los cuales mediremos su
comportamiento y comparamos la efectividad de diferentes
sistemas.
Primero se establece qu es lo que esperamos obtener del
sistema, as como los insumos y productos y las necesidades
que el sistema pretenda satisfacer. Estos son los QUES del
sistema. Aunque parezca intrascendente, es importante que esto
quede por escrito con el fin de evitar divagaciones y
provocar cambios continuos de las necesidades a satisfacer y
lo que deseamos que haga el sistema.
En sistemas sencillos basta definir lo que se espera del
sistema, la medicin de sus resultados y el objetivo
englobador que nos permita comparar el comportamiento de los
diferentes sistemas. Esto ltimo, se logra a travs del concepto
costo-beneficio.
Ejemplo 1.
Objetivo Medicin del
cumplimiento
Objetivo englobador
Atraer clientes a mi
negocio
Clientes nuevos que
acuden
Clientes nuevos
5.- Sntesis de sistemas.
Hasta la etapa anterior se ha puesto de inters en definir el
trabajo a desarrollar y los propsitos a ser servidos. Ahora
se ha llegado a la etapa de ingeniar varios sistemas que
puedan hacer el trabajo. O sea, cmo debe hacer el trabajo. Esto
es lo que se llama la sntesis de sistemas.
6.- Anlisis de sistemas.
La funcin del anlisis del sistema es deducir todas las
consecuencias relevantes de los distintos sistemas para
seleccionar el mejor. La informacin que se obtiene en esta
etapa se retroalimenta a las funciones de seleccin de
objetivos y sntesis de sistemas. Los sistemas se analizan en
funcin de los objetivos que se tengan.
7.- Seleccin de la mejor alternativa del sistema.
Cuando el comportamiento de un sistema se puede predecir
con certidumbre, solamente tenemos un solo valor dentro del
funcin objetivo, el procedimiento de seleccin de alternativa
es bastante simple. Todo lo que se tiene que hacer es
seleccionar el criterio decisin y evaluar el comportamiento
del sistema en funcin del criterio, y se escoge la
alternativa que mejor cumpla con el criterio de decisin.
Sin embargo, cuando el comportamiento del sistema no se puede
predecir con certidumbre y se tienen distintos valores en
funcin de los cuales se va evaluar el sistema, no existe un
procedimiento general mediante el cual se pueda hacer la
seleccin de la alternativa del sistema.
8.- Desarrollo del sistema.
Interpretacin del plan del sistema. La ingeniera de sistemas
no termina al iniciarse el desarrollo; contina cooperando con los
grupos de desarrollo. Los nuevos informes, como resultado de los
estudios correspondientes de los integrantes y el conocimiento
tcnico obtenido con los trabajos de desarrollo, son de mucha
importancia para interpretar y refinar el plan del sistema, en vista
de esa nueva informacin, y para reconsiderar todos los objetivos
durante el desarrollo. En un proyecto bien planeado, los cambios enlos objetivos se refieren a
los detalles especficos ms bien que a
los objetivos principales.
El desarrollo de un sistema sigue bsicamente el ciclo
que se muestra a continuacin en la siguiente figura 4.2.2.
Figura 4.2.2 Modelo del ciclo.
Basndose en el diseo que se haba hecho del sistema durante
la fase de la sntesis del sistema, se hace un diseo detallado
del mismo, para tal efecto se puede utilizar la tcnica de
la sntesis funcional, mencionada anteriormente. Una vez que
sistema est en papel, hay que darle vida, desarrollndolo. El
nmero de personas que toman parte en esta operacin depende
de la magnitud del sistema.
Tambin cabe mencionar que no se puede poner en operacin un
sistema en el momento que este haya sido terminado, por que
lgicamente se tienen que hacer prueba de ensayo para vislumbrar
problemas no previstos en su funcionamiento.
9.- Ingeniera.
Esta etapa no consiste en un conjunto de pasos ms
menos secuenciales como en las otras partes del proceso. Consiste en valorar los trabajos
los cuales pueden ser calificados de
la siguiente forma:
Vigilar la operacin del nuevo sistema para mejoras en
diseos futuros.
Corregir fallas en el diseo.
Adaptar el sistema a cambios en el medio ambiente.
Asistencia al cliente.
Esta etapa dura mientras el sistema est en operacin.

4.2.2.-Metodologa de Jenkins.
En esta metodologa se proporcionan las lneas generales
que utilizar el ingeniero de sistemas para canalizar y
solucionar problemas. Las diferentes etapas que se prueben
posteriormente, representan en un desglose de las cuatro
fases siguientes que se muestran a continuacin:
FASE 1: Anlisis de Sistemas
El Ingeniero de Sistemas inicia su actividad con un anlisis de
lo que est sucediendo y por qu sucede, as como tambin de cmo
puede hacerse mejor. De esta manera el sistema y sus objetivos podrn
definirse, de forma tal que resuelva el problema identificado.
