Libro diario

La funcin del libro diario es registrar todas las operaciones econmicas que se
producen en la empresa y afectan a su patrimonio, derechos y obligaciones,
ordenndolas cronolgicamente.

A cada anotacin en el diario (apunte contable) lo llamamos Asiento

A la hora de realizar un apunte contable hay que pensar, qu clase de hecho
econmico voy a registrar, que cuentas voy a utilizar y si estas cuentas son de activo
o de pasivo.
En primer lugar, qu hecho econmico voy a anotar en el diario de la
empresa? Una compra?, una venta?, un pago o cobro?, una provisin?,
una reserva?, un gasto?, un ingreso?...
En segundo lugar, saber si las cuentas que se utilizan para reflejar el hecho
econmico tienen carcter de activo (bien o derecho) o de pasivo (obligacin)
para saber por que lado (debe o haber), aumentarn o disminuirn los importes
afectados.
Y en tercer lugar, qu cuentas debo utilizar para cada hecho producido? Para
saber qu cuenta utilizar es recomendable buscarla en el plan general de
cuentas, pues todas ellas vienen definidas por lo que difcilmente no
encontraremos una cuenta que se ajuste a la realidad que vamos a registrar.
Primero habra que buscar a qu grupo pertenece el hecho econmico
producido en la empresa, despus dentro de ese grupo, en qu subgrupo
encajara ms segn las definiciones y caractersticas descritas en el plan de
cuentas y finalmente, dentro del subgrupo buscar la cuenta se ajusta mejor a
las operacin econmica realizada.
Formalidades del Libro Diario

1. ASPECTOS PREVIOS
Como es de conocimiento general, a partir del 1 de julio de 2010 ser de aplicacin
obligatoria, el artculo 13 de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT
(30.12.2006) norma que regula los formatos e informacin mnima que deben
contener cada uno de los libros y registros contables.

Sobre el particular, debemos recordar que uno de los libros que deben llevar los
sujetos del Rgimen General del Impuesto a la Renta que estn obligados a llevar
contabilidad completa, es el Libro Diario, libro que a partir de la fecha antes citada,
tendr una estructura e informacin mnima distinta a la que tradicionalmente
conocemos.

Precisamente y a propsito de este cambio, a continuacin mostramos estos nuevos
aspectos, a los que adicionamos las principales particularidades que debemos
observar al llevar este libro.


2. OBLIGADOS A LLEVAR EL LIBRO DIARIO
Tal como se seal en los aspectos previos, nicamente estn obligados a llevar el
Libro Diario, los sujetos del Rgimen General del Impuesto a la Renta, que estn
obligados a llevar contabilidad completa.


As se desprende de lo sealado en el artculo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta,
as como del artculo 12 de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT.


3. FORMALIDADES DEL LIBRO DIARIO
Los sujetos obligados a llevar el Libro Diario, deben considerar las siguientes
formalidades:

3.1 Datos de Cabecera
El Libro Diario debe contar con los siguientes datos de cabecera:
Denominacin del libro o registro.
Perodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin registrada.
Nmero de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominacin y/o
Razn Social de ste.

No obstante lo anterior, tratndose del Libro Diario llevado en forma manual, bastar
con incluir estos datos en el primer folio de cada perodo o ejercicio.

3.2 Registro de las Operaciones
Al efectuar el registro de operaciones en el Libro Diario, el sujeto obligado deber
efectuar el mismo:

En orden cronolgico o correlativo, salvo que por norma especial se establezca un
orden predeterminado.

De manera legible, sin espacios ni lneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras
ni seales de haber sido alteradas.
Utilizando el Plan Contable General vigente en el pas, a cuyo efecto se emplear
cuentas contables desagregadas como mnimo al nivel de dgitos establecidos en
dicho plan, salvo que por aplicacin de las normas tributarias deba realizarse una
desagregacin mayor.

Totalizando sus importes por cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el
total general del perodo o ejercicio gravable, segn corresponda. Lo dispuesto en
este punto no es exigible al Libro Diario que se lleve en hojas sueltas o continuas. En
ese caso, la totalizacin se efectuar finalizado el perodo.

