DISEO DE SISTEMAS

Una de las caractersticas ms importantes para los usuarios de un sistema de informacin es la

salida que ste produce. Si la salida no tiene calidad, entonces todo el sistema puede parecer a los
usuarios tan poco necesario que evitarn usarlo, y esto posiblemente se convierta en causa de
fracaso.
A travs de esta lectura, se estudia cmo disear la salida que producir un sistema de
informacin y se ver cmo utilizar los requerimientos identificados durante el desarrollo de
prototipos o la investigacin de sistemas -detalles que especifican necesidades, no un diseo- para
desarrollar las caractersticas del sistema
Primero se considerar la forma en que evoluciona el diseo de la salida de la computadora y
despus cmo presentar la informacin con eficiencia. Estos lineamientos sern aplicados al
diseo de salidas impresas y por pantalla.
CMO IDENTIFICAR LAS NECESIDADES DE SALIDA DEL SISTEMA
El diseo de la salida de la computadora debe avanzar en una forma organizada y bien pensada:
tiene que desarrollarse correctamente mientras que al mismo tiempo se garantice que cada
elemento de la salida est diseado para que las personas encuentren que el sistema es fcil de
emplear.
El trmino salida se utiliza para denotar cualquier informacin producida por un sistema de
informacin, ya sea impresa o en una pantalla. Cuando los analistas disean la salida, ellos:
Identifican la salida especfica que es necesaria para satisfacer los requerimientos de
informacin.
Seleccionan los mtodos para presentar la informacin.
Crean los documentos, reportes u otros formatos que contienen la informacin producida
por el sistema.


Figura 1.
Los mtodos de salida varan a travs de los sistemas. Por ejemplo, algunos mtodos como el del
reporte de inventario sobre la cantidad de mercanca, o el del sistema de cmputo, o el que est
bajo el control de un programa, simplemente recuperan los datos de un dispositivo de
almacenamiento (por lo general, de un medio de almacenamiento secundario) y los presentan en
forma adecuada. En estos casos, si acaso, se realizan algunos clculos debido a que los datos ya
existen y slo es necesario recuperarlos. Otros tipos de salida quiz requieran de un
procesamiento sustancial antes de que los datos estn disponibles para su uso. Por ejemplo, para
producir como salida el costo de fabricacin de un producto, el sistema primero localiza las
descripciones de todas las partes utilizadas en el producto final y la cantidad necesaria de stas
para fabricarlo (Figura 1). Despus, se obtiene el costo de cada una. Finalmente, se multiplican y
totalizan los costos y cantidades de todas las partes para producir la salida deseada. En este
ejemplo, los pasos de procesamiento son mucho ms extensos que para el ejemplo del inventario,
aunque ambos conjuntos de informacin quiz tengan la misma importancia para los usuarios del
informe de inventarios.
OBJETIVO DE LA SALIDA
La salida de un sistema de informacin debe alcanzar uno o ms de los siguientes objetivos
(Figura 2):
Expresar informacin relacionada con actividades pasadas, estado actual o proyecciones
para el futuro
Sealar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias
Iniciar una accin
Confirmar una accin

Figura 2
El buen diseo de la salida de los sistemas, no puede ser desarrollado en forma independiente del
uso que se dar a la salida. En otras palabras, no se puede clasificar como "buena" una salida
estticamente atractiva o que haga uso de una nueva tecnologa a menos que satisfaga las
necesidades de la organizacin y de sus usuarios. El propio proceso de diseo comienza cuando
el analista de sistemas identifica la salida que debe producir el sistema (un proceso que se inicia
durante la determinacin de requerimientos).
En el desarrollo de prototipos de aplicaciones, a menudo los analistas desarrollan pantallas de
salida para permitir que los usuarios reaccionen tanto al contenido como a la forma de la salida,
tomando en consideracin la manera en que harn uso de ella. De manera similar, bajo el mtodo
de desarrollo por anlisis estructurado, los diagramas de flujo preparados con anticipacin durante
el proceso de desarrollo, enfocan la atencin sobre la naturaleza de la salida. Cada flujo de datos
lleva informacin que ser empleada en otras partes del sistema o que la abandonar como salida
externa. El objetivo principal durante el diseo de la salida de la computadora es la informacin que
ser presentada a las personas. Puede afirmarse que la salida de la computadora es para las
personas. Lo anterior es una consideracin importante para el contenido de esta lectura. Es por
esto que no se aborda la forma en que los datos se mueven entre los procesos o entre los
almacenes de datos y los procesos (estos flujos de datos sern diseados despus, durante el
diseo del procesamiento).
TIPO DE SALIDAS
Sin importar si la salida es un reporte o un listado del contenido de un archivo, ste siempre es
resultado de un proceso por computadora. La salida del sistema puede ser:
Un reporte
Un documento
Un mensaje
De acuerdo con las circunstancias y los contenidos, la salida puede ser impresa o presentada en
una pantalla. El contenido de la salida tiene su origen en las siguientes fuentes:
Recuperacin de un dispositivo de almacenamiento
Transmisin desde un proceso o actividad del sistema
Directamente desde una fuente de entrada

