Estudio de Caso: empresa productora y distribuidora de agua
embotellada.
Una importante empresa dedicada a la produccin y distribucin de agua embotellada, y que cuenta con tres plantas productoras ubicadas estratgicamente cerca de los principales mercados, se ha dado cuenta que sus sistemas de informacin y comunicaciones son ineficientes. Por ello tiene la necesidad de mejorar la comunicacin entre sus 3 plantas y los 250 distribuidores que tienen en diferentes ciudades el pas. La estructura orgnica de la empresa se encuentra centralizada en sus oficinas corporativas ubicadas en la Ciudad de Mxico y est compuesta por las siguientes reas de apoyo: contabilidad, finanzas y recursos humanos. Adems cuenta con una direccin de logstica encargada del proceso productivo, del abastecimiento de materias primas e insumos y de la distribucin de productos terminados. Sus principales departamentos se describen a continuacin:
Gerencia de transporte: encargada de administrar proveedores de servicios de autotransporte federal y de vigilar que cumplan las entregas a tiempo a costos competitivos en el mercado, a travs de servicios de calidad y de acuerdo a las necesidades del cliente. Gerencia de planeacin: su principal objetivo es crear el programa de produccin y garantizar el surtido de rdenes completas, logrando un adecuado nivel de inventarios de manera que se logre un costo eficiente de produccin. Gerencia de compras: una vez que la gerencia de planeacin programa sus ciclos de manufactura, el departamento de compras realiza pedidos a proveedores con base en la lista de materiales (BOM, por sus siglas en ingls Bill of Materials). Gerencia de comercializacin: en general se encarga de las ventas y del procesamiento de pedidos, monitoreo de embarques y servicio post-venta. Gerencia de comercio exterior: Su principal funcin radica en la administracin de agentes aduanales y trmites arancelarios.
Para enlazar las funciones logsticas centrales con los responsables de la operacin en las plantas y almacenes de distribucin, una consultora independiente ha propuesto un sistema de informacin de tipo Sistemas de Planeacin de Recursos de la Empresa (ERP, por sus siglas en ingls, Enterprise Resource Planning); con interfaz para los departamentos de apoyo (contabilidad, finanzas recursos humanos). El software, entre sus principales mdulos funcionales tiene los que se describen a continuacin: NOMBRE DEL MDULO
PRINCIPALES FUNCIONES (PRM) Planeacin de requerimiento de materiales A Lista de materiales Pronsticos Administracin de materiales (MRP) Planeacin de recursos de manufactura B Manufactura asistida por computadora Administracin de recursos de manufactura Control de calidad (WMS) Sistema de administracin de almacenes C Cantidad de lote econmico. Administracin de existencias Posicionamiento de lotes (FMS) Sistema de administracin de flotas D Elabora rutas de viaje Costo de combustible de vehculos Programa de mantenimiento. (EDI) Intercambio Electrnico de Datos E Generacin de facturas electrnicas Elaboracin de pedido va Internet. Reportes de ventas Evidencia de Aprendizaje U-1
Con base en el caso expuesto elabora un Reporte que incluya: 1. Un diagrama de bloques en el que identifiques el flujo de productos a lo largo de la cadena de suministro del embotellado del agua.
2. Responde las siguientes preguntas:
a) Seala las necesidades de informacin para cada una de las funciones que desarrolla la empresa. NECESIDADES DE INFORMACION:
Gerencia de transporte: Datos de los pedidos (comercializacin) para realizar la entrega (nacional o internacional) y carga de pedidos cuando est disponible el producto (planeacin). Gerencia de planeacin: Recibe los datos de los pedidos (comercializacin) verifica disponibilidad en inventario, en caso de no contar con el PT se solicita a comprar su aprovisionamiento para programar su solicitud, si se cuenta con la MP para su elaboracin solo se programa su produccin y se realiza el surtido. Gerencia de compras: Recibe los pedidos de aprovisionamiento de MP para elaborar PT nuevo Evidencia de Aprendizaje U-1
Gerencia de comercializacin: El departamento de ventas recibe y procesa los pedidos realizados por clientes para surtido, de aqu la informacin que se obtenga es la que determinara las condiciones y caractersticas de la entrega, al ser el primer contacto del cliente con la empresa. Tambin verifica el cumplimiento de las entregas por tanto necesita informacin de los dems departamentos para conocer el status del pedido; de planeacin el surtido, de transportes datos referente a la planeacin y seguimiento en la entrega, as como informacin entre cliente-empresa durante y posterior al cumplimiento de la venta Gerencia de comercio exterior: Los datos obtenidos por ventas definen si el pedido ser enviado al extranjero y es cuando es necesario para gestionar su traslado, adems que debe conocer tanto por planeacin y distribucin cuando tendr a su disponibilidad el PT para su envi. Gerencia de Mercadotecnia: Debe conocer los productos, capacidades, peso, costos para realizar una planeacin adecuada de la promocin y esto gestionara la posibilidad de una venta.
b) Responde: Consideras que los mdulos del sistema son adecuados a las necesidades logsticas de la empresa? Responde para cada mdulo (A a la E) e indica sus necesidades tecnolgicas (organiza tu respuesta en un cuadro).