FASE 2: Diseo de Sistemas
Primeramente se pronostica el ambiente futuro del sistema.
Luego se desarrolla un modelo cuantitativo del sistema y se usa para
simular o explorar formas diferentes de operarlo, creando de esta
manera alternativas de solucin. Por ltimo, en base a una evaluacinde las alternativas
generadas, se selecciona la que optimice la
operacin del sistema.
FASE 3: Implantacin de Sistemas.
Los resultados del estudio deben presentarse a los tomadores de
decisiones y buscar aprobacin para la implantacin del diseo
propuesto. Posteriormente, tendr que construirse en detalle el
sistema. En esta etapa del proyecto se requerir de una planeacin
cuidadosa que asegure resultados exitosos. Despus de que el sistema
se haya diseado en detalle, tendr que probarse para comprobar el
buen desempeo de su operacin, confiabilidad, etc.
Fase 4. Operacin y apreciacin retrospectiva de sistema.
Despus de la fase de implantacin se llegar al momento de
liberar el sistema diseado y entregarlo a los que lo van a
operar. Es en esta fase donde se requiere mucho cuidado para no dejar
lugar a malos entendimientos en las personas que van a operar el
sistema, y generalmente representa el rea ms descuidada en el
proyecto de diseo. Por ltimo, la eficiencia de la operacin del
sistema debe apreciarse, dado que estar operando en un ambiente
dinmico y cambiante que probablemente tendr caractersticas
diferentes a las que tena cuando el sistema fue diseado. En caso de
que la operacin del sistema no sea satisfactoria en cualquier
momento posterior a su liberacin, tendr que iniciarse la fase 1 de
la metodologa, identificando los problemas que hicieron obsoleto al
sistema diseado.
Metodologa de JENKINS desarrollada.
Fase 1. Anlisis de sistemas.
1. Identificacin y formulacin del problema.
2. Organizacin del proyecto.
3. Definicin del sistema.
4. Definicin del Suprasistema.
5. Definicin de los objetivos del Suprasistema. 6. Definicin de los objetivos del sistema.
7. Definicin de las medidas de desempeo.
8. Recopilacin de los datos e informacin
Fase 2. Diseo de sistemas.
1. Pronsticos.
2. Modelacin y simulacin del sistema.
3. Optimizacin de la operacin del sistema.
4. Control de la operacin del sistema.
5. Confiabilidad del sistema.
Fase 3. Implantacin de sistemas.
1. Documentacin y autorizacin del sistema.
2. Construccin e instalacin del sistema.
Fase 4. Operacin y apreciacin retrospectiva de sistema.
1. Operacin inicial del sistema.
2. Apreciacin retrospectiva de la operacin del sistema.
3. Mejoramiento de la operacin del sistema diseado.
Fase 1 Anlisis de sistemas.
1.-Identificacin y Formulacin del Problema
Las organizaciones e instituciones tienen problemas que se
generan de sus operaciones y actividades diarias. La labor del
ingeniero de sistemas es la de proporcionar soluciones efectivas a
estos problemas.
Un problema se genera cuando un administrador necesita ayuda, ya que
ha notado que las operaciones y/o actividades de la organizacin no
se estn desarrollando como se tenan planeadas, o bien porque tiene
que planear una decisin o implantar una decisin planeada a niveles
jerrquicos superiores. En esta situacin, el administrador
consultara al ingeniero de sistemas como un individuo familiarizado
con el uso del enfoque de sistemas a la solucin de problemas. Bajoestas circunstancias el
ingeniero de sistemas deber interrogar al
administrador y a todas las personas que estn involucradas con la
situacin problemtica por identificar y solucionar.
En particular deber preguntar y contestar a satisfaccin las
siguientes interrogativas:
GUA DE PREGUNTAS
Cmo se origin el problema?
Cul es su naturaleza?
Quines son las personas que creen que es un problema?
Es el problema correcto? es tan slo un sntoma de un problema mayor?
Si el problema involucra ultimadamente la toma de decisiones, cul sera la serie
de argumentos y consideraciones que conduciran a la toma de decisiones?
Por qu es importante resolver el problema?
Justifica la solucin del problema el costo involucrado?
Como resultado de este dilogo, empezar a generarse una panormica
ms clara del problema que se desea solucionar y de los beneficios
que se obtendran con la solucin.
2.-Organizacin del Proyecto.
