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r ^ A z p e
Gua de curso
Avanzado
Centro 4e
Capacitacin
Sistema de Contabilidad Integral
Aspel-COI
Versin 6.0
Gua Curso Avanzado
Usuario
El aborada por: Soport e Tcni co
Aspel de Mxi co, S. A. de C. V.
Cerrada de Sui za # 1 7 Col , San Jerni mo Acul co
Del . Magdal ena Cont reras C. P. 10400
Mxi co, D. F.
Juni o 2011/ 01.
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NDICE
1. I NTRODUCCI N................................................................................................................................................................... 1
1.1 Def i ni ci n........................................................................................................................................................................... 1
1.2 Obj et i vo del Cu r s o ..........................................................................................................................................................2
2. GRFI CAS................................................................................................................................................................................3
2.1 General es............................................................................................................................................................................ 3
2.2 Barra de her r ami ent as de gr f i cas........................................................................................................................... 4
2.2.1 Me n ........................................................................................................................................................................... 4
2.2.2 Modi f i caci n de dat os de l a gr f i ca................................................................................................................7
2.2.3 Rot ar a l a i zqui er da............................................................................................................................................... 8
2.2.4 Rot ar a l a der echa..................................................................................................................................................8
2.2.5 Copi ar al Port apapel es......................................................................................................................................... 8
2.2.6 I mpr i mi r ..................................................................................................................................................................... 9
2.2.7 Act ual i zar gr f i ca ...................................................................................................................................................9
2.2.8 Gr abar gr f i ca..........................................................................................................................................................9
2.3 Grf i cas del usuar i o....................................................................................................................................................... 9
Prct i ca 1: Di seo de una gr f i ca...................................................................................................................................10
3. CENTRO DE COSTOS Y PROYECTOS....................................................................................................................... 15
3.1 Conf i gur aci n de Et i quet as.......................................................................................................................................15
3.2 Cent r o de Cost os y Pr oyect os.................................................................................................................................15
3.3 Tr abaj ando con cent r o de cost os y p r o yect o s................................................................................................. 16
3.4 Report e de movi mi ent os por Proyect os y Cent r o de cost os...................................................................... 17
3.5 Est ado de resul t ados por Cent r o de cost os y Pr oyect os.............................................................................. 18
Prct i ca 2: Manej o de Cent r o de cost os y pr o yect o s............................................................................................ 18
4. MANEJO DE PRESUPUESTOS....................................................................................................................................... 21
4.1 Cr eaci n del presupuest o por medi o del si st ema...........................................................................................21
4.2 Car gar presupuest o desde hoj a de c l cu l o ........................................................................................................25
4.3 Modi f i car Presupuest o Act ual ..................................................................................................................................26
4.4 Consul t a de Presupuest o...........................................................................................................................................27
4.5 Consul t a de Presupuest os Depar t ament al es.................................................................................................... 27
4.6 Report e de segui mi ent o de pr esupuest os.......................................................................................................... 28
Prct i ca 3: Carga de pr esupuest o...................................................................................................................................28
5. MANEJO AVANZADO DE CONSULTAS....................................................................................................................29
5.1 Personal i zaci n de consul t as...................................................................................................................................29
5.2 Aut of i l t r o en consul t as.............................................................................................................................................. 29
5.3 Expor t aci n de consul t as.......................................................................................................................................... 30
5.4 Bi t cora del s i s t ema ................................................................................................................................................... 31
Prct i ca 4: Personal i zando consul t as........................................................................................................................... 31
6. I NTERCAMBI O DI NMI CO DE DATOS...................................................................................................................... 33
6.1 Copi ado especi al .......................................................................................................................................................... 33
6.2 Fr mul as...........................................................................................................................................................................35
6.3 Asi st ent e y barra de her r ami ent as de Aspel -COI en Excel .......................................................................41
6.3.1 Gener al es................................................................................................................................................................ 41
6.3.2 Li st ado de Funci ones.......................................................................................................................................... 41
6.3.3 Perodo de t r abaj o en COI ............................................................................................................................... 43
Prct i ca 5: El aborando un Bal ance general desde Mi cr osof t Excel ................................................................. 44
6.3.4 Sel ecci n de Depar t ament os, Proyect os y Cent r os de Cost os.......................................................... 45
6.4 I mpor t ador de cat l ogos desde Mi cr osof t Excel ............................................................................................. 45
6.4.1 Cat l ogo de Cuent as y Cuent as depar t ament al es................................... 45
6.4.2 Act i vos f i j os y Dat os de Ter cer os................................................................................................................. 49
Aspel
jCwib'G<fe
(Capacitacin
6.4.3 I mpor t aci n de pl i zas..................................................................................................................................... 52
Prct i ca 6: I mpor t ando i nf or maci n de Mi cr osof t Excel ................................................................................... 55
7. HOJAS FISCALES Y FI NANCI ERAS.............................................................................................................................. 57
7.1 Def i ni ci n ......................................................................................................................................................................... 57
7.2 Hoj as de cl cul o f i nanci er as................................................................................................................................58
7.3 Hoj as de cl cul o f i scal es................................................................................................................................................... 58
Prct i ca 7: Di seo de un cat l ogo de cuent as a par t i r de Mat r i ces............................................................. 58
8. RAZONES FI NANCI ERAS................................................................................................................................................ 59
8.1 I nt er pr et aci n de razones f i nanci er as................................................................................................................. 59
8.2 Anl i si s de t endenci as................................................................................................................................................. 59
8.3 Ti pos de Razones.......................................................................................................................................................... 60
Prct i ca 8: Emi si n de Hoj a de cl cul o de Razones Fi nanci eras........................................................................63
9. EMI SI N DE REPORTES DI OT/ I ETU...........................................................................................................................65
9.1 Report e de operaci ones con t e r c e r o s ...................................................................................................................65
9.1.1 Barra de her r ami ent as en Mi cr osof t Ex cel ..............................................................................................67
Prct i ca 9: Gener aci n del r epor t e de operaci ones con t er cer os..................................................................... 67
9.2 Report es Oper aci ones con I ETU............................................................................................................................. 67
9.2.1 Ingresos I ETU........................................................................................................................................................67
9.2.2 Deducci ones I ETU.............................................................................................................................................. 69
9.2.3 I VA De vue l t o ........................................................................................................................................................71
9.3 Desgl ose I V A ................................................................................................................................................................... 72
9.3.1 I VA acr edi t abl e................................................................................................................................................... 72
9.3.2 I VA t r as l adado .................................................................................................................................................... 73
9.4 Ret enci ones..................................................................................................................................................................... 75
9.4.1 Report e de I VA e ISR r et eni do en D I OT....................................................................................................75
9.4.2 Report e de I VA e ISR r et eni do en I ETU..................................................................................................... 76
Prct i ca 10: Gener aci n de r epor t es I ETU.................................................................................................................. 77
10. MANEJO DE ACTI VOS........................................................................................................................................................ 79
10.1 Depr eci aci n Cont abl e y Fi scal de Ac t i vo s ........................................................................................................ 79
10.1.1 Pl i za de depr eci aci n...................................................................................................................................... 80
10.1.2 Parmet ros de depr eci aci n.......................................................................................................................... 81
10.1.3 Consul t a de depreci aci n cont abl e y f i scal ............................................................................................ 81
10.1.4 Det al l e de depr eci aci n cont abl e y f i s c a l ...............................................................................................82
10.1.5 Baj a cont abl e del a c t i v o ................................................................................................................................. 83
Prct i ca 11: Manej o de Depr eci aci n de Ac t i v o s ....................................................................................................84
10.2 Report es de depreci aci n co nt abl e....................................................................................................................... 85
10.2.1 Report e de depreci aci n cont abl e.............................................................................................................. 85
10.2.2 Report e act i vos que ya no se depr eci an....................................................................................................86
10.2.3 Report e pr oyecci n de depr eci aci n.......................................................................................................... 87
10.2.4 Report e conci l i aci n de act i vos................................................................................................................... 88
Prct i ca 12: Emi t i endo r epor t es de depreci aci n c o n t a b l e ................................................................................89
10.3 Report es de depreci aci n f i scal .............................................................................................................................. 89
10.3.1 Report e con val ores act ual i zados (f act or anual ).................................................................................... 89
10.3.2 Report e con val or es act ual i zados (Aj ust e I SR)...................................................................................... 91
10.3.3 Report e deducci n i nmedi at a...................................................................................................................... 93
10.4 Reval uaci n de a c t i vo s ...............................................................................................................................................94
10.4.1 Proceso de r eval uaci n................................................................................................................................... 96
10.4.2 Parmet ros de r eval uaci n............................................................................................................................ 97
10.4.3 Consul t a de r eval uaci n................................................................................................................................. 98
10.4.4 Det al l e de r eval uaci n.....................................................................................................................................99
10.4.5 Report e de reval uaci n de act i vos f i j os....................................................................................................99
11. REPORTES...........................................................................................................................................................................101
11.1 Admi ni st r ador de Repor t es....................................................................................................................................101
11.2 Asi st ent e de Report es.............................................................................................................................................. 103
Prct i ca 13: Cr eaci n de r epor t e desde el asi st ent e...........................................................................................104
11.3 Edi ci n de Report es de t i po QR2 ......................................................................................................................... 104
11.4 Edi ci n de Report es de t i po FTO......................................................................................................................... 105
11.4.1 Campos del e d i t o r ...........................................................................................................................................106
11.4.2 Frmul as del edi t o r .........................................................................................................................................106
Prct i ca 14: Modi f i cando un f or mat o........................................................................................................................ 107
12. ACTUALI ZACI N EN L NEA....................................................................................................................................... 109
12.1 Gener al i dades............................................................................................................................................................. 109
12.2 Servi ci o de act ual i zaci n por As p e l -AL............................................................................................................ 109
12.3 Servi ci o de act ual i zaci n por medi o de i nst al ador ......................................................................................111
Prct i ca 15: Act ual i zaci n del si st ema......................................................................................................................112
13. MANEJO EN MI CROSOFT SQL-SERVER 2008.................... 113
13.1 Def i ni ci n......................................................................................................................................................................113
13.2 Paso 1: Cr eando usuari o y cont enedor en Mi cr osof t SQL Ser ver ....................................................... 113
13.3 Paso 2: Cr eando l a conexi n en Aspel -COI 6 . 0 ............................................................................................. 115
13.4 Paso 3: Ini ci o de operaci ones en el f or mat o Mi cr osof t SQL Ser ver ...................................................116
Si st emas Aspel .............................................................................................................................................................................. 119
Si mbol oga:
1 o Ti ps de uso.
1 o
Ti po de report e.
& Rut a de Acceso.
i d Advert enci a.
r s Prct i ca.
1 &
Not as
Requi si t os:
Para el par t i ci pant e.
0 Conoci mi ent os del Si st ema Oper at i vo Mi crosof t Wi ndows XP, Vi st a, 7, 2003 2008.
0 Haber asi st i do al curso previ o.
0 Conoci mi ent os de bases de dat os.
0 Conoci mi ent os de Mi crosof t Excel .
* sPara el i nst r uct or .
Sof t ware a ut i l i zar:
0 Aspel -COI 6.0.
0 Mi crosof t Excel .
0 IBExpert .
Bases de dat os:
0 Se ut i l i zar la base de dat os del curso previ o (Int ermedi o).
j Dat os del par t i ci pant e
Nombre:
Cent ro de Capaci t aci n:
; Fecha:
| Dat os del I nst r uct or
[ Nombre:
I Correo el ect rni co:
1. INTRODUCCIN
1.1 Def i ni ci n
Aspel -COI 6.0 procesa, i nt egra y mant i ene act ual i zada la i nf ormaci n cont abl e y f i scal de la empresa en
f orma segura y conf i abl e, para el l o, el si st ema organi za la i nf ormaci n en cat l ogos, l os cual es son
bsi cament e: cuent as, cuent as depart ament al es, rubros de cuent as, depart ament os, cent ros de cost os,
proyect os, pl i zas, concept os de pl i zas, t i pos de pl i zas, act i vos, monedas y t i pos de act i vo por empresa.
El si st ema of rece vari os cat l ogos de cuent as predef i ni dos, l os cual es se adapt an a l os gi ros ms comunes, no
obst ant e, para di sear el cat l ogo de cuent as que se adapt e a l as necesi dades especf i cas de la empresa se
permi t e su modi f i caci n, t eni endo la opci n de comenzar con un cat l ogo compl et ament e di f erent e o
i mport ar el cat l ogo desde Excel .
Tambi n permi t e a las empresas mant ener su cont abi l i dad al da y a la vanguardi a t ecnol gi ca, ya que es
posi bl e generar la Decl araci n Inf ormat i va de Operaci ones con Terceros (DI OT) permi t i endo la mxi ma
expl ot aci n de la i nf ormaci n de f orma muy senci l l a, t omando en consi deraci n l as ref ormas f i scal es
vi gent es.
En est a versi n, se agrega un nuevo cat l ogo que permi t e manej ar presupuest o anual , mensual y acumul ado a
l as cuent as. En est e cat l ogo se podrn dar de al t a l os presupuest os, aunque t ambi n es posi bl e cargarl o
desde una hoj a de cl cul o. Adems, es posi bl e modi f i car el presupuest o act ual del peri odo, t ambi n se podr
consul t ar y real i zar al gunas f unci onal i dades que proporci ona la consul t a y por l t i mo, di chos Presupuest os
podrn apl i carse a l as cuent as depart ament al es.
Tambi n se cuent a con dos mdul os para cl asi f i car la i nf ormaci n de una manera mej orada para la empresa:
Cent r os de cost os: Est e cat l ogo cont i ene l os cent ros de cost os de la empresa y se podrn asi gnar a
las cuent as para una mej or cl asi f i caci n de la i nf ormaci n.
Proyect os: Con est a opci n es posi bl e conocer t odos l os proyect os que hay en el si st ema y as poder
asi gnarl e a l os movi mi ent os de cuent as en pl i zas el proyect o al que pert enezcan.
Aspel -COI asegura que la i nf ormaci n al macenada y generada en el si st ema sea nt egra en cual qui er
moment o, proporci ona adems di versas ut i l eras con l as que se le puede dar mant eni mi ent o peri di cament e.
Los report es f i nanci eros ms i mport ant es como son: Bal anza de comprobaci n, Bal ance General , Est ado de
Resul t ados, Auxi l i ares, Li bro mayor y Di ari o general , podrn ser generados f ci l ment e a part i r de la
i nf ormaci n cont abl e capt urada.
A part i r de la i nf ormaci n de act i vos capt urada se podrn generar l os report es de depreci aci n, ent re l os que
dest acan: depreci aci n cont abl e, con val ores act ual i zados anual es (deducci n f i scal sobre el t t ul o II de la Ley
de Impuest o sobre la Rent a), Impuest o a l os act i vos f i j os, deducci n y proyecci n de depreci aci n.
Proporci ona f aci l i dades para el compl et o aprovechami ent o de l a i nf ormaci n que genera, i ncl uso en ot ras
apl i caci ones, t al es el caso de l a mej orada y di nmi ca i nt erf ase que se t i ene con Mi crosof t Excel 0", en cuya
barra de herrami ent as se agregan vari os bot ones que permi t en acceder en cual qui er moment o a la
i nf ormaci n de Aspel -COI , evi t ando as la dobl e capt ura y f aci l i t ando la el aboraci n de decl araci ones f i scal es
de l a empresa.
Para una admi ni st raci n i nt egral y ef i ci ent e, Aspel -COI mant i ene i nt erf ase con l os dems si st emas de la l nea:
Aspel -BANCO, Aspel -CAJA, Aspel -NOI y Aspel -SAE, concent rando f ci l y ef i cazment e t oda la i nf ormaci n
cont abl e de la empresa.
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0
1
/C<2?rp de,
j&ip&vjtecin
1.2 Obj e t i vo del Cur so
Al t rmi no de est e curso el usuari o t endr l os conoci mi ent os y herrami ent as que le permi t i rn admi ni st rar la
i nf ormaci n y obt ener un mayor provecho de el l a, como es el di seo de grf i cas, el i nt ercambi o di nmi co de
dat os con l as hoj as f i scal es y f i nanci eras predef i ni das del si st ema, t odo est o para que el usuari o cuent e con
l os el ement os necesari os para poder adapt arl as y personal i zarl as de acuerdo a l as necesi dades de la empresa.
Conocer el uso de l os cent ros de Cost os y Proyect os, manej o de Presupuest os, Act i vos, depreci aci ones y
reval uaci ones.
Tambi n podr modi f i car y personal i zar l os report es del si st ema, l o que permi t i r expl ot ar al mxi mo la
i nf ormaci n cont abl e y f i nanci era sumi ni st rada de manera oport una.
Se proporci onar una i nt roducci n al manej o de base de dat os en f ormat o nat i vo (Fi rebi rd) y Mi crosof t SQL
Server, l o cual bri ndar al admi ni st rador del si st ema l os el ement os necesari os para conocer la est ruct ura de la
base de dat os y real i zar operaci ones di rect ament e en las t abl as del si st ema.
Para ref orzar l os conoci mi ent os que se adqui eran durant e el curso, se i ncl uyen prct i cas, para cuya real i zaci n
se requi ere:
1. Cont ar con el respal do de dat os del curso previ o (Int ermedi o).
2. Tener vaco el di rect ori o ' Dat os" o el i mi nar el di rect ori o EmpresaOI".
La modal i dad de l os si st emas Aspel que se ut i l i za para i mpart i r cursos corresponde a la versi n l l amada
demo-educat i va, la cual permi t e regi st rar operaci ones del 1 de Novi embre de 2009 al 31 de Marzo de 2010,
por l o que l os movi mi ent os que se regi st ren t endrn que observar est e rango de f echas.
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COl 6.0 2
2. GRFICAS
2.1 General es
Aspel -COI cuent a con un conj unt o de grf i cas predef i ni das que present an de f orma t abul ada, l os resul t ados
est adst i cos en una vari edad de f ormas, permi t i endo modi f i car la present aci n de las mi smas para f aci l i t ar la
i nt erpret aci n de la i nf ormaci n.
Estas grf i cas obt i enen la i nf ormaci n de l os Rangos de Cuent as, Cat l ogo de Cuent as, INPC, et c. Es
i mport ant e menci onar que para poder generar l as grf i cas gi l ment e, l os archi vos con ext ensi n AGR se
deben encont rar en el di rect ori o de t rabaj o, ya que di chos archi vo cont i enen la conf i guraci n necesari a para
poder obt ener la i nf ormaci n que conf ormar cada grf i ca.
<?::i Los archi vos AGR se pueden edi t ar con bl oc de not as para corroborar que cont engan la conf i guraci n
necesari a.
A cont i nuaci n se descri ben l as Razones Fi nanci eras que se ut i l i zan como grf i cas predet ermi nadas:
Icono Descri pci n
Li qui dez
Muest ra la capaci dad de la empresa para cubri r l os
adeudos a cort o pl azo.
Apal ancami ent o
Muest ra en t rmi nos de porcent aj es la part e del capi t al
que f orma part e de l as deudas de la empresa.
Prueba de ci do
Present a el grado hast a el cual el ef ect i vo y las cuent as por j
cobrar, cubren l os adeudos a cort o pl azo.
p
Das de cart era
Muest ra cada cunt os das se est n cobrando las cuent as
por cobrar (vent as a crdi t o).
Rot aci n de i nvent ar i os
Muest ra la rapi dez de rot aci n de l os f ondos a t ravs del
i nvent ari o y su movi l i dad.
Vent as
Muest ra el i mport e de las vent as ya sea en el perodo de
t rabaj o o en ot ros perodos.
Ut i l i dad
Present a la ut i l i dad obt eni da ya sea en el perodo de
t rabaj o o en ot ros perodos.
Gast os de operaci n
Muest ra el t ot al de l os gast os de operaci n, es deci r, la
suma de l os gast os de f abri caci n, gast os de vent a, gast os
de operaci n y gast os de admi ni st raci n.
