Guía para El Cargue de La Base Certificada Corte Marzo2014

GUA PARA CARGAR ARCHIVO DE VERIFICACIN
CARGUE DE LA BASE CERTIFICADA DE

MARZO 2014

DNP DDS - SUBDIRECCIN DE PROMOCIN
SOCIAL Y CALIDAD DE VIDA

Bogot, Mayo 2014

DDS-SPSCV

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Gua para el cargue de la base certificada de marzo de 2014
Contenido

1. INTRODUCCIN. .......................................................................................................................... 3
2. INGRESO Y DESCARGA DE LA BASE CERTIFICADA DEL CORTE DE FEBRERO
DE 2014 A TRAVS DE SISBENNET. .................................................................................... 3
3. CARGUE DEL ARCHIVO DE LA BASE CERTIFICADA DEL CORTE. ............................. 6
3.1 Cargue del Archivo. ............................................................................................................ 8
4. PROCESOS DE LA BASE CERTIFICADA. ........................................................................... 11
4.4. Consulta Log de Verificacin. ........................................................................................ 11
4.1.1. .............................................................................................................................................. 13
4.1.2. Duplicado en base de Sisben 3. ............................................................................ 13
4.1.3. Nmero de documento de identificacin duplicado. ....................................... 14
4.4. Consulta. .............................................................................................................................. 16
4.2.1. Base Certificada Local. ............................................................................................ 16
4.2.2. Base Certificada Nacional. ...................................................................................... 19
4.4. Generar Archivo. ............................................................................................................... 20

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1. INTRODUCCIN.

El objetivo de esta gua es el de facilitar la descarga y el cargue de la base de datos certificada
del corte correspondiente a Marzo de 2014 y la descripcin de los procedimientos de consulta
de la base.

2. INGRESO Y DESCARGA DE LA BASE CERTIFICADA DEL CORTE DE MARZO DE
2014 A TRAVS DE SISBENNET.
Ingrese a www.sisben.gov.co

Figura 1 Ingreso a pgina Sisben

Seleccione la opcin SisbenNet. Una vez ingrese a la ventana de SisbenNet, digite su usuario
y contrasea, a continuacin haga click
1
sobre INGRESAR.

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Hacer Click sobre Algo: Significa correr la flecha del mouse hasta Algo y estando ah presionar una sola vez el
botn izquierdo del mouse (se est asumiendo que el operario es diestro, en caso contrario se presiona el
botn derecho)

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Figura 2 - Inicio de sesin

Enseguida aparece la siguiente ventana, Busque el men Instaladores y seleccione la opcin
Descargar Instaladores.

Figura 3 - Men principal Descargar instaladores

Aparece la siguiente ventana:

Figura 4 - Pantalla para descarga de archivos

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Seleccione la opcin Base de Datos. A continuacin ver la siguiente pantalla:

Figura 5 - Consultas para descargar

De click sobre el botn y le aparecer el archivo que contiene la informacin de
la base certificada del municipio.

Figura 6 - Archivo verificacin (Base certificada)

El archivo de la base certificada est comprimido y no debe intentar descomprimirlo, el
procedimiento de cargue lo hace. Este archivo tiene una nomenclatura especfica: Todos
comienzan con los caracteres ArchivosVerificacion, a continuacin trae el cdigo DANE del

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municipio (para este ejemplo es 25473), seguido de la fecha de creacin del archivo con
formato aaaa/mm/dd (ao/mes/da). Para este corte los archivos fueron generados con fecha
20140507. Por ejemplo el archivo llamado ArchivosVerificacion2547320140507.zip
corresponde a el cdigo DANE (25473 Mosquera) y la fecha de generacin es 2014/05/07.
Seleccione el archivo, al hacer esto se abre la siguiente una ventana en la parte inferior similar
a alguna de las que vemos abajo.
Caso 1:

Caso 2:

Figura 7 Descarga de archivo base certificada

Si le sale el Caso 1, haga clic en guardar y seleccione la ruta C:\SisbenNet\Base_Certificada.
S la carpeta, no existe en C:\SisbenNet, deber crearla.
Si le sale el Caso 2, haga clic en Mostrar todas las descargas, luego copie el archivo a
guardar y pguelo en la ruta C:\SisbenNet\Base_Certificada. S la carpeta, no existe en
C:\SisbenNet, deber crearla.

