Diagrama de Pareto con Microsoft Excel

El diagrama de pareto es una herramienta grfica muy til que tiene diversas aplicaciones.
Grficamente permite establecer cules son los pocos vitales (los ms importantes), para
enfocarnos en ellos y descartar los muchos triviales (los menos importantes). Su campo de
aplicacin es muy amplio. El ob!etivo de este art"culo es mostrar cmo puede crear el
diagrama de pareto con #icrosoft E$cel.
%a e$plicacin la llevar& a cabo mediante un e!emplo. 'osteriormente, el usuario puede hacer
una generali(acin y utili(arla en sus aplicaciones.
Ejemplo) En una empresa hay un departamento de soporte t&cnico relacionado con los
recursos informticos y de telecomunicaciones. *espu&s de prestado el servicio, se
acustumbra que la persona a la cual se le prest el soporte llene una encuesta para
identificar la satisfaccin del cliente. En el mes de febrero se obtuvieron los siguientes
resultados con respecto a los problemas presentados en el soporte, representa la percepcin
del usuario.
Problema Frecuencia de
ocurrencia
*emora en atender la solicitud de soporte. +,
El t&cnico de soporte no e$plica en detalle el problema
presentado y la solucin que va a dar al problema.
-.
/alta de amabilidad del t&cnico de soporte. 0
1o soluciona satisfactoriamente el problema. 22
El t&cnico se enfoca en otros aspectos diferentes a la
solicitud de soporte.
.
/alta de conocimiento y de e$periencia por parte del
t&cnico de soporte.
23
'resentacin personal deficiente del t&cnico. 3
Construccin del diagrama de Pareto.
%o primero que se hace, es ingresar la informacin en la ho!a de E$cel, tal como puede
apreciar en la siguiente figura.
'osteriormente, se selecciona el rango 4.)56. Se ordenan los datos, por el campo
frecuencia, de mayor a menor. En la ficha 7*atos8 puede seleccionar la opcin 79rdenar8 y
completar la informacin solicitada. Se ingresa la frmula en la celda 5: para calcular la
suma de frecuencias. En la siguiente figura puede observar el resultado obtenido hasta
ahora.
En la columna E se calcula el porcenta!e que representa el problema con respecto al total. En
la celda E. ingrese la siguiente frmula)
;5.<5=:>2,,
4rrastre esta frmula hasta la celda E6.
En la columna * va a calcular el porcenta!e acumulado. En la columna *. ingrese la
siguiente frmula)
;E.
?asta este momento, como es el primer porcenta!e, no hay acumulado. En la celda *0
ingrese la siguiente frmula)
;*.@E0
4rrastre la frmula hasta la celda *6. %a ho!a ahora toma la apariencia que puede observar
en la siguiente figura. 9bserve que ocultamos la columna 4, la cul no va a influir en la
construccin del diagrama.
En la siguiente figura puede ver los valores calculados por las anteriores frmulas. 9bserve
que el ltimo porcenta!e acumulado es 2,,A, nos ayuda a comprobar que se han hecho los
clculos correctamente.
Estos son los datos que necesitamos para construir el grfico. Seleccione el rango 5.)E6, el
cual contiene los datos de las dos series. ?aga clic en la ficha 7Bnsertar8. Seleccione
75olumnas8, dentro del grupo 7Grficos8. 5omo categor"a de grfico seleccione 75olumna
agrupada8.
Se genera el grfico, tal como puede observar en la siguiente figura. 9bserve que hay .
series.
Seleccione la segunda serie, la que est en color ro!o. 'resione el botn secundario del ratn
(clic derecho). Se muestra el men conte$tual que puede observar en la siguiente figura.
Esco!a la opcin 75ambiar tipo de grficos de series...8.
Se muestra el cuadro de dilogo que puede observar enseguida, denominado 75ambiar tipo
de grfico8. Seleccione el tipo de grfico 7%"nea con marcadores8. 'resione el botn
74ceptar8.
4hora, el grfico toma la apariencia que puede observar en la siguiente figura. %a segunda
serie, se muestra como l"nea con marcadores.
9bserve que en el e!e vertical los valores van de , a 2.,. %a suma de las frecuencias es de
206, por lo tanto, hay que modificar la escala del e!e vertical. Situamos el puntero del ratn
!usto sobre el e!e vertical. 'resionamos el botn secundario del ratn (clic derecho). Se
muestra el men conte$tual que puede observar en la siguiente figura.