Una vez que se ha definido el alcance del problema, debe
identificarse la forma en que se va a confrontar. Ingeniera de
Sistemas es una actividad de grupo, y no la actividad de un solo
individuo. Por esta razn debe formarse un equipo de sistema ad-hoc
al tipo de situacin problemtica que se est confrontando. Este
equipo estar formado por especialistas en diferentes disciplinas, de
acuerdo a las diferentes facetas que tenga el problema confrontado, y
por ingenieros de sistemas, que contribuiran en el desarrollo del
proyecto desarrollando funciones de coordinacin, estructuracin del
problema, construccin de modelos, anlisis de sistemas, seguimiento
y control de actividades, etc. En general, son tres los aspectos que deben observarse en esta
etapa:
GUA DE PREGUNTAS
Composicin del grupo de trabajo en el proyecto. Cuntos en el grupo?,
Quines deben ser?, Quin debe dirigirlos?
Trminos de referencia. Tipo de informacin necesaria. Personas que deben
entrevistarse. A quin se debe reportar y cmo.
Planeacin del proyecto. Definir orden correcto de cursos de accin. Planear
actividades por desarrollar con escala de tiempo.
3.-Definicin del Sistema.
La siguiente tarea del grupo es definir en trminos precisos el
sistema que se va a estudiar. Esto es un proceso de anlisis en el
que se identifican los subsistemas que componen al sistema, as como
sus interacciones. Posteriormente se tienen que disear o ingeniar
los subsistemas de forma tal que puedan lograr el objetivo global del
sistema.
Es en esta etapa donde la construccin de mapas sistmicos y/o
diagramas de bloques es de mucha utilidad para poder obtener una
representacin diagramtica de cmo est compuesto el sistema y cmo
opera a travs de las interacciones entre sus subsistemas.
Los siguientes cuestionamientos son de utilidad para asegurarse de
que esta ha sido terminada adecuadamente:
GUA DE PREGUNTAS
Exactamente, cul es el sistema que se est estudiando?
Cules son los subsistemas?
Cmo interactan los subsistemas?
Puede mapearse el sistema?
Puede plantearse el problema en trminos de sistemas?
4.-Definicin del Suprasistema.
Para poder definir apropiadamente los objetivos del sistema es
necesario entender con claridad el papel que el sistema tiene en el
Suprasistema del cual es parte. Para esto, se recomienda extender elmapa sistmico obtenido
en la etapa 1.3, mostrando ahora todos los
otros sistemas que tambin son parte de su Suprasistema y con los
cuales est interactuando.
Para ayudar a definir el Suprasistema del sistema bajo estudio se
recomienda contestar las siguientes preguntas:
GUA DE PREGUNTAS
En qu ambiente est operando el sistema?
Cules son las conectividades entre el sistema y el Suprasistema del cual forma
parte?
Se estn tomando en cuenta los efectos posibles de otros Suprasistema?
5.-Definicin de los Objetivos del Suprasistema.
El mapeo sistmico obtenido en la etapa anterior proporciona un
medio invaluable para analizar y formular objetivos. Dado que los
sistemas forman parte una jerarqua de sistemas, es imposible
disociar los objetivos del sistema bajo estudio de los objetivos del
Suprasistema del cual es parte. En efecto, son los objetivos del
Suprasistema los que son cruciales puesto que determinan las
caractersticas del ambiente dentro del cual tiene que operar el
sistema. Si por alguna razn los objetivos del Suprasistema cambian,
lo ms seguro es que tambin los del sistema.
As, el objetivo relevante de cualquier sistema en un momento dado
est determinado por las necesidades del Suprasistema. La definicin
de los objetivos del Suprasistema trae varias ventajas.
1.-Enfoca la atencin al hecho de que los sistemas deben de disearse
de manera tal, que los sistemas en niveles inferiores de la jerarqua
de sistemas encaminen su operacin al logro de los objetivos de los
sistemas que estn en niveles superiores de la jerarqua, y que estos
ltimos presenten un enunciado claro y preciso de la contribucin que
esperan de los sistemas en niveles inferiores. 2.-Anteriormente se mencion que
generalmente los objetivos de
sistemas que estn al mismo nivel jerrquico son conflictivos; a
tales sistemas se les llama competitivos. Entonces, la definicin
de los objetivos del Suprasistema es esencial para poder formular los
objetivos competitivos de manera que contribuyan eficientemente al
logro de los objetivos del Suprasistema.
3.-Al definir los objetivos de los sistemas superiores en la
jerarqua, se puede disear el sistema bajo estudio de forma tal que
pueda auto-adaptarse al cambio.
