05 Fecyt 1867 Tesis

i
UNIVERSIDAD TCNICA DEL NORTE

FACULTAD DE EDUCACIN, CIENCIA Y TECNOLOGA

TEMA:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS,
PARA EL INSTITUTO SUPERIOR TECNOLGICO DE
ARTES PLSTICAS DANIEL REYES DE SAN
ANTONIO DE IBARRA, PROVINCIA DE IMBABURA

Trabajo de grado previo a la obtencin del ttulo de licenciadas en
ciencias de la educacin especialidad Contabilidad y Computacin.

AUTORES:

DIRECTOR:

DR. JULIO CSAR ALARCN
Ibarra, 2013
CASTILLO MARTNEZ KARINA JOHANA
DUQUE SANDOVAL DANIELA MARISOL
ii

iii

DEDICATORIA

A nuestros padres, porque creyeron en nosotras y porque
nos sacaron adelante, dndonos ejemplos dignos de
superacin y entrega, porque en gran parte gracias a
ustedes, hoy podemos ver alcanzada nuestra meta, ya
que siempre estuvieron impulsndonos en los momentos
ms difciles de nuestra carrera, y porque el orgullo que
sienten por nosotras, fue lo que nos hizo ir hasta el final.
Va por ustedes, por lo que valen, porque admiramos su
fortaleza y por lo que han hecho de nosotras.
A nuestros hermanos, tos, primos, abuelos, esposos y
amigos.
Gracias por haber fomentado en nosotros el deseo de
superacin y el anhelo de triunfo en la vida.
Mil palabras no bastaran para agradecerles su apoyo, su
comprensin y sus consejos en los momentos difciles.
A todos, esperamos no defraudarlos y contar siempre con
su valioso apoyo, sincero e incondicional.

Karina Johana Castillo Martnez

Daniela Marisol Duque Sandoval
iv

AGRADECIMIENTO

Los resultados de este trabajo fruto de mucho esfuerzo
estn dedicados a Dios y a todas aquellas personas que
a lo largo de nuestra vida y carrera profesional estuvieron
junto a nosotras y nos brindaron todo su apoyo, y que
formaron parte de la realizacin de este trabajo de grado.
Nuestros sinceros agradecimientos estn dirigidos hacia
las autoridades del ISTAP, personal administrativo, y a
los muchachos del colegio Daniel Reyes, al Doctor Julio
Alarcn e Ingeniera Lucitania Montalvo ya que con su
ayuda desinteresada, nos brindaron informacin
relevante, prxima, pero muy cercana a la realidad de
nuestras necesidades. Los cules plasmaran nuestros
resultados investigativos en diseos originales, atractivos
que sern de gran realce para el xito del proyecto. A
nuestras familias por siempre brindarnos su apoyo, tanto
sentimental, como econmico.
Gracias Dios, gracias padres hermanos e hijos.

Karina Johana Castillo Martnez

Daniela Marisol Duque Sandoval
v

NDICE
ACEPTACIN DEL DIRECTOR.. ii
DEDICATORIA. iii
AGRADECIMIENTO... iv
NDICE.. v
RESUMEN... viii
SUMMARY.. ix

CAPTULO I

Problema de investigacin 1
Antecedentes 1
Planteamiento Del Problema 2
Formulacin Del Problema 3
Delimitacin Del Problema.. 3
Delimitacin Espacial. 4
Delimitacin Temporal 4
Objetivos.. 4
Objetivo general. 4
Objetivos Especficos 4
Justificacin. 5
Factibilidad.. 6

CAPTULO II

Marco terico 7
Fundamentacin Terica. 7
Gestin por procesos 7
Proceso vs procedimiento 9
Etapa pasos acciones 10
-Planear. 11
-Hacer 12
-verificar 12
-actuar 13
Como definimos administracin? . 13
Elementos 15
-Eficiencia: .. 15
-Eficacia: .. 15
-Productividad: .. 16
Cules son los procesos de la administracin? 17
Elementos que la componen 18
-Planeacin:. 18
-Organizacin: 19
-Direccin: 19
-Control: 19
vi

Teoras administrativas. 20
-Clsica: .. 20
-Proactiva: 20
-De las relaciones humanas: .. 20
-Neo clsica: .. 20
-De la burocracia: .. 20
-Estructuralista: .. 20
-Del comportamiento: 20
-De sistemas: .. 21
-De contingencia: . 21
-Escenario:.. 21
Procedimientos institucionales de las entidades educativas. 21
Manual de Procesos y Procedimientos.. 26
Caractersticas del manual 28
Aplicacin de los manuales. 29
Contenido del manual 30
Definicin de conceptos 30
Caractersticas de un proceso: 31
Caractersticas de un procedimiento: 32
Conformacin del manual 33
-Fundamentos educativos 36
-Fundamentos sociolgicos 37
-fundamentos administrativos. 37
Posicionamiento Terico. 38
Glosario De Trminos. . 39
Subproblemas.. 42

CAPTULO III

Tipo de investigacin. 44
Mtodos: .. 44
-El Mtodo Analtico-Sinttico.-.. 44
El Mtodo Inductivo-Deductivo.. 45
-Documental: ... 45
-Descriptivo: ... 45
-De campo: . 45
Tcnicas e instrumentos: . 45
Poblacin.. 46
Muestra.. 47

CAPTULO IV

Anlisis e interpretacin de resultados. 49

vii

CAPTULO V

Conclusiones.. 79
Recomendaciones. 80

CAPTULO VI
Propuesta alternativa.. 81
Ttulo de la Propuesta. .. 81
Justificacin. 81
Fundamentacin. 82
Fundamentos educativos. 82
Fundamentos sociolgicos 82
Fundamentos administrativos. 84
Objetivos. . 84
Objetivo General. 84
Especficos 84
Importancia.. 85
Ubicacin sectorial y fsica. 85
Factibilidad 87
Desarrollo de la Propuesta 87
Segn la constitucin de la repblica del Ecuador 87
Estructura orgnica del colegio Daniel Reyes.. 88
Misin .. 90
Visin. 90
Simbologa para la elaboracin de diagramas de flujo. 91
Mapa de proceso 94
Procedimientos acadmicos 97
Procedimientos administrativos 113
Bibliografa.. 139
Linografa. 141
ANEXOS... 142

viii

RESUMEN
Toda institucin busca, en su accionar, alcanzar niveles de calidad,
eficiencia y productividad. Para lograrlo, hemos utilizado mtodos de
investigacin como son las encuestas mediante las cuales se pudo
determinar el problema diagnstico que es: El Instituto Superior
Tecnolgico de Artes Plsticas Daniel Reyes no cuenta con el Manual
de Procedimientos Administrativos lo que ha hecho que el personal que
labora en la institucin no tenga claras las actividades y la secuencia que
hay que seguir para cumplir cada una de ellas y en muchas ocasiones
existe prdida de tiempo y la duplicidad de funciones en el personal lo que
hace que no se cumpla de una manera eficiente y eficaz las metas y
objetivos planteados por el Colegio. Por tanto, debe asumir el compromiso
de la transformacin de la realidad social, cultural, econmica y educativa.
Pese a su accin formadora, la institucin no cuenta con esta
herramienta de toma de decisiones colectivas, acerca de su hacer actual
ni tampoco est muy claro el camino que deben recorrer sus integrantes
en el campo administrativo. Ya que este trabajo es un conjunto
sistemtico de datos e informacin cualitativos que permite obtener como
resultado final el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
para el Colegio, el mismo que ser de mucha utilidad para el desarrollo de
la Institucin ya que en este se detalla los procesos administrativos que
se deben seguir para el cumplimiento de las mismas, logrando con esto
que se ahorren recursos ya que se evita la prdida de tiempo y en
muchas ocasiones la duplicidad de funciones en el personal. Para todo
esto se realiz encuestas al personal docente administrativo, padres de
familia y estudiantes, utilizando la frmula estadstica del clculo de la
muestra logrando tener buena informacin para el desarrollo del trabajo y
proponiendo las soluciones ms acertadas que se plasma en el presente
trabajo de grado.

ix

SUMMARY

Any institution seeking, in their actions, to achieve levels of quality,
efficiency and productivity. To achieve this, we used research methods
such as surveys by which it was determined the diagnostic problem is: The
Technological Institute of Arts Daniel Reyes does not have the
Administrative Procedures Manual which has made staff working in the
institution does not have clear activities and the sequence to be followed
to meet each of them and there is often wasted time and duplication of
staff functions which makes non-compliance in an efficient and effectively
the goals and objectives set by the College. Therefore, you must make a
commitment to the transformation of the social, cultural, economic and
educational. Despite its forming action, the institution does not have this
tool-making collective decisions about your current make clear nor is the
way they should go their members in the administrative field. Since this
work is a systematic qualitative data and information for obtaining final
results ADMINISTRATIVE PROCEDURES MANUAL for the College, the
same that will be very useful for the development of the institution as this
is detailed administrative processes that must be followed to comply with
the same, thus achieving resource-conserving and avoiding the waste of
time and often duplication of staff functions. To all this was done surveys
to administrative staff, parents and students, using statistical formula for
calculating the sample managing to have good information for the
development of work and proposing the right solutions that is reflected in
this job grade.

x

INTRODUCCIN

Este proyecto es importante en vista de que el Instituto Superior
Tecnolgico de Artes Plsticas Daniel Reyes no cuenta con un Manual
de Procedimientos Administrativos, ocasionando que el personal
administrativo realice sus actividades en base a la experiencia de sus
funcionarios, y no basados en un procedimiento lgico. Este manual ser
de gran beneficio para la institucin porque permitir encaminar a la
misma hacia un desarrollo y mejoramiento en el cumplimento de las
actividades de todos los estamentos, logrando celeridad en los trmites.
Uno de los problemas que afecta la toma de decisiones y la gestin
administrativa delInstituto Superior Tecnolgico de Artes Plsticas Daniel
Reyes, ha sido precisamente no contar con los instrumentos adecuados
para el mejor desenvolvimiento de la administracin en general.

El presente trabajo de investigacin al estar enmarcado en la Ley de
Educacin y Reglamento Interno, tratar de resolver en forma gil y
oportuna todo lo referente a la administracin y a lo acadmico para tener
un control y mejorar las falencias identificadas en la institucin.

Los directivos de la Institucin se encuentran muy interesados en la
elaboracin del manual de ah que es factible la ejecucin de esta
investigacin. Este trabajo constituye una herramienta de investigacin,
consulta y estudio para estudiantes y docentes de la institucin. Se ha
elaborado minuciosamente para que resulte comprensible en todo su
contenido, el mismo que se encuentra estructurado por captulos.

En el Captulo I se desarrolla: los antecedentes, el planteamiento del
problema para poder explicar cmo y dnde se origin, la formulacin del
xi

tema, la delimitacin temporal y espacial, los objetivos y finalmente la
justificacin.

En el Captulo ll se hace mencin del marco terico con
fundamentaciones tericas y personales relacionadas con el problema a
investigarse, a la vez se incluye un glosario de trminos desconocidos con
su respectivo significado y las principales interrogantes de investigacin y
al final la matriz categorial.

En el Captulo lll se expone la metodologa en general que se us
durante toda la etapa investigativa acorde a mtodos, tcnicas,
instrumentos, poblacin y muestra.

En el Captulo IV se incluye el respectivo anlisis e interpretacin de
los resultados obtenidos una vez que se aplic la encuesta.

En el Captulo V se presentan las conclusiones a las que se lleg
luego de analizar cada una de las respuestas obtenidas por el personal
administrativo Instituto Superior Tecnolgico De Artes Plsticas Daniel
Reyes que fueron encuestados y posteriormente se establecen ciertas
recomendaciones sugeridas para el mejoramiento de la calidad y estilo
de redaccin.

En el Captulo VI se hace mencin de la propuesta alternativa con su
respectivo ttulo, la justificacin de su desarrollo y la importancia de la
misma que contribuir con la solucin del problema encontrado. As
tambin se describe la fundamentacin en la que est cimentada la
propuesta, los objetivos que se quieren lograr con su aplicacin, la
xii

factibilidad con la que cuenta, la ubicacin sectorial y fsica de los lugares,
el desarrollo completo de la propuesta planteada, el impacto social que
generar y finalmente la manera como se efectuar la difusin.
1

CAPTULO I
PROBLEMA DE INVESTIGACIN
1.1. ANTECEDENTES

El Instituto Superior Tecnolgico de Artes Plsticas DANIEL REYES,
tiene consagrada trayectoria desde 1944 en la formacin artstica, su
aporte es significativo para el desarrollo de la Cultura y el Arte del
ECUADOR. Nuestros egresados son el mejor referente a nivel
internacional de la calidad de su formacin artstica.

El Instituto Superior de Artes Plsticas Daniel Reyes.- En San
Antonio de Ibarra, en la poca de los aos 40, exista un fervor de sueos
en una tierra espiritualmente frtil, creadora de un puado de artistas
llenos de inquietudes, necesitados de un liderazgo, de prestigio moral,
que se tornaron en hermosas realidades.

En respuesta a esas inquietudes, llega a esta parroquia el Padre
Miguel ngel Rojas a trabajar con su gente en base a una necesidad, de
unirse para vencer; y es as que el 23 de octubre de 1943 se organiza una
Junta Patritica y se aprueba la creacin del Liceo de Artes, con el
nombre de quin muchos aos atrs haba formado su taller artstico Don
Daniel Reyes pionero del movimiento artstico en esta parroquia.

Su creacin, tena por finalidad saciar en los jvenes, la sed de crear
y perfeccionar las vocaciones artsticas, mediante una formacin oficial y
2

verdaderamente adecuada, donde se cultive una mente sensible e
imaginativa, inyectados de la triloga de los hermanos DANIEL, LUIS y
FIDEL REYES, de los hermanos MIDEROS y dems artistas de categora.

1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Este proyecto es importante en vista de que el Instituto Superior
Tecnolgico De Artes Plsticas Daniel Reyes no cuenta con
Procedimientos Administrativos, ocasionando que el personal
Administrativo realice sus actividades en base a la experiencia de sus
funcionarios, y no basados en un procedimiento lgico lo que hace que
las diligencias en ciertas ocasiones tengan un retraso innecesario en su
cumplimiento.

Esto ser de gran beneficio para la institucin porque permitir
encaminar a la misma hacia un desarrollo y mejoramiento en el
cumplimento de las actividades de todos los estamentos, logrando
celeridad en los trmites, por cuanto a travs de la implementacin de
este instrumento administrativo se brindar un mejor servicio a la
sociedad y a la comunidad educativa.

Lo que, ha provocado que la informacin de los procesos
administrativos e institucionales, no lleguen con la suficiente claridad y
fluidez a los usuarios y a la comunidad educativa del Colegio. Las
relaciones y comunicaciones institucionales no son las suficientes debido
a la inexistencia de un manual de procedimientos administrativos que de
la ruta a los procesos de gestin del Colegio.

3

Un inadecuado archivo y conservacin de las obras artsticas, los
mecanismos y horarios poco adecuados para la atencin directa al
pblico, sumado a la escasa implicacin de los involucrados en la labor
educativa en la toma de decisiones y la insatisfaccin de la comunidad
educativa por la difusin y resultados a nivel artstico en el Instituto
Superior Tecnolgico De Artes Plsticas Daniel Reyesson producto de
que la institucin no cuenta con una ruta de gestin de los procedimientos
administrativos.

En vista de este problema se considera de mucha importancia la
implementacin del Manual de Procedimientos Administrativos en el
Instituto Superior Tecnolgico De Artes Plsticas Daniel Reyes, ya que
esto permitir que se regule el trabajo dentro de todos los departamentos,
mediante la normalizacin de las actividades que debe cumplir el personal
y los procesos que se deben seguir, adems que esto se convierte en un
sistema de control y una herramienta de organizacin.

Formulacin del problema

Con la aplicacin de un manual de procedimientos administrativos se
puede integrar los procesos institucionales a un modelo de gestin
administrativa en el Instituto Superior Tecnolgico De Artes Plsticas
Daniel Reyes?

1.3 DELIMITACIN DEL PROBLEMA

Delimitacin de las Unidades de Observacin.
La investigacin se realiz a los estudiantes, padres de familia y
personal administrativo.

4

1.3.1 Delimitacin Espacial

Instituto Superior Tecnolgico De Artes Plsticas Daniel Reyesde San
Antonio de Ibarra Provincia de Imbabura.

1.3.2 Delimitacin Temporal

La investigacin se realiz durante el ao 2012 y primer semestre del
2013.

1.4 OBJETIVOS

1.4.1 Objetivo General

Determinar cules son los procedimientos administrativos
institucionales en el Instituto Superior de Artes Plsticas Daniel Reyes y
como un instrumento puede determine los procedimientos y puede apoyar
la gestin de las actividades en el plantel.

1.4.2 Objetivos Especficos

Diagnosticar las principales falencias de los procedimientos
institucionales del Instituto Superior de Artes Plsticas Daniel Reyes

Fundamentar tericamente los procesos administrativos institucionales.

Elaborar un manual de procedimientos administrativos para el Instituto
Superior de Artes Plsticas Daniel Reyes
5

Socializar el manual de procedimientos administrativos del Instituto

1.5 JUSTIFICACIN

La administracin eficaz y eficiente de un centro educativo exige como
marco de referencia el conocimiento de las teoras administrativas que
proporcionan los principios para coordinar y supervisar la labor, a fin de
garantizar el logro de los objetivos que se persiguen.

La importancia de conocer los procedimientos administrativos a travs
de una mirada retrospectiva a la administracin permite llevar a las
empresas u organizaciones a desarrollar las funciones del proceso
administrativo como planear, organizar, dirigir y controlar de una manera
ms eficaz las actividades que se designa a cada uno de los miembros de
la organizacin.

Este conjunto de actividades responde a la esencia del procedimiento
administrativo, lo que va a permitir realizar a cabalidad las labores o
actividades para estandarizar la operatividad de la misma.

