Unidad 3

LA ADMINISTRACION Y CONTROL DE PROYECTOS

Ciclo de vida de un Proyecto
Introduccin
Contenidos
Consideraciones generales
Fases de un proyecto
Ciclo de vida de un proyecto
Clasificacin de costos de un proyecto
Clasificacin de costos de un proyecto
Indicadores de rentabilidad
Anlisis de sensibilidad












Introduccin
Para facilitar la gestin, los directores de proyectos o la organizacin pueden dividir los
proyectos en fases, con los enlaces correspondientes a las operaciones de la
organizacin ejecutante.
El conjunto de estas fases se conoce como ciclo de vida del proyecto. Muchas
organizaciones identifican un conjunto de ciclos de vida especifico para usarlos en
todos su proyectos.
Cada fase del proyecto est determinada con el trmino de uno o ms un producto de
trabajo tangible y verificable como puede ser un estudio de factibilidad, un diseo de
detalle, o un prototipo funcional.
La definicin del ciclo de vida del proyecto determinar si el estudio de factibilidad
ser o no tratado como la primera fase del proyecto o como un proyecto separado y
singular.










Nota: Este es un chiste grfico que muestra el ciclo de vida de un proyecto, si bien
hace referencia a un proyecto informtico, la idea es aplicable a cualquier otro. La
situacin muestra una serie de incongruencias entre las distintas fases de un proyecto.
La mayora debidas a fallas en la comunicacin, adems de quedar de manifiesto que
muchas veces los proyectos se toman muy poco tiempo en las fases previas de diseo
y al final eso conlleva a retrasos en la implementacin, rediseos y costos excesivos y
desviaciones en el presupuesto.



Consideraciones generales
Los Ciclos de Vida de un proyecto generalmente definen:
Qu trabajo tcnico debe ser hecho en cada fase (ejemplo Es el trabajo del
arquitecto parte de la fase de definicin o de la fase de ejecucin?).
Quin debe estar involucrado en cada fase (ejemplo. ingeniera concurrente
requiere que los implementadores estn involucrados con los requerimientos y
los diseos).
Las descripciones de los ciclos de vida del proyecto pueden ser o muy generales
o muy detallados. Las descripciones altamente detalladas tienen muchas
formas, tablas y lista de chequeo para proveer estructura y consistencia. Tales
aproximaciones de detalle son llamadas a veces metodologas de
administracin de proyectos.




Esquema












Idea
Perfil
Prefactibilidad
Factibilidad
Desarrollo del Proyecto
Ejecucin y Operacin
Evaluacin Expost
Seguir / Abandono


E Es sp pe er ra a o o
R Re ec ch ha az za a
P PR RE EI IN NV VE ER RS SI IO ON N
I IN NV VE ER RS SI IO ON N
EJ ECUCION
EJ ECUCION




Nota: Este esquema muestra las diferentes etapas del ciclo, comenzando con
la idea, la cual surge para satisfacer alguna necesidad.
Posteriormente se debe definir el perfil de lo que se quiere, para luego pasar al
estudio de pre factibilidad tcnico-econmico, el cual si resulta positivo dar
paso a la siguiente etapa. Hasta aqu se considera como pre inversin y los
costos son de carcter eminentemente administrativos, y los costos de
abandono son menores.
La fase de Inversin se inicia con la fase de Desarrollo del proyecto y
posteriormente la fase de ejecucin que termina con la puesta en vivo u
operacin del proyecto.
Sin embargo que un proyecto entre en operacin no concluye con el ciclo de
vida, hay que hacer una evaluacin expost que significa si lo proyectado
realmente se cumple de acuerdo a lo previsto con los resultados previstos, esta
evaluacin no se realiza inmediatamente, sino a contar de un mnimo de un
ao, de tal forma que de no llegar a alcanzar las cifras proyectadas el proyecto
an puede ser abandonado, obviamente que en esta etapa el costo de salida o
abandono del proyecto es la ms grande, pero si continuar significa acrecentar
las prdidas es mejor abandonarlo.


Fases de un proyecto
* Fuente: Hugo Osorio, Apuntes de Evaluacin de Proyectos, Diplomado Ing. Industrial UTFSM

Idea
Un proyecto nace al generarse una IDEA que se quiere desarrollar
La IDEA surge como consecuencia de necesidades insatisfechas, estableciendo
la magnitud del problema y sealando a quienes afectaran las definiciones
detectadas.
Polticas generales, plan general de desarrollo, complementacin de otros
proyectos en ejecucin o por ejecutar que requieren ser complementadas en
diferentes campos (interdisciplinarios)
Creatividad del ser humano.