4.-El comunicar los objetivos de los sistemas superiores a las
personas involucradas en la operacin de los sistemas inferiores,
ayudar a incrementar su eficiencia dado que se sentirn ms
involucrados y participes en el logro de los objetivos del
Suprasistema.
6.-Definicin de los Objetivos del Sistema.
Generalmente los objetivos del sistema se encuentran en
conflicto por lo que al inicio de un estudio es esencialmente
importante preparar una lista de todos los posibles objetivos con un
orden de importancia anticipado. Posteriormente, uno o muy pocos de
los objetivos planteados resultarn lo ms importante.
Es importante resaltar algunos aspectos que generalmente surgen en la
definicin de los objetivos de un sistema:
El grupo de trabajo encontrar seguramente resistencia cuando trate
de definir objetivos. Las personas en la organizacin que no
sintieron problemas graves con un planteamiento vago de objetivos se
opondrn a comprometerse con objetivos claros y precisos. Sin
embargo, se debe ser muy insistente en este punto, puesto que no
puede disearse ningn sistema apropiadamente si no se conoce
exactamente lo que tratar de lograr. El equipo podr sentir frustracin en caso de que los
objetivos del
sistema no estn claramente definidos. Si despus de insistir en una
clarificacin de objetivos, stos siguen expresados en forma vaga, no
detendr su accin, pero si tendra que aclarar que el sistema
diseado sera imperfecto, aunque susceptible de mejorarse
posteriormente en caso de disponer de informacin ms precisa.
Para definir los objetivos del sistema se recomienda contestar las
siguientes preguntas:
GUA DE PREGUNTAS
Pueden identificarse claramente los objetivos del sistema?
Pueden ponerse en orden de importancia?
Pueden identificarse las limitaciones impuestas al sistema?
Son los objetivos del sistema compatibles con los de su Suprasistema?
Pueden cuantificarse los objetivos del sistema?
7.-Definicin de las Medidas de Desempeo del Sistema.
Una vez que los objetivos del sistema han sido acordados, el
siguiente paso es definir en los trminos ms precisos posibles, un
criterio que mida la eficiencia con la que el sistema est logrando
sus objetivos. Generalmente, pero no de manera invariable, este
criterio ser econmico.
Entre ms precisos sean los objetivos ms fcil ser definir una
medida o indicador cuantitativo de desempeo del sistema. Por el
contrario, si los objetivos no son precisos, tendr que definirse un
criterio subjetivo para medir el desempeo del sistema.
Una medida de desempeo del sistema debe tener como mnimo las
siguientes caractersticas:
1.-Debe estar relacionada con los objetivos del sistema.
2.-Debe ser simple y directa.
3.-Debe poder medirse. 4.-Debe haber sido acordada y aceptada por las personas
directamente
involucradas en la operacin del sistema.
GUA DE PREGUNTAS.
Pueden ponderarse objetivos en conflicto?
Existen limitaciones impuestas al sistema?, cules son?
Existen medidas de desempeo concretas y directas?
Aunque esas medidas de desempeo fueran cualitativas, podran identificarse?,
cules son?
Cuando se formula un criterio econmico para medir el desempeo de un
sistema es necesario decidir un compromiso entre los objetivos en
conflicto. Existen dos formas prcticas para conciliar objetivos
conflictivos.
Ponderando la importancia de objetivos conflictivos con base en un
criterio global. Los factores de ponderacin estn relacionados con:
1.-El desempeo del sistema
2.-Costos de operacin y produccin
3.-Costos de capital
4.-Costo de diseo
5.-Confiabilidad
6.-Etc
Imponiendo limitaciones (algunas veces objetivas, otras veces
subjetivas) sobre ciertas variables que intervienen en el criterio
econmico.
8.-Recopilacin de Datos e Informacin.
La etapa final y probablemente la ms extensa en la fase de
Anlisis de Sistemas corresponde a la recopilacin de los datos e
informacin que formarn la base para la modelacin del sistema. Los
datos no solamente se requieren para proporcionar informacin acercade la operacin del
sistema sino tambin para pronosticar el ambiente
en el que el sistema operar en el futuro.
GUA DE PREGUNTAS.
Qu datos se requieren para la modelacin del sistema?
Estn disponibles?. Quin los tiene?
Quin recopilar la informacin?
Se tiene informacin de pronsticos?
Cul es la mejor forma de presentar toda la informacin
Es confiable la informacin?
Fase 2. Diseo de Sistemas.
La fase de anlisis de sistemas debe terminar con
identificacin y formulacin del problema que se desea solucionar,
con la definicin de objetivos y recopilacin de informacin. Basada
en estos fundamentos, la fase de diseo de sistemas puede
confrontarse con confianza.
