Curso ACL Basico Intermedio V833 ELG

Eduardo Leyton Guerrero
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Gracias
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ACL for Windows
Versin 8.33
Auditor de Tecnologas de la Informacin
Analista de Sistemas SCI (Ex-Ecom)
Contador Auditor - UDP
Postitulo Auditoria Computacional - UCH
Postitulo Ingeniera de Software - USACH
MBA Direccin Informtica
Escuela de Negocios Instituto Directivos de Empresas - Espaa
Magister en Tecnologas de la Informacin e-Business
Universidad Politcnica de Catalua, Espaa
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ACL ACL for for Windows Windows
Versi Versi n 8.33 n 8.33
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Entendiendo ACL
Conceptos Claves
Conceptos de ACL
Interfaz de Usuario
Preferencias
Accesando los Datos
Proyecto ACL
Definicin de Archivo de Entrada
Subir un Archivo Plano
Subir una Base de Datos
Subir un Archivo Tipo Reporte
AGENDA
AGENDA
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Verificando los Datos
Comando Verificar
Comando Contar
Comando Totalizar
Comando Estadsticas
Comando Secuencia
Manipulando los Datos
Comandos Sample, Extraer, Exportar
Comandos Ordenar, Clasificar
Comando Sumarizar
Comando Estratificar
Comando Antiguedad
Comando Join
AGENDA
AGENDA
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Entendiendo Entendiendo ACL ACL
Conceptos Claves
Conceptos de ACL
Interfaz de Usuario
Preferencias
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Archivo
Conjunto de registros lgicos referidos a una misma entidad.
Registro
Elemento bsico de un archivo. Un archivo se compone de uno o ms
registros. Generalmente los registros de un archivo son de estructura
idntica (mismos campos), pero aquello no es obligatorio.
Campo
Elemento bsico de un registro. Un registro se compone de uno o ms
campos. Cada campo tiene un nombre, un largo y un tipo.
Conceptos Conceptos Claves Claves
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Archivo Archivo Archivo
Registro Registro Registro
Campo Campo Campo
Conceptos Conceptos Claves Claves Continuaci Continuaci n n
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Conceptos Conceptos Claves Claves Continuaci Continuaci n n
Cada casillero
es un Campo
Una fila del casillero
es un Registro
Tupla
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Identificacin de un Archivo
Nombre: Forma parte de la identificacin del
archivo y generalmente tiene un largo mximo
de caracteres.
Extensin: Permite identificar el tipo de archivo y posee
un largo mximo de tres caracteres.
Conceptos Claves Conceptos Claves Continuaci Continuaci n n
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Audit Command Lenguaje
Software de Interrogacin de Archivos
Interrogacin de archivos es un trmino genrico
usado para designar la tecnologa que automatiza las
pruebas de auditoria.
ACL est relacionado con la Interrogacin de
Archivos en la misma forma en que Microsoft Word
est relacionado con el trmino genrico Procesador
de Texto.
Conceptos Conceptos de ACL de ACL
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Conceptos Conceptos de ACL de ACL Continuaci Continuaci n n
ACL es una herramienta valiosa para agregar calidad y valor
a las auditorias y aumentar su productividad. Usando ACL, es
posible realizar el 100% de las pruebas y dedicar menos tiempo
a tareas como totalizar y tomar muestras. Esto mejora los
procedimientos de auditoria y da tiempo para obtener valiosa
informacin sobre el negocio del cliente.
Para interrogar archivos, ACL requiere de tres componentes
bsicos:
1. El Proyecto ACL
2. El Archivo de Datos
3. La Definicin del Archivo de Entrada
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Interfaz Interfaz de de Usuario Usuario - - Opciones Opciones de de Men Men
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Preferencias Preferencias - - Opciones Opciones de de N N meros meros
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Dudas ?
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Preguntas & Respuestas
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Proyecto ACL
Definicin de Archivo de
Entrada (IFD)
Subir una Bases de Datos
Subir un Archivo de Tipo
Reporte
Accesando los Datos Accesando los Datos
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ACL organiza el trabajo en proyectos.
Fundamentalmente, un proyecto ACL describe cmo
se almacena la informacin en los archivos de datos.
Adicionalmente, un proyecto contiene los
procedimientos automatizados que usted disee
(Batch), vistas, espacios de trabajo e ndices.
Los proyectos no contienen ningn tipo de datos
fsicos. Proveen acceso a los archivos de datos por
medio de las definiciones de Archivos de Entrada.
Proyecto Proyecto ACL ACL
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Antes que usted pueda trabajar con ACL, debe
abrir o crear un proyecto.
Para abrir un proyecto existente, seleccione Open
Proyect o si desea abrir un proyecto recientemente
usado, seleccione el nombre del mismo en la parte
inferior del men de file.
Seleccione New Proyect en el men File para crear
un proyecto nuevo.
Proyecto ACL Proyecto ACL Crear o Abrir un Proyecto Crear o Abrir un Proyecto
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Crear o Abrir un Proyecto Continuaci Continuaci n n
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Se le solicitar que escriba un nombre para el proyecto y que especifique donde
guardarlo. Escriba el nombre ENTRENAMIENTO y presione Guardar.
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Demostracin Prctica
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ACL le solicita que seleccione una definicin existente de Archivo de Entrada (IFD)
o que cree una nueva. (Data File Input)
Las definiciones existentes contenidas dentro del proyecto se desplegarn dentro de
la caja de seleccin del Archivo de Entrada.
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ACL usa la Definicin de Archivo de Entrada para leer (subir) un archivo de
datos. Una Definicin de Archivo de Entrada es un proceso de especificacin de
la estructura de un archivo de datos.
Seleccione New dentro de la caja de dilogo de Definicin de Archivo de
Entrada y aparecer un asistente que le ayudar generar esta definicin. Luego
de la ventana de bienvenida, el asistente le solicitar que seleccione la forma de
tomar los datos (fuente de datos). El asistente le ofrecer las siguientes cuatro
alternativas:
Disk
Se refiere a cualquier disco conectado al PC fsicamente o en red. Es la fuente
de datos que se debe utilizar para subir archivos de texto almacenados en disco.
Tape
Se refiere a cualquier dispositivo de cinta conectado al PC.
Definici Definici n n de de Archivo Archivo de de Entrada Entrada
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ODBC
Se refiere a cualquier base de datos compatible con ODBC disponible en el PC, sea
localmente o a travs de la red. Es la Fuente de datos que se debe utilizar para subir
archivos de Excel, Dbase, Access, Visual Fox, etc.
External Definition
Se refiere a un archivo de datos de AS/400 o Cobol.
Partiremos subiendo un archivo plano. Un archivo plano es un archivo de texto
cuyos registros son todos idnticos en estructura (campos) y largo.
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Para que ACL pueda subir un archivo como el anterior, Ud. Debe seleccionar la
fuente de datos Disk y presionar Siguiente.
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Seleccione el archivo a definir, vale decir, el archivo que contiene los datos con los
que usted quiere trabajar. Para estos efectos seleccione el archivo PAYROLL.FIL
dentro de la carpeta Sample Data Files y luego presione Abrir.
Subir un Archivo Plano Continuacin
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El asistente determina automticamente la forma en que est codificada la
informacin, habiendo dos posibilidades para el caso de un archivo cuya fuente de
datos es Disk : EBCDIC o ASCII. Presione Siguiente.
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En el paso siguiente, el asistente provee una visin inicial del archivo de datos actual
identificando una serie de propiedades. Presione Siguiente.
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Esta ventana contiene caractersticas referentes a registros y saltos
que ACL identifica automticamente, pero que usted puede cambiar.
Largo del registro Es el largo de los registros para archivos de largo
fijo o, el del registro ms largo si los registros son de largo variable.
Largo del salto - La cantidad de bytes que ACL ignora al comienzo
del archivo de datos. Usted puede usar Skip para que ACL salte la
cabecera del archivo y comience el anlisis desde donde comienza
realmente la informacin. El valor por defecto es cero, por lo que
ACL despliega la informacin desde el comienzo del archivo.
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El asistente tambin identifica el tipo de archivo entre cuatro alternativas, de
acuerdo a las caractersticas de sus registros: Registros Simples, Multiregistros, etc.
Presione Siguiente.
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El siguiente paso a seguir para definir el Archivo de Entrada se refiere a la definicin
de los campos de un registro. El asistente muestra la siguiente ventana, en la cual se
pide acotar los diferentes campos. Verifique y corrija el largo de cada campo y luego
presione Siguiente.
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En la ventana siguiente, el asistente solicita definir los nombres y tipos de datos de cada
uno de los campos indicados anteriormente.
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Los componentes principales de una definicin de Campo son:
Nombre Se utiliza para distinguir un campo de otro y puede tener
de 1 a 22 caracteres de largo.
