Managementul proiectului

Managementul proiectului presupune un mod efcace de planifcare, urmrire,

control i evaluare a tuturor proceselor care se deruleaza n organizaie.
Managementul activitilor implic administrarea corect, protejarea resurselor
informaionale ale organizaiei i selecia unor msuri de securitate adecvate i
proporionale.
Se va demonstra n mod independent, faptul c se vor aplica i se va urmri
legislaia eistent n domeniu i dac riscurile organizaionale legate de
securitatea informaiei sunt identifcate, cuantifcate i administrate corect.
Iniierea. !n faza de iniiere vom numi managerul "sau directorul# de proiect i vom
nominaliza competenele i atri$uiile lui, vom formula o$iectivele i scopurile
proiectului. %otodat, vom angaja resursele umane i vom crea $aza de date a
eperilor evaluatori. !n faza de iniiere vom ela$ora un plan de management al
procesului de evaluare a proiectelor, care va include sau va face referire la planul de
management al calitii n evaluarea proiectelor.
Planifcarea. &lanifcarea propriu'zis va f precedat de o su$'faz de pregtirea
planifcrii, care va include specifcarea performanelor.
Specifcarea performanelor, n contetul pregtirii planifcrii, va avea un caracter
general, preciz(nd ce este de ateptat dup implementarea proiectului. )ceast
specifcare va acoperi at(t ntregul proiect, c(t i fecare faz critic pentru
realizarea o$iectivelor generale.
&lanifcarea proiectului defnete i rafneaz o$iectivele de realizare a proiectului i
selecteaz cea mai $un dintre alternativele de desfurare a activitilor pentru a
atinge o$iectivele propuse. &lanifcarea va sta$ili i va susine defniia i scopurile
proiectului, modul n care va f efectuat proiectul "proceduri i sarcini#, rolurile i
responsa$ilitile, estimrile de timpi i costuri. &lanifcarea proiectului va dezvolta
i va susine planul proiectului, ca document formal, utilizat pentru a g*ida at(t
eecuia proiectului c(t i controlul acestuia. )cest plan al proiectului va cuprinde
ansam$lul planurilor, ela$orate pentru diferitele etape ale proiectului. Scopul
planului de management al proiectului va f de a documenta rezultatele procesului
de planifcare i de a furniza un document de referin pentru managerizarea
proiectului. +oncomitent cu planifcarea propriu'zis a proiectului se va efectua i
managementul calitii n procesul de implementare al proiectului.
&lanifcarea ce se va realiza va include,
- defnirea i descrierea o$iectivelor de realizat.
- descrierea activitilor generale sau particulare, necesare pentru a produce
diferite rezultate livra$ile ale proiectului, respectiv sta$ilirea responsa$ilitilor
persoanelor.
- planifcarea resurselor necesare, at(t umane, c(t i materiale.
- compararea mijloacelor disponi$ile cu mijloacele necesare.
- sta$ilirea termenelor previzionale care vor tre$ui respectate, identifcarea
dependenelor dintre activiti "a succesiunii lor#, estimarea duratelor activitilor i
planifcarea calendaristic, sta$ilirea datei de fnalizare a proiectului, identifcarea
standardelor de calitate impuse.
- estimarea costurilor resurselor necesare pe fecare tip de activitate.
- sta$ilirea planului de management al proiectului, ca un ansam$lu al tuturor
proceselor planifcate, cu identifcarea riscurilor i a modurilor de management al
acestora.
Execuia va f faza efectiv de eecuie a planului proiectului prin care se vor
desfura activitile prevzute, perioad n care proiectul va f realizat, iar
majoritatea $ugetului proiectului va f c*eltuit pentru efectuarea acestui proces. !n
faza de eecuie, ec*ipa de eperi va f gata pregtit pentru a efectua activitile
proiectului, conform programrii i scopurilor defnite, respect(nd ordinea etapelor
conform /*idului.
&entru eecuia proiectului vor f necesare anumite instrumente i te*nici, dintre
care fac parte,
- )ptitudini i cunotine asupra produsului proiectului, necesare pentru
realizarea acestui produs. +unotinele necesare sunt asigurate de ctre resursele
umane ale ec*ipei de eperi.
- Sistemul de autorizare a activitilor este o procedur formal prin care se
autorizeaz nceperea implementarii proiectului, la momentele planifcate i n
succesiunea prevzut.