1.-Pronsticos.
Los pronsticos representan un aspecto muy importante en el diseo de
cualquier sistema. Por ejemplo, en el diseo de un sistema de control
de produccin, los pronsticos de la demanda son indispensables.
Similarmente, para disear una planta qumica, se requiere conocer
pronsticos de la demanda de productos para un perodo de varios
aos.
Pronsticos exactos son esenciales para el diseo apropiado de
cualquier sistema. Si no son acertados, no podrn compensarse ni con
una modelacin y simulacin de la operacin del sistema en etapas
posteriores, por muy sofisticada que sea.
GUA DE PREGUNTAS.
Cul es el futuro esperado del sistema y su ambiente?
Est garantizada la existencia del sistema?
Existe informacin disponible para pronsticos exactos?
Qu tan exactos son esos pronsticos2.-Modelacin y Simulacin del Sistema.
Para poder calcular los costos asociados a diferentes maneras de
operar un sistema, es necesario predecir su comportamiento bajo
condiciones de operacin diferentes. Para esto se requiere de un
modelo del sistema, a travs del cual se puede describir
cuantitativamente su comportamiento. En su forma ms rudimentaria, un
modelo puede consistir de un conjunto de tablas y/o grficas; en su
nivel ms sofisticado puede plantearse en trminos matemticos como
un conjunto de ecuaciones diferenciales o algebraicas.
La modelacin de sistemas es una actividad altamente creativa.
Requiere de un proceso iterativo y adaptativo en el que el analista
de sistemas se mueve de un estado de poco conocimiento a otro de
conocimiento detallado del sistema. En el proceso de diseo de un
sistema se necesita desarrollar muchos modelos. Es aqu donde la
experiencia y el buen juicio del diseador ms se demanda para
decidir qu tipo de modelo debe usarse para una situacin particular,
de forma tal que el sistema pueda disearse lo ms eficientemente
posible, minimizando tiempo y dinero.
Los modelos cuantitativos de mayor utilidad para proyectos de
sistemas pueden clasificarse en cuatro tipos:
Modelos descriptivos, que proporcionan una descripcin cualitativa de
la operacin del sistema y modelo predictivos, que pueden predecir
cuantitativamente el desempeo del sistema.
Modelos mecanicista que se basan en los mecanismos o procesos que
rigen el comportamiento del sistema, y modelo empricos o
estadsticos que se obtienen ajustando datos obtenidos del
comportamiento del sistema. Modelos en estado estable que se basan en el comportamiento
del
sistema independiente del tiempo, y modelos dinmicos que describen
el comportamiento del sistema en funcin del tiempo.
Modelos individuales que describen el comportamiento de subsistemas,
y modelos globales, que describen el comportamiento del sistema como
un todo.
El objetivo del proyecto es optimizar la operacin del sistema, y por
lo tanto la modelacin del sistema debe corresponder a este objetivo.
Por esto, el grupo de trabajo debe:
1.- Asegurar que la creacin del modelo persigue un propsito
definido.
2.- Procurar la participacin de todos los especialistas en
diferentes disciplinas que sean necesarios en la creacin del modelo.
3.-Asegurar que el modelo contemple los aspectos ms relevantes del
sistema y que sea tan sencillo como sea posible.
4.- Decidir si el modelo es adecuado para los propsitos que se
persiguen y que represente con la mayor fidelidad posible la
situacin que se quiere modelar.
5.- Asegurar que la creacin del modelo se desarrolle a travs de un
dialogo efectivo entre el grupo de trabajo y los usuarios del
sistema.
Una vez que el modelo del sistema ha sido desarrollado, puede usarse
para simular su comportamiento cuando se sujeta a valores diferentes
de las variables que describen su comportamiento, y a disturbios
reales que se esperan durante su operacin, y que causaran
fluctuaciones de su operacin normal. GUA DE PREGUNTAS.
Qu tipo de modelo se requiere para representar el sistema?
Estn los objetivos para la creacin del modelo bien claros?
Se est concentrando el modelo en los aspectos ms importantes del sistema bajo
estudio?
Est describiendo el modelo la situacin real en forma adecuada?
Est de acuerdo la simulacin de la operacin del sistema por medio del modelo,
con la operacin real del sistema en tiempos pasados y con la esperada a travs de
pronsticos?
Es el modelo lo suficientemente adecuado como para intentar el estudio de la
optimizacin de la operacin del sistema?
3.-Optimizacin de la Operacin del Sistema.
