Manual Integrado de Calidad - MICO - V3

MANUAL INTEGRADO
DE CALIDAD y
OPERACIONES
Sistema de Gestin de Calidad NTCGP
1000:2009- Modelo Estndar de Control
Interno MECI 1000:2005

Manual de Calidad, Procesos y Procedimientos. Versin abril de 2013

2013
Oficina Asesora de Planeacin
INSTITUTO CARO Y CUERVO
24042013

MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD Y MODELO ESTNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG

CDIGO: MCO-ICC-01 Pgi na 2de 272
VERSIN: 3
abril de 2013

Contenido
Introduccin .......................................................................................................................................... 6
1. OBJ ETO, ALCANCE Y EXCLUSIONES........................................................................................ 7
1.1 Objetivo del Manual ................................................................................................................... 7
1.2 Alcance ....................................................................................................................................... 7
1.3 Exclusiones ................................................................................................................................ 7
1.4 Estructura del manual. ............................................................................................................... 7
2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO........................................................................................ 8
2.1 DESCRIPCIN DEL INSTITUTO CARO Y CUERVO ........................................................... 8
2.2 MISIN ....................................................................................................................................... 8
2.3 VISIN ........................................................................................................................................ 9
2.4 ESTRUCTURA ORGNICA ..................................................................................................... 9
2.5 OBJ ETIVOS INSTITUCIONALES ............................................................................................ 9
2.6 CDIGO DE TICA ................................................................................................................. 10
3. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ....................................................................................... 10
3.1. POLTICA DE CALIDAD ........................................................................................................ 11
3.2 OBJ ETIVOS DE CALIDAD .................................................................................................... 11
3.3 Mapa de Procesos ................................................................................................................... 11
4. PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ........................................... 12
4.1 CONTROL DE DOCUMENTO ................................................................................................ 12
4.2 CONTROL DE DOCUMENTO ................................................................................................ 13
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN ................................................................................. 13
5.1. Enfoque al Cliente .......................................................................................................... 13
5.2. Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin ................................................................... 13
5.3. Revisin por la Direccin .................................................................................................... 14
6. GESTIN DE LOS RECURSOS ....................................................................................... 14
6.1. Provisin de los Recursos .................................................................................................. 14

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6.2. Capacitacin y Ambiente de Trabajo ................................................................................. 14
6.3. Infraestructura ...................................................................................................................... 14
7. REALIZACIN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO ......................................................... 15
7.1. Planificacin de la Realizacin del Producto y/o servicio ................................................ 15
Del Producto y/o servicio: .......................................................................................................... 15
De Ley: ........................................................................................................................................ 15
Del Cliente: .................................................................................................................................. 15
7.2. Adquisicin de Bienes y Servicios ..................................................................................... 15
8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJ ORA ................................................................................... 16
8.1 Satisfaccin del Cliente .......................................................................................................... 16
8.2 Auditoras Internas .................................................................................................................. 16
8.3 Acciones Correctivas y/o Preventivas: .................................................................................. 16
8.4 Seguimiento y Medicin de los Procesos, Productos y Servicios: ..................................... 16
8.5 Control del Producto No Conforme ....................................................................................... 16
9. DESCRIPCIN DE PROCESOS ................................................................................................. 17
Procesos Estratgicos ............................................................................................................... 17
Procesos Misionales .................................................................................................................. 17
Procesos de Apoyo .................................................................................................................... 17
Procesos de Evaluacin ............................................................................................................ 17
9.1. Direccionamiento Estratgico ............................................................................................... 17
9.2. Procesos Misionales: ............................................................................................................. 19
9.3. Procesos de Apoyo:............................................................................................................... 20
9.3.1 Gestin Financiera .................................................................................................... 20
9.3.2 Gestin de Talento Humano ..................................................................................... 20
9.3.3 Recursos Fsicos ....................................................................................................... 21
9.3.4 Gestin J urdica ......................................................................................................... 22
9.3. Proceso de Control y Evaluacin: ........................................................................................ 22
CARACTERIZACIN DE PROCESOS ........................................................................................ 23

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PROCESOS ESTRATGICOS ..................................................................................................... 23
PROCESOS MISIONALES ....................................................................................................... 25
.................................................................................................................. Error! Marcador no definido.
PROCESO DE CONTROL Y EVALUACIN................................................................................... 34
PROCEDIMIENTOS .......................................................................................................................... 37
PROCESOS DE DIRECIONAMIENTO ESTRATGICO ............................................................... 38
Subproceso Planeacin Institucional ............................................................................................ 38
Subproceso Gestin de Calidad ....................................................................................................... 44
Subproceso Relaciones Interinstitucionales ................................................................................ 62
Subproceso Comunicaciones y Prensa ....................................................................................... 65
PROCESOS MISIONALES ........................................................................................................................ 86
Proceso de Investigacin .................................................................................................................. 86
Proceso Formacin Seminario Andrs Bello ................................................................................... 99
Subproceso Educacin Formal ..................................................................................................... 99
Subproceso Apoyo administrativo a la academia. .................................................................... 107
Proceso Misional - Divulgacin ....................................................................................................... 117
Subproceso Edicin e Imprenta .................................................................................................. 117
PROCESOS DE APOYO............................................................................................................. 124
Subproceso Biblioteca ................................................................................................................. 124
Subproceso Tesorera ................................................................................................................. 150
Subproceso Contabilidad............................................................................................................. 164
Subproceso Presupuesto ............................................................................................................ 173
Proceso Gestin del Talento Humano ........................................................................................... 183
Proceso de Recursos Fsicos ......................................................................................................... 216
Subproceso de Almacn .............................................................................................................. 216
Subproceso Sistemas.............................................................................. Error! Marcador no definido.
Subproceso Archivo y Correspondencia ........................................................................................... 226
SUBPROCESO SERVICIOS GENERALES .............................................................................................. 247

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Proceso de Gestin J urdica ........................................................................................................... 250
Proceso de Control y Evaluacin ................................................................................................ 262

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Introduccin
Desde las dos ltimas dcadas, el pas viene desarrollando esquemas administrativos que
respondan a las nuevas necesidades y exigencias del contexto contemporneo enfocados a la
atencin efectiva y eficiente de los clientes o beneficiarios de los bienes y servicios de las
entidades pblicas y aporten a los procesos de modernizacin administrativa; para ello, ha sido
necesario plantear escenarios en donde el funcionario pblico realiza sus actividades partiendo
del autocontrol y, para ello, la Ley 87 de 1993 establece los criterios bsicos para constituir en
cada una de la entidades pblicas del orden nacional un Sistema de Control Interno basado en
este principio.
Estos sistemas necesitan de un esquema de gestin que cumpla con el parmetro internacional
de estandarizacin de procesos enfocados en la bsqueda irrenunciable de la excelencia en
las diferentes entidades, soportado esto en tres principios fundamentales que son: 1) enfoque
basado en procesos, 2) enfoque de la entidad hacia la satisfaccin de las necesidades de los
clientes o beneficiarios y 3) un sistema basado en el mejoramiento continuo. Es as, como la
legislacin colombiana plasma esto en la Ley 872 de 2003 y crea los estndares en la Norma
Tcnica de Calidad para las entidades pblicas NTCGP 1000:2009.
Siendo este el marco de desarrollo y modernizacin establecido para las entidades pblicas
colombianas, el Instituto Caro y Cuervo no es ajeno a ello y, se suscribe en esta carrera por la
modernizacin administrativa desde el ao 2007, constituyendo el Sistema de Gestin de
Calidad del Instituto Caro y Cuervo y el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005.
Producto de este ejercicio, se elabora el presente manual de calidad y operaciones en su
tercera versin donde se realizan ajustes a la caracterizacin de los procesos y procedimientos
del Instituto Caro y Cuervo, con la participacin de la mayora de los funcionarios, usuarios o
clientes, proveedores y contratistas del Instituto.
Este manual es una herramienta de gestin y de control que permite a la entidad direccionar las
acciones hacia un sistema funcional operado a travs de procesos, determinando roles y
responsabilidades de los funcionarios. Con esta herramienta, se podrn determinar las
desviaciones de los procesos y as, realizar las acciones preventivas o correctivas que
correspondan.
As mismo, corresponde a este manual materializar los requisitos dispuestos por el Modelo
Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 de acuerdo con el Decreto 1599 de 2005, en el
Subsistema de Control de Gestin para el componente de Actividades de Control.

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1. OBJETO, ALCANCE Y EXCLUSIONES
1.1 Objetivo del Manual
Establecer el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas
para cumplir con las actividades de los procesos. De esta manera, poder controlar las acciones
que requiere la operacin del Instituto.
Describir la estructura del Sistema de Gestin de Calidad del Instituto a travs de la
documentacin y divulgacin de la poltica y los objetivos de calidad, el mapa de procesos y
los procedimientos especficos del sistema, implementados bajo los lineamientos de la norma
NTCGP 1000:2009
1.2 Alcance
Las disposiciones de este manual se aplican a todas las reas del Instituto Caro y Cuervo.
El alcance da cubrimiento a todos los procesos estratgicos, misionales, de apoyo y de
evaluacin de la entidad.
1.3 Exclusiones
Dentro de la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad para Instituto Caro y Cuervo se
excluye el siguiente numeral de la norma NTCGP100:2009.
Numeral 7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y de medicin, contenido
en la NTCGP 1000:2009 y en la ISO 9001:2008, por cuanto no se requiere utilizar
dispositivos de seguimiento y medicin para calibrar, ajustar o proteger los equipos
utilizados (hardware, servidores y dems bienes fsicos de la entidad) ya que los
mismos no se utilizan con criterios metrolgicos u otros que deban arrojar mediciones
exactas.
No obstante, el Instituto Caro y Cuervo garantiza el uso de la plataforma informtica requerida
para efectuar el seguimiento y medicin de las polticas emitidas en cumplimiento de su misin,
mediante el mantenimiento de la infraestructura, polticas de seguridad y recurso humano
idneo.
1.4 Estructura del manual.
Este manual se estructura as; la primera parte corresponde a las disposiciones generales en
torno al Sistema de Gestin de Calidad; en segundo lugar, corresponde al esquema del mapa
de procesos y la caracterizacin de los procesos del Instituto identificado sus interrelaciones,
entradas, clientes y resultados. Por ltimo, se plasma la informacin correspondiente a cada
procedimiento.

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2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
2.1 DESCRIPCIN DEL INSTITUTO CARO Y CUERVO
El Instituto Caro y Cuervo se cre mediante la Ley 5 de 25 de agosto de 1942 y decretos
reglamentarios vigentes, como dependencia de la seccin de Extensin Cultural y Bellas Artes
del Ministerio de Educacin Nacional e inici sus actividades, en mayo de 1944, con un ncleo
primigenio de destacados profesores e investigadores, bajo la direccin del Padre Flix
Restrepo S.J ., miembro de la Academia Colombiana y de la Real Espaola, con la finalidad de
continuar el Diccionario de Construccin y Rgimen de la Lengua Castellana y preparar la
reedicin crtica de las Disquisiciones Filolgicas de Cuervo, y cultivar y difundir los estudios
filolgicos. En el ao 1947, por medio del Decreto 726 del 28 de febrero, se reorganiz el
Instituto, para obrar con autonoma operativa supeditado al Ministerio de Educacin Nacional.
El 24 de agosto de 1949 se constituyeron las secciones de Lexicografa, encargada de la
continuacin del Diccionario de Cuervo, y de Dialectologa, para investigar el estado actual del
castellano en Colombia. En 1952 fue creada una nueva seccin, Historia Cultural, con la
finalidad de investigar cientficamente la historia cultural de Colombia e Hispanoamrica. El 13
de Diciembre de 1950 fue creada la seccin de Bibliografa.
El gobierno del General Rojas Pinilla promulg un nuevo Decreto orgnico del Instituto Caro y
Cuervo que le dio slidas bases de autonoma administrativa y capacidad patrimonial. El
Instituto Caro y Cuervo, anexo al Ministerio de Educacin Nacional, funcionar en adelante
como organismo descentralizado con personera jurdica y patrimonio propio, de acuerdo con
las normas de la constitucin y las disposiciones del presente Decreto. Se precisaron las
finalidades del Instituto as: la continuacin del Diccionario de Cuervo; la preparacin de un
Atlas Lingstico-Etnogrfico de Colombia; la elaboracin de un Diccionario de Americanismos;
la formacin de una bibliografa de la cultura nacional e hispanoamericana; la publicacin de las
obras y epistolarios de Caro y Cuervo; la formacin de especialistas en materias mencionadas.
La Constitucin de 1991 reconoci por primera vez que Colombia es un pas multicultural y,
desde el ao 2002, el nuevo Ministerio de Cultura integr a los ciudadanos en la construccin
de un proyecto plural y democrtico de cultura.
Adscrito desde 2003 al Ministerio de Cultura, la misin del Instituto se suma a este proyecto
con el objeto de proponer, impulsar, ejecutar y evaluar polticas para salvaguardar, enriquecer y
divulgar el patrimonio lingstico de Colombia.
2.2 MISIN
El Instituto Caro y Cuervo propone y ejecuta polticas para salvaguardar y enriquecer el
patrimonio idiomtico de la Nacin, para la cual desarrolla y promueve la investigacin, la

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docencia, el asesoramiento y la divulgacin de y en las diversas formas de comunicacin en
los campos del lenguaje, de la literatura y de la cultura hispanoamericana.
2.3 VISIN
En el ao 2019, el Instituto Caro y Cuervo habr fortalecido y consolidado su reconocimiento
como un centro de altos estudios, innovador en la investigacin, la formacin y la apropiacin
social del conocimiento en sus reas misionales, y habr hecho aportes significativos al
reconocimiento de la legitimidad de las diversas formas de comunicacin para la convivencia
en la diversidad.
2.4 ESTRUCTURA ORGNICA

Consejo
Directivo
Subdireccin Acadmica
Unidad Docente
SAB
Biblioteca
Divulgacin
Editorial
Comisin de Personal
Direccin
General
Gestin
Contractual
Subdireccin Administrativa
y Financiera
Oficina Asesora de
Control Interno
Oficina Asesora de
Relaciones
Interinstitucionales y
Prensa
Oficina Asesora Jurdica
Oficina Asesora de
Planeacin
Comit de Coordinacin
Sistema de Control Interno
Talento
Humano
Gestin
Documental
Gestin
Financiera
Recursos
Fsicos
Sistemas
Consejo
Acadmico
Control Interno
Disciplinario

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2.5 OBJETIVOS INSTITUCIONALES
1. Promueve y desarrolla la investigacin, la docencia, el asesoramiento y la divulgacin de las
lenguas del territorio nacional y la literatura, con miras a fortalecer su uso y reconocimiento con
base en su prestigio social y valoracin esttica. Con este fin, el Instituto Caro y Cuervo
asesora al estado colombiano y contribuye en la elaboracin de polticas para el fortalecimiento
conservacin del patrimonio inmaterial de la Nacin.
2. Preserva, compila, publica y distribuye documentos escritos y audiovisuales, as como
elementos del patrimonio material, para contribuir con la conservacin de la historia de la
cultura colombiana. (Artculo 4, Acuerdo 002, 2010)
2.6 CDIGO DE TICA
Los valores son cualidades, conductas o normas deseables de los seres humanos que
soportan una cultura armnica y que propician el desarrollo organizacional.
Nuestro cdigo de tica expresa y refleja las convicciones compartidas de todos los miembros
del equipo humano del Instituto Caro y Cuervo, siendo el medio a travs del cual se construyen
y se viven la cotidianidad y la identidad institucionales. Por lo tanto, nos orientamos por los
siguientes valores:
Honestidad
Responsabilidad
Lealtad
Tolerancia
Cooperacin
Igualdad-Equidad
Adaptabilidad-Flexibilidad
Respeto
Liderazgo
Proactividad
3. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
Los procesos necesarios para el Sistema de Gestin de la Calidad y su aplicacin se han
definido en el documento Mapa de Procesos y son los identificados como: Direccionamiento
Estratgico, Misionales, de Apoyo y Control y Evaluacin.
La secuencia e interaccin de estos procesos se muestra en el documento identificado como
Caracterizacin de Procesos, de los que se dispone de uno (1) por cada uno de los procesos.

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Para asegurar que tanto la operacin como el control de estos procesos son eficaces, se han
definido los indicadores contenidos en la matriz de indicadores. Estos tambin son los
mecanismos con los cuales se mide el alcance de los resultados planificados, se efecta la
medicin y anlisis de cada uno de los procesos y se garantiza su mejora continua.
3.1. POLTICA DE CALIDAD
El equipo humano calificado y comprometido del Instituto Caro y Cuervo establece procesos
tendientes a optimizar la formacin, la investigacin y la divulgacin del conocimiento sobre el
patrimonio idiomtico de la nacin que se ofrece a la comunidad acadmica y a grupos de
inters en trminos de cobertura y calidad de manera oportuna y efectiva.
3.2 OBJETIVOS DE CALIDAD
Establecer procesos que permitan el logro eficiente y eficaz de los objetivos
institucionales.
Crear y mantener un sistema de comunicacin capaz de satisfacer de manera efectiva y
oportuna las necesidades de los clientes internos y externos.
Desarrollar mecanismos e instrumentos que permitan evaluar y documentar los
resultados de los procesos y la calidad de los servicios que presta el Instituto Caro y
Cuervo.
Gestionar los recursos financieros del Instituto Caro y Cuervo, teniendo como criterios
su asignacin oportuna y la racionalizacin en el gasto.
Implementar polticas de gestin del talento humano del Instituto Caro y Cuervo
orientadas a su desarrollo integral.
Formular proyectos para proteger el patrimonio histrico de la Nacin a cargo de la
entidad y para vincularlo al desarrollo de los servicios misionales.

3.3 MAPA DE PROCESOS

A continuacin se esquematiza el Mapa de Procesos identificado para el Instituto Caro y
Cuervo y el cual se toma como base para la documentacin de los procedimientos:

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4. PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
De acuerdo con NTC-GP 1000:2009, la entidad debe establecer y mantener procedimientos
documentados para:
4.1 CONTROL DE DOCUMENTO
En cuanto al debido control de documentos y registros, la entidad le da cumplimiento en su
Sistema de Gestin de la Calidad a la Ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos) y a los
requerimientos normativos que expide el Archivo General de la Nacin.
El proceso de Gestin Documental en la entidad est bajo responsabilidad de la Subdireccin
Administrativa y Financiera, en coordinacin con la dependencia de Archivo y Correspondencia,
quienes establecen y ejecutan las actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planificacin, manejo, control y organizacin de la documentacin producida y recibida por el
Instituto Caro y Cuervo con el fin de facilitar su utilizacin y conservacin, teniendo en cuenta
las disposiciones legales vigentes en la materia.
Todos los documentos del Sistema de Gestin de Calidad son administrados por el rea de
Planeacin, quien mantendr la copia controlada de todos los documentos actualizados del
Sistema en la Carpeta de Calidad que se encuentra en la intranet. Esta informacin es
actualizada por el profesional del rea cada vez que se producen cambios.
RESULTADOS
EGRESADOS
NUEVOS
CONOCIMIENTOS
DIFUSIN DE
PRODUCCIN
ACADMICA
PROGRAMAS
CURRICULARES
ORGANISMOS
INTERNACIONALES DE
COOPERACIN
PATRIMONIO
IDIOMTICO
PROCESOS DE CONTROL Y EVALUACIN
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
PLANEACINESTRATGICA
FORMACIN
INVESTIGACIN
DIVULGACIN
PROCESOS
MISIONALES
PROVEEDORES
ENTIDADES
ESTUDIANTES
EGRESADOS
GRUPOSDEINTERS
PROFESIONALES
COMUNIDAD
ECONMICA
ORGANISMOS
INTERNACIONALES
DECOOPERACIN
CLIENTES
PROCESOS DE APOYO
TALENTO
HUMANO
ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO
RECURSOS
FSICOS
GESTIN JURDICA Y
CONTRACTUAL

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Por ltimo, se ha establecido para el debido control de los documentos emitidos que stos
llevarn la fecha en la cual es emitido el documento, la versin vigente y la identificacin de
Copia Controlada, al mismo tiempo, la frase en el pie de pgina de cada documento y/o
registro que dice: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia,
por lo tanto es Copia No Controlada. La versin vigente reposar en la carpeta de
Calidad , con el fin de mantener los registros originales y copias controladas bajo su custodia
y garantizar as el debido manejo de los mismos.
4.2 CONTROL DE DOCUMENTO
Todos los registros originales relacionados con el Sistema de Gestin de Calidad permanecen
en las carpetas de calidad en el rea de Planeacin. Aquellos relacionados con la gestin de
cada rea y/o Proceso reposarn en los archivos de cada rea, respectivamente, conforme a
la normatividad vigente.
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
5.1. Enfoque al Cliente
Los objetivos de calidad establecidos por el Instituto Caro y Cuervo estn enfocados a
satisfacer no slo las necesidades de los clientes externos (instituciones pblicas, servidores
pblicos y ciudadanos) sino de los clientes internos y de las partes interesadas (sociedad,
proveedores, organismos de vigilancia y control, medios de comunicacin).
Los temas relacionados a la identificacin de necesidades, soluciones de inquietudes definicin
de recursos e idoneidad del personal son contemplados dentro de la descripcin de los
proyectos de la entidad.
5.2. Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin
La responsabilidad por el Sistema de Gestin de Calidad en el Instituto Caro y Cuervo es
compartida por la Direccin General, los Subdirectores, y los lderes de los procesos
representada en el Comit Directivo. Para facilitar su ejecucin se ha designado al Asesor de
Planeacin, como Representante de la Alta Direccin, quien ejerce la coordinacin del
Sistema.
La Direccin asegura a travs de los Comits Directivos la comprensin y el compromiso de los
Servidores por medio de la asistencia de los Subdirectores y lderes de los procesos al interior
de cada dependencia, quienes a su vez se comprometen a la comunicacin adecuada del
Sistema de Gestin de Calidad a sus respectivos grupos de trabajo.

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Al mismo tiempo, la Direccin ha establecido canales de comunicacin efectivos por medio de
la pgina web, intranet, boletines, correos electrnicos, carteleras, talleres y/o capacitaciones,
entre otros.
El rea de Planeacin es la responsable de la implementacin apropiada y oportuna del
Sistema de Gestin de la Calidad y tiene adems la autoridad para asegurar su efectiva
continuidad.
5.3. Revisin por la Direccin
La Direccin del Instituto Caro y Cuervo realiza una revisin peridica del avance del Sistema
de Gestin de Calidad, analizando los resultados que arroja el Proceso de Medicin y Anlisis,
y realizando reuniones peridicas con los Lderes de Procesos durante los Comits Directivos.
6. GESTIN DE LOS RECURSOS
6.1. Provisin de los Recursos
La Direccin es la responsable de la adquisicin y ejecucin de los recursos para la
implementacin y mantenimiento del Sistema de Gestin de Calidad.
El Representante de la Alta Direccin es responsable de asegurar que dichos recursos sean
incluidos dentro de los presupuestos de la entidad.
6.2. Capacitacin y Ambiente de Trabajo
La entidad garantiza a travs de los procedimientos de ingreso, calificacin de servicios y
permanencia, contar con personal calificado para ejercer las funciones asignadas. Los
requerimientos de induccin y capacitacin sern obtenidos de las evaluaciones anuales de
desempeo, del informe del plan institucional de capacitacin.
La planeacin depender de las ofertas externas de capacitacin, el ingreso de nuevos
profesionales y las necesidades detectadas durante la gestin. La Dependencia de Talento
Humano es responsable de coordinar las alternativas de capacitacin al personal en general
para el mejoramiento continuo de la calidad y desempeo de los Servidores.
6.3. Infraestructura
La entidad ofrece a sus Servidores la infraestructura adecuada para su labor a travs del
proceso de gestin administrativa coordinado por la Subdireccin Administrativa y Financiera
de acuerdo con la reglamentacin y normatividad vigente.

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7. REALIZACIN DEL PRODUCTO Y/ O SERVICIO
7.1. Planificacin de la Realizacin del Producto y/ o servicio
Los documentos que conforman el Sistema de Gestin de Calidad definen las actividades a
realizar con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos de la entidad, del Cliente, del
producto y de Ley.
La entidad documenta los requisitos, recursos, desarrollo y verificacin, por medio de los
proyectos que se realizan, cumpliendo con los lineamientos establecidos por la Direccin.
Los requisitos definidos por el Instituto Caro y Cuervo, que son transversales a todos los
productos y/o servicios y que aplican a los proyectos realizados por la entidad son:
Del Producto y/ o servicio:
Coherencia: Relacin y sincronizacin entre las polticas generales (PND), los principios
y valores de la Administracin Pblica y el Sistema de Gestin de Calidad del ICC.
Recursos: Disponer del Talento Humano e insumos necesarios que se requieren para la
realizacin del producto y/o servicio.
Calidad del Producto: El producto y/o servicio satisface la necesidad identificada por el
Cliente.
Oportunidad: Ejecucin del producto y/o servicio de conformidad con los tiempos
preestablecidos.
De Ley:
Cumplimiento: Que se ajuste con los lineamientos establecidos en las disposiciones
vigentes.
Del Cliente:
Confiable: Seguridad y credibilidad que generan nuestros productos y/o servicios.
Fcil comprensin: Que le permita al usuario hacer uso del producto y/o servicio de
manera sencilla y clara
7.2. Adquisicin de Bienes y Servicios
El Instituto Caro y Cuervo cuenta con los procedimientos de contratacin ajustados a la
normatividad vigente que garantizan el suministro de bienes y servicios conforme a lo
establecido
Asimismo, se relaciona en el Manual de Contratacin de la entidad todos los requerimientos,
procesos, procedimientos y dems informacin necesaria para realizar esta actividad dentro de
la entidad. (Ver anexo. Manual de Contratacin ICC-GJ -M-V3).

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8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
Es responsabilidad de Planeacin consolidar la informacin realizada por las reas sobre el
seguimiento, anlisis y evaluacin de los procesos, productos y/o servicios de competencia del
Instituto Caro y Cuervo.
Tendiente a garantizar el mejoramiento contino de la gestin institucional, se determina la
medicin de:
8.1 Satisfaccin del Cliente
Por medio de las encuestas de satisfaccin realizadas al cliente interno, al cliente externo, en el
desarrollo de diferentes eventos como: capacitaciones, talleres, entre otros.
8.2 Auditoras Internas
Se establece que la entidad realizar auditoras internas mnimo una (1) vez al ao, siguiendo
los procedimientos indicados y la programacin de auditoras establecida al comienzo de ao.
8.3 Acciones Correctivas y/ o Preventivas:
Las acciones correctivas se evidenciarn en el formato ICC-GC-F04 Formato acciones
correctivas y preventivas indicando la causa, el responsable de la accin y el plan de accin
respectivo.
8.4 Seguimiento y Medicin de los Procesos, Productos y Servicios:
Los mtodos para medir la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema estn establecidos en la
Ficha de Indicadores por Proceso, indicadores de objetivos de calidad, matriz de indicadores
por proceso, revisiones peridicas al interior de los procesos, seguimientos de compromisos,
evaluaciones externas y el informe consolidado de la informacin, generado por el rea de
Planeacin para la Direccin.
8.5 Control del Producto No Conforme
El Control del Producto No Conforme define que la entidad ejerce la verificacin del producto
y/o servicio prestado a travs del adecuado desarrollo de los procedimientos y controles
establecidos, de la revisin por la Direccin, y la generacin de Acciones Correctivas y/o
Preventivas, si se requiere.

El control del Producto No Conforme busca que el producto y/o servicio que le llega al Cliente
sea conforme a sus requerimientos, por tanto, los documentos emitidos por la entidad se
revisan, se ajustan y se aprueban por el responsable del proceso.

Adicionalmente, la entidad ha establecido que cuando se presenta ms de tres (3) registros de
Producto No Conforme en una misma actividad, se generar una Accin Correctiva, la cual se
documentar en el formato establecido para tal fin.

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9. DESCRIPCIN DE PROCESOS
Procesos Estratgicos
Incluyen los procesos relativos al establecimiento de polticas y estrategias, fijacin de
objetivos, comunicacin, disposicin de recursos necesarios y revisiones por la direccin.
Procesos Misionales
Incluyen todos aquellos procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el
cumplimiento del objeto social o de la razn de ser de la entidad.
Procesos de Apoyo
Todos aquellos procesos que proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los
procesos estratgicos, misionales y de evalaucin.
Procesos de Evaluacin
Son los procesos necesarios para medir y recopilar datos para el anlisis del desempeo y la
mejora de la eficacia y la eficiencia, y son una parte integral de lso proceoss estartgicos de
apoyo y misionales.
La caracterizacin de cada uno de los procesos se incluye en el presente Manual. A
continuacin se realiza una breve descripcin de cada uno de los procesos.
9.1. Direccionamiento Estratgico
Tiene como objetivo establecer y coordinar los lineamientos, polticas de operacin, plan
estratgico y plan de comunicaciones para el cumplimiento de la misin institucional.

Esta planificacin se enfoca en la definicin de los procesos necesarios para cumplir eficaz y
eficientemente la misin y la visin de la entidad, los objetivos institucionales, la poltica de
calidad, los requisitos de la organizacin y la debida comunicacin de todos estos elementos al
interior de la entidad; coherentemente con la estrategia de la organizacin teniendo en cuenta
el Cdigo de tica y los lineamientos generados por el Gobierno Nacional.

El responsable del Proceso de Direccionamiento Estratgico es el (la) Director (a) de la
entidad, debido a las funciones que le han sido asignadas en esta materia, quien coordina la
labor frente al Sistema de Gestin de Calidad con el equipo conformado por el rea de
Planeacin.

La descripcin del Proceso de Direccionamiento Estratgico ES-PL-01 se encuentra
relacionado en el formato de caracterizacin de Proceso de Direccionamiento Estratgico (ver
proceso) y cuenta con:

SUBPROCESO DE PLANEACIN INSTITUCIONAL: mediante el cual se establecen las
actividades para la formulacin y seguimiento del Plan de Accin anual dando cumplimiento

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al los objetivos y metas formulados en el Plan Estratgico Institucional, tambin alude a la
implementacin del modelo de mejora continua.

1. PL-PI-01: Formulacin del Plan de Accin y/o Plan Operativo Anual de Inversiones.
2. PL-PI-02: Formulacin Plan Estratgico Institucional
3. PL-PI-03: Obra planta fsica y mantenimiento preventivo

SUBPROCESO GESTIN DE CALIDAD Y AMBIENTAL: a travs del cual monitorea y
controla la ejecucin de la implementacin del sistema de gestin de calidad en el Instituto
Caro y Cuervo.

4. GC-CD-04: Control de Documentos
5. GC-CR-05: Control de registros
6. GC-NC-06: Producto no conforme
7. GC-APC-07: Acciones Preventivas y Correctivas a los Sistemas
8. GC-AR-08. Administracin del riesgo

SUBPROCESO DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES: a travs del cual gestiona,
administra y monitorea los convenios interinstitucionales.

9. PL-RI-09: Gestin de Convenio Interinstitucionales

SUBPROCESO DE COMUNICACIONES Y PRENSA: mediante el cual se difunden las
polticas, estrategias, acciones de comunicacin interna y externa, que permiten obtener la
retroalimentacin de los Clientes Internos y Externos para garantizar el cumplimiento del
Direccionamiento Estratgico de la entidad y materializado a travs de un Plan de
Comunicaciones.

10. PL-CM-10: Comunicacin interna y externa
11. PL-CM-11: Administracin pgina web
12. PL-CM-12: Administracin de redes sociales institucionales

SUBPROCESO SISTEMAS

1. PL-ST-13: Adquisicin de hardware y Software
2. PL-ST-14: Soporte Tcnico a usuarios finales
3. PL-ST-15: Aseguramiento de las estaciones de trabajo y copias de respaldo
4. PL-ST-16: Soporte tcnico a la infraestructura
5. PL-ST-17: Administrador de servidores

Asimismo, se relaciona en el Plan estratgico de del rea de sistemas en donde se
describe la estructura organizacional de la dependencia, los procesos, procedimientos,
estrategias, planes de contingencia, y orientacin a las dems dependencias, en todo lo
relacionado con las nuevas necesidades de herramientas tecnolgicas. (Ver anexo.
Plan estratgico dependencia de sistemas ICC-PES-01).

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9.2. Procesos Misionales:
Los procesos misionales hacen realidad la misin organizacional. A travs de ellos es posible
satisfacer las necesidades de los clientes (Internos y Externos).
La descripcin de los procesos misionales MS-INV-04, MS-FR-05, MS-DV-06 se encuentra
relacionado en el formato de caracterizacin de Proceso de Direccionamiento Estratgico (ver
proceso) y cuenta con:

Proceso de Investigacin: mediante el cual se proponen, evalan, viabilizan y
monitorean los proyectos de investigacin incluidos dentro de las lneas
institucionales de investigacin establecidas.
Proceso de Formacin: mediante el cual se desarrollan cursos de formacin para el
trabajo, y formacin de postgrado en la modalidad Maestra.
Proceso de Divulgacin: a travs del cual se da a conocer los proyectos misionales
por medio de ediciones. Por otra parte, se mantienen actualizadas las colecciones de
la Biblioteca con el fin de mantener actualizadas las colecciones de las dos
Bibliotecas para responder a las necesidades de informacin, apoyar y soportar los
procesos de formacin e investigacin del Instituto.

De los procesos anteriormente citados se definen los siguientes subprocesos y procedimientos:

PROCESO DE INVESTIGACIN

1. IN-GI-18: Gestin de Investigaciones

PROCESO DE FORMACION
2. FM-FR-19: Programas de posgrado
3. FM-FR-20: Formacin informal diplomados y cursos.
4. FM-FR-21: Trmites y servicios.
5. FM-FR-22: Contratacin y evaluacin docente.
6. FM FR-23. Reporte de informacin a entidades de control
7. FM-FR-24: Atencin al usuario

SUBPROCESO EDICIN E IMPRENTA
6. DV-GE-025: Edicin.
7. DV-GE-026: Reimpresin

SUBPROCESO BIBLIOTECA
1. AF-BB-027: Adquisicin de material bibliogrfico
2. AF-BB-028: Prstamo de material bibliogrfico
3. AF-BB-029: Inventario de material bibliogrfico
4. AF-BB-030: Procesamiento tcnico de material bibliogrfico

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9.3. Procesos de Apoyo:

Dentro del Instituto Caro y Cuervo los Procesos de Apoyo ayudan en el cumplimiento de los
Objetivos Misionales y de Direccionamiento Estratgico, a travs de unos procedimientos
establecidos y de conformidad al cumplimiento de las funciones que le han sido asignadas al
rea responsable de estos procesos. La entidad ha establecido tres (3) Procesos de Apoyo,
los cuales se describen a continuacin:

9.3.2 Gestin Financiera
Tiene como objetivo proyectar, administrar y proporcionar durante cada vigencia fiscal los
recursos econmicos, para el cumplimiento de la misin institucional; mantener y mejorar el
Sistema de Gestin de Calidad de la entidad; mantener y conservar la infraestructura
necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, de acuerdo con la
normatividad vigente en la materia; y garantizar el registro de las operaciones presupuestales y
contables realizadas por el Instituto, brindando informacin confiable y oportuna. Ver
caracterizacin en AP-AF-10

Los subprocesos y procedimientos relacionados son:

SUBPROCESO TESORERIA

1. AF-TS-31: Operaciones de recaudo y colocacin de recursos.

SUBPROCESO CONTABILIDAD

2. AF-CB-32: Ejercicio Contable

SUBPROCESO PRESUPUESTO

3. AF-PR-33: Ejecucin presupuestal

9.3.3 Gestin de Talento Humano
El Proceso de Talento Humano determina, la administracin, vinculacin, capacitacin,
induccin, reinduccin, permanencia y retiro del personal desempea sus actividades en la
entidad
El Lder del proceso de Gestin del talento Humano es el (la) Coordinador (a) de Personal, los
procedimientos relacionados son:
1. TH-VR-34: Seleccin, vinculacin y nombramiento.
2. TH-CB-35: Capacitacin y bienestar.
3. TH-LN-36: Liquidacin de nmina
4. TH-DS-37: Desvinculacin

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5. TH-ED-38: Evaluacin del desempeo.
6. TH-SA-39: Situaciones administrativas
7. TH-VC-40: Vacaciones
8. TH-PR-41: Permiso remunerado
9. TH-AT-42: Reporte accidente de trabajo
9.3.4 Recursos Fsicos
El Proceso de Recursos Fsicos determina, y administra durante cada vigencia fiscal los bienes
y servicios para el cumplimiento de la misin institucional, mantiene y conserva la
infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, de acuerdo
con la normatividad vigente en la materia, asimismo establece y ejecuta las actividades
administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la
documentacin recibida y producida por el Instituto Caro y Cuervo, con el fin de facilitar su
utilizacin y conservacin, teniendo en cuenta las disposiciones legales establecidas.
El Lder del proceso de Recursos Fsicos ejecuta la labor a travs de: el (la) Profesional de
Almacn, el (la) Profesional de Sistemas y el (la) Profesional de Archivo. Los subprocesos y
procedimientos relacionados son:
SUBPROCESO ALMACN
1. RF-AL-43: Ingresos de Almacn
2. RF-AL-44: Egresos de Almacn
3. RF-AL-45: Ingresos de Publicaciones
4. RF-AL-46: Toma fsica de Inventarios
5. RF-AL-47: Comprobante de traslado.

SUBPROCESO GESTIN DOCUMENTAL

1. RF-AC-48: Elaboracin y actualizacin de TRD
2. RF-AC-49: Organizacin de archivos de gestin
3. RF-AC-50: Transferencias primarias
4. RF-AC-51: Recepcin de documentos
5. RF-AC-52: Tramite de documentos
6. RF-AC-53: Distribucin de documentos

SUBPROCESO SERVICIOS GENERALES

1. RF-SG-54: Supervisin de servicios generales

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9.3.5 Gestin Jurdica y Contractual
Se establece como objetivo del proceso de Gestin jurdica el de defender los derechos e
intereses de la entidad en los procesos litigiosos, desarrollar la contratacin de la entidad
ajustada a la normatividad vigente.
El lder del proceso de gestin jurdica es el Profesional especializado del rea. Este proceso
cuenta con los siguientes procedimientos:
1. GJ -RJ -55: Representacin J udicial y extrajudicial
2. GJ -AJ -56: Emisin de conceptos
3. GJ -AA-57: Proyeccin y firma de actos administrativos
4. GJ -VG-58: Agotamiento va gubernativa

9.4. Proceso de Control y Evaluacin:

Realizar seguimiento, anlisis y evaluacin de los procesos, productos y/o servicios de la
entidad, tendientes a garantizar el mejoramiento contino de la gestin institucional es el
objetivo del Proceso de Control y Evaluacin. El Lder responsable del Proceso es Profesional
Especializado de control Interno.

Los procedimientos anexos al Proceso de Control y Evaluacin son:

1. CI-CE-59: Auditora interna
2. CI-CE-60: Atencin requerimientos de organismos externos y presentacin de informes
peridicos establecidos por ley en materia de control interno.

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CARACTERIZACIN DE PROCESOS
PROCESOS ESTRATGICOS

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abril de 2013

ES-PL-01
VERSION 3
Noviembre de 2012
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
PROVEEDORES ENTRADAS PHVA SALIDAS USUARIOS
Direccin
Area de Planeacin
Subdirecciones
Todos los procesos
Control Interno
Comunidad Acadmica e
Investigativa
Organismos externos y
Usuarios
Plan Nacional de Desarrollo
Plan Estrategico Institucional
Informes de Gestin
Planes de mejora de los
procesos
PV
Plan Estrategico
Institucional
Planes de Accion
Usuarios externos e internos
de los servicios ICC
Dependencias o areas
Organismos externos
Direccin
Direccin
Subdireccin academica
Sudireccin administrativa y
financiera
Lderes de proceso
Planes estratgicos por rea
Plan Estratgico anterior
Plan de accion
Fichas BPIN
Propuestas de polticas
misionales
PVA
Plan Estrategico
Institucional
Usuarios externos y internos
Dependencias o reas
Organismos externos
Direccin
Sudireccin administrativa y
financiera
Lderes de proceso
Planes estratgicos por rea
Plan de accin institucional
PHVA
Intervenciones a las
sedes
Informes de
infraestructura
Direccin
Subdirecciones
usuarios
Direccin
Todas las reas
Usuarios
Lderes de proceso
Equipo MECI-Calidad
No conformidades
Nuevos procedimientos o
acciones
PHVA
Acciones de mejora
Planes de mejora
mapa de Riesgos
Poltica de
administracin de
riesgo
TRD
Usuarios externos y internos
Dependencias o reas
Subdirecciones
Organismos externos
Area de Planeacin
Lderes de proceso
Coordinadores de investigacin
Proyectos de investigacin PHV
Convenios marco,
captulos anexos,
ediciones.
Usuarios externos de los
servicios del ICC
Organismos externos
Usuarios externos e internos del
ICC
Noticias, comentarios,
resultados Investigaciones,
informacin general. Plan de
comunicaciones
PL-CM-10: Comunicacin
interna y externa
H
Informacin referente
al Instituto de Inters
General
Toda la comunidad usuaria de
servicios y dems organismos
interesados.
Usuarios externos e internos del
ICC
Noticias, editoriales, opiniones,
Blogs.
Estrategia de gobierno en lnea
PL-CM-11: Administracin
pgina web
H
Pagina web
institucional
servicios y dems organismos
interesados.
Todas la dependencias,
Facultades de humanidades
Toda la Informacin, editoriales
y documentos susceptibles de
publicarse. Lineamiento
Estrategia de Gobierno en
Linea
PL-CM-12: Administracin de
redes sociales institucionales
PHVA Redes sociales
servicios
Todas las Dependencias
Plan de Compras Institucional.
Requerimientos de lderes de
proceso
Inventario
PL-ST-13: Adquisicin de
hardware y software
PHVA
Implementacin de
Solucin de Software,
Equipos de trabajo.
Dependencia que solicita,
almacn.
Funcionario,
contratista,alumnos, ususarios.
Solicitud/novedad
PL-ST-14: Soporte Tcnico a
usuarios finales.
H-V
Registro de soliictude
procesadas.
Indicadores de
Gestin.
Solicitante.
Dependencias- Areas Politicas de seguridad.
PL-ST-15: Aseguramiento de
las estaciones de trabajo y
copias de respaldo
PHVA Registro de back-up
Areas y dependencias.
Entidades de control
Dependencias- Areas Politicas de seguridad.
PL-ST-16: Soporte tcnico a la
infraestructura
PHVA
Servidores en
funcionamiento
Areas y dependencias.
Sistemas.
Dependencias- Areas
Manuales de instalacin y
configuracin de software.
PL-ST-17: Administrador de
servidores
PHVA
Equipos en
funcionamiento
Usuarios en general
Recursos Documentos
Talento Humano
Infraestructura
Hardware y Software-Red
Papelera
Ver LMD
FECHA APROB
01/12/2012 Ricardo Francisco Daza Zoe Castro Bohorquez
PL-RI-09: Gestin de convenios
interinstitucionales
COMUNICACIO
NES
Registros
Ver LMR
MODIFICACIN
Inclusin del subproceso de sistemas
Se ajustan nombres de procedimiento
Se ajustan numerales de la norma
REVIS
NTCGP- 1000:2004: 4,1 (d)
4,2,3, 4,2,4, 6,1, 7,1, 8,2,3, 8,4,8,5. MECI 1000:2005 :
1,2; 1,3 2,1 3,3
. PL-PI-02: Formulacin Plan Estratgico
Institucional
GC-CD-04: Control de documentos
GC-CR-05:Control de registros
GC-NC-06: Producto no conforme
GC-APC-07: Acciones preventivas y
correctivas
GC-AR-08: Administracin del riesgo
CONTROL DE CAMBIOS
MEDICIN
Consultar Matriz indicadores de gestin
Requisitos
. PL-PI-03: Obra planta fsica y mantenimiento
preventivo
SISTEMAS
PROCESO PLANEACION ESTRATGICA
SOPORTE LEGAL INTERNO
Definir las polticas y estrategias de desarrollo para el Instituto Caro y Cuervo
Comprende la planificacin, direccin, seguimiento y evaluacin de los procesos del ICC
Este proceso es responsabilidad de cada una de los jefes de reas, el Director(a) y el rea de Planeacin, como unidad asesora de la
Direccin.
SOPORTE LEGAL EXTERNO
Ley 152 de 1994, NTCGP:1000:2009, MECI, Ley 872 de 2003
PROCEDIMIENTOS
PL-PI-01: Formulacin del Plan de Accin y/o
Plan Operativo Anual de Inversiones.

