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GUIA PARA LA FORMULACION DE PROYECTOS

Existen en general numerosas alternativas y opciones en este campo, sin
embargo hay aspectos comunes que plantean los planificadores en relacin
con las etapas y fases propias del proceso de formulacin y presentacin de un
proyecto; los esquemas pueden variar segn el rea o los propsitos del
mismo, por ejemplo son diferentes los esquemas de un proyecto de servicios
de uno netamente econmico.
A continuacin se presentan las fases que segn documentos del Instituto
Latinoamericano de Planificacin Econmica y Social (ILPES), de la FAO, de
ICONTEC y de otras instituciones y autores se consideran bsicas en la
formulacin y diseo de proyectos, independiente del rea social, econmica,
educativa al que pertenezca.
1. Ttulo del proyecto: Aporta en forma clara y precisa datos e informacin
sobre el tema, el problema, o instituciones que participan en el proyecto; es
un instrumento que unifica la temtica y metodologa del mismo.
Existen tres modalidades para formular un ttulo: Por sntesis, cuando se
condensa y sintetiza la idea central del proyecto; por asociacin cuando se
relaciona con otra idea u otras ideas relacionadas con el proyecto; por
oposicin cuando se presenta todo lo contrario a lo que se va a presentar
en el proyecto.
El titulo, sirve para diferencia el proyecto de otro, para caracterizar su
temtica y enunciar el contenido del proyecto.
2. Caracterizacin del proyecto: La caracterizacin requiere explicar la
naturaleza del proyecto, para lo cual se debe incluir los siguientes aspectos:
a. Identificacin
b. Justificacin
c. Marco institucional, social y terico
d. Finalidad
e. Objetivos, propsitos, logros y metas
f. Beneficiarios
g. Productos, resultados y efectos
h. Cobertura y contexto fsico o geogrfico, social y cultural.
a. Identificacin: : Consiste en conocer la naturaleza, carcter, categora,
tipo y finalidad, expresada a travs de una descripcin amplia,
clarificando la idea central, para que los participantes estn en
capacidad identificar en su totalidad que se pretende realizar con el
proyecto.
b. Justificacin: Se plantea con el objeto de describir la importancia del
problema, el por qu del proyecto y la viabilidad, en otras palabras es
plantear argumentos cientficos y tcnicos sobre la existencia de un
problema que fue justificado por un diagnstico previo y considerado
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prioritario, que el proyecto va a solucionar esa problemtica, que se
cuenta con los argumentos y recursos de tipo poltico, social, tcnicos ,
humanos, de tiempo y financieros para su realizacin.
c. Marco institucional, social y terico: Si el proyecto es de origen
institucional, el marco general de la entidad es de importancia y de
utilidad la informacin a cerca de la institucin responsable; cuando el
proyecto se realiza al interior de la organizacin que lo promueve y
ejecuta esta informacin se puede obviar. El marco social, referido a lo
organizacional, institucional, poltico y financiero de la comunidad en
general es necesario cuando el proyecto no es promovido por una
organizacin identificad sino por personas de la comunidad.
d. Finalidad: Es importante para orientar el proyecto y de esta manera
evitar que se vayan a producir desfases con relacin a los programas y
planes de los cuales forma parte.
e. Objetivos, propsitos, logros y metas: Los objetivos, son claves,
bsicos y fundamentales y constituyen el punto central de referencia de
un proyecto, teniendo en cuenta que ellos nos dicen para qu se efecta
y que se espera al finalizar el mismo.
Son los logros que queremos alcanzar con la ejecucin de una accin
planificada; los interrogantes de el qu y el para qu, son caractersticos
de los objetivos, son expresados como resultados.
Los propsitos son considerados como aquellos logros mas amplios que
conforman el marco de referencia del proyecto.
El logro es alcanzar o conseguir algo que se desea, bien definido y
perseguido intencionalmente.
La meta es la operacionalizacin de los objetivos, expresados en forma
cuantificable.
f. Beneficiarios: Los beneficiarios dependen del carcter, naturaleza,
categora o tipo de proyecto; puede incluir personas de diferente sexo,
condicin socioeconmica, nivel educativo, actividad laboral, edad; su
composicin es variada y diferente y la distribucin de la poblacin se
puede hacer desde el punto de vista social, econmico, educativo, de tal
manera que permite visualizar la poblacin que puede constituirse en
objeto de un proyecto
g. Productos, resultados y efectos: Generalmente el producto es
considerado como el resultado de un trabajo o de una actividad
determinada; en proyectos de tipo social se pueden identificar dos
clases de productos: unos resultados materiales y otro servicios.