Utilizando la frase VAN y VIENEN segn corresponda, al final y al inicio de cada
folio respectivamente. Lo dispuesto en este punto no es exigible al Libro Diario que se
lleve en hojas sueltas o continuas.

De no realizarse operaciones en un determinado perodo o ejercicio gravable se
registrar la leyenda SIN OPERACIONES en el folio correspondiente.
Lo dispuesto en este punto no es exigible al Libro Diario que se lleve en hojas sueltas
o continuas.

Es importante mencionar que tanto los datos de cabecera como las normas para el
registro de las operaciones, son de observacin obligatoria a partir del 01.01.2007.

Sobre el particular, cabe recordar que en el caso del Plan Contable a utilizar, hasta el
31.12.2008 el nmero de dgitos a utilizar se rega por lo siguiente:


NIVEL DE DGITOS DETALLE
TRES (3) DGITOS COMO
MNIMO
Para los deudores tributarios que en el
ejercicio anterior hubieran obtenido
ingresos brutos hasta 100 UITs.
CUATRO (4) DGITOS COMO
MNIMO
Para los deudores tributarios que en el
ejercicio anterior hubieran obtenido
ingresos brutos mayores a 100 UITs.

4. OBLIGACIN DE LEGALIZAR
El Libro Diario, al ser un libro vinculado a asuntos tributarios tiene la obligacin de ser
legalizado, por un notario o, a falta de stos, por un juez de paz letrado o juez de paz,
cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal
del deudor tributario, salvo tratndose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo
caso la legalizacin podr ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de
dichas provincias.


5. PLAZO MXIMO DE ATRASO
De acuerdo al Anexo N 2 de la Resolucin de Superintendencia N 234-
2006/SUNAT, el Libro Diario puede ser llevado con un plazo mximo de atraso de tres
(3) meses contados desde el mes siguiente de realizadas las operaciones.


LIBRO O REGISTRO
VINCULADO A
ASUNTOS
TRIBUTARIOS
Mximo atraso
permitido
Acto o circunstancia que
determina el inicio del plazo
para el mximo atraso
permitido
LIBRO DIARIO Tres (3) meses
Desde el mes siguiente de
realizadas las operaciones.

En todo caso de llevarse con un atraso mayor al permitido, ser aplicable la infraccin
tipificada en el numeral 5 del artculo 175 del Cdigo Tributario la que seala que
constituye infraccin, el llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes,
los libros de contabilidad que se vinculen con la tributacin.

6. FORMATO E INFORMACIN MNIMA
Tradicionalmente el Libro Diario era un libro en el que se anotaban todas las
operaciones de una empresa, siendo su rayado uno de foliacin simple, no teniendo
requisitos adicionales.

Sin embargo, para efectos tributarios, con la Resolucin de Superintendencia N 234-
2006/SUNAT, se han establecido determinadas formalidades para el mismo. En
efecto, de acuerdo al artculo 13 de esta norma, a partir del 01.07.2010 el Libro Diario
debe estar integrado por el siguiente formato:


FORMATO DESCRIPCIN
Formato 5.1 Libro Diario

Precisa la citada norma que, la informacin mnima a incluirse en este formato deber
ser la siguiente:

Nmero correlativo del asiento contable o cdigo nico de la operacin.
Fecha de la operacin.
Glosa o descripcin de la naturaleza de la operacin registrada, de ser el caso.
Referencia de la operacin en caso el deudor tributario lleve su libro en forma
manual, indicando:
i) El cdigo del libro o registro donde se registr.
ii) El nmero correlativo del registro o cdigo nico de la operacin, segn
corresponda.
iii) El nmero del documento sustentatorio, de ser el caso.

Cuenta contable, indicando:
i) Cdigo de la cuenta contable desagregado en subcuentas al nivel mximo de
dgitos utilizado.
ii) Denominacin de la cuenta contable, salvo el caso en que el deudor tributario utilice
un nmero mayor a cuatro (4) dgitos para las subcuentas, supuesto en el cual ser
optativo consignar esta informacin.

Movimiento:
i) Debe
ii) Haber

7. EXCEPCIN A LA OBLIGACIN DE OBSERVAR EL FORMATO Y LA
INFORMACIN MNIMA
En relacin a la obligacin de observar el Formato y la Informacin mnima del Libro
Diario, la Sptima Disposicin Complementaria y Final de la Resolucin de
Superintendencia N 234-2006/SUNAT ha establecido ciertas excepciones para su
aplicacin.

