REPROIECTAREA I MODERNIZAREA

SUBSISTEMULUI INFORMAIONAL
Principalele apecte aborate
-5.1. Fundamentele teoretico-metodologice ale conceperii subsistemului
informaional-managerial
Proiectarea/reproiectarea managementului organizaiei este un demers pe ct de
complex, pe att de important n etapa actual de profunde transformri economice,
sociale ori manageriale.
!n astfel de demers nu poate fi realizat dect pe baze metodologice riguroase,
generatoare de eficien "i eficacitate n management "i n plan economic. Fr a intra n
detalii, e#ideniem faptul c, n contextul metodologiilor manageriale, proiectarea sau
reproiectarea sistemului informaional ocup un loc important.
!"#"#" Principii e $%na&entare a 'i'te&%l%i in$or&a(ional
$onceperea "i implementarea sistemelor informaionale din organizaii este necesar
s se fundamenteze pe un ansamblu de principii menite s asigure ndeplinirea cu
maximum de eficien a funciilor sale specifice.
!"#"#"#" S%boronarea conceperii )i $%nc(ion*rii 'i'te&%l%i in$or&a(ional
cerin(elor &ana+e&ent%l%i or+ani,a(iei
%istemul informaional constituie, n raport cu sistemul managerial, un subsistem,
fiind o component a acestuia. &aiunea existenei sistemului informaional n firm o
reprezint asigurarea informaiilor necesare pentru derularea eficient att a proceselor de
management, ct "i a celor de execuie. 'n consecin, n conceperea sau raionalizarea
sistemului informaional, obiecti#ele "i cerinele sale specifice trebuie s reflecte
obiecti#ele fundamentale, deri#ate, specifice "i indi#iduale ale respecti#ei organizaii.
(ceasta implic studierea strategiei, politicilor "i documentelor organizaionale ale
organizaiei, discuii "i analize comune cu managerii, principalii beneficiari ai sistemului
informaional. )umai ulterior este recomandabil ca informaticienii s treac la stabilirea
elementelor structurale "i funcionale ale sistemului informaional.
!"#"#"-" Corelarea 'tr.n'* a 'i'te&%l%i in$or&a(ional c% 'i'te&%l eci,ional
)i c% or+ani,area 'tr%ct%ral* a or+ani,a(iei
$ontinuarea fireasc a precedentului, acest principiu exprim necesitatea
armonizrii structurale "i funcionale a sistemului informaional cu celelalte componente
ma*ore ale sistemului de management.
Pe plan constructi# sistemul informaional trebuie corelat n special cu 'tr%ct%ra
or+ani,atoric*/ a#ndu-se n #edere mai ales utilizarea subdi#iziunilor organizatorice ale
organizaiei, ndeosebi posturile "i relaiile organizatorice, pentru culegerea, nregistrarea,
transmiterea "i prelucrarea informaiilor. Practica firmelor moderne rele# c att
realizarea unei structuri organizatorice "i ct unui sistem informaional raional impune
conceperea sau perfecionarea lor concomitent. 'n proiectarea structurii este necesar s
se in seama c fiecare post reprezint "i un emitor "i un receptor de informaii, c
relaiile organizatorice sunt concomitente "i circuite informaionale etc.
+in punct de #edere funcional, sistemul informaional este necesar s se
armonizeze ndeosebi cu 'i'te&%l eci,ional/ astfel nct coninutul informaiilor "i
caracteristicile dimensionale ale fluxurilor informaionale s reflecte necesitile specifice
adoptrii de decizii raionale de ctre fiecare manager. )ecesitatea armonizrii
componentelor sistemului informaional cu componentele sistemului decizional decurge
din funcia decizional a informaiilor.