Tipo - Identifica la clase de datos a almacenar en el campo. Puede
ser: ASCII, NUMERIC, DATE, etc.
Posicin inicial Indica el comienzo del campo en un registro del
archivo.
Largo - Es el tamao del campo y abarca desde la posicin inicial a
la posicin final del campo.
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La estructura del archivo PAYROLL.FIL (definicin de campos) es
la siguiente:
Campo Tipo Posicin Largo Descripcin
Inicial
EMPNO EBCDIC 1 6 Nmero de Empleado
GROSS_PAY PACKED 7 9 Pago Bruto
TAX_AMOUNT PACKED 16 9 Monto de Impuesto
NET_PAY PACKED 25 9 Pago Neto
WORKDEPT EBCDIC 34 3 Departamento
PAY_DATE DATE (DDMMYY) 37 6 Fecha de Pago
CHEQUE_NO EBCDIC 43 5 Nmero de Cheque
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Defina cada uno de los campos del archivo de acuerdo a la estructura mostrada en la
lmina anterior. Para cada campo deber completar las casillas Name y Type, as como
Date Format cuando corresponda. ACL tambin le da la posibilidad de ignorar algn
campo. Luego presione Siguiente.
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La ltima ventana del asistente muestra un resumen con las caractersticas del Archivo
de Entrada definido, desde las propiedades de los registros a la definicin de los
campos. Presione Siguiente.
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A continuacin se abre una caja de texto que permite dar un nombre al archivo de
entrada definido. Por defecto, ACL le asigna el mismo nombre que tiene el archivo de
datos, pero Ud. puede elegir cualquier otro. Escriba el nombre plano y presione OK.
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Finalizado el proceso de definicin del Archivo de Entrada para subir el archivo plano
seleccionado, se llega a la siguiente ventana:
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Demostracin Prctica
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Resumiendo, para subir un archivo plano usted usa el
asistente para la definicin de Archivos de Entrada,
donde paso a paso va especificando y construyendo la
estructura del archivo de datos.
Una vez subido el archivo se puede editar la definicin del
mismo seleccionando la opcin Input File Definition del
men Edit. Esto permite acceder a la siguiente
informacin:
Las propiedades del archivo de entrada
Definiciones de campos y expresiones
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Propiedades del Archivo de Entrada
ACL provee una visin inicial del archivo de datos dentro de la
ventana de propiedades del archivo de entrada.
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Definiciones de Campos y Expresiones
Para ver las definiciones de campos y expresiones seleccione la ventana Editar
Campos/Expresiones. Usted puede crear campos y expresiones, o cambiar los
existentes. Puede ocupar parte de la definicin de un campo para otro campo.
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Para crear una definicin de campo seleccione el botn de Aadir un Nuevo Campo
de Datos. Alternativamente usted puede hacer clic en cualquier parte de la ventana que
despliega los datos y se abrir la siguiente ventana.
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Una definicin de campo se compone de:
Nombre Se utiliza para distinguir un campo de otro y puede tener de 1 a 22
caracteres de largo.
Tipo - Identifica la clase de datos a almacenar en el campo.
Posicin inicial Indica el comienzo del campo en un registro del archivo.
Largo - Es el tamao del campo y abarca desde la posicin inicial a la posicin final
del campo.
Ancho - Fija el ancho de las columnas impresas.
Alternar el ttulo de columna Es el ttulo de columna usado para vistas y reportes.
usa el nombre del campo por defecto
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ACL reconoce casi todos los tipos de datos y requiere que se
especifique el tipo correcto cuando se definen los datos. A
continuacin se listan los tipos de datos comnmente encontrados en el
ambiente Windows:
ACL - Especifica un campo de 12 bytes de largo en un formato numrico interno de
ACL. Es creado por ACL para almacenar los resultados de los clculos.
ASCII - Especifica los caracteres estndares de datos (imprimibles). Cdigo estndar
americano para intercambio de informacin (ASCII)
El largo mximo de campo es 32.767 caracteres.
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BINARIO - Especifica datos numricos sin signo binario, correspondiente a
PL/1 Fixed Binary o Cobol Computacional 1.
El largo mximo de un campo binario es 8 bytes.
El nmero de lugares decimales est implicado, y no se puede exceder el
largo total del campo.
Los campos con largos pares (2, 4, 6 y 8) son tratados con signo, mientras
que los campos de largo impar (1, 3, 5 ,7) se tratan sin signo.
El largo de registro (RDW) para archivos con registros de largo variable es
un campo binario.
CUSTOM- Define caracteres no estndares o conjuntos de caracteres.
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DATE Campo de tipo fecha con una definicin de campo asociada.
El largo mximo de campo es de 60 caracteres.
La clusula PIC describe cmo el campo se almacena en el archivo
de entrada.
Los caracteres PIC reconocidos de fecha son:
DD especifica un nmero de da (1-31)
MM especifica un nmero de mes (1-12)
YY especifica un nmero de ao corto
DDD especifica un da juliano (1-366)
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MMM indica el nombre de un mes (JAN, DEC)
YYYY indica un nmero de ao en formato largo
Usted debe especificar el formato en el que se almacenan los datos en el
archivo, incluso si el campo fecha es un nmero comprimido.
Por ejemplo, a fin de desplegar la fecha 10 de Octubre de 1996, como
961010 usted debe especificar el formato fecha como YYMMDD.
EBCDIC- Cdigo decimal de intercambio codificado en binario.
Especifica caracteres estndares de datos (imprimibles) para equipos
mainframes y mini de IBM.
El largo mximo de campo es de 32.767 caracteres.
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LOGICAL - Especifica datos con valores lgicos True o False. El largo
mximo de campo es de 1 byte. Los valores F, 0, N y el valor
hexadecimal ASCII 20 se evalan como falsos. Todos los dems se evalan
como verdaderos.
NUMERIC - Especifica datos numricos imprimibles. Pueden incluir blancos
en su comienzo o al final, as como signo negativo al principio o al final,
comas y el nmero de decimales despus de la coma que pueden variar. Los
ceros al principio se consideran como blancos. El largo mximo de campo es
de 40 bytes (cerca de 22 dgitos).
Si una definicin de campo incluye decimales pero no tiene un punto decimal
explcito, se considera implicado el punto decimal. Los parntesis y CR se
consideran como negativos. El nmero de decimales se implica.
Los campos numricos tambin pueden ser codificados ya sea en ASCII o
EBCDIC a fin de ajustarse a la fuente de datos.
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PACKED - Especifica datos empaquetados. Son datos numricos
comprimidos con dos dgitos por bytes, conteniendo un signo en la mitad del
ltimo byte.
UNSIGNED - Especifica datos empaquetados sin signo.
Lo mismo que los empaquetados, excepto que no tienen especificacin de
signo. Son datos numricos comprimidos con dos dgitos por bytes,
conteniendo un signo en la mitad del ltimo byte.
ZONED - Especifica datos decimales Zoned.
El dato tiene un dgito por byte, con un valor negativo especificado en la
mitad superior del byte ms a la derecha de un campo. El largo mximo es
de 22 bytes.
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Expresiones
ACL usa expresiones para crear campos computados
empleando campos preexistentes. Estos nuevos campos
computados pueden ser usados por los comandos de ACL,
dentro de una vista, pueden ser extrados a otro archivo, etc.
Una expresin puede incluir operaciones aritmticas, valores
condicionales o preguntas lgicas.
Las expresiones y filtros pueden ser usados en el ambiente de
trabajo, lo que permite activarlos dentro de cualquier
definicin de archivo de entrada.
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Al seleccionar el botn de Agregar una Nueva Expresin se abrir una
ventana de edicin de expresiones. Utilice el nombre NETO.
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Al seleccionar el botn fx que est al lado de la caja de nombre, usted abrir
el Constructor de Expresiones para definir el valor por defecto de la
expresin.
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El Constructor de Expresiones se utiliza para crear sentencias
condicionales, clculos ad-hoc y para crear expresiones.
El Constructor de Expresiones contiene todos los tems de la
definicin de archivo de entrada, campos, filtros, variables,
funciones y operadores. Usando dichos tems resulta fcil crear
una expresin.
Defina el campo NETO escribiendo en la caja de expresiones:
GROSS_PAY - TAX_AMOUNT
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Una vez que usted ha creado una expresin usted puede usar el botn Verificar para
asegurar que ha construido la expresin correctamente.
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Usted puede seleccionar OK, que lo lleva de vuelta a la ventana de edicin de
expresiones. Tambin puede agregar las otras opciones y finalmente hacer clic en el
tilde verde cuando termine.
