ADMINISTRACION I

LA PLANEACIN
DEFINICIN: LA PLANEACIN IMPLICA LA SELECCIN DE MISIONES Y DE LAS ACCIONES
PARA CUMPLIRLOS, Y REQUIERE DE LA TOMA DE DECISIONES, ES DECIR, DE OPTAR ENTRE
DIFERENTES CURSOS FUTUROS DE ACCION.
TIPOS DE PLANES
misin
visin
objetivos
matas
polticas
estrategias
programas
presupuestos
procedimientos y
reglas



IMPORTANCIA DE LA PLANEACIN
Se construye en la base de las demas fases del proceso administrativo.
Permite a las Organizaciones precisar sus objetivos principales proporcionando
guas claras para la toma de decisiones.
Se constituye en un medio de control
Minimiza los costos, a travs de la utilizacin racional de los recursos.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACION
Flexibilidad: La Moda, los gustos y los precios de la competencia imponen sobre el
fabricante una flexibilidad imperativa, una tolerancia que toda planificacin debe
adaptarse.
Equilibrio: Debe existir un Balance respecto a los factores de tiempo, esfuerzo y
costos, al momento de ejercer la planificacin.
Unidad: Para un mismo propsito debe existir un solo programa de accin. Los
planes especficos se integran al plan general.
Continuidad: En un plan un paso debe seguir al otro de forma logica sin que
existan vacios y ademas a la planeacion se debe dar un seguimiento.

CLASIFICACION DE LA PLANEACION

3.1 La Misin: Es la labor, el encargado o servicio especial que una Organizacin
se propone lograr hacia largo plazo. La misin es una formula en la que se expresa,
de la manera mas clara posible, que, por que, como, a quienes, cuando y donde hay
que hacer y dar lo que hay que hacer.
Pasos para enunciar la Misin, por parte de un Equipo de Trabajo.
1. Que cada persona piense acerca del equipo, su propsito fundamental, su razn de
existir, y su funcin estratgica a largo plazo.
2. Anotar las palabras claves, frases o diagramas que comunican la esencia del
propsito fundamental. Cada persona realiza esto individualmente.
3. Anotar estas ideas en una hoja de rotafolio, tomando turnos hasta captar todas las
ideas de todos los miembros.
La Visin: es la capacidad Gerencial de ubicar a la Empresa en el futuro.
Objetivos: Es el resultado que se espera obtener y hacia el cual se encamina el esfuerzo
de conjunto.
Tipos de Objetivos:
1. Corto Plazo (hasta un ao)
2. Mediano Plazo (de 1 a 3 ao)
3. Largo Plazo ( de 3 o mas)
Metas: los diferentes propsitos que se deben cumplir para lograr el gran objetivo. Las
Metas son fines mas especficos que componen el objetivo principal de la empresa.
Polticas: es una gua o lineamientos de carcter general, que indica el marco dentro del
cual los jefes y subordinados podrn tomar decisiones, utilizando su iniciativa y buen
juicio.
Regla: Norma precisa que regula una situacin particular. Expone acciones u omisiones
especialistas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona.
Estrategia: Es la determinacin de los objetivos bsicos a largo plazo de una empresa y la
adopcin de los recursos de accin y la asignacin de recursos necesarios para su
cumplimiento
Programas: es un plan que comprende objetivos, polticas, estrategias, procedimientos,
reglas, asignacin de funciones, recursos involucrados y las acciones necesarias para
alcanzar los objetivos, fijando el tiempo requerido para la realizacin de cada una de las
etapas de operacin.
Tipos de Programas:
* Segn su mbito de accin:
-General: cuando abarca las actividades de toda la empresa
-Especifico: Cuando se refiere a una operacin o trabajo particular
* Por su Duracin:
-Corto Plazo: de 0 a 1 ao.
-Mediano Plazo: de 1 a 3 aos.
-Largo Plazo: de 3 a mas aos.
Los Presupuestos: es un plan que representa las expectativas para un periodo futuro,
expresadas estn en trminos cuantitativos que pueden ser dinero, horas-hombre,
toneladas, kilovatios hora, unidades a producir, unidades a vender, etc.
es un mtodo sistemtico y formalizado para desempear responsabilidades
directivas de planificacin, coordinacin, y control.
IMPORTANCIA:
Es un elemento de planeacin, coordinacin y control
Expresa por anticipado los resultados en datos numricos
Obliga a los Gerentes a establecer objetivos bien definidos
Permite detectar el cumplimiento de los objetivos.
PRINCIPIOS DE LOS PRESUPUESTOS
1-Flexibilidad: Se puede Ajustar a la realidad.
2- Comunicacin: se debe hacer saber al personal de la empresa Para que sepan
que se Espera lograr en el futuro
3- Expectativas Realistas: Fundamentados en datos reales de estudios Tcnico
para alcanzar Los objetivos.
4- Direccin: debe tener el Respaldo de la alta direccin para que se tome en serio
la decisin.

