AREA DE DIGITALIZACION (LINEA DE PRODUCCION) DEL MTC
ANEXO 07
ESQUEMA DE IMPLEMENTACIN DEL AREA DE DIGITALIZACION (LINEA DE PRODUCCION) DEL MTC
1. DIGITALIZACION DE IMGENES La digitalizacin de imgenes Documentarias es la conversin de la informacin plasmada en papel, a imgenes electrnicas sin alterar su originalidad, esto se realiza con un dispositivo de alta velocidad (scanner), siguiendo ciertos procedimientos se crea una base de datos con sus respectivos campos y luego se ordena toda la informacin, por ello se le asignan ndices de ubicacin a los documentos escaneados y hacer mucho mas fcil su bsqueda para su posterior recuperacin o consulta.
As mismo se almacena la informacin en cualquier medio ya sea magntico, ptico o lser, para que a futuro se puedan realizar la integracin de la Gestin Electrnica de Documentos, Workflow, GroupWare, Telecomunicaciones, Internet, E- mail, Intranet y otras tecnologas, resultan en una completa gestin documental inteligente y eficaz.
En un CD se puede almacenar alrededor de doce (12) a quince (15) mil, imgenes aprox. tamao A4 en formato TIFF CCITT Grupo 4 con su respectiva base de datos, mientras que en un DVD se almacena 6 veces lo equivalente a un CD.
2. ESTRUCTURA DEL AREA DE DIGITALIZACION El rea de Digitalizacin del MTC constara de 4 lneas de produccin las cuales estn distribuidas de la siguiente manera:
1 Lnea de produccin para planos 3 Lneas de Produccin para documentos A4, A3, etc.
Asimismo la estructura del rea de Digitalizacin esta organizada de la siguiente manera:
1 Coordinador y/o Supervisor general de Digitalizacin 2 Fedatarios Por lnea de produccin: o 1 preparador de documentos o 1 digitalizador de documentos o 1 indexador o 1 operador de control de calidad.
Haciendo un total de 19 personas.
3. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
COORDINADOR. DE DIGITALIZACION Dirigir, supervisar y controlar al personal involucrado. Participar en la seleccin de los operadores de produccin. Dirigir la instalacin y equipamiento del ambiente de produccin respectivo. Dirigir y controlar el cumplimiento el cumplimiento de los cronogramas establecidos. Supervisar, controlar y corregir los procedimientos encaminados a cumplir con las metas de produccin y calidad establecidas. Dirigir la aplicacin de medidas de contingencia. Proyectar y elaborar cuadros grficos de produccin. Realizar cuadros estadsticos de performance de los operadores. Velar por el cumplimiento de los objetivos trazados. Velar por el cumplimiento de los procedimientos de produccin adoptados. Velar por el cumplimiento de las directivas, lineamientos y buenas prcticas que existan en el interior del MTC. Gestionar ante la Subdireccin, en la oportunidad debida, los recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Supervisar el uso de los recursos asignados. Administrar el servidor de imgenes. Otras funciones que el jefe le asigne.
COORDINADOR DE DIGITALIZACION
PREPARADORES
DIGITALIZADORES
INDEXADORES OPERADOR DE CONTROL DE CALIDAD
PREPARADORES Su funcin es la de preparar la documentacin para su paso por los equipos de escaneo. Esta labor consiste en quitar las grapas de los documentos, desdoblar las esquinas, pegar los documentos rotos, y todo aquello que pueda afectar el paso de los documentos por el escner o que pueda originar un dao al equipo durante su digitalizacin.
DIGITALIZADORES Su funcin es la de escanear la documentacin. Estos operadores son a la vez inspectores, ya que deben verificar que los documentos pasen correctamente por el escner.
INDEXADORES Su funcin es la de indexar los documentos por serie documental. Cada serie documental tiene una serie de atributos. Los indexadotes se encargan de asociar a los documentos valores para esos atributos, con el fin de permitir recuperar los documentos en base a dichos criterios de bsqueda.