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PROCESOS MISIONALES

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abril de 2013

MS-INV-04
VERSION 3
Novi embre de 2012
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS TIPO SALIDAS USUARIOS
Coordinadores de los
equipos de trabajo.
Estudiantes de las
maestrias
Subdireccin
acadmica
Planeacin
Plan Estratgico
Institucional
Planes de accin de
los equipos de
investigacin
Plan de estudio de las
maestrias
IN-GI-18: Gestin de
investigaciones
PHVA
Informes finales
Productos de
Investigacin
Trabajos de grado
Direccin, Investigadores.
Planeacin, Egresados,
Profesores, Decanatura
SAB, Subdireccin
acadmica.
RECURSOS DOCUMENTOS REGISTROS
Equipos: Audiovisual y
de laboratorio,
conectividad
Financieros:
Humanos: Personal
profesional, tcnico y
especializado
Materiales: De oficina
(papelera, escritorio,
etc.)
Tcnicos: Acceso de
bases de datos
especializadas,
software licenciado y
Ver LMD Ver LMR
FECHA APROB
01/12/2012 Ricardo Francisco Daza
PROCESO GESTION DE INVESTIGACIONES
Ley 30 del 28 de Diciembre de 1992, por el cual se organiza el servicio
pblico de la Educacin Superior y decreto reglamentario 2904,
Ley 23 de 1982 Derechos de Autor -Decreto 586 de 1991
Subdireccion Acadmica / Coordinadores de proyecto de investigacin
Desde el plan de estudios hasta la entrega de productos de investigacin.
Desarrollar proyectos de investigacin derivados del proyecto educativo del programa y del plan de estudios.
Se ajusta el objetivo,
Se aclara el alcance del proceso
Zoe Castro Bohrquez
Requi si tos
7,1. Planeacin de la realizacin del producto
7,2 Procesos relacionados con el cliente
7,2,1 Determinacin de los requisitos del producto
7,2,2 Revisin de los requisitos relacionados con el
producto
7,2,3 Comunicacin con el cliente
7,3. diseo y desarr
MEDICIN
Consultar Matriz indicadores de gestin
CONTROL DE CAMBIOS
MODIFICACIN REVIS

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CONTROL INTERNO
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abril de 2013

MS-FR-05.
Versin 03
Actual izacin Noviembre
de 2012
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
Estudiantes,
subdireccin
acadmica, docentes.
Inscipciones, Registro
estudiantes, control
de notas
FM-FR-19 Programas de
posgrado
PHVA
Graduados. Trabajos de
grado.
Estudiantes y Docentes
Subdireccin acadmica,
Entidades externas
Estudiantes,
subdireccin
acadmica, docentes
Inscipciones, Registro
estudiantes, control
de notas
FM -FR-20:Formacin
informal diplomados y cursos.
PHVA Graduados.
Estudiantes y Docentes
Entidades externas
Estudiantes
Inscripciones,
Ordenes de Matricula,
Calificaciones,
Solicitudes de
certificados
FM-FR-21:Trmites y
servicios. Certificaciones de
notas y constancias de
estudio.
H-V
Certificados. Diplomas.
Cartas.
Estudiantes. Docentes.
Egresados
Docentes, planeacin,
jurdica.
Plan de compras,
necesidades de
contratacin, planes
de estudios de
diplomados, curss y
maestras.
FM-FR-22:Contratacin y
evaluacin docente
H-V
Estudios previos, contratos,
actas de liquidacin, otro s.
contratacin, docentes,
entes externos, estudiantes.
Docentes, planeacin,
jurdica.
Datos de los
docentes, y
estudiantes.
FM-FR-23:Reportes de
informacin a entidades de
control
H-V Bases de datos, informes.
decanatura, entes externos.
Usuarios
Solicitudes,
necesidades de los
intersados.
FM-FR-24:Atencin al
usuario
H-V
Bases de datos, correos,
informacin.
decanatura, usuarios del
SAB.
Recursos Documentos Regi stros
Recurso Humano
Recursos Financieros
Infraestructura fsica y
tecnolgica
Bases bibliograficas
Software
especializado.
Definicin de polticas
acadmicas
Registro calificado de
maestrias
Definicin de la oferta
de programas
Definicin semestral
de la programacin
acadmica
Ver LMR
FECHA
01/12/2012
Consultar matriz de Indicadores
SOPORTE LEGAL INTERNO SOPORTE LEGAL EXTERNO
Ley 30 de 1992. Ley 115 de 1994
Ley 1188 de 2008. Decreto 2566 de 2003
Decreto 1001 de 2006. Resolucin MEN 1036 de 2004
Requisi tos
7,2,2 Revisin de los requisitos relacionados con el producto
7,2,3 Comunicacin con el cliente
7,5 produccin y pre
MEDICIN
CONTROL DE CAMBIOS
MODIFICACIN REVIS/ APROBO
Se ajustan y se agregan procedimientos
Se incluyeron los registros diseados para los procedimientos
J avier Fandio Lizarraga
PROCESO FORMACIN
Desde la creacin de los programas acadmicos hasta la titulacin postgradual de Profesionales.
Subdireccin Acadmica, Decanatura SAB
Desarrollar procesos de formacin acadmica en los campos de la lingstica, la filologa, la literatura, las
humanidades y la historia de la cultura colombiana . Dotar de los recursos necesario para su ejecucin.
Reglamento acadmico SAB

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MS-DV-06.
Versin 03
Actualizacin
Noviembre de
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
PROVEEDORES ENTRADAS SUBPROCESOS PROCEDIMIENTOS TIPO SALIDAS USUARIOS
DV-GE-25: Edicin. PHVA
Resultados de
Investigacin, Obras
Literarias, Memorias,
Ensayos, editoriales,
noticias, etc.
Estudiantes,
Usuarios Internos y
externos
DV-GE-26:
Reimpresiones
PHVA
Impresos
Reimpresiones
Estudiantes,
Usuarios Internos y
externos
AF-BB-027: Adquisicin
de Material bibliogrfico
PH
AF-BB-028: Prstamo de
Material Bibliogrfico
HV
AF-BB-029: Inventario de
material bibliogrfico.
HV
AF-BB-030:
Procesamiento tcnico
de material bibliogrfico.
H
Recursos Documentos
Humanos
Administrativos
Plan de comunicacin -
Informe auditora - Planes
de Mejoramiento
FECHA APROB
01/12/2012
Ricardo Francisco
Daza
CONTROL DE CAMBIOS
MODIFICACIN REVIS

Zoe Castro Bohorquez
Registros
Ver LMR
Requisitos
Servicio Bibliogrfico.
PROCESO DIVULGACIN
Derechos de Autor
Ley General de Educacin - Ley 115 de 1994
Ley de Cultura - Ley 397 de 1997
Ley 182 de 1995 - Reglamentacin de TV
Estndares Internacionales de Calidad Tcnica
Editar, producir y publicar productos que cumplan con los requisitos acadmicos y cientficos exigidos por el Instituto y por los
entes de regulacin externos.
Este proceso inicia desde la formulacin y aprobacin del plan editorial hasta la ejecucin del mismo.
Lder del proceso de gestin editorial.
SOPORTE LEGAL EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO
Estudiantes,
Usuarios Internos y
externos
EDICIN E
IMPRENTA
MEDICIN
_Investigadores -Escritores -
Estudiantes -Docentes Otros
Interesado en publicar
Temas de Investigacin,
temas de interes
necesidades de publicacin
y Divulgacin
_Investigadores -Escritores -
Estudiantes -Docentes
Resultados de Investigacin,
Obras Literarias, Memorias,
Ensayos, editoriales,
noticias, solicitude de
adquisicin, consultas,
prstamos.
BIBLIOTECA

CONTROL INTERNO
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abril de 2013

PROCESOS DE APOYO

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

AP-AF-10
Versin 03
Actuali zaci n Novi embre de
2012
Objet ivo:
Alcance:
Responsable:
Proveedores Entradas SUBPROCESO Procedi mi entos SALIDAS Usuarios
Presupuesto,
contabilidad,
Tesorera y
Planeacin.
Contabilidad,
bancos.
Supervisoores de
contratos
Ordenes de Pago.
PAC aprobado.
Soportes contables,
contratos,
consignaciones.
Plan de compras,
nmina.
TESORERIA
AF-TS-31: Recaudo y colocacin
de recursos
Registro programacin
mensual de PAC
Registros SIIF
Consignaciones
Programacin de
pagos mensuales
Transferencias
J uridica
Contabilidad
Control Interno
Coordinacin financiera.
MHCP, Direccin, Presupuesto
rganos de control
Tesorera,
Presupuesto, Oficina
de Personal,
Secretara General,
Compras y Sistemas
Nmiona, Ordenes de
Pago, Plan de
Compras, Dems
Soportes Contables
CONTABILIDAD AF-CB-32: Ejercicio Contable
Informes, Libros
Contables y Estado de
Perdidas y Ganancias
y Balance General.
Direccin (a), Contadura General
de la Repblica, Ministerio de
Hacienda, Presupuesto y
tesorera
Presupuesto,
supervisores de
contratos,
contabilidad,
tesoreria, planeacin
Solicitud de Certificado
de Disponibilidad
Presupuestal, Actos
administrativos,
Resoluciones, CRP;
CDP, Ejecucin
presupuestal.
PRESUPUESTO
AF-PR-33: Ejecucin
presupuestal
CDP , CRP, Informe
de ejcucin
presupuestal, Informes
a rganos de control.
Compras , J urdica, Direccin,
Contabilidad, rganos de control.
Recursos Registros
Sistemas de
Informacin
Recurso Humano
normatividad Vigente
ver LMR
FECHA
01/12/2012
Se modifica procedimientos involucrando actividades que se realizan en el
aplicativo SIIF II.
Auris Margarita Mendoza -Ricardo Francisco Daza
MEDICIN
CONTROL DE CAMBIOS
MODIFICACIN REVIS/ APROB
Documentos
Reservas Presupuestales CDP - CRP
Ejecuciones presupuestales - PAC -
Ordenes de Pago _Estados Financieros -
Balances -Pliegos - Minutas
Contratos -Informes Interventoria -
Estudios Previos -Actas de Inicio y
Liquidacin Tablas de Reten
Requisi tos
NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4.1, 7.1,
7.5.1, 7.5.3, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5
Codigo Civil. Cdigo de comercio
Ley 80 de 1993 Estatuto de contratacion de la Nacin y leyes y
decretos reglamentarios. Ley 1150 2007 Y reglamentarios
Decreto 111/96 Estatuto general de presupuestos
Manual de Contratacin ICC
PROCESO DE APOYO
GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Controlar los recursos financieros y administrativo. Producir la informacin adecuada para la toma de decisiones de la alta direccin y
apoyar los requerimientos de las diferentes dependencias o reas. Responder con la informacin solicitada por los ente
Desde la programacin presupuestal hasta el pago de obligaciones y presentacin de informes a lo entes de control internos y
externos. Desde la planeacin de las actividades hasta el desarrollo de las mismas.
Este proceso es responsabilidad de la Unidad Financiera y Administrativa.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

AP-TH-08.
Versin 03
Actualizaci n Noviembre de
2012
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS PHVA SALIDAS USUARIOS
Todas las reas
Hojas de vida de aspirantes
Vacancias
TH-VR-34: Seleccin,
vinculacin y
nombramiento.
PHVA
Actos Administrativos de
vinculacin, contratos ,
ordenes de servicio y
nombramiento.
Dependencia o rea de la
vacante. Funcionarios Vinculados
Funcionarios y
contratistas vinculados a
la entidad. Directrices
Nacionales de
capacitacion
Plan de Capacitacin
Necesidades de
capacitacin Resultados
evaluacion del desempeo
TH-CB-35:
Capacitacin y
bienestar.
PHVA
Seguimiento plan anual de
capacitacin. Evaluaciones
de caapcitacin.
Retroalimentacion.
Funcionarios y contratistas
vinculados a la entidad
Dependencias ICC y
Director (a)
Novedades Registro
Presupuestal
Actos administrativos de
situaciones administrativas
TH-LN-36. Liquidacin
de nmina
HVA
Nminas por servicios
personales y pagos a
terceros
Servidores Pblicos
Ministerio de Hacienda,
Presupuesto, Tesorera y
Contabilidad
Personal, Subdireccin
Administrativa y
financiera, Control
Interno. Procuraduria.
Evaluacin del Desempeo,
Motivacin para
insubsistencia, Procesos
Disciplinarios Hallazgos de
Auditorias
TH-DS-37:
Desvinculacin
HVA
Desvincualcin, novedad,
liquidacin de personal.
Actos administrativos
Direccin, Subdireccin
administrativa y financiera,
Presupuesto, Contabilidad,
Tesorera.
Todas las reas
Concertacin de objetivos
Manual de funciones
Nombramientos
TH-ED-38: Evaluacin
del desempeo
PHVA
Evaluaciones, indicadores,
acciones correctivas,
capacitaciones
Subdirecciones. Entes externos
Todas las reas Solicitudes
TH-SA-39: Situaciones
administrativas
PHVA
Nmina, ajustes,
prestaciones
Funcionarios
Todas las reas Solicitudes TH-VC-40: Vacaciones PHVA
Nmina, ajustes,
prestaciones
Funcionarios
Todas las reas Solicitudes
TH-PR-41: Permisos
remunerados
PHVA
Nmina, ajustes,
prestaciones
Funcionarios
Todas las reas
Solicitudes, situaciones de
accidentes., planes de
seguridad.
TH-PR-42: Reporte
accidente de trabajo
PHVA Reportes, atencin. Funcionarios, ARL.
Recursos Documentos Registros
Fisicos
Ayudas audiovisuales
Personal
Sistema de informacin
Hardware y Software-
Red
Disponibilidad
Formato Vinculacin de
Personal administrativo
Formato Nmina
Reporte Situaciones
administrativas
Formato Solicitud
Vacaciones
Plan de Capacitacin
Ver LMR
FECHA REVIS/ APROB
Se incluye nuevos procedimientos.
PROCESO DE APOYO
GESTIN DE TALENTO HUMANO
Gestionar las diferentes fases de la administracin de talento humano mediante polticas y acciones que garanticen el
cumplimiento de la misin y la visin del Instituto
Desde la vacancia hasta el nombramiento de funcinarios, y el desarrollo de los planes propios del proceso.
Este proceso es responsabilidad del Lder de Talento Humano con el apoyo de cada una de las reas del ICC.
Ley 909 de 2004
CONTROL DE CAMBIOS
MODIFICACIN
MEDICIN
Decretos Reglamentarios Ley 909
Ley 489 de 1998
Cdigo nico Disciplinario
Planes de capacitacin
Planes de incentivos
NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 6.2, 7.4, 8.2.3, 8.2.4, 8.3,
8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3
Ley 100
Decreto 2400/68
Decreto 1950/73
Requisitos

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

AP-IC-09
Versin 03
Actualizacin
Noviembre 2012
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
PROVEEDORES ENTRADAS
SUB-
PROCESOS PROCEDIMIENTOS TIPO SALIDAS USUARIOS
Todas las Dependencias Necesidades Funcionarios y/o
contratistas
RF-AL-43: Egresos de almacn HVA
Comprobante de egresos.
Inventario de bienes.
Contabilidad, Tesorera,
Almacn
Supervisores de contratos de
adquisicin de bienes.
Elementos y bienes adquiridos
por el Instituto.
RF-AL-44: Ingresos de almacn H
Comprobante de ingreso.
Inventarios
Todas las dependencias.
Gestin editorial Publicaciones
RF-AL-45: Ingreso de publicaciones. HV
Cmprobante de ingreso.
Registro de publicaciones
del ICC
Gestin editorial, almacn.
Todas las Dependencias Inventario anterior, facturas,
ingresos , egresos, bajas y
traslados
RF-AL-46: Toma fsica de inventarios. V-A
Egreso del bien, traslado
o baja del bien. Reporte
de Inventario. Paz y
Salvos
Contabilidad. Tesoreria.
Presupuesto
Almacen
Todas las Dependencias Inventario , necesidades de
bienes. RF-AL-47: Comprobante de traslado PHVA
Egreso del bien, traslado. Contabilidad. Tesoreria.
Presupuesto
Almacen
Usuarios Externos e Internos Documentos producidos en el
ICC
RF-AC-48: Elaboracin y actualizacin de
TRD
PHVA TRD de cada rea
Funcionarios. Entes de
control
Documentos internos
RF-AC-49: Organizacin archivos de
gestin
HVA
TRD. Archivos de gestin.
FUID
Todos los funcionarios y
usuarios
Documentos a transferir RF-AC-50: Transeferencias primarias PHVA
Archivo de gestin.
Archivo histrico
Archivo. Entes de control.
Usuarios.
Areas del instituto, estudiantes,
entidades, usuarios externos. Documentos a radicar RF-AC-51: Recepcin de documentos PHVA Planilla de radicacin
Entes externos.
entidades, usuarios externos. Documentos RF-AC-52: Trmite de documentos PHVA Planilla de radicacin
Entes externos.
entidades, usuarios externos. Documentos RF-AC-53: Distribucin de documentos PHVA Planilla de radicacin
Entes externos.
Areas del instituto, empresa
contratada
Servicios de vigilancia, aseo.
SERVICIOS
GENERALES
RF-SG-54: Supervisin de servicios
generales.
PHVA
Servicios prestados.
Informes
Usuarios externos.
Recursos Documentos
Infraestructura
Hardware ySoftware p
Personal Competente
Recursos Fisicos
Soporte Tcnico Informtico.
Plan de Mantenimiento
Preventivo y Correctivo
Manuales de Seguridad
FECHA APROB
MEDICIN
CONTROL DE CAMBIOS
MODIFICACIN REVIS/
Se incluyeron nuevos procedimientos
Zoe Castro Bohorquez
PROCESO DE APOYO
RECURSOS FSICOS
Administrar el uso de los recursos fsicos e informticos del Instituto.
Desde la adquisicin, mantenimiento, reparacin de equipos, bienes muebles e inmuebles hasta el proceso de dar de baja de los elementos
pertinentes. Desde la produccin hasta la conservacin o eliminacin de los archivos.
Subdireccin Administrativa y financiera, Lideres de proceso de Almacn-Sistemas-Archivo.
ALMACN
Ley 872 de 2003: por la cual se crea el Sistema de Gestin de Calidad en la rama ejecutiva del poder pblico y
en otras instituciones prestadoras de servicios,
Decreto 4110 de 2004: por el cual se reglamenta la Ley 872 y se adopta la Norma Tcnica de Ca
Registros
Ver LMR
GESTIN
DOCUMENTA
L
Requisitos
NTCGP 1000-2004
6,1. Provisin de los recursos
6,3. Infraestructura
6,4 Ambiente de trabajo

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

AP-JR-11
Versin 03
Actualizacin Noviembre
Objetivo:
Alcance:
Responsable:
Proveedores Entradas Procedimientos Salidas Usuarios
Entes externos Expedientes, sentencias,
jurisprudencia, fallos
GJ -RJ -55: Representacin J udicial
y extrajudicial
Representacin
legal
Direccin
Todas Dependencias
Direccin y Todas las
dependencias
Solicitud GJ -AJ -56: Emisin de conceptos Concepto J urdico
Direccin o dependencai
solicitante
Direccin y Secretara
General
Lineamientos Direccin y
secretara General
GJ -AA-57: Proyeccin y firma de
actos administrativos
Proyecto de Acto
Adminsitrativo
Direccin y/o secretara
Genreral
Direccin, Secretara
Genereal, autoridades
judiciales, procuradura
Expedientes, sentencias,
jurisprudencia, fallos
priemra instancia
GJ -VG-58: Agotamiento va
gubernativa
Fallo segunda
Instancia,
apelacin,
Partes Interesadas,
Autoridades J udiciales
Recursos Documentos Registros
Sistemas de Informacin
Recurso Humano
normatividad Vigente
Recursos J urdicos
Actos Administrativos
Conceptos J urdicos
Sentencias Actos
Administrativos
Ver LMR
FECHA REVIS/ APROB
CONTROL DE CAMBIOS
Requisitos
NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3,
5.4.1, 7.1, 7.5.1, 7.5.3, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4,
8.5
MODIFICACIN
Se ajustan cdigos de procedimiento
Codigo Civil
Cdigo Penal
Cdigo de comercio
Ley 80 de 1993 Estatuto de contratacion de la Nacin
y leyes y decretos reglamentarios. Ley 1150 2007
Cdigo nico Disciplinario
Manual de contratacin.
MEDICIN
PROCESO DE APOYO
GESTIN JURDICA Y CONTRACTUAL
Asesora y apoyar a la alta direccin en el soporte jurdico y legal al ICC, en todas las actuaciones
administrativas y misionales.
Desde la proyeccin de los actos administrativos hasta la elaboracinde conceptos juridicos que garanticen la
estabilidad legal del ICC. Desde la revisin del estudio previo hasta la liquidacin del contrato
Lider de proceso.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCESO DE CONTROL Y EVALUACIN

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

EV-CEM-12
Versi n 03
Actual i zaci n Abril 2011
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
CongresodelaRepblica
Normatividad Legal Vigente
P
Programa anual de
auditora
P Plan de auditora
H-V
Informe preliminar de
auditora
H
Informe definitivo de
auditora
Resultados de las auditoras y
recomendaciones
V-A
Planes de mejoramiento
Informes de seguimiento
Congreso de la
Repblica y dems
entidades competentes
Normatividad Legal Vigente
y/o oficio con requerimiento
P-H Memorando y/o correo
electrnico, solicitando la
informacin respectiva a
Control interno y
dependencias
Todas las dependencias Informacin solicitada H-V Informe final
Oficio remisorio del
informe (si fuese
Entes externos y ciudadana
en general
Congreso de la
Repblica, dems
entidades competentes
Informe de retroalimentacin
(si hay lugar)
V-A Planes de mejoramiento Entes externos
Alta direccin
Todas las dependencias
implicadas
RECURSOS
DOCUMENTOS
REGISTROS POLTICAS DE OPERACIN
Actas comit de
coordinacin del sistema de
Programa anual de
auditoria aprobado para la
Plan de auditora por
proceso o tema auditado
Relacin de hallazgos por
proceso o tema auditado
Informe preliminar e informe
definitivo de auditora
Evaluacin de auditores
Informe de seguimiento a
los planes de mejoramiento
Papeles de trabajo de
auditora
FECHA
06/04/2011
Ver Listado maestro de
documentos del proceso
Gestin de control y
evaluacin
Manual integrado de calidad y
operaciones
Mapa de riesgos
Matriz de informes y
seguimientos de Control
Interno
Fsicos, humanos,
financieros y
tecnolgicos
MODIFICACIN
Se incluyeron los registros diseados para los procedimientos
MEDICIN
CONTROL DE CAMBIOS
REVIS/ APROB
J OHANNA LONDOO/BIBIANA QUESADA MORA
/REVIS
BIBIANA QUESADA MORA/APROB
Promover el cumplimiento de las normas, planes, programas y procesos a travs del seguimiento, verificacin y evaluacin
de las actuaciones institucionales con el fin de impulsar el mejoramiento continuo de la gestin de la entidad.
Comprende la programacin y ejecucin de los planes de auditora, el seguimiento a la evaluacin institucional y la
formulacin de recomendaciones encaminadas al mejoramiento continuo hasta el seguimiento de la eficacia, eficiencia y
efectividad de las acciones implementadas.
Profesional Especializado con funciones de Control Interno
SOPORTE LEGAL INTERNO SOPORTE LEGAL EXTERNO
Todos los procesos, entes de
control y auditores externos
Todos los procesos
CE-ES-059 :Auditora Interna
CE-ES-050 Auditora Interna
Atencin requerimientos de
organismos externos y
presentacin de informes
peridicos establecidos por
ley en materia de control
interno.
Manual integrado de calidad
y operaciones
Acto administrativos del ICC
Elemento: Auditora Interna
Institucional
PROCESO GESTIN DE CONTROL Y EVALUACIN
4.2.3 -Control de documentos
8.4 Anlisis de datos
8.5 Mejora
Sistema de Control Interno implementado en el ICC Ver normograma institucional
Planes, programas, procesos,
procedimientos, normatividad
interna
CI-CE-60: Atencin
requerimientos de
organismos externos y
presentacin de informes
peridicos establecidos por
ley en materia de control
interno.
Componente: Evaluacin
independiente
REQUISITOS
5.6.2 Informacin de entrada para
la revisin (por la Direccin)
8.2 Seguimiento y medicin
Subsistema: Control de
Evaluacin

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTOS

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCESOS DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
Subproceso Planeacin Institucional
PROCESO: Direccionamiento Estratgico SUBPROCESO: Planeacin Institucional
PROCEDIMIENTO: Formulacin Plan de Accin y/o Operativo Anual de
Inversiones
CDIGO: PL-PI-01
PRODUCTOS: Plan de Accin y/o Operativo Anual
1. INFORMACIN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Establecer las actividades para la formulacin, del Plan de Accin anual del Instituto
Caro y Cuervo para dar cumplimiento a los objetivos y metas formulados en el Plan Estratgico
Institucional.
ALCANCE: El presente procedimiento aplica a todas las reas del Instituto que proponen sus
respectivos planes de accin para la aprobacin de la Direccin General.
DEFINICIONES:
Plan de Accin: herramienta de planeacin en donde se compilan los diferentes proyectos de
inversin que planeados para la vigencia. Incluye proyectos de las reas misionales y de las reas
administrativas y de apoyo.
Banco de Proyectos: se enmarca en el artculo 27 de la Ley 152 del 15 de julio de 1994, como un
instrumento de planificacin que se debe utilizar en la ejecucin del Plan de Accin de la entidad.
Ficha plan de accin. Formato donde se incluyen las actividades, fechas, presupuestos que
hacen parte de los diferentes proyectos.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan Estratgico Institucional Plan de Accin
CONDICIONES GENERALES:
Todas las reas del Instituto deben formular el plan de accin que contiene las actividades, tareas
y proyectos por realizar en cada vigencia. Relacionar igualmente presupuesto y metas.
MARCO LEGAL: Ley 152 de 1994
2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO

N

ACTIVIDAD

DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS

SIA
REA

CARGO
1 Cuotas de
Inversin por
dependencia
Comunicacin de la
cuota de inversin a
cada
dependencia
rea de
planeacin

Asesor

Oficio
N.A
2 Preparacin
de proyectos
Diligenciamiento de
formatos para la
preparacin de
proyectos
de inversin
Cada rea Responsa
ble de
rea
ICC-PI-F01 N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

3 Deliberacin
de Resultados
Se realiza un comit
para debatir el
anteproyectos de
inversin
Punto de control
Comit
Directivo
Comit
Directivo
N.A N.A
4 Listados
proyectos de
Inversin
Entrega de listado de
proyectos de inversin
registrados en el BPIN
rea de
planeacin
Asesor de
la
Direccin
ICC-PI-F02 N.A
5 Recepcin
Ante proyectos
Recepcin
anteproyectos
de inversin
presentados
por cada rea
rea de
planeacin
Asesor de
la
Direccin
N.A N.A
6 Preparacin
Plan Accin
Anual
Preparacin del Plan
de accin Anual
rea de
planeacin
Asesor de
la
Direccin
N.A N.A
7 Revisin del
Comit de
Direccin
Presentacin del
Plan de accin anual al
Comit de Direccin
Direccin
General
Director
(a)
ICC-PI-F02 N.A
8 Ajustes y
Aprobacin
Ajustes y presentacin
del Plan Accin Anual
al comit directivo
Punto de control

J unta
Directiva
J unta
Directiva
N.A N.A
9 Recepcin
Presupuesto
Se remite al rea de
Presupuesto para
elaboracin de
anteproyecto de
presupuesto.
rea de
Presupuest
o
Profesiona
l de
presupues
to
N.A

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Paola Gaitn Martnez-Zoe Castro
Bohrquez
Revisado por:
Ricardo Francisco Daza Gamba
Fecha:
Septiembre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Formulacin Plan Estratgico Institucional CDIGO: PL-PI-02
PRODUCTOS: Plan Estratgico Institucional
OBJETIVO: Formular y actualizar el Plan Estratgico del Instituto Caro y Cuervo para orientar el
desarrollo y polticas de la entidad en el mediano y largo plazo
ALCANCE: Inicia con la recoleccin y anlisis de la informacin que d cuenta de la situacin
actual del Instituto frente a sus funciones, competencias, misin y visin, en el contexto del sector
y termina con la socializacin a todos los funcionarios y contratistas del Plan Estratgico.
DEFINICIONES:
PEI: definir las estrategias, metas y polticas que conduzcan la organizacin al logro de sus
objetivos institucionales a mediano y largo plazo, identificando nuevas oportunidades, valorando
riesgos, respondiendo a los cambios externos.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Estatutos del Instituto
CONDICIONES GENERALES: El Plan Estratgico de Desarrollo debe ser revisado y ajustado
en cada vigencia visto desde las polticas sectoriales y al Plan Nacional de Desarrollo.
MARCO LEGAL: Ley 152 de 1994.
N ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTROS SIA
REA CARGO
1 Contexto
actual
definido en
las
prioridades
del Gobierno
Caracterizar la
situacin actual
interna, el
contexto estratgico
del Instituto
Direccin
General y
rea de
planeacin
Director (a)
y Asesor
de
Planeacin
Diagnstico
realizado con
la vinculacin
a Planes
Sectoriales y
Nacionales
N.A
2 Planes
estratgicos
Elaborar propuestas
de los planes
estratgicos de las
reas
Cada rea Todos los
Funcionario
s
Formato de
Planes de
Gestin
N.A
3 Seguimiento
a Planes
estratgico
Realizar
seguimiento de los
planes de
estratgicos
por rea
Punto de
control
rea de
planeacin
Responsabl
e de
Planeacin
N.A N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

4 Observacion
es
Se reciben
observaciones al
documento
preliminar de Plan
Estratgico
Comit de
Direccin
Miembros
del Comit
de
Direccin
N.A N.A
5 Ajustes Incluir las
observaciones
aprobadas
rea de
planeacin
Responsabl
e de
Planeacin
N.A N.A
6 Consolidaci
n de
Documento
Consolidar
documento Final de
Plan Estratgico
rea de
planeacin
Responsabl
e de
Planeacin
N.A N.A
7 Aprobacin Aprobacin por
parte del comit de
Direccin
Comit de
Direccin
Miembros
del Comit
de
Direccin
Plan
Estratgico
Institucional
N.A
8 Socializacin Socializar el Plan
Estratgico de
Desarrollo
rea de
planeacin
Responsabl
e de
Planeacin
N.A www.ca
roycuer
vo.gov.
co

Realizado por:
Bohrquez
Revisado por:
Fecha:
Septiembre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Obras Planta fsica y Mantenimiento Preventivo
Infraestructura
CDIGO: PL-PI-03
PRODUCTOS: Obras Fsicas y Mantenimiento Preventivo y Correctivo
OBJETIVO: Efectuar los trabajos de adecuacin y reformas de la Planta Fsica de acuerdo con
los estudios que presente el rea de Planeacin. Mantener en condiciones adecuadas la planta
fsica de la Institucin.
ALCANCE: Desde la Identificacin de las necesidades hasta la intervencin.
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Protocolos de Seguridad y Mantenimiento de Patrimonio
Cultural, Estatuto de Contratacin y Manual de Interventora
CONDICIONES GENERALES: Toda obra debe corresponder a estudios realizados por el rea de
planeacin.
MARCO LEGAL: Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007
REA CARGO
1 Plan de accin
para el
mantenimiento
de las sedes.
Al final de cada
vigencia el rea de
Planeacin Formula el
Plan la siguiente
vigencia.
rea de
Planeaci
n
Asesor de
Planeacin
Arquitecto
(a)
Plan de
accin de
mantenimie
nto
N.A
2 Visitas de
Inspeccin y
evaluacin
Se realiza la visita de
inspeccin de
solicitudes donde se
evala la magnitud e
incidencia del
requerimientos de las
reas
Planeaci
n
Arquitecto
(a)
Actas N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

3 Estudios
previos
Se realiza el estudio
previo de la obra a
realizar teniendo en
cuenta el Estatuto de
Contratacin del
Instituto
Planeaci
n
Arquitecto
(a)
Estudio
previo
N.A
4 Designacin
Interventora
A partir de los estudios
previos el rea de
planeacin designa por
escrito el interventor de
obra, que puede ser el
contratista Arquitecto o
procede a contratar
Interventora externa.
rea de
Planeaci
n
Asesor de
Planeacin
Oficio de
Designaci
n
Interventor
N.A
5 Interventora y
Supervisin
Teniendo en cuenta los
trminos contractuales,
y dems condiciones
establecidas la
Interventora hace el
seguimiento peridico
de la obra hasta el feliz
trmino de la misma.
Punto de control
Interventor
a
Interventor Informes de
Interventor
a y entrega
a
satisfaccin
de la obra.
N.A
6 Cierre de la
obra
Se realiza el informe
final y el acta de
liquidacin del contrato
suscrito.
Planeaci
n
Arquitecto
(a)
Informe
final.
Acta de
liquidacin

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: toda intervencin a las sedes debe ser
estudiada y aprobada por el rea de planeacin.
Realizado por:
Paola Gaitn Martnez-Miguel Araque
Revisado por:
Fecha:
Octubre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Subproceso Gestin de Calidad
PROCESO: Direccionamiento Estratgico SUBPROCESO: Sistema de Gestin de
Calidad
PROCEDIMIENTO: Control de Documentos CDIGO: GC-CD-04
PRODUCTOS: Formatos, Manuales, Instructivos. Listado maestro de documentos.
OBJETIVO: Establecer el procedimiento y los criterios bsicos para la produccin, identificacin,
revisin, aprobacin, actualizacin y cambios en la documentacin del sistema de gestin de
calidad, que debe controlarse en el Instituto Caro y Cuervo. Para asegurar su uso adecuado en
los trminos de la normatividad vigente aplicable al manejo de la informacin.
ALCANCE: Establecer el procedimiento y los criterios bsicos para la produccin, identificacin,
revisin, aprobacin, actualizacin y cambios en la documentacin del sistema de gestin de
calidad, que debe controlarse en el Instituto Caro y Cuervo. Para asegurar su uso adecuado en
los trminos de la normatividad vigente aplicable al manejo de la informacin.
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS: Es toda informacin perteneciente al Sistema de Calidad que se registre y
almacene en papel, video, cinta magntica o en cualquier otro medio.
DOCUMENTOS INTERNOS: Aquellos que emite la institucin y que son de importancia para el
buen funcionamientos de la misma en la implementacin y mantenimiento del S.G.C estos son:
(Manual de Calidad, Manual de Procesos y
procedimientos, formato, instructivo, etc.)
DOCUMENTOS EXTERNOS: Son Emitidos por entidades externas a la institucin y contienen
informacin tcnica o reglamentaria, estos son: (Leyes, resoluciones, normas, decretos, etc.).
FORMATO: Documento empleado para el registro de informacin necesaria para realizar un
proceso o actividad especfica, convirtindose as en un registro.
REGISTRO: Es un documento debidamente diligenciado en el cual reposa una evidencia de una
actividad realizada.
COPIA CONTROLADA: Son copia de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad que
circulan dentro de la Institucin cumpliendo con los controles establecidos, conservacin y buen
uso por parte del usuario.
COPIA NO CONTROLADA: Son copias de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad
cuya circulacin no se controla.
COPIAS OBSOLETAS: Son documentos del Sistema de Gestin de la Calidad cuya aplicabilidad
y/o veracidad no es vigente.
DIFUSIN: Actividad mediante la cual se da a conocer un documento del S.G.C al funcionario o
funcionarios que lo deben aplicar
REVISIN: Introduccin de los cambios que se consideran necesarios en cuanto al fondo y forma
de un documento.
APROBAR: Es la autorizacin para utilizar un documento para los propsitos determinados.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NTCGP 1000:2009, ISO 14001, Manual de Calidad,
procesos y procedimientos.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Todo Documento que se genere debe responder a una necesidad del proceso o servicio de la
institucin.
Las solicitudes para elaboracin o modificacin de un documento pueden detectarse por cualquier
funcionario, quien informa al dueo del proceso. Todas las solicitudes de crear o modificar un
documento deben ser diligenciadas por el dueo del respectivo proceso y enviadas al rea de
planeacin a la seccin de Gestin para su posterior anlisis y aprobacin por parte del Equipo
MECI.
MARCO LEGAL: Ley 872 de 2003, Ley 594 de 2000, NTCGP:1000:2009
REA CARGO
1 Identificar
necesidad
Identificar la necesidad
de crear o modificar un
documento y canalizar
con el dueo del
proceso.
rea que
solicita
Encarga
do
N.A N.A
2 Diligenciar
formato
Diligenciar formato para
solicitud modificar
documento y remitirla al
rea de planeacin.
rea que
solicita
Encarga
do
Formato
Solicitud
N.A
3 Analizar
solicitud
Analizar impacto de la
solicitud en el Sistema
de Gestin de la Calidad
y decidir viabilidad o no
de la misma, colocando
Vo.Bo en el formato
solicitud para elaborar o
modificar documento.
Punto de control
Planeacin Profesio
nal
encargad
o
Formato de
solicitud
N.A
4 Asignar
cdigo
Si el documento es
nuevo. Asignar
preliminarmente cdigo e
identificar responsables
de elaboracin, revisin
y aprobacin.
Planeacin Profesio
nal
encargad
o
N.A
5 Elaboracin
o
Modificaci
n
documento
Elaborar o modificar
documento cambiar
versin o incluir cdigo.
rea que
solicita
Encarga
do
Documento
Nuevo o
Modificado
N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

6 Actualizar
listado
maestro y
realizar
socializaci
n
Actualizar el LMD
Distribuir el documento a
travs de los medios
pertinentes.
Punto de control
Planeacin Profesio
nal
encargad
o
Listado
maestro de
Documento
s
Intranet,
WEb
7 Presentaci
n de
cambios al
Equipo
MECI.
Realizar en las sesiones
respectivas del Equipo
MECI-Calidad la
socializacin de los
formatos elaborados o
modificados.
Punto de control
Planeacin Profesio
nal
encargad
o.
Acta.

Realizado por:
Bohrquez
Revisado por:
Fecha:
Octubre de 2012

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

PROCESO: Direccionamiento Estratgico SUBPROCESO: Sistema de Gestin de Calidad
PROCEDIMIENTO: Control de Registros CDIGO: GC-CR-05
PRODUCTOS: Registros conservados
OBJETIVO: Establecer el procedimiento y los lineamientos bsicos para la identificacin,
almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de retencin y disposicin de los registros del
Sistema de Gestin de la Calidad en el Instituto Caro y Cuervo. Asegurar su adecuado uso en los
trminos de la normatividad vigente aplicable al manejo de la informacin, que garantice su
disponibilidad para quienes la requieran.
ALCANCE: Este procedimiento se aplica para el control de todos los registros de origen interno y
externo del Instituto Caro y Cuervo
DEFINICIONES:
Acceso: Restriccin de la consulta a determinados usuarios y medidas de control.
Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestin del ICC cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia
y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Archivo De Gestin: Comprende la documentacin producida y recibida por las dependencias
del Instituto Caro y Cuervo para dar respuesta a la solucin de asuntos, someterla a continua
utilizacin y consulta por las oficinas productoras o quien la solicite.
Archivo Histrico: Es aquel al que se transfiere desde el archivo central los documentos de
archivo de conservacin permanente.
Ciclo Vital Del Documento De Registros: Diferentes momentos de vida del documento desde
su elaboracin hasta su disposicin final.
Conservacin: Tiempo durante el cual deben ser conservados los documentos del Sistema de
Gestin de Calidad., de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retencin Documental del
Depsito De Archivo De Gestin: Lugar destinado exclusivamente para la administracin,
organizacin y conservacin de las series, sub-series y tipos documentales de una dependencia,
una vez que finaliza el trmite, de acuerdo con los tiempos de retencin estipulados en la Tabla
de Retencin Documental (TRD).
Documento: Informacin y su medio de soporte.
Registro: Datos o informacin que dan evidencia de la ejecucin de actividades y de los
resultados alcanzados.
Requisito: Necesidad o expectativa, generalmente implcita u obligatoria.
Revisin: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuacin, eficacia, eficiencia
y efectividad del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos Establecidos.
Soporte Del Documento: Medio en el que se encuentra adherida la informacin: electrnico,
fsico, entre otros.
Tabla De Control De Registros: ndice utilizado para describir en forma ordenada, los formatos
del Sistema de Gestin de Calidad del Instituto Caro y Cuervo|.
Tabla De Retencin Documental: Es el instrumento que contiene la relacin de: series, sub-
series y tipos documentales de registros, con sus correspondientes tiempos de retencin,
generados por el ICC.

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NTCGP 1000:2009, ISO 14001, Manual de Calidad de
Procesos y procedimientos, etc.
CONDICIONES GENERALES: Los registros deben ser legibles y coherentes con el tiempo, lugar
y actividad.
Ningn registro en medio impreso (manuscrito) se debe generar a lpiz.
La Institucin se reserva los criterios para establecer cuando un registro es confidencial o no.
MARCO LEGAL: Ley 594 de 2000
REA CARGO
1 Determinar
Necesidad
Determinar la
necesidad de
tener un nuevo
registro o la
modificacin de
uno existente.
rea quien
solicita
J efe de
Proceso
N.A N.A
2 Tramite Tramitar creacin
o modificacin
del registro.
rea quien
solicita
J efe de
Proceso
N.A N.A
3 Registrar Registrar o
actualizar Listado
maestro control
de registros
Planeacin Profesional
rea
Planeacin
Listado
Maestro
de Control
de
Registros
N.A
4 Recoleccin de
registros
Recolectar los
registros
previamente
diligenciados
para
su respectiva
clasificacin.
rea
Planeacin
N.A N.A
5 Almacenamient
o
Almacenar los
registros de
Calidad de
acuerdo a los
criterios
establecidos.
rea quien
solicita
Responsab
le archivo
de gestin
N.A N.A
6 Archivo Archivar dichos
documentos en el
lugar definido y
consignado en el
Listado maestro
control de
rea quien
solicita
Responsab
le archivo
de gestin
N.A N.A

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

registros
7 Conservacin Conservar los
registros durante
el tiempo
definido.
(tablas de
retencin)
rea quien
solicita
Responsab
le archivo
de gestin
Tabla de
Retencin
Document
al
N.A
8 Disposicin
Final
Determinar la
disposicin final
de los
documentos, una
vez terminado el
periodo de
conservacin del
registro.
(tablas de
retencin)
Dependencia
quien solicita
Responsab
le archivo
de gestin
N.A N.A

Realizado por:
Bohrquez
Revisado por:
Fecha:
Octubre de 2012

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Producto No Conforme CDIGO: GC-NC-06
PRODUCTOS: No conformidades detectadas
OBJETIVO: Establecer el procedimiento y la metodologa a seguir para identificar, controlar y dar
tratamiento a los productos o servicios No Conformes con los requisitos establecidos en las
caracterizaciones de productos y servicios del Sistema de Gestin de Calidad, para prevenir su
uso o entrega.
ALCANCE: Este procedimiento inicia con la identificacin del producto o servicio No Conforme en
cada proceso y finaliza con las verificaciones de las acciones tomadas.
DEFINICIONES:
Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u
otra situacin indeseable.
Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra
situacin potencialmente indeseable.
Cliente: Organizacin, entidad o persona que recibe un producto o servicio. NOTA1: Para Efectos
de las Ley 872 de 2003 y la NTC-GP 1000:2009, el trmino cliente incluye a los destinatarios,
usuarios o beneficiarios. El cliente puede ser interno o externo a la entidad
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Correccin: Accin emprendida para eliminar una no conformidad o problema detectado.
No Conformidad: El no cumplimiento de un requisito.
Mejora Continua: Accin permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir
los requisitos y optimizar el desempeo.
Problema: Resultado no esperado en la ejecucin de una actividad.
Producto: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.
Revisin: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuacin, eficacia, eficiencia
y efectividad del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NTCGP 1000:2009, ISO 14001, Manual de Calidad de
Procesos y procedimientos, etc.
CONDICIONES GENERALES: El Instituto debe tratar los productos o servicios no conformes
mediante la definicin de acciones para eliminar la no conformidad detectada. Puede definir
acciones para impedir su uso o aplicacin originalmente previstos. Una vez detectado el producto
no conforme se debe diligenciar el formato diseado para tal fin. Debe existir registro del
seguimiento.
MARCO LEGAL: Ley 872 de 2003, Decreto 4110 de 2004
REA CARGO
1 Identificacin y
Determinacin
del PNC
Determinar el
Producto o
Servicio No
Conforme
Todas las
reas
J efe o lder
de Proceso
N.A N.A

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

2 Documentar Documentar las
acciones a seguir
en caso de ser
detectados dentro
del lmite permitido
Punto de
control
Todas las
reas
J efe o lder
de Proceso
N.A N.A
3 Verificar Verificar los
productos o
servicios antes de
ser liberados
Todas las
reas
J efe o lder
de Proceso
N.A N.A
4 Deteccin Producto o servicio
no conforme
detectado
Todas las
reas
J efe o lder
de Proceso
N.A N.A
5 Registro Dejar registro
Punto de
control
Todas las
reas
J efe o lder
de Proceso
Formato N.A
6 Acciones
necesarias
Tomar las
acciones
necesarias de
acuerdo al
documento gua
del producto no
conforme
Todas las
reas
J efe o lder
de Proceso
N.A N.A
7 Registro Dejar registro de
las correcciones
Punto de
control
Todas las
reas
J efe o lder
de Proceso
Formato N.A
8 Seguimiento Realizar
seguimiento a las
acciones tomadas
Todas las
reas
J efe o lder
de Proceso
N.A N.A
9 Consolidacin Consolidar los
productos o
servicio no
conforme de
acuerdo al periodo
impuesto.
Todas las
reas
J efe o lder
de Proceso
N.A N.A

Realizado por:
Zoe Castro Bohrquez
Revisado por:
Fecha:
Enero de 2012

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Acciones Preventivas y Correctivas a los Sistemas CDIGO: GC-APC-07
PRODUCTOS: Acciones Preventivas, Acciones Correctivas, Acciones de Mejora.
OBJETIVO: Establecer la metodologa para detectar, analizar y solucionar las no conformidades
reales y potenciales, al igual que detectar y proponer oportunidades de mejora del Sistema de
Gestin de Calidad.
ALCANCE: Desde la identificacin de un problema por mnimo que sea hasta la formulacin de
las acciones respectivas para darle solucin.
DEFINICIONES:
Accin correctiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar la (s) causa (s) de una no
conformidad detectada u otra situacin indeseable.
Accin preventiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar la (s) causa (s) de una no
conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable.
Accin de mejora: accin continua emprendida para incrementar la eficacia, eficiencia y
efectividad de los procesos y la satisfaccin de los usuarios y otras partes interesadas.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NTCGP 1000:2004, ISO 9001, MECI: 2005 (Modelo
Estndar de Control Interno)
MARCO LEGAL: Ley 872 de 2003, Decreto 4110 de 2004
DEPENDENCIA CARGO
1 Deteccin Identificar la No
conformidad real,
potencial o aspecto que
puede ser mejorado en
el formato de Solicitud
de No Conformidad
Punto de control
Cada rea y
Control
Interno
Lder de
Proceso y
Auditores
Internos
Formato No
Conformida
d
N.A
2 Describir la
No
conformidad
Describir la No
conformidad real,
puede ser mejorado e
identificar el requisito
que no se est
cumpliendo o que podra
verse afectado en forma
potencial.
Cada rea y
Control
Interno
J efe de
Proceso y
Auditores
Internos
N.A N.A

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

3 Ejecuta la
Correccin
Determinar si se requiere
tomar accin inmediata
y ejecutar.
Punto de control
Cada rea J efe de
Proceso
N N.A
4 Determinar el
tipo de
accin
Determinar el tipo de
accin, puede ser:
Correctiva, Preventiva o
de Mejora.
Cada rea J efe de
Proceso
Formato de
Acciones
Correctivas
y
preventivas
N.A
5 Anlisis de
Causas
Analizar la causa de la
No conformidad real,
puede ser mejorado. Se
debe utilizar una
metodologa para el
anlisis de causas. Para
las acciones de mejora
no se requiere efectuar
anlisis de causas.
Cada rea J efe de
Proceso y
Auditores
Internos
N.A N.A
6 Formula Plan
de mejora
Definir y autorizar un
plan de mejora que
garantice la
eliminacin de la causa
de la No conformidad
real, potencial o aspecto
que puede ser mejorado,
En el formato
establecido.

Cada rea J efe de
Proceso y
Auditores
Internos
Plan de
mejora
N.A
7 Notificacin a
Planeacin
El plan de mejora de las
No conformidades
originadas en las
Auditorias de Calidad se
debe enviar al rea de
Planeacin, para su
codificacin y
aprobacin.
rea de
Planeacin
Asesor de
Planeaci
n
N.A N.A
8 Implementar
la accin
correspondie
nte
Implementar las
acciones propuestas
dentro de los
plazos establecidos
Cada rea y
Control
Interno
J efe de
Proceso
N.A

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

9 Realizar
seguimiento
del plan de
accin
Realizar seguimiento a
cada una de las tareas
del plan de mejora en el
formato segn los
plazos establecidos.
Cada rea y
Control
Interno
J efe de
Proceso y
Auditores
Internos
Matriz de
seguimiento
N.A
1
0
Volver a
identificar la
No
conformidad
Revisar los resultados
obtenidos de la accin
ejecutada y relacionar
las actividades que
permiten
establecer que la accin
fue eficaz, eficiente,
efectiva,
conveniente y adecuada.
Punto de control
Control
Interno
J efe de
Control
Interno
N.A N.A
1
1
Cerrar la
solicitud de
accin
Cerrar la solicitud de
accin y relacionar las
observaciones,
evidencias y comentarios
finales sobre la accin
correctiva, preventiva o
de mejora, si la
accin fue eficaz,
eficiente, efectiva,
conveniente y adecuada.
Cada rea y
Control
Interno
J efe de
Proceso y
Auditores
Internos
Formato de
No
conformida
d
N.A
1
2
Informar a
Planeacin el
cierre por
Auditorias de
calidad
Informar al rea de
Planeacin el cierre de
las acciones originadas
por Auditoras internas o
externas de Calidad.
Punto de control
Cada rea y
Control
Interno
J efe de
Proceso y
Auditores
Internos
N.A N.A
1
3
Registrar y
controlar
Las
solicitudes
de accin.
Registrar y controlar el
estado y las acciones
tomadas por tipo de
solicitud (correctivas,
preventiva y
mejora), y por cada uno
de los procesos del
Instituto.
Cada rea y
Control
Interno
J efe de
Proceso y
Auditores
Internos
N.A Siste
ma
Regist
ro de
Accio
nes
1
4
Conservaci
n de registros
Las solicitudes de
acciones y los
documentos que
evidencian su ejecucin
deben ser conservados
Cada rea J efe de
Proceso
Tablas de
Retencin
Documental
Siste
ma
Regist
ro de
Accio

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

por cada dueo de
proceso
nes

Realizado por:
Bohrquez
Revisado por:
Fecha:
Octubre de 2012

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

PROCESO: Direccionamiento estratgico SUBPROCESO: Gestin de calidad
PROCEDIMIENTO: Gestin del Riesgo CDIGO: GC-AR-08
PRODUCTOS: Documento metodologa para la gestin del riesgo, Mapa de Riesgos, Plan de
Manejo de Riesgos, Poltica de administracin del riesgo.
OBJETIVO: Identificar, valorar y gestionar los riesgos asociados a los procesos del Instituto Caro
y Cuervo que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales, con el fin de ejecutar las
acciones necesarias para la mitigacin y atencin a los riesgos identificados

ALCANCE: Inicia desde el establecimiento de la Metodologa de Gestin del Riesgo;
Comprendiendo las actividades peridicas de identificacin de riesgos que definen las causas
(factores internos o externos) y efectos (consecuencias) de las situaciones de riesgo; el anlisis
de riesgos que aporta probabilidad de ocurrencia; y la valoracin de riesgos para medir la
exposicin de la entidad al impacto de los mismos, la formulacin y adopcin de la Poltica de
Gestin del Riesgo hasta la evaluacin y seguimiento de la gestin en la administracin del
riesgo.
DEFINICIONES:

Gestin de riesgos: Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse permiten a
la entidad evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan
afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales, o los eventos positivos, que
permiten identificar oportunidades para el mejor cumplimiento de su funcin. Se constituye
en el elemento de control que al interactuar sus diferentes elementos le permiten a la
entidad autocontrolar aquellos eventos que pueden afectar el cumplimiento de sus
objetivos.
Evaluacin del riesgo: Proceso utilizado para determinar las prioridades de la
Administracin del Riesgo comparando el nivel de un determinado riesgo con respecto a
un estndar determinado.
Fuente de riesgo: Elemento que por s solo o en combinacin tiene el potencial intrnseco
para dar lugar a riesgo.
Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organizacin la materializacin del
riesgo.
Mapas de riesgos: Es la herramienta metodolgica que permite hacer un inventario de
los riesgos ordenada y sistemticamente, definindolos, haciendo la descripcin de cada
uno de stos y las posibles consecuencias.
Nivel del riesgo: Magnitud de un riesgo, expresada en trminos de combinacin de las
consecuencias y sus probabilidades
Plan de Gestin del riesgo: Rgimen en el marco de gestin del riesgo especificando el
enfoque, la gestin componentes y los recursos que se aplicarn a la gestin del riesgo
Poltica de Gestin del riesgo: Declaracin de las intenciones y direccin generales de
una organizacin relacionada con la gestin del riesgo.
Probabilidad: Posibilidad que existe entre varias posibilidades que ocurra un evento, que
se debe medir a travs de la relacin entre los hechos ocurridos realmente y la cantidad
de eventos que pueden ocurrir.

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre lso objetivos
Riesgo Residual: de riesgo restante despus del tratamiento del riesgo

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Gua para la Administracin del Riesgo DAFP 2011, ISO
31000:2009
CONDICIONES GENERALES: La gestin del riesgo debe ser un compromiso permanente de la
direccin y de cada funcionario del Instituto, para esto se formular una poltica y se adoptara una
metodologa para la Gestin del riesgo.

Identificar y analizar riesgos deben ser actividades permanentes e interactivas entre todas
las dependencias. Para ello se deben evaluar aspectos internos y externos que puedan
representar amenazas significativas para la conservacin o debilidades para el logro de
los objetivos institucionales.

Planear y ejecutar acciones efectivas para la prevencin, deteccin y/o correccin de
eventos o siniestros que afecten las actividades, objetivos, misin o visin o el personal
del Instituto Caro y Cuervo

MARCO LEGAL: CP Art 209 y 269,343, 87 de 1993, Decreto 1599 de 2005, Ley 872 de 2003,
Ley 489 de 1998, Res 0090 de 2006 crea el comit y modificado por la Resolucin 167 de 2007.

REA CARGO
1 Establecimient
o,
actualizacin y
aprobacin de
la metodologa
de gestin del
Riesgo
La dependencia de
Planeacin
presenta ante el
Comit de
coordinacin de
control interno la
propuesta de la
metodologa de
gestin del riesgo
para su
aprobacin.
Planeacin
y Comit de
coordinaci
n de control
interno
(*) Control
interno
podr
apoyar la
construcci
n de la
propuesta
metodolgic
a
Asesor de la
Direccin con
funciones de
Planeacin

Profesional de
Planeacin

Integrantes del
Comit de
Coordinacin
de Control
Interno
Acta de
reunin.

Cartilla
Metodolgica
para la
gestin del
Riesgo
aprobada

2 Socializacin y
divulgacin
Realizar jornadas
de socializacin de
la poltica y la
metodologa de
gestin del riesgo
aprobada
Planeacin
Equipo
MECI
Profesional de
Planeacin
Listados de
Asistencias a
capacitacione
s

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

3 Identificacin Se realizan las
respectivas mesas
de trabajo en
donde se
identifican y
priorizan los
riesgos asociados
a cada proceso,
con sus posibles
causas y
consecuencias.
Todas las
reas, con
el apoyo de
planeacin.

*Control
interno
brindara
asesora
permanente
Lder de
proceso y
Profesionales
de planeacin.
Formato
Identificacin
del Riesgo
N.A
4 Anlisis Se analiza el
riesgo identificado,
teniendo en
cuenta, la
frecuencia con que
se presenta el
riesgo, el impacto y
consecuencias que
tendra el riesgo si
se materializa.
Todas las
reas
Lder de
proceso
Formato
Anlisis del
Riesgo
N.A
5 Evaluacin Se evala la
magnitud de la
incidencia del
riesgo en el
Instituto. Se valora
a partir de la
escala definida.
Todas las
reas
Lder de
proceso
Formato
Valoracin
del Riesgo
N.A
6 Tratamiento
del riesgo
Se identifica la
mejor forma de
atender el riesgo a
partir de su
valoracin y la
incidencia que
tiene sobre la
gestin del
Instituto.
Todas las
reas, rea
de control
Interno.
Lder de
proceso
N.A N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

7 Mapa de
riesgo
Se consolida la
informacin
obtenida de la
identificacin,
anlisis y
evaluacin de los
riesgos, para la
consolidacin del
mapa de riesgos.
Todas las
Dependenci
as
Lder de
proceso con
acompaamie
nto de
Planeacin.
Mapa de
riesgos.
N.A
8 Formulacin y
aprobacin del
Plan de
Manejo de
Riesgo
La dependencia de
planeacin realiza
la Consolidacin
del Plan de Manejo
de Riesgo, para la
presentacin y
aprobacin, por
parte de la
Direccin General
y el Comit de
Coordinacin de
control interno

Punto de
control
Direccin

Planeacin
Comit de
Coordinaci
n de
Control
interno
Director (a)

Comit de
Coordinacin
de control
Interno
Acto
Administrativ
o de
Implementaci
n de la
Poltica de
Administraci
n del Riesgo.

9 Formulacin
y/o
actualizacin
de la poltica
de Gestin del
resigo
Formular y adoptar
formalmente la
poltica de Gestin
del riesgo del
instituto
Direccin
General
Comit de
Coordinaci
n de
Control
interno
Director (a)
Integrantes
Comit de
Coordinacin
de control
Interno
Acto
administrativ
o de
adopcin de
la Poltica de
Gestin del
riesgo
Acta de
reunin

1
0
Divulgacin Socializacin del
mapa de riesgos
definitivo y la
poltica de riesgos.
planeacin y
comunicacione
s
Estrategia de
divulgacin.
Intran
et
Pg.
web.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

1
1
Monitoreo y
revisin.
Asegurar que las
acciones se estn
llevando a cabo y
evaluar la
eficiencia en su
implementacin
adelantando
revisiones sobre la
marcha para
evidenciar los
factores que
pueden estar
influyendo en la
aplicacin de
las acciones
preventivas.

