Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Contenido y precios
Contenido y precios
REPASO DE CONCEPTOS
3/36
EL PROYECTO
GESTIN DE PROYECTOS
GESTIN DE PROYECTOS
Prof. Fernando Noriega
4/36
1.
1.
Factores Fundamentales en Administracin
Factores Fundamentales en Administracin
de Proyectos
de Proyectos
2.
2.
Fases de un Proyecto
Fases de un Proyecto
Planeamiento
Planeamiento
Ejecucin
Ejecucin
Solicitud de Propuesta
Solicitud de Propuesta
2.
2.
Desarrollo de una propuesta de solucin
Desarrollo de una propuesta de solucin
3.
3.
Ejecucin del Proyecto
Ejecucin del Proyecto
4.
4.
Finalizacin del proyecto
Finalizacin del proyecto
FASES DE UN PROYECTO
8/36
1.
1.
Planeamiento detallado
Planeamiento detallado
2.
2.
Programacin y Puesta en Marcha
Programacin y Puesta en Marcha
3.
3.
Control del Proyecto
Control del Proyecto
TERCERA FASE: Ejecucin del Proyecto
9/36
Qu se necesita hacer?
PLANEAMIENTO DEL PROYECTO
PLAN DE
LNEA
BASE
Quin lo har?
Cunto tiempo se
necesitar
Cunto Costar?
10/36
1. Definir claramente el objetivo objetivo del proyecto
2. 2. Dividir el alcance Dividir el alcance en piezas importantes o paquetes
de trabajo
3. 3. Definir las actividades Definir las actividades especficas para cada paquete
de trabajo
4. Presentar de manera grfica las actividades
mediantes un Diagrama de Redes Diagrama de Redes
5. Determinar los Recursos Recursos Necesarios Necesarios
6. 6. Calcular el Calcular el Tiempo Estimado Tiempo Estimado para cada actividad para cada actividad
7. 7. Calcular el Calcular el Costo Estimado Costo Estimado para cada actividad para cada actividad
8. 8. Programar y Presupuestar Programar y Presupuestar el proyecto
9. Desarrollar un Plan de Lnea Base
PLANEAMIENTO DEL PROYECTO
11/36
Consideraciones
Consideraciones
En los proyectos normalmente se exceden los
presupuestos, se incumplen los plazos o se cumplen
parcialmente las especificaciones, porque el plan de el plan de
lnea lnea base no base no est est bien bien definido definido o o porque porque no hay un plan no hay un plan
de de linea linea base. base.
El personal El personal involucrado involucrado en la en la ejecucin ejecucin del del proyecto proyecto
debera debera participar participar en el en el planeamiento planeamiento del del trabajo trabajo; ellos
tienen mejor conocimiento de detalles.
Participando en el planeamiento ayuda a obtener mayor
comprometimiento para cumplir el proyecto.
PLANEAMIENTO DEL PROYECTO
12/36
DIVISIN DE PROCESOS
Proceso
Empresarial
pilar del
negocio
Global
Financing
Planning
Solution
Design
Solution
Delivery
Contract
Management
Cash
Management
Accounting
Contract
Acceptance
Billing
Accounts
Receivable
Accounts
Payable
Taxes
Procesos
Que inician y
terminan con
el cliente
externo
Actividades
que involucran
dos o mas
departamentos
Forecast &
Collection
Credit
Cession
Negotiation
Legal
Acction
Reports
& Files
Tareas
ejecutadas por
un dpto. o un
individuo
Proceso
Clave
Proceso
Sub
Proceso
Actividad
13/36
Riesgo:
probabilidad
probabilidad
de
de
que
que
ocurra
ocurra
una
una
circunstancia
circunstancia
no
no
deseada
deseada o no esperada
Puede
Puede
resultar
resultar
en
en
p
p
rdida
rdida
El administrador del proyecto debe comprender
que
el
el
riesgo
riesgo
es
es
parte
parte
del
del
proyecto
proyecto
El administrador del proyecto debe
promover
promover
discusiones
discusiones
sobre
sobre
el
el
riesgo
riesgo
con el
con el
equipo
equipo
del
del
proyecto
proyecto
ADMINISTRACIN DEL RIESGO
14/36
Elementos
Elementos
de la
de la
administraci
administraci
n
n
de
de
riesgos
riesgos
1. Identificacin del riesgo
2. Evaluacin del riesgo
3. Planeamiento de la respuesta al riesgo
Plan de Contingencia
4. Monitoramiento del riesgo
ADMINISTRACIN DEL RIESGO
15/36
1. Identificacin de Riesgos
Determinar
Determinar
qu
qu
riesgos
riesgos
pueden
pueden
afectar
afectar
adversamente
adversamente
el
el
objetivo
objetivo
del
del
proyecto
proyecto
y
y qu
consecuencias
puede
puede
tener
tener
de
de
cada
cada
riesgo
riesgo
Herramienta
Herramienta
:
: tormenta de ideas
(brainstorming)
(brainstorming)
Para
Para
cada
cada
riesgo
riesgo
identificado
identificado
,
,
deben
deben
ser
ser
relacionadas
relacionadas
las
las consecuencias potenciales
ADMINISTRACIN DEL RIESGO
16/36
2.