Es de gran importancia analizar los Procedimientos Administrativos
del Instituto Superior de Artes Plsticas Daniel Reyes ya que la
realizacin de sta investigacin servir de fuente de documentacin y
consulta a todos los que forman parte de la comunidad educativa, ya que
se establecern los planteamientos modernos de la administracin, para
elaborar el modelo administrativo apropiado a las caractersticas
especficas de la institucin.

6

1.6 FACTIBILIDAD

Se ha considerado que la presente investigacin tiene factibilidad
poltica, porque existe la predisposicin de las autoridades de la
institucin, factibilidad tcnica ya que la propuesta es coherente y
pertinente, factibilidad legal porque no existe impedimento legal alguno
para su implementacin, factibilidad econmica puesto que existe la
disponibilidad econmica de los fondos necesarios para la
implementacin y operacin para que la atencin y las actividades
mejoren en la institucin.

Para la implementacin y ejecucin se cuenta con el compromiso de
las autoridades, del personal docente y administrativo existiendo adems
las fuentes de financiamiento necesarias para llevar a feliz trmino el
mismo.

El propsito de esta investigacin se justifica primeramente por que
habiendo culminado el octavo semestre de la carrera (Contabilidad y
Computacin) como requisito para obtener la licenciatura es presentar y
defender un trabajo de investigacin.

Segundo hecho justificable es que se fomentara en el Instituto
Superior Tecnolgico De Artes Plsticas Daniel Reyes la necesidad de
ser cada da mejor en su desempeo administrativo a travs de la
utilizacin del manual.
7

CAPTULO II
MARCO TERICO
2.1 FUNDAMENTACIN TERICA

Con la finalidad de establecer las bases tericas para el desarrollo de
la investigacin, a continuacin se exponen el pensamiento de varios
autores, respecto a los componentes del problema y a la propuesta de
solucin.

Este trabajo de investigacin se orientara en su fundamentacin terica
por el modelo de gestin por procesos.

Segn la Versin 2.0. Direccin de Planeacin y Direccionamiento
Corporativo de Diciembre de 2008, consultado el Modelo de Gestin se
encontr:

Gestin por procesos. La gestin por procesos es una de las claves
de la empresa moderna. Mucho ms fcil de implementar de lo que
inicialmente parece consigue resultados excepcionales en plazos
realmente reducidos.

Tomado de la pgina de: internet:SIMA
IQUITOS_1b1d_Manual_gestion_Procesos Octubre 2006.

8

Conceptos relacionados con la gestin por procesos

Proceso

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interacta. Las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Los procesos, actividades o tareas significativos deben ser verificados
antes y despus de realizarse, as como tambin deben ser finalmente
registrados y clasificados para su revisin posterior. Los procesos,
actividades o tareas deben ser debidamente documentados para asegurar
su acuerdo desarrollo de acuerdo con los estndares establecidos,
facilitar la correcta revisin de los mismos y organizar la trazabilidad de
los productos o servicios generados.

Actividad

Es el conjunto de sub actividades o tareas. La interrelacin e interaccin
de actividades da como resultado un subproceso.

Tareas
Es una actividad definida, que es cumplida por individuos. Las tareas son
acciones especficas que contribuyen al cumplimiento de la misin de los
requerimientos. Una tarea debe ser especfica, decisiva y responder al
QUE, como accin adicionadora de valor al producto o servicio.

9

Proyecto

Proceso conformado por un conjunto de actividades planificadas,
ejecutadas, coordinadas y controladas con recursos especialmente
asignados y con fechas de inicio y de finalizacin, llevadas a cabo para
crear un producto o servicio nico, para lograr un objetivo conforme con
requisitos especficos.

Procesos de gestin

Conjunto de procesos que tiene como propsito apoyar a la direccin
ejecutiva, a los centros de operacin y a la institucin para la toma de
decisiones en la gestin.

Influencia de los procesos de gestin

La gestin en el Instituto Superior Tecnolgico De Artes Plsticas
Daniel Reyesse fundamentar en el principio de gestin por procesos y
de unidad de mando, a travs del proceso de gestin de la direccin que
tendr como funcin principal la conduccin de la institucin al
cumplimiento de sus objetivos.

Tomado de: OE G e s t i n p o r P r o c e s o s

Gestin por procesos anlisis y mejora de procesos
Beneficios para la organizacin: Centrarse en el usuario Mayor
capacidad, mejor uso de recursos Sistematizada actividades Ayuda a
comprender como los insumos se convierten en productos y servicios
Identifica costos de la mala calidad Facilita la evaluacin Ahorro de
costos.
10

Beneficios para los usuarios internos y externos: Mejora las
interrelaciones. Permite la deteccin, prevencin y correccin de errores.
Mayor satisfaccin. Mejora la cultura organizacional (calidad)
Mejoramiento de la moral. Los grupos se convierten en equipos.
Disminucin de tiempos de respuesta.

Proceso vs procedimiento
Para mejorar los procesos se requiere: Obtener apoyo directivo Tener
un compromiso a largo plazo Empezar una metodologa a largo plazo
Asignar responsables del proceso Desarrollar sistemas de evaluacin y
retroinformacin. Centrarse en el proceso.

Cmo empezar? Elegir un proceso sencillo Probar, elegir y
desarrollar las herramientas y tcnicas de mejora que se ajusten mejor a
una cultura organizacional. Cultivar la capacidad y confianza de las
personas que hacen la mejora. Demostrar la propia habilidad y capacidad
entre los operativos y directivos. Obtener la confianza y apoyo de la alta
direccin.

Se administrara los sistemas y procesos, con un alto valor agregado,
que respondan y se anticipen a las necesidades y expectativas de los
usuarios en concordancia con los requerimientos Institucionales.

Traduce de manera integral las necesidades y expectativas de sus
usuarios en caractersticas y especificaciones de procesos y servicios;
Disea, redisea o adapta en su mbito de competencia, los procesos y
servicios para garantizar tanto la concordancia con los requerimientos de
11

los usuarios y su desempeo libre de falla, como la alineacin con las
estrategias institucionales y la normatividad aplicable, incluyendo la
definicin y formalizacin de las fronteras , indicadores de resultados ,
estndares de desempeo y variables crticas ; Determina el valor y la
factibilidad tcnica y/o econmica de los procesos y servicios adaptados,
coordinando su introduccin en el alumnado.

Facilitar, promover e incluir nuevas tecnologas, mtodos y
herramientas de procesos y servicios innovadores; y en su caso, se
sugerir modificaciones a la normatividad. Asegura la consistente
operacin y entrega de los servicios a los usuarios.

Lo anterior incluye tanto la relacin entre los procesos sustantivos y
de apoyo, como la conexin con los proveedores. Estandariza,
documenta mide y evala el desempeo de los procesos y servicios.
Asegura la vigencia .de los sistemas, procesos y servicios, utilizando
metodologas y prcticas para la mejora continua, determinando
indicadores de desempeo que identifiquen y prioricen las oportunidades
de mejora e innovacin, a travs de comparaciones referenciales
sistemticas con las mejores prcticas.

Etapa pasos acciones.
Planear
Identificacin y secuencia de los procesos. (Mapa de procesos)
Identificar los procesos necesarios para que la organizacin cumpla con
su misin y visin, y pueda responder a las necesidades y expectativas de
los usuarios y cumplir con los requerimientos institucionales. Describir la
12

forma en que los diferentes procesos de la organizacin se relacionan
entre s.

Descripcin de los procesos (Manuales de procesos) Descripcin de
las actividades del proceso, estableciendo los responsables de realizar
cada actividad y la forma en que se interrelacionan dichas actividades
para crear valor en el resultado del proceso con enfoque en el usuario
(Diagrama del proceso) Descripcin de las caractersticas de los
procesos, identificando las especificaciones que el proceso debe cumplir
para atender integralmente las necesidades de sus usuarios. (Ficha del
proceso)

Hacer
Implementacin del proceso. Difundir el manual de procesos para dar
a conocer el flujo de actividades y requisitos de realizacin. Aplicar en la
prctica los procesos, asegurando que las actividades realizadas se
apeguen a los estndares y criterios definidos en el Manual de Procesos.

Verificar
Seguimiento y medicin de los resultados del proceso. Definir
indicadores para medir el desempeo de los procesos y su apego a los
estndares establecidos. Medir los resultados del proceso con base en los
indicadores Monitorear sistemticamente los resultados del proceso con
base en los indicadores.

13

Actuar
Mejora del proceso. Identificar reas de oportunidad o errores en la
realizacin del proceso con base en el anlisis de indicadores. Establecer
y aplicar acciones para corregir las desviaciones del proceso. (En su caso
redisear o actualizar el proceso).En cuanto a la primera categora de
esta tesis se refiere a procedimientos administrativos los cuales se
detallaran a continuacin.

Segn el texto:Administracin. Hitt Black Porter Pearson. Educacin,
Mxico, 2004, que nos habla sobre procedimientos administrativos,
encontramos.

Cmo Definimos Administracin?

El trmino administracin se refiere al proceso de conseguir que se
hagan las cosas, con eficiencia y eficacia, a travs de otras personas y
junto con ellas. Varios trminos de esta definicin merecen ms
explicaciones. Se trata de las palabras proceso, eficiencia y eficacia.

En el concepto de administracin, la palabra procesa se refiere a las
actividades primordiales que desempean los gerentes, las cuales
analizaremos en la prxima seccin.

La eficiencia y la eficacia se refieren a lo que hacemos y a cmo lo
hacemos. Eficiencia significa hacer una tarea correctamente y se refiere a
la relacin que existe entre los insumos y los productos.

14

Por ejemplo, si obtenemos ms producto de determinado insumo,
habremos mejorado la eficiencia. De igual manera, aumentaremos sta si
obtenemos el mismo producto, pero con menos recursos. Puesto que los
gerentes manejan insumos en forma de recursos escasos (dinero,
personas y equipo), les interesa emplearlos con eficiencia. As pues, la
administracin busca reducir al mnimo los costos de los recursos.

Reducir los costos de los recursos al mnimo es importante pero no
basta para conseguir la eficacia. La administracin tambin se encarga de
concluir actividades. En trminos administrativos, esta capacidad se llama
eficacia, cual quiere decir hacer la tarea correcta. En una organizacin,
esto significa alcanzar las metas (vase la figura 1-3).

U
s
o

d
e

r
e
c
u
r
s
o
s
FIGURA 1-3
EFICIENCIA Y EFICACIA
MEDIOS
EFICIENCIA
POCO
DESPERDICI
O
METAS
PRODUCCI
N ELEVADA
L
O
G
R
O
D
E

M
E
T
A
S
FINES
EFICACIA
15

Tomado de: Administracin. Hitt Black Porter Pearson educacin,
Mxico, 2004 cuarta edicin.

Elementos

Eficiencia:

Es la capacidad de reducir al mnimo la cantidad de recursos usados
para alcanzar los objetivos o fines de la organizacin, es decir, hacer
correctamente las cosas.

Eficacia:

Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados, es decir se
consiguen las metas que se haban definido.

Estos dos conceptos estn muy interrelacionados (eficiencia y
eficacia) ya que la eficiencia es un modelo, de un administrador. Estar
ntimamente unida a la necesidad. El ideal de este desempeo deber
centrarse en ser eficaces de la forma ms eficiente posible.

Si podemos ser eficientes sin ser eficaces. Se puede emplear bien los
recursos sin conseguir los objetivos propuestos, y esto sucede cuando se
es eficiente con metas equivocadas.

16

Productividad:

Es la relacin resultado (producto) e insumo dentro de un periodo con
la debida consideracin de la calidad, se puede expresar de la siguiente
manera: la productividad implica eficacia y eficiencia en el desempeo
individual y organizacional.

Coordinacin de recursos: la organizacin para lograr sus objetivos
requiere una serie de recursos, estos son elementos que administrados
correctamente permitirn o le facilitaran alcanzar sus objetivos. Existen
tres tipos de recursos:

Materiales: Comprende a las instalaciones fsicas, la maquinaria, los
muebles, las materias primas, el dinero, entre otros.

Tcnicos: bajo este rubro se alistan los sistemas, procedimientos,
organigramas, instructivos, entre otros.

Humanos: aqu no se encuentra solo el esfuerzo o la actividad
humana sino tambin otros factores como el conocimiento, experiencia,
motivacin, intereses vocacionales, actitudes, habilidades
potencialidades, salud, entre otros.

Los recursos humanos son ms importantes que los otros dos,
pueden mejorar y perfeccionar el empleo y diseo de los recursos
materiales y tcnicos, lo cual no sucede a la inversa. Para administrar se
requiere combinar, estos tres tipos de recursos que intervienen en el logro
de un fin comn.
17

Cules son los procesos de la administracin?

A principios del siglo XX, el industrial francs Henry Fayol escribi
que todos los gerentes llevan a cabo cinco actividades administrativas,
que se conocen como el proceso administrativo.

Estas son: planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar. A
mediados de la dcada de 1950, dos profesores de la UCLA emplearon
las palabras planificar, organizar, integrar al personal, dirigir y controlar
como marco para un libro de texto de administracin que, sin lugar a
dudas, fue el ms vendido en esta materia a lo largo de veinte aos.

Los libros de texto que gozan de mayor popularidad siguen girando
en torno a los procesos administrativos, aunque normalmente se
concentran en las cuatro actividades bsicas: planificar, organizar, dirigir y
controlar (vase la figura 1-4).
Figura 1-4
Actividad del proceso de la administracin
Tomado de: Administracin. Hitt Black Porter Pearson educacin, Mxico, 2004 cuarta edicin.

cumplir el
proposito
establecido por
la organizacion
ORGANIZAR:
determinar lo que
se debe hacer,
quien y como lo
hara.
PLANIFICAR: definir
las metas establecer
las estrategias y
elaborar planes
secundarios para
coordinar las
actividades.
CONTROLAR: Figuilar
las actividades a fin de
garantizar que se
cumplan de acuerdo con
los planes
DIRIGIR: conducir
y motivar a todas
las partes
involucradas y
resolver conflictos
18

Se definir brevemente lo que abarca cada una de ellas. Sin
embargo, antes de empezar, recuerde que aun cuando veremos cada una
de las actividades como una tarea independiente, los gerentes deben ser
capaces de desempear las cuatro al mismo tiempo y necesitan darse
cuenta de que cada una repercute en las dems. Es decir, estos procesos
estn relacionados entre s y son interdependientes.

Dado que las organizaciones existen por un objetivo concreto,
entonces alguien debe definir ese objetivo y los medios para cumplirlo.
Ese alguien es un gerente. Planificar abarca la definicin de las metas de
la organizacin, el establecimiento de una estrategia general para
alcanzar esas metas y el desarrollo de una jerarqua minuciosa de los
planes para integrar y coordinar las actividades. Establecer metas sirve
para no perder de vista el trabajo que se har y para que los miembros de
la organizacin fijen su atencin en las cosas ms importantes.

Segn el texto: Reyes Agustn (1987) administracin de empresas, 24
reimpresin, editorial Limusa, Mxico, que nos habla sobre
procedimientos administrativos, encontramos.

Elementos que componen la administracin

Planeacin: es la base fundamental donde se determinan las
actividades a desarrollarse y los resultados que se deben obtener en las
operaciones de un futuro deseable, posible y probable.

Para una buena planeacin es necesario un buen diagnstico, objetivos
bien definidos, seleccin de estrategias y criterios de evaluacin.

19

Organizacin: es el ordenamiento de todas y cada una de las areas
de una institucin, funcin que debe ser permanente porque permite
lograr los resultados que se esperan.

Es necesario saber utilizar los espacios, tiempo, trabajo, recursos
humanos y recursos financieros, para cumplir con el objetivo que tiene la
institucin educativa y de esta manera servir a la colectividad con
efectividad.

Direccin: el liderazgo asumido por una persona que mediante la
coordinacin y gua delega en otras personas, tareas, funciones y en
particular, el trabajo para desarrollarlo con responsabilidad y cumplimiento
motivados, por alcanzar los objetivos como un equipo organizado. Para
obtener los reconocimientos como un lder dirigente, por lo menos se
debe tener las siguientes cualidades personales a saber:

Comunicacin
Motivacin
Autoridad

Control: es quizs uno de los elementos ms importantes del proceso
administrativo, porque nos permite estar pendientes e informados de
todos los pasos que se dieron, se estn dando y se van a dar, dentro de
la estructura interna y externa de la institucin.

Es ejercido en cada espacio que fue planeado y al compararse con
los resultados obtenidos, permite evaluarlos y de esta manera, encontrar
las posibles soluciones a los ajustes de las metas preestablecidas en el
plan.

20

Segn el texto: AGUDELO CORTEZ, Oscar, administracin para todos,
sexta edicin, editorial libre seccional, Cali, que nos habla sobre
administracin, encontramos.

Teoras administrativas

Clsica:
Aplicar los principios correctamente para que den buenos resultados.

Proactiva:
Anticipa lo que va a suceder.

De las relaciones humanas:
Las personas necesitan de motivacin, estimulo, premios.

Neo clsica:
Es la clsica combinacin con otras teoras y fundamentos. Establece
resultados

De la burocracia:
Se la establece como un poder organizado.

Estructuralista:
Estructuras y niveles de jerarquas con sus funciones respectivas. La lnea
de mando tiene que respetarse.

Del comportamiento:
Explica que los tipos de organizacin estn de acuerdo al comportamiento
humano.
X = desorganizados
Y = motivacin

21

De sistemas:

Sistemas que estn dentro de otro sistema (ministerio de educacin,
direccin de educacin, colegios, cursos).

De contingencia:

Nada es absoluto, es circunstancial, eventual, ante este se da la reactiva.

Escenario:

Que se puede lograr
Como estoy ahora
Lograr lo que quiero

Segn la Secretara de Evaluacin y Programacin Educativa del
Ministerio de Educacin y Cultura, que nos habla de los Proyecto
Institucionales lo siguiente:

Procedimientos institucionales de las entidades educativas
En este marco y consiente de la necesidad de lograr acuerdos en los
establecimientos escolares, como en cualquier otra organizacin, se
intenta reflexionar para clarificar las convicciones y sus alcances; se trata
de acordar y fijar propsitos, intenciones y tambin formas particulares de
organizar el trabajo. Como consecuencia de esa construccin reflexiva, se
acuerdan principios o criterios comunes de carcter didctico, organizativo
y orientador.