Punto de
control
rea de
Control
Interno
Todas las
reas
J efe del rea
de Control
Interno y
Profesional de
la rea de
Control Interno
N.A N.A
1
2
Evaluacin y
seguimiento
Realizar la revisin
independiente a la
operacin de la
metodologa de
gestin del riesgo y
la gestin de este
Dependenci
a de
Control
Interno

Profesional
especializado
con funciones
de control
interno
Profesional
universitario
con funciones
de Control
Interno
Informe de
seguimiento
Papeles de
trabajo

1
3
Elaboracin
del plan de
Mejoramiento
de
administracin
del riesgo
Con base en el
informe entregado
de Control interno,
los lderes de
proceso con sus
equipos de trabajo,
formularan un Plan
de mejoramiento
con el fin de
subsanar los
hallazgos y/o
observaciones
presentadas en el
informe

Todas las
dependenci
as
Dependenci
a de
Control
interno
brindara
asesora
permanente
Lderes de
proceso
Plan de
mejoramiento
de Gestin
del riesgo
N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

1
4
Seguimiento al
Plan de
mejoramiento
de Gestin
del riesgo
La dependencia de
control interno
realizara
seguimiento a la
ejecucin de las
acciones de
mejoramiento
propuestas por las
dependencias en
los planes de
mejoramiento para
la gestin del
riesgo
Punto de
control
Dependenci
a de
Control
Interno

Profesional
especializado
con funciones
de control
interno
Profesional
universitario
con funciones
de Control
Interno
Informe de
seguimiento
Papeles de
trabajo


Realizado por:
Bohrquez
Revisado por:
Fecha:
Noviembre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Subproceso Relaciones Interinstitucionales
PROCESO: Direccionamiento Estratgico SUBPROCESO: Relaciones interinstitucionales
PROCEDIMIENTO: Gestin de Convenios Interinstitucionales CDIGO: PL-RI-09
PRODUCTOS: Convenio Suscritos y Captulos anexos
OBJETIVO: Gestionar, Administrar y monitorear los convenio Interinstitucionales
ALCANCE: Desde la formulacin de la estrategia de relaciones interinstitucionales, pasando por
la firma de convenios hasta la liquidacin de captulos anexos a los convenios.
DEFINICIONES:
Convenio Marco: Es un documento suscrito entre dos instituciones en el que manifiestan la
voluntad y compromiso de desarrollar en forma planificada actividades de inters comn sin fines
de lucro. Expresa la confianza y buena voluntad entre las partes comprometidas para desarrollar
actividades de cooperacin mutua.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan Estratgico Institucional
CONDICIONES GENERALES: Ver documento de Polticas de Operacin ICC
MARCO LEGAL: Decreto 1142 de 1970, Acuerdo 04 de 2002 Consejo Directivo
N

ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTROS SIA
REA CARGO
1 Necesidad de
convenios
La direccin y las
reas de la entidad
establecen la
necesidad de
realizar convenios
interinstitucionales.
Direccin
Todas las
reas.
Director (a)
Lderes de
proceso.
Coordinadores
de equipos de
investigacin.
N.A N.A
2 Contactos
Interinstitucion
ales
Se realizan
contactos con la
instituciones
Relaciones
Interinstituci
onales
Profesional de
relaciones
Interinstitucional
es
N.A N.A
3 Verificacin
convenio
marco
Se revisa la
preexistencia de un
convenio marco.
Punto de
control
Relaciones
Interinstituci
onales
Profesional de
relaciones
Interinstitucional
es
N.A N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

4 Elaboracin de
convenio
marco
Si no existe el
convenio marco se
elabora
Direccin,
J urdica y
Relaciones
Interinstituci
onales
Director (a),
rea J urdica y
Profesional de
relaciones
Interinstitucional
es
Proyecto
Convenio
Marco
N.A
5 Revisin y
Ajustes del
texto del
Convenio
El proyecto es
revisado por la
contraparte y se
devuelve para
realizar los ajustes a
que haya lugar
Entidad
Cooperante
Representante o
su delegado
N.A N.A

6
Perfeccionami
ento
Realizados los
ajustes, se procede
a firma del convenio
por parte de los
representantes
legales de ambas
entidades.
Direccin
con visto
bueno de
J urdica y
Relaciones
Interinstituci
onales
Director (a),
rea J urdica y
Profesional de
relaciones
Interinstitucional
es
Convenio
Perfecciona
do
N.A
7 Definicin
proyecto de
cooperacin
entre las
partes
Estructurado el
convenio Marco y
formalizado por las
partes se define y
formula el proyecto
de cooperacin, que
constituye el capitulo
anexo al convenio.
Direccin,
Relaciones
Interinstituci
onales con
Entidad
Cooperante
Director (a), y
Profesional de
relaciones
Interinstitucional
es
N.A N.A
8 Planeacin y
Negociacin
de
condiciones
A travs de
conversaciones se
estipulan las
condiciones de
desarrollo de los
proyectos
formulados y
definidos
Direccin
y
Relaciones
Interinstituci
onales con
Entidad
Cooperante
Director (a) y
Profesional de
relaciones
Interinstitucional
es
N.A N.A
9 Estructuracin
de capitulo
anexo
Se formalizan las
condiciones
planteadas y
negociadas
J urdica y
Relaciones
Interinstituci
onales con
Entidad
Contratista
rea J urdica y
Profesional de
relaciones
Interinstitucional
es
Captulo
Anexo
N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

1
0
Se proyecta
acto
administrativo
de firma de
captulos
anexos
Se verifica el CDP
que soporta
contrapartidas y
elabora el acto
administrativo.
Direccin,
J urdica y
Relaciones
Interinstituci
onales
Director (a),
rea J urdica y
Profesional de
relaciones
Interinstitucional
es
Acto
Administrati
vo
N.A
1
1
Perfeccionami
ento
Se enva el capitulo
para revisin jurdica
de la contraparte y
firma de la misma
J urdica de
la Entidad
Cooperante
y
Relaciones
interinstituci
onales.
Profesional de
relaciones
Interinstitucional
es
N.A
1
2
Seguimiento a
la ejecucin de
las acciones
pactadas en el
capitulo anexo.
Seguimiento a las
actividades del
cronograma del
captulo, y
seguimiento a la
parte acadmica por
parte de las reas
misionales.
Punto de
control
rea de
Relaciones
Interinstituci
onales y
J efes de
Proceso
Misional
Involucrado
s
Profesional de
relaciones
Interinstitucional
es, Lderes de
proceso,
Coordinadores
de equipo de
investigacin
Informes de
Seguimient
o por parte
de las reas
misionales
N.A
1
3
Establecer
modificaciones
para
elaboracin de
otro si cuando
haya lugar
A partir de la
revisin de los
informes y de comn
acuerdo entre las
partes y en vista de
la necesidad de
modificar las
condiciones del
Captulo Anexo, se
perfeccionan las
novedades
respectivas
Direccin,
J urdica y
Relaciones
Interinstituci
onales con
Entidad
Contratista
Director (a),
rea J urdica y
Profesional de
relaciones
Interinstitucional
es
N.A N.A
1
4
Elaborar otros Si se realizan
modificaciones se
elabora el respectivo
Otro s al Capitulo
anexo del convenio
Direccin,
J urdica y
Relaciones
Interinstituci
onales con
Entidad
Contratista
Director (a),
rea J urdica y
Profesional de
relaciones
Interinstitucional
es
Resolucin
de
autorizacin
de
Modificaci
n

N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

1
5
Perfeccionami
ento de otros
Revisin J urdica de
las partes y firma de
los representantes
legales.
Direccin,
J urdica,
Entidad
Cooperante
Director (a),
rea J urdica.
Otros. N.A
1
6
Proyeccin del
Acta de
Liquidacin
capitulo
Una vez terminadas
las acciones
pactadas en el
capitulo anexo se
procede a proyectar
el acta de
liquidacin del
mismo
J urdica y
Relaciones
Interinstituci
onales con
Entidad
Cooperante
rea J urdica y
Profesional de
relaciones
Interinstitucional
es
N.A N.A
1
7
Perfeccionami
ento del Acta
de Liquidacin
del capitulo
Se suscribe el acta,
por las partes
Direccin
con visto
bueno de
J urdica y
Entidad
Cooperante
.
Director (a),
rea J urdica.
Acta de
Liquidacin
Captulo
Anexo
firmada por
las partes

Realizado por:
Bohrquez
Revisado por:
Fecha:
Noviembre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCESO: Direccionamiento Estratgico SUBPROCESO: Comunicaciones y prensa
PROCEDIMIENTO: Comunicacin Organizacional y Prensa. CDIGO: PL-CM-10
PRODUCTOS: Organizacional: Boletines internos, circulares, noticias. Prensa: Boletines,
Comunicados de Prensa y material audiovisual
OBJETIVO: Comunicar una imagen renovada y actual del INSTITUTO CARO Y CUERVO como
un centro de altos estudios dedicado a la investigacin, la docencia, la asesora y la divulgacin
del lenguaje, la literatura y la cultura hispanoamericana; encargado de custodiar el patrimonio
idiomtico de la Nacin.
ALCANCE: Desde la compilacin de la informacin hasta la confirmacin del logro de objetivos
de divulgacin
DEFINICIONES:
Apropiacin Social del Conocimiento: Publicar, divulgar y socializar el conocimiento
acumulado en el Instituto a la comunidad nacional e internacional.
Comunicacin Organizacional: La interaccin dinmica y multidireccional entre los miembros de
la Entidad para la consecucin de los objetivos propuestos de acuerdo con la misin y visin
estratgica del Instituto. Es instrumentada y flexible.
Prensa: El objetivo es proyectar una imagen positiva del Instituto a la sociedad e influir en la
opinin pblica, a travs de los medios de comunicacin, comerciales y culturales, internet y las
redes sociales.
Comunicaciones oficiales: informacin recibida o producida en el desarrollo de los procesos
institucionales.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Poltica Institucional de Comunicaciones, Plan Estratgico
Institucional. Misin y visin institucional. Poltica De comunicacin organizacional y prensa.
CONDICIONES GENERALES: Todas las acciones de comunicacin al interior del Instituto y de
esta hacia entes externos deben ceirse a las directrices y lineamientos establecidos en la
Poltica Institucional de Comunicacin.
Todos los comunicados que tengan como receptor los medios de comunicacin externos deben
ser revisados y aprobados por el rea de Comunicacin Organizacional y Prensa.
Solicitar a las reas el reporte de la informacin que es susceptible de ser publicada
peridicamente.
MARCO LEGAL: Decreto 1151 de 2008, Decreto 1599 de 2005, MECI 1000:2005

REA CARGO
1. Plan de
informacin
El rea de C.O. y P.
elaborar
informaciones de
prensa de acuerdo
con un plan
establecido.
C.O. y P. Lder de
proceso
Plan N.A

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

2 Entrega de la
informacin
El rea interesada
en divulgar
informacin
institucional interna
o externa debe
enviar al rea de
Prensa la
informacin
respectiva.
Todas las
reas
Lder de
proceso
Mail. N.A

3 Definir
medios y
fuentes
Al analizar la
informacin, el rea
de CO y P
establecer los
medios a los que se
dirigir, las fuentes
con las que
complementar la
informacin y los
recursos de apoyo.
CO y P Profesional
de
Comunicaci
ones y
prensa
Documento N.A.
4 Redaccin,
correccin y
diseo de la
informacin.
Se analiza y revisa
la informacin
recibida y se verifica
redaccin,
correccin y estilo.
Punto de
control
rea de
comunicacio
nes y prensa
Profesional
de
Comunicaci
ones y
prensa
N.A N.A

5 Envo Hacer el envo o
publicacin de la
informacin a travs
de los medios
respectivos.
rea de
comunicacio
nes y prensa
rea de
comunicaci
ones y
prensa
N.A Web
Intranet
Mail
6 Informe de
las
actividades
Peridicamente el
rea realizara un
informe de la gestin
de comunicaciones
realizadas.
rea de
comunicacio
nes y prensa
rea de
comunicaci
ones y
prensa
Informe

Recomendaciones para mejorar el procedimiento: Requerir a las reas la informacin que es
susceptible de ser publicada peridicamente. Facilitar el acceso a la informacin para su
divulgacin. Coordinar la produccin grfica de los materiales y piezas de comunicacin.
Realizado por:
Paola Gaitn Martnez-Carlos
J aramillo Angulo
Revisado por:
Fecha:
Diciembre de 2012

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

PROCESO: Direccionamiento Estratgico SUBPROCESO: Comunicaciones y Prensa
PROCEDIMIENTO: Administracin Pgina WEB CDIGO: PL-CM-11
PRODUCTOS: Portal Instituto www.caroycuervo.gov.co
OBJETIVO: Mantener actualizada la pgina Web del Instituto para que sirva de sitio de consulta
de la informacin que produce con el propsito de crear un canal de comunicacin entre el
Instituto y la sociedad.
ALCANCE: Inicia con la solicitud de la publicacin y termina con la actualizacin de la
informacin de la pgina web
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan Estratgico Institucional, Poltica Institucional de
Comunicacin, Plan de comunicacin Organizacional y Prensa.
CONDICIONES GENERALES: Cada rea debe reportar peridicamente la informacin que ser
cargada a la pgina web, la actualizacin y retiro de la misma cuando sea pertinente.
Toda informacin susceptible de publicacin debe ser enviada por medio electrnico.
El diseo y administracin de la pgina web se realizar de acuerdo a los lineamientos de la
estrategia de gobierno en lnea.
El Webmaster asesora los desarrollos posteriores de la pgina web que sean solicitados por las
diferentes reas.
MARCO LEGAL: Decreto 1151 de 2008, Manuales de Gobierno en lnea.
REA CARGO
1 Recepcin
de
contenidos
Se recibe todo
informacin a
travs de correo
electrnico de las
diferentes reas
del Instituto que
es susceptible de
ser publicada en
el portal.
Todas las
reas
Involucradas
N.A N.A Correo
Interno
2 Definir
medios y
fuentes
Al analizar la
informacin, el
rea de CO y P
establecer los
medios a los que
se dirigir, las
fuentes con las
que
complementar la
CO y P Profesional
de
Comunicacio
nes y prensa
Documento N.A.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

informacin y los
recursos de
apoyo.
3 Revisin
del
contenido
de la
informacin
que se va a
publicar.
Se realiza una
revisin y
correccin a que
haya lugar de los
contenidos
Punto de
control
rea de
Comunicacio
nes y prensa
Profesional
de
Comunicacio
nes y prensa
N.A N.A
4 Convertir la
informacin
Convertir la
informacin en los
formatos
adecuados o
correspondientes
para subirla a la
web.
rea de
Comunicacio
nes y prensa
Profesional
de
Comunicacio
nes y prensa
N.A N.A
5 Rediseo y
actualizaci
n.
Redisea y
actualiza la
pgina web con la
informacin a
publicar.
rea de
Comunicacio
nes y prensa
Profesional
de
Comunicacio
nes y prensa
N.A N.A
6 Comunicaci
n al
solicitante
Comunica al
solicitante la
publicacin de la
informacin
rea de
Comunicacio
nes y prensa
Profesional
de
Comunicacio
nes y prensa
N.A N.A
ATENCIN DE LA PGINA WEB
7 Filtro de
registros y
claves
Se analiza y
selecciona los
usuarios
registrados de la
pgina y se les
otorga una clave.
rea de
Comunicacio
nes y prensa
Webmaster Mail Website

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

8 Seguimient
o a los
mecanismo
s de
seguridad
del website.
Realizar control y
seguimiento de
las herramientas
de seguridad del
website. Revisar
las alertas.
Punto de
control
rea de
Comunicacio
nes y prensa
Webmaster Registro de
soluciones.

Informe a
sistemas.

9 Sugerencia
s,
peticiones y
consultas.
Direccionar las
diferentes
consultas y
peticiones que
realizan los
usuarios a las
reas
competentes.
rea de
Comunicacio
nes y prensa
Webmaster Consultas
Registro de
envo.

Estadstica
s
Realizar
peridicamente
un informe con las
diferentes
estadsticas del
website (usuarios,
consultas,
registros)
rea de
Comunicacio
nes y prensa
Webmaster Informe.

Realizado por:
Paola Gaitn Martnez-Carlos
J aramillo Angulo
Revisado por:
Fecha:
Mayo de 2011

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCESO: Direccionamiento Estratgico SUBPROCESO: Comunicaciones y Prensa
PROCEDIMIENTO: Administracin de los perfiles
institucionales en redes sociales
CDIGO: PL-CM-012
PRODUCTOS: Interacciones en las RS.
OBJETIVO: Mantener actualizada la comunicacin entre el Instituto y los participantes de cada
red de acuerdo con la estrategia que se defina para cada una, con el fin de consolidarlas como
canales de comunicacin entre el Instituto y los seguidores.
ALCANCE: Desde la creacin del perfil en la RS hasta la realizacin del informe de seguimiento.
DEFINICIONES:
Redes sociales: servicios web para comunidades de personas que comparten intereses y
actividades. Los servicios de red permiten a los usuarios crear un perfil y compartir diferente tipo
de informacin. Medios de comunicacin que basan su modelo de construccin y produccin en
una figura colaborativa, respaldada en la interaccin social de redes y comunidades.
Comunidad virtual: No es simplemente un grupo el que genera comunidad, sino las
interacciones dentro de ella, y esas interacciones y el sentimiento de pertenencia que ellas
producen.
Twitter: servicio gratuito de microblogging que permite a sus usuarios enviar entradas de texto
(tweets) de una longitud mxima de 140 caracteres. El envo de estos mensajes se puede realizar
tanto por el sitio web como va SMS desde un telfono mvil.
Facebook: sitio web gratuito de redes sociales. La idea fundamental de este sitio es crear una
comunidad web donde las personas comparten gustos y sentimientos.
Youtube: sitio electrnico en el cual los usuarios pueden subir y compartir videos.
Perfiles institucionales: usuarios /perfiles creados para efectos de se difunda informacin de
inters institucionales. Estos perfiles constituyen canales de comunicacin de informacin de
carcter oficial.
Twitter @CaroyCuervo
Facebook Prensa ICC
Informacin institucional: informacin relativa al ejercicio de las funciones institucionales que
sea de inters para la ciudadana y pblico interesados. (Servicios, ofertas acadmicas, eventos)

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
La administracin actualizacin y monitoreo de los perfiles sociales est bajo la responsabilidad
del rea de Comunicaciones. La custodia de las claves de acceso a los perfiles estar a cargo del
lder de proceso.
Los comunicados de prensa que se emitan sern colocados en los perfiles institucionales una vez
sean aprobados.

MARCO LEGAL: Decreto

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

REA CARGO
1 Monitoreo Monitoreo de los
perfiles
institucionales de
manera diaria
Comunicacio
nes
Community
Manager
(CM)
(Dinamizador
de redes)
N.A
2 Publicacin
de
informacin
Se actualiza
diariamente la
informacin
institucional que
se postea en las
diferentes redes.
Comunicacio
nes
Community
Manager
(CM)
(Dinamizador
de redes)
Redes
sociales
3. Seguimient
o y mejoras
Interno: A la
percepcin que
sobre redes
tienen los
miembros del
Instituto a travs
de: asistencia a
reuniones,
actualizacin de
polticas de uso,
gestin del trabajo
diario y
generacin de
informes
peridicos.
Externo:
Monitorear temas,
trminos o
asuntos clave, de
manera peridica
y generando
reportes
mensuales con
unos criterios
definidos.
Comunicacio
nes
Community
Manager
(CM)
(Dinamizador
de redes)

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Punto de
control
4 Informe Se realiza un
informe mensual
con los datos
correspondientes
al seguimiento y
evaluacin de la
administracin de
los perfiles.
Incluye variables
cuantitativas,
cualitativas y
medios sociales.
rea de
Comunicacio
nes y prensa
Profesional
de
Comunicacio
nes y prensa
Informe N.A
Realizado por:
Paola Gaitn Martnez- Carlos
J aramillo Angulo
Revisado por:
Fecha:
Diciembre de 2012

SUBPROCESO SISTEMAS
PROCESO: Planeacin estratgica SUBPROCESO: Sistemas

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Adquisicin de Hardware y Software CDIGO: PL-ST-13
PRODUCTOS: Suplir las necesidades de hardware y software del Instituto.
OBJETIVO: Realizar acompaamiento y apoyo tcnico para la adquisicin de software y hardware.
ALCANCE: Desde la identificacin de la necesidad hasta la puesta en marcha del software y
Hardware
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manuales de instalacin, Manejo de Software y hardware y
Plan de Compras
CONDICIONES GENERALES: La adquisicin de software y hardware debe ajustarse a lo
plasmado en el plan de compras de la vigencia.
MARCO LEGAL: Licencias, derechos de autor y ley de archivo.
N ACTIVIDAD DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS SIA
DEPENDENCIA

CARGO

1
Identificacin
de la
necesidad
Se reciben los
requerimientos por
parte de las
dependencias.

Todas las
dependencias
Sistemas
Profesionales
del rea de
Sistemas
Formulario
de Solicitud
Correo
electrnic
o.
2
Se revisa la
existencia
Se solicita a almacn
si el requerimiento
est en el inventario y
se puede suministrar (
continua al paso 5), si
no se evala la
adquisicin ajustado al
plan de compras
Punto de
control
Almacn y
Sistemas
Responsable de
Almacn y
Profesionales
del rea de
Sistemas.
Correo
electrnico.
N.A
3
Viabilidad e
inclusin en
el plan de
compras
Se viabiliza la
necesidad
presupuestal y tcnica
del requerimiento. De
ser aprobado se
incluye en el plan de
compras de la
vigencia.
Planeacin y
Sistemas
J efe de
Planeacin y
Responsable del
rea de
Sistemas
Plan de
compras.
N.A
4 Adquisicin
Se surte el
procedimiento de
adquisicin de los
elementos incluidos en
el plan de compras.
rea de
contratacin.
Profesional de
contratacin.
Profesional de
sistemas.
Contrato N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

5
Peritaje
tcnico
Verificar que equipos y
software funcionen y
cumplan con las
especificaciones
tcnicas requeridas, si
funciona entra a
almacn sino se
comunica al
proveedor.

Punto de
control
rea de
Sistemas
Asistentes de
sistemas
Check list
Acta de
recibido
N.A
6
Envo de
elementos
adquiridos al
almacn para
ingreso al
inventario
Si el bien solicitado es
para uso de la sede
Casa Cuervo se enva
ala almacn los
documentos soportes
del recibido para dar
ingreso al inventario.

Si el bien solicitado es
para uso en la sede
Yerbabuena se enva
al almacn con los
soportes respectivos.
rea de
sistemas

rea de almacn
Profesional de
sistemas

Encargado del
almacn.
Contrato o
factura.
Acta de
recibido
SAFI
7
Instalacin y
configuracin.
Realizar la instalacin
y configuracin
respectiva de los
equipos en el puesto
de trabajo.
rea de
sistemas
Profesionales o
tcnicos de
sistemas.
Solicitud de
la
instalacin.
Aplicativo
de
soporte
tcnico.
8
Notificacin
de la
realizacin de
la instalacin.
Se enva al solicitante
de la instalacin la
notificacin del
proceso.

rea de
sistemas
Profesionales o
tcnicos de
sistemas.
Notificacin.
3. Control de cambios
Realizado por:
Paola Gaitn Martnez- Fredy Rey
Camacho- J ean Paul Granados
Revisado por:
Myriam Ruth Galvis- Ricardo
Francisco Daza Gamba
Fecha:
Noviembre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCESO: Planeacin estratgica

SUBPROCESO: Sistemas
PROCEDIMIENTO: Soporte Tcnico a usuarios finales CDIGO: PL-ST-14
PRODUCTOS: Solucin a los requerimientos.
OBJETIVO: Atender requerimientos de las diferentes dependencias en cuanto a problemas
tcnicos de hardware y software
ALCANCE: Desde el requerimiento del funcionario hasta la solucin del mismo
DEFINICIONES:
Escalamiento. Cuando el rea no cuenta con las herramientas suficientes, las solicitudes se
envan a los proveedores o dems instancias que puedan intervenir en la solucin de los
inconvenientes de hardware.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manuales de instalacin y Manejo Software y hardware

Los usuarios de los equipos deben hacer uso adecuado de estas herramientas con el fin de no
generar inconvenientes por mal uso, deben ceirse a los parmetros de seguridad y manejo
dispuestos por el equipo de sistemas con el fin de evitar perjuicios en el hardware y software.
Las solicitudes de servicio tcnico deben hacerse a travs del aplicativo diseado para tal fin, de
lo contrario las solicitudes o sern atendidas.
MARCO LEGAL: Licencias, derechos de autor y ley de archivo
N

ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTR
O
SIA
DEPENDEN
CIA
CARGO
1 Recepcin Se recibe la solicitud de la
dependencia a travs del
aplicativo de soporte
tcnico.
Todas las
reas.

Solicitante.

Profesional
y tcnicos
de
sistemas.
Solicitud Aplicativo
de soporte
tcnico.
2 Valoracin
y
clasificaci
n
Se valora si el
requerimiento necesita ir
al puesto de trabajo o por
asistencia remota
rea de
sistemas
Profesional
es y
tcnicos de
sistemas.
N.A N.A
3 En el
Puesto de
trabajo
El profesional o tcnico
del rea de sistemas se
desplaza al puesto de
trabajo verifica el
requerimiento y procede a
su solucin
rea de
sistemas
Profesional
es y
tcnicos de
sistemas.
N.A N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

4 Asistencia
remota
De acuerdo con la
valoracin dada, el
requerimiento se
soluciona a travs del
aplicativo remoto.

rea de
sistemas
Profesional
es y
tcnicos de
sistemas.
N.A N.A
5 Cierre
requerimie
nto
Si la solicitud se atendi
efectivamente se cierra. Si
la solicitud no se puede
atender inmediatamente
se realiza el escalamiento
de sta.
Punto de control
rea de
sistemas
Profesional
es y
tcnicos de
sistemas.
Reporte
del
aplicativo
.
N.A
6 Escalamie
nto de
solicitudes.
Cuando los equipos se
encuentran en garanta y
requieren cambio de
repuestos, o en caso de
que la garanta haya
vencido la solicitud se
remite al contratista que
suministra las partes.

rea de
sistemas.

Proveedor
es

Profesional
es y
tcnicos de
sistemas.
Hoja de
vida del
equipo.
Correo
electrni
co
N.A
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Cuando los usuarios hacen solicitudes
repetitivas el rea de sistemas realiza capacitaciones acerca de los inconvenientes encontrados.
Las observaciones realizadas por los profesionales y tcnicos de sistemas deben ser
implementadas por los usuarios para evitar reprocesos y demoras en la atencin de las dems
solicitudes.

Los manuales publicados en la intranet institucional (Carpeta grupo general) deben ser revisadas
por todos los usuarios y deben implementarse los procedimientos especificados para solucionar
inconvenientes simples.
3. Control de cambios
Realizado por:
Paola Gaitn Martnez- Fredy
rey Camacho- J ean Paul
Granados
Revisado por:
Myriam Ruth Galvis.- Ricardo
Fecha:
Noviembre de 2012

PROCEDIMIENTO: Aseguramiento de las estaciones de trabajo y Copias
de respaldo.
CDIGO: PL-ST-15

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PRODUCTOS: Backup, Antivirus existente funcionando, Plan de Mantenimiento Preventivo y
Correctivo de software y hardware.
OBJETIVO: Asegurar la informacin y el correcto funcionamiento de los equipos para mantener la
continuidad del negocio.
ALCANCE: Desde la configuracin de scripts y actualizacin de parches de seguridad, hasta el
correcto funcionamiento de las estaciones de trabajo.
DEFINICIONES:
Backup: copia de seguridad de los archivos que manejan los funcionarios en sus actividades,
respaldo de las bases de datos de las diferentes aplicaciones.
Medios extrables: cintas de seguridad.
Script: parametrizacin lgica basada en DOS.
Parches de seguridad: Liberacin de actualizaciones de los sistemas operativos instalados en las
estaciones de trabajo y software en general.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manuales para la creacin y configuracin de Scripts.
Identificacin de usuarios para el respaldo selectivo (Documentos, imgenes, archivos de sonido,
videos).
CONDICIONES GENERALES: El respaldo de la Informacin debe ser peridica e implementar todos
los mecanismos que estn al alcance para evitar la prdida de informacin sensible para el Instituto,
asegurando de esta manera la continuidad del negocio.
MARCO LEGAL: ISO 17799
DEPENDENCIA CARGO
1 Instalacin
de antivirus
Se realiza la
instalacin del
antivirus y se verifica
firmas de
actualizaciones
rea de
sistemas
Profesiona
les y
tcnicos

Correo
electrnico y
matriz de
informacin.

N.A
2 Actualizacin
de parches
de seguridad
Se actualizan los
parches de seguridad
mediante el servidor
de actualizaciones
(WSUS) o de manera
manual.
rea de
sistemas
Profesiona
les y
tcnicos

Correo
electrnico y
matriz de
informacin.

Servidor
WSUS
3 Desinfeccin
automtica
de archivos
El antivirus realiza la
desinfeccin de
archivos en tiempo
real y de manera
automtica.
N.A N.A Informes de
antivirus.
Consola
de
administr
acin

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

4 Reportar
problemas de
reconocimien
to de nuevas
variantes de
virus.
El antivirus enva
mensajes de alerta a
la consola de
administracin, si el
archivo no fue
desinfectado, el rea
de sistemas debe
informar esta
anomala a los
administradores de la
firma de antivirus para
que esta variante de
virus nueva sea
reportada a los
desarrolladores de las
vacunas, para la
posterior actualizacin
de las bases de
datos.
Punto de
control
rea de
sistemas.
Profesiona
les
Reportes de la
consola de
administracin
de antivirus,
correo
electrnico y
firmas
Consola
de
administr
acin.
5 Mantenimient
o de equipos
de cmputo
Se realiza el
mantenimiento
preventivo y
correctivo de los
equipos de cmputo,
escneres e
impresoras.
El mantenimiento
preventivo y
correctivo de las
impresoras y los
escneres, se lleva a
cabo por la empresa
contratista, con la
supervisin del rea
de sistemas. La
empresa contratista
debe suministrar los
repuestos de los
equipos de cmputo
en general.
rea de
sistemas
Profesiona
les,
tcnicos y
empresa
Contratist
a.
Informes de
actividades.
N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

6 Copias de
seguridad
automatizada
s
El sistema
automatizado en
RAID 1 (configuracin
de dos discos duros
que generan copias
idnticas), enva un
mensaje de alerta a
los usuarios para
informar el da en que
se copiara la
informacin en el
servidor dispuesto
para ello.
Punto de
control
Todos las
Dependencia
s.
Todos los
Funcionari
os
Unidad F en el
equipo servidor
Servidor
de
copias
de
segurida
d.
7 Copia en
medios
extrables
La oficina de sistemas
procede a copiar toda
la informacin
generada por el
sistema de copia
automatizada en el
disco del servidor al
Tape Backup con
capacidad de 120 Gb.
rea de
sistemas
Profesiona
les y
tcnicos

Tape Backup Servidor
de
copias
de
segurida
d.
8 Envo de
cintas
Las cintas de
respaldo se envan al
rea de a archivo en
la sede de
Yerbabuena para que
sean almacenadas
bajo las condiciones
de almacenamiento
adoptadas por esta
rea.
Punto de
control
rea de
sistemas y
rea de
archivo
Profesiona
les,
tcnicos,
y
encargado
del rea
de
archivo.
Comunicado
enviando Tape
Backup, Tablas
de retencin
Documental
Servidor
de
copias
de
segurida
d.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Hacer revisiones peridicas en cada uno de los
equipos para verificar que el proceso se est ejecutando correctamente.
3. Punto de control
Realizado por:
Rey Camacho- J ean Paul
Granados.
Revisado por:
Myriam Ruth Galvis- Ricardo Francisco
Daza Gamba
Fecha:
Noviembre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Soporte tcnico a la infraestructura. CDIGO: PL-ST-16
PRODUCTOS: Mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de red y servidores.
OBJETIVO: Mantener el correcto funcionamiento de los servidores y la red WLAN de la intranet del
ALCANCE: Desde el mantenimiento preventivo de los equipos, hasta la restauracin de los mismos.
DEFINICIONES:
WLAN: Red inalmbrica de rea local, para el uso de recursos compartidos, servicios de internet, y
servicios cliente servidor.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Mantenimiento que se realiza a los equipos de cmputo en general,
para evitar paradas inesperadas.
MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Mantenimiento que se realiza a los equipos de cmputo en general,
para corregir daos que requieren el reemplazo de partes o el reemplazo de la misma mquina.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Hojas de vida de los equipos servidores, informacin sobre la
configuracin de accespoint y firewall.
CONDICIONES GENERALES: Mantener en pleno funcionamiento los servicios de la intranet.
DEPENDENCIA CARGO
1 Mantenimient
o preventivo
Se realiza un
mantenimiento
preventivo cada tres
(3) meses, realizando
limpieza y ajuste de
todos los elementos
que componen el
equipo de cmputo y
sus perifricos.

Punto de
control
rea de
sistemas, y
empresa
contratista
Profesional
es, y
tcnicos del
rea de
sistemas.

Correo
electrnico,
reporte del
aplicativo de
mesa de
ayuda, e
informe de
actividades de
la empresa
contratista.
Correo
electrnico
y aplicativo
de mesa de
ayuda
2 Mantenimient
o correctivo
El mantenimiento
correctivo se realiza
cada vez que se
requiere, ya sea por
una parada
inesperada o por el
desgaste de
suministros.
rea de
sistemas, y
empresa
contratista.
Profesional
es y
tcnicos del
rea de
sistemas.

Correo
electrnico,
reporte del
aplicativo de
mesa de
ayuda, e
informe de
actividades de
Correo
electrnico
y aplicativo
de mesa de
ayuda

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

la empresa
contratista.
3 Configuraci
n de
servidores
Realizar los ajustes
requeridos para
mantener en lnea los
servicios ofrecidos por
determinado servidor.
rea de
sistemas.
Profesional
es del rea
de
sistemas.
Hoja de vida
de servidores,
manuales de
configuracin,
configuracione
s de Firewall,
registro de
dominios
pblicos
Consolas
de
administraci
n de
Firewall,
equipos
cliente
servidor.
4 Configuraci
n de puntos
de acceso a
la red
intranet.
Habilitar puntos de
red en nuevos
puestos de trabajo.
rea de
sistemas.
Profesional
es del rea
de
sistemas.
Matriz de
informacin.
Consola de
administraci
n de los
accespoint.
5 Mantenimient
o de los sitios
Web
Se realiza la
actualizacin de
contenido y la carga
de informacin en los
sitios Web de la
entidad.

Punto de
control
rea de
sistemas
Profesional
es del rea
de
sistemas.
Informes de
actividades.
Servicios
Web.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Las reas que requieren la publicacin de
servicios deben informar al rea de sistemas con anticipacin sobre estas necesidades para evitar
contratiempos y expectativas que retrasen el alcance de objetivos.
3. Punto de control
Realizado por:
Granados.
Revisado por:
Fecha:
Noviembre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Administracin de servidores. CDIGO: PL-ST-17
PRODUCTOS: Backups, Informe acerca de la informacin del software y hardware instalado en los
servidores, Plan de mejoramiento continuo, Manuales de instalacin y configuracin del software
instalado en los servidores y Manual de Manejo de los aplicativos instalados en los servidores.

OBJETIVO: Asegurar el servicio, la informacin y el correcto funcionamiento de los servidores para
mantener la continuidad del negocio.

ALCANCE: Desde la instalacin y configuracin del sistema operativo y los aplicativos en los
servidores hasta la configuracin en el firewall para poder publicar los servicios web.

DEFINICIONES:

Backup: copia de seguridad de los archivos que manejan los funcionarios en sus actividades,
respaldo de las bases de datos de las diferentes aplicaciones.
Software: equipamiento lgico o soporte lgico de un sistema informtico, comprende el conjunto de
los componentes lgicos necesarios que hacen posible la realizacin de tareas especficas, en
contraposicin a los componentes fsicos, que son llamados hardware.
Hardware: corresponde a todas las partes tangibles de un sistema informtico; sus componentes son:
elctricos, electrnicos, electromecnicos y mecnicos.1 Son cables, gabinetes o cajas, perifricos de
todo tipo y cualquier otro elemento fsico involucrado; contrariamente, el soporte lgico es intangible y
es llamado software.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manuales de instalacin y configuracin del software instalado en
los servidores y Manual de Manejo de los aplicativos instalados en los servidores.

CONDICIONES GENERALES: El respaldo de la Informacin de los servidores debe ser peridica y
cada servidor y para cada aplicativo instalado se deber crear el respectivo manual de referencia,
asegurando de esta manera la continuidad del negocio.


DEPENDENCI
A
CARGO
1 Instalacin
de sistema
operativo
Se realiza la
instalacin del
sistema operativo y se
verifica firmas de
actualizaciones
rea de
sistemas
Profesionales
del rea de
sistemas.

Informe
acerca del
sistema
operativo
instalado.

BELARC

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

2 Instalacin
de Hardware
Se realiza la
instalacin del
Hardware requerido
en los servidores
rea de
sistemas
Profesionales
del rea de
sistemas.

Informe
acerca de la
informacin
del software
instalado.

BELARC
3 Instalacin
de Software
Se realiza la
instalacin del
Software o aplicativos
requeridos en los
servidores.
rea de
sistemas
Profesionales
del rea de
sistemas.

Informe
acerca de la
informacin
del software
instalado.

BELARC
4 Actualizacin
de parches
de seguridad
Se realiza la
actualizacin del
sistema operativo y
de las firmas del
antivirus si el servidor
lo tiene. Adems se
realiza verificacin del
firewall nativo del
servidor.

Punto de
control
rea de
sistemas.
Profesionales
del rea de
sistemas.

Reportes de
la consola de
administraci
n del servidor
y del
antivirus.
Consola
de
administra
cin.
5 Manuales de
instalacin y
configuracin
del software
instalado
Despus de verificar
manuales en internet
y en la
documentacin propia
del fabricante se
procede a realizar la
instalacin junto con
los respectivos
manuales.
Punto de
control
rea de
sistemas
Profesionales
del rea de
sistemas.

Manuales
creados.
Document
acin
propia del
fabricante
del
sistema
operativo.
6 Manual de
manejo de
los
aplicativos
instalados
Despus de investigar
acerca de los
manuales existentes
del aplicativo y
realizar las
configuraciones
pertinentes, se
procede a realizar los
manuales de estas
configuraciones.
rea de
sistemas
Profesionales
del rea de
sistemas.

Manuales
creados.
N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

7 Plan de
mejoramiento
continuo
En el ltimo trimestre
del ao se revisa los
proyectos del actual
ao, se analiza los
resultados de esto y
teniendo en cuentas
las futuras y actuales
necesidades de cada
rea del instituto se
procede a realizar el
Plan de mejoramiento
para el ao siguiente.

Punto de
control
rea de
sistemas
Profesionale
s del rea de
sistemas.

Plan de
mejoramiento
para el ao
siguiente.
N.A
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Capacitaciones en los aplicativos instalados en
el Instituto y un sistema donde cada rea comunique al rea de sistemas sus necesidades actuales y
futuras.
3. Punto de control
Realizado por:
Granados.
Revisado por:
Fecha:
Noviembre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCESOS MISIONALES
Proceso de Investigacin
PROCESO: Investigacin SUBPROCESO: N.A
PROCEDIMIENTO: Gestin de Investigaciones CDIGO: IN-GI-018
PRODUCTOS: Resultados de las investigaciones.
OBJETIVO: Desarrollar proyectos de investigacin derivados del proyecto educativo del
programa y del plan de estudios que permita desarrollar actitudes crticas y capacidad
creativa en la comunidad acadmica para encontrar alternativas para el avance de la
lingstica del pas, as como generar mecanismos de mejoramiento continuo del mismo.

ALCANCE: Desde el plan de estudios se establecen las reas de investigacin y las
condiciones del trabajo de grado o de las investigaciones, lo que conlleva la presentacin de
la propuesta hasta la publicacin de los productos o trabajo de grado y de ser del caso, el
mejoramiento del plan de estudios o de las estrategias pedaggicas, entre otros aspectos.

DEFINICIONES:

Formacin para la investigacin: Corresponde al conjunto de acciones orientadas a
favorecer la apropiacin y desarrollo de los conocimientos, habilidades y actitudes necesarios
para que estudiantes, profesores e investigadores puedan desempear con xito actividades
acadmicas asociadas a la investigacin cientfica, el desarrollo tecnolgico y la innovacin.
El objetivo es fortalecer la relacin formacin (docencia) investigacin a travs de la
vinculacin de los estudiantes a las labores de investigacin de los equipos de trabajo de
investigacin.
Investigacin: Acto de llevar a cabo estrategias para descubrir algo. Tambin permite
hacer mencin al conjunto de actividades de ndole intelectual y experimental de carcter
sistemtico, con la intencin de incrementar los conocimientos sobre un determinado asunto.
Maestra de profundizacin: programa de posgrado que busca el desarrollo avnzado de
competencias que permitan la solucin de problemas o el anlisis de situaciones particulares
de carcter disciplinar, interdisciplinario o profesional, por medio de la asimilacin o
apropiacin de saberes, metodologas, y segn el caso, desarrollos cientficos, tecnolgicos o
artsticos.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Trabajo de investigacin en la maestra de profundizacin: Estn dirigidos a la
investigacin aplicada, al estudio de caso, o la creacin o interpretacin documentada de una
obra artstica, segn la naturaleza del programa1Maestra de investigacin: Programa de
posgrado que debe procurar el desarrollo de competencias cientficas y una formacin
avanzada en investigacin o creacin que genera nuevos conocimientos, procesos
tecnolgicos u obras o interpretaciones artsticas de inters cultural, segn el caso.
Trabajo de investigacin en la maestra de investigacin: Deben evidenciar las
competencias cientficas, disciplinares o creativas propias del investigador, del creador o del
intrprete artstico.
Comit de investigaciones: Est conformado por la totalidad de los coordinadores de
equipos de trabajo del rea de investigaciones y por un representante de cada una de las
siguientes reas: la direccin del ICC, la subdireccin acadmica, el Seminario Andrs Bello,
planeacin y relaciones interinstitucionales. Se puede invitar a representantes de otras reas
o a pares acadmicos externos cuando el Comit lo considere pertinente. Es la instancia que
toma decisiones al respecto de los proyectos de investigacin del Instituto. El Comit decide
qu proyectos de investigacin se aprueban y orienta el proceso de ejecucin de los mismos.
Los equipos de trabajo presentan informes de avance al Comit sobre cada una de las
actividades del desarrollo de los proyectos. Para evaluar estos informes, el Comit se
asesora con pares acadmicos calificados. El Comit tambin hace seguimiento a los
equipos de trabajo a travs de instrumentos que l mismo disee, para lo cual tiene a su
disposicin la informacin completa de cada grupo de trabajo, incluyendo avances, productos
y archivos. Adems de esto, el Comit recibe, clasifica y selecciona propuestas de
investigacin a travs de un banco de ideas.
Banco de ideas: Base de datos con las propuestas de proyectos de investigacin que
formulan los investigadores del Instituto. Los investigadores entregan sus propuestas en
fichas diseadas para tal fin, en los momentos y con las condiciones que establezca el
Comit. Con base en los datos que arroje el banco de ideas se dispone de propuestas para
aprovechar oportunidades de acuerdos o de financiacin que se presenten; se renen
insumos para desarrollar portafolios de servicios del rea de investigaciones; se apoya la
formulacin de criterios de seleccin de los proyectos; y, en general, se dispone de
informacin para la toma de decisiones del Comit.
Propuesta de investigacin: Es la formulacin inicial de un proyecto que un equipo entrega
al Comit de investigaciones para que sea clasificada, revisada y, eventualmente, aprobada
para su realizacin. Se hace antes de cualquier formulacin exhaustiva y se presenta en una
ficha diseada por el Comit de investigaciones. Con base la informacin consignada en esta
ficha el Comit de investigaciones hace el Banco de ideas.

1
Prrafo cuarto del artculo 24 del Decreto 1295 de 2010

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Equipo de trabajo: Conformado por al menos un investigador de planta y otros
investigadores o contratistas. El equipo formula y ejecuta proyectos de investigacin en el
marco de un programa acadmico institucional. Se rene peridicamente dejando actas de
las reuniones. Participa en redes de investigacin con los productos resultado de sus
proyectos.
Integrante del equipo: son las personas que desempean alguna tarea relacionada con la
actividad cientfica del grupo. Los integrantes de un equipo de trabajo se clasifican en cuatro
tipos: investigadores, asistentes, auxiliares y pasantes.
Coordinador(a): Es la persona encargada de cada equipo de trabajo. El (la) coordinador(a),
en primer lugar, orienta y hace seguimiento a su equipo para garantizar su adecuado
funcionamiento y para cumplir con los objetivos del ICC. Para esto, los miembros de su
equipo le rinden cuentas a travs del instrumento de seguimiento al equipo de trabajo. En
segundo lugar, presenta los avances de cada uno de los proyectos de investigacin a su
cargo al Comit de investigaciones peridicamente. En tercer lugar, formula un plan de
accin anual de todos proyectos a su cargo que entrega al rea de Planeacin, y hace
seguimiento a ese plan en las fichas que disea esa misma rea. En cuarto lugar, es el
encargado de coordinar a su equipo para gestionar convenios interinstitucionales con apoyo
del rea de Relaciones interinstitucionales. En tanto que acadmico(a) del ICC, debe realizar
tambin tareas de investigacin, docencia, divulgacin y asesora.
Seguimiento al equipo de trabajo: Cada coordinador debe disear y ejecutar un
instrumento de seguimiento a su equipo de trabajo, segn las particularidades de sus
proyectos. Este instrumento es interno del equipo y se hace para cada integrante del mismo.
Sirve de insumo para los informes al comit de investigaciones y para el seguimiento al plan
de accin.
Informe al el Comit de investigaciones: Cada equipo de trabajo presenta los avances
realizados en cada proyecto a su cargo para que sean evaluados y orientados por el Comit
de investigaciones. Para esto, el equipo usar los instrumentos que disee el Comit
investigaciones y presentar informacin actualizada y completa de cada proyecto. Este
informe se hace por proyecto y es diferente al seguimiento del plan de accin.
Plan de accin: Es un documento administrativo que se presenta cada ao al rea de
Planeacin. En ste documento el coordinador del equipo establece las actividades y los
recursos necesarios para realizar el conjunto de los proyectos de investigacin de su equipo.
Incluye cronogramas y presupuestos. El coordinador debe diligenciar la ficha de seguimiento
al plan de accin cuando el rea de planeacin lo solicite. Este seguimiento se hace por
equipo y es diferente al informe para el comit de investigaciones.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Convenio interinstitucional: Son aquellos acuerdos de voluntad con otras instituciones o
entidades mediante los cuales las partes establecen compromisos e intenciones generales o
especficas de cooperacin mutua, para desarrollaren forma planificada actividades de
inters y beneficio comn del proceso investigativo. Los convenios podrn materializarse
mediante convenios marco, acuerdos, memorandos, actas, cartas de entendimiento o
captulos anexos a los convenios existentes con el apoyo del rea de relaciones
interinstitucionales..
Proyecto: Una vez aprobada una propuesta de investigacin, el equipo de trabajo redacta un
proyecto donde formula de forma sustentada la investigacin. El proyecto debe contener
problema, objetivos, plan de recoleccin de informacin primaria y secundaria, plan de
procesamiento de informacin, acuerdos interinstitucionales planeados y productos
esperados y los criterios contenidos en la ficha de la propuesta de investigacin debidamente
retroalimentada por el Comit. En caso que el Comit apruebe el proyecto, se inicia el
desarrollo de la investigacin.
Problema de investigacin: Es el planteamiento de la situacin que se abordar a travs
del proceso de investigacin. Incluye antecedentes, justificacin, delimitacin, definicin del
objeto de estudio y pregunta de investigacin.
Objetivos: Formulacin de lo que se desea conseguir como resultado de la investigacin.
Incluye objetivo general y objetivos especficos.
Informacin primaria: Informacin central para llegar a los objetivos de investigacin.
Incluye datos recolectados sobre el objeto de estudio a travs de instrumentos o tcnicas
establecidas para tal fin.
Informacin secundaria: Informacin complementaria para llegar a los objetivos de
investigacin. Incluye nociones, conceptos y categoras que ayudan a abordar el problema de
investigacin.
Procesamiento de informacin: Metodologas, tcnicas o instrumentos utilizados para
poner en relacin la informacin primaria con la secundaria para llegar a los objetivos.
Productos de investigacin: Resultados concretos esperados al finalizar el proyecto de
investigacin, que son evidencia del cumplimiento de los objetivos. Incluyen artculos,
ponencias, libros, software, videos, etc.
Reformulacin del proyecto: La formulacin del proyecto de investigacin puede cambiar
durante su desarrollo. El problema; los objetivos; el plan de recoleccin de informacin
primaria y secundaria; el plan de procesamiento de informacin; los acuerdos
interinstitucionales; y los productos esperados, pueden precisarse, mejorarse o reorientarse
segn los avances del desarrollo de la investigacin. El Comit de investigaciones evala y
aprueba estos cambios. Se produce un documento y una presentacin cada vez que se
reformule el proyecto.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Redes de investigacin: Formas de organizacin locales, nacionales o internacionales cuya
funcin es retroalimentar y fortalecer los grupos de investigacin en el mundo. Pueden ser
organizadas por entidades pblicas o privadas, o por otras organizaciones sociales. Pueden
tener o no plataformas tecnolgicas que las soporten. Participar en ellas supone la
divulgacin de los productos de investigacin y la participacin de los equipos de trabajo en
evento
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N.A
CONDICIONES GENERALES: Debe establecerse un comit de investigaciones encargado
de recibir, seleccionar, evaluar y orientar los proyectos.
Dentro de los programas acadmicos institucionales se establecen equipos de trabajo, cada
uno con un coordinador, que ejecutan los proyectos de investigacin.
Cada proyecto debe tener actividades de investigacin, docencia, divulgacin y asesora.
Cada equipo de trabajo procura desarrollar los proyectos en el marco de convenios
interinstitucionales, dependiendo de la naturaleza de los proyectos.
Los equipos de trabajo pueden ejecutar uno o varios proyectos de investigacin en un ao,
como tambin pueden presentar proyectos divididos en fases que duren varios aos.
Los integrantes de un equipo rinden cuentas al coordinador y el coordinador rinde cuentas al
comit de investigaciones y al rea de planeacin.
Los equipos de trabajo deben participar en redes de investigacin.
MARCO LEGAL: Ley 29 de 1990 , Decreto 585 de 1991
N ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO SIA
REA CARGO
PRESENTACIN Y SELECCIN DE PROPUESTAS
1 Elaborar
propuesta de
investigacin.
Crear la
propuesta de
investigacin
para desarrollar
en el ICC.

Entregar la
ficha de
presentacin de
la propuesta al
Comit de
Investigaciones.