Act i vo, Pasi vo y Capi t al
Muest ra el t ot al del Act i vo, pasi vo y capi t al .
Grf i cas del usuari o
Aspel -COI t ambi n permi t e modi f i car y crear grf i cas de
acuerdo a las necesi dades de la empresa.
Asi mi smo permi t e ut i l i zar ot ras grf i cas denomi nadas compl ement ari as l as cual es son: Margen net o,
Rent abi l i dad/ Act i vos, Rent abi l i dad/ Capi t al , Rent abi l i dad/ Vent as, Rot aci n de act i vos f i j os y Rot aci n de
act i vos t ot al es.
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 3
2.2 Barra de her r ami ent as de grf i cas
La barra de herrami ent as de las grf i cas permi t e modi f i car l os dat os, l as caract erst i cas y la present aci n de la
grf i ca de una f orma senci l l a y rpi da con sl o dar un cl i c en el i cono correspondi ent e.
Los i conos que conf orman l a Barra de herrami ent as son:
Fi gura 2.2-1 Barra de herrami ent as de grf i cas
1. Men
2. Modi f i ca grf i ca
3. Gi rar a la i zqui erda
4. Gi rar a la derecha
5. Copi ar grf i ca al port apapel es
6. I mpri me grf i ca
7. Act ual i zar grf i ca
8. Grabar grf i ca
A cont i nuaci n se descri be la f unci n de cada uno de el l os.
2.2.1 Men
I & Rut a de acceso:
Barra de herrami ent as Grf i ca / i cono
A t ravs del men cont ext ual .
Al dar cl i c en est e cono las opci ones que se pueden ut i l i zar l as muest ra la si gui ent e f i gura:
Fi gura 2.2.1-1 Opci ones del men
Di seador de Gr f i co: Est a opci n permi t e def i ni r l os aspect os que af ect an la present aci n general
de la grf i ca, l os dat os que se pueden modi f i car del di seador de grf i cos son: Grf i co, t t ul o, not a al
pi e, l eyenda, grf i ca, ejes, seri es y rt ul os, cada uno de el l os a su vez cuent a con di st i nt as pest aas
donde se pueden modi f i car l os dat os.
Not as del asi st ent e:
Di seador de grFicos
Edi t ar dat os del grf i co
Ayuda...
Abr i r .,,
Guardar como..,
Impri mi r.,.
Copi ar
Pegar
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 4
Di seador de grf i cos " ............
Ti po i Tel n de f ondo 1 Imagen j
i
' Ti t ul e
| - Not a al pi e
i- Leyenda
; Grf i ca
j+j Eje de cetegcra fH)
l- Eje d valor (Y)
j$j Eje de valer (Ida, V)
f|j|- Eje de categora (Z)
j+j Serie
"+!Rtulos de series
Grfico
<" 20 G !3D;
Restablecer
|Lnea (cinta)
re
i Paso
i Combinacin
\ Baria horizontal
i Barias agrupadas
I Circular
j Rosca
iGarrtt
Diseo de texto......
& Paia impresin
C Parafiresenl
Datos en filas
Aceptar J medar
Fi gura 2.2.1-2 Di seador de grf i co
Edi t ar dat os del Gr f i co: Est a opci n permi t e edi t ar de una f orma f ci l y senci l l a l os dat os de la
grf i ca, al sel ecci onar est a opci n despl i ega una vent ana como l o muest ra la si gui ent e f i gura:
Edi t ar ci at os del grf i co
| Liquidez
E nof 1
l
F eb ll -6.3175
Mar/1i -6.3175
Abr/11 -5 3175
Tamaos de cuadrcula.....................................................
Filas: 4 Rtulos de filas: |1
Columnas: \\ Rtulos de columnas: f
Fi gura 2.2.1-3 Edi t or de dat os del grf i co
Desde est a vent ana se pueden agregar f i l as, col umnas, rt ul os de f i l as y rt ul os de col umnas.
Ayuda: Al sel ecci onar est a opci n muest ra la vent ana Gal era, la cual permi t e sel ecci onar el t i po de
grf i ca a di sear. Cuent a con dos bot ones para un t i po de graf i ca 2D y 3D.
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0
5
:..
Seleccionar un tipo de grfico: <" 2D < 3D
Siguiente :>
o
v ; <*
Fi gura 2.2.1-4 Asi st ent e de t i po de grf i ca
Fi gura 2.2.1-5 Asi st ent e de est i l o de grf i ca
/A', f W11P P l f} : re ss rr*
Diseo; ' '
Inlcoducir configuraciones de diseo deseadas:
GalCL Oi VHUfBil
J tulo del grfico:
Grfica de Liquidez
Pie de pgina de grfico:
Leyenda de grfico:
| Derecha
Serie de dalos a lo largo do:
O filas < Columnas
igientS j ]f Cancelar
Fi gura 2.2.1-6 Asi st ent e de di seo de grf i ca
Introducir ttulos del e[e deseados:
cisriat* itysn
ommtM
Categora (X)
jMeses
Valor |Y)
{Factor
Profundidad (Z)
i---------
Secundario (V2J
<tis Flnatlxar i| Cancelar j
Fi gura 2.2.1-7 Asi st ent e de ej es de grf i ca
Abr i r : Est a opci n se ut i l i za para abri r un archi vo grf i co (.vt c), pudi endo edi t arl o con cual qui era de
l as opci ones del graf i cador.
b n r '
Buscare!;: j i Datsil Ti <}. (g <- ^]-r
i gj ACTPASCP.i f TC f f i SPRUACIDO.yt c P.OTAINV.VTC
APALANCA.VTC j RENTACT.' / TC UT1 UDAD.VTC
$CARTEP.A.VTC REm CAP. ' / TC ^ V EN TAS, V TC
GASOPERA.vt c RENTVEN.VTC
LI QUI DEZ.vt c ROTAACFI .VTC
3 MARGNETO.VTC $ ROTAACTO.VTC
iembre [PD^J^CAVTCac
TTpo: [Archivo de grfico C-vlc) Cancelar ]
Fi gura 2.2.1-8 Abr i r archi vo de grf i ca
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 6
Guar dar como: Est a opci n permi t e guardar la grf i ca como un archi vo en cual qui era de l os
si gui ent es f ormat os: Archi vo graf i cador (.vt c), Met earchi vos Wi ndows (.wmf ), Bi t map (.bmp), Joi nt
Phot ographi c Expert s Group (. j p g )
I mpr i mi r : Esta opci n despl i ega l as propi edades de la i mpresora que se va a ut i l i zar pudi endo def i ni r
el nmero de copi as a i mpri mi r de l a grf i ca.
I p p P -r g g
I mpr esor a - ................................................................. ..............................................................................................
Nombr e: Ca n o V k j e t ' M P5 3 0 F < ...................................... j Pr opi edades |
Eslado Lisio
Tipo: Canon Inkjet MP530 FAX
Donde: LPT1:
Comentario
Nmero de copias: ~3 Q l l l i Cancelar I Diseo... j
Fi gura 2.2.1-9 I mpr i mi r grf i ca
Copi ar : Con est a opci n se podr col ocar la i magen de la grf i ca en el port apapel es de Wi ndows(J y
as ut i l i zarl a desde ot ra apl i caci n.
Pegar: Esta opci n permi t e pegar una i magen col ocada en el port apapel es haci a el f ondo de la
grf i ca.
$$ El graf i cador no cuent a con l a posi bi l i dad de deshacer las t areas real i zadas, por l o que si no se est seguro
de pegar la i magen, se recomi enda no real i zarl o.
2.2.2 Modi f i caci n de dat os de l a grf i ca
l & Ru t a de acceso:
Grf i cas / Modi f i caci n de dat os
I l f
Con el i cono L -
Est a vent ana permi t e modi f i car las et i quet as de l os dat os de una grf i ca act i vada, as como la f rmul a que
regi r la present aci n de cada una de sus series. Al sel ecci onar est a opci n el si st ema despl i ega una vent ana
como l o muest ra la si gui ent e f i gura:
M o d i f i c a r g r f i c a
Gr f i ca i L i q u i d e z ...........................................................................
Ej e X Meses | Ej e Y
Per i odos
O Per i odo act ual
I o d o el ej erci ci o
O Rango de peri odos f i esde Y S i H t '
Seri es T t u l o Fr mul a
Se r i a l * * * ......................................................................
HAN [ R l . f J / (RAM [R3.FJJ
Ser i e 2
Ser i o 3 ...........................................................................................
Ser i e 4
Ser i e 5 ........................
r c psi J j A Bl , c a r (F j ( Ac u c i a ]
No t a s del asi st ent e: Fi gura 2.2.2-1 Modi f i caci n de dat os de l a grf i ca
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0
7
Sus campos:
Opci ones
T t u l o de l a grf i ca Nombre asi gnado como i dent i f i cador de la grf i ca.
Ej eX..................................
Modi f i ca el t t ul o de l os val ores del ej e X.
Ej e Y........................................... Modi f i ca el t t ul o de l os val ores del ej e Y.
I nt er val o de peri odos a consi derar
@>Periodo actual
Genera ia grf i ca t omando l os dat os del peri odo en el que se est e
t rabaj ando.
# Iodo el ejercicio Genera la grf i ca con la i nf ormaci n de t odo el ej erci ci o act ual .
.&-Rango de periodos Permi t e sel ecci onar un rango de perodos a ut i l i zar.
Col umna T t u l o Modi f i ca el t t ul o de cada seri e de val ores.
Col umna Fr mul a
Modi f i ca la f rmul a que def i ne la present aci n de l os dat os de cada
seri e, l os val ores en l os rangos depender de l a grf i ca sel ecci onada,
si se adi ci onan f rmul as para las si gui ent es series, l os dat os se
vi sual i zarn en la grf i ca.
2.2.3 Rot ar a l a i zqui erda
Rut a de acceso:
s i n
Barra de herrami ent as / i cono
Esta opci n permi t e gi rar la grf i ca a l a i zqui erda, por cada cl i c en el i cono l a grf i ca dar un gi ro de 90 grados
haci a l a i zqui erda.
2.2.4 Rot ar a l a derecha
l & Rut a de acceso:
Barra de herrami ent as / cono
Est a opci n permi t e gi rar la grf i ca a l a derecha, por cada cl i c en el i cono la grf i ca dar un gi ro de 90 grados
haci a la derecha.
2.2.5 Copi ar al Port apapel es
17 Rut a de acceso:
Barra de herrami ent as / i cono **
Con est a opci n es posi bl e real i zar una copi a de la grf i ca al port apapel es de Mi crosof t Wi ndows para poder
pegarl a en al guna ot ra apl i caci n.
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 8
2.2.6 I mpr i mi r
! & Rut a de acceso:
Barra de herrami ent as / i cono
Est a opci n despl i ega un di l ogo con l as propi edades de la i mpresora que se va a ut i l i zar permi t i endo def i ni r
el nmero de copi as a i mpri mi r de la grf i ca sel ecci onada.
2.2.7 Act ual i zar grf i ca
I 7 Rut a de acceso:
f f l
Barra de herrami ent as / i cono ^
Est a opci n act ual i za la grf i ca sel ecci onada con la f i nal i dad de al macenar l os cambi os real i zados para que
cada vez que se acceda a est a opci n desde el men de Grf i cas, aparezca la grf i ca con l os l t i mos cambi os
real i zados.
2.2.8 Gr abar grf i ca
LD Rut a de acceso:
Barra de herrami ent as / i cono
&
Permi t e guardar una grf i ca con el mi smo nombre o bi en con ot ro nombre de archi vo, para conservar la
grf i ca predet ermi nada y as acceder a la grf i ca modi f i cada a t ravs de la opci n Grf i cas del usuari o.
2.3 Grf i cas del usuari o
G ' Rut a de acceso:
Grf i cas / Grf i cas del usuari o o con el i cono i*-~v
A t ravs de est a opci n se puede edi t ar cual qui era de l as si gui ent es grf i cas:
Las de razones f i nanci eras i ncl ui das en el si st ema.
Las grf i cas modi f i cadas y renombradas.
Las grf i cas compl ement ari as
Las grf i cas que el abores
Al crear una grf i ca se debe i ndi car el nombre y la ext ensi n del archi vo, es i mport ant e que se l e asi gne la
ext ensi n .AGR, para que Aspel -COI las pueda i nt erpret ar. Post eri orment e, el si st ema enva un mensaj e de
conf i rmaci n para crear el archi vo correspondi ent e a l a grf i ca:
Conf i rmaci n gg
erchiv'c de configuracin de la grfica no existe. Deseas creerlo?
5! j Ne
No t a s del asi st ent e: Fi gura 2.3-1 Conf i r mar creaci n de l a grf i ca
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 9
S Prct i ca 1: Di seo de una grf i ca
a) Con l a f i nal i dad de que se muest re el asi st ent e de conf i guraci n al ent rar al si st ema, se debe real i zar l o
si gui ent e:
El i mi nar el di rect ori o baj o el nombre " Dat os" {en el di rect ori o Dat osl se guardan l os f ormat os, por
l o que se debe t ener cui dado de no conf undi rl o).
El i mi nar el archi vo Conexi ones.i ni que se encuent ra en: C:\ Archi vos de programa \ Archi vos
comunes \ Aspel \ Si st emas Aspel \ COI 6.OO
b) Ej ecut ar el si st ema Aspel -COI 6.0
c) En el asi st ent e de i nst al aci n, i ndi car l as opci ones si gui ent es:
Crear una nueva Base de Dat os.
Peri odo: Di ci embre
Ej erci ci o: 2009
Conexi n: DATOSEMPRESA01
d) Agregar como moneda adi ci onal " Dl ar Ameri cano".
e) Indi car que se desea cat l ogos est ndar de:
Depart ament os.
Rubros.
Cat l ogo de cuent as Est ndar general .
f ) Al t ermi nar el proceso, i ngresar al Peri odo de Di ci embre 2009, dando dobl e cl i c en di cho peri odo.
g) Ingresar a Aspel -COI 6.0 y act i var la opci n Ut i l eras / Respal do de archi vos / Rei nst al aci n del
respal do.
h) Real i zar la recuperaci n del respal do, i ndi cando como ori gen el i ndi cado por el i nst ruct or, el cual ,
proporci onar t ambi n l os archi vos de di cho respal do.
i ) Al t ermi nar el proceso ant eri or, act i var la opci n Conf i guraci n / Parmet ros del si st ema,
j ) Revi sar l a conf i guraci n de l as si gui ent es opci ones:
Secci n Opci ones Conf i gur aci n
Dat os de l a
Empresa
Di recci n CERRADA SUI ZA 17
Pobl aci n M. CONTRERAS
RFC AME860107KD9
Conf i gur aci n
de BD
Conexi n Dat osCursoCI
Dgi t os por Ni vel Ni vel 1:4, Ni vel 2: 3, Ni vel 3: 3
Cuent as con gui n
0
Cuent as
Capt ura de Sal do Ini ci al
s
Si n deci mal es
Pl i zas
Cont abi l i zar en Lnea
E
Al t a de cuent as en pl i zas
3
Guardar pl i zas no cuadradas
i 1
Cuent a de cuadre (Vaco desact i vado)
Mes de aj ust e despus de Di ci embre
Act i vos
Cuent a Banco 1120-001-000
Cuent a I VA 1200-002-001
j Mul t i moneda Trabaj ar con monedas ext ranj eras
0
Tasa de IVA def aul t :
- Para operaci ones con t erceros
- Para i ngresos IETU
Tasa de I VA general
Fi scal
Mont os i ncl uyen i mpuest os
- En operaci ones con t erceros
- En i ngresos IETU
Ambos act i vados
Sugeri r l t i mos dat os de i mpuest os
ut i l i zados en capt ura para:
- Operaci ones con t erceros
- Ingresos IETU
Cuent as def i ni das para DI OT e I ETU
respect i vament e.
Act i vos
|
Cuent a Banco (Vaco)
Cuent a IVA (Vaco)
Mul t i moneda Trabaj ar con monedas ext ranj eras 7}
Tasa de I VA def aul t Tasa IVA general
Fi scal
Mont os i ncl uyen i mpuest os Ambos act i vados
Sugeri r l t i mos dat os de i mpuest os
ut i l i zados en capt ura para:
Cuent as def i ni das para DI OT e IETU
k) Ingresar al mes de Enero 2010.
I) Crear una grf i ca de usuari o con el nombre de ACTI VO.AGR.
m) Modi f i car l os dat os de l a grf i ca def i ni endo l o si gui ent e:
T t ul os General es
Tt ul o de la grf i ca i Tot al de act i vo I
; Ej e X ...... ... .....J Mes i
I nt er val o de peri odos a consi derar j
0 Perodo Actual \
Seri e i T t u l o Frmul a
1 Ci rcul ant e i RAN[R1,F]
2 Fi j o RAN [ R 2 , F ] .
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 11
n) Desde el di seador de grf i cos def i ni r l os si gui ent es dat os:
T t u l o
Tel n de f ondo
Rel l enar: Gradi ent e: Oval o
Rel l enar/ Desde col or: Verde oscuro
Rel l enar/ Hast a col or: Verde cl aro
Marco: Ext eri or grueso: Azul
I Text o TOTAL DE ACTI VO
Not a al pi e
! Ubi caci n Ubi caci n: Vi si bl e: Inf eri or i zqui erda
i Text o El aborado por: (Nombr e del asi st ent e)
I Gr f i ca
! Tel n de f ondo
Rel l enar: Gradi ent e: Oval o
Trama/ Hast a col or: Azul
Seri e (3, 4 y 5)
Opci ones I1/ HC cuitar serid
Ej e de val o r ( Y y 2da. Y)
Et i quet as del
Eje/ Format o
Nmero: 0.00
o) Crear una grf i ca de usuari o con el nombre de PASI VO.AGR.
p) Modi f i car l os dat os de la grf i ca def i ni endo l o si gui ent e:
T t ul os General es
Tt ul o de l a grf i ca j Tot al de pasi vo
Ej e X......................... j Mes !
I nt er val o de perodos a consi derar j
0 Perodo Actual |
Seri e......j T t u l o | ...Fr mul a......... j
1 Cor t o pl azo ! RAN[R3,F]
2 : Largo Pl azo j RAN [R4,Fj j
q) Desde el di seador de grf i cos def i ni r l os si gui ent es dat os:
T t u l o
Tel n de f ondo
Rel l enar: Gradi ent e: Oval o
Rel l enar/ Desde col or: Azul obscuro
Rel l enar/ Hast a col or: Azul cl aro
Marco: Ext eri or grueso: Azul
Text o TOTAL DE PASIVO I
Not a al pe 1
Ubi caci n Ubi caci n: Vi si bl e: i nf eri or i zqui erda
Tex t o i El aborado por: (Nombr e del asi st ent e)
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 12
! Grf i ca I
i Tel n de f ondo
Rel l enar:
Trama/ Hast a col or:
Gradi ent e: Oval o
Amari l l o
i Seri e (3, 4 y 5) ]
.
j Opci ones pj l O cuitar series
i
Ej e de val or ( Y y 2da. Y)
; Et i quet as del
| Ej e/ Format o
Nmero: 0.00
i
r) Ingresar al mes de Febrero 2010.
s) Crear una grf i ca de usuari o con el nombre de ACTI V0 2 .AGR.
t ) Modi f i car l os dat os de la grf i ca def i ni endo l o si gui ent e:
T t ul os General es
Tt ul o c e la grf i ca i Tot al de act i vo
Ej eX Mes
I nt er val o de peri odos a consi derar
{*) Perodo Actual
Seri e T t u l o ! Fr mul a
1 Ci rcul ant e i RAN[R1,F]
2 Fi j o i RAN [R2,F]
u) Desde el di seador de grf i cos def i ni r l os si gui ent es dat os:
T tulo
Rel l enar: Gradi ent e: Oval o
Tel n de f ondo
Rel l enar/ Desde col or:
Rel l enar/ Hast a col or:
Marco:
Naranj al obscuro
Naranj a cl aro
Ext eri or grueso: Caf
i Text o TOTAL DE ACTI VO j
.