En mi opinin recomendara el uso de CRM (programa de reaprovisionamiento continuo) donde el reabastecimiento es continuo y basado en la demanda actual y el pronstico, debido a que al tratarse de envasadoras de agua, un producto que en poca de calor se vende con mayor auge, y en poca de frio baja la demanday un EPR (sistema de planeacin de recursos de la empresa) debido a la distancia entre las envasadoras y el corporativo se podran realizar el intercambio de informacin en tiempo real entre las diversas areas y departamentos.
Necesita informcacin Planeacin Comercializacin Compras Mercadotecnia Transporte Lista de materiales X X Pronsticos X X Administracin de materiales X Manufactura asistida por computadora X Administracin de recursos de manufactura X X Control de calidad X Cantidad de lote econmico X Administracin de existencias X Posicionamiento de lotes X X Elabora rutas de viaje X Costo de combustible de vehculos X Programa de mantenimiento X Generacin de facturas electrnicas X X X Elaboracin de pedido va Internet X X Reportes de ventas X X Evidencia de Aprendizaje U-1
c) Analiza si el sistema de Planeacin de Recursos de la Empresa (ERP) es adecuado a la cadena de suministro y seala las ventajas y desventajas de la implementacin de este sistema para la cadena de suministro estudiada. La implantacin de un sistema ERP, adecuadamente realizada, proporciona los beneficios siguientes: Automatiza y simplifica procesos que se realizan de forma manual por efecto de imponer una nueva estructura lgica, resultante muchas veces de una reingeniera, con los consiguientes ahorros de tiempo de operacin, mejoramiento de la productividad y aumento la competitividad de la empresa. Integra todas las reas de una organizacin de manera que sta tiene ms control sobre su operacin, estableciendo lazos de cooperacin y coordinacin entre los distintos departamentos, facilitando el proceso de control y auditora. Permite disponer de una solucin integrada para algunas de las funciones de la organizacin, lo cual garantiza la actualizacin continua e inmediata de los datos en las diversas zonas geogrficas donde se ubique la organizacin, mejorando as el proceso de la toma de decisiones. Se crea una Base de datos centralizada en la cual se registran, procesan, monitorean y controlan todas las funciones que se realizan en la empresa independientemente de la ubicacin geogrfica, el acceso a la informacin a una base de datos nica, centralizada e integrada mejora el proceso de toma de decisiones. A menudo las organizaciones tienen diferentes tipos de software integrados dentro de ella. Un sistema ERP consolida todo el software en un solo sistema.
Y algunas desventajas de estos sistemas son:
Costos: Este es uno de los inconvenientes ms importantes que enfrenta una empresa. Adems de los propios al producto existen costos como los de capacitacin, implementacin, soporte, configuracin, etc. Sistema Planeacin Comercializacin Compras Comercio Exterior Mercadotecnia Transporte PRM Disponibilidad en inventario Solicitud de MP Solicitud de produccin Surtido Ventas Planificacin en tiempos de entrega Planeacin de surtido Solicitud de MP Planificacin en tiempos de entrega Pronsticos de ventas MRP Produccin Existencias WMS Administracin de existencias FMS Ruteo Administracin vehicular Mantenimiento EDI Reportes de ventas Elaboracin de pedidos Facturacin Evidencia de Aprendizaje U-1
Tiempo y complejidad de Implementacin: La implementacin de un sistema ERP es un proceso intensivo en el uso del tiempo, lo que puede afectar la eficiencia temporal de las operaciones de la empresa. Personal: Un sistema ERP automatiza muchas tareas ejecutadas por personas, si stas no estn bien entrenadas y no tienen habilidades para el manejo del sistema ERP, la organizacin se ver afectada como un todo. Son totalmente inadecuados para proveer informacin: complementaria para la toma de decisiones: La toma de decisiones requiere informacin complementaria para el logro de los objetivos. No permiten a los usuarios disear reportes con independencia del rea de sistemas: Difcil acceso a la historia de saldos: Datos como saldos en inventarios, cuentas por pagar, y costos de productos son parmetros que el sistema calcula cada vez que stos se requieren, y slo se guarda el dato de cierre del perodo. Esto dificulta modificar los indicadores ante cambios en el entorno del negocio. Complejidad para integrar la informacin externa: contenida en sistemas externos al ERP: La dificultad para integrar la informacin en los ERP se produce porque las empresas tienen sistemas independientes de distintos proveedores cuya estructura de datos obedece a un modelo de datos no compatible con el del ERP.
Ventajas Desventajas Estandarizacin e Integracin de la informacin en una base de datos centralizada Pocos expertos en los Sistemas ERP Mayor control organizacional Costosos a primera vista Minimiza el tiempo de anlisis de la informacin Mucho tiempo para su implementacin Optimizacin de los tiempos de produccin y entregas Adquisicin o adaptacin del Hardware Disminucin de costos Algunos Sistemas ERP pueden ser difciles de utilizar Se cuenta con informacin actualizada que permite la toma de decisiones
Evita duplicidad de informacin Cuentan con mdulos configurables de acuerdo a cada rea de la empresa