- Sistemul informaional pentru managementul de proiect este un sistem $azat
pe te*nic de calcul care const din instrumente i te*nici utilizate pentru a colecta,
a integra i a structura informaiile necesare managerilor i factorilor eecutivi n
luarea deciziilor i controlul procesului de implementare. )cest sistem sprijin
planifcarea, eecuia i fnalizarea o$iectivelor managementului activitilor. !n faza
de eecuie, ec*ipa de eperi colecteaz informaii ntr'o $az de date. Sistemul
informaional este utilizat pentru a compara $aza de referin cu ndeplinirea real a
fecrei activiti, pentru a manageriza materiale, pentru a colecta date fnanciare i
a conserva nregistrri n scopuri de raportare. 0nformaiile colectate cuprind date
asupra evoluiei proiectului la zi, asupra timpilor consumai i asupra c*eltuielilor
efectuate.
- &roceduri organizaionale formale sau informale, utile n cursul eecuiei
evalurii proiectelor.
I. Metodologia de lucru si implementare a activitilor
Se vor respecta regulile de evitare a con1ictului de interese, prezent(nd toate
msurile luate pentru evitarea $locrii procesului de implementarii, din cauza
con1ictului de interese.
Se va numi un coordonator de proiect care va superviza eecutarea contractului i
care va avea urmtoarele responsa$iliti,
a# asigurarea calitii activitilor contractului
$# asigurarea unui $un management i a raportrii.
c# intocmirea tuturor rapoartele n conformitate cu cerintele din proiect.
d# monitorizarea modului n care sunt implementate toate activitile prevzute n
proiect.
&rin procesul de control al proiectului implicm trei grupe de decizii,
- cum s monitorizm implementarea, pentru a verifca progresul desfurrii
acesteia.
- cum s evalum performanele procesului de implemenatre, prin compararea
o$servaiilor monitorizate cu planul proiectului.
- cum s intervenim n procesul de implementare printr'o $ucl de reacie
invers, pentru a efectua sc*im$rile care l vor readuce la planul iniial.
2irectorul de proiect poate monitoriza desfurarea proiectului pe $aza rapoartelor
asupra performanelor, care arat ce s'a realizat, fa de plan. 3apoartele asupra
performanelor vor conine informaii asupra sc*im$rilor scopului, asupra
programrii, asupra costurilor i calitii.
4ist mai multe tipuri de rapoarte e care le vom utiliza pentru monitorizarea
proiectului,
- liste de activiti, cu procentaje de ndeplinire.
- analize n timp ale proiectului.
- grafce'reea.
- diagrame /antt de ealonare calendaristic a activitilor.
- rapoarte de eecuie lunare, trimestriale.
5om utiliza diferite te*nici de analiz a performanelor,
- analiza varianei, vom compara rezultatele actuale ale proiectului cu cele
planifcate. 6recvent vom utiliza analiza varianei costului i programrii.
- analiza trendului, vom implica eaminarea rezultatelor proiectului n timp,
pentru a determina dac performanele se m$untesc sau se diminueaz.
- analiza valorii realizate, denumit i analiza valorii c(tigate, este cea mai
complet metod e care o vom utiliza pentru analiza performanelor proiectului.
)ceasta integreaz msuri asupra scopului, costului i programrii. 7a analiza valorii
realizate vom compara cantitatea de lucrri planifcate cu cea care s'a realizat n
realitate, pentru a determina dac performanele de costuri i programare
corespund cu ceea ce am planifcat.
5 prezentm in continuare instrumentele de monitorizare i evaluare te*nic pe
care le vom utiliza,
Pregtirea calendarelor lunare i urmrirea orarelor:
' !naintea fecrei luni, vom pregti un program lunar cu toate etapele
procesului de implementare a proiectului.
' 5om compara programul prevzut cu &lanul proiectului.
' 7a sf(ritul fecrei luni vom face un raport de perfoman care va include
comentarii privind programul planifcat i ce s'a realizat.
)sigurarea c toate livra$ilele proiectului s'au fnalizat la timp,
' 5om verifca n mod regulat &lanul &roiectului.
' 8e vom ocupa de colectarea livra$ilelor proiectului i ndosarierea n dosarul
Managementului de &roiect.
' 5om face colectarea periodic a rapoartele de misiune i livra$ilelor.
Participarea la pregtirea rapoartelor manageriale i livrabilele proiectului
' 5om verifca cu regularitate &lanul &roiectului.
' 5om pstra o legtur permanent cu partenerii privind cerinele de
raportare.
' 8e vom ocupa de colectarea tuturor rapoartelor te*nice imediat dup
realizarea sarcinilor.
' 5om pregti cu dou saptamani nainte de termenul limit a unei sc*ie a
raportului care va cuprinde c(t mai multe informaii.