Not a al pi e
i Ubi caci n Ubi caci n: Vi si bl e: Inf eri or i zqui erda
Text o El aborado por: (Nombr e del asi st ent e)
Grf i ca i
Tel n de f ondo
Rel l enar:
Trama/ Hast a col or:
Gradi ent e: Oval o
Amari l l o
Seri e (3, 4 y 5)
Opci ones 151Ocuitar seri
Ej e de val or ( Y y 2da. Y) !
Et i quet as del
Ej e/ Format o
Nmero: 0.00
v) Crear una grf i ca de usuari o con el nombre de PASI V02.AGR.
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 13
f zrp ve
jcJ tscin
w) Modi f i car l os dat os de la grf i ca def i ni endo l o si gui ent e:
T t ul os General es
Tt ul o de la grf i ca \ Tot al de pasi vo }
Ej e X ............ i Mes
I nt er val o de per i odos a consi der ar j
@ Perodo Actual |
Seri e j T t u l o j Fr mul a
1................j .Cor t o pl azo RAN [R3,F] j
2 j Largo Pl azo j RAN [R4,F] j
x) Desde el di seador de grf i cos def i ni r l os si gui ent es dat os:
T t u l o
Tel n de f ondo
Rel l enar:
Rel l enar/ Desde col or:
Rel l enar/ Hast a col or:
Marco:
Gradi ent e: Oval o
Azul obscuro
Azul cl aro
Ext eri or grueso: Azul
Text o TOTAL DE PASIVO
Not a al pi e
Ubi caci n Ubi caci n: Vi si bl e: Inf eri or i zqui erda
Text o El aborado por: (Nombr e del asi st ent e)
Gr f i ca
Tel n de f ondo
Rel l enar:
Trama/ Hast a col or:
Gradi ent e: Oval o
Amari l l o
Seri e {3, 4 y 5)
Opci ones Eji cuitar serie
Ej e de val or ( Y y 2da. Y)
Et i quet as del
Eje/ Format o
Nmero: 0.00
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 14
3. CENTRO DE COSTOS Y PROYECTOS
Adi ci onal al manej o de Depart ament os, el si st ema of rece un ef i ci ent e anl i si s de l a i nf ormaci n f i nanci era a
t ravs de dos maneras de agrupar la apl i caci n de movi mi ent os: Cent ros de cost os y Proyect os.
3.1 Conf i gur aci n de Et i quet as
! > Rut a de acceso:
Men Conf i guraci n / Parmet ros del si st ema / Cuent as
El l l amarl os Cent ro de cost os o Proyect os es sl o un est ndar ya que las 'Leyendas' de est os cat l ogos son
conf i gurabl es desde l os parmet ros del si st ema, y de acuerdo a l o i ndi cado, ser l a f orma en cmo se
vi sual i cen l os nombres de l os cat l ogos dent ro del si st ema.
Dalosempresa
Configuracin
de BD
.,U
Plizas
Activos
Dytos por nivel
1;4J 2:I3J
4:CI j 5:10 j
7: 0 i 8: 0 i
3; 13
6: 0
9: [o
Cuent as
Captura dcerrias
\ '. Cuentas con guin
[~] Captura de saldo inicial
PJ Manejo de departamentos
Iv'j Traspaso automtico
entre ejercicios
\7\ Centro de-costos
Etiqueta para
centro de costos
i Centro de. costos
Proyectos
I P1 Proyectos
| Etigueta para
\ proyectos
Ruta de a;chivos de trabajo
i C:\Archivos de programa^Archivos comunesSAspelVSisternas Aspela y
. Establezca esta ruta para definir la localizacin de sus hojas de clculo, grficas,
configuracin de reportes, formatos, archivos de configuracin, etc.
Aceptai j| Cancelar Ayuda
Fi gura 3.1-1 Conf i guraci n de Et i quet as para cent ro de cost os y proyect os
3.2 Cent r o de Cost os y Proyect os
IC7 Rut a de acceso:
Men Archi vo / Cent ro de cost os o Proyect os
Una vez conf i guradas l as l eyendas para el manej o de l os cent ros de cost os y proyect os, se t endr di sponi bl e
desde el men Archi vo, di chas opci ones. Al i ngresar a cada una de el l as se podr real i zar el regi st ro de hast a
999 Cent ros de cost os y 999 Proyect os.
Al dar de al t a un nuevo Cent ro de cost os o Proyect o, el si st ema de f orma aut omt i ca i ndi ca la cl ave
secuenci al y sl o se debe i ndi car la Descri pci n correspondi ent e.
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 15
Nmero Descripcin
1\ Gento de Costos 1
2 Centro de costos 2
1 1 C s r . t i o de cestos 3 Centro de costos no. 4
---------------- |Centro de costos 4j
j; Aceptar j j Cancelar |j Guardar (F3) | | A^uda I
Fi gura 3.2-1 Cat l ogo y Al t a de un cent ro de cost os
t i Pro y e c t o s - Febre ro/2QQ8
i , i r r .
S ................ Proyecto 1 Agre gar Proye ctos
M I S - 1
2; Proyecto 2
Proyectos no. 4
i 3; Proyecto 3 .
| Proyecto 4
| Aceptar ;j| Cancelar |j Guardar (F3J || Ayuda
Fi gura 3.2-2 Cat l ogo y Al t a de un Proyect o
Una vez regi st rados l os Cent ros de cost os y Proyect os, se podr comenzar a ut i l i zarl os, ya que NO es
necesari o asoci arl o a al guna cuent a como en el caso de l os Depart ament os.
3.3 Tr abaj ando con cent r o de cost os y pr oyect os
O 1Rut a de acceso:
Men Archi vo / Pl i zas / Agregar
Est ando en la capt ura de pl i zas, se present ar la col umna correspondi ent e para asoci ar el movi mi ent o a un
Cent ro de cost os, a un Proyect o y a un Depart ament o, en caso de manej ar est os t res cat l ogos. Se puede
manej ar sol o una agrupaci n, ya sea Cent ro de cost os o Proyect os, NO es necesari o ut i l i zar ambas. El manej o
de cent ros de cost os y proyect os no t i ene un orden j errqui co, su manej o es al mi smo ni vel para ambos casos.
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 16
Cpilra fie
Cu#aciUn: ia
i v o l f Enero 08 .
i S h ii
m $r .?*<.
lipa ;Di
Corvoopt o ;l
m ,'
Nimeso
jk
Fcd.> 04/01/2003
No . Cu e n t a 0 e p t o | Ce n t r o d e c o s t o s Pr o j ' e ct
mo-ooi-ooo O 1 3
Co n c e p t o del mo vi mi ent o <F2 >
10.00
E1.0.U0
mi)36-uuo
Mol de pa
J wnbia
10.UU0.UU ; 1U.UU.UU
Fi gura 3.3-1 Asi gnaci n de un cent ro de cost os y proyect os al asi ent o cont abl e dent ro de una pl i za
3.4 Report e de movi mi ent os por Proyect os y Cent r o de cost os
Z7 Rut a de acceso:
Men Report es / Movi mi ent os por Proyect os y Cent ro de cost os
Al emi t i r est e report e se podrn consul t ar l os movi mi ent os asoci ados con l os cent ros de cost os y proyect os.
En la vent ana de emi si n se podr f i l t rar para que sl o muest re l os movi mi ent os de un rango de cuent as o de
peri odos, por depart ament o, cent ro de cost os y/ o proyect o en especf i co.
Reporte de movimiento? por Proyectos y Centro de co
Nmero ? cuenta P*ic-do
De s d e i Fe b / 0 8 Desde! 1110-000-000
Hasta 19001 -000-000............................ g | Hasta Feb/08
W\ Por departamento 0 Por Centro de costos
: i E 0.- Todos los departamentos a : &j 0.- Todos los centro de costos
O 1 .-Ventas }i O 1 Centro de Costos 1
0 2 . - Pedidos |LJ 2 Centro de coslos 2
3.- Mostrado* :.\ i 3.- Centro de costos 3
;|_| 4.- Mercadotecnia
:
i H r .
w . :
Q Slo con jnovimintos
Hombre de moneda
10 Todas
IZ!P.9.9i!c?.9.S
E l 0.- Todos los proyectos
; CJ 1 Proyecto 1
d 2 . Proyecto 2
:""13.- Proyecto 3
Ttulo del reporte
| Movimientos por Proyectos y Centro de costos 29/Febrero/l38
H3Exportar a Excel
Aceptar Cancelar Ay u d a
Fi gura 3.4-1 Fi l t r o para l a emi si n del report e de movi mi ent os por Proyect os y Cent r o de cost os
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 17
* S s p l l & & .
3.5 Est ado de resul t ados por Cent r o de cost os y Proyect os
C ? Rut a de acceso:
Men Report es / Admi ni st rador de hoj as de cl cul o / Est ado de resul t ados para cent ro de cost os y
grupos
Adi ci onal al report e de Movi mi ent os por Proyect os y Cent r o de cost os, desde Hoj as f i scal es y f i nanci eras, se
podr obt ener un Est ado de resul t ados por cent ro de cost os y proyect os.
Administrador de h o j de calculo
S i l
Tipo
Financieras
Financieras
Financieras
Fiscales
Fiscales
Fiscales
No m b r e de l a ho i a
; Estado de resultados presupuestos dep
Estado de resultados comparativo
i Estado de resultados comparativo dep
i Pago provisional del IVA
j Pago anual del IVA
: A i c h i v o
EdofePresDep.xls
EdoreComp.xls
EdoreCompDep.xls
ivPtovixIs......
IVA ANUAL.xls
:Estado de resultados para centros de costos y gmp EdoFinGrpCts.xls
-
Financieras IEstado ds resultados departamental
Financieras i Estado de resultados actual vs perodo anteiior
Financieras jEstado de resultados actual vs perodo anterior de
Financieras
Financieras
Estado de resultados actual vs presupuesto
| Estado de resultados actual vs presupuesto departa
EweDep'xk'
EdorePerAnt.xls
EdorePeiAntDep.xls
EdoreRea1Pres.xls-
Edor eR ealPresD ep. xls
Figura 3.5-1 Estado de result ados por cent ro de costos y proyect os
H Prct i ca 2: Manej o de Cent r o de cost os y pr oyect os
a) En el peri odo de Enero 2010, i ngresar al men Conf i guraci n / Parmet ros del si st ema / Cuent as y
habi l i t ar l as opci ones de Cent r o de Cost os y Proyect os.
b) Cambi ar la et i quet a de " Cent r o de cost os por Act i vi dades" y grabar l os cambi os.
c) Regi st rar l os si gui ent es proyect os y act i vi dades:
j Proyect os Act i vi dades
[ Nueva l nea STALY i Anunci os
j Mej ora t u hogar j Propaganda
!
I Capaci t aci n
d) Dar de al t a l a cuent a si gui ent e:
No. Cuent a j Ti po Descri pci n \ Moneda Rubros Nat ural eza i
2110-006-000 ! Det al le J Proveedor: Publimex, S. A. Pesos
------ ---------------
3,17,23 j Acreedora
e) Asi gnar l as si gui ent es cuent as al depart ament o correspondi ent e:
No. Cuent a Descri pci n j Dept o.
1120-001-000 Inbursa No. Ct a. 4953258645 2 ,9 !
2110-006-000 i Publ i mex, S. A. ! 2 , 8 , 9 i
6000-005-001 i Publ i ci dad
.....................1..........8....... J
6000-005-002 ! ARTI CULOS PROMOCI ONALES
I 9 l
6000-005-003 Ot r os gast os de vent a
I 2 |
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 18
f ) Regi st rar l os movi mi ent os si gui ent es:
| Ti p o de pl i za: Dr Concept o de Pl i za: Gast o por anunci os | Fecha: 29/ 01/ 2010
No. Cuent a Dept o. Act . Proy. Descri pci n Debe Haber
| 6000-005-001 i 8
! i i i
Gast o por anunci os j 10,000.00
1200-001-001
i .............r...........
\ Gast o por anunci os 1,600.00 5
2110-006-000
I 8
1 ! 1 Gast o por anunci os 11,600.00
Ti p o de pl i za: Eg j Concept o de Pl i za: Gast o por anunci os Fecha: 29/ 01/ 2010
No. Cuent a Dept o. i Act . ) Proy. Descri pci n Debe I Haber
2110-006-000 : 8 1 1 I Gast o por anunci os 11,600.00 \
j 1200-002-001 | \ Gast o por anunci os 1,600.00 [
1120-001-000 ' 8 1 1 ' Gast o por anunci os f 11,600.00
! 1200-001-001 j ; Gast o por anunci os j 1,600.00
! Ti p o de pl i za: Dr i Concept o de Pl i za: Gast o de vent as i Fecha:29/ 01/ 2010
No. Cuent a | Dept o. ! Act . ] Proy. Descri pci n Debe j Haber
6000-005-003 j 2 f 3 1 2 j Gast o de vent as 5,000 .00 [
] 1200-001-001 |
!.......... T *
j Gast o de vent as | 800.00 ]
2110-006-000 2 i 3 2 i Gast o de vent as 5,800.00
j Ti p o de pl i za: Eg | Concept o de Pl i za: Gast o de vent as I Fecha:29/ 01/ 2010
No. Cuent a I Dept o. i Act . | Proy. Descri pci n Debe Haber
2110-006-000 r 2 3 2
Gast o de vent as 5,800.00 j
1200-002-001
s !
j Gast o de vent as 800.00 |
i 1120-001-000
! 2
i 3
! 2
I Gast o de vent as
7 ............................... i.......
5,800.00
1200-001-001
r t
Gast o de vent as
T ...................... . T
800.00
! Ti p o de pl i za: Dr i Concept o de Pl i za: Gast o de vent as ! Fech a:29/ 01/ 2010
No. Cuent a Dept o. A c t . Proy. Descri pci n Debe j Haber
6000-005-002 9
! 2
1 | Gast o por anunci os 3,000.00 i
1200-001-001
i
i Gast o por anunci os | 480.00 j
2110-006-000 9
1 2
1 ! Gast o por anunci os i 3,480.00
Not as det asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 19
^ AspelI,
I Ti p o de pl i za: g 1 Concept o de Pl i za: Gast o de vent as Fecha:29/ 01/ 2010
No. Cuent a Dept o. Act . { Proy. Descri pci n Debe Haber
i 2110-006-000 |
9
2 i 1 Gast o por anunci os 3,480.00 !
! 1200-002-001 j
\
| Gast o por anunci os 480.00 I
1120-001-000
9
2 i 1 Gast o por anunci os 3,480.00
| 1206- 001-601 i 1
1
| Gast o por anunci os
i i
480.00
g) Generar un report e de Movi mi ent os por Proyect os y Act i vi dades, act i vando l a opci n Por Pr oyect os /
Mej or a t u hogar" .
h) A cunt o asci ende el t ot al de Cargos y Abonos? _________________________________
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 20
4. MANEJO DE PRESUPUESTOS
Un presupuest o es un pl an i nt egrador y coordi nador que expresa en t rmi nos f i nanci eros con respect o a l as
operaci ones y recursos que f orman part e de una empresa para un peri odo det ermi nado, con el f i n de l ograr
l os obj et i vos f i j ados por la al t a gerenci a.
Dado que di versas empresas l l evan su cont abi l i dad por depart ament os y t i enen la necesi dad de l l evar un
cont rol especf i co de l a apl i caci n de recursos en cada uno de el l os, en est a versi n se i mpl ement a un
ef i ci ent e manej o de presupuest os.
En Aspel -COI 6.0, se t i ene l a posi bi l i dad de poder manej ar l os presupuest os de l as cuent as de acuerdo a
di f erent es cri t eri os, as como modi f i carl os y consul t arl os en cual qui er moment o. Tambi n se podr l l evar el
manej o del presupuest o de l as cuent as de f orma depart ament al . Para i ngresar i nf ormaci n al cat l ogo de
Presupuest os, se puede real i zar de dos f ormas: Por medi o del si st ema y a t ravs de un archi vo de Mi crosof t
Excel .
4.1 Cr eaci n del presupuest o por medi o del si st ema
I & Rut a de acceso:
Men Archi vo / Presupuest os / Creaci n de presupuest o
Al i ngresar a est a opci n, Aspel -COI most rar una vent ana donde sol i ci t a la i nf ormaci n necesari a para crear
el presupuest o.
Creacin de presupuesto -
Ejercicio del presupuesto
b
SetecoiMtf por
($) Rubro
i 1.-Activo Circulante . i
i 2 -Activo No Circulanti......j
! 3.-Pasivo a Corto Plaz I
: 4.-Pasivo a Largo Plaz
5.-Capital
6. Ventas/' Ingresos v
O Bango de cuentas
)esde [
Hasta .
Departamento ij|j
Nivel de captura i 1. *Mayoi v ij
M t o d o d e p i e l l e n a d o ! Sa l d o s mensual es d. v |
Pr esent a c o mo pr esupuest o suger i do l os '%
sal dos mensual es de l as cu e n l a s hast a u n \ /M
det er mi nado mes y compl et a l os dems meses
T ornar sal dos hast a
Tornar coas saldo el iota! c
Q/ Cargos - Abonos
O Cargos
O Abonos
Porcentaje de inciemento i o.qo%
Ace p t a r | Ay u d a
Saldos mensuales del e
Saldos mensuales del ejercicio actual
Saldo final del ejercicio anterior 112
Copiai presupuesto otro ejercicio
Captura djrecta anual
Fi gura 4.1-1 Creaci n del presupuest o
jf Se debe veri f i car que l as cuent as que se van a ut i l i zar t engan cargos, abonos o ambos, para que de est os
mont os se pueda generar el presupuest o.
A cont i nuaci n, se debern especi f i car las condi ci ones necesari as para l a creaci n del presupuest o a t ravs de
las opci ones del f i l t ro.
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 21
Opci ones
Ej erci ci o del
presupuest o
Indi car el ej erci ci o sobre el que se generar el presupuest o.
; Sel ecci onar por:
Se podr sel ecci onar un rubro o rango de cuent as en part i cul ar sobre el que se generar el
presupuest o, t omando en cuent a que si no se especi f i ca ni nguno de est os f i l t ros, el si st ema
present ar t odas l as cuent as del cat l ogo.
: Depar t ament o
Se podrn crear presupuest os por depart ament o, en caso de no i ndi car ni nguno, se t rabaj ar
sobre cuent as no depart ament al es.
i Ni vel de
i capt ura
Indi car el ni vel en el cual se desea capt urar el presupuest o, por ej empl o, si se sel ecci ona Sub-
cuent a, sl o se podrn i ndi car mont os a cuent as de ese ni vel .
Mt odo de
pr el l enado
En est a opci n, se deber i ndi car la f orma en que se l l enar la i nf ormaci n del presupuest o,
t eni endo l as opci ones si gui ent es:
a) Capt ur a di r ect a mensual : Permi t e capt urar l os presupuest os de l as cuent as por cada
mes.
b) Sal dos mensual es del ej erci ci o ant er i or : Por cada mes, sugi ere l os sal dos mensual es
de l as cuent as del ej erci ci o ant eri or.
c) Sal dos mensual es del ej erci ci o act ual : Present a como presupuest o sugeri do l os sal dos
mensual es de las cuent as hast a un det ermi nado mes y compl et a l os dems meses.
d) Sal do f i nal del ej erci ci o ant er i or / 12: Present a como presupuest o sugeri do el sal do
f i nal de l as cuent as en el ej erci ci o ant eri or di vi di do ent re 12 meses.
e) Copi ar presupuest o de ot r o ej erci ci o: Copi a l os presupuest os de un ej erci ci o
det ermi nado y l os propone como presupuest o al ej erci ci o por capt urar.
f ) Capt ur a di rect a anual : Permi t e capt urar un mont o anual de cada cuent a.