Investigacion
es
Coordinado
r del equipo
de trabajo

Comit de
Investigacio
nes.
Ficha de
presentaci
n
propuesta
de
investigaci
n
N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

2 Seleccin de
propuestas de
investigacin
Seleccionar las
propuestas de
investigacin de
acuerdo a las
polticas
establecidas
por el Comit
de
Investigaciones.
Investigacion
es
Comit de
investigacio
nes
Banco de
ideas

Acta de
Comit de
investigaci
ones

N.A
3 Elaboracin de
proyecto
Formular
proyecto de
investigacin
Investigacin

Equipo de
trabajo
Formato
de
proyecto
N.A
4 Evaluacin y
aprobacin del
proyecto
El Comit de
investigaciones
realiza
recomendacion
es o aprueba el
proyecto de
acuerdo a
criterios
establecidos de
antemano y con
la colaboracin
de pares
acadmicos.
En caso de ser
devuelto, el
equipo de
trabajo hace los
ajustes y
presenta de
nuevo el
proyecto.
Investigacion
es
Comit de
Investigacio
nes

Equipo de
trabajo

Pares
acadmico
s

Formato
de
proyecto

Presentaci
n del
proyecto

Acta de
Comit de
investigaci
ones

N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

5 Establecimiento
de convenios y
participacin en
concursos
El equipo de
trabajo, en
coordinacin
con el rea de
relaciones
interinstitucional
es, suscribe o
actualiza
convenios
dentro de los
cuales se
realizar el
proyecto.
Adems
deciden si el
proyecto
participa o no
en concursos
para obtener
recursos
externos.
Investigacion
es

Relaciones
interinstitucio
nales
Equipo de
trabajo

Profesional
de
relaciones
interinstituci
onales
Convenio
marco o
captulo
anexo

6 Formulacin del
plan de accin
Definir las
actividades y
productos a
desarrollar en
un ao para
todos los
proyectos que
se aprueben a
un equipo
Investigacion
es

Planeacin
Coordinado
r equipo de
trabajo

Profesional
de
planeacin
Plan de
accin
aprobado
N.A.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

7 Seguimiento de
avance al
equipo de
trabajo
Disear y
aplicar
peridicamente
un instrumento
de seguimiento
y avance al
equipo y todos
sus proyectos
aprobados.
Punto
de
control
Investigacion
es

Coordinado
r equipo de
trabajo

Equipo de
trabajo
Instrument
o de
seguimient
o de
equipo
diligenciad
o

DESARROLLO DE LA INVESTIGACIN (*)

8
a*
Recoleccin de
informacin
primaria
Recolectar la
informacin
primaria definida
en el proyecto
Investigacion
es
Equipo de
trabajo
Registros
de fuentes
primarias
N.A
8
b*
Recoleccin de
informacin
secundaria
Recolectar la
informacin
secundaria
definida en el
proyecto
Investigacion
es
Equipo de
trabajo
Registros
de fuentes
secundarias
N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

8
c*
Reformulacin
del proyecto
Redactar una
nueva
formulacin del
proyecto
completo,
sustentado y
validado de
acuerdo con las
polticas
institucionales.

La reformulacin
se presenta al
Comit de
investigaciones y
es considerada
por pares
acadmicos
Investigacion
es
Equipo de
trabajo

Comit de
investigaci
ones

Pares
acadmic
os
Formato de
proyecto
Presentaci
n del
proyecto
reformulado

Acta de
Comit de
investigacio
nes

N.A
8
d*
Formacin de
comunidad
acadmica
Crear espacios
de encuentro y
formacin
acadmica al
interior del
Instituto
(seminarios,
talleres,
direccin de
trabajos de
grado, etc.)
Investigacion
es

Seminario
Andrs Bello
Equipo de
trabajo

Profesiona
l del
Seminario
Andrs
Bello
Registro de
los
espacios de
encuentro y
formacin
acadmica
realizados
N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

8
e
*
Procesamiento
de informacin
Procesar la
informacin
primaria y
secundaria
segn el diseo
definido en el
proyecto

Punto de
control

Investigacion
es
Equipo de
trabajo
Registro del
procesamie
nto de
informacin

N.A
8f
*
Elaboracin de
productos
Elaborar
producto
definidos en el
proyecto
Investigacion
es
Equipo de
trabajo
Productos
definidos en
el proyecto

N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

REVISIN Y DIVULGACIN DE PRODUCTOS
9 Revisin de los
productos de
investigacin
Presentar
productos
elaborados al
comit de
investigaciones.

El comit realiza
recomendacione
s pertinentes. En
caso de ser
necesario, se
devuelven los
productos para
correcciones.

Puntos
de
control

Finalmente el
comit aprueba
los productos
para su
divulgacin

Investigacion
es

Comit de
investigaci
ones

Equipo de
trabajo

Acta de
Comit de
investiga-
ciones.

Producto
revisado y
aprobado
por el
Comit.
N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

1
0
Revisin de
productos por
pares
acadmicos
externos
calificados
Enviar los
productos para
revisin a los
pares
acadmicos
externos
calificados

Los pares
acadmicos
externos
calificados
realizarn las
recomendacione
s pertinentes, en
caso de ser
necesario, se
devolver para
correcciones.
Puntos
de
control
Investigacion
es

Relaciones
interinstitucio
nales

Comit de
investigaci
ones

Equipo de
trabajo.

Pares
acadmic
os
externos
calificados

Oficio
remisorio

Producto
revisado y
aprobado
por pares

1
1
Disponer
productos en la
Biblioteca
Enviar los
productos a la
biblioteca para
que sean
catalogados y
puestos a
disposicin del
pblico.
Investigacion
es
Biblioteca
Comit de
investigaci
ones

rea de
biblioteca
Productos
puestos a
disposicin
del pblico
en la
biblioteca.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

1
2
Divulgacin Los mecanismos
para divulgacin
dependen de la
naturaleza de los
productos. En
todo caso debe
tenerse en
cuenta los
compromisos
institucionales
acordados.
Investigacion
es

Relaciones
interinstitucio
nales

Gestin
Editorial

Equipo
de trabajo

Profesiona
l de
relaciones
interinstitu
cionales.

Profesiona
l de
gestin
editorial

Mecanismo
s de
divulgacin
ejecutados
N.A
1
3
Participacin en
redes de
investigacin
Los productos se
presentan en los
eventos de las
redes de
investigacin
relacionadas con
el tema
investigado
Investigacion
es

Relaciones
interinstitucio
nales

Equipo de
trabajo

Profesiona
l de
relaciones
interinstitu
cionales
Evidencias
de
participaci
n en las
redes de
investigaci
n.

Recomendaciones:
(*) Las actividades correspondientes a la seccin desarrollo de la investigacin, no
necesariamente son secuenciales ni lineales, ni tampoco es necesario que se realicen todas
en el mismo ao; estas actividades dependen de lo que haya sido formulado en el proyecto y
de las eventualidades que se presenten en el proceso de ejecucin. El coordinador de cada
equipo de trabajo deber presentar informes peridicos del avance de cada una de estas
actividades ante el Comit de investigaciones, soportados en evidencias. Es deseable que el
Comit se apoye en pares acadmicos para evaluar los avances y orientar las
investigaciones.
Realizado por: Paola Gaitn
Martnez, Nora S. Garzn Morales,
Mara Emilia Lleras Ronderos, Daniel
Rudas Burgos
Revisado por:
Ricardo Francisco Daza Gamba,
J ulio Alexander Bernal Chvez,
Nstor Fabin Ruiz, Norman
Valencia Lpez.
Fecha:
Septiembre de
2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Proceso Formacin Seminario Andrs Bello
Subproceso Educacin Formal
PROCESO: Formacin Seminario Andrs Bello SUBPROCESO: Educacin Formal
PROCEDIMIENTO: Programas posgrados CDIGO: FM-FR-19
PRODUCTOS: Graduados.
OBJETIVO: Formar investigadores y producir investigacin en el campo de las relaciones entre
literatura y cultura.
ALCANCE: La actividad inicia con el funcionamiento gradual de la maestra a travs de los procesos
de matrcula, inicio de clases y aprobacin de los crditos parciales de cada semestre y termina con la
aprobacin de la totalidad de los crditos y otorgamiento del ttulo en Magister en Literatura y Cultura.
DEFINICIONES:
Educacin formal. Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados por
la Ley y bajo la responsabilidad de los Poderes Pblicos.
Educacin informal. Acciones realizadas para la satisfaccin de determinados objetivos educativos,
fuera de los contextos escolares.
Formacin. Proceso de adquisicin de conocimientos, capacidades, destrezas y tcnicas, que sitan
al individuo en condiciones de utilizarlas en su desarrollo vital.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N.A.
CONDICIONES GENERALES: Los estudiantes inician clases y emprenden su trabajo de
investigacin hasta aprobar la totalidad de los crditos que hacen parte del programa de Maestra en
Literatura y Cultura
MARCO LEGAL: Estatutos Caro y Cuervo (reglamento acadmico SAB)
N

REA CARGO
1 Rediseo de la
Maestra en
Literatura y
Cultura

Solicitud de
aprobacin del
plan curricular
por parte del
MEN

(cada 7 aos)

Direccin
y
Seminario
Andrs
Bello
Decano
Seminario
Andrs
Bello Y
Asesor
Acadmic
o
Documentos
de informacin
Histrica y
actas para
registro
calificado
Plan de accin
y sustentacin
para obtencin
de registro
calificado
2 Presentacin del
programa de
Maestra en
Literatura y
Cultura ante el
aprobacin y
obtencin del
registro
calificado

Seminario
Andrs
Bello
Decano y
Asesor
Acadmic
o
Documentos y
actas de
reunin
Plan de accin
vigencia
respectiva y
seguimiento

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Ministerio de
Educacin
(cada 7 aos)

3
Alistamiento
condiciones de
inicio
Programacin
de fechas para
la cronologa del
proceso,
intensidad
horaria,
duracin y
seleccin de
profesor (es)
Seminario
Andrs
Bello
Decano y
Asesor
acadmic
o
Documentos y
actas de
reunin

4 Elaboracin de
convocatoria
Se hace la
convocatoria
para ser
divulgada
Seminario
Andrs
Bello
Decano Documento de
la convocatoria

5 Divulgacin Se hace la
divulgacin de
la Maestra a
travs de correo
electrnico,
pgina web,
informacin
telefnica y
personalizada.
Seminario
Andrs
Bello
Secretara
acadmic
a SAB y
Oficina
comunicac
iones y
prensa
Convocatoria y
otros
comunicados
(registros de
correos
electrnicos
enviados)

6 Inscripcin de los
aspirantes
Se abren las
inscripciones
para la Maestra
por internet. Hay
atencin y
asistencia
personalizada.
Seminario
Andrs
Bello
Secretaria
acadmic
a SAB
Formato de
inscripcin
establecido

7 Proceso de
seleccin y
publicacin de
admitidos
Revisin de
documentos y
aprobacin de
requisitos para
el ingreso a la
Maestra e
informacin de
admitidos
Punto de
control
Seminario
Andrs
Bello
Secretaria
acadmic
a SAB
Formatos de
evaluacin
establecido y
divulgacin de
admitidos

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

8 Proceso de
matricula I
semestre
Asignacin de
cupos de
acuerdo a los
parmetros de
seleccin , pago
de matricula por
valor
establecido y
formalizacin de
la matricula
Seminario
Andrs
Bello
Secretaria
Acadmic
a
SAB
Formatos de
registro y
control
acadmico
pre-
establecidos
Archivos
seminario
Andrs Bello y
Tesorera
9 Inicio de clases I
semestre
Inicio de clases
en las sedes
acordadas y
apoyos
logsticos
adecuados
Seminario
Andrs
Bello
Decano y
profesores
asignados
Lista de
Estudiantes y
notas
respectivas
Archivo
Seminario
Andrs Bello y
Base de datos
1
0
Proceso de
matricula II, III y
IV semestre
Pago de
matricula por
valor
establecido y
formalizacin de
la matricula
Seminario
Andrs
Bello
Secretaria
Acadmic
a
SAB
Formatos de
registro y
control
acadmico
pre-
establecidos
Archivos
seminario
Andrs Bello y
Tesorera
1
1
Inicio de clases II,
III Y IV semestre
Inicio de clases
en las sedes
acordadas y
apoyos
logsticos
adecuados
Seminario
Andrs
Bello
Decano y
profesores
asignados
Lista de
Estudiantes y
notas
respectivas
Archivo
Seminario
Andrs Bello y
Base de datos
1
2
Culminacin de
clases para cada
uno de los
semestres
Terminacin de
clases y entrega
de notas.
Proceso de
evaluacin.
Punto de
control
Seminario
Andrs
Bello
Decano y
profesores
asignados
Registro de
notas en
planillas o
formatos
establecidos
Archivo
Seminario
Andrs Bello y
Base de datos
1
3.
Desarrollo del
proceso de
investigacin
como parte de la
tesis
Entrega y
aprobacin de la
tesis de la
maestra
Direccin
y
Seminario
Andrs
Bello
Director
(a),
Decano y
jurados
Registro
documental de
la
presentacin y
sustentacin

Archivo
Seminario
Andrs Bello y
Base de datos
1
4
Entrega de titulo
en Magister en
Literatura y
Ceremonia de
entrega de
ttulos
Direccin
y
Seminario
Directora
General
ICC Y
Registro de los
graduandos y
resoluciones
Archivo
Seminario
Andrs Bello y

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Cultura previa
aprobacin de la
totalidad de los
crditos
Andrs
Bello
Decano
Seminario
Andrs
Bello
respectivas Base de datos
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Implantacin de software apropiado para todos
los procedimientos acadmicos
Realizado por:
Cesar I. Garca Castellanos
Profesional Univ Seminario Andrs Bello
Revisado por:
J avier Fandio
Decano - Seminario Andrs
Bello

Fecha:
Marzo 05 de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCESO: Formacin Seminario Andrs Bello SUBPROCESO: Educacin informal
PROCEDIMIENTO: Programas de formacin informal
Diplomados Cursos
CDIGO: FM-FR-20
PRODUCTOS: Aprobacin de Diplomados y cursos
OBJETIVO: Socializar el conocimiento a travs de cursos y ofrecer diplomados que sirvan de laboratorio
para futuros programas de maestra y especializacin en lingstica y literatura en el ICC, con
acreditacin de la participacin.
ALCANCE: La actividad comienza con el diseo de los contenidos de los diplomados y cursos y con la
aprobacin de los actos administrativos, funcionamiento gradual de los mismos a travs de los procesos
de convocatoria, inscripciones, admisiones, inicio de clases y aprobacin de los mdulos parciales de
cada ciclo y termina con la aprobacin de la totalidad de los mdulos y otorgamiento del diploma
DEFINICIONES:
Educacin formal. Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados por la
Ley y bajo la responsabilidad de los Poderes Pblicos.
Educacin informal. Acciones realizadas para la satisfaccin de determinados objetivos educativos,
fuera de los contextos escolares.
Formacin. Proceso de adquisicin de conocimientos, capacidades, destrezas y tcnicas, que sitan al
individuo en condiciones de utilizarlas en su desarrollo vital.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N.A.
CONDICIONES GENERALES: Los participantes inician clases y emprenden su trabajo en cada uno de
los ciclos y deben participar como mnimo en el 80% de las sesiones de cada uno de los mdulos y
obtener una nota mnima de 3.0 (escala de 1.0 a 5.0) en cada una de los temas de los mdulos hasta
aprobar la totalidad de los mismos
MARCO LEGAL: Estatutos Caro y Cuervo (reglamento acadmico SAB)
REA CARGO
1 Diseo de los
contenidos de los
diferentes
Diplomados o
cursos
Solicitud de
aprobacin
mediante acto
administrativo
Seminario
Andrs
Bello
Decano
Seminario
Andrs Bello
Y Asesor
Acadmico
Documentos
de
informacin
Histrica
Archivo
Seminario
Andrs Bello y
Base de datos
2 Presentacin del
respectivo acto
administrativo
con los
contenidos
acadmicos
aprobacin y
firma del acto
administrativo
Direccin
General
ICC y
Oficina
J urdica
Director(a)
General y
Profesional
rea
J urdica
Acto
Administrativ
o
Archivo
Direccin
General, archivo
SAB y Pagina
Web

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

3
Alistamiento
condiciones de
inicio
Programacin
de fechas para
la cronologa del
proceso,
intensidad
horaria,
duracin y
seleccin de
profesor (es)
Seminario
Andrs
Bello
Decano y
Asesor
acadmico
Documentos
y actas de
reunin
Plan de accin
vigencia
respectiva y
seguimiento
4 Elaboracin de
convocatoria
Se hace la
convocatoria
para ser
divulgada
Seminario
Andrs
Bello
Decano Documento
de la
convocatoria
Archivo del
Seminario
Andrs Bello
5 Divulgacin Se hace la
divulgacin de
los diplomados
y cursos a
travs de correo
electrnico,
pgina web,
informacin
telefnica y
personalizada.
Seminario
Andrs
Bello
Secretara
acadmica
SAB y
Profesional
Web mster
Convocatoria
y otros
comunicados
(registros de
correos
electrnicos
enviados)
Archivo del
Seminario
Andrs Bello,
Base de datos y
pgina Web
6 Inscripcin de los
aspirantes
Se abren las
inscripciones
para diplomados
y cursos por
internet. Hay
atencin y
asistencia
personalizada.
Seminario
Andrs
Bello
Secretaria
acadmica
SAB
Formato de
inscripcin
establecido
Archivo del
Seminario
Andrs Bello y
Base de datos
7 Proceso de
seleccin y
publicacin de
admitidos
Revisin de
documentos y
aprobacin de
requisitos para
los diplomados
y cursos segn
los criterios de
admisin
establecidos en
cada una de las
convocatorias
Punto de
control
Seminario
Andrs
Bello
Secretaria
acadmica
SAB
Formatos de
evaluacin y
seleccin
establecidos
y divulgacin
de admitidos
Archivo del
Seminario
Andrs Bello y
Base de datos

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

8 Proceso de
matrcula para
cursos y primer
ciclo de los
diplomados
Asignacin de
cupos de
acuerdo a los
parmetros de
seleccin , pago
de matricula por
valor
establecido y
formalizacin de
la matricula
Seminario
Andrs
Bello
Secretaria
Acadmica
SAB
Formatos de
registro y
control
acadmico
pre-
establecidos
Archivos
seminario
Andrs Bello y
Tesorera
9 Inicio de clases Inicio de clases
en las sedes
acordadas, en
los horarios
establecidos y
apoyos
logsticos
adecuados
Seminario
Andrs
Bello
Decano y
profesores
asignados
Lista de
Estudiantes y
notas
respectivas
Archivo del
Seminario
Andrs Bello y
Base de datos
1
0
Proceso de
matricula
segundo ciclo de
los
diplomados/curso
s
Pago de
matricula por
valor
establecido y
formalizacin de
la matricula
Seminario
Andrs
Bello
Secretaria
Acadmica
SAB
Formatos de
registro y
control
acadmico
pre-
establecidos
Archivos del
seminario
Andrs Bello y
Tesorera
1
1
Inicio de clases
de para los
dems ciclos de
los
diplomados/curso
Inicio de clases
en las sedes
acordadas, en
los horarios
establecidos y
apoyos
logsticos
adecuados
Seminario
Andrs
Bello
Decano y
profesores
asignados
Lista de
Estudiantes y
notas
respectivas
Archivo del
Seminario
Andrs Bello y
Base de datos
1
2
Culminacin de
clases para cada
uno de los cursos
o ciclos de los
diplomados
Terminacin de
clases y entrega
de notas
Seminario
Andrs
Bello
Decano y
profesores
asignados
Registro de
notas en
planillas o
formatos
establecidos
Archivo del
Seminario
Andrs Bello y
Base de datos
1
3
Entrega diploma
para el curso y el
diplomado con
nota de
aprobacin de la
totalidad de los
ciclos
Ceremonia de
entrega de
ttulos
Direccin
y
Seminario
Andrs
Bello
Directora
General ICC
Y Decano
Seminario
Andrs
Bello
Registro de
los
graduandos y
resoluciones
respectivas
Archivo del
Seminario
Andrs Bello y
Base de datos

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Implantacin de software apropiado para todos los
procedimientos acadmicos
Realizado por:
Profesional Univ. Seminario Andrs Bello
Revisado por:
J avier Fandio
Decano - Seminario Andrs Bello

Fecha:
Marzo 05 de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Subproceso Apoyo administrativo a la academia.
PROCESO: Formacin Seminario Andrs Bello SUBPROCESO: Apoyo
administrativo a la academia
PROCEDIMIENTO: Trmites y Servicios: Certificaciones de
notas, constancias de estudio.
CDIGO: FM-FR-21
PRODUCTOS: Certificaciones y constancias a estudiantes egresados de las maestras y de los
diferentes cursos y diplomados.
OBJETIVO: Responder a la necesidad del usuario
ALCANCE: Desde la solicitud hasta la entrega del documento
DEFINICIONES:
Educacin formal: Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados
por la Ley y bajo la responsabilidad de los Poderes Pblicos.
Educacin informal: Acciones realizadas para la satisfaccin de determinados objetivos
educativos, fuera de los contextos escolares.
Formacin: Proceso de adquisicin de conocimientos, capacidades, destrezas y tcnicas, que
sitan al individuo en condiciones de utilizarlas en su desarrollo vital.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Normatividad educativa del pas
CONDICIONES GENERALES: Haber cursado mnimo un ao en los programas de maestra.
MARCO LEGAL: Reglamento Acadmico
N

REA CARGO
1 Recepcin de
solicitud
Se recibe de 3
formas: - va
telefnica - correo
electrnico -
presencial (entre
lunes y jueves de
cada semana)
Seminario
Andrs Bello
Secretaria
Acadmica
Formato
diligenciad
o
Archivo
acadmico
SAB y libro
de notas
2 Pago servicio Consignacin en el
Banco Popular
segn tarifa
aprobada
Solicitante Recibo
original
consignaci
n

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

3 Revisar
informacin
del solicitante
Ubicar en el archivo
acadmico los
datos del
solicitante. Revisar
el libro de notas de
los aos en que
estudi
Seminario
Andrs Bello
Secretaria
Acadmica
Libro de
notas y
base de
datos
Libro de
notas y
archivo
acadmico
4 Elaboracin
certificados (2
copias)
Consulta de
documentos fsicos
original y copia
firmada
Seminario
Andrs Bello
Secretaria
Acadmica
Expedicin
certificado
s
Archivo
acadmico
SAB y libro
de notas
5 Validacin y
firma de
certificados
Revisin por parte
del decano de la
fidelidad del
documento y aval a
travs de su firma.
(esta accin se
realizara el da
viernes de cada
semana)
Punto de
control
Seminario
Andrs Bello
Decano Certificado
s
Archivo
acadmico
SAB y libro
de notas
6 Entrega
certificado
Entrega personal
contra firma de
copia (la entrega se
har los das lunes
de cada semana)
Seminario
Andrs Bello
Secretaria
Acadmica
Copia del
certificado
Archivo
acadmico
7 Incorporacin
al Archivo
acadmico del
Seminario
Andrs Bello
La copia se archiva
en el libro de
registro acadmico
del estudiante
Seminario
Andrs Bello
Secretaria
Acadmica
Archivo
acadmico
Seminario
Andrs
Bello
Archivo
acadmico
Seminario
Andrs
Bello
8 Archivo del
formato
solicitud
El formato de
solicitud una vez
realizado el
certificado se
archiva
Seminario
Andrs Bello
Secretaria
Acadmica
formato
diligenciad
o
Archivo
lista
estudiantes
SAB
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Implantacin de software apropiado para
todos los procedimientos acadmicos
Realizado por:

Revisado por:
J avier Fandio Lizarraga

Fecha:
Marzo 05 de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCESO: Formacin Seminario Andrs
Bello
SUBPROCESO: Apoyo administrativo a la
academia
PROCEDIMIENTO: Elaboracin de contratos de docentes y
evaluacin docente
CDIGO: FM-FR-22
PRODUCTOS: contratos de prestacin de servicios de docentes, informes de evaluacin docente
OBJETIVO: Aplicar mecanismos eficientes y transparentes de seleccin de personal docente.
Realizar los estudios previos, tabular la informacin de los formatos de evaluacin docente y
redactar informes como insumo para la obtencin de registro calificado de los programas
acadmicos y prorroga en los contratos de PS.
ALCANCE: Desde la solicitud de personal docente, elaboracin de estudios previos y contratos
respectivos de prestacin de servicios, participacin de los estudiantes en la evaluacin docente,
tabulacin de la informacin y redaccin del informe y participacin en la divulgacin de las
actividades de bienestar
DEFINICIONES:
MARCO LEGAL: Reglamento Acadmico
REA CARGO
1 Solicitud
presupuestal a
travs del plan de
compras para la
vigencia
correspondiente
Elaboracin del
plan de compras
del SAB
Seminario
Andrs Bello
Decano Formato
diligenciado
Archivo
SAB y
archivo
Planeacin
2 Aprobacin del
plan de compras
Aprobacin del
presupuesto
para la
contratacin de
docentes para
los diferentes
programas
acadmicos del
ICC SAB.
Planeacin y
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera
Asesor de
Planeaci
n y Sub.
Adm y
Financiero
Formato de
aprobacin
Archivo
SAB y
archivo
Planeacin

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

3 Elaboracin y
aprobacin de los
estudios previos
para la
contratacin de
docentes y
compraventa y
suministros
Redaccin de
los estudios
previos
necesarios para
la contratacin
mediante los
formatos dados
por planeacin y
la oficina jurdica
Seminario
Andrs Bello
Profesiona
l SAB y
Decano
SAB
Formato
diligenciado
Archivo
SAB y
archivo
J urdica
4 Solicitud de los
registros de
disponibilidad
presupuestal y
de inicio de
contratacin
Diligenciamiento
de los formatos
estipulados por
planeacin y
recoleccin de
las firmas de
aprobacin
SAB
Planeacin y
Oficina
financiera
Profesiona
l SAB -
Subdirecto
r
Acadmic
o- Asesor
de
planeaci
n y
Profesiona
l rea
Financiera
Formato
diligenciado
Archivo
J urdica y
archivo
Financiera
5 Elaboracin y
firma de los
contratos de
prestacin de
servicios de los
docentes
Redaccin y
firma de los
contratos de
prestacin de
servicios de los
docente
Oficina
J urdica y
SAB
Director(a)
Profesiona
l Oficina
J urdica
Decano
documentos
de soporte y
Contratos
firmados
Archivo
SAB y
archivo
J urdica
6 Elaboracin y
firma de las actas
de inicio
Firma de las
respectivas
actas de inicio
del contrato
respectivo
SAB Supervisor
del
contrato y
contratista
Actas de
inicio
Archivo
SAB y
archivo
J urdica
7 Seguimiento del
cumplimiento de
las actividades
pactadas
Se solicitan
informes
peridicos de los
avances en cada
una de las
actividades
relacionadas en
el contrato
SAB Supervisor
del
contrato
Reportes de
actividades
desarrollada
s
Archivo
SAB
8 Evaluacin
docente
Se evala a los
docentes por
parte de los
estudiantes
SAB Profesiona
l SAB
Informe de
resultados
de la
evaluacin
Archivo
SAB

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Punto de
control

9
Liquidacin de
contratos por
vencimiento
Se liquidan los
contratos por
vencimiento del
plazo pactado

SAB -
J urdica
Supervisor
del
contrato y
contratista
Informe final
de
actividades
Archivo
SAB y
archivo
J urdica
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: planeacin de las necesidades de personal
para el ao acadmico

Realizado por:

Revisado por:
J avier Fandio

Fecha:
Marzo 05 de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

SUBPROCESO: atencin al usuario
PROCESO: Formacin Seminario Andrs Bello SUBPROCESO: Apoyo administrativo a la
academia
PROCEDIMIENTO: reportes de informacin a entidades de control
acadmico (Ministerio de Educacin Nacional SNIES - SPADIES)
CDIGO: FM-FR-23
PRODUCTOS: Bases de datos organizadas para el cumplimiento de los reportes
OBJETIVO: cumplir oportunamente con los reportes de informacin acadmica y financiera a las
plataformas implementadas por el Ministerio de Educacin Nacional en las fechas estipuladas
para cada semestre
ALCANCE: inicia con la implantacin del las plataformas locales, continua con el ingreso de los
datos solicitados y termina con el envi de la informacin a travs de los mecanismos dados por
las plataformas
DEFINICIONES:
sitan al individuo en condiciones de utilizarlas en su desarrollo vital
SNIES: Sistema Nacional De Informacin Para La Educacin Superior
SPADIES: Sistema de Prevencin y Anlisis de la Desercin en las Instituciones de Educacin
Superior
CONDICIONES GENERALES: Verificacin de la informacin en las bases de datos locales del
ICC
MARCO LEGAL:
N

REA CARGO
1 Implantacin de
las plataformas
locales (SNIES
SPADIES)
Se implantan las
plataformas
locales y se
eligen los lideres
funcionales y
tcnicos
SAB -
Sistemas
Profesiona
l SAB -
Profesiona
l Sistemas
Software
implantado
Plataformas
locales
2 Alimentacin del
sistema con la
informacin
requerida por
parte del MEN
Se ordena y se
sube la
informacin a las
plataformas
locales
SAB Profesiona
l SAB
Copias de
seguridad
de la
informacin
Plataformas
locales

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Punto de
control
3 Migracin de la
informacin a las
plataformas
centrales del
MEN
Mediante las
claves
asignadas de
enva la
informacin a las
plataformas
centrales del
MEN
SAB Profesiona
l SAB
Copias de
seguridad
de la
informacin
Plataformas
local y
central

Realizado por:
Profesional Univ. Seminario Andrs
Bello
Revisado por:
J avier Fandio
Decano - Seminario Andrs
Bello

Fecha:
Marzo 05 de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCESO: Formacin Seminario Andrs Bello SUBPROCESO: Atencin al usuario
PROCEDIMIENTO: Atencin a Usuarios CDIGO: FM-FR-24
PRODUCTOS: Suministrar informacin confiable y oportuna
OBJETIVO: Atender adecuada y oportunamente las solicitudes de informacin acerca de la oferta
de programas educativos formales y no-formales y las de elaboracin de certificados y constancias
de carcter acadmico.
ALCANCE: Recepcin de comunicacin (llamada, correo fsico, correo electrnico), atencin
efectiva de la solicitud.
DEFINICIONES:
Educacin formal. Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados
Educacin informal. Acciones realizadas para la satisfaccin de determinados objetivos
Formacin. Proceso de adquisicin de conocimientos, capacidades, destrezas y tcnicas, que
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N.A
MARCO LEGAL: Rgimen Acadmico del Instituto Caro y Cuervo
REA CARGO
1 Recepcin de
llamada
preguntando por
oferta acadmica
Suministro de la
informacin al
usuario acerca de
la oferta
acadmica del
Seminario Andrs
Bello
Seminario
Andrs
Bello
Secretara
Acadmica
Control de
llamadas con
base de
datos
Archivo
SAB
2 Solicitud de
nombre y correo
electrnico
Se solicita el
correo electrnico
para hacer llegar
informacin a
travs de este
medio
Punto de
control
Seminario
Andrs
Bello
Secretara
Acadmica
Registro de
los datos en
Formatos
Archivo
SAB
3 Recepcin de
solicitudes de
constancias y
certificados va
telefnica
Se atiende la
solicitud, se
diligencia el
formato, se
programa la
respuesta
Seminario
Andrs
Bello
Secretara
Acadmica
Registro de
la
informacin
solicitada en
los Formatos
Archivo
SAB

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

4 Recepcin de
solicitudes de
constancias y
certificados va
correo electrnico
Se atiende la
solicitud, se
diligencia el
formato, se
programa la
respuesta
Seminario
Andrs
Bello
Secretara
Acadmica
Registro de
la
informacin
solicitada en
los Formatos
Archivo
SAB
5 Recepcin de
llamadas
informacin sobre
estado de
monografa
Informacin
acerca del estado
de la monografa
de los
estudiantes de la
Maestra
Seminario
Andrs
Bello
Secretara
Acadmica
Control de
llamadas con
base de
datos
Archivo
SAB
6 Atencin personal
a los interesados
Se atiende e
informa a
interesados que
se acercan a
preguntar por
programas
acadmicos
ofrecidos
actualmente y a
futuro
Seminario
Andrs
Bello
Secretara
Acadmica
En forma
personal,
correo
electrnico
en base de
datos
Archivo
SAB
7 Entrega de
certificados,
constancias, cartas
y diplomas
solicitados con
anticipacin
Se busca y hace
entrega de las
certificaciones
solicitadas y se
solicita firmar en
la copia
Punto de
control
Seminario
Andrs
Bello
Secretara
Acadmica
Copia para
archivo
Archivo
SAB
8 Atencin personal
a alumnos de la
Maestra
Informacin
acerca del estado
de la monografa
de los
estudiantes de la
Maestra
Seminario
Andrs
Bello
Secretara
Acadmica
N.A. Archivo
SAB
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Publicacin en web de la oferta de cursos y
grabacin en PBX. Registro y clasificacin llamadas pidiendo informacin.

Realizado por:

Revisado por:
J avier Fandio

Fecha:
Marzo 05 de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Proceso Misional - Divulgacin
Subproceso Edicin e Imprenta
PROCESO: Misional - divulgacin SUBPROCESO: Edicin e Imprenta
PROCEDIMIENTO: Edicin CDIGO: DV-GE-025
PRODUCTOS: Originales de produccin.
OBJETIVO: Garantizar que el texto que se va a publicar cumpla con los requisitos acadmicos y
cientficos exigidos por el Instituto Caro y Cuervo. Responder por la calidad editorial del texto.
ALCANCE: Desde la recepcin del manuscrito original del autor, como traducciones o productos
de investigacin del Instituto, hasta la produccin final del libro.
DEFINICIONES:
Correccin de concepto: La realiza el corrector de concepto, especialista en el tema del que
trate el texto, y consiste en revisar que la terminologa especfica sea correcta. Suele realizarse
slo en obras tcnicas.
Correccin de estilo: Consiste en la revisin del texto desde todos los puntos de vista propios
de la ciencia de la lingstica (ortografa, gramtica, semntica, etc.), as como desde el punto de
vista de la inteligibilidad del texto. Tambin contempla la unificacin de las normas de armada y
edicin de los textos.
Plan editorial: el contenido de las publicaciones realizadas cada vigencia. Puede incluir
reimpresiones, coediciones, traducciones.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Poltica editorial
Las publicaciones deben Inscribirse en alguna de las lneas de investigacin del Instituto, as
como de las necesidades de contenido del sello editorial que responden al propsito misional de
la entidad.

El contenido de las publicaciones debe ser revisado, evaluado y aprobado por el Comit Editorial
y eventualmente por el Consejo Acadmico (con pares acadmicos).

Todo Material debe seguir el formato establecido por las normas APA y MLA. Asimismo antes de
la impresin debe enviarse a la biblioteca para la elaboracin de la catalogacin en la fuente
MARCO LEGAL: Ley 23 de 1982 Ley de derechos de autor
N ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO
S
SIA
REA CARGO
1 Formulaci
n del plan
Se realiza la
formulacin del plan
editorial a ejecutar
durante la vigencia

Gestin
editorial
Lder del
proceso
Plan
editorial
N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

2 Evaluacin
y
aprobacin
por parte
del comit
editorial
El plan desarrollado
se enva al Comit
para su revisin y
aprobacin.
Punto de
control
Comit
editorial.
Plan
editorial

3 Recepcin
de los
textos
seleccionad
os para el
plan
editorial
anual
Se recibe el texto por
parte de los autores.
Los originales para
traduccin
y los textos por parte
de los compiladores
externos en caso de
las coediciones.
Gestin
editorial
Lder del
proceso
N.A
4 Correccin
de estilo
Revisin por parte de
los correctores de
estilo para verificar,
unificar los criterios
formales y las normas
de edicin
establecidas.
Gestin
editorial
Corrector de
estilo
Originales
con
correccion
es

5 Revisin
por parte de
autores y
traductores
Los autores y
traductores aprueban
o no las
observaciones o
correcciones
propuestas por los
correctores de estilo.
Punto de
control
N.A Autores
Traductores

6 Ajustes Se realizan los
ajustes pertinentes
por parte del autor y
el corrector de estilo.
Gestin
editorial
Autor
Corrector de
estilo
N.A
7 Preprensa Diagramacin, y
ajuste para iniciar
proceso de
produccin.
El texto producido es
en formato PDF
Gestin
editorial
Diagramador

N.A
8 Revisin de
la
prearmada
Se realiza la revisin
tcnica del texto
armado.

Gestin
editorial
Corrector de
estilo
Lder de
proceso
N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Punto de control
9 Produccin El texto en PDF se
enva a para
produccin.
Gestin
editorial
N.A N.A N.A
10 Planchas
metlicas
Procesamiento de
planchas metlicas
para proceso de
impresin offset.
N.A N.A N.A
11 Revisin de
imposicione
s
Revisin y aprobacin
de las planchas
metlicas
Gestin
editorial
Preprensa N.A N.A
12 Impresin y
terminado
Se realiza la
impresin del texto.
Gestin
editorial
Almacn
Lderes de
proceso.
N.A N.A
13 Distribucin Se enva al rea de
almacn para la
distribucin aprobada.
Gestin
editorial
Almacn
Lderes de
proceso


Realizado por:
Paola Gaitn Martnez- J ulio Paredes
Castro
Revisado por:
Fecha:
Noviembre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCESO: Misional - Divulgacin SUBPROCESO: Edicin e Imprenta
PROCEDIMIENTO: Reimpresiones CDIGO: DV-GE-26
PRODUCTOS: Reimpresiones de ttulos agotados en el catlogo.
OBJETIVO: Recuperar ttulos agotados del catalogo institucional vigentes para las necesidades
misionales del Instituto.
ALCANCE: Desde la aprobacin de los ttulos hasta la impresin.
DEFINICIONES:
Correccin de estilo: Consiste en la revisin del texto desde todos los puntos de vista propios
de la ciencia de la lingstica (ortografa, gramtica, semntica, etc.), as como desde el punto de
vista de la inteligibilidad del texto.
Correccin tipogrfica: Revisin de las pginas ya maquetadas; consiste en la correccin de
todos los errores que se le puedan haber pasado al corrector de estilo, de los cometidos al
introducir las correcciones de estilo y de todos los que cometa el maquetista.
Galeradas: En el sistema de impresin tipogrfico, prueba del texto que se saca para corregirla,
con las caractersticas tipogrficas que tendr una vez impreso, pero antes de maquetar las
pginas.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Poltica editorial, Plan editorial.
Los ttulos para reimpresin tienen que estar incluidos en el plan editorial y aproados por el
comit editorial.
Los textos que deben contengan dificultades formales se realizaran por offset.
MARCO LEGAL: Ley de derechos de autor
REA CARGO
1 Composici
n linotpica
Se realiza la
produccin de
galeradas.
Imprenta
Patritica
Linotipista N.A N.A
2 Correccin
de
Galeradas
Se imprime una prueba
en papel y se pasa al
corrector para verificar
inexactitudes y se
repite hasta subsanar
todos los errores.
Imprenta
Patritica
Corrector y
ayudante
de armada
N.A N.A
3 Elaboracin
comentada
del
Corregidas las
galeradas se establece
el machote de armada.
Imprenta
Patritica
Armador N.A N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

machote de
armada
4 Armada El armador, de acuerdo
con instrucciones de
diagramacin, somete
las galeradas a pginas
dando la fisionoma al
libro. De acuerdo con el
machote, se configura
cada pgina como va a
quedar la publicacin.
Imprenta
Patritica
Armador N.A N.A
5 Pruebas de
armada y
correccin
de ellas
Se sacan pruebas de
pginas y se verifica si
existen errores en la
armada. Se controla el
resultado final con el fin
de asegurar que las
notas coincidan. Se
corrigen los errores
detallados.
Imprenta
Patritica
Corrector y
Armador
N.A N.A
6 Solicitud de
materiales
Se solicitan los
materiales requeridos
al almacn de la
Imprenta
Imprenta
Patritica
Lder de
almacn
N.A N.A
7 Cortes de
papel
Se realizan los cortes
de papel de acuerdo
con las necesidades y
especificaciones de la
publicacin.
Imprenta
Patritica
Cortador N.A N.A
8 Impresin
tipogrfica
Realizados los cortes
de papel, se imprime
segn las
especificaciones del
machote.
Imprenta
Patritica
Impresor
tipogrfico
N.A N.A
9 Plegado
manual
El papel es plegado
formando los
cuadernillos
Imprenta
Patritica
Plegador N.A N.A
10 Acabado o
Encuaderna
cin manual
Se realiza la primera
revisin en montones
consecutivos
Imprenta
Patritica
Encuaderna
dores
N.A N.A
11 Alce Armar el libro con los
cuadernillos
consecutivos ya
revisados
Imprenta
Patritica
Encuaderna
dores
N.A N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

12 Costura
manual
Se unen los
cuadernillos con nueve
puntadas de hilo en
mquina cosedora,
formando los bloques
definitivos.
Imprenta
Patritica
Encuaderna
dores
N.A N.A
13 Montaje
manual
Una cartula impresa
en cartulina gruesa se
pega a los bloques
cosidos de tal manera
que el libro quede
encuadernado.
Imprenta
Patritica
Encuaderna
dores
N.A N.A
14 Refile Los bloques cosidos se
emparejan con la
guillotina para
uniformidad
Imprenta
Patritica
Cortador N.A N.A
15 Control de
calidad
Se repasa cada libro
montado verificando la
calidad del mismo
Punto de control
Imprenta
Patritica
Encuaderna
dores
N.A N.A
16 Empaque Segn la publicacin,
se envuelven en
paquetes de libros.
Imprenta
Patritica
Encuaderna
dores
N.A N.A
17 Rotulado Se adhiere un rotulo
con el nmero de
ejemplares y la
identificacin del
paquete
Imprenta
Patritica
Encuaderna
dores
N.A N.A
18 Entrega al
Almacn
General
para
distribucin.
Se hace remesa al
Almacn donde se
formaliza la entrega de
las publicaciones
impresas y listas para
distribucin
Imprenta
Patritica

Almacn.
Asistente
administrati
vo de
Imprenta
Lder de
almacn
N.A N.A
19 Almacenam
iento de
pginas de
libro en
plomo
Se almacenan las
pginas del libro por
dos o tres meses por si
es necesario utilizarlas
de nuevo.
Imprenta
Patritica
Almacenista
Imprenta
N.A N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

20 Reciclaje Despus de dos o tres
meses de
almacenados, se
funden los textos en un
horno especial para
fundicin de metal para
linotipo, con el fin de
que sean reutilizados
en nuevas
reimpresiones.
Imprenta
Patritica
Fundidor N.A N.A

Recomendaciones para mejorar el procedimiento:

Realizado por:
Paola Gaitn Martnez-J ulio Paredes
Castro
Revisado por:
Fecha:
Noviembre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCESOS DE APOYO
Subproceso Biblioteca
PROCESO: Apoyo / Subdireccin administrativa y financiera SUBPROCESO: Biblioteca
PROCEDIMIENTO: Adquisicin de material bibliogrfico CDIGO: AF-BB-027
PRODUCTOS: Material bibliogrfico adquirido o suscripcin a ttulos de revistas o bases de datos
realizado
OBJETIVO: Adquirir el material bibliogrfico (como libros, revistas, bases de datos,
audiovisuales, entre otros), requerido por profesores, investigadores y estudiantes del Seminario
Andrs Bello y personal administrativo, con el fin de mantener actualizadas las colecciones de las
dos Bibliotecas para responder a las necesidades de informacin, apoyar y soportar los procesos
de formacin e investigacin del Instituto.
ALCANCE: Inicia con la solicitud del material bibliogrfico por parte de los Docentes,
investigadores y estudiantes del Seminario Andrs Bello, como tambin del personal
administrativo del Instituto, hasta la adquisicin e ingreso a la base de datos ISIS MARC e
incorporacin a las colecciones.
DEFINICIONES:
Base de datos ISIS MARC: Sistema empleado en las bibliotecas del Instituto para catalogar el
material bibliogrfico recibido.
Canje: Acuerdo establecido entre las Bibliotecas de dos instituciones con el propsito de
intercambiar las publicaciones producidas por ellas.
Catlogo bibliogrfico: Sistema empleado en las Bibliotecas para registrar por diferentes
entradas los recursos bibliogrficos existentes en las colecciones.
Donacin: Concepto mediante el cual la biblioteca recibe material bibliogrfico.
Identificacin: Actividad que permite determinar si los materiales bibliogrficos solicitados o
recibidos en la biblioteca se encuentran disponibles en las colecciones existentes.
Registro: Asignacin del nmero mediante el cual se identificar secuencialmente los
ejemplares y volmenes recibidos en la biblioteca.
Formato MARC, Gua de Consulta Catlogo y ayudas en lnea

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

- El Director del Seminario y los responsables de las dependencias o proyectos de investigacin
sern los encargados de diligenciar los formatos con las solicitudes del material bibliogrfico a
adquirir.
- Los tramites de adquisicin se realizarn anualmente; por lo cual el material bibliogrfico
requerido en el primer semestre de cada ao deber ser solicitado en el trascurso el segundo
semestre de cada ao (entre los meses de julio y noviembre), con el fin de realizar la solicitud
entre febrero y marzo del ao siguiente.
- Todo Material solicitado, deber ser identificado en a base de datos ISISMARC y en el catlogo
con el fin de determinar que el material solicitado no se encuentre disponible en las bibliotecas del
Instituto.
- Se compran mximo dos ejemplares de un mismo ttulo, cuando este corresponda a material de
alta consulta, de lo contrario slo se adquirir un ejemplar por ttulo o volumen de una obra.
- Se dar un plazo mximo de 45 das hbiles para que los proveedores entreguen la totalidad de
los materiales bibliogrficos contratados, salvo excepciones debidamente justificadas.
MARCO LEGAL:
Ley 30 de 1992 (Artculo 108)
Decreto 2566 de 2003 del Ministerio de Educacin Nacional (Artculo 10).
Lineamientos del Consejo Nacional de Acreditacin.
DEPENDENCIA CARGO
1 Solicitud de
material
bibliogrfico
Identificacin de
las necesidades
de material
bibliogrfico a
adquirir y se
diligencia el
formato con los
datos de los
documentos a
solicitar.
Seminario
Andrs Bello,
Biblioteca,
Direccin,
Planeacin,
Secretara
General,
Contabilidad,
Sistemas
Director,
docentes
y
estudiante
s del
Seminario
Andrs
Bello
J efe rea
Formato
Solicitud de
material
bibliogrfico
NA
2 Recepcin
de las
solicitudes
Se recibe a
travs de correo
electrnico los
formatos
debidamente
diligenciados
con las
solicitudes del
material
bibliogrfico
recomendado.
Biblioteca J efe
o
Secretaria
NA

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

3 Radicacin y
compilacin
de las
solicitudes
Se asigna el
nmero de
solicitud y se
compila el
archivo con las
solicitudes
realizadas
durante el
semestre.