!"#"#"0" Reali,area %nit*(ii &etoolo+ice a trat*rii in$or&a(iilor
'n #ederea asigurrii compatibilitii ntre toate componentele sistemului infor-
maional, a crerii premiselor integrrii depline a informaiilor pe #erticala sistemului de
management, este necesar ca modul de culegere "i prelucrare a informaiilor s fie unitar
din punct de #edere metodologic "i s se bazeze pe codificarea informaiilor. , asemenea
abordare confer sistemului informaional un plus de rigurozitate, faciliteaz sc-imbrile
n structura "i funcionalitatea sa, precum "i controlul managementului asupra funcionrii
sale. !n alt a#anta* sensibil al unitii metodologice a tratrii informaiilor l reprezint
u"urarea trecerii la prelucrarea automat a datelor, iar n cazul existenei sale, faciliteaz
extinderea folosirii computerelor "i a aplicaiilor informatice. +e reinut c
implementarea acestui principiu implic apelarea la ser#iciile unor informaticieni pe tot
parcursul procesului de concepere sau perfecionare a sistemului informaional.
!"#"#"1" Concentrarea a'%pra abaterilor e'en(iale
Potri#it acestui principiu, pe #erticala sistemului managerial al organizaiei
informaiile sunt necesare ori de cte ori este posibil, nu global, ci selecti#, numai cele
care reflect abateri semnificati#e de la obiecti#e, criterii "i mi*loace. (plicarea acestui
principiu determin economie de timp att pentru executani, ct "i pentru manageri,
datorit reducerii numrului, dimensiunii "i frec#enei situaiilor informaionale
ntocmite, transmise "i analizate. $a urmare, intensitatea fluxurilor informaionale se
diminueaz, se fac economii cu suporii materiali ai informaiilor n general, se determin
o simplificare "i fluidizare a sistemului informaional. +e reinut c #alorificarea plenar
a potenialului acestui principiu are loc cnd se adopt sistemul managementului prin
excepie.
!"#"#"!" A'i+%rarea %n%i ti&p core'p%n,*tor e reac(ie co&ponentelor )i
an'a&bl%l%i 'i'te&%l%i &ana+erial
Pornind de la premisa c desf"urarea di#erselor procese de munc n general "i, n
special, de management din cadrul organizaiilor prezint caracteristici temporale diferite,
este necesar ca "i #iteza de reacie a subsistemelor s fie diferit. $a urmare "i timpii de
culegere, #e-iculare "i prelucrare a informaiilor "i implicit a deciziilor trebuie
difereniai. (ceasta se asigur mai ales prin utilizarea unei game #ariate de proceduri "i
mi*loace de tratare a informaiilor. 'n consecin, se impune utilizarea de diferite mi*loace
manuale "i automatizate. &eferitor la ultima categorie, prin care se pot asigura reacii n
timp real, deci concomitent sau foarte apropiate de producerea di#erselor e#enimente n
cadrul firmei, este recomandabil ca acestea s fie folosite cnd respecti#ele procese de
munc o reclam realmente, date fiind costurile implicate, precum "i numeroasele
procese complexe pentru a cror abordare contribuia computerului electronic este
realmente indispensabil. +e precizat c n condiiile scderii costurilor informatice "i a
cre"terii performanelor softurilor "i -ardului se manifesttot mai mult tendina de
funcionare a sistemului informaional n timp real.
!"#"#"2" Ob(inerea e &a3i&%& e in$or&a(ii $inale in $on%l e in$or&a(ii
pri&are
.nformaiile primare, al cror #olum este de regul limitat, sunt folosite nemi*locit
pentru e#idena "i controlul desf"urrii proceselor, ca "i pentru luarea unor decizii, cu
caracter local, operati#, de ctre e"aloanele inferioare ale managementului. $ele mai
importante decizii "i aciuni ale managementului se fundamenteaz ns pe informaii
finale. +e aici decurge "i necesitatea ca fondul de informaii primare nregistrat ntr-o
firm s fie #alorificat la maximum, n #ederea obinerii celor mai pertinente informaii
finale. 'n #ederea satisfacerii acestei necesiti se trece la aplicarea de proceduri
informaionale ct mai rafinate, stabilite "i selectate n funcie de cerinele proceselor
manageriale, astfel nct informaiile finale obinute s asigure o e#aluare multilateral a
proceselor organizaiei "i, concomitent, un temeinic fundament pentru deciziile strategice,
tactice "i curente.
