SIRH : cas pratique

Comment dfinir le systme d'information ?

Un S.I. permet de mettre en connexion dans un seul
endroit (la base de donnes) un ensemble d'informations
qui appartiennent plusieurs Dpartements, Directions ou
mmes sites gographiques. Ainsi, une fois qu'une
information est connue, elle n'a pas besoin d'tre saisie
plusieurs endroits (par exemple, si le dpartement
Mobilit dcide d'accorder un coefficient de rmunration
plus lev un salari, elle le saisit une fois dans la base
et le Dpartement Gestion du Personnel n'a plus qu'
valider l'information pour qu'elle soit applique en paie,
sans avoir la saisir une deuxime fois. Les donnes sont
ainsi en relation ( l'inverse d'Excel qui ne peut que
stocker des donnes, le SIRH fonctionne un peu comme
un Access super puissant qui permet de mettre en relation
les informations puisque c'est un Systme de Gestion de
Base de Donnes Relationnelles).
Le Systme d'Information permet aussi de stocker un
nombre trs grand d'informations. Par exemple, un SIRH
pourra stocker l'ensemble de la carrire d'un salari, ou
mmoriser un grand nombre de donnes de paie...
Il peut galement automatiser des tches (ex : accorder
une augmentation gnrale tel type de salari ; diter un
courrier type pour tels salaris...).
Son plus grand intrt est peut tre d'interroger les
donnes ou d'effectuer des calculs divers sur ces donnes
(ex : raliser des requtes qui permettent de trouver tous
les salaris cadres de plus de 50 ans ou raliser des
pyr ami des des ges, des si mul at i ons de masse
salariales...).
Enfin, depuis peu, il permet par l'utilisation d'Internet de
grer les flux d'informations entre plusieurs sites
gographiques. Par exemple, un salari de Brest peut
ventuellement changer lui-mme son Relev d'Identit
Bancaire sur le logiciel dont les donnes sont stockes
Paris.
Concrtement, un S.I.R.H. se compose par exemple d'un
modul e de pai e et de car r i r e, d' un modul e de
recrutement, d'un module de formation, d'un module
d'emplois et postes, d'un module sur les absences, d'un
module sur les simulations budgtaires, d'un module de
Gestion des Temps et des Activits (GTA) avec un lien ou
non...
Comment la D.R.H. vit sans S.I. ?
De manire gnrale ; l'absence de S.I.R.H. oblige
passer beaucoup de temps sur des tches administratives
(ex : imprim 2482 pour les dclarations fiscales du 1,5%
de la masse salariale que l'on doit utiliser pour la
formation ; rdaction des contrats de travail...). Sans
S.I.R.H., certaines fonctionnalits sont compliques ou
impossibles (ex : faire des paies de simulation chaque
mois avant de passer la paie relle des salaris). De plus,
on doit rpter normment d'informations stockes
plusieurs endroits (fichiers bureautiques rpts dans
diffrents services). Ceci entrane aussi une perte
d'informations dans certains cas. Enfin, elle ne nous
permet pas d'aller aussi loin dans l'analyse que ce qui est
aujourd'hui ncessaire (ex : prvoir l'volution de la
masse salariale, optimiser le plan de formation, dvelopper
des interfaces en entres et en sorties...).
De plus, cela rend plus difficile le passage d'informations
entre Directions (ex : le passage de la paie en comptabilit,
qu'elle soit analytique ou non).
Qu'est-ce qui dtermine le choix d'un S.I. ?
Le choix en lui-mme prend beaucoup de temps : il faut
d'abord faire l'tat de ce qu'on a et de ce qui fonctionne,
tudier les besoins, voir ce qui existe sur le march, tudier
les contraintes de cots ou de comptences ou encore
d'organisation, tudier les produits disponibles sur le
march...
Comment choisir un S.I. ?
Gnralement, moins de faire raliser des produits
spcifiques (souvent beaucoup trop coteux), l'entreprise
doit s'adapter un produit standard qui existe sur le
march. Une fois que le produit est choisi, il est difficile de
le faire voluer mme si certains produits permettent un
paramtrage consquent en fonction des besoins.