Punto de
control
Biblioteca Secretaria Formato
Compilado
Solicitud de
material
bibliogrfico
NA
4 Identificaci
n de las
solicitudes.
Se identifican en
la base de datos
y el catlogo
cada uno de los
ttulos
solicitados.
Biblioteca Procesos
Tcnicos
Formato
Solicitud de
material
bibliogrfico
NA
5 Solicitud de
cotizacin
Una vez
compiladas
todas las
solicitudes de
libros, se
procede a
solicitar la
cotizacin de los
materiales a los
diferentes
proveedores.
Biblioteca J efe
o
Secretaria
Comunicado a
travs del
correo
electrnico con
la solicitud de
cotizacin
NA
6 Recepcin
de la
cotizacin y
compilacin
del archivo
Se recibe a
travs de correo
electrnico las
cotizaciones de
los proveedores
con los datos
solicitados por la
biblioteca y se
procede a
compilar en el
formato
comparativo
cotizaciones los
datos
correspondiente
Biblioteca Secretaria Formato
Comparativo
de
cotizaciones
NA

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

7 Elaboracin
estudio
previo y
remisin al
Coordinador
J urdico
Se elabora el
borrador del
estudio previo y
se remite a
travs del correo
electrnico al
Coordinador
J urdico para su
revisin y
aprobacin
Biblioteca J efe Formato
Estudios
Previos para
adquisicin de
bienes

8 Recepcin
del Estudio
previo
aprobado y
remisin a la
oficina de
J urdica
Se imprime el
estudio previo,
se firma y se
remite a la
oficina de
J urdica con las
cotizaciones
recibidas por
parte de los
proveedores.
Biblioteca J efe Formato
Estudios
Previos para
adquisicin de
bienes.
NA
9 Procedimien
to de
J urdica
Dependiendo
las condiciones
y criterios de
adquisicin se
remite al rea
jurdica para que
se realice el
procedimiento
contractual de
acuerdo a la
modalidad.
rea de
J urdica
Auxiliar
rea
jurdica
Minutas,
Anexo
Tcnico,
Trminos de
referencia
SIGOB,
SICE
10 Iniciacin del
contrato
Elaboracin del
acta de inicio del
contrato
Biblioteca J efe
o
Interventor
a del
contrato
Formato acta
inicio Contrato
NA
11 Entrega del
material
bibliogrfico
ofrecido
Entrega los
materiales
bibliogrficos
ofrecidos, en el
plazo
estipulado.
Proveedor Proveedor Factura NA
12 Recepcin
del material
Se recibe el
material
Biblioteca J efe
Auxiliar de
Formato acta
de finalizacin
NA

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

bibliogrfico
adquirido
bibliogrfico de
cada uno de los
proveedores
contratados se
revisa uno a uno
con el fin de
garantizar que
no tengan
defectos de
impresin
(paginas
borrosas, mal
paginado, etc.) y
se elabora el
acta de
finalizacin del
contrato.

punto de
control
Procesos
Tcnicos
Secretaria
del contrato
13 Entrega de
la remisin
del
proveedor al
Almacn
Se remite al
almacn carta
con la orden de
remisin
entregada por
los proveedores,
para que sean
realizados los
registros de
correspondiente
s
Biblioteca Secretaria Carta NA

Realizado por:
Luz Clemencia Meja-Zoe Castro
Revisado por:
Fecha:
Mayo de 2011

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCESO: Apoyo SUBPROCESO: Biblioteca
PROCEDIMIENTO: Prstamo de material bibliogrfico CDIGO: AF-BB-028
PRODUCTOS: Material bibliogrfico prestado a los usuarios
OBJETIVO: Ofrecer el servicio de consulta en sala, prstamo externo e inter-bibliotecario a las
diferentes tipologas de usuarios de la Biblioteca (profesores, investigadores y estudiantes del
Seminario Andrs Bello, personal administrativo y personal externo), con el fin de satisfacer sus
necesidades de informacin.
ALCANCE: Inicia con la consulta del catalogo y solicitud del material bibliogrfico por parte de los
usuarios Docentes, investigadores y estudiantes del Seminario Andrs Bello, como tambin del
personal administrativo del Instituto y usuarios externos hasta el prstamo y ubicacin en las
colecciones.
DEFINICIONES:
- Base de datos ISIS MARC: Sistema empleado en las bibliotecas del Instituto para catalogar el
material bibliogrfico recibido en la Biblioteca.
- Catlogo bibliogrfico: Sistema empleado en las Bibliotecas para registrar por diferentes
puntos de acceso los recursos bibliogrficos existentes en las colecciones.
- Consulta en sala: Corresponde al prstamo interno dentro de las instalaciones de la
Biblioteca.
- Prstamo externo: Consiste en permitir a los usuarios habilitados, sacar el material
bibliogrfico de las instalaciones de la Biblioteca por un lapso de tiempo determinado en
reglamento de servicios.
- Prstamo Inter-bibliotecario: Proceso mediante el cual una biblioteca, previo establecimiento y
firma de un convenio, obtiene de otra un material especfico solicitado por sus usuarios internos y
que no est disponible en su propio fondo.
- Usuarios: Son todas las personas que hacen parte de la comunidad acadmica del Seminario
Andrs Bello (profesores, investigadores y estudiantes), personal administrativo y usuarios
externos interesados en consultar los fondos bibliogrficos especializados existentes en la
Biblioteca.
Gua de Consulta Catlogo, Reglamento de servicios

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

- Los usuarios externos solamente podrn consultar dentro de las instalaciones de la biblioteca el
material bibliogrfico y previa presentacin del documento de identidad.
- Los usuarios habilitados para solicitar en prstamo externo el material bibliogrfico son
profesores, investigadores y personal administrativo que tengan un contrato vigente con el
Instituto.
- Los usuarios internos (profesores, investigadores, personal administrativo) que requieran hacer
uso del prstamo externo, debern entregar dos fotografas recientes para diligenciar el
respectivo registro en las bibliotecas del Instituto, en el cual se llevar el control del material
prestado.
- La oficina de Contrataciones y el Seminario Andrs Bello, debern enviar quincenalmente al
responsable de la biblioteca el listado con los datos del (nombre y apellidos completos,
nmero de identificacin y el periodo de vinculacin) personal que se ha vinculado con el
Instituto (en calidad de personal administrativo, profesores, estudiantes, investigadores), con el fin
de contar con la informacin para efectos de la apertura del registro de usuario y prstamo del
material bibliogrfico.
- Los materiales bibliogrficos correspondientes a las colecciones de referencia, trabajos de grado
y material audiovisual solamente podrn ser consultados en las instalaciones de las bibliotecas.
- Los libros antiguos y manuscritos tienen acceso restringido y solamente podrn ser consultados
previa solicitud y autorizacin por parte de la Direccin del Instituto y el responsable de la
Biblioteca; as mismo se exigirn las medidas de seguridad para la consulta y manipulacin de
esta documentacin (guantes y tapabocas).
- El personal responsable del prstamo del material bibliogrfico, har la revisin del estado del
mismo antes de realizar el prstamo.
- Cualquier dao o deterioro del material bibliogrfico propiedad de las bibliotecas del Instituto o
aquel que este temporalmente bajo su custodia (documentos del Prstamo inter-bibliotecario), es
responsabilidad del usuario que lo tenga en su poder, ya sea dentro o fuera de las instalaciones
de la Biblioteca.
- Los usuarios que reporten el deterioro o prdida de los materiales prestados, debern asumir el
costo de reparacin cuando el dao sea posible de corregir y en el caso de prdida se deber
hacer la reposicin por el mismo ttulo, ao y edicin; en caso de no ser posible, se solicitar la
ltima edicin o un ttulo similar previa consulta con los profesores del Seminario Andrs Bello.
- El trmite de los prstamos inter-bibliotecarios se realizar de forma centralizada por la
Biblioteca de la Sede Yerbabuena con excepcin de los materiales solicitados en la Biblioteca
Luis ngel Arango, los cuales sern tramitados por el responsable del servicio en la Biblioteca de
la Sede del Centro.
- nicamente se atendern las solicitudes de prstamo inter-bibliotecario de aquellas instituciones
que anualmente han renovado el convenio.
- Las solicitudes de prstamo inter-bibliotecario tanto de los usuarios internos como de las
bibliotecas con las cuales tenemos convenio, se recibirn a travs de correo electrnico en la
cuenta: biblioteca@caroycuervo.gov.co
- El material bibliogrfico disponible en las colecciones de la Biblioteca de la sede Yerbabuena
que sean solicitadas en prstamo inter-bibliotecario, se enviar a la Biblioteca de la Sede del
Centro, con el fin de facilitar el desplazamiento de los usuarios de las otras bibliotecas.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Los usuarios interesados sern los responsables de reclamar los materiales solicitados en
prstamo inter-bibliotecario, con excepcin de los materiales solicitados en la Biblioteca Luis
ngel Arango que sern reclamados por la responsable del servicio de la Biblioteca de la Sede
del Centro.
- Los responsables del servicio tanto en la Biblioteca de la sede de Yerbabuena como en la Sede
del Centro revisarn la lista de los materiales en prstamo inter-bibliotecario, para determinar
posibles vencimientos y evitar sanciones por parte de las Bibliotecas que prestaron los libros. En
caso que el material bibliogrfico este prximo a vencer se contactar a los usuarios y se les
exigir la devolucin del material de forma inmediata.
MARCO LEGAL: NA
REA CARGO
CONSULTA EN SALA
1 Consulta en el
catlogo
manual o en
lnea el
material
requerido.
Identifica si el material
bibliogrfico requerido se
encuentra en las
colecciones de las
bibliotecas y anota en la
ficha de prstamo los
datos correspondientes.
NA Usuarios Ficha para
prstamo del
material
bibliogrfico.
NA
2 Solicita el
prstamo del
material
bibliogrfico.
Entrega la ficha de
prstamo a los
responsables del servicio
en las bibliotecas.
NA Usuarios Ficha para
prstamo del
material
bibliogrfico.
NA
3 Recibe la
solicitud y
busca el
material en las
colecciones
Ubica el material en los
estantes coloca la gua
a fuera
Si el material no se
encuentra en los
estantes verifica si se
encuentra en los carros
del material pendiente
por integrar a las
colecciones.
Si est prestado informa
al usuario solicitante, en
caso que el usuario lo
requiera con urgencia,
se solicita en prstamo
inter-bibliotecario.
Bibliotec
a
Bibliotecl
ogo o
Auxiliares
responsab
les del
servicio
NA NA

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Punto de control
4 Prstamo del
material
bibliogrfico
Coloca la ficha de
solicitud de prstamo, la
ficha de registro de
prstamo junto con el
documento de
identificacin
correspondiente de los
usuarios en el espacio
definido para este fin,
verifica el estado del
material y entrega el
material bibliogrfico al
usuario.
Bibliotec
a
Bibliotecl
ogo o
Auxiliares
responsab
les del
servicio
NA NA
5 Consulta del
material
bibliogrfico.
Una vez ha consultado el
material lo entrega a los
responsables del
servicio.

Si el usuario requiere el
material bibliogrfico en
prstamo externo,
remtase a la actividad
9 de este procedimiento.
Usuarios NA NA
6 Reubicacin
del material
bibliogrfico
Recibe el material y
verifica su estado,
devuelve el documento
de identificacin
correspondiente a los
usuarios, compila las
papeletas de solicitud de
prstamo para el registro
de las estadsticas y
reubica el material en
las colecciones.
Punto de control

Bibliotec
a
Bibliotecl
ogo o
Auxiliares
responsab
les del
servicio
Formato para
registro de
las
estadsticas
NA

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PRSTAMO EXTERNO

7 Registro de
Usuario
Verifica que el usuario
solicitante tenga su
respectivo registro en
las Bibliotecas.

Si tiene el registro activo
en la Biblioteca pasa a
la actividad 9

Si el usuario No cuenta
con el registro en
biblioteca pasa a la
actividad 8
Biblioteca Biblioteclog
o o Auxiliares
responsables
del servicio
Ficha de
registro de
Usuario
NA
8 Confirmaci
n de los
datos del
usuarios
Verifica en la lista
remitida por J urdica y el
Seminario Andrs Bello,
si el nombre de la
persona est incluido.
Si est incluida abre la
ficha de registro del
Usuario.
Si no est incluida,
solicita al usuario los
datos y confirma con
J urdica y Seminario
Andrs Bello la
informacin y abre la
ficha de registro del
Usuario.
o o Auxiliares
responsables
del servicio
Listado del
personal
nuevo
vinculado al
Instituto
(Profesores,
Investigadore
s,
Estudiantes,
Personal
Administrativ
o)

Ficha de
registro del
Usuario
NA
9 Prstamo
del material
bibliogrfic
o.
Verifica el estado del
material a prestar e
informa al usuario sobre
el mismo, relaciona en
el registro del usuario
los datos del
documento, solicita la
firma en la tarjeta de
prstamo y pone con el
fechador la fecha de
devolucin del material
y lo entrega al usuario.
o o Auxiliares
responsables
del servicio
Ficha de
registro de
Usuario
NA

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

1
0
Devolucin
del material
bibliogrfic
o
Entrega el material
prestado al responsable
del servicio, quien
verifica el estado del
mismo en el momento
de la devolucin.

En caso que el material
se encuentre en mal
estado informa al
usuario si debe cancelar
el empaste o realizar la
reposicin del mismo.

Descarga del registro
del usuario el material
devuelto y coloca el
sello de cancelado en la
ficha de prstamo y
reubica el material en
las colecciones.
Usuarios NA NA

PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO PARA USUARIOS INTERNOS DEL ICC
1
1
Consulta de
catlogos
Identifica en catlogos
de otras bibliotecas los
materiales requeridos
Usuarios
/
Biblioteca
Usuarios /
Biblioteclog
o o Auxiliares
responsables
del servicio
Ficha de
solicitud de
prstamo
inter-
bibliotecario
NA
1
2
Verificacin
de la
disponibilid
ad
Verifica en el catlogo
de la biblioteca
prestamista la
disponibilidad del
material bibliogrfico,
verifica si la Biblioteca
del ICC tiene convenio
de prstamo Inter-
bibliotecario.

Si tiene convenio
diligencia el formato de
Prstamo Inter-
o o Auxiliares
responsables
del servicio
Formato de
solicitud de
prstamo
inter-
bibliotecario

Modelo de
carta para la
solicitud de
convenio de
prstamo
inter-
bibliotecario
NA

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

bibliotecario, lo firma y
entrega al Usuario e
indica el proceso a
seguir.

Si no existe el
convenio, informa al
responsable de la
biblioteca para tramitar
el convenio.
1
3
Solicitud del
material
bibliogrfico
Se dirige a la biblioteca
de la institucin
prestamista a solicitar
el material bibliogrfico.

Si la solicitud es para la
Biblioteca Luis ngel
Arango el tramite y la
solicitud la realiza la
responsable del
servicio de la Biblioteca
de la sede del Centro;
una vez el libro est
disponible en la
Biblioteca de la Sede
del Centro informa
telefnicamente o
mediante correo
electrnico a usuario
que solicit el material
y registra el prstamo
en el registro del
usuario.
Usuarios
/
Biblioteca
Usuarios /
Biblioteclog
o o Auxiliares
responsables
del servicio
NA NA

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

1
4
Devolucin
del material
bibliogrfico
Devuelve a la biblioteca
prestamista el material
en la fecha indicada y
entrega a la Biblioteca
del ICC la copia del
formato debidamente
firmado o sellado por el
responsable del
prstamo de la otra
institucin para ser
descargado de su
registro bibliogrfico,
archivado y registrado
en las estadsticas.

Los materiales
solicitados a la
Biblioteca Luis ngel
Arango deben ser
entregados a la
Responsable del
servicio de la Biblioteca
de la Sede del Centro
para su devolucin.

PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO PARA OTRAS INSTITUCIONES
1
5
Recepcin
de la
solicitud
Se recibe de la
Biblioteca solicitante
por medio del correo
electrnico la solicitud o
personalmente el
formato e donde se
especifican los datos
(No. topogrfico, autor
y ttulo) del material
requerido.

Biblioteca Director

Biblioteclog
o o Auxiliares
responsables
del servicio
Formato de
solicitud de
prstamo
inter-
bibliotecario
NA
1
6
Verificacin
de la
disponibilid
ad
Revisa en las
colecciones la
disponibilidad del
material solicitado:

Si el material no se
encuentra disponible
o o Auxiliares
responsables
del servicio
Formato de
solicitud de
prstamo
inter-
bibliotecario
NA

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

informa a usuario o
institucin, con lo cual
finaliza el
procedimiento.

Si el material se
encuentra disponible y
la solicitud se recibi a
travs del correo
electrnico, informa a
la biblioteca solicitante
con copia a la
responsable del
servicio del la
Biblioteca de la Sede
del Centro, registra el
prstamo y enva por
valija el material para
que sea reclamado por
el usuario de la otra
biblioteca en el Centro.

Si la solicitud se recibi
personalmente pasa a
la actividad 17 de este
procedimiento.
1
7
Prstamo
del material
bibliogrfico
.
Verifica el estado del
material a prestar e
informa al usuario
sobre el mismo, recibe
y archiva el formato
entregado por el
usuario de la otra
institucin, pone con el
fechador la fecha de
devolucin del material
y lo entrega al usuario.
o o Auxiliares
responsables
del servicio
Ficha de
registro de
Usuario
NA

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

1
8
Devolucin
del material
bibliogrfico
Devuelve a la biblioteca
el material en la fecha
indicada.

Los responsables del
servicio en las
bibliotecas de la sede
del Centro y
Yerbabuena, reciben el
material, verifican su
estado y devuelven la
copia del formato de
solicitud de prstamo
inter-bibliotecario
debidamente firmado y
sellado.
En caso que el material
se encuentre en mal
estado, se indica al
usuario y se informa al
responsable de la
Biblioteca para que
notifique la novedad a
la Biblioteca solicitante.

Realizado por:
Revisado por:
Fecha:
Mayo de 2011

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VERSIN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Inventario de material bibliogrfico CDIGO: AF-BB-029
PRODUCTOS: Listado de los materiales perdidos o extraviados en las bibliotecas
OBJETIVO: Realizar el inventario del material bibliogrfico existente en cada una de las
colecciones de la biblioteca J os Manuel Rivas Sacconi y la biblioteca del Seminario Andrs
Bello, con el propsito de comparar la informacin registrada en las fichas catalogrficas
principales, con las existencias fsicas de los estantes en cada una de las colecciones y obtener
el ndice de prdida o extravo de los documentos, al igual de el porcentaje de crecimiento de las
colecciones.
ALCANCE: Inicia con la definicin del cronograma de inventario, hasta la finalizacin y entrega
del informe final.
DEFINICIONES:
Catlogo bibliogrfico: Sistema empleado en las Bibliotecas para registrar por diferentes puntos
de acceso los recursos bibliogrficos existentes en las colecciones
Ficha Principal: Tarjeta de cartulina de 7.5 por 12.5 cm, en donde se registra los datos (autor,
ttulo, edicin, pie de imprenta, nmero de pginas, serie, temas, nmero de registro, entre otros)
o descripcin, del material bibliogrfico existente en las colecciones de las bibliotecas.
Fichero Oficial: Est constituido por el conjunto de las fichas principales, en las cuales se lleva el
conteo de cada una de las obras recibidas en las bibliotecas del Instituto.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Gua para la realizacin del inventario

- Antes de iniciar el proceso de inventario, se deber ordenar cada una de las colecciones con el
fin de facilitar la verificacin comparacin de la ficha catalogrfica principal contra la existencia
fsica de los libros en los estantes.
- Anualmente en el perodo inter-semestral de final de ao se realizar el inventario de las
colecciones de libros en las dos bibliotecas
- Para facilitar la realizacin del proceso de inventario de la coleccin de libros y culminacin del
mismo en el menor tiempo, se procurar que el personal est disponible y dedicado solamente a
esta actividad.
- Para garantizar la consistencia de los datos en el levantamiento del inventario y la agilidad en el
proceso, se conformarn parejas como equipo de trabajo.
- Dado el volumen de material a inventariar en las dos bibliotecas, se solicitar con tiempo al jefe
de personal el apoyo de personal de otras reas.
- Se informar con 10 das de anticipacin a los usuarios (Profesores, Investigadores,
Estudiantes, Empleados e instituciones que tienen el convenio de prstamo inter-bibliotecario
activo) las fechas de realizacin del inventario.
- Se deber solicitar a los usuarios (Profesores, Investigadores, Estudiantes y Empleados) la
devolucin del material prestado antes de la realizacin del inventario, salvo en aquellas

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VERSIN: 3
abril de 2013

situaciones que el material sea requerido con urgencia y no pueda esperar la finalizacin del
proceso de inventario.
Durante el perodo de inventario, se cerrar la biblioteca al igual que el servicio de prstamo.
- Se marcar con un sello cada uno de los libros inventariados, con el fin de llevar el control de los
tems inventariados y facilitar el proceso de identificacin de aquellos que no fueron
inventariados.
- Para la realizacin del inventario de dispondrn de los implementos necesarios como:
Tapabocas, guantes, lpices, entre otros.

REA CARGO
1 Definicin del
cronograma
Programacin de
las fechas de
realizacin del
inventario,
colecciones a
inventariar,
actividades a
realizar, personal
que participar en
el inventario.
Biblioteca Biblioteclo
go o
Auxiliares
de las
bibliotecas
Cronograma
de inventario
NA
2 Identificacin
de las
colecciones a
inventariar
Distribucin,
sealizacin del
nmero de estantes
y gavetas de fichas
principales a
comparar por
pareja de trabajo,
disposicin de los
espacios de trabajo
con mesas
auxiliares.
go o
Auxiliares
de las
bibliotecas
NA NA
3 Capacitacin
del personal
Instruccin al
personal sobre la
metodologa a
llevar a cabo en el
proceso del
levantamiento del
inventario y entrega
de los insumos
necesarios
(tapabocas,
guantes, lpices,
Biblioteca Responsabl
e de la
Biblioteca
NA NA

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abril de 2013

sellos, guas)

Punto de
control
4 Levantamient
o del
inventario
Comparar cada una
de las fichas
principales de las
gavetas entregadas
con los tems
ubicados en los
estantes,
sealizacin de
cada uno de los
libros inventariados
con el sello de
inventario en el
lugar establecido,
marcacin de la
ficha o separacin
de aquellas fichas
que no se hayan
encontrado el
material en los
estantes.
go o
Auxiliares
de las
bibliotecas
Ficha
catalogrfica
principal
NA
5 Consulta y
verificacin de las
fichas principales
de los materiales no
encontrados en los
estantes, con las
fichas de registro
de usuario, la
informacin
registrada en la
base de datos
WinIsis Marc y el
catalogo.
go o
Auxiliares
de las
bibliotecas
Ficha
catalogrfica
principal
NA
6 Entrega al
responsable de la
Biblioteca de las
fichas
catalogrficas
principales del
material que no se
go o
Auxiliares
de las
bibliotecas
Ficha
catalogrfica
principal
NA

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

ha encontrado en
los estantes.
7 Sealizacin en la
base de datos
bibliogrfica WinIsis
Marc los tems que
no se encontraron
en la coleccin.
e Biblioteca
o Auxiliare
de
Procesos
Tcnicos
Ficha
catalogrfica
principal
NA
8 Elabora y entrega a
la direccin del
Instituto el informe
final de inventario
de las colecciones
a las cuales se
realiz el proceso.
e de la
Biblioteca
Informe final
resultados de
inventario
NA

- Disponer de personal de otras reas que trabajen conjuntamente con el personal de la
Biblioteca para facilitar el levantamiento del inventario. Tener la cultura de realizar anualmente los
inventarios del material bibliogrfico. - Contar con el personal de tiempo completo para realizar las
actividades de inventario.
Realizado por:
Revisado por:
Fecha:
Mayo de 2011

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VERSIN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Procesamiento tcnico de material
bibliogrfico
CDIGO:AF-BB-030
PRODUCTOS: Material bibliogrfico procesado y disponible en las colecciones
OBJETIVO: Procesar (catalogar, clasificar, prepara fsicamente) e ingresar a la base de datos
WinIsis MARC Lite, el material bibliogrfico (en los diferentes soportes) adquirido por la
biblioteca, de acuerdo con los estndares internacionales para la descripcin bibliogrfica.
ALCANCE: Inicia con la recepcin del material bibliogrfico adquirido a travs de los diferentes
mecanismos de adquisicin (compra, canje y donacin), hasta la entrega del material a las
colecciones.
DEFINICIONES:
Catalogacin: Proceso tcnico mediante el cual se definen los elementos informativos que
permite establecer los puntos de acceso y la identificacin de un documento, para facilitar su
recuperacin.
Catlogo bibliogrfico: Sistema empleado en las Bibliotecas para registrar por diferentes puntos
de acceso los recursos bibliogrficos existentes en las colecciones.
Clasificacin decimal Dewey: Sistema de clasificacin desarrollado por el biblioteclogo
Norteamericano Melvin Dewey, el cual parte de la divisin de las ciencia en diez clase temticas
principales, las cuales se dividen jerrquicamente de diez en diez. Emplea nmeros arbigos del
0 al 9, tratados como fracciones decimales. Al nmero bsico de clasificacin temtica se le
agregan subdivisiones de forma, cronolgicos, geogrficos y de lengua.
Clasificacin Local: Sistema alfanumrico desarrollado por la Biblioteca para la organizacin de
la coleccin de trabajos de grado y Henry Luque.
Clave de autor (signatura librstica): Cdigo alfanumrico asignado mediante la tabla de Cutter,
la cual representa el autor de una obra.
Ficha Principal: Tarjeta de cartulina de 7.5 por 12.5 cm, en donde se registra los datos (autor,
ttulo, edicin, pie de imprenta, nmero de pginas, serie, temas, nmero de registro, entre otros)
o descripcin, del material bibliogrfico existente en las colecciones de las bibliotecas.
Fichero Oficial: Est constituido por el conjunto de las fichas principales, en las cuales se lleva el
control de cada una de las obra recibidas en las bibliotecas del Instituto.
Formato MARC (Machine Readable Cataloging): Formato normalizado empleado por las
diferentes bibliotecas para la catalogacin en lnea cuya finalidad es permitir la trasferencia de la
informacin bibliogrfica del material bibliogrfico, cuya finalidad es permitir la trasferencia de la
informacin bibliogrfica
LEMB (Lista de Encabezamiento de Materia para Bibliotecas): Lenguaje normalizado
empleado por las bibliotecas o centros de informacin para la asignacin de los temas o
descriptores en el anlisis de los documentos y recuperacin de la informacin.

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VERSIN: 3
abril de 2013

Nmero de Clasificacin: Cdigo numrico o alfanumrico empleado para la organizacin del
material bibliogrfico en los estantes, de acuerdo con los sistemas de clasificacin universales, o
los sistemas locales empleados en las bibliotecas. En la Biblioteca del Instituto se emplea el
Sistema de Clasificacin Dewey y un sistema local.
Reglas de Catalogacin Angloamericanas (RCAA2): Conjunto de normas internacionales por
las cuales se rige la tarea de la descripcin de los recursos bibliogrficos en una unidad de
informacin.
Signatura Topogrfica: Cdigo alfanumrico compuesto por el nmero de clasificacin y la clave
librstica, asignado a un documento para indicar su ubicacin en los estantes y permitir su
localizacin.
Tablas de Cutter: Lista de cdigos universalmente empleada por las bibliotecas para la
asignacin de la clave librstica (clave de autor), la cual representa el autor de una obra.
Tesauros: Lista alfabtica de los trminos empleados en una disciplina en particular, incluye las
relaciones y equivalencias entre el lenguaje natural y el lenguaje documental para peritar la
recuperacin de la informacin.
Instructivo para el procesamiento tcnico del material bibliogrfico, Reglas de Catalogacin
Angloamericanas (RCAA2), Formato MARC, ormad para la descripcin bibliogrfica ISBD
- La biblioteca de la Sede Yerbabuena, realizar el registro, procesamiento tcnico y preparacin
de fsica de todos los materiales bibliogrficos, con excepcin de los trabajos de grado, los cuales
estarn a cargo de la responsable del servicio de la Biblioteca del Seminario.
- Se procesar e integrar a las colecciones de las bibliotecas prioritariamente aquellos
materiales que incluyan temticas en las reas de inters del Instituto tales como: lingstica
general y espaola, filologa romnica; literatura colombiana, espaola, hispanoamericana,
universal y crtica literaria, entre otras
- Antes de iniciar con el procesamiento tcnico del material bibliogrfico, se debern identificar los
documentos con el fin de no crear registros duplicados de una misma obra ya existente en las
colecciones de las bibliotecas del Instituto.
- El personal dedicado a las labores de procesamiento tcnico, debern conocer y emplear las
herramientas tanto impresas como electrnicas y los estndares internacionales como el formato
MARC, RCAA2, ISBD, al igual que las polticas internas
- Antes de procesar el material bibliogrfico, se deber asignar el nmero de registro (inventario) e
ingresar en el formato diseado para este fin, sellar y diligenciar los datos de procedencia en cada
tem.
- Para el procesamiento tcnico, se dar prioridad a los materiales adquiridos por compra.
- Para el ingreso de los registros bibliogrficos en la Base de Datos en WinIsis (catalogacin), se
debern emplear las hojas de entrada de datos definidas para cada tipo de documento as: Libros,
Revistas, Analticas, Material cartogrfico, Material audiovisual, Bases de datos y Trabajos de
grado
- Se aplicar el tercer nivel de catalogacin para todo el material bibliogrfico recibido en la
Biblioteca y se tendr en cuenta las etiquetas, indicadores y campos estructurados en la base de
datos a partir del Formato Marc Lite.

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

- El material a ser publicado por la Imprenta Patritica se elaborar la catalogacin en la fuente.
- Se elaborarn registros analticos a cada uno de los artculos publicados en las revistas editadas
por el Instituto.
- Se procesar, ingresar a la base de datos bibliogrfica y se conservar en las colecciones de la
Biblioteca tres (3) ejemplares de toda la produccin acadmica del Instituto.
- Para la ejecucin de las labores de procesamiento tcnico, se deber adquirir las ltimas
ediciones de las herramientas como: tesauros, listas de encabezamiento de materia general y
especializada, tablas de Cutter, reglas de catalogacin, entre otros.
- Los nmeros sueltos de ttulos de revistas que lleguen a la biblioteca y de las cuales no se tenga
suscripcin, se registraran como libros.
- Los trabajos de grado de otras instituciones que lleguen a la Biblioteca, se ingresarn como
libros.
- Se elaborarn nicamente las fichas principales (oficiales) de todo el material bibliogrfico
procesado.
- Para la identificacin de los materiales, en la preparacin fsica se debe tener presente:
* Colocar las siglas que identifican las colecciones o fondos especiales (por ejemplo: Bveda - A,
Fondo Martnez Briceo - FMB)
* Fijar el rotulo, bolsillo, fichas para el control del prstamo sin afectar el contenido de los
materiales.
* A los documentos de los fondos antiguos, no se les deber fijar rotulo, ficha de prstamo ni
otros material que pueda deteriorarlos. Se elaborar una gua especial con el fin de fijar el rtulo
y los dems elementos para identificarlos.
MARCO LEGAL: NA
N ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO
S
SIA
REA CARGO
Seleccin y registro
1 Seleccin del
material
Separa el material
recibido en canje y
donacin, de
acuerdo con las
reas de inters
del Instituto.
go / Auxiliar
NA NA
2 Registro del
material
bibliogrfico
Asigna el nmero
de registro o
inventario,
diligencia el sello
de procedencia e
ingresa el registro
breve en la base
bibliogrfica en
WinIsis en la hoja
Biblioteca Auxiliar Formato
de registro
y Base de
datos
bibliogrfi
ca
Sistema de
Informacin
Bibliogrfico

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

de entrada de
datos
correspondiente.
Catalogacin y clasificacin
3 Catalogacin
del material
Identifica el
material en
catlogos de otras
bibliotecas a nivel
nacional e
internacional, baja
o copia el registro
correspondiente y
lo ajusta de
acuerdo con los
estndares
internacionales y
los parmetros
particulares
definidos en la
Biblioteca del
Instituto.
ga / Auxiliar
Base de
Datos
Bibliogrfi
ca
Sistema de
Informacin
Bibliogrfico
4 Determina, e
ingresa de forma
estandarizada la
descripcin
bibliogrfica de
cada uno de los
documentos de
acuerdo con el tipo
de documento y
formato, en las
hojas de entrada
definidas en la
base de datos
WinIsis.
ga / Auxiliar
Sistema de
Informacin
Bibliogrfico

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

5 Graba el registro
bibliogrfico y
anota con lpiz en
el reverso de la
portada, en donde
se encuentra el
sello de
procedencia el
nmero del registro
(MFN) que le
corresponde en la
base de datos.
ga / Auxiliar
Sistema de
Informacin
Bibliogrfico
6 Clasificacin
del material
Define el tema o
temas del
contenido del
documento, el
nmero de
clasificacin de
acuerdo con los
sistemas de
clasificacin
empleados en la
Biblioteca, la
signatura librstica
y los valida con la
base de datos y el
fichero oficial para
evitar duplicidad
de las signaturas
topogrficas.
ga / Auxiliar
Sistema de
Informacin
Bibliogrfico
7 Marca en la
portada el libro con
la signatura
topogrfica
asignada al
documento y lo
ubica en el lugar
designado para la
preparacin fsica.
Punto de
control
ga / Auxiliar
NA NA

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

8 Control de
calidad
Revisa por muestre
la calidad de la
catalogacin y el
anlisis del
material
bibliogrfico.
Biblioteca J efe
Biblioteca
NA NA
Preparacin fsica
9 Rotulacin y
sellado
Elabora el rtulo,
bolsillo, fichas de
prstamo y los fija
en los lugares
definidos de
acuerdo con el tipo
de documento.
Biblioteca Auxiliar NA NA
1
0
Marca los
documentos con el
sello de propiedad
de la biblioteca en
los lugares
especificados.
1
1
Elaboracin
de las fichas
catalogrfica
principales
(Oficiales)
Consulta la base
de datos
bibliogrfica y
mecanografa la
descripcin del
documento en las
tarjetas
catalogrfica.
Biblioteca Auxiliar Ficha
principal

1
2
Entrega del
material a las
colecciones.
Elabora el listado
de los materiales
que ya se
encuentran
disponibles para
ser incorporados
las colecciones y
los entrega a la
responsable del
servicio.
Biblioteca Auxiliar Listado de
entrega
del
material a
las
coleccione
s
NA
1
3
Disposicin
del material en
las
colecciones
Recibe el material
bibliogrfico,
archiva el listado
en la carpeta
correspondiente y
ubica los

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

documentos los
estantes de las
respectivas
colecciones.

Estadsticas
1
4
Informe de
actividades
Registra en el
formato
estadstica
mensual de
actividades de
acuerdo con las
labores realizadas.

Punto de
control
ga / Auxiliar
Formato
de
estadstic
as de
actividade
s
NA

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento
Realizado por:
Bohrquez
Revisado por:
Fecha:
Mayo de 2011

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abril de 2013

Subproceso Tesorera
PROCESO: De apoyo. SUBPROCESO: Tesorera
PROCEDIMIENTO: Operaciones de recaudo y colocacin de
recursos.
CDIGO: AF-TS-031
PRODUCTOS: PAC, rdenes de pago, informes.
OBJETIVO: Desarrollar con efectividad las operaciones de recaudo y colocacin de recursos
financieros para el cabal cumplimiento de los objetivos institucionales.
ALCANCE: Inicia con el registro de los ingresos hasta el archivo final de los documentos.
DEFINICIONES:
Ingreso: Flujo de entrada de recursos generados por la entidad contable pblica, susceptible de
incrementar el patrimonio pblico durante el periodo contable, bien sea por aumento de activos o
por disminucin de pasivos, expresado en forma cuantitativa y que refleja el desarrollo de la
actividad ordinaria y los ingresos de carcter extraordinario.

Programa Anual Mensualizado De Caja PAC: es un instrumento mediante el cual se fija el
monto mximo para efectuar pagos y constituye el mecanismo mediante el cual se define el
monto mensual de fondos disponibles en la Cuenta nica Nacional para efectuar el pago de los
compromisos asumidos en desarrollo de las apropiaciones presupuestales incorporadas en el
presupuesto y financiadas con recursos de la nacin.

Pago: Acto mediante el cual, una vez verificados los requisitos previstos en el respectivo acto
administrativo o en el contrato, teniendo en cuenta el reconocimiento de la obligacin y la
autorizacin de pago efectuada por el funcionario competente liquidadas las deducciones de Ley
y/o las contractuales (Tales como amortizacin de anticipos y otras) y verificando el saldo en
bancos, se desembolsa al particular el monto de la obligacin, ya sea mediante cheque bancario,
por consignacin en la cuenta bancaria del beneficiario a travs de dispersin del Ministerio de
Hacienda SIIF NACION II, extinguiendo la respectiva obligacin.

Recibo De Caja: Documento por medio del cual se deja constancia de haber recibido dinero.

Ttulos De Tesorera TES: Los ttulos de tesorera creados en la ley 51 de 1990 son ttulos de
deuda pblica interna emitidos por el Gobierno Nacional. Existen dos clases de ttulos: clase A y
clase B. Los primeros fueron emitidos con el objeto de sustituir la deuda contrada en las
operaciones de mercado abierto realizadas por el Banco de la Repblica. Los segundos se
emiten para obtener recursos para apropiaciones presupuestales y efectuar operaciones
temporales de la Tesorera del Gobierno Nacional. En la actualidad solamente se emiten los
ttulos de clase B. El plazo se determina de acuerdo con las necesidades de regulacin del
mercado monetario y de los requerimientos presupuestales o de tesorera, y flucta entre 1 y 7
aos. El rendimiento de los ttulos lo determina el Gobierno Nacional de acuerdo con las tasas del
mercado para el da de colocacin de lo mismo.

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VERSIN: 3
abril de 2013

Transferencia bancaria. Una transferencia u orden de pago no es ms que el conjunto de
instrucciones que como titulares de una cuenta bancaria damos a la entidad financiera para que
proceda a retirar fondos de la cuenta de la que somos titulares y se los abone a una persona o
conjunto de personas, Es una manera de traspasar fondos entre cuentas bancarias sin sacar
fsicamente el dinero.
Manual de funciones, manual aplicativo SIIF II.
El dinero recibido durante la maana por concepto de fotocopias, se debe consignar en las horas
de la tarde, o a ms tardar a primera hora del da siguiente hbil.
Las chequeras y el dinero recibido deben custodiarse adecuadamente utilizando para ello la caja
fuerte.
Los documentos soporte de las comisiones de servicio adelantadas por los funcionarios debern
entregarse en tesorera dentro de los tres (3) das siguientes a su terminacin.
Para realizar los pagos, es necesaria la presentacin de la certificacin bancaria.
Cuando se vaya a hacer un pago, en la generacin de la orden de pago se debe seleccionar
como tipo de beneficiario: Beneficiario Final

MARCO LEGAL: Ver normograma.
DEPENDENCIA CARGO
1 Registrar
ingresos en
efectivo o
cheques

Recibir efectivo,
y consignaciones
por concepto de
ingresos
generados
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera
Lder de
proceso.
Profesional
de Tesorera
Auxiliar de
Tesorera
Registro
Recibo de
Caja
SIIF II
2 Registrar
ingresos por
transferencias
bancarias
Recibir copia de
la consignacin o
transferencia
bancaria, por
ingresos
generados en el
seminario Andrs
Bello por cursos,
maestras, etc.
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera
Lder de
proceso
Profesional
de Tesorera
Auxiliar de
Tesorera
Documento
s
Archivados

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VERSIN: 3
abril de 2013

3 Consignar
recaudos

Consignar a
finales de la
tarde o a ms
tardar el da
siguiente hbil en
que se recibi el
ingreso por
concepto de
fotocopias, o en
su defecto a
primera hora del
da siguiente
hbil en la
cuenta de
Recursos
Propios.
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera

Lder de
proceso
Profesional
de Tesorera
Auxiliar de
Tesorera
Consignaci
n.
NA
4 Archivar recibos
de caja y
soportes por
recaudo
Archivar: El
Original del
Recibo de Caja
se entrega al
funcionario
encargado de las
fotocopias, La
copia de la
consignacin
bancaria se
archiva como
soporte del
boletn de
Tesorera.
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera

Lder de
proceso.
Profesional
de Tesorera
Auxiliar de
Tesorera
NA
5 Consultar
movimientos
Verificar de
acuerdo con la
programacin de
los pagos y
solicitud de
recursos, en la
Terminal
Empresarial del
Banco los
movimientos que
experimentaron
las cuentas:
situado de
fondos, cobro de
cheques, etc.
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera

Lder de
proceso
Profesional
de Tesorera
Auxiliar de
Tesorera
NA

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

Punto de
control
6 Cargar
extractos
bancarios
Realizar el
cargue de
extracto al en el
SIIF Nacin II
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera
Lder de
proceso
Profesional
de Tesorera
Registro SIIF II
7 Registrar
recaudo y
causacin de
ingresos

Generar SIIF
NACION II, la
contabilizacin
del extracto
bancario y
registrar en el
mdulo de
ingresos
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera
Profesional
de Tesorera
Registro SIIF II
8 Programar giros Elaborar la
Programacin de
Giros del mes
para cada
cuenta, y
entregarlo a la
Coordinadora
Financiera, para
su revisin y
visto bueno del
Subdirector
Administrativo y
Financiero
Punto de
control
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera
Profesional
de Tesorera
Carpeta
compartida
de
programaci
n de
pagos
mensual

9 Generar reportes
de PAC
Generar a final
de mes, los
reportes de PAC
originados por
Subdireccin
Administrativ
a y
Profesional
de Tesorera
Reportes SIIF II

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VERSIN: 3
abril de 2013

SIIF Nacin II,
as como los del
primer da hbil
del mes siguiente
y archivarlos en
la carpeta
correspondiente.
Financiera
1
0
Reportar
modificaciones
al PAC
Elaborar en las
fechas
ordenadas por el
Ministerio de
Hacienda, previa
revisin de la
Coordinadora
Financiera y
aprobacin del
Subdirector
Administrativo y
Financiero, las
modificaciones al
PAC segn las
necesidades
institucionales y
cumpliendo con
los parmetros
establecidos por
el Ministerio de
Hacienda y
Crdito Pblico
en el aplicativo
SIIF NACIN
Punto de
control
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
Profesional
de Tesorera
Registro NA
1
1
Generar reportes
de solicitud de
modificaciones
al PAC
Generar e
imprimir los
reportes de
Solicitud de
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Profesional
de Tesorera
Reporte SIIF II

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

modificaciones al
PAC originado
por SIIF Nacin II
por cada
vigencia
modificada y
archivarlos en la
carpeta
respectiva.
Lder de
proceso
1
2
Generar reportes
de PAC
actualizados
Generar e
imprimir los
reportes de
Saldos de PAC
Detallados
originados por
SIIF Nacin II
cuando las
modificaciones
solicitadas hayan
surtido efecto y
archivarlos en la
carpeta
respectiva.
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
Profesional
de Tesorera
Informe de
PAC con
modificacio
nes
autorizadas
SIIF II
1
3
Generar rdenes
de pago
presupuestal

Generar y
aprobar en SIIF
Nacin II las
rdenes de
Pago
presupuestales y
no
presupuestales,
previa
autorizacin de
la ordenadora del
Gasto o
Subdirector
Administrativo y
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
Profesional
de Tesorera
Registro NA

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VERSIN: 3
abril de 2013

Financiero
Punto de
control
1
4
Registrar y
pagar ordenes
bancarias en
SIIF

Registrar y pagar
las rdenes
bancarias de las
rdenes de
Pago
Presupuestales
de SIIF, que se
efectan con
recursos propios.
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
Profesional
de Tesorera
Registro
1
5
Generar e
imprimir rdenes
de pago
presupuestal
Generar e
imprimir las
rdenes de pago,
elaborar los
cheques
correspondientes
a las rdenes de
pago o preparar
en el portal
empresarial del
Banco los Pagos
y transacciones
electrnicas
respectivas.
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
Profesional
de Tesorera
Registro
Orden de
Pago
Cheque
Transferenc
ia
Electrnica

1
6
Registro rdenes
de pago de
deducciones

Generar y
Aprobar en SIIF
Nacin las
rdenes de pago
de Deducciones
a que haya lugar
y en los casos
necesarios el
registro y pago
de la respectiva
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
Profesional
de Tesorera
Registro

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

Orden Bancaria.
1
7
rdenes de
pago.
Generar en el
aplicativo SIIF
Nacin las
rdenes de pago
no
presupuestales,
las ordenes
bancarias y su
respectivo pago
para dar por
finalizada la
cadena de gasto
presupuestal en
SIIF Nacin
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
Profesional
de Tesorera
Registro SIIF II
1
8
Autorizar pagos

Entregar las
rdenes de pago
con sus soportes
y cheques al
Profesional
Especializado
del rea
Administrativa y
Financiera para
su revisin y
posterior
presentacin a
la Secretara
General
dependencia
donde se
aprueban y
firman.
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
Profesional
de Tesorera
y Profesional
Especializad
o
Cdigo 2028
Grado 15-
Coordinadora
Financiera

rdenes de
pago
firmada y
cheques

1
9
Confirmacin de
pago

Enviar a los
beneficiarios de
pago el aviso
mediante correo
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Auxiliar de
Tesorera
Formato
reporte
consignaci

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

electrnico,
sobre la
autorizacin y
fecha de pago
Punto de
control
Lder de
proceso
n
Correo
Electrnico

2
0
Generar boletn
diario de
tesorera

Imprimir los
informes que
conforman el
boletn diario de
tesorera y
organizarlos
junto a los
soportes
documentales
correspondientes
Punto de
control
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
Profesional
de Tesorera
Documento
s

2
1
Pagar
reembolsos de
caja menor.
Una vez
cumplida la
solicitud y
aprobacin de
PAC para el
reembolso de
caja menor se
proceder a su
reembolso, para
lo cual se debe
presentar por el
responsable de
manejo del
fondo, El CDP
debidamente
aprobado,
Resolucin de
reembolso con el

Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
Profesional
de Tesorera
Registro

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

Registro
Presupuestal
respectivo y
carpeta(s) con
los soportes de
gastos
aprobados En el
ltimo reembolso
del ao deber
realizarse el
reintegro del
dinero sobrante
en caso de que
no se haya
gastado todo el
monto
autorizado.

2
2
Archivar carpeta
y documentos de
pago
reembolsos de
caja menor
Los originales de
la Orden(es) de
Pago de los
aplicativos SIIF,
la obligacin y la
Resolucin de
Reconocimiento,
sern archivados
en el consecutivo
de rdenes de
Pago.
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
Auxiliar de
Tesorera
Documento
s
Archivados
y Foliados

2
3
Inversin forzosa
en TES
Determinar de
acuerdo con el
artculo 2 del
Decreto 1525 de
2008 el promedio
diario mensual
de Recursos del
Instituto.
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
Profesional
de Tesorera
Aplicativo
de
valoracin
de TES

Formato
promedio
mensual de

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

Sobre esta base,
y dentro de los
cinco (5)
primeros das
hbiles de cada
mes, se deber
tramitar la
suscripcin de
TES
correspondiente.
(Ver instructivo
para comprar y
vender TES y
para reportar los
informes de ley)
depsitos e
inversiones
y saldos.

2
4

Informes TES

Elaborar y remitir
al Grupo de
Mercado de
Capitales Interno
Subdireccin
Financiamiento
Interno de la
Nacin, el
informe mensual
del promedio de
depsitos e
inversiones y
saldos y el
informe trimestral
de saldos de
inversiones en
los formatos y
condiciones
preestablecidas
(Ver instructivo
para comprar y
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
Profesional
de Tesorera

Oficio

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

vender TES. y
para reportar los
informes de ley).

Redactar los
oficios remisorios
para el envi de
dichos formatos.

2
5
Redencin de
inversiones TES

Confirmar la
redencin de los
cupones y los
valores
constituidos en
TES con la
entidad
Financiera.

Enviar oficio de
instrucciones
para la
consignacin de
las inversiones
TES.
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
Profesional
de Tesorera
oficio
2
6
Registro de TES Registrar en SIIF
NACION II los
archivos de
valoracin y
control de las
inversiones, la
compra o venta
de las
inversiones en
TES
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
Profesional
de Tesorera
Registro
2 Archivo soportes
Archivar los Subdireccin Profesional
Documento

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

7 operaciones e
informes TES

soportes de las
operaciones
realizadas sobre
TES
Punto de
control
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
de Tesorera s
archivados
y foliados.
2
8
Conciliaciones
bancarias.
Elaborar la
conciliacin de
las cuentas
bancarias
entregar a
Contabilidad
para su
validacin.
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
Profesional
de Tesorera

Conciliacion
es
bancarias

2
9
Cierre mensual

Previa
conciliacin de
informacin de
Tesorera con
Presupuesto y
Contabilidad,
para realizar el
cierre del mes.
Imprimir informes
mensuales de
cierre.
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
Profesional
de Tesorera
Informes
archivados

3
0
Constituir
cuentas por
pagar

Elaborar el
informe de
constitucin de
las cuentas por
pagar con corte a
31 de diciembre
de la respectiva
vigencia fiscal
para presentar al
Ministerio de
Hacienda dentro
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
Profesional
de Tesorera
Registro de
informe

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VERSIN: 3
abril de 2013

de los tiempos
estipulados.
3
1
Reportes de
aportes
cesantas

Cargue del
Reporte de
Aportes Mensual
Cesantas en la
pgina del Fondo
Nacional del
Ahorro.
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
Profesional
de Tesorera
Oficio
3
2
Certificados de
retencin

Generacin,
Impresin, envi
o entrega
personal de
Certificados de
Retencin.
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
Profesional
de Tesorera
Certificados
3
3
Transferencia de
archivo

Organizacin,
agrupacin y
transferencia del
archivo de
Tesorera de
acuerdo a las
Tablas de
Retencin
Documental.
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
Profesional
de Tesorera
y Auxiliar de
Tesorera
Cajas de
Archivo
debidament
e
inventariada
s.

Realizado por:
ngela Vsquez Arias- Auris
Margarita Mendoza.
Revisado por:
Paola Gaitn Martnez-
Zoe Castro Bohrquez- Ricardo
Fecha:
Septiembre de 2012

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VERSIN: 3
abril de 2013

Subproceso Contabilidad
PROCESO: Administrativo y Financiero SUBPROCESO: Contabilidad
PROCEDIMIENTO: Ejercicio Contable CDIGO: AF-CB-032
PRODUCTOS: Estados Financieros e Informes A entidades de Control
OBJETIVO: Proporcionar informacin contable confiable y til en la toma de decisiones.
ALCANCE: Desde la recepcin de soportes hasta la emisin de estados financiero y la
elaboracin e informes
DEFINICIONES:

Catlogo General De Cuentas: Elemento del manual de procedimientos del rgimen de
Contabilidad pblica que complementa y desarrolla la estructura, descripcin y dinmicas de la
clasificacin conceptual. Estructura compuesta por cinco niveles de clasificacin con seis dgitos
que conforman el cdigo contable: El primer dgito corresponde a la clase, el segundo al grupo, el
tercero y cuarto dgitos comprende la cuenta y el quinto y sexto a la subcuenta.

Causacin: Principio de contabilidad pblica por la cual los hechos financieros, econmicos,
sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia
del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos.
El reconocimiento se efectuar cuando surjan los derechos y obligaciones o cuando la
transaccin u operacin generada por el hecho incida en los resultados del periodo.

Comprobantes De Contabilidad: Documento en el cual se resumen las operaciones financieras,
econmicas, sociales y ambientales de la entidad contable pblica y sirven de fuente para
registrar los movimientos en el libro de contabilidad correspondiente, ejemplos: comprobante de
diario, comprobante de egreso, de ingreso, general.

Documentos Soporte: Relacin, escrito o mensaje de datos indispensables para efectuar los
registros contables de las transacciones, hechos y operaciones que realicen las entidades
contables pblicas y pueden ser de origen interno o externo

Estados Contables: Productos del proceso contable que en cumplimiento de fines financieros,
econmicos y sociales, estn orientados a revelar la situacin, actividad y flujo de recursos,
fsicos y monetarios a una fecha y periodo determinados.

Notas A Los Estados Contables: Explicaciones que complementan los estados contables y
forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la informacin adicional necesaria,
de los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales relevantes, la desagregacin de
valores contables en trminos de precios y cantidades, as como los aspectos de difcil
representacin o medicin cuantitativa, que han afectado o puedan afectar la situacin de la
Entidad.

Proceso Contable: Sistema ordenado de pasos que permiten validar una serie e datos de tipo

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VERSIN: 3
abril de 2013

financiero, econmico, social y ambiental y que suministra informacin contable pblica, til para
la toma de decisiones.

Registro Contable: Asiento o anotacin contable que debe ser realizado para reconocer una
transaccin contable o un hecho econmico que afecte a la Entidad y atiende las normas
generales de causacin y prudencia.

Retencin En La Fuente: La retencin en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de
impuestos, que consiste en restar de los pagos o abonos en cuenta un porcentaje determinado
por la ley, a cargo de los beneficiarios de dichos pagos o abonos en cuenta. De esta operacin se
derivan unas Obligaciones del agente retenedor a saber: Efectuar la retencin. Presentar la
Declaracin de Retefuente mensualmente dentro de los plazos fijados por la ley. Consignar
oportunamente la retencin. Expedir certificados.

Reteica: Es la retencin del impuesto de industria y comercio, tanto para el sujeto de retencin
como para el agente retenedor, se causar en el momento del pago o abono en cuenta por parte
del agente de retencin, lo que ocurra primero, siempre y cuando en la operacin econmica se
cause el impuesto de industria y comercio en la jurisdiccin del Distrito Capital de Bogot.

Obligacin: Compromiso por medio del cual se reconoce una deuda o se compromete su pago
en otra prestacin o entrega. Pasivo de una entidad contable pblica

Sistema Administrativo Y Financiero (SAFI): Software interno e institucional por medio del cual
se administra la gestin financiera y administrativa (Contabilidad, Inventarios y Nmina) de la
entidad, bajo los parmetros y conforme a la normatividad legal colombiana vigente.

Sistema Integrado De Informacin Financiera (SIIF): Sistema del Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico que permite a la Nacin consolidar la informacin financiera de las Entidades que
conforman el Presupuesto General de la Nacin y ejercer el control de la ejecucin presupuestal
y financiera de las Entidades pertenecientes a la Administracin Central Nacional y sus
subunidades descentralizada, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los
recursos de la Nacin y de brindar informacin oportuna y confiable.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: PUC, rgimen de contabilidad
CONDICIONES GENERALES: Los criterios de Operacin para el ejercicio contable deben
ceirse a los dispuesto en la resolucin 357 de 2007 de la Contadura General de la Nacin. La
apertura de los libros principales de contabilidad deber oficializarse a travs de un acta suscrita
por el Representante Legal. Las operaciones recprocas que se reporten a la Contadura General
de la Nacin debern estar previamente conciliadas. Todo hecho susceptible de ser registrado
contablemente que no se registre en los aplicativos del Sistema Administrativo y Financiero
deber reportarse a contabilidad a ms tardar dentro de los tres (3) das siguientes a su
formalizacin. Reportar al comit tcnico de saneamiento contable antes de los cierres de cada
vigencia y con la debida oportunidad, el valor de las partidas o saldos que afecten la
razonabilidad de los Estados Financieros.

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VERSIN: 3
abril de 2013

MARCO LEGAL: Articulo 354 de CP y art 3 ley 87 de 1993 resolucin 357 de 2007 Manual de
Procedimientos y resolucin 222 de 2006, resolucin orgnica del presupuesto 5544 de 2003. Ver
Normograma institucional.


RESPONSABLE REGISTROS SIA
REA CARGO
1 Registro de
cuentas por
pagar en
aplicativo
SII II

Recibir los documentos
soportes de la cuenta por pagar,
ingresar al modulo del SIIF II
desde all se radica y aprueba la
cuenta por pagar y luego se
realiza la respectiva obligacin
y finalmente se envan los
soportes a tesorera.
Contabilid
ad
Auxiliar
Contable
Soportes N.A
2 Registro
contable.