22

Las acciones que se desarrollan en las escuelas no se acaban en la
didctica, conviene mirar fuera del aula, hacia el funcionamiento de otros
rganos y unidades cuya finalidad no se centra en la promocin directa de
los procesos de enseanza y de aprendizaje sino de facilitarlos y
apoyarlos.

Los acuerdos son importantes y deben referirse tambin a todos los
mbitos o reas de actividad institucional.

El PEI, por consiguiente, constituye una herramienta que, a manera
de marco de y para la actuacin recoge la explicitacin de principios y de
acuerdos que servirn para tomar, guiar y orientar coherentemente las
decisiones que se tomen y las prcticas que las personas y los grupos
desarrollan en la institucin educativa.

En la actualidad, en el marco de la sociedad del conocimiento, se han
de releer de nuevo los Procedimientos Educativos Institucionales. Su
relectura implica una revisin crtica desde la escuela: de capacidades
(como herramientas en una nueva sociedad), de los contenidos (que han
de ser sintticos, sistmicos para crear y producir mentes bien ordenadas)
y de mtodos (contenidos aplicados que desarrollan habilidades) y
lgicamente de valores (como tonalidades afectivas en una sociedad
humanista). Y ello supone situarnos con claridad en un nuevo paradigma
que se denomina socio-cognitivo: una transicin desde modelos
conductistas de escuela y de la cultura (sociedad industrial) a modelos
socio-cognitivos (sociedad del conocimiento).
23

En este contexto el Procedimientos Educativo Institucional juega un
papel importante como una forma de socializar profesionalmente entre los
profesores esta transicin.

Las orientaciones generales:
Son el conjunto de principios y lneas de accin que asumen los
miembros de una institucin acerca de la educacin en general y de la
escuela en particular. Guan la vida cotidiana de las escuelas y son el
marco a partir del cual derivan los dems componentes del PEI.

Con diferentes niveles de responsabilidad e implicancias, en su
elaboracin participan todos los miembros de la comunidad educativa.

Objetivos Generales:
"...incorporar en la programacin curricular conocimientos ligados al
contexto social cercano";
"...fomentar actividades que proyecten a la escuela hacia el exterior"
"...Promover la participacin de instituciones de la comunidad en la
escuela"

Estructura organizativa:
"definir un gobierno institucional participativo"
"configura una estructura flexible, abierta a la comunidad."

24

Programacin curricular

Para qu? Y Qu ensear?
-Los objetivos generales del establecimiento y de cada uno de los ciclos.
-Los objetivos y contenidos de los aos y espacios curriculares.

Cundo ensear?
-La secuenciacin de los contenidos para cada ciclo, ao y espacio
curricular.
-Las orientaciones sobre la organizacin de los contenidos para cada una
de las reas.
-La secuenciacin de objetivos terminales.

Cmo ensear?
-Definicin de criterios didcticos para la enseanza en los distintas ciclos
y reas.
-Criterios de organizacin y distribucin de los espacios y tiempos.
-Criterios para la seleccin y utilizacin de los diversos materiales
curriculares.
Qu, cmo y cundo ensear?
-Criterios de promocin y egreso.
25

-Pautas y procedimientos de evaluacin y certificacin.
-Elaboracin de pautas de seguimientos de los alumnos e informe a los
padres.

Reglamento institucional
Establece los objetivos y lneas de accin que van a concretar en la
Institucin. Esto facilitar que las reglas, normas y procedimientos que la
escuela elabore sean el reflejo de las necesidades y particularidades de la
Institucin.

En su elaboracin se deben contemplar las unidades de la estructura
organizativa, los recursos, las normas que regulan la convivencia y los
procedimientos previstos para resolver situaciones imprevistas Debe:

* Brindar un marco de referencia comn para el funcionamiento de la
escuela.
* Agilizar el funcionamiento de las diferentes reas, departamento y
mbitos de la Institucin
* Facilitar la toma de decisiones
* Distribuir y delegar responsabilidades
* Propiciar la participacin de los miembros de la comunidad en la escuela
* Unificar el uso y circulacin de la informacin
* Apoyar los procesos de evaluacin institucional
26

* Definir las normas que guiaran la convivencia institucional.
Normas y principios de convivencia:
- rgano responsable: composicin, competencias y funcionamiento.
- consejo de convivencia: composicin, constitucin orgnica,
competencias, funcionamiento.
- del equipo docente: tipos de faltas, graduacin de las sanciones,
aplicacin de sanciones.
- de los alumnos: tipos de faltas, graduacin de las sanciones, aplicacin
de sanciones

Segn la Versin 2.0 Direccin de Planeacin y Direccionamiento
Corporativo de Diciembre de 2008, consultado en Manual de Procesos y
Procedimientos se encontr

Manual de Procesos y Procedimientos

a. Manual: Un manual es una recopilacin en forma de texto, que
recoge en una forma minuciosa y detallada todas las instrucciones que se
deben seguir para realizar una determinada actividad, de una manera
sencilla, para que sea fcil de entender, y permita a su lector, desarrollar
correctamente la actividad propuesta, sin temor a errores.

b. Proceso: Es la secuencia de pasos necesarios para realizar una
actividad. Si al hablar del manual, decamos que recopilaba las
instrucciones para realizar una actividad, podemos definir de manera
global que el manual es una recopilacin de procesos.
27

c. Procedimiento: Para definirlo tcnicamente, el procedimiento es
la gestin del proceso. Es como cuando hablamos de administracin y
gestin administrativa; la administracin es el conjunto de pasos y
principios, y la gestin es la ejecucin y utilizacin de esos principios.

El manual de procesos y procedimientos es ms importante de lo que
aparenta ser, ya que no es simplemente una recopilacin de procesos,
sino tambin incluye una serie de estamentos, polticas, normas y
condiciones que permiten el correcto funcionamiento de la empresa. Los
manuales de procedimientos, son comparables con la constitucin poltica
de nuestra patria, ya que al igual que en esta, el manual de
procedimientos rene la normas bsicas (y no tan bsicas) de
funcionamiento de la empresa, es decir el reglamento, las condiciones,
normas, sanciones, polticas y todo aquello en lo que se basa la gestin
de la organizacin.

Para hablar de manera concreta, podramos decir que en una
empresa en donde no se aplique correctamente (o para nada) el uso de
los manuales de procesos y procedimientos, se presentarn seguramente
uno o varios sntomas mencionados aqu como los ms comunes:

a. Confusin en las responsabilidades: Al no existir una definicin y
delimitacin clara de las responsabilidades de cada departamento, no
enfrentaremos a serios problemas de abuso de autoridad,
irresponsabilidad e inclusive hostilidad entre departamentos y
trabajadores, ya que si no hay nada definido, todo el mundo buscar el
mximo de provecho con el mnimo esfuerzo (simulacin de trabajo por
ejemplo) y al momento de reclamos por incompetencia, todo el mundo le
echar la culpa al vecino.
28

b. No habr normas establecidas: Lo cual representa una grave
desventaja en el uso de la autoridad frente a la incompetencia o
irresponsabilidad de los trabajadores. Por ejemplo, el trabajador que
llegue tarde, y si en el reglamento no especifica la hora de la llegada y la
sancin por retrasos, el holgazn seguramente alegar falta de reglas, y
dir que l no saba.

c. No hay un control eficaz de las actividades: El manual de
procedimientos permite controlar de manera gil todos los procesos y
procedimientos que se llevan a cabo en la empresa, lo cual facilita la toma
de correctivos en el momento de presentarse una falla, porque enumera
uno a uno los pasos que se realizan, lo cual simplifica al mximo el
proceso de bsqueda del factor deficiente (el que causa la falla) y
corregirlo. Cuando este no es aplicado, los procesos son vistos como un
solo paso, y si algo sale mal seguramente deber optarse por cambiar
todo el proceso.

d. No hay un procedimiento establecido: Podramos referirnos a la
administracin cientfica de Taylor que en resumidas cuentas dice que al
analizar el proceso de produccin y aplicar la administracin cientfica, se
puede obtener el mximo de bienestar. Al no existir un procedimiento pre-
establecido, (es decir al concepto de cada trabajador) habr un gran
desperdicio de recursos (unos trabajadores usarn demasiados y otros
muy pocos) y una gran deficiencia en cuanto a efectividad (los distintos
mtodos utilizados por cada trabajador pueden no ser los ms efectivos).

Caractersticas del manual

Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y
lgico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del
29

trabajador. Deben estar elaborados mediante una metodologa conocida
que permita flexibilidad para su modificacin y/o actualizacin mediante
hojas intercambiables, de acuerdo con las polticas que emita la
organizacin.

Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben contar
una metodologa para su fcil actualizacin y aplicacin. El esquema de
hojas intercambiables permite acondicionar las modificaciones sin alterar
la totalidad del documento. Cuando el proceso de actualizacin se hace
en forma automatizada, se debe dejar registrada la fecha, tipo de
novedad, contenido y descripcin del cambio, versin, el funcionario que
lo aprob, y el del que lo administra, entre otros aspectos.

Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios
relacionados con el proceso, para su apropiacin, uso y operacin. Las
dependencias de la organizacin deben contar con mecanismos que
garanticen su adecuada difusin. Los manuales deben cumplir con la
funcin para la cual fueron creados; y se debe evaluar su aplicacin,
permitiendo as posibles cambios o ajustes. Cuando se evale su
aplicabilidad se debe establecer el grado de efectividad de los manuales
en las dependencias de la organizacin

Aplicacin de los manuales

La existencia del manual de procesos en la configuracin de la
organizacin permite facilitar la adaptacin de cada factor de la empresa
(tanto de planeacin como de gestin) a los intereses primarios de la
organizacin. Identificamos las siguientes funciones bsicas del manual
de procesos:

30

El establecimiento de objetivos
La definicin de polticas, guas, procedimientos y normas.
La evaluacin del sistema de organizacin.
Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.
Las normas de proteccin y utilizacin de recursos.
La aplicacin de un sistema de mritos y sanciones para la
administracin de personal.
La generacin de recomendaciones.
La creacin de sistemas de informacin eficaces.
El establecimiento de procedimientos y normas.
La institucin de mtodos de control y evaluacin de la gestin.
El establecimiento de programas de induccin y capacitacin de
personal.
La elaboracin de sistemas de normas y trmites de los
procedimientos.

Como podemos ver, los factores en los que influye el manual son de
mxima importancia en la organizacin, y son fundamentales para la
correcta gestin de la empresa.

Contenido del manual

El manual de procedimientos debe poseer en su contenido, los conceptos
claros de: Misin, visin, estrategia, polticas, valores, principios,
objetivos, funciones, productos o servicios.

Definicin de conceptos
Manual de procedimientos: Los Manuales de Procedimientos son
medios escritos valiosos para la comunicacin, y sirven para registrar y
31

transmitir la informacin, respecto al funcionamiento de una organizacin;
es decir, es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica,
la informacin y/o las instrucciones de ejecucin operativo-administrativa
de la organizacin.

Adems, El manual de procedimientos permite el establecimiento de
un marco de actuacin que fija lmites (polticas) a travs de una red de
procesos y posibilita por medio de la descripcin de procedimientos, dar
soporte a la operacin en pos de un mejor servicio, generando una
abstraccin del modelo real que entregar informacin que permitir
saber: qu es lo que cada ente est facultado y debe realizar; cmo se
concreta una funcin o proceso con actividades y pasos; quin es
responsable del desarrollo de las actividades; dnde estn los puntos
clave de control de cada procedimiento. Para as facilitar su supervisin,
control, evaluacin y mejora.

Proceso: Conjunto de actividades que interactan y se relacionan a
travs de recursos, transformando entradas en salidas generando un
resultado (producto) que satisface una o varias necesidades.

Recurso: Factor o insumo importado por el proceso que hace posible
su ejecucin.

Caractersticas de un proceso:

Transforma las entradas en salidas mediante recursos que van
agregando valor en su desarrollo.

Cumple una funcin y es dinmico en el tiempo.
32

Su finalidad o consecucin est determinada por su resultado.

Los procesos contienen un componente social que le conlleva a
interactuar con otros procesos, el cual es anlogo al comportamiento
del ser humano.

Los procesos deben su accionar a satisfacer necesidades de los
distintos clientes (internos y externos).

Procedimiento: Es la aplicacin secuenciada de tareas con sus
respetivas relaciones y que es especifica en su ejecucin (esttica) el cual
debe contar con un nivel de detalle que permita analizar sus posibles
mejoras.

Caractersticas de un procedimiento:

Est definido en pasos secuenciales a los cuales se le denomina
tarea o actividad. Las secuencia de las tareas esta normada y alineada a
la estructura de la organizacin.

Su caracterstica principal es el nivel de detalle que entrega de las
acciones que se llevan a cabo.

La transformacin de entradas en salidas la llamamos proceso y la
forma en que puede ser explicada su finalidad mediante su accionar, es lo
que denominamos procedimiento

33

Tarea: Es una actividad definida, que es cumplida por individuos. Las
tareas son acciones especficas que contribuyen al cumplimiento de la
misin de los requerimientos. Una tarea debe ser especfica, decisiva y
responder al QUE, como accin adicionadora de valor al producto que
recibe como input y entrega como output.

Diagramas de flujo

Son la representacin grfica de las etapas de un proceso,
obtenindose una descripcin detallada de cmo funciona el mismo, es
til en la investigacin de oportunidades para la mejora continua de lo que
se est haciendo, permitiendo establecer de forma clara los puntos
sensibles del desarrollo del proceso, adems su simbologa simple
permite establecer un estndar fcil de interpretar.

Dichos diagramas sern utilizados como herramientas de apoyo al
entendimiento del procedimiento en su totalidad ya que el mismo
establece el tipo de relaciones entre componentes de la organizacin y los
flujos de informacin generados producto de la interaccin de los mismos.
La simbologa a utilizar ser la siguiente:

Conformacin del manual

A) identificacin

Este documento debe incorporar la siguiente informacin:

Logotipo de la organizacin, Nombre oficial de la organizacin.
Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en
particular debe anotarse el nombre de la misma.
34

Lugar y fecha de elaboracin.
Nmero de revisin (en su caso).
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en
segundo lugar las siglas de la unidad administrativa Entre las siglas y
el nmero debe colocarse un guin o un diagonal.

B) ndice o contenido

Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte
del documento.

C) prlogo y/o introduccin

Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin
e importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de
la mxima autoridad de las reas comprendidas en el manual.

D) objetivos de los procedimientos

Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos.

Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de
trabajo y evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por
fallas o errores; facilitar las labores de auditora; la evaluacin del control
interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan
si el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al
aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales.

35

E) reas de aplicacin y/o alcance de los procedimientos

Esfera de accin que cubren los procedimientos.

Dentro de la administracin Municipal los procedimientos han sido
clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin en: Procesos macro-
administrativos y procesos meso-administrativos o sectoriales, y
subprocesos, y la unidad menor es la que denominamos tarea.

F) responsables

Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los
procedimientos en cualquiera de sus fases, en ningn caso se deben
apuntar nombres de personas, ya que lo que importa es la funcin del
ejecutante, ya que no es un documento evaluativo de desempeo
personal.

G) polticas o normas de operacin

En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos normativos de
accin que se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de
responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los
procedimientos.

Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que
precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la
operacin de los procedimientos. A continuacin se mencionan algunos
lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:
36

Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el
marco general de actuacin del personal, a efecto de que est no incurra
en faltas.

Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean
comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos
administrativos o con el procedimiento mismo.
Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua consulta
a los niveles jerrquicos superiores.

H) formulario de registro. Formas impresas que se utilizan en un
procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan
como apndices. En la descripcin de las operaciones que impliquen su
uso, debe hacerse referencia especfica de stas, empleando para ello
nmeros indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. Tambin
se pueden adicionar instructivos para su llenado.

Fundamentos educativos

PARA NRICE, I., (1992).La educacin es un proceso que tiende a
capacitar al individuo para actuar conscientemente frente a nuevas
situaciones de la vida, aprovechando la experiencia anterior y
teniendo en cuenta la integracin, la continuidad y los progresos
sociales. Todo ello de acuerdo con la realidad de cada uno, de modo
que sean atendidas las necesidades individuales y colectivas.(PG. 19)

Este fundamento manifiesta que la educacin es la accin de
desarrollar y perfeccionar las actitudes y facultades intelectuales que son
susceptibles de cambio en el hombre.
37

Fundamentos sociolgicos

Para Villarroel, J., (1995) Cualquier intento educativo debe tener en
cuenta los aspectos sociales, econmicos y culturales del medio en que
desarrolla su accin.

Se refiere a los aspectos que tiene que ver con la vida misma de
nuestras sociedades, a saber: ambiente ecolgico, rasgos culturales,
organizacin poltica, modos y relaciones de produccin, manifestaciones
religiosas, diversidad tnica, valores y actitudes. Todos ellos juegan un
papel decisivo no slo en el ambiente inmediato (en el saln de clases y
la institucin educativa, sino a un contexto ms amplio como el familiar y
comunitario). (Pg. 104)

Los fundamentos sociolgicos sirven para tomar en cuenta a los
diferentes indicadores que permitan mejorar el ambiente organizacional
de la institucin.

Esta teora explica que la informacin que recepta la persona en
su esquema mental modifica y transforma sus estructuras y que al mismo
tiempo una vez modificadas permiten la realizacin de nuevos
conocimientos de mayor riqueza y complejidad.

Fundamentos Administrativos

http://teoria-administrativas-2012.blogspot.com/p/fundamentacion_28.html

La administracin se puede definir como Proceso cuyo objeto es la
coordinacin eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para
lograr sus objetivos con la mxima productividad.
38

Los administradores desempean las funciones de planeacin,
organizacin, integracin de personal, direccin y control. La
administracin es una actividad esencial en todos los niveles
organizacionales, sin embargo, las actividades administrativas requeridas
varan en cada nivel organizacional. La meta de los organizadores es
crear un supervit y ser productivos; esto es, conseguir una relacin
favorable de productos-insumos en un periodo especfico y con la debida
consideracin de la calidad.