Il est important de se projeter dans l'avenir car le choix doit
se faire sur un horizon de 10 ans environ. Il faut tre
conscient que c'est le module de la paie qui va dterminer
pour beaucoup le choix du S.I.R.H.
Faut-il se renseigner auprs de personnes spcifiques ?
Oui, c'est primordial. Il n'est pas rare de se faire aider de
socits de conseil tout au long de la mise en place du
SIRH. En particulier, elle peut aider formaliser les besoins
et voir ce qui existe sur le march. Ensuite, on tablit un
cahier des charges qu'il faut soigner puisque c'est le
document contractuel qui servira voir si le prestataire
rpond aux demandes. Il est joint au document plus gnral
qui formalise l'ensemble de la relation contractuelle. Par
exemple, il peut prvoir des pnalits de retard si le client
ou le fournisseur ne respecte pas les dlais dans la mise en
place. Avant de choisir un SIRH, il faut exiger des
dmonstrations de la part du prestataire informatique
auxquels on soumet des tests spcifiques notre entreprise.
Certains seront limins d'office car ils ne pourront pas
traiter techniquement ce qu'on souhaite faire (ex : grer
plusieurs valeurs de points selon les statuts pour la
rmunration). Une fois le logiciel choisi, des dossiers de
spcifications sont raliss (rponse sur papier nos
besoins). De mme, on crit par exemple les procdures de
paie sur papier pour que l'diteur puisse les transcrire en
langage informatique. Ensuite, on ralise souvent deux
mois de paie en double (on fait fonctionner l'ancien et le
nouveau systme) avant de basculer compltement sur le
nouveau systme. Gnralement, les modules R.H. sont
implants aprs la paie pour rpartir la charge de travail
consquente et ventuellement, rpartir les frais. Parmi les
sources de renseignements possibles, il y a les nombreuses
socits de Conseil. Les diteurs (ceux qui fabriquent les
logiciels) se mettent eux mmes de plus en plus au Conseil,
d'autant que le march priv s'est largement essouffl
depuis le dbut de l'anne 2002.
Il existe des produits comme le CXP (confre le site
Internet, qui donne des prcisions techniques sur le
vocabulaire li au SIRH, comme le client serveur, le
Workflow, portail RH...) qui permet de comparer les
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logiciels et les prestataires, prparer un cahier des
charges...
Quels sont les critres de choix ?
Il faut prendre en compte plusieurs lments ;
Les diffrents thmes des ressources humaines que l'on
souhaite informatiser (ex : veut-on un fichier de CV pour
le recrutement ?)
La manire dont on veut grer ces thmes (ex : il y a de
nombreuses faons de raliser des simulations salariales)
Les nombreuses contraintes techniques ; ex : veut on
pouvoir grer la rtroactivit (c'est dire, faire en sorte
que le logiciel modifie automatiquement la paie si on
change une information de paie une date passe : c'est
surtout vrai pour le secteur public qui a une rmunration
et des rgles de paie particulires, notamment pour les
cotisations).
Le choix d'externaliser totalement ou en partie ou pas
du tout la paie (ex : certains prestataires proposent de
grer l'ensemble de la paie, c'est dire qu'on envoie les
informations en vrac, ils les intgrent dans le logiciel et
nous renvoient les bulletins ; d'autres clients voudront
garder dans leurs locaux les rgles de paie et les modifier
eux-mmes si la lgislation change...)
La saisie des lments variables de la paie (primes...)
se font-elles au niveau du sige ou directement en
rgions ? Idem pour l'impression des bulletins...
Le cot du produit et des services du prestataire
La taille de l'entreprise (les produits sont prvus pour
un nombre de salaris dtermin)
Les possibilits d'volution du produit.
L'adaptabilit aux autres produits (ex : le produit
INSER est spcifique la formation et s'adapte de
nombreux logiciels de paie).
Le requteur (module qui permet d'interroger les
informations) doit il tre interne ou externe
Les interfaces en entre ou en sortie (ex : traduction
des rsultats de paie en fichier informatique pour la
comptabilit).