3. CARGUE DEL ARCHIVO DE LA BASE CERTIFICADA DEL CORTE.
Antes de realizar el cargue del archivo de la base certificada del corte de Febrero de 2014
debe revisar lo siguiente:
Verifique que la Configuracin regional (Se ingresa por Inicio - Panel de Control
Configuracin Regional) el separador el smbolo decimal sea el punto (.) y el separador
de miles sea la coma (,), como puede observarse en las figuras siguientes:

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Figura 8 - Ajustar Configuracin Regional

Figura 9 - Ajustar configuracin regional adicional

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Figura 10 - Configuracin Regional Ajustada

NOTA: Las imgenes de las figuras 8, 9 y 10 corresponden a Windows 7, si tiene otra
versin de Windows cambia la forma de ingresar pero las ventanas son parecidas.
3.1 Cargue del Archivo.
Ingrese a la aplicacin de SisbenNet con su usuario y clave determinada de
Administrador (solo el perfil de administrador puede hacerlo) y seleccione la opcin
Cargue del Men Base Certificada, como aparece en la figura siguiente:

Figura 11 - Base certificada - Cargue

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A continuacin, se abre la ventana para seleccionar el archivo de base certificada (ver
figura siguiente), de clic sobre el botn para abrir el explorador y seleccione el
archivo guardado previamente ArchivoVerificacionXXXXX20140409.zip y que
descargo de SisbenNet Web y guardo en la carpeta C:\SisbenNet\Base_Certificada:

Figura 12 - Cargue

Al hacer clic sobre el botn, muestra la siguiente ventana:

Figura 13 - Seleccionar archivo para cargar

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Seleccione el archivo y de Clic sobre el botn Abrir.
Despus de seleccionar el archivo se despliega la siguiente ventana. Oprima el botn.

Figura 14 - Seleccionar archivo de cargue

Figura 15 - Cargar Archivo

Al finalizar, muestra la siguiente ventana:

Figura 16 - Proceso Finalizado

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De Clic en aceptar para finalizar el proceso.
4. PROCESOS DE LA BASE CERTIFICADA.

4.4. Consulta Log de Verificacin.
Esta opcin del men permite generar el log de verificacin que el DNP a nivel central
ejecut para realizar la revisin de la base del Municipio. Al seleccionar esta opcin,
el sistema despliega el listado de las inconsistencias encontradas en el proceso de
validacin de la Base de Datos del municipio para el corte de Marzo de 2014.

Figura 17 - Generar reporte de Log de Verificacin

Para generar el reporte, de Clic sobre el botn y a continuacin dar
Clic sobre el botn .
Nota: Este procedimiento crea archivos grandes, si su municipio es muy grande este
proceso podra presentar errores por falta de espacio en el disco, en estos casos
puede generar los archivos uno por uno sin marcar el botn
Al finalizar el proceso, muestra la siguiente informacin:

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Figura 18 - Archivo generado

Genera el reporte de las inconsistencias y muestra la ruta en donde lo guarda. De clic
en el botn y mostrar el archivo generado.
En este informe se puede observar no solo los listados de Duplicados entre municipios,
las fichas retiradas por calidad, sino que contiene tambin los duplicados por tipo y
numero de documento de identidad (documentos Repetidos).

Figura 19 - Reporte Log de Verificacin

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Si usted desea exportar la informacin puede hacerlo seleccionando la tabla y dando
clic derecho copiarla y pegarla en Excel.
El botn se utilizar para futuras implementaciones.
En este momento si el usuario genera un reporte, el sistema muestra un listado solo
con encabezados.

4.1.1.
4.1.2. Duplicado en base de Sisben 3.

En este reporte encontrar las personas que estn en la base de datos del
municipio que se encuentran duplicadas en otro municipio. El informe muestra
la informacin del municipio en donde quedaron definitivamente por tener la
fecha de actualizacin ms reciente.

Figura 20 - Duplicados en la base Sisben3

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4.1.3. Nmero de documento de identificacin duplicado.

Los documentos que estn duplicados son mostrados en el listado generado
con el ttulo Numero de Documento de Identificacin Duplicado.
Son los registros que aparecen con el cdigo 22 en la ventana que se despliega
al seleccionar la opcin de Consulta de Log de Verificacin.

