Contabilidade em tempo real evita

erros de estoque
Publicado em 24 de setembro de 2012 por Othon Andrade Filho
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Tecnologia contbil, nota fiscal eletrnica e processos bem alinhados permite
contabilidade em tempo real e proporciona controle eficiente de estoques.
Uma das caractersticas da contabilidade gerencial ser OPORTUNA, estar a disposio
no melhor momento, de modo que erros e falhas nos processos possam ser identificados
rapidamente e prejuzos possam ser evitados ou minimizados.
No Brasil, o atual estgio do SPED Servio Publico de Escriturao Digital,
especialmente em relao NF-e Nota Fiscal Eltrnica, torna possvel que as empresas
e seus contadores faam coisas inconcebveis a 10 anos, a contabilidade e auditoria em
tempo real.
Vejamos: O empregado faturista do fornecedor est emitindo a nota fiscal eletrnica. Antes
de a DANFE Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica (antiga NF que acompanhava
a mercadoria) ser impressa em papel A4, o cliente recebe em seu e-mail o arquivo XML
(efetivamente o XML a exteno do arquivo que corresponde NF-e) da NF-e e uma
cpia em PDF da DANFE. Naturalmente isto ocorre antes da mercadoria sair do
fornecedor e o comprador faz a verificao das quantidades e preo combinados, e,
encaminha para o setor fiscal afim de seja verificado se os aspectos fiscais esto
devidamente observados.
Havendo algum erro, seja fiscal ou em relao ao preo ou quantidade negociada, em
minutos o comprador comunica o fornecedor, que fica noutro Estado, que pode enviar a
mercadoria j com as correes necessrias, evitando aborrecimentos, autos de infrao
fiscais, custos desnecessrios e a falta de produtos e insumos na prateleira.
Estando tudo em ordem, a portaria da empresa, que participa do setor de logstica, faz
uma programao prvia para receber os materiais.
A partir da, do recebimento do material pelo almoxarifado escriturao contbil e fiscal,
e por conseguinte, com a atualizao de estoques todo o processo pode ocorrer em no
mximo 30 minutos. O que isto significa? Estoque, contas a pagar, contas receber,
escriturao fiscal e contbil sempre atualizadas. Veja abaixo uma sugesto de fluxograma
para as empresas.

Para melhorar ainda mais o poder de deciso na empresa, alm de OPORTUNA, ou seja,
as informaes contbeis estarem a disposio no momento certo, relevante que
estejam NTEGRAS, estarem baseadas em fatos concretos. Para tanto, os estoques e o
processo produtivo precisam estar atualizados.
a que a escriturao contbil, fiscal e atualizao de estoques em tempo real d a sua
grande contribuio. Estoques desatualizados dificultam a conferncia e o controle, alm
de distorcer o resultado da empresa e os indicadores de liquidez ( comum encontrarmos
empresas com estoques superavaliados ou subavaliados, aumentando ou reduzindo os
ativos).
Neste sentido, os estoque costumam ser um problema. Frequentemente esto defasados,
pois algum consome os materiais e esquece de registrar sua baixa ou aplicao. E como
descobrir se algum consumiu o estoque se a todo momento chegam mercadorias sem o
correspondente ingresso no sistema de controle de estoques?
J com a adoo de processos semelhantes aos do fluxograma sugerido, e, ocorrendo
rapidamente a atualizao dos estoques, o controle pode torna-se uma realidade. Ainda
assim, imperioso que seja identificado os itens mais relevantes do estoque (fcil
identificao atravs da curva ABC), para que seja realizado diariamente um inventrio
rotativo.
Basta eleger um produto ou um grupo de produtos (deve ser utilizado o bom senso em
virtude do tamanho do estoque) e fazer a contagem.
Porqu diariamente? Porque, havendo divergncia, e, sendo apontada no mesmo dia,
torna-se fcil descobrir o paradeiro dos materiais, pois as pessoas envolvidas no processo
produtivo ou de consumo ainda tero na memria sua destinao, tornando possvel a
baixa dos estoques, seja por transferncia, consumo ou aplicao em algum processo
produtivo. Se voc descobrir aps 30 dias a ausncia nos estoques de um material
consumido em vrias etapas ou produtos, dificilmente conseguir rastre-lo, at mesmo
por falta de tempo.
Os estoques menos relevantes e de baixa rotatividade, podem ser contatos em um perodo
maior, por exemplo, a cada 10, 15 ou 30 dias, pois, quando so utilizados, geralmente so
lembrados.
Enfim, com a tecnologia j disponvel, processos alinhados e um bom sistema de
informao, os registros de estoque e de produo no so mais um impedimento para
que se tenha o balano da empresa entre o primeiro e o quinto dia til do ms seguinte.
Tambm j possvel saber se os nveis de estoques esto muito elevados e se o setor de
logstica est sendo mais eficiente que a concorrncia. O site balancos.com torna possvel
fazer esta comparao com mais de 17 mil balanos das mais diversas atividades.
possvel comparar com concorrentes o percentual de estoques em relao ao ativo total,
em relao s vendas, o prazo mdio do giro dos estoques, alm de ser possvel ao setor
de logstica armazenar os prprios indicadores.
Sugerimos que a empresa registre mensalmente o prazo mdio da entrega de
mercadorias, por exemplo, afim de avaliar a eficincia do setor e a possvel satisfao ou
insatisfao do cliente. Os nmeros que a sua empresa coloca no balancos.com s podem
ser vistos pelo usurio da conta. So privados. Os dados pblicos so aqueles publicados
em jornal.
Se voc ainda tem dvidas se isto realmente possvel, ou se uma utopia, pode trocar
informaes com o autor deste artigo, que j conseguiu fechar balanos no ltimo dia do
ms de outubro, por exemplo, relativo ao prprio ms de outubro, inclusive com reports,
relatrios gerenciais completos que somaram mais de 100 pginas.
Autor: Othon de Andrade Filho
Anexo: Fluxograma recebimento de mercadorias e NF-e