!"#"#"4" Reali,area $le3ibilit*(ii in$or&a(ional5&an+eriale
/eninerea parametrilor sistemului informaional corespunztor necesitilor
firmei implic adaptarea continu la condiiile endogene "i exogene acesteia, aflate n
permanent sc-imbare. $u alte cu#inte, sistemul informaional trebuie s fie suficient de
flexibil pentru a permite modificarea caracteristicilor sale, ndeosebi funcionale, conform
necesitilor. +e un mare a*utor n aceast pri#in poate fi conceperea sistemului
informaional ntr-o abordare modular, posibil ndeosebi n condiiile utilizrii
ec-ipamentelor electronice de calcul, baze de date "i a unor programe performante.
%peciali"tii subliniaz c un sistem modular 0 adic un ansamblu alctuit din componente
bine delimitate, cu autonomie operaional, integrate ns din punct de #edere funcional
0 permite operarea rapid a modificrilor necesare n modulele implicate, fr a necesita,
de regul, sc-imbri la ni#elul concepiei de ansamblu.
!"#"#"6" A'i+%rarea e$icacit*(ii )i e$icien(ei in$or&a(ionale )i or+ani,a(ionale
(cest principiu este, a"a cum se "tie, cu #alabilitate general n managementul
organizaiei. (plicat la specificul sistemului informaional, principiul eficacitii "i
eficienei nseamn, pe de o parte, asigurarea informrii complete, corecte "i n timp util a
tuturor componenilor organizaiei "i, pe de alt parte, o permanent e#aluare "i
comparare a efectelor cantitati#e "i calitati#e ale unui sistem informaional cu costurile
necesare realizrii "i funcionrii lui. +eosebit de important este luarea n considerare a
efectelor propagate, mai ales n mecanismul decizional, mai greu de cuantificat, dar
eseniale pentru eficiena firmei.
Principiile prezentate, care, fire"te, c nu sunt ex-austi#e, se refer la principalele
aspecte implicate att de conceperea subsistemelor informaionale pentru ntreprinderile
noi, ct "i de raionalizarea subsistemelor informaionale ale organizaiilor n funciune.
1senial este ca acestea s fie utilizate concomitent, lund n considerare ansamblul
cerinelor implicate n interdependena lor, e#itnd supra sau sube#aluarea unora dintre
acestea. Principiile enunate trebuie utilizate ca o component organic a metodologiei de
raionalizare informaional prezentate n paragraful urmtor.
!"#"-" Cerin(e e ra(ionalitate $a(* e in$or&a(ii
.nformaia constituie 0 a"a cum s-a precizat de altfel 0 materia prim de baz att
a sistemului informaional, ct "i, n general, a sistemului de management al organizaiei,
cu multiple dimensiuni. 'n consecin "i cerinele crora trebuie s le fac fa informaia
sunt multiple pentru a asigura o percepere realist a proceselor la care se refer 2#ezi
figura nr. 13.
%pecific, o prim cerin o constituie asigurarea de informaii reale n sensul
reflectrii proceselor a"a cum se deruleaz n organizaie "i n contextul socio-economic
n care-"i desf"oar acti#itatea. &ealismul informaiilor condiioneaz realismul
deciziilor "i pe aceast baz realizarea unei eficiene economice mari, pe termen lung.
Prin urmare, aceast cerin trebuie ndeplinit c-iar "i cu riscul ca informaia s de#in
indezirabil pe moment unor manageri.
