ENSAYO

LUCELI NARVAEZ LOPEZ

Estudiante Segundo Semestre CIDBA Grupo 01






DOCENTE: MARLENE SALAZAR RAMOS






ENSAYO SOBRE DOCUMENTO ELECTRONICO











UNIVERSIDAD DEL QUINDO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA
Y ARCHIVSTICA CIDBA
SAMANIEGO COLOMBIA
2014
ENSAYO


Cada da las organizaciones y las personas generan una gran cantidad de
documentos electrnicos y en papel, los cuales son archivados, borrados o
subidos a internet sin ningn tipo de control. Para nuestro caso de estudio como
archivistas, es menester preguntarnos qu va a pasar con tantos documentos
circulando por el internet o mejor Que es memoria digital?

Pensando en el futuro y teniendo en cuenta los cambios sucedidos con los
formatos en que se guardan la informacin o documentos electrnicos, al pasar
del disket, al CD, posteriormente a las USB, discos extrables y ahora los
servidores de alta capacidad, es necesario tomar medidas tendientes a valorar la
informacin previamente antes de que se determine en que formato se va a
conservar para que se pueda interpretar en el tiempo, en el futuro y por otro lado
que existan unas estructuras de organizacin de esa informacin que hagan
factible que quien desee buscarla o recuperarla pueda encontrarla en un momento
dado. Es decir que la memoria se preserve en el tiempo.

En este sentido nace el proyecto InterPARES, el cual surge en la Facultad de
Biblioteconoma, Archivstica y Estudios de la Informacin de la Universidad de
British Columbia, en Vancouver, Columbia Britnica, Canad, y su objetivo es
determinar hasta donde en el mundo se estaba teniendo suficiente precaucin
para que los documentos electrnicos que se generen da a da se conserven en
el largo plazo.

El Proyecto InterPARES International Research on Permanent Authentic Records
in Electronic Systems- o Investigacin Internacional Acerca de Archivos
Permanentes y Autnticos en Sistemas Electrnicos es un proyecto acadmico
de investigacin a la bsqueda de nuevos conocimientos.

La propuesta opera bajo los trminos y condiciones aceptados por sus agencias
patrocinadoras, y su fase actual denominada InterPARES 3, pretende desarrollar
sus actividades en un ambiente de abierto debate acadmico que impulse el libre
flujo de ideas e informacin entre sus variados asociados. Como el esfuerzo
internacional, interdisciplinario y multisectorial que es, requiere de una estructura
organizacional perfectamente explcita as como directrices operativas claras para
administrar sus actividades, su crecimiento futuro y su capital intelectual.

El alcance de InterPARES 3 consiste en habilitar a las pequeas y medianas
organizaciones y programas, tanto de instituciones pblicas como privadas y que
son responsables de archivos digitales emanados de actividades gubernamentales
o de investigacin, artes y entretenimiento, actividades sociales y/o comunitarias,
etctera., para que sean capaces de preservar un adecuado registro de su
pasado a largo plazo, de aquellos archivos autnticos que satisfagan los
requerimientos de sus organizaciones y las necesidades sociales de sus usuarios

Por otra parte el mundo globalizado exige cada da mejores servicios de calidad, y
eficientes, en ese sentido las empresas buscan certificarse con gestin de
calidad total, que les permita ingresar a los mercados nacionales e internacionales
con productos y servicios de calidad, y para ello se crearon las normas ISO 9001.

Para que las empresas puedan certificarse con calidad total, es necesario
implementar normas de Gestin Documental y una de ellas es la ISO 15489, que
son las que regulan la gestin de documentos de las organizaciones que los han
producido, ya sean pblicos o privados, para clientes internos o externos.

La aparicin de las Normas ISO 1548, son el resultado de dos circunstancias:
1. En el mbito de la Archivstica, tiene que ver con el ciclo de vida de los
documentos y el principio de continuidad de los documentos.

2. En el mbito de la organizacin de las empresas, la progresiva adopcin de los
principios de calidad y mejora continua.

La norma es un complemento de las Normas ISO 9001, que establece como
requisito el control de los documentos del sistema de gestin de calidad. La norma
15489 afirma que: Proporciona la gestin de documentos como apoyo a un
sistema de calidad que cumpla con la norma ISO 90001 e ISO 14001.

Para terminar y concluir con el tema de documentos electrnicos, dentro de las
organizaciones es importante hablar de la implementacin de software que facilite
el diseo y la evaluacin de los sistemas de de gestin de documentos
electrnicos de archivo, como es el MoReq.

MoReq se ocupa, fundamentalmente de definir los requisitos funcionales de la
gestin de documentos electrnicos de archivo en el seno de un sistema de
gestin de documentos electrnicos de archivo (SGDEA), es decir, aquellas
funcionalidades que debe cumplir el software destinado a la gestin de
documentos electrnicos de archivo.

El MoReq, puede ser aplicado en diferentes casos como:
Los posibles usuarios del Sistema de Gestin Documental de Archivos
Electrnicos (SIGDEA), como punto de partida en la preparacin de una
licitacin.
Los usuarios de SGDEA, en la auditora o evaluacin de un sistema ya
existente.
Las organizaciones dedicadas a la formacin, como documento de
referencia en la preparacin de cursos de gestin de documentos de
archivo o bien, como material de trabajo en sus cursos.
Las instituciones acadmicas, como instrumento docente.
Los proveedores y creadores de SGDEA, como directriz que gue el
desarrollo de sus productos, destacando las funcionalidades necesarias.
Los proveedores de servicios de gestin de documentos de archivo, como
orientacin sobre la naturaleza de los servicios que prestan.
Los posibles usuarios de servicios externos de gestin de documentos de
archivo, como referencia a la hora de especificar los servicios que van a
contratar.

Un buen sistema de Gestin Documental permite conservar la memoria
documental de nuestro quehacer empresarial y personal y recuperarla de manera
rpida, prestar un servicio eficaz y eficiente. Se espera que cada vez ms
personas y empresas empiecen hacer uso de las normas y los recursos que
existen para seguir mejorando nuestros sistemas de archivos.




























BIBLIOGRAFIA


Carlos Zapata, Representante Team Colombia, para el proyecto interPARES,
habl para hora de negocios acerca de la recuperacin de la memoria digital de
nuestro pas y las compaas
http://www.caracol.com.co/audio_programas/archivo_de_audio/carlos-zapata-
representante-team-colombia-para-el-proyecto-interpares-hablo-para-hora-de-
negocios-acerca-de-la-recuperacion-de-la-memoria-digital-de-nuestro-pais-y-las-
companias/20100802/oir/1335964.aspx

Preservacin de Archivos Digitales a Largo Plazo: El Proyecto InterPARES 3
Octubre 2008.
Ponencia presentada en: XXVI Coloquio de Investigacin Bibliotecolgica e
Informacin. Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecolgicas - CUIB)
Universidad Nacional Autnoma de Mxico UNAM. Octubre 2008.
http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip3_mx_que_es_interpares.pdf

La norma ISO 15489: Un marco sistemtico de buenas prcticas de gestin
documental en las organizaciones. Jos Alberto Alonso.
http://eprints.rclis.org/12263/1/Alonso_Garcia_Lloveras__La_norma_ISO_15489.p
df.


MoReq: modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos de archivo
http://archivista.wordpress.com/2007/02/01/moreq-modelo-de-requisitos-para-la-
gestion-de-documentos-electronicos-de-archivo/