Ej erci ci o
Cuando se act i va la opci n " Copi ar presupuest o de ot ro ej erci ci o", se habi l i t a est e
parmet ro, el cual permi t i r sel ecci onar el ej erci ci o a copi ar para el presupuest o.
To ma r como
sal do t o t al de
De acuerdo al mt odo de pre-l l enado, se habi l i t arn est as opci ones, permi t i endo i ndi car si se
desea t omar el mont o de l as cuent as de acuerdo a la suma de l os cargos menos abonos,
t ot al de cargos o t ot al de abonos.
Porcent aj e de
i ncr ement o
Con el porcent aj e que se i ndi que en est a opci n, el si st ema real i zar el i ncrement o en
rel aci n al ej erci ci o ant eri or, por ej empl o, si una cuent a t ena un presupuest o de
$100,000.00 en Enero de 2009 y se i ndi ca un i ncrement o del 10%, para Enero del 2010,
t endr un presupuest o de $110,000.00.
De acuerdo a la opci n de pre-l l enado que se sel ecci one, se most rar l a si gui ent e vent ana con l a i nf ormaci n
correspondi ent e:
W M W k
m W m v m
W M M <
j f p i P $
t e . " i ! L i l i
!
N o . c u e n t a N o m b r o E n e r o F e b r e r o M a r z o A b r i l M a y o J u n i o J u l i a A g o s t o S c p t i c m l v O c t u b r o : N o v c d m c D i c t a m i n e A n u . i l -
1110O 0 O C O . F O N D O F U Q D E C A J A I S S O D O j $50303 $ 5C Q O O $ 50000; ' i m i t j s o o c o ; j s o o i o 150003. ..... $ 500.00 $50000 $ 503.00 $ S C 003 $ G .o n o o o
11200300C 0 { B A N C O S 710,751 7: 1710.751.57 $ 718. 751. 57!| $ 710, 751. 5? ; $ 7i.o ;<' 5i . 5? ; $ n o . 7s i .s ? i $ 710. 751.57; $ 710,751 57:$ 71.8, 75t . 57 $ 710.751. 57:!$ 710. ? 51. 5? : $ 71.0, 751. 5? $ 0. 625/ 110.1 > 1
1140-000000 i I N V E R S I O N E S E N V A L O R E S $ 214. 17: $ 214. 17; 12 - V 7;1 $ 214.1? ; $ 2 4: 17| $ 214. 17! $ 214. 1? : $ 214. 17- $ 214.17 $ 214.17; $ 214. 17; $ 214.17 $ 2.57000
11E O - GO O O O ; C U E H T E S ! $ 54. 5B 3.E S ! $ 54.668 88; j 54.e e e .88 $ * > * .66883;i $ 54* 68.68; $ 54.66988: $ 5t . E 6S , 0e $ 54.668 83 $ 51.668 88 $ 54,66883 j $ 54, 663.83: $ 54.6GQ C 3 S S 56. 026. K
i i S & GO O - C O | S T I M A C O N 0 C C 2H T A 5 I N C $ o .o o ; j a o o 10.00: $ 0. 03: t a c o j $ 0.00 $ 9.03 $ a o o $ 0. 00: $003 $ 0.00: $000 $ a o o
1160000-000; D E U D O R E S D I V E R S O S $44133 33: $ 44.13333 $ 14.133.33; $ 44.133 33; $ 44. 133. 33! $ 44. 13333; $ 44.133.33 : $ 44.13333 $ 44,13333 $ 44.13333 ! $ 44.133 33; $ 44.13333 $ 529, 600. X
1165000 000' F U N C I O N A R I O S Y E M P I A D 0<; $ 4jO S 333 0 3 3 3 3 $ 4.003. 33: $ 4B 83 33i $ 4j 03333 $4 083 33 $ 4.003.33; 1400133 $ 4.03333 $ 4.06333 ; $ 4.083 33; $ 4.03333 $ 49.00300
11TO O C O 000 D O C U M E N T O S F O R C O B f W n ' $000 $003 $ 000; t o c o $ o o ; $003 $0 00 $000 $ 0.00 J O O i $ 000; $003 $000
11U H H J U I X I B I M R J E S T U S A F A V O R $900............. $ O U J i ........... t O U i U C U j $ 0.00- ............ $ 0 C 0 $0 C O j u b o ' ............i a o b J U U O - ............$ 0U i $1103 ..........$ 000:
119M O O C O O A L M A C E N $ 76.071.03 $ 76.071.03 $ 76X 171 06 $ 7607100! $ 76. 071. 00] $ ? G j 0n 03 $ 76.071 00;; $ 76.071.08 $ 76.071.05 $ 76071. 08; $ 76.071 06 $ 76.071.03;$ 912.0S 30C
1<03 000O O J : I V A A G R E D I T A B L E I 19.C 05 79 $ 9.60579 $ 19j 6C 679 19.6 I 579 i l ^ O i 791 $19606 79. $ T 9.6C? 9 ; J 19.E 0 73. $1 605.79 $ 19.605 79! $ 19.6D 5 ?9 $ 19.60573; 35.2695C
12050300C I V A P A G A D O $000 t a o o 10 G0 $ 000| S 0.03; J O 00; $ 000:........... $003 $ 0 C 0 J 000 $ 000! t a c n $000
1210a i O U C O ; P A G O S A W T I C I F W .- O S $000 j o r o ; $ o o $ 000i $0 00: J O C O t o o u $003 J O C O $ 000; $303 t a c o $000
1310- O DO GO ; T E R R E N O S $>3. o o - .......... $ o i j $ a o o m .........i o d o ; l a c o ; $ d o o . f a w $0 00 $ o o o ; $300 $ a o o ............$000
1320 K > 000; E o r n a o s I $ i 2w m f l c ! $ i 2s; b b . c i $ i 25.c o a o c t l 25^3 O DC ; $ 1250000c $ l 250) 0, 0c 25.000a $ 1250D0 C $ 125. 0000C J 125.C O C t t $ 125,000 5( $ 12503 0C ;$ 1. 5000001
3 O C < r a E D P O D E T R A N S P O R T E ' $ 15,25000 $ 15.25000!I $ 15.25000 s i s ^ s a o D : $15250 D ; $ 15. 25000: $ 15.255.00; $15250 03' $ 15250. 00. $ 15.25000 $ 15.250 00 $1525000 $ 183.0000C
1350000 030: e C U :F 0 D E O F I C I N A i $ 2 55l O ' $ 2, 35500! $ 2.35500 12 S . 03 $ 2. 355. 00; $ 2. 355.00: $ 2. 355, 03; " $355 0r 353.00! $ 2.35503 $ 2.35300 $ 2.35500 123.26000
y . :
Fi gura 4.1-2 Capt ur a del presupuest o
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 22
En la vent ana de Capt ura de presupuest o se cuent a con una barra de herrami ent as desde la cual se podrn
real i zar l as si gui ent es operaci ones:
Icono
fZv>
.
Gr abar
Expor t ar a
Excel
I mpor t ar
de Excel
Descri pci n
Al macena l os cambi os generados en el presupuest o.
Export a la consul t a a un archi vo de Mi crosof t Excel ".
Permi t e i mport ar el presupuest o desde Mi crosof t Excel . Al act i var est a opci n,
most rar una vent ana donde sol i ci t a la rut a del archi vo y el depart ament o.
f ;
Archivo C:\Ana lilia\A$pel'CQI6Qsmodc!o$_xcel\Presupuestos.xls
Si la hoja contiene (os presupuestos pata un departamento en
particular, indica a cual corresponde.
1..................
Ventas
Ej c-r ci ci o gr e-i upues t e
| Aceptar 1| Cancelar J Auda
Fi gura 4.1-3 I mport aci n de presupuest o
Tambi n se podr t ener acceso a est a vent ana desde el men Archi vos / Presupuest os /
Cargar presupuest os desde hoj a de cl cul o.
Dej ar l a vent ana de capt ura de presupuest os en ceros", t eni endo l as si gui ent es
opci ones:
Col ocar en
Ceros
(*;jCuentas seleccionadas, meses seleccionados
O Todas las cuentas, todos los meses
O Todas las cuentas, meses seleccionados
O Cuentas seleccionadas, todos los meses
Aceptar j Cancelar i A.juda i
Fi gura 4.1-4 Apl i car ceros a l os presupuest os
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 23
j - y y
Fact or de
I ncr ement o
capt ur ado
por el
usuari o
12
i . :
Prorrat ea el
presupuest o
anual
Al presupuest o que se t enga act ual ment e se podr apl i car un i ncrement o de acuerdo a
un porcent aj e especi f i cado por el usuari o, t eni endo la posi bi l i dad de apl i carl o, de
acuerdo a las opci ones que se i ndi quen en la vent ana que aparece al act i var el i cono.
Aplicar factor de incieioentp
0 cuentas seleccionadas
X Fact o r de i nci ement o 13 .0 0 | g| j j
. Aplica? <3........................................................................................
1<2>Cuentas seleccionadas, meses seleccionados
i O Todas las cuentas, lodos los meses
i O Todas las cuentas, meses seleccionados
: Q Cuentas seleccionadas, todos los meses
Aceptar Cancelar Ayuda
Fi gura 4.1-5 Apl i car f act or de i ncrement o
Di vi de el presupuest o capt urado de f orma anual a 12 meses. st e i cono est ar
di sponi bl e cuando el mt odo de pre-l l enado sel ecci onado sea " Capt ur a di rect a anual .
H j u a t e a r e l presupuesto anual
Aplicar a
0 {Cuentas seleccionadas?
O Todas las cuentas
Aceptar | Cancelar Ayuda
Fi gura 4.1-6 Prorrat ear el presupuest o anual
xl i V i-'T' ' ' :!?
No . cuent a
1110000-000
1120000-000
i $ sj s t
Nombre
:FONDOFUODE CAJA
;8cfXos HUariiaos
An ual En c a Febr er o Mar zo Abr f l Mayo
i i 2.oGo.ooi $1.opaco; si.o.oo: $aol $aoo! $aooi
1140-000000
HMrmoaoo
El presupuest o anual ,
se di vi de ent r e 12 y l o
asi gna a cada mes
INVERSIONESEN VALORES
' iCUENTES
Fi gura 4.1-7 Ej empl o de un presupuest o anual prorrat eado
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 24
Real i za una copi a del presupuest o de un mes a ot ro.
i -vm !
m i
Copi ar dat os i
de un mes a
ot ro
Fi gura 4.1-8 Copi ar l os presupuest os de un mes a ot r o
I
4.2 Car gar presupuest o desde hoj a de cl cul o
l 7 Rut a de acceso: Men Archi vo / Presupuest os / Cargar presupuest o desde hoj a de cl cul o.
Al sel ecci onar est a opci n, se podr cargar a Aspel -COI el presupuest o que se t enga capt urado previ ament e
desde una hoj a de cl cul o.
Los dat os que se deben i ndi car son: la rut a donde se encuent ra el archi vo XLS, si la capt ura va a ser para
cuent as de al gn depart ament o en especi f i co se debe i ndi car el depart ament o, adems de especi f i car el
ej erci ci o en el que se capt urar el presupuest o.
Archivo i C: \D ocuments and SeUngs\u$uaio\E scritoiio\E emplos2\ |gj:
Si la hoja contiene los presupuestos para un departamento en
particular, indica a cual corresponde.
1 a
Ventas
Ejercicio i}i<!Mj|Xfe5$te
2do n
| Aceptar j | Cancelar jj Ayuda
Fi gura 4.2-1 Cargar presupuest o desde hoj a de cl cul o
Not as del asi st ent e:
0 cuentas seleccionadas
Configuracin
Mes origen i Enero
Mes destino : Febreio
Apacai a
O Cuentas aleccionadas
odas las cuenta:;
^ Aceptar j | Cancelar ][" Auda
Gui a Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 25
Al acept ar la vent ana comi enza a l eer la hoj a de Excel para crear el presupuest o. Como se observa en la
si gui ent e f i gura, se t i ene val ores de l a hoj a de Excel dent ro de l a consul t a de presupuest os.
'A *t v 2-t5.:?b Vod-dv -:or-ipM'btkic;!
r J*)jc:o Men Oiefto es oigins l>tos Bskv a Coaaiementci # '
f- MSSn Sel 3 - S! Mj tn tul :;\r.un, T. , \ y
1 H i ' S , v 3 3" f % 500 - J **** :- I r
/ H ' ' A - ' ?:-. 'oS..'K : femase
S Mcat-y
!!ec<:Or.ai'
,6 : No. cuent a
DEUDORES DIVERSOS
l ' .nss-caQ-o oo FUNCIOMAlDSY EMFI.EADOS
DQQJMENros POR COBRAR
V1180-000000
:-1 ;1190-000-000
12 j 1200 000-000
u * > n . Rres
bita; '-
IMPUESTOS A FAVOR
ALMACEN
r/AAREDiTABLE'
|o. cuonla Nombte lEneio Fcbicio Mai*o Ab.il
11110-000-000 FONDOFJJODE CAJA 50000 500.00 500.00 500 00
11120-000000 BANCOS 718.751.57 710.751.57 718.751.57 718.751.57
1140000-000 INVERSIONESENVALORES 214.17 214.17 214.17 214.17
: 1150-000-000 CUENTES 54.668.88 54.668.00 54.e68.88 54.668.80
;1155-GOO-OOO ESTIMACION DECUENTASINCOB^FI j L v
No. cuenta No rabie Eneo Fcbiojo MlTO Abiil
1110000000 FONDOFIJODE CAJA $500 00 $50000 $500 00
I^OOO-ODO BANCOS $7 8.751.5? $718,751.5? $718.751.57 $718.751.5?
1140-000000 INVERSIONESENVALORES $214.17! $21417 $21417 $214.17:
1150-000-000 CUENTES $54.668 88 $54.668.88 $54.660.80 $54.668 68;
1155-003-000 STIMACONDE CUENTASINCOBRABLES J0.0U; $000 $000 $000:
1160-000-000 DEUDORESDIVERSOS $44.133.33 $44,13333 $44.133.33 $44.13333
1165-000000 FUNCIONARIOSV EMPLEADOS 34.003 33 $4.08333 $4,C333 $4.083 33:
1170-000-000 DOCUMENTOSPORCOBRAR $0.00: 3000 $0.00 $0.00j
1180-0000X1 MPUESTOSA FAVOR 100! $000 $000 $000:
Fi gura 4.2-2 Dat os en l a consul t a de presupuest os y en l a hoj a de Excel
4.3 Modi f i car Presupuest o Act ual
Rut a de acceso: Men Archi vo / Presupuest os / Modi f i car presupuest o act ual
Al i ngresar a est a opci n se muest ra una vent ana en donde se debe especi f i car el f i l t ro para la modi f i caci n
del presupuest o previ ament e capt urado.
tr n captura de presupuestos
Ej erdoi o del presupuest o
Seleccionar por .....................................................
0iRubrd
i 1.-Activo Circulante
i 2.-Activo No Crculanti"
i 3.-Pasivo a Corto Plaz
4.-Pasivo a Largo Plaz
5.-Capital
i 6.Venias >
O Rango de cuentas
Desde
Hasta
Departamento
Nivel de captura i 1. - M ayoi
Aceptar ; l Cancelar Ayuda
Not as del asi st ent e:
Fi gura 4.3-1 Fi l t ro para modi f i caci n del presupuest o
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 26
! & Rut a de acceso: Men Archi vo / Presupuest os / Presupuest os
Al i ngresar a la consul t a del presupuest o se muest ra la si gui ent e vent ana desde donde se podr f i l t rar,
i mpri mi r y obt ener consul t as i ndi vi dual es por depart ament o.
4.4 Consul t a de Presupuest o
S i M i S 1 ..................1 i . 1 3 0 :
f f i f 7 M j A
({'& , < | f t
1 r * M
i Cu o n l a De s c i i p c i n . d u l a C... En e r o I ' e b i e i o Mai zo b i r ~ Mayo Ju n i o Ju l i o Ag o s t o Se p l i . . . Qc t u . . . N o v i . . . Di c i c . . . A n u a l
: ............ FONDO FI JO DE CAJA SCO. 00 503. C0 5CO.OO 503 00 500.03 5CO.OO 5 0 0 0 0 500 00 500.00 500.00 500.00 500 00 6J300 00 V-1
- 1 1 2 0 -000-000 BANCOS 725,751 718,751 i 718.751.5 710.751.5 718.751 5 718.751.1 718,751.5 718,751 .E 713,751. E718.751 718,751.5 718,751.! : 8,632,01 i
i'-112 0 0 01 -OCs Bancos Moneda Naci onal 4,500.00 0 00 0.00 0.00 0 00 0 00 0.00 0.00 0.00 0.00 O.CO 0.00 4.500.00 !
i 120-002000 8oncu Moneda 2.500.00 0.00 0.03 0,00 0.0* 3 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 2,500.00 j
1140000-000 I NVERSI ONES EM
VALORES
70,214.15 214.17 214.17 214.17 214.17 214.1? 214.17 214.17 214.17 214.17 214.17 214.17 72.570.0C ;
> 1150-000-000 CUENTES 54,668.8 54,663. K 54,868.8 54,868 8G 54,868.88 54,868.8: 54.863.85 54,888,SE 54.688.8E 54.668.8 04,688.8 54,663 SE 656,026.! :
3 - 1150001.000 f c AYOREO 0.00 0.00 0:00 0.00 0.03 0.00 0 00 0.00 0 0 0 0.00 o t a q.oo 0 0 0 i
u
m
Archivo Edicin Ver Insertar Formato Herramientas Datos Ventana ?
- i a j x l
g (> 0 d ; i * ffl j * ' f e f- * j m
! j M i
r>
. 5** i S
B60 - = 4100-001-000
B ) C D E F G ~
: 1 Departamento Cuenta
i 2 2 1120-001-001
m
i 3 : 2 1120-001-002
. . . . .......... ; I
4 i 3 1150-001-001
.......................... :
5 3 1150-001-002
I
6 3 1150-001-003
i 7 3 1150-001-004
1
8 3 1150-001-005
|
9 3 1150-001-D06
il< i 4 ! \ H o j a 1 / Hoja2 / Hoja3 /
e l :
m m
[ s ^ [ NUM
Fi gura 6.4.1-2 Ej empl o de archi vo para i mpor t aci n de Cat l ogo de cuent as
Al moment o de ej ecut ar la opci n de i mport aci n desde el men / Import aci n de i nf ormaci n / Desde Excel
/ Cuent as o Cuent as depart ament al es, el si st ema present ar un asi st ent e con l os pasos si gui ent es:
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0
46
a) Ar chi vo para i mpor t aci n: Consi st e en i ndi car la rut a donde se encuent ra el archi vo de Excel que
cont i ene el cat l ogo de cuent as de l a empresa, l os dgi t os por ni vel y el separador de ni vel es.
Este asi stente te guiar paso a pas o en el p ro ce so de importacin
de t u i n formacin desde Excel
Archivo de Fxcel C:\Ana lliaVAspel-CO ISO\Cat_ctas.xls
Niveles de las cuentas ;4*3-3
Ej empl o. 4-3* 3
Segaiador del nmero de cuenla | *
Si tu archivo de importacin liene los nombres de as columna*, activa la siguiente casia de vesicacin
I La primeia fa son encabezados
Si gui ent e ]| ancet er j j yuda
Fi gura 6.4.1-3 Asi st ent e para i mport aci n de cuent as-Rut a del archi vo
b) For mat o de l a i nf or maci n: Se debe veri f i car que l a hoj a de Excel t enga la est ruct ura requeri da por
Aspel -COI para poder i mport ar la i nf ormaci n.
Formato de la i n formacin de cuentas
Verifica que tu hoja de Excel tenga la siguiente estiuclura
Columna A Clave (Hmero de cuenta mximo 20 caracteres sin conlai el separador.
ejemplo 100-000-001.100-000-MO-fiOOOOOOOOO)
Col.irr.na B: De;cripcin (40 caactcios|
Columna C: Departamental |1 carcter, valores S N)
CoJ .imtaD: Ntufdlsz. 1carcter, valore? A(Acrc=dora| 6 D|Oe-jdoial
Cojrnna E ConUapailtda (20 caiacteie?)
