3.5 Nombre de casas comerciales e instituciones.

Generalmente, los nombres de casas comerciales e instituciones se clasifican y archivan

tal como se encuentran, siempre y cuando no contengan nombres completos de un
individuo. Ejemplo:

ORDEN LÓGICO
1° Unidad 2° Unidad 3° Unidad
Lunchería Casarapa Ferretería Pall
Supermercado Emporium Lunchería Casarapa
Ferretería Pall Supermercado Emporium

3.6 Nombres de casas comerciales que contiene el nombre de individuos.

En estas caso se invierte el orden de las unidades, al igual que se hace con el nombre de
un individuo.
El resto del nombre comercial se coloca al final, en el orden que aparece. Ejemplo:

ORDEN LÓGICO
1° Unidad 2° Unidad 3° Unidad
Joyería Diego Abreu Abreu Diego Joyería
Talleres Ramón Delgado Bravo Elisa Agencia
Agencia Elisa Bravo Delgado Ramón Talleres

3.7 los artículos.

Cuando los artículos “el, la los, las, the” (en ingles), y la contracción “del” están al
principio de un nombre, se colocan al final de este entre paréntesis. Cuando van en
medio de un nombre, se colocan entre paréntesis pero no se cambian de lugar. En este
caso, no se consideran como unidad de clasificación ni se toman en cuentan al archivar.
Ejemplo:

ORDEN LÓGICO
1° Unidad 2° Unidad 3° Unidad
La Casa del Sarao Casa (del) Sarao (La)
El Imperio de las Medias Imperio (de las) Medias (El)
El Palacio del Pescado Palacio (del) Pescado (El)
3.8 Abreviaturas.

Las abreviaturas se consideran como si el nombre estuviera escrito completo; sin

embargo, cuando hay iniciales o letras solas que no son abreviaturas, al clasificarlas se
consideran como si fueran unidades separadas. Ejemplo:

ORDEN LÓGICO
1° Unidad 2° Unidad 3° Unidad
Comercial D. A. Bazar Puerto Azul
Colegio San José Colegio San José
Bazar Puerto Azul Comercial D. A.

3.9 Conjunciones, preposiciones, y expresiones finales en el nombre de una firma

comercial.

Las conjunciones, preposiciones y contracciones, tales como “y, para, en, de, del”, en
español, o “and, &, for, in, of”, en ingles, no se toman en cuenta al clasificar ni al
archivar; solo se colocan entre paréntesis. Los términos que aparece al final de una
firma comercia, como por ejemplo, “Ltda.., Corp., Hnos., Corp., Inc., Sucr.”, etc., se
consideran como una unidad independiente y se escriben completos al clasificar y
archivar. Ejemplo:

ORDEN LÓGICO
1° Unidad 2° Unidad 3° Unidad
Abreu y Bravo Abreu (y) Bravo
Vargas y Cía Roberti Álvaro (&) Compañía
Álvaro Roberti & Cía Vargas (y) Compañía

3.10. Nombres geográficos compuestos.

Los nombres gograficos compuestos completos se consideran como unidades separadas

al clasificar y archivar.
Si el nombre geografico esta procedido por un prefijo o articulo, no se considera
compuesto y constituye una sola unidad. Ejmplo:

ORDEN LÓGICO
1° Unidad 2° Unidad 3° Unidad
Urbanización El Marquéz Radio Popular
Sastrería Miranda Sastrería Miranda
Radio Popular Urbanización El Marquéz
3.11.Títulos y grados.

Los títulos y grados académicos de los individuos, ya sea que procedan o sigan al
nombre, no se toman en cuenta al clasificar ni al archivar, y se colocan al final, entre
paréntesis. Aquellos nombres que indiquen precedencia en edad, tales como “padre,
hijo”, etc., se consideran como unidades de clasificación cuando los nombres sean
idénticos. Ejemplo:

ORDEN LÓGICO
1° Unidad 2° Unidad 3° Unidad
Ldo. Manuel Pérez Bravo Verónica (Dra.)
Dr. Jorge Matos Matos Jorge (Dr.)
Dra. Verónica Bravo Pérez Manuel (Ldo.)