Nota: La idea es el elemento clave que da origen a un proyecto, ya que debe ser
innovadora para dar origen a la satisfaccin de una necesidad no cubierta,
cubierta parcialmente o cubierta con costos muy altos.
Tambin la idea puede cubrir aspectos de responsabilidad social con el entorno,
medioambiente u otro que afecte a la comunidad, si n ser por ello considerado
un proyecto social.



Perfil:
Se indican aspectos que permiten valorar la conveniencia y factibilidad de llevar a
cabo la idea.
Incluye anlisis preliminar, superficial y de bajo costo del estudio. Esto disminuye el
riesgo de gastos excesivos en proyectos de resultados NO Rentables.
Son realizados por especialistas, cuyas competencias le deben permitir situarse en
los diversos escenarios en que se desarrollar el proyecto.
Tienen especial importancia en Megaproyectos o proyectos de inversin de gran
envergadura


Pre-factibilidad

Se identifican alternativas que permitan fortalecer la conveniencia de continuar adelante con
el proyecto.
Anlisis en detalle de aspectos identificados en la previa (PERFIL), que inciden en la
factibilidad de proseguir y en la rentabilidad de las posibles alternativas.
Se establece tamao, localizacin y fecha de puesta en marcha del proyecto.
Se realiza informe en el cual se determinan los indicadores econmicos, factores importantes
y en algunos casos definitorios para la toma de decisiones.
Instancia en la cual se toma la decisin de realizar, rechazar o postergar la realizacin del
proyecto.
















Estudio
Tcnico



Otros estudios:
Importante es determinar cuales son las normas y estudios a realizar, una vez
Costos de otros estudios (inversin)
Estudio econmico
o Flujo de caja
Proyecto puro
Alternativas de financiamiento
Proyecto financiado
Indicadores rentabilidad
Anlisis sensibilidad
Anlisis riesgo

Conclusiones
Datos, cifras, ndices, juicios de valor
Decisin de invertir o no


Factibilidad

Se profundiza en el anlisis y estudio de las variables que inciden en el proyecto
Se minimizan las variaciones de costos y beneficios
Etapa intermedia entre la prefactibilidad y el desarrollo del proyecto
Datos ms precisos, no tan estimativos como la fase anterior
Ingeniera de detalles
Planos de construccin y/o remodelaciones (electricidad, alcantarillados, planta
de tratamientos, etc.)
Especificaciones de equipos
Anlisis de materiales
Preparacin de manuales de procedimientos
Adquisicin de activos fijos:
o Terrenos
o Derechos de agua
o Maquinarias
o Permisos municipales
Esquema similar al estudio de prefactibilidad, pero con mucha mayor
profundidad es precisin de clculo




Desarrollo

Se internalizan a cabalidad los riesgos y costos que el proyecto involucra
Se comienza a invertir en el proyecto en imagen y puesta en marcha
Contratacin de gerente, jefe de proyecto y personal
Se revisa la planificacin de puesta en marcha. Carta Gantt y gerenciamiento
del proyecto
Decisin de llevar a cabo el proyecto ha sido tomada definitivamente.
Nota:
Aunque la decisin se haya tomado definitivamente, igual en la fase de
desarrollo el proyecto se puede abortar o dejar en stand by. Ejemplo, proyecto
costanera center, quedo en fase de latencia a la desencadenarse la crisis
financiera mundial.

Evaluacin Ex-Post
Anlisis retrospectivo del proyecto respecto al estudio de prefactibilidad
tcnico-econmico
Catalogacin y anlisis de las estimaciones, desviaciones y errores de las etapas
anteriores del ciclo.
Visualizacin de nuevas alternativas e ideas para mejorar en proyectos futuros
Pregunta: Cumpli o no cumpli respecto a lo determinado en las fases de
estudio y anlisis de rentabilidad?


ETAPA DEL CICLO DEL
PROYECTO
ERROR ACEPTABLE
[ % ]
TIEMPO DE
DURACION (MESES)
TAMAO DEL
INFORME
IDEA ------ ------ _____
PERFIL +/-(30-40) 1 - 1,5 +/- 10 Pginas
PREFACTIBILIDAD +/-(15 - 25) 3 - 4
150-300 pgs.
1-2 volmenes
FACTIBILIDAD +/-(5 - 10) 3 - 5 2 a 5 volmenes
DESARROLLO DEL PROYECTO ------ 6 - 18 -------
EVALUACION EX-POST ------ _____ -------





Nota: Las cifras son estimativas, representando un promedio global, para
llegar a cifras ms certeras hay que especificar el rubro, el tamao y otras
variables que no veremos en el desarrollo del presente curso.




















Nota
En este diagrama se muestra el sentido de los flujos de un Proyecto de
Inversin.
Ntese que el sentido del flujo de la evaluacin ex post, va en sentido
contrario, esto sucede porque el anlisis parte de los resultados y se realiza el
anlisis comparativos con los resultados previstos en las fases precedentes.