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Cuando usted ha definido todos los campos y expresiones que requiere para la
definicin del archivo de entrada, cierre la ventana y ver lo siguiente:
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Resumiendo:
Usted puede cambiar la definicin de los archivos de entrada en
cualquier momento. Por ejemplo, usted puede agregar, modificar o
borrar definiciones de campos. Tambin puede modificar el tipo de
archivo, tipo de caracter, largo de registro, tipo de medio y largo del
salto, etc.
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Demostracin Prctica
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Los filtros de vista sirven para consultar los datos de acuerdo a una condicin
determinada, vale decir, para que el filtro de vista opere se requiere ingresar una
condicin especfica ya sea escribindola directamente en la caja de expresiones o
a travs del constructor de expresiones. Los botones que componen esta rea son:
Ir al siguiente registro sin Filtro Permite saltar al siguiente registro no filtrado
de la vista.
Remover Filtro Su funcin es quitar el filtro activo.
Aplicar Filtro Activa el filtro cuando la condicin es escrita directamente en la
caja de expresiones
Editar Filtro de Vista Permite crear una condicin utilizando el constructor de
expresiones.
Vistas Filtro de Vista,
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Genere un filtro con todos los pagos brutos mayores a US$ 300.000
(GROSS_PAY>300000). Para ello escriba la condicin en la caja de expresiones o
presione el botn Editar Filtro para utilizar el constructor de expresiones.
Vistas Filtro de Vista,
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Demostracin Prctica
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Utilizando ODBC
Seleccione New Proyect en el men File para crear un proyecto nuevo. Se le
solicitar que escriba un nombre para el proyecto y que especifique donde
guardarlo. Escriba el nombre ODBC.
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Seleccione New dentro de la caja de dilogo de Definicin de Archivo de Entrada
y aparecer un asistente que le ayudar generar esta definicin. Luego de la
ventana de bienvenida, el asistente le solicitar que seleccione la forma de tomar
los datos (fuente de datos). Seleccione la fuente de datos ODBC.
Utilizando ODBC
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En la siguiente caja de dialogo, seleccione Origen de datos de
equipo e indique la clase de base de datos, (aplicacin o
plataforma), a la que pertenece el archivo de datos. Las ms
usadas son las siguientes:
Excel Files
dBase Files
MS Access Database
Visual Fox Pro Tables
Entre otros.
Adicionalmente, el archivo de datos puede encontrarse en una
base de datos distinta y para acceder a l eventualmente se
requerir contar con la cuenta correspondiente. Es el caso de la
base Clientes por ejemplo.
Utilizando ODBC
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El procedimiento para subir archivos con origen en distintas plataformas es
bastante equivalente, por lo cual slo veremos el caso de un Archivo Excel.
Seleccione entonces Excel Files.
Utilizando ODBC
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El asistente le solicitar la ubicacin del Archivo, lo que involucra tanto la
unidad de disco como la carpeta donde se almacena. Seleccione el archivo
TRANS_APR.XLS.
Utilizando ODBC
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A continuacin, deber indicar la tabla especfica que Ud. quiere subir a ACL.
Para ello elija System Tables en la columna Types, seleccione la tabla de nombre
TRANS_APR$ y tipo SYSTEM TABLE y luego presione Next, como se muestra
a continuacin:
Utilizando ODBC
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Ahora ACL le solicitar un nombre para el archivo de datos que va a subir y le
ofrecer guardarlo en la misma carpeta donde est el proyecto ACL en uso. Lo
guardar con la extensin .FIL. Ingrese el nombre captaciones y luego presione
Guardar.
Utilizando ODBC
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Aparecer una nueva caja de dialogo que le solicitar indicar los campos del
archivo de datos que desea subir. Por defecto, el asistente selecciona la totalidad
de los campos. Subiremos todos los campos del archivo, por lo tanto presione
Next.
Utilizando ODBC
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Finalmente, el asistente le solicitar un nombre para la definicin de archivo de
entrada que acaba de crear, el cual puede ser distinto al nombre del archivo de
datos. Escriba el nombre capta y presione OK.
Utilizando ODBC
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El archivo se ver de la siguiente manera:
Utilizando ODBC
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Demostracin Prctica
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Los archivos de tipo reporte son aquellos que constituyen una copia exacta
de un listado, informe o reporte que usted ve en papel. Adems de los datos
se compone de encabezados, ttulos de columnas y totales, as como de
informacin (caracteres) de control que indica orientacin, espacios, saltos
de pgina, etc. Generalmente los archivos de reporte son grabados en disco
antes de ser impresos, y posteriormente archivados en disco o cinta.
Algunas veces los archivos de reporte son la nica fuente de informacin.
La capacidad de procesar archivos de reporte es una herramienta til para
la verificacin de la exactitud de sus contenidos, tales como tasas de inters
en prstamos, criterios de seleccin, etc..
Los archivos de reporte se procesan como archivos con mltiples tipos de
registros, teniendo que definir por separado a cada uno de ellos.
Subir un Archivo de Tipo Reporte
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Ahora vamos a generar una definicin de archivo de entrada para subir un archivo
de reporte. Seleccione New Proyect en el men File para crear un proyecto nuevo.
Se le solicitar que escriba un nombre para el proyecto y que especifique donde
guardarlo. Escriba el nombre REPORTE.
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Seleccione New dentro de la caja de dilogo de Definicin de Archivo de Entrada y
aparecer un asistente que le ayudar a generar esta definicin. Luego de la
ventana de bienvenida, el asistente le solicitar que seleccione la forma de tomar los
datos (fuente de datos). Seleccione la fuente de datos Disk y presione Siguiente.
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Seleccione el archivo a definir, vale decir, el archivo que contiene los datos con los
que usted quiere trabajar. Para estos efectos seleccione el archivo Report2.txt
dentro de la carpeta Sample Data Files y luego presione Abrir.
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El asistente determina automticamente la forma en que est codificada la
informacin, habiendo dos posibilidades para el caso de un archivo cuya fuente de
datos es Disk : EBCDIC o ASCII. Presione Siguiente.
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En el paso siguiente, el asistente determina automticamente el formato del archivo
de datos seleccionado, entre cinco posibilidades. Los formatos ms comunes para un
archivo plano son Other File Format y Delimited Text File, sin embargo para un
archivo de reporte el formato siempre ser Print Image (Report). Presione Siguiente.
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El asistente provee una visin inicial del archivo de datos actual identificando una
serie de propiedades. En esta vista ya se puede apreciar que el archivo es un listado
o reporte igual a los que se ven impresos en papel. Presione Siguiente.
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El asistente provee una visin para redefinir los campos que son visualizados, con el
mouse, arrastre los dgitos que correspondan a cada campo y luego ponga nombre a
cada uno de ellos.
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Una vez terminado el proceso de identificacin de todos los campos presione el
botn SIGUIENTE y ponga nombre al archivo respectivo.
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Esta ltima ventana contiene caractersticas referentes a registros y
saltos que ACL identifica automticamente, pero que usted puede
cambiar.
Largo del registro - El largo de los registros para archivos de largo
fijo o, el del registro ms largo si los registros son de largo variable,
como ocurre en el caso de los archivos multiregistro (tipo reporte).
Largo del salto - La cantidad de bytes que ACL ignora al comienzo
del archivo de datos. Usted puede usar Skip para que ACL salte la
cabecera del archivo y comience el anlisis desde donde comienza
realmente la informacin. El valor por defecto es cero, por lo que
ACL despliega la informacin desde el comienzo del archivo.
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El asistente tambin identifica el tipo de archivo entre cuatro alternativas,
de acuerdo a las caractersticas de sus registros: Registros Simples,
Multiregistros, etc. En el caso de un archivo plano, el tipo de archivo a
escoger deber ser Data File (Single Record Type), sin embargo, para el
caso de un archivo de reporte se deber seleccionar siempre el tipo Multiple
Record Type File. Seleccione este ltimo tipo y presione Siguiente.
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Como se seal antes, cuando el archivo de datos es de tipo multiregistros,
se vuelve necesario definir uno a uno sus registros. En la siguiente ventana,
el asistente mostrar los tipos de registros ya definidos, si es que existen.
Para definir tipos nuevos de registros, presione Siguiente.
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La ventana que le permitir definir los nuevos tipos de registro se muestra
a continuacin. La parte inferior de la ventana presenta al archivo de datos
tal cual es, lo cual es de mucha utilidad para la definicin de los tipos de
registro.
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Escriba el nombre CLASE en la casilla New Tipe. Luego usando el mouse pinche los
dos puntos del primer registro del nuevo tipo. Finalmente, presione el botn Include
para grabar este nuevo tipo de registro e incluir en l a todos los registros que
presenten dicha caracterstica.
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En la ventana siguiente el asistente reconoce ms de un tipo de registro definido.