Figura 3
El diagrama de flujo de datos de la figura 3, contiene anotaciones que indican aspectos
relacionados con el diseo de la salida. La ilustracin tambin muestra dnde es necesaria una
salida generada por el sistema. Estas anotaciones tambin sealan la necesidad de varias copias,
formularios y otros detalles de diseo.
Cinco preguntas, a las que debe darse respuesta en forma completa y apropiada, ayudan a los
analistas de sistemas a comprender mejor lo que debe ser la salida de un nuevo sistema:
Objetivos del empleo de la salida de computadora.
Quines recibirn la salida?
El usuario, forma o no parte de la organizacin? Quiz los usuarios externos tengan
requerimientos especficos que no se pueden cambiar y que dictan los requerimientos de
contenido, formato y medio de presentacin. Tal vez las organizaciones decidan presentar la
misma informacin en forma diferente cuando sta es enviada a los usuarios tanto externos como
internos.
Cul es el uso que se le pretende dar?
La salida, presenta informacin (por ejemplo, un reporte sobre el volumen de ventas), solicita una
respuesta (notificacin de la renovacin de la licencia de manejo), o inicia una accin (notificacin
de adeudo vencido)? El uso determina el contenido, la forma y el medio a utilizarse para su
generacin.

Cuntos detalles son necesarios?
Pocos detalles son necesarios para indicarle a alguien que renueve una licencia de manejo
(nombre, direccin, fecha de renovacin, cuota y una identificacin de la salida como aviso de
renovacin). Sin embargo, un informe trimestral de ventas contiene muchos detalles con formatos
diferentes que son de ayuda para trasmitir un mensaje (qu sucedi, cmo ocurri y cul fue el
resultado) a todos los usuarios. Asimismo, la cantidad de datos tambin sugiere si deben emplear
mtodos de impresin o de presentacin en una pantalla.
Cundo y con qu frecuencia es necesaria la salida? El calendario junto con la oportunidad de la
salida son guas especficas de diseo. Algunas salidas se producen con poca frecuencia y slo
cuando aparecen ciertas condiciones: la emisin del aviso de renovacin de licencia puede ocurrir
cada cuatro aos, la emisin de una notificacin de pago sucede cuando el saldo de la cuenta est
vencido. Sin embargo, la organizacin puede requerir cada mes una salida que indique todas las
licencias que deben renovarse el prximo mes, o una salida cada semana que seale todas
aquellas cuentas cuyo saldo se venci durante la semana.
Qu mtodo utilizar?
La salida, debe ser impresa o presentada en una pantalla? Los ejemplos anteriores muestran que
la salida impresa se emplea con bastante frecuencia. Sin embargo, si un sistema da respuestas del
tipo s o no a las consultas ("Existe un lugar disponible hoy en el vuelo 130?"), entonces a
menudo es apropiado presentar la respuesta en una pantalla. Los sistemas de conmutacin
electrnica utilizados por muchas compaas telefnicas de Estados Unidos, emplean una salida
de audio para informarles sobre un nuevo nmero telefnico "f) el cambio de ste. Sin embargo,
quin deseara examinar una lista extensa sobre las cantidades de inventario utilizando una
salida de audio?
Para cualquier requerimiento de salida, los analistas de sistemas deben dar respuesta a estas
preguntas.
En lo que resta del captulo, se exploran las opciones que el analista selecciona cuando formula el
diseo de la salida. La siguiente seccin estudia varias formas para presentar la informacin a los
usuarios finales.
COMENTARIO AL MARGEN
Diseo de salidas: cuando el mnimo necesario es lo mejor
El verdadero reto en el diseo de la salida de computadora no es cunta informacin proporcionar
sino cul es el mnimo necesario para poner a disponibilidad informacin importante. Cualquiera
puede llenar una pgina o pantalla con informacin, pero no existe ninguna garanta de que la
informacin comunicada a los usuarios sea la correcta.
El desarrollo de cualquier diseo para la salida debe dirigirse hacia aquello que los usuarios
