Un proyecto tiene fines para obtener un producto, proceso o

servicio que se hace mediante actividades que se agrupan en

fases.

A este conjunto de fases se les llama Ciclo de Vida, las cuales
facilitan el control sobre los tiempos del proyecto y el control
sobre el trabajo subcontratado por dicho proyecto.

Se puede decir que la fase es un conjunto de actividades
relacionadas con un objetivo en el negocio, implicando
requisitos y recursos humanos. Adems se pueden dividir en
Sub-fases con el inters de subcontratar temporalmente
algn servicio.
*Ciclo: es un proceso continuo; serie de fases que se
realiza en un tiempo determinado, que tiene una
secuencia y que puede ser repetitivo para cumplir un
objetivo.

*Vida del proyecto: Comienza desde que inicia o surge
la idea de proyecto, hasta que se materializan las
actividades.

Para facilitar la gestin, los directores de proyectos o la
organizacin pueden dividir los proyectos en fases, con
los enlaces correspondientes a las operaciones de la
organizacin ejecutante.

El ciclo de vida del proyecto define las fases que
conectan el inicio de un proyecto con su fin.
Las fases del ciclo de vida de un proyecto son:
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Cierre del proyecto.
Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen:

Qu trabajo tcnico se debe realizar en cada fase (por
ejemplo, en qu fase se debe realizar el trabajo del
arquitecto?).

Cundo se deben generar los productos entregables en cada
fase y cmo se revisa, verifica y valida cada producto
entregable.

Quin est involucrado en cada fase (por ejemplo, la
ingeniera concurrente requiere que los implementadores
estn involucrados en las fases de requisitos y de diseo)

Cmo controlar y aprobar cada fase.
FASE 1. INICIO
Es la fase que responde a un Qu?, adems de que es donde
se define el problema, la necesidad o la oportunidad de
negocio. Se pueden realizar preguntas como:

Qu es lo que esta Sucediendo?
Por qu esta sucediendo?
Hace cuento esta sucediendo?
Dnde est sucediendo?

Con esto se logra tener un marco de referencia para saber que
voy a hacer.

A continuacin se plantean los objetivos los cuales
tiene que responder a un logro, formulado con un verbo
en infinitivo, que sea medible y verificable.

Sigue el marco de referencia que est ligado a un
programa para la justificacin. Puede ser normativo, con
polticas, programas, tecnologa y nuevos programas de
innovacin.

Y por ultimo en esta fase se formula las alternativas de
solucin.


FASE 2. PLANEACIN - DISEO
Esta fase es la que responde a un Cmo? Se miran aspectos como la
viabilidad en donde se analizan aspectos tcnicos y financieros y se
realizan los siguientes estudios:

*Estudio de Mercado:
Es donde se analiza el producto, la oferta, la demanda y el precio.

*Estudio de Comercializacin:
Se analiza la distribucin del producto, la publicidad y el mercadeo
necesario para promocionar y posicionar el producto.

*Estudio Tcnico:
Se mira con detalle el tamao del proyecto, en todas sus dimensiones,
tiempo de realizacin de cada actividad y en total de poner en marcha el
proyecto y la localizacin de este.

*Estudio de Operacin:
Se observa la distribucin en planta y las maquinarias, tecnologas
requeridas.

*Estudio de Tiempos y Movimientos:
Se determina un manual de procesos y procedimientos.

*Estudios Organizacionales:
Se realiza las estructuras organizacionales, recursos humanos y
todos los aspectos legales que se deben tener en cuenta.

*Estudio financiero:
Se costean los recursos fsicos, humanos y monetarios que se
van a necesitar. Se programa toda la parte financiera y se buscan
las fuentes de financiacin.

*Estudio Ambiental:
Se evala cual va a ser el efecto o impacto ambiental que se va a
tener con el proyecto.

FASE 3. EJECUCIN - CONTROL
Se refiere a la implementacin o puesta en marcha en
proyecto. Se debe tener en cuenta que la mayora de
veces se necesita un Gerente de Proyecto.

Implica:
Seguimiento Tcnico.
Control del avance de tareas y actividades.
Comparacion de datos reales con los planificados.
Reuniones con el equipo de trabajo.
Repalnificacion.



Seguimiento econmico.
Control de las horas invertidas.
Control de compras o pedidos..
Control de subcontrataciones.
Control de otros gastos ( transportes, viajes, etc.)

Generacin de informes peridicos concisos y objetivos
soluciones ante riesgos, desviaciones. TOMA DE
DECISIONES.