El paso siguiente a la simulacin del sistema es optimizar su
operacin. Teniendo a la disposicin un modelo que pueda predecir el
desempeo del sistema es posible calcular el valor de la medida o
indicador de desempeo que corresponda a una cierta manera de
operarlo. Optimizacin significa seleccionar el modo de operacin del
sistema que corresponde al valor ms favorable de la medida de
desempeo. Es en este punto donde la importancia de haber definido
con claridad los objetivos globales del sistema se hace aparente.
Si por alguna razn el sistema y sus objetivos no pudieron plantearse
con precisin, lo ms seguro es que en esta etapa se descubra un
conflicto entre la forma ms adecuada de operar el sistema, y la
ubicacin del mismo dentro del Suprasistema. Esto es lo que
comnmente se conoce como suboptimizacin del sistema. Una de las
tareas ms importantes del equipo de trabajo es vigilar que esta
suboptimizacin no ocurra. Para esto, continuamente tendr que estar
enfatizando que la optimizacin independiente de cada subsistema
difcilmente conducir a la optimizacin del sistema. Lo que es ms,
el mejoramiento y optimizacin de un subsistema, cuando se realiza
aisladamente de los otros subsistemas, puede empeorar la operacin
del sistema como un todo.
En resumen, en la etapa de optimizacin se deben cuidar los
siguientes aspectos:
1.- Se debe estar consciente de los peligros de la suboptimizacin, y
no se deben ignorar variables relevantes a la operacin del sistema.
2.- Despus de localizar las condiciones ptimas de operacin, se
deben examinar cuidadosamente los parmetros ms sensibles
involucrados en las medidas de desempeo.
3.- Deben cuidarse las regiones muy estrechas para las condiciones de
operacin ptimas, ya que un sistema que es muy sensible en sus
parmetros ptimos, depender muy fuertemente de las suposiciones
hechas en la fase de diseo.
4.- Se deben realizar anlisis de sensibilidad para investigar si
cambios en las suposiciones hechas en la fase de diseo conducen a
sistemas con las mismas caractersticas generales.
5.- Por ltimo, se debe estar consciente del hecho de que una vez que
est terminada la optimizacin del sistema, tendr que tomarse una
decisin para continuar con el diseo detallado del sistema. Esta
decisin definitivamente involucrar la asignacin de recursos
humanos y financieros, principalmente, que puede resultar muy costosa
para la organizacin. Por estas razones, el equipo de trabajo debe
estar dispuesto a vender su solucin ptima, por lo que deber
apoyarse en tcnicas para tomar decisiones en presencia de
incertidumbre.
GUA DE PREGUNTAS.
Qu tcnica de optimizacin debe usarse?
Si la optimizacin no es formada, cmo pueden generarse las alternativas?
Son los criterios para juzgar los mejoramientos de la operacin del sistema lo
suficientemente sensibles?
Se ha probado la operacin optimizada del sistema (a travs del modelo) con las
suposiciones involucradas en el modelo?
Ayudara un anlisis de riesgos?
4.-Control de la Operacin del Sistema.
Cuando la operacin de un sistema ha sido optimizada, se
requerir de un sistema de control que asegure que el sistema estar
operando bajo las condiciones para las cuales se optimiz la
operacin. El control de un sistema es necesario debido a la
incidencia de disturbios impredecibles en la operacin del sistema,
los cuales causan que su desempeo real se desve de su desempeo
predicho.
Por ejemplo, en una planta qumica se necesitarn instrumentos de
control que regulen automticamente el flujo de materiales, lo
niveles de lquidos en tanques, y las presiones y temperaturas en
otros equipos de proceso, para asegurar que la planta qumica estar
operando en sus condiciones ptimas. Asimismo, se necesitar un
sistema de control administrativo para asegurar que se cumpla con un
plan de produccin en una compaa manufacturera, como podr
observarse, los sistemas de control que necesitan los administradores
son muy variados y de tipos diferentes. Independientemente del tipo
de sistema de control, su funcin principal es la de tomar accin
correctiva a desviaciones que se obtienen debido a que lo sucedido no
coincide con lo planeado.
En general, cuando se piensa en trminos de control de sistemas, las
siguientes ideas deben tenerse en mente:
1.- El control debe de conceptual izarse como una parte integral de
diseo del sistema, y no como algo que se puede dejar para despus.
2.- Un enfoque de sistemas presta atencin al concepto de control
en su sentido ms amplio, sin restringirlo a los esquemas de control,
algunas veces matemticamente sofisticados, que proporciona la
Ingeniera de Control. Lo que es necesario cuestionar aqu es el
nivel conceptual, preguntndose y contestndose preguntas como: qu
tipo de sistema de control se necesita?, qu tan sofisticado debe
ser?, qu equipo se necesita?, se requiere de una computadora?,
etc.