Ccfjmna F. Moneda (valores 1.2.3...S9|
: CcJurnna G: AJ ectaPe A|t. Cemb. |1 carotet. valores SN)
Fi gura 6.4.1-4 Asi st ent e para i mport aci n de cuent as-For mat o de l a i nf ormaci n
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 47
c) Vi st a pr el i mi nar : Muest ra una vi st a previ a del cmo quedar conf ormado el cat l ogo de cuent as de
acuerdo a l a est ruct ura requeri da por Aspel -COI y el cont eni do de la hoj a de Excel .
Vi st a pr el i mi nar de l a i mpor t aci n del cat l ogo de cuent as
i Cuenta Descripcin Oep. ' Natu Contra; Maned; Afecta poli
1120001 O;Auxi. N
i 112000101 Sub cuentfil N
i 11200010); Subcuenta 2 j N
l112010ijSub-cuenta3 jN
112000101 Sub-cuenta 4 N
11200010i:Subcucnla 5 :N
00QQQ00: 1
0000000-1
oooooo'i
' i Ot oWQaj r
00000001
:oooadob| i
Afllejiar [| Siguiente j[ ancetei jj vyuda
Fi gura 6.4.1-5 Asi st ent e para i mport aci n de cuent as-Vi st a prel i mi nar
d) Real i zando l a i mpor t aci n: En est a vent ana se observa el avance en el proceso de i mport aci n del
cat l ogo de Cuent as.
Fi gura 6.4.1-6 Asi st ent e para i mpor t aci n de cuent as-Real i zando Import aci n
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 48
^t A s p l f i s & -
e) Resul t ado del proceso: Por l t i mo, se muest ra el resul t ado del proceso, i ndi cando el nmero de
regi st ros agregados, en caso de encont rar errores l o i ndi car.
Pasa 5 de5 i................................................................ .... ...................................
Fi gura 6.4.1-7 Asi st ent e para i mport aci n de cuent as-Fi nal i zando I mport aci n
6.4.2 Act i vos f i j os y Dat os de Ter cer os
lZz> Rut a de acceso: Ut i l eras / Import aci n de i nf ormaci n / Desde Excel / Act i vos f i j os o Dat os de Terceros.
Este asi st ent e permi t e i mport ar la i nf ormaci n del cat l ogo de Act i vos f i j os y Dat os de Terceros que se t enga
en un archi vo de Excel , a l a base de dat os de Aspel -COI . Los pasos del asi st ent e para ambos cat l ogos, act i vos
f i j os y dat os de Terceros., son si mi l ares y se descri ben a cont i nuaci n:
a) Bi enveni da: En est a vent ana se da una breve i nt roducci n a l o que es el proceso de i mport aci n de
Act i vos, adems de i ndi car al gunas sugerenci as ant es de real i zar el proceso.
. - - ' , "
f Bienvenido L:. ;- s-.'-/ * 1:>.1t:s: :.U" >; W v* v-jii
Archivo de importacin
Ccn este osisienle puedes.
Asociacin dla informacin . i^po;^ |ainforma::*! de loscatbgos de la base ds dao: del sistema.
-Asociar Id mlwiicin en tu aich'rvo de importacin tot cantos en la base de dalos dd sistema.
Visla preliminar
Cieai nuevos resistios o actualiza' losya existentes
Finalizar Paia mayoi infamacin aceica de la coniguiaccn rfef aidwo de importaren Pazclic en el betn de
'AiMda".
Anles de importe. -.guale de lespaldat labacc de daloo del sislema
Paia ccniinuar, haz clic en el boln "Siguerile".
Po o 1ds 5
Consiita 1 de 1
Actwos
l ......................................
- | S*JU*rtilc || Cnoli J| Aud |
Fi gura 6.4.2-1 Asi st ent e para i mport aci n de Dat os de t er ceros-Bi enveni da
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 49
b) Ar chi vo de i mpor t aci n: En est a vent ana se debe i ndi car:
o El Ti po de archi vo que se va a i mport ar, que para caso es Li bro de Excel , la rut a donde se encuent ra
el archi vo .xl s para la i mport aci n,
o Si se va a agregar o act ual i zar la i nf ormaci n exi st ent e.
o Indi car el t i po de asoci aci n de l os campos, l a cual puede ser Aut omt i ca, con la que se asoci arn
l os campos con las col umnas recuperadas del archi vo de Excel en el mi smo orden o Manual , donde
la asoci aci n de l os campos con l as col umnas sern def i ni das por el usuari o, ya que, a di f erenci a de
la i mport aci n de Cuent as, en est e proceso el LAYOUT l o def i ne el usuari o,
o Si en el archi vo de Excel , l a pri mer f i l a corresponde a encabezados, se deber habi l i t ar la l t i ma
opci n.
:P0XtxUi da TrnporiAptfn
f m
Bienvenido
Archivo de importacin
Asociacin de la informacin
Vista preliminar
Finalizar
Paso 2 de 5
Consulla 1 de 1
Activos
S i 25* '
t n&abiOyUi k<lCSCctC-, i-i MpttiUlMi.
Tipcde archivo
{*) Libro do ExcbI
Ingresa la lulay nombrede tu archivo ds imporlacm o haz clic en el boln "?" para localizar el archivo
en tu disco duro
Archivo iCrVAnalifa\Aspel-COlSO\CaLctes.xls
Para actualizar lair/ormncin aslenley crear nuevos registios. activa las dos casitas de verificacin
El Afliegai informacin LZj6clua2ar informacin
Selecciona el tipo de asociacin Si eliges ascciancn automatice, se asociai los campos con las
columnas recuperadas en el mismoaden, esdecir, la primeia columna ccn el primer compo, la segunda
columna con el segundo campo y as sucesivamente.
A ' . o c s c t e la jvoriiscion...................................................................................................................................
: &>-Ayicnlca O Manual
Si la primeraUrea de tu archivo de importacin tiene los nombres de lascolumnas, activa lasiguiente casila
de veiilicadcai
p | La piirnera fila sot nDrrfcrcsde campo
j^sTguente | j Cancelar A^uda
Fi gura 6A.2-2 Asi st ent e para i mpor t aci n de Dat os de t er eer os-Ar chi vo de i mport aci n
c) Asoci aci n de l a i nf or maci n: Si se sel ecci ono "Asoci aci n manual , en est e paso se deber asoci ar
cada val or cont eni do en el archi vo de i mport aci n a un campo de la base de dat os del si st ema. Est o se
hace arrast rando un val or del l ado i zqui erdo de l a vent ana haci a el campo dest i no que l e corresponde
del l ado derecho de la vent ana. Si se sel ecci on l a Asoci aci n aut omt i ca", l os dat os en est a vent ana
ya se most rarn rel aci onados con l os campos en el orden que se encuent ren en el archi vo .xls.
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 50
Bienvenido
Archivo de importacin
Asociacin de la informacin
Visla preliminar
Finalizar
Paso 3 de 5
Consulla 1 do 1
Activos
Selecciona un campo destino paia coda columna en lu archivo de importacin. Paro hacer esto arraslia un
valor cel archivo de importacin y sultala en el campo destho qje le corietponde.
Si no quierg; ructe! una columna ha? ele detecto sbic el campo asociado a disha columna yhaz clic
en b epetn "Dei-atociar"
Columna
ACTIVO
TIPOO ACTIVO
DESCRIPCION
LOCALIZACION
MONTOORIGINAL
Vbt del archivo
CHRAM150-2006
EQUIPODE FiANSP..
CAMIONETA RAM15...
SUCURSAL NTE.
180000
m
: Campo
i % Activo
j Tipo de aclvo
I % Descripcin
! % Locafcacion
| % Montooiiginal
Monto original me
% Fecha de ddquis.
Mximo deducible
Valor iin mercado
Depreciacin ac...
Vida lil
Mtodo de depi..
Valor asociado '
CHRAM1S0-20G
EQUIPODE 7RANSP0R..
CAMI0 NETA RAM15GVA
SUCURSAL NTE.
I 8OOCO
15/01/2009
Artieibi Siguiente j | Cancelar ]j Ayuda
Fi gura 6.4.2-3 Asi st ent e para i mport aci n de Act i vos con asoci aci n aut omt i ca
d) Vi st a pr el i mi nar : En est a vent ana se muest ra una vi st a previ a de cmo quedar la i nf ormaci n una
vez i mport ada, en caso de i dent i f i car que un campo est a en una col umna que no l e corresponde, se
podr regresar a hacer l a correcci n.
Aqu t ambi n se observa el nmero de regi st ros a act ual i zar, a agregar, regi st ros con error y el nmero
t ot al de ent radas que se real i zaron.
: ::;sih bh
Bienvenido
Archivo de inipoitacin
Asociacin de la informacin
#/ Visla preliminar
Finalizar
.......
i*'.*y x 'itrri tta :
Paso 4 de 5
Consulla 1 de 1
Activos
Si lavista pieiiinar muestia eriada; con errores, ceri-a este asistente yropao ol archivo de irrpoitacin
antes de proceder. Para obtenei may delale de la; entradas con erichaz doble ele lobie alguna entrada
con eiroi
Paa urcoitar esta informacin a la base de daloi del ststema. haz etc en el ton "Siyuiente"
Vista picfimnar del archiva
CAAna Ifia Wpel-CO I60\ACT IVOS.^Is
Ti p o <1 Lo ca l i za ci n Mont o;
.7.&y.vs/y.
itS
1/ Retenos a actualizar 0
& Entrada: con error: I
|-f- Registros a agregar 0
Total de entrada:: 1
Repcrte
Anterioi [| SiQuefe | Cancelar H Ayuda j
Fi gura 6.4.2-4 Vi st a prel i mi nar de Act i vos
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 51
e) Fi nal i zan Indi ca que el proceso de i mport aci n ha concl ui do, bast ar con dar cl i c en el bot n
,1 para sal i r del asi st ent e.
T ' " " ----T - ------------------ -------T-
*M n t
i,l m <?.?.?. : ti. .-J J , \ fei \
; - : ' v- - '*
Bienvenido Ti^3CI *J CC-r.p!-:3
Archivo de importacin
Has complelado el asistente de mpatocia
Asociacin de la informacin
Vista preliminar
Revisa el archivo de tcora mslecierte paraobtener infamacin aceica de cualquier eiror ce
imporlecKjn. El aichivo de bitcora de laimportacin esl localizado en subcorpeta "importaciones"
localizada en d drcdor de instalacin del sistema
fy Finalizar
Para cerrar esle asistente, haz cSc en el botn "Finifef'*.
Paso 5 do 5
Consult 1 de 1
Activos
A>v a s | Fricilzai || .h: Aiuda |
Fi gura 6.4.2-5 Fi nal i zaci n del asi st ent e
6.4.3 I mpor t aci n de pl i zas
a) I mpor t aci n uni t ar i a
l & Rut a de acceso: Desde el al t a de una pl i za / Carga pl i za model o (FI O) o desde el i cono
La i mport aci n uni t ari a de pl i zas se real i za est ando en el al t a de una pl i za / Agregar pl i za model o y en
t i po de archi vo, sel ecci onar * .xl s. Est e archi vo debe cumpl i r con la est ruct ura necesari a para poder ser
l edo por el si st ema.
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 52
I -j retuvo Ertcin yer {wtur Earri to ^etrainfefias Znffi'i Verana J -.jSj Xj
; D t & k V ! S& > : | I A l ki l (?) :. 10 * H : 4 - A .
as i r '
D28 7 ; =i
r r T '". b' r ........""c '"i ........... ...........r "...e......... ?.........
;2'- :
3 |0r SUELDOS Y SALARIOS '! J5;
4J 6OCG-OI-CI SUELDOS Y SALARIOS ; > 5379 1
' 5 '; 60CO-ODI-CO1 SUELDOS Y SALARIOS : I 6957
'6 : 60C0 031 COI SUELDOS Y SALARIOS ' i 2500.5
i 7 j 60OO3I-GOI SUELDOS Y SALARIOS : I 3580
( 6 [ eOCO-ODl-fjOl SUELDOS Y SALARIOS t 3330 I
9 i 60COOI-CO1 SUELDOS Y SALARIOS I 2580
i 10 GODKD5-COO ' SUELDOS Y SALARIOS : I 300
i r . : oo-'Dd-cc ' s u e l d o s y s a l a r i o s i ' i ' -loo
2 : 2150 0DI-C3 SUELDOS Y ALARIOS I ' 3753 95
3 ! 2150 032-005 SUELDOS Y SALARIOS . 1 125I .2B:
14! 2150-032-C01 SUELDOS Y SALARIOS - I 2252.31
i 151 215D032-C02 SUELDOS Y SALARIOS I 5C0.51
I 18 i 1220 035-OCO SUELDOS Y SALARIOS I 1267 ,W
17: 2131-031 000 ' SUELDOS Y SALARIOS 1 I6C0.75-
[13] V:
M[4:jM\Hpi|al^HOI22 / m i / M Z ''W& >.l!.....
L/St I................. tjM...........f ""
Fi gura 6.4.3-2 Est ruct ura de una pl i za model o en Excel
At sel ecci onar el archi vo xl s, se most rar en la vent ana de capt ura de pl i za l os asi ent os que conf orman el
regi st ro cont abl e.
1 3 1 1 3
; 5 1 m
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J-PO j Di .......... f N -qei o : S Fecha 15/12/2003
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I Concepto ;SUELOOSY SALARIOS
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EO-COl-fcOI 0 0- OiSUtlDOS Y SA1ABI05 1 1 .00: *3.369.10- 1 0 0 0 .
COCOCOI-COI 0 0 0; SUELDOSY SALARIOS i i 00; $2.S003; 5000
E0C0C050C0 0 o
.. i .
OiSUELDCSY SALARIOS 3100: tJCOtMj 3000
6030 C0-10G0 0 , 0- OSUELDOSV SALAfiipS . 11.00; mq o i w : SO00 j
9951-028-017 25.025.70 25.025.70
lio de pailita:
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Mor>-<Ja 1
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Fi gura 6.4.3-3 Pl i za capt urada desde un archi vo xl s
b) I mpor t aci n masi va
f ~l Rut a de acceso: Men Procesos / Int egraci n de pl i zas.
La i mport aci n masi va de pl i zas se real i za i ngresando al men Procesos / Int egraci n de pl i zas. En la
vent ana que despl i ega, se debe sel ecci onar la opci n de ' I mport ar desde una hoj a de Excel e i ndi car la rut a
donde se encuent ra el archi vo xl s que cont i ene l as pl i zas a i nt egrar.
Not as del asi st ent e;
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 53
Se debe sel ecci onar l a
opci n de I mpor t ar
desde una hoi a de Excel
f Emp r e s a j
0 I mport ar d e s d e u n a hoj a de Ex c e l
Ej er ci ci o
Fi nal
I i'Oear lipo de' piSfei
Vjaadi*:!.,
jf f f i i '!p i'.i-i'rt
0 Crear bitcota de proceso
integrar jj Cancelar [ Ayuda""
Fi gura 6A.3-4 I mport aci n de Pl i zas-Masi va
Indi car l a rut a del
archi vo .xl s que
cont i ene l as pl i zas a
i nt egrar con l a
est ruct ura
correspondi ent e
2 M nraii
!a] Archivo Edioco Ver insertar Emato rrram-.tas D^os VeQtrta ?
S4" r 'f'- -
I D r. t i <& 0 - 1 0 -
M j <5^ a - v
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.............- ...........
A ............ B r ................c D # ;..........6.......................e
i 1
2
3 Or Gastos por comprobar 15
....................................
14 ' Gcoocesooo 0 Gastos ppr comprobar 1 20000
t f ....... 1120001-001 2 Gastos por comprobar i : ...................... 20300........
6 FIN PARTIDAS
.......................... .......... !
1 7 9 Vonta do Contado F-32 22
i 8 1120-001-001 2 Venta d&Conlado F-321 1 50112
9 4100-001-000 2 Venta ds Contado F-321 1 43200
10 217-001-C04 2 Vonta de Conlado F-321 T 6912
i H FIN_PARTIDAS
12 lg Venia de Contado F-32J 18
i 13 1120-031-001 2 Ve ni 0do Conlado F-32 1 29328
y 4100 oi-OCO 2 Venia de Cornado F-32 l 258CO
15 217001-004 2Venia de Conlsdo F-32 1 4128
16 REPARTIDAS
? Dr Traspaso .....................2
18 .1190-002-000 0 Traspaso 1 72100:
19 110-001 -000 0 Traspaso 1 72100
20 FIN_PARTIDAS
21 19 Venta de Contado F-32{ 22
22 1120 001-001 2 Venta de Contado F-32 1 50112
23 4100-001-000 2 Venia de Conlado F-32i 1 43200
i 24 2170-001-004 2 Venta de Contado F-32* 1 6912
i 25 FIN PARTIDAS
126 Or Traspaso ............... J ___________________ 2;...................
27 1I90-CO2-GCO 0 Traspaso
3u t
=28
1190 COI 000 : ............... P;Tttspq.................... ......... J j _ _ ..................i
29 FIN PARTIDAS
114 < n \H o j a l / Hoja2 / Ho}a3
/ m.....
i?.
Listo 1i .........f " ~ "
" ...... 1
Fi gura 6.4.3-5 Est ruct ura del archi vo para i nt egraci n de pl i zas desde Excel
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 54
H Prct i ca 6: I mpor t ando i nf or maci n de Mi cr osof t Excel
a) Abr i r una hoj a nueva en Mi crosof t Excer
b) Ingresar la si gui ent e i nf ormaci n:
A I 8 C i D E i F i G ! H
1 1
_____ I r ; '
2
3
i
Ecj Pacj c de Nmi na: 31
4 i6000-001-001 2 Pago de Nmi na 1 00 : 20000
5 1120-003-000 3 Pago de Nmi na 1.00 20000
6
$000-001* 002 0 Pago de Nmi na r o o ; 500
7 11120-003 aoo 3 Pego de Nmi na 1 00 500
8 FIN PARTI DAS
S
: ....................................... : ........................................ : *........ ...................| .......................... .................................t..................................
Fi gura 6.4.3-6 I nf ormaci n de l a pl i za model o en l a hoj a de cl cul o
c) Guardar el archi vo baj o el nombre de: Pl i za nmi na.xl s
d) Ingresar al cat l ogo de pl i zas.
e) Dar de al t a una pl i za, i ndi cando como pl i za model o el archi vo generado ant eri orment e.
f ) Veri f i car que la i nf ormaci n se muest re como se capt ur en l a hoj a de cl cul o.
g) Guardar la pl i za.
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 55
^jAspll^^
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 56
7. HOJAS FI SCALES Y FI NANCI ERAS
7.1 Def i ni ci n
! & Rut a de acceso: Report es / Admi ni st rador de hoj as de cl cul o
El si st ema cuent a con hoj as f i scal es y f i nanci eras predef i ni das l as cual es f ueron creadas t omando como base
el cat l ogo de cuent as ESTANDAR del si st ema, por l o que si se ut i l i za un cat l ogo di f erent e, di chas hoj as se
debern adecuar al cat l ogo de cuent as que manej e la empresa.
Las hoj as de cl cul o se di vi den en dos grupos:
Fi scal es
Fi nanci eras
Administrador ds hciss ce calculo j- ' * i f f a
; r " ' < . ,
' %ii LiJ \ Q M
Tipo Nombre de la hoja Aichivo
^ ^ H a m ^ B d a n c e g e n e r a l ....... Bcralx-i
Financiera:; Estado de resultados Edore xls
Financieras Aplicacin de recursos Cliyaprnet-xls
Financieras i Razones financieras Razones xls
Financieras ; Posicin monetaria POSMON.xls
Financieras jEdos. Fin rrwneda extranjera Ecolinex-ids
Financelas Depieciecicn actualizada Depact.xls
Financiera? ;Reexpresin de saldo; blO.xIS
Fiscatee .Determinacin del paoo c<ovi;ioi*: ietu PVI.tfs
Fiscales j Determinacin del pago anual lETj ietu ANUAL xls
Fiscales iDetemwacin del pago provwiowi ISR PROVI.xlc
...........