CONTROL DE CALIDAD Su funcin es la de realizar un control de calidad sobre el documento digital. Estos visualizan las imgenes y los ndices con el fin de comprobar la calidad de los documentos electrnicos producidos antes de su grabacin en el servidor de imgenes y en el servidor de base de datos; estos son adems los responsables de grabar las imgenes respectivas para su almacenamiento.
4. PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS DE DIGITALIZACIN Recepcin de Documentos Preparacin de documentos Control de calidad de los documentos preparados Creacin de la base de datos y campos Digitalizacin de los documentos Control de calidad de los documentos digitalizados Aplicacin de la tecnologa VRS para los documentos digitalizados Indexacin de los documentos por plantillas Indexacin OCR ( Optical carcter Recognition ) Control de calidad de los ndices ingreso al Sistema de Gestin de Archivos. Grabacin en CDs, Medio Magntico, DVD, Base de Datos, etc. Devolucin de los documentos digitalizados.
5. ETAPAS DEL PROCESO DE DIGITALIZACION El proceso de Digitalizacin, pasa por las siguientes etapas:
1. RECEPCION: Recepcin de documentos y transferencia al rea de Digitalizacin.
2. VERIFICACION: Verificacin del estado y de la cantidad de documentos recibidos.
3. PREPARACION: Retiro de los elementos extraos tales como clips, grapas, residuos de goma u otros objetos con el fin de permitir una mejor digitalizacin.
4. CAPTURA: Es propiamente el escaneo de los documentos fsicos.
5. APLICACIN DEL VRS VRS corrige dinmicamente los documentos inclinados y compensa contrastes pobres. Cuando el agente de monitoreo VRS detecta una imagen de mala calidad, una ventana se muestra al operador recomendando la solucin para corregir la imagen. La correccin sugerida puede ser aceptada o el usuario puede ajustar los controles en tiempo real y ver como cambia la imagen dinmicamente con el ajuste realizado.
6. INDIZACION: Ingreso manual de datos correspondientes a los documentos capturados no reconocidos por el sistema OCR (Reconocedor ptico de Caracteres). Cada pgina o unidad de informacin sern indexadas mediante un programa diseado para este fin. La indexacin es digitar los campos del perfil o catalogo definidos. Esta indexacin comprende 2 formas:
- Indexado por Plantillas: Los documentos, una vez escaneados, se indexan basndose en los criterios de bsqueda establecidos por serie documental. De existir bases u otras fuentes de datos que contengan los ndices correspondientes se pueden aprovechar para indexar los documentos de forma automtica. En caso contrario, se procede a la digitacin de los campos en cuestin. A cada documento se le asigna la plantilla de la serie documental correspondiente y se le asocia los valores respectivos a dicho documento para poder realizar la bsqueda.
- Indexacin OCR: Los documentos una vez escaneados, son sometidos a un reconocimiento ptico de caracteres. Esto es opcional, y solo debe hacerse sobre documentos legibles, previa prueba de reconocimiento, y que hallan pasado el control de calidad mediante la aplicacin de la tecnologa VRS
7. CONTROL DE CALIDAD: Revisin del 100% de imgenes y datos de los documentos digitalizados, enviando a reproceso las imgenes que no cumplan con los criterios establecidos en el Protocolo de Calidad (Fidelidad, Integridad, Legibilidad).
8. REPROCESO: Cuando alguna imagen sea rechazada por no cumplir con los parmetros establecidos en el Protocolo, ya sea por el mdulo de Control de Calidad, Indizacin o del Fedatario; el Operador de Reproceso procede a capturar nuevamente el documento.
9. REVISION DE IMGENES POR FEDATARIO: El Fedatario revisa al 100% las imgenes contra los documentos fsicos. Si advierte incidencias, el lote regresa al mdulo de reproceso para su correccin, caso contrario, el aplicativo enva automticamente al lote para la generacin de medios.
10. GENERACION DE MEDIOS: Es la organizacin de los Cds virtuales, obteniendo el nmero de CDs a utilizar.
11. REVISION DE MEDIOS POR EL FEDATARIO: El Fedatario Ingresa a cada CD virtual y ejecuta el visor para levantar las imgenes e ndices de los documentos procesados, si no encuentra observaciones, procede a firmar las Actas de Cierre.