Como prctica, la administracin es un arte; los conocimientos
organizados acerca de la administracin son una ciencia. El desarrollo de
la teora administrativa supone la elaboracin de conceptos, principio y
tcnicas. La organizacin es un sistema abierto que opera e interacta
con el ambiente. El enfoque de sistemas de la administracin abarca los
insumos del ambiento externo y los reclamantes, el proceso de la
transformacin, el sistema de la comunicacin, factores externos,
productos y la revitalizacin del sistema.

2.2 POSICIONAMIENTO TERICO

La necesidad de visualizar la organizacin como una unidad social
grande y compleja, en donde interactan grupos sociales que comparten
algunos de los objetivos de la organizacin, prima como base de
sustentacin para la realizacin de la siguiente investigacin.

La teora administrativa DE LAS RELACIONES HUMANAS: en
donde las personas necesitan de motivacin, estimulo, premios.
Con una visin crtica de la organizacin formal; enfocada su atencin a
los usuarios internos y externos de la institucin y hacia la organizacin
desde el punto de vista de su estructura de su funcionamiento y de los
39

medios que utiliza para lograr sus objetivos. Se distingue de otros colegios
porque trata de combinar la estructura formal con aspectos del
comportamiento humano y con la conexin de la organizacin con todo el
sistema social. Esta teora considera los niveles, jerarquas y se delimitan
roles, funciones, responsabilidades, mismas que se encuentran en los
departamentos de la institucin educativa.

2.3 GLOSARIO DE TRMINOS.

Administracin:
Pasosa seguirse para cumplir con los objetivos institucionales,
optimizando recursos. Proceso para conseguir que se hagan las cosas
con eficiencia y eficacia, a travs de otras personas y junto con ellas.

Actividad:
Conjunto de tareas que permiten obtener un subproducto para contribuir a
generar un resultado al final del proceso, que generan valor agregado al
mismo. Cada actividad consta de uno o ms procedimientos.

Capacidad de una entidad:
Aptitud de una entidad, sistema o proceso para realizar un producto o
prestar un servicio que cumple los requisitos para ese producto o servicio.

Cdigo:
Identificacin numrica o alfanumrica que se asigna a un documento
para diferenciarlo de los dems de la organizacin, dndole un carcter
nico.

El cdigo responde a un formato acordado consensualmente, es
asignado por una autoridad competente dentro de la empresa.

40

Dirigir:
Incluye motivar a los empleados, orientar las actividades de otros, elegir el
canal ms eficaz de comunicacin y resolver los conflictos que se
presenten

Controlar:
El proceso de vigilar el desempeo, compararlo con las metas y corregir
todas las desviaciones sustantivas

Diagrama de flujo:
Representacin grfica de los procedimientos de cada actividad.

Efectividad:
Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados
planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Eficacia:
Grado en el que se realiza las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.

Eficiencia:
Relacin entre los resultados y los recursos utilizados.

Entidades:
Entes de la rama ejecutiva del poder pblico y otros prestadores de
servicios cubiertos bajo la Ley 872 de 2003.

Gestin:
Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo
cualquiera.

41

Manual de procesos y procedimientos:
Documento que tiene por objeto definir y unificarlos procesos, actividades
y procedimientos generales que se llevan a cabo en la Entidad para su
aplicacin.

Mejora continua:
Accin permanente y sistemtica que se realiza sobre todos y cada uno
de los procesos de innovacin o estratgicos, misionales o de valor, de
apoyo y de evaluacin con el fin de aumentar la capacidad para cumplir
los requisitos y optimizar el desempeo general de la institucin.

Organizar:
Incluye determinar qu tareas sern llevadas a cabo, cmo se realizarn,
quin las ejecutar, cmo estarn agrupadas, quin depende de quin y
dnde se tomarn las decisiones.

Planificacin de la calidad:
Parte de la gestin de la calidad enfocada al establecimiento de los
objetivos de la calidad y a la especificacin de los procesos operativos
necesarios y de los recursos relacionados, para cumplir los objetivos de la
calidad

Procedimiento:
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Proceso:
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Producto:
Resultado de una tarea, un proceso o conjunto de procesos.

42

Proveedor:
Proceso, organizacin o persona que proporciona un producto y/o
servicio.

Responsable:
Persona y/o dependencia encargada de ejecutar la actividad.

Responsabilidad:
Derecho natural u otorgado a un individuo en funcin de su competencia
para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho.

Sistema de gestin de calidad:
Herramienta de gestin sistemtica y transparente que permite dirigir y
evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin
social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades. Est
enmarcado en los Planes estratgicos y de desarrollo de tales entidades.

Tarea:
Operacin mnima que con otras de la misma especie, en secuencia
conjunta, conforman un procedimiento dentro de un proceso.

2.4. SUBPROBLEMAS

Un diagnstico de los procedimientos administrativos ayudar a
determinar las principales falencias institucionales del Instituto
Superior Tecnolgico De Artes Plstica Daniel Reyes?

Para lograr un buen diagnstico sobre los procedimientos administrativos
hemos utilizado mtodos de investigacin como son las encuestas
mediante las cuales se pudo determinar el problema que es: El Instituto
Superior Tecnolgico de Artes Plsticas Daniel Reyes no cuenta con el
Manual de Procedimientos Administrativos lo que ha hecho que el
43

personal que labora en la institucin no tenga claras las actividades y la
secuencia que hay que seguir para cumplir cada una de ellas

La fundamentacin terica de los procedimientos administrativos
institucionales servir para mejorar las actividades del
establecimiento?

Si porque al establecer las bases tericas para el desarrollo de la
investigacin, se expone el pensamiento de varios autores, respecto a
los componentes del problema y a la propuesta de solucin y servir
como fuente consulta para satisfacer las dudas en cuanto trminos
relacionados con la administracin y al manejo del manual.

Un manual de gestin administrativa lograra mejorar los
procedimientos administrativos?

El Manual de Procedimientos Administrativos para el Colegio ser de
mucha utilidad ya que en este se detalla los procesos administrativos que
se deben seguir para el cumplimiento de las mismas, logrando con esto
que se ahorren recursos ya que se evita la prdida de tiempo y en
muchas ocasiones la duplicidad de funciones en el personal.

El conocimiento y dominio del manual permitir mejorar los
procesos administrativos?

Si porque mediante la socializacin del manual se logr que tanto el
personal docente, administrativo y estudiantes tengan claro el significado
de la simbologa utilizada en el manual y los procesos que debe seguir en
cada departamento de esta manera el personal cumplir sus funciones
de acuerdo a su cargo y sin prdida de tiempo y servir de gua para
tener claro cmo realizar los procesos administrativos.
44

CAPTULO III
METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN

3.1. TIPOS DE INVESTIGACIN

La presente investigacin se ubic dentro de lo descriptivo puesto que
constituye el desarrollo de una propuesta, encaminada a brindar solucin
a un problema de la eficiencia de las acciones acadmico administrativas
del Instituto Superior de Artes Plsticas Daniel Reyes

El trabajo investigativo se sustent en la modalidad de investigacin
de campo, de carcter descriptivo, que permiti determinar la necesidad y
la factibilidad de realizar la siguiente investigacin para el Instituto

El proceso de investigacin se desarroll sobre la base de las
siguientes fases:

3.2 MTODOS

El Mtodo Analtico-Sinttico.- Que posibilit descomponer el
problema en sus componentes; y analizar su interaccin que determinara
la deficiencia en la gestin administrativa; y a la vez, se reuni la solucin
de esos elementos.

45

El Mtodo Inductivo-Deductivo.- Se logr inferir de todo el proceso
de la investigacin; y en la elaboracin del marco terico, la relacin
existente entre los hechos particulares con el problema de estudio; as
como la interpretacin del diagnstico en funcin de generalizaciones.

Documental.- Por trabajar con documentacin que permiti la
elaboracin del manual de procedimientos.

Descriptivo.- Porque se conoci la forma de informacin del cliente
interno y externo; el ingreso, egreso, control y archivo de
correspondencia que se utiliza en el departamento de secretaria del
Instituto Superior de Artes Plsticas Daniel Reyes Permiti identificar en
qu nivel de conocimiento, capacitacin y prctica, se encuentra el
personal docente y administrativo.

De campo.- Al asistir al Instituto Superior de Artes Plsticas Daniel
Reyes lugar de la investigacin, se constat el procedimiento utilizado
para tramitar la correspondencia y los mecanismos que utilizan para
otorgar informacin.

3.3. TCNICAS E INSTRUMENTOS
La informacin se recolect mediante la tcnica de la encuesta
integrada por un cuestionario de 10 tems, elaborados para los
administrativos, estudiantes y padres de familia del Instituto Superior de
Artes Plsticas Daniel Reyes obteniendo datos que sirvieron como
referencia para conocer cmo se desarrolla el proceso administrativo del
plantel.

46

3.4. POBLACIN
La informacin fue direccionada y especfica, constituida por el
personal administrativo, estudiantes y padres de familia que forman parte
de la comunidad educativa. Tuvo como finalidad obtener resultados
veraces y confiables, para lo cual se aplic el clculo de la muestra.

CUADRO DE POBLACIN DE FUNCIONARIOS DEL
Instituto Superior de Artes Plsticas Daniel Reyes

Dependencias Personal Muestra
Rector(a) 1
Vicerrector(a) 1
Inspectores 3
Docentes 39
Departamento de
orientacin
1
Departamento medico 1
Departamento
odontolgico
1
Secretarias 2
Conserjes 3
TOTAL 52

NOTA: En la investigacin participan todos los funcionarios

CUADRO DE POBLACIN DE USUARIOS DEL
I.S.T.A.P Daniel Reyes
Representantes
legales
415
Estudiantes 420
TOTAL 835

47

3.5. Muestra

n = tamao de la muestra
PQ = varianza de la poblacin, valor constante = 0.25
N = poblacin / universo
(N 1 ) = correccin geomtrica, para muestras grandes 30
E = margen de error estadsticamente aceptable:
0.02 = 2 % (mnimo)
0.3 = 30% (mximo)
0.05 = 5% (recomendado en educacin)
K = coeficiencia de correccin de error, valor constante = 2

Fraccin muestral (de cada establecimiento)
m = Fraccin muestral
n = Muestra
N = Poblacin / universo
E = Estato (poblacin de cada establecimiento)

835 * 0.25
0.2491 =

n=
835
208

n=
1.0006
208.7
(835-1)(0.06)
0.25 +
2
2
48

CUADRO DE MUESTRA DE USUARIOS
Representantes legales 103
Estudiantes 105
TOTAL 208
415* 0.2491= 103
420*0.2491= 104.6 =105
49

CAPTULO IV
ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS
ENCUESTA DIRIGIDA A LOS ESTUDIANTES DE LA INSTITUCIN.
1) Conoce usted si la Institucin cuenta con un Manual de y
Procedimientos Administrativos?

Cuadro N 1

INDICADORES FRECUENCIA %
SI 31 30,00%
NO 74 70,00%
TOTAL 105 100%

CONOCIMIENTO DE LA EXISTENCIA DE UN MANUAL DE
FUNCIONES
Grfico Nro. 1

Fuente: Encuestas
Elabora por: Las autora
ANLISIS E INTERPRETACIN:
Al preguntar si conocen sobre la existencia de un Manual de
Procedimientos Administrativos en el Instituto Superior de Artes Plsticas
Daniel Reyes, la mayora de los encuestados dice que desconoce, esto
se debe a que en la Institucin no cuentan con este instrumento
indispensable para la correcta organizacin de la misma.
30%
70%
SI
NO
50

2) Cmo calificara usted la creacin de un Manual de
procedimientos administrativos para la Institucin?
Cuadro N 2

MUY IMPORTANTE 56 53,33%
IMPORTANTE 44 41,90%
POCO IMPORTANTE 3 3%
NADA IMPORTANTE 2 1,90%
TOTAL 105 100%

IMPLEMENTACIN DE UN MANUAL DE FUNCIONES
Grfico Nro. 2

Fuente: Encuestas
Elabora por: Las autoras
La mayora de los estudiantes que fueron encuestados manifiestan que es
muy importante la implementacin del Manual de Procedimientos
Administrativos, seguidos de un porcentaje que dice que es importante, lo
cual motiva a continuar con el trabajo ya que es un instrumento que va a
ser de mucha utilidad para la Institucin.

53%
42%
3% 2%
MUY IMPORTANTE IMPORTANTE
POCO IMPORTANTE NADA IMPORTANTE
51

3) Estn previamente establecidos los requisitos y pasos a seguirse
cuando tiene que realizar un trmite dentro de la Institucin?

Cuadro N 3

SIEMPRE
47 44,76
CASI SIEMPRE
39 37,14
AVECES
14 13,33
NUNCA
5 4,76
TOTAL 105 100%

TRMITE DENTRO DE LA INSTITUCIN
Grfico Nro. 3

Fuente: Encuestas


En la encuesta realizada a los estudiantes del Instituto Superior de Artes
Plsticas Daniel Reyes la mayora manifiesta que dentro de la Institucin
siempre se encuentran definidos los requisitos y pasos para realizar los
trmites, seguidos por un porcentaje que manifiesta que solo a veces se
encuentran definidos los pasos y requisitos, sin embargo es importante
normalizar y regular todo esto en un documento.
45%
37%
13%
5%
SIEMPRE CASI SIEMPRE AVECES NUNCA
52

4) Los trmites en la institucin los realiza con facilidad y
efectividad?

Cuadro N 4

SIEMPRE 20
19,05%
CASI SIEMPRE 52
49,52%
AVECES 32
30,48%
NUNCA 1
0,95%
TOTAL 105 100%

TRMITES EN LA INSTITUCIN
Grfico Nro. 4

Fuente: Encuestas


En cuanto a la realizacin de trmites , la mayora de los encuestados
manifiestan que a veces es fcil, seguido por un bajo porcentaje que dice
que siempre es fcil, esto se debe a que no cuentan con un manual de
procedimientos que regule los pasos y los requisitos necesarios para la
realizacin de cualquier trmite dentro de la Institucin.

19%
50%
30%
1%
SIEMPRE CASI SIEMPRE a veces NUNCA
53

5) Considera usted que el personal que labora en la institucin tiene
bien definidas sus tareas?

Cuadro N 5

SI 66
62,86%
NO 39
37,14%
TOTAL 105 100%

DEFINICIN DE TAREAS
Grfico Nro. 5

Fuente: Encuestas
Al preguntar si el personal que labora en la Institucin tiene bien definidas
sus tareas, el mayor porcentaje dice que si tienen definidas sus tareas,
seguidas en menor porcentaje por quienes manifiestan que no las tienen
definidas, esto se debe a que los estudiantes desconocen de la existencia
de un documento que norme esto y se limitan nicamente a realizar sus
trmites.

63%
37%
SI NO
54

6) Le gustara contar con un manual de procedimientos
administrativos que le orienten las actividades a desarrollarse en la
institucin?

Cuadro N 6

SI 95 90,48%
NO 10 9,52%
TOTAL 105 100%

ORIENTAR ACTIVIDADES
Grfico Nro. 6

Fuente: Encuestas
En la encuesta realizada a la poblacin de estudiantes del Instituto
Superior de Artes Plsticas Daniel Reyes, la mayora manifiesta que
dentro de la Institucin les gustara contar con un manual de
procedimientos administrativos que orienten las actividades a
desarrollarse en la institucin, seguidos por un porcentaje que manifiesta
que no les gustara, sin embargo es importante normalizar y regular todo
esto en un documento.

90%
10%
SI NO
55

7) Le gustara contar con un manual de procedimientos que optimice
recursos al realizar los trmites en la institucin?

Cuadro N 7

SI 97
92,38%
NO 8
7,62%
TOTAL 105
100,00%

OPTIMIZAR RECURSOS
Grfico Nro. 7

Fuente: Encuestas
En la encuesta realizada a la poblacin de estudiantes del ISTAP Instituto
procedimientos administrativos que optimice recursos al realizar los
trmites en la institucin, seguidos por un porcentaje que manifiesta que
no les gustara.
90%
10%
SI NO
56

8) Cree usted que estn claramente definidas las funciones y
responsabilidades de todos los puestos, lneas de autoridad y
niveles jerrquicos dentro de la institucin?

Cuadro N 8

SI 72
68,57%
NO 33
31,43%
TOTAL 105
100,00%

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Grfico Nro. 8

Fuente: Encuestas
En la encuesta realizada a la poblacin de estudiantes del Instituto
Superior de Artes Plsticas Daniel Reyes la mayora manifiesta que
dentro de la Institucin si estn claramente definidas las funciones y
responsabilidades de todos los puestos, lneas de autoridad y niveles
jerrquicos seguidos por un porcentaje que manifiestan que no lo estn,
por lo que es importante normalizar y regular todo esto en un documento.

69%
31%
SI NO
57

9) le gustara contar con procedimientos administrativos que ahorren
tiempo en el desempeo de sus actividades dentro de la
institucin?

Cuadro N 9

SI 90 85,71%
NO 15 14,29%
TOTAL 105 100%

AHORRO DE TIEMPO EN DESEMPEO DE ACTIVIDADES

Grfico Nro. 9

Fuente: Encuestas
En la encuesta realizada a la poblacin de estudiantes la mayora
manifiesta que le gustara contar con procedimientos administrativos que
ahorren tiempo en el desempeo de sus actividades dentro de la
institucin, seguidos por un porcentaje que manifiesta que no les gustara.

86%
14%
SI NO
58

10) Est usted satisfecho con la organizacin administrativa actual de
la institucin?

Cuadro N 10

MUCHO 55 52,38%
POCO 45 42,86%
NADA 5 4,76%
TOTAL 105 100%

ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
Grfico Nro. 10

Fuente: Encuestas
Al preguntar si estn satisfechos con la organizacin administrativa actual
de la institucin la mayora dice que mucho, seguidas en menor
porcentaje por quienes manifiestan que poco, esto se debe a que los
estudiantes desconocen de la existencia de un documento que norme
todo esto.