2.
Evaluaci
Evaluaci
n
n
del
del
Riesgo
Riesgo
Determinar
Determinar
la
la probabilidad de ocurrencia del riesgo
y el
y el
grado
grado
del
del
impacto
impacto
que
que
se
se
puede
puede
tener
tener
al
al
objetivo
objetivo
del
del
proyecto
proyecto
Priorizar el riesgo
tomando
tomando
como
como
base
base
una
una
potencial
potencial
probabilidad
probabilidad
de
de
ocurrencia
ocurrencia
e
e
impactos
impactos
potenciales
potenciales
Se
Se
puede
puede
usar
usar
la
la
matriz
matriz
de
de
evaluaci
evaluaci
n
n
de
de
riesgos
riesgos
de la
de la
siguiente
siguiente
diapositiva
diapositiva
para
para
organizar
organizar
los
los
riesgos
riesgos
.
.
ADMINISTRACIN DEL RIESGO
17/36
Matriz de Evaluacin de Riesgo
Identificar rutas alternas
Mandar a elaborar las
seales
Colocar seales en todas
las rutas
Anunciar en peridicos.
Allison
El dpto. de
carreteras
publica un
programa de
construccin
A A
Asistencia
reducida
Ingresos
reducidos
Construccin
de la
carretera
Reservar espacio interior
ahora
Reclutar voluntarios para
trabajar las 24 horas en la
instalacin interior
Desarrollar un plan
detallado
Laura
Pronstico
del clima 2
dias antes
del evento
A M
Poca asistencia
Prdida
financiera
Lluvia en el
dia del evento
Plan de Respuesta Responsable
Causa de
la accin
Impacto
(A, M, B)
Probabilidad
de
Ocurrencia
(A, M, B)
Consecuencia Riesgo
A: Alta; M: Media; B: Baja
18/36
3. Planeamiento de la Respuesta al Riesgo
Desarrollar Desarrollar un un Plan de Plan de Acci Acci n n para para reducir reducir el el impacto impacto o o probabilidad probabilidad de de
ocurrencia ocurrencia de de cada cada riesgo riesgo
Establecer Establecer un un punto disparador para para accionar accionar el Plan de el Plan de Acci Acci n n de de
cada cada riesgo riesgo
Definir Definir responsables responsables para para la la implementaci implementaci n n de de cada cada plan de plan de respuesta respuesta
Objetivo Objetivo de un Plan de de un Plan de Riesgo Riesgo: : evitar evitar el el riesgo riesgo, , atenuar atenuar el el riesgo riesgo o o
aceptar aceptar el el riesgo riesgo
Plan de Plan de Contingencia Contingencia: : Acciones Acciones a a implementar implementar si ocurre si ocurre el el riesgo riesgo
La La contingencia contingencia debe debe ser ser incluida incluida en el en el costo costo y y presupuesto presupuesto del del
proyecto proyecto para para pagar pagar gastos gastos adicionales adicionales o o su su implementaci implementaci n n
Debe Debe incluir incluir una una se se al al o o bandera bandera de de advertencia advertencia
ADMINISTRACIN DEL RIESGO
19/36
4. Monitoramiento del Riesgo
Determinar Determinar si si hay hay cambios cambios en la en la probabilidad probabilidad de de ocurrencia ocurrencia
y/o potenciales impactos de alguno de los riesgos
Nuevos riesgos pueden ser identificados y adicionados a la
matriz de evaluacin de riesgos
La Agenda de Agenda de Revisi Revisi n n del del Proyecto Proyecto debe incluir
evaluacin de riesgos.
Debe ser dada atencin especial a los puntos puntos de de
advertencia advertencia para determinar un plan de respuesta
necesario a ser implementado
ADMINISTRACIN DEL RIESGO
20/36
EJECUCIN DEL PROYECTO
Establecer un
Plan de Lnea Base
Poner en prctica
el Plan
Realizar las
actividades
21/36
CONTROL DEL PROYECTO
1. Supervisar el avance para asegurar que todo vaya
segn el plan
2. Mantener un seguimiento:
a. Cules actividades iniciaron y/o terminaron?
b. Cundo lo hicieron?
c. Cunto dinero se ha gastado o comprometido?
3. Clave: recopilar informaciones para medir y
comparar el
progreso
progreso
real y el
real y el
planeado
planeado en forma
peri
peri
dica
dica
y
y
oportuna
oportuna y llevar a cabo
acciones
acciones
correctivas
correctivas
,
, caso necesario
4.
4.
Registrar
Registrar
los cambios
los cambios en el alcance, programa y
presupuesto
22/36
CONTROL DEL PROYECTO
5. Mientras ms temprano se
identifique
identifique
y
y
corrija
corrija
el problema, es mejor
6. El Administrador del Proyecto debe ser
proactivo
7. La tercera fase termina cuando:
a. Todos los requisitos fueron cumplidos
b. El objetivo fue cumplido
c. El Cliente est satisfecho
23/36
PROCESO DEL CONTROL DE PROYECTOS
Establecer Plan
de lnea base
Iniciar el Proyecto
Recopilar infos. sobre
desempeo real
Incluir cambios en el
Plan del Proyecto
Calcular Programa,
Presupuesto y
Pronsticos
Analizar la situacin
Actual en comparacin
con el Plan
Acciones
Correctivas?