En efecto, de acuerdo a la norma antes citada, se ha precisado que la utilizacin de
los formatos que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es
obligatoria, excepto, cuando los libros o registros son llevados mediante hojas sueltas
o continas. Como se observa de lo anterior, slo en tanto se lleve el Libro Diario en
forma manual, existir la obligacin de observar el formato correspondiente, de lo
contrario, en caso de llevar el Libro Diario en Hojas sueltas o continuas, no existir la
obligacin de observar el citado formato.

De otra parte, y en cuanto a la informacin mnima, la referida sptima disposicin
complementaria y final tambin ha sealado que los deudores tributarios no obligados
a incluir determinada informacin en un libro o registro podrn optar por no incorporar
en el formato del libro o registro relacionado con dicha informacin, las columnas en
donde se deban consignar la referida informacin.

Lo antes sealado, lo podramos resumir en el siguiente cuadro:


OBLIGACIN DE UTILIZAR LOS FORMATOS
Cuando el Libro Diario es llevado
en forma manual.
Es obligatoria
Cuando el Libro Diario es llevado
mediante hojas sueltas o
continas.
No es obligatoria


OBLIGACIN DE OBSERVAR INFORMACIN MNIMA
Sujetos obligados a incluir toda la
informacin en el Libro Diario
Es obligatoria
Sujetos no obligados a incluir
determinada informacin en el
Libro Diario

Podrn optar por no incorporar en
el formato del libro o registro
relacionado con dicha informacin,
las columnas en donde se deban
consignar la referida informacin.


APLICACIN PRCTICA
La empresa INVERSIONES SAN JUAN S.A.C. dedicada a la compra venta de
computadoras y accesorios, ha iniciado sus actividades realizando las siguientes
operaciones:

Con fecha 01.07.2010 se constituye la empresa, aportando los accionistas un capital
de S/. 200,000.

Con fecha 02.07.2010 la empresa adquiere a IMPORTACIONES 2000 S.R.L. 100
computadoras a un valor unitario de S/. 1,000 ms IGV, segn factura N 001-2400.
La operacin es al contado.

Con fecha 10.07.2010 se vende 50 computadoras a la empresa UCV S.A.C. a un
valor de S/. 2,000 ms IGV cada unidad. La operacin es al crdito.

Con fecha 15.07.2010 se cancela los siguientes servicios pblicos:


TIPO DE
SERVICIO
IMPORTE IGV TOTAL
Agua potable 800 152 952
Luz elctrica 900 171 1,071
Telfono 1,200 228 1,428
Total 2,900 551 3,451

Con fecha 20.07.2009 se cobra a la empresa UCV S.A.C. la factura pendiente de
cobro.

LA PARTIDA DOBLE.

De acuerdo a las principios y procedimientos de contabilidad se determina que estos
deben ser llevados segn el principios de la "PARTIDA DOBLE". Entonces podemos
decir que la Partida Doble es la doble registracion de partidas basados en los
principios fundamentales de las matemticas porque en cada operacin o tambin
llamado "asiento contable" siempre existir una cuenta "deudora y otra "acreedora";
en otras palabras podemos afirmar que "todo lo que ingresa, sale" y es esto el
sustento del principio fundamental de la partida doble que reza as:
"NO HAY DEDUDOR SIN ACREEDOR"
"NI ACREEDOR SIN DEUDOR"
Una de las cualidades que podemos resaltar de la Partida Doble es que se adapta a
los cambios de nuevas modalidades de aplicacin y se ajustan a las necesidades de
las empresas modernas para su mejor enfoque y de esa manera alcanzar en forma
clara y precisa la verdadera situacin en la que se encuentra la empresa o el negocio
para la futura toma de desiciones.
La aplicacin de la Partida Doble a la tenedura de libros esta basada en el principio
fundamental de que en toda operacin comercial existe un DEUDOR y
un ACREEDOR y cada uno de ellos expresados en valores monetarios en la misma
proporcin o cantidad.
PRINCIPIOS DE LA PARTIDA DOBLE