Fi gura 7.1-1 Admi ni st r ador de hoj as de cl cul o.
Con el i cono 1^ se podrn dar de al t a hoj as f i scal es o f i nanci eras adecuadas a las necesi dades de la
empresa, di cha hoj a de cl cul o podr ser agregada dent ro del Admi ni st rador de hoj as de cl cul o y as acceder
f ci l ment e a el l a. Al dar un cl i c en est e i cono, aparece la si gui ent e vent ana:
A g r e g a r h o j e s d e c l c u l o
l i p o j Ot r as
Nombre Reporte de Gastos
Archivo i C: \Users\R IDvD ocuments\cot. 1$
i ceptr 1| Cancelai || Ayuda
Fi gura 7.1-2 Al t a/ Modi f i caci n de una hoj a de cl cul o.
En est a vent ana se deber i ndi car el Ti po de l a hoj a de cl cul o, el nombre y l a rut a donde se l ocal i zar el
archi vo.
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 57
<sAspe1l^
7.2 Hoj as de cl cul o f i nanci eras
Est e t i po de hoj as de cl cul o present an la i nf ormaci n f i nanci era de una empresa en f orma de est ados
f i nanci eros, ent endi endo como un est ado f i nanci ero al document o cont abl e que i ndi ca l a si t uaci n de la
empresa a una f echa o perodo det ermi nado adems de most rar la f orma en cmo l as empresas han
conj ugado l os f act ores de producci n, nat ural eza, capi t al , t rabaj o y organi zaci n. Esa es la razn donde est as
hoj as de cl cul o se convi ert en en herrami ent as i mpresci ndi bl es para la cont abi l i dad de una empresa.
La emi si n de l os est ados f i nanci eros es una de l as act i vi dades ms i mport ant es para la empresa, pues en
base a el l os se l l eva a cabo la revi si n de est ados f i nanci eros emi t i endo di ct menes de la i nf ormaci n, as
como t ambi n el anl i si s e i nt erpret aci n de l os mi smos. Todo est o es de gran ut i l i dad para eval uar el f ut uro
de (a empresa y t omar deci si ones en benef i ci o de la mi sma.
7.3 Hoj as de cl cul o f i scal es
Aspel -COI bri nda a l os cont ri buyent es l as herrami ent as necesari as para el cumpl i mi ent o de sus obl i gaci ones
f i scal es, ya que cuent a con hoj as de cl cul o denomi nadas f i scal es, l as cual es generan la i nf ormaci n necesari a
para poder emi t i r l os report es correspondi ent es.
H Prct i ca 7: Di seo de un cat l ogo de cuent as a par t i r de Mat ri ces
a) En Excel abri r una hoj a de cl cul o nueva.
b) En la cel da A1 escri bi r el t ext o: Cuent as de Act i vo y Pasi vo.
c) Escri bi r en l as cel das i ndi cadas l os t ext os que se descri ben:
A3: Cuent a.
B3: Descri pci n.
C3: Sal do.
d) Escri bi r en l a cel da A4 la f rmul a si gui ent e:
=COI WI N| MATRI Z! ,@ct a[1000..2299,U,Nl Fl # 1 ] '
e) Sel ecci onar l as cel das A4 a C39.
f ) Opr i mi r la t ecl a de f unci n F2, con l o que debe aparecer en modo de edi ci n l a cel da que
cont i ene l a f rmul a.
g) Opr i mi r si mul t neament e l as t ecl as l J + i?Shllll + Enle'l Con el l o deben aparecer en la hoj a l os
dat os de Aspel -COI
h) Guardar el archi vo en el di rect ori o CursoC2 baj o el nombre de "Cuent as.xl s".
i ) Qu i nf ormaci n muest ra el archi vo?. Compara l os dat os con t us compaeros..______________ _
v Recordar que medi ant e la opci n Edi ci n / Vncul os se act ual i zan l os vncul os en l a Hoj a de cl cul o para
mant ener act ual i zada la i nf ormaci n.
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0
58
8. RAZONES FI NANCI ERAS
8.1 Int er pr et aci n de razones f i nanci eras
Para la t oma de deci si ones de las empresas se necesi t a cont ar con ci ert as herrami ent as anal t i cas que ayuden
en el proceso, l a ms t i l de el l as es l a apl i caci n de l as razones f i nanci eras.
El propsi t o de una empresa no es sl o el cont rol i nt erno, si no t ambi n un mej or anl i si s de l o que buscan l os
of ert ant es de capi t al en las condi ci ones f i nanci eras y desenvol vi mi ent o de la mi sma. Di cho anl i si s vara de
acuerdo a l os i nt ereses especf i cos de l a part e que se t rat e, por ej empl o, l os acreedores comerci al es est n
pri mordi al ment e concent rados en la l i qui dez de la empresa, sus derechos son a cort o pl azo y l a capaci dad de
la empresa para pagar est os derechos se j uzga mej or medi ant e un anl i si s prof undo de su l i qui dez. Por ot ra
part e, l os derechos de l os t enedores de l os bonos son a l argo pl azo y, en consecuenci a, l es i nt eresa ms la
capaci dad del f l uj o de ef ect i vo de la empresa para cubri r su deuda a l argo pl azo, la cual se puede eval uar
anal i zando l a est ruct ura de capi t al de la empresa, l as pri nci pal es f uent es y usos de f ondos, su rent abi l i dad en
el t ranscurso del t i empo y las proyecci ones de rent abi l i dad f ut ura.
Por l o ant eri or, se deduce que para eval uar la condi ci n f i nanci era y el desempeo de una empresa, se
necesi t an ci ert os pat rones, como l o es una razn o ndi ce que rel aci ona dos pi ezas de i nf ormaci n f i nanci era
ent re s. El anl i si s e i nt erpret aci n de di chas razones deben proporci onar una mej or comprensi n de la
si t uaci n f i nanci era y el desempeo de la empresa.
8.2 Anl i si s de t endenci as
El anl i si s de l as razones f i nanci eras represent a dos t i pos de comparaci ones.
La pri mera es l a que permi t e comparar una razn act ual con razones pasadas u ot ras que se esperan para el
f ut uro de la empresa, en est e caso l a razn del ci rcul ant e para f i nes del ao act ual se podra comparar con la
razn de ci rcul ant e a f i nes del ao ant eri or.
Al present ar l as razones f i nanci eras de un peri odo de aos en una hoj a de t rabaj o, es posi bl e det ermi nar si ha
habi do una mej ora o un det eri oro en l a si t uaci n f i nanci era y desempeo de la empresa con el t ranscurso del
t i empo.
La segunda permi t e comparar las razones de una empresa con l as razones de empresas si mi l ares o con l os
promedi os de una i ndust ri a en el mi smo peri odo de t i empo, proporci onando una vi si n i nt erna de la si t uaci n
f i nanci era y del desempeo rel at i vo de la empresa. Sl o al comparar l as razones f i nanci eras de una empresa
con l as de ot ras empresas si mi l ares se puede hacer un j ui ci o real i st a.
Las comparaci ones con la i ndust ri a t i enen que hacerse con caut el a, ya que la si t uaci n f i nanci era y el
desempeo de l a t ot al i dad de la i ndust ri a pueden no ser sat i sf act ori os y el que una empresa se encuent re por
enci ma del promedi o no sea suf i ci ent e.
Para al gunas empresas, la i nf ormaci n f i nanci era puede ser muy aproxi mada a l a real i dad econmi ca, para
ot ras es necesari o i r mas al l de l as cant i dades decl aradas con el f i n de canal i zar en f orma apropi ada su
si t uaci n f i nanci era y desempeo.
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 59
8.3 Ti pos de Razones
Las razones f i nanci eras se pueden agrupar en al gunos t i pos:
Razones de l i qui dez.
Razones de deuda.
Razones de cobert ura.
Razones de rent abi l i dad.
Es i mport ant e menci onar que ni nguna Razn proporci ona i nf ormaci n suf i ci ent e para poder j uzgar la
condi ci n f i nanci era y el desempeo de la empresa, sl o cuando se anal i zan grupos de razones se est en
posi bi l i dad de f ormul ar j ui ci os razonabl es. Las t endenci as f undament al es se deben eval uar sl o medi ant e la
comparaci n de l as cant i dades brut as y las razones en el mi smo moment o del ao, es deci r, no debemos
comparar un bal ance general al 31 de di ci embre con uno al 31 de mayo, pero s compararamos un bal ance
general del 31 de di ci embre con ot ro del mi smo mes.
Aunque el nmero de razones f i nanci eras que se podran cal cul ar aument a en f orma geomt ri ca con la
cant i dad de i nf ormaci n f i nanci era, l as razones necesari as para eval uar la si t uaci n f i nanci era y el desarrol l o
de una empresa son rel at i vament e pocas. Cal cul ar razones no necesari as aument a la compl ej i dad y la
conf usi n del probl ema.
A cont i nuaci n se expl i car de f orma breve cada una de l as razones f i nanci eras menci onadas ant eri orment e
con l a f i nal i dad de t ener una i dea de su ut i l i dad, si n embargo, no es el obj et o de est udi o de est e curso.
a) Razones de l i qui dez: Las razones de l i qui dez se ut i l i zan para j uzgar l a capaci dad de la empresa para
hacer f rent e a sus obl i gaci ones a cort o pl azo. Se puede obt ener de el l as i nf ormaci n sobre l a
sol venci a act ual de la empresa y su capaci dad de permanecer sol vent e en caso de que se present aran
adversi dades.
Fundament al ment e si rven para comparar l as obl i gaci ones a cort o pl azo cont ra l os recursos a cort o
pl azo con l os que se cuent a para cumpl i r est as obl i gaci ones.
b) Razones de deudas: Las Razones de deudas seal an l as proporci ones rel at i vas de l a aport aci n al
capi t al que hacen l os acreedores y l os dueos
c) Razones de cober t ur a: Las razones de cobert ura han si do di seadas para rel aci onar l os cargos
f i nanci eros de una empresa con su capaci dad para cumpl i r con el l os.
d) Razones de r ent abi l i dad: Las razones de rent abi l i dad son de dos t i pos: aquel l as que muest ran la
rent abi l i dad en rel aci n a l as vent as y aquel l as que muest ran l a rent abi l i dad en rel aci n con la
i nversi n. En conj unt o, seal an la ef i ci enci a de operaci n de la empresa.
Para el manej o de l as Razones Fi nanci eras en Aspel -COI , se cuent a con una hoj a de cl cul o denomi nada
Razones.xl s, la cual t oma la i nf ormaci n y real i za l os cl cul os de l as cuent as est i pul adas en l os rubros.
Es i mport ant e menci onar que t oma la i nf ormaci n al macenada en el si st ema y real i za l os cl cul os de las
cuent as que ent ran en l os rubros que a cont i nuaci n se menci onan:
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0
60
Descri pci n j Rubros que ut i l i za
} Razn Ci rcul ant e: Activo Circ./ Pasivo Circ.
1 y 3
| Prueba del ci do: (ActCirc.-lnvent.)/ Pas. Circ. 1-3 y 13
j Apal ancami ent o: Pasivo Total/ Capital 5 y 23
i Rot aci n CXC: Ventas / Cuentas por Cobrar 6 y 12
i Rot aci n Invent ari o: Costo Ventas mes / Inventaro 7 y 13
j Rot aci n Act i vos Tot al es: Ventas / Activos Totales 6 y 2 2
1 Rot aci n Act i vos Fi j os: Ventas/ Activos Fijos 2 y 6
Rent abi l i dad / Capi t al : Utilidad Neta / Capital i 5 y 24
) Rent abi l i dad / Act i vos: Utilidad Neta/ Activos Totales 22 y 24
Rent abi l i dad / Vent as: Utilidad Neta / Ventas 6 y 24
; Margen Net o 6 y 15
Al moment o de act i var est a hoj a de cl cul o, el si st ema sol i ci t ar permi so al usuari o para act ual i zar l os
val ores, a l o que se deber responder af i rmat i vament e:
Microsoft Excelilf!
f l k
Este libro contiene vnculos a otros orgenes de dlos.
* Si sctuaba los vsnuios, Excel intentar recuperar los ltimos datos.
Si no l os a c t u a b a , Ex ce) ut i l i zar l a i nf or maci n ant er i or .
~=nga en cuenta que los vnculos de datos pueden utilizarse par obtener' qcczso a informacin confidencia!, comparsa sin su petnviso y posiblemente reaazar otras
acciones manteKionsdas. No actualice los vnculos si no confe en el origen de este tmo.
Aci ua?ar No act ual i zar Ay^ia
Fi gura 8.3-1 Advert enci a de seguri dad de Mi crosof t Excel para act ual i zar vncul os
La i nf ormaci n que proporci ona la hoj a de cl cul o, es la si gui ent e:
( Microsoft Excel - 'Rzosa#?!
'Z-.- Chwo; dcin Ve Insertar 'Frmalo Herramientas ' atos Yergana Adobe PDF
Ar i al - 13 i f ^ j .
. / i -
;i: 'AMUtMM'A 1i . * -t u a , 1 -...
s ao
. A Ifi i ,;ii
A1 Jl;
g - 4 -
! 3
T
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fcJL
i i
2:
a"j I
Razn Circulante
Prueba del cido
Apalsnc-smienio Pas/Cap;
Rotacin CXC
| M < m \ R A Z ON ES /
! Li st o
RAZONES FINANCIERAS
A! 31 de Ener o de 2010
15 30 veces
15.76 veces
0.07 veces
0.43 yces
Acf/VoCr^7/Pasivopife.
(Act. Circ. -!?<ver<i )/Paa Circ.
Pasivo Tolgr/Capite
Venas / Cuentes por Or/ar
"}
* JM
f
Fi gura 8.3-2 Ej empl o de Razones Fi nanci eras
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 61
Razn 1 TP de
i razn
Veces /
Proporci n
Resul t ado
: Razn Ci rcul ant e
i
Li qui dez Veces
El val or ndi ca que cuant o ms al t a sea la Razn,
mayor ser l a capaci dad de la empresa para pagar
sus cuent as, si n embargo, la Razn t i ene que ser
consi derada como una medi da aproxi mada de
l i qui dez, debi do a que no t oma en cuent a la
l i qui dez de l os component es i ndi vi dual es de l os
act i vos ci rcul ant es. Una empresa que t enga
act i vos ci rcul ant es compuest os pri nci pal ment e de
ef ect i vo y cuent as por cobrar a cort o pl azo,
general ment e t i ene mayor l i qui dez que una
empresa cuyos act i vos ci rcul ant es consi st en
pri nci pal ment e en i nvent ari os.
Prueba del ci do Li qui dez Veces
Esta Razn es si mi l ar a l a Razn de ci rcul ant e,
except o que el i mi na l os i nvent ari os. La Razn se
concent ra en el ef ect i vo, l os val ores negoci abl es y
las cuent as por cobrar en rel aci n con l os pasi vos
ci rcul ant es, de est a manera proporci onan una
medi da ms penet rant e de l a l i qui dez.
Apal ancami ent o
(Pas/ Cap)
Deudas Veces
Las razones de apal ancami ent o sol venci a se
ut i l i zan para anal i zar la est ruct ura f i nanci era de la
empresa y su capaci dad de cumpl i r con
compromi sos a l argo pl azo.
Rot aci n CXC Li qui dez Veces
Para el anl i si s de las cuent as por cobrar se
consi dera las vent as anual es a crdi t o ent re l as
cuent as por cobrar. La razn del peri odo promedi o
de cobranza o la razn de rot aci n de l as cuent as
por cobrar i ndi can la l ent i t ud de est as cuent as.
Rot aci n Invent ari o Li qui dez veces
Est a Razn i ndi ca l a rapi dez con que i os
i nvent ari os se convi ert en en cuent as por cobrar
medi ant e las vent as.
El cost o de la mercanca vendi da ut i l i zada en el
numerador es para el perodo que se est
anal i zando y el denomi nador es el promedi o del
i nvent ari o i ni ci al y f i nal del perodo.
Rot aci n Act i vos
Tot al es
Rent abi l i dad veces
Se rel aci onan l os act i vos t ot al es con las vent as
t ot al es para obt ener l a razn de rot aci n. Esta
razn i ndi ca la ef i ci enci a rel at i va con l a que la
empresa ut i l i za sus recursos con el f i n de obt ener
producci n. Cuando la rot aci n de act i vos de l a
empresa se mul t i pl i ca por el margen de ut i l i dad
net a, se obt i ene la Razn del rendi mi ent o sobre
act i vos, o capaci dad de ut i l i dades sobre l os
act i vos t ot al es.
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 62
Razn
l
t i p o de
razn
Veces /
Proporci n
Resul t ado
Rot aci n Act i vos
Fi j os
Rent abi l i dad Veces
Esta razn i ndi ca l a ef i ci enci a rel at i va con
l a cual la compaa ut i l i za sus recursos a
f i n de generar la producci n. La razn de
rot aci n es una f unci n de la ef i ci enci a
con que se manej an l os di versos
component es de l os act i vos: l as cuent as
por cobrar segn l o muest ra el peri odo
promedi o de cobranzas, i nvent ari os como
l os seal an l a razn de rot aci n de
i nvent ari os y l os act i vos f i j os como l o
i ndi ca el f l uj o de la producci n a t ravs de
la pl ant a o la razn de vent as a act i vos
f i j os net os.
Rent abi l i dad /
i Capi t al
j
Rent abi l i dad Proporci n
Las razones de rendi mi ent o rent abi l i dad i
e ut i l i zan para medi r la capaci dad de l a i
empresa para generar ut i l i dades con base j
en l os recursos i nvert i dos.
Rent abi l i dad /
Act i vos
j
i
Rent abi l i dad Proporci n
Tasa de rendi mi ent o sobre el capi t al en 1
acci ones comunes: Indi ca la capaci dad de
obt ener ut i l i dades sobre la i nversi n en ;
l i bros de l os acci oni st as y se ut i l i za con
f recuenci a al comparar dos o ms
empresas de una i ndust ri a.
Rent abi l i dad /
Vent as
Rent abi l i dad Proporci n
Margen de ut i l i dad net a: Indi ca l a |
ef i ci enci a rel at i va de la empresa despus !
de t omar en cuent a t odos l os gast os y el 1
i mpuest o sobre la rent a, pero no l os i
cargos ext raordi nari os.
Margen Net o Rent abi l i dad Proporci n
Est a razn por s sol a no ref l ej a la ;
rent abi l i dad del negoci o, sl o det ermi na el j
porcent aj e que queda en cada vent a ;
despus de deduci r t odos l os gast os |
i ncl uyendo l os i mpuest os.
Cuant o ms grande sea el margen net o de
l a empresa t ant o mej or.
H Prct i ca 8: Emi si n de Hoj a de cl cul o de Razones Fi nanci eras.
a) Ingresar al mes de Enero de 2010
b) Desde el men Report es / Admi ni st rador de hoj as de cl cul o / Razones Fi nanci eras, genera la hoj a de
cl cul o "Razones f i nanci eras".
El archi vo Razones.xl s se encuent ra en la rut a C:\ Archi vos de programa \ Archi vos comunes \
Aspel \ Si st emas Aspel \ CQI 6.00 \ Dat osl
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 63
c) Indi ca l os val ores que muest ra cada una de l as razones f i nanci eras:
Razn ci rcul ant e j veces
Prueba del ci do j veces
Apal ancami ent o ! veces
Rot aci n CxC veces
Rot aci n Invent ari o j veces
Rot aci n Act i vos Tot al es 1 ! veces
Rot aci n Act i vos Fi j os j veces
Rent abi l i dad / Capi t al ! proporci n I
Rent abi l i dad / Act i vos ] proporci n i
Rent abi l i dad / Vent as j proporci n
Margen Net o { proporci n j
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 64
9. EMISIN DE REPORTES DIOT/IETU
9.1 Report e de operaci ones con t erceros
CD Rut as de Acceso:
Men Fi scal es / Report es / Operaci ones con t erceros / Operaci ones con t erceros.
