Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
FECHA VERSIÓN
GESTION DOCUMENTAL
Misión
Garantizar una adecuada gestión documental como apoyo logístico a los procesos institucionales, con un
recurso humano creativo, comprometido con principios éticos y de responsabilidad social, la cultura del
servicio, la participación activa en la dinámica Institucional y el uso de nuevas tecnologías.
Visión
1. OBJETIVO: Controlar el recibo y distribución de la correspondencia externa, y el envío por correo o mediante el
mensajero externo de la entidad.
2. ALCANCE: Aplica a todas las dependencias del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander y a los
usuarios tanto internos como externos que requieran la radicación de documentos.
PS-GD-PR-01
4 Verificación y radicación del original y las copias e ingreso de los datos en los aplicativos SIG y
ONBASE y en el control de correspondencia.
MANUAL DE PROCESOS DE APOYO MPA
FECHA VERSIÓN
GESTION DOCUMENTAL
5 Ingreso del documento original y las copias (si las hubiere) en los sobres (si los destinatarios son
externos tanto urbano como nacional o internacional).
6 Entrega al funcionario encargado del correo de Adpostal (léase hoy empresa 472) para su respectivo
tramite.
7 Si es urgente se envia con el mensajero externo, se le entrega la copia para la toma del recibido y
posterior entrega a la dependencia remitente, para su archivo en el expediente respectivo.
8 Se registra en la planilla de registro de correspondencia Producida para que haga parte del control de
envios.
.
PS-GD-PR02
1. Toda la correspondencia que llegue al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander,
debe ser recepcionada en el Archivo, ningún funcionario debe recibir documentos y otros envios, en su defecto deben
ser entregadas inmediatamente al Archivo para su recepción y radicación.
2. Cuando se recibe correspondencia en sobre cerrado y con copia adjunta, se verifica si pertenece al Servicio
Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander, se coloca a la copia la firma y sello de recibido del reloj
radicador y se le entrega al portador de la correspondencia.
3. A todas las comunicaciones que se reciban se les colocan el sello del reloj estampador o sello de recepción. El
Archivo solo es responsable de toda la correspondencia que se recepciona.
4. La correspondencia radicable es aquella que trata de asuntos relacionados con el Servicio Nacional de
Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander y que requiere respuesta y a esta se le asigna un número consecutivo.
En este grupo se incluyen otros envios recibidos que ameriten control para su seguimiento y respuesta.
5. La correspondencia no radicable es aquella que es de tipo informativo como catálogos, invitaciones, folletos,
hojas de vida, revistas etc.
6. En el Archivo se abre toda correspondencia que llegue a nombre del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Regional Norte de Santander.
-Destinatario o dependencia
10. Los servicios de mensajería externa e interna se prestan únicamente para documentos oficiales, requeridos, o
genera
MANUAL DE PROCESOS DE APOYO MPA
FECHA VERSIÓN
GESTION DOCUMENTAL
Oficiales requeridos, o generados por del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander.
Invitaciones)
En el puesto de radicación deben tener sellos que identifiquen la información que pueda ser importante. Ejem: si llega
información que en el sobre indique como confidencial, o que quien recibe, deduzca que no debe abrirla , le coloca el
sellos de” confidencial “y la envía sin abrir, lo mismo con la que sea personal, o se deduzca que es . Con este sello el
funcionario esta informando por que no hizo la tarea de radicación, si no posee el sello de personal o confidencial y no
se esta seguro de ser para la entidad se coloca el sello de si no es personal favor devolver al archivo para su
radicación.
En Mensajería y Correo tradicional: se Firma la planilla o constancia de recibido y/o copia del documento recibido.
Fax: Recepción centralizada, para la recepción se imprime en el papel Bond entre 75 y 90 g/m2.
Correo electrónico: Recepción centralizada, para la recepción se imprime, excepto anexos (Resolución No.089 de 2003
– Reglamento para el uso de Internet y Correo Electrónico en el AGN: Art. 3, numeral.
En la Pagina Web: Recepción descentralizada para trámites en línea y envió centralizado, para la recepción se
imprime. Manual de Métodos y Procedimientos del Grupo de Correspondencia y Archivo, del Archivo General de la
Nación, Resolución 278 de 1998.
5. DEFINICIONES
• Anexo: Complemento de un documento remisorio, integrado por uno o varios folios (legajos, argollados,
empastes, etc.), u otros soportes.