Identificar acciones
correctivas e incluir
cambios relacionados
Esperar hasta el
prximo periodo de
presentacin de informes
si
no
Durante cada periodo
de presentacin de
informes
24/36
CUARTA FASE: Finalizacin del Proyecto
1. Se inicia cuando se completa la ejecucin del proyecto y
el cliente acepta el resultado
2. Las actividades relacionadas con la finalizacin del
proyecto se deben identificar e incluir en el Plan de lnea
base, stas pueden ser:
a. Organizar y archivar los documentos del proyecto
b. Recibir y hacer los pagos finales
c. Realizar reuniones de evaluacin
d. Verificar si se entregaron todos aspectos acordados
como: capacitacin, manuales, grficos de flujo,
equipos, programas de computacin, etc
25/36
CUARTA FASE: Finalizacin del Proyecto
3. El gerente del proyecto debe preparar una evaluacin
del desempeo de cada integrante del equipo
4. Tambin debe preparar un reporte final del proyecto
5. Garantizar que todos los pagos hayan sido recibidos del
Cliente
6. Garantizar que todos los pagos de materiales y
contratistas hayan sido efectuados
7. Programar reunin sobre evaluacin del proyecto a
posteriori
8. Celebrar
26/36
AGENDA DE REUNIONES DE EVALUACIN
AGENDA DE REUNIONES DE EVALUACIN
Desempeo tcnico
Desempeo en cuanto a costos
Desempeo del programa
Planeamiento y Control del Proyecto
Relaciones con el cliente
Relaciones de equipo
Comunicacin
Identificacin y solucin del problema
Recomendaciones
CUARTA FASE: Finalizacin del Proyecto
27/36
Promover una reunin reunin para obtener el feedback del
cliente sobre el proyecto entregado
Objetivos Objetivos: :
Indagar si el proyecto proporcion beneficios anticipados
al cliente
Evaluar el nivel de satisfaccin del cliente
Obtener retroalimentacin del Cliente
Los participantes pueden ser: el administrador del
proyecto, el equipo del proyecto y los representantes
del cliente
El
El
Proyecto
Proyecto: construir caminos, aumentar 2 edificios,
proveer servicios, reubicar una carretera y evitar
terrenos pantanosos.
Fueron definidos objetivos claros, un equipo coheso y
comunicaciones frecuentes.
El equipo complet el proyecto con xito, en el plazo y
dentro del presupuesto planeado
EJEMPLO DEL MUNDO REAL
34/36
Caso
Caso
: El
: El
Gran Tnel
Gran Tnel
Este proyecto es el ms grande y complejo proyecto pblico
en la historia de USA y est siendo ejecutado por ms de una
dcada en Boston.
Este proyecto Arteria/Tnel fue diseado para una capacidad
de 250,000 vehculos diariamente.
El proyecto incluye 200 contratos; 161 millas de carretera; 15
millones de pis cbicos de desechos; 29 millas de lneas de
gas, electricidad, telfono, alcantarillas y tubos de agua; y un
tnel de 120 pies abajo del nivel de las calles.
El presupuesto original estimado fue de US$2.2 billones, sin
embargo, estimativas recientes han anotado que es
necesario aprox. US$14 billones.
Sobrenombres: el gran tnel, la gran mentira, el hoyo de
dinero, el gran puerco, etc.
EJEMPLO DEL MUNDO REAL
35/36
Discusin en grupo
36/36
1.
1.
Analizar
Analizar
,
,
diagnosticar
diagnosticar
y
y
plantear
plantear
como
como
son
son
realizados
realizados
los proyectos
los proyectos
en
en
organizaciones
organizaciones
no
no
lucrativas
lucrativas
(
(
Ej
Ej
.
.
ONGs
ONGs
,
,
beneficencias
beneficencias
, etc.) a
, etc.) a
nivel
nivel
de
de
planeamiento
planeamiento
,
,
ejecuci
ejecuci
n
n
,
,
control y
control y
finalizaci
finalizaci
n
n
.
.
2.
2.
Cada
Cada
grupo
grupo
, de 2
, de 2
3
3
participantes
participantes
,
,
debe
debe
plantear
plantear
sugerencias
sugerencias
de ideas
de ideas
que
que
podr
podr
an
an
mejorar
mejorar
los proyectos
los proyectos
que
que
est
est
n
n
siendo
siendo
hechos
hechos
en
en
estas
estas
organizaciones
organizaciones
.
.
3.
3.
Presentar
Presentar
el
el
trabajo
trabajo
escrito
escrito
con
con
los nombres
los nombres
de
de
los
los
integrantes
integrantes
de
de
cada
cada
grupo
grupo
para
para
la
la
clase
clase
de 03/02/09.
de 03/02/09.
Tarea para la prxima clase