Una vez regi st radas l as pl i zas correspondi ent es a operaci ones con t erceros se puede generar est e report e,
para el l o, se debe i ngresar al men Fi scal es / Report es / Operaci ones con t erceros / Operaci ones con t erceros,
envi ando una vent ana en la que se debe especi f i car la si gui ent e i nf ormaci n:
sport# rir 0|JCricio t $ ron t c r r c r o i
Por el rango de
f echas de l as
operaci ones.
Por el RFC de
proveedores.
s/wj/r/ss///w/s/A
Indi car l a t asa
de I VA
S V//
i i l f l l i H l s n n s K
Sus campos:
Facha c w i 01/ 1^2807
>Qeifo
JipodeQiGV&dzi
O CW^Pfoveedoi Nadena!
;P ?sr-ciii|!5o
CJ 1 cifobdl
Ji^ta
Ti p o de o p e r a c i n
: i 1 d o x
i<; IVA
Cjenerd rd:
V-
15
1G
W\4f
W M k
WMWM-
oci:
%'J)D zia&ito
0'PBMtoSAT
Por el t i po de
operaci n que
se real i za con el
| Proveedor.
KmMMM/y/y//////.//,//////////'////.///.Z./M/.V/AZ
Con est a opci n se genera el
archi vo de t ex t o con el
f or mat o cor rect o para el
envo al SAT.
///.'////////////y///////// //,-./ti-
| cef t i at j l Cort ej ar j ;
Fi gura 9.1-1 Report e de Operaci ones con t erceros
Opci ones
Fecha de causaci n. Indi car el rango de f echas de causaci n de I VA de l as operaci ones con t erceros.
Proveedores Indi car, a t ravs del RFC o ID f i scal , el rango de proveedores a i ncl ui r en el report e.
Ti po de Proveedor
Marcar l as casi l l as de acuerdo al t i po de proveedor que se requi era i ncl ui r en el
report e.
Ti p o de operaci n Marcar las casi l l as de acuerdo al t i po de operaci n que se desea i ncl ui r en el report e.
Tasa de I VA
Sel ecci onar el porcent aj e de I VA a most rar, para el caso del General es posi bl e i ndi car
16%, 15% ambas, para el caso del Front eri zo, se puede i ndi car 11%, 10% ambas.
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 65
Aspel
ZiMro da
fCtyatitecin
Ti po de r epor t e
Sel ecci onar el t i po de report e con el que qui ere que se muest re la i nf ormaci n
requeri da.
Concent r ado: El report e muest ra un concent rado de l os t ot al es de l as
operaci ones que se hayan real i zado con t erceros de acuerdo al RFC o ID Fi scal o
por Ti po de proveedor. Al generar el report e se despl egar una vent ana con la
i nf ormaci n requeri da y desde ah se puede generar el archi vo Bat ch para
poder export ar el report e al f ormat o sol i ci t ado por el SAT.
Det al l ado: Most rar la i nf ormaci n de t odas l as operaci ones que se hayan
real i zado con t erceros.
For mat o SAT: Muest ra l a mi sma i nf ormaci n que el report e concent rado con
l a di f erenci a de que st e es el archi vo t xt que t i ene el f ormat o requeri do para
el envo a Int ernet al SAT. Al sel ecci onarl o se deber i ndi car la rut a donde se
guardar el archi vo. Por omi si n, el si st ema sugi ere la rut a con el nombre del
archi vo a generar, por ej empl o: SAT011204.t xt , donde se i ndi ca que est e
archi vo es el archi vo Bat ch para envi ar al SAT y se gener el 1 de di ci embre del
2004; pero se puede modi f i car el nombre
Al acept ar la vent ana, se present a l a bi t cora sugeri da por el si st ema (Fi gura 10.1-2) con (a i nf ormaci n de l os
pagos en el orden sol i ci t ado para la Decl araci n.
m
Con el i cono ! se puede export ar la bi t cora a un archi vo de Excel para su mani pul aci n, t ambi n se
puede generar el archi vo para la carga bat ch a t ravs del i cono1
V A L O R D E
L O S A C TO S 0
A C TI V I D A D E S
P A S A D O S A
P f i O V E E D O I l E
S A T A S A D l
I V A G E N E R A !
CUHEEI MO 0 SHEN 1 )0 .
Pt l VIl 10
Export aci n a Mi crosof t Excel y posi bi l i dad de
generaci n del archi vo para l a carga bat ch.
A V T191104 16.100 1no
03=Pr esl aci n d e sej vi ci os
prof esi onal es
8 5 =0 l r o s
8 5 =0 I ros
ESHD1 1 1 0 7 1 LY7
2 6.450 HEB1 7 0 3 9 9 Y0 8
j ^ T obool oo
2 3 .000; 2 3 .0 0 0 j
M 4 P7 9 0 8 9 9 RY6
PAO 0<1058 1 L01
Fi gura 9.1-2 Bi t cora de operaci ones con t erceros.
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0
66
9.1.1 Barra de her r ami ent as en Mi cr osof t Excel
Al i nst al ar Aspel -COI 6.0, crea una barra de herrami ent as en Mi crosof t Excel , l l amada Herrami ent as Aspel -
Operaci ones con t erceros, cuya f unci n es generar a part i r de la est ruct ura de hoj a de cl cul o est ndar de l os
si st emas Aspel un archi vo de t i po t ext o, l i st o para envi arl o al SAT (carga bat ch).
Si despus de generar la bi t cora, el usuari o t i ene que mani pul ar la i nf ormaci n, puede hacerl o desde Excel
y post eri orment e con el i cono de la barra de herrami ent as podr generar el archi vo de t ext o con la est ruct ura
adecuada (Fi gura 9.1.1-1).
Fi gura 9.1.1-1 Barra de herrami ent as en Mi crosof t Excel
H Prct i ca 9: Gener aci n del repor t e de operaci ones con t erceros
a) Emi t i r el Report e de operaci ones con t erceros det al l ado, con f echa de causaci n del 01-En e -10 al 31-
Ene-10.
b) Export ar el report e a Excel baj o el nombre de RepDI OTEner o.xl s en el di rect ori o Dat os.
c) Generar el archi vo para la carga bat ch con el nombre de RepDI OTEner o.t x t en el di rect ori o Dat os.
d) Qu i nf ormaci n muest ra el report e?________________________________________________________________
e) Cunt os proveedores aparecen?.
9.2 Report es Oper aci ones con I ETU
VJ Rut as de Acceso:
Men Fi scal es / Report es / Operaci ones con IETU.
En el men Fi scal es / Report es / Operaci ones con I ETU, se cuent a con dos t i pos de report es, Ingresos I ETU y
Deducci ones I ETU.
9.2.1 Ingresos I ETU
C 7 Rut as de Acceso:
Men Fi scal es / Report es / Operaci ones con IETU / Ingresos IETU.
En est e report e el si st ema i ncl uye t odas las operaci ones en l as que se i ndi caron i ngresos I ETU, se pueden
el egi r l os movi mi ent os a i ncl ui r por f echa de pl i za y f echa de causaci n (f i gura 5.2.1-1).
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 67
echa ni dal 101/ 02/ 2008
i..-.........
Fecha de causacin.............
Facha inicial 01/02/2008 g j Fecha final 23/02/2008 ggj.
Tasa cte IVA
Genei al : \ Todas i v j l Fi onl et go: j Todas vi
Fi gura 9.2.1-1 Fi l t r o del report e de i ngresos I ETU
Sus campos:
i Opci ones
Fecha de pl i za
Fi l t ra l a consul t a de acuerdo a un rango de f echas para despl egar en el report e l as
pl i zas que cumpl an con est a caract erst i ca.
Fecha de
causaci n
Indi ca l a f echa de causaci n de l as operaci ones (Ingresos) que se desea i ncl ui r en el
report e.
Tasa de I VA
Sel ecci onar el porcent aj e de I VA a most rar, para el caso del General es posi bl e i ndi car j
16%, 15% ambas, para el caso del Front eri zo, se puede i ndi car 11%, 10% ambas.
La i nf ormaci n que se present a en la vent ana del report e de Ingresos I ETU es: Ti po y nmero de pl i za, f echa,
t i po de act i vi dad, i ngreso gravabl e, IVA, ot ras ret enci ones, I VA ret eni do y el mont o de l a operaci n regi st rada.
Desde el men cont ext ual se puede agrupar l a i nf ormaci n, ya sea por pl i za o por act i vi dad, est o para
ef ect os de su cl asi f i caci n y anl i si s.
Repqrfcede.Ingresos;IHTU
m n t
. . . . . .
_______ _____
I B !
(NWr.tl Q
I DAD GRAVABJ L IVA R l I
- POLIZA : l g 1
i POLI ZA: Ig 2
i l g 2 04/ 02/ 2008 01 =Enaj enaci n de bi enes 52.173.31
7,( Agrupar por acti vi dad
! 0.00
: - PLIZA l g 3 Cont raer report e y 1* 9* * .
Agr upaci n de l os
regi st ros por pl i z
o por act i vi dad
l g 3 05/ 02/ 2008 01 =Enaenaci n de bienes i 16.500.00 2.475.00 0 00= 0.00
: -i PLIZA l g 4
l g 4 06/ 02/ 2008 01 =Enaj enaci n de bienes : 2.608.70 391.31! 0.01i 0.00
i - i PLIZA l g 5
! l g 5 08/ 02/ 2008 01 =Enai enaci n de bienes 86.521.74 12.378.26i 0.00! 0.00 39.500,00
- PLIZA l g 6
272.071.7li 40.810.76; 0.00 0.00 ' 312.CB2 50
0
Fi gura 9.2.1-2 Report e de i ngresos I ETU
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 68
Desde el i cono es posi bl e export ar el report e a Mi crosof t Excel para su mani pul aci n.
*4
; lvu>d> bi-HCifvSl Mi jffoft Kv5Ev I
. ;
Inicia ; Msn si* gto rvHUHi RVsw* v'btft Ciiwpkwe'.toi.
fi MS Sans Scni 3 * i ; j ! ^ . General
v
UJi; i4t>O&T.jW.v X ; *
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N X $
\ m m S @ N 5001 .45 O^rotmato j h w tsfcte v Sfc. Ziaxaxr-
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iHiuraa.6.
~ : .. dSwSTTTTTS&v- Si'ri'ft a timiffN"
h f u w i b o ' ' ' ~' . :
3
4
_POLIZA :.lr 1
lg 1 03/02/2008 O Enajenacin de benes i 3043.48 458 522; 0 0 3500;
'j POLIZA : l g 2
6
lg 2 04/02/2008 0l=Enajenac*n de tenes: 52173.91 7828.0865; 0. 0 60000;
7 :
POLIZA: Ir, 3
(5
lg 3 05/02/2008 01 Enajenacin de bienes: i 6500 2475j 0 0 18975.
9 POLIZA: lg 4
10
lg <1 06/0272008 01Enajenacin do bienes j 2608.7 331.305; 0.01 0 3COO;
H 4
> >M b w <x o in \ }
w m *
Si
Fi gura 9.2.1-3 Export aci n a Excel del report e de Ingresos I ETU
9.2.2 Deducci ones I ETU
i Zzy Rut as de Acceso:
Men Fiscal es / Report es / Operaci ones con I ETU / Deducci ones IETU.
Para obt ener el report e de Deducci ones I ETU, se deben i ndi car l as f echas de l as pl i zas y el perodo de
causaci n a report ar.
f f e f i o r t e d e j e d u p c i o i es I L1 U
M M B K 1
v A ~ > '
.
-
. . . ------ MN #* : : : p l
Fi i t or p:-i
Fecha de l a pl iza
echa i nicial 101/ 02/ 2008
m
Fecha final ! 29/ 02/ 2003
0 !
1 Piodc: de causaci n |
Fecha i ni ci al ; 01 / 02/ 2009
B
Fecha final j 29/ 02/ 2008
B l l
I Taca de iVA |
General: ; T odas V:j Fi ont ci 2o: [Todas y ]
| cspi ar j|| Cancel ar 1 Anuda
Fi gura 9.2.2-1 Fi l t r o del report e de Deducci ones I ETU
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 69
Sus campos:
Opci ones
Fecha de
j pl i za
Fi l t ra la consul t a de acuerdo a un rango de f echas para despl egar en el report e l as pl i zas
que cumpl an con est a caract erst i ca.
Fecha de
causaci n
Indi ca la f echa de causaci n de las operaci ones (Deducci ones) que se desea i ncl ui r en el
report e.
Tasa de I VA
Sel ecci onar el porcent aj e de I VA a most rar, para el caso del General es posi bl e i ndi car 16%, !
15% ambas, para el caso del Front eri zo, se puede i ndi car 11%, 10% ambas.
La i nf ormaci n que enva el report e es: pl i za, cuent a asoci ada a la deducci n, concept o, mont o deduci bl e y
no deduci bl e, as como el t ot al del gast o asoci ado.
Desde el men cont ext ual se puede agrupar l a i nf ormaci n, ya sea por pl i za o por concept o, est o para
ef ect os de su cl asi f i caci n y anl i si s.
Reporte do deducciones I H U
PLIZA A! CUENTA CONCEPTO
- PLI ZA: Eg 1 04/ 02/ 2008
Eg " 1 04/ 02/ 2006i 6000-033-000 GASTOS DE '
: V I AJE
- PLIZA Eg 2 05/ 02/ 2008......................................
Eg 2 05/ 02/ 2008f GOOO-028-000 HONORARI OS A "
! PROFESI ONI STA;
MONTO
DEDUCIBLE j
4 b b . o o | f
MONTO NO
DEDUCIBLE
GASTO
ASOCIADO
14,000.00!
10.000.00!
Ag r u p a r p o r co n ce p t o
Co n t r a e r
3 PLI ZA: Eg 3 08/ 02/ 2008
Eg 30G/02/2008:i ca-SKi RTADE....
j EQUIPO
"p0u:g 407/02/2008
Eg 4 07/ 02/ 2008 i 1160 001-CCO ALMACEN DE
i MATERIALES
4.500.00: 0.00:
20.700.00
77.200.00
0.00!
i
0 .0 0 i
10,000.00 i
S =
20,70
77.200.00
Agrupaci n de
l os regi st ros
por pl i za o
por concept o
Fi gura 9.2.2-2 Report e de Deducci ones I ETU
Desde el i cono : es posi bl e export ar el report e a Excel para su mani pul aci n.
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 70
d-*?: * fi"Ef?.is. Mte<.1* K!?f?sib!i;rfi!; Mfritftpscd x"
'
i itti#.*1 tm&tx O&zhv?$p<xim' rn-iufc Datiw Ktnf yuta tsiplsmenos
' & MSSartiSeni 3 - ss Stmnt - 4 -.lB>rt# >:
w ar a'
' j g S 3ri3-;- > % m: S* airansf - J j -
; X
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fanvitQ- '
CV.3 i . ;.:::.;
r .....
w, ,,,
A
A i *( I p l i z a
1
s c D E F g h gj
U 2 A : E g 1 0 ^ 0 2 / 2 0 0 3
3
Eg 1 0 4 / 02/ 2003 600 0 03 3 -0 0 0 GA STOS DE VI AJE
1
0 : 14000
4 POLI Z A : E g 2 05/ 02/ 2003
j*r'
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A SP EL
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CA TA L OGO DE CUEN TA S
bewJ e cuenta 7uen!a_De$d^
Moneda f ^loneda
fjaturoleza {^eportLabef
ftjusle l Ajuste
'Centa_Hasra; feeponLat
kubio? Ju h o ^
pepartamento ^ jpejito
jaldos tSoldos
^Cuenta
descripcin 'Total cargos MM * Yotal abonos MU
......................... **...............
:>escipcifi <**3caera Tvl ceca.-jcs [ Tciaidetsr
|lsura Usuario que lo genera | Fecho y hora? echa en quedara er que se genera
r a St e r a '
Ti DATOSDEL REPORTE
: -waiio q-k k) gener
! : Fecha en que segerj
: : Ha en que se ger* ~
-CATLOGO DECUENT,
Cuerna
; Descapoto de la cu""
i- Tipo do cuenta
Trtalttecj^s
. rcf al de obdbo;
Li st a de t abt as
y campos
di sponi bl es
Fi gura 11.3-1 Edi ci n y el ement os del report e
11.4 Edi ci n de Report es de t i po FTO
l & Rut a de Acceso:
Desde el Admi ni st rador de report es, sel ecci onar el archi vo y dar cl i c en el i cono ^ .
Al edi t ar un report e de t i po FTO, se abre el Bl oc de Not as y most rar l os comandos e i nst rucci ones necesari as
para la i mpresi n del report e.
Archivo Edicon Feimato Ver Ayuda
lOlll------------------------------------------------------------- V
Con - - - A S P E L
C O l l l --------
C o i i F o r m a t o p a r a l a I m p r e s i n d e l a B a l a n z a G e n e r a l
Cot i i
j C o m 6 GR A L W . FTO M a r z o 1 9 9 9
Icorn----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
i Coni S o l i c i t a f e c h a p a r a r e p o r t e . . . >
D a t o < 1 > , 9 , " F e c h a d e l r e p o r t e : (D D Wmni A A ) "
j Com P a r a e n v i a r d i r e c t a m e n t e e l r e p o r t e a l a I m p r e s o r a
P a n t a l l a
Co r a < < < . . . D e f i n i c i n d e E n c a b e z a d o s . . . > > >
D e f i n e E n c a b e z a d o s
M a s c a r a " # # # "
S a l t a 2
Fo n " A r i a l " , 1 1
E s c r i b e 1 , " D i r e c c i n : " , 1 0 , < 2 1 > \ \ E s c r i b e D i r e c c i n d e l a eni f
E s c r i b e 5 3 , " P . e g . f e d . : " , 6 1 , < 2 B> \ \ P o b l a c i n d e l a e m p r e s a
E s c r i b e 1 , " P o b l a c i n : " , 1 0 , < 2 2 > \ \ P . . F . C . d e l a e m p r e s a
E s c r i b e 5 3 , " C d u l a : " , 6 1 , < 2 4 > \ \ C d u l a d e e m p a d r o n a m i e n t o
S a l t a 2
A s i g n a < 9 1 > , < 9 1 > + 1 \ \ c o n t a d o r d e l n u m e r o d e p a g i n a
E s c r i b e 6 9 , " P g i n a " , 7 6 , < 9 1 > \ \ E s c r i b e e l n u m e r o d e p a g i n a v
< < ; >\
Fi gura 11.4-1 Ej empl o del cont eni do de un f or mat o de t i po FTO
A cont i nuaci n se menci onan l os el ement os que conf orman a est e t i po de report es.
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 105
11.4.1 Campos del edi t or
Rut a de acceso:
Archi vos / Edi t or de f ormat os / Li sta de campos del edi t or
Cada uno de l os campos di sponi bl es en el edi t or hacen ref erenci a a un dat o especf i co del si st ema, por
ej empl o: t i po de cuent a (si es acumul at i va o de det al l e), mont o del Debe y Haber de una cuent a, nmero de
cuent a, t i po de pl i za, sal do i ni ci al de la cuent a, f echa de adqui si ci n del act i vo, et c. Est os campos se pueden
i ncl ui r en cual qui era de l os report es f t o segn se requi era. Cada campo se i dent i f i ca con un nmero escri t o
ent re si gnos de o , como se observa en l a si gui ent e f i gura:
" l ista deiinptis deledjtor
i r Bi j r i
I M i s M&b t; ::&!? 1
<001 > al <019> Campos libres alfanumricos Variable M.