L'ergonomie du SIRH, sa convivialit
Sa vitesse d'excution des traitements
Les facilits technique et culturelle pour passer de
l'ancien systme au nouveau (ex : reprise des donnes de
l'ancien systme)
Le nombre de clients ayant le nouveau logiciel
(possibilit de faire pression sur l'diteur, assurance de la
maintenance du produit par l'diteur...)
L' ge et l'avenir du logiciel
La culture de la socit ditrice, sa ractivit, la
comptence de ses ingnieurs...
etc....
Quelles sont les attentes de cette mise en place ?
Les attentes de cette nouvelle mise en place du systme
d'information sont nombreuses ; Un gain de temps pour
effectuer des tches moins administratives, une meilleure
fiabilit du systme informatique, un gain de temps dans
les traitements informatiques, des mises en relations
automatises d'informations, un pouvoir d'analyse des
chiffres, une meilleure prvision, une dcentralisation ou
non...
Quelles sont les limites d'un S.I. ?
D'abord, les limites culturelles (vrai pour toutes les
entreprises). Ce n'est qu'un outil la disposition des
personnes qui matrisent le mtier. La culture du
changement est fondamentale dans tout projet SIRH. Par
exemple, la possibilit de s'auto former grce Intranet est
beaucoup plus limite que ce qu'on a cru.
Il y a souvent un risque d'acheter trop de fonctionnalits
d'un produit pour finalement ne pas s'en servir car on n'a
pas le temps consacrer pour ce sujet (ex : la gestion des
comptences).
Le rapport cot et intrt de la rponse aux besoins est
souvent primordial.
Ensuite, il y a toujours des limites techniques. La gamme
des produits est large et chaque produit possde ses propres
limites techniques. De plus, il y a forcment un cart entre
ce que prsente commercialement le fabricant et ce que fait
le produit rellement. Dans tous les cas, prestataires et
clients ont des intrts communs et personne n'a intrt ce
que le projet aboutisse un procs.
Le march ne cesse d'voluer depuis 10- 15 ans.
Actuellement, on vit une nouvelle rvolution technologique
en passant du client-serveur la technologie Internet.
Le client serveur permet de faire fonctionner en temps
rel une base de donnes accessible de nombreux postes
informatiques. On parle de client-serveur car cela permet
de mettre le logiciel sur un serveur (on met les programmes
sur l'ordinateur central qui fait fonctionner l'ensemble des
postes informatiques, en quelque sorte) et on ne fait que
positionner un lien sur le client , c'est dire l'ordinateur
sur lequel travaille le salari au quotidien. Ainsi, on peut
mettre en rseau plusieurs ordinateurs sur plusieurs sites
informatiques sans encombrer les disques durs des
ordinateurs (il y a juste le lien avec les programmes qui eux
sont sur le serveur). L'inconvnient est que ce lien doit tre
paramtr sur l'ensemble des postes utilisateurs et que l'on
risque un jour ou l'autre de modifier ce lien sur l'ensemble
des postes.
Aujourd'hui, on peut utiliser la technologie WEB (Internet).
Ainsi, n'importe quel poste utilisateur peut se connecter au
serveur central sans lien spcifique sur chacun des postes.
La gestion des flux d'informations est beaucoup plus
performante (workflow). Par exemple, le salari peut
s'auto-former ou changer lui mme des donnes dans son
dossier. Une gestion scurise de la confidentialit existe
(protocole SSL).
Les diteurs sont en train de raliser cette rvolution.
Chacun fait croire qu'il est le premier offrir un produit
avec cette nouvelle technologie mais en ralit les
installations en clientle sont assez limites.
Ex : CCMX sort RH Sourcing ; SOPRA GROUP passe de
Plades Plades NG (New Generation)...De plus, les
grands diteurs ont tendance se regrouper (ex :
rapprochement d'IBM avec PeopleSoft).
Questions et travail :
Peut-on hirarchiser les critres de choix ?
Dans quel genre d'entreprise peut-on votre avis
dvelopper cette rflexion ?
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