Adems, solicita le indiquen si el primer tipo de registro CLASE contiene
informacin que deba repetirse en los registros subsecuentes, lo cual como se ha
sealado antes es afirmativo. Marque la casilla correspondiente y presione
Siguiente.
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A continuacin el asistente le ayudar a definir los campos del tipo de registro
CLASE, y ha intentado acotar tales campos. El asistente muestra la siguiente
ventana, por medio de la cual pide verificar y ajustar el largo de cada campo del
registro. Como dicho tipo de registro slo lo vamos a usar de etiqueta haremos que
tenga un campo nada ms, para lo cual quite todas las separaciones y luego presione
Siguiente.
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El asistente identifica automticamente las propiedades de los campos del tipo de
registro CLASE, que en este caso solamente es uno. Escriba el nombre CLASE
PRODUCTO para dicho campo (no puede llamarse igual que el tipo de registro) y
seleccione el tipo ASCII, llenando las casillas Name y Type respectivamente. Luego
presione Siguiente.
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Ahora el asistente necesita saber si el segundo tipo de registro DETALLE contiene
informacin que deba repetirse en los registros subsecuentes, lo cual es obviamente
negativo pues ste es el ltimo tipo de registro que hemos definido. Presione
Siguiente.
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La ltima ventana del asistente muestra un resumen con las caractersticas del
Archivo de Entrada definido para el archivo de reporte. En dicho resumen se
aprecian las caractersticas generales del archivo de entrada, los tipos de registro
definidos, as como los nombres y tipos de campo para cada uno de estos registros.
Presione Finalizar.
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A continuacin se abre una caja de texto que permite dar un nombre al archivo de
entrada definido. Por defecto, ACL le asigna el mismo nombre que tiene el archivo
de datos, pero Ud. puede elegir cualquier otro. Escriba el nombre reporte y presione
OK.
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Finalizado el proceso de definicin del Archivo de Entrada para subir el archivo de
reporte seleccionado, ACL procede a mostrar los datos. Por defecto, ACL presenta
esta informacin basndose en el ltimo tipo de registro definido, llamado
DETALLE, en la forma de un filtro activo. Usted ahora puede procesar el archivo
de reporte como si estuviera compuesto slo de registros uniformes, vale decir,
como si fuera un archivo plano.
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Demostracin Prctica
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Dudas ?
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Comando VERIFICAR
Comando CONTAR
Comando TOTALIZAR
Comando ESTADISTICA
Comando SECUENCIA
Verificando Verificando los los Datos Datos
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Con los mdulos anteriores se ha dado una visin general de ACL y se
ha enseado a subir diferentes tipos de archivos. Lo que viene a
continuacin es aprender a verificar esta informacin y as
introducirnos en pruebas sencillas de auditoria, a travs de la
utilizacin de comandos bsicos de ACL. Esto es un paso obligado antes
de aprender pruebas ms avanzadas, las cuales requieren un nivel ms
profundo de manipulacin de la informacin.
Antes de entrar en materia veamos el concepto Command Log, el cual
desde ahora en adelante estar siempre presente. Cada vez que se
ejecuta un comando, ACL despliega automticamente una ventana con
dicho comando y su resultado. Ud. puede elegir cualquiera de cuatro
formas de ver los comandos y resultados del Command Log:
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Log File, que muestra tanto comandos como resultados, estando los
comandos precedidos por el smbolo @.
Commands, despliega slo los comandos.
Results, despliega slo los resultados.
Last Result, que muestra el ltimo comando con su resultado (ltima
porcin del Log File). Es desplegado por defecto despus de cada ejecucin
de comando.
Para ver la ventana del Command Log Ud. puede ir al men Windows y
seleccionar Open Command Log.
Para cumplir con los propsitos de ste mdulo trabajaremos con el
proyecto Workbook.acl de la carpeta Sample Data Files. Abra el proyecto
citado y escoja la definicin de archivo de entrada Badfile, haciendo doble
click en ella.
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Se utiliza para buscar Se utiliza para buscar datos inv datos inv lidos lidos en los campos seleccionados de un archivo. en los campos seleccionados de un archivo.
Vaya al men Vaya al men Data Data y seleccione y seleccione Verify Verify . Se abrir . Se abrir la siguiente ventana. la siguiente ventana.
Comando Comando VERIFICAR VERIFICAR
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Elija el campo Elija el campo Price Price de la caja de dialogo activa de la caja de dialogo activa Main Main y presione y presione Aceptar Aceptar. Esto . Esto
Abrir Abrir el el Command Command Log en la vista Log en la vista Last Last Result Result: :
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Lo anterior muestra el comando ejecutado y su resultado. Lo anterior muestra el comando ejecutado y su resultado. ste ste ltimo da cuenta de ltimo da cuenta de
los caracteres individuales del campo verificado expresados en u los caracteres individuales del campo verificado expresados en una cadena de na cadena de
n n meros de base meros de base hexadecimal hexadecimal, como se , como se al de que fueron validados uno por uno. A al de que fueron validados uno por uno. A
continuaci continuaci n siguen dos mensajes, el primero referido al registro donde se n siguen dos mensajes, el primero referido al registro donde se encontr encontr el el
dato invalido y otro referido a la cantidad de errores detectado dato invalido y otro referido a la cantidad de errores detectados para el campo en s para el campo en
cuesti cuesti n. Por otro lado, si observamos el comando mostrado en el n. Por otro lado, si observamos el comando mostrado en el Command Command Log, Log,
podemos apreciar dos par podemos apreciar dos par metros que metros que Ud Ud. no configur . no configur , y que son: , y que son:
ERRORLIMIT 10 ERRORLIMIT 10: Por defecto ACL busca hasta diez errores de validaci : Por defecto ACL busca hasta diez errores de validaci n en el n en el
campo seleccionado y luego se detiene. Si campo seleccionado y luego se detiene. Si Ud Ud quiere ocupar un valor distinto para quiere ocupar un valor distinto para
este par este par metro cuando ejecute el comando, podr metro cuando ejecute el comando, podr hacerlo escribiendo el valor hacerlo escribiendo el valor
deseado en la casilla deseado en la casilla Error Error Limit Limit dentro de la caja de dialogo dentro de la caja de dialogo More More de la Ventana de la Ventana
Verify Verify. .
TO SCREEN TO SCREEN: Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamen : Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamente en te en
la ventana del la ventana del Command Command Log. Adicionalmente, Log. Adicionalmente, Ud Ud. puede guardar el resultado del . puede guardar el resultado del
comando en un archivo de texto, mediante la selecci comando en un archivo de texto, mediante la selecci n de la opci n de la opci n n File File y la y la
especificaci especificaci n de un nombre en la casilla n de un nombre en la casilla Name Name de la caja de dialogo de la caja de dialogo Output Output. . Por
defecto, ACL guardar este archivo en el directorio Sample Data Files.
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El comando El comando Verify Verify no informa cu no informa cu l es el l es el caracter caracter incorrecto del campo verificado y incorrecto del campo verificado y
por qu por qu . Para conocer esto . Para conocer esto ltimo se deber ltimo se deber cerrar el cerrar el Command Command Log y abrir la Log y abrir la
ventana del ventana del Input Input File File Definition Definition, eligiendo tal opci , eligiendo tal opci n en el men n en el men Edit Edit. Luego haga . Luego haga
doble click en el campo doble click en el campo Price Price y ver y ver lo siguiente: lo siguiente:
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Observe el registro n Observe el registro n mero 4 del campo mero 4 del campo Price Price, en la ventana de , en la ventana de
edici edici n de la parte inferior de la caja de dialogo. Ver n de la parte inferior de la caja de dialogo. Ver el valor el valor 6.98A 6.98A. .
Por otro lado, la casilla Por otro lado, la casilla Type Type para el campo en cuesti para el campo en cuesti n muestra el n muestra el
tipo tipo NUMERIC NUMERIC. Lo anterior deja en evidencia el error que detect . Lo anterior deja en evidencia el error que detect
ACL, pues la letra A es obviamente un ACL, pues la letra A es obviamente un caracter caracter invalido para un invalido para un
campo num campo num rico. rico.
Volviendo al resultado del comando Volviendo al resultado del comando Verify Verify, encontramos que la letra , encontramos que la letra
A A contenida en el registro 4 para el campo contenida en el registro 4 para el campo Price Price corresponde al corresponde al
ltimo valor ltimo valor hexadecimal hexadecimal de la cadena, 41. Podemos comprobar lo de la cadena, 41. Podemos comprobar lo
anterior obteniendo el valor en base decimal de 41, que es 65, y anterior obteniendo el valor en base decimal de 41, que es 65, y
buscando luego la equivalencia de 65 en el c buscando luego la equivalencia de 65 en el c digo ASCII, la cual es A. digo ASCII, la cual es A.
Presione Aceptar y luego cierre la ventana del Presione Aceptar y luego cierre la ventana del Input Input File File Definition Definition. .