Figura nr. 1 0 $erine fa de informaie
Cerin(e
&ealist
%intetic
"i concis
/ultilateral

(daptat la
specificul
personalulu
i implicat
Prospecti#

Par#enirea
la beneficiar
n timp util
+inamic
Precis "i
sigur
'ntruct procesele "i e#enimentele din firmele comerciale contemporane se
caracterizeaz ntr-o msur sporit prin complexitate, "i informaiile pe care le reflect
sau care le anticipeaz trebuie s fie &%ltilaterale" /ultilateralitatea informaiei asigur
perceperea proceselor n care ntreprinderea este implicat din multiple ung-iuri, astfel
nct s fie e#ideniate elementele semnificati#e de natur economic, te-nic, uman,
"tiinific etc. +eosebit de important este aceast calitate a informaiei strategice "i,
respecti#, umane ale organizaiilor ce sunt complexe prin natura "i implicaiile lor.
(sigurarea caracterului multilateral al informaiilor nu trebuie s afecteze
respectarea cerinei ca acestea s fie 'intetice )i conci'e" /ai mult c-iar, n condiiile
complexitii crescnde a proceselor ce se desf"oar n ntreprinderea modern,
surprinderea cu prioritate a elementelor eseniale de noutate "i prezentarea lor cu
economie de mesa*e de#in o necesitate tot mai stringent. 'n acest sens, pledeaz "i 4criza
de timp5 n care managerii, ndeosebi cei de ni#el superior, se afl din ce n ce mai des.
$alitile menionate trebuie asigurate concomitent cu preci,ia )i 'i+%ran(a
informaiilor. 'ncorporarea n informaie cu prioritate a elementelor eseniale noi nu
exclude, ci, dimpotri#, implic surprinderea acestora n mod exact. )u de puine ori,
omiterea unor detalii semnificati#e genereaz ambiguiti asupra coninutului mesa*ului,
lipsind beneficiarul de siguran n utilizarea respecti#ei informaii. Pentru asigurarea
acestei caliti, ni#elul de pregtire, con"tiinciozitatea, spiritul de discernmnt "i gradul
de moti#are a personalului care furnizeaz informaii sunt decisi#e.
,rice informaie este destinat unui beneficiar, care poate fi cel care a cules-o "i
nregistrat-o n forma sa primar, fie unui alt executant sau manager. Folosirea
informaiei conform destinaiei sale este condiionat de par7enirea la bene$iciar 8n
ti&p %til/ adic n perioada optim pentru luarea deciziei sau declan"area aciunii #izate.
%pecific firmei contemporane este reducerea perioadelor optime pentru iniierea, luarea
"i implementarea deciziilor. $a urmare, "i caracterul operati# al tratrii informaiei de#ine
mai important, "tiut fiind c o informaie ct mai bun de#ine parial sau total inutil dac
par#ine dup finalizarea procesului cruia i-a fost nemi*locit destinat.
6endina de comprimare a perioadelor n care se desf"oar att procesele
manageriale, ct "i cele de execuie trebuie s se reflecte "i n caracter%l ina&ic al
informaiilor. Pentru ca informaiile s fie utile este necesar s oglindeasc procesele de
munc "i, n general, problematica ntreprinderii n e#oluia sa.
, atenie deosebit se impune orientrii lor pro'pecti7e" $onceperea informaiilor
n mod dinamic se reflect n sporirea forei lor anticipati#e, facilitnd desf"urarea
proceselor de pre#iziune n cadrul organizaiei.
+e asemenea, se impune 0 "i nu n ultimul rnd 0 ca informaiile s fie aaptate
la 'peci$ic%l per'onal%l%i i&plicat" Perceperea corect "i integral a mesa*ului unei
informaii este condiionat de o serie de factori cum ar fi7 ni#elul de pregtire a
beneficiarului de informaii, gradul su de informare "i n domeniul la care se refer
informaia, timpul de care dispune pentru receptarea "i interpretarea informaiei etc.
1mitorul de informaii este necesar s cunoasc "i s aib n #edere asemenea factori
folosindu-i n structurarea "i formularea informaiilor. , astfel de procedur asigur
receptarea adec#at a mesa*ului cu minimum de efort, premis esenial pentru
#alorificarea sa conform destinaiei.