52%
43%
5%
MUCHO POCO NADA
59

ENCUESTA DIRIGIDA A LOS DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS DE
LA INSTITUCIN.
1) Conoce usted si la institucin cuenta con un Manual de

Cuadro N 1

SI 10 19,23
NO 42 80,77
TOTAL 52 100,00

FUNCIONES
Grfico Nro. 1

Fuente: Encuestas

19%
81%
SI NO
60

2) Cmo calificara usted la implementacin de un Manual de
Cuadro N 2

MUY IMPORTANTE 25 48,08
IMPORTANTE 17 32,69
POCO IMPORTANTE 6 11,54
NADA IMPORTANTE 4 7,69
TOTAL 52 100,00

IMPLEMENTACIN DE UN MANUAL DE FUNCIONES
Grfico Nro. 2

Fuente: Encuestas
Los docentes que fueron encuestados manifiestan que es muy importante
la implementacin del Manual de Procedimientos Administrativos,
seguidos de un porcentaje que dice que es importante, lo cual motiva a
continuar con el trabajo ya que es un instrumento que va a ser de mucha
utilidad para la Institucin.

48%
33%
11%
8%
61

3) Le gustara contar con procedimientos administrativos que
asignen funciones claras y precisas?
Cuadro N 3

SIEMPRE 49 94,23
CASI SIEMPRE 2 3,85
RARA VEZ 0 0,00
NUNCA 0 0,00
TOTAL 51 98,08

ASIGNACIN DE FUNCIONES
Grfico Nro.3

Fuente: Encuestas
En la encuesta realizada a los Docentes del Instituto Superior de Artes
Plsticas Daniel Reyes la mayora manifiesta que les gustara contar con
procedimientos que les asignen funciones claras y precisas dentro de la
Institucin lo cual motivara a continuar con el trabajo ya que es un
instrumento til para la Institucin.

96%
4% 0%
0%
SIEMPRE CASI SIEMPRE RARA VEZ NUNCA
62

4) Conoce con detalles cules son sus funciones, y los
procedimientos que se deben seguir para cumplirlas?

Cuadro N 4

MUCHO 17 32,69
POCO 35 67,31
NADA 0 0,00
TOTAL 52 100,00

Grfico Nro. 4

Fuente: Encuestas

En la encuesta realizada a los docentes del Instituto Superior de Artes
Plsticas Daniel Reyes la mayora manifiesta que conocen poco de los
procedimientos y funciones que deben seguir dentro de la Institucin,
seguidos por un porcentaje que manifiesta que si conocen poco de los
procedimientos y funciones que deben.
33%
67%
0%
MUCHO POCO NADA
63

5) le gustara contar con un manual de procedimientos
administrativos que le oriente las actividades a desarrollarse en la
institucin?

Cuadro N 5

SI 52 100,00
NO 0 0,00
TOTAL 52 100,00

Grfico Nro. 5

Fuente: Encuestas

En la encuesta realizada a la poblacin de docentes del Instituto Superior
de Artes Plsticas Daniel Reyes, la mayora manifiesta que dentro de la
Institucin les gustara contar con un manual de procedimientos
administrativos que orienten las actividades a desarrollarse en la
institucin, ya que es importante normalizar y regular todo esto en un
documento.

100%
0%
SI NO
64


Cuadro N 6

SIEMPRE 12 28,85
CASI SIEMPRE 29 51,92
RARA VEZ 11 19,23
NUNCA 0 0,00
TOTAL 52 100,00

TAREAS DEFINIDAS
Grfico Nro. 6

Fuente: Encuestas

Al realizar la encuesta sobre si tienen bien definidas las tareas la mayora
de los encuestados manifiestan que casi siempre, seguido por un bajo
porcentaje que dice que siempre y rara vez esto se debe a que no
cuentan con un manual de procedimientos que regule los pasos y los
requisitos necesarios para la realizacin de cualquier trmite dentro de la
Institucin.

23%
56%
21%
0%
SIEMPRE CASI SIEMPRE RARA VEZ NUNCA
65

7) Aceptara contar con un manual que le ayude a optimizar recursos al
realizar actividades que estn correspondientes a su cargo?

Cuadro N 7

SIEMPRE 52 100,00
CASI SIEMPRE 0 0,00
RARA VEZ 0 0,00
NUNCA 0 0,00
TOTAL 52 100,00

OPTIMIZAR RECURSOS
Grfico Nro. 7

Fuente: Encuestas
Plsticas Daniel Reyes, la mayora manifiesta que dentro de la
Institucin les gustara contar con un manual de procedimientos
administrativos que optimice recursos al realizar los trmites en la

100%
0%
0%
0%
SIEMPRE CASI SIEMPRE A VECES NUNCA
66

8) Estn claramente definidas las funciones y responsabilidades de
todos los puestos, lneas de autoridad y niveles jerrquicos?

Cuadro N 8

TODAS 12 23,08
MUCHAS 15 28,85
POCAS 25 48,08
NADA 0 0,00
TOTAL 52 100,00

DEFINICIN DE LAS FUNCIONES
Grfico Nro. 8

Fuente: Encuestas
Plsticas Daniel Reyes, la mayora manifiesta que pocas ocasiones
estn claramente definidas las funciones y responsabilidades de todos los
puestos, lneas de autoridad y niveles jerrquicos de la Institucin ,
seguidos por un porcentaje que manifiesta que si estn definidas las
funciones.
23%
29%
48%
0%
TODAS MUCHAS POCAS NADA
67

9) Le gustara contar con procedimientos administrativos que le
institucin?

Cuadro N 9

SIEMPRE 44 84,62
CASI SIEMPRE 8 15,38
RARA VEZ 0 0,00
NUNCA 0 0,00
TOTAL 52 100,00

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS QUE LE AHORREN TIEMPO
Grfico Nro. 9

Fuente: Encuestas

Plsticas Daniel Reyes la mayora manifiesta que siempre les gustara
contar con procedimientos administrativos que le ahorren tiempo en el
desempeo de sus actividades dentro de la institucin dentro de la
Institucin siempre, y un porcentaje muy bajo que manifiesta que casi
siempre, sin embargo es importante normalizar y regular todo esto en un
documento.
85%
15%
0%
0%
SIEMPRE CASI SIEMPRE A VECES NUNCA
68

la Institucin?
Cuadro N 10

MUCHO 11 21,15
POCO 39 75,00
NADA 2 3,85
TOTAL 52 100,00

Grfico Nro. 10

Fuente: Encuestas

en cuanto a si estn satisfechos con la organizacin administrativa, la
mayora de los encuestados manifiestan que poco , seguido por un bajo
porcentaje que dice que mucho, esto se debe a que no cuentan con un
manual de procedimientos que regule los pasos y los requisitos
necesarios para una mejor organizacin dentro de la institucin.

21%
75%
4%
MUCHO POCO NADA
69

ENCUESTA DIRIGIDA A LOS PADRES DE FAMILIA DE LA
INSTITUCIN.
Cuadro N 1

SI 35
33,98
NO 68
66,02
TOTAL 103
100,00

FUNCIONES

Grfico Nro. 1

Fuente: Encuestas

70

2) Cmo calificara usted el diseo de un Manual de procedimientos
administrativos para la Institucin?
Cuadro N 2

MUY IMPORTANTE 72 69,90
IMPORTANTE 29 28,16
POCO IMPORTANTE 0 0,00
NADA IMPORTANTE 2 1,94
TOTAL 103 100,00

IMPLEMENTACIN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS

Grfico Nro. 2

Fuente: Encuestas
La mayora de los Padres de familia que fueron encuestados manifiestan
que es muy importante la implementacin del Manual de Procedimientos
Administrativos, seguidos de un porcentaje que dice que es importante, lo
cual motiva a continuar con el trabajo ya que es un instrumento que va a
ser de mucha utilidad para la Institucin.

70%
28%
0%
2%
71


Cuadro N 3

SIEMPRE 45
43,69
CASI SIEMPRE 18
17,48
AVECES 40
38,83
NUNCA 0
0,00
TOTAL 103
100,00

Grfico Nro. 3

Fuente: Encuestas

En la encuesta realizada a los Padres de familia del Instituto Superior de
Artes Plsticas Daniel Reyes la mayora manifiesta que dentro de la
Institucin siempre se encuentran definidos los requisitos y pasos para
realizar los trmites, seguidos por un porcentaje que manifiesta que solo a
veces se encuentran definidos los pasos y requisitos, sin embargo es
importante normalizar y regular todo esto en un documento.

72

efectividad?

Cuadro N 4

SIEMPRE 35
33,98%
CASI SIEMPRE 20
19,42%
AVECES 48
46,60%
NUNCA 0
0,00%
TOTAL 103
100,00%

TRMITES EN LA INSTITUCIN
Grfico Nro. 4

Fuente: Encuestas
En cuanto a la realizacin de trmites , la mayora de los encuestados
manifiestan que a veces es fcil, seguido por un porcentaje que dice que
siempre es fcil, esto se debe a que no cuentan con un manual de
procedimientos que regule los pasos y los requisitos necesarios para la
realizacin de cualquier trmite dentro de la Institucin.

34%
19%
47%
0%
SIEMPRE CASI SIEMPRE AVECES NUNCA
73


Cuadro N 5

SI 78 84,47
NO 25 15,53
TOTAL 103 100,00

DEFINICIN DE TAREAS
Grfico Nro. 5

Fuente: Encuestas
Al preguntar si el personal que labora en la Institucin tiene bien definidas
sus tareas, el mayor porcentaje dice que si tienen definidas sus tareas,
seguidas en menor porcentaje por quienes manifiestan que no las tienen
definidas, esto se debe a que los padres de familia desconocen de la
existencia de un documento que norme esto y se limitan nicamente a
realizar sus trmites.

84%
16%
SI NO
74

administrativos que le orienten las actividades a desarrollarse en la
institucin?

Cuadro N 6

SI 91 88,35
NO 12 11,65
TOTAL 103 100,00

Grfico Nro. 6

Fuente: Encuestas
En la encuesta realizada a la poblacin de padres de familia del Instituto
procedimientos administrativos que orienten las actividades a
desarrollarse en la institucin, seguidos por un porcentaje que manifiesta
que no les gustara, sin embargo es importante normalizar y regular todo
esto en un documento.

88%
12%
SI NO
75


Cuadro N 7

SI 85 82,52
NO 18 17,48
TOTAL 103 100,00

OPTIMIZAR RECURSOS
Grfico Nro. 7

Fuente: Encuestas
procedimientos administrativos que optimice recursos al realizar los
trmites en la institucin, seguidos por un porcentaje que manifiesta que
no les gustara.

83%
17%
SI NO
76

niveles jerrquicos dentro de la institucin?

Cuadro N 8

SI 83 90,29
NO 20 9,71
TOTAL 103 100,00

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Grfico Nro. 8

Fuente: Encuestas
dentro de la Institucin si estn claramente definidas las funciones y
responsabilidades de todos los puestos, lneas de autoridad y niveles
jerrquicos seguidos por un porcentaje que manifiesta que no lo estn,
por lo que es importante normalizar y regular todo esto en un documento

90%
10%
SI NO
77

9) le gustara contar con procedimientos administrativos que ahorren
tiempo en el desempeo de sus actividades dentro de la
institucin?

Cuadro N 9

SI 80 77,67
NO 23 22,33
TOTAL 103 100,00

Grfico Nro. 9

Fuente: Encuestas
En la encuesta realizada a la poblacin de padres de familia la mayora
manifiesta que le gustara contar con procedimientos administrativos que

78%
22%
SI NO
78

la institucin?
Cuadro N 10

MUCHO 42 40,78
POCO 53 51
NADA 8 7,77
TOTAL 103 100,00

Grfico Nro. 10

Fuente: Encuestas
Al preguntar si estn satisfechos con la organizacin administrativa actual
de la institucin la mayora dice que mucho, seguidas en menor
porcentaje por quienes manifiestan que poco, esto se debe a que los
padres de familia desconocen de la existencia de un documento que
norme todo esto
84%
0% 16%
MUCHO POCO NADA
79

CAPTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De acuerdo a la informacin obtenida en las encuestas aplicadas a los
docentes, estudiantes y padres de familia del Instituto Superior
Tecnolgico de Artes Plsticas DANIEL REYES, se han podido
determinar las siguientes conclusiones y recomendaciones:

5.1 CONCLUSIONES

Mediante las encuestas realizadas se determin que la mayora de
los encuestados manifiestan que les gustara contar con
procedimientos administrativos que orienten las actividades, optimice
recursos al realizar los trmites y ahorre tiempo en el desempeo de
sus actividades.

De acuerdo a las encuestas se puede determinar que los estudiantes
desconocen de la existencia de un documento en el cual estn
establecidas las tareas del personal que labora en la institucin y se
limitan nicamente a realizar sus trmites.

Conforme a los resultados obtenidos se determina que la mayora de
los encuestados manifiestan que desconocen de la existencia de un
manual de procedimientos administrativos esto se debe a que la
Institucin no cuentan con este instrumento indispensable para la
correcta organizacin de la misma.
80

Los encuestados consideran que es muy importante la
implementacin del Manual de Procedimientos Administrativos en la
institucin.

En lo que estn todos de acuerdo es que la Institucin debe contar
con un Manual de Procedimientos Administrativos que permita un
buen desempeo de sus actividades.

5.2 RECOMENDACIONES
A las autoridades que tiene que desarrollar sus actividades
acadmico-administrativas mediante una herramienta que oriente su
accionar, como es a travs de la utilizacin del manual de
procedimientos administrativos.

Se recomienda a todos los funcionarios de la Institucin poner en
ejecucin el Manual de Procedimientos Administrativos para que cada
individuo sepa cules son las funciones que debe cumplir, adems de
que se podr simplificar los procesos y obtener los resultados
esperados de una manera ms eficiente y eficaz.

Se recomienda a las investigadoras realizar una socializacin del
Manual de Procedimientos Administrativos, a todos los actores de la
Institucin para que conozcan y pongan en prctica lo que contiene el
presente trabajo de investigacin.

A todos los funcionarios se recomienda que se planteen una de las
metas prioritarias de la institucin sea el renovar la atencin al cliente,
tanto interno como externo, para as satisfacer las necesidades de los
mismos y cumpliendo con las expectativas del entorno.
81

CAPTULO VI
PROPUESTA ALTERNATIVA

6.1. TTULO DE LA PROPUESTA.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL
INSTITUTO SUPERIOR TECNOLGICO DE ARTES PLSTICAS
DANIEL REYES DE SAN ANTONIO DE IBARRA

6.2. JUSTIFICACIN

El Colegio no cuenta con un Manual de Procedimientos
administrativos por lo que es de gran importancia su aplicacin ya que
fortalecer los procedimientos administrativos del Instituto Superior de
Artes Plsticas Daniel Reyes en base a nuevas tcnicas pedaggicas
acorde con las exigencias de la educacin actual para brindar a la
comunidad educativa un servicio de calidad, y es necesario formar parte
de la elaboracin del Manual aportando con ideas y trabajando en equipo
para mejorar la atencin al cliente interno y externo para que la institucin
alcance un mayor prestigio. El realizar el Manual constituye una
herramienta de gestin ya que cuyos beneficiarios sern todos los
miembros que conforman la comunidad educativa.

82

6.3 FUNDAMENTACIN

Fundamentos educativos
PARA NRICE, I., (1992) la educacin es un proceso que tiende a
capacitar al individuo para actuar conscientemente frente a nuevas
Situaciones de la vida, aprovechando la experiencia anterior y teniendo en
cuenta la integracin, la continuidad y los progresos sociales. Todo ello de
acuerdo con la realidad de cada uno, de modo que sean atendidas las
necesidades individuales y colectivas.(PG. 19)

Este fundamento manifiesta que la educacin es la accin de
desarrollar y perfeccionar las actitudes y facultades intelectuales que son
susceptibles de cambio en el hombre.

Fundamentos sociolgicos

Para Villarroel, J., (1995) Cualquier intento educativo debe tener en
cuenta los aspectos sociales, econmicos y culturales del medio en que
desarrolla su accin.

Se refiere a los aspectos que tiene que ver con la vida misma de
nuestras sociedades, a saber: ambiente ecolgico, rasgos culturales,
organizacin poltica, modos y relaciones de produccin, manifestaciones
religiosas, diversidad tnica, valores y actitudes. Todos ellos juegan un
papel decisivo no slo en el ambiente inmediato (en el saln de clases y
la institucin educativa, sino a un contexto ms amplio como el familiar y
comunitario).(Pg. 104)

83

Los fundamentos sociolgicos sirven para tomar en cuenta a los
diferentes indicadores que permitan mejorar el ambiente organizacional
de la institucin.

Esta teora explica que la informacin que recepta la persona en su
esquema mental modifica y transforma sus estructuras y que al mismo
Tiempo una vez modificadas permiten la realizacin de nuevos
conocimientos de mayor riqueza y complejidad.

Fundamentos Administrativos

TOMADO DE:
http://teoria-administrativas-2012.blogspot.com/p/fundamentacion_28.html

La administracin se puede definir como Proceso cuyo objeto es la
coordinacin eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para
lograr sus objetivos con la mxima productividad.

Los administradores desempean las funciones de planeacin,
organizacin, integracin de personal, direccin y control. La
administracin es una actividad esencial en todos los niveles
organizacionales, sin embargo, las actividades administrativas requeridas
varan en cada nivel organizacional.

La meta de los organizadores es crear un supervit y ser productivos;
esto es, conseguir una relacin favorable de productos-insumos en un
periodo especfico y con la debida consideracin de la calidad.

84

Como prctica, la administracin es un arte; los conocimientos
organizados acerca de la administracin son una ciencia. El desarrollo de
la teora administrativa supone la elaboracin de conceptos, principio y
tcnicas.

La organizacin es un sistema abierto que opera en el interacta con
el ambiente. El enfoque de sistemas de la administracin abarca los
insumos del ambiento externo y los reclamantes, el proceso de la
transformacin, el sistema de la comunicacin, factores externos,
productos y la revitalizacin del sistema. El proceso de transformacin
consiste en las funciones administrativas.