1. Generar y validar los
comprobantes automticos del
SAFI.
Punto de control
2. Recibir la informacin y
soportes de las operaciones que
realizan otras dependencias que
no estn al alcance del SAFI,
para generar manualmente los
comprobantes respectivos.
3. Recibir los soportes de cada
una de las transacciones diarias
(Boletn semanal de tesorera,
recibos de caja, movimientos de
almacn e inventarios, rdenes
de pago, consignaciones de la
librera, facturas, contratos,
convenios)
Contabilid
ad
Auxiliar
Contable
Contador
N.A SAFI
3 Verificar y
conciliar los
hechos
1. Clasificar la informacin
cronolgicamente segn el
Catlogo General de Cuentas y
Contabilid
ad
Auxiliar
Contable
N.A N.A

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

financieros,
econmicos
y sociales
con los
documentos
soporte

evaluar que cumplan con todos
los elementos de la cuenta en
que son clasificados
2. Cruzar la informacin
contable con cada uno de los
documentos soportes de las
respectivas operaciones.
3. Analizar que cada una de las
operaciones, estn registrados
en los respectivos conceptos y
estos afecten la adecuada
cuenta del Plan General de
Contabilidad Pblico.
4. Informar a quien corresponda
las inconsistencias encontradas.
Punto de control
4 Analizar los
comprobant
es de
contabilidad
y los
registros en
los libros
respectivos
1. Verificar la informacin
producida durante las
actividades precedentes al
proceso contable para
corroborar su consistencia y
confiabilidad as como las cifras
sujetas a ajustes y/o
reclasificaciones as:
Punto de control
Verificar y analizar los
comprobantes contables del
mbito del SAFI
Elaborar los comprobantes
manuales con las operaciones
que no contempla el SAFI.
Analizar que cada uno de los
comprobantes presente la
informacin real de acuerdo a
Contabilid
ad
Contador
a Auxiliar
contable
N.A N.A

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

los respectivos soportes y
registre los hechos econmicos
en forma cronolgica.
Ajustar si es del caso los
registros que no cumplen con lo
establecido.
Generar, imprimir y analizar el
balance de prueba.
Verificar que los saldos
corresponden a los informes
mensuales presentados por
cada uno de los proveedores de
las interfaces de SAFI.
Solicitar si es del caso las
debidas aclaraciones.
5 Obligacione
s tributarias

Retencin
en la fuente

1 Elaborar mensualmente
informe de retenciones en la
fuente y reteica tomados de las
rdenes de pago, se cruza con
la informacin del SAFI y se
concilia con el informe de
Tesorera. Se diligencia el
formulario, se firma y presenta
electrnicamente.
2. Generar electrnicamente
los recibos de pago y se llevan
a Tesorera J unto con la
declaracin y sus soportes.
RETEICA
Elaborar bimensualmente las
declaraciones de ICA (Industria
y Comercio) y reteica tomados
del informe anterior previo
Contabilid
ad
Contador Estados
Financieros
N.A

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

Declaracin
de ingresos
y
patrimonio:

Informacin
medios
magnticos

cruce con la informacin del
SAFI se firma y se lleva a
tesorera con sus soportes.
Elaborar la declaracin anual,
previa aprobacin por el jefe
inmediato se diligencia borrador
en la pgina de la DIAN se firma
y se presenta electrnicamente.
Elaborar la informacin de
acuerdo a los requerimientos de
la DIAN y Distrito Capital se
diligencian los formatos
necesarios, se suben al sistema
se firman y presentan
electrnicamente.
6 Revelar los
hechos
financieros,
econmicos
, y sociales
a travs de
estados, y
reportes
contables.
1. Generar en el SAFI, el
Balance General, Estado de
Actividad Financiera,
Econmica, y Social, Estado de
Cambios en el patrimonio.
2 Elaborar las Notas a los
Estados Contables a 31 de
diciembre de cada ao.
3. Imprimir cada uno de los
documentos anteriores, firmar y
hacer firmar
4. Archivar

7 Cierre
aplicativo
contable
SAFI
Cerrar el SAFI contable durante
los doce (12) primeros das
hbiles de cada mes.

8 Presentar
los estados
e informes
1. Armar un archivo en Excel
trimestralmente con saldos
inciales movimientos dbitos y

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

contables a
la
contadura
general de
la nacin y
a los
organismos
de
vigilancia y
control :

Informe a la
contadura

crditos, saldo actual, saldo
corriente y saldo no corriente.
Punto de control
2. Generar en SAFI
movimientos dbitos y crditos
acumulados del trimestre y se
adicionan al archivo, junto con
la parte corriente o no corriente.
3. Revisar que los activos +
gastos + costos - pasivos -
patrimonio - ingresos sea igual a
0 tanto de saldos inciales como
de los finales.
4.Diligenciar el formato de
Operaciones Reciprocas cuyos
saldos deben cruzar con los
saldos del formato anterior
5. Convertir la informacin
anterior a formato txt y se suben
al sistema CHIP donde se
validan y presentan en lnea.
Para el reporte a 31 de
Diciembre se adiciona el
formato de Notas a los estados
Contables.
6. Explorar la pgina hasta
comprobar si la informacin
fue aceptada.
7. Prestar asistencia a
presupuesto para el envi de la
informacin presupuestal a
travs del CHIP.
8. Elaborar y presentar

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abril de 2013

semestralmente los deudores
morosos con corte a 31 de
mayo y 30 de noviembre de
cada ao.
Informe a la CGR:
1. Generar los estados
contables del SAFI pasarlos a
hoja de clculo Excel, Imprimir,
firmar y hacer firmar, Imprimir
las notas firmar y adjuntar.
Informe al DANE:
Preparar trimestralmente el
informe de compra de bienes y
servicios al exterior se diligencia
el formato en la pagina y se
enva, si no hay operaciones
con el exterior se diligencia no y
se enva.

informe a Minhacienda y DNP:
Calcular el supervit de
acuerdo a los formatos
establecidos con sus
respectivas explicaciones y se
enva junto con los estados
financieros.
Informe a la Cmara de
Representantes
1. Generar los estados
contables del SAFI pasarlos a
hoja de clculo Excel, Imprimir,
firmar y hacer firmar, Imprimir
las notas firmar y adjuntar.

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abril de 2013

9 Informe con
destino a
Direccin
general

Elaborar semestralmente con
informacin a 30 de junio y 31
de diciembre respectivamente
un informe que interprete
cuantitativa y cualitativa la
realidad y prospectiva de la
entidad
Punto de control

1
0
Libros
contables

Generar e imprimir los libros
contables firmarlos, hacerlos
firmar y archivarlos.

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Que se incluyan los indicadores contables,
que se utilice la informacin contable para la toma de decisiones.
Realizado por:
ngela Vsquez Arias- Auris
Margarita Mendoza.
Revisado por:
Zoe Castro Bohrquez- Ricardo
Fecha:
Noviembre de 2012

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abril de 2013

Subproceso Presupuesto

PROCESO: De apoyo. SUBPROCESO: Presupuesto
PROCEDIMIENTO: Ejecucin presupuestal CDIGO: AF-PR-033
PRODUCTOS: Plan presupuestal, informes presupuestales.
OBJETIVO: Controlar la ejecucin presupuestal, conforme a los parmetros, ciclos y principios
del sistema presupuestal.
ALCANCE: Inicia con el registro de los ingresos hasta el archivo final de los documentos.
DEFINICIONES:

Apropiacin: Es el monto mximo de gasto autorizado POR LA LEY DE APROPIACIONES
ANUAL, para asumir compromisos con un objeto determinado durante la vigencia fiscal
respectiva.
Autorizaciones Para Comprometer Vigencias Futuras: Son los cupos anuales autorizados por
el CONFIS y/o por la Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional por delegacin de ste,
para la asuncin de compromisos que afecten presupuestos de vigencias futuras. Obedecen a
las necesidades de la Administracin de una Entidad Ejecutora, de adelantar procesos
contractuales que involucran recursos de ms de una vigencia fiscal y cuya ejecucin debe iniciar
en la vigencia en curso y su objeto debe llevarse a cabo en cada una de las vigencias
establecidas.
Balanza De Pagos: Es un registro contable de todas las transacciones econmicas de los
residentes de un pas con el resto del mundo, que ocurren en un perodo dado de tiempo,
generalmente un ao. Vale decir, muestra el total de pagos hechos al extranjero y el total de
ingresos recibidos del extranjero. Registra tanto los flujos de recursos reales (bienes y servicios)
como los flujos de recursos financieros (movimientos de capitales).
Catlogo nico De Bienes Y Servicios (Cubs): Es el conjunto de cdigos, identificaciones y
estandarizaciones de los bienes y servicios de uso comn y obra pblica para gestionar los
procesos contractuales que demanda el estado.
Certificado De Disponibilidad Presupuestal (CDP): Es un documento expedido por el J efe de
Presupuesto o por quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiacin
presupuestal disponible y libre de afectacin, para la asuncin de compromisos con cargo al
presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el
presupuesto mientras se perfecciona el compromiso.
Compromisos: Actos y contratos expedidos o celebrados por los rganos pblicos, en desarrollo
de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto, realizados en cumplimiento de
las funciones pblicas asignadas por la ley. Dichos actos deben desarrollar el objeto de la
apropiacin presupuestal. Previamente a la adquisicin del compromiso (bien sea a travs de la
expedicin de actos administrativos o de la celebracin de contratos), la entidad ejecutora deber
contar con el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Consolidador De Hacienda E Informacin Financiera PBLICA (CHIP): Es un sistema de
informacin diseado y desarrollado por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico - Programa

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abril de 2013

FOSIT, para que con la adecuada reglamentacin y estructura procedimental, canalice la
informacin financiera, econmica y social de los entes pblicos hacia los organismos centrales y
al pblico en general bajo la administracin y responsabilidad de la Contadura General de la
Nacin.
Cuentas Por Pagar: Son obligaciones que se derivan del recibo a satisfaccin de bienes y
servicios contratados antes del cierre de la vigencia. Es la relacin de obligaciones que al cierre
de cada vigencia fiscal han quedado pendientes de pago. Los bienes o servicios contratados y
recibidos dentro de la vigencia que se cierra. Una cuenta por pagar se debe constituir cuando el
bien o servicio se ha recibido a satisfaccin antes del 31 de diciembre pero no se le ha pagado al
contratista o cuando en desarrollo de un contrato se han pactado anticipos y estos no han sido
cancelados.
Desagregacin de las Apropiaciones: Operacin que debe realizar el Representante Legal
mediante resolucin, el primer da hbil de cada vigencia fiscal, en las cuentas de Gastos de
Personal y Gastos Generales, de acuerdo con el Plan de Cuentas expedido por la Direccin
General del Presupuesto Pblico Nacional del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.
Ejecucin Presupuestal: Son las operaciones que afectan el presupuesto en cada uno de sus
rubros. Se inicia en el momento en que se requiere adquirir un bien, un servicio o contratar una
obra y finaliza cuando se pagan o extinguen las obligaciones con terceros por los servicios
prestados.
Estatuto Orgnico Del Presupuesto: Es la norma principal que define el manejo financiero de
todas las entidades pblicas y fija todos los parmetros a tener en cuenta en la programacin y
ejecucin presupuestal.
Gastos De Funcionamiento: Est conformado por las partidas presupuestales asignadas para
atender gastos de personal, gastos generales y transferencias corrientes.
Gastos De Inversin: Est conformado por las partidas presupuestales asignadas para atender
gastos de INVERSION.
Gastos De Personal: Corresponden a aquellos gastos que debe hacer el Estado, como
contraprestacin de los servicios que recibe, bien sea por una relacin laboral o a travs de
contratos.
Gastos Generales: Son los gastos relacionados con la adquisicin de bienes y servicios
necesarios para que el rgano cumpla con las funciones asignadas por la Constitucin Poltica y
la ley, as como con el pago de los impuestos y multas a que estn sometidos legalmente.
Ley Anual Del Presupuesto: Es la ley anual expedida por el Congreso en la cual se fija el
presupuesto de rentas y recursos de capital para un ao determinado. sta se constituye en
instrumento para el cumplimiento de los planes y programas de desarrollo econmico y social del
Gobierno.
Decreto De Liquidacin: Es el acto administrativo donde se detallan las apropiaciones, se
clasifican y definen los gastos. ste es expedido por el Gobierno Nacional para regular la
ejecucin presupuestal
Libros De Registro De Apropiaciones, Compromisos, Obligaciones Y Pagos: Son libros
donde se registran diariamente todas las operaciones que afectan el presupuesto de gastos y por
cada uno de los rubros del anexo de Decreto de liquidacin del presupuesto, reflejando la
apropiacin vigente, la apropiacin vigente no afectada, el total de certificados de disponibilidad
expedidos, los compromisos contrados, los certificados de disponibilidad pendientes de
comprometer, el total de obligaciones causadas y los compromisos pendientes de causar, el total

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de pagos realizados y las obligaciones por pagar.
Modificaciones al Presupuesto: Son adiciones, reducciones y traslados que modifican el valor
total de las apropiaciones inicialmente aprobadas o incluidas en el presupuesto de la entidad. Son
aquellas afectaciones que se tramitan mediante resolucin suscrita por el J efe del respectiva
Entidad Ejecutora, modificando sustancialmente las apropiaciones incluidas en el presupuesto
inicial asignado a la entidad. Estas operaciones requieren para su validez, de la aprobacin de la
Direccin General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.
Cuando los rubros afectados correspondan al presupuesto de inversin, se requerir de previo
concepto favorable emitido por el Departamento Nacional de Planeacin.
Programa Anual Mensualizado De Caja (PAC): Es un instrumento mediante el cual se fija el
monto mximo para efectuar pagos y constituye el mecanismo mediante el cual se define el
monto mensual de fondos disponibles en la Cuenta nica Nacional, para efectuar el pago de los
compromisos asumidos en desarrollo de las apropiaciones presupuestales incorporadas en el
presupuesto y financiadas con recursos de la nacin.
Registro Presupuestal (RP): Es la imputacin presupuestal mediante la cual se afecta en forma
definitiva la apropiacin, garantizando que sta solo se utilizar para ese fin. El acto del registro
perfecciona, por lo tanto, el compromiso.
Reservas Presupuestales: Es la relacin de compromisos que a 31 de Diciembre de cada ao o
al cierre de cada vigencia fiscal, han quedado pendientes por cumplir, es decir, que los bienes o
el servicios contratados no se recibieron dentro de la vigencia que se est cerrando. Las reservas
presupuestales se constituyen con los compromisos que a 31 de diciembre no se hayan
cumplido, siempre y cuando estn legalmente contrados, se encuentren perfeccionados y
desarrollen el objeto de la apropiacin.
Las reservas presupuestales slo podrn utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron
origen.
Estos compromisos debern haber surtido su trmite normal de ejecucin presupuestal y estar
registrados en el Sistema de Informacin Financiera SIIF. Las Reservas Presupuestales que a 31
de diciembre del ao siguiente al de su constitucin no se hayan ejecutado, expirarn sin
excepcin.
Rezago Presupuestal: Es el resultado de la suma de las reservas presupuestales y las cuentas
por pagar, constituidas a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal.
Sistema De Informacin Para la Contratacin Estatal (SICE): Es un sistema de informacin
que integra todos los datos relevantes de proceso de contratacin estatal, permitiendo su
autorregulacin, control institucional y publicidad de las operaciones
Sistema Integrado De Informacin Financiera (SIIF): Constituye una iniciativa del Ministerio de
Hacienda y Crdito Pblico que permite a la Nacin consolidar la informacin financiera de las
Entidades que conforman el Presupuesto General de la Nacin y ejercer el control de la
ejecucin presupuestal y financiera de las Entidades pertenecientes a la Administracin Central
Nacional y sus subunidades descentralizada, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el
uso de los recursos de la Nacin y de brindar informacin oportuna y confiable.
Transferencias Corrientes: Son recursos que transfieren los rganos a entidades nacionales o
internacionales, - con fundamento en un mandato legal. De igual forma, involucra las
apropiaciones destinadas a la previsin y seguridad social, cuando el rgano asume directamente
la atencin de las mismas.

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Manual de funciones, manual aplicativo SIIF II.
Las solicitudes de Disponibilidad Presupuestal las suscribirn los respectivos J efes de
Dependencia donde se genere la necesidad y tendrn el visto bueno del Ordenador del Gasto.
Los Certificados de Disponibilidad Presupuestal tendrn una vigencia de tres meses, a partir de la
fecha de su expedicin, se cancelarn previa confirmacin del rea solicitante.
No se tramitarn Certificados de Disponibilidad Presupuestal sobre adquisiciones de bienes y/o
servicios que no estn incluidas en el Plan de Compras.
No se tramitarn Registros Presupuestales de los contratos y convenios sin el acto administrativo
debidamente suscrito, copia del Registro nico Tributario (RUT) y certificacin de la cuenta
bancaria del contratista.
Las reservas presupuestales que no se ejecuten en su totalidad, sern anuladas mediante un
acta firmada por el ordenador del gasto.

MARCO LEGAL: Ver normograma.
DEPENDENCIA CARGO
1 Planear y
programar
el
presupuest
o

Proyectar los
Ingresos y los
Gastos de acuerdo
con las polticas de
la Entidad,
priorizando las
necesidades para el
buen funcionamiento
y desarrollo
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
Profesional
de
Presupuest
o-Lder de
proceso

Circulares y
Formatos
establecido
por el
Ministerio de
Hacienda y
Crdito
Pblico

2 Desagregac
in del
presupuest
o de gastos
de personal
y gastos
generales

Proyectar la
resolucin por la
cual se desagrega el
Anexo del Decreto
de Liquidacin del
Presupuesto
General de la
Nacin, para la
respectiva vigencia
fiscal,
correspondiente a
las cuentas de
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
Profesional
de
Presupuest
o-Lder de
proceso

Resolucin
por medio de
la cual se
desagrega el
presupuesto
de Gastos de
Personal y
Gastos
Generales
para la
respectiva
vigencia

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Gastos de Personal
y Gastos Generales
segn para su
aprobacin por parte
de la Direccin
General del ICC.
Registrar la
desagregacin
presupuestal una
vez se haya
desagregado el
presupuesto de de
Gastos en SIIF y dar
apertura a los libros
auxiliares en Excell
3 Registro de
vigencias
futuras

Registrar en el SIIF
Nacin II, los CDPs
y Compromisos,
correspondientes a
las vigencias
futuras, aprobados
en la vigencia
anterior, una vez se
desagregue el
presupuesto de
Gastos en los
aplicativos SIIF
Nacin II.
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera

Profesional
de
Presupuest
o-Lder de
proceso

CDPs y
Compromisos
correspondient
es a las
vigencias
futuras en SIIF
Nacin II

SIIF II
4 Solicitud de
certificado
de
disponibilid
ad
presupuest
al (CDP)

Expedir Solicitud de
CDP en SIIF Nacin
II, teniendo en
cuenta los requisitos
necesarios para su
expedicin.
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera
Profesional
de
Presupuest
o-Lder de
proceso

Registro de
solicitud de
CDP en SIIF II

SIIF II

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abril de 2013

5 Certificado
de
disponibilid
ad
presupuest
al (CDP)

Expedir CDP en SIIF
Nacin II teniendo
en cuenta los
requisitos
necesarios para su
expedicin,
imprimir el CDP
detrs de la solicitud
de CDP y entregar a
la oficina jurdica.
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera
Profesional
de
Presupuest
o-Lder de
proceso

CDP NA
6 Compromis
o
presupuest
al (CRP)
Expedir CRP en SIIF
Nacin II teniendo
en cuenta los
requisitos
necesarios para su
expedicin. Imprimir
el CRP detrs de la
ltima hoja del
contrato y entregar a
la oficina jurdica u
otras segn el caso.
El CRP se expide
previa creacin del
tercero y cuenta
bancaria en el SIIF
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera

Profesional
de
Presupuest
o-Lder de
proceso

CRP SIIF II
7 Acuerdos
y/o
resolucione
s para
modificacio
nes
presupuest
ales
Proyectar las
resoluciones de
constitucin de
Cajas Menores para
la firma del
ordenador del Gasto
y crear en el
aplicativo SIIF
Nacin II en el perfil
de Gestin
Presupuesto Gastos
las cajas menores
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera

Profesional
de
Presupuest
o-Lder de
proceso

Registro de la
creacin de la
caja menor en
SIIF Nacin II
SIIF II

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del Instituto, con
informacin general,
informacin de la
pliza de amparo e
informacin
presupuestal.
8 Acuerdos
y/o
resolucione
s para
modificacio
nes
presupuest
ales
Elaborar la(s)
resolucin(es) y/o
acuerdo(s) de
modificaciones al
presupuesto de
Gastos y
legalizaciones de las
cajas menores de
Funcionamiento e
Inversin, segn los
requerimientos del
Instituto
Punto de
control
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera

Profesional
de
Presupuest
o-Lder de
proceso

Acuerdos y/o
Resoluciones
de
modificacin al
Presupuesto y
a las cajas
menores

9 Control de
ejecucin e
informe
presupuest
al en excel-
libros
auxiliares

Registrar la
ejecucin y
modificaciones
presupuestales
mensualmente,
previa validacin de
informacin al final
del mes, conciliando
entre el SIIF y los
Libros Auxiliares.
Se enva impreso a
la Subdireccin
Administrativa y
Financiera y al
Ministerio de
Hacienda.
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera
Profesional
de
Presupuest
o-Lder de
proceso

Registro de
informacin en
la herramienta
de ejecucin
SIIF II

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Con base en este
informe se elabora
el Informe Mensual
que se registra en
Contabilidad.
1
0
Solicitud de
vigencias
futuras

Efectuar la revisin
documental y de
informacin del
estado de la
ejecucin
presupuestal para
gestionar solicitud
de aprobacin de
vigencias futuras
necesarias al
Ministerio de
Hacienda y Crdito
Pblico, previo aval
del Ministerio de
Cultura.
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera -
Lder de
proceso
Profesional
de
Presupuest
o-Lder de
proceso

Oficio de
solicitud de
aprobacin de
cupo de las
vigencias
futuras al
Ministerio de
Hacienda y
Crdito
Pblico,
avalado por el
Ministerio de
Cultura.
NA
1
1
Acta de
constitucin
de reservas
presupuest
ales

Constituir las
reservas
presupuestales, con
los compromisos,
una vez se
determinen que no
alcanzan a
ejecutarse a 31 de
diciembre de la
vigencia. Y
proyectar el acta con
dicha informacin
para la firma del
ordenador del gasto
y el responsable de
presupuesto y
remitirla al Ministerio
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera

Profesional
de
Presupuest
o-Lder de
proceso

Acta de
Constitucin
de Reserva
Presupuestal a
31 de
Diciembre de
la
SIIF II

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de Hacienda y
crdito Pblico en el
perodo estipulado.
1
2
Registro
informacin
presupuest
al en SICE

Registrar al inicio de
la vigencia fiscal la
programacin
presupuestal y
registrar
trimestralmente la
ejecucin
presupuestal
consolidada de
Gastos en el SICE
(Sistema de
Informacin para la
contratacin
Estatal).
Punto de
control
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera

Profesional
de
Presupuest
o-Lder de
proceso

Reporte de
registro de
informacin
presupuestal
en el SICE

1
3
Informe
balanza de
pagos al
Banco de la
Repblica

Elaborar y enviar
trimestralmente por
correo electrnico
informe de la Matriz
de la Balanza de
Pagos del Banco de
la Repblica, por
medio del cual se
reporta la
informacin
consolidada de los
pagos con divisas a
entidades con sede
en el exterior.
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera

Profesional
de
Presupuest
o-Lder de
proceso

Correo
electrnico de
envo
trimestral de
informe de la
Balanza de
Pagos del
Banco de la
Repblica (Si
no hubo pagos
en divisas, se
registra con
valor $0)
NA
1
4
Informe
CHIP
categora
Descargar del SIIF
los informes del
Chip Categora
Subdireccin
Administrativ
a y

Reporte de
transmisin
trimestral

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presupuest
al a CGN

Presupuestal,
revisar, verificar y
corregir si es
necesario.
Presentar trimestral
y electrnicamente
informes de
programacin y
ejecucin de
Ingresos y Gastos a
travs del Chip
Categora
Presupuestal a la
Contadura General
de la Nacin.
Financiera
Profesional
de
Presupuest
o-Lder de
proceso

electrnica del
informes de
programacin
y ejecucin de
Ingresos y
Gastos del
Chip Categora
Presupuestal
de la CGN
Realizado por:
Carolina Prraga- Auris Margarita
Mendoza.
Revisado por:
Paola Gaitn Martnez-Ricardo
Fecha:
Septiembre de 2012

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Proceso Gestin del Talento Humano
PROCESO: Gestin del Talento Humano SUBPROCESO:
PROCEDIMIENTO: Seleccin-Vinculacin-Nombramiento CDIGO: TH-VR-034
PRODUCTOS: Resoluciones de nombramiento.
OBJETIVO: Garantizar la vinculacin del personal, cumpliendo con los principios de seleccin
meritocrtica a la luz de la Ley 909 de 2004.
ALCANCE: Desde la identificacin de la vacante, proceso de seleccin y vinculacin, hasta
proceso e Induccin.
DEFINICIONES:
Vacante: Se dice que un empleo est vacante cuando no tiene un titular. Es posible hablar de
vacancia temporal y vacancia definitiva.
Vacante temporal. Es la situacin definida para aquellos empleos en los cuales quienes ostentan
derechos de carrera sobre ellos se encuentran en situaciones administrativas que impliquen
separacin temporal de los mismos (En licencia, En permiso, En comisin, Ejerciendo las
funciones de otro empleo por encargo, Prestando servicio militar, En vacaciones, Suspendido en
ejercicio de sus funciones).
Vacante definitiva. Teniendo en cuenta que la CNSC es responsable de la administracin y
vigilancia de las carreras, excepcin hecha de las especiales y por lo tanto slo le compete lo
pertinente a estas, la definicin que se debera incluir es la de Vacante Definitiva en empleo de
carrera: Es la situacin definida para aquellos empleos en los cuales no hay servidor pblico con
derechos de carrea sobre los mismos.
SIGEP: El Sistema de Informacin y Gestin del Empleo Pblico SIGEP, el cual corresponde al
Sistema General de Informacin Administrativa del Sector Pblico de que trata la Ley 909 de
2004, es una herramienta tecnolgica que sirve de apoyo a las entidades en los procesos de
planificacin, desarrollo y la gestin del recurso humano al servicio del Estado. Adicionalmente, el
SIGEP suministra la informacin necesaria para la formulacin de polticas de organizacin
institucional y recursos humanos. El SIGEP est orientado a cubrir los organismos y entidades de
las tres ramas del poder pblico, organismos de control, organizacin electoral y organismos
autnomos.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Guas Departamento Administrativo de la Funcin Pblica en
Materia de Personal. Manual de funciones.
CONDICIONES GENERALES: El procedimiento debe cumplir esencialmente con la normatividad
vigente, que regula la vinculacin de los funcionarios pblicos.

Se presentan nombramiento para funcionarios de LNR (Libre nombramiento y remocin) y
nombramientos de provisionales de carrera administrativa. Los procedimientos para estos
funcionarios tienen algunas variaciones considerando la naturaleza del cargo.
MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004 y Decretos Reglamentarios. Ley 190 de 1995

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REA CARGO
1 Identificacin
vacante
Se identifica la
necesidad de suplir
las vacancias.
Todas las
reas
Lderes de
proceso
N.A
2 Solicitud de
suplir vacantes
El lder del proceso
que identifique la
vacante realiza una
requisicin a la
dependencia de
personal.
Todas las
reas
Lderes de
proceso
Fto de
requisicin

3 Divulgacin de
la vacante
Proceso de
divulgacin interna
y externa de la(s)
vacante existente
rea de
Personal
rea de
comunicaci
ones
Lder de
personal.
Profesiona
l de
comunicac
iones
Publicacin
de vacancia
Intranet.
Pg. web
Pg. de
empleos
4 Preseleccin
de hojas de
vida
Se recibe hojas de
vidas con los
soportes de todos
los candidatos. Se
realiza un primer
filtro por parte de
lder del proceso de
personal.

Un segundo filtro lo
realiza el jefe de la
dependencia
solicitante.
Punto de
control
rea de
Personal

rea
solicitante
Profesiona
les de
personal
J efe del
rea
solicitante.
Formatos
de
evaluacin
de hojas de
vida.
N.A
5 Proceso de
seleccin
Realizacin de las
pruebas respectivas
(pruebas de
competencia,
entrevistas)
Punto de
control
rea de
Personal

rea
solicitante
Lder de
talento
humano

J efe de
dependen
cia.
N.A N.A
6.
(*)
Envo al DAFP La hoja de vida de
las 3 personas
seleccionadas se
enva al DAFP para
rea de
personal
Lder de
talento
humano
Oficio
remisorio
N.A

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la revisin y envo
del informe
respectivo.
7. Eleccin del
candidato.
Teniendo en cuenta
los resultados del
proceso de
seleccin la
Direccin del
Instituto realiza una
entrevista y elige al
candidato definitivo.

El empleo es de
libre nombramiento
y remocin?

Si: Pasa a actividad
8
No: Pasa a actividad
9
Direccin
general
Director
(a)
N.A N.A
8
(*).
Publicacin de
la hoja de vida
En la pgina web
institucional y en la
pgina web de la
presidencia se
realiza por tres (3)
das la publicacin
de la hoja de vida de
la persona
seleccionada. Se
reciben las
observaciones a que
haya lugar.
rea de
personal

rea de
comunicaci
ones
Lder de
talento
humano

Webmaste
r
Publicacin Web
9. Nombramiento Proyeccin y firma
de la resolucin de
nombramiento.
rea de
Personal
Direccin
Lder de
talento
humano
Director
(a)
Acto
Administrati
vo
N.A
10 Notificacin Se comunica al
seleccionado que ha
sido nombrado. La
persona
seleccionada debe
aceptar el
nombramiento.
rea de
Personal
Asistente
de
Personal

Persona
selecciona
da
Notificacin

Aceptacin
de la
resolucin.
N.A

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abril de 2013

11. Creacin de
usuario en el
SIGEP
Se habilita el perfil
del funcionario
nuevo en el SIGEP,
para que ste suba
los soportes de la
hoja de vida.
rea de
personal
Asistente
de
personal

Funcionari
o Nuevo
Usuario y
soportes
SIGEP
12 Soportes de la
hoja de vida
para posesin
Se solicitan y
reciben los soportes
en fsico para
formalizar la
vinculacin.
rea de
Personal
Asistente
de
Personal

Funcionari
o nuevo.
Oficio
Soportes
N.A
13 Suscripcin
Acta de
posesin
Cumplidos y surtidos
todos los trmites y
requisitos, se
suscribe el acta de
posesin.
Funcionario Funcionari
o
Acta de
Posesin
N.A
14 Tramites de
afiliacin
Realizar las
afiliaciones
correspondientes.
rea de
Personal
Asistente
de
Personal
Formatos
afiliacin
N.A
15 Expedicin del
carn
Se expide el carn y
se entrega al nuevo
funcionario.
rea de
Personal
Asistente
de
Personal
Carn
Institucional
N.A
16 Induccin Ubic
aci
n en
la
entid
ad
Se presenta
el funcionario
a las
directivas y
se instruye
en temas
como misin,
visin,
objetivos
Institucionale
s y cdigo de
tica.
rea de
Personal
Profesiona
l de
Personal

Lder del
proceso.

N.A N.A
Ubic
aci
n en
pues
to de
trab
ajo
Se presenta
a los
compaeros
de rea y se
explican sus
funciones

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

17 Reporte
Novedad
Se reporta la
novedad para su
registro
rea de
Personal
Profesiona
l de
Personal
Formato de
Novedades
Registro
Nmina

Observaciones al procedimiento:
(*) Para los nombramientos de provisionales estas actividades del procedimiento no se realizan
dada la naturaleza del cargo.

Realizado por:
Paola Gaitn Martnez- Paola
Snchez Novoa.
Revisado por:
Fecha:
Octubre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCESO: Gestin del talento humano SUBPROCESO:
PROCEDIMIENTO: Capacitacin y Bienestar institucional CDIGO: TH-CP-035
PRODUCTOS: Plan de Capacitacin, Plan de bienestar.
OBJETIVO: Satisfacer las necesidades de capacitacin y de Bienestar Social, que se requieren
en las diferentes reas del Instituto, para mejorar la calidad en los procesos.
ALCANCE: Desde el diagnstico de las necesidades hasta el seguimiento al cumplimiento de los
planes.
DEFINICIONES:
Plan de capacitacin: herramienta de gestin que incluye las actividades de capacitacin en el
puesto de trabajo, educacin formal y formacin para el trabajo.
Capacitacin: Se entiende por capacitacin el conjunto de procesos organizados, relativos tanto
a la educacin no formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de
educacin, dirigidos a prolongar y a complementar la educacin inicial mediante la generacin de
conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la
capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misin institucional, a la
mejor prestacin de servicios a la comunidad, al eficaz desempeo del cargo y al desarrollo
personal integral. Esta definicin comprende los procesos de formacin, entendidos como
aquellos que tienen por objeto especfico desarrollar y fortalecer una tica del servicio pblico
basada en los principios que rigen la funcin administrativa.
Programas de Induccin y reinduccin. Los planes institucionales de cada entidad deben
incluir obligatoriamente programas de induccin y de reinduccin, los cuales se definen como
procesos de formacin y capacitacin dirigidos a facilitar y a fortalecer la integracin del
empleado a la cultura organizacional, a desarrollar en ste habilidades gerenciales y de servicio
pblico y suministrarle informacin necesaria para el mejor conocimiento de la funcin pblica y
de la entidad, estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional, en un
contexto metodolgico flexible, integral, prctico y participativo
Bienestar: Los programas de bienestar social deben organizarse a partir de las iniciativas de los
servidores pblicos como procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las
condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de
vida y el de su familia; as mismo deben permitir elevar los niveles de satisfaccin, eficacia,
eficiencia, efectividad e identificacin del empleado con el servicio de la entidad en la cual labora

Plan Nacional de Capacitacin
Disposiciones sobre Bienestar Social Laboral DAFP
CONDICIONES GENERALES: Las actividades de capacitacin de la entidad responden a
estudios tcnicos que identifican necesidades y requerimientos de las reas de trabajo y de los
empleados de acuerdo al Decreto 1227 de 2005.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Asimismo, de acuerdo con el pargrafo del Art. 73 los empleados vinculados con nombramiento
provisional () no podrn participar de programas de educacin formal o no formal ofrecidos por
la entidad, teniendo nicamente derecho a recibir induccin y entrenamiento en el puesto de
trabajo.
MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004, Decreto ley 1567 de 1998, Decreto 1227 de 2005.
REA CARGO
1 Diagnstico Se elabora un
Instrumento para
establecer las
necesidades de
capacitacin y de
bienestar.

a. Cada lder de
proceso diligencia el
formato
correspondiente a las
necesidades de
capacitacin.

b. Los funcionarios del
ICC y estudiantes del
SAB registran las
necesidades de
bienestar.

rea de
personal

SAB
Lder de
talento
humano

Lder de
proceso

Estudiantes

Funcionario
s
Encuesta
de
necesidade
s
N.A.
2 Formulacin
de planes
(Capacitacin
y bienestar)
Se analiza el
instrumento aplicado y
con el diagnstico se
identifican las
necesidades de
capacitacin. Se
elabora con esto los
respectivos planes. Se
incluye en el plan de
compras de la siguiente
vigencia.
rea de
personal
Lder de
talento
humano.
Plan de
capacitaci
n
Plan de
compras
N.A.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

3 Presentacin
del plan para
su aprobacin.
a. Se presenta el plan
de capacitacin para la
revisin por parte de la
comisin de personal.

b. Por su parte se enva
el plan de bienestar
para la revisin y
aprobacin del comit
de apoyo a bienestar.
Punto de control
rea de
personal

Comisin
de personal

Comit de
apoyo a
bienestar
Lder de
talento
humano.

Integrantes
del comit

Integrantes
de la
comisin.
Actas N.A.
4 Ajustes al Plan Se ajusta el plan a
partir de las
recomendaciones
establecidas.

rea de
personal
Lder de
talento
humano
N.A. N.A.
5 Aprobacin del
plan.
Se realiza la resolucin
que reglamenta la
ejecucin del plan para
la vigencia respectiva.
Direccin

Director (a) Resolucin.
6 Divulgacin
del plan
Se realiza la
socializacin de las
actividades,
cronogramas y eventos
del plan respectivo.
rea de
talento
humano.

rea de
comunicaci
ones
Lder de
proceso
Intran
et.
Web

7 Implementaci
n
Se ejecutan las
acciones establecidas
en el plan siguiendo el
esquema propuesto en
el cronograma e
incorporando los
procesos contractuales.
rea de
personal
Lder de
talento
humano
Registros
de las
actividades
de
capacitaci
n.
N.A.
8 Seguimiento Se verifica
mensualmente el
cumplimiento de las
actividades.

Punto de control
rea de
personal
Profesional
de Personal
Informe de
Actividades
Desarrollad
as
N.A.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

9 Evaluacin al
plan
Se analiza si las
acciones ejecutadas
cumplen con las metas
propuestas.

Punto de control
rea de
personal
Lder de
talento
humano.
N.A. N.A.

Realizado por:
Paola Gaitn Martnez-Paola
Snchez Novoa.
Revisado por:
Fecha:
Septiembre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Liquidacin de Nmina CDIGO: TH-LN-036
PRODUCTOS: Pago de la nmina de acuerdo a las novedades mensuales. Informes a
contabilidad y Tesorera
OBJETIVO: Reportar las novedades de personal y realizar la nmina de acuerdo a estas,
presentando la informacin respectiva.
ALCANCE: Desde la recepcin de la novedad hasta la radicacin de los informes de nmina a
contabilidad y Tesorera.
DEFINICIONES:
SAFI: (Sistema Administrativo y Financiero integrado) Software empleado por la dependencia
de Talento Humano para elaborar la nmina.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Decretos de Incremento Salarial, Estatuto Presupuestal,
Marco Fiscal.
Las novedades imprevistas que se reciben en el mes en curso se incluyen para la nmina del
siguiente mes.
Cuando se presentan inconsistencias se solicita soporte tcnico externo al proveedor del
software.
MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004 y decretos reglamentarios.
REA CARGO
1 Recepcin
Novedades
Se recibe el documento
soporte de novedad
(Ingreso, Egreso,
Vacaciones). En los cinco
(5) primeros das de cada
mes.
rea de
Talento
humano
Profesional
de Talento
humano
Notificacin
Novedad
N.A
2 Cargue de la
informacin
Registro de la informacin
en el aplicativo del SAFI.

Registro de la informacin
en una copia de respaldo
en Excel.

rea de
Talento
humano
Profesional
de talento
humano
Cargue de
la
informacin.

Archivo
SAFI
3 Comparacin
de
informacin.
Se realiza una
comparacin de la
informacin consignada
en el SAFI y en el archivo
manual para realizar las
rea de
Talento
humano
Lder de
talento
humano

Profesional
N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

correcciones respectivas.
Punto de control
de talento
humano.
4 Informacin
para el rea
financiera
Se realiza el envo de la
informacin de la nmina
para el inicio de la cadena
presupuestal.

Se pone en red el archivo
plano de deducidos para
le revisin.
rea de
Talento
humano

rea de
contabilida
d
Profesional
de talento
humano.

Profesional
de
contabilidad
Registro de
la nmina.

Archivo
plano
SAFI
5 Pago de
nmina
Se realiza por parte del
rea financiera el pago
respectivo.
rea
financiera
Profesional
de
tesorera.
N.A SIIF
6 Se enva la
informacin
de la planilla
SOI
Se remite al rea
financiera la informacin
respetiva para el pago de
la seguridad social.

rea
talento
humano
Asistente
de talento
humano.
Planilla SOI N.A
Pre nmina Paralelo a las actividades
5y6 se entrega la pre
nmina con la proyeccin
de los gastos de nmina
del siguiente mes.
rea de
talento
humano
Profesional
de talento
humano
Pre nmina
7 Impresin y
entrega de
colillas de
pago
Se imprimen los registros
de pago y se entrega a
cada funcionario.
rea
talento
humano
Asistente
de talento
humano.
Colillas de
pago
N.A

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Debe evaluarse el software utilizado y el
soporte tcnico necesarios. En ocasiones estos trmites demoran el procedimiento.

Realizado por:
Paola Gaitn Martnez -Paola
Snchez Novoa
Revisado por:
Fecha:
Octubre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Desvinculacin CDIGO: TH-DS-037
PRODUCTOS: Funcionarios desvinculados con la debida motivacin.
OBJETIVO: Desarrollar las actividades necesarias para desvincular a los funcionarios por las
diferentes causales de retiro sealadas en el Artculo 41 de la Ley 909 de 2004
ALCANCE: Desde la Motivacin de la desvinculacin hasta la liquidacin de los derechos al
funcionario.
DEFINICIONES: (Ver Artculo 41 ley 909. Causales de retiro del servicio.)
CONDICIONES GENERALES: La desvinculacin de un funcionario debe estar estrictamente
soportado en un la normatividad legal para Colombia en materia de Servicio Civil, del mismo
modo se debe tener en cuenta el carcter y tipo de vinculacin de funcionario como la motivacin
a que da lugar la desvinculacin.
MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004 y decretos reglamentarios
REA CARGO
1 Identificacin
de la causal
de retiro
La dependencia de
Talento Humano es
informada por parte
de la Direccin
General o jefe
inmediato sobre la
situacin particular del
funcionario que se
desvincular de la
entidad: renuncia,
pensin, destitucin,
declaracin de
insubsistencia por
calificacin no
satisfactoria, etc.

El funcionario
presenta renuncia?
Si. Pasar a la
actividad 3.
Direccin.

Dependen
cia en la
que labora
el
funcionari
o

Talento
humano
Director
(a)

J efe
inmediato

Lder de
talento
humano.
Oficio. N.A.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

2 Viabilidad
J urdica
Se presenta motivo y
justificacin de la
desvinculacin para
revisin de viabilidad
por parte del rea
J urdica.

Es viable
jurdicamente?

SI Pasa a la actividad
4
rea
J urdica
Profesiona
l
Concepto
de
viabilidad
J urdica
N.A.
3 Aceptacin
de la
renuncia
El Director de la
entidad o su delegado
acepta la renuncia
mediante visto bueno
al documento
presentado y se
remite a Talento
Humano
Direccin
o
subdirecci
n
administra
tiva y
financiera
Direccin
o
subdirecto
r
administra
tivo y
financiero
Carta de
renuncia
con visto
bueno

4 Trmite de
paz y salvo
El lder del proceso de
Talento Humano
enva una
comunicacin a los
responsables de los
procesos de almacn,
sistemas, biblioteca,
archivo y
correspondencia para
el trmite del paz y
salvo, quienes deben
responder una vez la
persona ha hecho
entrega de los bienes
que tuvo a su cargo o
utilizo durante su
permanencia en el
instituto.
Punto de
control

Talento
humano,
sistemas,
archivo y
correspon
dencia,
almacn,
biblioteca
Lder
talento
humano,
responsab
les de los
procesos
que
emiten
paz y
salvo
Mensaje
por correo
electrnico

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

3 Acto
administrativo
de
desvinculaci
n
Se elabora la
Resolucin de
desvinculacin segn
el caso.

rea de
talento
humano
Lder de
talento
humano
Acto
Administrati
vo
N.A.
4 Notificacin. Se informa al
interesado y al jefe
inmediato por escrito
sobre la resolucin
rea de
talento
humano
Lder de
talento
humano
Notificacin N.A.
5 Inclusin de
la novedad
en la nmina
Se incorpora la
novedad para la
liquidacin de la
nomina
correspondiente.
rea de
talento
humano
Lder de
talento
humano
Nmina SAFI
6 Entrega de
documentos
de retiro
La persona debe
presentar segn el
empleo, informe de
gestin con copia al
jefe inmediato para
que repose en su
historia laboral.
Punto de
control

rea de
talento
humano
Lder de
talento
humano
Informe.
7 Reporte de
Novedad
Se reporta la novedad
al a las entidades de
seguridad social y en
el aplicativo SIGEP.
rea de
Talento
humano
Asistente Formato
novedad
SAFI
SIGEP
8 Liquidacin
de
prestaciones
Se liquidan los
derechos salariales
del funcionario en
procesos de
desvinculacin y se
informa a Tesorera
para el pago de la
obligacin.
rea de
Personal
J efe de
Personal
Liquidacin N.A
Realizado por:
Snchez Novoa
Revisado por:
Fecha:
Octubre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Evaluacin del desempeo CDIGO: TH-ED-038
PRODUCTOS: Funcionarios evaluados.
OBJETIVO: Asignar puntuacin de acuerdo con los resultados de la evaluacin del desempeo al
cargo evaluado.
ALCANCE: Evaluar a los servidores pblicos. Desde la concertacin de objetivos hasta la
calificacin definitiva.
DEFINICIONES:

Evaluacin Funcionarios de Libre Nombramiento y Remocin que no son Gerentes
Pblicos: De acuerdo a la Comisin Nacional del Servicio Civil - CNSC, se efectuar
exclusivamente con el propsito de ser incluidos dentro del plan de incentivos de la entidad,
utilizando el instrumento propio de Evaluacin del Desempeo.

Se realizan evaluaciones parciales, cuando el empleado es trasladado o se presenta cambio del
calificador. As mismo, se adelantan evaluaciones durante el perodo de prueba y extraordinarias
segn las necesidades del servicio.

MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004 y decretos reglamentarios
REA CARGO
1 Enviar a las
dependencia
s formato
de valoracin
al mrito
Se oficia a cada
dependencia el
inicio de la fase
Concertacin de
Objetivos y se remiten
los
Formatos respectivos
a cada lder de
proceso.
Punto de
control

Talento
humano

Lder de
talento
humano.
Formatos
respectivos.
N.A.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

2 Concertar
objetivos a
evaluar
Cada jefe inmediato
se rene con su
equipo de trabajo
para concertar
objetivos, metas y
tareas.
El J efe de Talento
humano se encarga
de brindar asesora
en caso de ser
necesario.
Todas las
reas
Lderes de
procesos
y
funcionari
os
Concertaci
n de
objetivos
N.A.
3 Radicar
formatos
diligenciados
Las dependencias
envan los
formatos originales
totalmente
diligenciados al rea
de talento humano.
rea de
talento
humano
Profesiona
l de
talento
humano.
N.A SAFI
4 Revisar
formatos de
valoracin del
mrito
Se revisan cada uno
de los formatos de
concertacin de
objetivos.
El formato se
encuentra
diligenciado?

NO. Se regresan los
formatos a la
dependencia
respectiva con las
observaciones a
que haya lugar. Pasar
a actividad 3.
SI. Pasar a actividad
5.

rea de
Talento
humano
Asistente
de talento
humano.
Formato de
Notificacin
N.A.
5 Ingresar
informacin a
base de
datos
Se ingresa la
informacin de los
formatos en una base
de datos para tal fin.

Punto de
control
rea de
Talento
humano
Lder de
talento
humano
Base de
datos.
N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

6 Devolver
formatos de
evaluacin a
cada
dependencia
Una vez se han
recibido todos los
formatos de
evaluacin e
ingresados a la base
de datos, se regresan
a cada dependencia
con oficio para
continuar con la fase
de seguimiento y re-
concertacin de
objetivos.
rea de
Talento
humano
Lder de
talento
humano.

Asistente
de talento
humano.
Oficio.
Mail.
N.A
7 Efectuar
seguimiento
al
funcionario

Para la realizacin
del seguimiento se
realizar como
mnimo 1 vez, antes
del sptimo mes
(marzo).

Cada lder de
proceso se rene con
su grupo de trabajo,
para revisar los
objetivos y metas
concertadas.

Todas las
reas

Talento
humano
Lder de
talento
humano.

Lderes de
proceso
N.A
8 Evaluar y
calificar
La calificacin debe
producirse dentro de
los 15 das
calendarios siguientes
al vencimiento del
periodo a calificar.

El lder de proceso
evala y diligencia el
formato de
evaluacin.

La calificacin debe
reflejar el
cumplimiento de los
objetivos y debe estar
soportado con registro
verificables.
Todas las
reas
Lder de
procesos.
N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

9 Notificar al
funcionario
de la
calificacin
El lder de proceso se
rene con el
funcionario y le
notifica la calificacin
obtenida.

El funcionario se
encuentra conforme
con la calificacin?

NO. Pasar a actividad
10
SI. El funcionario
firma el formato de
evaluacin.

Todas las
reas
Lder de
procesos.

10 Interponer
Recurso de
Reposicin
(aplica para
funcionarios
de carrera)
El funcionario puede
interponer recurso de
reposicin mediante
comunicacin escrita,
ante quien efectu la
calificacin, con el fin
que se aclare,
modifique o revoque
su decisin.

El calificador debe
dar respuesta a este
recurso mediante
oficio dentro de los 5
das hbiles
siguientes a la fecha
de recibido, con copia
a talento humano
para su respectivo
seguimiento.

El funcionario se
siente satisfecho con
la respuesta?

11.
SI. Pasar a actividad
14.
Todas las
reas
Funcionari
os .
Recurso. N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

11 Interponer
recurso de
apelacin
(solo aplica
para
funcionarios
de carrera)
apelacin, mediante
oficio ante la
Subdireccin
respectiva. El
concepto se enva al
funcionario y a talento
humano para su
seguimiento.

El funcionario se
siente satisfecho con
el concepto emitido?
12
SI. El funcionario
firma el formato de
evaluacin.
Subdirecci
ones

Talento
humano
Subdirecto
r (a)

Lder de
talento
humano.
Recurso N.A
12 Interponer
recurso de
queja.
(aplica para
funcionarios
de carrera)

queja.
La decisin se
ratifica?
SI. Se notifica al
funcionario y en caso
de que el puntaje sea
inferior al mnimo
aprobatorio, se
declara insubsistente
el nombramiento.

NO. Se notifica al
funcionario el puntaje
asignado.
Talento
humano
Lder de
talento
humano.
Recurso.
13 Archivar Cada valoracin del
mrito se archiva en
la correspondiente
historia laboral.
Talento
humano
Asistente.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

14 Elaborar
informe

Consolidar formatos
de valoracin al
mrito en un informe
que incluya
estadsticas con
observaciones del
proceso de
evaluacin anual.

Punto de
control
Talento
humano
Lder de
talento
humano.

Realizado por:
Snchez Novoa
Revisado por:
Fecha:
Octubre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Situaciones administrativas CDIGO: TH-SA-039
PRODUCTOS: Resoluciones

OBJETIVO: Realizar el procedimiento necesario para que los funcionarios puedan hacer uso de
la situacin administrativa que solicitan

ALCANCE: Desde la autorizacin de la situacin Administrativa por parte de la Direccin General
o su designado hasta la notificacin del acto administrativo correspondiente.