FASE 4. CIERRE
En base a los indicadores se realiza:
Anlisis de los resultados
Actividades de capacitaciones
Reasignacin de recursos- empleados
Impacto real del proyecto.
Asimilar la experiencia para futuros proyectos.
Evaluar continuamente el cumplimiento de las
actividades en las reas de: finanzas, administrativa y de
sistema de entrega


CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
Coste del proyecto y nivel de personas tpicos a lo largo de la
vida del proyecto

Relacion entre las fases del ciclo de vida de un proyecto y las
personas que intervienen en el.

Segn cambiamos de fase en un proyecto, se elevan los costes de los
posibles cambios y se reducen la posibilidad de reducir costes.
Interesados en el proyecto
Los interesados en el proyecto son personas y
organizaciones que participan de forma activa en el
proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como
resultado de la ejecucin del proyecto o de su
conclusin.
Los interesados pueden influir de manera positiva o negativa en el
proyecto.

Los interesados de influencia positiva son aquellos que
normalmente se beneficiaran de un resultado exitoso del proyecto,
mientras que los interesados de influencia negativa son aquellos
que ven resultados negativos como consecuencia del xito del
proyecto.
Por ejemplo, los lderes empresariales de una comunidad que se
beneficiar de un proyecto de expansin industrial pueden ser
interesados de influencia positiva, ya que pronostican un beneficio
econmico para la comunidad con el xito del proyecto.

Por el contrario, los grupos ecologistas podran ser interesados de
influencia negativa si consideran que el proyecto perjudica al
medio ambiente
Entre los interesados clave de los proyectos se encuentran:

Director del proyecto. La persona responsable de dirigir el proyecto.

Cliente/usuario. La persona u organizacin que utilizar el producto del proyecto.

Puede haber mltiples niveles de clientes. Por ejemplo, dentro de los clientes para un
nuevo producto farmacutico pueden encontrarse los mdicos que lo recetan, los
pacientes que lo toman y las entidades aseguradoras que pagan por l. En algunas reas
de aplicacin, cliente y usuario son sinnimos, mientras que en otras, cliente se refiere a
la entidad que adquiere el producto del proyecto, mientras que los usuarios
son aquellos que utilizan directamente el producto del proyecto.

Organizacin ejecutante. La empresa cuyos empleados participan ms directamente
en el trabajo del proyecto.

Miembros del equipo del proyecto. El grupo que realiza el trabajo del proyecto.
Equipo de direccin del proyecto. Los miembros del equipo del
proyecto que participan directamente en las actividades de
direccin del proyecto.

Patrocinador. La persona o el grupo que proporciona los recursos
financieros, monetarios o en especie, para el proyecto.

Influyentes. Personas o grupos que no estn directamente
relacionados con la adquisicin o el uso del producto del proyecto,
pero que, debido a su posicin en la organizacin del cliente u
organizacin ejecutante, pueden ejercer una influencia positiva o
negativa sobre el curso del proyecto.

Oficina de Gestin de Proyectos (PMO). Si existe en la
organizacin ejecutante, la PMO puede ser un interesado si tiene
responsabilidad directa o indirecta sobre el resultado del proyecto.

FUNCIONES DEL DIRECTOR
Debe dirigir y evaluar el proyecto.
Planear, proponer e implementar polticas de
administracin de proyectos.
Asegurar la finalizacin del proyecto mediante
compromisos contractuales.
Desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle
una calendarizacin y financiamiento adecuados al
proyecto y evaluar y reportar su avance.
Debe resolver los problemas a travs de decisiones
orientadas al objetivo.


El administrador de proyecto debe resolver las siguientes
preguntas:

Qu se va a hacer ?
Cundo se va a hacer ?
Por qu se va a hacer ?
Cunto dinero est disponible para hacerlo ?
Qu tan bien se est haciendo el proyecto ?

Influencias de la organizacin
Generalmente, los proyectos son parte de una organizacin
que es mayor que el proyecto.

Algunos ejemplos de organizaciones son: las
corporaciones, las agencias del gobierno, las instituciones
de salud, los organismos internacionales, y las asociaciones
profesionales. Incluso cuando el proyecto es externo
(convenios para un proyecto determinado), estar
igualmente influido por la organizacin u organizaciones
que le dieron inicio.
La madurez de la organizacin con respecto a su sistema
de gestin de proyectos, su cultura, su estilo, su
estructura de la organizacin y su oficina de gestin de
proyectos pueden tambin influir en el proyecto.
Sistemas de organizacin
Las organizaciones basadas en proyectos son aquellas cuyas
operaciones se componen principalmente de proyectos. Estas
organizaciones pertenecen a dos categoras:

Organizaciones que obtienen sus ingresos principalmente de la
ejecucin de proyectos para otros en virtud de un contrato, como
las empresas de arquitectura, las empresas de ingeniera, los
consultores, los contratistas de construccin y los contratistas del
gobierno.