!"#"0" Pre7enirea )i eli&inarea e$icien(elor in$or&a(ionale &a9ore
%tudiile efectuate asupra sistemelor informaionale din cadrul firmelor au reliefat
existena unor deficiene tipice, relati# frec#ente, reflectare a unor erori n conceperea "i
implementarea lor, a cror cunoa"tere "i prentmpinare sunt eseniale.
!"#"0"#" Di'tor'i%nea
Di'tor'i%nea/ pri&a intre e$icien(ele tipice/ con't* 8n &oi$icarea par(ial*
neinten(ionat* a con(in%t%l%i/ a &e'a9%l%i %nei in$or&a(ii pe parc%r'%l c%le+erii/
prel%cr*rii )i tran'&iterii e la e&i(*tor la receptor"
+intre cauzele multiple care genereaz distorsiunea menionm ca foarte
frec#ente7 diferenele n pregtirea persoanelor implicate n #e-icularea informaiei,
folosirea de supori informaionali necorespunztori pentru nregistrarea informaiilor,
manipularea negli*ent a suporilor de informaii n procesul transmiterii lor
beneficiarilor, utilizarea de mi*loace necorespunztoare pentru nregistrarea "i
transmiterea informaiilor etc.
!"#"0"-" Filtra9%l
Filtra9%l con't* 8n &oi$icarea par(ial* 'a% total* a &e'a9%l%i 'a% con(in%t%l%i
in$or&a(iilor 8n &o inten(ionat"
$auza filtra*ului este una singur7 inter#enia pe parcursul nregistrrii,
transmiterii "i prelucrrii informaiilor a unor persoane care au interesul ca beneficiarul
informaiei s primeasc un mesa* sc-imbat. (ceast deficien cronic a sistemului
informaional se manifest n special cnd unii manageri sunt incoreci sau nu-"i exercit
integral atribuiile de control.
E$ect%l negati# att al distorsiunii, ct "i al filtra*ului este dezinformarea parial
sau integral a beneficiarului de informaii. $nd dezinformarea se produce la ni#elul
managerilor, aceasta se reflect n diminuarea calitii deciziilor. $nd dezinformarea se
produce la ni#elul executanilor, efectele imediate se resimt pe planul realizrii proceselor
cu caracter operaional, impietnd asupra cantitii, calitii "i perioadei de obinere "i
furnizare a produselor "i ser#iciilor. 'n ambele situaii, efectele pe termen lung sunt
scderea eficienei, concomitent cu deteriorarea ntr-o anumit msur a climatului de
munc, a relaiilor dintre personalul implicat ".a.
!"#"0"0" Re%nan(a
Re%nan(a e'te o alt* e$icien(* &a9or* tipic* a 'i'te&%l%i in$or&a(ional/ care
con't* 8n 8nre+i'trarea/ tran'&iterea )i prel%crarea repetat* a %nor in$or&a(ii"
$auza ma*or a acestei disfuncionaliti informaionale o reprezint absena
coordonrii sau coordonarea defectuoas a anumitor segmante ale sistemului managerial.
&edundana se produce mai ales cnd nu se respect principiul unitii de decizie "i
aciune, cnd mai muli manageri se adreseaz nemi*locit cu cereri de informaii unor
compartimente, fr ca personalul managerial responsabil nemi*locit de acti#itatea lor s
fie informat "i s inter#in. 1fectele redundanei, care se manifest adesea sub forma
cererii acelora"i informaii de ctre diferii beneficiari, dar sub alte forme, constau ntr-o
apreciabil risip de timp "i adesea de mi*loace materiale din partea celor implicai.