Esco!a la opcin 7*ar formato a e!e...8. Se muestra el cuadro de dilogo que puede observar
en la siguiente figura. En la parte superior del cuadro de dilogo, en 7#"nima)8, marque el
botn de opcin 7/i!a8. En el cuadro de te$to de la derecha, escriba ,, que es el valor m"nimo.
En 7#$ima)8 #arque el botn de opcin 7/i!a8, en el cuadro de te$to que aparece a su
derecha, escriba 206. 'resione el botn 75errar8.
En la siguiente figura puede observar la apariencia que tiene ahora el grfico. Ca va tomando
forma nuestro grfico, sin embargo, todav"a falta.
Dbique el puntero del ratn sobre la serie . (en este e!emplo, la que est en ro!o). 'resione el
botn secundario del ratn (clic derecho). Se muestra el men conte$tual que puede
observar en la siguiente figura. Seleccione la opcin 7*ar formato a serie de datos...8.
Se muestra el cuadro de dilogo que puede observar en la siguiente figura. #arque el botn
de opcin 7E!e secundario8. 'resione el botn 75errar8.
4hora, el grfico toma la apariencia que puede observar en la siguiente figura. 4 la derecha
del grfico se muestra el e!e vertical secundario. 9bserve que el valor m$imo del e!e es 2.,.
?ay que modificarlo porque el m$imo es 2,,. Dbique el puntero del ratn sobre el e!e
vertical secundario. 'resione el botn secundario del ratn (clic derecho). Se muestra el
men conte$tual. Seleccione la opcin 7*ar formato al e!e...8. Se muestra el cuadro de te$to
7*ar formato a e!e8. Ca se hab"a e$plicado con anterioridad para el e!e vertical principal. En
7#"nima8, marque el botn de opcin 7/i!a8. En el cuadro de te$to a su derecha, escriba ,. En
7#$ima8, marque el botn de opcin 7/i!a8. En el cuadro de te$to a la derecha, escriba 2,,
(que corresponde al valor m$imo del e!e secundario para este e!emplo).
'resione el botn 75errar8. Se cierra el cuadro de dilogo y el grfico toma la apariencia que
puede observar en la siguiente figura. 9bserve que el e!e vertical, el de la derecha va de , a
2,,.
Ca est nuestro grfico. %o que falta es me!orar su presentacin. Seleccione la leyenda del
grfico y eliminela presionando la tecla 7Supr8 (7*el8). En la siguiente figura puede observar
el grfico sin leyenda.
Si est seleccionado el grfico, puede hacer clic en la pestaEa 7*iseEo8, dentro de
7?erramientas de grficos8, haga clic en la opcin 7Seleccionar datos8.
Se muestra el cuadro de dilogo que puede observar en la siguiente figura. 9bserve que al
lado i(quierdo estn definidas las series del grfico. 1os interesa modificar la categor"a, la
cual se encuentra al lado derecho. ?aga clic en el botn 7Editar8.
Se muestra el siguiente grfico, el cual le permite establecer cul es el rango en que est la
categor"a (e!e F). 9bserve que para este e!emplo he seleccionado el rango G.)G6. 'resione
el botn 74ceptar8.
Se cierra este cuadro de dilogo y se muestra nuevamente el cuadro de dilogo 7Seleccionar
origen de datos8. 'resione el botn 74ceptar8. Se cierra el cuadro de dilogo y el grfico toma
ahora la apariencia que puede observar en la siguiente figura. 5omo puede notar, han
cambiado los rtulos del e!e hori(ontal.
9bserve la siguiente figura. Se ha me!orado la presentacin. Se han incluido t"tulos y rtulos.
1o se e$plica cmo llevar a cabo estas acciones.
Interpretacin) 9bservando el diagrama, puede establecerse en qu& problemas debe
enfocarse la empresa para me!orar. 'ara me!orar el proceso de soporte, se debe enfocar en
resolver los siguientes aspectos)
Cdigo Descripcin
'2 *emora en atender la solicitud de soporte.
'. El t&cnico de soporte no e$plica en detalle el problema
presentado y la solucin que va a dar al problema.
'+ /alta de conocimiento y de e$periencia por parte del
t&cnico de soporte.
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