3.- Un enfoque de sistemas orienta su atencin a los beneficios
econmicos que puedan obtenerse del sistema de control, tanto los
tangibles como los intangibles, que resultan de costos demandados y
que tienen que justificarse como parte de los costos de diseo del
sistema como un todo.
Las ventajas de un sistema de control individual se pueden resaltar
solamente cuando se puede visualizar su importancia dentro del
contexto de la jerarqua de sistemas de control tcnicos y
administrativos de la compaa.
GUA DE PREGUNTAS.
Qu sistema de control se necesita para lograr y mantener las condiciones de
operacin ptimas?
Es este sistema de control econmico comparado al mejoramiento que asegura?
Dnde debe controlarse la operacin del sistema?
Qu tipo de sistema de control se requiere? Control instrumental?, reportes?,
otros?
Qu tan simple debe ser el sistema de control?
5.-Confiabilidad del Sistema.
La importancia de la confiabilidad de un sistema ya se ha
mencionado en etapas anteriores. Un buen sistema de control ayudar a
asegurar la confiabilidad de un sistema; sin embargo existen otros
aspectos que inciden directamente en el efecto que la incertidumbre
tiene sobre el diseo del sistema y que tambin hay que considerar.
La incertidumbre en los pronsticos de las condiciones ambientales
bajo las cuales operar el sistema, son un ejemplo. Otras fuentes de
incertidumbre pueden ser las fallas de equipos de proceso, la no
disponibilidad de recursos, etc. Todos los cuestionamientos
relacionados con la incidencia impredecible de este tipo de eventos
deben considerarse como parte integral de la optimizacin global de
la operacin del sistema. El papel que esta etapa tiene en la
metodologa es ms que nada el de propiciar un cuestionamiento de
todos los factores que generalmente quedan ignorados en la etapa de
diseo y que sin embargo se presentan en el momento menos esperado,
causando un efecto desastroso e irreparable en la operacin y
rentabilidad del sistema.
GUA DE PREGUNTAS.
Se ha tomado en consideracin el efecto de la incertidumbre (eventos
impredecibles no esperados) sobre la confiabilidad del sistema?
Se puede probar la confiabilidad del sistema con una simulacin posterior, debe
modificarse la simulacin del sistema efectuada anteriormente?
Qu puede hacerse para mejorar la confiabilidad del sistema?
Se ha reducido la no-confiabilidad del sistema a un nivel aceptable?
Fase. 3 Implantacin de Sistemas.
Ningn estudio de sistemas, por muy bien que se haya llevado a
cabo, ser de utilidad prctica a menos de que conduzca a una accin
positiva y se implante apropiadamente. Esta fase puede desarrollarse
en dos etapas.
1.-Documentacin y Autorizacin del Sistema.
El producto final de un proyecto es un reporte en el que se deben
enfatizar propuestas concretas para tomar acciones. Si la
comunicacin llegara a fallar en esta etapa se podra arruinar todos
los esfuerzos y resultados de las etapas anteriores. Para evitar esto
se recomienda:
1.- Que la forma y contenido de los reportes finales del proyecto se
acuerden y discutan antes de entregarse, con las personas que estarn
involucradas en la implantacin del sistema diseado.
2.- Que los reportes sean simples, directos y lgicos.
3.- Que se elabore un documento por separado para resumir y enfatizar
las recomendaciones, mostrando un plan concreto para la implantacin
del sistema.
Esta representa la etapa ms crucial en cualquier estudio de
sistemas, puesto en base a la documentacin del sistema y al reporte
del proyecto se tendr que llegar a decisiones sobre la implantacin
del sistema. Seguramente que estas decisiones se tomarn de una
manera muy objetiva, por lo que el equipo de trabajo deber respaldar
y apoyar su propuesta con argumentos convincentes.
GUA DE PREGUNTAS.
Est de acuerdo el grupo acerca de las conclusiones y recomendaciones?
Se han comunicado las conclusiones y recomendaciones al tomador de decisiones,
(a) verbalmente, (b) a travs de reportes bien escritos para causar el mximo
impacto posible?
Se ha llegado a un acuerdo para la implantacin del diseo propuesto?
Existe un plan para implantar el diseo propuesto?
Entienden todas las personas involucradas en el problema, qu es lo que se ha
hecho y qu es lo que se est proponiendo para hacer?
2.-Construccin e Instalacin del Sistema.
Algunos proyectos de sistemas pueden requerir la construccin
de equipo especial antes de que el sistema diseado pueda
implantarse. Por ejemplo, en un proyecto de sistemas para el diseo
de una planta qumica se necesitar construir equipo de proceso,
edificios, ordenar e instalar equipo y unidades, etc.