6.4. OBJETIVOS.

6.4.1 Objetivo General
Disponer del manual de procedimientos administrativos del Instituto
Superior de Artes Plsticas Daniel Reyes como instrumento de
apoyo que le permita alcanzar eficiencia y eficacia en sus servicios.

6.4.2 Especficos
Actualizar constantemente el manual en funcin de las nuevas
disposiciones normativas gubernamentales e institucionales.
Apoyar a la gestin administrativa del colegio con procedimientos
claros y sencillos
Socializar el manual de procedimientos administrativos con las
autoridades del plantel.

85

6.5 IMPORTANCIA

La aplicacin de este Manual es muy importante porque fortalecer
los procedimientos administrativos del ISTAP DANIEL REYES.
Adems el Manual permitir desarrollar las actividades administrativas
con xito ya sea dentro o fuera de la institucin, ya que es fundamental y
de vital importancia dentro de una institucin educativa porque facilita al
Talento Humano actualizarse cada da y poder desarrollar sus actividades
con xito adems permitir brindar a la comunidad educativa un servicio
de calidad.

6.6 Ubicacin sectorial y fsica

"DANIEL REYES"
DIRECCIN: AVENIDA SUCRE Y CAMILO POMPEYO GUZMN
SAN ANTONIO DE IBARRA.
86

87

6.7 Factibilidad

La elaboracin de la propuesta es factible realizarla por las siguientes
razones:

Este manual est dirigido al personal docente y administrativo con
la finalidad de que desempeen eficientemente las funciones que
les corresponden, y faciliten todos los procesos que requiera la
institucin.

La elaboracin de este Manual no solamente aportara beneficios
a la presente generacin, sino que tambin podr ser utilizada por
generaciones venideras siempre y cuando realicen las
actualizaciones correspondientes.

6.8Desarrollo de la Propuesta

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

SEGN LA CONSTITUCIN DE LA REPBLICA DEL ECUADOR

Art. 348.- "La educacin pblica ser gratuita y el estado la financiar de
manera oportuna, regular y suficiente. La distribucin de los recursos
destinados a la educacin se regir por criterios de equidad social,
poblacional y territorial, entre otros."

88

6.8.1 ESTRUCTURA ORGNICA DEL ISTAP DANIEL REYES
RECTOR
ORGANISMOS
COMUNIDAD
GOBIERNO ESTUDIANTIL
PADRES DE FAMILIA
ADMINISTRATIVOS Y
SERVICIOS
CONSEJO DIRECTIVO
JUNTA GENERAL
JUNTA DE PROFESORES DE CURSO
JUNTA DE DIRECTORES DE REA
GOBIERNOS SECTORIALES
INSTITUCIONALES
COMITS
DIRECTIVA
COMISIONES
SECRETARIA
COLECTURA
SERVICIOS
SECRETARIA
AUXILIAR
COLECTORA
CONTADOR
AUXILIAR DE CONTABILIDAD
GUARDA ALMACN
BIBLIOTECARIA
CONSERJE
GUARDIA
JARDINERO
89

RECTOR
VICERRECTOR
INSPECTOR GENERAL
DOCENTES
REA
DEPARTAMENTOS
ESTUDIANTES
COMISIONES
ARTES
CIENCIAS
CONSEJO ACADMICO
Exposiciones
EVALUACIN INTERNA
VINCULACIN CON LA COMUNIDAD
PRCTICA DOCENTE
TCNICO PEDAGGICO
PROMOCIN PRENSA Y PUBLICIDAD
DISCIPLINA
INVESTIGACIN Y DESARROLLO INST.
CULTURA FIS. DEPORTES Y
RECREACIN
FIESTAS Y ASUNTOS SOCIALES
DISTRIBUCIN DE TRABAJOS Y
HORARIOS
ECONMICA Y CONTROL INTERNO
DOBE
INSPECCIN
SALUD
INTEGRAL
ORIENTADOR
TRABAJADORA
SOCIAL
INSPECTOR GENERAL
INSPECTOR DE
CURSO
MEDICO
ODONTLOGO
ALCALDES DE
CURSO
90

6.8.2 MISIN

El Instituto Superior Tecnolgico de Artes Plsticas
Daniel Reyes, es una Institucin pblica educativa,
dirigida a personas con aptitud y sensibilidad
especiales para las Artes Plsticas, forma bachilleres
y tecnlogos crticos, reflexivos, creativos, con recursos humanos
capacitados en los mbitos: artstico, cientfico, tcnico y tecnolgico, para
producir saberes que contribuyen al desarrollo artstico cultural, con
creatividad e identidad social.

6.8.3 VISIN

El Instituto Superior Tecnolgico de Artes Plsticas
Daniel Reyes, en el 2012, ser el lder en la formacin
de profesionales para el desarrollo y difusin de las Artes
Plsticas y la Cultura del Pas, Con infraestructura y
recursos que respondan a las exigencias competitivas
del tiempo permitiendo a docentes y estudiantes desplegar nuevas
propuestas plsticas con sensibilidad, rigor tcnico-cientfico, y esttica.

91

6.8.4 SIMBOLOGA PARA ELABORAR LOS DIAGRAMAS DE FLUJO
Para la elaboracin de los diagramas de flujo se utiliza la simbologa
estndar y especial que se requieren con frecuencia para diagramar
programas de computacin que se muestran a continuacin.

SMBOLO DESCRIPCIN

Este se utiliza para representar el inicio o
el fin de un algoritmo. Tambin puede
representar una parada o una
interrupcin programada que sea
necesaria realizar en un programa.
Este se utiliza para un proceso
determinado, es el que se utiliza
comnmente para representar una
instruccin, o cualquier tipo de
operacin que origine un cambio de
valor.

Este smbolo es utilizado para
representar una entrada o salida de
informacin, que sea procesada o
registrada por medio de un perifrico.
INICIO/ FIN
ENTRADA/
SALIDA
PROCESO
92

Este es utilizado para la toma de
decisiones, ramificaciones, para la
indicacin de operaciones lgicas o de
comparacin entre datos.

Este es utilizado para enlazar dos
partes cualesquiera de un diagrama a
travs de un conector de salida y un
conector de entrada. Esta forma un
enlace en la misma pgina del
diagrama.

Este es utilizado para enlazar dos
partes de un diagrama pero que no se
encuentren en la misma pgina.

Este es utilizado para indicar la
secuencia del diagrama de flujo, es
decir; para indicar el sentido de las
operaciones dentro del mismo.

Este es utilizado para representar la
salida de informacin por medio de la
impresora.
CONECTOR
CONECTOR
FUERA DE
PGINA.
FLUJO DEL
PROGRAMA
SALIDA DE
INFORMACIN
IMPRESA
DECISI
N
93

Este es utilizado para representar la
salida o para mostrar la informacin por
medio del monitor o la pantalla.

Indica que se guarda un documento en
forma permanente. Se usa
generalmente combinado con el
smbolo "Documento" y se le pueden
agregar en su interior las siguientes
instrucciones:
A = Alfabtico
N = Numrico
C = Cronolgico

Indica que el documento se guarda en
forma eventual o provisional. Se rige por
las mismas condiciones del archivo
permanente.

Representa cualquier tipo de documento
que se utilice, reciba, se genere o salga
del procedimiento, los cuales pueden
identificarse anotando en el interior del
smbolo la clave o nombre
correspondiente; as como el nmero de
copias.
MOSTRAR
INFORMACI
N EN
PANTALLA
Archivo
definitivo
Archivo
Provision
Documento

94

6.8.5 MAPA DE PROCESO

PROCESOS
ACADEMICOS
Matriculas
ordinarias y
extraordinarias
Anotaciones
por faltas,
atrasos,
uniformes
Justificacion
de faltas hasta
de 4 dias
Procedimiento
para rendir
exmenes
atrasados
elaboracin de
actas de grado
registro de
novedades por
mal
comportamiento
prstamo de
libros de la
biblioteca.
Trmite de
exoneracin
cultura fsica
95

PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
Trmite para el
desglose de
carpetas
Otorgamiento de
Certificados de
Matriculas y
Disciplina
Archivo de
documentos
enviados y recibidos
Liquidacin del
Impuesto a la renta
del personal
Elaboracin de
las
declaraciones
de impuestos
Elaboracin
de rol de
pagos
Control y
Registro de
inventarios
Pago de
remuneraciones
Sistema de
Administracin
Financiera
ESIPREN
Control y
registro de
obras artisticas
Procedimiento
para la donacion
de obras
artisticas
Servicio de bus
Cambio se
seccion diurna a
nocturna
96

EXPLICACIN

El manual de procedimientos tanto acadmicos como administrativos se
desarroll considerando el plan estratgico institucional, el organigrama
estructural de la institucin y la base legal y normativa que se aplica en la
educacin inicial y media.

97

PROCEDIMIENTOS ACADMICOS

DANIEL REYES

AVENIDA SUCRE Y CAMILO POMPEYO GUZMN
SAN ANTONIO DE IBARRA
ECUADOR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACIN
MACRO PROCESO:
Acadmico
PROCESO: Matriculas Ordinarias de
noveno a tercero de bachillerato
SUB PROCESO:
Secretara
CDIGO: ACD-01
OBJETIVO.
Contar con un registro de las alumnos/as que ingresan a estudiar
en el Colegio y realizan los trmites en el perodo de matrculas
ordinarias. www.educacion.gob.ec
ENCARGADO PROCEDIMIENTO
MINISTERIO DE
EDUCACIN
Emite disposicin Ministerial para proceso
de inscripcin y matrcula.
RECTOR/A Conoce disposicin
SECRETARIO/A

Informa al Rector el nmero de
matriculados en cada uno de los aos para
conocer cupos existentes.
RECTOR/A

Autoriza la recepcin de solicitudes para el
ingreso de noveno de bsica a tercero de
bachillerato.
SECRETARIO/A Recibe solicitudes.
SECRETARIO/A Publica calendario y requisitos para
matrculas.
ESTUDIANTE Y
REPRESENTANTE
Acuden a la matrcula con su representante
en la fecha sealada, uniformados y
portando los documentos completos.

COLECTURA
Pasan a colectura a canjear el ticket de
matrcula y en caso de ser estudiantes
nuev@s, se entrega la carpeta estudiantil
del Colegio.
INSPECTORES

Elaboran ficha individual con datos del/a
estudiante y representante
DEPARTAMENTOS
MDICOS
Se solicita exmenes mdicos
SECRETARIO/A/S Realiza la matricula.
ESTUDIANTE Reciben certificado de matrcula.
98

DIAGRAMA DE FLUJO

Canje de ticket
INICIO
Disposicin ministerial
Rector
Conoce disposicin
Cupos
Autorizacin de solicitud de ingreso
Recepcin de solicitud
Secretaria
Calendario y requisitos de
Matricula
Estudiantes
Carpeta
Nuevos
Antiguos
Ficha individual
Exmenes mdicos
Certificado de matrcula
FIN
99

DANIEL REYES

ECUADOR
IDENTIFICACIN
MACRO PROCESO:
Acadmico
PROCESO: Anotaciones por faltas,
atrasos y uniformes

SUB PROCESO:
Inspeccin General

CDIGO: ACD-02
OBJETIVO.
Llevar un control de la asistencia a clases de los/as estudiantes en
la ficha estudiantil de inspeccin.
INSPECTOR/A DE
CURSO

En la primera hora de clase se procede a
registrar la asistencia, presentacin
personal, revisa uniformes del/a
estudiante y se Informa inmediatamente
a su representante el incumplimiento de
estas normas.
REPRESENTANTE

Recibe llamada del Inspector/a de Curso
y justifica si es el caso.

INSPECTOR/A DE
CURSO

Registra en la ficha individual del/a
estudiante las novedades observadas.

100

DIAGRAMA DE FLUJO

Incumplimiento
INICIO
Asistencia
Presentacin personal
Revisin de
uniformes
Llamado al
representante
Registro en ficha individual
FIN
Cumplimiento
101

DANIEL REYES

ECUADOR
IDENTIFICACIN
MACRO
PROCESO:
Acadmico
PROCESO: Trmite de justificacin de faltas
(hasta 4 das)

SUB PROCESO:
Inspeccin general

CDIGO: ACD-03
OBJETIVO.
Llevar un control de la asistencia a clases de los/as estudiantes y
el motivo por el cual faltaron a clases.
REPRESENTANT
E

Realiza la peticin respectiva de justificacin
de falta.
SECRETARA Firma la constancia de presentacin
INSPECTOR
GENERAL
Con su firma justifica la falta.

INSPECTOR/A DE
CURSO
El Padre de Familia entrega al inspector de
curso

102

DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
Representante
Justificacin de falta
Secretaria general
Constancia de presentacin
Inspector general
Justificacin de falta
Inspector de curso
Recibe justificacin
FIN
103

INSTITUTO SUPERIOR DE ARTES PLSTICAS
DANIEL REYES

ECUADOR

IDENTIFICACIN

MACRO
PROCESO:
Acadmico
PROCESO: Procedimiento para rendir
exmenes atrasados

SUB PROCESO:
Secretara

CDIGO: ACD-04
OBJETIVO.
Permitir a los estudiantes rendir exmenes atrasados

REPRESENTANTE

Presenta en secretara una solicitud para
autorizacin a rendir exmenes atrasados,
justificando la causa. .
SECRETARIO/A

Recepta la solicitud dirigida al/a Rector/a.

RECTOR/A

Autoriza.
SECRETARIO/A

Entrega copia de autorizacin al/a
representante, docente y archiva.

ESTUDIANTE

Rinde los exmenes.
DOCENTE

Recepta el/os exmenes, califica y entrega
la/s notas en Secretara.

SECRETARIO/A Ingresa en el sistema de notas la/s
calificaciones obtenidas y archiva la
autorizacin en la carpeta de juntas del
respectivo curso y paralelo.

104

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO
Solicitud de autorizacin
Rector
Autoriza
Secretaria
Copia de solicitud
Estudiante
Rinde exmenes
Docente
Califica exmenes
Entrega notas
Secretaria
Notas al sistema
Archiva autorizacin
FIN
105


ECUADOR
IDENTIFICACIN
MACRO PROCESO:
Acadmico
PROCESO: Elaboracin de actas de
grado
SUB PROCESO: Secretara CDIGO: ACD-05
OBJETIVO.
Cumplir con todas las necesidades del estudiantado.
SECRETARIA/O

Revisa documentos de estudiantes e ingresa
informacin al sistema de notas del Octavo
Ao de Bsica al Tercer Ao de Bachillerato.
DOCENTE

Ingresa al sistema las notas de Escritos de
Grado.
SECRETARIO/A

Revisa en el sistema los cuadros de las notas
de grado y remite las nminas de graduados
a la Direccin Provincial de Educacin
impresas y en una memoria flash.
FUNCIONARIO/A
DIRECCIN PROV.
Recibe informacin de graduados y emite
orden de compra de especies valoradas.
SECRETARIA/O
.

Llena datos de graduados en especies
valoradas y entrega conjuntamente con las
Actas de grado en la Direccin Provincial de
Educacin para su refrendacin.
SECRETARIA/O

Acude a la Direccin Provincial de Educacin
a sellar Actas y ttulos con el respectivo
nmero de refrendacin.
DIRECCIN
PROVINCIAL DE
EDUCACIN.
Entrega Ttulos y Actas refrendadas.
SECRETARIO/A

Recibe documentos refrendados y realiza
listado para entrega de ttulos y Actas de
grado a los egresados
ESTUDIANTE

Solicita Acta y Ttulo en Secretara portando
su cdula de identidad, en caso de no
solicitar personalmente, debe autorizar por
escrito a la persona que recibir su
documentacin adjuntando copia de su
cdula.
SECRETARIO/A Entrega documentos.
106

DIAGRAMA DE FLUJO

Revisa documentos de estudiantes
Ingresa informacin al sistema

Entrega ttulos y actas
refrendados
INICIO
Secretaria
Ingresa notas de
exmenes al sistema
Docentes
Direccin provincial
Recibe nmina de graduados
y compra especies
Secretaria
Llena datos de los estudiantes
en especies valoradas
Acude a llenar actas y ttulos con
nmero de refrendacin
Direccin provincial
Recibe documentos y realiza
listado para respectiva entrega
FIN
Revisa notas y remite una
nmina de graduados
Secretaria
Secretaria
Estudiantes
Reciben actas y ttulos
107


ECUADOR
IDENTIFICACIN
MACRO
PROCESO:
Acadmico
PROCESO: Registro de novedades por mal
comportamiento
SUB PROCESO:
Secretara
CDIGO: ACD-06
OBJETIVO.
Registrar el mal comportamiento de los estudiantes y tomar las
medidas pertinentes de acuerdo con las leyes de educacin
SECRETARIA Elabora Normativo Disciplinario que regir
todo el ao lectivo.
SECRETARIA Entrega de Normativo disciplinario en las
matrculas a representantes
SECRETARIA Entrega de Normativo de comportamiento
estudiantil a docentes del Plantel como
corresponsables directos del reporte de los/as
estudiantes.
DOCENTE

Informa verbalmente o por escrito en las hojas
de control del mal comportamiento del
estudiante al/a inspector/a de curso.
INSPECTOR/A
DE CURSO

Revisa la hoja de control y conoce las
novedades de mal comportamiento de los/las
estudiantes, registra en la ficha individual y da
soluciones de acuerdo a la gravedad de la
falta.
INSPECTOR/A
DE CURSO
Informa al Administrador del Talento Humano
del mal comportamiento del/a estudiante.
SECRETARIA Convoca al representante, estudiante y DOBE
para tratar y dar solucin al caso siguiendo el
procedimiento de acuerdo a la Ley.
SECRETARIA Informa al Rector/a del comportamiento grave
del/a estudiante.
RECTOR

Conoce y trata el caso con los/as
involucrados/as
108

DIAGRAMA DE FLUJO

Inspector
INICIO
Normativo disciplinario
Entrega a representantes
Entrega a docentes
Revisa hoja de control
Registra en ficha
individual
Solucin de falta
Informa de mal comportamiento
Convoca a
representante,
estudiante, DOBE
Da solucin a la falta
Conoce y trata el caso
FIN
Secretaria
Rector
109


DANIEL REYES

ECUADOR
IDENTIFICACIN
MACRO
PROCESO:
Acadmico

PROCESO: Trmite exoneracin cultura fsica

SUB PROCESO:
Rectorado

CDIGO: ACD-07
OBJETIVO.
Preservar la salud de las y los estudiantes que por alguna razn no
pueden realizar esfuerzo fsico.