EVALUACIN
EX POST
IDEA
PERFIL
PRE
FACTIBILIDAD
FACTIBILIDAD
ABANDONO
OPERACIN
EJECUCIN



CLASIFICACIN DE COSTOS DE UN PROYECTO



Costos de inversin:
Son todos aquellos costos incurridos desde que se adopta la decisin de
ir adelante con el proyecto, hasta su fase de ejecucin y puesta en
marcha.
Comprende todos los costos necesarios para dejar el proyecto en
operacin o funcionamiento.
Se incurren en la etapa inicial del proyecto y pueden repetirse
cclicamente en caso de tener que reponer una parte o la totalidad del
proyecto.



CLASIFICACIN DE COSTOS DE UN PROYECTO

Segn su atribucin: tiene relacin con la participacin que tengan stos en el
proceso productivo o no. En base a esto, se los distingue en directos e
indirectos.








DIRECTO
Materias primas y materiales directos
Mano de obra directa (incluye supervisin de operacin hasta el nivel de jefe
de turno). Comprende sueldos y salarios, gastos previsionales, horas
extraordinarias, bonos, incentivos y beneficios adicionales.
Insumos directos (energa, combustibles, lubricantes, vapor, agua,
refrigeracin, etc, cuando corresponda)

INDIRECTO
Mano de obra indirecta (supervisin y mantencin general, seguridad
industrial, vigilancia, control de calidad, laboratorios, etc.)
Materiales Indirectos
Otros gastos indirectos (servicio mdico, casino, movilizacin, comunicaciones,
transporte interno, aseo de planta, etc.)
Beneficios del personal (jardn infantil, sala cuna, club de campo, economato, etc.)

EJEMPLO DE FLUJO DE CAJA
Este es el ejemplo de un flujo de caja en la evaluacin de proyecto de inversin.
Como podrn apreciar, aparecen los supuestos hechos en la evaluacin del
proyecto



Proyecte los costos de operacin e Inversin. En el flujo de caja, los costos se
presentan separados en varias categoras. Observe las filas 4 a 7 y 9-10. La idea
es separarlos en categoras que tengan un comportamiento distinto en relacin
a las variables que los determinan, como ventas, niveles de produccin,
produccin acumulada, o capacidad Instalada.






Adems, se debe agregar a los flujos el aumento en el capital de trabajo (fila
15). Este debe mantenerse en la empresa, porque tpicamente los ingresos que
aparecen en los flujos un ao determinado ocurren despus que los flujos de
costos.

Horizonte de evaluacin: algunos proyectos, como la construccin de un
edificio, tienen una duracin predefinida. Cuando esto ocurre, lo normal es que
el horizonte sea la duracin del proyecto, y el valor residual, incluido en el
ltimo perodo en el flujo de caja, corresponda a la suma de los flujos que se
obtendrn al liquidar los activos y pagar los pasivos residuales.
Depreciacin por inversin y capital de trabajo: La utilidad contable despus de
impuestos (fila 13) debe ser ajustada para obtener los flujos de caja. Lo primero
es eliminar la depreciacin sumando los valores que haban sido restados en la
fila 6 (ver fila 14), y restar las inversiones (filas 16 y 17).
La depreciacin, incorporada en la tabla para estimar el impacto del proyecto
en los flujos de impuestos, no es flujo de dinero. S lo son las inversiones que
originaron la depreciacin
V Va al lo or r r re es si id du ua al l
8 81 13 3, ,9 92 2





CAPITAL DE TRABAJO:
contablemente el capital de trabajo es igual a la suma de los inventarios, la caja
y las cuentas por cobrar, menos las por pagar.
Algunas empresas tienen capital de trabajo negativo como los supermercados,
que cobran al contado y pagan a los proveedores a plazo (30, 60 ms das).
Cuando el proyecto termina en el horizonte de evaluacin, la suma de los
aumentos del capital de trabajo debe dar cero, porque este ltimo no se gasta,
razn por la cual todo incremento en l es finalmente recuperado.