CLASIFICACION DE LOS PRESUPUESTOS
1- De Operacin:
a-) De Venta
b-) Produccin
c-) Inventario
d-) Gastos

1- De Financiamiento:
a-) De Efectivo
b-) Estado Financiero Proyectado
(Balance general y estado de Resultados)
c-) Inventario
d-) Gastos

EJEMPLO DE PRESUPUSETO
Productos Unidades Precio de
Venta
Total Ventas
Camisas
Pantalones
6,000
4,000
$ 125.00
$ 150.00
$ 750.000.00
$ 650.000.00
Total 10,000 ---------------- $1,350.000.00













EJEMPLO DE PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA DIRECTA
Product
o
Unida
des a
produ
cir
Hrs/mano
obr.
directa
por
unidad
Horas
totale
s
Costo
por
Hora
Costo
Total
Escritori
os
Sillas
6,000
4,000
3
2
18,000

8,000
$2.00
$2.00
$ 36,000.00
$16,000.00
Totales 10,000 5
26,000
______
_
$ 52,000.00



PROCEDIMIENTOS
Es un plan que seala una serie de labores concatenadas que deben realizarse de
acuerdo a una secuencia cronolgicas, con el propsito de alcanzar los objetivos
previamente establecidos.
EL PROCESO DE LA PLANEACIN:
Se establecen ocho pasos bsicos que deben seguirse en la planeacin
Deteccin de la oportunidad
Establecimiento de los objetivos
Consideracin de las premisas de planeacin
Identificacin de alternativas
Comparacin de alternativas de acuerdo a las metas
Eleccin de una alternativa
Elaboracin de planes de apoyo
Elaboracin del Presupuesto (koonz, 1996)
LA PLANEACION PUEDE DIVIDIR EN TRES AREAS IMPORTANTES:
1. El proceso de planeacin misma: aqu se involucra su razn de ser; adems se debe
de tener claro que se relaciona estrechamente con el resto del proceso
administrativo.
2. Establecimiento de metas y objetivos: aqu es menester tener claro el papel de los
objetivos. Adems el papel organizacional de los mismos.
3. Toma de decisiones: este aspecto es la columna vertebral del proceso de la
planeacin. Se divide en programas y no programadas y lgicamente involucran a
todo el personal (individual, asuntos, situaciones, y los estilos gerenciales)

PLANEACIN ESTRATGICA
Es el proceso que permite a dirigentes de una Empresa tomar decisiones, desde su
misin hasta sus planes mas especficos, tomando en cuenta:
Los cambios del ambiente
Las capacidades de la organizacin
Los valores de los dirigentes.
tiene como propsito establecer o actualizar la misin y los objetivos generales de
la organizacin.
ETAPAS O PROCESO FORMAL DE LA PLANEACIN ESTRATGICA
1. Identificacin de las estrategias actuales: identifica la situacin actual en cuanto a
las orientaciones (misin, programas, objetivos) de la organizacin.
2. Identificacin de Metas Estratgicas Potenciales: se hace un estudio de 3 aspectos
bien importantes
a-) Estudio del ambiente externo: (tecnologa, poltica, economa, socios, etc.)
b-) Estudio o diagnstico interno de la organizacin (estructura organizativa)
c-) Estudio o formulacin de metas estratgicas potenciales:
se trata de enfrentar al conjunto de oportunidades y amenazas dentro del
ambiente.
4.2 PLANEACIN OPERATIVA
Es un proceso anual que gua hacia el logro de los objetivos propuestos en los programas
de la empresa.
DIFERENCIAS ENTRE LOS PLANES ESTRATGICOS Y OPERATIVOS
1. Los horizontes temporales: los planes estratgicos tienden a implicar aos y a
veces dcadas
2. El alcance: los planes estratgicos afectan a una amplia gama de actividades
organizacionales.
3. Complejidad e Impacto: frecuentemente las metas estratgicas de los planes
estratgicos son generales, por el contrario los objetivos operacionales son mas
especficos.
Independencia: los planes operativos tienen que reflejar las metas y los planes
estratgicos, la misin general de la organizacin
TCNICAS DE PLANEACIN
Son Instrumentos tcnicos que ayudan a los gerentes en la formulacin, presentacin,
ejecucin y control de los planes; permitiendo el uso optimo de los recursos y lograr los
objetivos propuestos.
IMPORTANCIA:
El empleo de estas tcnicas permite lograr en consideracin variables que influyen
en el proceso de planeacin, ayudando de esta forma a conformar planes eficientes,
capaces de minimizar lo riesgos de la empresa.