12. GRABACIN DE CDS: Una vez efectuada la revisin de los Cds virtuales por el Fedatario e incluidas las actas de cierre digitalizadas; el Operador Generador de Medios proceder a la grabacin de las imgenes en los CDs.
13. REVISIN DE CDS POR FEDATARIO: Despus de haber terminado el proceso de grabacin, el Fedatario verifica por muestreo los Cds ya grabados, si todo esta conforme, firma los CDs y el Acta de Conformidad.
14. COMPAGINACION: Ordenacin de los documentos fsicos de acuerdo a su posicin original.
15. DEVOLUCION: Transferencia de documentos fsicos ya digitalizados al archivo pasivo o al rea donde pertenece la documentacin.
16. ENTREGA DE CDS PARA SU ALMACENAMIENTO: Los medios (Cds) que contienen las micro formas son entregados para su conservacin en una bveda certificada.
17. ALMACENAMIENTO EN EL SERVIDOR Una vez entregados los Cds que contienen las micro formas para su conservacin en una bveda certificada, se almacena las imgenes en el Servidor de imgenes en forma definitiva, para ser utilizado por el Sistema de Gestin de contenidos o Gestin Documentaria (Workflow).
6. INTERVENCIN DEL FEDATARIO INFORMATICO EN LOS PROCESOS DE DIGITALIZACION (MICROGRABACION):
La presencia del fedatario informtico en los procesos de digitalizacin (micro grabacin) llevados a cabo en el rea de Digitalizacin est prevista desde el inicio hasta el final de cada proceso, puesto que dicho profesional tiene a su cargo la direccin y responsabilidad de los mismos, tal como lo prev el artculo 7 del Decreto Legislativo N 681. Especficamente, sus labores estn previstas en el Manual de Funciones Operativas de la Lnea de Produccin de Digitalizacin (Micro formas) del MTC, como son:
Revisin de imgenes desde su Mdulo de Control de Calidad, verificando la fidelidad e integridad de las imgenes contra los documentos fsicos en papel, marcando, en su caso, la incidencia correspondiente para su correccin.
Revisin de los medios generados desde cada CD virtual, verificando al azar la fidelidad e integridad de las imgenes generadas.
Revisin de CDs, verificando la correcta indizacin, la organizacin del
directorio de Archivos en el Disco, la capacidad de recuperacin de los archivos; la fidelidad e integridad, as como la Inalterabilidad, durabilidad y fijeza de los archivos digitalizados (micrograbador), la posibilidad de obtener copias fieles impresas; el contenido de los archivos versus el etiquetado que se indica en cada CD grabado.
Expedicin del Acta de Apertura, con lo que da inicio al proceso.
Expedicin de las Actas de Cierre (tantas actas de cierre como medios de almacenamiento se hayan generado).
Expedicin del Acta de Conformidad, con lo cual el fedatario da fe que el proceso se ha llevado a cabo cumpliendo con las exigencias legales y sin irregularidades.
Entrega de testimonio a la entidad.
Custodia y archivo de las actas.
Con esto no solo se esta dando cumplimiento a lo dispuesto por el Decreto Legislativo 681, que regula el uso de tecnologas avanzadas en materia de documentos, sino tambin al Decreto Legislativo 827, que amplia estos alcances a las entidades pblicas, cuyo artculo 2, especficamente obliga a las instituciones pblicas que micrograben sus archivos oficiales, a contar cuando menos con 2 fedatarios juramentados con especializacin en informtica.
Por otro lado, an cuando a tenor de lo sealado en el artculo 26 del D.S. N 009-92-J US, el fedatario no tiene la obligacin de estar presente durante todo el proceso de micrograbacin, (los fedatarios que prestan sus servicios en la institucin s lo hacen a fin de garantizar que todo el proceso se efecte de acuerdo a ley y favorecer el normal desarrollo del mismo), pues las incidencias que se presentan son resueltas en el momento sin mayor dilacin.
La presencia del fedatario y la diligencia con que ste acta, garantiza la originalidad e inalterabilidad del documento. En el caso del MTC, se debe precisar que el programa utilizado evitara cualquier modificacin de las imgenes escaneadas por los operadores. Tal es as que si una imagen es rechazada por no cumplir con los estndares de calidad establecidos, los operadores de reproceso deben volver a capturar la imagen.