!"#"0"1" S%pra8nc*rcarea circ%itelor in$or&a(ionale
Prin '%pra8nc*rcarea circ%itelor in$or&a(ionale c% in$or&a(ii/ prin care
e'e&n*& 7e:ic%larea prin ele a %nei cantit*(i e in$or&a(ii ce5i ep*)e)te
capacitatea e tran'port/ ceea ce %ce la blocarea )i;'a% 8nt.r,ierea a9%n+erii %nei
p*r(i in in$or&a(ii la are'ant"
Printre cauzele care o genereaz menionm 0 n afara redundanei 0
nerespectarea caracterului piramidal al sistemului informaional. Prin caracter piramidal
al sistemului informaional nelegem transmiterea "i agregarea selecti# a informaiilor
pe #erticala sistemului de management corespunztor sferei obiecti#elor, competenelor
"i responsabilitilor circumscrise subdi#iziunilor organizatorice. 8a originea acestei
situaii se afl proiectarea defectuoas a sistemului informaional, insuficienta pregtire a
unor manageri "i executani, tendina unora de a-"i 9umfla9 realizrile, de a-"i populariza
excesi# aciunile etc.
Fr ndoial c elementele menionate nu epuizeaz gama deficienelor cronice ale
sistemului informaional, dar constituie, de regul, maladiile cele mai frec#ente, a cror
cunoa"tere, identificare "i eliminare constituie o component de baz a raionalizrii
sistemului informaional al organizaiilor.
!"-" Etapele reproiect*rii 'i'te&%l%i in$or&a(ional5&ana+erial
!"-"#" Con'iera(ii preli&inare
(sigurarea unui sistem informaional funcional eficace "i eficient pentru fiecare
organizaie este esenial ntruct condiioneaz decisi# performanele sale. /odalitatea
de realizare o reprezint reproiectarea sistemului informaional, proces deosebit de
laborios "i decisi# datorit multiplelor elemente implicate att de natur strict
informaional, ct "i managerial, economic, te-nic "i *uridic. +e aici necesitatea
unei abordri riguroase a sistemului informaional pentru a dep"i complexitatea "i
dificultatea problemelor de soluionat.
'n literatura de specialitate se prezint numeroase "i #ariate modaliti de
raionalizare a sistemului informaional al organizaiei, reflectare a eterogenitii
acti#itilor economice "i a di#ersitii experienei "i concepiilor speciali"tilor. 'n
continuare prezentm o #ariant de raionalizare conceput pe baza unei ndelungate
experiene proprii de consultan managerial-informaional, ce ncearc s integreze
acele elemente prezente n literatura de specialitate care apreciem c au aplicabilitate "i
eficien n condiiile n care societile comerciale "i regiile se restructureaz "i/sau
pri#atizeaz corespunztor cerinelor economiei de pia, iar o parte din ntreprinderile
pri#ate nfiinate dup 1::; trec la faza de consolidare economic "i managerial.
&eproiectarea sistemului informaional al firmei este structurat n mai multe etape
2#ezi figura nr. <3<
declan"area studiului de raionalizare,
identificarea componentelor informaionale ale domeniului in#estigat,
analiza critic a sistemului informaional-managerial,
perfecionarea sistemului informaional-managerial,
implementarea perfecionrilor informaionale,
e#aluarea funcionrii sistemului informaional managerial.
Figura nr. < 0 Proiectarea/reproiectarea sistemului informaional
/16,+,8,=.( +1 P&,.1$6(&1/&1P&,.1$6(&1 (
%.%61/!8!. .)F,&/(>.,)(8
ETAPA PRE=>TITOARE
- declan"are
- obiecti#e
- sfer de realizare
- termene
- resurse
- metode "i te-nici de culegere "i nregistrare a informaiilor
PREZENTAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL5
MANA=ERIAL
- componentele primare
- situaii informaionale
- disfuncionaliti
- alte aspecte
ANALIZA SISTEMULUI INFORMAIONAL5
MANA=ERIAL
- analiza componentelor primare
- analiza situaiilor informaionale
- analiza deficienelor informaionale
- analiza prin prisma principiilor
PROIECTAREA;REPROIECTAREA
- de ansamblu
- de detaliu
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL5
MANA=ERIAL
- climat de munc
- condiii materiale, financiare, umane
E?ALUAREA FUNCION>RII SISTEMULUI
INFORMAIONAL5MANA=ERIAL
- eforturi
- efecte
- eficien