necesitan, saber. Claro est que tambin es probable que se decida que ellos requieren cierta
informacin sobre las actividades pasadas y presentes, o con respecto a proyecciones para el
futuro; los usuarios Quiz necesiten ser notificados sobre eventos, oportunidades o problemas; o
tal vez necesiten verificar qu acciones se llevaron a cabo y cules no. Tambin es probable que el
analista decida que los usuarios necesitan saber qu cosas dan inicio a una accin -quiz una
excepcin, ya sea favorable o no-. Los lineamientos de esta lectura lo sugiere cmo presentar la
informacin. Pero recurdese que entre menos mejor!
CMO PRESENTAR LA INFORMACIN
Puede usted capturar la atencin de los usuarios sobre las caractersticas de la informacin
contenida en la salida de una computadora? La forma en que se presenta la informacin
determinar si la salida es clara y comprensible, si los detalles son convincentes y si la toma de
decisiones se efecta con mayor rapidez y exactitud.
Esta seccin estudia los lineamientos a seguir para presentar informacin en forma grfica y
tabular junto con el empleo de iconos y varias maneras de utilizar colores.
FORMATO TABULAR
En general, los usuarios finales estn ms acostumbrados a recibir informacin en forma de tablas.
Los contadores y todos aquellos que revisan datos financieros en forma peridica, dependen casi
exclusivamente de informacin tabular (en un formato que contiene renglones y columnas), como
se muestra en la figura 4 La sola mencin de la palabra "reporte" sugiere, para muchas personas,
un formato tabular. Ejemplos comunes de este tipo de formato son los informes de control de
inventarios, cuentas por pagar, contabilidad general, anlisis de ventas y calendarios de
produccin. En general, el formato tabular debe utilizarse bajo las siguientes condiciones:
Cuando los detalles dominan y son necesarios pocos comentarios o explicaciones
Cuando los detalles son presentados en categoras discretas
Cuando cada categora debe tener una etiqueta
Cuando se deben obtener totales o realizar comparaciones entre diversos componentes

Figura 4
En un formato tabular cierta informacin es ms importante y, por consiguiente, debe resaltar sobre
la dems. Lo anterior cambia de acuerdo con la aplicacin pero, en general, se debe estar seguro
de que los siguientes aspectos sean los que sobresalgan:
Excepciones a las expectativas normales
Categoras ms importantes de actividades o entidades
Resmenes de las categoras o actividades ms importantes
Identificacin nica de la informacin
Entidades que dependen del tiempo
Se pueden aadir muchos ms aspectos a la lista anterior, lo que depende de la aplicacin
especfica. En cualquier caso, lo importante es garantizar que dichos elementos resalten; el
analista de sistemas debe disear la salida tabular con la finalidad de alcanzar este objetivo.
Asimismo, se desea presentar la informacin en un formato que presente los detalles en un orden
significativo (quiz de mayor a menor valor, por cdigo postal, u orden alfabtico), aqul donde
stos sean ms sencillos de localizar. Es fcil colocar muchos detalles sobre un reporte y causar
con esto que ste se vea atestado. De hecho, una de las quejas ms frecuentes de los usuarios es
demasiados detalles y poca informacin. A menudo, los gerentes comentan que estn ahogados
en datos, pero muertos por hambre de informacin.
El primer aspecto que debe considerarse al abordar el diseo de la salida es evitar los datos que
no son necesarios. El siguiente paso es seleccionar las caractersticas que mejorarn la claridad.
La figura 5 contiene un informe diseado para decirle al usuario ciertas caractersticas relevantes
relacionadas con los pedidos de los clientes. Ntese cmo el diseador ha limitado el nmero de
datos que aparecen sobre la pgina, ha etiquetado todas las columnas y aadido los totales. Para
facilitar an ms la localizacin de los pedidos de los clientes, todos los detalles se presentan en
orden alfabtico.