Organizaciones que han adoptado la direccin por proyectos.
Estas organizaciones tienden a tener sistemas de gestin para
facilitar la direccin de proyectos. Por ejemplo, sus sistemas
financieros con frecuencia estn especialmente diseados para
contabilizar, hacer seguimiento e informar sobre mltiples
proyectos simultneos.
Las organizaciones no basadas en proyectos
frecuentemente pueden carecer de sistemas de gestin
diseados para respaldar las necesidades de los
proyectos de forma eficiente y efectiva. La ausencia de
sistemas orientados a proyectos usualmente dificulta la
direccin de proyectos.
Culturas y estilos de la organizacin
La mayora de las organizaciones han desarrollado
culturas nicas y descriptibles. Estas culturas se ven
reflejadas en numerosos factores, entre los que se
incluyen:

Valores, normas, convicciones y expectativas
compartidas
Polticas y procedimientos
Percepcin de las relaciones de autoridad
tica laboral y horario laboral
Estructura de la organizacin
La organizacin funcional clsica, tal como se muestra en la
Figura 2-7, es una jerarqua donde cada empleado tiene un
superior claramente establecido. Los miembros estn
agrupados segn la especialidad: produccin,
comercializacin, ingeniera y contabilidad a nivel superior.
Ingeniera se puede subdividir, a su vez, en organizaciones
funcionales, tales como mecnica y elctrica, que respaldan el
negocio de la organizacin ms grande. Las organizaciones
funcionales tambin tienen proyectos, sin embargo, el
alcance del proyecto generalmente se restringe a los lmites
de la funcin. El departamento de ingeniera de una
organizacin funcional realizar el trabajo del proyecto de
manera independiente de los departamentos de fabricacin o
comercializacin.

Organizacin Funcional
En el extremo opuesto del espectro se encuentra la
organizacin orientada a proyectos, tal como se muestra
en la Figura 2-8. En una organizacin orientada a
proyectos, los miembros del equipo estn
frecuentemente ubicados en un mismo lugar. La mayora
de los recursos de la organizacin estn involucrados en
el trabajo del proyecto, y los directores del proyecto
cuentan con una gran independencia y autoridad. Las
organizaciones orientadas a proyectos suelen tener
unidades denominadas departamentos, pero estos
grupos dependen directamente del director del proyecto
o proveen servicios de soporte a diversos proyectos.
Organizacin orientada a Proyectos
Las organizaciones matriciales, presentan una mezcla de
caractersticas de las organizaciones funcionales y de las
orientadas a proyectos. Las matriciales dbiles
mantienen muchas de las caractersticas de las
organizaciones funcionales, y el director del proyecto es
ms un coordinador que un director.
Organizacin matricial dbil
Organizacin matricial dbil
De forma similar, las matriciales fuertes tienen muchas
de las caractersticas de las organizaciones orientadas a
proyectos; pueden tener directores de proyectos a
dedicacin completa con considerable autoridad y
personal administrativo de dedicacin completa.
Organizacin matricial fuerte
Organizacin matricial fuerte
Si bien la organizacin matricial equilibrada reconoce la
necesidad de un director del proyecto, no confiere al
director del proyecto autoridad plena sobre el proyecto
ni sobre su financiacin.

Organizacin matricial equilibrada
Organizacin matricial equilibrada
Sistema de gestin de proyectos
El sistema de gestin de proyectos es el conjunto de herramientas,
tcnicas, metodologas, recursos y procedimientos utilizados para
gestionar un proyecto.

Puede ser formal o informal, y ayuda al director del proyecto a
gestionar de forma eficaz un proyecto hasta su conclusin.

El sistema es un conjunto de procesos y de las funciones de control
correspondientes, que se consolidan y combinan en un todo
funcional y unificado.

El plan de gestin del proyecto describe cmo se va a usar el
sistema de gestin de proyectos. El contenido del sistema de
gestin de proyectos variar dependiendo del rea de aplicacin,
influencia de la organizacin, complejidad del proyecto y
disponibilidad de los sistemas existentes.