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Los aspectos materiales, pueden ser escuelas o aulas construidas como
parte de un proyecto cuyo objetivo es este tipo de productos materiales,
los cuales una vez realizadas da por finalizado el proyecto.
Por servicio se entiende aquellas acciones o actividades que tiene como
propsito la satisfaccin de las necesidades de las personas, no en
sentido econmico sino de resolucin de problemas para mejorar las
condiciones de las personas destinatarias de los servicios.
h. Cobertura y contexto fsico o geogrfico, social y cultural:
La delimitacin fsica, espacial y de recursos son importantes en el
diseo y planeacin del proyecto ya que no se puede exponer al fracaso
el proyecto por no haber precisado con antelacin los limites fsicos y
cobertura, los cuales a su vez se relacionan con los recursos humanos,
tcnicos, fsicos, de tiempo y financieros disponibles.
El rgimen operacional: La ejecucin de un proyecto implica la
elaboracin de un plan de ejecucin en forma detallada y cronolgica de
actividades del desarrollo del mismo; corresponde a un esquema
coherente y viable de la realizacin en funcin del tiempo, de los
recursos fsicos, materiales, humanos, institucionales, tcnicos y
financieros segn los requerimientos.
Los aspectos principales que involucra esta etapa son: La determinacin
e inventario de las actividades a realizar; la asignacin de las actividades
por periodos de tiempo disponible y en forma secuencial y la distribucin
de los recursos humanos, tcnicos, fsicos, financieros de acuerdo a las
actividades u operaciones del proyecto.
El diagrama de Gantt, ha sido utilizado como un instrumento de control
de la ejecucin de los programas y de los proyecto y en los ltimos
tiempos se est utilizando el mtodo basado en el concepto del camino
crtico.
Un cronograma de actividades puede ser representado por un diagrama
de Gantt o de barras el cual consiste en un grfico de coordenadas
cartesianas, en donde las actividades a realizar son registrados en las
ordenadas y el tiempo asignado para su realizacin en las abscisas; las
actividades se representan por barras cuya longitud depende de la
duracin y pueden ser expresadas en semanas, meses, trimestres,
semestres, aos.
El mtodo del camino crtico, cuya sigla es CMP "Critical Path Method",
consiste en la identificacin y listado de las diferentes actividades a
realizar, para efectuar el anlisis de la secuencia lgica de ellas,
generalmente cuestionndose sobre qu actividades anteceden, cules
siguen, cules se realizan a la vez?.
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Su operatividad se basa en el anlisis de secuencia, mediante una tabla
donde se coloca en la columna del centro la actividad programada y en
las de la izquierda y derecha se sealan las actividades que teniendo en
cuenta la secuencia del proceso sean anteriores o posteriores. En la
tabla siguiente se muestra un ejemplo tpico de la aplicacin de este
mtodo para un caso hipottico.

TABLA DE ANLISIS DE SECUENCIA
CENSO POBLACIONAL EN LA LOCALIDAD X
Actividades
lgicas
anteriores
Actividades Programadas
Actividades
lgicas
posteriores
Orden Detalle
Duracin
(Semanas)
---- A
Diseo del
formulario
2 B
A B
Prueba del
formulario
1 C
B C
Ajustes e
impresin del
formulario
1 G
---- D
Solicitar
encuestadores
4 E
D E
Seleccionar
encuestadores
1 F
E F
Capacitacin
de
Encuestadores
1 G
B,F G
Aplicacin del
formulario
4 H
G H
Tabulacin de
la informacin
3 I
G,H I
Anlisis de la
informacin
3 j
I J
Elaboracin
del informe
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La informacin de la tabla permite establecer los prerrequisitos que tiene cada
actividad para determinar las acciones que pueden realizarse simultneamente
y as optimizar el tiempo para la ejecucin del proyecto. La visualizacin puede
obtenerse al elaborar el diagrama CPM, basado en el insumo aportado por una
tabla de anlisis como la presentada anteriormente.