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En el proyecto Workbook.acl escoja la definicin de archivo de entrada Inventory,
haciendo doble click en ella. Este comando cuenta los registros del archivo en uso.
Adicionalmente, es posible agregar una condicin IF y contabilizar slo los registros
que satisfacen la condicin dada. Seleccione la opcin Count dentro del men
Analyze. Se abrir la siguiente ventana:
Comando Comando CONTAR CONTAR
En la casilla IF de la caja de dialogo Main, escriba ProdCls = '03 u ocupe el
Constructor de Expresiones y luego presione Aceptar.
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Se abrir el Command Log en la vista Last Result tal como se aprecia a continuacin:
ACL guardar el resultado obtenido, 22 en este caso, en una variable de sistema
llamada COUNT1, la cual Ud. puede utilizar en los clculos subsecuentes, por medio
del Constructor de Expresiones.
Comando Comando CONTAR CONTAR
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Se utiliza para sumar el contenido de uno o ms campos de tipo numrico del archivo
en uso. Adicionalmente, es posible agregar una condicin IF y considerar solamente
los registros que satisfacen la condicin dada. Seleccione la opcin Total dentro del
men Analyze. Se abrir la siguiente ventana:
Comando Comando TOTALIZAR TOTALIZAR
Elija el campo SalePr de la caja de dialogo Main y luego presione Aceptar.
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ACL guardar el resultado obtenido, 3.748,66 en este caso, en una variable de sistema
llamada TOTAL1, la cual Ud. puede utilizar en los clculos subsecuentes, por medio
Comando Comando TOTALIZAR TOTALIZAR
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Comando Comando ESTADISTICAS ESTADISTICAS
Este comando proporciona una descripcin estadstica de uno o ms CAMPOS DE
NMEROS O FECHAS del archivo en uso. Es posible agregar una condicin IF y
considerar solamente los registros que satisfacen la condicin dada. Adicionalmente,
Ud. puede activar la casilla Std. Deviation con el fin de incluir en los clculos el valor
de la desviacin estndar. Seleccione la opcin Statistics dentro del men Analyze. Se
abrir la siguiente ventana:
Elija el campo SalePr de la caja de dialogo Main y luego presione Aceptar.
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ACL guardar los resultados obtenidos en una serie de variables de sistema, las
cuales Ud. puede utilizar en los clculos subsecuentes, por medio del Constructor de
Expresiones.
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Lo anterior muestra el comando ejecutado y su resultado. Si obse Lo anterior muestra el comando ejecutado y su resultado. Si observamos el rvamos el
comando mostrado en la ventana del comando mostrado en la ventana del Command Command Log, podemos apreciar dos Log, podemos apreciar dos
par par metros que metros que Ud Ud. no configur . no configur , y que son: , y que son:
NUMBER 5: NUMBER 5: Por defecto ACL busca los 5 valores m Por defecto ACL busca los 5 valores m s altos ( s altos (Highest Highest) as ) as
como los 5 m como los 5 m s bajos ( s bajos (Lowest Lowest) del campo seleccionado y luego se detiene. Si ) del campo seleccionado y luego se detiene. Si
Ud Ud quiere cambiar el valor establecido para este par quiere cambiar el valor establecido para este par metro cuando ejecute metro cuando ejecute
el comando, podr el comando, podr hacerlo escribiendo el valor deseado en la casilla hacerlo escribiendo el valor deseado en la casilla # # of of
High High/ /Low Low dentro de la caja de dialogo dentro de la caja de dialogo More More de la Ventana de la Ventana Statistics Statistics. .
TO SCREEN TO SCREEN: Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, : Indica que veremos el resultado del comando ejecutado,
solamente en la ventana del solamente en la ventana del Command Command Log. Adicionalmente, Log. Adicionalmente, Ud Ud. puede . puede
guardar el resultado del comando en un archivo de texto, mediant guardar el resultado del comando en un archivo de texto, mediante la e la
selecci selecci n de la opci n de la opci n n File File y la especificaci y la especificaci n de un nombre en la casilla n de un nombre en la casilla
Name Name de la caja de dialogo de la caja de dialogo Output Output. . Por defecto, ACL guardar este archivo
en el directorio Sample Data Files.
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Comando Comando SECUENCIA SECUENCIA
Este comando se utiliza para detectar errores en el ordenamiento de la informacin
de un campo o de una cadena de campos del archivo en uso (errores de secuencia). Es
posible agregar una condicin IF y considerar solamente los registros que satisfacen
la condicin dada. Adicionalmente, Ud. puede activar la casilla Duplicates o Gaps con
el fin de incluir en el anlisis la informacin repetida (valores idnticos) y faltante
(saltos de informacin) respectivamente. Seleccione la opcin Sequence dentro del
men Analyze. Se abrir la siguiente ventana:
Elija el campo ProdCls de la caja de dialogo Main y luego presione Aceptar.
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ACL guardar el resultado obtenido, 6 en este caso, en una variable de sistema
llamada WRITE1, la cual Ud. puede utilizar en los clculos subsecuentes, por medio
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Lo anterior muestra el comando ejecutado y su resultado. Lo anterior muestra el comando ejecutado y su resultado. ste ste ltimo da cuenta de ltimo da cuenta de
los valores del campo seleccionado y sus registros, que quiebran los valores del campo seleccionado y sus registros, que quiebran la secuencia de la secuencia de
ordenamiento establecida, siendo el orden ordenamiento establecida, siendo el orden Ascendente Ascendente el que ACL asume por defecto. el que ACL asume por defecto.
Es posible cambiar esta direcci Es posible cambiar esta direcci n de ordenamiento a descendente, mediante la n de ordenamiento a descendente, mediante la
ventana de selecci ventana de selecci n de campos que se abre cuando n de campos que se abre cuando Ud Ud. presiona . presiona Sequence Sequence On On en la en la
caja de dialogo caja de dialogo Main Main. Por otro lado, si observamos el comando mostrado en el . Por otro lado, si observamos el comando mostrado en el
Command Command Log, podemos apreciar dos par Log, podemos apreciar dos par metros que metros que Ud Ud. no configur . no configur , y que son: , y que son:
ERRORLIMIT 10 ERRORLIMIT 10: Por defecto ACL busca hasta diez errores de secuencia en el : Por defecto ACL busca hasta diez errores de secuencia en el
campo seleccionado y luego se detiene. Si campo seleccionado y luego se detiene. Si Ud Ud quiere ocupar un valor distinto para quiere ocupar un valor distinto para
este par este par metro cuando ejecute el comando, podr metro cuando ejecute el comando, podr hacerlo escribiendo el valor hacerlo escribiendo el valor
deseado en la casilla deseado en la casilla Error Error Limit Limit dentro de la caja de dialogo dentro de la caja de dialogo More More de la Ventana de la Ventana
Sequence Sequence. .
la ventana del la ventana del Command Command Log. Adicionalmente, Log. Adicionalmente, Ud Ud. puede guardar el resultado del . puede guardar el resultado del
comando en un archivo de texto, mediante la selecci comando en un archivo de texto, mediante la selecci n de la opci n de la opci n n File File y la y la
especificaci especificaci n de un nombre en la casilla n de un nombre en la casilla Name Name de la caja de dialogo de la caja de dialogo Output Output. . Por
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Como se se Como se se al al anteriormente, este comando permite adem anteriormente, este comando permite adem s comprobar la s comprobar la
existencia de informaci existencia de informaci n repetida y faltante mediante las opciones n repetida y faltante mediante las opciones Duplicates Duplicates y y Gaps Gaps
de la caja de dialogo de la caja de dialogo Main Main, respectivamente. Tales opciones las tiene tambi , respectivamente. Tales opciones las tiene tambi n ACL en n ACL en
la forma de comandos individuales dentro del men la forma de comandos individuales dentro del men Analyze Analyze, por lo que el comando , por lo que el comando
Sequence Sequence tiene el potencial de tres comandos en uno. Veamos la opci tiene el potencial de tres comandos en uno. Veamos la opci n n Duplicates Duplicates. .
Seleccione la opcin Sequence dentro del men Analyze, elija el campo ProdCls de la
caja de dialogo Main, marque la casilla Duplicates y luego presione Aceptar.
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ACL guardar los errores de secuencia y el nmero de repeticiones, 0 y 141
respectivamente, en dos variables de sistema llamadas WRITE1 y GAPDUP1.
Notemos que el nmero de errores de secuencia es 0 en este caso, puesto que ACL
orden ascendentemente la informacin del campo ProdCls, antes de buscar los
errores de ordenamiento as como los valores idnticos del campo.