DEFINICIONES:

Situacin Administrativa: Estado en que se encuentran los empleados pblicos frente a la
Administracin en un momento determinado. Estas pueden ser:
a) En servicio activo: Un empleado se encuentra en servicio activo, cuando ejerce las funciones
del empleo en el cual ha sido nombrado y posesionado.
b) En licencia: Esta situacin administrativa permite que el empleado se separe de sus funciones
sin romper el vnculo con la entidad. Conforme a la Legislacin laboral vigente, aplicable a los
empleados pblicos, las licencias pueden ser: por maternidad, por enfermedad y licencia
ordinaria.
Licencia Ordinaria: Un empleado se encuentra en licencia ordinaria cuando transitoriamente se
separa del ejercicio de su cargo, por solicitud propia. (art. 60 D. 1950/73).
c) En permiso: El permiso es una situacin administrativa en la cual se puede encontrar el
empleado pblico, respecto del cual el Decreto 1950 de 1973 establece en su artculo 74: El
empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres(3) das, cuando medie
justa causa. Corresponde al J efe del organismo respectivo, o a quien se haya delegado la
facultad, el autorizar o negar los permisos.
d) En comisin: De acuerdo con el artculo 75 del Decreto 1950 de 1973 los empleados pblicos
se encuentran en la Situacin Administrativa de Comisin cuando por disposicin de autoridad
competente, ejercen temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la
sede habitual de su trabajo o atienden transitoriamente actividades oficiales distintas a las
inherentes al empleo de que es titular.
e) Encargo: Forma de provisin de empleos en caso de vacancia temporal o definitiva de estos
(art.23). La misma norma, en sus artculos 34 a 36 disponen que Hay encargo cuando se
designa temporalmente a un empleado para asumir, total o parcialmente, las funciones de otro
empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculndose o no de las propias
de su cargo.
f) Prestando servicio militar
g) En vacaciones
h) Suspendido en ejercicio de sus funciones

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Guas Departamento Administrativo de la Funcin Pblica en
Materia de Personal.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

CONDICIONES GENERALES: El procedimiento debe cumplir esencialmente con la normatividad
vigente, que regula las situaciones administrativas para los funcionarios pblicos.
MARCO LEGAL:

Decreto 2400 de 1968, Decreto 1848 de 1969, Decreto1950 de 1973, Decreto 1042 de 1978,
Decreto 2197 de 1996, Decreto No. 1050 de 1997, Decreto No. 2004 de 1997, Decreto 26 de
1998, Directiva Presidencial No. 11 de 2002, Ley 734 de 2002, Ley 909 de 2004, Decreto 1227
de 2005, Decreto 2411 de 2007, Decreto 3555 de 2007.

REA CARGO
1 Identificaci
n de la
solicitud
El funcionario presenta
una solicitud sobre alguna
de las situaciones ante el
despacho de la Direccin
o la Subdireccin
Administrativa y financiera.
Todas las
reas
Funciona-
rios del
Instituto
Memorando
Interno con
visto bueno
del J efe
inmediato
N.A
2
(*)
Remisin
del oficio
Una vez autorizado, se
remite talento humano
para realizar el trmite
correspondiente.
Para vacaciones consultar
el procedimiento TH-LN-
035
Para permisos
remunerados consultar el
procedimiento TH-LN-036
Direccin o
Subdirecci
n
Administrati
va y
Financiera
Director o
Subdirecto
r
Memorando
interno con
visto bueno
del Director o
Subdirector

3. Acto
administrati
vo
Se proyecta el acto
administrativo de acuerdo
con la situacin
administrativa
Talento
Humano

Lder
Talento
Humano
Acto
Administrativ
o

4 Inclusin de
la novedad
en el
aplicativo
Se incluye la novedad en
el aplicativo de nmina.

Talento
Humano

Profesiona
l
universitar
io Talento
Humano
Registro en
el SAFI
N.A
5 Notificacin
de la
Resolucin
Se notifica a los
interesados la Resolucin
Talento
Humano
Lder de
talento
humano
N.A N.A
6. Archivo Se incorpora a la historia
laboral la respectiva
informacin.
Punto de control
talento
Humano
Auxiliar
Administra
tivo Ta-
lento
Oficio
remisorio
N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Humano
Observaciones al procedimiento: (*) De acuerdo con la situacin administrativa se tiene un
procedimiento distinto. Por ejemplo para la solicitud de encargos media la autorizacin de la
Comisin Nacional del Servicio Civil, cuyo trmite debe surtirse mediante las consideraciones de
las Circulares y normas que expida dicha entidad.

Realizado por:
Paola Snchez Novoa.
Revisado por:
Fecha:
Febrero de 2013

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Situaciones administrativas - vacaciones CDIGO: TH-VC-040
PRODUCTOS: Pago de las prestaciones sociales y disfrute del periodo vacacional
OBJETIVO: Proyectar el acto administrativo que autoriza el disfrute del periodo de vacaciones
que los funcionarios tienen derecho una vez han cumplido un (1) ao de servicios e incluir la
informacin respectiva para la liquidacin en la nmina mensual
ALCANCE: Desde la recepcin de la programacin de vacaciones hasta el archivo del acto
administrativo en la historia laboral.
DEFINICIONES: VACACIONES: Los empleados pblicos y trabajadores oficiales tienen derecho
a quince (15) das hbiles de vacaciones por cada ao de servicios, salvo lo que se disponga en
normas o estipulaciones especiales. En los organismos cuya jornada semanal se desarrolle entre
lunes y viernes, el sbado no se computar como da hbil para efecto de vacaciones.
INTERRUPCIN DE VACACIONES: Ocurre cuando el servidor pblico se encuentra disfrutando
de las mismas y el jefe de la entidad o la persona delegada ordena la suspensin del disfrute.
Para que esto proceda se debe cumplir una de las siguientes causales:
a. Por necesidades del servicio;
b. Por incapacidad ocasionada por enfermedad o accidente de trabajo, siempre que se acredite
con certificado mdico expedido por la entidad de previsin a la cual est afiliado el empleado o
trabajador, o por el servicio mdico de la entidad empleadora en el caso de que no estuviere
afiliado a ninguna entidad de previsin;
c. Por incapacidad ocasionada por maternidad o aborto, siempre que se acredite en los trminos
del ordinal anterior;
d. Por el otorgamiento de una comisin;
e. Por el llamamiento a filas.
En este caso, la ley prev que cuando ocurra interrupcin justificada en el goce de vacaciones ya
iniciadas, el beneficiario tiene derecho a reanudarlas por el tiempo que falte para completar su
disfrute y desde la fecha que oportunamente se seale para tal fin.
Por esta razn, la interrupcin, as como la reanudacin de las vacaciones, debern decretarse
mediante resolucin motivada expedida por el jefe de la entidad o por el funcionario en quien se
haya delegado tal facultad.
APLAZAMIENTO DE VACACIONES: Ocurre cuando el jefe de la entidad o la persona delegada
por ste, habiendo otorgado las vacaciones, y sin que el servidor pblico haya iniciado el disfrute,
las aplaza por razones del servicio. El aplazamiento se debe decretar por resolucin motivada y
todo aplazamiento de vacaciones se har constar en la respectiva hoja de vida del funcionario o
trabajador.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Decretos de Incremento Salarial, Programacin anual de
vacaciones.
CONDICIONES GENERALES: Los funcionarios establecen con su jefe inmediato la
programacin de las vacaciones del ao y envan este formato a la dependencia de Talento
Humano para ser consolidada y proyectar el plan anual de vacaciones del Instituto.
Antes de iniciar el disfrute de las vacaciones, cuarenta y cinco (45) das como mnimo, el
funcionario debe enviar un oficio dirigido a la Subdireccin Administrativa y Financiera con el visto
bueno de su jefe inmediato, indicando fecha exacta de inicio. Este oficio aprobado por el

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

despacho de la Subdireccin, ser trasladado a Talento Humano para iniciar el proceso de
liquidacin.
MARCO LEGAL:
Decreto 3135 de 1968, por el cual se prev la integracin de la seguridad social entre el
sector pblico y el privado y se regula el rgimen prestacional de los empleados pblicos
y trabajadores oficiales.
Decreto 1848 de 1969, por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968.
Decreto 1045 de 1978, por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las
normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del
sector Nacional.
Decreto 2150 de 1995, por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o
trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica. ( Artculo 36)
Ley 995 de 2005, por medio de la cual se reconoce la compensacin en dinero de las
vacaciones a los trabajadores del sector privado y a
los empleados y trabajadores de la administracin pblica en sus diferentes rdenes y
niveles.
Decreto 404 de 2006, por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional.
REA CARGO
1 Programaci
n de
vacaciones
por
dependencia
Durante el primer mes
del ao, Talento
Humano enva a cada
dependencia el formato
planeacin de
vacaciones por
dependencia para ser
diligenciado.
Punto de control
rea de
Talento
humano
Lder de
talento
humano

Formato
Planeacin
de
vacaciones
por de-
pendencia
N.A
2 Consolidaci
n de la
informacin
Cada dependencia
enva el formato
diligenciado y se
procede a consolidar la
informacin.
Todas
las
depende
ncias y
rea de
Talento
Humano
J efes de rea

Lder de
talento
humano

Plan anual
de
vacaciones

3 Divulgacin El plan anual de
vacaciones es
divulgado a todas las
dependencias
rea de
Talento
humano
Lder de
talento
humano

N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

4 Solicitud de
autorizacin
del disfrute
El funcionario, de
acuerdo con el Plan
Anual de Vacaciones,
enva un oficio a la
Subdireccin
Administrativa y
Financiera, sealando
la fecha exacta de
vacaciones
Todas
las reas
Funcionarios
de las reas

J efes
inmediatos
Memorando
Interno

5 Autorizacin
del disfrute
La Subdireccin
Administrativa y
Financiera autoriza la
solicitud y remite el
oficio a Talento
Humano
Subdirec
cin
Administr
ativa y
Financier
a
Subdirector
Administrativo
y Financiero.
Memorando
interno con
visto bueno

6 Liquidacin
de
vacaciones
Se incluye la novedad
en la nmina.
El funcionario
disfrutar sus
vacaciones entre el 27
de mes al 5 del
siguiente?
SI: Paso 9
NO: Paso 7
rea
talento
humano
Profesional de
talento
humano.
Liquidacin
en el SAFI
N.A
7 Realizacin
del Acto
Administrativ
o
Se realiza el acto
administrativo para la
firma del Director y/o
Subdirector segn el
caso
rea
talento
humano
Lder Talento
Humano
Resolucin N.A
8 Remisin a
Financiera
Se remite copia de la
Resolucin a
Financiera para
proceder a realizar el
pago.
Punto de control

9 Inclusin de
la novedad
en la nmina
Se incluye la
informacin para ser
liquidada en la nmina
mensual.
rea de
talento
humano
Profesional de
talento
humano
SAFI
10 Notificacin Se notifica al
funcionario y su jefe
inmediato sobre la
Resolucin.

rea de
Talento
Humano
Lder Talento
Humano
Auxiliar
Administrativo
Oficio de
notificacin

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

11 Archivo La documentacin es
incorporada en la
historia laboral del
funcionario
rea de
Talento
Humano
Auxiliar
Administrativo

12 Inicio del
disfrute
El funcionario inicia su
periodo de vacaciones.
Es necesario
interrumpirlo?
SI: Paso 12
NO: Fin

13 Solicitud de
interrupcin
El jefe inmediato
presenta solicitud
escrita al Director o su
designado
Se autoriza la
interrupcin?
SI: Paso 14
NO: Fin.

14 Realizacin
de nuevo
acto
administrativo
Se proyecta la
resolucin para
autorizar el reanude de
las vacaciones.
Los das pendientes
por disfrutar son de la
vigencia siguiente?
SI: Paso 16
NO: Paso 17

incorporada en la
funcionario
rea de
Talento
Humano
Auxiliar
Administrativo

16 Reajuste al
valor de las
vacaciones
Se reliquida el valor de
las vacaciones y se
calcula con base en el
Decreto de ajuste anual

17 Disfrute de
das
pendientes
Se reanuda el disfrute.
18 FIN
Realizado por:
-Paola Snchez Novoa
Revisado por:
Fecha:
Febrero de 2013

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Situaciones administrativas permisos remunerados CDIGO: TH-PR-041
PRODUCTOS: Autorizacin del permiso remunerado
OBJETIVO: Otorgar permisos remunerados a los funcionarios de la entidad.
ALCANCE: Desde la solicitud del permiso hasta la comunicacin escrita que lo autoriza.
DEFINICIONES:
PERMISO REMUNERADO: El permiso es una situacin administrativa en la cual se puede
encontrar el empleado pblico, respecto del cual el Decreto 1950 de 1973 establece en su
artculo 74: El empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres (3) das,
cuando medie justa causa. Corresponde al J efe del organismo respectivo, o a quien se haya
delegado la facultad, el autorizar o negar los permisos.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Resoluciones internas
Los funcionarios que requieren un permiso remunerado deben tener en cuenta el tiempo
solicitado.
MARCO LEGAL: Decreto 2400 de 1968, Decreto 1950 de 1973
REA CARGO
1 Solicitud de
permiso
Mediante el formato
establecido para tal fin,
el funcionario solicita el
permiso que en todo
caso debe contener el
visto bueno del jefe
inmediato y el debido
soporte para ser
remitido a la oficina de
Talen to Humano.
El permiso es de un da
hasta 2?
SI: Ver paso 2
El permiso es de ms
de dos das?
SI: Ver paso 4
rea de
Talento
humano
Lder de
talento
humano

N.A
2 Solicitud ante
talento
Humano
El funcionario entrega
su formato a la
dependencia de
Talento Humano,
debidamente
argumentado.
Todas
las
depende
ncias
J efes de rea

Funcionario
solicitante
Formato

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

3 Autorizacin
del permiso
El lder de Talento
Humano firma el
formato o dirige un
correo electrnico al
interesado y su jefe
inmediato dando su
autorizacin.
FIN
rea de
Talento
humano
Lder de
talento
humano

Formato
con visto
bueno o
mensaje
por correo
electrnico
N.A
4 Solicitud ante
la Direccin
General o
designado
El funcionario mediante
carta solicita el permiso
requerido, con los
soportes, argumentos y
visto bueno del J efe
Inmediato ante la
Direccin General o su
designado.
Todas
las reas
Funcionarios
de las reas

J efes
inmediatos
Memorando
Interno

5 Notificacin
de la
autorizacin.
El oficio con el visto
bueno o con la no
autorizacin de la
Direccin General o su
designado es enviado a
talento humano para
ser notificado.
Direccin
designad
o
Talento
Humano
Director (a)
General,
Subdirector
Administrativo
y Financiero y
Lder de
Talento
Humano.
Memorando
interno con
visto bueno

Memorando
notificacin

6 Recibido de
la notificacin
El funcionario y jefe in-
mediato remite de
nuevo copia firmada del
oficio de notificacin al
rea de Talento Huma-
no
Todas
las reas
Todos los
funcionarios
Memorando
de
notificacin
con firma
de recibido
N.A
incorporada en la
funcionario

Punto de control
rea de
Talento
Humano
Auxiliar
Administrativo

8 FIN
Realizado por:
-Paola Snchez Novoa
Revisado por:
Paola Gaitn Martnez -Ricardo
Fecha:
Febrero de 2013

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Reporte accidente de trabajo CDIGO: TH-AT-042
PRODUCTOS: Formato de investigacin de accidentes diligenciado
OBJETIVO: Propender por que se cumplan las normas en materia de salud ocupacional con el fin
de prevenir situaciones que afecten la salud fsica y emocional de los empleados del Instituto.
ALCANCE: Desde la identificacin de factores que afecten la salud fsica y/o emocional de los
empleados hasta la intervencin de casos especficos.
DEFINICIONES:
Accidente de trabajo: Es el suceso repentino que sobreviene por causa o con ocasin del
trabajo, y que produce en el trabajador una lesin orgnica, una perturbacin funcional, una
invalidez o la muerte; as como aquel que se produce durante la ejecucin de rdenes del
empleador, an fuera del lugar y horas de trabajo, o durante el traslado de los trabajadores desde
su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte se suministre por el
empleador. (Art. 9, captulo II, decreto 1295/94). Los factores que causan accidentes de trabajo
son tcnicos, psicosociales y humanos.
Administradoras de Riesgos Laborales (ARL): Son las entidades encargadas de organizar la
afiliacin, el recaudo de las cotizaciones, el pago de las prestaciones econmicas, la venta de los
servicios adicionales de salud ocupacional y la prestacin del servicio mdico efectivo a travs de
las entidades promotoras de salud. En relacin con los accidentes de trabajo estn obligadas a
vigilar y controlar la aplicacin de las normas, garantizar la prestacin de los servicios de salud y
reconocer las prestaciones econmicas que tuvieren lugar. Toda entidad administradora de
riesgos profesionales est obligada a realizar actividades de prevencin de accidentes de trabajo
y de enfermedades profesionales, en las empresas afiliadas.
Brigada de Emergencia: Son grupos que deben estar conformados por personas que aseguren
el soporte logstico del plan de emergencias, por lo tanto deben conocer las instalaciones, rutas y
alarmas. Estas personas sern entrenadas en extincin de incendios, rescates y salvamentos.
Para lograr los objetivos de una Brigada de emergencia son necesarios los siguientes elementos:
Creatividad, productividad, resolucin de problemas, trabajo en equipo y recursos. Los principios
de accin de la brigada de emergencias son: unidad, racionalizacin y oportunidad, comando,
seguridad y equilibrio.
Higiene industrial: Es el conjunto de actividades destinadas a la identificacin, evaluacin y
control de los factores de riesgo del ambiente de trabajo que puedan alterar la salud de los
trabajadores, generando enfermedades profesionales. Su campo cubre los ambientes laborales
mediante el panorama de factores de riesgos tanto cualitativos como cuantitativos, as como el
estudio de la toxicologa industrial.
Inspecciones de seguridad: Las inspecciones de seguridad se realizan con el fin de vigilar los
procesos, equipos, mquinas u objetos que, en el diagnstico integral de condiciones de trabajo y
salud, han sido calificados como crticos por su potencial de dao. Estas inspecciones deben
obedecer a una planificacin que incluya, los objetivos y frecuencia de inspeccin. Las
inspecciones se deben hacer adems con el fin de verificar el cumplimiento de las normas de
seguridad e higiene establecidas (mtodos correctos para operar mquinas, uso de equipos de
proteccin personal, entre otras), el funcionamiento de los controles aplicados, as como de
identificar nuevos factores de riesgo.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Inspecciones planeadas: Es la principal actividad del comit paritario de salud ocupacional, ya
que a travs de ellas se cumplen la mayora de sus funciones: Hacer seguimiento y vigilancia de
lo ya acordado (cronograma de actividades del P.S.O y recomendaciones); mantener contacto
con los puestos de trabajo y los trabajadores; conocer nuevas inquietudes y problemas; participar
y proponer la solucin a estos. Se recomiendan inspecciones generales en forma mensual o
trimestral, segn sea el caso. La inspeccin se realiza a las instalaciones locativas, mquinas,
equipos, herramientas, elementos para emergencia, brigadas, procesos industriales y
operaciones. Esta actividad adquiere especial dimensin ya que su funcin es esencialmente
preventiva y por lo tanto debe hacer especial hincapi en detectar las causas no solo de
accidentes sino de los incidentes, para eliminar los agentes de stos.
Investigacin de accidentes: Analizar en forma tcnica y profunda el desarrollo de los
acontecimientos que llevaron a producir el accidente. Lo importante de la investigacin de
accidentes, que la hace completa y productiva, es que se realice de manera inmediata arrojando
un reporte escrito (con un informe interno para la empresa y una copia para la ARP),
contemplando aspectos como la entrevista al accidentado y a los testigos oculares, si los hay, la
observacin de las condiciones ambientales y la versin del jefe inmediato. A la Entidad, a travs
del Comit Paritario de Salud Ocupacional, le corresponde elaborar un procedimiento para
investigar los accidentes de trabajo. En los procedimientos para la investigacin de los accidentes
de trabajo, se deben contemplar las lesiones, enfermedades, accidentes incidentes y daos a la
propiedad. Para esta tarea se debe capacitar tanto al Comit Paritario de Salud Ocupacional,
como a los supervisores de la Entidad.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Historias ocupacionales, diagnstico de riesgo psicosocial,
Plan de Emergencia, Panorama de riesgos, Informe de exmenes peridicos ocupacionales,
Diagnstico estratgico de riesgos, informes ARL.
MARCO LEGAL:
Constitucin Poltica de Colombia, 1991: Artculos 25, 48, 49, 79, 80, 81, 88 y 366.
Ley 9 de 1979. Normas para preservar, conservar y mejorar la salud de los individuos en sus
ocupaciones.
Resolucin 2400 de 1979 de mayo 2 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social o Estatuto de
Seguridad Industrial en Establecimientos de Trabajo, en l se establecen algunas disposiciones
sobre vivienda, higiene y seguridad en dichos lugares.
Decreto 614 de 1984. Bases para la organizacin de administracin de salud ocupacional en el
pas.
Resolucin 2013 de 1986. Reglamentacin de la organizacin y funcionamiento de los comits de
medicina, higiene y seguridad industrial en los lugares de trabajo.
Resolucin 1016 de 1989. Reglamentacin de la organizacin, funcionamiento y forma de los
programas de salud ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el pas.
Decreto 1295 de 1994. Determina la organizacin y administracin del sistema general de riesgos
profesionales.
Decreto 1771, 1994. Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 1295 de 1994.
Decreto 676 de 1995. Reglamenta parcialmente el decreto 1295 de 1994 y se aclaran y modifican
unos artculos del decreto 1833 de 1994.
Decreto 2800, 2003. Por el cual se reglamenta parcialmente el literal b del articulo 13 del decreto
ley 1295 de 1994
Resolucin 156, 2005. Por la cual se adoptan los formatos de informe de accidente de trabajo y

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

de enfermedad profesional y se dictan otras disposiciones.
Resolucin 1401, 2007. Por la cual se reglamenta la investigacin de incidentes y accidentes de
trabajo.
Ley 1562 de 2012.
REA CARGO
1 Reporte a
ARL
Telefnicamente se
informa el accidente a la
ARL.
Punto de control
Todas las
reas
Lderes de
proceso
N.A
2 Remisin La lnea efectiva dar el
direccionamiento
adecuado indicando a qu
IPS a donde se debe
dirigir el accidentado para
ser atendido.
Todas las
reas
Lderes de
proceso
Fto de
requisicin

3. Traslado Trasladar al accidentado al
lugar indicado por la ARL
Todas las
reas

4 Enviar
reporte de
AT
El reporte del accidente de
trabajo es enviado a travs
de la pgina virtual de la
ARL
Talento
Humano

Profesiona
l de Ta-
lento
Humano
Registro de
AT
N.A
5 Investigaci
n
Los miembros del
COPASO realizan la
investigacin conforme a
las directrices legales
Talento
Humano

COPASO
Profesiona
l de Ta-
lento
Humano
Presidente
COPASO
Formato de
AT
N.A
6 Informe Con la investigacin del
AT se prepara un informe
y se presenta a las
dependencias que
intervengan en el proceso
(Subdireccin
Administrativa y
Financiera)
COPASO Presidente
COPASO
Memorando
interno

6 Medidas
correctivas
y
preventivas
Con base en el informe, se
hace posible implementar
las medidas preventivas y
correctivas que permitan
evitar futuros accidentes.
Subdirecci
n
administrati
va y
financiera
Subdirecci
n
Administra
tiva y
reas

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

participant
es
6. Seguimient
o
Se hace seguimiento del
caso.
Punto de control
talento
Humano
Profesiona
l de Ta-
lento
Humano
N.A
Observaciones al procedimiento:

Realizado por:
Paola Snchez Novoa.
Revisado por:
Paola Gaitn Martnez- -Ricardo
Fecha:
Febrero de 2013

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Proceso de Recursos Fsicos

Subproceso de Almacn
PROCESO: Recursos Fsicos - Apoyo SUBPROCESO: Almacn
PROCEDIMIENTO: Ingresos de Almacn CDIGO: RF-AL-43
PRODUCTOS: Comprobantes de Ingreso
OBJETIVO: Registrar en el aplicativo el ingreso de elementos a la entidad para que hagan parte
del inventario del ICC y ponerlos en servicio.
ALCANCE: Inicia con la verificacin de elementos adquiridos por el Instituto para su registro,
termina en la designacin del rea que lo requiere.
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan de Compras, facturas, RP, contratos, actas de recibo de
elementos expedidas por supervisin
CONDICIONES GENERALES: Cada uno de los bienes que son adquiridos por el ICC deben
consignarse y verificarse en almacn.
MARCO LEGAL:
REA CARGO
1 Recepcin de
documentacin.
Recepcin de
documentacin
requerida (RP,
Factura, Contrato y/o
recibo a satisfaccin
del supervisor,
certificacin-si es el
caso-)
Almacn Lder de
proceso
Soporte
segn sea
el caso.
SAFI
2 Verificacin
fsica del
elemento
Confirmar si lo fsico
concuerda con la
documentacin

Punto de control
Almacn Auxiliar
de
Administr
ativo
N.A N.A
3 Ingreso de
elementos al
sistema
Verificacin de Lnea y
Clase del elemento
Almacn Tcnico
Almacn
N.A SAFI
4 Elaboracin del
comprobante
Creacin del
comprobante de
ingreso con el soporte
de adquisicin
Almacn Tcnico
Almacn
Comproban
te de
Ingreso
N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

5 Revisin Se realiza la revisin y
firma del documento
Punto de control
Almacn Lder del
proceso
Comproban
te de
ingreso

6 Envo de
comprobante a
Contabilidad
Envo copia del
comprobante a
contabilidad para el
pago respectivo de la
adquisicin realizada.

Punto de control
Almacn Tcnico
de
Almacn
N.A N.A
7 Archivo del
comprobante de
ingreso con sus
soportes
Archivo de los
documentos segn
normas de archivo
Almacn Tcnico
de
Almacn
N.A. N.A.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: En ningn caso se pueden poner
elementos en servicio sin el ingreso correspondiente al Almacn
Realizado por:
Paola Gaitn Martnez- Zoe Castro
Bohrquez
Revisado por:
J ess Bejarano- Liliana J unco-
Rosario Ocampo
Fecha:
Marzo de 2013

PROCESO: Recursos Fsicos SUBPROCESO: Almacn
PROCEDIMIENTO: Egresos de Almacn CDIGO: RF-AL-44
PRODUCTOS: Comprobantes de egreso, inventario.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

OBJETIVO: Realizar los egresos de elementos a las diferentes reas de la entidad.

ALCANCE: Inicia con la solicitud escrita de los elementos, se verifica la existencia o el estado de
los bienes, se procede a la elaboracin del comprobante de egreso en el aplicativo SAFI y
termina con la firma a satisfaccin del funcionario asignado.

DEFINICIONES:
Baja: salida definitiva de aquellos bienes que no se encuentran en condiciones de uso.
Bien: artculo inventariable o activo de cualquier clase que es objeto de apropiacin.
SAFI: sistema financiero donde se encuentran detallados todos los activos de la entidad.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Solicitud de bienes, actos administrativos autorizando la
baja de los inventarios.

CONDICIONES GENERALES: Cada uno de los bienes que salen del almacn o de los
inventarios de la entidad se egresan y se registran en el aplicativo SAFI para su correcto manejo
y actualizacin de los inventarios.

MARCO LEGAL:
REA CARGO
1 Solicitud de
bienes o
elementos.
Realizar la solicitud de
los elementos
necesarios para el
adecuado desarrollo de
las funciones.
Todas las
reas
Funcionari
o
responsab
le del
trmite.
Ft de
solicitud de
bienes.

2 Verificacin
de
existencias.
Verificacin de la
existencia de los
elementos de consumo o
del estado de los bienes
devolutivos del ICC.
Almacn Lder de
procesos
Soporte SAFI
3 Elaboracin
del
Comprobante
de egreso
Se realiza el
comprobante de egreso
en el aplicativo SAFI,
indicando el funcionario
a quien se le carga el
bien.
Punto de control
Almacn Tcnico
Almacn
Comprobante
De egreso
N.A
4 Revisin Se realiza la revisin y
firma del documento
Punto de control
Almacn Lder del
proceso
Comprobante
de ingreso
Revisi
n

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

5 Entrega de
elementos
Entrega de los
elementos al usuario
respectivo
Almacn Auxiliar
administra
tivo
N.A N.A
6 Firma del
Comprobante
Recoger la firma del
usuario en el
comprobante de egreso
Punto de control
Almacn Tcnico
Almacn
Comprobante
de egreso.
N.A
7 Archivo del
comprobante
de ingreso
con sus
soportes
Archivo de los
documentos segn
normas de archivo
Almacn Tcnico
de
Almacn
N.A. N.A.

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: En ningn caso se puede entregar
elementos o bienes sin el previo Ingreso a almacn
Realizado por:
Bohrquez
Revisado por:
Rosario Ocampo
Fecha:
Marzo de 2013


CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Ingresos Publicaciones CDIGO: RF-AL-45
PRODUCTOS: Comprobantes de Ingreso Publicaciones
OBJETIVO: Realizar los ingresos de los trabajos realizados en la imprenta patritica.
ALCANCE: Inicia con la recepcin de la remesa respectiva elaborada en la imprenta patritica,
termina con la elaboracin del comprobante de ingreso de publicaciones
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Carta de envo de costos de produccin, Remesas.
CONDICIONES GENERALES: Finalizada toda reproduccin de publicaciones en la imprenta
patritica, se remiten al Almacn general para su custodia, control y distribucin.
MARCO LEGAL:
REA CARGO
1 Recepcin de
remesa de
publicaciones
Recepcin de la
remesa respectiva
para la entrega de
las publicaciones
terminadas en la
Imprenta Patritica
Almacn Lder de
proceso
Remesa N.A.
2 Verificacin de
las
publicaciones
Conteo de las
publicaciones
entregadas frente a
las indicadas en la
remesa
Almacn Auxiliar
administr
ativo
N.A N.A
3 Firma de
remesa
Firma a
satisfaccin de la
remesa por parte
del rea

Almacn Lder de
proceso
N.A N.A
4 Envo de
copia de
remesa para
costos
Envo de oficio con
la copia azul de la
remesa a
Contabilidad
solicitando los
costos de la obra
respectiva
Almacn Tcnico
Almacn
Oficio N.A

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VERSIN: 3
abril de 2013

5 Recepcin de
los costos
Recepcin del
oficio por parte de
contabilidad con la
informacin
solicitada para el
ingreso al sistema
Almacn Tcnico
Almacn
N.A N.A
6 Creacin de la
publicacin en
el aplicativo
En el aplicativo
SAFI, segn la
clase de
publicacin, se crea
con el ttulo exacto
de acuerdo a la
serie
Almacn Tcnico
Almacn
SAFI

7 Ingreso de la
obra al
aplicativo
Se ingresa de la
cantidad de
ejemplares con la
informacin
recibida de
contabilidad
Almacn Tcnico
Almacn
SAFI
8 Elaboracin
del
comprobante
Creacin del
comprobante de
ingreso de
publicaciones
Almacn Tcnico
Almacn
Comproban
te de
Ingreso
SAFI
9 Envo de
copia del
comprobante
a contabilidad
Se enva una copia
del comprobante de
ingreso de
publicaciones a
contabilidad para
su registro

Almacn Tcnico
Almacn
N.A. N.A.
1
0
Archivo del
comprobante
de ingreso con
sus soportes
Archivo de los
documentos segn
normas de archivo
Almacn Tcnico
de
Almacn
N.A. N.A.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Los costos elaborados por parte de
Contabilidad deben enviarse al Almacn en un periodo mximo de 2 das para evitar el envo de
publicaciones antes de su ingreso al sistema.

Realizado por:
Bohrquez
Revisado por:
Rosario Ocampo
Fecha:
Marzo de 2013
PROCEDIMIENTO: Toma fsica de inventarios CDIGO: RF-AL-46

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abril de 2013

PRODUCTOS: Inventario general de elementos propiedad del Instituto e inventario individual con
los elementos que cada funcionario o contratista tiene a su cargo.
OBJETIVO: Verificar los saldos de elementos que existen en el sistema frente a las cantidades
en bodega y servicio
ALCANCE:: Inicia con la toma fsica de inventarios en servicio y bodega, termina con la
verificacin de saldos y ajustes pertinentes e impresin de los inventarios individuales respectivos
DEFINICIONES:

Inventario: son todos los bienes tangibles de propiedad de una institucin para ser utilizados o
consumidos.
Inventario fsico: Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la existencia o
presencia real de los suministros, insumos, repuestos y otros bienes o materiales almacenados,
apreciar su estado de conservacin y condiciones de seguridad.
Insumos: bien consumible utilizado en la produccin de otro bien o servicio.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Inventario individual que arroja el SAFI por responsables
CONDICIONES GENERALES: Los inventarios deben coincidir, no deben existir faltantes de
ningn tipo.
MARCO LEGAL:
REA CARGO
1 Elaboracin
del
cronograma de
actividades
para las dos
sedes del
Instituto
Planificar los das en
los cuales se va a
realizar la toma de los
inventarios segn los
espacios y cantidad de
elementos
Almacn Lder de
proceso
Soporte
2 Impresin de
los inventarios
individuales
vigentes en el
sistema
Impresin de todos y
cada uno de los
inventarios del SAFI
por responsables
Almacn Tcnico
de
almacn
Inventario
Individual
SAFI
3 Toma fsica de
los inventarios
Comparar el inventario
individual contra las
plaquetas de los bienes
a cargo de cada
responsable
Almacn Funcionari
os de
almacn
Inventario
Individual

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VERSIN: 3
abril de 2013

Punto de control
4 Ajuste de
faltantes o
sobrantes
encontrados
Registro de los ajustes
previo recibo de los
traslados respectivos
elaborados por los
usuarios de los bienes
Almacn Tcnico
de
almacn
Comproban
te de
traslado
SAFI
5 Impresin del
inventario
individual
Impresin del
inventario individual
ajustado
Almacn Tcnico
de
almacn
Inventario
individual
ajustado
SAFI
6 Firma del
nuevo
Inventario
Individual
Firma del funcionario
como responsable de
los bienes registrados
Almacn Funcionari
os de
Almacn
Inventario
Individual

7 Archivo Archivo de los
documentos segn
normas de archivo
Almacn Tcnico
de
Almacn
N.A. N.A.

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: En las fechas en las que se establezca la
toma de inventarios evitar realizar traslados o movimientos de elementos devolutivos.

Realizado por:
Bohrquez
Revisado por:
Rosario Ocampo
Fecha:
Marzo de 2013

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abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Traslados de Almacn CDIGO: RF-AL-047
PRODUCTOS: Comprobantes de traslado
OBJETIVO: Realizar traslados de elementos devolutivos a los diferentes usuarios de los bienes.
ALCANCE: Inicia con la solicitud escrita del elemento al Almacn, termina con la asignacin y
entrega al usuario asignado.
DEFINICIONES:
Plaqueta: cdigo de verificacin del bien registrado en el inventario.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Solicitud escrita de bienes, comprobante de traslado.
CONDICIONES GENERALES: Cada uno de los bienes que salen del almacn se registran y
controlan para su correcto manejo y actualizacin de los inventarios
MARCO LEGAL:
REA CARGO
1 Solicitud del
elemento o
bien
Se recibe la solicitud
escrita del usuario
Almacn Lder de
proceso
Solicitud
escrita
N.A
2 Verificacin e
la existencia
del bien
solicitado

Se verifica en el SAFI y
fsicamente en las
bodegas respectivas
Punto de control
Almacn Lder de
proceso y
asistente
administrati
vo
N.A SAFI
3 Asignacin de
plaqueta en el
sistema
Se asigna a la
secuencia del elemento
el nmero de plaqueta
en el SAFI
Almacn Tcnico de
almacn
N.A SAFI
4 Asignacin del
elemento al
inventario
individual
Se asigna al usuario el
elemento en aplicativo
SAFI
Almacn Tcnico de
almacn
N.A SAFI
5 Elaboracin
del
Comprobante
de traslado
Realizacin del
comprobante de
traslado
Almacn Tcnico de
almacn
Comproban
te de
traslado
SAFI
6 Entrega de
elementos
Entrega de los
elementos al usuario
Almacn Auxiliar
administrati
N.A N.A

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respectivo vo
7 Firma del
Comprobante
Recibo a satisfaccin
por parte del usuario
Punto de control
Almacn Tcnico de
almacn
N.A N.A
8 Archivo del
comprobante
con sus
soportes
Archivo de los
documentos segn
normas de archivo
Almacn

Tcnico de
Almacn
N.A. N.A.

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: En ningn caso se deben poner bienes en
servicio sin el registro y entrega por parte del almacn.
Realizado por:
Bohrquez
Revisado por:
Rosario Ocampo
Fecha:
Marzo de 2013

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Subproceso Gestin documental
PROCESO: Administrativo y Financiero SUBPROCESO: Gestin documental
PROCEDIMIENTO: Elaboracin y actualizacin de tablas de
retencin documental
CDIGO:AF-AC-048
PRODUCTOS: Respuesta a Sugerencias, Quejas y Reclamos
OBJETIVO: Describir las actividades en la elaboracin y actualizacin de la Tabla de Retencin
Documental a fin de establecer los tiempos de retencin en cada etapa del ciclo vital del
documento y determinar su disposicin final.
ALCANCE: Aplica a todos los procesos del Instituto Caro y Cuervo, en los cuales se generan
documentos relacionados con el desarrollo de las funciones de cada dependencia para el logro
de las metas y objetivos propuestos
DEFINICIONES:

Disposicin final: Accin a tomar cuando se ha cumplido el tiempo de retencin establecido
para un registro en la tabla de retencin documental en las fases de Archivo de Gestin y Archivo
Central.
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos,
emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones especficas. Una Tabla de Retencin Documental puede tener una o ms series
documentales de acuerdo con los asuntos de su competencia. Una serie documental, dada la
complejidad que representa el asunto que resuelve, puede estar organizada en subseries
(subdivisiones que agrupan los tipos de documentos que forman una unidad documental o
expediente).
Subserie Documental: Las Subseries se definen como el conjunto de unidades documentales
que forman parte de una serie y se identifican y jerarquizan separadamente de acuerdo con los
tipos documentales que agrupan y del trmite del asunto al que corresponden.
Tabla de Retencin Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos, que se elaboran a partir de la estructura orgnica de cada organismo de la
Rama J udicial y de las funciones o competencias designadas a cada una de sus unidades
administrativas y judiciales y se constituyen en el mapa de la produccin documental. Las Tablas
de Retencin Documental se conforman por Series y Subseries.
Tipos Documentales: son la menor expresin o componente de una serie o subserie, y
constituyen unidades archivsticas o expedientes. Un tipo documental es una unidad documental
simple, tambin denominada pieza documental, es decir, una unidad mnima que rene todas
las caractersticas para ser considerada documento. Por ejemplo: un acta, un oficio, un informe,
un auto, una demanda, una contestacin, una sentencia, etc..
TRD: Tabla de Retencin Documental
Tiempo de retencin: Perodo establecido para la conservacin de los registros en el Archivo de
Gestin y en el Archivo Central.
Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de los registros
relacionados con las labores de cada Dependencia.
Valoracin Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios

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de los documentos con e fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Poltica de Comunicaciones del ICC y Normatividad Vigente
en la materia, Cdigo Contencioso Administrativo, Plan Estratgico Institucional.
CONDICIONES GENERALES: Para actualizacin de las tablas se requiere recoger la
informacin de cada una de las dependencias del Instituto Caro y Cuervo, adems completar con
los dems requisitos que se exigen en este aspecto, por lo cual se requiere hacer esta tarea cada
ao despus de transcurrida la actualizacin.
MARCO LEGAL:
Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos.
Acuerdo 039 de 2002 por la cual se establecen las pautas para la elaboracin de las Tablas
de Retencin Documental
NTCGP1000:2004 - Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica. (4.2.4)

N

REA CARGO
1 Diagnostic
o
preliminar
a. Compilar la informacin
institucional contenida en
disposiciones legales relativas
a la creacin y cambios de la
estructura organizacional,
organigrama vigente,
resoluciones y/o actos
administrativos de creacin de
grupos de trabajo, funciones y
manuales de procedimientos.

b. Aplicar la encuesta a los
productores de los
documentos con el fin de
identificar las unidades
documentales que producen
y/o tramitan.
Gestin
documental
Profesio
nal lder
de
proceso.

Equipo
de
trabajo
Formato de
Encuesta
Estudio
Documental

2 Anlisis e
interpretaci
n de la
informaci
n
recolectad
a.
1. Analizar la produccin y
trmite documental teniendo
en cuenta las funciones
asignadas a las dependencias
y los manuales de
procedimientos.

Gestin
documental
Lder
proceso
de
Archivo y
Correspo
ndencia
apoyado
Actas
mesas de
trabajo

Formato de
TRD
diligenciado
N.A

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abril de 2013

2. Identificar los valores
primarios de la documentacin
o sea los administrativos,
legales, jurdicos, contables
y/o fiscales.
3. Conformar las series y
subseries con sus respectivos
tipos documentales.

4. Establecer los tiempos de
retencin o permanencia de
las series y subseries
documentales en cada fase de
archivo: gestin, central e
histrico con el fin de
racionalizar la produccin y
garantizar la proteccin del
patrimonio documental de la
Entidad, desde el momento en
que se produce el documento
hasta su disposicin final.

5. Adelantar la valoracin
documental, teniendo en
cuenta el uso, la frecuencia en
la consulta y las normas
internas y externas que
regulan su produccin.

6. Determinar el destino final
de la documentacin ya sea
para su conservacin total,
seleccin o eliminacin. La
seleccin puede aplicarse a
documentacin no vigente
administrativamente, a series
documentales cuyo contenido
se repite o se encuentra
registrado en otras series; a
series documentales cuyo
valor informativo no exige su
conservacin total
de grupo
de
trabajo

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

3 Elaboraci
n y
presentaci
n de la
TRD para
su
aprobacin
1. El lder del proceso de
Archivo y Correspondencia
preparar la propuesta de
Tablas de Retencin
Documental de la Entidad con
las series y subseries
documentales que tramita y
administra cada dependencia
y las presentar a los lderes
de proceso para la respectiva
aprobacin

2. El Comit de Archivo har el
estudio correspondiente y
producir un Acta avalando la
propuesta, previa aprobacin
de las TRD por parte de los
lderes de proceso

3. El representante legal
expedir el acto administrativo
correspondiente, que ordene
su difusin ante los servidores
pblicos de la Entidad, para
garantizar su aplicacin.

Gestin
documental
Lder
proceso
de
Archivo y
Correspo
ndencia
apoyado
de grupo
de
trabajo
Actas
mesas de
trabajo

Formato de
TRD
diligenciado

Acta de
Comit de
Archivo

N.A
4 Sensibiliza
cin
El lder de proceso realizar
sensibilizaciones a todos los
servidores pblicos de la
Entidad, para la aplicacin de
las TRD, as mismo, elaborar
los instructivos que refuercen y
normalicen la organizacin de
los documentos y archivos de
gestin y la preparacin de las
transferencias documentales
Punto de control
Gestin
documental
Lder de
proceso
y quipo
de
trabajo.
Instructivo
de
organizaci
n de archivo
N.A
5 Seguimien
to y
actualizaci
n de las
Tablas de
retencin
El profesional lder de Archivo
y Correspondencia
establecer un cronograma de
seguimiento para la
verificacin de la aplicacin de
la Tabla de Retencin
Todas las
reas
Lder de
proceso
de
Archivo y
correspo
ndencia.
Cronogram
a de
Seguimient
o de
verificacin
de
N.A

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VERSIN: 3
abril de 2013

Document
al
Documental en las
dependencias y un plan de
mejoramiento en el corto
plazo, para atender las
modificaciones suscitadas por
cambios en los
procedimientos, reformas
organizacionales y funciones.
Las modificaciones a las
Tablas de Retencin
documental que surjan del
seguimiento o de la solicitud
de la dependencia, debern
ser evaluadas por el lder del
proceso de Archivo y
Correspondencia, y debern
ser aprobadas por el Comit
de Archivo de la entidad.

Equipo
de
trabajo.

Lderes
de
procesos
.
aplicacin
de TRD

Plan de
Mejoramien
to
Realizado por:
Nora Garzn Morales
Revisado por:
Paola Gaitn Martnez- Ricardo
Fecha:
Octubre de 2012

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VERSIN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Organizacin archivos de gestin. CDIGO:AF-AC-49
PRODUCTOS:
OBJETIVO: Aplicar los procesos archivsticos necesarios para la clasificacin, ordenacin y
descripcin de los documentos del Instituto Caro y Cuervo
ALCANCE: Inicia con la actualizacin de las TRD y va hasta elaborar el inventario documental
para la transferencia al Archivo Histrico de acuerdo a los tiempos de retencin establecidos en la
TRD
DEFINICIONES:
Clasificacin: Labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series que
componen cada agrupacin documental, de acuerdo a la estructura orgnica funcional de la
entidad.
Ordenacin: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden
previamente acordado.
Descripcin: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones
materializado en representaciones que permitan su identificacin, localizacin y recuperacin de su
informacin para la gestin o la investigacin.
FUID: Formato nico de Inventario Documental.
El seguimiento de las TRD a los Archivos de Gestin, se tienen los siguientes aspectos:
Elaboracin de separadores de Series y Subseries Ubicacin de separadores en los
archivadores. Rotulo de identificacin en las carpetas
Ubicacin fsica de las carpetas. Clasificacin y ordenacin de documentos al interior de las
carpetas
Foliacin en la parte superior derecha en el sentido del contenido del documento, con lpiz de
mina negra. Identificacin de las Gavetas.
MARCO LEGAL:
Ley 594 de 2000
Ley 734 de 2002
Acuerdo 042 de 2002
Gua para la implementacin de un PGD
NTC-GP1000/2009
NTC ISO 9001:2008
N

REA CARGO

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abril de 2013

1 Actualizaci
n TRD
Actualizar las TRD
para aprobacin,
teniendo en cuenta los
cambios que se
presenten en la
estructura funcional del
Instituto Caro y
Cuervo, como
supresin o creacin
de grupos,
modificacin de
funciones entre otros.
Todas las
reas.
Lderes de
procesos de
las diferentes
dependencias
y lder de
proceso de
archivo y
correspondenc
ia
TRD

Acta Comit
de Archivo

Cuadro de
Clasificaci
n
documental.
N.A
2 Clasificacin
documental
El primer paso en cada
una de las
dependencias para la
organizacin del
archivo, es dividir la
documentacin en
series y subseries
documentales
conforme a las TRD.
Todas las
reas
Funcionario a
quien se le
asigna la
responsabilida
d del manejo
de archivo en
cada rea.
N.A N/A
3 Ordenacin
documental
Conformar y ubicar
fsicamente los
expedientes. Foliar los
documentos,
identificando las
unidades de
conservacin
(Carpetas) con cdigo
de serie y nombre de
la serie.
Los archivadores
deben ser
debidamente
identificados con la
dependencia, el cdigo
de la serie y nombre
de la serie, entre otros
Todas las
reas.
Funcionario a
quien se le
asigna la
responsabilida
d del manejo
de archivo en
cada rea.
Instructivo
de foliacin.
N.A
4 Descripcin
documental
Levantar el inventario
en FUID.
Punto de
control
Todas las
reas.
Funcionario a
quien se le
asigna el
archivo en
cada rea.
FUID. N.A

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abril de 2013

5 Seguimiento
y aplicacin
de TRD.
Verificar la aplicacin
de la TRD en los
Archivos de gestin de
cada una de las
dependencias del
Instituto Caro y
Cuervo, cada 3 meses
durante la vigencia,
dejando evidencia de
la visita

Realizar visita de
verificacin de
cumplimiento de
compromisos en las
fechas establecidas en
el Acta, en caso
contrario la
dependencia puede
solicitar una prrroga
del mismo o emitir un
memorando de
incumplimiento al
Subdirector
Administrativo y
Financiero con copia a
Control Interno.
Punto de
control

Gestin
documental
Lder de
proceso de
Archivo y
Corresponden
cia y grupo de
trabajo

Acta
Memorando
.
N.A
6 Transferenci
as
documentale
s
Preparar
transferencias de
acuerdo a los tiempos
de retencin
establecidos en la TRD
y hacer entrega al
Archivo Central
Todas las
reas.
Funcionario a
quien se le
asigna la
responsabilida
d del manejo
de archivo en
cada rea.
N.A N.A
Realizado por:
Nora Garzn Morales
Revisado por:
Paola Gaitn Martnez- Ricardo Francisco
Daza Gamba
Fecha:
Octubre de 2012

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Transferencias primarias. CDIGO:AF-AC-050
PRODUCTOS: Transferencias.
OBJETIVO: Revisar, recibir y ubicar los documentos de los Archivos de Gestin de las
dependencias del Instituto Caro y Cuervo, en el Archivo Central garantizando su conservacin y
disponibilidad para consulta; y vencidos los tiempos de retencin de conformidad con las Tablas
de Retencin.
ALCANCE: Inicia dando cumplimiento con el calendario de transferencias documentales
proyectado por la Subdireccin Administrativa y Financiera y la Tabla de Retencin Documental
(TRD), hasta la aplicacin de la disposicin final con el fin de hacer entrega de los documentos
con valor histrico al Archivo Central/Histrico.
DEFINICIONES:

Acceso a Documentos de Archivo. Derecho de los ciudadanos a consultar la informacin que
conservan los archivos pblicos, en los trminos consagrados por la ley.
Almacenamiento de Documentos. Accin de guardar sistemticamente documentos de archivo
en espacios, mobiliario y unidades de conservacin apropiadas.
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso
de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a
la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa,
la informacin, la investigacin y la cultura.
Archivo central. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos
de gestin y rene los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trmite y
cuando su consulta es constante.
Archivo de gestin. Archivo de la oficina productora que rene su documentacin en trmite,
sometida a continua utilizacin y consulta administrativa.
Archivo histrico. Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestin, la
documentacin que por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. Este
tipo de archivo tambin puede conservar documentos histricos recibidos por donacin, depsito
voluntario, adquisicin o expropiacin.
Clasificacin documental. Fase del proceso de organizacin documental, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgnico-
funcional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o asuntos).
Comit de Archivo. Grupo asesor de alta Direccin, responsable de cumplir y hacer cumplir las
polticas archivsticas, definir los programas de gestin de documentos y hacer recomendaciones
en cuanto a los procesos administrativos y tcnicos de los archivos.
Comunicaciones oficiales. Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el

CONTROL INTERNO
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VERSIN: 3
abril de 2013

proceso de organizacin de fondos acumulados es pertinente el uso del trmino
correspondencia, hasta el momento en que se adopt la definicin de comunicaciones oficiales
sealada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nacin.
Depuracin. Operacin, dada en la fase de organizacin de documentos, por la cual se retiran
aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminacin.
Documento. Informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Foliar. Accin de numerar hojas.
Folio. Hoja.
Identificacin documental. Primera etapa de la labor archivstica, que consiste en indagar,
analizar y sistematizar las categoras administrativas y archivsticas que sustentan la estructura
de un fondo. Inventario documental. Instrumento de recuperacin de informacin que describe de
manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Organizacin de archivos. Conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad es
la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales.
Organizacin documental. Proceso archivstico orientado a la clasificacin, la ordenacin y la
descripcin de los documentos de una institucin.
Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos,
emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones especficas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Subserie. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de
forma separada de esta por su contenido y sus caractersticas especficas.
Tabla De Retencin Documental. Listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos.
Transferencia documental. Remisin de los documentos del archivo de gestin al central, y de
este al histrico, de conformidad con las tablas de retencin y de valoracin documental vigentes.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manual de Archivo
CONDICIONES GENERALES: Para realizar las transferencias documentales primarias, las
dependencias del Instituto Caro y Cuervo deben tener en cuenta la fecha programada en el
calendario de transferencias documentales elaborado por la Subdireccin Administrativa y
Financiera a travs del lder del proceso de Archivo y Correspondencia.