3. Instrumentos, mtodos, tcnicas y modalidades de operacin.
Para el planteamiento del mtodo se deben tener en cuenta aspectos bsicos
como el conocimiento del contexto de las regiones o localidades del proyecto,
orientarse a los problemas de las comunidades, debe evidenciarse un trabajo
intersectorial e interdisciplinario de tal manera que se contribuya de manera
eficiente y eficaz a la solucin de los problemas o situaciones identificados
especficamente, permitir la interaccin con otros proyectos y caracterizarse por
la flexibilidad que requieran situaciones de cambio presentadas durante el
desarrollo del proyecto
La investigacin accin participativa es uno de los mtodos mas aplicados en
proyectos comunitarios ya que permite conocer y actuar en el contexto de un
proceso de cambio o de transformacin de la realidad. Entre las tcnicas de
trabajo mas utilizadas se tienen: el debate, el foro, los talleres y todas aquellas
que faciliten las discusiones, la identificacin y anlisis de soluciones que
permitan la toma de decisiones apropiadas para el desarrollo del proyecto.
4. Cronologa
El tiempo se constituye en uno de los elementos bsicos en el desarrollo
de los proyectos ya que su prolongacin implica entre otros aspectos un
incremento en los costos y retraso en el alcance de los objetivos
generales del proyecto. En trminos generales los proyectos pueden ser
planteados para desarrollarlos a corto, mediano o largo plazo lo cual
depende del tipo de proyecto, de los recursos disponibles y de los
objetivos del mismo, entre otros.
a. Los recursos y costos de ejecucin
El disponer de los recursos humanos, tcnicos, fsicos y financieros es
bsico para el desarrollo o para la ejecucin de cualquier proyecto, por
eso es necesario su identificacin, la planificacin y programacin de
acuerdo con las necesidades, requerimientos y exigencias del proyecto.
Los recursos mas utilizados son los humanos, fsicos, tcnicos y
financieros y en el campo de la planificacin econmica se sealan los
costos directos, indirectos, relacionados con el capital, los corrientes, los
fijos y los variables.
Los costos directos, son aquellos que se relacionan directamente con la
prestacin del servicio, como el pago del tiempo del personal de salud;
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los indirectos, son los servicios complementarios que se originan como
resultado de la realizacin del proyecto, como por ejemplo el alquiler de
un equipo para el procesamiento de datos o para hacer mediciones de
agudeza auditiva o visual. Los costos de capital, son aquellos que se
producen en las inversiones realizadas, por la adquisicin de un equipo
o por la financiacin de recursos para la ejecucin del proyecto.
Los costos fijos, son aquellos que no sufren variacin cualquiera que
sea la magnitud del proyecto, como el pago del arrendamiento de las
instalaciones donde funciona el proyecto, el personal administrativo del
mismo.
Los corrientes hacen referencia a aquellos costos en que se incurre en
el desarrollo del proyecto y que pierden vigencia una vez que se han
realizado, como por ejemplo los que se hacen por caja menor.
Los variables dependen de las ejecuciones del proyecto y cambian de
acuerdo con su magnitud y duracin, como por ejemplo el nmero de
encuestas que deben realizarse, el nmero de dosis de vacuna que se
han de aplicar.
La financiacin del proyecto hace referencia a la forma como sern
provistos los recursos econmicos del presupuesto, pueden ser de
financiacin interna, externa y/o mixta. Es interna cuando los recursos
proceden del presupuesto propio de la institucin que lo ejecuta; externo
cuando provienen de una organizacin distinta al ejecutor y mixta
cuando hay combinacin de las dos anteriores.
b. Evaluacin del proyecto
En la evaluacin de todo proyecto es necesario desde el diseo definir
los indicadores que sern utilizados para medir e identificar los avances
de las actividades programadas y su contribucin al alcance de las
metas y objetivos propuestos.
c. Administracin del proyecto
La administracin de un proyecto incluye todas las etapas del proceso
administrativo como son: planeacin, organizacin, coordinacin, direccin,
evaluacin y control. El buen desarrollo de cada una de ellas contribuye al logro
de los objetivos, propsitos y metas del proyecto.
La coordinacin es determinada por el tipo, complejidad, necesidades y
exigencia de proyecto. En cuanto a la direccin de proyectos de salud se
recomienda que sean de tipo participativo ya que el xito de los mismos
depende del compromiso y participacin activa y real de la comunidad lo cual
implica una direccin y coordinacin abierta, flexible y participativa. La direccin
del proyecto incluye entre otros aspectos la orientacin hacia el logro de los
objetivos y el control del proceso para alcanzarlos.
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El director de un proyecto de salud, para orientar el desarrollo de las
actividades puede utilizar diferentes fuentes, datos e informacin, los cuales
permiten el anlisis de las realizaciones, la identificacin de las dificultades que
se producen a travs del desarrollo del proyecto y efectuar los ajustes
necesarios para garantizar el logro de los objetivos.