3.12. Números.

Cualquier número que forme parte de un nombre, se considera como si estuviera escrito
en letras y, por tanto, forma unidad independiente de clasificación. Ejemplo:

ORDEN LÓGICO
1° Unidad 2° Unidad 3° Unidad
Comercial 3 Estrellas Bazar Cuatro Cosas
Carnicería 5-H Carnicería Cinco H
Bazar 4 Cosas Comercial Tres Estrellas

3.13. Bancos.

Los nombres de los bancos se archivan y clasifican primero por el nombre del banco, y
segundo por el nombre de la agencia. Ejemplo:

ORDEN LÓGICO
1° Unidad 2° Unidad 3° Unidad
Banco Banesco Agencia Guarenas Banco Banesco Guarenas
Banco Provincial Agencia Guatire Banco Provincial Guatire
Banco Provincial Agencia Petare Banco Provincial Petare
3.14. Mujeres casadas.

El nombre de la mujer casada esta formado por su nombre de pila, seguido por su
apellido paterno y el apellido del esposo unido por la preposición “de”.
Su apellido de soltera mas e apellido del esposo, forman la primera unidad e archivo. La
preposición “de” se conserva en el mismo sitio, entre paréntesis, y no se considera como
una unidad. Ejemplo:

ORDEN LÓGICO
Nombre de soltera Nombre del esposo 1° Unidad 2° Unidad 3° Unidad
Elena Bravo Isidro Bravo Bravo (de) Bravo Elena
Elisa M. Bravo José Abreu Bravo (de) Abreu Elisa M.
María J. Abreu Ramiro Martínez Abreu (de) Martínez María J.

3. Clasificación temática o por asunto.

El archivo temático o por asunto puede considerarse como una variación del archivo
alfabético. En este sistema, la clasificación descodificación de los documentos se hace
de acuerdo con el asunto tratado en el documento.

Si, el volumen de correspondencia para archivar por asunto es pequeño, las carpetas
debidamente identificadas con el asunto, se archivan alfabéticamente bajo guías que
lleven el nombre del asunto, tema o localidad.

Si, por lo contrario, la correspondencia es numerosa, se debe organizar un sistema

completo de archivo por asunto.

Existen varios sistemas para archivar por asunto:

1. los asuntos pueden archivarse en escrito orden alfabético.
2. Asunto que se relacionen entre si pueden ser agrupados.

En algunas ocasiones la correspondencia puede tratar más de un asunto; en tal caso, se

debe archivar de acuerdo con el asunto principal y establecer una referencia cruzada
para cada uno de los asuntos de menos importancia.

Al tratar de crear un sistema de archivo por asunto, es conveniente elaborar una lista de
los temas que se quieren archivar. En ese índice se incluyen también divisiones y
subdivisiones necesarias, tan importantes como los asuntos principales.

4. Microfilm

En ciertas ocasiones, piel alto volumen de información y documentos con los cuales se
trabaja en la oficina moderna, es conveniente introducir nuevas técnicas con el
propósito de disminuir el esfuerzo manual al archivar dichos documentos o al obtener
información de materiales ya guardados en el archivo.

Entre esas nuevas técnicas se destacan el procesamiento electrónico y la

microfilmación.
El microfilm es un proceso que consiste en tomar fotografías en miniatura de los
documentos, con el fin de pasarlo a un a película, tarjetas con índices en escalerilla o
microfichas.

Para leerlas se necesita un aparato especial denominado “lector”, su uso es muy sencillo
y practico, lo cual ha permitido que esta practica se haya extendido en muchas
empresas, tanto publicas como privadas, tales como bancos, biblioteca, hospitales,
CANTV, industrias, tiendas por departamentos, etc.