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Veamos ahora la opci Veamos ahora la opci n n Gaps Gaps. . Seleccione la opcin Sequence dentro del men
Analyze, elija el campo ProdCls de la caja de dialogo Main, marque la casilla Gaps y
luego presione Aceptar.
ACL mostrar por defecto los rangos de informacin faltantes o saltos de
informacin dentro del campo ProdCls, puesto que activar automticamente la
opcin List Gap Ranges. Ud. Puede, sin embargo, elegir la opcin List Missings Items
para ver directamente los valores faltantes del campo seleccionado.
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Tal como en la opcin Duplicates, ACL guardar los errores de secuencia y el
nmero de rangos faltantes, 0 y 2 respectivamente, en dos variables de sistema
llamadas WRITE1 y GAPDUP1. Adems, el nmero de errores de secuencia es 0 en
este caso tambin, puesto que ACL orden ascendentemente la informacin del
campo ProdCls, antes de buscar los errores de ordenamiento as como la informacin
faltante.
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P
r
e
g
u
n
t
a
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p
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s
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Dudas ?
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Comandos Sample (MUESTRA), Extraer, Exportar
Comandos Ordenar, Clasificar
Comando Sumarizar
Comando Estratificar
Comando Antigedad
Comando Join (unir)
Caso de Estudio
Manipulando los Datos Manipulando los Datos
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Comando Comando SAMPLE SAMPLE
Este comando se utiliza para tomar una muestra del archivo en uso y copiarla a un nuevo
archivo. Tal muestreo puede hacerse en base al REGISTRO COMPLETO del archivo o a
CAMPOS NUMRICOS seleccionados, mediante los tipos MUS o RECORD respectivamente.
Adems, por medio de los parmetros FIXED INTERVAL, CELL O RANDOM se puede elegir
el mtodo de muestreo. Por otro lado, es posible agregar una condicin IF con el fin de
seleccionar solamente aquellos registros que cumplen tal condicin. Seleccione la definicin de
archivo de entrada Sales_Reps dentro del proyecto Workbook, haciendo doble click en ella. Elija
la opcin Record dentro de Sample Type y Fixed Interval dentro de Sample Parameters. Escriba 4
en la casilla Interval y 2 en la casilla Start. En la casilla TO escriba el nombre del nuevo archivo,
que ser Muestra. Luego presione Aceptar.
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Comando Comando SAMPLE SAMPLE
Se abrir la ventana del Command Log en la vista Last Result, la cual desplegar el
comando y su resultado.
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Comando Comando EXTRAER EXTRAER
Este comando se utiliza para seleccionar registros (Records) o campos (Fields) del
archivo en uso y copiarlos a un nuevo archivo. Es posible agregar una condicin IF
con el fin de seleccionar slo aquellos registros o campos que cumplen tal condicin.
Dicho en otras palabras, el comando Extraer crea un subconjunto del archivo actual,
con los registros o campos que satisfacen una condicin dada. Seleccione la opcin
Extract dentro del men Data. En la casilla IF de la caja de dialogo Main escriba
ProdCls = '01 u ocupe el Constructor de Expresiones, y en la casilla TO escriba el
nombre del nuevo archivo, que ser Extraer. Luego presione Aceptar.
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comando y su resultado. ste ltimo da cuenta del nmero de registros producidos y
del archivo creado para almacenarlos (.FIL). Por defecto, ACL guarda el archivo
creado en el directorio Sample Data Files. Del comando se aprecia que ste termina
con la instruccin OPEN, que es una opcin automtica de ACL, y que se traduce en
que el ltimo paso en la ejecucin del comando consiste en abrir el archivo creado.
ACL guardar el nmero de registros extrados, 17 en este caso, en una variable de
sistema llamada WRITE1, la cual Ud. puede utilizar en los clculos subsecuentes, por
medio del Constructor de Expresiones.
Comando Comando EXTRAER EXTRAER
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Comando Comando EXPORTAR EXPORTAR
Este comando crea un archivo para que sea usado por otras aplicaciones. Este archivo
exportado puede contener los registros completos del archivo de datos o slo algunos campos
(Fields) seleccionados. Es posible tambin agregar una condicin IF con el fin de seleccionar
slo aquellos registros o campos que cumplen tal condicin. Seleccione la definicin de archivo
de entrada Inventory dentro del proyecto Workbook, haciendo doble click en ella. Elija la
opcin Export dentro del men Data e ingrese a la ventana de seleccin de campos pinchando el
botn Export Fields. Pinche el botn Add All para seleccionar todos los campos del registro y
presione OK. Seleccione la opcin Excel de la casilla Export As. En la casilla TO escriba el
nombre del nuevo archivo, que ser Exportar. Luego presione Aceptar.
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del archivo exportado creado (.XLS, en este caso). Por defecto, ACL guarda el
archivo exportado en el directorio Sample Data Files.
ACL guardar el nmero de registros exportados, 152 en este caso, en una variable
de sistema llamada WRITE1, la cual Ud. puede utilizar en los clculos subsecuentes,
por medio del Constructor de Expresiones.
Comando Comando EXPORTAR EXPORTAR
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Comando Comando ORDENAR ORDENAR
Este comando es utilizado para ordenar el archivo en uso de acuerdo a un campo
ndice especificado. Por defecto, cada vez que se ejecuta este comando, ACL crea una
copia reorganizada del archivo actual, donde el campo ndice se encuentra en orden
ascendente. Es posible cambiar esta direcci Es posible cambiar esta direcci n de ordenamiento a descendente, n de ordenamiento a descendente,
mediante la ventana de selecci mediante la ventana de selecci n de campos que se abre cuando n de campos que se abre cuando Ud Ud. presiona . presiona Sort Sort On On
en la caja de dialogo en la caja de dialogo Main Main. Adem . Adem s, s, es posible agregar una condicin IF con el fin de
condicionar el ordenamiento del archivo. Elija la opcin Sort dentro del men Data y
seleccione el campo ProdCls. En la casilla TO escriba el nombre del nuevo archivo,
que ser Ordenar. Luego presione Aceptar.
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del archivo ordenado creado (.FIL). Por defecto, ACL guarda este nuevo archivo en
el directorio Sample Data Files.
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Del comando se aprecia que ste termina con la instruccin OPEN, que
es una opcin automtica de ACL, y que se traduce en que el ltimo paso
en la ejecucin del comando consiste en abrir el archivo creado.
ACL guardar el nmero de registros ordenados, 152 en este caso, en
una variable de sistema llamada WRITE1, la cual Ud. puede utilizar en
los clculos subsecuentes, por medio del Constructor de Expresiones.
Por otro lado, este comando permite ordenar el archivo en uso en Por otro lado, este comando permite ordenar el archivo en uso en base a base a
un campo construido con los otros campos existentes. Dicho campo un campo construido con los otros campos existentes. Dicho campo puede puede
formarse antes de ocupar el comando o dentro del mismo comando. formarse antes de ocupar el comando o dentro del mismo comando. En En
este este ltimo caso, se debe acceder al constructor de expresiones median ltimo caso, se debe acceder al constructor de expresiones mediante te
los botones los botones Sort Sort On On en la caja de dialogo en la caja de dialogo Main Main (que lleva a la ventana de (que lleva a la ventana de
selecci selecci n de campos) y luego n de campos) y luego Expr Expr. .
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Comando Comando CLASIFICAR CLASIFICAR
Este comando clasifica la informacin de un CAMPO DE CARACTERES
seleccionado del archivo en uso. Para ello individualiza los valores diferentes de un
campo de caracteres, y cuenta el nmero de registros involucrados por cada caracter
nico encontrado. Adicionalmente, por cada valor nico del campo, asociado cada
uno a un grupo de registros determinado, es posible totalizar campos numricos
seleccionados. Adems, , es posible agregar una condicin IF con el fin de condicionar
esta clasificacin. Elija la opcin Classify dentro del men Analyze. Seleccione el
campo de caracteres ProdStat bajo el botn Classify On y el campo numrico QtyOO
bajo el botn Accumulate Fields. Luego presione Aceptar.
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comando y su resultado. ste ltimo muestra un resumen con los caracteres nicos
del campo clasificado, la frecuencia (cantidad y porcentaje) con la que stos se
repiten en el archivo, o el nmero y porcentaje de registros en los que aparece dicho
caracter nico, y el total acumulado del campo numrico seleccionado por cada
caracter encontrado.
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Si observamos el comando mostrado en la ventana del Si observamos el comando mostrado en la ventana del Command Command Log, podemos Log, podemos
apreciar la siguiente instrucci apreciar la siguiente instrucci n por defecto. n por defecto.
la ventana del la ventana del Command Command Log. Adicionalmente, Log. Adicionalmente, Ud Ud. puede configurar el comando con . puede configurar el comando con
el fin de guardar el resultado en un nuevo archivo de datos (.FI el fin de guardar el resultado en un nuevo archivo de datos (.FIL), mediante la L), mediante la
selecci selecci n de la opci n de la opci n n File File y la especificaci y la especificaci n de un nombre en la casilla n de un nombre en la casilla Name Name de la de la
caja de dialogo caja de dialogo Output. Output. Por defecto, ACL guardar este archivo en el directorio
Sample Data Files.