El fedatario informtico, como profesional del derecho, percibe la trascendencia de la labor que se realiza y los efectos jurdicos derivados de las micro formas obtenidas, por lo que debe ser capaz de transmitir este concepto a los operadores de la Lnea a fin de obtener un ptimo resultado. De este modo, el fedatario es quien en ltima instancia decide cuando una imagen es aceptada o rechazada, formndose as un criterio que es compartido con los dems operadores a fin de lograr una uniformidad.
Asimismo, la intervencin del fedatario garantiza que el producto final obtenido, esto es las micro formas, tengan el mismo valor legal que el documento fsico original del cual fueron tomadas, con lo que la institucin se encuentra respaldada frente a cualquier hecho fortuito como un incendio, terremoto, destruccin, atentados, inundaciones, humedad, polvo, hongos, etc. que podran conllevar a la destruccin o prdida del documento papel.
7. CERTIFICACION DE LA LINEA DE PRODUCCION DEL MTC Para que el MTC obtenga una certificacin de la lnea de produccin debe cumplir con:
La Ley 26612 (Ver Ttulo IV, 1 Certificados de Idoneidad Tcnica). El Decreto Supremo 002-98-ITINCI hizo obligatorias las NTP 392.030-1 y 392.030-2
A la fecha, un solo organismo se encuentra acreditado por INDECOPI para emitir Certificados de Idoneidad Tcnica: SGS del Per.
Para el otorgamiento de estos certificados es importante mencionar que el MTC contara con la Certificacin de Los Manuales Administrativos, Manuales de Control de Calidad, Manuales de Procesos de Produccin, Manuales de Seguridad, y as como la certificacin de productos, equipos e infraestructura para ofrecer servicios en las tecnologas digitales antes mencionadas.
En la actualidad la normatividad vigente respecto de la validez legal de todos los sistemas de micro formas (extendida a la digitalizacin de imgenes) ha sido establecida en la Ley 26612 y su Reglamento el D.S. 002-98-ITINCI. Esta autorizacin del uso de estos sistemas ha sido tambin extendida a las boletas de pago y planillas de los empleadores segn D.S. 001-98-TR.
En consecuencia, la normatividad legal sobre el uso de sistemas de micro formas (microfilm o digitalizacin) faculta el uso de esos sistemas y la inmediata destruccin de todo tipo de documentos administrativos y contables, con excepcin de un ttulo valor no vencido (letra de cambio, pagare, pliza, etc.)
8. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS FISICOS Una vez terminado el proceso de digitalizacin de documentos, se procede a almacenar los documentos fsicos en el Almacn de documentos el cual debe cumplir con las siguientes caractersticas fsicas: Sistema de Seguridad con doble llave. Construccin, estructura y superestructura de material incombustible. Sistema contra inundaciones. Sistema contra incendios. Sala de consulta para los documentos. Control para personal autorizado.
Condiciones ambientales que proporcionen ventilacin, controlen y mantengan la temperatura y la humedad relativa, verificados constantemente por Indecopi. Su ubicacin debe encontrarse alejada de fuentes de energa elctrica, transformadores, fuentes de radiacin elctrica, magntica, trmica, emisiones de gases y sustancias qumicas.
9. AMBIENTE FISICO DEL ALMACEN DE LOS MICROARCHIVOS (CDs) El ambiente que destinado para el almacenamiento de micro formas debe cumplir con las condiciones de seguridad exigidas por la ley descritas en el Artculo 36 del DS N 009-92-J US:
Construccin, estructura y superestructura de material incombustible. Sistemas contra inundaciones. Su ubicacin debe encontrarse alejada de redes de agua, desage, fuentes de energa elctrica, transformadores, fuentes de radiacin elctrica, magntica, trmica, emisiones de gases y sustancias qumicas o emisiones de cualquier naturaleza, que puedan alterar las condiciones de conservacin de las micro formas. Puerta de acceso de plancha de acero con doble cerradura de seguridad. Condiciones ambientales que proporcionen ventilacin, controlen y mantengan la temperatura y la humedad relativa, verificados constantemente por Indecopi. Sistema de Seguridad con doble llave Bveda Certificada segn Ley 26612 ( Certificado N 3915 / 268295) Humedad y Temperatura Controlada HR 15 a 20 % - 20 C Sistema contra Inundaciones Sistema contra Incendios Sala de consultas para los documentos. Control para personal autorizado