Las dependencias deben clasificar los expedientes de las series y subseries
documentales que segn la TRD deben transferirse.
Para ordenar la documentacin a transferir, se debe tener en cuenta que el orden puede
ser cronolgico, numrico, alfabtico de acuerdo a la serie y/o subserie, de tal manera
que el documento con la fecha ms antigua de produccin, ser el primer documento que
se encontrar al abrir la carpeta y la fecha ms reciente se encontrar al final de la
misma.
Para describir la informacin a transferir, se debe diligenciar el Formato nico de
Inventario Documental, el cual se remitir al correo electrnico
archivo@caroycuervo.gov.co y fsicamente mediante memorando a la Subdireccin
Administrativa y Financiera. Vale la pena anotar que este formato debe ir firmado por las
personas responsables que indica el documento.
Todo ingreso de documentos al Archivo Central se har oficial mediante la entrega fsica

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VERSIN: 3
abril de 2013

de la documentacin y su registro en el Formato nico de Inventario Documental, una vez
cotejado y revisado

MARCO LEGAL:

Ley 594 De Julio 14 De 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones. Artculos 13 y 24.
Ley 734 de febrero 5 de 2002. Por la cual se expide el Cdigo Disciplinario nico. Artculos
34. Deberes de todo servidor pblico. Artculo 35. Prohibiciones de todo servidor pblico.
Decreto nacional no 1382 agosto 8 de 1995. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y
se ordena la transferencia de la documentacin histrica de los archivos de los organismos
nacionales al Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo No 8 De Octubre 18 Del 1995 Del Archivo General De La Nacin. Por el cual se
reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los organismos del orden
nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, ordenada por el Decreto 1382 de 1995.
regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin
Documental Artculo 24 de la Ley 594 de 2000.
establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades
pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico
Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594
de 2000.

RESPONSABLE REGISTR
OS
SIA
REA CARGO
1 Remitir el
calendario de
transferencia
documental y
preparar el
envo de la
documentaci
n
Al finalizar cada ao la
Subdireccin Administrativa y
Financiera remite a las
dependencias el calendario de
transferencias documentales
primarias, donde se especifica
la fecha correspondiente para
realizar esta tarea. Los
funcionarios encargados del
manejo de los archivos de
gestin de cada dependencia,
identifican qu series y/o
subseries han cumplido su
tiempo de retencin, con base
en la Tabla de Retencin
Documental, y proceden al
alistamiento o preparacin fsica
de la documentacin, la cual
Gestin
documental
Lder
proceso
Archivo y
Correspo
ndencia
apoyado
de grupo
de
trabajo.
Calendar
io de
Transfer
encias
Docume
ntales

Formato
nico de
inventari
o
Docume
ntal.

Correo
remitido
a
N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

consiste en eliminar el material
metlico, depurar el expediente,
realizar la foliacin, rotular las
unidades de almacenamiento
(cajas carpetas o carpetas), y
diligenciando el Formato nico
de Inventario Documental,
siempre siguiendo los
parmetros descritos en el
procedimiento
Organizacin Del Archivo De
Gestin

Una vez surtidas estas tareas,
se remitir un correo a
archivo@caroycuervo.gov.co
informando la situacin, con el
fin de solicitar el cotejo y
revisin de la documentacin a
transferir.
archivo
@caroyc
uervo.go
v.co
2 Cotejar y
revisar
previamente
para
transferencia
en los
archivos de
gestin.
El funcionario asignado por
parte del profesional lder del
proceso de archivo y
correspondencia, procede a
realizar el cotejo y la revisin de
la documentacin a transferir,
puntual o por muestreo, segn
el volumen y la serie y/o
subserie documental, basados
en el inventario documental
diligenciado, si lo anteriormente
mencionado cumple en su
totalidad se da el visto bueno
para proceder con la
transferencia fsica, de lo
contrario se hacen las
observaciones del caso para
proceder a corregir.
Cada rea
Cada rea
Cada rea
Respons
able
Archivo
de
Gestin
del rea
Respons
able
Archivo
de
Gestin
del rea
Respons
able
Archivo
de
Gestin
del rea
N.A

N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

3 Realizar
transferencia
fsica e
ingreso al
Archivo
Central

Los profesionales lderes de los
diferentes procesos de la
entidad, que van a realizar la
transferencia documental
primaria, remite a la
Subdireccin Administrativa y
Financiera el inventario
documental diligenciado (tanto
fsico como electrnico).

Subdirecci
n
Administrati
va y
Financiera

Todas las
reas

Gestin
documental
Profesio
nales
responsa
bles.
Memora
ndo

Formato
nico de
inventari
o
Docume
ntal.

N.A

4 Identificar
documentos
histricos
que
establecen
las tablas de
retencin
documental,
revisar y
aprobar la
transferencia
documental
secundaria.

Pasado el tiempo de retencin
en el Archivo Central, se efecta
la disposicin final estipulada en
las TRD, y se identifican las
series y subseries con valor
histrico para su transferencia al
Archivo Histrico. Luego, se cita
al Comit de Archivo, se informa
y presenta el formato nico de
inventario documental
diligenciado, para legalizar la
transferencia. Si es aceptada se
continua.
Punto de control
Gestin
documental
Subdirecci
n
administrati
va y
financiera.
Lderes
de
proceso.
Memora
ndo

Formato
nico de
inventari
o
Docume
ntal

N.A

Realizado por:
Nora Garzn Morales
Revisado por:
Fecha:
Octubre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Recepcin de documentos. CDIGO:AF-AC-51
PRODUCTOS:
OBJETIVO: Verificar y controlar la recepcin de documentos internos y externos en el Instituto
Caro y Cuervo
ALCANCE: Inicia con la recepcin de los documentos externos y/o internos por los diferentes
medios (fax, correo electrnico, mensajera y personal) y va hasta la entrega en la respectiva
dependencia el documento recibido
DEFINICIONES:
Normalizacin de la produccin documental: Actividad para la que se unifican criterios de la
definicin de tipologas documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los
Manuales de Procesos y Procedimientos identificados en el Listado Maestro de Documentos y
tipos documentales registrados en la TRD.
Produccin documental: Generacin de documentos en una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones.
Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o proceso.
Documento: Informacin y su medio de soporte
Lder de Proceso: Persona que encabeza un proceso (responsable principal)
Registro: Documento que suministra los resultados obtenidos y proporciona evidencia de las
actividades desempeadas (Formato diligenciado).
Responsabilidad: Derecho natural u otorgado a un individuo e funcin de su competencia para
reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho.
SGC: Sistema de Gestin de la Calidad
PGD: Programa de Gestin

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manual de Archivo
CONDICIONES GENERALES: El trmite interno de la documentacin se realizara teniendo en
cuenta las actividades plasmadas en el procedimiento de Distribucin de documentos en
diferentes medios.

MARCO LEGAL:
Ley 594 de 2000
Acuerdo 060 de 2001
NTC-GP1000/2009
NTC ISO 9001:2008

N

ACTIVIDAD DESCRIPCIN

RESPONSABLE REGISTRO
S
SIA
REA CARGO
1 Recepcin
de
documento
s
Recibir los documentos
externos y/o internos por los
diferentes medios (fax, correo
electrnico, mensajera y
Gestin
document
al
Funcionario
ubicado en
punto de
recepcin.
Document
os
recibidos.
MIDo
c.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

personal).

Verificar que el documento
sea competencia del Instituto,
cuando es externo, si es
interno verificar la
dependencia productora,
revisando folios, copias,
anexos, firmas.

Nota: Si no es competencia de
la Entidad se le indica a la
persona donde debe dirigirse.
2 Radicacin. Registrar y radicar los
documentos de acuerdo con
TRD para determinar su
direccionamiento (Radicacin
en base de datos MIDOC).
Gestin
document
al.
Funcionario
del punto
de
recepcin.
Registro
Mi Doc.

Mi
Doc.

3 Entrega.

Entregar en la respectiva
dependencia el documento
recibido (igualmente debe
digitalizar el documento y
guardar en archivo digital).
Gestin
document
al.
Funcionario
del punto
de
recepcin.
Planilla de
registro de
correspon
dencia
recibida

N.A


Realizado por:
Nora Garzn Morales
Revisado por:
Fecha:
Octubre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Trmite de documentos. CDIGO:AF-AC-52
PRODUCTOS: documentos.
OBJETIVO: Facilitar la gestin del documento desde su produccin o recepcin hasta el
cumplimiento de su funcin administrativa.
ALCANCE:
Inicia con la entrega a las dependencias de acuerdo a la competencia del documento entregado
por el funcionario que atiende el punto de recepcin y va hasta el seguimiento y se enva el
recordatorio de correspondencia sin contestar por e mail, segn el caso.

DEFINICIONES:
Trmite de documentos: Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el
cumplimiento de su funcin administrativa


CONDICIONES GENERALES: N/A.
MARCO LEGAL:

Ley 594 de 2000
Acuerdo 060 de 2001
NTC-GP1000/2009
N

ACTIVIDAD DESCRIPCIN

REA CARGO
1 Entrega
de
correspon
dencia.
Entregar a las
dependencias de acuerdo a
la competencia del
documento entregado por el
punto de recepcin
Dependenci
a que
recibe.
Funcionari
o
correspon
diente.
Documento
s recibidos.
Planilla
2 Respuesta
a
comunicac
iones.
Determinar asignacin del
funcionario competente
para dar respuesta a la
comunicacin.
Compilar informacin,
analizar y proyectar
respuesta y entrega para su
revisin.
Realizar los ajustes
Todas las
reas.

Lder del
rea.

Funcionari
os
asignados
.
Documento
s.

Proyecto de
documentac
in.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

necesarios y enviar para
firma del Lder del proceso
Punto de control
Firma del lder del
proceso.
3 Entrega
de
comunicac
in punto
de
recepcin.

Entregar la comunicacin
de respuesta para su envo
al punto de recepcin.
Punto de control
Copia con radicado
respectivo y
certificado de envo.
Todas las
reas.
Funcionari
o de la
dependen
cia
Funcionari
o del
punto de
recepcin.
Comunicaci
n.

N.A

4 Revisin Verificar en el Aplicativo
(MIDOC), mediante reporte
recordatorio de
correspondencia sin
contestar, cada mes (1).
Enviar a la dependencia
competente el recordatorio
de correspondencia sin
contestar por e mail,
segn el caso.
Punto de control
Recordatorio de
correspondencia sin
contestar.
Gestin
documental
Funcionari
o del
punto de
radicacin
.
Email.
5 Seguimien
to
Realizar el seguimiento de
correspondencia sin
contestar a travs del
recordatorio de
correspondencia sin
contestar por e mail, si
para el reporte del segundo
mes es reiterativo la
Gestin
documental
Lder de
proceso
de archivo
y
correspon
dencia /
funcionari
o que
Email.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

dependencia competente,
segn el caso.
labora en
punto de
recepcin


Realizado por:
Nora Garzn Morales
Revisado por:
Fecha:
Octubre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Distribucin de documentos. CDIGO:AF-AC-53
PRODUCTOS: documentos.
OBJETIVO: Verificar y controlar la salida y entrega de documentos del Instituto Caro y Cuervo,
velando por su entrega oportuna al destinatario.
ALCANCE: Inicia con la remisin al punto de recepcin de los documentos con sus respectivos
soportes para su distribucin y va hasta entregar los documentos a las dependencias
competentes.
DEFINICIONES:

Distribucin de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a
su destinatario.
Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una tarea o un proceso.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor
y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Documento: Informacin y su medio de soporte.
Documento Interno: Datos y su medio de soporte generados al interior de la Entidad, hacer
referencia a los siguientes documentos: manuales, instructivos, planes, registros y programas
entre otros.
Documento Externo: Se refiere a los documentos de origen externo, es decir, los que no son
elaborados por al Entidad, algunos de estos pueden afectar el SGC de la entidad como las
especificaciones, referencias, cdigos, normas, entre otros.
Lder de Proceso: Persona que encabeza un proceso o responsable principal.
Registro: Documento que suministra resultados obtenidos y proporciona evidencia de las
actividades desempeadas.
Responsabilidad: Derecho natural u otorgado a un individuo en funcin de su competencia para
reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho.
SGC: Sistema de Gestin de la Calidad
PGD: Programa de Gestin Documental
CONDICIONES GENERALES: Todas las comunicaciones deben ser proyectadas para la firma
de los funcionarios responsables de acuerdo con lo establecido en la Resolucin 092 de 2012
MARCO LEGAL:
Ley 594 de 2000
NTC ISO 9001:2008
NTC-GP1000/2009

RESPONSABLE REGISTRO
S
SIA
REA CARGO

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

1 Firma de
comunicacio
nes.
Proyectar las
comunicaciones para la
firma de los funcionarios
responsables de firmar
comunicaciones
Todas las
reas
productoras de
documentos
Funciona
rio
correspo
ndiente.
Document
o
producido.

2 Remisin de
comunicacio
nes.
Remitir al punto de
recepcin los documentos
con sus respectivos
soportes para su
distribucin.
Todas las
reas
productoras de
documentos
Funciona
rios
asignado
s.
Document
os.

3 Revisin.

Verificar el cumplimiento de
los requisitos de los
documentos a enviar.
Gestin
documental
Funciona
rio del
punto de
recepci
n.
Document
os.

N.A

4 Radicacin
en sistemas
Mi Doc.
Registrar y radicar los
documentos en la base de
datos MIDOC e imprimir
rotulo de radicado.
Punto de control:
Consecutivo de
correspondencia
Gestin
documental
Funciona
rio del
punto de
radicaci
n.
Document
os.

5 Distribucin
de
corresponde
ncia.
Distribuir los documentos
utilizando diferentes medios
(fax, correo tradicional,
correo electrnico, pgina
web.
Devolver la copia radicada
con el correspondiente
reporte de envo a la oficina
productora para archivar en
el correspondiente
expediente.
Punto de control
VoBo. Del
Gestin
documental.
rea
productora.
Mensajer
o.

Funciona
rio de
radicaci
n.
Document
os

Copia

Reporte
de entrega

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

subdirector
6 Archivo de
corresponde
ncia.
Conformar el consecutivo
de comunicaciones oficiales
que salen del Instituto Caro
y Cuervo (en electrnico)
Gestin
documental
Funciona
rio de
recepci
n
Copia
document
os
enviados.

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS.
1 Radicacin
en Mi Doc
Recibir y verificar la
competencia institucional,
registrar y radicar en la
base de datos MIDOC, de
acuerdo con TRD.
Gestin
documental
Funciona
rio de
recepci
n
Registro
(Aplicativo
)
N/A
2 Direccionami
ento
Identificar las dependencias
destinatarias de acuerdo
con la competencia para su
direccionamiento.
Gestin
documental
Funciona
rio de
recepci
n
N/A N/A
3 Clasificacin Clasificar y organizar los
documentos en los
casilleros.

Gestin
documental
Funciona
rio
Mensajer
o
N/A

N/A
4 Entrega de
corresponde
ncia
Entregar los documentos a
las dependencias
competentes

Punto de control
Firma planilla
registro
correspondencia
recibida.
Gestin
documental
Funciona
rio
Mensajer
o

Registro
de
correspon
dencia
recibida
.

Realizado por:
Nora Garzn Morales
Revisado por:
Fecha:
Octubre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

SUBPROCESO SERVICIOS GENERALES

PROCESO: Recursos Fsicos SUBPROCESO: Servicios Generales
PROCEDIMIENTO: Supervisin de servicios generales CDIGO:RF-SG-54
PRODUCTOS: Aseo y mantenimiento , seguridad y cafetera
1.INFORMACINGENERALPROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Garantizar el mantenimiento, preventivo la seguridad, y atencin de cafetera y aseo
de inmuebles.
ALCANCE: Desde la Identificacin de las necesidades hasta el seguimiento y reporte de
novedades en materia de servicios generales.
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Contratos vigentes
CONDICIONESGENERALES: Las instalaciones deben permanecer en perfectas condiciones de
aseo y seguridad con el fin de contar con un ambiente libre de riesgos de salud y seguridad, tanto
para los funcionarios de planta como los contratistas del instituto y para los visitantes.

2.INFORMACINESPECFICADELPROCEDIMIENTO
REA CARGO
1 Identificacin
de
Necesidades
Se identifica las
necesidades de
servicios de:
vigilancia
cafetera y aseo
para las sedes de
Bogot
Yerbabuena
Subdireccin
Administrativa
y Financiera,
Administracin
Yerbabuena
Subdirector,
Profesional
responsable
de la
Administraci
n de
Yerbabuena
Plan de
Compras
N.A
2 Se incorpora
en el plan de
compras de la
vigencia
Identificadas las
necesidades en
materia de
servicios
generales se
incluyen en el
Plan de Compras
de la Vigencia
siguiente
Subdireccin
Administrativa
y Financiera
Subdirector,
Profesional
responsable
de la
Administraci
n de
Yerbabuena
Plan de
Contrataci
n
N.A
3 Se realiza
proceso
contractual
Se surte el
trmite de estudio
de mercado,
etapa
rea J urdica,
Profesional
Administrador
Yerbabuena
rea J urdica Contrato SECOP

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

precontractual
4 Supervisin de
contratos
Perfeccionados
los contratos y
establecido el
inicio de los
mismos, se
formaliza la
supervisin para
la ejecucin y
seguimiento a las
actividades.
Punto de
control
Supervisor Supervisor Informacin
requerida a
los
contratistas
segn sea
el caso.
N.A
5 Se realiza
induccin al
personal
Al personal
vinculado a los
contratos de
servicios
generales, se le
imparte la
correspondiente
induccin en
cuanto a las
funciones a
realizar, como el
alcance del
mismo y
condiciones de
desempeo de
sus actividades.
Supervisor Supervisor Compromis
os
contractuale
s de las
partes.
N.A
6 Cronograma
de actividades
semanal
Coordinacin
entre el
administrador y el
Supervisor, sobre
el cronograma y
secuencia de
actividades a
desarrollar en
materia de
servicios
generales de
forma semanal.

Supervisor
Administracin
Yerbabuena
Administrado
r
Cronogram
a
N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

7 Seguimiento al
cronograma
Se verifica el
cumplimiento de
actividades de
acuerdo al
cronograma
planteado.
Punto de
control
Administracin
Yerbabuena
Administrado
r-Supervisor
Comunicaci
n
permanente
con
Contratistas
N.A
8 Observaciones
al
cumplimiento
del contrato
Se reportan
observaciones a
los contratistas
con copia a la
Subdireccin
Administrativa y
Financiera
Administrador-
Supervisor
Supervisor Reporte de
Novedades
N.A
9 Pago peridico
de cuentas
Se recibe
facturas con
soportes
necesarios para
el pago y se
tramita cuenta
ante el rea
financiera
Administrador
- Supervisor
Administrado
r - Supervisor
Pagos
segn lo
contratado
N.A
1
0
Liquidacin del
Contrato
Se reciben
informes de
actividades, y se
hacen
aclaraciones al
cumplimiento del
Contrato y se
proyecta Acta de
Liquidacin.
Administrador
- Supervisor
Administrado
r - Supervisor
Acta de
liquidacin
Informa
cin
financie
ra
soporte
para
liquidac
in

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Analizar nuevos requerimientos de servicio
para Aseo, Vigilancia y mantenimiento preventivo de las sedes, confrontar demanda de servicios
frente a limitacin de recursos presupuestales.

3.CONTROLDECAMBIOS
Elaborado por:
Daniel Alam Diab
Revisado por:
Paola Gaitn Martnez- Ricardo Francisco
Daza Gamba
Fecha:
Octubre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Proceso de Gestin Jurdica
PROCESO: Gestin J urdica SUBPROCESO: N.A
PROCEDIMIENTO: Representacin J udicial y Extra J udicial CDIGO: GJ -RJ -55
PRODUCTOS: Representacin judicial y extrajudicial de la entidad ante las entidades judiciales.
OBJETIVO: Realizar un anlisis jurdico a los hechos y pruebas que permitan concluir si se debe
dar inicio a un proceso, determinando su clasificacin y el operador judicial competente que
tendr conocimiento del mismo.
ALCANCE: Se inicia con la notificacin de la demanda y culmina cuando la sentencia se
encuentra ejecutoriada. Aplica para todos los procesos judiciales.
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Cdigo de Procedimiento Civil, 2. Cdigo Laboral, 3.
Cdigo Contencioso Administrativo Y 4. Cdigo Penal
CONDICIONES GENERALES: Las etapas procesales por la cuales transcurre el proceso son:
Admisin de la demanda.
Notificacin de la demanda al demandado
Informe al Comit de Conciliacin de la entidad sobre el tema objeto de la accin para que
resuelvan la procedencia de conciliar o continuar con la defensa
Traslado de excepciones al demandante si se formulan en la contestacin de la demanda,
con ello el Operador J udicial pone en conocimiento del demandante las excepciones, para
que si lo considera pertinente presente los argumentos que pretendan dejarlas sin
fundamento.
Auto que abre el proceso o pruebas, en dicho auto el operador judicial ordena la prctica
de pruebas, ya sea documentales, testimoniales, periciales, entre otros.
Auto que concede el trmino para presentar los alegatos de conclusin, que son los que
contienen la defensa final de ambas partes.
Sentencia, el operador judicial previo anlisis de los argumentos, de las pruebas y de los
alegatos de conclusin emite un pronunciamiento de fondo que concluye en negar o
acceder las pretensiones de la demanda. Contra dicha providencia el demandante o el
demandado podr proponer el recurso de apelacin si fuere procedente dependiendo de
la cuanta de la demanda.
REA CARGO
1 Remitir auto
de notificacin
de la demanda
Cuando el Instituto es
demandado el Operador
J udicial notifica al
representante legal del ICC
del auto admisorio de la
demanda quien remite al
rea jurdica
Direccin Asistente
Direccin
Auto NA

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

2 Analizar
contenido de
la demanda
Se hace un anlisis jurdico
del contenido de la
demanda y sus anexos.
Posteriormente se oficia al
rea implicada para que
enve el informe sobre los
hechos que dieron origen a
la accin judicial y aporte
los documentos que
sustenten dicha informacin

Punto de control
rea
J urdica
rea
J urdica
NA NA
3 Realizar
anlisis
jurdico para
contestacin
de
la demanda
Para la contestacin de la
demanda, se realiza un
anlisis jurdico con el fin de
establecer los
argumentos de la defensa.
Dichos argumentos, se
soportan en la normatividad
externa e interna, la
jurisprudencia de las altas
cortes y la doctrina en
general.
rea
J urdica
rea
J urdica
NA NA
4 recaudar las
pruebas y
elaborar los
alegatos de
conclusin y
escrito de
apelacin si
hay lugar a
este
Para el desarrollo de la
etapa probatoria y la
elaboracin de los alegatos
de conclusin, deber
efectuar un estudio y
explicacin jurdica de los
hechos, pruebas decretadas
y tomadas en el proceso,
los argumentos de la
defensa. y las normas,
jurisprudencia y doctrina
que dan lugar a la
contestacin de esta accin.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

5 Revisar los
estados
procesales de
la
demanda
Despus de radicada la
contestacin a la
demanda, se revisan los
estados en el juzgado
donde se tramita la
demanda y las
publicaciones
del boletn judicial, con el fin
de notificarse de las
actuaciones que se surtan
en el curso del proceso.
NOTA: Se deben revisar
dichos estados porque en
stos el juez comunica
todas las decisiones
referentes al proceso que
se est en curso.
rea
J urdica
rea
J urdica
NA NA
6 Notificar
sentencia
Finaliza una vez la
sentencia queda
ejecutoriada,
ya sea porque contra la
misma no se interponen
los recursos o una vez ser
resuelvan stos por el
Superior.
Una vez la sentencia est
ejecutoriada el
Instituto debe cumplirla.

Punto de control
rea
J urdica
rea
J urdica
Notificaci
n
NA

Realizado por:
Misael Fernando Castro
Revisado por:
Fecha:
Octubre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCESO: Gestin J urdica SUBPROCESO:
PROCEDIMIENTO: Emisin de conceptos CDIGO: GJ -AJ -056
PRODUCTOS:
OBJETIVO: Prestar asesora jurdica a las diferentes reas de acuerdo a las funciones del
Instituto
ALCANCE: Inicia con la recepcin de las solicitudes de conceptos jurdicos de las diferentes
reas. Finaliza con el archivo de la copia de recibido del concepto de acuerdo con la tabla de
retencin documental del rea.
DEFINICIONES:
MARCO LEGAL: 1.Cdigo de Procedimiento Civil, 2. Cdigo Laboral, 3. Cdigo Contencioso
Administrativo Y 4. Cdigo Penal
REA CARGO
1 Recepcin
de solicitud
de concepto
jurdico

Recibe de las reas del ICC
la solicitud de concepto
jurdico.
rea
J urdica
rea
J urdica
Oficio,
Correo
electrnico
N.A
2 Estudio y
respuesta
Estudia y analiza la
solicitud, teniendo en
cuenta las normas que
rigen para la materia y la
jurisprudencia que exista al
respecto.

Punto de control
rea
J urdica
rea
J urdica
N.A N.A
3 Respuesta De acuerdo con el tema
hace proyecto de
respuesta.

rea
J urdica
rea
J urdica
Proyecto de
Respuesta
N.A.
4 Firma Firma el oficio o
memorando de respuesta

rea
J urdica
rea
J urdica
Oficio con
respuesta
N.A
5 Envo Enva el concepto jurdico a
las reas solicitante.
rea
J urdica
rea
J urdica
Planilla de
correspond
encia
N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

6 Archivo Archiva copia del concepto
de acuerdo con la tabla de
retencin documental del
rea.

rea
J urdica
rea
J urdica
Tabla de
Retencin
N.A


Realizado por:
Revisado por:
Fecha:
Octubre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCESO: Gestin J urdica SUBPROCESO: N.A

PROCEDIMIENTO: Proyeccin y Firma de Actos Administrativos CDIGO: GJ -AA-57

PRODUCTOS: Actos Proyectados y Aprobados Direccin

OBJETIVO: Proyectar los actos administrativos internos solicitados por la direccin
ALCANCE: Desde la recepcin de la solicitud hasta archivo y notificacin del acto administrativo

DEFINICIONES:


CONDICIONES GENERALES: El rea jurdica debe revisar y dar visto bueno a todos los actos
administrativos promulgados por el ICC incluye as: Los de presupuesto, Contratacin, Personal y
Sistemas Integrados de Gestin.

MARCO LEGAL: Constitucin Poltica y Cdigo Contencioso Administrativo


N ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTR
OS
SIA
REA CARGO
1 Recepcin
Solicitud
Recepcin de la
solicitud en el rea
J urdica
rea
J urdica
rea J urdica Planillas
correspo
ndencia

N.A
2 Seguimiento
Correspondenc
ia
El documento o la
solicitud es
recibido y sus datos
se ingresan
en la aplicacin de
correspondencia
rea
J urdica
rea J urdica N.A Base de
Datos
Correspo
ndencia
Recibida
3 Anlisis y
Solicitud
Analiza la solicitud de
acto
administrativo a
elaborar y
decide sobre las
herramientas y
la literatura jurdicas
a utilizar, en
coordinacin con el
rea solicitante
rea
J urdica
rea J urdica N.A N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Punto de
control

4 Proyecto de
Acto
Administrativo
Elabora proyecto de
acto
administrativo
rea
J urdica
rea J urdica Proyecto
Acto
Administr
ativo

N.A
5 Verificacin Remite a Direccin y
a la Subdireccin
Administrativa y
Financiera para
revisin.
Direccin
y
Subdirecci
n
Administr
ativa y
Financiera
Director(a) y
Subdirector
(a)
Administrativ
o y
Financiero
N.A N.A
6 Ajustes Realiza los ajustes
solicitados al
proyecto de acto
administrativo
rea
J urdica
rea J urdica N.A N.A
7 Aprobacin y
Firma
Aprueba y firma el
acto
administrativo
ajustndose a los
parmetros exigidos
en el
manual de
correspondencia y
archivo
Direccin
y/o
Subdirecci
n
Administr
ativa y
Financiera
Director(a)
y/o
Subdirector
(a)
administrativo
y financiero
Acto
Administr
ativo
Firmado
N.A
8 Numeracin Numera el acto
administrativo
Subdirecci
n
Administr
ativa y
Financiera
Asistente
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera
Acto
Administr
ativo
Firmado
y
Numerad
o
N.A
9 Notificacin Cita para notificacin
o
comunica al
interesado.
Subdirecci
n
Administr
ativa y
Financiera
Asistente
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera
N.A N.A
10 Comunicacin
notificacin
Notificacin
Personalmente o por
edicto
Subdirecci
n
Administr
ativa y
Asistente
Subdireccin
Administrativ
a y
Notificaci
n
N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Financiera Financiera
11 Archivo Archiva original y
distribuye copias a
los interesados.
Subdirecci
n
Administr
ativa y
Financiera
Asistente
Subdireccin
Administrativ
a y
Financiera
N.A N.A
Realizado por:
Revisado por:
Fecha:
Octubre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCESO: Gestin J urdica SUBPROCESO:
PROCEDIMIENTO: Agotamiento Va Gubernativa

CDIGO: GJ -VG-58
PRODUCTOS:
OBJETIVO: Velar por la existencia de la instancia de impugnacin de los actos administrativos
para poner fin a las actuaciones administrativas del Instituto.

ALCANCE: Todos los Actos administrativos

DEFINICIONES:

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Cdigo Contencioso Administrativo.

MARCO LEGAL: Cdigo Contencioso Administrativo

REA CARGO
1 Recepcin
del
Recurso
de
reposicin
en
subsidio
de
Apelacin
Recibir el memorial del
recurso de reposicin y
eventualmente
de apelacin.

Punto de control
Recepcin
/
Correspon
dencia
Asistente
de
Correspon
dencia
Planilla de
Correspon
dencia
Aplicativo
de
Correspond
encia
2 Remisin Remitir a Oficina J urdica Recepcin
/
Correspon
dencia
Asistente
de
Correspon
dencia
Planilla de
Correspon
dencia
N.A
Anlisis 1. Verificar si el Recurso
de reposicin cumple los
requisitos
contemplados en el Art.
52 del C.C.A.
rea
J urdica
rea
J urdica
Resoluci
n Pruebas
de Oficio
solicitud
de
Pruebas
N.A
2. Si no cumple con los
requisitos procede a
elaborar Acto
administrativo de
Rechazo del Recurso
(art 53 del C.C.A.)

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

3. Si cumple, se procede
a revisar si hay solicitud
de pruebas o si es
necesario decretarlas.
4. Decretar pruebas de
oficio o las solicitadas
por el peticionario
mediante la elaboracin
de acto administrativo.
5. En caso de que las
pruebas solicitadas por
el peticionario
no sean idneas o sea
imposible realizarlas,
elaborar el acto
administrativo que niega
la prctica de las
pruebas u ordena las
que se consideren
necesarias de oficio.
Nota: Contra este
acto procede el recurso
de apelacin.
6. Enviar para firma de la
Secretara General quien
ordena o niega la
prctica de pruebas y a
su vez elaborar y remitir
los oficios que resulten
de las pruebas
decretadas. Nota: El
rea J urdica deber
estar al tanto de los
tiempos perentorios que
establece el Cdigo
Contencioso
Administrativo para
resolver el recurso y la
prctica de pruebas.
Firma de Director y
Secretario (a) General
Direccin
Y
Subdirecci
n
Administra
tiva y
Director(a)
y
Subdirecto
r (a)
Administra
tivo y
N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Financiera Financiero
8. Notificacin y/o
comunicacin del Auto
que niega o aprueba las
pruebas respectivamente
Subdirecci
n
Administra
tiva y
Financiera
Subdirecto
r (a)
Administra
tivo y
Financiero
N.A
9. Una vez notificado del
auto que niega o
aprueba las pruebas,
remitir el expediente o el
proceso a la oficina
jurdica para efectos de
que:
a. Practique las pruebas
del trmino legal
b. Verificacin y
seguimiento a las
pruebas que se hayan
comisionado a otra
instancia dentro de los
trminos legales. (Para
lo cual deber hacer los
requerimientos del caso
sean escritos o verbales.
10. Recepcionadas las
pruebas en caso de que
se hubiera ordenado
Proceder a sustanciar el
recurso.
11. Elaborar acto
administrativo para firma
del Subdirector (a)
Administrativo y
Financiero y/o Director.
rea
J urdica
rea
J urdica
N.A
12. Remitir a J efe
jurdica para su
aprobacin con su Vo Bo
3 Notificaci
n
Notificar al Usuario sobre
la decisin de
conformidad al C.C.A.
Subdirecto
r (a)
Administra
tivo y
Financiero
rea
J urdica
Oficio de
Notificaci
n
N.A
4 Archivo Se archiva la
documentacin de
rea
J urdica
N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

acuerdo con las polticas
de archivo.

Realizado por:
Revisado por:
Fecha:
Octubre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Proceso de Control y Evaluacin
PROCESO: Control y Evaluacin SUBPROCESO: N/A
PROCEDIMIENTO: Auditora Interna CDIGO: CI-CE-059
PRODUCTOS: Programa de auditora, plan de auditora, informe de auditora, planes de
mejoramiento e informes de seguimiento.
OBJETIVO:
Identificar elementos de mejora con fundamento en la evidencia suficiente y competente, hallada
en las diferentes etapas de la auditora, con el fin de que los informes definitivos sirvan de apoyo
a los directivos en el proceso de toma de decisiones, y contribuyan al fortalecimiento del Sistema
de Control Interno y de Gestin de Calidad del Instituto Caro y Cuervo.
ALCANCE:
Inicia con la elaboracin del Programa Anual de Auditoras para la vigencia, termina con la
presentacin del informe definitivo de auditora y el seguimiento a la formulacin de acciones
correctivas, preventivas y de mejora o planes de mejoramiento propuestas a partir de los
hallazgos de auditora formulados

DEFINICIONES:

Auditora interna:
Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de
manera objetiva, permiten determinar la extensin en que se cumplen los criterios definidos para
la auditora.
Auditor: Persona capacitada y experimentada que se designa por una autoridad competente
como responsable de ejecutar la auditora sobre la cual mantienen una posicin objetividad,
imparcial e independiente
Auditado: representada por uno o varios personas designados en la etapa de planificacin de la
auditora, para atender y responder a esta
Conformidad (C): Corresponde a aquel hallazgo en el que los requisitos verificados cumplen a
satisfaccin con los referentes (normas, procedimientos, protocolos, etc.)
Observacin: Situacin susceptible de mejora que no significa el incumplimiento de un requisito.
No conformidad menor (ncm): Corresponde a un incumplimiento espordico o parcial de un
requisito o que no genera un impacto en el usuario.
No conformidad Mayor (NCM): Incumplimiento repetitivo o total de un requisito o que afecta al
usuario.
Planes de mejoramiento:
Conjunto de elementos de control que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para
corregir las desviaciones encontradas en el sistema de control interno y en la gestin de
operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de autoevaluacin, evaluacin
independiente y en las observaciones formales provenientes de los rganos de control.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Normatividad legal vigente, planes, programas, procesos,
procedimientos, normatividad interna, resultados de las auditoras y recomendaciones

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013


Programa de auditora :
Existen dos tipos de auditora interna, las de gestin y las de calidad. Las primeras estn
referidas al cumplimiento de la normatividad que regula la entidad, en virtud de las disposiciones
previstas en la Ley 87 de 1993. Las auditoras de calidad, por su parte, estn orientadas a evaluar
el cumplimiento de los requisitos de la norma tcnica de calidad a la que se acoja la entidad. Los
resultados de las auditoras internas son un insumo para las revisiones de la Direccin

Para la programacin de las auditoras de gestin se tendrn en cuenta criterios tales como
representatividad de procesos, observaciones de auditoras anteriores, hallazgos formulados por
los entes de control, disposiciones legales y reglamentarias, decisiones de la alta Direccin.

En tanto que las auditoras de calidad se planificarn de tal manera que se revise el cumplimiento
integro de la norma de calidad que adopte la entidad, en todos los procesos del Instituto Caro y
Cuervo, al menos una vez cada dos aos, para ello los auditores podrn valerse de listas de
chequeo u otros instrumentos de verificacin para efectuar dicha revisin.

El programa de auditora debe ser puesto a consideracin del Comit de Coordinacin del
Sistema de Control Interno, actividad que se realizar en el primer trimestre de la vigencia. Se
efectuar reprogramacin, cuando por solicitud de la Direccin o por necesidades del servicio se
deban revisar asuntos que no estn incluidos en aqul, sin que se requiera la aprobacin del
Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno, no obstante, se informar a los
integrantes de este las modificaciones efectuadas.

En el programa anual de auditora se dejar registro de quienes actan como auditores de calidad
y como auditores de gestin, en todo caso se definir el auditor responsable de su ejecucin

Seleccin De Auditores
Para realizar las auditoras de calidad el Profesional Especializado con funciones de Control
Interno podr valerse del equipo que se le designe para tal efecto, esto es auditores internos de la
entidad o una firma externa. Se debe tener presente que las auditoras deben ser realizadas por
personal independiente a los procesos que sern objeto de evaluacin.

Criterios De Auditora
En el evento en que se designen dos o ms auditores para realizar una auditora especfica, el
Profesional con funciones de Control Interno debe establecer quien tendr la funcin de auditor
lder, quien a su vez ser responsable de realizar el plan de auditora, ejecutar oportunamente la
auditora, realizar reuniones de apertura y cierre de auditora, as como elaborar el respectivo
informe de auditora.

El lder de proceso deber coordinar la ejecucin de acciones correctivas, preventivas y/o de
mejora necesarias para eliminar las no conformidades y observaciones, de acuerdo con lo
establecido en el procedimiento definido para el efecto.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Diferencias Entre Auditora De Calidad y Auditora De Gestin
Auditoras Al Sistema De Gestin De Calidad
1. Apuntan a la verificacin de los factores mnimos de calidad que deben cumplir las
entidades de conformidad con la norma tcnica.
2. Se centra en los procesos y procedimientos definidos en el marco del Sistema de Gestin
de Calidad.
3. El auditor interno de calidad no identifica riesgos ni puntos de control.
4. El trmino para la realizacin de la auditora es ms corto con relacin a las auditoras de
gestin.
Auditoras De Gestin
1. Apuntan a la verificacin del cumplimiento de la normatividad aplicable a la entidad, en los
trminos establecidos en la Ley 87 de 1993.
2. Constituyen prueba para iniciar procesos disciplinarios, fiscales y penales.
3. Velan por el cumplimiento de las leyes, normas, polticas, procedimientos, planes,
programas, proyectos y metas de la organizacin.
4. A partir de los hallazgos formulados, se pueden identificar riesgos y proponer puntos de
control.
Evaluacin de auditores:
El auditor ser evaluado por el Profesional Especializado con funciones de control interno, una
vez verifique la formulacin de las acciones correctivas, preventivas o de mejora. Para ello se
podr valer de la opinin de otros auditores o de los auditados y tendr en cuenta las siguientes
variables:
1. Entrega de informes de auditora dentro de los plazos establecidos
2. Claridad y objetividad en la formulacin de hallazgos identificados en la auditora
3. Organizacin de los papeles de trabajo que soportan los hallazgos formulados.

MARCO LEGAL: Ver normograma

DEPENDEN
CIA
CARGO
1 Planeacin de
la auditora
Proyectar y presentar al
Comit de
Coordinacin de
Control Interno,
para su aprobacin el
programa anual de
auditoras a
desarrollar durante la
vigencia

Punto de control

Control
Interno
Profesional
Especializa
do con
funciones
de Control
Interno
Programa
anual de
auditoras
(FORMATO
)
Acta de
comit de
Coordinaci
n del
Sistema de
Control
Interno
N.A.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

2 Planeacin de
la auditora
Informar a los auditores
el tema o proceso a
auditar
Control
Interno
Profesional
Especializa
do con
funciones
de Control
Interno
Mensaje
por correo
electrnico
o
memorando
N.A.
3 Planeacin de
la auditora
Proyectar el plan de
auditora de acuerdo
con el tema o proceso
a auditar, a partir de la
normatividad legal
vigente y los
procedimientos
referidos al proceso a
auditar.

Punto de control

Control
Interno o
equipo
auditor
Profesional
Especializa
do con
funciones
de Control
Interno

Profesional
Universitari
o de Control
Interno o
equipo
auditor
(Auditor
lder)
Plan de
auditora
(FORMATO
)
N.A.
4 Planeacin de
la auditora
Informar al auditado el
plan de auditora

Control
Interno
Profesional
Especializa
do con
funciones
de Control
Interno
Profesional
Universitari
o de Control
Interno
Mensaje
por correo
electrnico
o
memorando

5 Desarrollo de
la auditora
Realizar la reunin de
apertura. Se presentar
a los auditados el plan
de auditora, el cual
contiene los siguientes
criterios:
1) El objetivo y alcance
de la auditora. 2)
Cronograma 3)
Metodologa a emplear
de acuerdo con las
tcnicas de auditora.
(Entrevistas, Inspeccin
fsica, documental
Control
Interno o
equipo
auditor
Auditor
lder
Profesional
Especializa
do con
funciones
de Control
Interno

Profesional
Universitari
o de Control
Interno o

Equipo
auditor
Formato de
asistencia
N.A.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

Revisin de
documentos y
registros)
6 Diligenciar el
formato
relacin de
hallazgos de
auditora
La situacin detectada
se clasificar como
conformidad,
observacin y/o no
conformidad mayor o
menor, atendiendo la
definicin prevista en
las condiciones
generales de este
procedimiento
Control
Interno o
equipo
auditor
(Auditor
lder)
Profesional
Especializa
do con
funciones
de Control
Interno

Profesional
Universitari
o de Control
Interno o

Equipo
auditor
Formato
relacin de
hallazgos
de auditora
(FORMATO
)
N.A.
7 Realizar
reunin de
cierre
En este espacio se
presentarn las
conclusiones generales
de la auditora.
En su lugar el auditor
podr remitir la relacin
de hallazgos de
auditora al auditado
para
que ste se pronuncie
sobre los hallazgos y
emita las
observaciones que
considere necesarias
Control
Interno o
equipo
auditor
(Auditor
lder)
Profesional
Especializa
do con
funciones
de Control
Interno

Profesional
Universitari
o de Control
Interno o

Equipo
auditor
N. A. N.A.
8 Elaborar el
informe
preliminar de
auditora
Este informe contendr
el objetivo, alcance,
procedimiento y
resultado de la
auditora al cual se
anexar la relacin de
hallazgos de auditora,
soportada con los
papeles de trabajo.

Punto de control

Control
Interno o
equipo
auditor
(Auditor
lder)
Profesional
Especializa
do con
funciones
de Control
Interno

Profesional
Universitari
o de Control
Interno o

Equipo
auditor
Informe de
auditora
(FORMATO
)
N.A.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

9 Presentacin
resultado de
auditora
Remitir el informe
preliminar de auditora
a los auditados
Punto de control

Control
Interno
Profesional
Especializa
do con
funciones
de CI
Informe de
auditora
(FORMATO
)
N.A.
1
0

Recibir
observaciones
de los
auditados, las
cuales se
remitirn a los
auditores
Los auditados pueden
formular las
observaciones al
informe preliminar por
escrito, dentro de los
cinco (5) das hbiles
siguientes, contados a
partir de la fecha del
envo o a travs de una
mesa de trabajo
concertada entre el
equipo auditor y los
auditados
Control
Interno
Profesional
Especializa
do con
funciones
de CI
Mensaje
por correo
electrnico
o
memorando
N.A.
1
1
Anlisis de
observaciones
Si existen
observaciones al
informe preliminar,
el auditor verifica contra
los documentos
soportes.
Si hay lugar a ello
ajusta el contenido del
informe.

Control
Interno o
equipo
auditor
(Auditor
lder)
Profesional
Especializa
do con
funciones
de Control
Interno
Profesional
Universitari
o de Control
Interno o
Equipo
auditor
N.A. N.A.
1
2
Remitir el
informe
definitivo de
auditora
Remitir informe de
auditora definitivo con
destino a la Direccin y
con copia a los
auditados

Punto de control

Control
Interno
Profesional
Especializa
do con
funciones
de Control
Interno

Profesional
Universitari
o de Control
Interno
Informe de
auditora
definitivo
N.A.
1
3
Formulacin
plan de
mejoramiento
La dependencia o lder
de proceso auditado,
presenta a Control
Interno el plan de
Lder de
proceso
auditado,
podr
Lder de
proceso
auditado
Plan de
mejoramien
to
(FORMATO
N.A.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

mejoramiento que
implementar para
subsanar los hallazgos
identificados en la
auditora
realizar
acompaa
miento la
dependen
cia de
Control
Interno
)
1
4
Evaluacin de
auditores
Los auditores sern
evaluados una vez
verifiquen la
formulacin de los
planes de
mejoramiento
respectivos .
Control
Interno
Profesional
Especializa
do con
funciones
de CI
Evaluacin
de
auditores
(FORMATO
)

1 Seguimiento al
plan de
mejoramiento
Realizar seguimiento
peridico los planes de
mejoramiento
propuestos, hasta que
se subsanen los
hallazgos identificados

Punto de control

Control
Interno o
equipo
auditor
Profesional
Especializa
do con
funciones
de Control
Interno

Profesional
Universitari
o de Control
Interno o

Informe de
seguimiento
a los planes
de
mejoramien
to

Realizado por:
J ohana Londoo- Bibiana Quesada
Revisado por:
Bibiana Quesada Mora
Ricardo Daza Gamba
Fecha:
Octubre de 2012

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

PROCESO: Control y evaluacin SUBPROCESO:N/A
PROCEDIMIENTO: Atencin requerimientos de organismos externos y
presentacin de informes peridicos establecidos por ley en materia de
control interno.
CDIGO: CI-CE-060
PRODUCTOS: Informe de respuesta requerimiento ente externo, constancia de envo, planes de
mejoramiento por procesos, planes de mejoramiento institucional.
OBJETIVO: Garantizar la atencin oportuna y precisa a los requerimientos realizados por los entes
externos, as como la presentacin de los informes peridicos establecidos por ley, en lo que a
Control Interno se refiere, propendiendo a consolidar y entregar la informacin con la calidad y
suficiencia requeridas.
ALCANCE: Comprende las actividades de recepcin y atencin a los requerimientos realizados
por los rganos externos as como de los informes peridicos establecidos por ley (ver matriz de
informes y seguimientos), la solicitud de informacin a las diferentes dependencias, la
consolidacin y anlisis de la informacin suministrada, la remisin del informe final y la
implementacin de acciones de mejoramiento en atencin a las observaciones planteadas por los
entes externos y/o formuladas por Control interno.
DEFINICIONES:

rganos de control: Son instituciones que no pertenecen a ninguna rama de poder pblico y
cuentan con autonoma administrativa y presupuestal para adelantar las funciones de control que
la constitucin les asigna.

SIRECI: Sistema de Rendicin Electrnica de la Cuenta e Informes, creado mediante resolucin
orgnica 6289 de 2011 y 6445 de 2012 de la Contralora General de la Repblica, con el fin de que
las entidades pblicas puedan presentar su informacin ante el ente de control.

Planes de mejoramiento:
Conjunto de elementos de control que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para
corregir las desviaciones encontradas en el sistema de control interno y en la gestin de
operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de autoevaluacin, evaluacin
independiente y en las observaciones formales provenientes de los rganos de control.



El Decreto 1537 de 2001 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto
a elementos tcnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de Control Interno de las
entidades y organismos del Estado, dispone que uno de los roles que desempean las oficinas
de Control Interno es la relacin con los entes externos.

Las solicitudes de informacin provenientes de organismos externo que involucren a ms de
una dependencia debern ser construidas de forma conjunta, para el efecto Control Interno

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

determinar sobre quien recae la responsabilidad de la consolidacin de la respuesta.

Control Interno implement como herramienta de control la matriz de informes y seguimientos,
la cual contempla el listado de informes que por ley est obligado a presentar la dependencia y
a los informes institucionales a los cuales se les debe hacer seguimiento. Dicha matriz
establece principalmente la normatividad que enmarca cada informe, la periodicidad de
presentacin y el ente solicitante, entre otros campos. Esta herramienta debe ser actualizada
constantemente de tal manera que se ajuste a la normatividad legal vigente.
La dependencia que administra la informacin solicitada es la responsable de resolver los
requerimientos efectuados por los entes externos, el papel fundamental de Control Interno es
servir de puente entre los entes externos y la entidad misma.
Los informes que entregue la administracin deben ser unificados, institucionales e integrales y
se presentarn en los formatos establecidos por los entes externos.
MARCO LEGAL: Ver normograma

DEPENDEN
CIA
CARGO
1

Identificacin
de informes a
presentar

Verificar en la matriz
de informes y
seguimientos el
calendario de los
informes prximos a
presentar
Punto de
control

Control
Interno

Profesional
especializado
con funciones
de control
interno

Profesional
Universitario
de control
interno
Oficio
remisorio
y/o
disposicio
nes de
nueva
normativid
ad legal

Recepcin del oficio
(fsico y/o virtual)
remitido por el ente
externo con el
requerimiento de
informacin,
actualizacin y/o
nueva normatividad
en materia de
presentacin de
informes.
2

Solicitar la
informacin
Identificar fechas
correspondientes
para la presentacin
del informe
Punto de
Control
Interno
Profesional
especializado
con funciones
de control
interno
Memorand
o de
solicitud
y/o correo
electrnico
N.A

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

control

Profesional
Universitario
de control
interno
Determinar las
dependencias
responsables de la
remisin de
informacin
Solicitar a las
dependencias de
manera oficial
(escrita o
electrnica) la
informacin,
estableciendo las
fechas lmite de
envo.
3 Preparacin
de informe
Recepcionar y
verificar que la
informacin
entregada por las
dependencias
cumpla con los
requerimientos
solicitados, de ser
necesario se
analizar la
veracidad de la
informacin y
documentos fuente
(soportes).

Punto de
control
Control
Interno

Profesional
especializado
con funciones
de control
interno

Profesional
Universitario
de control
interno
Informe
consolidad
o

Papeles
de trabajo
(Opcional)

Compilar la
informacin y
elaborar el informe
requerido, con las
recomendaciones
pertinentes, para ser
presentado a efectos
de aprobacin y
firmas.

CONTROL INTERNO
ICC-SIG

VERSIN: 3
abril de 2013

4

Enviar la
informacin
requerida
Realizar el envi del
informe, segn medio
de envo estipulado
por el ente externo
y/o por la
normatividad legal
vigente (fsico, correo
electrnico,
aplicativo), conservar
certificacin de envi
y/o evidencia de este

Punto de
control
Control
Interno

Profesional
especializado
con funciones
de control
interno

Profesional
Universitario
de control
interno
Oficio
remisorio
del
informe (si
fuese
necesarios
)

Constanci
a de envo
N.A
5 Recepcin de
informe del
ente externo

Control Interno recibe
el
Informe, socializa y
verifica resultados de
este con las
dependencias
implicadas.

Si hay lugar a ello
controvierte ante el
rgano externo los
resultados del
informe y gestiona
con las
dependencias
implicadas la
elaboracin y
concertacin de
acciones correctivas,
preventivas y de
mejora.

Control
Interno

Dependen
cias
implicadas
Informe
ente
externo

Acta de
reunin
(Opcional)

N.A
Realizado por:
J ohana Andrea Londoo-
Revisado por:
Bibiana Quesada Mora-
Fecha:
Octubre de 2012

Manual Integrado de Calidad - MICO - V3

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