REPRESENTANTE

Realiza la peticin de exoneracin de cultura
fsica para el estudiante.
SECRETARIA

Firma la constancia de presentacin.
RECTOR Autoriza con su firma al mdico del ciclo
respectivo emitir un informe sobre el estado
de salud del estudiante.
MDICO Confiere el certificado.
REPRESENTANTE

Padre de familia regresa a la Secretara para
entregar la documentacin pertinente.
SECRETARIA

Elabora el oficio para la exoneracin por
parte de la Direccin Provincial de
Educacin.
RECTOR

Autoriza la peticin con la firma del oficio.
RECTOR

Una vez que llega el documento autorizado
por parte de la Direccin de Educacin,
Rectorado por medio de oficio elaborado por
Secretaria informa al profesor de Cultura
fsica respectivo, sobre la exoneracin (tipo y
tiempo)

110

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO
Representante
Peticin de exoneracin
Constancia de peticin
Autoriza al medico
Confiere certificado
Oficio de exoneracin de
la Direccin Provincial de
Educacin
Autoriza
exoneracin
Obedece orden
FIN
Secretaria
Rector
Mdico
Secretaria
Rector
Profesor
111

DANIEL REYES

ECUADOR
IDENTIFICACIN
MACRO
PROCESO:
Administrativo
PROCESO: Prstamo de libros de la
biblioteca.

SUB PROCESO:
Secretara

CDIGO: ADM-08
OBJETIVO.
Controlar adecuadamente el material bibliogrfico, realizando un
registro de los libros adquiridos y prestados a los alumnos y pblico
en general.
ESTUDIANTES Solicitan los libros de su inters previa
presentacin de su documento personal
(carnet estudiantil, cedula de identidad)
DEPARTAMENTO DE
BIBLIOTECA.
Verifica que existan en el conjunto
bibliogrfico.
DEPARTAMENTO DE
BIBLIOTECA.
En caso de no existir informa al usuario que se
carece del libro solicitado y devuelve el
documento.
DEPARTAMENTO DE
BIBLIOTECA.
En caso de existir entrega el libro solicitado al
usuario y elabora ficha de prstamo, recaba la
firma de este en la ficha de prstamo y archiva
el documento personal de manera cronolgica
temporal.
ESTUDIANTE Despus de investigar devuelve el libro
solicitado.
DEPARTAMENTO DE
BIBLIOTECA.
Entrega documento personal.
DEPARTAMENTO DE
BIBLIOTECA.
Toma el libro archiva y ordena en el casillero
correspondiente.
DEPARTAMENTO DE
BIBLIOTECA.
Archiva la ficha de prstamo de libro de
manera cronolgica permanente, el cual
servir para tener un antecedente del uso del
conjunto bibliogrfico.
112

DIAGRAMA DE FLUJO

Realiza la investigacin
Si
INICIO
Estudiantes
Presentacin de documentos
Informa la inexistencia del
libro
FIN
No
Solicitan los libros
Verifica
existencias
Elabora la ficha
Presentacin del libro
Devolucin de documento
Activacin del libro y ficha
113

DANIEL REYES

ECUADOR

IDENTIFICACIN

MACRO
PROCESO:
Administrativo
PROCESO:Trmite para el desglose
de carpetas

SUB PROCESO:
Secretara

CDIGO: ADM-01
OBJETIVO.
Llevar un control eficiente de la documentacin de todas las personas
existentes dentro de la comunidad educativa.
REPRESENTANTE
Y ALUMNO
Realiza la peticin para el desglose de la
carpeta.
SECRETARIA
GENERAL
Firma la constancia de presentacin de la
solicitud.

RECTOR Recibe la solicitud y autoriza con su firma la
entrega de lo solicitado.

SECRETARIA entrega la carpeta al representante
con toda la documentacin del estudiante

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
114

DIAGRAMA DE FLUJO

Firma constancia de peticin
INICIO
Representante
Peticin de desglose de
carpeta
Recibe y autoriza lo
solicitado
Entrega la carpeta
FIN
Secretaria
Rector
Secretaria
115

DANIEL REYES

ECUADOR
IDENTIFICACIN
MACRO
PROCESO:
Administrativo
PROCESO:
Otorgamiento de Certificados de Matriculas y
Disciplina

SUB PROCESO:
Secretara

CDIGO: ADM-02
OBJETIVO.
Realizar la emisin de certificados que pueda ser solicitada por
cualquier miembro de la Comunidad Educativa.
INTERESADO/A Solicita el documento
SECRETARIO/A Recibe solicitud firma la constancia de
presentacin y pasa al Rector

RECTOR/A Autoriza con su firma la entrega del certificado.
SECRETARIA
GENERAL
Emite el certificado

INTERESADO/A Recibe certificado
116

DIAGRAMA DE FLUJO

Emite el certificado
Representante
Recibe la solicitud
INICIO
Representante
Solicitud de documento
Firma la autorizacin
Recibe certificado
FIN
Secretaria
Rector
Secretaria
117

DANIEL REYES

ECUADOR

IDENTIFICACIN
MACRO
PROCESO:
Administrativo
PROCESO: Archivos de documentos enviados
y recibidos

SUB PROCESO:
Secretara

CDIGO: ADM-03
OBJETIVO.
Registrar, ordenar, clasificar y archivar la documentacin
administrativa, econmica y acadmica que pueda ser solicitada por
cualquier miembro de la Comunidad Educativa.
INSTITUCIONES
CLIENTES
INTERNOS Y
EXTERNOS

Entregan documentos en Secretara General.
SECRETARIA Recibe el documento y registra hora, fecha
de recepcin y nombre de la persona que
recibe; entrega al Rector/a.
RECTOR/A

Revisa, anexa la documentacin y enva a
Secretara la respectiva autorizacin.
SECRETARIO/A

Elaborar el oficio
RECTOR/A

Legaliza con su firma el documento.

INSTITUCIONES
CLIENTES
INTERNOS Y
EXTERNOS

Reciben el documento.

SECRETARIO/A

Realiza la clasificacin de comunicaciones
recibidas y enviadas, registra en el
computador y guarda los oficios en cada una
de las carpetas respectivas.
118

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO
Documentos
en secretaria
general
Registro de documentos
Rector
Revisa y anexa
documentacin
Secretaria
Certifica y remite documento
Cliente
Recibe documento
FIN
119

DANIEL REYES

ECUADOR

IDENTIFICACIN
MACRO PROCESO:
Administrativo
PROCESOLiquidacin del Impuesto a la
renta del personal
SUB PROCESO:
Colectura
CDIGO: ADM-04
OBJETIVO.
Cumplir con los requerimientos de la ley de tributacin sobre el
personal que labora en la Institucin. Impuesto a la renta
SECRETARIA
Realizar una notificacin al Personal solicitando la
entrega de la declaracin de Gastos Personales y
Certificados de ingresos de otros trabajos en
Relacin de dependencia y recepcin de los
mismos.

COLECTURA
Obtener mensualmente del Rol de pagos el total
de ingresos y el aporte personal al IESS de cada
uno de los empleados.

COLECTURA
Con los datos anteriores elaborar el cuadro de
liquidacin, efectuando el clculo del impuesto a la
renta, mes a mes de acuerdo en casos que
pueden variar por las horas extraordinarias, por
ascensos de categoras u otros eventos.

COLECTURA
Con la proyeccin del mes anterior se elabora el
cuadro de nuevas retenciones para el descuento
del mes siguiente a travs de roles.

COLECTURA
Del cuadro de liquidacin de Impuestos a la Renta
se elabora el Anexo de Relacin de Dependencia
Anual, en el que se registra los datos de ingresos,
otros ingresos e impuestos a la renta retenido de
cada personal docente y administrativo,
debidamente conciliado este reporte, se procede a
subir por internet a travs de la pgina del SRI
(www.sri.gov.ec).
COLECTURA Del reporte anterior se imprime el Formulario 107,
el mismo que legalizado se entrega a cada
empleado.
PERSONAL
DOCENTE Y
ADMINISTRATIVO
Recibe el formulario 107

120

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO
Realizacin de solicitud al
Personal la entrega de la
declaracin de Gastos
Personales y Certificados de
ingresos.
Entrega mensualmente del
Rol de Sueldos el total de
ingresos y el aporte personal
al IESS
Elaboracin cuadro de
liquidacin, efectuando el
clculo del impuesto a la
renta, mes a mes de acuerdo
a los ingresos.
Elabora el cuadro de
nuevas retenciones
para el descuento del
mes siguiente a
travs de roles.
Elabora el Anexo de
Relacin de Dependencia
Anual, en el que se registra
los datos de ingresos, otros
ingresos e impuestos a la
renta retenido de cada
personal docente y
administrativo
Subir por
internet a travs
de la pgina del
SRI. el Anexo de
Relacin de
Dependencia
Anual
Form 107
Entregar a cada
empleado
FIN
121

DANIEL REYES

ECUADOR
IDENTIFICACIN
MACRO PROCESO:
Administrativo
PROCESO:Elaboracin de las
declaraciones de impuestos
SUB PROCESO:
Colectura
CDIGO: ADM-05
OBJETIVO.
Cumplir con los requerimientos de la ley de tributacin sobre los
proveedores que entregan un bien o presten servicios a la institucin.
COLECTURA
Se elaboran los comprobantes de retenciones en
la fuente de todos los pagos realizados en el
mes.
COLECTURA
Legaliza y se envan a archivo.

COLECTURA
Realizar en Excel un resumen por tipo de
retencin de IVA e Impuesto a la Renta.
Tomando como base los Comprobantes de Pago,
las facturas y los comprobantes de retencin.
COLECTURA Se elabora las declaraciones del impuesto a la
renta e IVA (formulario 104 y 103)
COLECTURA Subir la informacin a la pgina del SRI a travs
del Internet.
COLECTURA Impresin de formularios.
COLECTURA Archivo de los formularios impresos en la carpeta
del mes correspondiente.

COLECTURA
Realizar el Anexo Transaccional de Compras y
Ventas en el Sistema, para lo cual se ingresa los
datos de cada una de las Facturas pagadas en el
mes.

COLECTURA
En el mdulo de tributacin del ESIGEF, registra
mensualmente cada uno de los comprobantes de
retencin

COLECTURA
Conciliacin de los datos tanto del reporte de
impuestos emitido por el sistema ESIGEF, el
resumen realizado en Excel y el detalle del anexo
transaccional adems se considera el valor
retenido en roles al personal.
122

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO
Comprobantes de retenciones
Legaliza y enva
Realiza un resumen por tipo de retencin
Formulario 104 y 103
Subir la informacin a la pgina del SRI
Impresin de formulario
Archivar formulario
de acuerdo al mes
Realizar el anexo transaccional de compras y ventas
Mdulo de tributacin
del ESIGEF
Conciliacin de datos
FIN
123

DANIEL REYES

ECUADOR
IDENTIFICACIN
MACRO PROCESO:
Administrativo
PROCESO: Elaboracin del rol de pagos

SUB PROCESO:
Colectura

CDIGO: ADM-06
OBJETIVO.
Conocer el valor que se debe cancelar al personal que labora en la
Institucin, por concepto de remuneraciones y beneficios de ley,
elaborando el rol de pagos y registrando los descuentos, elaboracin
de plantillas de funcionarios, partidas presupuestarias y elaboracin de
archivo.
INSPECTOR
GENERAL
Enva un informe mensual de las horas
normales y extras trabajadas
SECRETARIA
Recibe el informe y hace conocer al Sr. Rector
el documento.
RECTOR
Revisa, aprueba y comunica a colectura.
COLECTORA
Revisa y procede a la Recepcin y conciliacin
de informacin.
COLECTORA
Revisa distributivos, planillas de prstamos del
IESS, comunicaciones de retenciones
judiciales, plantillas de descuentos del
impuesto a la renta y novedades de aportes y
fondos de reserva.
COLECTORA Elaboracin de rol de pagos del personal
docente y Administrativo diurno y nocturno.
COLECTORA Elabora las tres plantillas: de descuentos, de
partidas y de funcionarios y carga al sistema
ESIPREN valida, aprueba y genera el CUR de
pago, ESIGEFaprueba el pago.
MINISTERIO DE
ECONOMA
Autoriza el pago a travs de la transferencia a
las cuentas.
BANCO CENTRAL
DEL ECUADOR
Transfiere el valor a las cuentas
124

DIAGRAMA DE FLUJO

Banco Central del Ecuador

Ministerio de economa

Rector

Secretaria

INICIO
Informe mensual de horas
normales y extras trabajadas
Recibe e informa al
rector
Aprueba y comunica a
colectura
Recepcin y conciliacin de
informacin
Revisa
distributivos
Elaboracin del rol de
pagos
Elaboracin de
planillas
Autoriza pagos
Transfiere el valor a las
cuentas
FIN
Inspector general
Colectura
125

DANIEL REYES

ECUADOR

IDENTIFICACIN
MACRO PROCESO:
Administrativo
PROCESO: Control y registro de inventarios
SUB PROCESO:
Colectura
CDIGO: ADM-07
OBJETIVO.
Tener control y un buen registro de los bienes de la institucin.
COLECTORA Y
GUARDALMACN
Realizan la revisin previa de facturas; bienes,
valores, unidades, para proceder a realizar el
comprobante de ingreso.
COLECTORA Y
GUARDALMACN
Se realiza el clculo del valor promedio de los
mismos, se entrega a Guardalmacn
legalizado, para su registro y control de los
Bienes de consumo y uso Corriente.
COLECTORA Procede a ingresar en el sistema para
registrar las existencias de las compras
realizadas por la Institucin cada uno de los
Bienes de uso y consumo corriente.
GUARDALMACN Recibe y registra los comprobantes de egresos
previa la revisin, luego se ingresa en el
sistema de inventarios.
GUARDALMACN Se registra las bajas de los bienes de
consumo si en caso lo amerite segn las
constataciones fsicas.
GUARDALMACN Enva un informe mensual de los egresos de
los bienes.
SECRETARIA Revisa y luego se imprime los reportes
mensuales del inventario de consumo interno,
para entregarle los saldos a
Contabilidad para su registro contable y
conciliar los saldos.
COLECTORA Entrega orden de egreso a contabilidad y
Archiva
COLECTORA Realizacin de ajustes por bajas determinada
en actas de contratacin fsicas de las
Existencias.

126

DIAGRAMA DE FLUJO

Guardalmacn
INICIO
Revisin precia de facturas
Control de bienes de consumo y consumo corriente
Registro las existencias de compras realizadas
Recibe y registra comprobantes
Bajas de los bienes de consumo
Informe mensual de los bienes
Revisa e imprime reportes mensuales
Entrega orden de
egreso a
contabilidad
Realizacin de ajustes por bajas
FIN
Colector
Secretaria
Colector
127

DANIEL REYES

ECUADOR

IDENTIFICACIN
MACRO PROCESO:
Administrativo
PROCESO: Pago de remuneraciones
SUB PROCESO:
Colectura
CDIGO: ADM-08
OBJETIVO.
Realizar el pago respectivo al personal que labora en la Institucin, por
concepto de remuneraciones y beneficios de ley.
INSPECTOR
GENERAL
Realiza un informe de asistencia del personal
y lo presenta ante la mxima autoridad de la
institucin,
RECTOR Conoce y autoriza el pago de la remuneracin.
COLECTURA
Verifica el presupuesto y la disponibilidad de
recursos
COLECTURA Elabora los roles de pago
COLECTURA
Paga y mediante las firmas de recib conforme
legaliza el pago.
CONTADOR Registra pago de remuneraciones

128

DIAGRAMA DE FLUJO

Registra el pago de remuneraciones
Elabora el rol de pagos
Autoriza pago de
remuneracin
INICIO
Inspector
general
Realiza informe de
asistencia del personal
Verifica el presupuesto
Realiza y legaliza el pago
FIN
Rector
Colectura
129

DANIEL REYES

ECUADOR

IDENTIFICACIN

MACRO PROCESO:
Administrativo
PROCESO: Anticipo de remuneraciones

SUB PROCESO:
Colectura

CDIGO: ADM-09
OBJETIVO.
Realizar el anticipo oportuno al personal que labora en la Institucin,
por concepto de remuneraciones y beneficios de ley.
PERSONAL
DOCENTE Y
ADMINISTRATIVO
Realiza solicitud del anticipo detallando la
cantidad.
RECTOR Recibe la solicitud y autoriza; si es el caso.
COLECTURA
En el sistema de administracin financiera en
el mdulo de contabilidad se realiza los
procesos para la creacin, detalle y
generacin del anticipo.
COLECTURA Confirmacin del pago del anticipo y
comunicacin al funcionario.
FUNCIONARIO Recibe su anticipo
Colectura El descuento ser realizado mes a mes
mediante el rol de pagos.

130

DIAGRAMA DE FLUJO

Funcionario
Colectura
Realiza el descuento en el rol
Confirma y comunica el
pago
Recibe y autoriza
INICIO
Servidores pblicos
Realizan solicitud de anticipo
de remuneracin
Realiza los procedimientos en el
sistema ESIPREN
Recibe su anticipo
FIN
Rector
Colectura
131

DANIEL REYES

ECUADOR
IDENTIFICACIN
MACRO PROCESO:
Administrativo
PROCESO: Servicio de bus

SUB PROCESO:
Secretara

CDIGO: ADM-10
OBJETIVO.
Brindar un servicio de calidad y seguridad a los estudiantes para
dirigirse a sus hogares despus de clases
FUNCIONARIO
ENCARGADO DEL
TRANSPORTE
Actualiza en el sistema informtico la nmina
de estudiantes, facilitada por Secretara del
Plantel a travs de una memory flash
REPRESENTANTE Al momento de la matrcula es informado de
los recorridos del bus escolar y decide segn
sus necesidades.
FUNCIONARIO
ENCARGADO DEL
TRANSPORTE
Informa al interesado las diferentes rutas del
transporte y los valores correspondientes de
pago.
FUNCIONARIO
ENCARGADO DEL
TRANSPORTE
Elaboracin de ficha con datos del
representante y estudiante.