10. ACTIVIDADES DE ARCHIVAMIENTO Y WORKFLOW DOCUMENTAL QUE CONTEMPLA EL PROCESO DE DIGITALIZACION.
Recepcin de documentos por trmites del TUPA. Generacin de Expedientes Digitales y Archivamiento de la documentacin en papel sustentatoria en la OTD. Derivacin del expediente digital a la dependencia correspondiente segn el procedimiento establecido. Generacin de documentos digitales y en papel en las dependencias correspondientes.
Carga al expediente digital de la documentacin digital generada en las dependencias y envo de la documentacin sustentatoria en papel al Archivo de la OTD. Una vez terminado el trmite de un expediente, envo del expediente en papel desde el Archivo de la OTD al Archivo Central del MTC y almacenamiento del expediente digital en el Servidor de Imgenes y den el Servidor del Sistema.
10.1 Descripcin
Generacin de Expediente Digital.- Los expedientes digitales se generan, luego de su digitalizacin e indexacin de la documentacin fsica, a partir de los documentos que ingresan por Mesa de Partes del MTC o que son generados en las respectivas dependencias y agregados a los expedientes respectivos.
Derivacin de Expediente Digital.- Consiste en la derivacin, mediante software, del expediente digital a la dependencia correspondiente (previa firma digital de quien derivo) y envo de la documentacin fsica al Archivo de la OTD.
Envo de documentos fsicos al Archivo de la OTD Consiste en el envo de los documentos que ingresan por Mesa de Partes del MTC.
Envo de documentos fsicos al Archivo de la OTD. Consiste en el envo de los documentos que son generados en las respectivas dependencias del MTC y agregados a los expedientes respectivos.
Envo de expedientes fsicos terminados desde el Archivo de la OTD al Archivo Central del MTC.
11.- IMPLEMENTACION DE LA LINEA DE PRODUCCION
11.1 FASE INICIAL Implementacin del Ambiente de produccin (25 m2 como mnimo por lnea de produccin); de acuerdo a la Estructura Organizacional y el manual de Funciones entregados en las Etapas anteriores. Implementacin de las plantillas por campos(a digitar o mediante OCR) elaboradas en el Inventario de Series Documentales. Implantacin del Software de captura. Personalizar la captura de los documentos de la lnea de produccin por tipo de serie documental.
Instalacin de lneas de produccin (equipamiento) 2 Computadoras personales (por lnea). 1 Scanner de Produccin (por lnea). 1 Servidor de Imgenes y Unidad de Almacenamiento 1 Servidor de Aplicativos. 1 Servidor para el Sistema de Gestin Documental ( Archivo y de OTD ) 1 Servidor Backup ( opcional ) 1 grabador de CD/DVD por lnea (opcional). 1 espacio de 240 GB por lnea de produccin.
Contratacin del personal Capacitacin Optimizacin de los procesos del Archivo central y OTD.
11.1.1 ENTREGABLES: - Ambiente de produccin implementado. - Lnea de produccin instalada (software y hardware) e implementada.
11.2 FASE 1: PILOTO DE DIGITALIZACION DEL ARCHIVO CENTRAL Preparacin de la Documentacin. Organizacin de Documentos en lotes de produccin Digitalizacin de documentos generados por el MTC. Indexacin por plantillas: digitacin de ndices de documentos (indexacin manual), y/o desarrollo de aplicaciones para ligar bases de datos relacionadas con imgenes y documentos (indexacin automtica), en las plantillas predeterminadas para cada serie documental, establecidas en las Etapas anteriores. Indexacin OCR. Control de calidad de imgenes e ndices. Grabacin de discos (opcional).