Pregtirea tabelului realizrilor conform taxelor din tabelele iniiale
5om descrie modul de informare a eperilor utilizai cu privire la reguli, proceduri
aplicate, modul unitar de desfurare a procesului astfel nc(t eperilor furnizai s
le fe aduse la cunotin toate informaiile necesare desfurrii n $une condiii a
contractului.
8e asumm rspunderea c eperii notri sunt disponi$ili pentru realizarea acestor
activiti, n conformitate cu 2eclaraiile de disponi$ilitate semnate de ctre acetia
i incluse n propunerea te*nic.
&e toat durata contractului, ne vom asigura c eperii respect confdenialitatea
informaiilor cuprinse n cererea de fnanare, conform clauzelor contractuale.
II. Riscuri
9. 0dentifcarea riscurilor
4ste procesul de determinare a riscurilor care pot afecta proiectul i de
documentare a caracteristicilor acestora. )cest proces este iterativ pentru c este
posi$il ca riscuri noi s evolueze sau s devin cunoscute n timp. 6recvena
reiterrii i persoanele participante n fecare ciclu variaz n funcie de situaie.
&rocesul tre$uie s implice ec*ipa de proiect:responsa$ilii de sistem astfel nc(t
mem$rii acesteia s poat dezvolta i ntreine un sim al proprietii i
responsa$ilitii fa de riscuri i aciunile de rspuns asociate acestora.
;. )naliza riscurilor
Se vor realiza urmtoarele activiti componente fazei de analiz a riscurilor,
- 2eterminarea pro$a$ilitii de apariie a riscurilor identifcate mai sus.
3iscurile sunt clasifcate pe o scal de la <Mic< la <Mare<.
- 4stimarea riscului, adic efectuarea unei analize calitative a riscului care va
avea drept rezultat determinarea importanei fecrui risc pe $aza evalurii
consecinelor pe care le are asupra proiectului.
- 4valuarea riscului, adic efectuarea unei analize cantitative, aciune care are
drept scop deciderea accepta$ilitii nivelului riscului. !n cazul n care se determina
c riscul nu poate f acceptat, se vor ntreprinde o serie de contramsuri care au
drept scop minimizarea riscului la un nivel accepta$il, prin,
o &revenire = previne impactul asupra proiectului.
o 3educere = reduce pro$a$ilitatea apariiei riscului sau limiteaz impactul.
o %ransfer = reduce impactul riscului prin transferarea ctre o ter parte.
o Msuri de rezerv = se iau n cazul riscurilor reziduale.
>. 3eacia la risc
4ste faza de aciune din cadrul ciclului de management al riscului, n care se
ncearc s se elimine, s se reduc i : sau s se repartizeze riscurile.
- Se realizeaz un plan cu activiti de prevenire a riscurilor cu activiti
corective "de tratare a riscurilor#.
- )cest plan se comunic ctre +omitetul de proiect conform procedurilor.
- +omitetul de proiect analizeaz planul.
- +omitetul de proiect apro$ msurile pentru fecare risc.
- Se aplica planul cu activiti de prevenire a riscurilor.
- 2ac riscul a ajuns la nivelul de accepta$ilitate, se termin procesul.
?. Monitorizarea riscurilor
Se verifc de catre responsa$ili n mod regulat faptul c aciunile planifcate i puse
n practic au efectul dorit asupra riscurilor identifcate i dac n urma aplicrii
planurilor riscul rezidual este n limita de accepta$ilitate.
6iecare semnal de apariie a unui risc tre$uie supus analizei de risc.
3egulat ec*ipa de proiect:responsa$ilii vor relua identifcarea riscurilor conform
punctului 9. 0dentifcarea riscurilor. 3ezultatele aciunilor de monitorizare a riscurilor
realizate de ctre ec*ipa vor f evideniate la nivelul rapoartelor de status periodice.
@. 3eevaluarea riscurilor
Monitorizarea i controlul riscurilor au ca rezultat identifcarea de riscuri noi,
reevaluarea riscurilor curente i eliminarea riscurilor ce nu mai sunt actuale.
3eevalurile riscurilor aferente acestui livra$il vor f programate n mod regulat "din
> n > luni#.
3esponsa$ili pentru reevaluarea riscurilor sunt responsa$ilii de proiect "ai
Aenefciarului i Bfertantului#.
C. +ontrolul riscurilor
Se realizeaz prin audituri asupra procesului de Management al riscurilor.
)uditurile de risc eamineaz i documenteaz efcacitatea rspunsurilor la risc n
tratarea riscurilor identifcate i a cauzelor primare ale acestora , c(t i efciena
procesului de management al riscului.
3esponsa$ilii se ocup de asigurarea faptului c auditurile de risc sunt efectuate cu
o frecven corespunztoare "din > n > luni#.