Por otro lado, este comando permite clasificar un campo construi Por otro lado, este comando permite clasificar un campo construido como una do como una cadena cadena
de campos de de campos de caracter caracter existentes existentes. Dicho campo puede formarse antes de ocupar el . Dicho campo puede formarse antes de ocupar el
comando o dentro del mismo comando, en cuyo comando o dentro del mismo comando, en cuyo ltimo caso se debe acceder al ltimo caso se debe acceder al
constructor de expresiones mediante los botones constructor de expresiones mediante los botones Classify Classify On On (que lleva a la ventana (que lleva a la ventana
de selecci de selecci n de campos) y luego n de campos) y luego Expr Expr. .
Es importante notar tambi Es importante notar tambi n que, para que este comando clasifique ordenadamente n que, para que este comando clasifique ordenadamente
la informaci la informaci n del campo de caracteres seleccionado, n del campo de caracteres seleccionado, no es necesario que el archivo no es necesario que el archivo
de datos se encuentre previamente ordenado por dicho campo de datos se encuentre previamente ordenado por dicho campo. .
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Comando Comando SUMARIZAR SUMARIZAR
Este comando totaliza campos numricos determinados del archivo en uso, para cada valor
nico de un CAMPO DE CARACTERES O FECHAS seleccionado. Lo anterior implica que al
usar este comando, tambin se clasificar la informacin de un campo seleccionado, como
ocurre en el caso del comando Clasificar, no obstante, el comando el comando Sumarizar Sumarizar es m es m s efectivo s efectivo
para archivos de datos grandes. Por otro lado, para archivos de datos grandes. Por otro lado, es posible agregar una condicin IF con el fin de
condicionar la sumarizacin. Seleccione la definicin de archivo de entrada Empmast dentro del
proyecto Workbook, haciendo doble click en ella. Elija la opcin Summarize dentro del men
Data. Seleccione el campo numrico Salary bajo el botn Accumulate Fields, el campo de
caracteres State_Province bajo el botn Summarize On y el campo de caracteres Country bajo el
botn Other Fields. Luego presione Aceptar.
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comando y su resultado. ste ltimo muestra un resumen con la totalizacin del
campo Salary, para cada caracter nico del campo State_Province. Para este ltimo,
se incluyen tambin las cantidades de cada caracter nico encontrado, o las
cantidades de registros por cada caracter distinto del campo Salary.
Es importante notar que, si bien el comando Summarize proporciona informacin
parecida a la que entrega el comando Classify, para que el primero clasifique para que el primero clasifique
ordenadamente la informaci ordenadamente la informaci n del campo seleccionado, ser n del campo seleccionado, ser necesario que el archivo necesario que el archivo
de datos sea primero preordenado (virtualmente) en base a dicho de datos sea primero preordenado (virtualmente) en base a dicho campo. Esta opci campo. Esta opci n n
se encuentra activada por defecto en la casilla se encuentra activada por defecto en la casilla Presort Presort de la caja de dialogo de la caja de dialogo Main Main, y , y
tambi tambi n se puede observar como una instrucci n se puede observar como una instrucci n en la estructura del comando, que n en la estructura del comando, que
se muestra en el se muestra en el Command Command Log. Otras instrucciones del comando que es posible Log. Otras instrucciones del comando que es posible
apreciar en el apreciar en el Command Command Log son las siguientes. Log son las siguientes.
OTHER Country OTHER Country: Indica que para cada valor : Indica que para cada valor nico del campo de caracteres o fechas nico del campo de caracteres o fechas
seleccionado, tambi seleccionado, tambi n se especificar n se especificar el valor que el campo Country tiene en el el valor que el campo Country tiene en el
primer registro del grupo asociado a cada valor primer registro del grupo asociado a cada valor nico encontrado, y como si el nico encontrado, y como si el
archivo estuviera ordenado (recordemos que fue preordenado virtu archivo estuviera ordenado (recordemos que fue preordenado virtualmente). almente).
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la ventana del la ventana del Command Command Log. Adicionalmente, Log. Adicionalmente, Ud Ud. puede configurar el comando con . puede configurar el comando con
el fin de guardar el resultado en un nuevo archivo de datos (.FI el fin de guardar el resultado en un nuevo archivo de datos (.FIL), mediante la L), mediante la
selecci selecci n de la opci n de la opci n n File File y la especificaci y la especificaci n de un nombre en la casilla n de un nombre en la casilla Name Name de la de la
caja de dialogo caja de dialogo Output Output. . Por defecto, ACL guardar este archivo en el directorio
Sample Data Files.
Adems, ACL guardar el nmero de registros producidos, 17 en este caso, en una
variable de sistema llamada WRITE1, la cual Ud. puede utilizar en los clculos
subsecuentes, por medio del Constructor de Expresiones.
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Comando Comando ESTRATIFICAR ESTRATIFICAR
Este comando se utiliza para contabilizar los registros que caen dentro de intervalos (estratos) de valores
pertenecientes a un CAMPO NUMRICO seleccionado. Para ser ejecutado, requiere la especificacin del
rango sobre el cual se va a estratificar el campo seleccionado, vale decir, el valor mximo del campo a
estratificar, en el ltimo intervalo de estratificacin, y el valor mnimo de este campo, en el primer intervalo
de estratificacin. No obstante, si primero se ejecuta el comando Perfil o Estadsticas para el campo
seleccionado, sus valores mximo y mnimo sern tomados por defecto cuando se ejecute el comando
Estratificar. Adicionalmente, para cada intervalo del campo, es posible totalizar otros campos numricos del
archivo en uso. Por otro lado, Por otro lado, es posible agregar una condicin IF con el fin de condicionar la estratificacin
del campo seleccionado. Seleccione la definicin de archivo de entrada Inventory dentro del proyecto
Workbook, haciendo doble click en ella. Aplique primero el comando Estadsticas para el campo numrico
SalePr. Luego, elija la opcin Stratify dentro del men Analize. Seleccione nuevamente el campo SalePr bajo el
botn Stratify On y el campo numrico QtyOH bajo el botn Accumulate Fields. Despus presione Aceptar.
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comando y su resultado. ste ltimo muestra los estratos o intervalos del campo
SalePr generados, la cantidad y porcentaje de registros que caen en cada estrato, y el
porcentaje y total acumulado del campo QtyOH seleccionado.
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Si observamos el comando mostrado en la ventana del Si observamos el comando mostrado en la ventana del Command Command Log, podemos apreciar los siguientes Log, podemos apreciar los siguientes
instrucciones por defecto. instrucciones por defecto.
INTERVALS 10 INTERVALS 10: Implica que ACL s : Implica que ACL s lo generar lo generar diez intervalos para el rango especificado del campo a diez intervalos para el rango especificado del campo a
estratificar (definido por sus valores m estratificar (definido por sus valores m ximo y m ximo y m nimo especificados). Si nimo especificados). Si Ud Ud quiere configurar este par quiere configurar este par metro metro
en un valor distinto cuando ejecute el comando, podr en un valor distinto cuando ejecute el comando, podr hacerlo escribiendo el valor deseado en la casilla hacerlo escribiendo el valor deseado en la casilla
Intervals Intervals dentro de la caja de dialogo dentro de la caja de dialogo Main Main de la ventana de la ventana Stratify Stratify. No obstante lo anterior, es posible obviar . No obstante lo anterior, es posible obviar
este par este par metro, con lo cual ya no ser metro, con lo cual ya no ser a necesario la especificaci a necesario la especificaci n de los valores m n de los valores m ximo y m ximo y m nimo del campo nimo del campo
a estratificar, ocupando la opci a estratificar, ocupando la opci n n Free Free de la caja de dialogo de la caja de dialogo Main Main para indicar el valor inicial de cada para indicar el valor inicial de cada
intervalo o estrato requerido. intervalo o estrato requerido.
TO SCREEN TO SCREEN: Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamen : Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamente en la ventana del te en la ventana del Command Command
Log. Adicionalmente, Log. Adicionalmente, Ud Ud. puede configurar el comando con el fin de guardar el resultado . puede configurar el comando con el fin de guardar el resultado en un nuevo archivo en un nuevo archivo
de datos (.FIL) o en un archivo de texto (.TXT), mediante la sel de datos (.FIL) o en un archivo de texto (.TXT), mediante la selecci ecci n de la opci n de la opci n n File File y la especificaci y la especificaci n de n de
un nombre en la casilla un nombre en la casilla Name Name de la caja de dialogo de la caja de dialogo Output Output. . Por defecto, ACL guardar este archivo en el
directorio Sample Data Files.