11.2.1 ENTREGABLES: - Documentos del Piloto de Digitalizacin cargados en un servidor de imgenes y de Sistema. - Documentos del Piloto de Digitalizacin indexados. - Documentos de Digitalizacin (imgenes e ndices) respaldados en discos. - Sistema Gestor de Documentos Electrnicos de Archivos a disposicin de las reas usuarias del piloto de Digitalizacin, para la recuperacin de los documentos electrnicos mediante criterios de bsqueda e indexacin OCR. - Equipo de produccin de Digitalizacin del MTC conformado. - Plan de Digitalizacin tcnica para el personal de Digitalizacin del MTC. - Personal contratado para las reas de Digitalizacin del MTC.
- Personal capacitado tcnicamente en la lnea de produccin.
11.3 FASE 2: DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS GENERADOS POR EL MTC, POR PARTE DEL AREA DE DIGITALIZACION DEL ARCHIVO CENTRAL. Recepcin de la documentacin original generada en el MTC. Preparacin de la Documentacin. Organizacin de documentos por series documentales en lotes de produccin. Digitalizacin con/sin valor legal.
Indexacin por plantillas. Indexacin OCR. Control de Calidad de Imgenes e ndices. Grabacin de discos (opcional).
11.3.1 ENTREGABLES: Capacitacin del Equipo de produccin. - Personal de las reas de Digitalizacin del MTC preparados.
Preparacin - Documentos preparados para su paso por el scanner. - Documentos lotizados y clasificados por series documentales.
Digitalizacin - Lotes de documentos digitalizados.
Indexacin - Lotes de documentos indexados.
Control de Calidad - Documentos digitalizados e indexados verificados y lotes listos para grabar e incorporar al Archivo digital del MTC
Almacenamiento - Imgenes almacenadas en el servidor de Imgenes, y cargadas al Sistema en el servidor.
Capacitacin a usuarios - Plan de capacitacin en el uso del Sistema de captura de imgenes y el Sistema de Gestin Documental - Usuarios capacitados en las funcionalidades de recuperacin de documentos implementada en el Sistema de Captura de imgenes y el Sistema de Gestin Documental
Recuperacin y Aprovechamiento del Archivo Digital - rea de Digitalizacin completamente operativa.
- Documentos recuperados por los usuarios a travs del Sistema de Gestin Documental.
11.4 FASE 3: IMPLEMENTACION DEL AREA DE DIGITALIZACION DE LA OTD E IMPLEMENTACION DE UN WORKFLOW DOCUMENTAL. Implementacin de un Archivo y de un rea de Digitalizacin para la Oficina de Tramite Documentario (para el archivamiento y la digitalizacin de nuevos expedientes de Trmites del TUPA que ingresan por Mesa de Partes del MTC) e implementacin de un Workflow Documental:
Implementacin de un Archivo de la OTD Implementacin de un rea de Digitalizacin de la OTD, para la Digitalizacin sin valor legal de nuevos expedientes que ingresen por Mesa de Partes del MTC. Implementacin de una Solucin de Workflow Documental. Recepcin de documentos originales de los nuevos expedientes generados e ingresados por Mesa de Partes del MTC. Preparacin de la Documentacin. Digitalizacin sin valor legal de los nuevos expedientes en orden de llegada (generacin de expediente digital). Indexacin por plantillas. Control de calidad de Imgenes e ndices. Derivacin del expediente digital a la dependencia correspondiente (inicio del Workflow) y envo de expedientes fsicos al Archivo de la OTD. Generacin de documentacin en la dependencia correspondiente, digitalizacin, firma digital, carga al expediente digital respectivo, y continuacin del Workflow (derivacin de expediente digital).Envo de documento fsico al Archivo Central para su digitalizacin y archivamiento. Finalizacin del tramite (fin del Workflow) y envo de expedientes fsicos terminados desde el Archivo de la OTD al Archivo Central del MTC, para su archivamiento definitivo.
11.4.1 ENTREGABLES: Generacin, derivacin y culminacin de expedientes digitales. Archivo Temporal y definitivo de los expedientes fsicos. Integracin de la Gestin de documentos digitales con los procesos de negocio del MTC.