Figura 21 - Nmero de documento de identificacin duplicado

En este reporte aparece registrado el nmero de ficha nmero del hogar,
numero del orden, apellidos, nombres, tipo de documento, nmero de

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documento, fecha de nacimiento del registro que aparece en el municipio y los
mismos datos del municipio en el cual aparece registrada otra persona con el
mismo tipo y nmero de documento de identidad.

Para dar solucin a los duplicados de documentos de identidad, se deben
realizar los siguientes procesos:

Revisar si el documento o documentos de identidad que report el DNP al
municipio corresponden a personas que residen en l. Esta verificacin debe
ser personal; cuando es un menor de edad debe hacerla el jefe del hogar o
en su defecto, un informante calificado de dicho hogar.

Para verificar si el tipo y nmero de documento de identidad corresponde a
una persona reportada por el DNP, el administrador del Sisbn de cada
municipio deber notificar a la persona afectada solicitando la copia del
documento de identidad.

Cuando el administrador del Sisbn verifica que la persona que reside en su
municipio presenta error en el tipo y / o nmero de documento de identidad
deber realizar la correccin correspondiente.

La persona afectada deber solicitar ante la administracin del Sisbn del
municipio correspondiente la correccin de su tipo y / o nmero de
documento de identidad, diligenciando el formato respectivo, el cual debe ser
suministrado por el administrador del Sisbn y anexar su cdula de
ciudadana.
Con respecto al resultado de las correcciones en los documentos de identidad es
necesario que se informe al afectado que a travs del decreto 1192 de 2010,
modificado mediante las resoluciones 0091, 2553 de 2011 y 0303 de 2012, se
adoptaron:

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Las fechas de corte para el envo de las Bases Brutas Municipales y
Distritales del Sisbn al DNP;
Las fechas de envo de las bases certificadas por parte del DNP a los
municipios, una vez se depuran y aplican procesos de control de calidad;
Las fechas de publicacin.
Y que por tal razn, tanto los municipios como el DNP deben acogerse a las
fechas all establecidas.
Asimismo informar que teniendo en cuenta el citado decreto, cuando la
administracin del Sisbn remita al DNP la base que contiene el tipo y / o nmero
de documento de identidad corregido y el DNP lleve a cabo todos los procesos
de control de calidad establecidos, el documento corregido aparecer en la base
certificada del Sisbn en el corte en que el municipio haga el reporte al DNP.
4.4. Consulta.
4.2.1. Base Certificada Local.
Permite la base la consulta de la base certificada del municipio. Mediante las consultas
el municipio puede consultar los registros validados.

Figura 22 - Consulta base certificada local

Al seleccionar la opcin se despliega la siguiente ventana:

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Figura 23 - Consulta Base Certificada Local Seleccin

Digite la informacin que desea consultar (por nombre, documento o ficha). Cuando
consulta por nombres, el sistema exige el nmero del documento, si no conoce, dele
cero en el campo.

Figura 24 - Ingreso de informacin de consulta

La bsqueda puede hacerse por tres criterios: Por nombre, por documento y por Ficha.
Primer Apellido:

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Primer apellido de la persona a buscar dentro de la base certificada.
Segundo Apellido:
El segundo apellido a buscar.
Primer Nombre:
El nombre de la persona a ubicar dentro de la base de datos certificada.
Segundo Nombre:
El segundo nombre de la persona a ubicar dentro de la base certificada.
Numero Documento:
El nmero del documento de la persona a buscar.
Numero de Ficha:
El nmero de la ficha a consultar y es obligatorio el nmero del hogar para esta consulta.
Nmero de Hogar:
El nmero de hogar dentro de la ficha a consultar.
Las validaciones de estos parmetros son las siguientes:
Buscar por Nombre: Es obligatorio clocar el primer nombre y el primer apellido.
Buscar por Documento: Es obligatorio solo el nmero del documento
Buscar por Ficha: Es obligatorio el nmero de la ficha y el nmero del hogar para
realizar la bsqueda.
Las bsquedas se hacen por lo que contengan los diferentes campos de la forma.
Al presionar el botn Consultar muestra la pantalla de visor de reportes con el resultado
de la consulta realizada.
A continuacin un ejemplo de cmo se ve el reporte:

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Figura 25 - Resultado de la consulta

4.2.2. Base Certificada Nacional.

Figura 26 - Consulta base certificada Nacional

Esta opcin permite a los usuarios de los municipios, realizar la consulta de la base
certificada del corte Sisben de acuerdo a los parmetros seleccionados para realizar la
bsqueda.
Los criterios para la bsqueda, son los mismos de la opcin anterior solo que en este
caso se consulta la base de datos nacional.
El reporte generado es como el de la figura siguiente:

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Figura 27 - Consulta Base Certificada Nacional

4.4. Generar Archivo.

Figura 28 - Base Certificada - Generar Archivo

Esta opcin permite la generacin de un archivo plano con los datos de la base
certificada por el DNP, del corte correspondiente en donde el municipio selecciona las
variables y los filtros que necesite (hasta 5 filtros).
Al seleccionar esta opcin, se despliega la siguiente pantalla:

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Figura 29 - Seleccin de variables, filtros y formato de archivo

La pantalla se divide en dos grandes bloques, en el bloque izquierdo se realiza la
seleccin de las columnas que contendr el archivo, en el bloque derecho se realiza la
seleccin de los filtros de consulta requeridos por el usuario.

En la parte inferior de la pantalla se despliegan los controles para generacin del archivo
y el formato con el que se genera el mismo
Seleccionar Todo: Al presionar este botn se marcan todas las columnas para ser
generadas en el archivo plano.
Borrar Seleccin: Al presionar este botn se desmarcan todas las columnas
seleccionadas previamente.
Bloque de Columnas del archivo Plano: El usuario marca o desmarca cada una de
las columnas a generarse en el reporte, el orden de aparicin en el archivo plano

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corresponde en el mismo orden en que se despliega en pantalla y que se encuentran
marcadas.
Seleccin de variables para el archivo: Esta lista de valores desplegable muestra
todas las variables que el usuario puede incluir como criterio de consulta para
generar el archivo plano. Una vez se selecciona una variable para realizar criterios
de filtro, se muestra el rango mximo que soporta esta, el usuario puede cambiar los
valores. El usuario puede seleccionar un mximo de 5 criterios diferentes.
Filtro De: Al seleccionar una variable, se despliega el valor mnimo que soporta.
A: Al seleccionar una variable, se despliega el valor mximo que soporta, al presionar
, se genera el criterio seleccionado en el bloque inferior mostrando el texto que
indica la variable seleccionada y el rango dado.
Bloque de criterios de consulta seleccionado por el usuario: En este se va mostrando
las variables seleccionadas y el rango dado para cada una de ellas.
Borrar Variables: Permite borrar el campo donde se han seleccionado previamente
las variables a filtrar.
Formato Archivo: En esta lista de valores desplegable muestra los tres tipos de
formato que soporta la generacin de archivos planos TXT, CSV, DBF, para los
archivos del tipo TXT las columnas en el archivo plano van separadas por tabulador,
y para el archivos del tipo CSV las columnas en el archivo plano van separadas por
coma.
Generar Archivo: Al presionar este botn se inicia la generacin del archivo plano
previa validacin de las variables, durante la generacin se muestra la actividad en
la barra de progreso, el porcentaje de generacin, y al lado izquierdo de esta se
muestra el cdigo de la ficha que se est generando.
Cancelar: Al presionar este botn se cancela el proceso de generacin.
El nombre del archivo generado tiene la siguiente estructura:
CertificadaDeMUNaaaammdd_hhmm.xxx
Donde DeMun corresponde al cdigo DANE del municipio (dos primeros dgitos que
identifican el departamento y tres dgitos para el consecutivo de los municipios).

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aaaammdd_hhmm, corresponde a: aaaa el ao, mm el mes (01-12) y dd el da, hhmm
corresponde a la hora (formato de 24 horas) y los minutos de generacin del archivo y
.xxx es la extensin del archivo (TXT, CSV o DBF) que el usuario haya seleccionado.
Al finalizar la generacin del archivo, se despliegan los siguientes mensajes:

Figura 30 - Finalizacin proceso de generacin del archivo

Al presionar el botn Aceptar se despliega el mensaje indicando la ubicacin del
archivo.

Figura 31 - Ruta del archivo generado

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