REPRESENTANTE
Firma el contrato de uso del transporte por el
ao escolar y seguro de accidentes por un ao
calendario y realiza el depsito
correspondiente al primer mes de transporte.

REPRESENTANTE
Posteriormente, efecta el pago en el Banco
dentro de los diez primeros das de cada mes.
REPRESENTANTE Entrega papeleta de depsito en secretaria.
SECRETARIA Entrega Ticket como recibo de pago al usuario
por la utilizacin del transporte.

132

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO
Actualiza la nmina de estudiantes
Es informado de los recorridos
Informa las rutas y los valores de pago
Elaboracin de ficha

Firma el contrato y seguro contra accidente
Efecta el pago en el banco
Entrega de ticket
FIN
Funcionario
Representante
Funcionario
Representante
Secretaria
133

DANIEL REYES

ECUADOR
IDENTIFICACIN

MACRO PROCESO:
Administrativo
PROCESO: Control y registro de obras
artsticas

SUB PROCESO:
Secretara

CDIGO: ADM-11
OBJETIVO.
Llevar un control y registro de las obras artsticas con las que cuenta la
institucin.
COLECTORA Y
GUARDALMACN
Se realiza el comprobante de Ingreso, se
entrega Guardalmacn legalizados, para su
registro y control de las obras.
COLECTORA Y
GUARDALMACN
Se ingresa en el Sistema para registrar la
existencia de las obras realizadas por alumnos
de la institucin.
GUARDALMACN Recibe y registra los comprobantes de egreso
previo la revisin, luego se ingresa en el
sistema de inventarios.
GUARDALMACN Se registra las bajas de las obras por mal
estado o por subastas, si es el caso segn las
constataciones fsicas.
GUARDALMACN Imprime los reportes mensuales del inventario
para entregarle los saldos a Contabilidad.
COLECTURA Registra y concilia los saldos

134

DIAGRAMA DE FLUJO

Registra las bajas de las obras por mal
estado o subasta
Ingresan al sistema y registran existencias
INICIO
Colectora y guardalmacn
Realizan comprobante de ingreso
Recibe y registra los comprobantes de ingreso
FIN
Colectora y guardalmacn
Guardalmacn
Imprime reportes mensuales
del inventario
Registra y concilia los saldos
Colectora
135

DANIEL REYES

ECUADOR
IDENTIFICACIN

MACRO PROCESO:
Administrativo
PROCESO: Procedimiento de donacin de
obras artsticas por los estudiantes del plantel

SUB PROCESO:
Secretara

CDIGO: ADM-12
OBJETIVO.
Establecer un adecuado procedimiento para la donacin de obras
artsticas por los estudiantes del plantel.
RECTOR
Solicita como requisito para egresar, la
donacin de una obra artstica realizada por
los estudiantes que estn por culminar sexto
curso.
SECRETARIA Redacta la notificacin a los estudiantes
PERSONAL DE
APOYO
Entrega la notificacin

ESTUDIANTES Reciben la notificacin y se informan la fecha
de entrega.

RECTOR
Si los estudiantes cumplen favorablemente la
peticin, la autoridad es notificada de la
donacin.

RECTOR
Comunica al Guardalmacn para que proceda
a la recepcin de la donacin en la fecha
indicada.
ESTUDIANTES Entregan las obras.

COLECTORA Y
GUARDALMACN
Proceden a levantar el Acta de recepcin de
las obras e ingresan a los inventarios del
Plantel.
COLECTORA Y
GUARDALMACN
Entregan un certificado a cada estudiante por
la donacin realizada
ESTUDIANTES Reciben el certificado y entregan en secretaria.
SECRETARIA Recibe y anexa en la carpeta de cada
estudiante.
136

DIAGRAMA DE FLUJO

Rector
Estudiante
Secretaria
INICIO
Requisito para egresar
Notificacin a los estudiantes
Entrega la notificacin
Recibe e informa la fecha de entrega
Notifica la donacin
Comunica al guardalmacn la recepcin de la donacin
Entrega la obra
Acta de recepcin e ingreso al inventario
Entrega de certificado por donacin
Anexa en carpeta del estudiante
FIN
Rector
Personal de apoyo
Estudiante
Colector/guardalma
cn
Secretaria
137

DANIEL REYES

ECUADOR
IDENTIFICACIN

MACRO PROCESO:
Administrativo
PROCESO: Cambio de seccin diurna a
nocturna o viceversa

SUB PROCESO:
Secretara

CDIGO: ADM-13
OBJETIVO.
Realizar el cambio respectivo a conveniencia del estudiante sea en
seccin diurna o nocturna.
REPRESENTANTE Y
ALUMNO
Realizan solicitud al rector de peticin para el
cambio de seccin
RECTOR Con su firma autoriza el cambio
SECRETARIA Realiza los tramites pertinente
REPRESENTANTE Y
ALUMNO
Reciben la informacin del cambio realizado
ALUMNO Se incorpora a las clases correspondientes

138

DIAGRAMA DE FLUJO

Alumno
Recibe informacin de
cambio pago
Recibe y autoriza el cambio
INICIO
Representante
Realiza solicitud de
cambio de seccin
Realiza los trmites de cambio
Se incorpora a clases
FIN
Rector
Secretaria
Representante
139

4.3 BIBLIOGRAFA

AGUDELO CORTEZ, Oscar, (2004), administracin para todos,
sexta edicin, editorial libre seccional, Cali

ARELLENO, Rolando (2007) Comportamiento del Consumidor
Enfoque Latino-Americano, Nueva Edicin

BURBANO, Jorge (2006) Presupuestos, Enfoque Moderno de
Planeacin y Control de Recursos,

ANTHONY William y GALES, Lawrence, "Teora de la
Organizacin un Enfoque Estratgico Sexta Edicin 2008

BACA Gabriel, (2008) Evaluacin del Proyecto Editorial Mc.Graw
Hill.

BERNAL, Augusto (2006) Metodologa de la Investigacin,
Segunda Edicin.

CHIAVENATO Idalberto, (2006), "Introduccin a la Teora General
de la Administracin".

FERREL O.C. HIRT Geoffrey, Ramos Leticia,
AdriaensensMarienela y Flores Miguel ngel, (2004),
Introduccin a los Negocios en un Mundo Cambiante. Mcgraw-Hill
Interamericana, Cuarta Edicin, 251, 154.

FINCOWSKY Franklin, (2005), Organizacin de empresas.
Mcgraw-Hill, Mxico,
140

GMEZ CEJA, Guillermo (2007) "Planeacin y Organizacin de
Empresas, Octava Edicin"

GUTIERREZ, Abraham (2006) Curso de Mtodos de
Investigacin y Elaboracin de la Monografa.

GMEZ CEJA, Guillermo, (2005), Planeacin y Organizacin de
Empresas; octava Edicin

HERNNDEZ, Roberto (2006) Metodologa de la Investigacin,
Mac Graw Colombia.

HAROLD, Koontz, (2000), Elementos de Administracin.
McGraww - Hill.

HITT Michael, BLACK Stewart y PORTER Lyman, (2006),
Administracin. Novena Edicin, Mxico,

JCOME V, WALTER (2005) Bases Tericas Y Prcticas Para El
Diseo Evaluacin De Proyectos Editorial universitaria, Ibarra-
Ecuador.

LITTLEFIELD Peterson (2008), SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

SALGUEIRO, Amado, (2007), planificacin el arte de establecer
objetivos, 1era edicin, Editorial Graficas Luz, Ecuador
VSQUEZ R, Vctor Hugo, (2007), Organizacin aplicada,
Segunda Edicin

141

LINCOGRAFA.

http://www.monografias.com-administracion.htm. De 2005-12-08
http://www.mitecnologico/Main/ConceptoEImportanciaDeLaOrganizacin
2010
www.elprisma.com/apuntes/administracin_de_empresas/procesoadminis
trativo

142

143

ANEXO 1
RBOL DE PROBLEMAS
DEFICIENTE
INTEGRACIN DE LOS
PROCEDIMIENTOS
INSTITUCIONALES
ADMINISTRATIVOS EN El
I.S.T.A.P. DANIEL
REYES
Mecanismos y
horarios poco
adecuados que
orienten y
regulen la
atencin directa
al pblico
inadecuado
archivo y
conservacion
de las obras
artisticas (de
grado)
Insatisfaccin de
la comunidad
educativa por la
difusion y
resultados a
nivel artistico
Insuficiente
fluidez en la
informacin de
los procesos
administrativos
e institucionales
Inexistencia de
un manual de
procedimientos
administrativos
Insuficientes
relaciones y
comunicacion
es
institucionales
mal uso de los
instrumentos
administrativos
en cada uno de
los
departamentos
Escasa
implicacin de
los involcrados
en la labor
educativa en la
toma de
decisiones
ANEXO 2
RBOL DE PROBLEMAS
144

ANEXO 2
MATRIZ DE COHERENCIA
ESTUDIO DE LOS PROCESOS INSTITUCIONALES
ADMINISTRATIVOS EN EL I.S.T.P. DANIEL REYES AO LECTIVO
2012-2013
FORMULACIN DEL PROBLEMA OBJETIVO GENERAL
Con la elaboracin de un
manual de procedimientos
administrativos se pueden
integrar los procesos
institucionales a un modelo de
gestin en el I.S.T.A.P Daniel
Reyes?
Determinar cules son los
procedimientos administrativos
institucionales en el I.S.T.A.P
Daniel Reyes y como un
manual de procedimientos
puede mejorar el desarrollo de
las actividades en el plantel.
INTERROGANTES OBJETIVOS ESPECFICOS
Cules son las principales
falencias acadmicas y
administrativas en el I.S.T.A.P
Daniel Reyes
Cules son las dificultades que
se presentan en el nivel
acadmico de personal
acadmico y administrativo
delI.S.T.A.P Daniel Reyes ?
Se puede crear una cultura
enfocada en el cliente interno y
externo del I.S.T.A.P Daniel
Reyes
Diagnosticar las principales
falencias de los procedimientos
administrativos institucionalesdel
I.S.T.A.P Daniel Reyes
Fundamentar tericamente los
procesos acadmicos y
administrativos institucionales.
Elaborar un manual de
administrativos para el I.S.T.A.P
Daniel Reyes
Socializar el manual de
administrativos del I.S.T.A.P
Daniel Reyes

145

ANEXO 3
MATRIZ CATEGORIAL
CONCEPTO CATEGORA DIMENSIN INDICADOR

- El procedimiento tiene por
finalidad esencial la emisin
de un acto administrativo

- Es el cauce formal de la
serie de actos en que se
concreta la actuacin
administrativa para la
realizacin de un fin

PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS

Institucin
educativa

- Asigna funciones
- Ahorra tiempo
- mejora su desempeo.
- Optimiza recursos
- Evita repeticiones

CONCEPTO CATEGORA DIMENSIN INDICADOR
- Es una recopilacin en
forma de texto, que recoge
en una forma minuciosa y
detallada todas las
instrucciones que se deben
seguir para realizar una

Colegio

- Orienta
- Regula

146

determinada actividad.
- Es un documento que
contiene, en forma
ordenada y sistemtica, la
informacin y/o las
instrucciones de ejecucin
operativo-administrativa de
la organizacin.
- Permite el establecimiento
de un marco de actuacin
que fija lmites (polticas) a
travs de una red de
procesos y posibilita por
medio de la descripcin de
procedimientos, dar soporte
a la operacin en pos de un
mejor servicio

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

- Ejecuta

- Describe

- Define tareas

- Reubica

147

ANEXO 4
ENCUESTAS
FACULTAD DE EDUCACIN CIENCIA Y TECNOLOGA
CARRERA: CONTABILIDAD Y COMPUTACIN
ENCUESTA DIRIGIDA A LOS DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS DE
LA INSTITUCIN.
Esta encuesta tiene como objetivo recopilar informacin para hacer un
estudio de los Procesos Administrativos Institucionales en Instituto
superior de Artes Plsticas Daniel Reyes que le permita alcanzar
eficiencia y calidad en sus servicios.
INSTRUCCIONES: Lea determinadamente las preguntas y marque con
una X la repuesta que usted crea conveniente.
1) Conoce usted si la institucin cuenta con un Manual de
OPCIONES
SI
NO

2) Cmo calificara usted la implementacin de un Manual de

OPCIONES

MUY IMPORTANTE

IMPORTANTE

POCO IMPORTANTE

NADA IMPORTANTE

148

3) Le gustara contar con procedimientos administrativos que
asignen funciones claras y precisas?

OPCIONES

SI

NO
4) Conoce con detalles cules son sus funciones, y los
procedimientos que se deben seguir para cumplirlas?

OPCIONES

MUCHO

POCO

NADA

institucin.
OPCIONES

SI

NO


OPCIONES

SI

NO

149

7) Le gustara contar con un manual que le ayude a optimizar
recursos al realiza actividades que estn correspondientes a su
cargo?
OPCIONES

SI
NO
8) Estn claramente definidas las funciones y responsabilidades de
todos los puestos, lneas de autoridad y niveles jerrquicos dentro
de la Institucin?

OPCIONES

SI

NO

9) le gustara contar con procedimientos administrativos que
Institucin?

OPCIONES

SI

NO

la Institucin?
OPCIONES

MUCHO

POCO

NADA

GRACIAS POR SU COLABORACIN
150

ANEXO 5
ENCUESTA
ENCUESTA DIRIGIDA A LOS ESTUDIANTES DE LA INSTITUCIN
estudio de los Procesos Administrativos Institucionales en el Instituto
Superior de Artes Plsticas Daniel Reyes que le permita alcanzar

OPCIONES

SI

NO


OPCIONES

MUY IMPORTANTE

IMPORTANTE

POCO IMPORTANTE

NADA IMPORTANTE

151

OPCIONES

SIEMPRE

CASI SIEMPRE

A VECES

NUNCA

efectividad?
OPCIONES

SIEMPRE

CASI SIEMPRE

A VECES

NUNCA

OPCIONES

SI

NO

institucin?
OPCIONES

SI

NO

152

OPCIONES
SI

NO

niveles jerrquicos dentro de la Institucin?

OPCIONES

SI

NO

Institucin?
OPCIONES

SI

NO

la Institucin?
OPCIONES

MUCHO

POCO

NADA

153

ANEXO 6
ENCUESTA
ENCUESTA DIRIGIDA A LOS PADRES DE FAMILIA DE LA
INSTITUCIN.
estudio de los Procesos Administrativos Institucionales en el Instituto
Superior de Artes Plsticas Daniel Reyes que le permita alcanzar

OPCIONES

SI

NO


OPCIONES

MUY IMPORTANTE

IMPORTANTE

POCO IMPORTANTE

NADA IMPORTANTE

154

OPCIONES

SIEMPRE

CASI SIEMPRE

A VECES

NUNCA

efectividad?
OPCIONES

SIEMPRE

CASI SIEMPRE

A VECES

NUNCA

OPCIONES

SI

NO

institucin.
OPCIONES
SI

NO

155

OPCIONES

SI

NO

niveles jerrquicos dentro de la Institucin?

OPCIONES

SI

NO

Institucin?
OPCIONES

SI

NO

la Institucin?
OPCIONES

MUCHO

POCO

NADA


156

ANEXO 7
FICHA DE OBSERVACIN

SI NO
Realiza de forma autnoma un
calendario de actividades

X
Aplica diferentes mtodos de
atencin a los padres de familia

x
Ejecuta correctamente sus
actividades

X
Mantiene actitud de respeto,
compaerismo al atender

x
Participa y ayuda a sus
compaeros de trabajo

x
Trabaja en equipo

X
Personal
administrativo
Tareas y actitudes
observables
157

CERTIFICADO

Yo, Carlos Surez Len en calidad de Rector de La Unidad Educativa Daniel
Reyes certifico: Que las Srtas. Daniela Duque con CI. 100369210-8 y Karina
Castillo con CI. 100315921-5 realizaron la SOCIALIZACIN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL INSTITUTO DE ARTES PLSTICAS
DANIEL REYES de San Antonio de Ibarra provincia de Imbabura.

Documento que pongo a su disposicin para los fines pertinentes.

Atentamente:

Lic. Carlos Surez
RECTOR DE LA UNIDAD EDUCATIVA DANIEL REYES

UNIDAD EDUCATIVA
DANIEL REYES
San Antonio de Ibarra Ecuador
Telf. 062932423 062932884
istapdanielreyes@yahoo.es

158

RECTORADO

Seor Carlos Suarez
RECTOR
ENTRADA PRINCIPAL

INSTITUTO SUPERIOR
TECNOLGICO DE ARTES
PLSTICAS DANIEL REYES
159

INSPECCIN GENERAL

SECRETARA
Seorita Ximena Montesdeoca
SECRETARIA
160

DEPARTAMENTO DE ORIENTACIN I BIENESTAR ESTUDIANTIL (DOBE)
Dr. Luis Braganza
PSICLOGO
DEPARTAMENTO MEDICO ODONTOLGICO
161

PERSONAL DE SERVICIO
Sr. Vctor Vsconez
CONSERJE

PERSONAL DE SERVICIO
Sr. Anbal Perugachi
Sra. Rosa Quiguango
Sra. Narcisa Mendoza
SERVICIO DE BAR

162

SERVICIO DE TRANSPORTE
Sr. Vctor Vsconez

163

BIBLIOTECA
CENTRO DE CMPUTO
164

ESTUDIANTES DEL PRIMER AO DE BACHILLERATO
TALLER DE CERMICA
165

TALLER DE CERMICA
Estudiantes de 6to A

166

167

SOCIALIZACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS PARA EL INSTITUTO SUPERIOR DE ARTES
PLSTICAS DANIEL REYES

168

AUTORAS
SRTA. DANIELA DUQUE
SRTA. KARINA CASTILLO

169

170

171

172

173

174

175

176

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