TCNICAS MAS UTILIZADAS
GRFICO DE GANTT (HENRY L GANTT) O CALENDARIZACI
Mtodo grfico de planeacin y control que le permite a los Gerentes contemplar
las fases del inicio y terminacin de diversas actividades. Se trata de un grafico de barras,
donde la longitud de cada barra representa la duracin en das, semanas, meses o aos de
la actividad cuyo numero aparece a la izquierda y a la misa altura de la barra.
TCNICAS MS UTILIZADAS
5.2 DIAGRAMA DE ANLISIS DE PROCESO
Es la representacin grafica de la trayectoria seguida en la elaboracin de un
producto o actividades, y en el cual se sealan todas las acciones que se llevan a cabo,
mediante el uso de los smbolos correspondientes.

SIMBOLOGA

Operacin: representa cuando se da una modificacin o
transformacin en los materiales. Eje: cortar una pieza, escribir a maquina, etc.
Transporte: indica el desplazamiento o movimiento de
las personas o documentos que se encuentran en el proceso. Eje: pasar un
documento a otro departamento
Inspeccin: Por medio de ella se verifica la cantidad o calidad del trabajo
realizado. Eje: revisar la ortografa de una carta.
Demora: Cuando se hace una pausa breve entre dos etapas de proceso. Eje:
cuando una carta esta en la papelera pendiente de ser tramitada.
Almacenamiento o Archivo: este smbolo denota
el almacenamiento final cuando un objeto se
guarda y se le protege contra cualquier remocin no autorizada.

TCNICAS MAS UTILIZADAS
5.3 DIAGRAMA DE FLUJO (DIAGRAMACIN ADMINISTRATIVA)
Presenta el la siguiente simbologa:
Inicio o termino: indica el principio o el fin del flujo
puede ser accin o lugar.
Actividad: describe las funciones que desempean las personas
involucradas en el procedimiento.
Conector: representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo
con otra parte del mismo.

Documento: representa cualquier documento que entra se utiliza, se genera o
salga de procedimiento.
Decisin alternativa: indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar
una decisin entre dos o mas opciones.
Archivo: indica que se guarde un documento en forma temporal o permanente.
Conector de pagina: representa una conexin o enlace con otra hoja diferente en la
que continua el diagrama de flujo.
LOS PRONSTICOS
Son conjeturas sobre una situacin futura, considerando que se presentan ciertos
datos conocidos; es una opinin sobre lo que puede suceder.
Conjetura: juicio probable de una cosas por indicios y observaciones, presumir,
suponer.
Premisa: proposicin que contiene una descripcin breve, de la causa y el
resultado que se puede obtener, al poner el practica una alternativa determinada.
MTODO DE MNIMOS CUADRADOS
n Ao (y) Ventas X XY X
1
2
3
4
5
1995
1996
1997
1998
1999
$ 1,500
$ 2,000
$ 2,500
$ 3,500
$ 3,500
1
2
3
4
5
1,500
4,000
6,750
14,000
17,500
1
4
9
16
25
Total 15 43,750 55


MTODO INCREMENTAL
Ao (y) Ventas


%
1995
1996
1997
1998
1999
$ 1,500
$ 2,000
$ 2,500
$ 3,500
$ 3,500
----------
500
250
1,250
----------
-----------
33.33
12.50
55.55
-----------
101.38% 3
=33.79% = Media % = 3,500 + 33.79% (3,500)
V = 2,000 = 3,500 + 1,182 = 4,682 Unid




MTODO DE TENDENCIA
Ao (y)
Ventas
Z YZ

Z
1995
1996 (ao
Base)
1997
1998
1999
$ 1,500
$ 2,000
$ 2,500
$ 3,500
$ 3,500
-1
0
1
2
3
- 1,500
- 0
1,500
6,000
10,500
1
0
1
4
9
16,500 15


=