Figura 5

Este reporte puede mejorarse todava ms (Figura 6). Dado que se repite el nombre de los clientes,
slo es necesario mencionarlo cuando existe un cambio. Por ejemplo, Materiales Arbogast para el
primer pedido y no volver a repetirlo sino hasta que cambie el nombre del cliente (en este ejemplo,
Borgust y Construccin Co.).
Las lneas punteadas entre los encabezados de las columnas y los detalles del primer pedido
resaltan el encabezado. La inclusin de los totales por cliente y la clasificacin de los detalles
relacionados con su pedido, le dicen al usuario en una forma sencilla muchas cosas con respecto a
los pedidos. Los subtotales impresos al terminar las entradas de un cliente reciben el nombre de
interrupciones de control (control breaks). Estas interrupciones comunican informacin y resaltan
aspectos que son tiles para el usuario. Un espacio adicional, entre cada grupo de informacin, es
el pequeo precio que se debe paga: por la claridad.

Figura 6
Cuando los datos no cambian, no existe ninguna razn para imprimirlos, ya que no le dicen nada
nuevo al usuario. Este principio se utiliza en la columna TIPO DE PEDIDO de la figura 8.6. Al
procesar los pedidos, aquellos que solicitan artculos del almacn son rutinarios mientras que los
que solicitan mercanca que se fabrica slo bajo pedido, requieren de una atencin especial. Por
consiguiente se elimina del texto ALMACN y slo se imprime BAJO PEDIDO cuando viene al
caso.
Comprense las revisiones realizadas en la figura 6 con el reporte anterior (Figura 5) para observar
las diferencias tanto en claridad y utilidad que fueron posibles gracias a los cambios realizados.
FORMATO GRFICO
En el mercado se encuentran disponibles sistemas grficos para computadoras personales hasta
mainframes, con una amplia gama de precios y caractersticas (Tabla 1). Las grficas
empresariales no son por s mismas una nueva rea. Las presentaciones a nivel gerencial han
experimentado mejoras desde hace mucho tiempo gracias a las grficas y medios audiovisuales.
Sin embargo, dentro del campo de los sistemas de informacin basados en computadora, sta es
un rea en continuo crecimiento gracias a la existencia de software muy poderoso y de bajo costo
que produce diagramas y grficas de alta calidad, y que adems permite utilizar datos provenientes
de las bases de datos. Por otra parte, las grficas pueden mostrarse en pantallas de video,
elaborarse con varios colores en impresoras de bajo costo, dibujar en graficadores o producirse en
transparencias de color por medio de cmaras especiales que pueden conectarse a la
computadora. Todas estas facilidades se encuentran a disponibilidad de las computadoras
personales, con una pequea inversin, as como para los sistemas de cmputo grandes para los
que existe una amplia gama de opciones y costos.

Estas capacidades ofrecen diversos beneficios a los usuarios. Si bien las grficas pueden mejorar
la presentacin de la informacin, tambin existe la posibilidad de que muchas presentaciones se
vean afectadas por el deficiente uso de las grficas (el diseo de salida grfica es mucho ms que
slo convertir datos tabulares en grficas). Al mismo tiempo, pocos gerentes estn dispuestos a
aceptar grficas generadas por computadora como sustitutos de los reportes tradicionales, tal
como lo seala el gerente de la breve historia con que inicia este captulo. La informacin
empresarial continuar basndose en datos numricos, aun a pesar de que los suplementos sean
bien recibidos.
Las opciones para presentacin grfica, mismas que se mencionan ms adelante, son importantes;
sin embargo, la forma en que el analista decida utilizarlas es la que determina la claridad de la
informacin que contienen. Como analista, el lector necesitar saber cundo utilizar grficas y
cundo evitarlas, adems de tener la capacidad de realizar los juicios necesarios de cmo hacer
uso de sus caractersticas. El xito de las grficas de este tipo, depende de la tarea para la que
sern empleadas as como de la naturaleza de la informacin presentada.