Por otro lado, este comando permite estratificar un campo constr Por otro lado, este comando permite estratificar un campo construido como una cadena de campos de uido como una cadena de campos de
caracter caracter existentes. Dicho campo puede formarse antes de ocupar el coman existentes. Dicho campo puede formarse antes de ocupar el comando o dentro del mismo comando, do o dentro del mismo comando,
en cuyo en cuyo ltimo caso se debe acceder al constructor de expresiones mediant ltimo caso se debe acceder al constructor de expresiones mediante los botones e los botones Stratify Stratify On On (que lleva (que lleva
a la ventana de selecci a la ventana de selecci n de campos) y luego n de campos) y luego Expr Expr. .
Es importante notar tambi Es importante notar tambi n que, para que este comando estratifique ordenadamente el campo n que, para que este comando estratifique ordenadamente el campo seleccionado, seleccionado,
no es necesario que el archivo de datos se encuentre previamente no es necesario que el archivo de datos se encuentre previamente ordenado por dicho campo. ordenado por dicho campo.
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Comando Comando ANTIG ANTIG EDAD EDAD
Este comando opera sobre un CAMPO DE FECHAS seleccionado del archivo en uso,
produciendo intervalos con cantidades de das anteriores (antigedades) a una fecha de corte
especificada, cuya finalidad es contabilizar el nmero de fechas del campo seleccionado, que
caen en cada intervalo de antigedad generado. Adicionalmente, para cada intervalo de
antigedad, es posible totalizar campos numricos del archivo en uso. Por otro lado, Por otro lado, es posible
agregar una condicin IF con el fin de condicionar este proceso. Seleccione la definicin de
archivo de entrada Ap_Trans dentro del proyecto Workbook, haciendo doble click en ella. Elija
la opcin Age dentro del men Analize. Seleccione el campo Invoice_Date bajo el botn Age On,
diciembre 31 2000 bajo el botn Cutoff Date, y el campo numrico Invoice_Amount bajo el botn
Accumulate Fields. Despus presione Aceptar.
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comando y su resultado. ste ltimo muestra intervalos de antigedad, en das, con
respecto a la fecha de corte especificada, 31 de diciembre de 2000, la cantidad y
porcentaje de fechas del campo Invoice_date que caen en cada intervalo generado, y
el porcentaje y total acumulado del campo Invoice_Amount para cada intervalo.
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Si observamos el comando mostrado en la ventana del Si observamos el comando mostrado en la ventana del Command Command Log, podemos apreciar Log, podemos apreciar
los siguientes instrucciones por defecto. los siguientes instrucciones por defecto.
INTERVAL 0;30;60;90;120;10000 INTERVAL 0;30;60;90;120;10000: indica los valores iniciales para cada intervalo de : indica los valores iniciales para cada intervalo de
antig antig edad que producir edad que producir ACL, con excepci ACL, con excepci n del n del ltimo valor, pues ltimo valor, pues ste representa el ste representa el
valor final del valor final del ltimo intervalo generado. Vale decir, por defecto, ACL genera ci ltimo intervalo generado. Vale decir, por defecto, ACL genera cinco nco
intervalos de antig intervalos de antig edad en d edad en d as, para cualquier campo de fechas seleccionado. Si as, para cualquier campo de fechas seleccionado. Si Ud Ud
quiere especificar valores distintos para este par quiere especificar valores distintos para este par metro cuando ejecute el comando, podr metro cuando ejecute el comando, podr
hacerlo escribiendo los valores deseados en la casilla hacerlo escribiendo los valores deseados en la casilla Aging Aging Periods Periods dentro de la caja de dentro de la caja de
dialogo dialogo Main Main de la ventana de la ventana Age Age. .
TO SCREEN TO SCREEN: Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamen : Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamente en la te en la
ventana del ventana del Command Command Log. Adicionalmente, Log. Adicionalmente, Ud Ud. puede configurar el comando con el fin . puede configurar el comando con el fin
de guardar el resultado en un archivo de texto (.TXT), mediante de guardar el resultado en un archivo de texto (.TXT), mediante la selecci la selecci n de la opci n de la opci n n
File File y la especificaci y la especificaci n de un nombre en la casilla n de un nombre en la casilla Name Name de la caja de dialogo de la caja de dialogo Output Output. . Por
Es importante notar tambi Es importante notar tambi n que, para que este comando genere los intervalos de n que, para que este comando genere los intervalos de
antig antig edad ordenadamente, no es necesario que el archivo de datos se e edad ordenadamente, no es necesario que el archivo de datos se encuentre ncuentre
previamente ordenado por el campo de fechas seleccionado. previamente ordenado por el campo de fechas seleccionado.
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Comando Comando JOIN JOIN
Este comando se utiliza para unir registros de dos archivos, llamados
primario y secundario, y dejar los registros resultantes en un tercer archivo.
La unin de los registros se basa en la comparacin o pareo de dos CAMPOS
DE CARACTER seleccionados, DE IGUAL LARGO, ALINEACIN y
CASE, uno del archivo primario y otro del archivo secundario. Tales campos
se denominan Primary Key y Secondary Key, respectivamente. La diferencia
entre el archivo primario y el secundario radica en la direccin del pareo,
vale decir, el archivo que ACL utiliza de base para realizar la unin de
registros, ser el archivo primario. Es necesario que el archivo secundario se
encuentre previamente ordenado en base al Secondary Key o que se
preordene (virtualmente) durante la ejecucin del comando. No es obligacin
que el archivo primario se encuentre previamente ordenado, aunque el
tiempo de procesamiento puede verse incrementado cuando ste no lo est.
Por otro lado, Por otro lado, es posible agregar una condicin IF con el fin de condicionar
este proceso, pero la condicin especificada slo puede estar referida a los
campos del archivo primario.
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Seleccione la definicin de archivo de entrada Payroll dentro del proyecto Workbook, haciendo
doble click en ella. Elija la opcin Join dentro del men Data y seleccione el campo EmpNo bajo
el botn Primary Keys. Seleccione la definicin de archivo Empmast dentro de la caja combo
Secondary File, y el campo EmpNo bajo el botn Secondary Keys. Presione el botn Primary
Fields para ingresar a la caja de seleccin de campos y presione Add All y luego OK, con el fin de
que el archivo resultante contenga todos los campos del archivo primario. Haga lo mismo con el
botn Secondary Fields. En la casilla TO escriba el nombre del nuevo archivo, que ser Parear.
Luego presione Aceptar.
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Se abrir la ventana del Command Log en la vista Last Result, la cual desplegar el comando y
su resultado. ste ltimo muestra que los campos Empno y WorkDept del archivo secundario
fueron renombrados a Empno2 y WorkDept2, respectivamente, pues existen campos del mismo
nombre en el archivo primario. Tambin se observa el nmero de registros producidos, 42 en
este caso, y el archivo creado para almacenarlos (.FIL). Por defecto, ACL guarda el nuevo
archivo en el directorio Sample Data Files. Adems, ACL guardar el nmero de registros
producidos en una variable de sistema llamada WRITE1, la cual Ud. puede utilizar en los
clculos subsecuentes, por medio del Constructor de Expresiones. El ltimo paso en la ejecucin
del comando consiste en abrir el archivo resultante.
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Si Ud. quisiera unir registros en base a campos numricos, primero deber convertir dichos campos al
tipo ASCII o crear nuevos campos de caracter usando la funcin STRING (campo numrico; largo),
mediante el Constructor de Expresiones.
Es importante notar tambin, que si el archivo secundario posee valores duplicados para el Secondary
Key, ACL concretar la unin tomando el primer registro del archivo secundario donde aparece el
valor buscado del campo.
Existen algunas opciones en la caja de dialogo More de la ventana del comando, que representan
variaciones a la ejecucin comn del comando y que son importantes de destacar.
Matched Records: Opcin marcada por defecto para que ACL una los registros en donde los campos
Primary Key y Secondary Key parean. Esta opcin posee dos variantes adicionales, a saber, All Primary
y All Secondary. La primera implica que el archivo resultante contendr todos los registros del
archivo primario, independientemente de que existan registros que no pareen. La segunda variante
produce que el archivo de salida contemple todos los registros del archivo secundario. En cualquiera
de estas variantes ocurrir que, en los registros del archivo resultante donde no se produjo el pareo,
los campos del archivo primario o secundario sern completados con espacios en blanco o ceros, segn
se ocupe la opcin All Secondary o All Primary respectivamente.
Unmatched Records: Es la alternativa inversa a la opcin anterior, pues implica que ACL unir los
registros para los cuales el Primary Key y el Secondary Key no parean.
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