• Comunicaciones: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado.
• Correspondencia: Todas las comunicaciones de carácter oficial o privado que llegan o se envían a una entidad
pública, privada o a titulo personal. No todas generan trámites para las instituciones.
• Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad.
• Empaste: Conjunto de documentos encuadernados en pasta, como ejemplo: un libro, una revista, un folleto, etc.
• Legajo: Conjunto de documentos o papeles que están reunidos por tratar de una mismo asunto o materia.
• Radicación: Es el procedimiento por medio del cual el Ministerio asigna un número consecutivo a las
comunicaciones recibidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo, con el propósito de oficializar su
trámite y cumplir con los términos de vencimiento establecidos por la ley.
• Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados.
Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fílmicos, informáticos, sonoros, etc. .
6. Base Legal
Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y
de las firmas digitales y establecen las entidades de certificación.
Código de Comercio: Artículo 54. ·”El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en
relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Así mismo,
conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la
fecha de contestación o de no haberse dado respuesta”.
ISO9001: 2000
4. REALIZACION:
MANUAL DE PROCESOS DE APOYO MPA
FECHA VERSIÓN
GESTION DOCUMENTAL
La recepción y radicación de
correspondencia externa es el Conjunto de
operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de
los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica.
CONTROL REGISTRO
.
1. Radicación de documentos
CONTROL REGISTRO
ADICACION DE
CORRESPONDENCIA
EXTERNA Auxiliar Comunicaciones
Administrativo
(Auxiliar de y
Archivo) de la
Otros envios
Recepción/Cinco
Minutos
MANUAL DE PROCESOS DE APOYO MPA
FECHA VERSIÓN
GESTION DOCUMENTAL
1. RADICACION DE
CORRESPONDENCIA
EXTERNA
Auxiliar Comunicaciones
Administrativo
(Auxiliar de Archivo) y
de la Otros envios
Recepción/Cinco
Minutos
Auxiliar
Administrativo
(Auxiliar de Archivo) Comunicaciones
de la
y
Recepción/Cinco
Minutos Otros envios
Sello de
Radicación
Auxiliar
Administrativo
MANUAL DE PROCESOS DE APOYO MPA
FECHA VERSIÓN
GESTION DOCUMENTAL
(Auxiliar de Archivo)
de la
Recepción/Cinco
Minutos
Registro y Control
de
Correspondencia
Recibida Externa
Auxiliar
Administrativo de la
Recepción/Cinco
Minutos
Registro y Control
de
Correspondencia
Recibida Externa
MANUAL DE PROCESOS DE APOYO MPA
FECHA VERSIÓN
GESTION DOCUMENTAL
Trabajadores Comunicaciones
Asociados/Auxiliar en original y una
administrativo de la copia
Recepción/Trabajad
Elaboran las comunicaciones ores Asociados de
cumpliendo con los requisitos del
las áreas/Quince
Instructivo y entregan al Auxiliar
Administrativo de la Recepción. Minutos
2. RADICACION DE
CORRESPONDENCIA
EXTERNA
DESPACHADA Auxiliar
administrativo de la
Recepción/Quince
Minutos
Aclaración:
Cuando los documentos llegan Auxiliar Administrativo/
Sello de
incompletos o no están debidamente Cinco Minutos
firmados el original y sus copias, se Radicación
devuelven en el siguiente recorrido a
la respectiva dependencia, en donde
se hacen los correctivos del caso.
Aclaración:
Se realizarán dos recorridos en el
día, en los siguientes horarios: 11:30
a.m. y 5:30 p.m. Cuando reciban
documentos considerados prioritarios
se deben radicar, registra y entregar
MANUAL DE PROCESOS DE APOYO MPA
FECHA VERSIÓN
GESTION DOCUMENTAL
Realizada la verificación y
clasificación, el funcionario ingresa al
sistema la información de la
correspondencia que va a ser
enviada, diligenciando los formatos
de las planillas correspondientes,
que se encuentran cargadas en el
sistema de correspondencia en el
Registro de Documentos
Despachados Externos.
Cuando la correspondencia ha
llegado a un área y que por Auxiliar Control de Pases y
competencia del asunto debe ser
Administrativo de la Comunicaciones
5. REDIRECCIONAMIENTO remitida a otra, el trabajador
DE responsable del área que recibe Recepción/
MANUAL DE PROCESOS DE APOYO MPA
FECHA VERSIÓN
GESTION DOCUMENTAL