Por lo general, cuando se llega a esta etapa del proyecto, la mayor
parte de los integrantes del grupo de trabajo habrn terminado su
participacin en el proyecto. Sin embargo, es importante darse cuenta
que la etapa de construccin e instalacin del sistema diseado,
forma tambin parte del diseo global del sistema. As, una
planeacin deficiente para la construccin e instalacin del sistema
puede tener un efecto negativo en el xito del proyecto.
Un enfoque de sistemas en esta etapa debe asegurar:
1.- Que el grupo de trabajo haya especificado en forma clara y no
ambigua todos los detalles del sistema.
2.- Que los constructores del sistema hayan comprendido todos los
aspectos del diseo y la forma en que operar una vez que se
implante.
3.- Que la construccin, instalacin e implantacin del sistema hayan
sido planeadas adecuadamente.
GUA DE PREGUNTAS.
Se han especificado con todo detalle los procedimientos y recursos necesarios
para implantar el diseo propuesto?
Se tiene un plan para construir e instalar el diseo propuesto?
Entienden todas las personas involucradas en la construccin e instalacin del
diseo propuesto, sus funciones?
Fase 4. Operacin y Apreciacin Retrospectiva de Sistemas.
Despus de que el sistema ha sido diseado, construido e
instalado, las siguientes etapas se podrn desarrollar.
1.-Operacin Inicial del Sistema.
Una colaboracin efectiva entre el grupo de sistemas y los usuarios
del sistema diseado es esencial para lograr los mayores beneficios
de un estudio de sistemas. Esta etapa es la que ms se descuida por
parte del grupo de trabajo.
La puesta en marcha de un sistema es ms exitosa si:
1.- Se proporciona anticipadamente una documentacin adecuada del
sistema y un entrenamiento a los usuarios sobre la operacin del
sistema.
2.- Cuando menos uno de los usuarios del sistema estuvo involucrado
en la realizacin del proyecto como miembro del grupo de trabajo, de
forma tal que haya vivido el desarrollo de todas las etapas.
3.- Cualquier duda o mal entendimiento acerca del diseo del sistema
haya sido aclarado oportunamente, a travs de una comunicacin
adecuada entre el grupo de trabajo y los usuarios.
GUA DE PREGUNTAS.
Existen un plan para la operacin inicial?
Estn todas las responsabilidades de los usuarios del sistema diseado bien
claras y establecidas?
Estn convencidos los usuarios de que es posible operar el sistema diseado?
Existe algn acuerdo en cmo documentar la operacin inicial?
2.-Apreciacin Retrospectiva de la Operacin del Sistema.
Despus de que el sistema ha estado operando durante un perodo
de tiempo, el grupo de trabajo que lo dise debe colaborar con los
usuarios del sistema para realizar un anlisis retrospectivo de su
desempeo. Si el sistema est operando de acuerdo al plan de diseo y
est logrando sus objetivos, se podr afirmar que el diseo estuvo
correcto. Por el contrario, si el desempeo del sistema no es el
esperado, se necesitar investigar las causas de su mal
funcionamiento y mejorarlo o redisearlo por completo.
El equipo de trabajo debe estar dispuesto a aceptar la
responsabilidad de la operacin del sistema que dise e
identificarse a s mismo con su xito o fracaso.
El anlisis retrospectivo de la operacin del sistema puede mostrar:
1.- Que el estudio original de sistema ignor ciertos aspectos
relevantes al diseo del sistema
2.- Que el sistema ha estado operando en un ambiente que muestra
caractersticas diferentes de las del ambiente para el cual fue
diseado.
En cualquier de estas situaciones, la re-optimizacin y re-diseo del
sistema ser inevitable.
GUA DE PREGUNTAS
Est operando el sistema en la forma predicha en la fase de diseo?
Si no, por qu no?. Exactamente, qu fue lo que fall?
Necesitan algunos aspectos de la operacin del sistema atencin posterior?
Se ha documentado adecuadamente la apreciacin retrospectiva de la operacin del
sistema?
3.-Mejoramiento de la Operacin del Sistema Diseado.
Se necesita mejorar la operacin del sistema:
1.- Si la apreciacin retrospectiva del sistema muestra que el
desempeo del sistema no es el esperado.
2.- Cuando ciertos parmetros involucrados en el diseo y
optimizacin del sistema podran conocerse con exactitud una vez que
el sistema estuviera operando.
GUA DE PREGUNTAS.
Necesita el sistema re-disearse o re-optimizarse?
Si es as, cmo debe hacerse?
Finalmente, es la operacin mejorada resultante adecuada?