Fijacin de la Tasa de Descuento





C Ca ap pi it ta al l d de e
T Tr ra ab ba aj jo o
1 17 7 8 83 3



Indicadores
Recogen e incluyen las dimensiones econmicas y financieras.
Son elementos fundamentales para tomar decisiones.
Los indicadores no definen la decisin
Las autoridades de alto nivel son quienes consideran estos indicadores en
conjunto con otros elementos de tipo estratgico, poltico e incluso el riesgo.
La tasa de descuento representa el retorno mnimo exigido por el inversionista
a la inversin del proyecto, debido a que tiene que renunciar a un uso
alternativo de recursos, los cuales pueden ser invertidos en su mejor
alternativa de negocio.
Cuando el riesgo de la alternativa es similar al riesgo de invertir en el proyecto,
esta tasa de descuento coincide con el costo de capital de la alternativa o
empresa. Por lo tanto, la tasa de descuento se mide con respeto al costo de
capital.
Usualmente la tasa de descuento se fija por encima del costo de capital,
cuando la medida de riesgo puede ser considerada. Esta medida del riesgo
corresponde a una de las formas de incluir el riesgo en la evaluacin del
proyecto.
La tasa de descuento no es una variable esttica, pues vara de un proyecto a
otro y a travs del tiempo debido a diversas causas, entre ellas se pueden
mencionar.
El riesgo del proyecto. Mientras, mayor sea el riesgo que se juzgue asociado a
un proyecto, mayor ser la tasa de descuento y tambin el costo de capital.
La sensibilidad del rea del proyecto. Por ejemplo, si la administracin desea
centralizar sus inversiones en un rea determinada, para ello, podra hacerlo
disminuyendo la tasa de descuento. Esto puede provocar confusin en un
estudio econmico.













INDICADORES DE RENTABILIDAD

Dentro de estos Indicadores tenemos:



El VAN es un indicador financiero que mide los flujos de los futuros ingresos y
egresos que tendr un proyecto, para determinar, si luego de descontar la
inversin inicial, nos quedara alguna ganancia. Si el resultado es positivo, el
proyecto es viable.
Basta con hallar VAN de un proyecto de inversin para saber si dicho proyecto es
viable o no. El VAN tambin nos permite determinar cul proyecto es el ms
rentable entre varias opciones de inversin. Incluso, si alguien nos ofrece comprar
nuestro negocio, con este indicador podemos determinar si el precio ofrecido est
por encima o por debajo de lo que ganaramos de no venderlo.








INDICADORES DE RENTABILIDAD

Dentro de estos Indicadores tenemos:
Valor actual neto (VAN):







o Donde:
o Bt : Beneficio en los distintos instantes
o Ct : Costos en los distintos instantes
o r : Tasa de Descuento del inversionista
Valor actual neto (VAN):
o El criterio de decisin del VAN establece
o VAN > 0 el proyecto es rentable.
o VAN = 0 el proyecto es rentable tambin, porque ya est incorporado
ganancia de la TD.
o VAN < 0 el proyecto no es rentable.
Fuente: Curso de Evaluacin de Proyectos, La clase ejecutiva de El Mercurio

Dentro de estos Indicadores tenemos:
Valor actual neto (VAN):
- Entonces para hallar el VAN se necesitan:
- Tamao de la inversin.
- Flujo de caja neto proyectado.
- Tasa de descuento.
- Tasa interna de retorno (TIR):





- Entonces para hallar la TIR se necesitan:
- Tamao de inversin.
- Flujo de caja neto proyectado.
t = N
VAN =
t = 0
t = N
VAN =
t = 0




La TIR es la tasa de descuento (r) de un proyecto de inversin que permite
que el Beneficio Neto Actualizado, Bt, sea igual a la inversin (VAN igual a 0). La
TIR es la mxima r que puede tener un proyecto para que sea rentable, pues
una mayor tasa ocasionara que el Beneficio Neto Actualizado sea menor que la
inversin (VAN menor que 0).


Perodo de Recuperacin del Capital (PAYBACK):
Mtodo muy utilizado por los evaluadores y empresarios
Muy sencillo de determinar
Si los flujos de caja anuales son constantes
Payback = Inversin / Flujo de caja anual
Si los flujos de caja anuales no son constantes, el PAYBACK se produce cuando
el flujo de caja actualizado y acumulado es igual cero.


Slo se muestra la frmula de clculo, todos estos indicadores se deben ver en
mayor detalle en la asignatura de evaluacin de proyectos. Tambin se deben
ver en la asignatura de matemticas financieras.

ANALISIS DE SENSIBILIDAD

El anlisis de sensibilidad de un proyecto de inversin es una de las
herramientas ms sencillas de aplicar y que nos puede proporcionar la
informacin bsica para tomar una decisin acorde al grado de riesgo que
decidamos asumir.
La base para aplicar este mtodo es identificar los posibles escenarios del
proyecto de inversin, los cuales se clasifican en los siguientes:




As podremos darnos cuenta que en dos inversiones donde estaramos dispuestos a
invertir una misma cantidad, el grado de riesgo y las utilidades se pueden comportar
de manera muy diferente, por lo que debemos analizarlas por su nivel de
incertidumbre, pero tambin por la posible ganancia que representan.

Fuente: http://mx.finanzaspracticas.com/1752-Que-es-el-analisis-de-sensibilidad.note.aspx