[ <020> Nombre de la empresa 60
<021 > Direccin de la empresa 30
<022> Poblacin 30
<023> R.F.C. de la empresa 15
<024> Cdula de Empadronamiento 15
<025> Fecha de Trabajo (MMAA) 6
<026> Nmero de cuenta Variable ?
<027> Descripcin de la cuenta 40
<028> Tipo (Detalle = 1, Acum. = 0) t
<029> Nivel (del 1 al 9) 1
<030> Presupuesto mensual Segn mascara
<031 > Presupuesto anual Segn mascara
<032> Presupuesto acumulado Segn mascara
<033> Saldo inicial Segn mascara
<034> Debe Segn mascara
<035> Haber Segn mascara
<036> Saldo Final Segn mascara
<037> (- Saldo Inicial) Segn mascara
<038> (- Debe) Segn mascara
I <039> (- Haber) Sean mascara
Fi gura 11.41-1 Li st a de campos del edi t or
Cada campo que se encuent ra en la l i st a t i ene una l ongi t ud especf i ca (cant i dad de caract eres que puede
i ncl ui r), la cual se debe consi derar para que en el report e el val or de cada campo no se i mpri ma f uera del
margen de la hoj a y se i ncl uya l a mayor cant i dad posi bl e de i nf ormaci n.
Cada mdul o del programa cuent a con su propi a l i st a de campos, dent ro de l os cual es exi st e un rango de
campos l i bres de t i po numri cos y al f anumri cos.
11.4.2 Fr mul as del edi t or
& Rut a de acceso:
Archi vos / Edi t or de Format os / Li st a de comandos del edi t or
En est e apart ado se podrn consul t ar t odas las f rmul as o comandos que se ut i l i zan en el si st ema, as como la
descri pci n de cada uno de el l os:
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 106
AJUSTA
ANCHO.CARACTER
ASIGNA
BRINCA
CARACTERES
CENTRA
COMENTARIOS
CONTROL
DATO
DEFINE
DISCO
ENCABEZADOS
ESCRIBE
FENCABEZAOOS
FIN________________
AJUSTA 50
ANCHO..CARACTER10
ASIGNA <100>, f100-001 F| +<43> /12
BRINCA
CARACTERES60
CENTRA 80. <27>
COMENTARIOS - ESTEESNUESTROBALANCE -
CONTROL "014
DATO<10>, "CUENTA INICIAL
DEFINE
DISCO "RESULT.REP"
ENCABEZADOS
ESCRIBE 5, "DESCRIPCION*, 15, 27>
FENCABEZADOS
FIN__________________________________
Fi gura 11.4.2-1 Li st a de comandos del edi t or
Hay que consi derar to si gui ent e dent ro del uso de l os comandos:
Un campo o una vari abl e especf i ca deber i r ent re si gnos de < y >, por ej empl o: <049>.
Los t ext os que es necesari o que se i mpri man debern de i r ent re comi l l as, por ej empl o: "Report e Fi nal ".
El nmero de col umna o l ongi t ud de un comando se i ndi ca ni cament e con un nmero.
Los comandos de i mpresi n se escri bi rn i ndi st i nt ament e con mayscul as o mi nscul as.
B Prct i ca 14: Modi f i cando un f or mat o.
Se requi ere obt ener el Bal ance General de f orma det al l ada, es deci r, que i ncl uya cuent as t ant o del segundo
como t ercer ni vel , para el l o, se i ni ci ar con el si gui ent e procedi mi ent o:
a) Ingresar a Aspel -COI al peri odo de Enero 2010.
b) Act i var el men Report es / Bal ance General / Moneda Cont abl e y dar cl i c en el bot n " Edi t ar .
c) Local i zar las l neas asi gnadas para i mpri mi r el Act i vo Ci rcul ant e como se muest ra a cont i nuaci n.
Wl ni ci a [<46>, <4 7>] \ \ Ini ci a ci cl o de cuent as
Ini ci a SRAN[1]
Si <29> = 1 \ \ Si l a cuent a es de pr i mer ni vel
Si <96> = 0
Asi gna <96>, 1
Escri be 5, " ACTI VO CI RCULANTE
Sal t a 2
Si f i n
Escri be 5, <2 7>, 80, <36> \ \ Escri be l a descri pci n
Asi gna <92>, <92> + <36> \ \ Acumul a l os t ot al es
Si f i n
Ter mi na
d) Agregar las si gui ent es i nst rucci ones ent re l os comandos SIFIN y TERMI NA.
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 107
M s p e l
, Cmtmk
iCapjutedn
Ini ci a SRAN[1]
Si <29> = 1 \ \ Si l a cuent a es de pr i mer ni vel
Si <96> = O
Asi gna <96>, 1
Escri be 5, " ACTI VO CI RCULANTE
Sal t a 2
SI FIN
Escri be 5, <27>, 80, <36> \ \ Escri be l a descri pci n de l a cuent a y su sal do f i nal
Asi gna <92>, <92> + <36> \ \ Acumul a l os t ot al es para el act i vo ci r cul ant e
SI FIN
SI <029> = 2 \ \ Si l a cuent a es de segundo ni vel
Escri be 8, <27>, 80, <36> \ \ Escri be...
Asi gna <92>, <92> + <36> \ \ Acumul a...
SI FIN
SI <029> = 3 \ \ Si l a cuent a es de t er cer ni vel
Escri be 10, <27>, 80, <36> \ \ Escri be...
Asi gna <92>, <92> + <36> \ \ Acumul a..
SI FIN J
Ter mi na
e) Guardar el report e con el nombre de Bgr al wl .f t o en la carpet a Cur soC2COI y most rar la vi st a
prel i mi nar del report e.
BALANCE GENERAL AL
31/01/10.
A C T I V O
ACTIS/IO CIRCULANTE :
CAJ A 4.380.70
Caja Chica 2.000.00
Caja Chica M.E. 2.380.70
| BANCOS 8.438.056.76
Mneda Nacional 3.942.370.79
Banamex 741107-1 Suc 201 2.946.301.58
Banoomer 1257919069 998,069.23
Moneda Extranjera 2.495.685.97
City Bank 1,580,298.34
Banco Mjndial 915,387.03
CLIENTES 387,560.37
Mayoreo 382,774.87
Materiales Industriales S.Ade C.V. 197,819.29
Gnjas y Maniobras Madrid S.A 3,074.23
Refaccionaria de Oriente S.A de C.V 18.923.75
Msga Constructoras S.A 0.00
Maderera Espaola S.A de C.V. 48.269.98
Mchelle Machuca Lpez 3.325.84
liberto Gringas Castro 0.00
Arquitectos Asociados S.C. 0.00
Materiales Wa S.A de C.V. 58,416.97
Diego Cuevas Rivera 4,938.75
fofecnica Profesional SA de C.V 2,704.68
Transportes Pacifico-Sur S.A de C.V. 25.301.40
Sistemas Bnpnesariales Omega S.A 0.00
Papelera Escolar PaperSoft S.A 0.00
Menudeo 24.785.50
M0STR Aspel-SAE 24.785.50
Fi gura 11.4.2-2 Ej empl o del resul t ado de l a vi st a prel i mi nar del report e
f ) Real i zar las modi f i caci ones para que el rest o de l os rubros se muest ren de l a mi sma f orma.
g) Qu modi f i caci ones real i zast e para que se cumpl i era el punt o ant eri or?___________________
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 108
12. ACTUALIZACIN EN LNEA
En Aspel , el t rmi no Act ual i zaci n cont i ene dos vert i ent es:
Act ual i zaci n a una versi n superi or, por ej empl o, de Aspel -COI 5.7 a Aspel -COI 6.0. Di cha
act ual i zaci n i mpl i ca un cost o de acuerdo a las pol t i cas comerci al es vi gent es.
Act ual i zaci n en Lnea (Aspel -AL), cuya f i nal i dad es mant ener a l os si st emas Aspel de versi ones
vi gent es en condi ci ones adecuadas de t rabaj o, permi t i endo descargar de Int ernet de una f orma
segura y aut omt i ca, una seri e de archi vos que permi t en al si st ema t rabaj ar de f orma pt i ma.
12.1 Generalidades
12.2 Servi ci o de act ual i zaci n por Aspel -AL
3 ' Rut a de acceso:
Ayuda / Servi ci o de act ual i zaci n en l nea.
El servi ci o de act ual i zaci n en l nea (Aspel -AL) es una herrami ent a que asegurar est ar t rabaj ando con las
l t i mas mej oras de cada versi n de l os si st emas Aspel . Esta modal i dad de act ual i zaci n est di sponi bl e
ni cament e para l as versi ones vi gent es de l os si st emas de l a l nea.
As p e i - Ac t a i s ' c r Ve n h W
- m
-'-r^&sir | m %
i Si s t e m a :
f-' Sistemad i
Conta b il . V e r s i n :
htf&grzl
AspeJ-COI 6 .0 0 Si st ema d e Cont abi l i dad Int egral
Vei st n Or i gi nal
Vi e r n e s . 10 d e Di ci embr e de 2 0 1 0
I U b i c a c i n : C:\ Progr arf Fi l esVAs pel SAspl COI 6 .0 \
www.a co el .co m mx/ coi %
0
s t e i n a : As p e l -FTE I .OOAs p e l -Fa ct u r e ^
Ver si n Or i gi nal
' V e r s i n : Mi r col es, 02 d e Ma r zo d e 2011
U b i c a c i n : C:\ Us er s\ RI C\ As pel -Fct ci ur e 1.0\
www. aspel . com. mx/ l ac(* .e
Si s t e m a :
l l f to ifn i'M X rtlto
zumo* m-ipi m*i *
As p el -sae 4 .6 0 Si st ema Admi ni st r at i vo Empresari al
Rei nst al abl e No . 4
Mar t es , 2 2 d e Febr er o d e 2011
U b i c a c i n : Cr SPr ogr er n Fi l esSAspel SAspel - SAE 4 .6\
w w w .aso ei .co m ms/ sae
V e r s i n :
aspeLcorn
Fi gura 12.2-1 Act ual i zaci n en Lnea Aspel .
La f i gura 12.2-1 muest ra el panel que permi t e descargar l as act ual i zaci ones para el si st ema que se haya
el egi do, cuya f orma de uso se expl i ca a cont i nuaci n.
j" "
Para real i zar el proceso de act ual i zaci n se debe el egi r el product o y opri mi r el bot n (buscar
act ual i zaci ones) o pul sar J o dando dobl e cl i c sobre el product o sel ecci onado.
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 109
En ese moment o Aspel -Al comenzar a buscar en el servi dor de descarga de Aspel l as act ual i zaci ones
di sponi bl es para el si st ema i ndi cado., en caso de encont rar al guna act ual i zaci n di sponi bl e el si st ema l o
not i f i car mandando el si gui ent e mensaj e:
* spef Act ual i zaci n en Li nea ; ' ' U
Hay une actualizacin disponible para CAJA
Desea actualizarse en este momento?
'JfMtAlwjtrtr/.rfirureMfutjys .... ....
1 . I Sj -O j
ym\vxKrMy.vmv.W.'MM>tI t:.':.':.:.':.'..'..'..
Fi gura 12.2-2 Inf or maci n sobre una act ual i zaci n di sponi bl e.
<j i Es i mport ant e menci onar que Aspel -Al est preparado para act ual i zarse a s mi smo, est o es, si exi st e una
mej ora para est a apl i caci n, se real i zar su act ual i zaci n, asegurando as una operaci n pt i ma.
Si durant e el proceso de act ual i zaci n se el i ge la opci n Cancel ar, al ej ecut ar nuevament e Aspel -Al envi ar un
mensaj e, el cual i ndi car que se t i ene una act ual i zaci n pendi ent e por concl ui r, como l o muest ra el si gui ent e
mensaj e:
. . . S e encontraron archivos que indican que una
" fj actualizacin le suspendida o interrumpida.
Desea leanudar la actualizacin?
Si No
B Conservar los archivos para leanudai la prxima vez
Fi gura 12.2-3 Reanudaci n de una act ual i zaci n i nt err umpi da.
Al sel ecci onar , se i ni ci a cont i nua y concl uye con el proceso de act ual i zaci n.
Una vez que el proceso de act ual i zaci n ha concl ui do se puede veri f i car la act ual i zaci n del si st ema
consul t ando l os dat os del "Rei nst al abl e No." y "Fecha de versi n" que aparecen en la vent ana de Aspel -Al
(f i gura 12.2-1), ya que despus de la sust i t uci n y act ual i zaci n de archi vos est os dat os se act ual i zan.
Dado que una de l as f unci onal i dades de Aspel -Al es est ar moni t oreando l a exi st enci a de act ual i zaci ones para
l os si st emas, si en el equi po donde se i nst al Aspel -COI se cuent a con una conexi n act i va a Int ernet , de
f orma aut omt i ca al acceder al si st ema, medi ant e una pant al l a emergent e se envi ar el avi so de que se
encuent ra una act ual i zaci n di sponi bl e, como l o muest ra l a si gui ent e f i gura:
Hay una nueva actualizacin
para s u sistema Aspel-
Q u des ea hacer?
@ 1 Actualizar ahora
.i; Recordar maana
"<Q Programar la tarea de actualizacin
j i No volver a mostrar este mensaje
Fi gura 12.2-4 Mensaj e emergent e i ndi cador de que exi st e una
act ual i zaci n para el si st ema.
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 110
Est e mensaj e, permi t e act ual i zar el si st ema de acuerdo a l as opci ones si gui ent es.
Opci n
! @ Actualizar ahora
Al dar cl i c en est e bot n, el si st ema abre l a vent ana de Act ual i zaci n en l nea
e i ni ci ar con la descarga y act ual i zaci n del si st ema.
]}r. Recordar maana Con est a opci n, se vol ver a most rar el avi so hast a el da si gui ent e.
Q Programar la tarea de actualizacin
Se podr programar la act ual i zaci n para que est a se ej ecut e por un t i empo
predet ermi nado a t ravs de un asi st ent e.
^ No volver a mostrar este mensaje
Si no se desea que el mensaj e se muest re, al act i var est a opci n se ocul t a de
manera def i ni t i va el mensaj e.
Baj o est a f orma de act ual i zaci n Aspel de Mxi co S. A. de C. V. mant endr a l os usuari os i nf ormados de las
l t i mas act ual i zaci ones o mej oras di sponi bl es para l os si st emas.
12.3 Servi ci o de act ual i zaci n por medi o de i nst al ador
En al gunas ocasi ones l a conf i guraci n de l a red o las pol t i cas de seguri dad de la mi sma i mpi den que se
puedan descargar l os archi vos de act ual i zaci n ya que Aspel -Al se conect a a un si t i o FTP para real i zar la
descarga, por el l o se pone a di sposi ci n de l os usuari os un cent ro de descarga, en donde se podrn encont rar
l os rei nst al abl es ms reci ent es de t odos l os si st emas. Para poder obt ener el i nst al ador de la versi n ms
act ual se debe acceder a la di recci n www.aspel .com/ descarga. sel ecci onar el si st ema y el rei nst al abl e
requeri do.
Cent ro de Descarga
Oe' scar y.i {i ra e l Si s t ema de Cunt obi f ci j d t o t e a r a ! As j s !.'
j Opci n para }
j descargar el I
I i nst al ador I
Fi gura 12.3-1 Cent r o de descarga en aspel .com.
Al f i nal i zar la descarga se debe ej ecut ar el i nst al ador, most rando una vent ana con l as opci ones de "Reparar o
El i mi nar , debi endo sel ecci onar la opci n de Reparar.
Not as del asi st ent e:
Fecha de
publ i caci n,
si st ema y
rei nst al abl e
i
- T-n -*>. >t > >%f i v.i : :
w m m m
Fecha
i 0-D-20i 0
Concept o
Inst al aci n de Asps-CGI 6.0 poi 20 das
Ti e m p o Est i mado
IQQ - 2 0 n v s . -*
Des car gar
Fecha
i O-Dc-rsoi o
Concept o
Aspei -COl 6.0 e r-Aent c
Ti e m p o Est i mado
IDO- 120 WW.4
Des car gar
Ho s t Na me i ragui l ar
Da t a Ba s e A SP EL COI
Us e r _Na m e : usuari o
p a s s w o r d 1 2 3 4 5 6
i
Dr i ve i Na me : De v a r t SQLSe r ve ;
Lo n gSt r i n gs T u
En a b t e 8 CD I Ti u e
Fet chAH Tr e
1 j
: c e p f o , : j | ... Ce r r a i . . J; Gu a r d a r j j . Op c i o n e s ^pr edet er mi nadas. i ). A u d a , j
Figura 13.3-2 Def i ni endo l as propi edades el Al i as.
gt of
d) Se guarda l a conexi n ut i l i zando el i cono y se debe probar con el i cono , obt eni endo la
si gui ent e respuest a:
Aspet-coJ 6.0
Conexinexitosa!
| : Aceptar 1
Fi gura 13.3-3 Respuest a de l a conexi n
jsS En caso de t rabaj ar con est aci ones de t rabaj o, bast ar con t ener i nst al ado Mi crosof t SQL Server en el
Servi dor.
13.4 Paso 3: Ini ci o de operaci ones en el f or mat o Mi cr osof t SQL Server
Para real i zar l a mi graci n de l a Base de dat os, se puede real i zar de 2 f ormas:
a) Por medi o de una Nueva Cont abi l i dad: Se ut i l i za cuando se van a crear l os cat l ogos por pri mera vez,
para el l o se debe i ngresar al Admi ni st rador de Peri odos y act i var el i cono "Crear nuevos peri odos"
y sel ecci onar l a opci n Nueva cont abi l i dad". Post eri orment e se sel ecci ona el nombre de la
conexi n creada en la conf i guraci n de Aspel -COI 6.0.
Not as del asi st ent e:
Gua Curso Avanzado Aspel -COI 6.0 116
Admi ni st rador d* peri odos ;
Directorio de trabe
Crear nuevos-peno<
...
Ei t j e l a o p c i n a d e c u a d a
|) EJERCGO:2f
- EJERCI CI O 2(
Cr e a r s i g u i e n t e p e r i o d o . Un b a s e a l o s s a l d o s f i n a l e s d e
u n p e r i o d o a n t e i i o r . A s s e m a n t i e n e c o n t i n u i d a d d e
s a l d o s p e r i o d o a p e r i o d o .
N u e v o c o n t a b i l i d a d . Es a d e c u a d o s i n o t i e n e s p e r i o d o s
a n t e r i o r e s c r e a d o s y q u i e t e s c r e a r u n o p o r p i i m e r a v e z ,
c o n s a l d o s e n c e r o s .
Ini ci ar nueva cont ab&t ad;
:
'?'.
t
Per i odo
Ej er ci ci o
Co nex i n SQL
Di r ect or i o d e dal o s
Dr i ver De v a i l SQLSe r v e i
Ac e p t a r j Ca n ce l a j
Fi gura 13.4-1 Creando una nueva cont abi l i dad ut i l i zando Mi crosof t SQL Server
Fi nal ment e, el si st ema sol i ci t ar la i nf ormaci n sobre la creaci n de l os cat l ogos (est ndar o en
bl anco) y crear tas t abl as necesari as para t rabaj ar.
b) Por medi o de l a expor t aci n de dat os: Con est e proceso, se podr real i zar la mi graci n de l a base de
dat os ut i l i zada act ual ment e al f ormat o de Mi crosof t SQL Server, para el l o se deber i ngresar al
si st ema y act i var la opci n Ut i l eras / Cont r ol de archi vos. Post eri orment e se deben sel ecci onar t odas
las t abl as y act i var l a el cono " Export ar t odas l as t abl as" s: . Fi nal ment e, se debe i ndi car el nombre
de la conexi n que se va a ut i l i zar para la export aci n y real i zar el proceso.
T ablos disponi bles
tes labias,}
Conexin de dato: destino:
i</\ Sobreesciibir labias existentes